Công tác tổ chức, quản lý về văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ

1. Tính cấp thiết của đề tài Có thể khẳng định, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Vì vậy, Đảng và nhà nước ta, đặc biệt là Chủ tịch Hồ Chí Minh luôn đánh giá cao ‎ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ. Công tác văn thư, lưu trữ được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung. Trong Văn phòng, công tác văn thư, lưu trữ không thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt động của Văn phòng. Như vậy, công tác văn thư, lưu trữ gắn liền với hoạt động của các cơ quan được xem như một mặt hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhànước. Nhận thấy được tầm quan trọng của công tác này nên em quyết định chọn “Công tác tổ chức, quản lý về văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ” làm đề tài cho bài báo cáo thực tập này. 2. Lịch sử nghiên cứu Là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học, các đề tài liên quan đến Văn thư lưu trữ cũng trở nên phong phú. Các tác phẩm được nghiên cứu : Công tác văn thư lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị xã hội của T.S Nguyễn Lệ Nhung Nghiệp vụ văn thư của tác giả Nguyễn Thị Phong Lê Lý luận và phương pháp công tác văn thư của PGS Vương Đình Quyển Cẩm nang nghiệp vụ văn thư cơ bản của NXB Lao động – Xã hội. Nghiệp vụ văn thư lưu trữ của Hoàng Lê Minh. 3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu Mục đích :Làm rõ chức năng, nhiệm vụ và vai trò của công tác văn thư lưu trữ trong hoạt động quản lý tại UBND quận nói riêng và trong cơ quan Nhà nước nói chung. Nhiệm vụ nghiên cứu: + Khảo sát chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của cơ quan + Tìm hiểu vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác văn thư lưu trữ + Đưa ra các giải pháp để nâng cao hiệu quả của công tác Văn thư lưu trữ 4. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu : Công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ Giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài + Phạm vi nội dung: Nghiên cứu công tác Văn thư lưu trữ + Phạm vi không gian: Tại UBND quận Tây Hồ 5. Phương pháp nghiên cứu Để thực hiện được đề tài này em sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau dây: + Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Đọc các tài liệu có liên quan đến công tác văn thư lưu trữ. + Phương pháp quan sát : Quan sát và học hỏi cách làm việc của các nhân viên, chuyên viên trong cơ quan ( cụ thể là phòng Văn thư và phòng Lưu trữ ). + Phương pháp thống kê : trong quá trình tiếp nhận văn bản , vào văn bản đến, văn bản đi sẽ thống kê số lượng các văn bản đến, và số lượng các văn bản đi như công văn, thông báo, tờ trình, kế hoạch, quyết định, . . + Phương pháp phân tích tổng hợp: Dựa vào các số liệu thu thập được bên trên sẽ tiến hành phân tích chọn lọc các tài liệu quan trọng, cần thiết để tổng hợp viết báo cáo. + Phương pháp so sánh : Sau khi tổng hợp các số liệu trên, sẽ tiến hành so sánh số liệu giữa các năm với nhau để tìm ra sự khác biệt, điểm tiến bộ và hạn chế trong công tác VTLT.

LỜI CẢM ƠN Q trình thực tập phòng Văn thư UBND quận Tây Hồ giúp em hiểu biết nắm bắt kỹ nghề nghiệp, nâng cao trình độ chun mơn cơng tác Văn phòng giúp em học kiến thức công tác Văn thư – Lưu trữ Trong báo cáo này, kinh nghiệm thực tế thân hạn chế nên chắn em khơng tránh khỏi thiếu sót Kính mong q thầy, giáo tồn thể Cán bộ, cơng chức quan Văn phòng UBND quận Tây Hồ đóng góp ý kiến để báo cáo thực tập tốt nghiệp em hoàn thiện Những ý kiến đóng góp giúp em nhận hạn chế qua có thêm nguồn tư liệu đường học tập nghiên cứu sau Em xin chân thành cảm ơn ! LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan cơng trình nghiên cứu em thời gian thực tập vừa qua Em xin chịu hồn tồn trách nhiệm có không trung thực thông tin sử dụng cơng trình nghiên cứu Hà Nội, tháng năm 2017 BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT ST Chữ viết tắt Ý nghĩa T VT Văn thư LT Lưu trữ UBND Ủy ban nhân dân TP Thành phố VB Văn HN Hà Nội HĐND Hội đồng nhân dân & Và MỞ ĐẦU Cơng tác văn thư, lưu trữ có vai trò quan trọng tất lĩnh vực đời sống xã hội Đối với quan, tổ chức cơng tác văn thư, lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng Tuy quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ khác có đặc điểm chung q trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Bởi gốc, chính, xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý cao Việc soạn thảo, ban hành văn quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quan trọng nhiều Do đó, vai trò cơng tác văn thư, lưu trữ hoạt động quan, tổ chức lĩnh vực cơng tác có vai trò tầm quan trọng đặc biệt lĩnh vực hoạt động thiếu quan, tổ chức Nhận tầm quan trọng đó, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung Khoa Quản trị Văn phòng nói riêng kết hợp tổ chức cho sinh viên đến thực tập quan để sinh viên làm quen với công việc thực tế, giúp cho sinh viên củng cố thêm kiến thức học Trường tự học thêm kinh nghiệm quan thực tập để trau kinh nghiệm Được giới thiệu nhà Trường đồng ý Chủ tịch UBND quận Tây Hồ, ngày 10/01/2017 đến ngày 10/3/2017 em thực tập UBND Quận Trong thời gian thực tập quan tâm giúp đỡ ban lãnh đạo Quận cô, chú, anh chị tạo điều kiện tốt để em hồn thành tốt đợt thực tập Tính cấp thiết đề tài Có thể khẳng định, cơng tác văn thư, lưu trữ có vai trò quan trọng tất lĩnh vực đời sống xã hội Vì vậy, Đảng nhà nước ta, đặc biệt Chủ tịch Hồ Chí Minh ln đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ Công tác văn thư, lưu trữ xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung Trong Văn phòng, cơng tác văn thư, lưu trữ khơng thể thiếu nội dung quan trọng, chiếm phần lớn nội dung hoạt động Văn phòng Như vậy, công tác văn thư, lưu trữ gắn liền với hoạt động quan xem mặt hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước Nhận thấy tầm quan trọng công tác nên em định chọn “Công tác tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ UBND quận Tây Hồ” làm đề tài cho báo cáo thực tập Lịch sử nghiên cứu Là đối tượng nghiên cứu nhiều ngành khoa học, đề tài liên quan đến Văn thư lưu trữ trở nên phong phú Các tác phẩm nghiên cứu : - Công tác văn thư lưu trữ quan, tổ chức Đảng tổ chức trị - xã hội T.S Nguyễn Lệ Nhung - Nghiệp vụ văn thư tác giả Nguyễn Thị Phong Lê - Lý luận phương pháp công tác văn thư PGS Vương Đình Quyển - Cẩm nang nghiệp vụ văn thư NXB Lao động – Xã hội - Nghiệp vụ văn thư lưu trữ Hoàng Lê Minh Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu - Mục đích : Làm rõ chức năng, nhiệm vụ vai trò cơng tác văn thư lưu trữ hoạt động quản lý UBND quận nói riêng quan Nhà nước nói chung - Nhiệm vụ nghiên cứu: + Khảo sát chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức quan + Tìm hiểu vai trò nhà quản trị văn phòng cơng tác văn thư lưu trữ + Đưa giải pháp để nâng cao hiệu công tác Văn thư lưu trữ Đối tượng, phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu : Công tác văn thư, lưu trữ UBND quận Tây Hồ - Giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài + Phạm vi nội dung: Nghiên cứu công tác Văn thư lưu trữ + Phạm vi không gian: Tại UBND quận Tây Hồ Phương pháp nghiên cứu Để thực đề tài em sử dụng phương pháp nghiên cứu sau dây: + Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Đọc tài liệu có liên quan đến cơng tác văn thư lưu trữ + Phương pháp quan sát : Quan sát học hỏi cách làm việc nhân viên, chuyên viên quan ( cụ thể phòng Văn thư phòng Lưu trữ ) + Phương pháp thống kê : trình tiếp nhận văn , vào văn đến, văn thống kê số lượng văn đến, số lượng văn công văn, thông báo, tờ trình, kế hoạch, định, + Phương pháp phân tích tổng hợp: Dựa vào số liệu thu thập bên tiến hành phân tích chọn lọc tài liệu quan trọng, cần thiết để tổng hợp viết báo cáo + Phương pháp so sánh : Sau tổng hợp số liệu trên, tiến hành so sánh số liệu năm với để tìm khác biệt, điểm tiến hạn chế công tác VTLT Ý nghĩa luận ý nghĩa thực tiễn đề tài - Ý nghĩa luận Đề tài góp phần làm sáng tỏ, bổ sung, nâng cao kiến thức độc giả, đồng thời mong muốn làm sáng tỏ phương diện lý luận nghiệp vụ văn thư lưu trữ, chồng chéo hạn chế quy trình giải văn nói riêng cơng tác VTLT nói chung Và tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ quan tổ chức - Ý nghĩa thực tiễn + Đề tài cung cấp thông tin bổ ích phục vụ độc giả có nhu cầu tìm hiểu + Giúp sinh viên khoa quản trị văn phòng hiểu rõ cơng tác Văn thư lưu trữ + Đề tài giúp giải đáp thắc mắc có liên quan đến cơng tác VTLT Cấu trúc đề tài Chương Khái quát UBND quận Tây Hồ 1.1 Lịch sử hình thành 1.2 Cơ cấu tổ chức 1.3 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn 1.3.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND quận Tây Hồ 1.3.2 Chức Năng, nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng UBND Quận 1.3.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Bộ phận Văn thư – Lưu trữ Quận Tiểu kết Chương Công tác tổ chức, quản lý Văn thư Lưu trữ UBND quận Tây Hồ 2.1 Công tác quản lý Nhà nước Văn Thư, Lưu trữ 2.2 Hoạt động nghiệp vụ Văn thư, lưu trữ 2.3 Phân công trách nhiệm tổ chức thực công tác Văn thư, lưu trữ a) Phòng Nội vụ b) Văn phòng HĐND&UBND c) Phòng Tư pháp d) Phòng Tài – Kế hoạch e) Các phòng, ban, đơn vị nghiệp thuộc quận 2.4 Công tác Văn thư UBND quận Tây Hồ 2.4.1 Quy trình soạn thảo ban hành văn quan 2.4.2 Tình hình kiểm tra, rà sốt hệ thống hóa văn quản lý quan 2.4.3 Tổ chức giải quản lý văn đến 2.4.4 Tổ chức giải quản lý văn 2.4.5 Công tác lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ quan 2.4.6 Quản lý sử dụng dấu 2.5 Công tác Lưu trữ UBND quận Tây Hồ 2.5.1 Khảo sát tình hình thực nghiệp vụ Lưu trữ 2.5.2 Tìm hiểu tổ chức Lưu trữ quan Tiểu kết Chương Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác Văn thư lưu trữ 3.1 Ưu điểm 3.2 Nhược điểm 3.3 Giải pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư lưu trữ UBND quận Tây Hồ Tiểu kết KẾT LUẬN PHỤ LỤC CHƯƠNG KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 1.1 Lịch sử hình thành UBND quận Tây Hồ thành phố Hà Nội thành lập theo Nghị định 69/ CP Chính phủ ngày 28/10/1995 nơi tập trung nhiều di tích danh thắng, di tích Văn Hóa – Lịch sử có giá trị Thủ đô Hà Nội UBND quận Tây Hồ UBND thành phố Hà Nội giao nhiệm vụ quản lý Nhà nước địa bàn Quận ngày 01/10/1996 Là điểm thành lập mà từ đầu UBND quận Tây Hồ nhận lãnh đạo,chỉ đạo sát Đảng – Chính quyền quan tâm, giúp đỡ sở, Ban, Ngành thành phố Hà Nội.Và quận tương đối thuận lợi cho phát triển ngành kinh tế, đặc biệt phát triển thương mại,du lịch dịch vụ Quận Tây Hồ nằm vị trí phía Bắc thủ Hà Nội với diện tích tự nhiên 2.393,7ha, địa giới Quận xác định: - Phía Bắc giáp với huyện Đơng Anh; - Phía Nam giáp với huyện Ba Đình; - Phía Đơng giáp với huyện Gia Lâm quận Ba Đình; - Phía Tây giáp với huyện Từ Liêm Quận Tây Hồ với diện tích tự nhiên 2.393,7 có 110.000 người cư trú địa bàn 08 Phường: Bưởi, Yên Phụ, Thụy Khuê, Tứ Liên, Quảng An, Nhật Tân, Xuân La, Phú Thượng Quận Tây Hồ có Hồ Tây với diện tích khoảng 526 ha, nằm trọn địa giới quận, cảnh quan thiên nhiên đẹp Hà Nội nước Sau 15 năm xây dựng phát triển, quận Tây Hồ có bước phát triển mạnh với thành tựu quan trọng nhiều lĩnh vực trở thành trung tâm Dịch vụ - Du lịch Văn hóa cửa Thủ Hà Nội Theo định hướng phát triển Thủ đô Hà Nội đến năm 2020, quận Tây Hồ thuộc khu vực phát triển Thành phố trung tâm Như vậy, tương lai Tây Hồ khu vực trung tâm thủ đô Hà Nội Với vị trí đó, quận Tây Hồ có điều kiện đặc biệt thuận lợi thu hút nguồn lực (bao gồm nguồn vốn tài chính, nguồn nhân lực khoa học công nghệ) để thúc đẩy nhanh phát triển Kinh tế - Xã hội Quận nói riêng Thủ Hà Nội nói chung Ngay từ thành lập hệ thống quan Đảng, quyền đồn thể Quận vừa xây dựng kiện toàn máy, vừa thực chức năng, nhiệm vụ cơng tác lãnh đạo tổ chức thực nhiệm vụ lĩnh vực trị - kinh tế, văn hố xã hội – an ninh quốc phòng 1.2 Cơ cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ Cơ cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ gồm có: 01 Chủ tịch, 03 Phó chủ tịch, 12 phòng 06 ban chun mơn Mỗi thành viên UBND quận chịu trách nhiệm cá nhân công việc phân công trước HĐND, UBND Chủ tịch UBND quận, thành viên khác chịu trách nhiệm tập thể hoạt động UBND quận trước Thành ủy, HĐND, UBND thành phố, Quận ủy, HĐND quận Tây Hồ quan Nhà nước cấp Sơ đồ cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ ( Phụ lục số 01 ) Cơ cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ gồm có : 01 Chủ tịch, 03 Phó chủ tịch : - Đồng chí Chủ tịch UBND quận : Đỗ Anh Tuấn - Đồng chí Phó chủ tịch UBND quận phụ trách Văn xã : Phạm Xuân Tài - Đồng chí Phó chủ tịch UBND quận phụ trách Đất đai : Nguyễn Lê Hồng - Đồng chí Phó chủ tịch UBND quận phụ trách Kinh tế : Nguyễn Đình Khuyến Phân cơng nhiệm vụ Đồng chí lãnh đạo ứng với chức danh dựa theo Quyết định số 253/QĐ-CTUBND ngày 16/9/2016 Chủ tịch UBND quận việc phân công cơng tác Chủ tịch Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ nhiệm kỳ 2016 – 2021(Phụ Lục) Ngồi giúp việc cho đồng chí Chủ tịch có 05 Ủy viên UBND gồm có : - Đ/c Nguyễn Anh Tuấn : Ủy viên UBND quận phụ trách Công an - Đ/c Nguyễn Văn Kha : Ủy viên UBND quận phụ trách Quân - Đ/c Lê Trung Đức : Ủy viên UBND quận phụ trách Văn phòng cho phục vụ cho người cần tra cứu tài liệu chỗ Do việc quản lý chưa nghiêm nên nhiều văn bị thất lạc, hệ thống hồ sơ tra cứu lộn xộn 2.5.2 Tìm hiểu tổ chức lưu trữ quan - Tính đến thời điểm UBND quận Tây Hồ chưa ban hành Quy chế công tác Văn thư - Lưu trữ quan Vì Cơng tác tổ chức lưu trữ thực dựa theo văn quản lý Lưu trữ Nhà nước Đồng thời thực văn đạo Trung ương Thành phố ngày từ đầu năm 2016 UBND quận Tây Hồ ban hành Kế hoạch số 45/KH-UBND ngày 29 tháng 01 năm 2016 Công tác văn thư, lưu trữ năm 2016 Kế hoạch vạch trách nhiệm cụ thể cho phòng, ban chun mơn quận; UBND phường; phòng, ban, đơn vị nghiệp thuộc quận trường Mầm non, tiểu học, trung THCS công lập thuộc quận thực công tác văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật - Hiện UBND quận bố trí 01 Cán làm công tác Lưu trữ Bộ phận Lưu trữ văn phòng vào hoạt động từ cuối năm 1996 đó, tài liệu, hồ sơ bảo, lưu trữ tủ sắt có cán kiêm nhiệm làm công tác lưu trữ Đến năm 2004 kho lưu trữ quận bố trí tầng trụ sở UBND quận gồm 04 kho lưu trữ với diện tích 140m2, 11 bình chữa cháy, 05 điều hồ 08 hệ thống báo cháy tự động Công tác bảo quản thực tốt, thường xuyên vệ sinh kho lưu trữ, ln đảm bảo an tồn bí mật hồ sơ, tài liệu Ngoài ra, hàng năm quan có hợp đồng với Trung tâm xử lý trùng tổ chức xông trừ mối, mọt kho lưu trữ nhằm ngăn chặn ảnh hưởng nghiêm trọng đến hồ sơ, tài liệu kho Việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ UBND quận thực thường xuyên hiệu quả, năm 2015 có 50 lượt cán bộ, công chức khai thác 125 hồ sơ, tài liệu phục vụ công tác chuyên môn thực quy trình cơng tác, có phiếu đăng ký khai thác tài liệu xác nhận Thủ trưởng đơn vị lãnh đạo Văn phòng HĐND & UBND quận Các đối tượng khai thác tài liệu chủ yếu cán quan nên ý thức bảo quản tài liệu đảm bảo Tuy nhiên phòng, ban chun mơn, đơn vị nghiệp phường thuộc quận đa phần khơng có kho lưu trữ tài liệu riêng biệt, tài liệu lưu trữ đơn vị lưu trữ theo phương pháp thủ công, lưu vào cặp, hộp giấy lưu tủ sắt chưa chỉnh lý UBND phường trường học thuộc quận bố trí kho lưu trữ tài liệu hầu hết không đảm bảo diện tích tài liệu chưa chỉnh lý đầy đủ theo quy định Tại phòng, ban chuyên môn đơn vị nghiệp khác bố trí tủ hồ sơ lưu trữ tài liệu 2.5.3 Cơng tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Theo Quy định số 146/VP Văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ ngày 26/9/2012 việc tra tìm, khai thác, sử dụng tài liệu, hồ sơ kho lưu trữ UBND quận thì: - Các đơn vị, cá nhân đến tìm, khai thác, sử dụng tài liệu, hồ sơ LT để phục vụ cho nhu cầu công tác, nghiên cứu khoa học nhu cầu đáng khác phải thực nghiêm túc nội quy khai thác sử dung TLLT; có trách nhiệm giữ gìn bí mật quốc gia; thực quy định khai thác sử dụng TLLT - Nghiêm cấm việc chiếm giữ, tiêu hủy trái phép, thay đổi, làm sai lệch nội dung TL, làm hư hại TLLT sử dụng vào mục đích khác trái với lợi ích Nhà nước,quyền lợi ích hợp pháp tổ chức, cá nhân - Người đến khai thác, sử dụng TLLT mục đích cơng vụ phải có giấy giới thiệu VB đề nghị Thủ trưởng quan, tổ chức nơi công tác - Các đơn vị đăng ký với Văn phòng HĐND&UBND quận (Bộ phận LT) việc tra tìm, khai thác TLLT phục vụ cơng tác Thời gian đăng ký trước 9h00’ hàng ngày trước 15h00’ ngày hơm trước để Bộ phận LT tra tìm, chuẩn bị TL trình lãnh đạo văn phòng HĐND&UBND quận phê duyệt nội dung khai thác TL Cán bộ, công chức, nhân viên đơn vị đến kho LT UBND quận tra tìm, khai thác TL phải Lãnh đạo đơn vị Lãnh đạo văn phòng HĐND&UBND quận ký duyệt nội dung tra tìm, khai thác TL nghiên cứu phòng đọc kho LT, tuyệt đối không đem TL, hồ sơ nơi khác chưa đồng ý cán làm công tác LT - Khi yêu cầu khai thác, sử dụng TLLT, đơn vị khai thác phải nêu rõ tên loại, số ký hiệu, nội dung, thời gian, quan ban hành VB (đối với hồ sơ công văn lưu); thời gian nội dung việc (đối với hồ sơ cơng việc) mục đích u cầu việc nghiên cứu khai thác, sử dụng TLLT - Trong trường hợp đặc biệt cần thiết đơn vị có nhu cầu sử dụng TL gốc để phục vụ công tác tra, kiểm tra Thủ trưởng đơn vị phải ký xác nhận vào phiếu khai thác, sử dụng TL Thời gian không 10 ngày kể từ ngày mượn TL, hồ sơ Khi mượn TL, hồ sơ kho LT có sổ theo dõi có ký nhận, sau trả TL, hồ sơ cán LT có trách nhiệm kiểm tra theo mục lục theo số tờ ghi TL, hồ sơ - Thời gian từ thứ đến thứ hàng tuần Trong trường hợp đặc biệt, theo yêu cầu lãnh đạo UBND quận, văn phòng HĐND&UBND quận bố trí cán bộ, nhân viên thực việc quản lý, khai thác, sử dụng TLLT ngồi làm việc - Ngồi khơng có trách nhiệm không vào kho LT - Tuyệt đối không hút thuốc lá, đem chất dễ cháy, dễ nổ dụng cụ phát lửa vào kho Kho lưu trữ 2.5.4 Công tác tiêu hủy hồ sơ, hết giá trị tài liệu Qua kiểm tra thẩm tra tài liệu, tài liệu hết giá trị phương diện, Hội đồng xác định giá trị TL phải lập hồ sơ đề nghị tiêu hủy trình lên Chủ tịch UBND quận định Hồ sơ gồm có: Biên họp xác định giá trị tài liệu, bảng theo dõi thời hạn bảo quản hồ sơ, danh mục tài liệu loại hủy văn thẩm định Trung tâm Lưu trữ Thành phố Sau có định văn chủ tịch UBND quận đói với hồ sơ tiêu hủy hình thức hủy, BP lưu trữ tiến hành tiêu hủy hồ sơ với chứng kiến phòng, đơn vị có hồ sơ Biên hủy, danh mục tài liệu hủy, bảng theo dõi thời hạn bảo quản hồ sơ, văn thấm định TTLT thành phố văn bản, tài liệu liên quan đến việc tiêu hủy lưu BP lưu trữ phòng, đơn vị có hồ sơ tiêu hủy 20 năm kể từ ngày tiến hành việc tiêu hủy hồ sơ Hiện số lượng tài liệu trùng thừa tài liệu bảo quản hết giá trị chiến diện tích tương đối lớn kho, mặt khác hàng năm đơn vị thuộc nguồn phải nộp tài liệu hồ sơ lưu trữ UBND quận, không xử lý tiêu hủy với số tài liệu trùng thừa, hồ sơ tài liệu hết giá trị bảo quản kho lưu trũ quận khơng thể đảm bảo diện tích UBND quận Tây Hồ lựa chọn tài liệu có ý nghĩa, có giá trị thực tiễn giá trị lịch sử để giữ lại lựa chọn tài liệu hư hỏng, tài liệu trùng thừa hết giá trị để quan tiến hành lập danh mực tài liệu Việc tiêu hủy tài liệu hội đồng xác định giá trị tài liệu xem xét đề nghị cho phép tiêu hủy tài liệu hết giá trị văn 2.5.5 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ Hàng năm, vào quý III, Bộ phận Lưu trữ phối hợp với Trung tâm Lưu trữ thành phố xây dựng kế hoạch chỉnh lý tài liệu (đối với hồ sơ chưa hoàn thành, hồ sơ lưu BP Văn thư chuyển lên, hồ sơ phòng, ban qua khảo sát trùng thừa): - Phân loại lập thành hồ sơ hoàn chỉnh - Xác định sơ thời hạn bảo quản hồ sơ (vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời ) lập bảng theo dõi thời hạn bảo quản hồ sơ - Lập bổ sung vào mục lục hồ sơ đơn vị/ chuyên viên chuyển đến (phông số, cặp số, hộp số ) - Làm nhãn dán Kết thúc đợt chỉnh lý, phận lưu trữ phải viết báo cáo tổng kết chỉnh lý nêu kết đạt được, nhận xét, đánh giá rút kinh nghiệm Quy trình chỉnh lý, khai thác, bảo quản loại hủy hồ sơ, tài liệu lưu trữ UBND quận Tây Hồ: Người thực Bộ phận Lưu trữ Trình tự thực Lập kế hoạch thu thập tiếp nhận hồ sơ Bộ phận Lưu trữ Chỉnh lý hồ sơ, tài liệu Hội đồng xét duyệt Xác định giá trị hồ sơ, tài liệu giá trị hồ sơ tài liệu Lưu trữ CBCC Khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu Bộ phận Lưu trữ Bảo quản hồ sơ, tài liệu Tài liệu chỉnh lý Tài liệu chưa chỉnh lý Tiểu kết Đối với cơng tác văn thư thiếu hoạt động quan, tổ chức Các quan, đơn vị muốn thực chức năng, nhiệm vụ phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến chủ trương, sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại kiện, tượng xảy hoạt động hàng ngày… Và thế, tất văn bản, tài liệu cần phân loại lưu trữ theo hệ thống định, để gìn giữ khoa học khai thác hiệu Như công tác văn thư, lưu trữ phận thiếu hoạt động quan, tổ chức công việc công chức, viên chức không riêng người làm công tác văn thư, lưu trữ Để công tác vào nếp cần thay đổi nhận thức cấp lãnh đạo, quan, tổ chức Cần chung tay, góp sức, quan tâm sát sao, đánh ghi nhận cách khách quan cấp, ngành, người đứng đầu quan, tổ chức công tác văn thư, lưu trữ CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 3.1 Ưu điểm - Công tác văn thư – lưu trữ UBND quận Tây Hồ thực vào nề nếp khoa học, đáp ứng nhu cầu công việc Ý thức tinh thần trách nhiệm phương pháp giải công việc lôric, cán văn thư lưu trữ ln hồn thành tốt nhiệm vụ giao Đặc biệt quan tâm cấp lãnh đạo với công tác văn thư - Hệ thống văn quản lý UBND quận ban hành chức nhiệm vụ quy định nhà nước - Đội ngũ cán làm cơng tác văn phòng có trình độ chun mơn cao, cơng tác tuyển dụng nhân đảm bảo q trình có tính minh bạch tuyển yêu cầu công việc - Thời gian làm việc cán văn thư chặt chẽ Mặt khác hàng năm cán văn thư cử học lớp tập huấn chức nhằm nâng cao kiến thức nghiệp vụ - Đặc biệt công việc làm công tác văn phòng làm việc theo chế độ “ cửa” đáp ứng yêu cầu cải cách thủ tục hành UBND quận tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức cá nhân tham gia hoạt động thuộc lĩnh vực quản lý Uỷ ban - Công tác văn thư quận thống thực - Cán văn thư đào tạo việc quản lý phần mềm văn phục vụ cho việc đạo điều hành lãnh đạo - Việc cài đặt phần mềm vi tính quản lý văn tài liệu thực mang lại hiệu cho UBND quận việc quản lý tra tìm tài liêu cách nhanh chóng, xác - Cơng tác quản lý sử dụng dấu chặt chẽ, đóng dấu theo thẩm quyền khơng tình trạng văn chưa đóng dấu - UBND áp dụng hệ thống chữ ký điện tử vào văn nên việc truyền nhận văn mạng đồng với việc truyền nhận theo cách thông thường - Được đạo Thành phố, quan tâm lãnh đạo UBND quận, trang thiết bị sở vật chất bước đầu tư mua sắm, đội ngũ cán công chức bổ sung tăng cường xếp lại phù hợp với trình độ lực - UBND bố trí 02 cán làm cơng tác văn thư 01 cán làm công tác Lưu trữ có trình độ đại học chun ngành văn thư – lưu trữ 3.2 Nhược điểm: Bên cạnh ưu điểm đạt hạn chế cần phải khắc phục - Có nhiều văn gửi đến quan không qua phận văn thư mà lại gửi thẳng tới phòng ban cá nhân nhận theo địa ghi bì làm cho cơng tác quản lý văn gặp nhiều khó khăn - Mặt khác lãnh đạo văn phòng thường xun cơng tác hay tập huấn thời gian định việc ảnh hưởng trực tiếp công việc dẫn đến tình trạng chồng chéo cơng việc lãnh đạo - Tốc độ xử lý văn phần mềm chưa tối đa Chuyển giao VB qua mạng bị lỗi mạng yếu, tải - Hệ thống phần mềm chưa trang bị đồng số phòng ban đơn vị chưa có - Tại số đơn vị chưa thấy rõ tầm quan trọng công tác văn thư – lưu trữ nên chưa trọng vấn đề xếp hồ sơ tài liệu hàng năm - Công tác soạn thảo ban hành văn sai sót hình thức kỹ thuật trình bày, làm giảm hiệu lực văn hành chính, gây khó khăn tiếp nhận giải văn bản, quản lý văn đến chưa chặt chẽ (nhất cấp xã), việc xây dựng danh mục hồ sơ lập hồ sơ công việc chưa tốt - Tài liệu lưu trữ phân tán chưa thu thập đầy đủ, nhiều hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức chất đống, bỏ bao tải, thùng cattong… chưa chỉnh lý, xếp; việc tra tìm, khai thác, sử dụng tài liệu chưa đáp ứng kịp thời; sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ, bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ quan, tổ chức thiếu nhiều; việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác văn thư, lưu trữ hạn chế 3.3 Giải pháp nâng cao Công tác Văn thư – Lưu trữ UBND quận Tây Hồ Để công tác văn thư, lưu trữ vào nề nếp khắc phục tồn tại, hạn chế nêu trên, thời gian tới Lãnh đạo quan cần quan tâm, trọng, đầu tư xứng đáng lĩnh vực công tác nàyvà tập trung vào số nhiệm vụ trọng tâm sau: - Thực nghiêm túc quy định Nhà nước, văn hướng dẫn nghiệp vụ Trung ương văn đạo UBND tỉnh Sở Nội vụ công tác văn thư, lưu trữ; phát huy trách nhiệm người đứng đầu quan việc đạo, điều hành công tác văn thư, lưu trữ; tuyên truyền phổ biến văn pháp luật công tác văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức nhằm nâng cao nhận thức vị trí, tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ; - Ban hành đầy đủ văn liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ rà soát để sửa đổi, bổ sung thay văn đạo cho phù hợp (Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Danh mục hồ sơ; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu…); ; bố trí cán làm cơng tác văn thư, lưu trữ có trình độ chun mơn nghiệp vụ; lập kế hoạch xử lý tài liệu tích đống thực kế hoạch nộp lưu tài liệu chỉnh lý vào lưu trữ quan lưu trữ lịch sử quy định, bố trí kho lưu trữ để bảo quản lâu dài tài liệu; - Đưa công tác lập hồ sơ công việc trở thành hoạt động chuyên mơn thường xun quy định tiêu chí để bình xét thi đua hàng năm cán bộ, công chức, viên chức tất quan, tổ chức hàng năm (đây biện pháp để cải thiện dần tình trạng tài liệu bị chất đống quan, tổ chức) - Tăng cường sở vật chất cho công tác văn thư, lưu trữ như: Trang bị đủ bàn, ghế, tủ, máy tính, điện thoại, máy fax, máy photo coppy, giá kệ, hộp, cặp, bìa hồ sơ… theo tiêu chuẩn ngành văn thư, lưu trữ; bố trí phòng kho lưu trữ có đủ điều kiện trang thiết bị, vật dụng để bảo quản tài liệu an toàn dễ dàng tra cứu sử dụng; hàng năm dành khoản kinh phí phù hợp đầu tư cho công tác chỉnh lý, xếp tài liệu; giải đầy đủ chế độ phụ cấp trách nhiệm, độc hại, sách cho cán lưu trữ chuyên trách, kiêm nhiệm ( quan tâm, động viên tinh thần nâng cao đời sống góp phần tạo điều kiện để cán lưu trữ thêm yêu nghề gắn bó lâu dài với công tác lưu trữ) - Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư phần mềm quản lý văn đi, văn đến, quản lý văn lập hồ sơ môi trường mạng nhằm tiết kiệm thời gian, công sức hạn chế khối lượng văn giấy ngày gia tăng Từng bước áp dụng công nghệ thông tin cơng tác lưu trữ nhằm số hố tài liệu lưu trữ hỗ trợ cho công tác khai thác phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ nhân dân cán công chức, viên chức - Đề nghị thủ trưởng phòng, ban ngành quán triệt triệt để tới cán bộ, công chức đơn vị thực nghiêm túc chế độ lập, xếp giao nộp hồ sơ công việc theo chức nhiệm vụ giao - UBND phê duyệt chủ trương tạo điều kiện kinh phí để văn phòng phối hợp với đơn vị hữu quan bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư – lưu trữ cho cán làm công tác văn thư – lưu trữ phòng ban thuộc quận - Nâng cao chất lượng trang thiết bị phục vụ cho cơng tác văn phòng - Thường xuyên kiểm tra hệ thống hoá văn để tránh tình trạng văn ban hành sai thể thức, không với thẩm quyền - Nâng cao tinh thần đạo đức cán công chức tinh thần trách nhiệm công vụ - Phải thực công tác tổ chức máy, bố trí, xếp cán đảm bảo người, việc phù hợp với chuyên môn nghiệp vụ - Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý hành Nhà nước -Cần quan tâm phát triển đồng tất lĩnh vực phòng ban chun mơn nhằm tạo điều kiện cho phát triển chung văn phòng HĐND&UBND nói riêng UBND quận nói chung - Lãnh đạo quan cần tổ chức cần tăng cường công tác kiểm tra, đạo, động viên khen thưởng kịp thời xử lý vi phạm pháp luật cơng tác văn thư, lưu trữ Có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán làm công tác văn thư, lưu trữ để công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị toàn tỉnh ngày hướng phát triển ngành Tiểu kết Có thể thấy quan tâm làm tốt công tác văn thư lưu trữ góp phần bảo đảm cho hoạt động hành nhà nước thơng suốt Nhờ góp phần nâng cao hiệu quản lý hành nhà nước thúc đẩy nhanh chóng cơng cải cách hành Mỗi quan hành nhà nước cần phải có nhận thức đắn về vị trí vai trò cơng tác văn thư, lưu trữ để đưa biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị vào nề nếp góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý quan, đơn vị KẾT LUẬN Công tác văn thư, lưu trữ phận thiếu hoạt động quan, tổ chức Ngày nay, trước yêu cầu công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội, công tác lưu trữ lại có vai trò đặc biệt quan trọng lĩnh vực đời sống xã hội Theo phát triển khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ cơng nghệ thơng tin, văn điện tử lưu hành, văn phòng khơng giấy hình thành… cơng Chủ tịch việc phận văn thư, lưu trữ giảm tải khơng mà người làm văn thư, lưu trữ vai trò, vị trí quan, tổ chức tất văn đi, đến hình thức phải tập trung đầu mối phận văn thư; tài liệu lưu trữ giấy hay tài liệu điện tử quản lý thống PCT phụ trách PCT phụ trách Nội vụ PCT phụ trách đất bộtếphận lưu trữ Đó riêng cá Văn xãcơng việc tập thể khôngđai kinh nhân Để đưa công tác vào nề nếp đạt bước tiến dài, cần thay đổi nhận thức khơng người, đặc biệt cấp lãnh đạo Văn hóa Tài TP Quản lý quan, tổ đó,thao cần có đội ngũ cán kế chức hoạch Bên cạnh thể đô thịđào tạo tốt chuyên môn, nghiệp vụ,Giáo mộtdục sựđào đạo quán Thanh tra hoạt động quan nhà nước tạo quan chức chuyên ngành Đừng Ban quản lý án góp đội nhận thức chưa mà xem Y tế nhẹ cơng tác phủ nhậndựđóng Kinh tế Công an ngũ người làm văn thư, lưu trữ - người hy sinh thầm lặng VP HĐ UBND BQLDA Lao động Thương binh XH Ban chi huy quân PHỤ LỤC CBTHA Trung tâmPHỤ y tế LỤC SỐ 01 Cơ cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ BQL chợ, VTPTQĐ TTDS Kế hoạch hóa GĐ Tài nguyên môi trường Ban bồi thường GPMB TTTDTT Trung tâm văn hóa TTDN CTĐ Thanh tra xây dựng Sơ đồ tổ chức máy quyền quận Tây Hồ UBND Quận Tây hồ Các khối phòng, ban thuộc quận - Văn phòng HĐND&UBND quận - Phòng Nội vụ - Phòng Tư pháp - Phòng Tài – Kế hoạch - Phòng Kinh tế - Phòng Tài ngun Mơi trường - Phòng quản lý thị - Phòng Văn hóa thơng tin - Phòng LĐTB&XH - Phòng Y tế - Phòng GĐ&ĐT - Thanh tra Quận - Văn phòng nhà đất UBND P Yên Phụ UBND P Tứ Liên UBND P Xuân La Các đơn vị nội hiệp quản - Cơng An quận Tòa án nhân dân quận Viện kiểm sát nhân dân Ban huy quân quận Ban quản lý dự án Ban bồi thường, GPMB Điện lực Tây Hồ Đội giao thơng cơng Đội quản lý thị trường số 11 Chi cục thuế Chi cục thi hành án Kho bạc quận Bảo hiểm xã hội quận UBND P UBND P UBND P UBND P UBND P Phú ThượngNhật Tân Bưởi Quảng An Thụy Khuê PHỤ LỤC SỐ 02 Cơ cấu tổ chức củaVăn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ Chánh văn phòng Phó Chánh văn phòng Bộ phận tiếp nhận hồ sơ Bộ phận công nghệ thông tin Bộ phận tiếp dân Bộ phận chuyên viên tham mưu – tổng hợp Bộ phận kế toán thủ quỹ Bộ phận Văn thư – Lưu trữ Bộ phận hành quản trị phục vụ