Công tác tổ chức và quản lý về văn thư – lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng

A. PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong thời đại nào thì thông tin cũng đều đóng vai trò vô cùng quan trọng cho sự phát triển của cả xã hội và con người. Thông tin được gửi và nhận bằng nhiều phương tiện khác nhau, trong đó văn bản là phương tiện chủ yếu và phổ biến nhất, thông tin bằng văn bản được thực hiện bởi công tác văn thư, lưu trữ trong mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư, lưu trữ chiếm vị trí hết sức quan trọng trong lĩnh vực quản lý hành chính nói chung, cải cách hành chính quốc gia nói riêng. Công tác văn thư, lưu trữ có mặt ở hầu hết các cơ quan, tổ chức. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ có liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Làm tốt công tác giấy tờ sẽ đảm bảo thông tin giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan. Bởi vậy mà hoạt động này đã trở thành hoạt động thường xuyên ở cơ quan,góp phần không nhỏ trong việc nâng cao trách nhiệm lãnh đạo, chỉ đạo và hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức từ trung ương tới địa phương. Với những vai trò quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm và đã có những chủ trương, chính sách để ngày càng hoàn thiện công tác này nhằm phục vụ tốt nhất cho công tác tổ chức, quản lý điều hành của mỗi cơ quan như ban hành các điều Luật, Nghị định, Thông tư, Hướng dẫn,… về công tác văn thư, lưu trữ. Trong những năm qua, được sự quan tâm của ban lãnh đạo Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng, công tác văn thư, lưu trữ tại Chi cục đã dần đi vào nề nếp và góp phần tích cực vào việc thực hiện chức năng nhiệm vụ của các phòng. Tuy nhiên qua quá trình khảo sát, tôi nhận thấy bên cạnh những ưu điểm thì công tác văn thư, lưu trữ tại Chi cục vẫn còn tồn tại những hạn chế nhất định gây ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của cơ quan. Để tìm hiểu những nguyên nhân của vấn đề, đồng thời góp phần nâng cao nhận thức thực tiễn về công tác văn thư, lưu trữ của cán bộ, công chức trong Chi cục và bổ sung kiến thức lý luận và thực tiễn cho bản thân, tôi đã chọn đề tài: “Công tác tổ chức, quản lý về văn thư, lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng” làm đề tài báo cáo thực tập tốt nghiệp. 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Cùng với sự phát triển của đất nước trong quá trình hội nhập thế giới qua các thời kỳ, công tác văn thư, lưu trữ đã và đang được củng cố, không ngừng đổi mới và ngày một hoàn thiện hơn. Trên thực tế đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu, những bài tham luận đóng góp nhằm nâng cao vai trò và hoàn thiện hơn về công tác văn thư, lưu trữ. Qua khảo sát thực tế nguồn tài liệu, tôi đã tìm hiểu và tổng kết được một số sách tham khảo, luận văn Thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp, báo cáo thực tập tốt nghiệp,… có liên quan đến đề tài, cụ thể là: Vấn đề này đã được đề cập đến trong nhiều giáo trình, nhiều sách tham khảo như: “Công tác văn thư, lưu trữ” của PGS.TS Dương Văn Khảm; “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” của PGS. Vương Đình Quyền; “Giáo trình lưu trữ” của trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội;… Công tác văn thư, lưu trữ cũng là đề tài nghiên cứu của một số luận văn, khóa luận tốt nghiệp, báo cáo thực tập như: Luận văn thạc sĩ của Nguyễn Đăng Việt “Khảo sát và đánh giá tình hình tổ chức và quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại một số công ty cổ phần trên địa bàn thành phố Hà Nội”, trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn, năm 2014. Các bài khóa luận tốt nghiệp: “Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81” của sinh viên Trần Thị Thúy lớp QT10001P – trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn; “Thực trạng công tác văn thư tại tổng cục thi hành án dân sự Bộ Tư pháp” của sinh viên Nguyễn Quốc Hỷ trường Đại học Thành Đô khoa Quản trị văn phòng. Trên đây là một số công trình nghiên cứu về công tác văn thư, lưu trữ của một số cơ quan, doanh nghiệp. Các bài viết đã nêu ra thực trạng về công tác văn thư, lưu trữ, đồng thời đưa ra các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ không chỉ trong các cơ quan, nhà nước mà còn đối với doanh nghiệp. Như vậy có thể thấy được công tác tổ chức, quản lý về văn thư, lưu trữ là một đề tài có sức hút rất lớn. 3. Mục tiêu nghiên cứu Đề tài của tôi tập chung nghiên cứu 3 nội dung lớn: Lý luận chung về công tác văn thư, lưu trữ. Phân tích thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng. Đưa ra kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực hiện mục tiêu đã đề ra trong đề tài, tôi tập trung nghiên cứu những nhiệm vụ chủ yếu sau: Thứ nhất, tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng, trên cơ sở đó trình bày vai trò của công tác văn thư, lưu trữ đối với hoạt động của cơ quan. Thứ hai, nghiên cứu, đánh giá thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Chi cục, đồng thời chỉ ra những ưu điểm, hạn chế của công tác này. Thứ ba, trên cơ sở nhận xét, đánh giá thực trạng, đề xuất các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại Chi cục. 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Với đề tài này tôi tập trung chủ yếu vào nghiên cứu: Các hoạt động của Chi cục về công tác văn thư, lưu trữ. Phạm vi nghiên cứu: Do giới hạn về thời gian và khả năng, vì vậy, tôi chỉ tập trung nghiên cứu về công tác văn thư, lưu trữ của Chi cục trong khoảng thời gian từ năm đến nay. 6. Phương pháp nghiên cứu Phương pháp khảo sát thực tế Phương pháp phân tích, tổng hợp Phương pháp thống kê Phương pháp logic Phương pháp so sánh 7. Cấu trúc của đề tài Ngoài phần mở đầu và kết luận thì báo cáo của tôi gồm 3 phần: Chương 1: Cơ sở lý luận chung về công tác văn thư, lưu trữ Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng

LỜI CẢM ƠN Để thực đề tài nghiên cứu Công tác tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ, xin chân thành cảm ơn quý Thầy, Cô khoa Quản trị văn phòng Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội tận tình truyền đạt kiến thức suốt trình học tập Vốn kiến thức tiếp thu q trình học khơng tảng cho q trình nghiên cứu luận mà hành trang q báu để tơi bước vào đời cách vững tự tin Tôi xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng cho phép tạo điều kiện thuận lợi để thực tập Chi cục Đồng thời, xin gửi lời cảm ơn tới cán bộ, chuyên viên Chi cục nhiệt tình giúp đỡ, cung cấp thơng tin q báu để tơi hồn thành đề tài nghiên cứu Cuối tơi kính chúc q Thầy, Cô dồi sức khỏe thành công nghiệp cao q Đồng kính chúc Cơ, Chú, Anh, Chị Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng ln dồi sức khỏe, đạt nhiều thành công tốt đẹp công việc Tôi xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan báo cáo thực tập với đề tài: “Công tác tổ chức quản lý văn thư – lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng” kết trình thực tập khảo sát thực tế quan Các số liệu báo cáo sử dụng trung thực, nguồn trích dẫn có thích rõ ràng, minh bạch, có tính kế thừa phát triển từ tài liệu, tạp chí, cơng trình nghiên cứu cơng bố, website Tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm lời cam đoan Hà Nội, ngày 09 tháng năm 2017 DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT LTQG: Lưu trữ Quốc gia LTCQ: Lưu trữ quan GTTL: Giá trị tài liệu TLLT: Tài liệu lưu trữ A PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong thời đại thơng tin đóng vai trò vơ quan trọng cho phát triển xã hội người Thông tin gửi nhận nhiều phương tiện khác nhau, văn phương tiện chủ yếu phổ biến nhất, thông tin văn thực công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ chiếm vị trí quan trọng lĩnh vực quản lý hành nói chung, cải cách hành quốc gia nói riêng Cơng tác văn thư, lưu trữ có mặt hầu hết quan, tổ chức Tuy quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng có điểm chung trình hoạt động sản sinh giấy tờ có liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Làm tốt công tác giấy tờ đảm bảo thông tin giải công việc nhanh chóng, xác, đảm bảo bí mật cho quan Bởi mà hoạt động trở thành hoạt động thường xuyên quan, góp phần không nhỏ việc nâng cao trách nhiệm lãnh đạo, đạo hiệu hoạt động quan, tổ chức từ trung ương tới địa phương Với vai trò quan trọng cơng tác văn thư, lưu trữ, Đảng Nhà nước ta quan tâm có chủ trương, sách để ngày hồn thiện cơng tác nhằm phục vụ tốt cho công tác tổ chức, quản lý điều hành quan ban hành điều Luật, Nghị định, Thông tư, Hướng dẫn,… công tác văn thư, lưu trữ Trong năm qua, quan tâm ban lãnh đạo Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng, cơng tác văn thư, lưu trữ Chi cục dần vào nề nếp góp phần tích cực vào việc thực chức nhiệm vụ phòng Tuy nhiên qua trình khảo sát, tơi nhận thấy bên cạnh ưu điểm cơng tác văn thư, lưu trữ Chi cục tồn hạn chế định gây ảnh hưởng đến hiệu hoạt động quan Để tìm hiểu nguyên nhân vấn đề, đồng thời góp phần nâng cao nhận thức thực tiễn công tác văn thư, lưu trữ cán bộ, công chức Chi cục bổ sung kiến thức lý luận thực tiễn cho thân, chọn đề tài: “Công tác tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng” làm đề tài báo cáo thực tập tốt nghiệp Lịch sử nghiên cứu vấn đề Cùng với phát triển đất nước trình hội nhập giới qua thời kỳ, công tác văn thư, lưu trữ củng cố, không ngừng đổi ngày hồn thiện Trên thực tế có nhiều đề tài nghiên cứu, tham luận đóng góp nhằm nâng cao vai trò hồn thiện công tác văn thư, lưu trữ Qua khảo sát thực tế nguồn tài liệu, tơi tìm hiểu tổng kết số sách tham khảo, luận văn Thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp, báo cáo thực tập tốt nghiệp,… có liên quan đến đề tài, cụ thể là: Vấn đề đề cập đến nhiều giáo trình, nhiều sách tham khảo như: “Cơng tác văn thư, lưu trữ” PGS.TS Dương Văn Khảm; “Lý luận phương pháp công tác văn thư” PGS Vương Đình Quyền; “Giáo trình lưu trữ” trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội;… Công tác văn thư, lưu trữ đề tài nghiên cứu số luận văn, khóa luận tốt nghiệp, báo cáo thực tập như: Luận văn thạc sĩ Nguyễn Đăng Việt “Khảo sát đánh giá tình hình tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ số công ty cổ phần địa bàn thành phố Hà Nội”, trường Đại học Khoa học xã hội nhân văn, năm 2014 Các khóa luận tốt nghiệp: “Thực trạng biện pháp hồn thiện cơng tác văn thư lưu trữ Xí nghiệp sửa chữa tàu 81” sinh viên Trần Thị Thúy lớp QT10001P – trường Đại học Khoa học xã hội nhân văn; “Thực trạng công tác văn thư tổng cục thi hành án dân - Bộ Tư pháp” sinh viên Nguyễn Quốc Hỷ - trường Đại học Thành Đô khoa Quản trị văn phòng Trên số cơng trình nghiên cứu công tác văn thư, lưu trữ số quan, doanh nghiệp Các viết nêu thực trạng công tác văn thư, lưu trữ, đồng thời đưa giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ không quan, nhà nước mà doanh nghiệp Như thấy cơng tác tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ đề tài có sức hút lớn Mục tiêu nghiên cứu Đề tài tập chung nghiên cứu nội dung lớn: - Lý luận chung công tác văn thư, lưu trữ - Phân tích thực trạng công tác văn thư, lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng - Đưa kiến nghị nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực mục tiêu đề đề tài, tập trung nghiên cứu nhiệm vụ chủ yếu sau: Thứ nhất, tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng, sở trình bày vai trò cơng tác văn thư, lưu trữ hoạt động quan Thứ hai, nghiên cứu, đánh giá thực trạng công tác văn thư, lưu trữ Chi cục, đồng thời ưu điểm, hạn chế công tác Thứ ba, sở nhận xét, đánh giá thực trạng, đề xuất biện pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ Chi cục Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Với đề tài tập trung chủ yếu vào nghiên cứu: Các hoạt động Chi cục công tác văn thư, lưu trữ - Phạm vi nghiên cứu: Do giới hạn thời gian khả năng, vậy, tơi tập trung nghiên cứu công tác văn thư, lưu trữ Chi cục khoảng thời gian từ năm đến Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp khảo sát thực tế - Phương pháp phân tích, tổng hợp - Phương pháp thống kê - Phương pháp logic - Phương pháp so sánh Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu kết luận báo cáo gồm phần: Chương 1: Cơ sở lý luận chung công tác văn thư, lưu trữ Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ 1.1 Khái quát chung công tác văn thư, lưu trữ 1.1.1 Khái quát chung công tác văn thư 1.1.1.1 Khái niệm công tác văn thư: Theo Nghị định 110/200/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ: “Cơng tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, quản lý sử dụng dấu cơng tác văn thư” Theo giáo trình Lý luận phương pháp công tác văn thư, lưu trữ: “Công tác văn thư khái niệm dùng để tồn cơng việc liên quan đến việc soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý giải văn bản, lập hồ sơ hành nhằm đảm bảo thông tin văn cho hoạt động quan, tổ chức” 1.1.1.2 Yêu cầu công tác văn thư  Yêu cầu công tác văn thư: - Nhanh chóng Q trình giải cơng việc quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng ban hành văn Do đó, xây dựng giải văn kịp thời góp phần vào việc giải nhanh chóng hoạt cơng việc quan + + - Chính xác Chính xác nội dung văn Chính xác thể thức văn Bí mật Trong nội dung văn đến, văn quan có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật quan, Nhà nước Vì vậy, từ việc xây dựng văn bản, quản lý văn việc bố trí phòng làm việc cán văn thư đến lựa chọn cán văn thư quan phải đảm bảo yêu cầu quy định pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước quy định khác có liên quan - Hiện đại Việc thực nội dung cụ thể công tác văn thư cần gắn liền với việc sử dụng phương thức kỹ thuật tổ chức văn phòng đại  Những yêu cầu cán văn thư: - Yêu cầu phẩm chất trị: Cán văn thư hàng ngày tiếp xúc với văn bản, nắm hoạt động quan trọng quan có vấn đề mang tính bí mật Vì yêu cầu cán văn thư yêu cầu phẩm chất trị Cán văn thư phải người có phẩm chất trị tốt - Yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ: + Về lý luận nghiệp vụ: Cán văn thư phải nắm vững lý luận nghiệp vụ công tác văn thư, phải hiểu nội dung nghiệp vụ, sở khoa học điều kiện thực tiễn để tiến hành nghiệp vụ đó, phải có ý thức học tập nâng cao trình độ nghiệp vụ q trình cơng tác, bước hoàn thiện thân với hoàn thiện lý luận nghiệp vụ + Về kỹ thực hành: Kỹ thực hành thước đo lực thực tế cán văn thư Một cán văn thư giỏi phải thực hành nghiệp vụ chuyên môn cách thành thục, có chất lượng suất cao - Một số yêu cầu khác: Tính chất, nội dung cơng việc đòi hỏi cán văn thư bên cạnh yêu cầu mà bất ký người lao động cần có như: trung thực, thẳng thắn, có tinh thần đam mê cơng việc… Cán văn thư cần có số đức tính sau: tính bí mật, tỉ mỉ, cẩn trọng, ngăn nắp gọn gàng, có ngun tắc 1.1.1.3 Vị trí, ý nghĩa cơng tác văn thư  Vị trí cơng tác văn thư: Công tác văn thư xác định hoạt động máy quản lý quan nói riêng Trong văn phòng, cơng tác văn thư thiếu nội dung quan trọng chiếm phần lớn nội dung văn phòng Như vậy, cơng tác văn thư gắn liền ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý nhà nước nói chung quan nói riêng  Ý nghĩa công tác văn thư - Đảm bảo thông tin hoạt động quản lý quan - Nâng cao hiệu suất chất lượng công tác quan - Phòng chống tệ nạn quan liêu, giấy tờ - Góp phần giữ gìn bí mật nhà nước, bí mật quan - Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ 1.1.1.4 Nội dung công tác văn thư Công tác văn thư bao gồm công việc sau: + + + + Xây dựng ban hành văn Thảo văn Duyệt thảo, sửa chữa, bổ sung thảo duyệt Đánh máy văn Ký văn - Quản lý giải văn + Quản lý giải văn đến + Quản lý giải văn - Lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan - Quản lý sử dụng dấu + Quản lý dấu + Sử dụng dấu 1.1.2 Khái quát chung công tác lưu trữ 1.1.2.1.Khái niệm công tác lưu trữ  Khái niệm công tác lưu trữ Công tác lưu trữ hiểu việc lựa chọn, giữ lại tổ chức khoa học văn bản, tư liệu có giá trị hình thành trình hoạt động quan, cá nhân để làm chứng tra cứu thông tin khứ cần thiết Công tác lưu trữ công v iệc thiếu hoạt động quản lý máy Nhà nước Cơng tác lưu trữ có hai chức sau: - Tổ chức bảo quản hồn chỉnh an tồn tài liệu, Phơng lưu trữ quốc gia - Tổ chức khai thác sử dụng chúng phục vụ mục đích quản lý xã hội, nghiên cứu khoa học nhu cầu đáng công dân  Một số khái niệm công tác lưu trữ - Phông lưu trữ: tồn khối tài liệu hồn chỉnh hình thành trình hoạt động quan, tổ chức hay cá nhân, có ý nghĩa trị, kinh tế, khoa học, văn hóa, lịch sử ý nghĩa khác, thu thập bảo quản kho lưu trữ định - Phông lưu trữ Quốc gia: toàn khối tài liệu lưu trữ quốc gia, có giá trị trị, kinh tế, khoa học, văn hóa, lịch sử ý nghĩa khác, không phân biệt thời gian, kỹ thuật, vật liệu chế tác, bảo quản kho lưu trữ Nhà nước định - Tài liệu lưu trữ: vật mang tin dạng giấy, vải, vỏ cây, da thú định dạng hình ảnh, âm thanh… hình thành trình hoạt động quan, cá nhân tiêu biểu, có ý nghĩa trị, kinh tế, khoa học, văn hóa, lịch sử ý nghĩa khác, thu thập bảo quản kho lưu trữ định 1.1.2.2.Nội dung công tác lưu trữ cho cán bộ, nhân viên nhằm nâng cao nhận thức, vị trí, tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ - Lãnh đạo Văn phòng cần tăng cường cơng tác kiểm tra, đạo, động viên, khen thưởng kịp thời có biện pháp xử lý vi phạm cơng tác văn thư, lưu trữ - Thường xuyên tổ chức hoạt động liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ 3.3.2 Những biện pháp nhân  Tuyển thêm nhân làm công tác văn thư Hiện văn phòng Chi cục có 01 cán đảm nhiệm công tác văn thư mà khối lượng công việc tương đối lớn, vất vả cho cán văn thư phải làm nhiều việc dẫn đến hiệu công việc không cao Việc tuyển dụng thêm nhân giúp cho việc thực công tác văn thư nhanh hơn, hiệu hơn, nhân có nhiều tư sáng tạo cơng việc Để thực giải pháp này, văn phòng cần tham mưu công tác tổ chức máy, nhân làm công tác văn thư, lựa chọn người có trình độ chun mơn vững vàng, có tâm với nghề có trách nhiệm với cơng việc giao  Đẩy mạnh bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho cán làm công tác văn thư, lưu trữ: Lãnh đạo Chi cục phải thường xuyên nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cán làm công tác văn thư, lưu trữ thông qua việc phối hợp với Trường Chính trị mở lớp tập huấn, khóa học quản lý hành hàng năm Việc cử cán văn thư, lưu trữ học phải có trọng tâm, cần phải xác định nội dung ưu tiên bồi dưỡng, đào tạo Mỗi cán nhân viên ngồi bổ sung kiến thức trình độ phải bổ sung thêm kiến thức cơng nghệ thông tin để đáp ứng yêu cầu công việc tốt Đẩy mạnh cơng tác kiểm tra, đánh giá trình độ chuyên môn đạo đức nghề nghiệp cán văn thư, lưu trữ để bố trí người, việc, trình độ Đồng thời phải xây dựng chế thi đua, khen thưởng để động viên, khích lệ tính động, tích cực, sáng tạo, nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ 3.3.3 Tăng cường đại hóa cơng tác văn thư, lưu trữ Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ, đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng cho cán bộ, lãnh đạo, giúp lãnh đạo định kịp thời, xác Sau đây, tơi xin đề xuất số phần mềm quản lý văn - Phần mềm quản lý văn hồ sơ công việc Foldio: + Quản lý văn bản: Quản lý loại tài liệu hoạt động hành chính, cơng văn đến hồ sơ cơng việc để cập nhật,tra cứu theo tiêu chuẩn khác cách nhanh chóng, dễ dàng + Xử lý hồ sơ công việc: Hỗ trợ thực tồn quy trình xử lý hồ sơ công việc phần mềm - Phần mềm Cloud office: hệ thống phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu điều hành quản trị cơng việc tồn diện chun nghiệp, phần mềm thiết kế cách khoa học với đầy đủ chức trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp quản lý văn bản, điều hành công việc trực tuyến mạng máy tính Có khả theo dõi xử lý văn điều hành công việc từ xa thơng qua Internet 3.3.4 Bố trí, xếp khoa học phòng làm việc cán văn thư, lưu trữ Tổ chức, bố trí nơi làm việc nhằm tạo hứng thú môi trường điều kiện làm việc cách thuận tiện, hiệu nhất, đáp ứng yêu cầu giải cơng việc liên hồn, đảm bảo tính khoa học Chính vậy, việc bố trí, xếp nơi làm việc cán văn thư, lưu trữ cần phải đảm bảo: Bàn làm việc phải xếp gọn gàng, ngăn nắp Nếu giấy tờ để nhiều bàn cán văn thư, lưu trữ gặp khó khăn việc xác định văn cần giải trước văn giải xong Để khắc phục tình trạng này, cán văn thư, lưu trữ cần ý vấn đề sau: - Chỉ để bàn giấy tờ có liên quan - Đối với giấy tờ chưa giải xong, xếp gọn vào chỗ để sau tiếp tục làm KÊT LUẬN CHUNG Qua trình thực tập Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng, tơi nhận thấy cơng tác văn thư, lưu trữ có vai trò quan trọng, hoạt động thiếu quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Cùng với việc nghiên cứu tìm hiểu chuyên đề thực tập Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng giúp hiểu sâu sắc công tác văn thư, lưu trữ, qua vận dụng kiến thức học vào thực tế, nâng cao kiến thức chuyên môn nghiệp vụ Bài Báo cáo thực tập kết sau trình tìm hiểu, khảo sát thực tế tơi, có nhiều cố gắng khơng tránh khỏi hạn chế thiếu sót Do vậy,tơi mong nhận góp ý, nhận xét, bảo quý quan quý thầy cô để Báo cáo thực tập tơi hồn thiện Trong thời gian thực tập Chi cục, cô, chú, anh, chị Lãnh đạo, chuyên viên Văn phòng giúp đỡ, hướng dẫn tận tình Đặc biệt hướng dẫn trực tiếp Anh: Võ Xuân Nghị - Phó Chánh Văn phòng Chi cục, giúp tơi củng cố, nâng cao kiến thức trang bị trình học tập trường, hệ thống hóa kiến thức thuộc chuyên ngành; bước gắn liền học với thực hành, lý luận gắn liền với thực tiễn; tiếp cận thâm nhập với thực tế; làm quen tăng cường kỹ ngành nghề Qua đó, giúp tơi có thêm kinh nghiệm q báu hoạt động làm việc thân sau cơng tác hành văn phòng Một lần xin chân thành cám ơn quý thầy cô trường Đại học Nội vụ Hà Nội và cán ban lãnh đạo Chi cục Văn thư – Lưu trữ TP Hải Phòng, đặc biệt cán Văn phòng tạo điều kiện, hướng dẫn, bảo để tơi hồn thành đợt thực tập này./ Tôi xin chân thành cảm ơn ! DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1) https://vi.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Excel 2) https://vi.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Word 3) http://www.vanthuluutruhaiphong.gov.vn/trangchu/ 4) Nghị định số 58/2001/ND-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu 5) Văn hợp số 01/VBHN-BNV ngày 25/02/2014 Bộ Nội vụ công tác văn thư 6) Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn 7) Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành 8) Thơng tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27/12/2011 thể thức, kỹ thuật trình bày văn quy phạm pháp luật Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ văn quy phạm pháp luật liên tịch 9) Quyết định số 48/QĐ-CCVTLT ngày 11/3/2014 Chi cục Văn thư – Lưu trữ việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Chi cục PHỤLỤC Sơ đồ tổ chức máy Chi cục CHI CỤC TRƯỞNG PHĨ CHI CỤC TRƯỞNG PHỊNG HÀNH CHÍNH – TỔNG HỢP PHỊNG QUẢN LÝ VĂN THƯ – LƯU TRỮ PHÒNG QUẢN LÝ KHO LƯU TRỮ CHUYÊN DỤNG PHỤ LỤC Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng Phó Chánh Văn phòng Bộ phận tổng hợp Bộ phận tiếp nhận trả kết Bộ phận Hành – Quản trị Bộ phận Kế tốn – Tài vụ PHỤ LỤC Một số văn Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng ban hành Danh mục văn bản: S T T Số, ký hiệu văn 01 03/BCCCVTLT 02 13/QĐCCVTLT 03 11/KHCCVTLT Tên loại trích yếu nội dung Đơn vị soạn Báo cáo tình hình thực nhiệm vụ ngân sách năm 2010 phương hướng thực nhiệm vụ ngân sách năm 2011 Quyết định việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu Phòng Hành – Tổng hợp Kế hoạch nhiệm vụ cơng tác năm 2011 Phòng Hành – Tổng hợp Phòng Quản lý Kho lưu trữ chuyê n dụng Người Nơi nhận Ngày, ký tháng ban hành văn Chi Sở Nội 11/01/2011 cục vụ; Sở trưởng Tài chính, Chi cục trưởng, Đ/c Huyền Chi Sở Nội 21/2/2011 cục vụ; CCT; trưởng PCCT; Đ/c Vụ, Thơm, Huyền, Thiện, Dung Chi Cục 9/02/2011 cục VTLTN trưởng N, P.NVĐP, GĐ, PGĐ Minh, 04 14/CCVT LTQLKLTC D 05 61/TBCCVTLT 06 172/GMCCVTLT 07 184/TTrCCVTLT 08 56/QĐCCVTLT SNV,CC T,P.CCT, phòng thuộc Chi cục V/v Đề nghị Phòng Chi Sở Nội 22/2/2011 thẩm tra tài liệu Quản cục vụ, hết giá trị lý Kho trưởng PQLKLT lưu trữ chuyê n dụng Thông báo Đ/c Chi Cục 04/5/2011 việc giới thiệu Thơm cục VTLTN Phòng đọc – trưởng N; Sở Khai thác sử Nội vụ; dụng tài liệu lưu UBND trữ quận, huyện; quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu Giấy mời Hội Phòng Chi UBND 12/5/2011 nghị tập huấn Quản cục nhận thức lý Văn trưởng quận, kỹ thư – huyện, nghiệp vụ công Lưu đơn tác văn thư, lưu trữ vị thuộc trữ năm 2011 nguồn nộp lưu Tờ trình việc Phòng Chi UBND 22/12/2011 đề nghị bổ sung Hành cục thành kinh phí cải tạo, trưởng phố, Sở chống thấm mái, – Tài kho lưu trữ Tổng chính, hợp Sở Nội vụ, PHCTH Quy định Đ/c Chi Sở Nội 26/4/2011 việc sử dụng tiết Dũng cục vụ; CCT; kiệm điện trưởng PCCT; 09 16/GĐNCCVTLT Giấy đề nghị thẩm định giá PQLKLT CD; PHCTH; Đ/c Dũng Phòng Chi Cơng ty 23/02/2011 Hành cục CP thẩm trưởng định giá dịch Tổng vụ tư vấn hợp Hải Phòng PHỤ LỤC Quyết định số 48/QĐ-CCVTLT ngày 11 tháng năm 2014 Chi cục quy chế công tác văn thư, lưu trữ Lãnh Lãnh đạo đạo đơn đơn vị vị CBCCVC CBCCVC Chuyên Chuyên môn môn Lãnh Lãnh đạo đạo văn văn phòng phòng Văn Văn thư thư cơ quan quan Lãnh Lãnh đạo đạo cơ quan quan Tiếp Tiếp thu thu ýý Dự Dự thảo thảo ,, kiến kiến chỉ đạo đạo tiếp tiếp thu, thu, lãnh đạo lãnh đạo hoàn hoàn thiện thiện PHỤ LỤC quan, quan, chỉ dự thảo văn dự thảo văn đạo đạo chuyên chuyên Có Sơ đồ tổbản chức quản lý giải viênquyết văn Chi cục Văn thư – Lưu viên trữ thành phố Hải Phòng Có Có ýý kiến kiến Không Kiểm Kiểm tra tra nội nội dung, thể thức, dung, thể thức, kỹ kỹ thuật, thuật, có có bổ bổ sung, sung, sửa sửa đổi đổi g Không Kiểm Kiểm tra tra pháp chế, pháp chế, hình hình thức, thức, thể thể thức, thức, kỹ kỹ thuật, thuật, có có bổ bổ sung, sung, sửa sửa đổi đổi Khơng ÝÝ kiến kiến chỉ đạo, có đạo, có bổ bổ sung, sửa sung, sửa đổi đổi Có ÝÝ kiến kiến đóng đóng góp góp In, In, trình trình ký ký Lưu Lưu hồ hồ sơ sơ Có Ký Ký tắt tắt về nội nội dung dung Có Ký Ký tắt tắt về pháp chế, pháp chế, thể thể thức, thức, kỹ kỹ thuật thuật Không g Chuyển Chuyển giao giao Đăng Đăng ký, ký, làm làm thủ thủ tục tục phát phát hành hành Ký Ký ban ban hành hành Phát Phát hành hành Chú thích: Đường văn điện tử Đường văn giấy PHỤ LỤC 06 Sơ đồ quy trình tổ chức quản lý giải văn đến Chi cục Văn thư quan Văn điện tử: tiếp nhận, kiểm tra tính xác thực nguồn tồn vẹn văn Đóng dấu “Đến”,giao ghi số ngày đến, đăng ký, chuyển giao Lãnh đạo văn phòng, lãnh đạo quan Lãnh đạo đơn vị Công chức, viên chức chuyên môn Ý kiến phản hồi Văn đến Văn giấy: tiếp nhận, phân loại sơ bộ, bóc bì, đóng dấu “Đến”, shi số ngày đến, đăng ký, scan, chuyển giao Quan trọng Ý kiến đạo, giải Tổ chức thực Giải quyết, lập hồ sơ công việc PHẦN PHỤ LỤC MỘT SỐ HÌNH ẢNH TẠI VĂN PHỊNG CƠ QUAN Ảnh: Các trang thiết bị văn phòng Ảnh: Phòng Quản lý kho lưu trữ chuyên dụng Ảnh: Tủ đựng sách, tài liệu Ảnh: Hành lang Chi cục Ảnh: Một số nội quy, quy định Chi cục