Công tác tổ chức và quản lý về văn thư – lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng

A. PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong thời đại nào thì thông tin cũng đều đóng vai trò vô cùng quan trọng cho sự phát triển của cả xã hội và con người. Thông tin được gửi và nhận bằng nhiều phương tiện khác nhau, trong đó văn bản là phương tiện chủ yếu và phổ biến nhất, thông tin bằng văn bản được thực hiện bởi công tác văn thư, lưu trữ trong mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư, lưu trữ chiếm vị trí hết sức quan trọng trong lĩnh vực quản lý hành chính nói chung, cải cách hành chính quốc gia nói riêng. Công tác văn thư, lưu trữ có mặt ở hầu hết các cơ quan, tổ chức. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ có liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Làm tốt công tác giấy tờ sẽ đảm bảo thông tin giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan. Bởi vậy mà hoạt động này đã trở thành hoạt động thường xuyên ở cơ quan,góp phần không nhỏ trong việc nâng cao trách nhiệm lãnh đạo, chỉ đạo và hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức từ trung ương tới địa phương. Với những vai trò quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm và đã có những chủ trương, chính sách để ngày càng hoàn thiện công tác này nhằm phục vụ tốt nhất cho công tác tổ chức, quản lý điều hành của mỗi cơ quan như ban hành các điều Luật, Nghị định, Thông tư, Hướng dẫn,… về công tác văn thư, lưu trữ. Trong những năm qua, được sự quan tâm của ban lãnh đạo Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng, công tác văn thư, lưu trữ tại Chi cục đã dần đi vào nề nếp và góp phần tích cực vào việc thực hiện chức năng nhiệm vụ của các phòng. Tuy nhiên qua quá trình khảo sát, tôi nhận thấy bên cạnh những ưu điểm thì công tác văn thư, lưu trữ tại Chi cục vẫn còn tồn tại những hạn chế nhất định gây ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của cơ quan. Để tìm hiểu những nguyên nhân của vấn đề, đồng thời góp phần nâng cao nhận thức thực tiễn về công tác văn thư, lưu trữ của cán bộ, công chức trong Chi cục và bổ sung kiến thức lý luận và thực tiễn cho bản thân, tôi đã chọn đề tài: “Công tác tổ chức, quản lý về văn thư, lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng” làm đề tài báo cáo thực tập tốt nghiệp. 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Cùng với sự phát triển của đất nước trong quá trình hội nhập thế giới qua các thời kỳ, công tác văn thư, lưu trữ đã và đang được củng cố, không ngừng đổi mới và ngày một hoàn thiện hơn. Trên thực tế đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu, những bài tham luận đóng góp nhằm nâng cao vai trò và hoàn thiện hơn về công tác văn thư, lưu trữ. Qua khảo sát thực tế nguồn tài liệu, tôi đã tìm hiểu và tổng kết được một số sách tham khảo, luận văn Thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp, báo cáo thực tập tốt nghiệp,… có liên quan đến đề tài, cụ thể là: Vấn đề này đã được đề cập đến trong nhiều giáo trình, nhiều sách tham khảo như: “Công tác văn thư, lưu trữ” của PGS.TS Dương Văn Khảm; “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” của PGS. Vương Đình Quyền; “Giáo trình lưu trữ” của trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội;… Công tác văn thư, lưu trữ cũng là đề tài nghiên cứu của một số luận văn, khóa luận tốt nghiệp, báo cáo thực tập như: Luận văn thạc sĩ của Nguyễn Đăng Việt “Khảo sát và đánh giá tình hình tổ chức và quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại một số công ty cổ phần trên địa bàn thành phố Hà Nội”, trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn, năm 2014. Các bài khóa luận tốt nghiệp: “Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81” của sinh viên Trần Thị Thúy lớp QT10001P – trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn; “Thực trạng công tác văn thư tại tổng cục thi hành án dân sự Bộ Tư pháp” của sinh viên Nguyễn Quốc Hỷ trường Đại học Thành Đô khoa Quản trị văn phòng. Trên đây là một số công trình nghiên cứu về công tác văn thư, lưu trữ của một số cơ quan, doanh nghiệp. Các bài viết đã nêu ra thực trạng về công tác văn thư, lưu trữ, đồng thời đưa ra các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ không chỉ trong các cơ quan, nhà nước mà còn đối với doanh nghiệp. Như vậy có thể thấy được công tác tổ chức, quản lý về văn thư, lưu trữ là một đề tài có sức hút rất lớn. 3. Mục tiêu nghiên cứu Đề tài của tôi tập chung nghiên cứu 3 nội dung lớn: Lý luận chung về công tác văn thư, lưu trữ. Phân tích thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng. Đưa ra kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực hiện mục tiêu đã đề ra trong đề tài, tôi tập trung nghiên cứu những nhiệm vụ chủ yếu sau: Thứ nhất, tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng, trên cơ sở đó trình bày vai trò của công tác văn thư, lưu trữ đối với hoạt động của cơ quan. Thứ hai, nghiên cứu, đánh giá thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Chi cục, đồng thời chỉ ra những ưu điểm, hạn chế của công tác này. Thứ ba, trên cơ sở nhận xét, đánh giá thực trạng, đề xuất các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại Chi cục. 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Với đề tài này tôi tập trung chủ yếu vào nghiên cứu: Các hoạt động của Chi cục về công tác văn thư, lưu trữ. Phạm vi nghiên cứu: Do giới hạn về thời gian và khả năng, vì vậy, tôi chỉ tập trung nghiên cứu về công tác văn thư, lưu trữ của Chi cục trong khoảng thời gian từ năm đến nay. 6. Phương pháp nghiên cứu Phương pháp khảo sát thực tế Phương pháp phân tích, tổng hợp Phương pháp thống kê Phương pháp logic Phương pháp so sánh 7. Cấu trúc của đề tài Ngoài phần mở đầu và kết luận thì báo cáo của tôi gồm 3 phần: Chương 1: Cơ sở lý luận chung về công tác văn thư, lưu trữ Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng

Tôi xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng đã cho phép và tạo điều kiện thuận lợi để tôi được thực tập tại Chi cục.

Đồng thời, tôi cũng xin gửi lời cảm ơn tới cán bộ, chuyên viên tại Chi cục đã nhiệt tình giúp đỡ, cung cấp những thông tin quý báu để tôi có thể hoàn thành đề tài nghiên cứu này

Cuối cùng tôi kính chúc quý Thầy, Cô dồi dào sức khỏe và thành công trong sự nghiệp cao quý Đồng kính chúc các Cô, Chú, Anh, Chị trong Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng luôn dồi dào sức khỏe, đạt được nhiều thành công tốt đẹp trong công việc

Tôi xin chân thành cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan bài báo cáo thực tập của tôi với đề tài: “Công tác tổchức và quản lý về văn thư – lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phốHải Phòng” là kết quả của quá trình thực tập và khảo sát thực tế tại cơ quan củatôi Các số liệu trong bài báo cáo được sử dụng trung thực, nguồn trích dẫn cóchú thích rõ ràng, minh bạch, có tính kế thừa phát triển từ các tài liệu, tạp chí,các công trình nghiên cứu đã được công bố, các website

Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về lời cam đoan của mình

Hà Nội, ngày 09 tháng 3 năm 2017

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

1 LTQG: Lưu trữ Quốc gia

2 LTCQ: Lưu trữ cơ quan

3 GTTL: Giá trị tài liệu

4 TLLT: Tài liệu lưu trữ

A PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong thời đại nào thì thông tin cũng đều đóng vai trò vô cùng quan trọng cho sự phát triển của cả xã hội và con người Thông tin được gửi và nhận bằng nhiều phương tiện khác nhau, trong đó văn bản là phương tiện chủ yếu vàphổ biến nhất, thông tin bằng văn bản được thực hiện bởi công tác văn thư, lưu trữ trong mỗi cơ quan, tổ chức

Công tác văn thư, lưu trữ chiếm vị trí hết sức quan trọng trong lĩnh vực quản lý hành chính nói chung, cải cách hành chính quốc gia nói riêng Công tácvăn thư, lưu trữ có mặt ở hầu hết các cơ quan, tổ chức Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ có liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết Làm tốt công tác giấy tờ sẽ đảm bảo thông tin giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan Bởi vậy mà hoạt động này đã trở thành hoạt động thường xuyên ở cơ quan, góp phần không nhỏ trong việc nâng cao trách nhiệm lãnh đạo, chỉ đạo và hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức từ trung ương tới địa phương Với những vai trò quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm và đã có những chủ trương, chính sách để ngày càng hoàn thiện công tác này nhằm phục vụ tốt nhất cho công tác

tổ chức, quản lý điều hành của mỗi cơ quan như ban hành các điều Luật, Nghị định, Thông tư, Hướng dẫn,… về công tác văn thư, lưu trữ

Trong những năm qua, được sự quan tâm của ban lãnh đạo Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng, công tác văn thư, lưu trữ tại Chi cục đã dần đi vào nề nếp và góp phần tích cực vào việc thực hiện chức năng nhiệm vụ của các phòng Tuy nhiên qua quá trình khảo sát, tôi nhận thấy bên cạnh những

ưu điểm thì công tác văn thư, lưu trữ tại Chi cục vẫn còn tồn tại những hạn chế nhất định gây ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của cơ quan Để tìm hiểu những nguyên nhân của vấn đề, đồng thời góp phần nâng cao nhận thức thực tiễn về công tác văn thư, lưu trữ của cán bộ, công chức trong Chi cục và bổ

sung kiến thức lý luận và thực tiễn cho bản thân, tôi đã chọn đề tài: “Công tác

tổ chức, quản lý về văn thư, lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng” làm đề tài báo cáo thực tập tốt nghiệp.

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Cùng với sự phát triển của đất nước trong quá trình hội nhập thế giới quacác thời kỳ, công tác văn thư, lưu trữ đã và đang được củng cố, không ngừng đổi mới và ngày một hoàn thiện hơn Trên thực tế đã có rất nhiều đề tài nghiêncứu, những bài tham luận đóng góp nhằm nâng cao vai trò và hoàn thiện hơn

về công tác văn thư, lưu trữ Qua khảo sát thực tế nguồn tài liệu, tôi đã tìm hiểu và tổng kết được một số sách tham khảo, luận văn Thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp, báo cáo thực tập tốt nghiệp,… có liên quan đến đề tài, cụ thể là:

Vấn đề này đã được đề cập đến trong nhiều giáo trình, nhiều sách tham

khảo như: “Công tác văn thư, lưu trữ” của PGS.TS Dương Văn Khảm; “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” của PGS Vương Đình Quyền; “Giáo trình lưu trữ” của trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội;…

Công tác văn thư, lưu trữ cũng là đề tài nghiên cứu của một số luận văn, khóa luận tốt nghiệp, báo cáo thực tập như:

Luận văn thạc sĩ của Nguyễn Đăng Việt “Khảo sát và đánh giá tình hình

tổ chức và quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại một số công ty cổ phần trên địa bàn thành phố Hà Nội”, trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn, năm

2014

Các bài khóa luận tốt nghiệp: “Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81” của sinh viên Trần Thị Thúy lớp QT10001P – trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn; “Thực trạng công tác văn thư tại tổng cục thi hành án dân sự - Bộ Tư pháp” của sinh viên

Nguyễn Quốc Hỷ - trường Đại học Thành Đô khoa Quản trị văn phòng

Trên đây là một số công trình nghiên cứu về công tác văn thư, lưu trữ của một số cơ quan, doanh nghiệp Các bài viết đã nêu ra thực trạng về công tác văn thư, lưu trữ, đồng thời đưa ra các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ không chỉ trong các cơ quan, nhà nước mà còn đối với doanh

nghiệp Như vậy có thể thấy được công tác tổ chức, quản lý về văn thư, lưu trữ

là một đề tài có sức hút rất lớn

3 Mục tiêu nghiên cứu

Đề tài của tôi tập chung nghiên cứu 3 nội dung lớn:

- Lý luận chung về công tác văn thư, lưu trữ

- Phân tích thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng

- Đưa ra kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để thực hiện mục tiêu đã đề ra trong đề tài, tôi tập trung nghiên cứu những nhiệm vụ chủ yếu sau:

Thứ nhất, tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng, trên cơ sở đó trình bày vai trò của công tác văn thư, lưu trữ đối với hoạt động của cơ quan

Thứ hai, nghiên cứu, đánh giá thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Chi cục, đồng thời chỉ ra những ưu điểm, hạn chế của công tác này

Thứ ba, trên cơ sở nhận xét, đánh giá thực trạng, đề xuất các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại Chi cục

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu:

Với đề tài này tôi tập trung chủ yếu vào nghiên cứu: Các hoạt động của Chi cục về công tác văn thư, lưu trữ

- Phạm vi nghiên cứu:

Do giới hạn về thời gian và khả năng, vì vậy, tôi chỉ tập trung nghiên cứu

về công tác văn thư, lưu trữ của Chi cục trong khoảng thời gian từ năm đến nay

6 Phương pháp nghiên cứu

7 Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần mở đầu và kết luận thì báo cáo của tôi gồm 3 phần:

Chương 1: Cơ sở lý luận chung về công tác văn thư, lưu trữ

Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng

Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng

B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN

THƯ – LƯU TRỮ 1.1 Khái quát chung về công tác văn thư, lưu trữ

1.1.1 Khái quát chung về công tác văn thư

1.1.1.1 Khái niệm công tác văn thư:

Theo Nghị định 110/200/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính

phủ: “Công tác văn thư bao gồm các công việc soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các

cơ quan, tổ chức, quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư”.

Theo giáo trình Lý luận và phương pháp công tác văn thư, lưu trữ: “Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến việc soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức”.

1.1.1.2 Yêu cầu công tác văn thư

 Yêu cầu đối với công tác văn thư:

- Nhanh chóng

Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng và ban hành văn bản Do đó, xây dựng và giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào việc giải quyết nhanh chóng mọi hoạt công việc của cơ quan

- Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ:

+ Về lý luận nghiệp vụ:

Cán bộ văn thư phải nắm vững lý luận nghiệp vụ công tác văn thư, phải hiểu nội dung nghiệp vụ, cơ sở khoa học và điều kiện thực tiễn để tiến hành đốivới nghiệp vụ đó, phải có ý thức học tập nâng cao trình độ nghiệp vụ trong quá trình công tác, từng bước hoàn thiện bản thân cùng với hoàn thiện lý luận nghiệp vụ.

+ Về kỹ năng thực hành:

Kỹ năng thực hành là thước đo năng lực thực tế của cán bộ văn thư Một cán bộ văn thư giỏi phải thực hành các nghiệp vụ chuyên môn một cách thành thục, có chất lượng và năng suất cao

- Một số yêu cầu khác:

Tính chất, nội dung công việc đòi hỏi cán bộ văn thư bên cạnh những yêu cầu cơ bản mà bất ký người lao động nào cũng cần có như: trung thực, thẳng thắn, có tinh thần đam mê công việc… Cán bộ văn thư cần có một số đức tính sau: tính bí mật, tỉ mỉ, cẩn trọng, ngăn nắp gọn gàng, có nguyên tắc

1.1.1.3 Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư

 Vị trí của công tác văn thư:

Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý của từng cơ quan nói riêng Trong văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được và là nội dung quan trọng chiếm một phần rất lớn trong nội dung của văn phòng Như vậy, công tác văn thư gắn liền và ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt độngquản lý của nhà nước nói chung và mỗi cơ quan nói riêng

 Ý nghĩa của công tác văn thư

- Đảm bảo thông tin hoạt động quản lý của mỗi cơ quan

- Nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của cơ quan

- Phòng chống tệ nạn quan liêu, giấy tờ

- Góp phần giữ gìn bí mật nhà nước, bí mật cơ quan

- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ

1.1.1.4 Nội dung của công tác văn thư

Công tác văn thư bao gồm những công việc sau:

- Xây dựng và ban hành văn bản

+ Thảo văn bản

+ Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt

+ Đánh máy văn bản

+ Ký văn bản

- Quản lý và giải quyết văn bản

+ Quản lý và giải quyết văn bản đến

+ Quản lý và giải quyết văn bản đi

- Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

- Quản lý và sử dụng con dấu

+ Quản lý con dấu

+ Sử dụng con dấu

1.1.2 Khái quát chung về công tác lưu trữ

1.1.2.1.Khái niệm về công tác lưu trữ

 Khái niệm về công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ được hiểu là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản, tư liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của

cơ quan, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu thông tin quá khứ khi cần thiết Công tác lưu trữ là một công v iệc không thể thiếu trong hoạt động quản lý của

bộ máy Nhà nước

Công tác lưu trữ có hai chức năng cơ bản sau:

- Tổ chức bảo quản hoàn chỉnh và an toàn tài liệu, Phông lưu trữ quốc gia

- Tổ chức khai thác sử dụng chúng phục vụ các mục đích quản lý xã hội, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của công dân

 Một số khái niệm cơ bản của công tác lưu trữ

- Phông lưu trữ: là toàn bộ khối tài liệu hoàn chỉnh hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan, một tổ chức hay một cá nhân, có ý nghĩa chính trị, kinh tế, khoa học, văn hóa, lịch sử và các ý nghĩa khác, được thu thập

và bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định

- Phông lưu trữ Quốc gia: là toàn bộ khối tài liệu lưu trữ của một quốc gia,

có giá trị chính trị, kinh tế, khoa học, văn hóa, lịch sử và các ý nghĩa khác, không phân biệt thời gian, kỹ thuật, vật liệu chế tác, được bảo quản trong các kho lưu trữ Nhà nước nhất định

- Tài liệu lưu trữ: là những vật mang tin dưới dạng giấy, vải, vỏ cây, da thúhoặc được định dạng hình ảnh, âm thanh… được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, các cá nhân tiêu biểu, có ý nghĩa chính trị, kinh tế, khoa học, văn hóa, lịch sử và các ý nghĩa khác, được thu thập và bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định

1.1.2.2.Nội dung của công tác lưu trữ

 Hoạt động quản lý bao gồm: Xây dựng và chỉ đạo thực hiện quy hoạch,

kế hoạch phát triển công tác lưu trữ; xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ; quản lý thống nhất TLLT quốc gia; thống kê nhà nước về lưu trữ; quản lý thống nhất chuyên môn, nghiệp vụ về lưu trữ; tổ chức chỉ đạo việc nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ trong công tác lưu trữ; đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức văn thư, lưu trữ; quản lý công tác thi đua khen thưởng trong hoạt động lưu trữ; thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về lưu trữ; hợp tác quốc tế về lưu trữ

 Hoạt động nghiệp vụ: Thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ như: Xác định GTTL; thu thập, bổ sung TLLT; chỉnh lý TLLT; công tác thống kê và công cụ tra tìm TLLT; bảo quản TLLT; tổ chức sử dụng TLLT

1.1.2.3.Những nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ ở nước ta được quản lý theo nguyên tắc tập trung thống nhất Nguyên tắc này được thể hiện trên hai mặt:

- Thứ nhất, tập trung toàn bộ tài liệu Phông lưu trữ quốc gia và bảo quản trong mạng lưới các phông, kho lưu trữ từ Trung ương tới địa phương đặt dưới

sự chỉ đạo thống nhất của Cục lưu trữ Nhà nước

- Thứ hai , tập trung chỉ đạo một cách thống nhất và tổ chức cơ quan lưu trữ, pháp chế lưu chữ và nghiệp vụ lưu trữ “Tập trung” được hiểu là hồ sơ lưu trữ không bị xé lẻ, phân tán ở cán bộ, nhân viên, các phòng, đơn vị, cơ quan màphải được lựa chọn, nộp lưu vào các kho lưu trữ để tập trung quản lý theo quy định của Nhà nước

1.1.2.4.Khái quát chung về các loại tài liệu lưu trữ, đặc điểm và ý nghĩa của

tài liệu lưu trữ

 Các loại TLLT:

- Tài liệu hành chính: Là thành phần chủ yếu và được hình thành trong quá trìnhh hoạt động của VP Những tài liệu này có thể do cơ quan cấp trên gửi xuống; cơ quan cấp dưới gửi lên; các phòng ban trao đổi, giao dịch; đặc biệt là các tài liệu do chính VP sản sinh ra Loại tài liệu này có nội dung rất phong phútrên mọi lĩnh vực quản lý nhà nước và thường được thể hiện dưới các hình thức: Quyết định, tờ trình, công văn, thông báo, báo cáo, kế hoạch,…

- Tài liệu khoa học công nghệ: bản vẽ, sơ đồ, bản đồ,…

- Tài liệu nghe nhìn: tài liệu ảnh, băng ghi âm, đĩa ghi hình,…

- Tài liệu điện tử: Bao gồm các tệp văn bản, dữ liệu, các tệp hình ảnh, âm thanh

 Đặc điểm TLLT:

- Chứa đựng thông tin quá khứ liên quan đến các sự kiện, các hiện tượng

xã hội và tự nhiên, các nhân vật tiêu biểu, đã diễn ra và tồn tại trong lịch sử

- Có độ chính xác, thường là bản chính, bản gốc hoặc bản sao hợp pháp

- Là sản phẩm phản ánh trực tiếp hoạt động của các cơ quan, các cá nhân, bởi lẽ chúng là những tài liệu được sản sinh ra cùng thời điểm diễn ra các sự kiện, hiện tượng và do đó có độ chính xác cao

- Là tài sản đặc biệt của quốc gia nên phải được bảo quản, tổ chức sử dụngtheo những quy định pháp lý chặt chẽ, không được mua bán, trao đổi tùy tiện

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ THÀNH PHỐ HẢI

PHÒNG.

2.1 Tổng quát về Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng

2.1.1 Vài nét về sự ra đời và phát triển của Chi cục

Với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức được quy định, Chi cục hiện có 3 phòng chuyên môn: Phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ, Phòng Hành chính – Tổng hợp, Phòng Quản lý kho lưu trữ chuyên dụng Chi cục được giao tổng số 20 biên chế trong đó có 10 biên chế hành chính và 10 biên chế sự nghiệp, cơ cấu lãnh đạo Chi cục và các phòng thuộc Chi cụ cơ bản đượckiện toàn

Một số thành tựu của Chi cục

- Công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ

+ Tham mưu Sở Nội vụ trình Uỷ ban nhân dân thành phố phê duyệt Đề án giải quyết tài liệu lưu trữ tồn đọng giai đoạn 2012 – 2017;

+ Tham mưu cho Uỷ ban nhân dân thành phố ban hành Quyết định thu nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử từ năm 2010 – 2015;

+ Xây dựng Dự án kho lưu trữ chuyên dụng thành phố;

+ Xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện giám sát và tổ chức tổng kết kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ 02 năm (2010 – 2012) và (2012 – 2014) trên địa bàn thành phố Hải Phòng;

+ Thông báo và hướng dẫn các cơ quan tổ chức giải quyết Đề án chỉnh lý tàiliệu tồn đọng các năm 2012 – 2015 trên địa bàn thành phố;

+ Thẩm tra hồ sơ đề nghị tiêu hủy tài liệu hết giá trị tại 06 cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu;

+ Xây dựng Đề án Quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030 trên địa bàn thành phố Hải Phòng;

+ Hàng năm, tổ chức từ 2 – 3 lớp tập huấn công tác văn thư, lưu trữ cho cán bộ lãnh đạo, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tác văn thư, lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân các quận, huyện và các tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử;

+ Trực tiếp tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho ủy ban nhân dân các quận, huyện, cơ quan đơn vị trên địa bàn thành phố;

+ Xây dựng kế hoạch và thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ

- Công tác thu thập, chỉnh lý và bảo quản tài liệu

+ Thu thập, chỉnh lý tài liệu giao nộp về nộp lưu trữ lịch sử theo Đề án giải quyết tài liệu tồn đọng giai đoạn 2012 – 2017 tại 14 đơn vị;

+ Thu thập tài liệu về lưu trữ lịch sử theo Quyết định hàng năm của Uỷ bannhân dân thành phố từ năm 2010 – 2014 tại 14 cơ quan, tổ chức được 130 mét tài liệu, tổng số tài liệu bảo quản tại kho lưu trữ lịch sử thành phố hiện nay hơn

774 mét;

+ Tổ chức 03 cuộc trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ gồm: Triển lãm tài liệu nhân kỷ niệm 55 ngày Giải phóng Hải Phòng (13/5/1955 – 13/5/2010); triển lãm tài liệu chuyên đề “Địa vị Hải Phòng qua tài liệu lưu trữ” (từ ngày 11/5/2013 – 16/5/2013);

+ Tổ chức Lễ trao nhận hồ sơ cán bộ có quê quán Hải Phòng giai đoạn

1955 – 1975 cho các quận, huyện;

+ Phục vụ nhu cầu khai thác và sử dụng tài liệu của tổ chức và công dân với gần 2.900 lượt độc giả, 3.400 trang văn bản;

Từ năm 2010 – 2014, tập thể cán bộ và công chức Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã đạt được một số thành tích:

Danh hiệu thi đua

+ Năm 2010: Đạt danh hiệu Tập thể lao động xuất sắc

+ Năm 2011: Đạt danh hiệu Tập thể lao động xuất sắc

+ Năm 2012:Đạt danh hiệu Tập thể lao động xuất sắc

+ Năm 2013:Đạt danh hiệu Tập thể lao động xuất sắc

+ Năm 2014:Đạt danh hiệu Tập thể lao động xuất sắc

Hình thức khen thưởng

+ Năm 2010: Được Uỷ ban nhân dân thành phố tặng bằng khen vì đã có thành tích trong thực hiện công tác văn thư, lưu trữ 02 năm (2008 – 2010) + Năm 2013: Được Uỷ ban nhân dân thành phố tặng Bằng khen vì đã có thành tích trong thực hiện công tác văn thư, lưu trữ 02 năm (2010 – 2012)+ Năm 2015: Được Uỷ ban nhân dân thành phố tặng Cờ đơn vị xuất sắc trong phong trào thi đua yêu nước (2010 – 2015)

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Chi cục

vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

Chi cục Văn thư - Lưu trữ có tư cách pháp nhân, có con dấu, tài khoản riêng, có trụ sở, kinh phí hoạt động do ngân sách nhà nước cấp theo quy định của pháp luật

 Nhiệm vụ, quyền hạn

1 Tham mưu, giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện các nhiệm vụ sau:

a) Tham mưu cho Ủy ban nhân dân thành phố ban hành và hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật;

b) Tham mưu cho Ủy ban nhân dân thành phố về công tác quản lý lưu trữ thông tin số trong các cơ quan, đơn vị nhà nước trên địa bàn thành phố theo quy định của pháp luật;

c) Trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Danh mục tài liệu hết giá trị của Lưu trữ lịch sử của thành phố, quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch

sử của thành phố theo quy định của pháp luật;

d) Thẩm định Danh mục tài liệu hết giá trị cần hủy tại Lưu trữ cơ quan đốivới cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của thànhphố; quyết định việc hủy tài liệu có thông tin trùng lặp tại Lưu trữ lịch sử của thành phố theo quy định của pháp luật;

e) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưutrữ;

g) Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với đội ngũcông chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ;

h) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ; giải quyết theo thẩm quyền hoặc báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ;

i) Thực hiện công tác báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật;

k) Thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ lịch sử của thành phố, gồm: Trình cấp

có thẩm quyền ban hành Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của thành phố; hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu; thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, tu bổ phục chế, bảo hiểm, bảo quản, giải mật tài liệu lưu trữ lịch sử và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật;

l) Cấp, cấp lại, thu hồi chứng chỉ hành nghề lưu trữ cho cá nhân có đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật;

m) Thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật

2 Quản lý về tổ chức, bộ máy, biên chế, tài chính, tài sản được giao; thực hiện chế độ, chính sách đối với công chức, viên chức của Chi cục theo quy định của pháp luật.

3 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở Nội vụ giao hoặc cơ quan có thẩm quyền giao theo quy định của pháp luật.

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Chi cục

1 Lãnh đạo Chi cục có Chi cục trưởng và không quá 02 Phó Chi cục

trưởng.

a) Chi cục trưởng là người đứng đầu Chi cục, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở và trước pháp luật về thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Chi cục; thực hiện chức trách, nhiệm vụ của Chi cục trưởng theo quy định của pháp luật;

b) Phó Chi cục trưởng là người giúp Chi cục trưởng phụ trách, theo dõi chỉ đạo một số nội dung, hoạt động của Chi cục và trực tiếp phụ trách phòng

nghiệp vụ thuộc Chi cục theo phân công nhiệm vụ của Chi cục trưởng; chịu trách nhiệm trước Chi cục trưởng và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công Khi Chi cục trưởng vắng mặt, một Phó Chi cục trưởng được Chi cục trưởng ủy quyền điều hành hoạt động của Chi cục

Việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, điều động, khen thưởng, kỷ luật, cho từ chức, nghỉ hưu và thực hiện chế độ, chính sách khác đối với Chi cục trưởng, Phó Chi cục trưởng thực hiện theo quy định hiện pháp luật hiện hành

và theo ủy quyền, phân cấp quản lý công chức, viên chức của Ủy ban nhân dân thành phố

2 Các phòng nghiệp vụ thuộc Chi cục.

a) Phòng Hành chính - Tổng hợp;

b) Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ;

c) Phòng Quản lý kho lưu trữ chuyên dụng (thành lập Trung tâm lưu trữ lịch

sử theo Thông tư số 15/2014/TT-BNV khi có kho lưu trữ chuyên dụng và có đầy đủ điều kiện cơ sở, vật chất, trang thiết bị)

3 Cơ cấu lãnh đạo điều hành phòng nghiệp vụ thuộc Chi cục có Trưởng phòng, 01 Phó Trưởng phòng và các công chức, viên chức thực hiện công tác chuyên môn, nghiệp vụ.

Việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, điều động, khen thưởng, kỷ luật, cho từ chức, nghỉ hưu và thực hiện chế độ, chính sách khác đối với Trưởng phòng, Phó trưởng phòng và công chức, viên chức thuộc Chi cục thực hiện theo quy định pháp luật hiện hành và theo ủy quyền, phân cấp quản lý công chức, viên chức của Ủy ban nhân dân thành phố

2.1.4 Sơ đồ bộ máy tổ chức của Chi cục (Xem phụ lục: 01)

2.1.5 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng

 Chức năng

Phòng Hành chính - Tổng hợp có chức năng tham mưu, tổng hợp giúp Lãnhđạo Chi cục phối hợp các hoạt động chung giữa các phòng chuyên môn trong Chi cục; làm đầu mối quan hệ với các đơn vị khác theo sự phân công của Lãnh đạo Chi cục; thực hiện công tác tổng hợp, điều phối theo chương trình, kế hoạch làm việc và thực hiện công tác tổ chức, hành chính, quản trị đối với Chi cục, đảm bảo tính thống nhất, liên tục và đạt hiệu quả

Tham mưu giúp Lãnh đạo Chi cục thực hiện chức năng quản lý: công tác tổ chức viên chức - lao động thực thi công vụ, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực, tiền lương, nâng ngạch, bậc công chức, viên chức, thi đua, khen thưởng; bảo vệchính trị nội bộ đối với các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Chi cục theo quy định của Pháp luật

cục và ghi biên bản các cuộc họp; thông tin, theo dõi tiến độ hoạt động của Chicục Chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho lãnh đạo đi công tác.

3 Xây dựng và tổ chức thực hiện Nội quy, Quy chế làm việc, Quy chế chi tiêu nội bộ của Chi cục

4 Quản lý công tác tài chính kế toán, đầu tư xây dựng cơ bản, quản lý tài sản của cơ quan

5 Tổ chức quản lý trụ sở cơ quan; bố trí sắp xếp phòng làm việc, bảo đảm

cơ sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện đi lại làm việc và các điều kiện lao động cho cán bộ, công chức, viên chức trong Chi cục; tổ chức các cuộc họp, hội nghị, giao ban trong cơ quan Chi cục, tổ chức thực hiện công tác lễ tân phục vụviệc đối nội, đối ngoại của Chi cục Đầu mối giao tiếp: sắp xếp lịch làm việc, tiếp đón khách tổ chức công tác vệ sinh môi trường, công tác bảo vệ Chi cục

6 Thực hiện công tác tổng hợp; hành chính; văn thư, lưu trữ Tiếp nhận, phân loại văn bản đi và đến; tham mưu cho Ban lãnh đạo xử lý các văn bản hành chính nhanh chóng, kịp thời Quản lý con dấu, chữ ký theo quy định Cấp giấy công tác, giấy giới thiệu

7 Quản lý và điều phối sử dụng ô tô phục vụ công tác của Chi cục

8 Xây dựng và tổ chức thực hiện các phương án giữ gìn trật tự an ninh Đầu mối phối hợp với các đơn vị, công an, chính quyền địa phương trong các hoạt động gìn giữ trật tự, trị an, an toàn xã hội

9 Chịu sự chỉ đạo nghiệp vụ chuyên môn của Chi cục trưởng và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày các văn bản của Chi cục trước khi trình Chi cục trưởng ký ban hành

10.Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Chi cục trưởng phân công

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng (Xem phụ lục: 02)

2.2 Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Chi cục

2.2.1 Cơ sở vật chất, trang thiết bị

Trang thiết bị trong văn phòng là những máy móc, dụng cụ cần thiết để phục vụ cho công tác văn phòng Trang thiết bị văn phòng đóng vai trò quan

trọng thúc đẩy quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa cho toàn xã hội và việc hiện đại hóa trong các cơ quan, tổ chức.

Việc ứng dụng công nghệ hiện đại trong quản lý hành chính nhà nước sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động hành chính của cơ quan; tạo cơ hội cho đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức nếp tư duy mới, thái độ mới đối với côngviệc

Nhận thức được tầm quan trọng và hiệu quả của việc áp dụng trang thiết

bị đối với văn phòng và đặc biệt là đối với công tác văn thư, lưu trữ, Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng đã đầu tư mua sắm các trang thiết bị

và không ngừng cải thiện để đáp ứng được yêu cầu của công việc trong quá trình hoạt động

Một số trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ như: máy tính, máy in, máy scan, máy photo, máy fax, tủ, giá đựng tài liệu, máy hút ẩm, điều hòa nhiệt độ,… được trang bị đầy đủ, tạo điều kiện tốt nhất cho cán bộ, nhân viên làm việc Hầu hết các trang thiết bị vẫn sử dụng tốt, được bố trí, sắp xếp hợp lý, tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi giữa nhân viên với lãnh đạo, nhân viên với nhân viên

Bên cạnh đó, Chi cục còn đầu tư xây dựng mạng nội bộ cơ quan, do vậy việc tra tìm văn bản, liên kết giữa các phòng ban trong cơ quan luôn được kết nối, chuyển giao thông tin rất nhanh chóng, tìm kiếm tài liệu rất thuận tiện

 Qua thực tế quan sát, tôi đã rút ra được một số ưu, nhược điểm củaChi cục trong việc bố trí và sử dụng các trang thiết bị trong phòng làm việc củacán bộ văn thư, lưu trữ

+ Ngoài các trang thiết bị như máy in, máy photocopy, máy fax, máy tính,

… thì trong phòng làm việc còn có các trang thiết bị hữu dụng khác giúp phònglàm việc được tiện nghi

+ Trong phòng còn bố trí cây xanh, tạo khoảng không gian thoải mái khi làm việc

- Nhược điểm:

+ Mặc dù hầu hết các trang thiết bị đều sử dụng tốt thì bên cạnh đó còn có máy gặp một vài sự cố gây cản trở cho công việc, khiến công việc đạt hiệu quả không như mong muốn Hiện tại thì trong 2 máy photo của Chi cục thì có 1 máy photo đang gặp sự cố không sử dụng được, việc này gây cản trở công việckhi nhiều phòng có nhu cầu in tài liệu gấp

2.2.2 Nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ

Công tác văn thư, lưu trữ bao gồm nhiều nội dung với nhiều mức độ phức tạp khác nhau Tùy theo cương vị và khả năng của mỗi người trong cơ quan mà sẽ được giao phụ trách những nội dung nhất định

Chi cục đã tuyển dụng và sử dụng 01 cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ, luân chuyển công văn giấy tờ, tài liệu đi, đến theo đúng quy định; trực tiếp thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan

Cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ của Chi cục hiện nay đã đáp ứng những nhu cầu cơ bản trong hoạt động của cơ quan, cụ thể:

- Cán bộ văn thư, lưu trữ của Chi cục có trình độ Đại học chuyên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng; được đào tạo chương trình tin học văn phòng, có đủ năng lực và kiến thức nghiệp vụ để hoạt động độc lập, thường xuyên được bồi dưỡng kiến thức quản lý hành chính nhà nước, hiểu về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng Chi cục, mối quan hệ công tác

và hiểu về thủ tục hành chính, có khả năng triển khai các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ

- Cán bộ văn thư, lưu trữ của văn phòng được đào tạo đúng chuyên ngành văn thư, lưu trữ, có chuyên môn vững vàng về nghiệp vụ, trong độ tuổi 30 – 35cán bộ văn thư đã có ít nhất 05 năm công tác, điều này giúp ích rất nhiều trong việc giải quyết các văn bản trong quá trình hoạt động của Chi cục, cán bộ thực hiện công tác văn thư – lưu trữ là nữ nên trong quá trình làm việc có tính cẩn

thận và tỉ mỉ, làm việc có tinh thần trách nhiệm cao Từ những nội dung trên,

có thể thấy việc tuyển dụng và bố trí nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ củavăn phòng là một việc làm rất cần được sự quan tâm sâu sắc của ban lãnh đạo

cơ quan

 Qua thực tế quan sát, tôi đã rút ra được một số ưu, nhược điểm của cán

bộ làm công tác văn thư, lưu trữ cũng như việc bố trí và sử dụng nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ của Chi cục, cụ thể:

+ Bên cạnh đó, cán bộ văn thư, lưu trữ còn tích cực, chủ động nghiên cứu nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, trình độ lý luận chính trị, đoàn kết giúp đỡ cán bộ trong văn phòng cũng như toàn cơ quan

- Nhược điểm:

+ Trong số lượng đội ngũ cán bộ, nhân viên của văn phòng Chi cục, hiện nay chỉ có 01 cán bộ phụ trách về công tác văn thư, lưu trữ trong khi quy mô của cơ quan rộng, khối lượng công việc tương đối nhiều nên cán bộ văn thư, lưu trữ có nhiều áp lực trong công việc, đôi lúc vẫn để xảy ra tình trạng chưa vào sổ công văn đến, chuyển giao văn bản còn chậm

2.2.3 Thực trạng công tác văn thư tại Chi cục

2.2.3.1.Công tác soạn thảo và ban hành văn bản

 Các loại văn bản do Chi cục ban hành

- Các hình thức văn bản và số lượng văn bản được ban hành trong 05 năm trở lại đây

Năm2012

Năm2013

Năm2014

Năm2015

- Sưu tầm mỗi tên loại văn bản và văn bản 01 bản (Xem phụ lục: 03)

- Thẩm quyền ban hành các văn bản

Các văn bản hành chính thuộc thẩm quyền ban hành của Chi cục và đơn

vị gồm: Quyết định (cá biệt), Thông báo, Báo cáo, Công văn, Tờ trình, Đề án,

Kế hoạch, Chương trình, Biên bản, Hợp đồng, Công điện, Giấy mời, Giấy giới thiệu, Giấy chứng nhận và một số văn bản khác có liên quan đến quá trình điềuhành, thực hiện của Chi cục và các đơn vị

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

- Thể thức văn bản

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính thực hiện theo Thông

tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và

kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

- Hình thức văn bản

Chi cục ban hành văn bản hành chính, không ban hành văn bản quy phạm pháp luật, tuy nhiên với chức năng quản lý nhà nước, Chi cục tham mưu

giúp Sở Nội vụ trình Uỷ ban nhân dân thành phố ban hành một số văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

- Các quy định của cơ quan về soạn thảo và ban hành văn bản

Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Chi cục được quy định tại Mục 1 Quyết định số 48/QĐ-CCVTLT ngày 11 tháng 3 năm 2014 của Chi cục

về quy chế công tác văn thư, lưu trữ (Xem phụ lục: 04)

- Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của Chi cục

1 Đặt tên loại văn

bản

Xác định mục đích,

ý nghĩa, đối tượng

và nội dung của văn bản

Cán bộ soạn thảo

2 Soạn đề cương và

soạn thảo văn bản

- Xác định các ý chính;

- Thu thập thông tin

Cán bộ soạn thảo

3

Trình duyệt nội dung và tổ chức lấy ý kiến

- Trao đổi với các đơn vị liên quan;

- Nghiên cứu tiếp thu ý kiến

Trưởng các đơn vị được giao nhiệm

vụ soạn thảo

4

Tổng hợp ý kiến vàhoàn chỉnh bản thảo

- Phân loại nhóm ý kiến về chuyên môn và pháp chế;

- Bổ sung hoàn chỉnh

Cán bộ soạn thảo văn bản

5 Kiểm tra và hoàn

- Sửa chữa và hoàn thành văn bản

Trưởng các đơn vị được giao nhiệm

vụ soạn thảo

6 Trình ký văn bản

Hoàn chỉnh cả nội dung và hình thức văn bản

- Trưởng các đơn

vị được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản

- Lãnh đạo Chi cục ký văn bản

7 Đóng dấu

- Đóng dấu và ghi ngày, tháng, năm;

số và ký hiệu vănbản;

- Lưu tại đơn vị soạn thảo và văn thư của Chi cục

Văn thư của Chi cục

Viên chức phụ trách văn thư của đơn vị soạn thảo

 Trách nhiệm của các cá nhân liên quan đến quá trình soạn thảo và ban hành văn bản

 Trách nhiệm của lãnh đạo Chi cục:

+ Ký những văn bản của Chi cục ban hành theo quy định của Nhà nước và theo quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức mình;

+ Tham gia vào việc soạn thảo văn bản;

+ Kiểm tra việc chấp hành các chế độ quy định về quá trình ban hành văn bản của cấp dưới hoặc các đơn vị trực thuộc

 Trách nhiệm của Chánh Văn phòng:

+ Trực tiếp giúp lãnh đạo thực hiện nhiệm vụ soạn thảo, ban hành văn bản của cơ quan mình và trực tiếp chỉ đạo cấp dưới, đơn vị trực thuộc;

+ Ký thừa lệnh lãnh đạo một số văn bản được giao và ký những văn bản dophòng trực tiếp ban hành;

+ Tham gia xây dựng văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo Chi cục;

+ Kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủtục ban hành văn bản của cơ quan và ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”

+ Tổ chức đánh máy, nhân sao văn bản đi;

+ Giao cho cấp dưới của mình thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể trong phạm vi quyền hạn của mình

 Trách nhiệm của cán bộ văn thư:

+ Soạn thảo văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của mình;

+ Bảo đảm giữ gìn bí mật, an toàn văn bản;

+ Thực hiện nghiêm túc mọi quy định cụ thể theo quy chế công tác văn thưcủa các cơ quan

+ Kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu /.) trước khi trình lãnh đạo cơ quan ký ban hành;

+ Đề xuất mức độ khẩn;

+ Đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấu mật,đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định

 Nhận xét, đánh giá về các nội dung

 Về thẩm quyền ban hành văn bản:

Văn bản Chi cục ban hành đúng thẩm quyền cả về mặt hình thức và nội dung Nội dung văn bản có liên quan đến giải quyết các công việc; để thực hiện nhiệm vụ, chức năng được quy định

 Về thể thức và kỹ thuật trình bày:

- Ưu điểm: Thể thức các văn bản được thực hiện đúng theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

- Nhược điểm: Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, vẫn còn một số sai sót nhỏ như mỗi một căn cứ xuống dòng thì phải viết dấu chấm phẩy (;), nhưng lại viết dấu phẩy (,), như vậy là sai quy định

 Về quy trình soạn thảo văn bản:

- Ưu điểm: Thực hiện theo quy trình 07 bước trong soạn thảo văn bản: xácđịnh mục đích, nội dung vấn đề cần ra văn bản; xác định tên loại văn bản; thu thập và xử lý thông tin; xây dựng đề cương và viết bản thảo; duyệt bản thảo; nhân bản văn bản; làm thủ tục phát hành

- Nhược điểm: Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản được các cán

bộ, chuyên viên tại Chi cục thực hiện tốt, nên gần như rất ít có sai sót Có chăng chỉ trong quá trình thu thập và xử lý thông tin có liên quan, cần sự kết hợp giữa các đơn vị, các cá nhận khác ngoài đơn vị soạn thảo gặp gián đoạn và mất thời gian do nhiều yếu tố tác động

2.2.3.2.Công tác quản lý và giải quyết văn bản đi

Quy trình quản lý văn bản đi của Chi cục được thực hiện cụ thể theo các bước dưới đây:

1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn bản

 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Trước khi phát hành văn bản, Văn thư Chi cục kiểm tra lại thể thức và kỹthuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết

 Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản

- Ghi số của văn bản

+ Tất cả văn bản đi của Chi cục được ghi theo hệ thống số chung của Chi cục do Văn thư thống nhất quản lý;

+ Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

- Ghi ngày, tháng của văn bản

Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV

Văn bản mật được đánh số và đăng ký riêng

2 Đăng ký văn bản

- Việc đăng ký văn bản tại Chi cục được Văn thư cơ quan đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi và cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy tính

- Căn cứ tổng và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, Chi cục quy định

cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp

MẪU BÌA SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI CỦA CHI CỤC

SỞ NỘI VỤ TP HẢI PHÒNG

CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI

(1) Năm mở sổ đăng ký văn bản đi

(2) Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong sổ

(3) Số thứ tự đăng ký văn bản đi đầu tiên và cuối cùng trong sổ

Tên loại

Nội dung trích yếu VB

Đơn

vị soạn

Người ký

Nơi nhận

Nơi lưu bản chính

Số bản BH

Ghi chú

(Nguồn: Phòng HCTH-CC)

3 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn

 Nhân bản

- Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định dựa trên cơ

sở số lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở Văn thư;

- Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến cơ quan, tổ chức, đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết,

tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đếnnội dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối tượng,không gửi đến các đối tượng khác chỉ để biết, để tham khảo

- Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định

- Việc nhân bản văn bản mật phải có ý kiến của Lãnh đạo Chi cục và đượcthực hiện theo quy định tại Khoàn 1, Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước

 Đóng dấu cơ quan

- Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái

- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định

- Đóng dấu vào phụ lục kèm theo Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theovăn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu,trùm lên một phần cơ quan hoặc tên của phụ lục

- Đóng dấu giáp lai

Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo: Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu không quá 05 trang

- Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu phạm vi lưu hành trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm c, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV

4 Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

- Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì (nếu có).

 Chuyển phát văn bản đi

- Những văn bản đã làm đầy đủ các thủ tục hành chính phải được phát hành ngay trong ngày văn bản đó được đăng ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo

- Đối với những văn bản "HẸN GIỜ", "HỎA TỐC", "KHẨN",

"THƯỢNG KHẨN" phải được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục hành chính

- Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện phải được đăng ký vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ;

- Việc chuyển giao trực tiếp văn bản cho Chi cục hoặc cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân bên ngoài phải được ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản;

- Chuyển phát văn bản đi bằng máy fax, qua mạng

- Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyểnphát cho nơi nhận bằng máy fax hoặc chuyển qua mạng, trong ngày làm việc phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ

Chuyển phát văn bản mật thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ và quyđịnh tại Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13 tháng 9 năm

2002 của Bộ Công an

 Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

- Cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

- Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký quyết định;

- Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc;

- Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, không có người nhận phải báo cáo ngay Chánh Văn phòng để xử lý.

5 Lưu văn bản đi

- Mỗi văn bản đi phải được lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư Chi cục

và 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc

- Bản gốc lưu tại Văn thư Chi cục được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký

- Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước

- Văn thư Chi cục có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thểcủa cơ quan

Tại Chi cục, cán bộ văn thư lưu văn bản đi vào sổ theo 4 loại:

- Sổ đăng ký quyết định

- Sổ đăng ký biên bản

- Sổ đăng ký hợp đồng

- Sổ đăng ký các loại văn bản khác

 Sơ đồ quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của Chi cục (Xem phụ lục: 05)

 Nhận xét, đánh giá

 Ưu điểm:

- Văn bản đi của Chi cục được tổ chức quản lý đúng theo quy định Các văn bản đều được cán bộ văn thư kiểm soát về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

- Văn bản đi của Chi cục được quản lý và giải quyết theo đúng trình tự quy định

- Việc quản lý văn bản đi của Chi cục được áp dụng Công nghệ thông tin, các phần mềm quản lý hoạt động

 Nhược điểm:

Việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi tại Chi cục được thực hiện tốt nên gần như không xảy ra sai sót, văn bản được giải quyết kịp thời, đảm bảochất lượng công việc Tuy nhiên qua quan sát và tìm hiểu thực tế, thì việc quản

lý văn bản đi tại Chi cục còn bộc lộ một số hạn chế như: Còn thiếu một số loại

sổ quản lý cần thiết : Sổ gửi văn bản đi bưu điện, Sổ sử dụng bản lưu

2.2.3.3.Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến

Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến của Chi cục được thực hiện

cụ thể theo các bước dưới đây:

1 Tiếp nhận và đăng ký văn bản đến

- Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc Cán bộ văn thư được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra

số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận

- Đối với bản fax, phải chụp lại trước khi đóng dấu đến; đối với văn bản được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủtục đóng dấu đến Sau đó, khi nhận được bản chính, phải đóng dấu đến vào bảnchính và làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản fax, bản chuyển phát qua mạng)

- Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, thì cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với Lãnh đạo cơ quan, Chánh văn phòng để xử lý

- Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản và cơ sở dữ liệu quản

lý văn bản đến trên máy tính

MẪU BÌA SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN CỦA CHI CỤC

Tên loại

và trích

Đơn vị hoặc

Ký nhận

Ghi chú