MỤC LỤCLỜI CAM ĐOANLỜI CẢM ƠN MỞ ĐÂU11.Lý do chọn đề tài12.Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu13.Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng14.Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài15.Cấu trúc của đề tài2CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN31.1Lịch sử hình thành và phát triển31.2Cơ cấu tổ chức41.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn5CHƯƠNG 2: TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ82.1 Trách nhiệm tổ chức thiết lập bộ phận văn thư82.1.1 Xây dựng cơ cấu bộ phận VTLT82.1.2Chức năng, nhiệm vụ của Lãnh đạo VP trong công tác quản lý102.1.3Ý nghĩa của công tác quản lý112.2 Trách nhiệm tuyển chọn cán bộ văn thưlưu trữ122.2.1 Các yêu cầu công việc đối với lãnh đạo văn phòng122.2.1.1 Về chuyên môn nghiệp vụ122.2.1.2 Về các kỹ năng132.2.1.3 Về thái độ, tinh thần trách nhiệm132.2.2 Tuyển chọn132.3 Trách nhiệm tổ chức xây dựng các văn bản của cơ quan về văn thưlưu trữ142.4 Trách nhiệm tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá về VTLT152.4.1 Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ152.4.2 Kiểm tra, đánh gía16CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC VTLT183.1 Nhận xét, đánh giá183.1.1. Ưu điểm183.1.2 Nhược điểm193.1.3 Nguyên nhân203.2 Giải pháp203.2.1 Về nhận thức203.2.2 Về nghiệp vụ213.2.3 Về cơ sở vật chất, trang thiết bị21KẾT LUẬN23DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO24PHỤ LỤC25
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan khảo sát đánh gái thời gian qua Nếu gặp phải vấn xin chịu hoàn toàn trách nhiệm LỜI CẢM ƠN Để có khảo sát đánh giá tơi xin cảm ơn giúp đỡ đặc biệt Th.S Lâm Thu Hằng Trong qáu trình thực gặp phải số khó khăn Tuy nhiên giảng viên nhiệt tình giúp đỡ Tơi xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐÂU Lý chọn đề tài Công tác văn thư- lưu trữ phận thiếu quan hành nhà nước hay doanh nghiệp tư nhân lớn, nhỏ Tuy nhiên, với loại quan quy mơ khác Văn thư- lưu trữ phận quan trọng quan, tổ chức Công tác văn thư- lưu trữ thực tốt động lực thúc đẩy phát triển, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động quan, đơn vị Bởi mà để quản lý tốt cơng tác khơng thể thiếu quản lý lãnh đạo văn phòng Đối tượng, mục đích nhiệm vụ nghiên cứu -Đối tượng: lãnh đạo văn phòng Bộ Nơng nghiệp phát triên nơng thơn -Mục đích: Làm rõ trách nhiệm lãnh đạo văn phòng cơng tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ -Nhiệm vụ: trách nhiệm lãnh đạo văn phòng trong: +Trách nhiệm tổ chức thiết lập phận văn thư +Trách nhiệm tuyển chọn cán văn thư-lưu trữ +Trách nhiệm tổ chức xây dựng văn quan văn thư-lưu trữ +Trách nhiệm tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm ta, đánh giá văn thưlưu trữ Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Trong q trình hồn thiện tiểu luận, có sử dụng sơ phương pháp nghiên cứu thơng kê, phân tích, so sánh xử lý, tông hợp thông tin, sô liệu đê khái quát, hệ thơng hóa làm sáng tỏ vân đê nghiên cứu Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Làm rõ trách nhiệm lãnh đạo văn phòng Bộ Nơng nghiệp phát triên nơng thôn công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ Cấu trúc đề tài CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN CHƯƠNG 2: TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN 1.1 Lịch sử hình thành phát triển Bộ Nơng nghiệp hình thành phát triển Bộ Canh nông (thành lập ngày 14/11/1945); tháng 2/1955 thành lập Bộ Nông lâm; cuối năm 1960 tách Bộ Nông lâm thành tổ chức: Bộ Nông nghiệp, Bộ Nông trường; Tổng cục thuỷ sản Tổng Cục Lâm nghiệp Ngày 1/4/1971, thành lập Uỷ ban Nông nghiệp Trung ương sở sáp nhập Bộ Nông Nghiệp, Bộ Nông trường Ban quản lý hợp tác xã sản xuất nông nghiệp Năm 1976, Uỷ ban đổi tên thành Bộ Nông Nghiệp Bộ Công nghiệp thực phẩm thành lập theo Nghị 22/1/1981 Uỷ ban Thường vụ Quốc hội Sau thành lập xếp, tổ chức máy Bộ Nông nghiệp Công nghiệp thực phẩm gồm có: - 46 Cục, Vụ, Ban, Văn phòng quản lý nhà nước - 26 viện, Trung tâm nghiên cứu khoa học trực thuộc Bộ - 13 trường quản lý, kỹ thuật công nhân - 53 đơn vị sản xuất kinh doanh trực thuộc Bộ cấp Công ty, Tổng cơng ty, Liên hiệp xí nghiệp, Xí nghiệp liên hợp (quản lý 400 đơn vị kinh tế sở) - nhà máy, xí nghiệp trực thuộc Bộ Năm 1987, thực chủ trương phát triển nông nghiệp Việt Nam gắn với chế biến, tiêu thụ theo quy trình khép kín từ sản xuất-chế biến-tiêu thụ, Hội đồng Nhà nước có Nghị số 782 NQ HĐNN 7, ngày 16/2/1987 việc thành lập Bộ Nông nghiệp Công nghiệp thực phẩm sở sáp nhập Bộ: Nông nghiệp, Lương thực, Công nghiệp thực phẩm Ngày 5/3/1987 Hội đồng Bộ trưởng ban hành Nghị định số 46-HĐBT quy định chức năng, nhiệm vụ tổ chức máy Bộ Nông nghiệp Công nghiệp thực phẩm “Bộ Nông Nghiệp Công Nghiệp Thực phẩm Cơ quan Hội đồng trưởng, có trách nhiệm thống quản lý Nhà Nước nông nghiệp, lương thực công nghiệp thực phẩm phạm vi nước, theo đường lối, sách Đảng pháp luật Nhà Nước, bảo đảm nhu cầu lương thực, thực phẩm cho nhân dân, cho quốc phòng, ngun liệu cho cơng nghiệp nơng sản xuất khẩu” Từ ngày 3/10-28/10/1995, kỳ họp thứ Quốc hội khố thơng qua Nghị định việc thành lập Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn sở hợp Bộ: Bộ Lâm nghiệp, Bộ Nông nghiệp Công nghiệp thực phẩm Bộ Thủy lợi Ngày 31 tháng năm 2007, Quốc hội Việt Nam Nghị nhập Bộ Thủy sản vào Bộ Nơng nghiệp Phát triển Nơng thơn • • • • • • 1.2 Cơ cấu tổ chức Ngày 03 tháng 01 năm 2008 Chính phủ ban hành Nghị định số: 01/2008/NĐ-CP việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn.( Phụ lục 1) Bộ trưởng: Nguyễn Xuân Cường - Ủy viên Ban chấp hành Trung ương Đảng Các thứ trưởng: Vũ Văn Tám kiêm Tổng cục trưởng Tổng cục Thủy sản Hoàng Văn Thắng kiêm Tổng cục trưởng Tổng cục Thủy lợi Hà Công Tuấn kiêm Tổng cục trưởng Tổng cục Lâm nghiệp Lê Quốc Doanh Trần Thanh Nam Bộ Nông nghiệp phát triển nơng thơn có cấu tổ chức gồm có 26 đơn vị: Cục Chế biến nơng lâm thủy sản Vụ Kế hoạch 14 nghề muối Vụ Tài 15 Cục Quản lý xây dựng cơng trình Vụ Khoa học, Cơng nghệ Cục Kinh tế hợp tác Phát triển nông 16 Môi trường thôn Cục Quản lý Chất lượng nông lâm sản Vụ Hợp tác quốc tế 17 thủy sản Vụ Pháp chế 18 Tổng cục Lâm nghiệp Vụ Tổ chức cán 19 Tổng cục Thủy sản Vụ Quản lý doanh nghiệp 20 Văn phòng Bộ 21 Thanh tra Bộ 22 10 Cục Trồng trọt 23 11 Cục Bảo vệ thực vật 24 Tổng cục Thủy lợi Viện Chính sách Chiến lược phát triển nông nghiệp nông thôn Trường Cán Quản lý Nông nghiệp PTNT I Trường Cán Quản lý Nông nghiệp PTNT II Trung tâm Tin học Thống kê 12 Cục Chăn nuôi 25 13 Cục Thú y 26 Báo Nơng nghiệp Việt Nam Tạp chí Nơng nghiệp Phát triển nông thôn 1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Theo Nghị định Số: 199/2013/NĐ-CP ngày 26 tháng 11 năm 2013 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Nông nghiệp phát triển nông thôn sau: a, Chức Bộ Nông nghiệp Phát triển nơng thơn quan Chính phủ, thực chức quản lý nhà nước ngành, lĩnh vực: Nông nghiệp, lâm nghiệp, diêm nghiệp, thủy sản, thủy lợi phát triển nông thôn phạm vi nước; quản lý nhà nước dịch vụ công ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý Bộ b, Nhiệm vụ quyền hạn Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn thực nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng năm 2012 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ, quan ngang Bộ nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau: Trình Chính phủ dự án luật, dự thảo nghị Quốc hội; dự án pháp lệnh, dự thảo nghị Ủy ban Thường vụ Quốc hội; dự thảo nghị định Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật hàng năm Bộ phê duyệt nghị quyết, chế, sách, dự án, đề án, văn quy phạm pháp luật khác thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ theo phân cơng Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ Trình Chính phủ chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn, năm năm, hàng năm dự án, cơng trình quan trọng quốc gia thuộc ngành, lĩnh vực Bộ quản lý Trình Thủ tướng Chính phủ dự thảo định, thị văn khác thuộc thẩm quyền ban hành Thủ tướng Chính phủ Phê duyệt chiến lược, quy hoạch, chương trình phát triển ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý Bộ theo phân cấp ủy quyền Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ Ban hành thông tư, định, thị, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, quy trình, quy phạm, định mức kinh tế - kỹ thuật; tổ chức xây dựng tiêu chuẩn quốc gia quản lý ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ theo quy định pháp luật; hướng dẫn, kiểm tra việc thực văn Cơng bố, đạo, hướng dẫn, kiểm tra, tra, đánh giá, tổng hợp báo cáo chịu trách nhiệm thực chế, sách, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phê duyệt thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ; tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ Kiểm tra văn quy phạm pháp luật Bộ, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương ban hành có liên quan đến ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ; phát quy định quan ban hành có dấu hiệu trái với văn quy phạm pháp luật thuộc ngành, lĩnh vực Bộ quản lý xử lý theo quy định pháp luật Về quản lý đầu tư, xây dựng: Thực nhiệm vụ quản lý nhà nước; hướng dẫn, kiểm tra, tra, giám sát, đánh giá; tổ chức thực giám sát, đánh giá tổng thể Về nông nghiệp (trồng trọt, chăn nuôi): Chỉ đạo xây dựng, kiểm tra thực quy hoạch phát triển; thực sử dụng ngân sách; đạo thực cấu trồng, vật nuôi; kỹ thuật gieo trồng, chăn nuôi, thu hoạch, bảo quản tổng kết, nhiệm vụ quản lý nhà nước đánh giá thực kế hoạch sản xuất trồng trọt, chăn nuôi hàng năm Tiểu kết Là quan Bộ, có vai trò quan trọng công tác quản lý nhà nước nước ta Hơn nữa, Bộ Nông nghiệp phát triển nông thôn lớn gồm vấn đề liên quan đến nông nghiệp nên vấn đề cần giải quyết, cơng việc lớn Hằng ngày có hàng trăm văn ban hành Chính việc quản lý, bảo quản, khai thác sử dụng văn đòi hỏi cao Để phục vụ cho cơng tác đòi hỏi cơng tác quản lý công tác văn thư- lưu trữ Bộ Nông nghiệp phát triển nông thôn phải hợp lý, khoa học, đáp đứng yêu cầu trình làm việc, giải văn trình đưa văn vào lưu trữ Và để quản lý cơng tác tốt khơng thể thiếu lãnh đạo văn phòng- Chánh Văn phòng Bộ Nơng nghiệp phát triển nơng thơn 10 chính) kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hành,hoàn chỉnh nộp lưu hồ sơ văn vào lưu trữ hành - Đối với việc quản lý sử dụng dấu:bảo đảm bảo quản an toàn dấu quan (bao gồm dấu quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội, dấu văn phòng, dấu chức danh), trực tiếp đóng dấu vào văn văn bản, giấy tờ khác quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội -Bảo quản, quản lý, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu tr:có trách nhiệm xếp, bảo quản tài liệu lưu trữ kho lưu trữ khoa học, hợp lý, hướng dẫn khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, vệ sinh kho lưu trữ, báo cáo thường xuyên tình trạng kho,tổ chức chỉnh lý, báo cáo thời hạn bảo quản tài liệu hết giá trị 2.2.1.2 Về kỹ Là người đứng đầu Bộ Nông nghiệp phát triển nông thôn chịu trách nhiệm công tác quản lý công tác văn thư- lưu trữ, đòi hỏi lãnh đạo văn phòng phải có kỹ quản lý cơng việc: - Cụ thể kỹ quản lý tốt lĩnh vực công tác văn thư- lưu trữ - Kỹ quản lý tốt quỹ thời gian -Xây dựng quy chế, kế hoạc, báo cáo -Kỹ giao tiếp tốt -Kỹ kiềm chê tốt thân Ngồi cần kỹ giao tiếp ngoại ngữ, thuyết trình 2.2.1.3 Về thái độ, tinh thần trách nhiệm Thái độ, tinh thần trách nhiệm làm việc quan trọng Là người đứng đầu Bộ Nông nghiệp phát triển nông thôn chịu trách nhiệm công tác quản lý công tác văn thư- lưu trữ, đòi hỏi lãnh đạo văn phòng phải có thái độ tốt, tinh thần trách nhiệm cao làm việc Lãnh đạo văn phòng phải chịu trách nhiệm trực tiếp với lãnh đạo quan lĩnh vực cơng tác văn thư quản lý xảy vấn đề Trong làm việc thái độ quan trọng khơng kỹ chun mơn, nghiệp vụ Chính thế, người lãnh đạo văn phòng phải ngày bổ sung thêm kỹ năng, phát triển kỹ cách tối 16 đa 2.2.2 Tuyển chọn * Xác định nguồn nhân lực Để xác cho công tác tuyển chọn, xếp nguồn nhân lực cách phù hợp có hiệu quả, người lãnh đạo văn phòng phải xem xét lại tình thình thực công việc, tiến độ, chất lượng sao, hiệu hay chưa Trong trường hợp công việc nhiều số vấn đề sức khỏe, vấn đề sinh nở Bộ Nơng nghiệp phát triển nơng thơn tiến hành tuyển chọn người làm hợp đồng thời gian hợp lý công việc suôn se, trôi chảy Trong Phòng Văn thư- lưu trữ chia thành hai phòng nhỏ vị trí xếp quan Tuy nhiên hai phòng bố trí gần nên hai phòng gặp phải vấn đề cơng việc chủ động giúp đỡ cho cơng việc hồn thành nhanh chóng *Báo cáo lãnh đạo Từ việc lấy ý kiến đề xuất từ Trưởng phòng Văn thư-lưu trữ, sau đề xuất lên lãnh đạo Bộ Nông nghiệp phát triển nông thôn để lãnh đạo xem xét giải Nếu xét thấy u cầu hợp lý với cơng việc phù hợp với thực tế quan đơn vị lãnh đạo thơng báo tuyển dụng để có nhu cầu ứng tuyển *Tiến hành tuyển chọn Lãnh đạo văn phòng cơng tác tuyển chọn cán văn thư- lưu trữ Bộ Nông nghiệp phát triển nông thôn quan trọng người chịu trách nhiệm cao lĩnh vực công tác quản lý nên tuyển dụng lãnh đạo văn phòng giám sát việc tuyển chọn, nhận báo cáo từ Trưởng phòng Cơng tác văn thư- lưu trữ.Lãnh đạo văn phòng người chịu trách nhiệm việc phân bổ nhân lực tuyển dụng Tuy nhiên giao trách nhiệm cho phận cần nhân 2.3 Trách nhiệm tổ chức xây dựng văn quan văn thư-lưu trữ 17 Lãnh đạo văn phòng cơng tác phải chịu trách nhiệm tổ chức xây dựng văn quan văn thư- lưu trữ Một số loại văn mà lãnh đạo văn phòng-Chánh văn phòng tổ chức thực việc tiến hành xây dưng là: -Quy chế công tác văn thư cán văn thư- lưu trữ Bộ Nông nghiệp phát triển nông thơn -Quy định phòng, cơng việc cơng tác văn thư-lưu trữ Để xây dựng quy chế cơng tác văn thư- lưu trữ cho tồn quan, đơn vị đòi hỏi qua quy trình chặt chẽ, quan nhiều bước thẩm định, xét duyệt cấp Quy trình xây dựng văn bản: Thu thập thông tin, lấy ý kiến dự thảo Tiến hành dự thảo Khơng duyệt Trình lãnh đạo xem xét, duyệt Duyệt Thông qua ban hành 2.4 Trách nhiệm tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá VT-LT 2.4.1 Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ Lãnh đạo văn phòng Bộ Nơng nghiệp phát triển nơng thơn có trách nhiệm chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá công tác văn thư18 lưu trữ Các nghiệp vụ Bộ Nông nghiệp phát triển nông thôn thực theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) phải trực tiếp làm cơng việc sau: - Xem xét tồn văn đến để phân phối cho đơn vị, cá nhân báo cáo Thủ trưởng quan công việc quan trọng - Ký thừa lệnh thủ trưởng quan số văn Thủ trưởng giao ký văn Văn phòng trực tiếp ban hành - Tham gia xây dựng văn theo cầu Thủ trưởng quan - Xem xét mặt thủ tục, thể thức tất văn trước ký gởi - Tổ chức việc đánh máy văn - Trong điều kiện cụ thể, thủ trưởng giao làm số việc thuộc nhiệm vụ văn thư chuyên trách - Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) giao cho cấp phó cấp thực số nhiệm vụ cụ thể phạm vi quyền hạnh 2.4.2 Kiểm tra, đánh gía * Mục đích -Thơng qua kiểm tra để tăng cường công tác quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ; nắm bắt thực trạng việc tổ chức thực công tác văn thư lưu trữ Bộ Nông nghiệp phát triển nông thôn -Kịp thời phát hiện, tháo gỡ tồn tại, hạn chế công tác văn thư, lưu trữ đồng thời phát điển hình làm tốt để phát huy thời gian tới -Rút kinh nghiệm nhằm tiếp tục tổ chức thực tốt công tác văn thư lưu trữ ngày thiết thực, hiệu 19 *Yêu cầu -Kiểm tra, đánh giá, nắm bắt thực trạng, đảm bảo khách quan, tránh hình thức; Trong q trình kiểm tra có đánh giá tình hình thực cơng tác văn thư lưu trữ, sau kiểm tra báo cáo tổng hợp tình hình chung đơn vị -Yêu cầu kiểm tra, đánh giá tất mặt hoạt động công tác văn thư, lưu trữ (bao gồm lĩnh vực quản lý nhà nước nghiệp vụ văn thư lưu trữ) -Đánh giá, xếp loại thi đua công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị *Nội dung Nội dung kiểm tra, tự kiểm tra tập trung vào nội dung sau: a) Cơng tác quản lý, điều hành; tổ chức; cán văn thư, lưu trữ; b) Ban hành văn quản lý văn thư, lưu trữ; c) Hoạt động nghiệp vụ văn thư; d) Chỉnh lý tài liệu tiêu huỷ tài liệu hết giá trị; đ) Kho tàng bảo quản tài liệu lưu trữ; e) Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu; g) Thực chế độ thông tin, báo cáo đột xuất theo yêu cầu chế độ báo cáo định kỳ Tiểu kết Qua chương sâu vào trách nhiệm lãnh đạo văn phòng cơng tác văn thư-lưu trữ Chúng ta thấy rõ trách nhiệm quan trọng lãnh đạo văn phòng Bộ Nơng nghiệp phát triển nơng thơn hay 20 quan hành Nhà nước, tổ chức lĩnh vực văn thư-lưu trữ Từ việc tổ chức thiết lập phận văn thư, tuyển chọn cán văn thư, tổ chức xây dựng cac văn Bộ Nông nghiệp phát triển nông thôn văn thưlưu trữ tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh văn thư-lưu trữ Chính vậy, việc nâng cao tinh thần làm việc, nâng cao trách nhiệm trau dồi kỹ cần thiết để quản lý tốt công tác văn thư-lưu trữ 21 CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC VT-LT 3.1 Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Ưu điểm Văn phòng Bộ Nơng nghiệp phát triển nông thôn Bộ lớn,đa ngành nghề, quản lý nhiều lĩnh vực thuộc ngành nông, lâm, ngư nghiệp Vì vậy, với khối lượng lớn cơng việc, hàng ngàn văn đến năm, hàng trăm họp lớn nhỏ, công tác văn thư lưu trữ cần phải tổ chức khoa học, hiệu Sau khảo sát công tác quản lý công tác văn thư-lưu trữ lãnh đạo văn phòng, nhận thấy có ưu điểm sau: Thứ nhất, Cơng tác tổ chức, quản lý chặt chẽ khâu trình quản lý văn đến Bộ Các đơn vị phân công lãnh đạo phụ trách, đảm bảo tính trách nhiệm cao Vì vậy, cơng tác văn thư,lãnh đạo văn phòng vừa bảo đảm tính tập trung, mà có phân cấp hợp lý quản lý nhân lực văn bản, giấy tờ văn đến, quản lý đầy đủ Văn phòng Bộ, bảo đảm hợp lý đến đơn vị liên quan, sau giải xong tập trung mối Văn thư -Lưu trữ Thứ hai, công tác công văn,giấy tờ lãnh đạo quan tâm Lãnh đạo Bộ lãnh đạo Văn phòng ban hành quyd dịnh công tác công văn, giấy tờ nhằm đưa công tác vào nề nếp.Bộ ban hành 17 văn gồm nhiều loại hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ Song song vơi việc phát hành, Bộ thường xuyên tổ chức, đôn đốc, kiểm tra việc thực đơn vị Thứ ba, lãnh đạo văn phòng tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, công chức đơn vị để nâng cao hiệu làm việc đơn vị Văn phòng đầu tư trang thiết vị văn phòng đại phục vụ công tác văn thư cho Bộ Hầu hết tất đơn vị thuộc Văn phòng Bộ đầu tư nhằm hỗ trợ đắc lực cho nhiệm vụ ngày ( văn thư, lưu trữ, y tế, bảo vệ) Thứ tư, lãnh đạo văn phòng Bộ Nơng nghiệp phát triển nông thôn 22 thực tốt nội dung cải cách hành Đối với việc cải cách hành chính, Bộ xây dựng quy chế làm việc riêng Bộ, quy định lề lối làm việc, xây dựng văn quy phạm pháp luật Bộ, tổ chức lớp tập huấn, kỹ soạn thảo văn việc tổ chức hội thảo trao đổi kinh nghiệm cơng tác văn phòng, từ nâng cáo hiệu công tác văn thư Thứ năm, lãnh đạo văn phòng Bộ Nơng nghiệp phát triển nông thôn tổ chức tốt công tác công nghệ thông tin Công nghệ thông tin ứng dụng cách nhanh chóng, hiệu quả, có cơng tác văn thư, lưu trữ Tính đến nay, mạng tin học Bộ nối tất đơn vị thuộc Bộ cấu Bộ, bảo đảm thông suốt với nhau, tạo thuận lợi tỏng giải công việc Nhiều phần mềm ứng dụng công tác văn thư( Phần mềm quản lý văn đi, phần mềm quản lý văn đến, quản lý cán bộ, công chức ) Thứ sáu, lãnh đạo văn phòng tổ chức xếp, bảo quản tài liệu lưu trữ cách khoa học, hợp lý nhằm phục vụ mục đích nghiên cứu lâu dài mục đích khai thác sử dụng nghiên cứu Bộ Nông nghiệp phát triển nông thôn Những ưu điểm mà lãnh đạo văn phòng Bộ Nơng nghiệp phát triển nông thôn đạt cần giữ phát huy nữa, cập nhật liên tục tiến khoa học, tin học nhằm phục vụ tốt công tác văn thư 3.1.2 Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm đạt được, lãnh đạo văn phòng Bộ Nơng nghiệp phát triển nơng thơn số hạn chế cần khắc phục: Thứ nhất, công tác tổ chức nhân quan tâm lãnh đạo thực tế cho thấy cán chuyên trách chuyên môn chưa đáp ứng nhu cầu ngày cao công việc Thứ hai, lãnh đạo văn phòng nghiêm túc vấn đề kiểm tra văn trước phát hành, nhiên có số văn chưa thống số ký hiệu Thứ ba, giai đoạn nộp, lưu hồ sơ thực quy trình mang tính đối phó, chất lượng chưa cao Các hồ sơ lập sơ bộ, số 23 đơn vị chưa đầy đủ, gây khó khăn công tác lưu trữ Thứ tư, công tác phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ chưa nhanh chóng hiệu chưa cao 3.1.3 Nguyên nhân Có ưu điểm đồng thời tồn số nhược điểm lãnh đạo văn phòng cơng tác văn thư-lưu trữ Bộ Nông nghiệp phát triển nơng thơn Có số ngun nhân dẫn đến tình trạng là: Thứ nhất, cơng tác quản lý cán bộ, cơng chức, viên chức có lúc làm việc chưa thật chuyên tâm, sơ sót, thiếu ý dẫn đến sai sót làm văn thư, lưu trữ tài liệu Thứ hai,văn quy định nộp lưu hồ sơ lãnh đạo văn phòng tổ chức phổ biến cho cán Phòng Văn thư-lưu trữ cán văn thư,lưu trữ thực chưa thật nghiêm túc số vấn đề bảo quản tài liệu thông thường Bộ Nông nghiệp phát triển nông thôn Thứ ba, lãnh đạo văn phòng cơng tác kiểm tra cơng tác văn thư, lưu trữ chưa thật chặt chẽ, kẽ hở cho luồn lách việc thực quy định chuyên môn, nghiệp vụ 3.2 Giải pháp 3.2.1 Về nhận thức Để khắc phục hạn chế, phát huy điểm tích cực lãnh đạo văn phòng Bộ Nơng nghiệp phát triển nơng thơn công tác văn thư, lưu trữ, xin đề số giải pháp sau: -Nâng cao nhận thức, ý nghĩa, tầm quan trọng lãnh đạo văn phòng cơng tác văn thư, lưu trữ tăng cường trách nhiệm ngành, cấp công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Trước mắt cần tập trung phổ biến số văn quan nhà nước có thẩm quyền ban hành công tác văn thư Nghị định 110/2004/NĐ-CP Chính phủ cơng tác văn thư; Thông tư 01/2011/TT-BNV Bộ Nội vụ; văn hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến việc lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan Cục Văn thư Lưu trư Nhà nước văn UBND tỉnh như: 24 Chỉ thị 02/2011/CT-UBND Quyết định 34/2012/QĐ-UBND -Lãnh đạo văn phòng cần tổ chức nhận xét, đánh giá trách nhiệm thực công tác văn thư, lưu trữ cán thực nghiệp vụ -Lãnh đạo văn phòng cần tự nâng cao ý thức, tinh thần trách nhiệm thân việc quản lý cơng tác văn thư, lưu trữ Đó yếu tố quan trọng việc nâng cao hiệu làm việc, chất lượng công việc quan 3.2.2 Về nghiệp vụ Ngoài việc nâng cao ý thức công tác quản lý công tác văn thư, lưu trữ Bộ Nông nghiệp phát triển nông thơn, lãnh đạo văn phòng cần tổ chức thực tốt công tác nghiệp vụ, chuyên môn: - Lãnh đạo văn phòng cần tiếp tục thực Cơng văn số 2864/UBNDNC việc hướng dẫn kiểm tra thành tích thi đua khen thưởng cơng tác văn thư, lưu trữ (2011 – 2013) Kết kiểm tra cần phải có kết luận, kiến nghị thơng báo cho đơn vị kiểm tra biết có hình thức khen thưởng - Kiện toàn tổ chức máy bố trí đủ biên chế làm cơng tác văn thư ngành, cấp phải phù hợp với nội dung cơng việc như: tiếp nhận, đăng ký, trình chuyển giao văn bản, xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu sử dụng lưu văn bản; bảo quản sử dụng dấu quan; soạn thảo, ban hành văn bản; lập hồ sơ công việc tổ chức giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cấp - Lãnh đạo văn phòng cần có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán làm cơng tác văn thư chun trách Các hình thức đào tạo quy, chức thơng qua lớp tập huấn Chi cục Văn thư – Lưu trữ tổ chức 3.2.3 Về sở vật chất, trang thiết bị - Tăng cường sở vật chất cho công tác văn thư, trang bị đủ bàn, ghế, tủ, máy tính, điện thoại, máy fax, máy photo coppy, giá kệ, hộp, cặp, bìa hồ sơ, kho lưu trữ… theo tiêu chuẩn ngành văn thư, lưu trữ - Tổ chức ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ 25 phần mềm quản lý văn đi, văn đến, quản lý văn lập hồ sơ môi trường mạng, mục lục hồ sơ điện tử nhằm tiết kiệm thời gian, công sức hạn chế khối lượng văn giấy ngày gia tăng ừng dụng công nghệ vào công tác văn thư để nâng cao suất chất lượng, hiệu công việc nâng cao khả hội nhập với Khu vực Duyên hải miền trung nước Tiểu kết Qua chương thấy lãnh đạo văn phòng có ưu điểm quản lý công tác văn thư-lưu trữ cần phát huy nhược điểm cần khắc phục Từ nguyên nhân tìm hiêu đề giải pháp cho công tác quản lý lãnh đạo văn phòng tốt 26 KẾT LUẬN Công tác văn thư - lưu trữ nghiệp vụ cần thiết, qua trọng cho hoạt động quản lý Nhà nước Nó giúp Văn phòng Bộ Nơng nghiệp phát triển nơng thơn giải nhanh chóng, xác kịp thời tránh sai sót xẩy Đặc biệt tình hình đất nước trước yêu cầu xây dựng tiến hơn, đại Cùng với trách nhiệm to lớn quan trọng lãnh đạo văn phòng Làm tốt nghiệp vụ quản lý công tác văn thư-lưu trữ, lãnh đạo văn phòng giúp Bộ trưởng, Thứ trưởng phận chun mơm có liên quan thực theo dõi tồn chương trình kế hoạch tình hình thực chủ trương đường lối Đảng Nhà nước Qua báo cáo kịp thời, xác thơng tin cần thiết để phục vụ công tác quản lý quan Nếu quan có lãnh đạo văn phòng làm việc có hiệu mang lại lợi ích lâu dài cho khơng quan mà quan, tổ chức khác việc nghiên cứu, sử dụng tài liệu văn thư, lưu trữ cách có hiệu quả, phục vụ nhu cầu hiểu biết xã hội 27 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO http://www.mard.gov.vn/ 2.Nghị định số: 01/2008/NĐ-CP 3.Nghị định Số: 199/2013/NĐ-CP 4.Thông tư Số: 01/2011/TT-BNV 5.Luật Lưu trữ 2011 6.Nghiep-vu-van-thu-luu-tru.html 28 PHỤ LỤC Phục lục 1: Sơ đồ cấu tổ chức Bộ Nông nghiệp phát triển nông thôn 29 Phụ lục 2: Một số hình ảnh cơng tác văn thư, lưu trữ 30 ... tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ -Nhiệm vụ: trách nhiệm lãnh đạo văn phòng trong: +Trách nhiệm tổ chức thiết lập phận văn thư +Trách nhiệm tuyển chọn cán văn thư -lưu trữ +Trách nhiệm. .. 2: TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 2.1 Trách nhiệm tổ chức thiết lập phận văn thư 2.1.1 Xây dựng cấu phận VT-LT Công tác văn thư -lưu. .. PHỊNG TRONG CƠNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CƠNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA