Trách nhiệm của văn phòng trong việc xây dựng, giữ gìn và phát triển hình ảnh của doanh nghiệp. Đánh giá thực trạng văn hóa doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay và đề xuất giải pháp nâng cao văn hóa doanh nghiệp

2. Lịch sử nghiên cứu Đề tài: Trách nhiệm của văn phòng trong việc xây dựng, giữ gìn và phát triển hình ảnh của doanh nghiệp. Đánh giá thực trạng văn hóa doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay và đề xuất giải pháp nâng cao văn hóa doanh nghiệp thu hút rất nhiều nhà nghiên cứu. Một số công trình nghiên cứu như: Giáo trình Quản trị doanh nghiệp, trường Đại học kinh tế quốc dân, nhà xuất bản Thống kê; Giáo trình Quản trị hành chính văn phòng TS. Nguyễn Thị Ngọc An; Giáo trình Quản trị văn phòng Lê Văn In, Nghiêm kỳ Hồng, Nuyễn Văn Báu, trường Đại học khoa học xã hội và nhân văn; Luật Doanh nghiệp; Và một số bài báo liến quan đến văn hóa doanh nghiệp hiện nay. 3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứ đề tài Đối tượng nghiên cứu: Trách nhiệm của văn phòng trong việc xây dựng, giữ gìn và phát triển hình ảnh của doanh nghiệp. Đánh giá thực trạng văn hóa doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay và đề xuất giải pháp nâng cao văn hóa doanh nghiệp thu hút rất nhiều nhà nghiên cứu. Phạm vi nghiên cứu: Văn phòng các doanh nghiệp ở Việt Nam 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu Trách nhiệm của văn phòng trong việc xây dựng, giữ gìn và phát triển hình ảnh doanh nghiệp; Tìm hiểu sâu hơn về văn hóa doanh nghiệp, trên cơ sở đó hệ thống hóa các cơ sở lý luận; Tìm hiểu thực trạng văn hóa doanh nghiệp của Việt Nam hiện nay; Đưa ra giải pháp nâng cao văn hóa doanh nghiệp. 5. Phương pháp nghiên cứu Trong đề tài này em đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu như: Phương pháp duy vật lịch sử; Phương pháp duy vật biện chứng; Phương pháp điều tra, thống kê; Phương pháp phân tích. 6. Giả thuyết khoa học Đề tài này áp dụng cho các doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay. Doanh nghiệp xây dựng, phát triển được hình ảnh doanh nghiệp và văn hóa doanh nghiệp tốt thì sẽ thu hút được nhân tài và các đối tác, khách hàng. 7. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài Đề tài sau khi hoàn thành đã góp phần: Nâng cao hiểu biết của nhân viên trong việc xây dựng hình ảnh, văn hóa của doanh nghiệp; Nêu ra một số thực trạng của văn hóa doanh nghiệp hiện nay ở Việt Nam; Các giải pháp được đề xuất trong đề tài có thể giải quyết các vấn đề còn tồn đọng; Là tư liệu tham khảo hữu ích cho mọi người. 8. Cấu trúc của đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận đề tài gồm 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về doanh nghiệp Chương 2: Trách nhiệm của văn phòng trong việc xây dựng, giữ gìn và phát triển hình ảnh doanh nghiệp; thực trạng văn hóa doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay Chương 3: Giải pháp để nâng cao văn hóa doanh nghiệp

1 Lý do chọn đề tài

Hiện nay, xu thế toàn cầu hoá nền kinh tế thế giới đang diễn ra với tốc độ ngày càng cao

đã đêm đến cho các doanh nghiệp Việt Nam những thời cơ mới, đồng thời nhiêù thách thức mới nảy sinh mà các doanh nghiệp phải đối mặt Trước bối cảnh đó, các doanh nghiệp Việt Nam phải chuẩn bị những hành trang cần thiết để hoà nhập cùng sự phát triểnchung của nền kinh tế thế giới Sự phát triển đó đòi hỏi ngày càng lớn về công nghệ kỹ thuật, về dòng vốn khổng lồ cũng như việc quản lý chất lượng theo chuẩn mực quốc tế Một yếu tố vô cùng quan trọng góp phần bảo đảm sự thành công trong quản lý và giúp cho các doanh nghiệp tiếp cận được thương trường quốc tế phải kể đến đó là văn hoá doanh nghiệp

Sức mạnh tổng hợp của một doanh nghiệp chỉ được tạo nên khi mọi cá nhân nhận thức được đầy đủ giá trị văn hoá của đơn vị mình Đó là yếu tố quyết định đêm lại thành bại của mỗi doanh nghiệp trong thương trường cạnh tranh khốc liệt ngày nay Người xưa

có câu “biết người, biết ta, trăm trận, trăm thắng” Vận vào thời kinh tế thị trường, câu phương ngôn này có ý nghĩa rất quyết định đối với các nhà lãnh đạo doanh nghiệp Đặc biệt là Việt Nam, ngoài các doanh nghiệp lớn như Tổng công ty Bưu chính viễn thông, điện lực, dầu khí… là hoạt động có quy mô và tích luỹ được bề dày về văn hoá, có thể đương đầu với những thách thức trong quá trình hội nhập Các doanh nghiệp thuộc loại hình vừa và nhỏ cũng đã và đang chú ý tới việc hình thành giá trị văn hoá riêng nhằm phát huy mọi khả năng của chính mình Một yếu tố có thể tạo nên khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp là gắn kết mọi thành viên thành một khối thống nhất, tạo nên khả năng cạnh tranh tập thể Không ai có thể nghĩ rằng những hãng kinh doanh nổi tiếng trên thế giới như: Gerneral, IBM, Sear, Kodak, Digital Electronics chỉ trong thời gian ngắn đã đánh mất đi vị trí số một của mình Còn nhiều công ty, tập đoàn như Toyota, Nissan, Masishuta, LG lại thành công vang dội trong và ngoài nước với sự cạnh tranh đáng gờm

đã làm thức tỉnh nhiều công ty lớn trên thế giới Lý do thật đơn giản mà cũng khó nhận biết đó là: có được nhận thức về văn hoá và tiến hành cuộc cách mạng văn hoá trong doanh nghiệp Bên canh đó, để xây dựng gìn gìn được hình ảnh doanh nghiệp cũng như văn hóa doanh nghiệp thì không thể không nhắc đến bộ phận văn phòng trong doanh nghiệp- văn phòng có thể coi là lực lượng nòng cốt để đưa doanh nghiệp phát triển Xuất phát từ thực trạng các doanh nghiệp ở Việt Nam và bài học rút ra từ một số doanh nghiệp

lớn nước ngoài, cùng với những yêu cầu bức xúc của nhiều người đã và đang làm việc trong các loại hình doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam và qua quá trình học môn Quản trị văn phòng doanh nghiệp tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội, em xin trình bày đề tài: “ Trách nhiệm của văn phòng trong việc xây dựng, giữ gìn và phát triển hình ảnh của doanh nghiệp Đánh giá thực trạng văn hóa doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay và đề xuấtgiải pháp nâng cao văn hóa doanh nghiệp”.

2 Lịch sử nghiên cứu

Đề tài: Trách nhiệm của văn phòng trong việc xây dựng, giữ gìn và phát triển hình ảnh của doanh nghiệp Đánh giá thực trạng văn hóa doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay và đề xuất giải pháp nâng cao văn hóa doanh nghiệp thu hút rất nhiều nhà nghiên cứu Một số công trình nghiên cứu như:

- Giáo trình Quản trị doanh nghiệp, trường Đại học kinh tế quốc dân, nhà xuất bản Thống kê;

- Giáo trình Quản trị hành chính văn phòng - TS Nguyễn Thị Ngọc An;

- Giáo trình Quản trị văn phòng- Lê Văn In, Nghiêm kỳ Hồng, Nuyễn Văn Báu, trường Đại học khoa học xã hội và nhân văn;

- Luật Doanh nghiệp;

- Và một số bài báo liến quan đến văn hóa doanh nghiệp hiện nay

3 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứ đề tài

- Đối tượng nghiên cứu: Trách nhiệm của văn phòng trong việc xây dựng, giữ gìn và pháttriển hình ảnh của doanh nghiệp Đánh giá thực trạng văn hóa doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay và đề xuất giải pháp nâng cao văn hóa doanh nghiệp thu hút rất nhiều nhà nghiên cứu

- Phạm vi nghiên cứu: Văn phòng các doanh nghiệp ở Việt Nam

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

- Trách nhiệm của văn phòng trong việc xây dựng, giữ gìn và phát triển hình ảnh doanh nghiệp;

- Tìm hiểu sâu hơn về văn hóa doanh nghiệp, trên cơ sở đó hệ thống hóa các cơ sở lý luận;

- Tìm hiểu thực trạng văn hóa doanh nghiệp của Việt Nam hiện nay;

- Đưa ra giải pháp nâng cao văn hóa doanh nghiệp

5 Phương pháp nghiên cứu

Trong đề tài này em đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu như:

- Phương pháp duy vật lịch sử;

- Phương pháp duy vật biện chứng;

- Phương pháp điều tra, thống kê;

- Phương pháp phân tích

6 Giả thuyết khoa học

- Đề tài này áp dụng cho các doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay

- Doanh nghiệp xây dựng, phát triển được hình ảnh doanh nghiệp và văn hóa doanh nghiệp tốt thì sẽ thu hút được nhân tài và các đối tác, khách hàng

7 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài

Đề tài sau khi hoàn thành đã góp phần:

- Nâng cao hiểu biết của nhân viên trong việc xây dựng hình ảnh, văn hóa của doanh nghiệp;

- Nêu ra một số thực trạng của văn hóa doanh nghiệp hiện nay ở Việt Nam;

- Các giải pháp được đề xuất trong đề tài có thể giải quyết các vấn đề còn tồn đọng;

- Là tư liệu tham khảo hữu ích cho mọi người

8 Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận đề tài gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về doanh nghiệp

Chương 2: Trách nhiệm của văn phòng trong việc xây dựng, giữ gìn và phát triển hình ảnh doanh nghiệp; thực trạng văn hóa doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay

Chương 3: Giải pháp để nâng cao văn hóa doanh nghiệp

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ DOANH NGHIỆP

1.1 Doanh nghiệp

1.1.1 Khái niệm doanh nghiệp

Theo Luật Doanh nghiệp năm 2014: “ Doanh nghiệp là tổ chức có tên riêng, có tài sản, cótrụ sở giao dịch, được đăng ký thành lập theo quy định của pháp luật nhằm mục đích kinhdoanh”

Quan điểm nhà tổ chức: Doanh nghiệp là một tổng thể các phương tiện, máy móc, thiết bị

và con người được tổ chức lại nhằm đạt một mục đích

Có thể hiểu: Doanh nghiệp là một đơn vị sản xuất kinh doanh được tổ chức nhằm tạo ra sản phẩm và dịch vụ đáp ứng nhu cầu tiêu dung trên thị trường, thông qua đó nhằm tối đahóa lợi nhuận trên cơ sở tôn trọng luật pháp của nhà nước và quyền lợi chính đáng của người tiêu dùng

1.1.2 Các loại hình doanh nghiệp hiện nay

- Doanh nghiệp nhà nước

- Doanh nghiệp tư nhân

Hình ảnh doanh nghiệp (corporate image) là việc bên ngoài nhìn nhận công ty như thế nào, là tất cả những sự liên tưởng khi khách hàng nghĩ đến doanh nghiệp.

Một lãnh đạo doanh nghiệp có hình ảnh tốt sẽ tạo nên cảm tình hoặc gợi nên một liên tưởng nào đó về doanh nghiệp đó Cảm tình có thể giúp công việc kinh doanh tốt hơn, ác cảm đương nhiên sẽ làm sụt giảm doanh số hoặc về mặt nhân sự thì khó thu hút được nhân tài

1.1.4 Văn hóa doanh nghiệp

- Văn hóa

Khái niệm văn hóa:

Theo nghĩa gốc của từ Văn hóa:

Ở phương Tây, văn hóa - culture (trong tiếng Anh, tiếng Pháp) hay kultur

(tiếng Đức) đều xuất phát từ chữ Latinh - cultus có nghĩa là khai hoang, trồng

trọt, trông nom cây lương thực Sau đó từ cultus được mở rộng nghĩa, dùng trong

lĩnh vực xã hội chỉ sự vun trồng, giáo dục, đào tạo và phát triển mọi khả năng của

con người

Ở phương Đông, trong tiếng Hán cổ, từ văn hóa bao gồm hàm ý nghĩa "văn" là

vẻ đẹp của nhân tính, cái đẹp của tri thức, trí tuệ con người có thể đạt được bằng sự tudưỡng của bản thân và cách thức cai trị đúng đắn của nhà cầm quyền Còn chữ "hóa"

là đem cái văn (cái đẹp, cái tốt, cái đúng) để cảm hóa, giáo dục và hiện thực hóa trongthực tiễn, đời sống Vậy, văn hóa chính là nhân hóa hay nhân văn hóa

Như vậy, văn hóa trong từ nguyên của cả phương Đông và phương Tây đều có

một nghĩa chung căn bản là sự giáo hóa, vun trồng nhân cách con người (bao gồm cánhân, cộng đồng và xã hội loài người), cũng có nghĩa làm cho con người và cuộc

sống trở nên tốt đẹp hơn

Căn cứ vào phạm vi nghiên cứu:

+ Theo phạm vi nghiên cứu rộng, văn hóa là tổng thể nói chung những giá trị

vật chất và tinh thần do con người sáng tạo ra trong quá trình lịch sử

Theo UNESCO: "Văn hóa là một phức thể, tổng thể các đặc trưng, diện mạo về

tinh thần, vật chất, tri thức, linh cảm khắc họa nên bản sắc của một cộng đồng giađình, xóm làng, quốc gia, xã hội Văn hóa không chỉ bao gồm nghệ thuật, văn

chương mà cả những lối sống, những quyền cơ bản của con người, những hệ giá trị,

những truyền thống, tín ngưỡng "

Theo Hồ Chí Minh: "Vì lẽ sinh tồn cũng như vì mục đích cuộc sống, loài người

mới sáng tạo và phát minh ra ngôn ngữ, chữ viết, đạo đức, pháp luật, khoa học, tôn

giáo, văn học nghệ thuật, những công cụ cho sinh hoạt hàng ngày về mặc, ăn, ở và

các phương tiện, phương thức sử dụng toàn bộ những sáng tạo và phát minh đó tức làvăn hóa Văn hóa là sự tổng hợp của mọi phương thức sinh hoạt cùng với biểu hiệncủa nó mà loài người đã sản sinh ra nhằm thích ứng những nhu cấu đời sống, và đòihỏi của sự sinh tồn"

+ Theo nghĩa hẹp, văn hóa là những hoạt động và giá trị tinh thần của con

người Trong phạm vi này, văn hóa khoa học (toán học, vật lý học, hóa học ) và

văn hóa nghệ thuật ( văn học, điện ảnh ) được coi là hai phân hệ chính của hệ

thống văn hóa

+ Theo nghĩa hẹp hơn nữa, văn hóa được coi như một ngành - ngành văn

hóa - nghệ thuật để phân biệt với các ngành kinh tế kỹ thuật khác

Trong Luận văn, chúng tôi sử dụng văn hóa theo nghĩa rộng - quan điểm về

văn hóa của Hồ Chí Minh - khi nghiên cứu về VHDN

Căn cứ theo hình thức biểu hiện:

Văn hóa được phân loại thành văn hóa vật chất và văn hóa tinh thần, hay nói

đúng hơn, theo cách phân loại này văn hóa bao gồm văn hóa vật thể (tangible) và vănhóa phi vật thể (intangible)

Tựu trung lại có thể khái niệm: "Văn hóa là toàn bộ những giá trị vật chất và

tinh thần mà loài người tạo ra trong quá trình lịch sử"

- Văn hoá doanh nghiệp

Khái niệm văn hoá doanh nghiệp

Có rất nhiều định nghĩa xung quanh khái niệm này Mỗi nền văn hóa khác nhau có cácđịnh nghĩa khác nhau Mỗi doanh nghiệp lại có một cách nhìn khác nhau về VHDN Hiện

có trên 300 định nghĩa khác nhau về VHDN Có một vài cách định nghĩa VHDN như sau: “Phẩm chất riêng biệt của tổ chức được nhận thức phân biệt nó với các tổ chức kháctrong lĩnh vực” (Gold, K.A.)

“Văn hóa thể hiện tổng hợp các giá trị và cách hành xử phụ thuộc lẫn nhau phổ biến trongdoanh nghiệp và có xu hướng tự lưu truyền, thường trong thời gian dài” (Kotter, J.P &Heskett, J.L.)

“Văn hóa doanh nghiệp là những niềm tin, thái độ và giá trị tồn tại phổ biến và tương đối

ổn định trong doanh nghiệp” (Williams, A., Dobson, P & Walters, M.)

nếu nói nôm na: Nếu doanh nghiệp là máy tính thì văn hóa doanh nghiệp là hệ điều hành.Nói một cách hình tượng thì: Văn hóa là cái còn thiếu khi ta có tất cả, là cái còn lại khi tất

cả đã mất

Tuy nhiên, mọi định nghĩa đều có nét chung coi VHDN là toàn bộ các giá trị văn hóađược xây dựng trong suốt quá trình tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, chi phối tìnhcảm, nếp suy nghĩ và hành vi của mọi thành viên của doanh nghiệp; tạo nên sự khác biệtgiữa các doanh nghiệp và được coi là truyền thống riêng của mỗi doanh nghiệp

Các cấp độ của một hệ thống văn hoá doanh nghiệp

Theo Edgar H Schien, cấu trúc của một hệ thống VHDN - văn hóa công ty có

thể chia làm ba mức độ (level) khác nhau

Cấp độ thứ nhất - Những quá trình và cấu trúc hữu hình của doanh nghiệp

Bao gồm tất cả những hiện tượng và sự vật mà một người có thể nhìn, nghe và

cảm nhận khi tiếp xúc với một tổ chức có nền văn hóa xa lạ như:

- Kiến trúc, cách bài trí, công nghệ, sản phẩm

- Cơ cấu tổ chức, các phòng ban của doanh nghiệp

- Các văn bản quy định nguyên tắc hoạt động của doanh nghiệp

- Lễ nghi và lễ hội hàng năm

- Các biểu tượng, logo, khẩu hiệu, tài liệu quảng cáo của doanh nghiệp

- Ngôn ngữ, cách ăn mặc, phương tiện đi lại, chức danh, cách biểu lộ cảm xúc, hành

vi ứng xử thường thấy của các thành viên và các nhóm làm việc trong doanh nghiệp

- Những câu chuyện và những huyền thoại về tổ chức

- Hình thức, mẫu mã của sản phẩm

- Thái độ và cung cách ứng xử của các thành viên doanh nghiệp

Cấp độ thứ hai: Những giá trị được tuyên bố (bao gồm các chiến lược,

mục tiêu, triết lý của doanh nghiệp)

Cấp độ thứ ba: Những quan niệm và tình cảm chung (những ý nghĩa

niềm tin, nhận thức, suy nghĩ và tình cảm có tính vô thức, mặc nhiên được công nhậntrong doanh nghiệp)

Vai trò của văn hóa doanh nghiệp

Văn hoá doanh nghiệp tạo ra sự thống nhất về ý chí hành động của tất cả các thành viên trong doanh nghiệp, nâng cao sức mạnh của doanh nghiệp Các thành viên trong doanh nghiệp là những cá thể có những nhân cách, cá tính khác nhau Mặt khác do có những nhu cầu và mong muốn khác nhau, họ hành động vì những động cơ khác nhau, nhằm vào những mục tiêu khác nhau Sự thống nhất trong suy nghĩ và hgành động chỉ có thể đạt được khi mọi người thừa nhận và tôn trọng những quan diểm và thang bậc giá trị chung Văn hoá doanh nghiệp hướng cho mọi thành viên trong doanh nghiệp mình hành động vì những mục tiêu chung, hành động một cách có hiệu quả mà nhà quản trị không cần phải ding quá nhiều đến các mệnh lệnh, chỉ thị

Văn hoá doanh nghiệp góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp Văn hoá doanh nghiệp là một yếu tố gốp phần tạo nên khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp, văn hoá doanh nghiệp biểu hiện thông qua những vấn đề sau đây:

- Tạo ra bầu không khí và tác phong làm việc tích cực Văn hoá doanh nghiệp là sự kết tinh của hệ thông giá trị của doanh nghiệp được đa số thành viên trong doanh nghiệp thừanhận và ủng hộ, vì vây nó là chất kết dính các thành viên trong doanh nghiệp lại với nhau ở nơi nào có được một văn hoá doanh gnhiệp tích cực và lành mạnh, coi trọng các giá trị tinh thần, ở nơi đó người ta cảm nhận thấy một bầu không khí làm việc thân thiện, chan hoà, tinh thần tương thân tương ái, giúp đỡ và học hỏi lẫn nhau Chính bầu không khí làm việc lành mạnh là tác nhân tạo ra sức mạnh công đồng, là “ thừa số chung” trong phép nhân các trí tuệ cá nhân thành trí tuệ tập thể Tác phong làm việc của đa số thành viên trong doanh nghiệp cũng mang nặng dấu ấn của văn hoá doanh nghiệp Sự khẩn trương năng động hay thái độ thờ ơ với công việc và kết quả chung không phải là biểu hiện của một số ít cá nhân, mà là sản phẩm được hình thành sau một thời gian dài bởi “ ý thức hệ” trong doanh gnhiệp Tác phong làm việc khẩn trương, công nghiệp sẽ là tiền đề quan trọng để tạo ra những sản phẩm hàng hoá cũng như dịch vụ khách hàng có chất

lượng cao, phù hợp với tập quán tiêu ding của các tầng lớp dân cư trong thời đại công nghiệp hoá.

- Nâng cao đạo đức kinh doanh Đạo đức kinh doanh là một phần quan trọng của văn hoákinh doanh, đồng thời cũng là một yéu tố của văn hoá doanh nghiệp Trong thời dại hiện nay, chất lượng và giá cả sản phẩm không còn là những “vũ khí đặc chủng” trong cạnh tranh nữa Khách hàng tìm đến và ở lại với doanh nghiệp nào biết tôn trọng họ, biết quý thời gian và tiền bạc cũng như sức khoẻ của họ như chính của mình

- Làm phong phú dịch vụ cho khách hàng Khách hàng bây giờ không chỉ quan tâm đến chất lượng và giá cả hàng hoá của doanh nghiệp, mà họ quan nhiều đén chất lượng và chiphí tiêu dùng sản phẩm hàng hoá đó Trong các doanh nghiệp có văn hoá doanh nghiệp sẽnâng cao bởi chất lượng các dịch vụ trong và sau bán hàng, và chính những dịch vụ đó góp phần làm cho khách hàng tiêu dùng mua nhiều sản phẩm của doanh nghiệp về sử dụng có hiệu quả hơn

- Mang lại hình ảnh của doanh nghiệp Hình ảnh của doanh nghiệp ngày nay chủ yếu được phản ánh thông qua hình ảnh sản phẩm Hình ảnh sản phẩm là hình ảnh thu nhỏ củadoanh nghiệp, nó chứa đựng tất cả những điều mà khách hàng muốn được biết, được thấy, được hiểu về sản phẩm, cách thức kinh doanh và chất lượng phục vụ của doanh nghiệp Thương hiệu vừa là sức mạnh hữu hình (vì nó có thể được đo bằng tiền-là tài sản

có giá trị lớn) vừa là sức mạnh vô hình (thể hiện ở khả năng lôI cuốn người tiêu dùng) của doanh nghiệp Hình ảnh được coi là một yếu tố hình thành nên văn hoá doanh nghiệp,bởi vì nó không chỉ phản ánh chất lượng sản phẩm, mà còn phản ánh triết lý kinh doanh, quan điểm phục vụ người tiêu dùng Chẳng hạn, Bitis “nâng niu bàn chân Việt”, Cà phê Trung Nguyên “khởi nguồn sáng tạo”

Từ những phân tích trên đây cho thấy khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp được tạo ra từ nhiều yếu tố khác nhau, nhưng đóng vai trò quan trọng nhất vẫn là văn hoá doanh nghiệp Vì vậy, xây dựng và phát huy văn hoá doanh nghiệp là một vấn đề thiết yếu và có tính chất lâu dài của bất kỳ doanh nghiệp muốn thành công trên thương trường

1.2 Văn phòng

1.2.1 Khái niệm

Trong tiếng Anh, khi được sử dụng như một tính từ, thuật ngữ "văn phòng" có thể chỉ các hoạt động liên quan đến việc kinh doanh, với nhiều từ liên quan như văn phòng phẩm, cửa hàng văn phòng phẩm (Quầy văn phòng phẩm) Về mặt pháp lý, văn phòng có thể là tên giao dịch của một tổ chức có tư cách pháp nhân như các văn phòng luật sư, văn phòng công chứng hoặc là một bộ phận củacông ty, doanh nghiệp không có chức năng kinh doanh như văn phòng đại diện, văn phòng thương mại, trung tâm xúc tiến thương mại Khái niệm văn phòngVăn phòng được hiểu theo nhiều nghĩa dưới những góc độ tiếp cận khác nhau:

- Văn phòng là một phòng làm việc cụ thể của lãnh đạo

- Văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị là địa điểm mà cán

bộ, công chức hằng ngày đến đó để thực thi công vụ

- Văn phòng là bộ máy điều hành, tổng hợp của cơ quan , đơn vị

Như vậy, văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức là bộ máy điều hành, tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý thong tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động mỗi cơ quan, tổ chức được thông suốt và hiệu quả

1.2.2 Chức năng của văn phòng

Văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện công tác quản lý thông qua các chức năng tham mưu tổng hợp, hậu cần và các chức năng này vừa độc lập vừa

hỗ trợ, bổ sung cho nhau nhằm tạo ra sự cần thiết khách quan cho sự tồn tại, duy trì và phát triển công tác văn phòng trên cơ sở các hoạt động nghiệp vụ của nó.1.2.3 Vai trò của văn phòng

- Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý, điều hành cuả cơ quan, tổ chức

- Văn phòng là nơi tiếp nhận tất cae các mối quan hệ, đặc biệt là quan hệ đối ngoại của cơ quan

- Văn phòng là bộ máy làm việc của các nhà lãnh đạo

- Văn phòng là trung tâm khâu nối các hoạt động quản lý diieeuf hành của cơ quan, tổ chức

- Văn phòng là cầu nối giữa các chủ thể và các đối tượng quản lý trong và ngoài tổ chức

Tiểu kết

Qua chương này, chúng ta đã hiểu được thế nào là doanh nghiệp? hình ảnh doanh

nghiệp? văn hóa doanh nghiệp? văn phòng và tầm quan trọng của văn phòng đối với doanh nghiệp hiện nay Giúp chúng ta có cái nhìn tổng quát hơn về văn học doanh nghiệp

Chương 2: TRÁCH NHIỆM CỦA VĂN PHÒNG TRONG VIỆC XÂY DỰNG, GIỮ GÌN VÀ PHÁT TRIỂN HÌNH ẢNH DOANH NGHIỆP VÀ THỰC TRẠNG VĂN HÓA DOANH NGHIỆP Ở VIỆT NAM HIỆN NAY

2.1 Trách nhiệm của văn phòng trong việc xây dựng, giũ gìn và phát triển hình ảnh doanh nghiệp

Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức là bộ máy điều hành, tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý thong tin hỗ trợ cho hoạt động quản

lý, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động mỗi

cơ quan, tổ chức được thông suốt và hiệu quả

Trong bối cảnh kinh tế Việt Nam đang hòa nhập với kinh tế thế giới, việc xây dựng hình ảnh doanh nghiệp đã và đang trở thành một vấn đề cấp thiết đối với doanh nghiệp trong nước

Được xem là có ý nghĩa rất quan trọng đối với sự thành công của doanh nghiệp trên thương trường, hình ảnh doanh nghiệp là sự tổng hòa của nhiều yếu tố: chất lượng sản phẩm, phong cách kinh doanh, văn hóa của doanh nghiệp cũng như các hoạt động truyền thông, quảng bá… Tuy nhiên, do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan, nên nhiều doanh nghiệp trong nước vẫn chưa dành sự quan tâm đúng mức cho việc nâng cao nhận thức về xây dựng hình ảnh doanh nghiệp

Để xây dựng được hình ảnh doanh nghiệp thì văn phòng cần:

2.1.1 Xây dựng một trang web tốt

Phần lớn các khách hàng tiềm năng đều nghiên cứu về thị trường và sản phẩm, dịch vụtrên mạng Internet trước khi quyết định mua sắm Vì vậy, văn phòng cần thiết kết chodoanh nghiệp mình một trang web có tính chuyên nghiệp với các thông tin được cập nhậtthường xuyên, nội dung phong phú, dễ dàng sử dụng và đồ họa đẹp mắt Bên cạnh đó,văn phòng nên tận dụng các công cụ tìm kiếm trực tuyến để hướng mọi người tới trangweb của văn phòng tạo ra

Không ít công ty thiết lập trang web và nói rằng: “Nhiệm vụ của chúng tôi, khách hàngcủa chúng tôi, dịch vụ của chúng tôi ”, nhưng văn phòng hãy bỏ qua những điều đó vàchỉ nên tập trung vào những lợi ích mà khách hàng sẽ có được Ví dụ, nếu doanh nghiệpcung cấp dịch vụ sửa chữa nhà cửa, đừng nói rằng doanh nghiệp là một công ty dịch vụsửa chữa, rồi chấm hết Thay vào đó, bạn hãy nói rằng: “Với căn nhà có phong cách độcđáo và mới lạ sau khi được doanh nghiệp chúng tôi tu sửa, bạn sẽ càng thêm yêu quý và

tự hào về căn nhà của mình”

2.1.2 Tạo dựng được ấn tượng ban đầu đối với khách hàng

Ngay trong lần tiếp xúc đầu tiên với khách hàng, các thành viên trong văn phòng cũng

như doanh nghiệp hãy cố gắng gây ấn tượng tốt nhờ sự chính xác và chất lượng côngviệc Cụ thể là thành viên trong văn phòng cần quan tâm đến những chi tiết nhỏ nhặt nhấtnhư bày biện cửa hàng sao cho hài hòa và hợp lý, nhân viên lịch sự nhã nhặn, giọng nói

dễ nghe qua điện thoại Bất cứ người nào văn phòng tiếp xúc đều có thể là khách hànghoặc người ảnh hưởng đến các quyết định mua hàng của người khác, do đó hãy gây ấntượng tốt đối với họ bằng các hình thức kinh doanh của doanh nghiệp

Để xây dựng hình ảnh doanh nghiệp văn phòng cần thể hiện thái độ làm việc thân thiện, cởi mở Ví dụ: khi bạn đến ngân hàng A vay tiền thay vì nhân viên khó khăn, thủ tục rườm rà, mặt thì cau có thậm chí là khinh thường thì người ta sẽ chọn B với cách đón điếp của nhân viên, thủ tục vay nhanh chóng đặc biệt là thân thiện, cởi mở với khích hàng Đó chính là nhân viên ngân hàng B đã xây dựng, giũ gìn và phát triển hình ảnh ngân hàng B Bên cạnh đấy, nhân viên ngân hàng B cũng xây dựng hình ảnh ngân hàng qua cuộc đối thoại với khách hàng

2.1.3 Lên kế hoạch cho một chiến lược quảng cáo thuyết phục

Cũng như trang web của doanh nghiệp, chiến lược tiếp thị phải tập trung vào những gì

khách hàng sẽ nhận được Văn phòng nên chỉ rõ những điểm khác biệt giữa doanh nghiệp

mình và các đối thủ cạnh tranh Chắc hẳn doanh nghiệp muốn quảng cáo sẽ hướng mọingười tới trang web của doanh nghiệp, nơi doanh nghiệp có thể truyền tải những thôngđiệp cụ thể hơn Và thậm chí cả khi không có ngân quỹ lớn,doanh nghiệp vẫn có thể nhờđến các chuyên gia quảng cáo giúp Ví dụ, nếu doanh nghiệp muốn quảng cáo tại mànhình nhà hát hay trên truyền hình, các công ty dịch vụ quảng cáo này có thể giúp doanhnghiệp trực tiếp quảng cáo, hay đề xuất các ý tưởng khác nhau để văn phòng xây dựngmột quảng cáo hiệu quả.

2.1.4 Sử dụng bản thông cáo báo chí để quảng bá hình ảnh kinh doanh

Trước tiên cần xác định văn phòng muốn các khách hàng tiềm năng biết những gì về

doanh nghiệp, về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Sau đó, tiến hành những bước

đi cụ thể nhằm thiết lập quan hệ với giới truyền thông, đồng thời tìm hiểu xem phươngtiện truyền thông nào thích hợp nhất để truyền tải thông điệp quảng bá của doanh nghiệp,nghe hay nhìn Cuối cùng, văn phòng cần liên lạc với các phương tiện truyền thông này.Văn phòng nên trao đổi với các phương tiện truyền thông mà văn phòng lựa chọn để cóthể xây dựng bản thông cáo báo chí vừa đáp ứng được đòi hỏi của doanh nghiệp, vừathỏa mãn nhu cầu của độc giả,khán giả,thính giả của loại báo chí đó

2.1.5 Nhắm tới những nhân vật có ảnh hưởng sâu rộng

Một vài người sẽ có ảnh hưởng khá lớn tới các khách hàng tiềm năng của doanh nghiệp

-họ có thể là những nhà phê bình, nhà thiết kế hay những nhân vật, chuyên gia uy tín hàngđầu trong từng lĩnh vực Doanh nghiệp, cụ thể là các thành viên văn phòng cần xây dựngcác mối quan hệ gần gũi và thân thiện với những nhân vật này Thậm chí văn phòng cóthể gửi cho họ các công cụ và dữ liệu tiếp thị để họ trực tiếp sử dụng nhằm tác động tớicác khách hàng tiềm năng của doanh nghiệp, qua đó hướng các khách hàng này đến vớisản phẩm, dịch vụ doanh nghiệp đang cung cấp

2.1.6 Giao thiệp sâu rộng với cộng đồng

Việc xây dựng các mối quan hệ kinh doanh sẽ tăng cường và củng cố hình ảnh của

doanh nghiệp trong cộng đồng, đồng thời gia tăng số lượng những lời giới thiệu cho mọingười về doanh nghiệp cũng như về sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp Sẽ rất hữu íchnếu doanh nghiệpcmở rộng các mối quan hệ với những chủ doanh nghiệp hay các tổ chức

có liên quan tới các khách hàng của doanh nghiệp Một lời tiến cử giản đơn từ một chủdoanh nghiệp hay một tổ chức mà khách hàng của doanh nghiệp kính trọng sẽ khiến vị

thế của doanh nghiệp được nâng lên một tầm cao mới trong con mắt khách hàng, nổi bậthơn hẳn so với các đối thủ cạnh tranh khác.

Tuỳ thuộc vào quỹ thời gian của doanh nghiệp, hãy tham gia vào các sự kiện tại địaphương, tham gia vào các phòng thương mại, hoặc quyên góp cho các quỹ từ thiện nhằmthu hút sự chú ý của mọi người Qua đây, doanh nghiệp sẽ có được một hình ảnh kinhdoanh đẹp - một nhà cung cấp vì cộng đồng

2.1.7 Trực tiếp gặp gỡ mặt đối mặt với các khách hàng

Việc trực tiếp gặp gỡ với các khách hàng tiềm năng là chất xúc tác để khuếch trương

hình ảnh doanh nghiệp Doanh nghiệp có thể thử những nỗ lực tiếp thị kiểu này khi bạncung cấp cho khách hàng các bản dùng thử sản phẩm, dịch vụ Doanh nghiệp cũng có thểmời khách hàng tiềm năng tham gia một sự kiện đặc biệt để họ có được các trải nghiệmthực tế

Những nguyên tắc cơ sở trên đây đang ngày càng bị xem nhẹ do có lẽ do chúng quá…đơn giản Tuy vậy, điều đơn giản nhất lại thường đem đến hiệu quả tích cực và lâu dàinhất Vậy văn phòng doanh nghiệpchãy nỗ lực thêm một chút, sáng tạo thêm một chút vàquan tâm đến khách hàng thêm một chút, và tuân thủ các nguyên tắc của Gordon, bạn sẽthấy việc xây dựng hình ảnh doanh nghiệp không quá phức tạp như vẫn tưởng

Bên cạnh đó, văn phòng cũng có thể xây dựng hình ảnh doanh nghiệp bằng cách thể hiện qua trang phục làm việc ( đồng phục) Khi hỏi đến địa chỉ của một doanh nghiệp nào đó

có thể bạn không biết, nhưng khi nhắc đồng phục của doanh nghiệp đấy thì bạn biết ngay

là doanh nghiệp đấy có địa chỉ ở đâu Trang phục làm việc của văn phòng chính là cách xây dựng hình ảnh doanh nghiệp dẽ dàng nhất và thể hiện được phong thái làm việc chuyên nghiệp của doanh nghiệp đấy

Mỗi doanh nghiệp dù nhỏ hay lớn đều phải nhận biết về vai trò của hình ảnh doanh nghiệp và cần nỗ lực xây dựng hình ảnh của mình Có thể bạn không quan tâm đến việc xây dựng hình ảnh doanh nghiệp, dù ít hay nhiều, thị trường vẫn có cái nhìn về doanh nghiệp của bạn Có nhiều cách xây dựng hình ảnh doanh nghiệp truyền đến người tiêu dùng như lo go của doanh nghiệp, cách đóng gói sản phẩm, tác phong cán bộ nhân viên,

…Hình ảnh doanh nghiệp chính là cơ sở để khách hàng hướng tới việc tiếp nhận thông điệp của doanh nghiệp Văn phòng cũng có thể coi là bộ mặt, đại diện cho hình ảnh doanh nghiệp của mình Hình ảnh giúp xây dựng uy tín Ở Việt Nam, khi nói đến Coca

Cola, người ta nhớ đến một tập đoàn toàn cầu chuyên sản xuất và kinh doanh nước giải khát Người ta nhớ đến logo của hãng với hàng chữ Coca Cola mềm mại, mang màu đặc trưng là màu đỏ và xuất hiện gần như khắp nơi trên toàn cầu Người ta cũng nhớ đến Coca Cola như một hãng sở hữu nhiều thương hiệu nổi tiếng khác nhau như: Coca Cola, Fanta, Sprite, Joy, với những chương trình quảng cáo rất hay và vui nhộn…Như vậy, chúng ta có thể thấy rằng hình ảnh doanh nghiệp là diện mạo của một doanh nghiệp đượcxác định thông qua tất cả yếu tố thông tin, để chúng ta phân biệt được giữa doanh nghiệp này và doanh nghiệp khác Nói cách khác, hình ảnh doanh nghiệp chính là sự nhìn nhận của xã hội qua các thông tin mà doanh nghiệp đấy thể hiện ra Mỗi người có cách nhìn nhận khác nhau về hình ảnh doanh nghiệp Ngày nay, hình ảnh doanh nghiệp đóng vai tròquyết định trong việc thành bại của doanh nghiệp Hình ảnh tích cực của doanh nghiệp sẽtạo nên danh tiếng và uy tín của doanh nghiệp, từ đó mang lại giá trị hình ảnh cho công ty

và góp phần hỗ trợ mạnh mẽ cho các hình ảnh sản phẩm của doanh nghiệp Và ngược lại,trong một mối quan hệ tương hỗ, chính các hình ảnh sản phẩm mạnh sẽ hỗ trợ rất lớn chodanh tiếng của công ty đó Doanh nghiệp có hình ảnh mạnh thì dễ nổi tiếng và ngược lại doanh nghiệp nổi tiếng sẽ dễ dàng xây dựng được hình ảnh mạnh Hình ảnh doanh nghiệpgắn liền với sự định vị sản phẩm và thị trường, có ảnh hưởng tới hiệu quả của họat động tiếp thị Hiệu quả của các thông điệp nhất quán với hình ảnh doanh nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tiền bạc bởi các thông điệp sẽ hỗ trợ cho nhau và thúc đẩy việc bán các sản phẩm Hình ảnh doanh nghiệp tích cực còn giúp doanh nghiệp lôi cuốn các khách hàng và nhân viên có chất lượng, làm vừa lòng các nhà đầu tư Và đặc biệt là

nó còn dọn đường cho sự ra đời của các sản phẩm mới

Như vậy văn phòng có vai trò rất quan trọng trong việc xây dựng, giữ gìn và phát triển hình ảnh doanh nghiệp

2.2 Thực trạng văn hóa doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay

Văn hóa doanh nghiệp là yếu tố quan trọng, góp phần vào sự phát triển của doanh nghiệp

Do đó, việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp cần có định hướng, biện pháp thực hiện phù hợp

Khi bàn về vận dụng văn hoá doanh nghiệp như thế nào tức là chúng ta phải giải bài toán mối quan hệ của cá nhân với cá nhân, cá nhân với lãnh đạo, cá nhân với doanh nghiệp,