Trách nhiệm của văn phòng trong việc xây dựng, giữ gìn và phát triển hình ảnh của doanh nghiệp. Đánh giá thực trạng văn hóa doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay và đề xuất giải pháp nâng cao văn hóa doanh nghiệp

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 2 3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứ đề tài 2 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 5. Phương pháp nghiên cứu 3 6. Giả thuyết khoa học 3 7. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 3 8. Cấu trúc của đề tài 3 Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ DOANH NGHIỆP 4 1.1. Doanh nghiệp 4 1.1.1. Khái niệm doanh nghiệp 4 1.1.2. Các loại hình doanh nghiệp hiện nay 4 1.1.3. Hình ảnh doanh nghiệp 4 1.1.4. Văn hóa doanh nghiệp 5 1.2. Văn phòng 10 1.2.1. Khái niệm 10 1.2.2. Chức năng của văn phòng 10 1.2.3. Vai trò của văn phòng 10 Chương 2: TRÁCH NHIỆM CỦA VĂN PHÒNG TRONG VIỆC XÂY DỰNG, GIỮ GÌN VÀ PHÁT TRIỂN HÌNH ẢNH DOANH NGHIỆP VÀ THỰC TRẠNG VĂN HÓA DOANH NGHIỆP Ở VIỆT NAM HIỆN NAY 12 2.1. Trách nhiệm của văn phòng trong việc xây dựng, giũ gìn và phát triển hình ảnh doanh nghiệp 12 2.1.1. Xây dựng một trang web tốt 12 2.1.2. Tạo dựng được ấn tượng ban đầu đối với khách hàng 13 2.1.3. Lên kế hoạch cho một chiến lược quảng cáo thuyết phục 13 2.1.4. Sử dụng bản thông cáo báo chí để quảng bá hình ảnh kinh doanh 14 2.1.5. Nhắm tới những nhân vật có ảnh hưởng sâu rộng 14 2.1.6. Giao thiệp sâu rộng với cộng đồng 14 2.1.7. Trực tiếp gặp gỡ mặt đối mặt với các khách hàng 15 2.2. Thực trạng văn hóa doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay 17 2.2.1. Các yếu tố ảnh hưởng đến văn hóa doanh nghiệp 17 2.2.2. Thực trạng văn hóa doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay 20 Chương 3: GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO VĂN HÓA DOANH NGHIỆP 25 3.1. Xây dựng văn hóa doanh nghiệp 25 3.2. Nâng cao nhận thức về văn hóa doanh nghiệp trong cán bộ, nhân viên 27 3.2.1. Trình độ 28 3.2.2. Giao tiếp 29 3.2.3. Hiệu suất làm việc 29 3.3. Tuyên truyền văn hóa doanh nghiệp 29 3.3.1. Tuyên truyền nội bộ 29 3.3.2. Tuyên truyền bên ngoài 29 3.4. Kế thừa và phát huy tinh hoa văn hóa nhân loại 30 KẾT LUẬN 31 TÀI LIỆU THAM KHẢO 32

Em xin chân thành cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan các nội dung ngiên cứu đưa ra trong bài tiểu luận nàydựa trên cấc kết quả thu được trong quá trình tìm hiểu và phân tích tài liệu Nộidung của bài tiểu luận có tham khảo và sử dụng một số thông tin tài liệu từ cácnguồn sách, tạp chí, trang Web được liệt kê trong các danh mục tài liệu thamkhảo

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu 2

3 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứ đề tài 2

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2

5 Phương pháp nghiên cứu 3

6 Giả thuyết khoa học 3

7 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 3

8 Cấu trúc của đề tài 3

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ DOANH NGHIỆP 4

1.1 Doanh nghiệp 4

1.1.1 Khái niệm doanh nghiệp 4

1.1.2 Các loại hình doanh nghiệp hiện nay 4

1.1.3 Hình ảnh doanh nghiệp 4

1.1.4 Văn hóa doanh nghiệp 5

1.2 Văn phòng 10

1.2.1 Khái niệm 10

1.2.2 Chức năng của văn phòng 10

1.2.3 Vai trò của văn phòng 10

Chương 2: TRÁCH NHIỆM CỦA VĂN PHÒNG TRONG VIỆC XÂY DỰNG, GIỮ GÌN VÀ PHÁT TRIỂN HÌNH ẢNH DOANH NGHIỆP VÀ THỰC TRẠNG VĂN HÓA DOANH NGHIỆP Ở VIỆT NAM HIỆN NAY 12

2.1 Trách nhiệm của văn phòng trong việc xây dựng, giũ gìn và phát triển hình ảnh doanh nghiệp 12

2.1.1 Xây dựng một trang web tốt 12

2.1.2 Tạo dựng được ấn tượng ban đầu đối với khách hàng 13

2.1.3 Lên kế hoạch cho một chiến lược quảng cáo thuyết phục 13

2.1.4 Sử dụng bản thông cáo báo chí để quảng bá hình ảnh kinh doanh 14

2.1.5 Nhắm tới những nhân vật có ảnh hưởng sâu rộng 14

2.1.6 Giao thiệp sâu rộng với cộng đồng 14

2.1.7 Trực tiếp gặp gỡ mặt đối mặt với các khách hàng 15

2.2 Thực trạng văn hóa doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay 17

2.2.1 Các yếu tố ảnh hưởng đến văn hóa doanh nghiệp 17

2.2.2 Thực trạng văn hóa doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay 20

Chương 3: GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO VĂN HÓA DOANH NGHIỆP 25

3.1 Xây dựng văn hóa doanh nghiệp 25

3.2 Nâng cao nhận thức về văn hóa doanh nghiệp trong cán bộ, nhân viên27 3.2.1 Trình độ 28

3.2.2 Giao tiếp 29

3.2.3 Hiệu suất làm việc 29

3.3 Tuyên truyền văn hóa doanh nghiệp 29

3.3.1 Tuyên truyền nội bộ 29

3.3.2 Tuyên truyền bên ngoài 29

3.4 Kế thừa và phát huy tinh hoa văn hóa nhân loại 30

KẾT LUẬN 31

TÀI LIỆU THAM KHẢO 32

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Hiện nay, xu thế toàn cầu hoá nền kinh tế thế giới đang diễn ra với tốc độngày càng cao đã đêm đến cho các doanh nghiệp Việt Nam những thời cơ mới,đồng thời nhiêù thách thức mới nảy sinh mà các doanh nghiệp phải đối mặt.Trước bối cảnh đó, các doanh nghiệp Việt Nam phải chuẩn bị những hành trangcần thiết để hoà nhập cùng sự phát triển chung của nền kinh tế thế giới Sự pháttriển đó đòi hỏi ngày càng lớn về công nghệ kỹ thuật, về dòng vốn khổng lồcũng như việc quản lý chất lượng theo chuẩn mực quốc tế Một yếu tố vô cùngquan trọng góp phần bảo đảm sự thành công trong quản lý và giúp cho cácdoanh nghiệp tiếp cận được thương trường quốc tế phải kể đến đó là văn hoádoanh nghiệp

Sức mạnh tổng hợp của một doanh nghiệp chỉ được tạo nên khi mọi cánhân nhận thức được đầy đủ giá trị văn hoá của đơn vị mình Đó là yếu tố quyếtđịnh đêm lại thành bại của mỗi doanh nghiệp trong thương trường cạnh tranhkhốc liệt ngày nay Người xưa có câu “biết người, biết ta, trăm trận, trămthắng” Vận vào thời kinh tế thị trường, câu phương ngôn này có ý nghĩa rấtquyết định đối với các nhà lãnh đạo doanh nghiệp Đặc biệt là Việt Nam, ngoàicác doanh nghiệp lớn như Tổng công ty Bưu chính viễn thông, điện lực, dầukhí… là hoạt động có quy mô và tích luỹ được bề dày về văn hoá, có thể đươngđầu với những thách thức trong quá trình hội nhập Các doanh nghiệp thuộc loạihình vừa và nhỏ cũng đã và đang chú ý tới việc hình thành giá trị văn hoá riêngnhằm phát huy mọi khả năng của chính mình Một yếu tố có thể tạo nên khảnăng cạnh tranh cho doanh nghiệp là gắn kết mọi thành viên thành một khốithống nhất, tạo nên khả năng cạnh tranh tập thể Không ai có thể nghĩ rằngnhững hãng kinh doanh nổi tiếng trên thế giới như: Gerneral, IBM, Sear, Kodak,Digital Electronics chỉ trong thời gian ngắn đã đánh mất đi vị trí số một củamình Còn nhiều công ty, tập đoàn như Toyota, Nissan, Masishuta, LG lại thànhcông vang dội trong và ngoài nước với sự cạnh tranh đáng gờm đã làm thức tỉnhnhiều công ty lớn trên thế giới Lý do thật đơn giản mà cũng khó nhận biết đó là:

có được nhận thức về văn hoá và tiến hành cuộc cách mạng văn hoá trong doanh

nghiệp Bên canh đó, để xây dựng gìn gìn được hình ảnh doanh nghiệp cũng nhưvăn hóa doanh nghiệp thì không thể không nhắc đến bộ phận văn phòng trongdoanh nghiệp- văn phòng có thể coi là lực lượng nòng cốt để đưa doanh nghiệpphát triển Xuất phát từ thực trạng các doanh nghiệp ở Việt Nam và bài học rút

ra từ một số doanh nghiệp lớn nước ngoài, cùng với những yêu cầu bức xúc củanhiều người đã và đang làm việc trong các loại hình doanh nghiệp hoạt động tạiViệt Nam và qua quá trình học môn Quản trị văn phòng doanh nghiệp tại trườngĐại học Nội vụ Hà Nội, em xin trình bày đề tài: “ Trách nhiệm của văn phòngtrong việc xây dựng, giữ gìn và phát triển hình ảnh của doanh nghiệp Đánh giáthực trạng văn hóa doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay và đề xuất giải pháp nângcao văn hóa doanh nghiệp”

2 Lịch sử nghiên cứu

Đề tài: Trách nhiệm của văn phòng trong việc xây dựng, giữ gìn và pháttriển hình ảnh của doanh nghiệp Đánh giá thực trạng văn hóa doanh nghiệp ởViệt Nam hiện nay và đề xuất giải pháp nâng cao văn hóa doanh nghiệp thu hútrất nhiều nhà nghiên cứu Một số công trình nghiên cứu như:

- Giáo trình Quản trị doanh nghiệp, trường Đại học kinh tế quốc dân, nhàxuất bản Thống kê;

- Giáo trình Quản trị hành chính văn phòng - TS Nguyễn Thị Ngọc An;

- Giáo trình Quản trị văn phòng- Lê Văn In, Nghiêm kỳ Hồng, NuyễnVăn Báu, trường Đại học khoa học xã hội và nhân văn;

- Luật Doanh nghiệp;

- Và một số bài báo liến quan đến văn hóa doanh nghiệp hiện nay

3 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứ đề tài

- Đối tượng nghiên cứu: Trách nhiệm của văn phòng trong việc xây dựng,giữ gìn và phát triển hình ảnh của doanh nghiệp Đánh giá thực trạng văn hóadoanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay và đề xuất giải pháp nâng cao văn hóa doanhnghiệp thu hút rất nhiều nhà nghiên cứu

- Phạm vi nghiên cứu: Văn phòng các doanh nghiệp ở Việt Nam

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

- Trách nhiệm của văn phòng trong việc xây dựng, giữ gìn và phát triểnhình ảnh doanh nghiệp;

- Tìm hiểu sâu hơn về văn hóa doanh nghiệp, trên cơ sở đó hệ thống hóacác cơ sở lý luận;

- Tìm hiểu thực trạng văn hóa doanh nghiệp của Việt Nam hiện nay;

- Đưa ra giải pháp nâng cao văn hóa doanh nghiệp

5 Phương pháp nghiên cứu

Trong đề tài này em đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu như:

- Phương pháp duy vật lịch sử;

- Phương pháp duy vật biện chứng;

- Phương pháp điều tra, thống kê;

- Phương pháp phân tích

6 Giả thuyết khoa học

- Đề tài này áp dụng cho các doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay

- Doanh nghiệp xây dựng, phát triển được hình ảnh doanh nghiệp và vănhóa doanh nghiệp tốt thì sẽ thu hút được nhân tài và các đối tác, khách hàng

7 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài

Đề tài sau khi hoàn thành đã góp phần:

- Nâng cao hiểu biết của nhân viên trong việc xây dựng hình ảnh, vănhóa của doanh nghiệp;

- Nêu ra một số thực trạng của văn hóa doanh nghiệp hiện nay ở Việt Nam;

- Các giải pháp được đề xuất trong đề tài có thể giải quyết các vấn đề còntồn đọng;

- Là tư liệu tham khảo hữu ích cho mọi người

8 Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận đề tài gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về doanh nghiệp

Chương 2: Trách nhiệm của văn phòng trong việc xây dựng, giữ gìn vàphát triển hình ảnh doanh nghiệp; thực trạng văn hóa doanh nghiệp ở Việt Namhiện nay

Chương 3: Giải pháp để nâng cao văn hóa doanh nghiệp

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ DOANH NGHIỆP 1.1 Doanh nghiệp

1.1.1 Khái niệm doanh nghiệp

Theo Luật Doanh nghiệp năm 2014: “ Doanh nghiệp là tổ chức có tênriêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch, được đăng ký thành lập theo quy định củapháp luật nhằm mục đích kinh doanh”

Quan điểm nhà tổ chức: Doanh nghiệp là một tổng thể các phương tiện,máy móc, thiết bị và con người được tổ chức lại nhằm đạt một mục đích

Có thể hiểu: Doanh nghiệp là một đơn vị sản xuất kinh doanh được tổchức nhằm tạo ra sản phẩm và dịch vụ đáp ứng nhu cầu tiêu dung trên thịtrường, thông qua đó nhằm tối đa hóa lợi nhuận trên cơ sở tôn trọng luật phápcủa nhà nước và quyền lợi chính đáng của người tiêu dùng

1.1.2 Các loại hình doanh nghiệp hiện nay

- Doanh nghiệp nhà nước

- Doanh nghiệp tư nhân

Một lãnh đạo doanh nghiệp có hình ảnh tốt sẽ tạo nên cảm tình hoặc gợinên một liên tưởng nào đó về doanh nghiệp đó Cảm tình có thể giúp công việckinh doanh tốt hơn, ác cảm đương nhiên sẽ làm sụt giảm doanh số hoặc về mặtnhân sự thì khó thu hút được nhân tài

1.1.4 Văn hóa doanh nghiệp

- Văn hóa

Khái niệm văn hóa:

Theo nghĩa gốc của từ Văn hóa:

Ở phương Tây, văn hóa - culture (trong tiếng Anh, tiếng Pháp) hay kultur(tiếng Đức) đều xuất phát từ chữ Latinh - cultus có nghĩa là khai hoang,trồng trọt, trông nom cây lương thực Sau đó từ cultus được mở rộng nghĩa,dùng trong lĩnh vực xã hội chỉ sự vun trồng, giáo dục, đào tạo và phát triển mọikhả năng của con người

Ở phương Đông, trong tiếng Hán cổ, từ văn hóa bao gồm hàm ý nghĩa

"văn" là vẻ đẹp của nhân tính, cái đẹp của tri thức, trí tuệ con người có thể đạtđược bằng sự tu dưỡng của bản thân và cách thức cai trị đúng đắn của nhà cầmquyền Còn chữ "hóa" là đem cái văn (cái đẹp, cái tốt, cái đúng) để cảm hóa,giáo dục và hiện thực hóa trong thực tiễn, đời sống Vậy, văn hóa chính là nhânhóa hay nhân văn hóa

Như vậy, văn hóa trong từ nguyên của cả phương Đông và phương Tâyđều có một nghĩa chung căn bản là sự giáo hóa, vun trồng nhân cách con người(bao gồm cá nhân, cộng đồng và xã hội loài người), cũng có nghĩa làm cho conngười và cuộc sống trở nên tốt đẹp hơn

Căn cứ vào phạm vi nghiên cứu:

+ Theo phạm vi nghiên cứu rộng, văn hóa là tổng thể nói chung những giátrị vật chất và tinh thần do con người sáng tạo ra trong quá trình lịch sử

Theo UNESCO: "Văn hóa là một phức thể, tổng thể các đặc trưng, diệnmạo về tinh thần, vật chất, tri thức, linh cảm khắc họa nên bản sắc của mộtcộng đồng gia đình, xóm làng, quốc gia, xã hội Văn hóa không chỉ bao gồmnghệ thuật, văn chương mà cả những lối sống, những quyền cơ bản của conngười, những hệ giá trị, những truyền thống, tín ngưỡng "

Theo Hồ Chí Minh: "Vì lẽ sinh tồn cũng như vì mục đích cuộc sống, loàingười mới sáng tạo và phát minh ra ngôn ngữ, chữ viết, đạo đức, pháp luật, khoahọc, tôn giáo, văn học nghệ thuật, những công cụ cho sinh hoạt hàng ngày về

mặc, ăn, ở và các phương tiện, phương thức sử dụng toàn bộ những sáng tạo vàphát minh đó tức là văn hóa Văn hóa là sự tổng hợp của mọi phương thức sinhhoạt cùng với biểu hiện của nó mà loài người đã sản sinh ra nhằm thích ứngnhững nhu cấu đời sống, và đòi hỏi của sự sinh tồn".

+ Theo nghĩa hẹp, văn hóa là những hoạt động và giá trị tinh thần của conngười Trong phạm vi này, văn hóa khoa học (toán học, vật lý học, hóa học ) vàvăn hóa nghệ thuật ( văn học, điện ảnh ) được coi là hai phân hệ chính của hệthống văn hóa

+ Theo nghĩa hẹp hơn nữa, văn hóa được coi như một ngành - ngành vănhóa - nghệ thuật để phân biệt với các ngành kinh tế kỹ thuật khác

Trong Luận văn, chúng em sử dụng văn hóa theo nghĩa rộng - quan điểm

về văn hóa của Hồ Chí Minh - khi nghiên cứu về VHDN

Căn cứ theo hình thức biểu hiện:

Văn hóa được phân loại thành văn hóa vật chất và văn hóa tinh thần, haynói đúng hơn, theo cách phân loại này văn hóa bao gồm văn hóa vật thể(tangible) và văn hóa phi vật thể (intangible)

Tựu trung lại có thể khái niệm: "Văn hóa là toàn bộ những giá trị vật chất

và tinh thần mà loài người tạo ra trong quá trình lịch sử"

- Văn hoá doanh nghiệp

Khái niệm văn hoá doanh nghiệp

Có rất nhiều định nghĩa xung quanh khái niệm này Mỗi nền văn hóa khácnhau có các định nghĩa khác nhau Mỗi doanh nghiệp lại có một cách nhìn khácnhau về VHDN Hiện có trên 300 định nghĩa khác nhau về VHDN Có một vàicách định nghĩa VHDN như sau:

“Phẩm chất riêng biệt của tổ chức được nhận thức phân biệt nó với các tổchức khác trong lĩnh vực” (Gold, K.A.)

“Văn hóa thể hiện tổng hợp các giá trị và cách hành xử phụ thuộc lẫnnhau phổ biến trong doanh nghiệp và có xu hướng tự lưu truyền, thường trongthời gian dài” (Kotter, J.P & Heskett, J.L.)

“Văn hóa doanh nghiệp là những niềm tin, thái độ và giá trị tồn tại phổ

biến và tương đối ổn định trong doanh nghiệp” (Williams, A., Dobson, P &Walters, M.)

nếu nói nôm na: Nếu doanh nghiệp là máy tính thì văn hóa doanh nghiệp

là hệ điều hành Nói một cách hình tượng thì: Văn hóa là cái còn thiếu khi ta cótất cả, là cái còn lại khi tất cả đã mất

Tuy nhiên, mọi định nghĩa đều có nét chung coi VHDN là toàn bộ các giátrị văn hóa được xây dựng trong suốt quá trình tồn tại và phát triển của doanhnghiệp, chi phối tình cảm, nếp suy nghĩ và hành vi của mọi thành viên củadoanh nghiệp; tạo nên sự khác biệt giữa các doanh nghiệp và được coi là truyềnthống riêng của mỗi doanh nghiệp

Các cấp độ của một hệ thống văn hoá doanh nghiệp

Theo Edgar H Schien, cấu trúc của một hệ thống VHDN - văn hóa công

ty có thể chia làm ba mức độ (level) khác nhau

Cấp độ thứ nhất - Những quá trình và cấu trúc hữu hình của doanh nghiệpBao gồm tất cả những hiện tượng và sự vật mà một người có thể nhìn,nghe và cảm nhận khi tiếp xúc với một tổ chức có nền văn hóa xa lạ như:

- Kiến trúc, cách bài trí, công nghệ, sản phẩm

- Cơ cấu tổ chức, các phòng ban của doanh nghiệp

- Các văn bản quy định nguyên tắc hoạt động của doanh nghiệp

- Lễ nghi và lễ hội hàng năm

- Các biểu tượng, logo, khẩu hiệu, tài liệu quảng cáo của doanh nghiệp

- Ngôn ngữ, cách ăn mặc, phương tiện đi lại, chức danh, cách biểu lộ cảmxúc, hành vi ứng xử thường thấy của các thành viên và các nhóm làm việc trongdoanh nghiệp

- Những câu chuyện và những huyền thoại về tổ chức

- Hình thức, mẫu mã của sản phẩm

- Thái độ và cung cách ứng xử của các thành viên doanh nghiệp

Cấp độ thứ hai: Những giá trị được tuyên bố (bao gồm các chiến lược,mục tiêu, triết lý của doanh nghiệp)

Cấp độ thứ ba: Những quan niệm và tình cảm chung (những ý nghĩa niềm

tin, nhận thức, suy nghĩ và tình cảm có tính vô thức, mặc nhiên được công nhậntrong doanh nghiệp).

Vai trò của văn hóa doanh nghiệp

Văn hoá doanh nghiệp tạo ra sự thống nhất về ý chí hành động của tất cảcác thành viên trong doanh nghiệp, nâng cao sức mạnh của doanh nghiệp Cácthành viên trong doanh nghiệp là những cá thể có những nhân cách, cá tính khácnhau Mặt khác do có những nhu cầu và mong muốn khác nhau, họ hành động vìnhững động cơ khác nhau, nhằm vào những mục tiêu khác nhau Sự thống nhấttrong suy nghĩ và hgành động chỉ có thể đạt được khi mọi người thừa nhận vàtôn trọng những quan diểm và thang bậc giá trị chung Văn hoá doanh nghiệphướng cho mọi thành viên trong doanh nghiệp mình hành động vì những mụctiêu chung, hành động một cách có hiệu quả mà nhà quản trị không cần phảiding quá nhiều đến các mệnh lệnh, chỉ thị

Văn hoá doanh nghiệp góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh của doanhnghiệp Văn hoá doanh nghiệp là một yếu tố gốp phần tạo nên khả năng cạnhtranh của doanh nghiệp, văn hoá doanh nghiệp biểu hiện thông qua những vấn

đề sau đây:

- Tạo ra bầu không khí và tác phong làm việc tích cực Văn hoá doanhnghiệp là sự kết tinh của hệ thông giá trị của doanh nghiệp được đa số thànhviên trong doanh nghiệp thừa nhận và ủng hộ, vì vây nó là chất kết dính cácthành viên trong doanh nghiệp lại với nhau ở nơi nào có được một văn hoádoanh gnhiệp tích cực và lành mạnh, coi trọng các giá trị tinh thần, ở nơi đóngười ta cảm nhận thấy một bầu không khí làm việc thân thiện, chan hoà, tinhthần tương thân tương ái, giúp đỡ và học hỏi lẫn nhau Chính bầu không khí làmviệc lành mạnh là tác nhân tạo ra sức mạnh công đồng, là “ thừa số chung” trongphép nhân các trí tuệ cá nhân thành trí tuệ tập thể Tác phong làm việc của đa sốthành viên trong doanh nghiệp cũng mang nặng dấu ấn của văn hoá doanhnghiệp Sự khẩn trương năng động hay thái độ thờ ơ với công việc và kết quảchung không phải là biểu hiện của một số ít cá nhân, mà là sản phẩm được hìnhthành sau một thời gian dài bởi “ ý thức hệ” trong doanh gnhiệp Tác phong làm

việc khẩn trương, công nghiệp sẽ là tiền đề quan trọng để tạo ra những sản phẩmhàng hoá cũng như dịch vụ khách hàng có chất lượng cao, phù hợp với tập quántiêu ding của các tầng lớp dân cư trong thời đại công nghiệp hoá.

- Nâng cao đạo đức kinh doanh Đạo đức kinh doanh là một phần quantrọng của văn hoá kinh doanh, đồng thời cũng là một yéu tố của văn hoá doanhnghiệp Trong thời dại hiện nay, chất lượng và giá cả sản phẩm không còn lànhững “vũ khí đặc chủng” trong cạnh tranh nữa Khách hàng tìm đến và ở lạivới doanh nghiệp nào biết tôn trọng họ, biết quý thời gian và tiền bạc cũng nhưsức khoẻ của họ như chính của mình

- Làm phong phú dịch vụ cho khách hàng Khách hàng bây giờ không chỉquan tâm đến chất lượng và giá cả hàng hoá của doanh nghiệp, mà họ quannhiều đén chất lượng và chi phí tiêu dùng sản phẩm hàng hoá đó Trong cácdoanh nghiệp có văn hoá doanh nghiệp sẽ nâng cao bởi chất lượng các dịch vụtrong và sau bán hàng, và chính những dịch vụ đó góp phần làm cho khách hàngtiêu dùng mua nhiều sản phẩm của doanh nghiệp về sử dụng có hiệu quả hơn

- Mang lại hình ảnh của doanh nghiệp Hình ảnh của doanh nghiệp ngàynay chủ yếu được phản ánh thông qua hình ảnh sản phẩm Hình ảnh sản phẩm làhình ảnh thu nhỏ của doanh nghiệp, nó chứa đựng tất cả những điều mà kháchhàng muốn được biết, được thấy, được hiểu về sản phẩm, cách thức kinh doanh

và chất lượng phục vụ của doanh nghiệp Thương hiệu vừa là sức mạnh hữuhình (vì nó có thể được đo bằng tiền-là tài sản có giá trị lớn) vừa là sức mạnh vôhình (thể hiện ở khả năng lôI cuốn người tiêu dùng) của doanh nghiệp Hình ảnhđược coi là một yếu tố hình thành nên văn hoá doanh nghiệp, bởi vì nó khôngchỉ phản ánh chất lượng sản phẩm, mà còn phản ánh triết lý kinh doanh, quanđiểm phục vụ người tiêu dùng Chẳng hạn, Bitis “nâng niu bàn chân Việt”, Càphê Trung Nguyên “khởi nguồn sáng tạo”

Từ những phân tích trên đây cho thấy khả năng cạnh tranh của doanhnghiệp được tạo ra từ nhiều yếu tố khác nhau, nhưng đóng vai trò quan trọngnhất vẫn là văn hoá doanh nghiệp Vì vậy, xây dựng và phát huy văn hoá doanhnghiệp là một vấn đề thiết yếu và có tính chất lâu dài của bất kỳ doanh nghiệp

muốn thành công trên thương trường.

1.2 Văn phòng

1.2.1 Khái niệm

Trong tiếng Anh, khi được sử dụng như một tính từ, thuật ngữ "vănphòng" có thể chỉ các hoạt động liên quan đến việc kinh doanh, với nhiều từ liênquan như văn phòng phẩm, cửa hàng văn phòng phẩm (Quầy văn phòng phẩm)

Về mặt pháp lý, văn phòng có thể là tên giao dịch của một tổ chức có tưcách pháp nhân như các văn phòng luật sư, văn phòng công chứng hoặc là một

bộ phận của công ty, doanh nghiệp không có chức năng kinh doanh như vănphòng đại diện, văn phòng thương mại, trung tâm xúc tiến thương mại Kháiniệm văn phòng

Văn phòng được hiểu theo nhiều nghĩa dưới những góc độ tiếp cận khácnhau:

- Văn phòng là một phòng làm việc cụ thể của lãnh đạo

- Văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị là địađiểm mà cán bộ, công chức hằng ngày đến đó để thực thi công vụ

- Văn phòng là bộ máy điều hành, tổng hợp của cơ quan , đơn vị

Như vậy, văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức

là bộ máy điều hành, tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý thongtin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực hậu cần đảm bảocác điều kiện vật chất cho hoạt động mỗi cơ quan, tổ chức được thông suốt vàhiệu quả

1.2.2 Chức năng của văn phòng

Văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện công tác quản lý thông quacác chức năng tham mưu tổng hợp, hậu cần và các chức năng này vừa độc lậpvừa hỗ trợ, bổ sung cho nhau nhằm tạo ra sự cần thiết khách quan cho sự tồn tại,duy trì và phát triển công tác văn phòng trên cơ sở các hoạt động nghiệp vụ củanó

1.2.3 Vai trò của văn phòng

- Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý, điều hành cuả cơ

quan, tổ chức.

- Văn phòng là nơi tiếp nhận tất cae các mối quan hệ, đặc biệt là quan hệđối ngoại của cơ quan

- Văn phòng là bộ máy làm việc của các nhà lãnh đạo

- Văn phòng là trung tâm khâu nối các hoạt động quản lý diieeuf hànhcủa cơ quan, tổ chức

- Văn phòng là cầu nối giữa các chủ thể và các đối tượng quản lý trong

và ngoài tổ chức

Tiểu kết

Qua chương này, chúng ta đã hiểu được thế nào là doanh nghiệp? hìnhảnh doanh nghiệp? văn hóa doanh nghiệp? văn phòng và tầm quan trọng của vănphòng đối với doanh nghiệp hiện nay Giúp chúng ta có cái nhìn tổng quát hơn

về văn học doanh nghiệp

Chương 2: TRÁCH NHIỆM CỦA VĂN PHÒNG TRONG VIỆC XÂY DỰNG, GIỮ GÌN VÀ PHÁT TRIỂN HÌNH ẢNH DOANH NGHIỆP VÀ THỰC TRẠNG VĂN HÓA DOANH NGHIỆP Ở VIỆT NAM HIỆN NAY

2.1 Trách nhiệm của văn phòng trong việc xây dựng, giũ gìn và phát triển hình ảnh doanh nghiệp

Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức là bộmáy điều hành, tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý thong tin hỗtrợ cho hoạt động quản lý, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực hậu cần đảm bảo cácđiều kiện vật chất cho hoạt động mỗi cơ quan, tổ chức được thông suốt và hiệuquả

Trong bối cảnh kinh tế Việt Nam đang hòa nhập với kinh tế thế giới, việcxây dựng hình ảnh doanh nghiệp đã và đang trở thành một vấn đề cấp thiết đốivới doanh nghiệp trong nước

Được xem là có ý nghĩa rất quan trọng đối với sự thành công của doanhnghiệp trên thương trường, hình ảnh doanh nghiệp là sự tổng hòa của nhiều yếutố: chất lượng sản phẩm, phong cách kinh doanh, văn hóa của doanh nghiệpcũng như các hoạt động truyền thông, quảng bá… Tuy nhiên, do nhiều nguyênnhân khách quan và chủ quan, nên nhiều doanh nghiệp trong nước vẫn chưadành sự quan tâm đúng mức cho việc nâng cao nhận thức về xây dựng hình ảnhdoanh nghiệp

Để xây dựng được hình ảnh doanh nghiệp thì văn phòng cần:

2.1.1 Xây dựng một trang web tốt

Phần lớn các khách hàng tiềm năng đều nghiên cứu về thị trường và sảnphẩm, dịch vụ trên mạng Internet trước khi quyết định mua sắm Vì vậy, vănphòng cần thiết kết cho doanh nghiệp mình một trang web có tính chuyênnghiệp với các thông tin được cập nhật thường xuyên, nội dung phong phú, dễdàng sử dụng và đồ họa đẹp mắt Bên cạnh đó, văn phòng nên tận dụng các công

cụ tìm kiếm trực tuyến để hướng mọi người tới trang web của văn phòng tạo

ra

Không ít công ty thiết lập trang web và nói rằng: “Nhiệm vụ của chúng

em, khách hàng của chúng em, dịch vụ của chúng em ”, nhưng văn phòng hãy

bỏ qua những điều đó và chỉ nên tập trung vào những lợi ích mà khách hàng sẽ

có được Ví dụ, nếu doanh nghiệp cung cấp dịch vụ sửa chữa nhà cửa, đừng nóirằng doanh nghiệp là một công ty dịch vụ sửa chữa, rồi chấm hết Thay vào đó,bạn hãy nói rằng: “Với căn nhà có phong cách độc đáo và mới lạ sau khi đượcdoanh nghiệp chúng em tu sửa, bạn sẽ càng thêm yêu quý và tự hào về căn nhàcủa mình”

2.1.2 Tạo dựng được ấn tượng ban đầu đối với khách hàng

Ngay trong lần tiếp xúc đầu tiên với khách hàng, các thành viên trong

văn phòng cũng như doanh nghiệp hãy cố gắng gây ấn tượng tốt nhờ sự chínhxác và chất lượng công việc Cụ thể là thành viên trong văn phòng cần quan tâmđến những chi tiết nhỏ nhặt nhất như bày biện cửa hàng sao cho hài hòa và hợp

lý, nhân viên lịch sự nhã nhặn, giọng nói dễ nghe qua điện thoại Bất cứ ngườinào văn phòng tiếp xúc đều có thể là khách hàng hoặc người ảnh hưởng đến cácquyết định mua hàng của người khác, do đó hãy gây ấn tượng tốt đối với họbằng các hình thức kinh doanh của doanh nghiệp

Để xây dựng hình ảnh doanh nghiệp văn phòng cần thể hiện thái độ làmviệc thân thiện, cởi mở Ví dụ: khi bạn đến ngân hàng A vay tiền thay vì nhânviên khó khăn, thủ tục rườm rà, mặt thì cau có thậm chí là khinh thường thìngười ta sẽ chọn B với cách đón điếp của nhân viên, thủ tục vay nhanh chóngđặc biệt là thân thiện, cởi mở với khích hàng Đó chính là nhân viên ngân hàng

B đã xây dựng, giũ gìn và phát triển hình ảnh ngân hàng B Bên cạnh đấy, nhânviên ngân hàng B cũng xây dựng hình ảnh ngân hàng qua cuộc đối thoại vớikhách hàng

2.1.3 Lên kế hoạch cho một chiến lược quảng cáo thuyết phục

Cũng như trang web của doanh nghiệp, chiến lược tiếp thị phải tập trung

vào những gì khách hàng sẽ nhận được Văn phòng nên chỉ rõ những điểm khácbiệt giữa doanh nghiệp mình và các đối thủ cạnh tranh Chắc hẳn doanh nghiệpmuốn quảng cáo sẽ hướng mọi người tới trang web của doanh nghiệp, nơi doanh

nghiệp có thể truyền tải những thông điệp cụ thể hơn Và thậm chí cả khi không

có ngân quỹ lớn,doanh nghiệp vẫn có thể nhờ đến các chuyên gia quảng cáogiúp Ví dụ, nếu doanh nghiệp muốn quảng cáo tại màn hình nhà hát hay trêntruyền hình, các công ty dịch vụ quảng cáo này có thể giúp doanh nghiệp trựctiếp quảng cáo, hay đề xuất các ý tưởng khác nhau để văn phòng xây dựng mộtquảng cáo hiệu quả

2.1.4 Sử dụng bản thông cáo báo chí để quảng bá hình ảnh kinh doanh

Trước tiên cần xác định văn phòng muốn các khách hàng tiềm năng biết

những gì về doanh nghiệp, về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Sau đó,tiến hành những bước đi cụ thể nhằm thiết lập quan hệ với giới truyền thông,đồng thời tìm hiểu xem phương tiện truyền thông nào thích hợp nhất để truyềntải thông điệp quảng bá của doanh nghiệp, nghe hay nhìn Cuối cùng, văn phòngcần liên lạc với các phương tiện truyền thông này Văn phòng nên trao đổi vớicác phương tiện truyền thông mà văn phòng lựa chọn để có thể xây dựng bảnthông cáo báo chí vừa đáp ứng được đòi hỏi của doanh nghiệp, vừa thỏa mãnnhu cầu của độc giả,khán giả,thính giả của loại báo chí đó

2.1.5 Nhắm tới những nhân vật có ảnh hưởng sâu rộng

Một vài người sẽ có ảnh hưởng khá lớn tới các khách hàng tiềm năng của

doanh nghiệp - họ có thể là những nhà phê bình, nhà thiết kế hay những nhânvật, chuyên gia uy tín hàng đầu trong từng lĩnh vực Doanh nghiệp, cụ thể là cácthành viên văn phòng cần xây dựng các mối quan hệ gần gũi và thân thiện vớinhững nhân vật này Thậm chí văn phòng có thể gửi cho họ các công cụ và dữliệu tiếp thị để họ trực tiếp sử dụng nhằm tác động tới các khách hàng tiềm năngcủa doanh nghiệp, qua đó hướng các khách hàng này đến với sản phẩm, dịch vụdoanh nghiệp đang cung cấp

2.1.6 Giao thiệp sâu rộng với cộng đồng

Việc xây dựng các mối quan hệ kinh doanh sẽ tăng cường và củng cố

hình ảnh của doanh nghiệp trong cộng đồng, đồng thời gia tăng số lượng nhữnglời giới thiệu cho mọi người về doanh nghiệp cũng như về sản phẩm/dịch vụ của