Thực trạng và giải pháp để nâng cao văn hóa doanh nghiệp ở nước ta hiện nay. Trách nhiệm của văn phòng trong việc xây dựng, giữ gìn và phát triển hình ảnh của doanh nghiệp

PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Việt Nam đã từng trải qua thời kỳ bao cấp gắn liền với văn hóa dân tộc, văn hóa làng xã, văn hóa gia đình…tất cả giống như một dấu chân mà khi nhìn lại ai đấy cũng thở dài. Đến ngày nay, văn hóa ấy dù vẫn tồn tại, song cũng đã trở nên mờ nhạt, mà thay vào đó là “văn hóa doanh nghiệp” đang được quan tâm nhiều hơn. Việt Nam đã gia nhập tổ chức Thương mại Thế giới (WTO) có nghĩa là chúng ta đã bước sâu vào sân chơi kinh tế thế giới, nó tạo cho chúng ta cơ hội để phát triển hội nhập kinh tế, nhưng nó cũng đặt ra cho các doanh nghiệp Việt Nam sự lựa chọn. Hoặc là thay đổi để kinh doanh có hiệu quả, hoặc là rút lui. Đại đa số các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay có quy mô nhỏ và vừa. Vậy điều gì có thể đảm bảo cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Việt Nam khi bước ra sân chơi lớn của thế giới? Hơn hết các doanh nghiệp hiểu rằng, muốn phát triển không chỉ quan tâm đến lới nhuận, mà quan trọng hơn là làm thế nào để các sản phẩm luôn mang đậm dấu ấn bản sắc của doanh nghiệp, làm thế nào để nhân viên phát triển toàn diện,…Muốn làm được điều này, các doanh nghiệp phải hiểu được tầm quan trọng của việc xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp, xây dựng hình ảnh của doanh nghiệp trong một “sa mạc” các doanh nghiệp không chỉ trong nước mà còn trên thế giới. Văn hóa doanh nghiệp đang là một vấn đề được quan tâm, bởi nó là một trong những yếu tố tạo nên những giá trị thực của mỗi doanh nghiệp. Một khái niệm tưởng mới mà cũng không hoàn toàn mới, là một thách thức đối với bất kỳ một nhà quản trị doanh nghiệp nào. Vậy làm thế nào để doanh nghiệp có thể nhận thức được vai trò và xây dựng văn hóa doanh nghiệp có hiêu quả. Dừng lại ở phạm vi môn học, hình ảnh của doanh nghiệp là một mục tiêu mà văn hóa doanh nghiệp hướng tới. Vậy trách nhiệm của văn phòng trong việc xây dựng, giữ gìn và phát triển hình ảnh của doanh nghiệp là gì? Xét thấy sự cần thiết phải nghiên cứu nó, tôi đã lựa chọn đề tài “Thực trạng và giải pháp để nâng cao văn hóa doanh nghiệp ở nước ta hiện nay. Trách nhiệm của văn phòng trong việc xây dựng, giữ gìn và phát triển hình ảnh của doanh nghiệp”, góp phần nâng cao văn hóa doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay. 2. Đối tượng nghiên cứu Đề tài nghiên cứu về Văn hóa doanh nghiệp ở Việt Nam. 3. Phạm vi nghiên cứu Phạm vi không gian: các doanh nghiệp tại Việt Nam; Phạm vi thời gian: giai đoạn 2013 – 2015. 4. Phương pháp nghiên cứu Trong quá trình tìm hiểu và nghiên cứu, tôi đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau: Phương pháp nghiên cứu tài liệu: tìm hiểu và nghiên cứu các tài liệu liên quan đến văn hóa doanh nghiệp, thực trạng và giải pháp nâng cao văn hóa doanh nghiệp ở nước ta,…tìm hiểu và nghiên cứu các tài liệu liên quan đến văn phòng và trách nhiệm của văn phòng trong xây dựng, giữ gìn và phát triển hình ảnh của doanh nghiệp; Phương pháp phân tích: sử dụng phương pháp này trong việc phân tích các ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân, các giải pháp đưa ra…;

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Việt Nam đã từng trải qua thời kỳ bao cấp gắn liền với văn hóa dân tộc, vănhóa làng xã, văn hóa gia đình…tất cả giống như một dấu chân mà khi nhìn lại aiđấy cũng thở dài Đến ngày nay, văn hóa ấy dù vẫn tồn tại, song cũng đã trở nên

mờ nhạt, mà thay vào đó là “văn hóa doanh nghiệp” đang được quan tâm nhiềuhơn

Việt Nam đã gia nhập tổ chức Thương mại Thế giới (WTO) có nghĩa làchúng ta đã bước sâu vào sân chơi kinh tế thế giới, nó tạo cho chúng ta cơ hội đểphát triển hội nhập kinh tế, nhưng nó cũng đặt ra cho các doanh nghiệp Việt Nam

sự lựa chọn Hoặc là thay đổi để kinh doanh có hiệu quả, hoặc là rút lui

Đại đa số các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay có quy mô nhỏ và vừa Vậyđiều gì có thể đảm bảo cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Việt Nam khibước ra sân chơi lớn của thế giới? Hơn hết các doanh nghiệp hiểu rằng, muốn pháttriển không chỉ quan tâm đến lới nhuận, mà quan trọng hơn là làm thế nào để cácsản phẩm luôn mang đậm dấu ấn bản sắc của doanh nghiệp, làm thế nào để nhânviên phát triển toàn diện,…Muốn làm được điều này, các doanh nghiệp phải hiểuđược tầm quan trọng của việc xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp, xâydựng hình ảnh của doanh nghiệp trong một “sa mạc” các doanh nghiệp không chỉtrong nước mà còn trên thế giới

Văn hóa doanh nghiệp đang là một vấn đề được quan tâm, bởi nó là mộttrong những yếu tố tạo nên những giá trị thực của mỗi doanh nghiệp Một kháiniệm tưởng mới mà cũng không hoàn toàn mới, là một thách thức đối với bất kỳmột nhà quản trị doanh nghiệp nào Vậy làm thế nào để doanh nghiệp có thể nhậnthức được vai trò và xây dựng văn hóa doanh nghiệp có hiêu quả Dừng lại ở phạm

vi môn học, hình ảnh của doanh nghiệp là một mục tiêu mà văn hóa doanh nghiệphướng tới Vậy trách nhiệm của văn phòng trong việc xây dựng, giữ gìn và pháttriển hình ảnh của doanh nghiệp là gì? Xét thấy sự cần thiết phải nghiên cứu nó, tôi

đã lựa chọn đề tài “Thực trạng và giải pháp để nâng cao văn hóa doanh nghiệp ở nước ta hiện nay Trách nhiệm của văn phòng trong việc xây dựng, giữ gìn và phát triển hình ảnh của doanh nghiệp”, góp phần nâng cao văn hóa doanh nghiệp

ở Việt Nam hiện nay

2 Đối tượng nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu về Văn hóa doanh nghiệp ở Việt Nam

3 Phạm vi nghiên cứu

Phạm vi không gian: các doanh nghiệp tại Việt Nam;

Phạm vi thời gian: giai đoạn 2013 – 2015

4 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình tìm hiểu và nghiên cứu, tôi đã sử dụng một số phương phápnghiên cứu sau:

Phương pháp nghiên cứu tài liệu: tìm hiểu và nghiên cứu các tài liệu liênquan đến văn hóa doanh nghiệp, thực trạng và giải pháp nâng cao văn hóa doanhnghiệp ở nước ta,…tìm hiểu và nghiên cứu các tài liệu liên quan đến văn phòng vàtrách nhiệm của văn phòng trong xây dựng, giữ gìn và phát triển hình ảnh củadoanh nghiệp;

Phương pháp phân tích: sử dụng phương pháp này trong việc phân tích các

ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân, các giải pháp đưa ra…;

5 Mục đích nghiên cứu

Mục đích cơ bản của đề tài là nhằm nghiên cứu một cách tương đối hệ thống

về văn hóa doanh nghiệp để làm rõ và khẳng định tầm quan trọng của vấn đề này,

thấy được thực trạng văn hóa doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay Từ đó đưa ramột số giải pháp nhằm nâng cao văn hóa doanh nghiệp ở nước ta.

Mặt khác, tìm hiểu rõ hơn về trách nhiệm của văn phòng trong xây dựng,duy trì và phát triển hình ảnh của doanh nghiệp – một yếu tố và mục tiêu của vănhóa doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng văn hóa doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay;

Chương 3: Giải pháp nâng cao văn hóa doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay.

CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN HÓA DOANH NGHIỆP

VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA VĂN PHÒNG TRONG XÂY DỰNG, GIỮ GÌN

VĂN HÓA DOANH NGHIỆP 1.1 Khái quát chung về văn hóa doanh nghiệp

1.1.1 Khái niệm

1.1.1.1 Văn hóa

Ở phương Tây, văn hóa – culture hay kultur…có xuất cứ từ tiếng Latinh, cónghĩa là khai hoang, trồng trọt, trông nom cây lương thực Sau đó, được mở rộngdùng trong các lĩnh vực xã hội chỉ sự vun trồng, giáo dục, đào tạo và phát triển mọikhả năng của con người

Ở phương Đông, văn hóa có nghĩa là văn trị giáo hóa, là giáo dục, cảm hóabằng điển chương, lễ nhạc, không dùng hình phạt tàn bạo và sự cưỡng bức

Như vậy, văn hóa theo phương Đông và phương Tây đều có bản chất là sựgiáo hóa, vun trồng nhân cách con người, làm cho cuộc sống của con người trở nêntốt đẹp hơn

Đến nay, con người đã từng bước mở rộng khái niệm văn hóa:“Văn hóa là tổng thể những giá trị vật chất và tinh thần do con người sáng tạo ra trong quá trình lịch sử”

1.1.1.2 Doanh nghiệp

Có rất nhiều quan điểm khác nhau về doanh nghiệp:

*Quan điểm nhà tổ chức: doanh nghiệp là một tổng thể các phương tiện,

máy móc thiết bị và con người được tổ chức lại nhằm đạt một mục đích nào đó

*Quan điểm lợi nhuận: doanh nghiệp là một tổ chức sản xuất, thông qua đó,

trong khuôn khổ một tài sản nhất định, người ta kết hợp nhiều yếu tố sản xuất khácnhau, nhằm tạo ra những sản phẩm và dịch vụ để bán trên thị trường và thu khoảnchênh lệch giá thành và giá bán sản phẩm

*Quan điểm chức năng: doanh nghiệp là một đơn vị sản xuất kinh doanh

nhằm thực hiện một, một số hoặc tất cả các công đoạn trong quá trình đầu tư từ sảnxuất đến tiêu thụ sản phẩm hoặc thực hiện các dịch vụ nhằm mục đích sinh lợi

*Quan điểm lý luận hệ thống: doanh nghiệp là một bộ phận hợp thành trong

hệ thống kinh tế, mỗi đơn vị trong hệ thống đó phải chịu sự tác động tương hỗ lẫnnhau, phải tuân thủ những điều kiện hoạt đông mà nhà nước đặt ra cho hệ thốngkinh tế đó nhằm phục vụ cho mục đích tiêu dùng của xã hội

Tổng hợp các quan điểm này, doanh nghiệp được hiểu như sau: “Doanh nghiệp là một đơn vị sản xuất kinh doanh được tổ chức, nhằm tạo ra sản phẩm và dịch vụ đáp ứng nhu cầu tiêu dùng trên thị trường, thông qua đó để tối đa hóa lợi nhuận trên cơ sở tôn trọng luật pháp của nhà nước và quyền lợi chính đáng của người tiêu dùng”.

1.1.1.3 Văn hóa doanh nghiệp

Doanh nghiệp được coi là một xã hội thu nhỏ Xã hội lớn có nền văn hóalớn, đương nhiên một xã hội nhỏ (doanh nghiệp) cũng mang đặc trưng của một nềnvăn hóa riêng biệt Mỗi nền văn hóa nhỏ là một bộ phận cấu thành nên nền văn hóalớn “Văn hóa Doanh nghiệp gắn với văn hóa xã hội, là một bước tiến của văn hóa

xã hội, là tầng sâu của văn hóa xã hội Văn hóa doanh nghiệp đòi hỏi vừa chú tớinăng suất và hiệu quả sản xuất, vừa chú tới quan hệ chủ thợ, quan hệ giữa ngườivới người Nói rộng ra nếu toàn bộ nền sản xuất đều được xây dựng trên một nền

văn hóa doanh nghiệp có trình độ cao, nền sản xuất sẽ vừa mang bản sắc dân tộc,vừa thích ứng với thời đại hiện nay” (Theo Edgar Schein).

Nói về văn hóa doanh nghiệp, có rất nhiều định nghĩa xung quanh khái niệmnày Mỗi nền văn hóa khác nhau có các định nghĩa khác nhau Theo chuyên giangười Pháp về doanh nghiệp vừa và nhỏ Saite Marie: “Văn hóa doanh nghiệp làtổng hợp các giá trị, các biểu tượng, huyền thoại, nghi thức, các điều cấm kị, cácquan điểm triết học, đạo đức tạo thành nền móng sâu xa của doanh nghiệp”

Tổ chức lao đông quốc tế ILO cũng đã đưa ra định nghĩa như sau: “Văn hóadoanh nghiệp là sự trộn lẫn đặc biệt các giá trị, các tiêu chuẩn, thói quen và truyềnthống, những thái độ ứng xử và lễ nghi mà toàn bộ chúng là duy nhất đối với một

tổ chức đã biết”

Mặc dù có rất nhiều khái niệm về văn hóa doanh nghiệp nhưng cho đến naychưa có một định nghĩa nào được chính thức công nhận Tuy nhiên, có một địnhnghĩa khá phổ biến là định nghĩa của Edgar H Chein: “Văn hóa doanh nghiệp làtổng thể những thủ pháp và quy tắc mà các thành viên của doanh nghiệp thu nhậnđược trong quá trình giải quyết vấn đề thích ứng bên ngoài và thống nhất bên trongdoanh nghiệp”

Dù được định nghĩa bằng nhiều cách khác nhau, nhưng sau cùng chúng ta có

thể rút ra một định nghĩa về văn hóa doanh nghiệp như sau: “Văn hóa doanh nghiệp chính là hệ thống các giá trị, quan niệm và nguyên tắc hành vi được chia

sẻ bên trong doanh nghiệp, chi phối tình cảm, nếp suy nghĩ và cách thức hành động của các thành viên trong quá trình theo đuổi và thực hiện những mục tiêu chung, tạo nên bản sắc riêng của mỗi doanh nghiệp”.

1.1.2 Vai trò của văn hóa doanh nghiệp

1.1.2.1 Đối với doanh nghiệp

*Văn hóa doanh nghiệp tạo nên nét đặc trưng riêng cho doanh nghiệp, giúp phân biệt với các doanh nghiệp khác.

Khi mới thành lập, doanh nghiệp chưa thể có một nền văn hóa ổn định, chưa

có bản sắc văn hóa riêng Trải qua một quá trình hoạt động lâu dài, với nhữngthành công và thất bại, đấu tranh và xây dựng, các yếu tố văn hóa dần được hìnhthành, chắt lọc để rồi tồn tại thành một hệ thống, tạo ra đường lối kinh doanh riêngcủa doanh nghiệp đó, giúp phân biệt nó với các doanh nghiệp khác, tổ chức xã hộikhác

Phong cách đó đối với doanh nghiệp cũng quan trọng giống như “không khí

và nước” đối với con người Thật dễ dàng để chúng ta nhận thấy phong cách củamột doanh nghiệp thành công, phong cách ấy thường gây ấn tượng rất mạnh chongười ngoài và là niềm tự hào của các thành viên trong doanh nghiệp Hãng thức

ăn nhanh McDonald’s được biết đến trên toàn thế giới với biểu tượng chữ M màuvàng trên nền túi giấy màu đỏ để đựng đồ ăn Không những vậy cách bố trí củaquán ăn, đồng phục cũng là nét nổi bật của cửa hàng đồ ăn nhanh nổi tiếng thế giớinày Nhờ những đặc điểm đó, chúng ta có thể dễ dàng phân biệt nó với các hãng đồ

ăn nhnah khác

*Điều phối, kiểm soát và định hướng hành vi của các thành viên

Văn hóa doanh nghiệp tạo ra khuôn mẫu ứng xử, được thành viên chấp nhận

và tuân thủ, thể hiện sự hòa đồng trong doanh nghiệp Khuôn mẫu ấy chính lànhững chuẩn mực chung, những giá trị giúp biểu dương những hành vi tốt, lên ánnhững hành vi xấu, từ đó mọi người biết nên làm gì và không nên làm gì Như vậy,văn hóa doanh nghiệp giống như một công cụ điều tiết mềm thông qua hệ thống

giá trị, các chuẩn mực, truyền thống, tập tục…đã được gây dựng và thừa nhậntrong doanh nghiệp Trong hoạt động quản lý, văn hóa cũng được coi như công cụkiểm soát cực kỳ hiệu quả vì nó tạo nên niềm tin và sự tự giác ở các thành viên.Một hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ có hiệu quả thực sự khi hướng con người đến sự

tự nguyện và tự giác trong hành động của họ Chính những giá trị văn hóa phù hợp

và được tôn trọng sẽ tạo ra niềm tin và phần nào hạn chế một cách có hiệu quảhành vi của các thành viên trong doanh nghiệp

Bên cạnh chức năng kiểm soát hành vi của cá nhân, văn hóa doanh nghiệpcòn có chức năng định hướng hành vi Một khi nhwunxg giá tri, quan niệm, mụctiêu của tổ chức được các thành viên chấp nhận, họ sẽ hành động và quyết địnhtrên cơ sở những quan niệm, giá trị của tổ chức đó Tất ca những quyết định đưa rađều phải phù hợp với những nguyên tắc, giá trị của doạnh nghiệp Văn hóa doanhnghiệp sẽ giúp người lãnh đạo giảm việc định hướng hành vi của nhân viên thôngqua xây dựng các quy tắc bởi chính những giá trị của văn hóa doanh nghiệp đã ảnhhưởng sâu sắc tói nhận thức của các thành viên trong tổ chức

*Tạo động lực làm việc và củng cố lòng trung thành của nhân viên

Để khuyến khích và tạo động lực cho người lao động chỉ có lương cao, chế

độ đãi ngộ, chế độ làm việc thôi là chưa đủ Thực tế cho thấy nhân viên gắn bó lâudài cới tổ chức vì môi trường mội bộ của doanh nghiệp tạo sự hứng thú và cảmgiác thân thuộc, tạo cơ hội cho họ khẳng định mình Con người là nguồn tàinguyên quý giá của mỗi tổ chức, vì vậy sự trung thành của nhân viên đối với doanhnghiệp giống như một sự kích thích phát triển Để có được được điều đó, văn hóadoanh nghiệp là một yếu tố quan trọng đảm bảo sự gắn kết lâu dài của người laođộng

*Giải quyết vấn đề xung đột cá nhân – tập thể

Doanh nghiệp là tập hợp của nhiều cá nhân với nguồn gốc, lối sống, tínhcách, động cơ và mục tiêu…khác nhau Chính vì vậy, sự xung đột có thể xảy ra bất

cứ lúc nào Vào lúc này, tính thống nhất, đồng tâm mà văn hóa doanh nghiệp manglại sẽ giúp giải quyết những xung đột đó

*Khích lệ khả năng sáng tạo và đổi mới trong doanh nghiệp

Sáng tạo và đổi mới là yếu tố tiên quyết để duy trì vị thế cạnh tranh củadoanh nghiệp trên thương trường Song một vấn đề là làm thế nào để khích lệ sựsáng tạo của nhân viên Hãy đặt chân đến công ty Hewlette – Packard và xem thửniềm tin của họ Công ty Hewlette luôn đặt niềm tin vào nhân viên, niềm tin ấyđược thể hiện trong chính sách “để ngỏ nguyên vật liệu phòng thí nghiệm” củacông ty Với chính sách này, các kĩ sư không chỉ được tự do sử dụng thiết bị ởphòng thí nghiệm mà còn khuyến khích đem nó về nhà dùng vào việc riêng củahọc Điều này tạo cho họ cơ hội học hỏi thêm và qua đó củng cố sự cam kết gắn bócủa công ty với quá trình đổi mới và sáng chế Như vậy, văn hóa doanh nghiệp làcông cụ khích lệ sự sáng tạo và đổi mới trong doanh nghiệp

*Nâng cao sức cạnh tranh của doanh nghiệp

Văn hóa doanh nghiệp đúng hướng sẽ đem lại lợi thế cạnh tranh cho doanhnghiệp bởi nó tạo được sự thống nhất, giảm thiểu sự rủi ro, tăng cường phối hợp vàgiám sát, thúc đẩy động cơ làm việc của mọi thành viên, tăng hiệu suất và hiệu quảcủa doanh nghiệp Từ đó tăng sức cạnh tranh và khả năng thành công của doanhnghiệp trên thị trường Văn hóa doanh nghiệp chính là sợi dây gắn kết và thúc đẩyđộng cơ làm việc của mọi nhân viên trong doanh nghiệp Một doanh nghiệp thànhcông trong xây dựng văn hóa doanh nghiệp chắc chắn có đủ sức đối đầu và chiếnthắng những cuộc cạnh tranh khốc liệt nhất

1.1.2.2 Đối với xã hội

Trong những năm trở lại đây, chúng ta đều phải thừ nhận vai trò đặc biệtquan trọng của Văn hóa doanh nghiệp trong sự phát triển bền vững của nền kinh tế.Bản thân văn hóa vốn đã ngầm chức trong nó những giá trị nhân văn, vì vậy nóluôn đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự gắn bó chặt chẽ trong việc kinh doanh vớitính nhân văn trong kinh doanh Văn hóa doanh nghiệp cũng luôn định hướng chohoạt động sản xuất, kinh doanh của mỗi doanh nghiệp theo hướng nâng cao tinhthần cộng đồng, dân tộc, khuyến khích doanh nghiệp tham gia các hoạt động xã hộinhiều xóa đói giảm nghèo, cứu trợ đồng bào bị thiên tai, tham gia các hoat động từthiện… Nếu kinh doanh thiếu đi yếu tố văn hóa thì xã hội sẽ phải gánh chịu nhữnghậu quả hết sức nghiêm trọng, đặc biệt là vấn đề rất được quan tâm hiện nay - ônhiễm môi trường.

1.1.3 Các bước hình thành văn hóa doanh nghiệp

Xây dựng văn hóa doanh nghiệp là một quá trình tổng thể, lâu dài chứ khôngchỉ đơn giản chỉ đơn giản là việc lãnh đạo đưa các giá trị vào doanh nghiệp mộtcách rời rạc Vậy để xây dựng văn hóa doanh nghiệp một cách thống nhất và hiệuquả cần phát triển theo các bước sau:

+Bước 1: Tìm hiểu môi trường và các yếu tố ảnh hưởng;

+Bước 2: Xác định đâu là giá trị cốt lõi làm cơ sở cho thành công Đây làbước cơ bản nhất để xây dựng vân hóa doanh nghiệp;

+Bước 3: Xây dưng tầm nhìn mà doanh nghiệp sẽ vươn tới;

+Bước 4: Đánh giá văn hóa hiện tại và xác định những yếu tố cần thay đổi:+Bước 5: Thu hẹp khoảng cách giữa những giá trị hiện có và những giá trịmong muốn;

+Bước 6: Xác định vai trò của lãnh đọa trong việc dẫn dắt thay đổi văn hóa;+Bước 7: Khi khoảng cách đã được xác định thì việc tiếp theo là soạn thảmột kế hoạch hành động bao gồm các mục tiêu, hoạt động, thời gian, điểm mốc vàtrách nhiệm cụ thể;

+Bước 8: Phổ biến nhu cầu thay đổi, kế hoạch hành động và động viên tinhthần nhân viên, tạo động lực cho sự thay đổi

+Bước 9: Nhận biết các trở ngại và nguyên nhân từ chối thay đổi, xây dựngcác chiến lược để đối phó;

+Bước 10: Thể chế hóa, mô hình hóa và củng cố sự thay đổi văn hóa;

+Bước 11: Tiếp tục đánh giá văn hóa doanh nghiệp và thiết lập các chuẩnmực mới để không ngừng học tập và thay đổi

Văn hóa doanh nghiệp có bền vững hay không, có trở thành sức mạnh thúcđẩy sự phát triển của doanh nghiệp hay không phụ thuộc vào quá trình xây dựngvăn hóa doanh nghiệp có đúng hướng hay không Chỉ có những bước đi đúng đắntrong xây dựng văn hóa doanh nghiệp này mới có thể tạo nên những đặc trưng vănhóa riêng của doanh nghiệp, đảm bảo sự hội nhập trong quá trình phát triển lâu dài

1.2 Trách nhiệm của văn phòng trong xây dựng, giữ gìn và phát huy hình

ảnh của doanh nghiệp.

1.2.1 Khái niệm văn phòng

Để phục vụ công tác lãnh đạo quản lý ở các cơ quan, đơn vị cần phải cócông tác văn phòng với những nội dung chủ yếu như: tổ chức, thu thập xử lý, phânphối và quản lý sử dụng các thông tin bên ngoài và nội bộ, trợ giúp lãnh đạo thực

hiện các hoạt động điều hành quản lý cơ quan, đơn vị…Bộ phận chuyên đảm tráchcác hoạt đông này được gọi là văn phòng.

Văn phòng cũng được hiểu theo nhiều giác độ khác nhau:

- Theo nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ

giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị (Như văn phòngQuốc hội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Tổng công ty…)

- Theo nghĩa hẹp: văn phòng bao gồm một bộ máy trợ giúp nhà quản trị

trong một số chức năng được giao, là một bộ phận cấu thành trong cơ cauus tổchức và chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao

- Theo khoa học hành chính Việt Nam, văn phòng được hiểu theo 4 nghĩa:+ Văn phòng là bộ máy làm việc của cơ quan giúp cho lãnh đạo quản lý,điều hành;

+ Văn phòng là trụ sở của cơ quan, nơi diễn ra công việc đối nội và đốingoại hằng ngày;

+ Văn phòng là nơi làm việc của lãnh đạo;

+ Văn bản là công việc thuộc sự vụ, giấy tờ, quản lý văn bản đến và văn bảnđi…

1.2.2 Vị trí và vai trò của văn phòng

Vị trí: Văn phòng là một bộ phận gần gũi, có quan hệ mật thết với lãnh đạo,

quản lý của cơ quan, đơn vị trong mọi hoạt động; là bộ phận trung gian thực hiệnviệc ghép nối các mối quan hệ trong quản lý điều hành cơ quan, đơn vị theo yêucầu của người đứng đầu cơ quan và là một bộ phận thực hiện nhiệm vụ mang tínhthường xuyên, liên tục trong cơ quan, đơn vị

Vai trò: Văn phòng là trung tâm thực hiện việc quản lý, điều hành trong cơ

quan, đơn vị; là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, nhất là quan hệ đối ngoại; là

bộ máy làm việc của các nhà lãnh đạo, quản lý; là trung tâm và cầu nối của cáchoạt động quản lý và điều hành của cơ quan; là người cung cấp các dịch vụ phục

vụ hoạt động của cơ quan, đơn vị; là cầu nối giữa chủ thể lãnh đạo quản lý với cơquan, đơn vị

1.2.3 Chức năng của văn phòng

*Chức năng tham mưu tổng hợp

Tham mưu là nhằm mục đích trợ giúp cho người lãnh đạo có cơ sở để lựachọn quyết định quản lý tối ưu phục vụ cho mục tiêu hoạt động của cơ quan, tổchức đó

Muốn có những quyết định đúng đắn, kịp thời, có cơ sở và mang tính khoahọc, người ra quyết định nắm được nhiều lĩnh vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọinơi… Điều này vượt quá khả năng của một con người Vì lý do đó, người lãnh đạocần ý kiến tham mưu của lực lượng trợ giúp Thông thường, theo cơ cấu tổ chứctrực tuyến – chức năng, lực lượng trợ giúp về các lĩnh vực chuyên môn nằm ở cácphòng, ban chức năng Văn phòng sẽ giúp thủ trướng trong việc tổng hợp các ýkiến chuyên môn đó, phân tích, chọn lọc để đưa ra những kết luận chung nhấtnhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, phương án quyết định kịp thời vàđúng đắn

Như vậy, tham mưu và tổng hợp là hai mặt gắn kết hữu cơ với nhau trongmột chức năng luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó mang tính tham vấn, khách quan, không bị

gò bó, ràng buộc

*Chức năng giúp việc theo ngành

Văn phòng là bộ máy trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của ban lãnhđạo cơ quan, đơn vị thông qua các công việc cụ thể như xây dựng chương trình, kếhoạch công tác ngày, tuần, tháng, quý… và tổ chức triển khai thực hiện các kếhoạch đó Văn phòng cũng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân; tổ chức các cuộchọp, các hội nghị, các cuộc đàm phán, thảo luận; tổ chức các chuyến đi công táccủa lãnh đạo; soạn thảo và quản lý các văn bản…

*Chức năng hậu cần

Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất nhưnhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ…Văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí,quản lý các phương tiện, thiết bị, dụng cụ đó để đảm bảo sử dụng chúng có hiệuquả Số lượng, đặc điểm của các phương tiện vật chất phụ thuộc vào đặc điểm vàquy mô hoạt động của các cơ quan, đơn vị Phục vụ một cách tiết kiệm nhưng vẫnđảm bảo hiệu quả là phương châm hoạt động của công tác văn phòng

Như vậy, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo, thủ trưởng thông qua

ba chức năng quan trọng tham mưu tổng hợp, trợ giúp theo ngành và hậu cần Cácchức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ, bổ sung cho nhau và cùng khẳng định sựcần thiết khách quan của văn phòng với tư cách một phòng làm việc và công tácvăn phòng với tư cách như một loại hoạt động

1.2.4 Các loại văn phòng

Văn phòng chia làm 5 loại chính là:

- Văn phòng của cơ quan hành chính nhà nước;

- Văn phòng của các tổ chức chính trị xã hội;

- Văn phòng của các đơn vị sự nghiệp, tổ chức dịch vụ công;

- Văn phòng đại diện;

- Văn phòng doanh nghiệp

1.2.5 Trách nhiệm của văn phòng trong xây dựng giữ gìn và phát huy hình ảnh

của doanh nghiệp

Thủ tướng Nguyễn Xuân Phúc đã phát biểu tại cuộc vận động “Xây dựngvăn hóa doanh nghiệp Việt Nam” khẳng định, văn hoá doanh nghiệp vô cùng quantrọng Điều này chứng minh người đứng đầu Chính phủ đang rất quan tâm đếnhình ảnh doanh nghiệp Việt Nam Bởi theo Thủ tướng, văn hóa doanh nghiệpkhông chỉ là hình ảnh doanh nghiệp mà còn là hình ảnh quốc gia

Việt Nam tự hào vì đã có rất nhiều thương hiệu quốc gia, trong số đó không

ít thương hiệu khẳng định được vị thế trên trường quốc tế Nhưng so với quy mônền kinh tế và yêu cầu hội nhập, phát triển kinh tế thì số lượng doanh nghiệp xâydựng được thương hiệu và uy tín, hình ảnh còn rất khiêm tốn Trong khi đó, ngàycàng xuất hiện nhiều những doanh nghiệp trốn đóng bảo hiểm xã hội cho người laođộng, trốn thuế, gây ô nhiễm môi trường, cạnh tranh không lành mạnh… Điềunày, khiến cho hình ảnh các doanh nghiệp đang bị méo mó, lòng tin của người dân,người tiêu dùng với các doanh nghiệp đang bị suy giảm, xói mòn

Trong bối cảnh kinh tế Việt Nam đang ngày càng hòa nhập hơn với nền kinh

tế thế giới, việc xây dựng hình ảnh doanh nghiệp đã và đang trở thành một vấn đềcấp thiết đối với các doanh nghiệp trong nước

Hình ảnh doanh nghiệp có ý nghĩa rất quan trọng đối với sự thành công củadoanh nghiệp trên thương trường, hình ảnh doanh nghiệp là sự tổng hòa của nhiềuyếu tố: chất lượng sản phẩm, phong cách kinh doanh, văn hóa của doanh nghiệpcũng như các hoạt động truyền thông, quảng bá… Tuy nhiên, do nhiều nguyênnhân khách quan và chủ quan, nên nhiều doanh nghiệp trong nước vẫn chưa dành

sự quan tâm đúng mức cho việc nâng cao nhận thức về xây dựng hình ảnh doanhnghiệp

Nói về xây dựng hình ảnh doanh nghiệp, Thời báo Kinh tế Việt Nam đã tổchức một cuộc tọa đàm với chủ đề tương tự Tham dự cuộc tọa đàm có các diễn giảnhư ông Nguyễn Thế Quang, Anh hùng Lao động, Phó chủ tịch UBND Thành phố

Hà Nội; TS Nguyễn Sĩ Dũng, Phó chủ nhiệm Văn phòng Quốc hội; GS ĐàoNguyên Cát, Tổng biên tập Thời báo Kinh tế Việt Nam; ông Dương Trung Quốc,Tổng thư ký Hội Khoa học Lịch sử Việt Nam, Tổng biên tập tạp chí Xưa và Nay;ông Hoàng Hải Âu, Giám đốc Công ty Cổ phần Giải pháp thị trường Hoàng GiaViệt Nam Tọa đàm đã mang lại một cái nhìn toàn cảnh và nhiều chiều hơn về vấn

đề xây dựng hình ảnh doanh nghiệp tại Việt Nam

Chúng ta hãy đặt chân đến “Coca Cola” - một tập đoàn toàn cầu chuyên sảnxuất và kinh doanh nước giải khát, mà khi nhắc tới nó, người ta nhớ ngay đến logocủa hãng với hàng chữ Coca Cola mềm mại, mang màu đặc trưng là màu đỏ vàxuất hiện gần như khắp nơi trên toàn cầu Người ta cũng nhớ đến Coca Cola nhưmột hãng sở hữu nhiều thương hiệu nổi tiếng khác nhau như: Coca Cola, Fanta,Sprite, Joy…với những chương trình quảng cáo rất hay và vui nhộn…

Ở Việt Nam, khi nói đến Samsung, người ta thường nghĩ đến một tập đoànsản xuất đồ điện tử với các loại sản phẩm chính như TV, máy tính, và gần đây làđiện thoại di động, tất cả đều mang thương hiệu Samsung với màu đặc trưng làmàu xanh dương Các quảng cáo của Samsung cũng thường rất đẹp và ấn tượng…

Như vậy, chúng ta có thể thấy rằng hình ảnh doanh nghiệp là diện mạo củamột doanh nghiệp, cho phép ta phân biệt doanh nghiệp này với một doanh nghiệpkhác, đóng vai trò mang tính quyết định đối với sự thành bại của doanh nghiệp Mỗi đối tượng khác nhau (người tiêu dùng, đối tác, chính quyền hay các cơ quanchức năng…) sẽ có một mối quan tâm và cách nhìn nhận khác nhau đối với hìnhảnh doanh nghiệp Như người tiêu dùng quyết định mua hàng dựa trên nhận thức

của họ về thương hiệu nhiều hơn là tính thực tế của bản thân sản phẩm…Như vậy,

“Lợi thế cạnh tranh bền vững duy nhất của bất kỳ ngành kinh doanh nào chính làdanh tiếng của nó” - một giám đốc marketing của một tập đoàn hàng đầu tại nước

Mỹ đã từng nói

Trong thực tế hiện nay, một doanh nghiệp có thể sở hữu một hoặc nhiềuthương hiệu khác nhau Nhưng việc xây dựng hình ảnh doanh nghiệp và phát triểnthương hiệu luôn luôn không thể tách rời Đó chính là bài học thành công củanhững doanh nghiệp phát triển hàng đầu hiện nay ở Việt Nam cũng như trên toànthế giới

Xây dựng hình ảnh doanh nghiệp là một quá trình lâu dài và kiên trì củadoanh nghiệp Trog quá trình ấy cần có sự tham gia đoàn kết của tất cả các thànhviên của doanh nghiệp Văn phòng là một bộ phận trung gian kết nối các bộ phậnkhác trong doanh nghiệp

Với chức năng tham mưu, tổng hợp, văn phòng là nơi thu thập và chuyểngiao thông tin giữa các quan hệ cấp trên – cấp dưới, đồng nghiệp, giữa các phòngban, quan hệ với khách hàng…Do đó, cần phải đảm bảo thông tin một cách chínhxác và rõ ràng nhằm tạo ra những quyết định đúng đắn, hiệu quả; tạo niềm tin chokhách hàng (tư vấn, tiếp nhận phản hồi…); tạo sự đồng thuận, đoàn kết giữa phòngban công ty (trong các chiến dịch PR sản phẩm mới)

Với chức năng giúp viêc theo ngành và hậu cần, văn phòng góp phần vào sựthành công của các chiến lược kinh doanh, các cuộc họp tạo dựng hình ảnh, truyềncảm hứng cho sự sáng tạo, thiết lập các thông điệp có ý nghĩa…

Xuất phát từ ý nghĩa này trong xây dựng hình ảnh doanh nghiệp, dù là bộphận trung gian nhưng văn phòng doanh nghiệp có trách nhiệm rất lớn Những ýnghĩa này giống như sợi dây “vô hình” buộc văn phòng doanh nghiệp phải thực

hiện đúng chức năng của mình, có như vậy mới đảm bảo trách nhiệm của mìnhtrong xây dựng, giữ gìn và phát triển hình ảnh doanh nghiệp.

Như vậy, hình ảnh doanh nghiệp là một khái niệm rộng và khó phân biệtrạch ròi giữa các yếu tố cấu thành Đó có thể là sự tổng hòa các mối quan hệ củadoanh nghiệp với khách hàng, với xã hội; là sự gắn kết giữa thương hiệu, văn hóadoanh nghiệp với sự thành công trong kinh doanh… mà muốn xây dựng, giữ gìn

và phát triển nó cần có sự đồng lòng của các cá nhân, bộ phận trong doanh nghiệp.Trong đó, văn phòng doanh nghiệp là một bộ phận quan trọng trong việc bảo đảm

sự hài hòa của các mối quan hệ của hình ảnh doanh nghiệp