MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN PHẦN MỞ ĐẦU 1 1.Lý do chọn đề tài 1 2.Lịch sử nghiên cứu 1 3.Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài 1 4.Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 1 5.Cơ sở phương pháp luận và các phượng pháp nghiên cứu được sử dụng 2 6.Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 2 7.Cấu trúc của đề tài 3 PHẦN NỘI DUNG 4 CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ TUẤN NGUYỄN 4 1.1.Lịch sử hình thành 4 1.2.Cơ cấu tổ chức 5 1.3.Chức năng,nhiệm vụ 7 CHƯƠNG II:TRÁCH NHIỆM CỦA VĂN PHÒNG TRONG VIỆC TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÔNG TÁC HẬU CẦN CHO CƠ QUAN 9 2.1.Tổ chức các chuyến đi công tác 9 2.1.1.Trách nhiệm trong công tác chuẩn bị 9 2.1.2.Trách nhiệm trong chuyến đi 10 2.1.3. Trách nhiệm sau chuyến đi 12 2.2.Tổ chức các cuộc hội họp 13 2.3.Tổ chức bố trí văn phòng, quản lý cơ sơ vật chất trang thiết bị 17 2.4. Lễ tân 18 2.5 Công tác y tế 19 2.6. Công tác kiểm tra,thi đua khen thưởng 20 CHƯƠNG III: CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG VIỆC TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÔNG TÁC HẬU CẦN CHO 22 CƠ QUAN 22 3.1. Nhận xét, đánh giá 22 3.1.1. ưu điểm 22 3.1.2.Nhược điểm 22 3.2. Nguyên nhân 23 3.3.Giải pháp 23 PHẦN KẾT LUẬN 25 TÀI LIỆU THAM KHẢO 26 PHỤ LỤC 27
LỜI CẢM ƠN Trên thực tế “ Khơng có thành cơng mà khơng có giúp đỡ” Để hồn thành đề tài “ Khảo sát, đánh giá trách nhiệm văn phòng cơng ty Cổ phần thiết bị Tuấn Nguyễn việc tổ chức thực công tác hậu cần cho quan”, cố gắng nỗ lực thân vận dụng kiến thức học giảng đường tìm hiểu thực tế quan, nhận giảng dạy giúp đỡ nhiệt tình giảng viên Ths.Lâm Thu Hằng suốt trình học tập làm Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến giảng viên Ths Lâm Thu Hằng với lòng biết ơn sâu sắc Ngồi q trình tìm hiểu thực tế nhận giúp đỡ hướng dẫn cụ thể công ty Cổ phần thiết bị Tuấn Nguyễn nói chung văn phòng cơng ty nói riêng.Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến quý cơng ty Hồn thành đề tài thành công tôi, song tránh khỏi sai sót thiếu hụt kiến thức thực tế, tơi mong nhận góp ý,chỉ bảo giảng viên Ths.Lâm Thu Hằng thầy cô khác để đề tài hoàn giúp tơi có kiến thức mang theo hành trang Tơi xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Để hồn thành đề tài tơi xin cam đoan sử dụng tài liệu tự thu thập,tìm hiểu kiến thức thân tích lũy q trình học tập, khơng chép hay copy khác, thông tin tài liệu dẫn chứng cụ thể phần tài liệu tham khảo.Nếu có sai phạm tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm làm Tơi xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài - Để hoàn thành học phần “ Kỹ tổ chức kiểm tra quản trị văn phòng” -Trong q trình thực tế công ty Cổ phần thiết bị Tuấn Nguyễn nhận thấy đề tài thiết thực, hay bổ ích giúp tơi có thêm kiến thức hiểu biết sâu rộng - Là sinh viên ngành Quản trị văn phòng lựa chon đề tài điều cần thiết nên làm để có hội tập dượt tìm hiểu thêm cơng ty, làm việc công ty sau tốt nghiệp đại học - Nhận thấy vấn đề tổ chức thực công tác hậu cần phận văn phòng cơng ty Cổ phần thiết bị Tuấn Nguyễn số hạn chế thiếu sót tơi muốn nêu đề xuất số giải pháp giúp khắc phục hạn chế 2.Lịch sử nghiên cứu - Các tìm hiểu, nghiên cứu phận văn phòng cơng ty - Tác giả Văn Tất Thu với học liệu “ Tổ chức hoạt động văn phòng Bộ, quan ngang Bộ, quan trực thuộc Chính phủ” 3.Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài -Công ty văn phòng cơng ty Cổ phần thiết bị Tuấn Nguyễn -Cơng tác tổ chức thực hậu cần văn phòng công ty Cổ phần thiết bị Tuấn Nguyễn - Tài liệu,giấy tờ liên quan đến việc tổ chức thực công tác hậu cần -Con người phong cách làm việc -Quy chế làm việc - Cơ sở vật chất,trang thiết bị phục vụ cơng việc 4.Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Mục đích nghiên cứu: -Hồn thành đề tài -Có thêm kiến thức thực tế kinh nghiệm cho thân -Khảo sát, đánh giá công tác chuẩn bị, tổ chức, thực hậu cần văn phòng cơng ty Cổ phần thiết bị Tuấn Nguyễn,những ưu nhược điểm, nguyên nhân giải pháp Nhiệm vụ nghiên cứu: Ngồi mục đích nói nhiệm vụ nghiên cứu -Thực tế,khách quan nghiên cứu - Chăm làm việc quan sát,lắng nghe suốt trình nghiên cứu -Tìm hiểu thật kĩ thu thập nhiều tài liệu - Áp dụng kiến thức học sở thực tế để suy luận,đánh giá ,nhận xét linh hoạt tìm giải pháp 5.Cơ sở phương pháp luận phượng pháp nghiên cứu sử dụng - Thu thập xử lý thông tin: Thu thập chọn lọc thông tin từ tài liệu,sách vở, trang riêng công ty, - Phỏng vấn: Hỏi trực tiếp để lấy thông tin -Điều tra, kiểm soát: Tự điều tra, kiểm tra, quan sát cơng việc q trình thực tế quan - Phân tích tổng hợp: Phân tích nguồn thơng tin có tổng hợp thành nguồn tin bổ ích, đưa nhận định, đánh giá thân 6.Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Đề tài trở thành tài liệu tham khảo vai trò,nhiệm vụ phận văn phòng vấn đề tổ chức thực công tác hậu cần quan cụ thể Đối với thân: -Hoàn thành đề tài,học phần -Tập dượt có thêm hiểu biết thực tế vai trò văn phòng tổ chức thực cơng tác hậu cần -Có hội tìm hiểu cơng ty u thích mong muốn làm việc -Rút kinh nghiệm riêng cho thân Đối với công ty: -Biết thực trạng hoạt động,những ưu nhược điểm việc tổ chức thực công tác hậu cần phận văn phòng nguyên nhân -Có thêm giải pháp nâng cao vai trò văn phòng việc tổ chức thực cơng tác hậu cần cho quan 7.Cấu trúc đề tài Đề tài gồm chương: -Chương I: Khái quát tổ chức hoạt động công ty Cổ phần thiết bị Tuấn Nguyễn -Chương II: Trách nhiệm văn phòng việc tổ chức thực cơng tác hậu cần cho quan -Chương III: Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu việc tổ chức thực công tác hậu cần cho quan PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ TUẤN NGUYỄN 1.1.Lịch sử hình thành Cơng ty cổ phần thiết bị Tuấn Nguyễn tiền thân xí nghiệp cơng nghệ sản xuất phụ tùng Nam Định Xí nghiệp thành lập từ ngày 6/9/1969 công ty thương nghiệp Nam Hà định Đến năm 1981 theo định số 12/QĐ-TC ngày 07/01/1981 UBND tỉnh Hà Nam Ninh hợp tổng hợp thành lập xí nghiệp Trong q trình hình thành hoạt động, xí nghiệp ngày phát triển lớn mạnh sở vật chất, chuyên môn kỹ thuật nhiệm vụ giao Để phù hợp với phương hướng, nhiệm vụ đẩy mạnh sản xuất hàng xuất khẩu, sở thương nghiệp Hà Nam Ninh định số 31/TC-TN ngày 14/07/1987 Tách xí nghiệp nội thương Hà Nam Ninh thành hai xí nghiệp xí nghiệp Ninh Bình xí nghiệp Nam Định có chức tổ chức việc sản xuất hàng phụ tùng phục vụ tiêu dùng nội địa xuất đặt trụ sở Hà Nội.Ngày 22/02/1993 định đổi thành công ty cổ phần thiết bị Tuấn Nguyễn Trong suốt trình thành lập hoạt động, xí nghiệp bước phát triển lớn mạnh, ln ln hồn thành nhiệm vụ, kế hoạch giao Xí nghiệp vinh dự nhiều lần đón đồng chí cán lãnh đạo cấp cao Đảng Nhà nước tới thăm.Đội ngũ cán công nhân viên có chun mơn, kỹ thuật đủ điều kiện sản xuất mặt hàng cao cấp, đáp ứng đủ thị hiếu nhu cầu khách hàng ngồi nước Giai đoạn từ năm 2001 đến 2005 cơng ty bắt đầu triển khai nhiều dự án đầu tư đa ngành nghề như: sản xuất xi măng, đầu tư kinh doanh bất động sản, kính xây dựng trọng lĩnh vực phát triển thị trường, xuất nhập VLXD Địa bàn hoạt động Tổng Công ty trải rộng khắp nước vươn quốc tế Trong giai đoạn này, Tổng Cơng ty có 16 đơn vị thành viên (kể đơn vị phụ thuộc) với tổng số 7.132 CBCNV Đẩy mạnh công tác kinh doanh thương mại, xuất nhập Trong đặc biệt trọng việc quảng bá xây dựng thương hỉệu với bạn hàng nước quốc tế, coi trọng hiệu thiết thực định hướng chiến lược dòng sản phẩm cao cấp phục vụ xuất Điển hình cơng tác đơn vị Công ty Thương mại VLXD FiCO, Công ty CP Đầu tư Kinh doanh VLXD FICO (BMT), Công ty CP Kỹ thuật Xây dựng VLXD (COTEC) Tăng cường liên doanh liên kết Hợp tác quốc tế lĩnh vực xây lắp xử lý móng Điển đơn vị: Công ty CP COTEC.CONS, Công ty TNHH Liên doanh CHUNWO-FICO (với Hongkong), Công ty TNHH Liên doanh Xây dựng FICO-COREA (với Hàn Quốc) 1.2.Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức bao gồm: Ban giám đốc Phòng tổ chức nhân sự: -Thực cơng tác tuyển dụng nhân đảm bảo theo yêu cầu,chiến lược công ty; - Tổ chức phối hợp với đơn vị khác thực quản lý nhân sự, đào tạo tái đào tạo; -Tổ chức việc quản lý nhân tồn cơng ty; -Xây dựng quy chế lương thưởng,các biện pháp khuyến khích,kích thích người lao động làm việc, thực chế độ cho người lao động; -Chấp hành tổ chức thực chủ trương,quy định,chỉ thị ban giám đốc; -Nghiên cứu,soạn thảo trình duyệt quy định áp dụng cơng ty - Phục vụ cơng tác hành để ban giám đốc thuận tiện đạo,điều hành - Quản lý việc sử dụng bảo vệ tài sản công ty,đảm bảo an ninh trật tự,an toàn lao động - Tham mưu,đề xuất cho ban giám đốc xử lí vấn đề nhân - Hỗ trợ phận khác việc quản lý nhân đồng thời cầu nối ban giám đốc người lao động cơng ty Phòng giao dịch khách hàng( phòng kinh doanh): -Chịu trách nhiệm liên hệ khách hàng,giao dịch trực tiếp hoạc gián tiếp -Trao trả sản phẩm,thanh toán chi phí cho khách -Là phận tham mưu, giúp việc cho Tổng giám đốc công tác bán sản phẩm & dịch vụ Công ty (cho vay, bảo lãnh, hình thức cấp tín dụng khác, huy động vốn thị trường 1, dịch vụ tư vấn tốn quốc tế, dịch vụ tư vấn tài chính, đầu tư góp vốn, liên doanh liên kết, chào bán sản phẩm kinh doanh ngoại tệ trừ thị trường liên ngân hàng); -công tác nghiên cứu & phát triển sản phẩm, phát triển thị trường; công tác xây dựng & phát triển mối quan hệ khách hàng -Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc hoạt động nhiệm vụ, thẩm quyền giao Phòng sản xuất: -Chịu trách nhiệm sản xuất hàng hóa theo đơn đặt hàng khách hàng từ phòng khinh doanh chuyển xuống, -Chịu trách nhiệm giao hàng cho khách theo hợp đồng bàn giao - Báo cáo tiến trình chuẩn bị sản xuất sản phẩm cho ban giám đốc Văn phòng: Bao gồm lễ tân,hậu cần,văn thư lưu trữ, tổ chức kiện,tổ chức phục vụ chuyến công tác, tham mưu cho lãnh đạo, xây dựng kế hoạch phát triển, Phòng tài kế toán: -Chịu trách nhiệm khoản thu chi công ty tiền lương cho nhân viên, quản lý , -Giải chế độ sách cho lao động - Báo cáo nguồn thu đầu vào công ty hàng tháng báo cáo lên giám đốc 10 Quán triệt mục đích, yêu cầu, nội dung chương trình, thời gian lịch trình họp Xác định thời gian tối đa cho người tham dự họp trình bày ý kiến cách hợp lý Điều khiển họp theo mục đích, yêu cầu đặt Có ý kiến kết luận họp, trước kết thúc họp Giao trách nhiệm cho quan, đơn vị có thẩm quyền văn thơng báo kết họp đến quan, đơn vị, cá nhân có liên quan Điều 17 Trách nhiệm người tham dự họp Nghiên cứu tài liệu, văn họp nhận trước đến dự họp Chuẩn bị trước ý kiến phát biểu họp Phải dự họp thành phần, đến họp tham dự hết thời gian họp Chỉ trường hợp lý đột xuất đồng ý người chủ trì người tham dự rời họp trước họp kết thúc Trong dự họp, không làm việc riêng xử lý cơng việc khơng có liên quan đến nội dung họp Không gọi nghe điện thoại phòng họp Trình bày ý kiến tham gia tranh luận họp phải ngắn gọn, thắng vào nội dung vấn đề không vượt thời gian mà người chủ trì họp cho phép Trong trường hợp cử họp thay, phải báo cáo kết 21 họp cho thủ trưởng quan, đơn vị cử họp Điều 18 Biên họp thông báo kết họp Nội dung diễn biến họp phải ghi thành biên Trong trường hợp cần thiết, tổ chức ghi âm, ghi hình họp Biên họp phải gồm nội dung sau đây: a) Người chủ trì danh sách người tham dự có mặt họp; b) Những vấn đề trình bày thảo luận họp; c) Ý kiến phát biểu người tham dự họp; d) Kết luận chủ toạ họp định đưa họp Chậm ngày làm việc sau ngày kết thúc họp, quan, đơn vị giao trách nhiệm phải thông báo văn kết họp, gửi cho quan, đơn vị, cá nhân có liên quan biết, thực Văn thông báo kết họp bao gồm nội dung sau đây: a) Ý kiến kết luận người chủ trì họp vấn đề đưa họp; b) Quyết định người có thẩm quyền đưa họp việc giải vấn đề có liên quan phân công trách nhiệm tổ chức thực Văn thông báo kết họp không thay cho việc văn quy phạm pháp luật văn cá biệt thủ trưởng quan hành nhà nước có thẩm quyền theo quy định pháp luật để giải vấn đề liên quan định họp 22 Vì công ty cổ phần thiết bị nên họp công ty chủ yếu xoay quanh vấn đề nhân sự, chiến lược phát triển mở rộng công ty, mặt hàng, quan hệ với đối tác, khách hàng hay kết doanh thu, Sau kết thúc họp, thư ký giúp lãnh đạo công ty thông báo triển khai kết luận họp, họp rút kinh nghiệm, soạn thư cảm ơn gửi tới khách hàng đại biểu, công ty đối tác khác 2.3.Tổ chức bố trí văn phòng, quản lý sơ vật chất trang thiết bị Văn phòng đại hiệu ln tiêu chí cao cơng ty, phận văn phòng có trách nhiệm tổ chức phòng làm việc cách khoa học nhất, gọn gàng, thuận tiện giúp người tư lãnh đạo, làm việc phát triển kỹ năng,chuyên môn Cơ sở vật chất đầy đủ đáp ứng nhu cầu làm việc: máy tính đồng bộ, điện thoại, máy in, máy photo, điều hòa,quạt, bàn làm việc kính chống ồn,bàn làm việc đặt theo phòng phong thủy đảm bảo khơng gian làm việc tốt nhất, phát huy khả trí tuệ nhân viên cơng ty, cách trí hợp lý, phù hợp với tính chất cơng việc, theo dây chuyền.Đồng thời đòi hỏi người đáp ứng cơng nghệ cách hiệu nhất, linh hoạt tình vf quản lý đồng Bộ phận văn phòng có trách nhiệm bảo quản quản lý sở vật chất, trang thiết bị, thường hợp hay hư hỏng báo lại tổng kết báo cáo lãnh đạo xin kinh phí thay, sửa, nhiên hạn chế chi phí ln ưu tiên hàng đầu.Ví dụ văn phòng có máy in nhằm hạn chế chi phí giấy mực tác hại từ máy đến người 2.4 Lễ tân Lễ tân coi mặt cơng ty, thể từ đầu đối tác tiếp xúc với cơng ty, người tiếp thị văn hóa, hình ảnh tổ chức đến cá nhân, tổ chức có nhu cầu quan tâm, hợp tác Vì công ty Cổ phần thiết bị Tuấn Nguyễn tới vấn đề Nghiệp vụ lễ tân đòi hỏi khéo léo linh hoạt xếp bố 23 trí, tổ chức tốt cơng tác lễ tân giúp tiết kiệm thời gian cho lãnh đạo,tạo ấn tượng tốt đẹp cho khách, tạo thuận lợi cho quan hệ đối tác Khu vực lễ tân cần phải dọn dẹp hàng ngày, hồ sơ vật dụng văn phòng cần xếp ngăn nắp, gọn gàng Trên quầy lễ tân cần có card vist cuả công ty, vài tờ quảng cáo, thông tin công ty cho khách hàng tiếp xúc lần đầu Khách liên hệ với quan, doanh nghiệp ngày: liên hệ công tác, khiếu nại, tố cáo… Khách quan, doanh nghiệp: liên hệ công tác phòng ban, gặp lãnh đạo… Khách quan trọng: liên hệ kí kết hợp đồng, kiểm tra… Nhân viên lễ tân phải phân biệt loại khách để có ứng xử thích hợp Đối với khách nội quan tiếp xúc giải nhiều cách khác Trong tiếp khách nội phân thành loại có cách ứng xử riêng nhau: - Đối với cán thân cận gặp giám đốc lúc - Đối với cán nhân viên muốn gặp phải đăng ký qua lễ tân đế lễ tân xếp, bố trí - Đối với người lao động cần tổ chức tiếp dân vào thời gian định Tuy nhiên trường hợp cần phải ý đến trường hợp ngoại lệ, nhiều trường hợp quan trọng khẩn cấp đợi đến ngày giờ, đến hẹn giải Sau làm thủ tục cần thiết chào hỏi, ghi tên nhân viên lễ tân phải thông báo cho thư ký biết khách ngồi chờ yêu cầu họ hướng dẫn họ đến văn phòng Tất khách đến quan phải chào đón với thái độ tơn trọng lịch Tuỳ theo điều kiện cụ thể,cơ quan có quy tắc riêng gặp rỡ, chào đón khách ví dụ tổ chức đón - tiếp đồn khách quan trọng từ xa tới Tổ chức hẹn gặp Lễ tân cần phải xếp chương trình cho buổi hẹn cách khoa học, sở thống với Giám đốc thời gian dành cho việc tiếp khách 2.5 Cơng tác y tế Vì cơng ty sản xuất thiết bị máy móc nên số lướng công nhân tương đối lớn, vấn đề an toàn lao động sức khỏe cho nhâ viên công 24 ty ưu tiên hàng đầu,chú trọng nhiều cơng tác y tế Đòi hỏi phận văn phòng phải ln thường trực, có nguồn thơng tin nhanh, đáp ứng giải kịp thời tình xảy lao động: -Thực cung cấp dịch vụ khám chữa bệnh thông thường sở lao động sơ cứu, cấp cứu trường hợp tai nạn lao động; -Quản lý tình hình sức khỏe người lao động, bao gồm: Tổ chức khám sức khỏe định kỳ; khám bệnh nghề nghiệp; lưu giữ theo dõi hồ sơ sức khỏe tuyển dụng, hồ sơ khám sức khỏe định kỳ, hồ sơ bệnh nghề nghiệp -Quản lý số trang thiết bị, thuốc men phục vụ sơ cứu, cấp cứu theo ca sản xuất -Xây dựng nội quy vệ sinh lao động, yếu tố nguy gây bệnh nghề nghiệp biện pháp dự phòng để người lao động tham gia phòng tránh -Kiểm tra việc chấp hành điều lệ vệ sinh, phòng chống dịch bệnh, đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm cho người lao động sở lao động; phối hợp với phận an toàn – vệ sinh lao động để triển khai thực đo, kiểm tra, giám sát yếu tố nguy môi trường lao động, hướng dẫn phân xưởng người lao động thực biện pháp vệ sinh lao động; -Xây dựng kế hoạch điều dưỡng phục hồi chức cho người lao động làm cơng việc nặng nhọc, độc hại có kết khám sức khỏe định kỳ loại IV, loại V mắc bệnh nghề nghiệp; -Hằng năm kiểm tra, giám sát môi trường lao động; quản lý hồ sơ vệ sinh lao động sở; đề xuất khuyến nghị biện pháp cải thiện điều kiện lao động nâng cao sức khỏe cho người lao động; -Hướng dẫn tổ chức thực chế độ bồi dưỡng vật (cơ cấu 25 định lượng vật, cách thức tổ chức bồi dưỡng) cho người làm việc điều kiện lao động có hại đến sức khỏe; -Tham gia hoàn chỉnh thủ tục để giám định tổn hại sức khỏe, thương tật cho người lao động bị bệnh nghề nghiệp, tai nạn lao động; -Phối hợp nhận đạo quan y tế địa phương y tế Bộ, ngành (nếu có) để quản lý sức khỏe người lao động; tiếp nhận thực đầy đủ đạo chuyên môn nghiệp vụ y tế địa phương y tế Bộ, ngành; 2.6 Công tác kiểm tra,thi đua khen thưởng Tại cơng ty, cơng tác kiểm tra giám sốt diễn thường xuyên, thời điểm, cụ thể cho vị trí cơng việc, kiểm tra tiến hành trước cơng việc diễn ra,trong q trình cơng việc diễn sau công việc kết thúc Thi đua khen thưởng vào đặc điểm, tính chất công tác, lao động, nghề nghiệp, phạm vi đối tượng tham gia thi đua để có hình thức tổ chức phát động thi đua cho phù hợp, nhằm phát huy tối đa sáng tạo khuyến khích tinh thần tự giác cá nhân, phòng ban cơng ty Bộ phận văn phòng triển khai phát động, đạo thực phong trào thi đua; vận động, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra thi đua phổ biến kinh nghiệm tốt, nhân rộng điển hình tiên tiến phong trào Như vậy, vai trò văn phòng việc tỏ chức thực cơng tác hậu cần cho công ty vô quan trọng.Đối với nhiệm vụ khác tổ chức chuyến công tác, tổ chức hội họp, lễ tân, quản lý bố trí sở vật chất,y tế, hay kiểm tra thi đua khen thưởng mà văn phòng có quy định, cách giải công việc khác tùy trường hợp.Hậu cần có vững hoạt động mạnh, cơng tác hậu cần góp phần vào ổn định công ty chuẩn bị cho phát triển lâu dài, cần nâng cao trách nhiệm để phận ăn phòng cơng ty có bước tiến hơn, tảng để phát triển ổn định, mạnh mẽ 26 27 CHƯƠNG III: CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG VIỆC TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÔNG TÁC HẬU CẦN CHO CƠ QUAN 3.1 Nhận xét, đánh giá 3.1.1 ưu điểm Nhìn chung, việc tổ chức thực cơng tác hậu cần phận văn phòng cho quan tương đối tốt hoàn thiện Đặc biệt chuẩn bị chuyến công tác chu đáo hiệu quả, phận văn phòng cung cấp thơng tin đủ mặt, đầy đủ văn giấy tờ,tham mưu cho lãnh đạo xuyên xuốt trình đồng thời trợ giúp cho người lãnh đạo ủy quyền ổn định nguồn thông tin hoạt động công ty không bị gián đoạn Công tác chuẩn bị tổ chức hội họp chu đáo đầy đủ bước, dựa nguyên tắc đắn giúp cho họp cơng ty thành cơng tạo lòng tin nơi lãnh đạo Lễ tân với vai trò mặt quan phận văn phòng xếp cách chu đáo, ổn định, đón tiếp khách theo quy trình khoa học,ít xảy sai xót, tạo ấn tượng tốt cho khách hàng đối tác công ty Về sở vật chất y tế đảm bảo, đáp ứng đầy đủ nhu cầu làm việc đảm bảo yếu tố tinh thần cho người lao đơng tiết kiệm chi phí mức tối đa mà hiệu Công tác thi đua khen thưởng hướng tới khích thích khả làm việc người lao động, phát huy trí tuệ tinh thần làm việc cao, mục đích cuối lợi ích phát triển công ty 3.1.2.Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm thành tựu đạt cơng tác hậu cần nói chung phận văn phòng cơng ty thiếu xót hạn chế định.Đó Trong chuẩn bị chuyến cơng tác hội họp đơi thiếu xót số loại giấy tờ giấy đường, giấy giới thiệu, số họp qua loa chưa sâu vào vấn đề kết thúc giao nhiệm vụ 28 Trong sở vật chất sử dụng lãng phí chưa thật tiết kiệm nguồn nguyên liệu giấy in,mực, điện, Lễ tân trường hợp bất ngờ chưa phân cơng cơng việc nhân dẫn đến chễ Công tác thi đua khen thưởng bng lỏng, chưa thực khách quan kiểm tra giám sát, 3.2 Nguyên nhân Nguyên nhân chủ yếu chủ quan nội bộ, vấn đề nhỏ chưa thật ảnh hưởng đến cơng ty, nhiên hạn chế gây lên rắc rối lớn không khịp điều chỉnh, giải doanh nghiệp lớn công ty Cổ phần thiết bị Tuấn Nguyễn Ban giám đốc bận nhiều công việc nên xếp thời gian quan tâm quản lý sát vấn đề hậu cần Bên cạnh ngun nhân khách quan sức ép thị trường kinh tế mở cửa kéo theo nhịp sống nhanh vội dẫn đến chuẩn bị số khâu hậu cần thiếu chu đáo 3.3.Giải pháp Thực lồng ghép nội dung vấn đề, công việc cần xử lý; kết hợp loại họp với việc tổ chức họp cách hợp lý,phù hợp với tính chất, yêu cầu nội dung vấn đề, công việc cần giải quyết; phù hợp với tính chất đặc điểm tổ chức hoạt động loại quan, đơn vị Những thông tin họp chuyển kịp thời đến người tham dự,đảm bảo thời gian (bắt đầu, kết thúc, độ dài) Không chủ quan vấn đề dù nhỏ tránh hậu lớn Ban giám đốc cần quan tâm đạo sát có điều hành cụ thể, chiến lược cho công ty Phân công cụ thể rõ ràng công tác lễ tân 29 Sử dụng hiệu tiết kiệm nguồn nguyên liệu, bảo quản sở vật chất văn phòng công ty (tắt điện, máy in, không sử dụng tới,chỉnh sửa văn giấy tờ hoàn thiện in tránh in nhiều lần, ) vấn đề đưa vào cơng tác thi đua khen thưởng phòng ban nhằm khuyến khích người Có sách phát triển theo kịp thị trường, đổi tư lao động lãnh đạo,luôn đào tạo bồi dưỡng lực cho đội ngũ quản lý kê cận, đào tạo kỹ chuyên môn, đạo đức cho cơng nhân viên, nâng cao tính kỷ luật lao động Có chiến lược phát triển lâu dài, ổn định, áp dụng khoa học tiên tiến, đẩy mạnh hoạt động, gắn kết mối quan hệ với đối tác bạn hàng Như vậy,bên cạnh ưu điểm mạnh đạt tổ chức chuyến công tác thành công, tổ chưc hội họp đạt kết cao, lễ tân, y tế chu đáo kịp thời cơng tác hậu cần phận văn phòng hạn chế định.Đó thiếu xót giấy tờ( giấy giới thiệu,giấy đường ) chuẩn bị chuyến cơng tác, lãng phí nguồn nhiên liệu( bật đèn, thiết bị điện,máy in sử dụng xong, )chưa thật có ý thức bảo quản sở vật chất,chủ quan, Nguyên nhân nội tác động bên ngoài, nhiên cần đề giải pháp khắc phục hạn chế dù nhỏ trách hậu lớn, có chiến lược phát triển lâu dài phát triển ổn định 30 PHẦN KẾT LUẬN Hiện nay, đất nước đà phát triển,tuy nhiều khó khăn với biến động thách thức lớn bên cạnh mở hội mới, triển vọng cho kinh tế Việt Nam Đặc biệt doanh nghiệp kinh tế mở hội lớn để phát huy tiềm năng, với hỗ trợ Nhà nước ln ln có sách tạo thuận lợi cho doanh nghiệp hoạt động hiệu nước thị trường quốc tế Một doanh nghiệp lớn công ty Cổ phần thiết bị Tuấn Nguyễn thị trường mở rộng hơn,với thị trường khó tính Mỹ, Nhật, Để làm điều bên cạnh tiềm ,thế mạnh nguồn nhân lực sẵn có cơng ty phải xếp máy với cấu tổ chức thật hoàn chỉnh để thực hoạt động xuyên suốt, hiệu quả, thực chức năng, nhiệm vụ dựa sở tuân thủ pháp luận điều kiện hoạt động doanh nghiệp Gắn với phát triển cơng ty vai trò văn phòng, đặc biệt cơng tác hậu cần Với việc thu thập thông tin, xác định mục tiêu tổ chức thực tốt mục tiêu văn phòng phận tìm kiếm giải pháp nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh cho cơng ty,có đóng góp lớn vào việc mở rộng thị trường gắn kết bạn hàng, tạo dựng niềm tin, thương hiệu uy tín Với thành tựu đạt suốt năm qua, công ty Cổ phần thiết bị Tuấn Nguyễn khẳng định hiệu công việc mình, phận văn phòng ổn định hậu cần, hoạch định nguồn nhân sự, chức nhiệm vụ cấu tổ chức.Tuy vậy, bên cạnh mạnh thành cơng có hạn chế định hoạch định nguồn thông tin cho hoạt động quan, 31 xếp mối quan hệ xây dựng hệ thống văn bản, Vì cần có giải pháp khắc phục hạn chế, phát huy mạnh để cơng ty phát triển bền vững khẳng định thương hiệu TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Nguyễn Hải Sản (1998).Quản trị học, NXB Thống kê 2.Nguyễn Hữu Tri (2005).Quản trị văn phòng, NXB Khoa học kỹ thuật 3.Văn Tất Thu (2011).Tổ chức hoạt động văn phòng Bộ, quan ngang Bộ, quan trực thuộc Chính phủ.NXB trị Quốc gia 4.Lê Văn In (1996) Quản trị văn phòng doanh nghiệp NXB Thống kê 5.Nghiêm Kỳ Hồng tác giả khác.Nghiệp vụ thư ký văn phòng đại NXB Lao đông,năm 2009 32 33 PHỤ LỤC Một số hình ảnh cơng ty văn phòng cơng ty Cổ phần thiết bị Tuấn Nguyễn 34 35 ... thiện vững mạnh 12 CHƯƠNG II:TRÁCH NHIỆM CỦA VĂN PHÒNG TRONG VIỆC TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÔNG TÁC HẬU CẦN CHO CƠ QUAN 2.1 .Tổ chức chuyến công tác 2.1.1 .Trách nhiệm cơng tác chuẩn bị Đầu tiên phận văn. .. Tuấn Nguyễn -Chương II: Trách nhiệm văn phòng việc tổ chức thực cơng tác hậu cần cho quan -Chương III: Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu việc tổ chức thực công tác hậu cần cho quan PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG... ty văn phòng cơng ty Cổ phần thiết bị Tuấn Nguyễn -Công tác tổ chức thực hậu cần văn phòng cơng ty Cổ phần thiết bị Tuấn Nguyễn - Tài liệu,giấy tờ liên quan đến việc tổ chức thực công tác hậu cần