Trách nhiệm của văn phòng trong việc tổ chức thực hiện công tác hậu cần cho cơ quan

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN PHẦN MỞ ĐẦU 1 1.Lý do chọn đề tài 1 2.Lịch sử nghiên cứu 1 3.Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài 1 4.Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 1 5.Cơ sở phương pháp luận và các phượng pháp nghiên cứu được sử dụng 2 6.Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 2 7.Cấu trúc của đề tài 3 PHẦN NỘI DUNG 4 CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ TUẤN NGUYỄN 4 1.1.Lịch sử hình thành 4 1.2.Cơ cấu tổ chức 5 1.3.Chức năng,nhiệm vụ 7 CHƯƠNG II:TRÁCH NHIỆM CỦA VĂN PHÒNG TRONG VIỆC TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÔNG TÁC HẬU CẦN CHO CƠ QUAN 9 2.1.Tổ chức các chuyến đi công tác 9 2.1.1.Trách nhiệm trong công tác chuẩn bị 9 2.1.2.Trách nhiệm trong chuyến đi 10 2.1.3. Trách nhiệm sau chuyến đi 12 2.2.Tổ chức các cuộc hội họp 13 2.3.Tổ chức bố trí văn phòng, quản lý cơ sơ vật chất trang thiết bị 17 2.4. Lễ tân 18 2.5 Công tác y tế 19 2.6. Công tác kiểm tra,thi đua khen thưởng 20 CHƯƠNG III: CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG VIỆC TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÔNG TÁC HẬU CẦN CHO 22 CƠ QUAN 22 3.1. Nhận xét, đánh giá 22 3.1.1. ưu điểm 22 3.1.2.Nhược điểm 22 3.2. Nguyên nhân 23 3.3.Giải pháp 23 PHẦN KẾT LUẬN 25 TÀI LIỆU THAM KHẢO 26 PHỤ LỤC 27

LỜI CẢM ƠN

Trên thực tế “ Không có thành công nào mà không có sự giúp đỡ” Đểhoàn thành đề tài “ Khảo sát, đánh giá về trách nhiệm của văn phòng công ty Cổphần thiết bị Tuấn Nguyễn trong việc tổ chức thực hiện công tác hậu cần cho cơquan”, ngoài những cố gắng nỗ lực của bản thân về vận dụng kiến thức đã họctrên giảng đường cũng như tìm hiểu thực tế tại cơ quan, tôi đã nhận được sựgiảng dạy và giúp đỡ nhiệt tình của giảng viên Ths.Lâm Thu Hằng trong suốtquá trình học tập và làm bài Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến giảng viênThs Lâm Thu Hằng với lòng biết ơn sâu sắc

Ngoài ra trong quá trình tìm hiểu thực tế tôi đã nhận được sự giúp đỡ vàhướng dẫn cụ thể của công ty Cổ phần thiết bị Tuấn Nguyễn nói chung và vănphòng của công ty nói riêng.Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến quý côngty

Hoàn thành đề tài này là một thành công đối với tôi, song cũng không thểtránh khỏi những sai sót và thiếu hụt về kiến thức thực tế, tôi rất mong nhậnđược sự góp ý,chỉ bảo của giảng viên Ths.Lâm Thu Hằng cùng các thầy cô khác

để đề tài được hoàn hiện hơn và giúp tôi có những kiến thức mang theo tronghành trang của mình

Tôi xin chân thành cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

Để hoàn thành đề tài này tôi xin cam đoan đã sử dụng tài liệu tự thuthập,tìm hiểu và kiến thức của chính bản thân tích lũy trong quá trình học tập,không sao chép hay copy bài khác, mọi thông tin trong tài liệu đều được dẫnchứng cụ thể trong phần tài liệu tham khảo.Nếu có sai phạm gì tôi xin hoàn toànchịu trách nhiệm về bài làm của mình

Tôi xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lý do chọn đề tài

- Để hoàn thành học phần “ Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trịvăn phòng”

-Trong quá trình thực tế tại công ty Cổ phần thiết bị Tuấn Nguyễn tôinhận thấy đây là một đề tài rất thiết thực, hay và bổ ích giúp tôi có thêm nhữngkiến thức và hiểu biết sâu rộng hơn

- Là một sinh viên ngành Quản trị văn phòng lựa chon đề tài này là điềucần thiết và nên làm để có cơ hội tập dượt cũng như tìm hiểu thêm về công ty,nếu có thể sẽ làm việc ở công ty sau khi tốt nghiệp đại học

- Nhận thấy trong vấn đề tổ chức thực hiện công tác hậu cần của bộ phậnvăn phòng công ty Cổ phần thiết bị Tuấn Nguyễn vẫn còn một số những hạn chếthiếu sót vì vậy tôi muốn nêu ra và đề xuất một số giải pháp có thể giúp khắcphục hạn chế này

2.Lịch sử nghiên cứu

- Các tìm hiểu, nghiên cứu của bộ phận văn phòng công ty

- Tác giả Văn Tất Thu với học liệu “ Tổ chức và hoạt động của văn phòng

Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ”

3.Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài

-Công ty và văn phòng công ty Cổ phần thiết bị Tuấn Nguyễn

-Công tác tổ chức thực hiện hậu cần của văn phòng công ty Cổ phần thiết

bị Tuấn Nguyễn

- Tài liệu,giấy tờ liên quan đến việc tổ chức thực hiện công tác hậu cần-Con người và phong cách làm việc

-Quy chế làm việc

- Cơ sở vật chất,trang thiết bị phục vụ công việc

4.Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Mục đích nghiên cứu:

-Hoàn thành đề tài

-Có thêm những kiến thức thực tế và kinh nghiệm cho bản thân

-Khảo sát, đánh giá công tác chuẩn bị, tổ chức, thực hiện hậu cần của vănphòng công ty Cổ phần thiết bị Tuấn Nguyễn,những ưu nhược điểm, nguyênnhân và giải pháp.

Nhiệm vụ nghiên cứu:

Ngoài những mục đích nói trên thì nhiệm vụ của nghiên cứu là

-Thực tế,khách quan khi nghiên cứu

- Chăm chỉ làm việc và quan sát,lắng nghe trong suốt quá trình nghiêncứu

-Tìm hiểu thật kĩ và thu thập nhiều tài liệu

- Áp dụng những kiến thức đã học trên cơ sở thực tế để suy luận,đánhgiá ,nhận xét và linh hoạt trong tìm giải pháp

5.Cơ sở phương pháp luận và các phượng pháp nghiên cứu được sử dụng

- Thu thập xử lý thông tin: Thu thập và chọn lọc các thông tin từ tàiliệu,sách vở, trang riêng của công ty,

- Phỏng vấn: Hỏi trực tiếp để lấy thông tin

-Điều tra, kiểm soát: Tự điều tra, kiểm tra, quan sát công việc trong quátrình đi thực tế tại cơ quan

- Phân tích tổng hợp: Phân tích những nguồn thông tin có được và tổnghợp thành nguồn tin bổ ích, đưa ra những nhận định, đánh giá của bản thân

6.Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài

Đề tài có thể trở thành tài liệu tham khảo về vai trò,nhiệm vụ của bộ phậnvăn phòng trong vấn đề tổ chức thực hiện công tác hậu cần tại một cơ quan cụthể

Đối với bản thân:

Đối với công ty:

-Biết được thực trạng hoạt động,những ưu nhược điểm trong việc tổ chứcthực hiện công tác hậu cần của bộ phận văn phòng cùng những nguyên nhân

-Có thêm những giải pháp nâng cao vai trò của văn phòng trong việc tổchức thực hiện công tác hậu cần cho cơ quan

7.Cấu trúc của đề tài

PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG

TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ TUẤN NGUYỄN 1.1.Lịch sử hình thành

Công ty cổ phần thiết bị Tuấn Nguyễn tiền thân là xí nghiệp công nghệsản xuất phụ tùng Nam Định Xí nghiệp được thành lập từ ngày 6/9/1969 docông ty thương nghiệp Nam Hà quyết định Đến năm 1981 theo quyết định số12/QĐ-TC ngày 07/01/1981 của UBND tỉnh Hà Nam Ninh hợp nhất tổng hợpthành lập xí nghiệp

Trong quá trình hình thành và hoạt động, xí nghiệp càng ngày càng pháttriển lớn mạnh về cơ sở vật chất, về chuyên môn cũng như về kỹ thuật và nhiệm

vụ được giao Để phù hợp với phương hướng, nhiệm vụ về đẩy mạnh sản xuấthàng xuất khẩu, sở thương nghiệp Hà Nam Ninh đã ra quyết định số 31/TC-TNngày 14/07/1987 Tách xí nghiệp nội thương Hà Nam Ninh thành hai xí nghiệp

là xí nghiệp Ninh Bình và xí nghiệp Nam Định có chức năng tổ chức việc sảnxuất hàng phụ tùng phục vụ tiêu dùng nội địa và xuất khẩu và đặt trụ sở chínhtại Hà Nội.Ngày 22/02/1993 quyết định đổi thành công ty cổ phần thiết bị TuấnNguyễn

Trong suốt quá trình thành lập và hoạt động, xí nghiệp từng bước pháttriển và lớn mạnh, luôn luôn hoàn thành nhiệm vụ, kế hoạch được giao Xínghiệp được vinh dự nhiều lần đón các đồng chí cán bộ lãnh đạo cấp cao củaĐảng và Nhà nước tới thăm.Đội ngũ cán bộ công nhân viên có chuyên môn, kỹthuật đủ điều kiện sản xuất những mặt hàng cao cấp, đáp ứng đủ thị hiếu và nhucầu của khách hàng trong và ngoài nước

Giai đoạn từ năm 2001 đến 2005 công ty đã bắt đầu triển khai nhiều dự ánđầu tư đa ngành nghề mới như: sản xuất xi măng, đầu tư kinh doanh bất độngsản, kính xây dựng đã chú trọng trong lĩnh vực phát triển thị trường, xuất nhậpkhẩu VLXD Địa bàn hoạt động của Tổng Công ty đã trải rộng trên khắp cảnước và vươn ra quốc tế Trong giai đoạn này, Tổng Công ty có 16 đơn vị thành

viên (kể cả các đơn vị phụ thuộc) với tổng số 7.132 CBCNV.

Đẩy mạnh công tác kinh doanh thương mại, xuất nhập khẩu Trong đó đặcbiệt chú trọng việc quảng bá và xây dựng thương hỉệu với bạn hàng trong nước

và quốc tế, coi trọng hiệu quả thiết thực và định hướng chiến lược các dòng sảnphẩm cao cấp phục vụ xuất khẩu Điển hình trong công tác này là các đơn vị nhưCông ty Thương mại VLXD FiCO, Công ty CP Đầu tư và Kinh doanh VLXDFICO (BMT), Công ty CP Kỹ thuật Xây dựng và VLXD (COTEC) Tăng cườngliên doanh liên kết và Hợp tác quốc tế trong các lĩnh vực xây lắp và xử lý nềnmóng Điển hình như các đơn vị: Công ty CP COTEC.CONS, Công ty TNHHLiên doanh CHUNWO-FICO (với Hongkong), Công ty TNHH Liên doanh Xâydựng FICO-COREA (với Hàn Quốc)

-Tổ chức việc quản lý nhân sự toàn công ty;

-Xây dựng quy chế lương thưởng,các biện pháp khuyến khích,kích thíchngười lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động;

-Chấp hành và tổ chức thực hiện các chủ trương,quy định,chỉ thị của bangiám đốc;

-Nghiên cứu,soạn thảo và trình duyệt các quy định áp dụng trong công ty

- Phục vụ công tác hành chính để ban giám đốc thuận tiện chỉ đạo,điềuhành

- Quản lý việc sử dụng và bảo vệ các tài sản của công ty,đảm bảo an ninhtrật tự,an toàn lao động

- Tham mưu,đề xuất cho ban giám đốc xử lí các vấn đề về nhân sự

- Hỗ trợ bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự đồng thời là cầu nốigiữa ban giám đốc và người lao động trong công ty

Phòng giao dịch khách hàng( phòng kinh doanh):

-Chịu trách nhiệm liên hệ khách hàng,giao dịch trực tiếp hoạc gián tiếp-Trao trả sản phẩm,thanh toán chi phí cho khách

-Là bộ phận tham mưu, giúp việc cho Tổng giám đốc về công tác bán cácsản phẩm & dịch vụ của Công ty (cho vay, bảo lãnh, các hình thức cấp tín dụngkhác, huy động vốn trên thị trường 1, dịch vụ tư vấn thanh toán quốc tế, dịch vụ

tư vấn tài chính, đầu tư góp vốn, liên doanh liên kết, chào bán sản phẩm kinhdoanh ngoại tệ trừ trên thị trường liên ngân hàng);

-công tác nghiên cứu & phát triển sản phẩm, phát triển thị trường; côngtác xây dựng & phát triển mối quan hệ khách hàng

-Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về các hoạt động đó trong nhiệm

vụ, thẩm quyền được giao

Phòng tài chính kế toán:

-Chịu trách nhiệm về các khoản thu chi của công ty như tiền lương chonhân viên, quản lý ,

-Giải quyết các chế độ chính sách cho ngươi lao động

- Báo cáo nguồn thu đầu vào của công ty hàng tháng và báo cáo lên giám

đốc.

1.3.Chức năng,nhiệm vụ

Ngày 01/01/2001 Công ty thực hiện cổ phần hoá theo chính sách củaĐảng và Nhà nước Từ khi cổ phần hoá đến nay công ty phát triển mạnh cơ sởchuyên môn kỹ thuật cũng như cơ sở vật chất cùng với khối lượng công nhânngày càng đông đảo và lành nghề

Chức năng chính của Công ty là sản xuất và cung cấp các loại thiết bị chothị trường trong và ngoài nước.Sản phẩm chính của Công ty là các loại phụ tùng,thiết bị xe môtô,oto,thiết bị xây dựng công trình,máy móc cho các dự án Ngoài

ra Công ty còn sản xuất một số mặt hàng khác theo đơn đặt hàng và tham giađầu tư bất động sản.Theo cơ cấu tổ chức, mỗi phòng thuộc công ty sẽ thực hiệnchức năng riêng của mình để hoạt động công ty đạt được hiệu quả cao nhất

Công ty cổ phần thiết bị Tuấn Nguyễn quy củ và xuyên xuốt các quytrình Nhiệm vụ đặt ra hàng đầu của công ty là đảm bảo cung cấp mặt hàng chấtlượng,đầy đủ,tốt nhất và kịp thời cho khách hàng trong và ngoài nước Đảm bảotuân thủ các luật về kinh doanh của doanh nghiệp theo đúng quy định của nhànước.Hiệu quả hoạt động của công ty gắn với hiệu quả tiêu dùng sản phẩm củakhách hàng dựa trên cơ sở luật pháp

Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chínhhướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp, TK 152: Nguyên liệu, vật liệu - vật tưthay thế (đơn vị đang hạch toán tài khoản 1522): Là những vật tư dùng để thaythế, sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ, dụng cụ sản xuất

TK 153: Công cụ dụng cụ, TK1534- Thiết bị, phụ tùng thay thế: Là các thiết bị,phụ tùng thay thế không đủ tiêu chuẩn của TSCĐ sử dụng cho sản xuất kinhdoanh của doanh nghiệp Vật tư thay thế (thuộc tài khoản 152) khi sử dụng,Công ty xuất dùng một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh Đối với thiết bị, phụtùng thay thế (thuộc tài khoản 153 -1534) khi sử dụng, Công ty xuất dùng mộtlần vào chi phí sản xuất kinh doanh (nếu có giá trị nhỏ) hoặc được phân bổ dầnvào chi phí sản xuất kinh doanh nếu được sử dụng như công cụ dụng cụ Thiết

bị, phụ tùng thay thế dùng để dự trữ, thay thế, phòng ngừa hư hỏng của tài sảnnhưng không đủ tiêu chuẩn để phân loại TSCĐ và có thời gian dự trữ trên 12

tháng hoặc hơn một chu kỳ sản xuất kinh doanh thông thường (theo hướng dẫntại tiết 1.4b, khoản 1, điều 112 Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014của Bộ Tài chính hướng dẫn lập và trình bày Bảng cân đối kế toán năm hướngdẫn phương pháp lập các chỉ tiêu trong Bảng cân đối kế toán của doanh nghiệpđáp ứng giả định hoạt động liên tục - Mẫu B01-DN).

Căn cứ hướng dẫn trên, Công ty thực hiện phân loại vật tư thay thế vàthiết bị phụ tùng thay thế để hạch toán đúng vào tài khoản 152 hoặc tài khoản

153 - 1534 theo quy định hiện hành Công ty tham khảo thêm danh mục thiết bị,máy móc, phụ tùng thay thế, phương tiện vận tải chuyên dùng trong nước đã sảnxuất được và danh mục nguyên liệu, vật tư, linh kiện trong nước đã sản xuấtđược ban hành kèm theo Thông tư số 04/2012/TT-BKHĐT ngày 13/8/2012 của

Bộ Kế hoạch và Đầu tư để vận dụng thực hiện

Như vậy, với nhiều năm quá trình hình thành và phát triển,công ty Cổphần thiết bị Tuấn Nguyễn đã từng bức khẳng định vị thế của mình trên thịtrường trong và ngoài nước.Với cơ cấu tổ chức,bộ máy khá hoàn thiện và thuậnlợi trong công tác làm việc, công ty đã hoàn thành chức, năng nhiệm vụ củamình, tạo ra các sản phẩm tốt nhất để phục vụ nhu cầu người tiêu dùng cũng nhưcung cấp thiết bị tốt nhất các công trình lớn.Với thị hiếu tiêu dùng ngày mộtthay đổi và thị trường cạnh tranh ngày một phức tạp hơn công ty phải liên tụcnắm bắt cơ hội để phù hợp với biến động xã hội, hoàn thiện và vững mạnh hơnnữa

CHƯƠNG II:TRÁCH NHIỆM CỦA VĂN PHÒNG TRONG VIỆC TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÔNG TÁC HẬU CẦN CHO CƠ QUAN

2.1.Tổ chức các chuyến đi công tác

2.1.1.Trách nhiệm trong công tác chuẩn bị

Đầu tiên bộ phận văn phòng công ty sẽ liên hệ nơi lãnh đạo hay đoàn đếncông tác để xem xét tình hình, thái độ địa điểm đến có đồng ý và ủng hộ haykhông.Thống nhất cách làm việc giữa hai bên, nội dung chuyến đi của lãnh đạođến đó là gì,thống nhất hỗ trợ xe đi lại,

Tiếp sau là lập kế hoạch tổ chức chuyến đi công tác một cách cụ thể nhấtnhư sau:

-Mục đích của chuyến đi công tác là gì (bàn giao công việc, ký kết hợpđồng, thăm viếng, học hỏi kinh nghiệm, )

-Thành phần đoàn đi công tác gồm những ai( trưởng đoàn, thành viên làngười có chuyên môn về lĩnh vực cần làm việc trong chuyến đi, thư ký), cầnxem xét căn cứ ai có thẩm quyền cho đi công tác, tiêu chuẩn cán bộ khi đi công

tác.

-Thời gian, địa điểm cụ thể nơi đoàn đến ( họp bàn công việc, nghỉngơi, ) Các địa điểm trong chuyến đi,ngày, giờ dự kiến tại mỗi địa điểm,các kếhoạch khác trong chuyến đi,lịch trình được gởi cho các nơi liên quan cần thiết

-Phương tiện di chuyển (do mình tự chuẩn bị hoặc có xe đưa đón của đốitác) căn cứ nơi đến, điều kiện giao thông, những ưa thích cá nhân,… để đặttrước Lưu ý những ngày, giờ thay đổi của các tuyến giao thông (nếu có) Cầnkiểm tra vé (máy bay) gồm: số chuyến bay; các điểm khởi hành và thời gian nhưyêu cầu; sân bay xuất phát, nơi đến; chi tiết ghi trên vé Nếu sai thông tin hoặcthủ trưởng muốn huỷ chuyến đi thì phải làm thủ tục trả vé, lấy tiền lại

-Dự trù chi phí cho toàn bộ chuyến đi.Nếu đi cùng với lãnh đạo, cần sắpxếp lịch trình riêng cho bản thân và dự tính các tình huống xử thế (trả tiền,phong tục-nghi lễ của nơi đến, những đột biến không tính trước về phương tiện,tài liệu, thời gian cá nhân, thời gian chung,…)

Nếu là một thư ký chuyên nghiệp, thì cần chuẩn bị thêm: tìm hiểu nhữngyêu cầu đặc biệt đặt ra cho thương gia ở nơi đến (thông qua lãnh sự hoặc công ty

du lịch), lập danh sách những người lãnh đạo sẽ tiếp kiến của mỗi cuộc tiếp kiếnhay làm việc, lập danh sách những cơ quan, cá nhân có đóng góp cho công tycần thăm viếng (nên gởi thư thông báo cho họ về sự thăm viếng này) Ngoài ra,nên liên hệ các cơ quan, cá nhân có uy tín đối với phía đối tác, đồng thời lãnhđạo của mình cũng có quan hệ tốt để xin họ cho những thơ tay giới thiệu (nhằmthuận tiện cho các công tác ở nước đó)

Nhật ký hành trình: thông tin khách sạn (đăng ký số lượng phòng, vị tríphòng, đăng ký đảm bảo, xác nhận việc đăng ký Đặt phòng cho cuộc họp lớnnếu cần và bữa ăn tại khách sạn nếu muốn),bản chương trình hẹn gặp, tài liệucho từng cuộc làm việc của lãnh đạo

Chuẩn bị tài liệu đầy đủ cho chuyến đi công tác: Tùy theo từng trườnghợp mà bộ phận văn phòng sẽ chuẩn bị các loại giấy tờ khác nhau phục vụ chocông việc của đoàn hay lãnh đạo Ví dụ như lãnh đạo đi hội thảo sẽ chuẩn bị cácbài phát biểu theo đúng chủ đề, đi kí hợp đồng sẽ chuẩn bị hợp đồng, ngoài racòn có giấy đi công tác, giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy ủy quyền cho lãnhđạo ở nhà,cần chọn người được ủy nhiệm thay thế,l ập giấy ủy nhiệm và trìnhduyệt,tiến hành bàn giao công việc giữa người đi và người thay thế, điều chỉnhcác cuộc họp, sinh hoạt,…cần thay đổi do bị ảnh hưởng bởi người đi công tác

Các thủ tục giấy tờ, nếu đi trong nước, cần chú ý kiểm tra những giấy tờtùy thân cần thiết, nếu đi ra nước ngoài, cần chú ý làm đầy đủ các thủ tục vi-sa,passport Cần chú ý thời gian làm các giấy tờ này để chuẩn bị từ trước

Bên cạnh đó bộ phận văn phòng cũng cần thông báo cho các đơn vị khác

về thời gian lãnh đạo đi công tác yêu cầu các phòng đơn vị phòng ban hoànthiện những giấy tờ cần thiết để trình lãnh đạo kí, duyệt trước khi đi để khônglàm gián đoạn công việc cũng như để lãnh đạo yên tâm công tác

2.1.2.Trách nhiệm trong chuyến đi

Thứ nhất, làm thư ký ghi chép toàn bộ thông tin công việc cho lãnh đạo

trong chuyến đi, việc này đòi hỏi người thư ký phải là người có chuyên môn,thân cận với lãnh đạo, được sự tín nhiệm cao Thư ký được biết đến như là vị trítrợ thủ đắc lực phía sau giám đốc, là cầu nối giữa khách hàng với ban lãnh đạo

và giữa các phòng ban với nhau, đồng thời là chất xúc tác để bộ máy công tyhoạt động tốt hơn

Được ví như “người giúp việc cao cấp” cho lãnh đạo, thư ký quan trọng hơn hết là sự hiểu biết, năng động, khéo léo, chuyên nghiệp trong xử lý công

việc và phong cách ứng xử Bởi trên thực tế, không có một quy trình nghiệp vụchung nào về việc đào tạo một thư ký chuyên nghiệp, thông minh, năng động,cũng như nhu cầu công việc và áp lực đối với thư ký ở mỗi công ty là khácnhau.kế toán, tài chính, nhân sự, các nghiệp vụ văn thư như: nhận điện thoại, sắpxếp lịch hẹn, tiếp khách, đến những công tác hành chính hậu cần như đăng ký vémáy bay, book khách sạn, lấy thị thực, tham gia ghi chép tại các cuộc họp, chuẩn

bị hồ sơ, tài liệu theo yêu cầu của ban lãnh đạo, những công việc này không hềđơn giản, đòi hỏi sự chuyên nghiệp, nhạy bén

Ví dụ nếu là cuộc họp thư ký cần làm những việc sau:

- Thảo một văn bản chi tiết về việc phân chia cuộc họp như thế nào theotừng nội dung và thời gian cụ thể cho từng nội dung đó

- Chuẩn bị các tài liệu có liên quan đến cuộc họp và gửi cho các thànhviên tham gia, cần phải gọi điện lại một lần nữa để chắc chắn rằng tất cả mọingười đã có các tài liệu đó

-Thảo luận trước về nội dung cuộc họp:Trao đổi trước về nội dung vớinhững người chủ trì cuộc họp ít nhất là một ngày trước khi diễn ra cuộc họp.Việc làm này sẽ giúp giám đốc nắm được phần nào tinh thần của buổi họp đồngthời cũng giúp chuẩn bị tốt hơn những gì sẽ nói, sẽ thảo luận Cuộc họp cũng vìthế mà được tiến hành thuận lợi và diễn ra sôi nổi hơn

-Họp đúng giờ:Trễ giờ họp cũng có nghĩa là đang làm mất thời gian của

người khác Là một thư ký,có thể mời mọi người trước thời gian họp tầm 15phút để cuộc họp có thể tiến hành đúng dự định.Và nếu đã đến giờ mà có nhữngnguời vẫn chưa đến thì cũng không nên vì một vài người mà khiến những ngườikhác phải tiếp tục chờ đợi Hãy bắt đầu cuộc họp như đã định.

-Nhất thiết cần có biên bản cuộc họp.Đó cũng là công việc chính của mộtngười thư ký Ghi lại những gì đã diễn ra trong cuộc họp, những vấn đề quantrọng Sau cuộc họp làm một bản báo cáo chi tiết sau đó in ra và phát cho mọingười Cách làm khoa học này sẽ giúp mọi người tham gia nắm được rõ ràng vàchi tiết nội dung cuộc họp

-Gợi ý mọi người thảo luận.Khi thấy không khí buổi họp có trùng xuống

và thiếu sôi nổi, người thư ký cũng có thể trở thành người lĩnh xướng, đặt ranhững câu hỏi, những tình huống và yêu cầu mọi người tham gia thảo luận-Bày tỏ ý kiến của mình.Thư ký không chỉ có việc ngồi một chỗ và ghi ghi chépchép,cũng có vai trò như một nhân viên bình thường Bởi thế cũng cần có những

ý kiến riêng của mình Đó có thể là ý kiến trái chiều nhưng hoàn toàn vẫn có thểnêu lên quan điểm và thuyết phục mọi người vào ý kiến của mình

Thứ hai, báo cáo kết quả chuyến đi cho người được lãnh đạo ủy quyền tại

cơ quan, đồng thời tiếp nhận thông tin,tình hình hoạt động ở công ty cho lãnhđạo

Ngoài ra trong quá trình lãnh đạo đi công tác thì bộ phận văn phòng thừalệnh đôn đốc, giám sát các phòng ban chức năng thực hiện đúng chương trình,

kế hoạch đã được giao và phải giữ liên lạc với lãnh đạo trong thời gian đi côngtác

2.1.3 Trách nhiệm sau chuyến đi

Sau chuyến đi công tác lãnh đạo trở về, bộ phận văn phòng sẽ là nơi tiếpnhận thông tin đầu tiên và nhận chỉ đạo của ban giám đốc giúp giải quyết cáccông việc, vấn đề liên quan đến thủ tục tổ chức chuyến đi công tác Thu thậpgiây tờ, tài liệu, tổ chức các cuộc họp mở rộng hay nội bộ để thông báo kết quả

chuyến đi công tác, trình nhật ký công tác và các văn bản, giấy tờ thuộc quyềnthủ trưởng, soạn thảo thư cảm ơn, thu thập hóa đơn, chứng từ cần thiết về cáckhoản chi phí để làm thủ tục quyết toán với tài vụ

Thư ký không tự mình giải quyết toàn bộ công việc cho lãnh đạo mà làngười truyền đạt trực tiếp yêu cầu của lãnh đạo tới các bộ phận chức năng hoặcchuyên gia, phối hợp các đơn vị lãnh đạo hoàn thành công việc một cách tốtnhất

Chủ động báo cáo về những vấn đề xảy ra trong thời gian qua, đồng thờixin ý kiến giải quyêt các công việc còn tồn đọng và trình văn bản liên quan đến

cá nhân lánh đạo

Hoàn tất hồ sơ cho chuyến đi công tác của lãnh đạo hoặc đoàn của công ty

và lưu vào để bảo quản, sử dụng khi cần thiết

2.2.Tổ chức các cuộc hội họp

Văn phòng luôn phải sẳn sàng chuẩn bị hồ sơ, tài liệu, phương tiện phục

vụ và hỗ trợ cho việc ghi biên bản đối với tất cả hội nghị, cuộc họp diễn ra trongcông ty Bất kì hội nghị, cuộc họp nào, biên bản rất quan trọng trong đó tóm tắtlại tất cả diễn biến sự việc đã diễn ra, với những hội nghị nhỏ chỉ lưu lại biênbản, còn đối với những hội nghị lớn, thư ký thành lập hồ sơ bao gồm biên bảnhội nghị, các báo cáo, tham luận, diễn văn khai mạc, bế mạc

Hội họp có nhiều loại như họp tổng kết, họp sơ kết, họp đột suất,

Dựa vào nguyên tắc tổ chức hội họp:

-Giải quyết công việc đúng thẩm quyền (ví dụ họp về tiền lương sẽ dophòng tài chính trù trì)

-Tiến hành khi cần thiết

-Xác định đúng mục tiêu, yêu cầu, nội dung