Đất nước ta đang trong giai đoạn công nghiệp hóa – hiện đại hóa và hội nhập kinh tế quốc tế trên nền kinh tế đang bước vào giai đoạn phát triển mới nền kinh tế tri thức. Trên mọi lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước hiện nay, công tác tổ chức văn phòng luôn được coi trọng, đóng vai trò then chốt có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả chất lượng hoạt động của cơ quan tổ chức, nhất là trong thời đại công nghệ thông tin như hiện nay. Trong đời sống của một doanh nghiệp hay của bất cứ tổ chức nào, các cán bộ, chuyên viên thường có các chuyến đi công tác lâu ngày, kể cả các chuyến đi công tác ở nước ngoài. Cần có một bản kế hoạch, hoạch định nhất định để đảm bảo cho chuyến đi công tác của lãnh đạo một cách an toàn nhất. Đi công tác là một hoạt động tổ chức cần thiết để thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan tổ chức. Các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan nói chung là đa dạng, như đi hội nghị, hội thảo, kiểm tra hướng dẫn cơ sở, đi công tác nước ngoài. Có thể nói từ trung ương đến cơ sở, không có cơ quan nào mà các lãnh đạo lại không đi công tác ngoài cơ quan. Đặc biệt tại các công ty doanh ngiệp việc đi công tác là chiến lược kinh doanh của công ty nhằm phát triển thị trường, giới thiệu sản phẩm, cạnh tranh với nhau. Mỗi chuyến đi công tác của lãnh đạo có tác dụng trên nhiều phương diện. Vì vậy các chuyến đi công tác cần được tổ chức chu đáo, chuyên nghiệp, an toàn, tiết kiệm và đạt hiệu quả cao nhất là vấn đề được rất nhiều cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đặc biệt quan tâm. Đây chính là lý do mà tôi đã chọn đề tài “ Khảo sát, đánh giá về trách nhiệm của văn phòng trong việc tổ chức phục vụ các chuyến đi công tác tại UBND Tỉnh Điện Biên”.
Trang 1Tôi xin chân thành cảm ơn!
Trang 2LỜI CAM ĐOAN
Tôi thực hiện đề tài: “ Khảo sát đánh giá về trách nhiệm của văn phòngtrong việc tổ chức phục vụ các chuyến đi công tác tại UBND tỉnh Điện Biên”.Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian qua.Tôi xin chịu trách nhiệm nếu có sự không trung thực, bất kỳ sự gian lận trongbài viết của tôi, tôi xin chịu trách nhiệm với lời cam đoan của mình
Trang 3DANH MỤC VIẾT TẮT
Trang 4MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
DANH MỤC VIẾT TẮT
Phần I MỞ ĐẦU 1
1 Lý do chọn đề tài 1
2 Lịch sử nghiên cứu 1
3 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu 2
4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2
5 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu 2
6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 3
7 Cấu trúc của đề tài 3
PHẦN II NỘI DUNG 4
CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND TỈNH ĐIỆN BIÊN 4
1.1 Lịch sử hình thành 4
1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn UBND tỉnh Điện Biên 5
1.3 Cơ cấu tổ chức 7
Tiểu kết 9
CHƯƠNG 2 TRÁCH NHIỆM CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC PHỤC VỤ CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA UBDN TỈNH ĐIỆN BIÊN 10
2.1 Trách nhiệm trong công tác chuẩn bị 10
2.1.1 Liên hệ nơi đến tiếp nhận chuyến công tác 10
2.1.2 Chuẩn bị nội dung chuyến công tác 11
2.1.3 Chuẩn bị tư liệu, tài liệu 12
2.1.4 Chuẩn bị phương tiện giao thông 12
2.1.5 Chuẩn bị giấy tờ 13
2.1.6 Chuẩn bị kinh phí và một số yếu tố khác 13
2.2 Trách nhiệm trong chuyến đi 14
2.3 Trách nhiệm sau chuyến đi 15
Tiểu kết 16
CHƯƠNG 3 CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO TRÁCH NHIỆM CỦA VĂN PHÒNG TRONG VIỆC TỔ CHỨC PHỤC VỤ CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA UBND TỈNH ĐIỆN BIÊN 17
3.1 Nhận xét, đánh giá 17
3.2 Giải pháp 19
Tiểu kết 21
KẾT LUẬN 22
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 23
Trang 5Phần I MỞ ĐẦU
1 Lý do chọn đề tài
Đất nước ta đang trong giai đoạn công nghiệp hóa – hiện đại hóa và hộinhập kinh tế quốc tế trên nền kinh tế đang bước vào giai đoạn phát triển mớinền kinh tế tri thức Trên mọi lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước hiện nay,công tác tổ chức văn phòng luôn được coi trọng, đóng vai trò then chốt có ảnhhưởng lớn đến hiệu quả chất lượng hoạt động của cơ quan tổ chức, nhất làtrong thời đại công nghệ thông tin như hiện nay
Trong đời sống của một doanh nghiệp hay của bất cứ tổ chức nào, cáccán bộ, chuyên viên thường có các chuyến đi công tác lâu ngày, kể cả cácchuyến đi công tác ở nước ngoài Cần có một bản kế hoạch, hoạch định nhấtđịnh để đảm bảo cho chuyến đi công tác của lãnh đạo một cách an toàn nhất
Đi công tác là một hoạt động tổ chức cần thiết để thực hiện chức năngnhiệm vụ của cơ quan tổ chức Các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quannói chung là đa dạng, như đi hội nghị, hội thảo, kiểm tra hướng dẫn cơ sở, đicông tác nước ngoài Có thể nói từ trung ương đến cơ sở, không có cơ quannào mà các lãnh đạo lại không đi công tác ngoài cơ quan
Đặc biệt tại các công ty doanh ngiệp việc đi công tác là chiến lược kinhdoanh của công ty nhằm phát triển thị trường, giới thiệu sản phẩm, cạnh tranhvới nhau Mỗi chuyến đi công tác của lãnh đạo có tác dụng trên nhiều phươngdiện Vì vậy các chuyến đi công tác cần được tổ chức chu đáo, chuyênnghiệp, an toàn, tiết kiệm và đạt hiệu quả cao nhất là vấn đề được rất nhiều cơquan, tổ chức, doanh nghiệp đặc biệt quan tâm Đây chính là lý do mà tôi đãchọn đề tài “ Khảo sát, đánh giá về trách nhiệm của văn phòng trong việc tổchức phục vụ các chuyến đi công tác tại UBND Tỉnh Điện Biên”
2 Lịch sử nghiên cứu
Đã có nhiều đề tài nghiên cứu của sinh viên các trường đào tạo chuyênnghành quản trị văn phòng về khảo sát thực tế, nghiên cứu khoa học, thực tập
Trang 6tại UBND tỉnh Điện Biên Tuy nhiên các bài hầu như chỉ nghiên cứu về đàotạo, bồi dưỡng; mà chưa đề tài nào đề cập sâu đến việc khảo sát, đánh giá vềtrách nhiệm của văn phòng trong việc tổ chức phục vụ chuyến đi công tác
3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu
khoa học về về công tác văn phòng trong ủy ban nhân dân Điện Biên Đặc biệt là tại văn phòng HĐND và UBND Điện Biên
chuyến công tác
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
cơ quan và nhằm mục đích cụ thể
nghiên cứu của cơ quan, ký kết hợp đồng, dự thảo, hội nghị, giao lưu, học hỏi
5 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu
Cơ sở phương pháp luận:
văn phòng UBND tỉnh
Phương pháp nghiên cứu:
hành xem xét, tính toán;
sở những công việc, trách nhiệm cụ thể đã được thực hiện, từ đó thu thập, phân tích, tổng hợp tài liệu và vận dụng các phương pháp luận để
Trang 7diễn giải gồm các phương pháp: phương pháp quan sát, phương pháp khảo sát thực tế, phân tích, tổng hợp để hoàn thiện đề tài
6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
tác
chuyến đi công tác
giảm thiểu rủi ro trong quá trình hoạt động của tổ chức
với cơ quan
trình đi công tác của lãnh đạo
7 Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, và có cấu trúc gồm 03 chương:
Chương 1: Khái quát về tổ chức và hoạt động của UBND tỉnh Điện Biên Chương 2: Trách nhiệm của văn phòng trong công tác tổ chức phục vụ chuyến đi công tác của UBND tỉnh Điện Biên
Chương 3 : Giải pháp nâng cao trách nhiệm của văn phòng trong công tác tổ chức chuyến đi công tác tại UBND tỉnh Điện Biên.
Trang 8PHẦN II NỘI DUNG CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA
UBND TỈNH ĐIỆN BIÊN 1.1 Lịch sử hình thành
Điện Biên là một tỉnh biên giới miền núi thuộc vùng Tây Bắc củaTổquốc, có tọa độ địa lý 20 o 54’ – 22 o 33’ vĩ độ Bắc và 102 o 10’ – 103 o36’ kinh độ Đông Nằm cách Thủ đô Hà Nội 504 km về phía Tây, phía Đông
và Đông Bắc giáp tỉnh Sơn La, phía Bắc giáp tỉnh Lai Châu, phía Tây Bắcgiáp tỉnh Vân Nam(Trung Quốc), phía Tây và Tây Nam giáp CHDCND Lào
Là tỉnh duy nhất có chung đường biên giới với 2 quốc gia Lào và Trung hơn
400 km, trong đó: Đường biên giới tiếp giáp với Lào là 360 km; với TrungQuốc là 40,86 km; có đường giao thông đi các tỉnh Bắc Lào và tỉnh Vân Namcủa Trung Quốc, có đường hàng không từ Điện Biên Phủ đi Hà Nội với tầnsuất bay bình quân ngày 02 chuyến Tỉnh có 10 đơn vị hành chính cấp huyệnvới 130 xã, phường, thị trấn (trong số đó có 29 xã biên giới); dân số gần 55vạn người, gồm 19 dân tộc anh em Trên tuyến biên giới Việt – Lào, ngoài 2cửa khẩu đã được mở là Huổi Puốc và Tây Trang, còn 3 cặp cửa khẩu phụkhác sắp tới sẽ được mở Trên tuyến biên giới Việt - Trung có cặp cửa khẩu A
Pa Chải - Long Phú Đặc biệt, cửa khẩu Tây Trang từ lâu đã là cửa khẩu quantrọng của vùng Tây Bắc và cả nước, được Chính phủ hai nước thỏa thuậnnâng cấp thành cửa khẩu quốc tế và Khu kinh tế cửa khẩu đang được xâydựng Đây là điều kiện và cơ hội rất lớn để Điện Biên đẩy mạnh thương mạiquốc tế, tiến tới xây dựng khu vực này thành địa bàn trung chuyển chính trêntuyến đường xuyên Á phía Bắc, nối liền vùng Tây Bắc Việt Nam với khu vựcBắc Lào - Tây Nam Trung Quốc và Đông Bắc Mianma
Trong 5 năm qua, tỉnh Điện Biên luôn chú trọng hoạt động của UBNDcác cấp nhằm hoàn thành thắng lợi các mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội củatỉnh, góp phần xây dựng tỉnh Điện Biên ngày càng giàu đẹp, mạnh mẽ về kinh
tế ổn định về chính trị, xã hội, an ninh, quốc phòng, biên phòng
Trang 9Về kinh tế: Những năm qua, kinh tế nông nghiệp của tỉnh Điện Biên đã
có những chuyển biến rõ rệt, luôn giữ vị trí quan trọng, năng suất lúa luônđứng đầu tỉnh, sản lượng lương thực bình quân hàng năm đạt trên 105.000tấn, chiếm 1/3 tổng sản lượng lương thực của tỉnh Ngoài ra, sản xuất côngnghiệp – tiểu thủ công nghiệp được tiếp tục duy trì và phát triển với các ngànhnghề phổ biến là sản xuất chế biến rượu, hàng thủ công, chiếu cói
Về giáo dục và đào tạo: Được UBND quan tâm đầu tư cơ sở vật chất,đến nay toàn tỉnh đã có 66 trường học đạt chuẩn quốc gia, trong đó có 7trường tiểu học đạt chuẩn quốc gia mức độ 2 Giáo dục, đào tạo được chútrọng và nâng cao chất lượng; luôn duy trì công tác dạy và học ở các trường;
cơ sở vật chất tiếp tục được đầu tư và xây dựng; công tác xóa đói giảm nghèo,chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho người dân từng bước đạt đượcnhiều kết quả đáng ghi nhận; phong trào văn hóa, văn nghệ, thể dục thể thaoquần chúng phát triển rộng rãi
Về y tế: Cơ sở vật chất được đầu tư, đội ngũ y, bác sỹ từng bước đượcđào tạo bồi dưỡng về chuyên môn Bên cạnh đó, công tác y tế, chăm sóc sứckhỏe, phòng chống dịch và khám chữa bệnh cho nhân dân được quan tâmthường xuyên hơn; đội ngũ y, bác sĩ ở Trung tâm y tế tỉnh và y tế các huyện
cơ bản đáp ứng được việc khám chữa bệnh và chăm sóc sức khỏe cho ngườidân; mạng lưới y tế cơ sở được củng cố
Về công tác đảm bảo an ninh xã hội: Thực hiện có hiệu quả công tácđảm bảo an sinh xã hội, xóa đói giảm nghèo, chăm sóc người có công, các giađình chính sách; đời sống nhân dân được ổn định và từng bước được cải thiện
Về an ninh, quốc phòng: An ninh chính trị của huyện luôn được giữvững, quốc phòng địa phương được tăng cường, trật tự an toàn xã hội đượcđảm bảo, thực hiện tốt công tác biên phòng trên tuyến biên giới biển
1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn UBND tỉnh Điện Biên
UBND tỉnh điện biên là cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, có chứcnăng tham mưu, giúp UBND về chương trình kế hoạch, kế hoạch công tác, tổ
Trang 10chức quản lý và công bố các thông tin chính thức về ủy ban Đầu mối cổngthông tin điện tử, kết nối hệ thống thông tin hành chính điện tử chỉ đạo điềuhành của ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Quản lý công báo
và phục vụ các hoạt động của ủy ban nhân dân tỉnh, giúp các lãnh đạo thựchiện nhiệm vụ, quyền hạn theo thẩm quyền, quản lý văn thư lưu trữ, quản trịcông tác nội bộ của văn phòng.Văn phòng UBND tỉnh có tư cách pháp nhân,con dấu và tài khoản riêng
- Trình Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành:
- Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành:
phòng;
- Tham mưu, xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch côngtác của cơ quan:
tỉnh;
quan thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, đảm bảo đúng chấtlượng, tiến độ, kịp thời báo cáo, điều chỉnh chương trình, kế hoạchcông tác đáp ứng yêu cầu của quản lý
- Phục vụ hoạt động của Ủy ban nhân dân tỉnh:
Trang 11 Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan chuẩn bị chương trình, nộidung phục vụ cho các cuộc họp, thực hiện chế độ tổng hợp, báo cáo.
- Tham mưu, giúp lãnh đạo thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn:
tác đối với các sở, HĐND – UBND các huyện,
- Tiếp nhận, xử lý, trình UBND, Chủ tịch UBND tỉnh giải quyết nhữngvăn bản, hồ sơ do các cơ quan, tổ chức, cá nhân gửi, trình đến
- Phát hành quản lý, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra tình hình, kết quả thựchiện văn bản của UBND, Chủ tịch UBND tỉnh:
trình tự, thủ tục nghiệp vụ hành chính văn phòng trong quá trình chỉđạo để kịp thời báo cáo, sửa đổi, bổ sung
hướng dẫn nghiệp vụ hành chính văn phòng
Các phòng chuyên môn thuộc UBND tỉnh:
Trang 12 Phòng Nội vụ
Trang 14CHƯƠNG 2 TRÁCH NHIỆM CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC PHỤC VỤ CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA UBDN
TỈNH ĐIỆN BIÊN 2.1 Trách nhiệm trong công tác chuẩn bị
Sau khi bản kế hoạch được duyệt, chúng ta tiến hành các khâu kỹ thuật,chính xác, đầy đủ và cụ thể để có một chuyến đi công tác hoàn hảo Cơ quanphải tùy thuộc vào tầm quan trọng của chuyến đi mà công tác chuẩn bị đượctiến hành như thế nào
2.1.1 Liên hệ nơi đến tiếp nhận chuyến công tác
Việc liên hệ công tác sẽ do bộ phận văn phòng hoặc thư ký của cơ quanđảm nhiệm Không phải mọi chuyến đi công tác đều liên hệ trước mà tùythuộc vào mục đích chuyến đi, thư ký phải liên hệ hay không Khi chuyến đicông tác giám sát, thanh tra, kiểm tra đột xuất hoặc bất ngờ…thì không cầnphải thông báo trước Tuy nhiên các chuyến đi công tác thông thường củaUBND là thương liên hệ trước cho nơi tiếp nhận chuyến đi
Có thể nói tùy thuộc vào thời gian và mục đích chuyến đi mà thư ký cócách liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến đi công tác Khi liên hệ với nơi tiếpnhận chuyến đi công tác, tùy theo tính chất của mối quan hệ, thời gian, nộidung công việc có thể sử dụng các hình thức như: điện thoại, fax, văn bản,gặp trực tiếp, thư điện tử để trao đổi thông tin
Tại nhiều công ty hay cơ quan lớn thì việc tổ chức chuyến đi công tácphức tạp hơn nhiều do thành phần tham gia chuyến đi nhiều và thời gian côngtác dài ngày, tính chất công việc phức tạp Do vậy mà cơ quan thường liên hệnơi tiếp nhận chuyến đi công tác chủ yếu bằng văn bản để xin hỗ trợ và thôngbáo thời gian và thành phần tham dự Làm như vậy sẽ nâng cao tinh thần đoànkết và hợp tác, giúp cơ quan có nhiều gắn bó và thân thiết hơn Điều này sẽtạo được nhiều thuận lợi cho sự phát triển của cơ quan
Thực tế UBND Tỉnh Điện Biên do thành phần tham gia chuyến đi côngtác rất ít, thời gian chuyến đi chủ yếu chỉ 1-2 ngày và công tác việc khối
Trang 15lượng không lớn, không phức tạp Do đó việc liên hệ nới tiếp nhận chuyến đicông tác của ủy ban chủ yếu bằng điện thoại và văn bản được sử dụng thườngxuyên, nhân viên văn phòng chỉ cần liên hệ trực tiếp bằng điện thoại thôngbáo thời gian chuyến đi, mục đích chuyến đi và thành phần tham gia chuyến
đi cho bên tiếp nhận chuyến đi, để bên tiếp nhận được biết để chuẩn bị đóntiếp, chuẩn bị các nội dung nhằm tiến hành công việc được nhanh chóng vàthuận lợi Thông thường cơ quan sẽ sẽ cung cấp các thông tin sau cho bên liênquan:
2.1.2 Chuẩn bị nội dung chuyến công tác
Phần chuẩn bị nội dung của chuyến công tác là nội dung quan trọng nhấttrong chuyến đi Vì việc chuẩn bị nội dung công tác cần được triển khai đểcông việc thuận lợi và dễ dàng và thu được hiệu quả cao, tùy thuộc vào mụcđích và phạm vi chuyến đi công tác mà chúng ta chuẩn bị cho phần nội dung
Để chuẩn bị chuyến đi công tác phải cần đến nhiều các thành phần chứcnăng khác nhau hỗ trợ lẫn nhau đảm nhiệm nên công việc được thuận lợi vànhanh chóng như: bộ phận quản trị đời sống phụ trách việc phần phương tiệngiao thông, bộ phận kế toán phụ trách kinh phí chuyến đi và công tác dựphòng, nếu mục đích của chuyển đi liên quan đến bộ phận nào thì bộ phậnđấy phải chịu trách nhiệm phần chuẩn bị các nội dung công tác cho chuyến đi
Trang 162.1.3 Chuẩn bị tư liệu, tài liệu
Để chuẩn bị, tài liệu phục vụ cho chuyến đi được tốt, thư ký cần căn cứvào:
Các chuyến đi công tác chủ yếu là nhân viên các bộ phận chức năng, do
đó việc chuẩn bị tư liệu tài liệu chuyến đi do các bộ phận có chức năng liênquan chuẩn bị tư liệu, tài liệu phục vụ chuyến đi công tác Văn phòng chỉ lànơi cung cấp các giấy tờ cần thiết đến chuyến đi công tác được thuận lợi như:giấy tờ đi đường, giấy giới thiệu
2.1.4 Chuẩn bị phương tiện giao thông
Chuẩn bị phương tiện đi công tác tùy thuộc vào tài chính của cơ quan vàthành phần tham gia chuyến đi, địa điểm đến, thời gian tối thiểu và việc tối đacho phép thực hiện chuyến đi để việc chuẩn bị về phương tiện đi công tácđược tốt và phù hợp hơn
Tại UBND tỉnh Điện Biên thì có bộ phận phụ trách riêng về phương tiệnnên việc chuẩn bị phương tiện đi công tác không phúc tạp, các chuyến đi côngtác của cơ quan chủ yếu là đi xe của cơ quan Bộ phận văn phòng chỉ cầnthông báo bộ phận quản trị đời sống điều xe cho cán bộ, nhân viên đi công tác
để bộ phận quản trị đời sống sắp xếp, điều xe phục vụ chuyến đi công tác của
cơ quan một cách nhanh chóng và đạt hiệu quả nhất
Chuyến đi công tác của lãnh đạo chủ yếu đi bằng xe của công ty, của cơquan, tuy nhiên có một số trường hợp nhân viên đi công tác đi bằng xe khách,
đi tàu để đi công tác giao dịch còn tùy thuộc vào địa điểm đến và thời gianlàm việc