THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH CỦA CÔNG TY

2.MỤC LỤC DANH MỤC VIẾT TẮT DANH MỤC VIẾT TẮT TNHH: Trách nhiệm hữu hạn VSV: Vikosmile Việt CNTT: Công nghệ thơng tin LỜI MỞ ĐẦU Ngày này, Văn phòng có chức tham mưu, tổng hợp, giúp việc quản trị hậu cần quan, tổ chức Là máy làm việc tổng hợp trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành ban lãnh đạo quan, tổ chức Song đất nước ta đường hội nhập khoa học quốc tế, cách mạng khoa học công nghệ bùng nổ thông tin…chính xây dựng văn phòng mạnh yếu tố quan trọng để giúp quan, tổ chức đổi phương thức lãnh đạo lề lối làm việc, nâng cao chất lượng hiệu công tác lãnh đạo Bên cạnh phải có đội ngũ văn phòng đào tạo với trình độ cao, đa nghiệp vụ để đưa đất nước bắt nhịp kịp thời với thời đại giới Văn phòng quan có chức năng, vị trí đặc biệt quan trọng quan quan Hoạt động văn phòng góp phần khơng nhỏ vào hoạt động quan Trong thời gian kiến tập công ty Công ty THHH Thương mại Dịch vụ du lịch VIKOSMILE Việt làm việc thực tế văn phòng Tổ chức hành công ty, em xin rút khảo sát, đánh giá “tổ chức hoạt động văn phòng Tổ chức hành cơng ty THHH Thương mại Dịch vụ du lịch VIKOSMILE Việt” CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ DU LỊCH VIKO SMILE VIỆT 1.1.Lịch sử hình thành phát triển Tên cơng ty: CƠNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ DU LỊCH VIKO SMILE VIỆT Tên giao dịch quốc tế: VIKO SMILE VIET TOURIST SERVICES AND TRADING COMPANY LIMITED Tên công ty viết tắt: VIKOSMILE CO ,LTD Trụ sở chính: Lơ 45, dãy TT4, Khu Đơ thị Mỹ Đình-Mễ Trì, Phường Mỹ Đình 1, Quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội, Việt Nam Công ty đăng ký kinh doanh lần đầu ngày 08 tháng 10 năm 2013, đến công ty hoạt động năm Là doanh nghiệp mới, công ty du lịch chuyên cung cấp dịch vụ du lịch, lữ hành chuyên nghiệp, đại với nhiều ưu đãi phục vụ tốt Trải qua năm xây dựng phát triển, Công ty ngày không khẳng định vị lĩnh vực dịch vụ du lịch lữ hành thị trường Việt Nam mà thị trường quốc tế Một hành trình phát triển liên tục không ngừng, Công ty gặt hái nhiều thành tích đáng kể tốc độ tăng trưởng kinh doanh đạt 150% so với năm trước, quy mô đội ngũ nhân tăng trưởng mạnh, số lượng khách hàng tăng cao, hệ thống đối tác dịch vụ đa dạng hợp tác chặt chẽ Đáng ghi nhận vào ngày 30/3/2014 công ty trao tặng danh hiệu “DỊCH VỤ DU LỊCH HOÀN HẢO” hiệp hội người tiêu dùng bình trọn qua chiến dịch khảo sát “SẢN PHẨM TIN CẬY, DỊCH VỤ HOÀN HẢO, NHÃN HÀNG ƯA DÙNG VIỆT NAM 2014” tạp chí Sở Hữu Trí Tuệ Việt Nam thực Quy mơ ban đầu Cơng ty văn phòng nhỏ, với 04 cán công nhân viên, số vốn ỏi, bất chấp khó khăn, gian khổ, làm việc điều kiện khó khăn, thiếu thốn đủ đường, Lãnh đạo Công ty với cán công nhân viên “khởi nghiệp” từ tour du lịch Nội địa giá rẻ dành cho công nhân, học sinh khách du lịch lẻ chí thương mại vé tàu, cho thuê xe đám cưới hỏi, có Cơng ty tâm thực hiện, trước mục tiêu tồn sau khẳng định uy tín thương hiệu Trong suốt trình hoạt động, khơng thể kể hết khó khăn chồng chất trở ngại không lường mà tập thể cán công nhân viên Công ty phải vượt qua từ ngày tháng khởi nghiệp, đổi lại đến công ty khẳng định uy tín, vị thế, thương hiệu lĩnh vực dịch vụ Du lịch Lữ hành Để tồn thị trường cạnh tranh ngày khốc liệt đáp ứng yêu cầu ngày cao thị trường phát triển không ngừng đất nước, Công ty xây dựng chiến lược cho riêng mình, trọng tâm đầu tư vào nguồn nhân lực chất lượng cao, bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho cán công nhân viên Công ty không ngừng đổi công nghệ, trang bị máy móc, phương thức tơ chức hết nối dịch vụ đại, ứng dụng tiến khoa học kỹ thuật vào đổi biện pháp quảng bá kinh doanh theo hướng thương mại điện tử Qua đó, tạo uy tín với đối tác cung ứng dịch vụ, đồng thời tạo móng vững để Cơng ty phát triển điều kiện Với phương châm “Coi người nhân tố trung tâm để định thành công, phồn thịnh phát triển bền vững”, Lãnh đạo Cơng ty quan tâm đến đời sống CBNV, việc làm cụ thể mở rộng quy kinh doang, đa dạng hóa hệ thống dịch vụ du lịch góp phần tạo cơng ăn việc làm ổn định tăng thu nhập cho cán công nhân viên Công ty Điều thể rõ qua mức thu nhập, sách chia lợi nhuận, sách khen thưởng sách bảo hiểm xã hội, y tế, đồng thời từ tổ chức này, Cơng ty tập trung trí tuệ tập thể, nhiệt huyết, đoàn kết phát triển cách toàn diện 1.2.Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức công ty Công ty THHH Thương mại Dịch vụ du lịch VIKOSMILE Việt gồm: -Giám đốc -Phó giám đốc -Các phòng ban, chun mơn nghiệp vụ giúp việc cho giám đốc Tổng giám đốc: điều hành hoạt động kinh doanh Tổng công ty theo chế độ thủ trưởng, đại diện pháp nhân tổng công ty quan hệ kinh doanh chịu trách nhiệm trước pháp luật Doanh nghiệp có trách nhiệm làm đầy đủ thủ tục đăng ký kinh doanhvà hoạt động theo pháp luật Sơ đồ máy tổ chức cơng ty: GIÁM ĐỐC PHĨ GIÁM ĐỐC XÚC TIẾN VÀ TƯ VẤN DU LỊCH TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ 1.3.Chức nhiệm vụ Việt Nam có nhiều địa điểm đẹp chưa khám phá, chưa nhiều người biết đến, số lượng khách du lịch Việt Nam chiếm tỉ lệ vơ lớn Do VIKOSMILE VIỆT đặt mục tiêu trở thành lựa chọn số cho khách hàng muốn khám phá, trải nhiệm điều mẻ, lý thú đất nước Việt Nam VIKOSMILE VIỆT phấn đấu trở thành công ty du lịch lựa chọn hàng đầu khách du lịch Công ty xây dựng văn hóa tập đồn với sứ mệnh cung cấp chương trình đạo tạo dịch vụ dựa tiêu chí trung thực, liêm chính, tơn trọng, tin cậy với tính chuyên nghiệp đạo đức nghề nghiệp cao VIKOSMILE VIỆT cung cấp tour du lịch với chi phí hợp lý giúp khách hàng du lịch với ngân sách phù hợp Khai thác tuyến tour du lịch độc đáo; mẻ giúp cho người dân địa phương có thêm thu nhập; phát triển kinh tế giúp đỡ khách hàng có thêm nhiều trải nghiệm lý thú bổ ích Thúc kinh tế đất nước phát triển, đưa ngành công nghiệp khơng khói Việt Nam lên tầm cao mới, đại với giời CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH CỦA CƠNG TY 2.1.Lý luận chung tổ chức hoạt động 2.1.1.Khái niệm văn phòng: Có nhiều khái niệm khác văn phòng, nhiên người thường nhìn nhận văn phòng với phương diện như: Phương diện “địa điểm làm việc”, phương diện “tổ chức”, phương diện “chức năng” Theo phương diện “địa điểm làm việc”: -Văn phòng địa điểm làm việc quan, tổ chức -Văn phòng trụ sở làm việc quan Theo phương diện “tổ chức”: -Văn phòng phận cấu thành, giúp việc quan, tổ chức -Văn phòng phận tồn quan, tổ chức để thực chức theo yêu cầu nhà quản trị quan, tổ chức -Văn phòng phận phụ trách cơng việc giấy tờ, hành quan Theo phương diện “chức năng” -Văn phòng nơi thực loại hình cơng việc -Văn phòng phận phụ trách công tác văn thư, hành quan -Văn phòng nơi soạn thảo, xử lý cơng văn, giấy tờ nhằm mục đích phục vụ cho hoạt động lãnh đạo, quản lý có hiệu Tóm lại, Văn phòng đơn vụ quan trọng cấu thành nên quan, máy làm việc tổng hợp, trực tiếp gián tiếp hỗ trợ cho công tác lãnh đạo, quản lý quan, trung tâm thu thâp xử lý thông tin, kết nối hỗ trợ cho quan động đơn vị khác, đảm bảo công tác hậu cần 2.1.2.Chức văn phòng Về văn phòng thực hai chức sau: 2.1.2.1.Chức tham mưu-tổng hợp “Tham mưu” việc tư vấn, góp ý, đề xuất, đưa giải pháp, cách thức, phương pháp giải quyết, xử lý vấn đề đó; sở đó, lãnh đạo quan xem xét, cân nhắc đưa định cuối “Tổng hợp” hoạt động thống kế, thu thập, phân tích, so sánh, đối chiếu, tập hợp…các thơng tin cần thiết vấn đề, chủ đề, lĩnh vực, qua tìm thơng tin có giá trị cao, ngắn gọn, hữu ích, sử dụng cho hoạt động đạo, điều hành, phổ biến, thông tin cho cá nhân, tổ chức… Văn phòng thực chức “tham mưu” qua hoạt động tư vấn, góp ý cho lãnh đạo quan vấn đề lớn, phức tạp, chuyên sâu văn phòng, từ lãnh đạo quan đưa định đạo cho hoạt động quan như: Hoạch định, tổ chức, quản lý nguồn nhân sự, cấu tổ chức máy, quy trình nghiệp vụ, khen thưởng kỷ luật, điều động thuyên chuyển, giám sát hoạt động, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác (tham mưu xây dựng máy văn phòng quan, tham mưu xây dựng hồn thiện quy chế, quy định; tham mưu nâng cấp hoàn thiện sở vật chất hạ tầng, tham mưu khen thưởng kỷ luật…) Văn phòng thực chức “tổng hợp” thông qua việc thống kê, phân tích, xử lý thơng tin nhiều vấn đề liên quan đến hoạt động quản lý quan cán bộ, nhân viên quan Chức “tham mưu” chức “tổng hợp” liền, hỗ trợ gắn kết chặt chẽ với nhau; hai mặt vấn đề, song hành tương hỗ lĩnh vực Hoạt động tổng hợp sở, cứ, tiền đề quan trọng để hoạt động tham mưu đem lại hiệu quả, sát với công việc, phù hợp với tình khách quan Chức tham mưu văn phòng thực đạt hiệu tốt hoạt động tổng hợp thực xác, đầy đủ kịp thời 2.1.2.2.Chức hậu cần Hậu cần hoạt động cung ứng đảm bảo yếu tố tổ chức, vật chất kỹ thuật hoạt động đạt mục tiêu Hậu cần phận công tác hậu phương lo việc kỹ thuật, y tế, vật chất, trang thiết bị điều kiện khác phục vụ cho công việc khác Tóm lại, hậu cần việc đảm bảo điều kiện sở vật chất, trang thiết bị, kỹ thuật, môi trường yếu tố khác phục vụ tốt cho hoạt động quan, tổ chức, cá nhân Văn phòng thực chức hậu cần thông qua công việc sau đây: -Quản lý toàn sở vật chất, hạ tầng, trang thiết bị quan Chủ trì việc mua sắm, sửa chữa, bảo dưỡng thường xuyên đột xuất trang thiết bị -Chủ động lên kế hoạch phục vụ hội họp, hội thảo, hoạt động chung, chuyến cơng tác, chương trình kiện, đón tiếp…của quan văn phòng -Đảm bảo điều kiện vệ sinh mơi trường, cảnh quan, mơi trường văn hóa quan Đảm bảo an ninh trật tự, an toàn xã hội nội quan xung quanh -Tổ chức tốt cơng tác y tế, chăm sóc sức khỏe thường xun cho cán nhân viên -Quản lý tốt việc phòng cháy chữa cháy, nổ hệ thống điện, vật dễ cháy nổ; thường xuyên tập huấn trang bị kiến thức phòng chống cháy nổ cho cán bộ, nhân viên -Đảm bảo công tác lễ tân, khánh tiết trang trọng, lịch sự, tiết kiệm; trọng xây dựng quan hệ đối nội đối ngoại rộng mở phục vụ phát triển quan 2.1.3.Nhiệm vụ văn phòng -Tổ chức xây dựng máy văn phòng phận văn phòng -Chủ trì việc xây dựng thực quy chế, quy định, nội quy quan, văn phòng quan theo dõi việc thực văn -Chủ trì việc xây dựng chương trình kế hoạch, lịch cơng tác quan, văn phòng quan -Đảm bảo thông tin, quản trị tốt nguồn thông tin, khai thác sử dụng hiệu thông tin thu thập 10 Tình hình đội ngũ nhân Bảng biểu nhân sự: STT HỌ VÀ TÊN VỊ TRÍ CƠNG TÁC TRÌNH ĐỘ CHUN THÂM NIÊN CƠNG TUỔI Nguyễn Hồng Trưởng phòng MƠN Đại học TÁC năm 41 Yến Trần Đức Anh Phó phòng Đại học năm 39 Nguyễn Kiều Nhân viên tổ Đại học năm 30 Mai Nguyễn Thị chức hành Nhân viên Văn Đại học tháng năm 30 Thu Trang Đinh Tấn Vũ thư Nhân viên điều Cao Đẳng tháng năm 27 Mai Văn Nhật ấn Nhân viên bảo Phổ thông 11 tháng 35 Vũ Đình Anh vệ Nhân viên bảo Phổ thơng năm 11 40 Lê Thị Mai vệ Nhân viên tạp Phổ thông tháng năm 37 Nguyễn Cao vụ Nhân viên tổ tạp Phổ thông năm 41 Hoa vụ hành website/in 13 2.3.Thực trạng hoạt động văn phòng 2.3.1.Chức văn phòng: -Phục vụ đạo, điều hành lãnh đạo công ty -Tham mưu, giúp giám đốc công ty công tác tổ chức nhân sự, tiền lương, đào tạo giải chế độ sách với người lao động, quản lý cơng tác hành quản trị, văn thư, lưu trữ, trang điện tử, in ấn -Giúp Giám đốc công ty lĩnh vực đối ngoại - Tham mưu, giúp việc cho giám đốc công ty tổ chức thực việc lĩnh vực tổ chức lao động, quản lý bố trí nhân lực, bảo hộ lao động, chế độ sách, chăm sóc sức khỏe cho người lao động, bảo vệ quân theo luật quy chế công ty - Kiểm tra , đôn đốc phận công ty thực nghiêm túc nộ quy, quy chế công ty - Làm đầu mối liên lạc cho thông tin giám đốc cơng ty 2.3.2.Nhiệm vụ văn phòng 2.3.2.1.Cơng tác văn phòng - Đối nội: cơng tác nội vụ quan, tiếp nhận, tổng hợp thông tin Xử lý thông tin theo chức năng, quyền hạn phòng - Đối ngoại: tiếp khách, tiếp nhận tổng hợp thơng tin từ bên ngồi đến cơng ty Xử lý thơng tin theo chức năng, quyền hạn - Tổ chức hội nghị buổi khánh tiết công ty - Soạn thảo văn bản, trình giám đốc ký văn đối nội, đối ngoại phải chịu trách nhiệm trước giám đốc giá trị pháp lý văn - Phát hành, lưu trữ, bảo mật dấu tài liệu đảm bảo xác, kịp thời Hàng ngày,cán văn thư lưu trữ tiếp nhận công văn giấy tờ quan hữu quan gửi đến - Vào sổ quản lý tốt công văn, định gửi đảm bảo nhanh tróng 14 kịp thời nguyên tắc - Tiếp nhận công văn hồ sơ lưu trữ tồn cơng ty - Hướng dẫn phòng ban văn thư lưu trữ, bảo quản tốt công văn giấy tờ - Quản lý sử dụng tốt dấu tổng công ty, loại giấy tờ khống chỉ,giấy giới thiệu giáy đường - Quản lý,lưu trữ hồ sơ tài liệu theo quy định mua sắm phân phối văn phòng phẩm hàng tháng cho quan - Thông báo họp tổng công ty thời gian, thời hạn 2.3.2.2.Công tác tổ chức, chế độ sách Giải vấn đề liên quan đến nhân theo nhiệm vụ, quyền hạn mình, cụ thể là: - Tuyển dụng, quản lý nhân lực, điều động, thuyên chuyển người lao động - Giải chế độ sách người lao động theo luật định quy chế công ty - Theo dõi công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật công ty - Lưu giữ bổ sung hồ sơ CBCNV kịp thời, xác - Là thành viên thường trực hội đồng thi đua khen thưởng, kỷ luật, HĐ lương, khoa học kỹ thuật - Tổ chức lớp học, đào tạo bồi dưỡng kiến thức, nâng bậc thợ cho người lao động 2.3.2.3.Công tác bảo hộ lao động - Quản lý cơng tác vệ sinh, an tồn lao động, phòng chống cháy nổ khu vực văn phòng công cộng - Lập kế hoạch, kiểm tra, theo dõi, trì việc thực chế độ bảo hộ lao động tồn cơng ty theo quy chế 15 - Chăm sóc sức khỏe cho người lao động: khám sức khỏe định kỳ đột xuất, cấp cứu tai nạn laô động 2.3.2.4.Công tác bảo vệ - Bảo vệ tài sản công ty tài sản người lao động địa phận cơng ty - Bảo đảm an ninh trị, trật tự trị an tồn cơng ty - Là lực lượng lực lượng xung kích phòng chống thiên tai, hỏa hoạn - Quản lý nhân lực thực theo luật nghĩa vụ quân - Hướng dẫn, kiểm tra khách CBCNV vào cổng Phối hợp phận trì thời gian làm việc 2.3.2.5.Công tác phục vụ - Làm công tác tạp vụ, vệ sinh công ty - Đảm nhận việc cung cấp nhu cầu phục vụ công tác văn phòng - Đảm nhận cơng tác nấu cơm phục vụ bữa ăn công nghiệp 2.3.2.6.Công tác thông tin Thực nhiệm vụ kĩ thuật thường xuyên lập lại (thơng tin xử lý số liệu) - Văn phòng thu thập thông tin qua nhiều kênh, để giúp cho việc xây dựng báo cáo, đạo sản xuất kinh doanh công ty, cung cấp phổ biến thông tin, sử dụng thơng tin cách có hiệu quả.Đảm bảo thông tin liên lạc thông suốt phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh công ty - Quan hệ với quan chức để làm thủ tục :xin phép mở mạng thông tin liên lạc - Quản lý tốt máy FAX quan Phát bát hợp lý công tác thông tin liên lạc công ty đề xuất biện pháp sử lý, khắc phục kỹ thuật theo trách nhiệm giao 16 Đảm bảo thông tin liên lạc thông suốt phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh công ty Phụ trách công tác quản trị: xây dựng kế hoạch mua sắm thiết bị, kiểm kê tài sản cố định hàng năm, lập dự toán chi tiêu hàng năm quan Tại phòng làm việc Văn phòng cơng ty trang bị máy móc thiết bị hiệ đại như: Máy vi tính, máy điều hồ nhiệt độ, bàn ghế, điện thoại văn phòng phẩm , phương tiện như: xe ơtơ để bố trí phận công tác sử dụng trang thiết bị văn phòng cách có hiệu quả.Văn phòng có trách nhiệm theo dõi,điều hành phận : Bộ phận bảo vệ, thường trực, phận tổ xe,bộ phận tiếp khách, phận tạp công Thực hiên nhiệm vụ khác có tính đột xuất theo lệnh giấm đốc cơng ty QUYỀN HẠN Phòng tổ chức hành có quyền tham mưu giúp việc cho giám đốc công ty Tổ chức thực công việc lĩnh vực cơng tác tổ chức, hành lãnh đạo công ty phê duyệt 2.3.3 Nhiệm vụ đội ngũ nhân Trưởng phòng: - Phụ trách chung, chịu trách nhiệm hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ phòng phân cơng trước giám đốc công ty Kiểm tra, đôn đốc nhân viên phòng thực tốt nhiệm vụ - Quản lý nhân nhân lực phòng Phân cơng cụ thể nhiệm vụ nhiệm vụ thường xuyên đột xuất cho nhân viên phòng theo lệnh giám đốc công ty - Tham gia làm thư ký hội đồng công ty thành lập : Tuyển dụng, nâng lương, khen thưởng , kỷ luật, bảo hộ lao động, khoa học kỹ thuật - Chịu trách nhiệm tham mưu, thực công tác thường xuyên 17 đột xuất có liên quan đến việc cụ thể sau: + Tuyển dụng, hợp đồng lao động, bố trí lao động, chấm dứt HĐLĐ + Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, bảo hiểm thân thể + Giải chế độ sách người lao động + Trật tự trị an khu vực, trật tự nội vụ + Khen thưởng, kỷ luật phòng cơng ty + Hồ sơ cán cơng nhân viên + Xây dựng văn có tính pháp quy, quy chế cơng ty + Đối nội, đối ngoại + Cung cấp nhu yếu phục vụ công tác lãnh đạo công ty + Các cơng tác có tính đột xuất khác theo đạo giám đốc, phó giám đốc cơng ty - Quyền hạn: + Tham mưu cho lãnh đạo công ty lĩnh vực + Thừa lệnh giám đốc ký tên đóng dấu cơng ty loại văn giám đốc ủy quyền: giấy giới thiệu khám chũa bệnh, giấy công tác CBCNV khách, giấy giới thiệu công tác văn giải cơng việc hành khác + Giải cho nhân viên nghỉ việc riêng ngày Phó phòng: -Trợ giúp ban giám đốc trưởng phòng số lĩnh vực, cơng việc có liên quan giao -Theo dõi, tổng hợp, xây dựng báo cáo giao Nhân viên tổ chức-hành chính: - Chịu trách nhiệm tham mưu, thực công tác thường xuyên 18 đột xuất có liên quan đến việc cụ thể sau: + Bảo hộ lao động, an tồn phòng chống cháy nổ + Chăm sóc sức khỏe cho người lao động, theo dõi, thực chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động tồn cơng ty + Đào tạo, bồi dưỡng kiến thức cho người lao động + Định mức lao động + Đánh máy, văn thư lưu trữ hồ sơ công văn công ty (trừ hồ sơ cá nhân, Bảo hiểm xã hội) + Công tác xuất nhập vật tư, nguyên liệu công ty + Các cơng tác có tính đột xuất khác theo đạo giám đốc, phó giám đốc, trưởng phòng + Thay mặt trưởng phòng giải cơng việc trưởng phòng trưởng phòng vắng ủy quyền - Quyền hạn: + Tham mưu cho lãnh đạo công ty lĩnh vực Nhân viên văn thư: - Chịu trách nhiệm tham mưu, thực cơng tác thường xun đột xuất có liên quan đến việc cụ thể sau: + Công tác thủ quỹ tiền mặt công ty + Bảo quản sử dụng dấu công ty theo quy chế + Phân phát công văn công ty cấp + Mua sắm dung cụ, vật tư văn phòng phẩm phục vụ tồn cơng ty + Các cơng tác có tính đột xuất khác theo đạo giám đốc, phó giám đốc, trưởng phòng - Quyền hạn: 19 + Tham mưu cho lãnh đạo công ty lĩnh vực Nhân viên điều hành website/in ấn: -Chịu trách nhiệm tham mưu, tổ chức thực công tác liên quan đến việc bổ xung, điều chỉnh, cải thiện…website công ty -Chịu trách nhiệm tổ chức, thực công tác liên quan đến việc in ấn văn bản, phim, tranh ảnh, báo…của công ty Nhân viên bảo vệ: - Chịu trách nhiệm tham mưu, thực cơng tác thường xun đột xuất có liên quan đến việc cụ thể sau: + Bảo vệ tài sản công ty tài sản người lao động địa phận công ty + Bảo đảm an ninh trị, trật tự trị an tồn cơng ty + Là lực lượng lực lượng xung kích phòng chống thiên tai hỏa hoạn + Hướng dẫn, kiểm tra khách CBCNV vào cổng Phối hợp phận trì thời gian làm việc + Bơm nước lên bể phục vụ sản xuất, vệ sinh công ty + Bảo quản dụng cụ phòng chống cháy nổ, thiên tai tài sản cơng cộng + Các cơng tác có tính đột xuất khác theo đạo giám đốc, phó giám đốc, trưởng phòng Riêng tổ trưởng tổ bảo vệ còm thêm nhiệm vụ: + Quản lý nhân lực tổ, lên lịch, đôn đốc nhân viên thực nhiệm vụ trực bảo vệ Chịu trách nhiệm hoạt động tổ trước giám đốc trưởng phòng + Quản lý nhân lực thực theo luật nghĩa vụ qn tồn cơng ty 20 + Lên kế hoạch dự trù mua sắm dụng cụ, thiết bị phòng chống cháy nổ thiên tai + Là cán chủ chốt lực lượng xung kích phòng chống cháy nổ, thiên tai - Quyền hạn: + Tham mưu cho lãnh đạo công ty lĩnh vực Nhân viên tạp vụ: -Chịu trách nhiệm tổ chức, thực công tác liên quan đến số vấn đề trưởng phòng, phó phòng giao - Làm cơng tác tạp vụ, vệ sinh công ty - Đảm nhận việc cung cấp nhu cầu phục vụ công tác văn phòng - Đảm nhận cơng tác nấu cơm phục vụ bữa ăn công nghiệp 2.4.Nhận xét, đánh giá tổ chức hoạt động văn phòng 2.4.1.Ưu điểm Văn phòng thực tốt phương án đề ra, có máy quản lý phân cơng phân cấp rõ ràng Nhiệm vụ trách nhiệm cá nhân xác định cụ thể, tạo điều kiện làm việc thuận lợi cho nhân viên Giúp cho công tác kiểm tra đánh giá nhân viên trường phòng dễ dàng xác Đội ngũ nhân viên văn phòng có nhiệt huyết làm việc, trình độ cao Cơ cấu lao động văn phòng trẻ họ động sáng tạo Cơng tác văn phòng cơng ty phát huy hầu hết chức năng, nhiệm vụ mình, phận tham mưu giúp cho lãnh đạo giải tốt công việc điều hành quan công tác đối nội đối ngoại góp phần cho phát triển vững mạnh cơng ty Văn phòng tạo điều kiện cho phòng ban quan đồn thể hồn thành cơng tác lãnh đạo giao Đặc biệt, 21 phận văn phòngđều hoạt động với tinh thần ý thức trách nhiệm cao lãnh đạo, điều hành trưởng phòng phó trưởng phòng Ngồi ra, cơng tác chun mơn mà văn phòng đạt hiệu tốt, công tác đạo, hướng dẫn nghiệp vụ đơn vị sở phòng quan tâm Nhân viên văn phòng ln cử đến trung tâm đào tạo bồi dưỡng kỹ thuật nghiệp vụ để nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ Trang thiết bị văn phòng đầy đủ, đại…Lãnh đạo phòng thường xuyên quan tâm, nhắc nhở văn thư việc thực quy định Nhà nước, quan công tác giấy tờ Công tác văn thư việc giải văn đến, văn thực tương đối tốt chu đáo theo quy định Nhà nước, quan công ty Văn thư thu thập thơng tin mà tổng hợp thơng tin thu thập được, tạo nguồn thông tin hữu ích Q trình cung cấp thơng tin cho Lãnh đạo quan triển khai hiệu quả, nhanh chóng xác, đảm bảo cho q trình lãnh đạo thơng suốt Việc xây dựng văn hóa cơng sở quan tâm ý, thực nghiêm túc Việc đưa phần mềm tin học ứng dụng vào văn phòng có hiệu quả, giúp cho việc quản lý, điều hành lãnh đạo dễ dàng thuận tiện 2.4.2.Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm đạt được, cơng tác hành văn phòng Tổ chức hành gặp số hạn chế sau: Trong việc thực chức năng, nhiệm vụ nhiều nhân viên chưa nắm vững nghiệp vụ hành văn phòng lúng túng, thiếu khoa học cơng việc Vẫn thiếu số mẫu sổ quản lý văn như: sổ chuyển giao văn 22 bản, sổ đăng ký văn mật đi, sổ đăng ký văn mật… Công tác tổ chức, khai thác, sử dụng tài liệu chưa hiệu gặp nhiều hạn chế Vẫn bất cập hạn chế triển khai công việc, tình trạng chậm trễ cơng việc Việc tn thủ giấc cơng việc chưa nghiêm túc, tình trạng sớm muộn nhân viên Việc ứng dụng công nghệ, khoa học kỹ thuật đại nhiều thiếu sót Trang thiết bị phục vụ cho cơng tác lưu trữ sơ sài, khơng hiệu Chưa có nhân viên chun trách lưu trữ, kiêm nghiệm 2.4.3 Nguyên nhân Do thời gian hoạt động công ty ngắn, vào hoạt động ba năm, đội ngũ văn phòng sơ sài, văn ban hành Việc ban hành nội quy, quy chế công tác văn phòng ít, hiệu Nghiệp vụ văn phòng số nhân viên cơng ty chưa vững, chưa thành thạo 23 CHƯƠNG 3:GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH CỦA CƠNG TY Trước hết, muốn nâng cao chất lượng văn phòng, lãnh đạo cơng ty, lãnh đạo văn phòng cần quan tâm đến việc nâng cao trình độ chun mơn cho nhân viên văn phòng Sự quan tâm phải thể giải pháp cụ thể tuyển dụng đạo tạo nhân viên văn phòng; cơng ty phải có kế hoạch đào tạo trang bị kiến thức chuyên môn nghiệp vụ hành văn phòng lĩnh vực chun mơn có liên quan Văn phòng cần nâng cao tầm nhận thức vai trò, ý nghĩa cơng tác văn phòng, xem yếu tố quan trọng để hoàn thành nhiệm vụ thân Tạo điều kiện cho nhân viên văn thư lưu trữ hoàn thành nhiệm vụ Trang bị thêm số mẫu sổ quản lý văn đến để tiện theo dõi quản lý văn Trang bị đầy đủ trang thiết bị cho công tác văn thư lưu trữ Đào tạo, hương dẫn, khóa học tin học, công nghệ,cách ứng dụng phần mềm cho nhân viên văn phòng Để khắc phục nhược điểm cơng tác tổ chức hoạt động văn phòng Tổ chức hành phải đảm bảo thực số mục tiêu sau: -Đảm bảo phát huy vai trò máy làm việc có hiệu nhất, đồng thời nâng cao tính động, gọn nhẹ máy, đem lại hiệu cao -Xây dựng cấu gọn nhẹ, phản ứng linh hoạt tình xảy ra, định thực nhanh chóng hơn, khắc phục tình trạng trùng lặp chia cắt chức năng, nhiệm vụ nhân viên -Đảm bảo mối quan hệ đạo trưởng phòng, nhân viên tạo nên khối thống nhất, hoạt động nhịp nhàng với -Chức nhiệm vụ nhân viên văn phòng xác định rõ ràng, xếp lao động người, việc, đảm bảo điều kiện lao động 24 cho nhân viên -Văn phòng cơng ty cần đào tạo, bồi dưỡng trình độ chun mơn nghiệp vụ cho nhân viên Nếu cần tuyển thêm thay nhân viên để đáp ứng đòi hỏi cơng việc tồn công ty -Tuy quy mô sản xuất kinh doanh công ty không lớn, nên cấu máy văn phòng đơn giản linh đơng, khơng mà công ty thay đổi máy văn phòng tránh làm xáo trộn cấu máy Qua thực tiễn hoạt động Văn phòng Tổ chức hành cơng ty dễ thấy, để góp phần vào việc thực hoàn thành tốt nhiệm vụ, Văn phòng phải thực giải pháp chủ yếu sau: Một là: Nâng cao chất lượng nguồn nhân Đây xem giải pháp ưu tiên yếu tố quan trọng hoạt động quan, tổ chức Ngoài việc bảo đảm số biên chế giao, yêu cầu tuyển dụng người có lực kết hợp đào tạo, bồi dưỡng, khuyến khích tự học, tự nghiên cứu trải nghiệm từ thực tiễn để nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ, thực tốt công tác tham mưu tổng hợp phục vụ công tác đạo, điều hành lãnh đạo Bởi vì, nhiệm vụ đòi hỏi nhân viên văn phòng phải người hiểu biết nhiều lĩnh vực, có kinh nghiệm có tư tổng hợp Mặt khác, cơng tác Văn phòng ln gắn liền với hoạt động lãnh đạo, đạo, điều hành lãnh đạo, nhân viên Văn phòng phải ln nhận thức vị trí, vai trò để tự nâng cao lĩnh trị, trình độ chun mơn nghiệp vụ Hai là: Hồn thiện mơ hình tổ chức Văn phòng cơng tác Văn phòng giữ vị trí, vai trò quan trọng Nếu Văn phòng làm việc theo quy chế, có nếp, nhân viên Văn phòng có trình độ, lực, làm việc có trách nhiệm, động, sáng tạo cơng việc quan chạy đều, lãnh đạo, điều hành thông suốt, có hiệu Do đó, Văn phòng phải tổ chức cách khoa học, cơng chức Văn phòng phải giỏi việc, biết nhiều việc, có 25 nhiệt tình, trách nhiệm cao… Ba là: Tăng cường đầu tư trang thiết bị làm việc cho Văn phòng: Máy vi tính, sử dụng hệ thống mạng nội để truyền thơng tin nội Văn phòng với phòng, ban…, tận dụng tối đa cơng nghệ thơng tin vào việc khai thác, thu thập thông tin, thực việc chuyển văn bản, thơng tin nhanh chóng kịp thời Bốn là: Đổi mới, hồn thiện cơng tác quản lý, điều hành Yêu cầu liên quan nhiều đến lãnh đạo Văn phòng Lãnh đạo Văn phòng phải người biết dung hòa mối quan hệ nhân viên, tạo mối quan hệ tốt đẹp với nhau, phối hợp nhiệm vụ cơng tác Văn phòng, u cầu phải thành thạo nghiệp vụ văn phòng; kỹ quản lý nhân sự; kỹ tổ chức, điều hành, ứng dụng công nghệ thông tin quản lý, sử dụng phần mềm quản lý văn phòng Phân công nhiệm vụ, quyền hạn công chức cách rõ ràng, cụ thể để họ hiểu rõ trách nhiệm mình, tạo tính chun nghiệp hoạt động Văn phòng Nắm vững áp dụng thực tốt hệ thống quản lý chất lượng ISO để nâng cao chất lượng phục vụ Văn phòng Thực tiễn khẳng định: Nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng nâng cao lực quản lý Hiệu quản lý công ty tách rời hiệu hoạt động Văn phòng Trên ý kiến đề xuất thân em sau q trình khảo sát văn phòng cơng ty kiến thức học từ sách nhà trường em hy vọng đóng góp ý kiến giúp ích cho cơng tác văn phòng ngày phát triển 26 KẾT LUẬN Trong thời gian khảo sát công ty THHH Thương mại Dịch vụ du lịch VIKOSMILE Việt, hướng dẫn giúp đỡ nhiệt tình Lãng đạo cơng ty, nhân viên văn phòng Tổ chức hành cơng ty, em học hỏi nhiều kinh nghiệm học thực tế cho việc thực công tác văn phòng thân Qua q trình khảo sát, em nhận thức rõ tầm quan trọng văn phòng quan, tổ chức Đây hội để em làm quen với môi trường làm việc mới, thêm củng cố kiến thức mà thân học từ thực tế môi trường làm việc, từ rút kinh nghiệm kỹ để sau làm tốt cơng tác văn phòng nhà quản trị tương lai Em xin chân thành cảm ơn! 27 ... CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHỊNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH CỦA CƠNG TY 2.1.Lý luận chung tổ chức hoạt động 2.1.1.Khái niệm văn phòng: Có nhiều khái niệm khác văn phòng, nhiên... vụ văn phòng - Tùy theo quy mô, lĩnh vực hoạt động, tính chất hoạt động quan, tổ chức khác mà số lượng, tên gọi phận văn phòng khác 2.2 .Thực trạng cấu tổ chức văn phòng Văn phòng tổng công ty tổ. .. thành thạo 23 CHƯƠNG 3:GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH CỦA CƠNG TY Trước hết, muốn nâng cao chất lượng văn phòng, lãnh đạo cơng ty, lãnh đạo văn phòng