Trong công cuộc xây dựng và đổi mới đất nước, cùng với sự hội nhập quốc tế ngày càng diễn ra mạnh mẽ trên toàn cầu. Đòi hỏi các cơ quan tổ chức phải không ngừng phấn đấu để đáp ứng với yêu cầu của xã hội. Trên mọi lĩnh vực trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, công tác hành chính quản trị văn phòng luôn được coi trọng. Quản trị văn phòng có vai trò, nhiệm vụ quan trọng trong việc hoạt động, tổ chức phối hợp, tiêu chuẩn hoá và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin trong các cơ quan tổ chức. Việc chú trọng đầu tư công tác quản trị văn phòng sẽ giúp đẩy nhanh sự thông suốt trong hoạt động quản lý của các cơ quan tổ chức, mà một trong những việc quan trọng và cấp thiết hàng đầu đó là đẩy mạnh công tác hoạch định chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức văn phòng. Do đó, em xin trình bày nghiên cứu của mình về đề tài “ Khảo sát, đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức của Văn phòng Tổng Công ty .
LỜI CẢM ƠN Bài nghiên cứu hoàn thành Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam Có nghiên này, tơi xin tỏ lòng biết ơn chân thành sâu sắc đến Tổng Công ty Truyền thơng Đa phương tiện Việt Nam, Văn phòng công ty anh chị cán bộ, nhân viên trực tiếp hướng dẫn, dìu dắt giúp đỡ với dẫn, học quý giá suốt q trình nghiên cứu Cơng ty Bên cạnh tơi xin cảm ơn đến giảng viên hướng dẫn mơn hướng dẫn giúp tơi hồn thành báo cáo Với điều kiện thời gian kinh nghiệm hạn chế sinh viên, nghiên cứu tránh thiếu sót Tơi mong nhận bảo, đóng góp ý kiến thầy để tơi có điều kiện bổ sung, nâng cao ý thức trình độ để hồn thiện tốt nghiên cứu Xin chân thành cảm ơn ! LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan nghiên cứu riêng Các số liệu, dẫn chứng sử dụng phân tích nghiên cứu có nguồn gốc rõ ràng Các kết nghiên cứu tơi tự tìm hiểu, phân tích cách trung thực, khách quan phù hợp vs thực tiễn Công ty Cổ phần Đầu tư dịch vụ truyền thông số Việt Nam Tơi xin cam đoan có vấn đề tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm Sinh viên DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt CT TSCĐ GTGT QTM BCVT CVP CNV Nội dung Công ty Tài sản cố định Giá trị gia tăng Quản trị mạng Bưu viễn thơng Chánh văn phòng Cơng nhân viên MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN .2 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT MỤC LỤC .4 PHẦN MỞ ĐẦU .1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu .1 Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Cấu trúc đề tài .3 PHẦN II NỘI DUNG Chương Cơ sở lý luận cấu tổ chức Văn phòng .4 1.1.Khái niệm 1.1.1.Khái niệm cấu tổ chức 1.1.2.Khái niệm văn phòng 1.1.3.Khái niệm cấu tổ chức văn phòng 1.2 Các phận chủ yếu cấu tổ chức văn phòng Tiểu kết .8 Chương Thực trạng cấu tổ chức Văn phòng Tổng Cơng ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam .9 2.1 Lịch sử hình thành phát triển Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam .9 2.1.1.Giai đoạn kinh doanh thiết bị truyền hình (1988-2005) 2.1.2 Giai đoạn kinh doanh truyền thông đa phương tiện (2005 đến tháng 10- 2013) 10 2.1.3 Giai đoạn kinh doanh nội dung số-viễn thông dịch vụ truyền hình (từ tháng 11- 2013 đến nay) 10 2.2 Cơ cấu tổ chức Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam 10 2.2.1.Cơ cấu tổ chức 10 2.2.2 Sơ đồ cấu tổ chức Tổng Công ty 12 2.2.3.Chức nhiệm vụ Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam 12 2.3.Thực trạng cấu tổ chức Văn phòng Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam 13 2.3.1 Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng Tổng Cơng ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam 13 2.3.2 Nhiệm vụ 15 2.4 Kết cấu máy văn phòng Tổng Cơng ty Truyền thơng Đa phương tiện Việt Nam 17 2.4.1 Sơ đồ hóa máy văn phòng 17 2.4.2 Công việc cụ thể phận Văn phòng 17 Tiểu kết 26 Chương Nhận xét đánh giá số đề xuất góp phần nâng cao hiệu cấu tổ chức văn phòng Tổng Cơng ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam 27 3.1 Nhận xét, đánh giá 27 3.1.1 Ưu điểm 27 3.1.2 Nhược điểm .27 3.2 Một số nhóm đề xuất .27 Tiểu kết 29 KẾT LUẬN 30 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .31 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong công xây dựng đổi đất nước, với hội nhập quốc tế ngày diễn mạnh mẽ tồn cầu Đòi hỏi quan tổ chức phải không ngừng phấn đấu để đáp ứng với yêu cầu xã hội Trên lĩnh vực hoạt động quản lý hành nhà nước nay, cơng tác hành quản trị văn phòng ln coi trọng Quản trị văn phòng có vai trò, nhiệm vụ quan trọng việc hoạt động, tổ chức phối hợp, tiêu chuẩn hoá kiểm soát hoạt động xử lý thông tin quan tổ chức Việc trọng đầu tư công tác quản trị văn phòng giúp đẩy nhanh thơng suốt hoạt động quản lý quan tổ chức, mà việc quan trọng cấp thiết hàng đầu đẩy mạnh cơng tác hoạch định chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng Do đó, em xin trình bày nghiên cứu đề tài “ Khảo sát, đánh giá thực trạng cấu tổ chức Văn phòng Tổng Cơng ty Lịch sử nghiên cứu Đã có nhiều đề tài sinh viên nghiên cứu, khảo sát thực tế thực tập ngành Quản trị văn phòng Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam Tuy nhiên, hầu hết có nghiên cứu công tác văn thư, lưu trữ, đào tạo bồi dưỡng nhân sự, … mà chưa có đề tài đề cập đến cấu Văn phòng Tổng Cơng ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam Trong đề tài này, tơi sâu tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Văn phòng Tổng Cơng ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài − Đối tượng nghiên cứu: Cơ cấu tổ chức, Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam − Phạm vi nghiên cứu: Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Nắm chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Tổng Công ty Truyền thơng Đa phương tiện Việt Nam Kiểm sốt tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động, cấu tổ chức Văn phòng Tổng Cơng ty Truyền thơng Đa phương tiện Việt Nam Nhằm nghiên cứu công tác văn phòng, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng, tăng cường hồn thiện cơng tác văn phòng Tổng Cơng ty Truyền thơng Đa phương tiện Việt Nam Nâng cao hiệu quản lý, làm tư liệu tham khảo, phục vụ cho nghiên cứu học phần chuyên ngành sau Đánh giá trung thực, khách quan ưu điểm, nhược điểm thực trạng cấu tổ chức quản lý, đạo, điều hành cơng tác văn phòng Từ đưa số đề xuất, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu hoạt động cơng tác Văn phòng Tổng Cơng ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Căn vào văn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Tổng Cơng ty Truyền thơng Đa phương tiện Việt Nam.và tài liệu liên quan Căn vào tình hình thực tiễn Cơng ty Trên sở công việc, nhiệm vụ cụ thể thực hiện, từ thu thập, phân tích, tổng hợp tài liệu Phương pháp nghiên cứu: − − − − − Phương pháp quan sát Phương pháp mô tả Phương pháp phân tích tổng hợp Phương pháp thống kê Phương pháp điều tra, kiểm soát Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Đây nghiên cứu có ý nghĩa việc phát triển sở lý luận Cơ cấu tổ chức Văn phòng Đề tài thể mang tính thiết thực, dễ hiểu, gắn liền vs thực tế Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam Những nội dung kiến nghị, đề xuất, gợi mở cơng trình nghiên cứu vấn đề thực tế nay, cần thiết cho cán bộ, công nhân viên Cơng ty nghiên cứu, hoạch định sách, chức nhiệm vụ cấu tổ chức Phù hợp cho việc tham khảo, nghiên cứu cán bộ, cơng chức làm cơng tác văn phòng Tổng Cơng ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam sinh viên chuyên ngành Quản trị văn phòng Cấu trúc đề tài Nội dung đề tài gồm có 03 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận cấu tổ chức Văn phòng Chương 2: Thực trạng cấu tổ chức Văn phòng Tổng Cơng ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam Chương 3: Nhận xét đánh giá số đề xuất góp phần nâng cao hiệu cấu tổ chức văn phòng Tổng Cơng ty Truyền thơng Đa phương tiện Việt Nam PHẦN II NỘI DUNG Chương Cơ sở lý luận cấu tổ chức Văn phòng 1.1 Khái niệm 1.1.1 Khái niệm cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức hệ thống nhiệm vụ, mối quan hệ báo cáo quyền lực nhằm trì hoạt động tổ chức Cơ cấu tổ chức xác định cách thức phân chia, tập hợp phối hợp nhiệm vụ công việc tổ chức nhằm đạt mục tiêu tổ chức Như vậy, cấu tổ chức phải đảm bảo: − Bố trí, xếp phối hợp hiệu hoạt động người tổ chức nhằm đạt mục tiêu chung − Nâng cao hiệu sử dụng nguồn lực tổ chức, góp phần tăng cường hoạt động chung tổ chức − Quản lý kiểm soát hoạt động tổ chức − Linh hoạt giúp tổ chức thích nghi nhanh chóng với thay đổi mơi trường bên ngồi − Khuyến khích tham gia người lao động vào hoạt động chung tổ chức tạo động lực cho người lao động tổ chức Cơ cấu tổ chức thể thông qua sơ đồ cấu tổ chức Sơ đồ tổ chức hình vẽ thể vị trí, mối quan hệ báo cáo kênh thông tin (giao tiếp) thức tổ chức Sơ đồ cấu tổ chức biểu thị mối quan hệ thức người quản lý cấp với nhân viên tổ chức Sơ đồ cấu tổ chức định dạng tổ chức cho biết mối quan hệ báo cáo quyền lực tổ chức Sơ đồ cấu tổ chức cho biết số cấp quản lý, cấp quyền lực tồn tổ chức Các đường nối vị trí sơ đồ cấu cho thấy kênh thơng tin thức sử dụng để thực quyền lực tổ chức 1.1.2 Khái niệm văn phòng Theo cách hiểu “tĩnh”, văn phòng địa điểm làm việc có vị trí địa lý định: − Văn phòng phòng làm việc lãnh đạo, thủ trưởng hay người “quan trọng” Ví dụ văn phòng giám đốc, văn phòng nghị sĩ, văn phòng kiến trúc sư trưởng,… − Văn phòng trụ sở làm việc quan, đơn vị, dự án, nơi mà cán cơng chức quan, đơn vị hàng ngày đến làm việc Ví dụ văn phòng Bộ, Văn phòng UBND, vănphòng cơng trường,… Theo cách hiểu “động” văn phòng hoạt động: − Văn phòng loại hoạt động tổ chức Hoạt động thường hiểu gắn liền với công tác văn thư thu nhận, bảo quản, lưu trữ thông tin − Một cách chung nhất, hiểu:Văn phòng máy điều hành tổng hợp quan, tổ chức; nơi thu thập, xử lý cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý; nơi chăm lo lĩnh vực phục vụ hậu cần đám bảo điều kiện cần thiết cho hoạt động quan, tổ chức 1.1.3 Khái niệm cấu tổ chức văn phòng Cơ cấu tổ chức văn phòng tổng hợp phận khác văn phòng bố trí để đảm nhận nhiệm vụ cơng tác văn phòng Cơ cấu tổ chức văn phòng thể thơng qua sơ đồ cấu tổ chức Sơ đồ tổ chức hình vẽ thể vị trí, mối quan hệ báo cáo kênh thơng tin (giao tiếp) thức tổ chức Sơ đồ cấu tổ chức văn phòng biểu thị mối quan hệ thức người quản lý cấp với nhân viên tổ chức Văn phòng Chánh Văn phòng Trưởng phòng Hành với nhân viên cấp phận Sơ đồ cấu tổ chức định dạng tổ chức cho biết mối quan hệ báo cáo quyền lực tổ chức Sơ đồ cấu tổ chức cho biết số cấp quản lý, cấp quyền lực tồn tổ chức 2.4 Kết cấu máy văn phòng Tổng Cơng ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam 2.4.1 Sơ đồ hóa máy văn phòng Đến năm 2018, tổng số Cán bộ, nhân viên Văn phòng Tổng Cơng ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam 30 người, bao gồm: - Chánh văn phòng: 01 người; - Phó Chánh Văn phòng 03 người; - Chun viên 09 người: tổng hợp có 03người ; phận tiếp nhận trả kết 03; quản trị mạng 03 người; - Cán 06 người: văn thư 02; lái xe 02; bảo vệ 02; - Kế toán 02 người; - Hợp đồng 44 có 04 người: phận tiếp dân kiêm cửa có 01 người, tạp vụ 03 người; - Hợp đồng 68 có 05 người: phục vụ có 02; lái xe có 02, bảo vệ có 01 2.4.2 Công việc cụ thể phận Văn phòng - Chánh Văn phòng Tổng Cơng ty Truyền thơng Đa phương tiện Việt Nam người đứng đầu, chịu trách nhiệm trước Ban lãnh đạo Công ty trước pháp luật tồn hoạt động Văn phòng - Phó Chánh Văn phòng Tổng Cơng ty Truyền thơng Đa phương tiện Việt Nam Chánh Văn phòng phân công theo dõi khối công việc chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng, trước pháp luật lĩnh vực công việc phân công phụ trách; Khi Chánh Văn phòng vắng mặt, Phó Chánh Văn phòng Chánh Văn phòng ủy nhiệm điều hành hoạt động Văn phòng Tổng Cơng ty Truyền thơng Đa phương tiện Việt Nam Nói chung Ban lãnh đạo Văn phòng đảm nhiệm nhiệm vụ sau: - Phụ trách chung, chịu trách nhiệm hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ phòng phân công trước giám đốc công ty Kiểm tra, đôn đốc nhân viên phòng thực tốt nhiệm vụ 17 - Quản lý nhân nhân lực phòng Phân cơng cụ thể nhiệm vụ nhiệm vụ thường xuyên đột xuất cho nhân viên phòng theo lệnh giám đốc cơng ty - Tham gia làm thư ký hội đồng công ty thành lập: Tuyển dụng, nâng lương, khen thưởng , kỷ luật, bảo hộ lao động, khoa học kỹ thuật - Chịu trách nhiệm tham mưu, thực công tác thường xuyên đột xuất có liên quan đến việc cụ thể sau:Tuyển dụng, hợp đồng lao động, bố trí lao động, chấm dứt HĐLĐ Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm - y tế, bảo hiểm thân thể Giải chế độ sách người lao động Trật tự trị an khu vực, trật tự nội vụ Khen thưởng, kỷ luật phòng công ty Hồ sơ cán công nhân viên Xây dựng văn có tính pháp quy, quy chế công ty Đối nội, đối ngoại Cung cấp nhu yếu phục vụ công tác lãnh đạo công ty Các cơng tác có tính đột xuất khác theo đạo giám đốc, phó giám đốc cơng ty Bộ phận Kế toán: - Kiểm tra đối chiếu số liệu đơn vị nội bộ, liệu chi tiết - tổng hợp Kiểm tra định khoản nghiệp vụ phát sinh Kiểm tra cân đối số liệu kế toán chi tiết tổng hợp Kiểm tra số dư cuối kỳ có hợp lý khớp với báo cáo chi tiết Hạch toán thu nhập, chi phí, khấu hao, TSCĐ, cơng nợ, nghiệp vụ khác, thuế GTGT báo cáo thuế khối văn phòng CT, lập tốn văn phòng cơng ty - Theo dõi cơng nợ khối văn phòng cơng ty, quản lý tổng qt cơng nợ tồn cơng ty Xác định đề xuất lập dự phòng xử lý cơng nợ phải thu khó đòi tồn cơng ty - In sổ chi tiết tổng hợp khối văn phòng, tổng hợp theo công ty theo quy định - Lập báo cáo tài theo quý, tháng, năm báo cáo giải trình chi tiết - Hướng dẫn xử lý hạch toán nghiệp vụ kế toán 18 - Tham gia phối hợp công tác kiểm tra, kiểm kê đơn vị sở - Cải tiến phương pháp hạch toán chế độ báo cáo - Thống kê tổng hợp số liệu kế toán có yêu cầu Cung cấp số liệu cho ban giám đốc đơn vị chức có yêu cầu - Giải trình số liệu cung cấp hồ sơ, số liệu cho quan thuế, kiểm toán, tra kiểm tra theo yêu cầu phụ trách Văn phòng - Kiến nghị đề xuất biện pháp khắc phục cải tiến - Lưu trữ liệu kế toán theo quy định Bộ phận Quản trị mạng: - Người quản trị mạng (QTM) phải có khả tự thiết lập mạng máy tính, cấu hình mạng, điều chỉnh hiệu hoạt động mạng máy tính, vận hành hệ thống mạng, giải cố mạng nắm phương pháp để bảo vệ mạng trước nguy virus, worm, trojan, spam, biện pháp chống xâm nhập, ăn cắp thông tin, phá hoại mạng - Người QTM phải biết làm đủ thứ để trì hoạt động thơng suốt mạng, bao gồm việc theo dõi cập nhật nội dung website đơn vị - Người làm QTM phân công công việc cụ thể QTM chuyên bảo mật, chuyên thiết kế mạng hay chuyên phận theo dõi, giám sát, vận hành máy chủ - QTM thường liên quan đến công việc kỹ thuật mạng phải hỗ trợ trực tiếp người sử dụng QTM thường cấp xử lý cố, tức có cố xảy trước tiên xử lý cấp (helpdesk – giải đáp thắc mắc, tư vấn), cấp (kỹ thuật viên máy tính mạng) đến cấp cấp QTM Bộ phận tiếp nhận trả kết - Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ hồ sơ, hướng dẫn cụ thể trình tự, thủ tục theo quy định 19 - Lập phiếu nhận hẹn trả kết cho khách hàng, phiếu giao nhận phận chuyên môn Chuyển giao hồ sơ tiếp nhận kết giải thủ tục hành từ chun mơn theo quy trình - Quản lý sử dụng máy photô phục vụ cơng tác phận - Quản lý hòm thư góp ý, sổ góp ý, lấy phiếu góp ý cơng dân - Giải thủ tục hành chịu phân công Trưởng phận tiếp nhận hồ sơ trả kết giải thủ tục hành - Lưu trữ, quản lý sổ sách, hồ sơ giao nhận theo quy định - Tham mưu xây dựng kế hoạch rà soát, kiểm soát thủ tục hành Tổng hợp kết rà sốt thủ tục hành phận chun mơn chuyển báo cáo lãnh đạo theo yêu cầu Bộ phận Văn thư lưu trữ - Soạn thảo ban hành văn - Soạn thảo văn vào tình chất, nội dung văn cần soạn thảo, người đứng đầu quan tổ chức giao cho đơn vị, cá nhân người soạn thảo chủ trì soạn thảo Đơn vị cá nhân có trách nhiệm thực cơng việc sau: Xác định hình thức, nội dung độ mật, khẩn văn cần soạn thảo Thu thập xử lý thông tin vấn đề có liên quan Thảo văn - Quản lý giải văn + Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn + Ghi số ngày tháng năm + Đăng ký + Nhân bản, đóng dấu quan mức độ mật, khẩn + Làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển giao văn - Quản lý giải văn đến + Tiếp nhận, kiểm tra văn + Phân loại, bóc loại văn + Chuyển giao văn + Giải quyết, theo dõi tiến độ giải công việc - Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan + Xây dựng danh mục hồ sơ + Lập hồ sơ + Giao nộp hồ sơ - Quản lý sử dụng dấu 20 + Quản lý dấu + Sử dụng dấu - Nội dung công tác văn thư người thực hiện: + Thảo văn bản, ghi biên họp hội nghị - Cán văn thư + Sửa duyệt thảo – Chuyên viên, thủ trưởng + Đánh máy, in – Nhân viên đánh máy + Trình ký – Văn thư + Ký – Thủ trưởng + Quản lý dấu chặt chẽ, sử dụng quy định – Văn thư + Vào sổ làm thủ tục gửi – Văn thư + Cấp phát giấy đường, giấy giới thiệu – Văn thư + Nhận, vào sổ công văn đến – Văn thư + Phân phối công văn đến – Thủ trưởng + Chuyển giao công văn đến – Văn thư + Theo dõi giải công văn đến Nội dung: Thủ trưởng Thời gian: Văn thư + Lập hồ sơ – Những người có liên quan + Nộp hồ sơ vào lưu trữ quan - Văn thư Bộ phận lễ tân - Lễ tân, lễ tân khách sạn hay nhân viên lễ tân người làm việc phận tiền sảnh khách sạn - Có nhiệm vụ trả lời điện thoại, tiếp nhận cung cấp thông tin, giải yêu cầu khách, chào đón làm thủ tục - Lễ tân thường người tiếp xúc làm việc với khách hàng, đảm bảo gây ấn tượng ban đầu tốt đẹp cho khách sạn, định thành cơng giới thiệu, quảng bá hình ảnh Cơng ty, thu hút khách hàng tiềm giữ chân khách hàng trung thành Bộ phận Quản trị thiết bị - Quản lý việc sử dụng thiết bị, sở vật chất Cơng ty Có kế hoạch điều phối sử dụng hiệu quả, chống thất thoát tài sản - Quản lý xây dựng kế hoạch, chương trình, quy trình, biện pháp, giải pháp kỹ thuật cơng tác quản trị hệ thống mạng tồn Cơng ty kết hợp với phòng, đơn vị trực thuộc để tổ chức quản lý, phát triển toàn hệ thống mạng phần mềm quản lý Công ty 21 - Trực tiếp lập kế hoạch tu, bảo dưỡng sở vật chất thiết bị theo định kỳ năm, quý - Trực tiếp tổng hợp đề nghị danh mục mua sắm thiết bị, sửa chữa nhỏ, xây dựng bản, … theo phân bổ tài năm đơn vị gởi lên trình hội đồng mua sắm Cơng ty phê duyệt - Chịu trách nhiệm giám sát, kiểm tra xử lý kịp thời việc sử dụng tài sản, sửa chữa sở vật chất, cảnh quan môi trường: nhà cửa, đất đai, đường xá, sân bãi, cối, trang thiết bị đơn vị quản lý sử dụng - Là thành viên thường trực Ban đạo để triển khai, tổ chức, xếp bố trí phòng làm việc, nhà máy Cơng ty - Chủ trì việc lý, xử lý tài sản vật tư hư hỏng không dùng đến để bảo đảm tận dụng tiết kiệm sử dụng - Theo dõi, chống xuống cấp nhà cửa Công ty quản lý Thực cơng tác bảo trì, sửa chữa sở vật chất, trang thiết bị Công ty - Xây dựng kế hoạch định kỳ đột xuất để đảm bảo sở vật chất đáp ứng nhu cầu đào tạo, hoạt động qui mô phát triển Cơng ty; khắc phục cố q trình vận hành trang thiết bị, tài sản - Tham gia nghiệm thu việc mua sắm sửa chữa lọai vật tư, thiết bị, cơng trình xây dựng - Quản lý sử dụng có hiệu lao động, sở vật chất phương tiện, thiết bị Công ty giao - Thực nhiệm vụ khác theo phân công Tổng giám đốc Nhân viên tạp vụ - Tạp vụ, phục vụ lãnh đạo công ty - Mua sắm nhu yếu phẩm phục vụ công tác hàng ngày ngày lễ công ty - Phục vụ vệ sinh khu nhà văn phòng làm việc công ty - Phụ việc cho người nấu ăn - Các cơng tác có tính đột xuất khác theo đạo giám đốc, phó giám đốc, trưởng phòng tổ trưởng Bộ phận lái xe: - Tham gia đưa đón đồn cơng tác cơng ty đến tỉnh, khu vực có nhu cầu 22 - Tham gia đưa đón cấp lãnh đạo Công ty - Thực công việc như: Bảo hành, bảo dưỡng, sửa chữa theo định kỳ phát sinh - Thực công việc đăng kiểm, đăng ký xe theo quy định - Thực công việc khác theo yêu cầu Ban Giám đốc Văn phòng Bảo vệ: - Lập sổ theo dõi tài sản, vật tư, hàng hoá xuất nhập khỏi công ty Sổ theo dõi tài sản xuất nhập gồm cột sau: ngày, người giữ tài sản, tên tài sản, qui cách, đơn vị, số lượng, nhập/xuất, ghi - Ghi sổ sách xác trường hợp xuất nhập vật tư, hàng hố khỏi Cơng ty Mọi tài sản xuất khỏi cơng ty phải có phiếu xuất giấy đồng ý cho xuất Ban Giám đốc, Trường hợp xuất khơng có giấy (đột xuất) người xuất phải ký vào cột ghi sổ theo dõi xuất nhập tài sản - Kiểm tra dấu chữ ký người có đủ thẩm quyền ký xác nhận giấy tờ hóa đơn xuất nhập - Hàng tuần, bảo vệ lập báo cáo nhập xuất tài sản công ty chuyển Tổ trưởng bảo vệ kiểm tra, sau báo cáo cho CVP - Khi khách đến liên hệ giao dịch Bảo vệ hỏi rõ lai lịch khách sau liên hệ văn phòng người cần gặp Nếu phận văn phòng cơng ty đồng ý tiếp bảo vệ đề nghị khách đăng ký xuất trình giấy tờ tùy thân trước vào cơng ty - Bảo vệ có trách nhiệm giúp khách, CNV đưa xe vào vị trí khách CNV dừng xe trước công ty, phát thẻ xe, thu thẻ xe khách – CNV lấy lại xe, giúp khách CNV chuyển xe từ chỗ để xe ngồi - Khi có thư báo, bưu phẩm, q tặng Nhân viên bảo vệ nhận từ tay người đưa đến đồng thời chuyển đến phận văn thư Công ty xử lý - Giúp đỡ phận cá nhân nơi công tác phạm vi thời gian cho phép 23 - Trường hợp phân ca trực cho địa điểm bảo vệ phải lập biên bàn giao ca Biên bàn giao ca phải thể nội dung: số lượng chìa khố giao, ngày giao, tên người giao – người nhận, trường hợp phát sinh ca trực, trường hợp cần giải tiếp theo… - Lập sổ theo dõi CNV khách gồm cột sau: ngày, họ tên, phận/cơ quan, đến/đi, nội dung công việc, ghi Sổ theo dõi CNV khách để theo dõi khách hàng đến, khách hàng khỏi công ty, CNV đến muộn, CNV sớm, CNV từ phận khác sang liên hệ công tác, CNV công tác xong trở về, CNV công tác, CNV công tác trở về, CNV từ nhà công tác luôn, sau vơ cơng ty trễ… Mỗi trường hợp phải ghi riêng - Thứ bảy hàng tuần, bảo vệ photo sổ theo dõi CNV khách chuyển Trưởng phòng HC - Trường hợp bảo vệ phân công làm ca, đổi cho người khác phải chuyển giao đầy đủ sổ ghi chép đây, chìa khố, phương tiện làm việc v.v - Quản lý chìa khố phận, chìa khố chính, ghi rõ số khố bàn giao sổ trực ban phân công - Liên hệ quan lân cận địa phương để hợp đồng phối hợp cần thiết (khi có uỷ nhiệm lãnh đạo) - Thường xuyên kiểm tra tài sản, phát CNV xâm phạm tài sản nội qui Công ty, báo cáo Tổ trưởng bảo vệ, Tổ trưởng bảo vệ có trách nhiệm báo cáo cho TP HC xem xét xử lý - Kiểm tra thiết bị PCCC đầu tháng, nội dung kiểm tra gồm: bình PCCC sử dụng khơng? Có vị trí khơng? Có hướng dẫn sử dụng không? Biên kiểm tra chuyển TP HC kiểm tra - Vận hành thành thạo, thao tác nhanh, xử lý kịp thời có cố xảy biết bảo dưỡng sửa chữa hư hỏng thông thường thiết bị PCCC Phòng chống phát kịp thời tượng cháy nổ để xử lý đồng thời thơng báo cho quan có chức phối hợp giải 24 kịp thời Chủ động phát để phòng chống hành vi phá hoại đe dọa phá hoại sở vật chất, kỹ thuật công ty - Thông báo Trưởng phận sản xuất, CVP biết trường hợp phạm pháp qủa tang theo luật pháp Việt Nam có hành vi phá hoại, trộm cắp, lừa đảo, gian lận… để chiếm đoạt tài sản gây rối làm an toàn trật tự Công ty để giải kịp thời - Không tự ý bỏ vị trí gác, trực, khơng lơ chây lười, không ngủ làm việc, không hút thuốc vàsử dụng chất ma túy, không đánh bạc làm việc, không uống rượu, bia làm việc Bảo vệ không đọc báo làm việc, không làm ảnh hưởng đến CNV phận khác làm việc - Nhắc nhở nhân viên, công nhân khách đến làm việc tuân thủ biện pháp an tồn lao động nội quy Cơng ty - Kiên khơng cho nhân viên khách có mùi rượu, bia, mang chất nổ… vào Công ty - Thực cơng việc khác Trưởng phòng phân cơng 25 • Tiểu kết Trong chương 2, tơi tìm hiểu lịch sử hình thành phát triển Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam Tìm hiểu tổ chức máy Cơng ty nói chung cấu tổ chức Văn phòng nói riêng Bên cạnh em đề cập đến vấn đề, thực trạng công tác cấu tổ chức Văn phòng Tổng Cơng ty Truyền thơng Đa phương tiện Việt Nam Đi sâu tìm hiểu phân tích chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Văn phòng Cơng ty 26 Chương Nhận xét đánh giá số đề xuất góp phần nâng cao hiệu cấu tổ chức văn phòng Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam 3.1 Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Ưu điểm - Đã có cấu tổ chức phù hợp vs đặc điểm công tác công ty Hầu hết nhân phòng có phối hợp, giúp đỡ hồn thành nhiệm vụ, có tinh thần trách nhiệm cơng việc - Cơ cấu tổ chức Văn phòng Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam đảm bảo đầy đủ phận cần thiết Văn phòng đại - Đã có phân công rõ ràng công việc nhiệm vụ phận Văn phòng Điều giúp cơng việc cơng ty hồn thành nhanh gọn xác - Hầu hết nghiệp vụ thực theo quy trình định có phân cơng trách nhiệm giai đoạn thực quy trình - Việc thực nghiệp vụ văn phòng đạt kết định Đặc biệt nghiệp vụ tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo, 3.1.2 Nhược điểm - Cơ cấu tổ chức đầy đủ, nhiều nhân viên nhiên điều khiến cơng việc bị đùn đẩy qua lại tạo điều kiện cho cá nhân có tính trốn việc - Sự cồng kềnh, chồng chéo cơng việc điều khó tránh khỏi Khi có sai sót trách nhiệm lại thường người đứng đầu chịu - Tinh thần tự quản, tự giác nhân viên thấp, tính ỷ lại, đùn đẩy trách nhiệm công tác, thiếu nhiệt tình, nhiệt huyết cơng việc, tâm lý làm cho có làm, làm cho xong việc 3.2 Một số nhóm đề xuất - Ban lãnh đạo nên xếp tổ chức lại phận Văn phòng để đảm bảo phận thực đủ nhiệm vụ 27 - Phân công rõ ràng nhiệm vụ, công việc cho phận để tránh chồng chéo công việc truy cứu trách nhiệm người xảy sai sót - Xây dựng nội quy, quy chế văn phòng công ty để nhân viên thực đầy đủ quy định đề theo khuôn khổ trình tự - Ban lãnh đạo Văn phòng nên coi trọng việc lập kế hoạch, hoạch định để làm nhanh, độ cao có phương án dự phòng tránh trường hợp mơi trường hồn cảnh thay đổi thay đổi kế hoạch để ứng biến phù hợp - Xây dựng quy tắc, luật lệ phù hợp vs thực tế để lãnh đạo nhân viên có mơi trường làm việc thoải mái, linh hoạt Khi cấp đề hoạch định cần phải hỏi thêm kiến cấp để vào thống nhất, việc thực dễ dàng 28 • Tiểu kết Trong chương 3, tơi nêu ưu điểm, nhược điểm cấu tổ chức Văn phòng Tổng cơng ty Truyền thơng Đa phương tiện Việt Nam Và đưa số đề xuất giải pháp nhằm góp phần nâng cao cấu tổ chức Văn phòng Tổng công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam Những vấn đề nêu đề gắn liền với thực tiễn qua cơng tác tìm hiểu phân tích đưa nhận xét đánh giá cách khách quan chân thực 29 KẾT LUẬN Bài nghiên cứu giúp nắm kiến thức thực tế cấu tổ chức Văn phòng Tổng công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam Qua thời gian nghiên cứu tơi có nhìn tổng quát chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Mặc dù tơi có gặp số rắc rối q trình tiếp cận mơi trường làm việc Văn phòng Tổng công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam Nhưng với bảo nhiệt tình cán hướng dẫn, tinh thần ham học hỏi mình, tơi bắt đầu thích ứng với mơi trường làm việc nơi Những kiến thức học lớp kết hợp với qua trình quan sát, tiếp thu sở thực tế giúp tơi phần hình dung cấu tổ chức Văn phòng Để từ giúp tơi định hướng tốt công việc chuyên môn Bên cạnh cho tơi có thêm kinh nghiệm cơng tác văn phòng, chức nhiệm vụ văn phòng giúp cho tơi ngày trưởng thành Trong q trình nghiên cứu, tơi có quan tâm dẫn giảng viên, cán nhà trường Được quan tâm tạo điều kiện tốt lãnh đạo, nhân viên nơi nghiên cứu Có giúp đỡ, chia sẻ kinh nghiệm bạn, anh chị lớp, ngành Khoa Quản trị Văn phòng tạo điều kiện thuận lợi cho tơi q trình tim kiếm thơng tin tài liệu, hợp tác vs nhà trường để giúp tơi hồn tất q trình nghiên cứu 30 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Vương Đình Quyền (2011), Lý luận phương pháp công tác văn thư, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội Nguyễn Hải Sản (2010), Quản trị học, NXB Thống Kê, Hà Nội Trường Đại học Nội Vụ (2016), Giáo trình “Công tác văn thư”, Hà Nội 31 ... hoạt động quan, tổ chức 1.1.3 Khái niệm cấu tổ chức văn phòng Cơ cấu tổ chức văn phòng tổng hợp phận khác văn phòng bố trí để đảm nhận nhiệm vụ cơng tác văn phòng Cơ cấu tổ chức văn phòng thể thơng... luận cấu tổ chức Văn phòng Trong có khái niệm cấu tổ chức, khái niệm văn phòng tổ chức văn phòng Đó sở để tơi phát triển nghiên cứu chương thực trạng cấu tổ chức Văn phòng Chương Thực trạng cấu tổ. .. đồ cấu tổ chức Tổng Công ty 12 2.2.3 .Chức nhiệm vụ Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam 12 2.3 .Thực trạng cấu tổ chức Văn phòng Tổng Cơng ty Truyền thơng Đa phương tiện