MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu nghiên cứu 1 3. Phạm vi nghiên cứu 2 4. Vấn đề nghiên cứu 2 5. Phương pháp nghiên cứu 2 6. Ý nghĩa của đề tài 2 7. Cấu chúc của đề tài 2 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG TRONG DOANH NGHIỆP 3 1.1. Khái niệm văn phòng và chức năng của văn phòng 3 1.1.1. Khái niệm văn phòng 3 1.1.2. Chức năng văn phòng 3 1.2. Cơ cấu tổ chức của văn phòng trong cơ quan nhà nước và trong doanh nghiệp 5 1.2.1. Cơ cấu tổ chức văn phòng cơ quan nhà nước 6 1.2.2. Cơ cấu tổ chức văn phòng doanh nghiệp 8 1.3. Văn phòng của doanh nghiệp 10 Tiểu kết chương 1: 13 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG 8 14 2.1. Quá trình ra đời của tổng công ty 14 2.1.1. Sự thành lập tổng công ty 14 2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của đơn vị theo quyết định thành lập 14 2.1.3. Cơ cấu tổ chức và bộ máy hoạt động của Tổng công ty 15 2.2. Bố trí lao động của tổng công ty xây dựng giao thông 8 17 2.2.1. Cơ cấu nhân sự 17 2.2.2. Sắp xếp bố trí lao động 17 2.2.3. Hoạt động của tổng công ty 18 2.3. Tổ chức và hoạt động của văn phòng tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 18 2.3.1. Thực trạng văn phòng ở tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 18 2.3.2. Tình hình hoạt động của văn phòng Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 23 Tiểu kết chương 2: 26 CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG 8 27 3.1. Đánh giá 27 3.1.1. Đánh giá chung 27 3.1.2. Nhận xét về hoạt động Văn phòng Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 28 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả trong công tác văn phòng Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 29 3.2.1. Giải pháp đổi mới, nâng cao chất lượng công tác tham mưu xây dựng và tổ chức thực hiện các chương trình công tác 29 3.2.2. Giải pháp nâng cao chất lượng công tác thông tin 29 3.2.3. Giải pháp nâng cao chất lượng công tác biên soạn các loại văn bản chủ yếu 30 3.2.4. Đổi mới, nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động phối hợp giữa văn phòng với các phòng ban 30 3.2.5. Thường xuyên đổi mới tác phong, nề lối làm việc và phải tự xây dựng chương trình làm việc 30 3.2.6. Lấyconngườilàmtrungtâmcủasự pháttriển 31 Tiểu kết chương 3: 32 KẾT LUẬN 33 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 34
MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT XDCTGT GTVT XDCT CBCNV HĐQT Xây dựng công trình giao thơng Giao thơng vận tải Xây dựng cơng trình Cán cơng nhân viên Hoạt động quản trị MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Văn phòng phận thiếu cấu tổ chức không quan nhà nước, mà doanh nghiệp hay tổ chức cần đến Văn phòng ví quan đầu não tổ chức vừa phương tiện, vừa sản phẩm q trình quản lý, dùng để ghi chép truyền đạt định quản lý, thông tin từ hệ thống quản lý đến hệ thống bị quản lý ngược lại Hoạt động văn phòng góp phần khơng nhỏ vào hoạt động quan Văn phòng máy quan, tổ chức hay doanh nghiệp có trách nhiệm thu thập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ cho điều hành lãnh đạo, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung quan, tổ chức hay doanh nghiệp Thực tế, quan, doanh nghiệp hoạt động kinh tế thị trường với quản lý Nhà nước cần tiến hành đổi nâng cao mặt nhằm đáp ứng yêu cầu công tác Đây việc làm cấp thiết, liên quan đến nhiều việc cần giải cụ thể cách tổ chức máy, vấn đề nhân sự, nâng cao nghiệp vụ, trang thiết bị, phương tiện làm việc Vì cấu tổ chức văn phòng quan trọng Để hồn thành mục tiêu nghiên cứu giải tốt vấn đề đặt tập lớn môn Kỹ tổ chức kiểm tra quản trị văn phòng Tơi chọn đề tài: “Khảo sát, đánh giá thực trạng cấu tổ chức văn phòng Tổng cơng ty xây dựng cơng trình giao thơng 8” Tơi lựa chọn đề tài nhằm mục tiêu tìm hiểu thực trạng cấu tổ chức văn phòng, đồng thời đề xuất giải pháp nâng cao hiệu công tác văn phòng Tổng cơng ty Mục tiêu nghiên cứu - Khảo sát, đánh giá thực trạng cấu tổ chức văn phòng Tổng cơng ty xây dựng cơng trình giao thơng - Đề xuất số giải pháp nâng cao hiệu công tác văn phòng Tổng cơng ty xây dựng cơng trình giao thơng Phạm vi nghiên cứu + Về không gian nghiên cứu: Tiểu luận tập trung nghiên cứu cấu tổ chức văn phòng Tổng cơng ty xây dựng cơng trình giao thơng + Về nội dung nghiên cứu: Tiểu luận nghiên cứu đánh giá đồng thời đề xuất giải pháp nâng cao hiệu cơng tác văn phòng Tổng cơng ty xây dựng cơng trình giao thơng Vấn đề nghiên cứu Khảo sát, đánh giá thực trạng cấu tổ chức văn phòng Tổng cơng ty xây dựng cơng trình giao thông Phương pháp nghiên cứu - Sử dụng phương pháp quan sát, phân tích, tổng hợp so sánh - Phương pháp khảo sát thực tế để thu thập thơng tin, tư liệu từ phòng ban Tổng công ty Ý nghĩa đề tài + Đề xuất phương pháp nhằm đổi nhằm nâng cao hiệu cơng tác văn phòng Tổng cơng ty xây dựng cơng trình giao thơng 8; + Kết nghiên cứu giúp đánh giá vai trò cấu tổ chức văn phòng Tổng cơng ty quan trọng + Kết nghiên cứu dùng để định hướng phần hướng phát triển cho cấu tổ chức văn phòng Tổng cơng ty Cấu chúc đề tài Ngồi mục lục, danh mục từ viết tắt, mở đầu, kết luận danh mục tài liệu tham khảo nội dung tiểu luận có kết cấu gồm ba chương: Chương 1: Cơ sở lý luận cấu tổ chức văn phòng Chương 2: Thực trạng cấu tổ chức văn phòng Tổng cơng ty xây dựng cơng trình giao thơng Chương 3: Đánh giá thực trạng đề xuất giải pháp nâng cao hiệu cơng tác văn phòng Tổng cơng ty xây dựng cơng trình giao thơng CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái niệm văn phòng chức văn phòng 1.1.1 Khái niệm văn phòng “Văn phòng phận khơng thể tách rời quan, tổ chức, doanh nghiệp; nơi tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo công tác quản lý điều hành; thực hỗ trợ cơng tác hành cho đơn vị chức năng, nhằm giải có hiệu nhiệm vụ chung quan, tổ chức, doanh nghiệp” 1.1.2 Chức văn phòng a) Chức tổng hợp - tham mưu Chức văn phòng thể hai mặt tổng hợp tham mưu: Tổng hợp: Văn phòng (phòng Hành chính) đơn vị chịu trách nhiệm việc tổng hợp báo cáo lãnh đạo thông tin liên quan tới hoạt động quan, tổ chức, doanh nghiệp Văn phòng thiết lập chế thu thập thông tin biện pháp phương tiện xử lý thông tin qua thực theo dõi, nắm bắt tổng hợp thông tin mặt hoạt động quan, doanh nghiệp theo Quy chế hoạt động yêu cầu lãnh đạo Các thơng tin phân tích, xử lý, kiểm tra, đánh giá tổng hợp báo cáo tới cấp lãnh đạo hay cung cấp tới đơn vị theo Quy chế hoạt động nguồn tin Thơng qua thơng tin văn phòng cung cấp, nhà lãnh đạo nắm thông tin, diễn biến quan, doanh nghiệp thơng tin bên ngồi xã hội có liên quan, từ có biện pháp thích hợp để tổ chức quản lý điều hành xác hợp lý Tham mưu: Với vị trí giúp phận giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo nên văn phòng coi phận tham mưu cho lãnh đạo việc quản lý điều hành công tác hành quan, tổ chức Trên sở thông tin thu thập, xử lý, phân tích, tổng hợp trình lãnh đạo; văn phòng phạm vi quyền hạn nghiên cứu tình hình, tham mưu, đề xuất biện pháp hợp lý giúp lãnh đạo có thêm sở lựa chọn ban hành định kịp thời nhằm giải công việc cách hiệu lý công tác quản lý điều hành Chẳng hạn việc quản lý quan, doanh nghiệp, sở quy định pháp luật tình hình thực tế, văn phòng với đơn vị chức tham mưu cho lãnh đạo xây dựng quy định, quy chế, quy trình nghiệp vụ quy trình xử lý văn bản, quy trình đánh giá nhân sự, quy trình tuyển dụng, quy trình kiểm sốt… Tất quy định xây dựng tổ chức thực chặt chẽ góp phần quan trọng thành công công tác quản lý điều hành lãnh đạo Bên cạnh đó, lĩnh vực chun mơn khác, văn phòng đầu mối tập hợp ý kiến, tham mưu, kiến nghị, đề xuất từ đơn vị chuyên môn tổng hợp thành đề án, biện pháp hồn chỉnh trình lãnh đạo Điều cho thấy hoạt động tham mưu cơng việc quan trọng văn phòng quan, tổ chức Hai mặt tổng hợp tham mưu có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, tách rời Tổng hợp sở tham mưu Sẽ khơng thể tham mưu tốt, khơng thể có biện pháp tốt thơng tin khơng có, khơng kịp thời, khơng xử lý, phân tích xác tổng hợp toàn diện Ngược lại, hoạt động tham mưu hiệu góp phần tăng cường cơng tác thơng tin, hoạt động nắm bắt, tổng hợp thông tin báo cáo nhanh chóng hơn, xác b) Chức giúp việc điều hành lãnh đạo Chức giúp việc điều hành cho lãnh đạo coi chức quan trọng văn phòng Căn vào định hay chủ trương lãnh đạo quan, tổ chức, văn phòng tiến hành xây dựng tham gia xây dựng chương trình, kế hoạch hành động nhằm cụ thể hóa chủ trương, định quan, doanh nghiệp thực tế Trong trình tổ chức thực chương trình, kế hoạch lãnh đạo phê duyệt, văn phòng thực việc theo dõi, quản lý đôn đốc việc triển khai thực tế, theo dõi sát tiến độ triển khai nắm bắt vấn đề phát sinh q trình thực hiện, thơng tin kịp thời tới lãnh đạo để có biện pháp điều chỉnh Bên cạnh việc đáp ứng điều kiện thực hành chính, sở vật chất nguồn lực khác từ văn phòng điều kiện quan trọng để việc thực định, kế hoạch đạt hiệu cao c) Chức hậu cần Ở chức này, văn phòng tiến hành công việc đảm bảo đầy đủ sở vật chất phục vụ cho hoạt động toàn quan, doanh nghiệp; đảm bảo trang thiết bị, phương tiện làm việc an toàn, thống Để thực cơng việc này, văn phòng tham mưu cho lãnh đạo việc xây dựng kế hoạch mua sắm, bảo trì, thay trang thiết bị, phương tiện làm việc tài sản khác phục vụ cho hoạt động toàn quan, doanh nghiệp Việc đảm bảo cơng tác lễ tân, khánh tiết, an ninh, an tồn… cơng việc mà văn phòng tiến hành thực thường xuyên, phục vụ hiệu cho hoạt động quan, doanh nghiệp d) Chức hỗ trợ cho hoạt động - Sản xuất kinh doanh (đối với văn phòng doanh nghiệp) Trong hoạt động doanh nghiệp văn phòng khơng túy giải cơng việc hành chính, mà văn phòng phải tham gia vào cơng việc sản xuất, kinh doanh cách tích cực hiệu Văn phòng ngồi cơng việc hành thực công việc giải thủ tục hải quan xuất nhập hàng hóa; tìm kiếm, giữ gìn mối quan hệ với đối tác, với khách hàng; giải thắc mắc, chí tranh chấp với khách hàng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp; thực hoạt động tiếp thị, trì giải tốt mối quan hệ với quan nhà nước… Chức cho thấy rõ vị trí, vai trò quan trọng văn phòng doanh nghiệp kinh tế thị trường 1.2 Cơ cấu tổ chức văn phòng quan nhà nước doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức hệ thống xác lập thức phận cấu thành tổ chức, thể mối quan hệ quản lý điều hành quan, tổ chức, đơn vị Cơ cấu tổ chức thể mối quan hệ lãnh đạo-điều hành, chức năng-nhiệm vụ, phân công-phối hợp, quyền hạn máy phận máy Cơ cấu tổ chức văn phòng quan, tổ chức hiểu hệ thống xác lập phận cấu tạo nên văn phòng; với chức năng, nhiệm vụ cụ thể cho phận mối quan hệ công tác phận 1.2.1 Cơ cấu tổ chức văn phòng quan nhà nước Đối với văn phòng quan nhà nước, đơn vị nghiệp nhà nước, thông thường bao gồm phận sau: Chánh văn phòng (Trưởng phòng) Phó chánh văn phòng (Phó trưởng phòng) Bộ phận Tổng hợp Bộ phận Tổ chức Cán Bộ phận Văn thưLưu trữ Bộ phận Kế toán Bộ phận Quản trị Bộ phận IT Hình 1.1: Mơ hình cấu tổ chức chung văn phòng quan nhà nước - Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính): Phụ trách điều hành chung hoạt động văn phòng/phòng - Phó Chánh văn phòng (Phó trưởng phòng Hành chính): giúp việc cho Chánh văn phòng phụ trách cơng việc theo phân cơng, phân cấp Chánh văn phòng - Bộ phận Tổng hợp: theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động ngành, lĩnh vực; tiếp nhận thông tin, báo cáo đơn vị; tham mưu nội dung chương trình-kế hoạch cơng tác; thực việc tổng hợp báo cáo lãnh đạo; dự thảo văn trình lãnh đạo; chuẩn bị nội dung họp; rà sốt, tham mưu cho lãnh đạo cơng tác ban hành văn bản; công tác pháp lý Thực chuẩn bị dự án, thẩm định triển khai dự án lĩnh vực phân công - Bộ phận Tổ chức-Cán bộ: tham mưu cho lãnh đạo công tác tổ chức nhân sự, tổ chức lao động; thực quy định pháp luật người lao động - Bộ phận Hành – Văn thư –Lưu trữ: Thực công tác văn thư; tổng đài; lễ tân, khánh tiết; quản lý sử dụng dấu; thực thủ tục hành khác cấp giấy giới thiệu, giấy đường; chuyển giao văn bản, tài liệu; phân chia báo, tạp chí cho đơn vị quan, đơn vị Thực nghiệp vụ lưu trữ chỉnh lý, thu thập xác định giá trị tài liệu, bảo quản, khai thác sử dụng Tham mưu cho lãnh đạo xây dựng quy chế hướng dẫn nghiệp vụ công tác cho đơn vị quan - Bộ phận Kế tốn - Tài vụ: thực cơng tác tài kế tốn theo quy định pháp luật; tham mưu cho lãnh đạo việc xây dựng quy chế tài chính, quy định liên quan tới chế độ thu nhập người lao động quan, đơn vị - Bộ phận Quản trị: quản lý tài sản, thiết bị, phương tiện làm việc; y tế; vệ sinh; điện; nước; bảo vệ; phòng cháy chữa cháy; lập kế hoạch sửa chữa tài sản, thiết bị - Bộ phận IT: quản lý hệ thống mạng máy tính, website công việc liên quan tới công nghệ thông tin quan 1.2.2 Cơ cấu tổ chức văn phòng doanh nghiệp Văn phòng doanh nghiệp xuất thêm phận phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp: Chánh văn phòng (Trưởng phòng) Phó chánh văn phòng (Phó trưởng phòng) Bộ phận Tổng hợp, Kế hoạch Bộ phận Nhân sự, Chính Bảo hiểm Bộ phận Văn thưLưu trữ Bộ phận Kế toán Bộ phận Quản trị phục vụ Bộ phận Kiểm soát Bộ phận IT Bộ phận Lễ tân, Quan hệ khác Hình 1.2: Mơ hình cấu tổ chức chung doanh nghiệp - Trưởng phòng Hành (trưởng phòng Hành – Nhân sự): Phụ trách điều hành chung hoạt động phòng - Phó phòng Hành (Phó phòng Hành – Nhân sự): giúp việc cho trưởng phòng phụ trách công việc theo phân công, phân cấp trưởng phòng - Bộ phận Tổng hợp – Kế hoạch: theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động chung doanh nghiệp; tiếp nhận thông tin, báo cáo phòng ban, xưởng sản xuất, văn phòng đại diện, cửa hàng; thực việc tổng hợp báo cáo lãnh đạo; xây dựng nội dung chương trình-kế hoạch cơng tác chung doanh nghiệp; chuẩn bị nội dung họp, hội nghị; rà soát, tham mưu cho lãnh đạo công tác ban hành văn bản; phụ trách công tác pháp lý cho hoạt động doanh nghiệp Trực tiếp quan hệ làm việc với quan bảo vệ pháp luật, quan báo chí truyền thông lĩnh vực liên quan tới hoạt động doanh nghiệp Quản lý tổ chức kiện liên quan tới công tác quảng bá hình ảnh doanh nghiệp, cơng tác truyền thơng, tun truyền, hội chợ, triển lãm nước quốc tế - Bộ phận Nhân sự: Nghiên cứu tham mưu cho lãnh đạo việc thực quy định pháp luật công tác tổ chức nhân doanh nghiệp Trực tiếp thực công tác tuyển dụng, đào tạo, kiểm tra, đánh giá, thi đua, kỷ luật… nhân Xây dựng chế độ, sách, quy định, kế hoạch nhân trình lãnh đạo phê duyệt Lưu trữ hồ sơ nhân doanh nghiệp Lập kế hoạch, kiểm tra, theo dõi, trì việc thực chế độ bảo hộ lao động toàn doanh nghiệp theo quy định Giải tranh chấp lao động - Bộ phận Văn thư - Lưu trữ: Thực công tác văn thư; quản lý sử dụng dấu; cấp giấy giới thiệu, giấy đường; chuyển giao văn bản, tài liệu; phân chia báo, tạp chí cho đơn vị doanh nghiệp Thực nghiệp vụ lưu trữ chỉnh lý, thu thập, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Tham mưu cho lãnh đạo xây dựng quy chế hướng dẫn nghiệp vụ công tác doanh nghiệp - Bộ phận Kế toán: thực cơng tác tài - kế tốn theo quy định pháp luật; tham mưu cho lãnh đạo việc xây dựng quy chế tài chính, quy định liên quan tới chế độ thu nhập người lao động doanh nghiệp Phó chánh văn phòng (Phó trưởng phòng) Bộ phận Tổng hợp, Kế hoạch Bộ phận Văn thư- Lưu trữ Bộ phận Nhân sự, Chính Bảo hiểm Bộ phận Kế toán Bộ phận Kiểm soát Bộ phận Quản trị phục vụ Bộ phận IT Bộ phận Lễ tân, Quan hệ khách hàng - Bộ phận Quản trị - Phục vụ: Quản lý tài sản, thiết bị, phương tiện làm việc; điện; nước; bảo vệ, đội xe Thực y tế, lên kế hoạch chăm sóc sức khỏe cho người lao động Đảm bảo công tác vệ sinh, cảnh quan mơi trường, cơng tác phòng cháy chữa cháy Tổ chức nhà ăn tập thể - Bộ phận Kiểm soát: theo dõi, giám sát hoạt động doanh nghiệp theo quy định, nội quy, quy trình… đề Tham gia quản lý, đôn đốc theo dõi công nhân lao động với quản đốc, tổ trưởng Đảm 10 năng, nhiệm vụ, tiêu chuẩn viên chức định biên trình chủ tịch hội đồng quản trị Tổng giám đốc duyệt sau: Phó văn phòng Tổng hợp Văn thư lưu trữ Thông tin liên lạc Quản trị Tổ bảo vệ thường Tổ xe Tiếp khách Tạp công Quay camera photocopy Chánh văn phòng Chức Văn phòng Tổng cơng ty xây dựng cơng trình giao thơng có chức tham mưu giúp việc cho hội đồng quản trị Tổng giám đốc quản lý, điều hành công việc mặt cụ thể sau: - Tổng hợp tình hình chung đơn vị trực thuộc để báo cáo với lãnh đạo Tổng công ty đạo quản lý, điều hành công việc Tổng công ty - Tổ chức hội nghị Tổng công ty ngày lễ lớn Tổng công ty, ký kết hợp đồng nước, tổ chức lễ khởi công, động thổ, khánh thành dự án, mời đón tiếp khách nước nước dự hội nghị ngày lễ Tổng công ty Giải công việc đối nội đối ngoại Tổng công ty - Tổ chức quản lý hành từ Tổng cơng ty đến công ty đơn vị trực thuộc + Quản lý công văn giấy tờ đi, đến hồ sơ lưu trữ tài liệu theo chức ngành dọc theo điều lệ văn thư lưu trữ nhà nước pháp lệnh lưu trữ quốc gia + Thừa lệnh Tổng giám đốc ký lục văn pháp quy nhà nước có liên quan đến việc điều hành công việc Tổng công ty, giải cấp giấy tờ nói - Tổ chức, quản lý mạng lưới thơng tin liên lạc tồn Tổng cơng ty - Tổ chức đạo công tác y tế Tổng cơng ty, phòng bệnh chăm sóc sức khoẻ ban đầu cho CBCNV đạo theo ngành dọc tổ chức y tế Tham mưu cho lãnh đạo Tổng công ty thủ trưởng quan để giải công tác quan 21 - Tổ chức thường trực bảo vệ quan giữ vững an toàn trật tự an ninh quan Đảm bảo cho quan làm việc trì + Quản lý tổ chức bố trí xếp lái xe phục vụ tốt cơng tác cho lãnh đạo phòng cơng tác + Nghiên cứu bố trí xếp nơi làm việc quan Nhiệm vụ Nhiệm vụ văn phòng tổng cơng ty gồm: - Theo dõi tổng hợp hoạt động sản xuất kinh doanh tổng công ty hàng tháng, hàng quý hàng năm Vào ngày cuối tháng nhận báo cáo công ty, đơn vị trực thuộc lĩnh vực + Thực nhiệm vụ sản xuất kinh doanh + Tình hình hoạt động chung đơn vị + Những vướng mắc đề nghị với tổng công ty giúp đỡ, giải đầu tháng trình vấn đề lên chủ tịch hội đồng quản trị Tổng giám đốc giải - Xây dựng lịch làm việc hàng tuần Chủ tịch HĐQT Tổng giám đốc - Thông báo mời dự hội nghị sơ tổng kết, giao ban họp đột xuất lãnh đạo tổng công ty Tham gia ghi chép biên họp giao ban HĐQT, Tổng giám đốc Thông báo kết luận vấn đề quan trọng HĐQT, Tổng giám đốc để phận có liên quan thực Các họp tập huấn chuyên đề phòng chức tổ chức phải lãnh đạo tổng công ty duyệt đồng ý văn phòng thơng báo mời thành phần dự họp - Lập dự toán thuê mướn hộ trường, địa điểm để tổ chức cụôc hội nghị, ngày lễ lớn tổng công ty, ký kết hợp đồng dự án, lễ khởi công động thổ lễ khánh thành dự án - Tiếp nhận công văn giấy tờ nơi gửi đến, theo tính chất loại cơng văn trình lãnh đạo Tổng cơng ty tiếp nhận lại sau có ý kiến giải lãnh đạo để phân phối cho phòng nghiệp vụ đảm bảo xác, 22 kịp thời nhanh chóng - Theo dõi, đơn đốc giải cơng văn giấy tờ gửi đi, có biện pháp giúp lãnh đạo Tổng cơng ty phòng nghiệp vụ giải tốt công văn giấy tờ đảm bảo thời gian với quy định, thủ tục nguyên tắc hành Phát có biện pháp uốn nắn kịp thời trường hợp sai sót “Tất cơng văn thủ trưởng, phó thủ trưởng quan ký phải chánh, phó văn phòng xem xét mặt thủ tục, thể thức trước đưa ký đưa gửi” (Điều 11 - Điều lệ công văn giấy tờ, công tác lưu trữ) - Nhận thảo cơng văn phòng nghiệp vụ lý duyệt cho đánh máy photocopy Chỉ giải cho đánh máy photocopy thảo có chữ ký mũi đồng chí lãnh đạo phòng lãnh đạo Tổng công ty duyệt phê chuẩn - Tiếp nhận công văn hồ sơ lưu trữ đơn vị tồn Tổng cơng ty Hướng dẫn đạo đơn vị trực thuộc Tổng công ty mặt nghiệp vụ văn thư lưu trữ - Quản lý tốt giấy giới thiệu, giấy đường giấy tờ công văn khác thuộc phạm vi văn pháp quy nhà nước Quản lý sử dụng loại dấu Tổng công ty theo chế độ điều lệ văn thư lưu trữ nghị định 62 phủ - Sao lại văn pháp qui nhà nước có liên quan đến Tổng công ty để hướng dẫn công ty đơn vị thực - Quản lý nhà nước, tài sản quan bao gồm trang thiết bị phục vụ làm việc sinh hoạt quan Có kế hoạch sửa chữa nhà cửa, bàn ghế, tủ, máy điều hồ, máy vi tính, xe tơ, nước quan Trang bị mua sắm thay bàn ghế tủ hư hỏng - Lập kế hoạch dự toán chi tiêu hàng năm cho quan bao gồm chi tiêu hội nghị, tiếp khách, mua sắm trang thiết bị cho quan sửa chữa lớn cho quan hàng năm, hàng quý đột xuất Ký kết hợp đồng sửa chữa cải tạo nhà làm việc, ô tô con, thuê mướn hội trường, địa điểm phục vụ cho hội nghị lễ lớn 23 - Đảm bảo thông tin liên lạc kịp thời xác, bí mật Tổng cơng ty với đơn vị trực thuộc để giúp cho lãnh đạo Tổng công ty đạo điều hành sản xuất kinh doanh kịp thời, hướng dẫn mặt nghiệp vụ cho đơn vị trực thuộc quản lý, sử dụng mạng vô tuyến điện + Theo dõi quản lý Fax đi, đến Tổng công ty + Quan hệ với quan: trung tâm tần số, tổng cục bưu điện, Bộ Nội vụ (A22) để in phép, gia hạn giấy phép quản lý thông tin liên lạc từ tổng công ty đến công ty đơn vị trực thuộc - Có kế hoạch đạo cơng tác y tế Tổng công ty Theo dõi thông báo kịp thời đợt dịch bệnh phát sinh để đạo đơn vị phòng chống dịch bệnh, vệ sinh môi trường, giải tốt bệnh nghề nghiệp, bệnh xã hội Theo dõi chăm sóc sức khoẻ cho cán công nhân viên quan - Làm tốt công tác thường trực bảo vệ quan Quản lý theo dõi, phân loại khách đến làm việc với lãnh đạo Tổng cơng ty phòng chức năng, quan đồn thể Tổng cơng ty Tuần tra kiểm soát để giữ vững an ninh, trật tự an tồn xã hội phòng trống hoả hoạn, tệ nạn cờ bạc, rượu chè bê tha quan Tổng công ty - Quản lý tốt xe tơ văn phòng Tổng cơng ty Bố trí xếp phương tiện tơ phục vụ cho lãnh đạo quan đoàn thể, phòng chức nghiệp vụ cơng tác kịp thời - Sửa chữa xe ô tô, điện, nước quan kịp thời đáp ứng cho làm việc ngày quan Phục vụ video cho hội nghị, ngày lễ Tổng công ty - Đảm bảo vệ sinh khu vực quan sẽ, đáp ứng cho làm việc quan 2.3.2 Tình hình hoạt động văn phòng Tổng cơng ty xây dựng cơng trình giao thơng Với chức nhiệm vụ văn phòng Tổng cơng ty xây dựng cơng trình giao thơng 8, q trình thực mình, văn phòng tham mưu giúp cho hội đồng quản trị, ban tổng giám đốc điều hành hoạt động Tổng 24 cơng ty đạt hiệu tích cực Tổ chức văn phòng bao gồm phận với 21 cán công nhân viên, trực tiếp lãnh đạo chánh văn phòng phó văn phòng giúp việc a) Về công tác tổng hợp cho lãnh đạo: Trọng tâm mặt công tác xây dựng việc đạo thực chủ trương tổng công ty, cụ thể giúp lãnh đạo quan xây dựng kế hoạch, truyền đạt kịp thời định, kiểm tra đơn vị việc triển khai, thực chủ trương lãnh đạo Tổng cơng ty Cơng tác văn phòng giúp lãnh đạo Tổng công ty đạo xây dựng kế hoạch công tác chun mơn, phối hợp phòng nghiệp vụ ban hành văn nhằm triển khai thực tốt chức năng, nhiệm vụ, chương trình cơng tác Tổng cơng ty, cụ thể: - Thường xuyên nắm bắt tình hình, phản ánh kịp thời với lãnh đạo việc đạo, thực công tác kiểm tra, văn bản, báo cáo tình hình số liệu đơn vị trước trình kí, tổng hợp tình hình chung tổng công ty để báo cáo cho lãnh đạo - Thừa lệnh lãnh đạo tiếp khách đến quan hệ, giao dịch công tác với tổng công ty, lập chương trình làm việc khách với lãnh đạo - Thực chấn chỉnh để ban hành văn thủ tục thể thức nhằm đạt hiệu cao… b) Về công tác văn thư lưu trữ: - Hàng ngày, cán văn thư lưu trữ tiếp nhận công văn giấy tờ quan hữu quan quan đơn vị trực thuộc gửi đến - Vào sổ quản lý tốt công văn, định gửi đảm bảo nhanh chóng kịp thời nguyên tắc - Tiếp nhận công văn hồ sơ lưu trữ tồn cơng ty - Hướng dẫn quan đơn vị nghiệp vụ văn thư lưu trữ, bảo quản tốt công văn giấy tờ - Quản lý sử dụng tốt dấu tổng công ty, loại giấy tờ khống chỉ, giấy giới thiệu giấy đường - Quản lý, lưu trữ hồ sơ tài liệu theo quy định Mua sắm phân phối văn 25 phòng phẩm hàng tháng cho quan - Thơng báo họp tổng công ty Số lượng công văn, giấy tờ đến quan ngày không ngừng tăng tương đương với tăng lên công văn tăng khối lượng cơng việc văn phòng lên Để đảm bảo nâng cao chất lượng cơng tác Tổng cơng ty có quy định cụ thể cho việc giải công văn đến Trong công tác đạo nghiệp vụ, văn phòng thường xun có cơng văn hướng dẫn đến công ty đơn vị trực thuộc thực tốt nghị định 142CP ngày 28/9/1963 HĐBT điều lệ công tác công văn, giấy tờ công tác lưu trữ Nghị định 62/Cp phủ quản lý sử dụng dấu c) Trong công tác thông tin: Thực nhiệm vụ kĩ thuật thường xuyên lập lại (thông tin xử lý số liệu) - Văn phòng thu thập thơng tin qua nhiều kênh, để giúp cho việc xây dựng báo cáo, đạo sản xuất kinh doanh tổng công ty, cung cấp phổ biến thông tin, sử dụng thông tin cách có hiệu Đảm bảo thơng tin liên lạc thông suốt phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh Tổng công ty - Quan hệ với quan chức để làm thủ tục như: xin phép mở mạng thông tin liên lạc - Quản lý tốt máy FAX quan - Phát bát hợp lý công tác thông tin liên lạc Tổng công ty đề xuất biện pháp sử lý, khắc phục kỹ thuật theo trách nhiệm giao - Đảm bảo thông tin liên lạc thông suốt phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh Tổng công ty d) Phụ trách công tác quản trị: Xây dựng kế hoạch mua sắm thiết bị, kiểm kê tài sản cố định hàng năm, lập dự toán chi tiêu hàng năm quan Tại phòng làm việc Văn phòng tổng cơng ty xây dựng cơng trình giao thơng trang bị máy móc thiết bị đại như: Máy vi tính, máy điều hồ nhiệt độ, bàn ghế, điện thoại văn phòng phẩm , 26 phương tiện như: xe ơtơ để bố trí phận công tác sử dụng trang thiết bị văn phòng cách có hiệu Văn phòng có trách nhiệm theo dõi, điều hành phận như: Bộ phận bảo vệ, thường trực, phận tổ xe, phận tiếp khách, phận tạp công Tiểu kết chương 2: Tác giả làm rõ thực trạng cấu tở chức văn phòng Tổng cơng ty xây dựng cơng trình giao thơng dựa sở lý luận chương Đã khảo sát đưa sơ đồ hoạt động, chức nhiệm vụ tình hình hoạt động Tổng cơng ty XDCTGT Do mà sang chương tác giả đánh giá thực trạng nói đồng thời đề xuất giải pháp nâng cao hiệu cấu tổ chức văn phòng Tổng cơng ty xây dựng cơng trình giao thơng 27 CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TỔNG CƠNG TY XÂY DỰNG CƠNG TRÌNH GIAO THƠNG 3.1 Đánh giá 3.1.1 Đánh giá chung Hoạt động tổng công ty xây dựng cơng trình giao thơng mặt ưu, nhược điểm: Tổng cơng ty xây dựng cơng trình giao thơng có 16 đơn vị trực thuộc hạch tốn độc lập Trong đợt xếp hạng doanh nghiệp có doanh nghiệp đạt hạng I 12 doanh nghiệp đạt hạng II Tổng công ty quan tâm đến việc đào tạo bồi dưỡng nâng cao lực trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán công nhân viên Tổng cơng ty có nguồn ngân sách, nguồn vốn tự có tăng lên nhiều so với năm trước Công tác quản lý kinh tế mặt hoạt động sản xuất kinh doanh nâng cao cụ thể hoá, quy định nhiều điều lệ, quy chế hoạt động rõ ràng để định hướng cho việc thực nhiệm vụ sản xuất kinh doanh mặt công tác khác đơn vị Bên cạnh Tổng cơng ty trọng đầu tư máy móc, trang thiết bị đại phục vụ cho thi cơng cơng trình trọng điểm (giá trị tài sản hàng năm tăng hàng trăm tỷ đồng) Năng lực, trình độ quản lý sản xuất kinh doanh Tổng công ty ngày phát triển vững mạnh Tổng công ty mạnh ngành Giao thông vận tải Trong trưởng thành chung Tổng cơng ty có nhiều đơn vị đạt hiệu kinh tế cao, bên cạnh có số đơn vị hoạt động hiệu Mặc dù theo đánh giá xếp hạng doanh nghiệp đạt kết nêu ỏ trên, thực trạng tổng công ty đơn vị tồn mà tổng công ty cần khẩn trương điều chỉnh khắc phục - Một số đơn vị tập trung vốn đầu tư chiều sâu lớn đơn vị chưa thực động việc bố trí nhân lực công nhân lành nghề để phát huy hết hiệu máy móc thiết bị, mức tăng trưởng chậm, tình hình 28 tài bị cân đối nghiêm trọng, đơn vị gặp nhiều khó khăn - Có đơn vị chưa thực động công tác tiếp thị, khơng tìm kiếm mở rộng thị trường hoạt động nên sản xuất kinh doanh không phát triển theo nhịp độ phát triển chung Tổng công ty - Có đơn vị hoạt động cầm chừng, manh mún, chưa mạnh dạn đầu tư thiết bị, nhân lực, chưa đủ lực để vào thực dự án quốc tế lớn, chưa đáp ứng yêu cầu chung Tổng công ty 3.1.2 Nhận xét hoạt động Văn phòng Tổng cơng ty xây dựng cơng trình giao thơng Cơng tác văn phòng Tổng cơng ty xây dựng giao thông phát huy hầu hết chức năng, nhiệm vụ (với định biên 21 cán cơng nhân viên bố trí phận), phận tham mưu giúp cho lãnh đạo giải tốt công việc điều hành quan công tác đối nội đối ngoại góp phần cho phát triển vững mạnh tổng cơng ty Văn phòng tạo điều kiện cho phòng ban quan đồn thể hồn thành công tác lãnh đạo giao Đặc biệt, phận văn phòng hoạt động với tinh thần ý thức trách nhiệm cao lãnh đạo, điều hành chánh, phó văn phòng Ngồi ra, cơng tác chun mơn mà văn phòng đạt hiệu tốt, công tác đạo, hướng dẫn nghiệp vụ đơn vị sở phòng quan tâm Cán cơng nhân viên văn phòng ln cử đến trung tâm đào tạo bồi dưỡng kỹ thuật nghiệp vụ để nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ Bên cạnh thành tựu đạt được: văn phòng Tổng cơng ty xây dựng cơng trình giao thơng có mặt hạn chế cần khắc phục: - Có chồng chéo thực chức nhiệm vụ phòng ban chức văn phòng: + Bộ phận thi đua khen thưởng, báo chí tuyên truyền lẽ thuộc chức nhiệm vụ tổ chức cán lại giao cho Đảng uỷ tổng công ty thực 29 + Công tác tổng hợp báo cáo tháng, hàng năm chức nhiệm vụ văn phòng bố trí cho phòng Kinh tế - kế hoạch - Trong công tác văn thư - lưu trữ, giấy tờ, công văn đến chuyển đến cho Tổng giám đốc xét duyệt mà lẽ phải qua Chánh văn phòng xem xét trước chuyển đến Tổng giám đốc Như giúp cho Tổng giám đốc đỡ phần giải công việc vụ, tránh lãng phí thời gian cho Tổng giám đốc Hơn nữa, nhiều Tổng giám đốc vắng, công văn giấy tờ đến nhiều mà phải chờ Tổng giám đốc xét duyệt, điều dẫn đến hậu quả: ách tắc q trình giải cơng vụ, không đưa định nhanh chóng, kịp thời, hợp lý điều kiện kinh tế - xã hội 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu cơng tác văn phòng Tổng cơng ty xây dựng cơng trình giao thơng 3.2.1 Giải pháp đổi mới, nâng cao chất lượng công tác tham mưu xây dựng tổ chức thực chương trình cơng tác Trong q trình thực hiện, văn phòng cần chủ động tham mưu thực theo chương trình cơng tác đề ra, kịp thời điều chỉnh, bổ sung vào chương trình cơng tác vấn đề lớn, công việc đột xuất thẩm quyền mà cấp phải xem xét giải Cần khảo sát thực tế để có đề xuất đắn kịp thời mang lại hiệu việc tổ chức thực chương trình cơng tác tham mưu cho lãnh đạo 3.2.2 Giải pháp nâng cao chất lượng công tác thông tin Để đổi mới, nâng cao chất lượng, hiệu cơng tác thơng tin, văn phòng cần phải tham mưu tổ chức thực tốt nội dung công việc sau: Tổ chức tốt kênh thông tin; Thực tốt công tác định hướng thông tin cho đầu mối; Thực tốt quy trình thu nhận xử lý thơng tin; 30 Tiêu chuẩn hố quy trình xử lý thơng tin chỗ; Tăng cường công tác sở đồng thời đẩy mạnh ứng dụng hệ thống công nghệ thông tin tiên tiến vào cơng tác thơng tin; Đa dạng hóa sản phẩm thơng tin Mục đích việc thu thập thơng thi để theo dõi môi trường kinh doanh nhằm xác định chiều hướng, mức độ, tốc độ biên độ thay đổi ảnh hưởng môi trường Việc nhận biết yếu tố môi trường giúp ta xác định khả tác động biến đổi môi trường với doanh nghiệp nỗ lực chiến lược doanh nghiệp Điều cần lưu ý ban lãnh đạo hay xem nhẹ việc thu thập thông tin nói sau thực Doanh nghiệp thu thập thơng tin ngày, tuần hay thời gian cụ thể tuỳ thuộc vào loại thơng tin cần thu thập Một điều quan trọng tải trọng lượng thông tin nay, điều quan trọng việc thu thập thông tin phải nắm thơng tin cần thiết vời hình thức 3.2.3 Giải pháp nâng cao chất lượng công tác biên soạn loại văn chủ yếu Để nâng cao chất lượng soạn thảo, phát hành loại văn cơng ty phù hợp tình hình thực tế Vì cần thiết phải: xây dựng đội ngũ nhân viên thực có trình độ, lực, phẩm chất đạo đức; tổ chức thực Quy trình biên soạn, phát hành văn 3.2.4 Đổi mới, nâng cao chất lượng, hiệu hoạt động phối hợp văn phòng với phòng ban Để phối hợp ngày nếp hiệu quả, văn phòng cần chủ động tham mưu ban hành tổ chức thực nghiêm túc Quy chế phối hợp cơng tác văn phòng với quan, phòng, ban liên quan Trong đó, cần xác định rõ nội dung, mức độ, phạm vi, cách thức phối hợp trách nhiệm chủ thể hoạt động cần có phối 31 3.2.5 Thường xuyên đổi tác phong, nề lối làm việc phải tự xây dựng chương trình làm việc Mỗi doanh nghiệp có nề nếp tổ chức định hướng cho phần lớn công việc doanh nghiệp Nó ảnh hưởng đến phương thức thơng qua việc định nhà quản trị, quan điểm họ chiến lược điều kiện môi trường doanh nghiệp Nề nếp nhược điểm gây cản trở cho việc hoạch định thực chiến lược ưu điểm thúc đẩy hoạt động Các doanh nghiệp có nề nếp mạnh, tích cực có nhiều hội để thành cơng so với doanh nghiệp có nề nếp yếu tiêu cực Doanh nghiệp thể sống - người làm cho doanh nghiệp hoạt động hình thành ý nghĩa mục đích cho hoạt động doanh nghiệp Nề nếp tổ chức tổng hợp kinh nghiệm, tính bầu khơng khí doanh nghiệp mà liên kết với tạo thành "phương thức mà hồn thành cơng việc đó" Vì mà việc thường xun đổi tác phong nề lối làm việc để tăng hiệu hồn thành cơng việc Xây dựng chương trình làm việc năm, quý, tháng hàng tuần riêng văn phòng Cơng ty đảm bảo tn thủ quy chế, quy trình cụ thể; bám sát thực tiễn, phát vấn đề nảy sinh, đề xuất biện pháp giải kịp thời, quy định pháp luật 3.2.6 Lấy người làm trung tâm phát triển - Hoàn thiện máy tổ chức quản lý điều hành quản lý công tác quan trọng hàng đầu, định thành công cuả công ty hoạt động sản xuất kinh doanh - Liên tục bồi dưỡng lức quản lý, công tác, khoa học công nghệ cho người lao động - Quản lý chất lượng theo nguyên tắc quản lý chất lượng đồng bộ, từ công tác đạo quan công ty đến đơn vị thành viên - Thực chương trình tiết kiệm sản xuất, cơng tác tồn Cơng ty mốt cách cụ thể, hợp lý, kiểm sốt q trình chi tiêu 32 - Sắp xếp quy hoạch lại tồn mạng viễn thơng điện lực với mục đích đảm bảo độ tin cậy cao, chất lượng đạt tiêu chuẩn Quốc tế phù hợp với tổng sơ đồ viễn thông xây dựng Củng cố mạng liệu Công ty để đại hoá việc quản lý điều hành sản xuất kinh doanh công ty, xây dựng ban hành quy chế báo cáo sử lý cố - Thường xuyên tổ chức đào tạo hàng năm công nhân vận hành, cán kỹ thuật, cán quản lý để có trình độ đáp ứng nhiệm vụ sản xuất công ty Tiểu kết chương 3: Chương đánh giá phần thực trang nêu chương đồng thời đưa giải pháp cho cơng tác văn phòng hồn thiện nâng cao Qua thấy vai trò cấu tổ chức văn phòng Tổng cơng ty quan trọng cơng tác văn phòng ổn định hiệu nhờ có cấu tổ chức hợp lý, tổ chức, doanh nghiệp khơng thể bỏ qua cơng tác văn phòng 33 KẾT LUẬN Trong công hội nhập quốc tế đất nước nay, Nhà nước ta có chủ chương đổi mặt kinh tế - văn hố - xã hội -hành Đây chủ chương đắn hình thành từ phân tích khách quan tồn diện tình hình kinh tế – văn hố - xã hội – hành nước ta nước bạn khác Xuất phát từ yêu cầu đổi Nhà nước tình hình kinh tế – xã hội nay, tổ chức, quan phải mạnh mặt tạo chuyển biến tích cực nhằm thực nhiệm vụ quan góp phần thúc đẩy cho kinh tế phát triển Tổng công ty xây dựng cơng trình giao thơng Tổng công ty mạnh ngành giao thông vận tải, năm gần Tổng công ty hoạt động có nhiều đổi mới, ngày phát huy mạnh mẽ vai trò hồn thành tốt chức nhiệm vụ giao lĩnh vực sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Tổng công ty mạnh dạn cải tiến hoạt động chuyên môn nghiệp vụ mặt quản lý hành chính, trước hết tổ chức máy phương pháp quản lí Văn phòng tổng cơng ty phận thường trực, có chức tổng hợp, tham mưu, hậu cần giúp tổng công ty việc lãnh đạo, đề xuất ý kiến, đảm bảo cho trình làm việc tổng công ty xuyên suốt thống Với vị trí quan trọng vậy, văn phòng củng cố, tăng cường xếp cấu tổ chức nhân giúp cho hoạt động tổng công ty ngày hiệu Tuy nhiên để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ giai đoạn đổi nay, việc nâng cao hiệu lực, hiệu hoạt động văn phòng tổng cơng ty cần có đổi mới, hồn thiện cao 34 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Vương Thị Kim Thanh, Giáo trình Quản trị hành văn phòng, NXB Thống kê; ThS Phạm Thị Ngân, giảng Quản trị văn phòng; Tài liệu môn học Kỹ tổ chức kiểm tra quản trị văn phòng; Tài liệu mơn Quản trị học; Một số viết văn phòng; Các số liệu báo cáo Tổng công ty XDCTGT 8; Các tài liệu khác từ nguồn Internet 35