THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG

MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu nghiên cứu 1 3. Phạm vi nghiên cứu 2 4. Vấn đề nghiên cứu 2 5. Phương pháp nghiên cứu 2 6. Ý nghĩa của đề tài 2 7. Cấu chúc của đề tài 2 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG TRONG DOANH NGHIỆP 3 1.1. Khái niệm văn phòng và chức năng của văn phòng 3 1.1.1. Khái niệm văn phòng 3 1.1.2. Chức năng văn phòng 3 1.2. Cơ cấu tổ chức của văn phòng trong cơ quan nhà nước và trong doanh nghiệp 5 1.2.1. Cơ cấu tổ chức văn phòng cơ quan nhà nước 6 1.2.2. Cơ cấu tổ chức văn phòng doanh nghiệp 8 1.3. Văn phòng của doanh nghiệp 10 Tiểu kết chương 1: 13 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG 8 14 2.1. Quá trình ra đời của tổng công ty 14 2.1.1. Sự thành lập tổng công ty 14 2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của đơn vị theo quyết định thành lập 14 2.1.3. Cơ cấu tổ chức và bộ máy hoạt động của Tổng công ty 15 2.2. Bố trí lao động của tổng công ty xây dựng giao thông 8 17 2.2.1. Cơ cấu nhân sự 17 2.2.2. Sắp xếp bố trí lao động 17 2.2.3. Hoạt động của tổng công ty 18 2.3. Tổ chức và hoạt động của văn phòng tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 18 2.3.1. Thực trạng văn phòng ở tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 18 2.3.2. Tình hình hoạt động của văn phòng Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 23 Tiểu kết chương 2: 26 CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG 8 27 3.1. Đánh giá 27 3.1.1. Đánh giá chung 27 3.1.2. Nhận xét về hoạt động Văn phòng Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 28 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả trong công tác văn phòng Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 29 3.2.1. Giải pháp đổi mới, nâng cao chất lượng công tác tham mưu xây dựng và tổ chức thực hiện các chương trình công tác 29 3.2.2. Giải pháp nâng cao chất lượng công tác thông tin 29 3.2.3. Giải pháp nâng cao chất lượng công tác biên soạn các loại văn bản chủ yếu 30 3.2.4. Đổi mới, nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động phối hợp giữa văn phòng với các phòng ban 30 3.2.5. Thường xuyên đổi mới tác phong, nề lối làm việc và phải tự xây dựng chương trình làm việc 30 3.2.6. Lấyconngườilàmtrungtâmcủasự pháttriển 31 Tiểu kết chương 3: 32 KẾT LUẬN 33 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 34

MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 1

3 Phạm vi nghiên cứu 2

4 Vấn đề nghiên cứu 2

5 Phương pháp nghiên cứu 2

6 Ý nghĩa của đề tài 2

7 Cấu chúc của đề tài 2

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG TRONG DOANH NGHIỆP 3

1.1 Khái niệm văn phòng và chức năng của văn phòng 3

1.1.1 Khái niệm văn phòng 3

1.1.2 Chức năng văn phòng 3

1.2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng trong cơ quan nhà nước và trong doanh nghiệp 5

1.2.1 Cơ cấu tổ chức văn phòng cơ quan nhà nước 6

1.2.2 Cơ cấu tổ chức văn phòng doanh nghiệp 8

1.3 Văn phòng của doanh nghiệp 10

Tiểu kết chương 1: 13

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG 8 14

2.1 Quá trình ra đời của tổng công ty 14

2.1.1 Sự thành lập tổng công ty 14

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của đơn vị theo quyết định thành lập 14

2.1.3 Cơ cấu tổ chức và bộ máy hoạt động của Tổng công ty 15

2.2 Bố trí lao động của tổng công ty xây dựng giao thông 8 17

2.2.1 Cơ cấu nhân sự 17

2.2.2 Sắp xếp bố trí lao động 17

2.2.3 Hoạt động của tổng công ty 18

2.3 Tổ chức và hoạt động của văn phòng tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 18

2.3.1 Thực trạng văn phòng ở tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 18

2.3.2 Tình hình hoạt động của văn phòng Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 23

Tiểu kết chương 2: 26

CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG 8 27

3.1 Đánh giá 27

3.1.1 Đánh giá chung 27

3.1.2 Nhận xét về hoạt động Văn phòng Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 28

3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả trong công tác văn phòng Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 29

3.2.1 Giải pháp đổi mới, nâng cao chất lượng công tác tham mưu xây dựng và tổ chức thực hiện các chương trình công tác 29

3.2.2 Giải pháp nâng cao chất lượng công tác thông tin 29

3.2.3 Giải pháp nâng cao chất lượng công tác biên soạn các loại văn bản chủ yếu 30

3.2.4 Đổi mới, nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động phối hợp giữa văn phòng với các phòng ban 30

3.2.5 Thường xuyên đổi mới tác phong, nề lối làm việc và phải tự xây dựng chương trình làm việc 30

3.2.6 Lấy con người làm trung tâm của sự phát triển 31

Tiểu kết chương 3: 32

KẾT LUẬN 33

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 34

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

XDCTGT Xây dựng công trình giao thông

CBCNV Cán bộ công nhân viên

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu được trong cơ cấu tổ chứckhông chỉ của cơ quan nhà nước, mà các doanh nghiệp hay một tổ chức nàocũng cần đến nó Văn phòng được ví như cơ quan đầu não của tổ chức nó vừa làphương tiện, vừa là sản phẩm của quá trình quản lý, nó được dùng để ghi chép

và truyền đạt các quyết định quản lý, các thông tin từ hệ thống quản lý đến hệthống bị quản lý và ngược lại Hoạt động của văn phòng góp phần không nhỏvào hoạt động của cơ quan

Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp có tráchnhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnhđạo, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của

cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp đó

Thực tế, các cơ quan, doanh nghiệp đang hoạt động trong nền kinh tế thịtrường với sự quản lý của Nhà nước đều cần tiến hành đổi mới nâng cao về mọimặt nhằm đáp ứng yêu cầu công tác hiện nay Đây là một việc làm cấp thiết, liênquan đến nhiều việc cần giải quyết cụ thể như cách tổ chức bộ máy, vấn đề nhân

sự, nâng cao nghiệp vụ, trang thiết bị, phương tiện làm việc Vì thế cơ cấu tổchức của văn phòng rất quan trọng

Để hoàn thành mục tiêu nghiên cứu và giải quyết tốt vấn đề đã đặt ratrong bài tập lớn của môn Kỹ năng tổ chức kiểm tra trong quản trị văn phòng

Tôi đã chọn đề tài: “Khảo sát, đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức của văn phòng Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8” Tôi lựa chọn đề tài

này nhằm mục tiêu tìm hiểu về thực trạng cơ cấu tổ chức của văn phòng, đồngthời đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng của Tổng công ty

2 Mục tiêu nghiên cứu

- Khảo sát, đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức của văn phòng Tổng công

ty xây dựng công trình giao thông 8

- Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả trong công tác văn phòngTổng công ty xây dựng công trình giao thông 8

4 Vấn đề nghiên cứu

Khảo sát, đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức của văn phòng Tổng công ty

xây dựng công trình giao thông 8

5 Phương pháp nghiên cứu

- Sử dụng các phương pháp quan sát, phân tích, tổng hợp và so sánh

- Phương pháp khảo sát thực tế để thu thập thông tin, tư liệu từ các phòngban của Tổng công ty

6 Ý nghĩa của đề tài

 Đề xuất phương pháp nhằm đổi mới nhằm nâng cao hiệu quả trongcông tác văn phòng Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8;

 Kết quả nghiên cứu giúp đánh giá vai trò của cơ cấu tổ chức của vănphòng trong Tổng công ty là rất quan trọng

 Kết quả nghiên cứu có thể được dùng để định hướng được phần nàohướng phát triển cho cơ cấu tổ chức của văn phòng Tổng công ty

7 Cấu chúc của đề tài

Ngoài mục lục, danh mục từ viết tắt, mở đầu, kết luận và danh mục tàiliệu tham khảo thì nội dung bài tiểu luận có kết cấu gồm ba chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về cơ cấu tổ chức của văn phòng

Chương 2: Thực trạng cơ cấu tổ chức của văn phòng Tổng công ty xâydựng công trình giao thông 8

Chương 3: Đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quảtrong công tác văn phòng Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ CƠ CẤU TỔ

CHỨC CỦA VĂN PHÒNG TRONG DOANH NGHIỆP

1.1 Khái niệm văn phòng và chức năng của văn phòng

1.1.1 Khái niệm văn phòng

“Văn phòng là bộ phận không thể tách rời của một cơ quan, tổ chức,doanh nghiệp; là nơi tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo trong công tác quản lý

và điều hành; thực hiện và hỗ trợ công tác hành chính cho các đơn vị chức năng,nhằm giải quyết có hiệu quả các nhiệm vụ chung của cơ quan, tổ chức, doanhnghiệp”

1.1.2 Chức năng văn phòng

a) Chức năng tổng hợp - tham mưu

Chức năng này của văn phòng thể hiện ở hai mặt là tổng hợp và thammưu:

Tổng hợp: Văn phòng (phòng Hành chính) là đơn vị chịu trách nhiệmchính trong việc tổng hợp và báo cáo lãnh đạo về các thông tin liên quan tới hoạtđộng của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Văn phòng thiết lập cơ chế thu thậpthông tin cũng như các biện pháp và phương tiện xử lý thông tin và qua đó thựchiện theo dõi, nắm bắt và tổng hợp thông tin trên các mặt hoạt động của cơquan, doanh nghiệp theo Quy chế hoạt động và yêu cầu của lãnh đạo Các thôngtin đó được phân tích, xử lý, kiểm tra, đánh giá và tổng hợp báo cáo tới các cấplãnh đạo hay cung cấp tới các đơn vị theo Quy chế hoạt động các nguồn tin.Thông qua các thông tin của văn phòng cung cấp, các nhà lãnh đạo nắm đượcmọi thông tin, diễn biến trong cơ quan, doanh nghiệp cũng như các thông tin bênngoài xã hội có liên quan, từ đó có những biện pháp thích hợp để tổ chức quản

hợp lý giúp lãnh đạo có thêm cơ sở lựa chọn và ban hành các quyết định kịp thờinhằm giải quyết các công việc một cách hiệu quả nhất lý trong công tác quản lý

và điều hành Chẳng hạn trong việc quản lý cơ quan, doanh nghiệp, trên cơ sởcác quy định của pháp luật và tình hình thực tế, văn phòng cùng với các đơn vịchức năng tham mưu cho lãnh đạo xây dựng các quy định, quy chế, các quytrình nghiệp vụ như quy trình xử lý văn bản, quy trình đánh giá nhân sự, quytrình tuyển dụng, quy trình kiểm soát… Tất cả các quy định đó nếu được xâydựng và tổ chức thực hiện chặt chẽ góp phần quan trọng trong sự thành côngtrong công tác quản lý và điều hành của lãnh đạo Bên cạnh đó, trong các lĩnhvực chuyên môn khác, văn phòng cũng là đầu mối tập hợp các ý kiến, thammưu, kiến nghị, đề xuất từ các đơn vị chuyên môn và tổng hợp thành những đề

án, biện pháp hoàn chỉnh trình lãnh đạo Điều đó cho thấy hoạt động tham mưu

là công việc rất quan trọng của văn phòng các cơ quan, tổ chức Hai mặt tổnghợp và tham mưu có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, không thể tách rời Tổnghợp là cơ sở của tham mưu Sẽ không thể tham mưu tốt, không thể có các biệnpháp tốt nếu thông tin không có, hoặc không kịp thời, không được xử lý, phântích chính xác và tổng hợp toàn diện Ngược lại, hoạt động tham mưu hiệu quả

sẽ góp phần tăng cường công tác thông tin, hoạt động nắm bắt, tổng hợp thôngtin và báo cáo sẽ được nhanh chóng hơn, chính xác hơn

b) Chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo

Chức năng giúp việc điều hành cho lãnh đạo được coi là một trong nhữngchức năng quan trọng nhất của văn phòng Căn cứ vào các quyết định hay chủtrương của lãnh đạo cơ quan, tổ chức, văn phòng tiến hành xây dựng hoặc thamgia xây dựng các chương trình, kế hoạch hành động nhằm cụ thể hóa các chủtrương, quyết định đó trong cơ quan, doanh nghiệp trên thực tế Trong quá trình

tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch đã được lãnh đạo phê duyệt, vănphòng thực hiện việc theo dõi, quản lý và đôn đốc việc triển khai trên thực tế,theo dõi sát sao về tiến độ triển khai cũng như nắm bắt các vấn đề phát sinhtrong quá trình thực hiện, thông tin kịp thời tới lãnh đạo để có biện pháp điềuchỉnh Bên cạnh đó việc đáp ứng các điều kiện thực hiện như về hành chính, về

cơ sở vật chất và các nguồn lực khác từ văn phòng sẽ là điều kiện quan trọng đểviệc thực hiện các quyết định, kế hoạch đó đạt hiệu quả cao nhất.

c) Chức năng hậu cần

Ở chức năng này, văn phòng tiến hành các công việc đảm bảo đầy đủ cơ

sở vật chất phục vụ cho hoạt động của toàn cơ quan, doanh nghiệp; đảm bảo cáctrang thiết bị, phương tiện làm việc được an toàn, thống nhất Để thực hiện côngviệc này, văn phòng tham mưu cho lãnh đạo trong việc xây dựng các kế hoạchmua sắm, bảo trì, thay thế các trang thiết bị, phương tiện làm việc và các tài sảnkhác phục vụ cho hoạt động của toàn cơ quan, doanh nghiệp Việc đảm bảocông tác lễ tân, khánh tiết, an ninh, an toàn… cũng là những công việc mà vănphòng tiến hành thực hiện thường xuyên, phục vụ hiệu quả cho các hoạt độngcủa cơ quan, doanh nghiệp

d) Chức năng hỗ trợ cho hoạt động - Sản xuất kinh doanh (đối với văn phòng của doanh nghiệp)

Trong hoạt động của các doanh nghiệp thì văn phòng không thuần túy chỉgiải quyết các công việc hành chính, mà văn phòng còn phải tham gia vào côngviệc sản xuất, kinh doanh một cách tích cực và hiệu quả Văn phòng ngoài cáccông việc hành chính còn thực hiện các công việc như giải quyết thủ tục hảiquan xuất nhập khẩu hàng hóa; tìm kiếm, giữ gìn các mối quan hệ với đối tác,với khách hàng; giải quyết các thắc mắc, thậm chí là các tranh chấp với kháchhàng về các sản phẩm, dịch vụ của của doanh nghiệp; thực hiện các hoạt độngtiếp thị, duy trì và giải quyết tốt mối quan hệ với các cơ quan nhà nước… Chứcnăng này cho thấy rõ vị trí, vai trò quan trọng của văn phòng doanh nghiệp trongnền kinh tế thị trường

1.2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng trong cơ quan nhà nước và trong doanh nghiệp

Cơ cấu tổ chức là một hệ thống xác lập chính thức các bộ phận cấu thànhcủa một tổ chức, thể hiện các mối quan hệ trong quản lý và điều hành của một

cơ quan, tổ chức, đơn vị Cơ cấu tổ chức thể hiện mối quan hệ về lãnh đạo-điềuhành, về chức năng-nhiệm vụ, về phân công-phối hợp, về quyền hạn của bộ máy

cũng như của từng bộ phận trong bộ máy đó.

Cơ cấu tổ chức của văn phòng cơ quan, tổ chức được hiểu là hệ thống xáclập các bộ phận cấu tạo nên một văn phòng; với chức năng, nhiệm vụ cụ thể chotừng bộ phận và các mối quan hệ trong công tác giữa các bộ phận đó

1.2.1 Cơ cấu tổ chức văn phòng cơ quan nhà nước

Đối với văn phòng của các cơ quan nhà nước, các đơn vị sự nghiệp củanhà nước, thông thường bao gồm các bộ phận như sau:

Hình 1.1: Mô hình cơ cấu tổ chức chung của văn phòng cơ quan nhà nước

- Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính): Phụ trách và điều hànhchung các hoạt động của văn phòng/phòng

- Phó Chánh văn phòng (Phó trưởng phòng Hành chính): giúp việc choChánh văn phòng và phụ trách các công việc theo sự phân công, phân cấp củaChánh văn phòng

- Bộ phận Tổng hợp: theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động của cácngành, các lĩnh vực; tiếp nhận thông tin, báo cáo của các đơn vị; tham mưu vềnội dung chương trình-kế hoạch công tác; thực hiện việc tổng hợp báo cáo lãnhđạo; dự thảo văn bản trình lãnh đạo; chuẩn bị nội dung các cuộc họp; rà soát,tham mưu cho lãnh đạo về công tác ban hành văn bản; công tác pháp lý Thực

Chánh văn phòng (Trưởng phòng)

Phó chánh văn phòng (Phó trưởng phòng)

Bộ phận Văn thư- Lưu trữ

Bộ phận

Kế toán

Bộ phận Quản trị

Bộ phận IT

hiện chuẩn bị dự án, thẩm định và triển khai dự án và các lĩnh vực được phâncông.

- Bộ phận Tổ chức-Cán bộ: tham mưu cho lãnh đạo về công tác tổ chứcnhân sự, tổ chức lao động; thực hiện các quy định của pháp luật đối với ngườilao động

- Bộ phận Hành chính – Văn thư –Lưu trữ: Thực hiện công tác văn thư;tổng đài; lễ tân, khánh tiết; quản lý và sử dụng con dấu; thực hiện các thủ tụchành chính khác như cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường; chuyển giao văn bản, tàiliệu; phân chia báo, tạp chí cho các đơn vị trong cơ quan, đơn vị Thực hiệnnghiệp vụ lưu trữ như chỉnh lý, thu thập xác định giá trị tài liệu, bảo quản, khaithác sử dụng Tham mưu cho lãnh đạo xây dựng quy chế và hướng dẫn nghiệp

vụ công tác này cho các đơn vị trong cơ quan

- Bộ phận Kế toán - Tài vụ: thực hiện công tác tài chính kế toán theo quyđịnh của pháp luật; tham mưu cho lãnh đạo trong việc xây dựng các quy chế tàichính, các quy định liên quan tới chế độ thu nhập của người lao động trong cơquan, đơn vị

- Bộ phận Quản trị: quản lý tài sản, thiết bị, phương tiện làm việc; y tế; vệsinh; điện; nước; bảo vệ; phòng cháy chữa cháy; lập kế hoạch sửa chữa các tàisản, thiết bị

- Bộ phận IT: quản lý hệ thống mạng máy tính, website và các công việcliên quan tới công nghệ thông tin của cơ quan

1.2.2 Cơ cấu tổ chức văn phòng doanh nghiệp

Văn phòng của các doanh nghiệp thì còn có thể xuất hiện thêm các bộphận phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp:

Hình 1.2: Mô hình cơ cấu tổ chức chung của doanh nghiệp

- Trưởng phòng Hành chính (trưởng phòng Hành chính – Nhân sự): Phụtrách và điều hành chung các hoạt động của phòng

- Phó phòng Hành chính (Phó phòng Hành chính – Nhân sự): giúp việccho trưởng phòng và phụ trách các công việc theo sự phân công, phân cấp củatrưởng phòng

- Bộ phận Tổng hợp – Kế hoạch: theo dõi tổng hợp tình hình hoạt độngchung trong doanh nghiệp; tiếp nhận thông tin, báo cáo của các phòng ban,xưởng sản xuất, văn phòng đại diện, cửa hàng; thực hiện việc tổng hợp báo cáolãnh đạo; xây dựng nội dung chương trình-kế hoạch công tác chung của doanhnghiệp; chuẩn bị nội dung các cuộc họp, hội nghị; rà soát, tham mưu cho lãnhđạo về công tác ban hành văn bản; phụ trách công tác pháp lý cho hoạt động củadoanh nghiệp Trực tiếp quan hệ và làm việc với các cơ quan bảo vệ pháp luật,

cơ quan báo chí và truyền thông trong các lĩnh vực liên quan tới hoạt động của

Chánh văn phòng (Trưởng phòng)

Phó chánh văn phòng (Phó trưởng phòng)

Bộ phận Lễ tân, Quan

hệ khác

Bộ phận IT

Bộ phận Kiểm soát

Bộ phận Quản trị phục vụ

doanh nghiệp Quản lý và tổ chức các sự kiện liên quan tới công tác quảng báhình ảnh của doanh nghiệp, công tác truyền thông, tuyên truyền, hội chợ, triểnlãm trong nước và quốc tế.

- Bộ phận Nhân sự: Nghiên cứu và tham mưu cho lãnh đạo trong việcthực hiện các quy định của pháp luật về công tác tổ chức nhân sự của doanhnghiệp Trực tiếp thực hiện công tác tuyển dụng, đào tạo, kiểm tra, đánh giá, thiđua, kỷ luật… nhân sự Xây dựng chế độ, chính sách, quy định, kế hoạch vềnhân sự trình lãnh đạo phê duyệt Lưu trữ hồ sơ nhân sự của doanh nghiệp Lập

kế hoạch, kiểm tra, theo dõi, duy trì việc thực hiện chế độ bảo hộ lao động trongtoàn doanh nghiệp theo quy định Giải quyết tranh chấp lao động

- Bộ phận Văn thư - Lưu trữ: Thực hiện công tác văn thư; quản lý và sửdụng con dấu; cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường; chuyển giao văn bản, tài liệu;phân chia báo, tạp chí cho các đơn vị trong doanh nghiệp Thực hiện các nghiệp

vụ lưu trữ như chỉnh lý, thu thập, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, khai thác sửdụng tài liệu lưu trữ Tham mưu cho lãnh đạo xây dựng quy chế và hướng dẫnnghiệp vụ công tác này trong doanh nghiệp

- Bộ phận Kế toán: thực hiện công tác tài chính - kế toán theo quy địnhcủa pháp luật; tham mưu cho lãnh đạo trong việc xây dựng các quy chế tàichính, các quy định liên quan tới chế độ thu nhập của người lao động trongdoanh nghiệp Phó chánh văn phòng (Phó trưởng phòng) Bộ phận Tổng hợp, Kếhoạch Bộ phận Văn thư- Lưu trữ Bộ phận Nhân sự, Chính Bảo hiểm Bộ phận

Kế toán Bộ phận Kiểm soát Bộ phận Quản trị phục vụ Bộ phận IT Bộ phận Lễtân, Quan hệ khách hàng

- Bộ phận Quản trị - Phục vụ: Quản lý tài sản, thiết bị, phương tiện làmviệc; điện; nước; bảo vệ, đội xe Thực hiện y tế, lên kế hoạch chăm sóc sức khỏecho người lao động Đảm bảo công tác vệ sinh, cảnh quan môi trường, công tácphòng cháy chữa cháy Tổ chức nhà ăn tập thể

- Bộ phận Kiểm soát: theo dõi, giám sát các hoạt động của doanh nghiệptheo quy định, nội quy, quy trình… đã được đề ra Tham gia quản lý, đôn đốctheo dõi công nhân trong giờ lao động cùng với các quản đốc, tổ trưởng Đảm

bảo giờ giấc, an toàn lao động.

- Bộ phận IT (Information Technology): quản lý hệ thống mạng máy tính,website và công nghệ thông tin của doanh nghiệp

- Bộ phận Lễ tân – Chăm sóc khách hàng: thực hiện công tác lễ tân, trựctổng đài, Đưa đón và bố trí nơi ăn nghỉ cho đối tác nước ngoài Thực hiện côngtác tổ chức hội nghị, chuyến công tác cho lãnh đạo Tiếp đón và hướng dẫnkhách tới làm việc, giải đáp các thắc mắc của khách hàng Thực hiện công tácchăm sóc khách hàng như thăm hỏi, quà tặng Tìm kiếm, mở rộng quan hệkhách hàng Trên thực tế, cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp rất linh hoạt, có thểtăng hoặc giảm số lượng bộ phận theo nhu cầu công việc hoặc theo tình hìnhphát triển cụ thể của doanh nghiệp ở từng giai đoạn Đồng thời văn phòng còn

có thể được phân công thực hiện thêm các công việc về sản xuất, kinh doanhnhư giải quyết thủ tục hải quan, xây dựng kế hoạch sản xuất, tổ chức thực hiệncác dự án đầu tư…

1.3 Văn phòng của doanh nghiệp

Doanh nghiệp là tổ chức kinh tế có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giaodịch ổn định, được đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật nhằm mụcđích thực hiện các hoạt động kinh doanh (Luật Doanh nghiệp)

Văn phòng của doanh nghiệp là một đơn vị trong cơ cấu tổ chức củadoanh nghiệp, có chức năng giúp việc cho lãnh đạo doanh nghiệp cũng như hỗtrợ cho các đơn vị chuyên môn khác Tuy nhiên, do có nhiều loại hình doanhnghiệp nên văn phòng của các doanh nghiệp cũng có những cách thức tổ chứckhác nhau Với loại hình nhóm công ty (tập đoàn, tổng công ty…) thì văn phòngđược tổ chức quy mô với tên gọi là Văn phòng (như văn phòng Tổng công tyHàng không, văn phòng Tập đoàn Dầu khí Quốc gia…) Với công ty có quy mônhỏ hơn thì văn phòng được gọi là phòng Hành chính (hoặc phòng Hành chính –Nhân sự) Bên cạnh đó, với loại hình công ty tư nhân, công ty vừa và nhỏ thìvăn phòng chỉ là một bộ phận hành chính với số lượng nhân viên rất hạn chế(thậm chỉ chỉ có 1 người) nhưng phải thực hiện tất cả các công tác hành chínhcủa công ty

Chức năng của văn phòng các doanh nghiệp là giúp việc cho hoạt động

của công ty và của lãnh đạo doanh nghiệp, thực hiện các công tác hành chínhđồng thời tham gia vào hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp Đểthực hiện chức năng trên, thông thường văn phòng của doanh nghiệp nhiệm vụ

cơ bản sau:

- Nghiên cứu, soạn thảo các nội quy, quy chế về tổ chức lao động trongnội bộ doanh nghiệp Giải quyết các thủ tục về việc hợp đồng lao động, tuyểndụng, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cho thôi việc đối với cán bộ công nhân.Phối hợp với Ban chấp hành công đoàn, soạn thảo thỏa ước lao động tập thể

- Tham mưu cho lãnh đạo trong việc giải quyết chính sách, chế độ đối vớingười lao động theo quy định của Bộ luật Lao động Theo dõi, giải quyết cácchế độ, chính sách về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, tainạn lao động, hưu trí, chế độ nghỉ việc do suy giảm khả năng lao động, các chế

độ chính sách khác có liên quan đến quyền lợi, nghĩa vụ cho cán bộ, công nhân

- Nghiên cứu, đề xuất các phương án cải tiến tổ chức quản lý, sắp xếp cán

bộ, công nhân cho phù hợp với tình hình phát triển sản xuất-kinh doanh Xâydựng phương án về quy hoạch đội ngũ cán bộ, lực lượng công nhân kỹ thuật củadoanh nghiệp, đề xuất việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ.Lập kế hoạch, chương trình đào tạo hàng năm và phối hợp với các phòng bannghiệp vụ thực hiện Giải quyết các thủ tục chế độ chính sách khi cử người đihọc, đào tạo, bồi dưỡng kiến thức

- Xây dựng các định mức đơn giá về lao động Lập và quản lý quỹ lương,các quy chế phân phối tiền lương, tiền thưởng theo các quy định của nhà nước

và hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Tổng hợp báo cáo quỹ lươngdoanh nghiệp

- Là thường trực Hội đồng thi đua, khen thưởng, Hội đồng kỷ luật củadoanh nghiệp, thực hiện công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật Có trách nhiệmđôn đốc, tiếp nhận thông tin, báo cáo của các đơn vị, tổng hợp báo cáo lãnh đạo.Theo dõi, nhận xét cán bộ, công nhân để đề xuất việc xét nâng lương, thi nângbậc hàng năm

- Xây dựng chương trình công tác thanh tra, kiểm tra nội bộ doanhnghiệp, theo dõi, xử lý các đơn khiếu nại, tố cáo.

- Thực hiện các chế độ, chính sách về lao động, tiền lương… theo quyđịnh của pháp luật, quy chế và điều lệ doanh nghiệp

- Tổ chức khám sức khỏe định kỳ hàng năm, thực hiện chế độ bảo hiểmcho người lao động

- Quản lý và sử dụng con dấu của doanh nghiệp theo quy định pháp luật.Đóng dấu, vào sổ văn bản đến và đi, lưu trữ theo quy định Chuyển phát văn bảncủa doanh nghiệp đến nơi nhận, hoặc qua bưu điện đến nơi nhận Tiếp nhận vàchuyển các văn bản đến lãnh đạo hoặc thư ký giám đốc Chuyển các văn bản đếncác phòng ban chức năng để xử lý theo yêu cầu của lãnh đạo

- Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc của doanh nghiệp Lập kếhoạch mua sắm trang thiết bị trình lãnh đạo phê duyệt Thực hiện công tác kiểmtra, kiểm kê tài sản, các trang thiết bị làm việc định kỳ hàng năm theo quy định

- Quản lý và điều phối xe ô tô phục vụ lãnh đạo doanh nghiệp đi công tác.Chuẩn bị cơ sở vật chất và tổ chức khánh tiết các ngày lễ, đại hội, hội nghị, cuộchọp… Mua sắm văn phòng phẩm phục vụ cho công tác sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp

- Thường trực, bảo vệ cơ quan, cơ sở vật chất, bến bãi, kho tàng, vănphòng doanh nghiệp Liên hệ và phối hợp với chính quyền và công an địaphương trong công tác bảo vệ an ninh trật tự, an toàn xã hội Đảm bảo hệ thốngđiện thoại, liên lạc, cấp điện, cấp nước phục vụ văn phòng doanh nghiệp Theodõi công tác dân quân tự vệ, công tác nghĩa vụ quân sự của doanh nghiệp âydựng quy định về phòng chống cháy nổ Đảm bảo công tác an toàn phòng chốngcháy nổ, công tác huấn luyện thường xuyên, tổ chức chữa cháy kịp thời khi xảy

- Lưu trữ, bảo quản hồ sơ hình thành trong quá trình thực hiện chức năng,nhiệm vụ của phòng Quản lý hồ sơ ngươi lao động đang công tác tại doanhnghiệp theo quy định.

Tiểu kết chương 1:

Qua chương 1 người đọc có thể hiểu được những kiến thức cơ bản về vănphòng và cơ cấu tổ chức của văn phòng từ khái niệm, chức năng vai trò của vănphòng cũng như cơ cấu tổ chức của văn phòng trong doanh nghiệp Đó còn là cơ

sở cho chương 2 trong việc khảo sát thực trạng cơ cấu tổ chức của văn phòngTổng công ty xây dựng công trình giao thông 8

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG 8

2.1 Quá trình ra đời của tổng công ty

Bằng quyết định số: 813/TCCB-LĐ ngày 28/4/1989 của bộ Giao thôngvận tải về việc đổi tên Liên hiệp các xí nghiệp xây dựng giao thông 8 thành Liênhiệp các xí nghiệp xây dựng công trình 8 thuộc bộ GTVT

Bằng quyết định số: 4897/QĐ-TCCB_LĐ ngày 27/11/1995 của bộ Giaothông vận tải thành lập lại là: Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 têngiao dịch quốc tế là: civil gineering construction corporation8, viết tắt là:cienco8

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của đơn vị theo quyết định thành lập

Theo quyết định thành lập, Tổng công ty xây dựng công trình giao thông

8 là doanh nghiệp Nhà nước chịu sự quản lý của Nhà nước của bộ Giao thôngvận tải và của cơ quan Nhà nước khác theo quy định của pháp luật được quan hệvới cơ quan nhà nước ở Trung ương và địa phương để thực hiện các nhiệm vụkinh doanh trên lĩnh vực của mình Tổng công ty xây dựng công trình giaothông 8 có các nhiệm vụ chủ yếu sau:

- Xây dựng các công trình giao thông trong và ngoài nước

- Xây dựng các công trình công nghiệp, dân dụng.

- Sản xuất vật liệu xây dựng và đồ mộc, cấu kiện bê tông đúc sẵn

- Sửa chữa phương tiện thiết bị thi công

- Xuất nhập khẩu trực tiếp và kinh doanh vật tư thiết bị giao thông vận tải,thiết bị công nghệ tin học

- Tư vấn đầu tư xây dựng công trình giao thông

- Kinh doanh nhà nghỉ, khách sạn, dịch vụ du lịch, văn phòng làm việc

- Kinh doanh tiền tệ

- Xây dựng các công trình khác (gồm: thuỷ lợi, quốc phòng điện )

- Dịch vụ đào tạo kỹ thuật và nghiệp vụ: khám chữa bệnh và điều dưỡng

2.1.3 Cơ cấu tổ chức và bộ máy hoạt động của Tổng công ty

1 Tổ chức hội đồng quản trị

2 Tổng giám đốc và các phó tổng giám đốc

3 Các phòng ban chuyên môn nghiệp vụ giúp việc giám đốc

4 Các đơn vị thành viên của tổng công ty

- Hội đồng quản trị là: cơ quan quản lý doanh nghiệp có quyền hạn caonhất và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của doanh nghiệp

- Chủ tịch và các thành viên khác của hội đồng quản trị do bộ trưởng bộGTVT bổ nhiệm, sau khi thống nhất ý kiến của bộ trưởng – Trưởng ban tổ chứccán bộ chính phủ

- Tổng giám đốc: điều hành mọi hoạt động kinh doanh của Tổng công tytheo chế độ thủ trưởng, là đại diện pháp nhân của tổng công ty trong quan hệkinh doanh và chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước hội đồng quản trị về hoạtđộng của Tổng công ty Tổng giám đốc do bộ trưởng bộ GTVT bổ nhiệm theo

đề nghị của hội đồng bộ trưởng, sau khi thống nhất ý kiến với bộ trưởng Trưởngban tổ chức cán bộ chính phủ

- Phó tổng giám đốc, kế toán trưởng do bộ trưởng bộ giao thông vận tái

bổ nhiệm theo đề nghị của hội đồng quản trị, trên cơ sở đề xuất của Tổng giámđốc

- Tổ chức doanh nghiệp Tổng công ty theo hình thức: Quốc doanh

- Doanh nghiệp có trách nhiệm làm đầy đủ các thủ tục về đăng ký kinhdoanh và hoạt động theo đúng pháp luật