MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC 3 1.1. Một số khái niệm 3 1.1.1. Khái niệm tổ chức 3 1.1.2. Khái niệm cơ cấu tổ chức 3 1.2. Tầm quan trọng của cơ cấu tổ chức 4 1.3. Các yếu tố cơ bản của cơ cấu tổ chức 4 1.4. Nhân tố quan trọng tác động đến việc hình thành một cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị kinh doanh 5 1.5. Các mô hình cơ cấu tổ chức quản trị cơ bản 5 1.5.1. Mô hình cơ cấu tổ chức kiểu trực tuyến 5 1.5.2. Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng 7 1.5.3. Mô hình cơ cấu tổ chức quản lý kết hợp: Loại cơ cấu kết hợp được dùng phổ biến là: 8 1.5.4. Mô hình cơ cấu tổ kiểu chương trình – mục tiêu 10 1.5.5. Mô hình cơ cấu tổ kiểu ma trận 11 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VÀ THIẾT BỊ PHÒNG CHÁY CHỮA CHÁY 14 2.1. Giới thiệu tổng quan về công ty TNHH công nghệ và thiết bị phòng cháy chữa cháy 14 2.1.1.Tên công ty: 14 2.1.2. Trụ sở chính: 1B xã Đông Ngạc, Từ Liêm, Hà Nội. 14 2.1.3. Năm thành lập : 14 2.1.4. Các ngành kinh doanh 14 2.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy công ty TNHH công nghệ và thiết bị phòng cháy chữa cháy 15 2.2.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty 15 2.2.2. Phân tích chức năng nhiệm vụ của các phòng ban 15 2.3. Phân tích đặc điểm mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty theo các thuộc tính 19 2.3.1. Chuyên môn hóa công việc 19 2.3.2. Phân chia tổ chức thành các bộ phận 20 2.3.3. Mối quan hệ quyền hạn và trách nhiệm 21 2.3.4. Tập trung và phi tập trung 22 2.3.5. Tầm quản lý – cấp quản lý 22 2.3.6. Sự phối hợp giữa các bộ phận, phân hệ cơ cấu 22 2.4. Đánh giá mức độ hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty TNHH công nghệ và thiết bị phòng cháy chữa cháy 23 CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VÀ THIẾT BỊ PHÒNG CHÁY CHỮA CHÁY 24 3.1. Mục đích và phương hướng hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty 24 3.1.1. Mục đích 24 3.1.2. Phương hướng hoàn thiện 24 3.2. Một số giải pháp góp phần hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý của công ty 24 3.2.1. Hoàn thiện cơ chế quản lý 24 3.2.2. Hoàn thiện công tác tổ chức nhân sự trong công ty 25 3.2.3. Xây dựng văn hóa lành mạnh trong công ty 27 KẾT LUẬN 28 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 30
Trang 1LỜI CAM ĐOAN
Tôi thực hiện bài tiểu luận về “ Các mô hình cơ cấu tổ chức ” trong quảntrị học, tôi quyết chọn đề tài “ Một số giải pháp hoàn thiện mô hình cơ cấu tổchức của Công ty TNHH công nghệ và thiết bị phòng cháy chữa cháy” phục vụcho bài tiểu luận này Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôitrong thời gian qua Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trungthực về thông tin sử dụng trong công trình nghiên cứu này
Hà Nội, ngày 23 tháng 12 năm 2016
Trang 2MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN
LỜI MỞ ĐẦU 1
CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC 3
1.1 Một số khái niệm 3
1.1.1 Khái niệm tổ chức 3
1.1.2 Khái niệm cơ cấu tổ chức 3
1.2 Tầm quan trọng của cơ cấu tổ chức 4
1.3 Các yếu tố cơ bản của cơ cấu tổ chức 4
1.4 Nhân tố quan trọng tác động đến việc hình thành một cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị kinh doanh 5
1.5 Các mô hình cơ cấu tổ chức quản trị cơ bản 5
1.5.1 Mô hình cơ cấu tổ chức kiểu trực tuyến 5
1.5.2 Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng 7
1.5.3 Mô hình cơ cấu tổ chức quản lý kết hợp: Loại cơ cấu kết hợp được dùng phổ biến là: 8
1.5.4 Mô hình cơ cấu tổ kiểu chương trình – mục tiêu 10
1.5.5 Mô hình cơ cấu tổ kiểu ma trận 11
CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VÀ THIẾT BỊ PHÒNG CHÁY CHỮA CHÁY.14 2.1 Giới thiệu tổng quan về công ty TNHH công nghệ và thiết bị phòng cháy chữa cháy 14
2.1.1.Tên công ty: 14
2.1.2 Trụ sở chính: 1B xã Đông Ngạc, Từ Liêm, Hà Nội 14
2.1.3 Năm thành lập : 14
2.1.4 Các ngành kinh doanh 14
2.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy công ty TNHH công nghệ và thiết bị phòng cháy chữa cháy 15
2.2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty 15
2.2.2 Phân tích chức năng nhiệm vụ của các phòng ban 15
Trang 32.3 Phân tích đặc điểm mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty theo các
thuộc tính 19
2.3.1 Chuyên môn hóa công việc 19
2.3.2 Phân chia tổ chức thành các bộ phận 20
2.3.3 Mối quan hệ quyền hạn và trách nhiệm 21
2.3.4 Tập trung và phi tập trung 22
2.3.5 Tầm quản lý – cấp quản lý 22
2.3.6 Sự phối hợp giữa các bộ phận, phân hệ cơ cấu 22
2.4 Đánh giá mức độ hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty TNHH công nghệ và thiết bị phòng cháy chữa cháy 23
CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VÀ THIẾT BỊ PHÒNG CHÁY CHỮA CHÁY 24
3.1 Mục đích và phương hướng hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty 24
3.1.1 Mục đích 24
3.1.2 Phương hướng hoàn thiện 24
3.2 Một số giải pháp góp phần hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý của công ty 24
3.2.1 Hoàn thiện cơ chế quản lý 24
3.2.2 Hoàn thiện công tác tổ chức nhân sự trong công ty 25
3.2.3 Xây dựng văn hóa lành mạnh trong công ty 27
KẾT LUẬN 28
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 30
Trang 4LỜI MỞ ĐẦU
Một nhà quản trị tài ba là một nhà quản trị có khả năng nhìn xa trôngrộng, là người có tài nhìn người và dùng người Là một nhà quản trị, ai cũng biếtthành công chính là sự hội tụ của các yếu tố: cơ hội, tài năng, sự chuẩn bị chuđáo, sẵn sàng cho mọi tình huống Nhà quản trị giỏi là người biết cách tạo ra cơhội cho mình Cơ hội đôi khi nó tự tìm đến nhưng đôi khi bản thân cũng có khảnăng tự tạo ra cơ hội cho mình, cơ hội đến hay không là ở sự phát huy năng lực
và khả năng quản trị của mỗi doanh nghiệp Một doanh nghiệp muốn thịnhvượng và lớn mạnh thì điều đầu tiên là ở khâu dùng đúng người đúng chỗ, cụthể đó chính là bộ máy tổ chức trong doanh nghiệp Peter Ferdinand Druckeri đãnói “Sự khác biệt giữa một nhà quản lý giỏi với người khác chính là biết cáchdùng người”, mà biểu hiện cụ thể nhất chính là ở bộ máy tổ chức của doanhnghiệp
Một doanh nghiệp thành công là một doanh nghiệp có tổ chức tốt Một bộmáy tổ chức tốt sẽ tạo ra ưu thế trong cạnh tranh cũng như lợi thế trong hợp tác.Trong một thế giới kinh doanh diễn ra đầy phức tạp như hiện nay, với nhiều yếu
tố liên hệ tương tác qua lại lẫn nhau và không một quyết định nào có thể đưa rahoàn toàn độc lập, tách biệt với các quyết định khác Vì vậy, việc xây dựng một
cơ cấu tổ chức doanh nghiệp một cách logic, phù hợp sẽ là bệ phóng để đưadoanh nghiệp đi đến thành công
Trang 5LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Trong một tổ chức, việc xây dựng cơ cấu tổ chức rất quan trọng, doanhnghiệp có phát triển hay không còn tùy thuộc vào cơ cấu tổ chức của doanhnghiệp đó có hiệu quả hay không Nếu bạn là chủ hay là giám đốc của mộtdoanh nghiệp vừa và nhỏ, liệu bạn có thật sự cần một sơ đồ tổ chức? Câu trả lờichắc chắn là “Có” Chẳng có một công cụ hiệu quả nào trong doanh nghệp cótính nền tảng hơn sơ đồ tổ chức, tuy nhiên nó lại thường xuyên bị đánh giá thấp
và bỏ qua Điều quan trọng bạn phải hiểu rằng, một sơ đồ tổ chức nói lên nhiềuhơn so với chỉ là một biểu đồ với tên và chức danh Thay vào đó, nó là một hìnhảnh đại diện của các cấu trúc mà doanh ngiệp lựa chọn sử dụng để hoàn thành sứmệnh và tầm nhìn của mình
Việt thiết kế cơ cấu tổ chức phù hợp sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chứcthích nghi nhanh với môi trường, nâng cao năng lực hoạt động và khả năngcạnh tranh của tổ chức.Cơ cấu tổ chức là công cụ quản lý các hoạt động của tổchức Thông qua cơ cấu tổ chức, các nhà quản lý có thể kiểm soát hành vi củangười lao động
Một cơ cấu tổ chức tốt phải xuất phát từ việc lựa chọn một mô hình cơcấu phù hợp Cơ cấu này giúp xác định công việc được thực hiện như thế nào,quyền hành và chức năng nằm ở bộ phận nào, ai quản lý và ai báo cáo cho ai, vàquan trọng nhất là ai chịu trách nhiệm với kết quả công việc Như vậy, nó thậmchí còn cung cấp một cái nhìn sâu sắc vào cả văn hóa doanh nghiệp Sơ đồ tổchức tự mang lại cấu trúc sống cho doanh nghiệp và tự làm cho mọi thứ dễ hiểu
Nhận thức được tầm quan trọng của cơ cấu tổ chức trong sự phát triển củadoanh nghiệp nên em đã quyết định chọn đề tài cho bài tiểu luận là “ Một số giảipháp hoàn thiện mô hình cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH công nghệ và thiết
bị phòng cháy chữa cháy” tại xã Đông Ngạc, quận Từ Liêm, thủ đô Hà Nội Vìđiều kiện còn nhiều hạn chế nên bài tiểu luận chỉ tìm hiểu về các mô hình cơ cấu
tổ chức của công ty và một số giải pháp giúp hoàn thiện mô hình cơ cấu tổ chứccủa Công ty TNHH công nghệ và thiết bị phòng cháy chữa cháy
Trang 6Theo Chester I Barnard thì “Tổ chức là một hệ thống những hoạt độnghay nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức”.
Có thể thấy tổ chức là một thuật ngữ được sử dụng một cách linh hoạt:
- Thứ nhất, tổ chức là một hệ thống gồm nhiều người cùng hoạt động vìmục đích chung
- Thứ hai, tổ chức là quá trình triển khai xây dựng các hình thức cơ cấulàm khuôn khổ cho việc triển khai kế hoạch, chỉ đạo thực hiện kế hoạch và kiểmtra đối với kế hoạch
- Thứ ba, tổ chức là một chức năng của quá trình quản trị, bao gồm việcđảm bảo cơ cấu tổ chức và nhân sự cho hoạt động của tổ chức
1.1.2 Khái niệm cơ cấu tổ chức
Là một khái niệm cơ bản của khoa học quản lý, cơ cấu tổ chức được nhiềutác giả quan tâm đề cập đến Từ những cách tiếp cận khác nhau mà mỗi tác giảlại có những quan niệm khác nhau về cơ cấu tổ chức
Tác giả H Koonts cho rằng: “Cơ cấu tổ chức là cơ cấu chủ định về cácvai trò và quyền hạn, nhiệm vụ được hợp thức hóa”
Tác giả Hồ Văn Vĩnh lại cho rằng: “Cơ cấu tổ chức quản lý là một chỉnhthể gồm các bộ phận có chức năng, quyền hạn, trách nhiệm khác nhau, được bốtrí thành từng cấp, từng khâu, thực hiện các chức năng quản lý nhất định nhằmđạt mục tiêu định trước”
Trên cơ sở những quan niệm khác nhau, từ những phân tích và tiếp cận tổchức với tư cách là chức năng của hoạt động quản lý, chúng ta có thể hiểu: Cơcấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận (đơn vị, các nhân) có mối liên hệ và quan
Trang 7hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa, có nhiệm vụ, quyền hạn, và tráchnhiệm nhất định để thực hiện các hoạt động của tổ chức nhằm đạt được mục tiêuxác định.
Cơ cấu tổ chức là một chỉnh thể các bộ phận khác nhau, được chuyên mônhóa và có trách nhiệm, quyền hạn nhất định, có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau
và được bố trí theo các cấp quản trị nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức
Mô hình cơ cấu tổ chức
1.2 Tầm quan trọng của cơ cấu tổ chức
Thiết lập cơ cấu tổ chức giúp cho người lao động hiểu rõ được vị trí, quytrình hoạt động và mối quan hệ của họ với những người lao động khác trong tổchức
Cơ cấu tổ chức phù hợp không chỉ có ảnh hưởng tích cực tới sự thực hiệncông việc của người lao động mà còn ảnh hưởng tới tinh thần và sự thỏa mãnđối với công việc của họ
Việt thiết kế cơ cấu tổ chức phù hợp sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chứcthích nghi nhanh với môi trường, nâng cao năng lực hoạt động và khả năngcạnh tranh của tổ chức
Cơ cấu tổ chức là công cụ quản lý các hoạt động của tổ chức Thông qua
cơ cấu tổ chức, các nhà quản lý có thể kiểm soát hành vi của người lao động
1.3 Các yếu tố cơ bản của cơ cấu tổ chức
- Chuyên môn hóa: mỗi một thành viên được bố trí vào một bộ phận, mỗi
bộ phận thực hiện một chức năng và nhiệm vụ xác định
- Quyền hạn và trách nhiệm: mỗi một thành viên, một bộ phận có thẩm
Trang 8với nhiệm vụ đã thực hiện.
- Bố trí theo một cách thức nhất định: Vị trí của mỗi một cá nhân và mỗimột bộ phận tùy thuộc vào mô hình tổ chức chung
- Mối liên hệ qua lại: Tùy thuộc vào tính chất của các mô hình cơ cấu tổchức mà mối quan hệ giữa các thành viên, các bộ phận có quan hệ xác định vớinhau Mỗi bộ phận có sự độc lập tương đối trong phạm vi nhiệm vụ của mình.Mỗi tổ chức có cách thức phân bố quyền lực không giống nhau Mức độ ủyquyền phù thuộc vào đặc điểm công việc, trình độ của các chủ thể và đặc biệt làphong cách mà quản lý lựa chọn
1.4 Nhân tố quan trọng tác động đến việc hình thành một cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị kinh doanh
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị kinh doanh được thiết lập ra không phải
do mục đích tự thân mà để thực hiện có hiệu quả các hoạt động kinh doanh Đểtạo ra một cơ cấu tổ chức hợp lý, hiệu quả phải nghiên cứu các nhân tố ảnhhưởng đến nó Một số nhân tố quan trọng tác động đến việc hình thành một cơcấu tổ chức bộ máy quản trị kinh doanh là:
-Môi trường kinh doanh
-Mục đích, chức năng hoạt động của doanh nghiệp
-Yếu tố công nghệ
-Quy mô doanh nghiệp
-Con người
-Hình thức pháp lý của doanh nghiệp
1.5 Các mô hình cơ cấu tổ chức quản trị cơ bản
1.5.1 Mô hình cơ cấu tổ chức kiểu trực tuyến
Mô hình này ra đời vào khoảng thế kỷ X, đây là mô hình cổ xưa nhất Nótồn tại trong 10 thế kỷ (Từ thế kỷ X – thế kỷ XX) cho đến khi các mô hình khácxuất hiện
Mô hình cơ cấu tổ chức kiểu trực tuyến là mô hình tổ chức quản lý, trong
đó mỗi người cấp dưới chỉ nhận sự điều hành và chịu trách nhiệm trước mộtngười lãnh đạo trực tiếp cấp trên
Trang 9Đặc điểm của loại hình cơ cấu tổ chức này là mối quan hệ giữa các nhânviên trong tổ chức bộ máy được thực hiện theo trực tuyến, tức là quy định quan
hệ dọc trực tiếp từ người lãnh đạo cao nhất đến người thấp nhất; người thừahành chỉ nhận một mệnh lệnh từ 1 người phụ trách trực tiếp Là một mắt xíchtrong dây chuyền chỉ huy ,mỗi nhà quản trị với quyền hạn trực tuyến có quyền
ra quyết định cho cấp dưới trực tiếp và nhận sự báo cáo của họ
Trong thực tế ,trực tuyến còn được dùng để chỉ các bộ phận có mối quan
hệ trực tiếp với việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức như bộ phận thiết kế sảnphẩm và dịch vụ ,sản xuất và phân phối sản phẩm Người đứng đầu bộ phận trựctuyến được gọi là nhà quản trị trực tuyến hay quản trị tác nghiệp
Sơ đồ minh họa mô hình theo cơ cấu trực tuyến
* Ưu điểm:
- Loại hình này tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ 1 thủtrưởng Tức là mô hình này đề cao vai trò thủ trưởng, bảo đảm nguyên tắc 1 thủtrưởng
- Thông tin trực tiếp: nhanh chóng, chính xác
- Tạo ra sự thống nhất tập trung cao độ, chế độ trách nhiệm rõ ràng, làmcho tổ chức nhanh nhạy linh hoạt với sự thay đổi của môi trường và có chi phíquản lý doang nghiệp thấp
Trang 101.5.2 Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng
Mô hình này ra đời vào đầu thế kỷ 20 khi chế độ xã hội chuyển từ nền sảnxuất nhỏ snag nền sản xuất lớn Cha đẻ của mô hình này là Taylor
Cơ cấu tổ chức theo chức năng là loại hình cơ cấu, trong đó từng chứcnăng quản lý được tách riêng do một cơ quan hay một bộ phận đảm nhiệm,những nhân viên chức năng phải là người am hiểu chuyên môn, thành thạonghiệp vụ tong phạm vi quản lý của mình
* Ưu điểm:
- Phù hợp với quy mô lớn
- Thu hút được lao động có chuyên môn giỏi Người lãnh đạo được sựgiúp sức của các chuyên gia giỏi chuyên môn nên giải quyết các vấn đề chuyên
Trang 11- Vi phạm chế độ một thủ trưởng.
- Các quyết định đưa ra đôi khi bị chậm
- Sự phối hợp giữa lãnh đạo với các phòng ban chức năng gặp nhiều khókhăn
- Khó xác định trách nhiệm và hay đổ trách nhiệm cho nhau
- Có thể dẫn đến tình trạng nhàm chán bởi người thừa hành trong một lúc
có thể phải nhận nhều mệnh lệnh, thậm chí các mệnh lệnh lại trái ngược nhau
1.5.3 Mô hình cơ cấu tổ chức quản lý kết hợp: Loại cơ cấu kết hợp được dùng phổ biến là:
1.5.3.1 Cơ cấu trực tuyến – tham mưu
Dựa trên nguyên tắc quản lý trực tuyến, nhưng bên cạnh người lãnh đạo
có bộ phận tham mưu (phòng, ban, tổ hoặc cá nhân) để giúp người lãnh đạo raquyết định
Trong cơ cấu trực tuyến – tham mưu, người lãnh đạo ra quyết định vàchịu trách nhiệm đối với việc thực hiện quyết định của người thừa hành trực tiếpcủa mình Bộ phận tham mưu có nhiệm vụ chuẩn bị các dự án, các quyết định,đảm bảo luận cứ và chất lượng của quyết định quản lý và theo dõi việc thựchiện
Trang 12* Ưu điểm:
- Đảm bảo nguyên tắc một thủ trưởng và đề cao vai trò lãnh đạo của thủtrưởng Đồng thời vẫn sử dụng được các chuyên gia (thu hút các chuyên gia cótrình độ chuyên môn cao về tổ chức)
1.5.3.2 Cơ cấu tổ chức kiểu trực tuyến – chức năng
Mô hình này ra đời năm 1930, là kiểu cơ cấu phối hợp giữa 2 loại cơ cấu:trực tuyến và chức năng Người lãnh đạo tổ chức được sự giúp đỡ của các phòngban chức năng để chuẩn bị và ra quyết định, hướng dẫn và kiểm tra việc thựchiện quyết định Những người lãnh đạo các tuyến chịu trách nhiệm về kết quả
Trang 13hoạt động và được toàn quyền quyết định trong đơn vị mình phụ trách Nhữngngười lãnh đạo chức năng không có quyền ra quyết định trực tiếp cho nhữngngười ở các tuyến.
* Ưu điểm: (Lợi dụng được ưu điểm của 2 kiểu cơ cấu trực tuyến và chứcnăng)
- Đảm bảo nguyên tắc một thủ trưởng
- Thu hút được nhân viên có tài về nhiều lĩnh vực vào tổ chức
- Lãnh đạo có thể chia sẻ công việc với các bộ phận chức năng nên giúpcho việc quản lý dễ dàng và tốt hơn
* Nhược điểm:
- Do có nhiều bộ phận chức năng nên dễ làm bộ máy cồng kềnh
- Do các bộ phận chức năng có quyền ra những quyết định chức năng nên
dễ dàng dẫn đến việc ra quyết định chồng chéo nhau (Cần có quyết định rõ ràng
về chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận)
- Người lãnh đạo chung phải luôn điều hòa, phối hợp hoạt động của các
bộ phận để khắc phục hiện tượng không ăn khớp (ra các quyết định chồng chéo),cục bộ,… của các cơ quan chức năng
1.5.4 Mô hình cơ cấu tổ kiểu chương trình – mục tiêu
Cơ cấu tổ chức kiểu chương trình mục tiêu là mô hình cơ cấu tổ chức theonguyên lý hình thành một cơ quan liên kết để phối hợp hoạt động của nhiềungành, nhiều địa phương để hoàn thành mục tiêu, chương trình theo một trình tựnào đó, theo thời gian
Đặc điểm của mô hình tổ chức chương trình – mục tiêu là các ngành có
Trang 14quan hệ đến việc thực hiện phương trình – mục tiêu được liên kết lại và có tổchức để quản lý thống nhất gọi là Ban chủ nhiệm chương trình (đề án, sản phẩm,
…) Ban chủ nhiệm chương trình có nhiệm vụ điều hòa, phối hợp các thànhviên, điều phối các nguồn dự trữ, giải quyết các quan hệ lợi ích… nhằm đạt mụctiêu của chương trình đã được xác định
* Ưu điểm:
- Đảm bảo sự phối hợp của các ngành, các địa phương tham gia chươngtrình theo một mục tiêu nhất định mà không phải thành lập thêm một bộ máymới
- Cơ cấu này có tính năng động và tính mục tiêu cao
- Cơ quan quản lý chương trình tổ chức gọn nhẹ
- Sau khi hoàn thành chương trình ,các bộ phận chuyên trách quản lýchương trình giải thể ,các ngành ,địa phương vẫn hoạt động bình thường
* Nhược điểm: Mất nhiều thời gian cho sự phối hợp hoạt động và hay xảy
ra tranh chấp quyền lực giữa các cơ quan quản lý
1.5.5 Mô hình cơ cấu tổ kiểu ma trận
Cơ cấu ma trận là kiểu cơ cấu quản lý hiệu quả ,hiện đại Cơ cấu này đượcxây dựng bằng cách kết hợp cơ cấu trực tuyến – chức năng và kiểu cơ cấuchương trình – mục tiêu Đây là kiểu cơ cấu tổ chức hiện đại, có hiệu quả
Đặc điểm của kiểu cơ cấu này là ngoài những người lãnh đạo theo tuyến
và theo chức năng, người lãnh đạo của tổ chức còn được sự giúp sức của nhữngngười lãnh đạo theo chương trình – mục tiêu (hay theo sản phẩm) để phối hợphoạt động chung của các đơn vị tuyển và các bộ phận chức năng để thực hiệnmột chương trình, đề án nào đó Người lãnh đạo của tổ chức thực hiện phân bổ
Trang 15tài nguyên cho các đề án, các chương trình trên cơ sở đảm bảo việc thực hiệncác chiến lược và mục tiêu khác nhau của tổ chức.
Trong cơ cấu này ,cac cán bộ quản trị theo chức năng và theo sản phẩmđều có vị thế ngang nhau Họ chịu trách nhiệm báo cáo cho cùng một cấp lãnhđạo và có thẩm quyền ra quyết định thuộc lĩnh vực mà họ phụ trách
Trong cơ cấu ma trận nhân viên trong tổ chức chịu sự lãnh đạo của haingười lãnh đạo :Giám đốc bộ phận chuyên môn và lãnh đạo chương trình Trongchương trình này người lãnh đạo chương trình làm việc với chuyên gia khôngdưới quyền mình ,họ trực thuộc quyền của người lãnh đạo trực tuyến ,Ngườilãnh đạo chương trình quyết định cái gì và khi nào phải làm theo chương trình
cụ thể ,còn những người lãnh đạo trực tuyến thì quyết định ai sẽ thực hiện vàthực hiện như thế nào công tác này hoặc công tác khác
Để hình thành cơ cấu tổ chức ma trận ,khi xác định cơ cấu theo chiềungang cần phải lựa chọn và bổ nhiệm người lãnh đạo chương trình và cấp phócủa họ theo từng quan hệ ,phù hợp với cơ cấu chương trình Xác định và bổnhiệm những người thực hiện có tinh thần trách nhiệm trong mỗi bộ phậnchuyên môn hóa ,tổ chức phòng ,ban chuyên môn hoá để quản lý chươngtrình Tổ chức các mối liên hệ và các luồng thông tin
A :Chủ nhiệm của đề án 1.
B :Chủ nhiệm của đề án 2
Sơ đồ cơ cấu theo ma trận trong kỹ thuật :
Trang 16* Ưu điểm:
- Giảm bớt công việc của người lãnh đạo cấp trên bằng cách giao cho cấpquản lý trung gian quyền ra quyết định trong điều kiện duy trì sự thống nhấtgiữa công tác phối hợp và kiểm tra những quyết định về tổ chức kỹ thuật chủchốt ở cấp trên
- Bảo đảm tính mềm dẻo và linh hoạt để sủ dụng các nguồn lực khi thựchiện một số chương trình trong phạm vi tổ chức :Xoá bỏ những khâu và cơ cấutrung gian trong việc quản lý các chương trình về mặt nghiệp vụ
- Tăng cường trách nhiệm cá nhân của người lãnh đạo đối với chươngtrình nói chung cũng như với từng yếu tố của chương trình
- Các nhà quản lý có thể linh hoạt điều động nhân sự giữa các bộphận ,đem lại kiến thức chuyên sâu về các loại sản phẩm – dự án ,thúc đẩy sựhợp tác giữa các bộ phận trong tổ chức ,cho phép tổ chức áp dụng các biện phápquản lý hiện đại
- Tạo điều kiện cho việc phân bổ một cách có hiệu quả các chuyên gia vàtận dụng được tính hiệu quả nhờ quy mô thông qua việc cung cấp cho tổ chứcnhững người có tài năng nhất và sử dụng họ nhằm mang lại hiệu quả cao
* Nhược điểm: Khi tổ chức áp dụng mô hình cơ cấu theo ma trận làm chonhân viên dưới quyền lâm vào tình trạng bối rối khi phải nhận những mệnh lệnhtrái ngược nhau từ hai cấp quản lý Mặt khác khi có sự trùng lắp về quyền hạn
và trách nhiệm của các nhà quản trị sẽ tạo ra các xung đột Hơn nữa đây là mộtloại hình cơ cấu phức tạp và không bền vững ,nó dễ bị thay đổi trước những tácđộng của môi trường
Cách tổ chức theo ma trận mang lại triển vọng lớn cho nhiều tổ chứctrong điều kiện môi trường thay đổi nhanh với nhiều yếu tố bất định Điểm mấuchốt làm cho cơ cấu ma trận phát huy tác dụng là sự rõ ràng trong mối quan hệquyền hạn giữa các cán bộ quản trị và cơ chế phối hợp
Cơ cấu ma trận chỉ áp dụng khi :
-Tổ chức gặp phải áp lực từ bên ngoài trong việc tập trung những nỗ lựcđáp ứng những yếu tố tác động từ bên ngoài và sự hoạt động bên trong tổ chức
- Tổ chức gặp phải áp lực về năng lực xử lý thông tin cao
- Tổ chức gặp phải áp lực về chia sẻ nguồn lực