Một số giải pháp hoàn thiện mô hình cơ cấu tổ chức của công ty TNHH công nghệ và thiết bị phòng cháy chữa cháy

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC 3 1.1. Một số khái niệm 3 1.1.1. Khái niệm tổ chức 3 1.1.2. Khái niệm cơ cấu tổ chức 3 1.2. Tầm quan trọng của cơ cấu tổ chức 4 1.3. Các yếu tố cơ bản của cơ cấu tổ chức 4 1.4. Nhân tố quan trọng tác động đến việc hình thành một cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị kinh doanh 5 1.5. Các mô hình cơ cấu tổ chức quản trị cơ bản 5 1.5.1. Mô hình cơ cấu tổ chức kiểu trực tuyến 5 1.5.2. Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng 7 1.5.3. Mô hình cơ cấu tổ chức quản lý kết hợp: Loại cơ cấu kết hợp được dùng phổ biến là: 8 1.5.4. Mô hình cơ cấu tổ kiểu chương trình – mục tiêu 10 1.5.5. Mô hình cơ cấu tổ kiểu ma trận 11 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VÀ THIẾT BỊ PHÒNG CHÁY CHỮA CHÁY 14 2.1. Giới thiệu tổng quan về công ty TNHH công nghệ và thiết bị phòng cháy chữa cháy 14 2.1.1.Tên công ty: 14 2.1.2. Trụ sở chính: 1B xã Đông Ngạc, Từ Liêm, Hà Nội. 14 2.1.3. Năm thành lập : 14 2.1.4. Các ngành kinh doanh 14 2.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy công ty TNHH công nghệ và thiết bị phòng cháy chữa cháy 15 2.2.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty 15 2.2.2. Phân tích chức năng nhiệm vụ của các phòng ban 15 2.3. Phân tích đặc điểm mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty theo các thuộc tính 19 2.3.1. Chuyên môn hóa công việc 19 2.3.2. Phân chia tổ chức thành các bộ phận 20 2.3.3. Mối quan hệ quyền hạn và trách nhiệm 21 2.3.4. Tập trung và phi tập trung 22 2.3.5. Tầm quản lý – cấp quản lý 22 2.3.6. Sự phối hợp giữa các bộ phận, phân hệ cơ cấu 22 2.4. Đánh giá mức độ hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty TNHH công nghệ và thiết bị phòng cháy chữa cháy 23 CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VÀ THIẾT BỊ PHÒNG CHÁY CHỮA CHÁY 24 3.1. Mục đích và phương hướng hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty 24 3.1.1. Mục đích 24 3.1.2. Phương hướng hoàn thiện 24 3.2. Một số giải pháp góp phần hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý của công ty 24 3.2.1. Hoàn thiện cơ chế quản lý 24 3.2.2. Hoàn thiện công tác tổ chức nhân sự trong công ty 25 3.2.3. Xây dựng văn hóa lành mạnh trong công ty 27 KẾT LUẬN 28 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 30

LỜI CAM ĐOAN Tôi thực tiểu luận “ Các mơ hình cấu tổ chức ” quản trị học, chọn đề tài “ Một số giải pháp hồn thiện mơ hình cấu tổ chức Công ty TNHH công nghệ thiết bị phòng cháy chữa cháy” phục vụ cho tiểu luận Tơi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu thời gian qua Tôi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có khơng trung thực thơng tin sử dụng cơng trình nghiên cứu Hà Nội, ngày 23 tháng 12 năm 2016 MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI MỞ ĐẦU Một nhà quản trị tài ba nhà quản trị có khả nhìn xa trơng rộng, người có tài nhìn người dùng người Là nhà quản trị, biết thành cơng hội tụ yếu tố: hội, tài năng, chuẩn bị chu đáo, sẵn sàng cho tình Nhà quản trị giỏi người biết cách tạo hội cho Cơ hội đơi tự tìm đến đơi thân có khả tự tạo hội cho mình, hội đến hay không phát huy lực khả quản trị doanh nghiệp Một doanh nghiệp muốn thịnh vượng lớn mạnh điều khâu dùng người chỗ, cụ thể máy tổ chức doanh nghiệp Peter Ferdinand Druckeri nói “Sự khác biệt nhà quản lý giỏi với người khác biết cách dùng người”, mà biểu cụ thể máy tổ chức doanh nghiệp Một doanh nghiệp thành cơng doanh nghiệp có tổ chức tốt Một máy tổ chức tốt tạo ưu cạnh tranh lợi hợp tác Trong giới kinh doanh diễn đầy phức tạp nay, với nhiều yếu tố liên hệ tương tác qua lại lẫn khơng định đưa hoàn toàn độc lập, tách biệt với định khác Vì vậy, việc xây dựng cấu tổ chức doanh nghiệp cách logic, phù hợp bệ phóng để đưa doanh nghiệp đến thành cơng LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Trong tổ chức, việc xây dựng cấu tổ chức quan trọng, doanh nghiệp có phát triển hay khơng tùy thuộc vào cấu tổ chức doanh nghiệp có hiệu hay không Nếu bạn chủ giám đốc doanh nghiệp vừa nhỏ, liệu bạn có thật cần sơ đồ tổ chức? Câu trả lời chắn “Có” Chẳng có cơng cụ hiệu doanh nghệp có tính tảng sơ đồ tổ chức, nhiên lại thường xuyên bị đánh giá thấp bỏ qua Điều quan trọng bạn phải hiểu rằng, sơ đồ tổ chức nói lên nhiều so với biểu đồ với tên chức danh Thay vào đó, hình ảnh đại diện cấu trúc mà doanh ngiệp lựa chọn sử dụng để hồn thành sứ mệnh tầm nhìn Việt thiết kế cấu tổ chức phù hợp tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức thích nghi nhanh với môi trường, nâng cao lực hoạt động khả cạnh tranh tổ chức.Cơ cấu tổ chức công cụ quản lý hoạt động tổ chức Thông qua cấu tổ chức, nhà quản lý kiểm sốt hành vi người lao động Một cấu tổ chức tốt phải xuất phát từ việc lựa chọn mơ hình cấu phù hợp Cơ cấu giúp xác định công việc thực nào, quyền hành chức nằm phận nào, quản lý báo cáo cho ai, quan trọng chịu trách nhiệm với kết công việc Như vậy, chí cung cấp nhìn sâu sắc vào văn hóa doanh nghiệp Sơ đồ tổ chức tự mang lại cấu trúc sống cho doanh nghiệp tự làm cho thứ dễ hiểu Nhận thức tầm quan trọng cấu tổ chức phát triển doanh nghiệp nên em định chọn đề tài cho tiểu luận “ Một số giải pháp hồn thiện mơ hình cấu tổ chức Công ty TNHH công nghệ thiết bị phòng cháy chữa cháy” xã Đơng Ngạc, quận Từ Liêm, thủ Hà Nội Vì điều kiện nhiều hạn chế nên tiểu luận tìm hiểu mơ hình cấu tổ chức cơng ty số giải pháp giúp hồn thiện mơ hình cấu tổ chức Cơng ty TNHH cơng nghệ thiết bị phòng cháy chữa cháy CHƯƠNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ MƠ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Khái niệm tổ chức Tổ chức theo từ gốc Hy Lạp ‘Organon’ nghĩa ‘hài hòa’, từ tổ chức nói lên quan điểm tổng quát “đó đem lại chất thích nghi với sống” Theo Chester I Barnard “Tổ chức hệ thống hoạt động hay nỗ lực hai hay nhiều người kết hợp với cách có ý thức” Có thể thấy tổ chức thuật ngữ sử dụng cách linh hoạt: - Thứ nhất, tổ chức hệ thống gồm nhiều người hoạt động mục đích chung - Thứ hai, tổ chức trình triển khai xây dựng hình thức cấu làm khuôn khổ cho việc triển khai kế hoạch, đạo thực kế hoạch kiểm tra kế hoạch - Thứ ba, tổ chức chức trình quản trị, bao gồm việc đảm bảo cấu tổ chức nhân cho hoạt động tổ chức 1.1.2 Khái niệm cấu tổ chức Là khái niệm khoa học quản lý, cấu tổ chức nhiều tác giả quan tâm đề cập đến Từ cách tiếp cận khác mà tác giả lại có quan niệm khác cấu tổ chức Tác giả H Koonts cho rằng: “Cơ cấu tổ chức cấu chủ định vai trò quyền hạn, nhiệm vụ hợp thức hóa” Tác giả Hồ Văn Vĩnh lại cho rằng: “Cơ cấu tổ chức quản lý chỉnh thể gồm phận có chức năng, quyền hạn, trách nhiệm khác nhau, bố trí thành cấp, khâu, thực chức quản lý định nhằm đạt mục tiêu định trước” Trên sở quan niệm khác nhau, từ phân tích tiếp cận tổ chức với tư cách chức hoạt động quản lý, hiểu: Cơ cấu tổ chức tổng hợp phận (đơn vị, nhân) có mối liên hệ quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, chun mơn hóa, có nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm định để thực hoạt động tổ chức nhằm đạt mục tiêu xác định Cơ cấu tổ chức chỉnh thể phận khác nhau, chun mơn hóa có trách nhiệm, quyền hạn định, có mối liên hệ phụ thuộc lẫn bố trí theo cấp quản trị nhằm thực mục tiêu chung tổ chức Mơ hình cấu tổ chức 1.2 Tầm quan trọng cấu tổ chức Thiết lập cấu tổ chức giúp cho người lao động hiểu rõ vị trí, quy trình hoạt động mối quan hệ họ với người lao động khác tổ chức Cơ cấu tổ chức phù hợp ảnh hưởng tích cực tới thực cơng việc người lao động mà ảnh hưởng tới tinh thần thỏa mãn công việc họ Việt thiết kế cấu tổ chức phù hợp tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức thích nghi nhanh với mơi trường, nâng cao lực hoạt động khả cạnh tranh tổ chức Cơ cấu tổ chức công cụ quản lý hoạt động tổ chức Thông qua cấu tổ chức, nhà quản lý kiểm sốt hành vi người lao động 1.3 Các yếu tố cấu tổ chức - Chun mơn hóa: thành viên bố trí vào phận, phận thực chức nhiệm vụ xác định - Quyền hạn trách nhiệm: thành viên, phận có thẩm quyền thực công việc phân công phải gánh chịu hậu nhiệm vụ thực - Bố trí theo cách thức định: Vị trí cá nhân phận tùy thuộc vào mơ hình tổ chức chung - Mối liên hệ qua lại: Tùy thuộc vào tính chất mơ hình cấu tổ chức mà mối quan hệ thành viên, phận có quan hệ xác định với Mỗi phận có độc lập tương đối phạm vi nhiệm vụ Mỗi tổ chức có cách thức phân bố quyền lực không giống Mức độ ủy quyền phù thuộc vào đặc điểm cơng việc, trình độ chủ thể đặc biệt phong cách mà quản lý lựa chọn 1.4 Nhân tố quan trọng tác động đến việc hình thành cấu tổ chức máy quản trị kinh doanh Cơ cấu tổ chức máy quản trị kinh doanh thiết lập khơng phải mục đích tự thân mà để thực có hiệu hoạt động kinh doanh Để tạo cấu tổ chức hợp lý, hiệu phải nghiên cứu nhân tố ảnh hưởng đến Một số nhân tố quan trọng tác động đến việc hình thành cấu tổ chức máy quản trị kinh doanh là: -Môi trường kinh doanh -Mục đích, chức hoạt động doanh nghiệp -Yếu tố cơng nghệ -Quy mơ doanh nghiệp -Con người -Hình thức pháp lý doanh nghiệp 1.5 Các mơ hình cấu tổ chức quản trị 1.5.1 Mô hình cấu tổ chức kiểu trực tuyến Mơ hình đời vào khoảng kỷ X, mơ hình cổ xưa Nó tồn 10 kỷ (Từ kỷ X – kỷ XX) mơ hình khác xuất Mơ hình cấu tổ chức kiểu trực tuyến mơ hình tổ chức quản lý, người cấp nhận điều hành chịu trách nhiệm trước người lãnh đạo trực tiếp cấp Đặc điểm loại hình cấu tổ chức mối quan hệ nhân viên tổ chức máy thực theo trực tuyến, tức quy định quan hệ dọc trực tiếp từ người lãnh đạo cao đến người thấp nhất; người thừa hành nhận mệnh lệnh từ người phụ trách trực tiếp Là mắt xích dây chuyền huy ,mỗi nhà quản trị với quyền hạn trực tuyến có quyền định cho cấp trực tiếp nhận báo cáo họ Trong thực tế ,trực tuyến dùng để phận có mối quan hệ trực tiếp với việc thực mục tiêu tổ chức phận thiết kế sản phẩm dịch vụ ,sản xuất phân phối sản phẩm Người đứng đầu phận trực tuyến gọi nhà quản trị trực tuyến hay quản trị tác nghiệp Sơ đồ minh họa mô hình theo cấu trực tuyến * Ưu điểm: - Loại hình tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực chế độ thủ trưởng Tức mô hình đề cao vai trò thủ trưởng, bảo đảm nguyên tắc thủ trưởng - Thông tin trực tiếp: nhanh chóng, xác - Tạo thống tập trung cao độ, chế độ trách nhiệm rõ ràng, làm cho tổ chức nhanh nhạy linh hoạt với thay đổi mơi trường có chi phí quản lý doang nghiệp thấp * Nhược điểm: - Mơ hình áp dụng cho tổ chức có quy mơ nhỏ (người lãnh đạo xử lý thông tin phát sinh) không phù hợp cho quy mơ lớn - Người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện để đạo toàn phận quản lý chuyên môn - Hạn chế việc sử dụng chun gia có trình độ nghiệp vụ cao mặt quản lý - Khi cần hợp tác, phối hợp công việc hai đơn vị, hai cá nhân ngang quyền thuộc tuyến khác phải theo đường vòng qua kênh định 1.5.2 Mơ hình cấu tổ chức theo chức Mơ hình đời vào đầu kỷ 20 chế độ xã hội chuyển từ sản xuất nhỏ snag sản xuất lớn Cha đẻ mô hình Taylor Cơ cấu tổ chức theo chức loại hình cấu, chức quản lý tách riêng quan hay phận đảm nhiệm, nhân viên chức phải người am hiểu chuyên môn, thành thạo nghiệp vụ tong phạm vi quản lý * Ưu điểm: - Phù hợp với quy mô lớn - Thu hút lao động có chun mơn giỏi Người lãnh đạo giúp sức chuyên gia giỏi chuyên môn nên giải vấn đề chuyên 10 lắp đặt hạng mục cơng trình theo thiết kế kỹ thuật phê duyệt phòng cháy chữa cháy - Bộ phận nghiên cứu kỹ thuật, bảo hành bảo trì sản phẩm 2.2.2.7 Phòng phát triển dự án * Chức năng: - Tiếp thị, tìm kiếm cơng việc, lập hồ sơ đấu thầu dự án, cơng trình tạo việc làm cho Công ty; - Công tác đầu tư phát triển dự án, quản lý khai thác dự án đảm bảo hiệu cao mục tiêu phát triển Công ty * Nhiệm vụ: - Chủ động cơng tác tiếp thị tìm kiếm cơng trình, lập hồ sơ đấu thầu cơng trình, dự án đảm bảo xác, kịp thời, giá hợp lý có tính cạnh tranh, giành nhiều việc làm hiệu kinh tế - Khai thác, quản lý phát triển nguồn lực đất đai, nhà xưởng, vật kiến trúc Công ty mang lại hiệu kinh tế - Tổng hợp số liệu, báo cáo kết thực dự án, phân tích hiệu kinh tế cơng trình, dự án đầu tư - Thương thảo Hợp đồng kinh tế trình Giám đốc Công ty ký kết Quản lý theo dõi việc thực hợp đồng Giám đốc ký với khách hàng - Xây dựng kế hoạch đầu tư sửa chữa lớn, sửa chữa nhỏ tất cơng trình vật kiến trúc có Cơng ty nhằm đảm bảo chống xuống cấp phục vụ tốt cho mục đích kinh doanh Cơng ty - Tổ chức giám sát thi công dự án đầu tư triển khai thực hiện, đảm bảo dự án thi công tiến độ, đảm bảo chất lượng kỹ, mỹ thuật 22 tiết kiệm chi phí; Tuân thủ quy định nội Công ty quy định hành Nhà nước - Phối hợp với phòng chức Cơng ty để tổ chức nghiệm thu kỹ thuật, nghiệm thu khối lượng, lập hồ sơ tốn hạng mục cơng trình, dự án đầu tư hoàn thành - Đề xuất với lãnh đạo Công ty biện pháp quản lý nhằm tăng suất lao động, nâng cao hiệu quản lý hiệu sản xuất kinh doanh - Xây dựng dự án khả thi nhằm khai thác khu đất Công ty với hiệu cao nhất, đảm bảo tính chiến lược mục tiêu phát triển Cơng ty - Phối hợp với phòng ban Cơng ty để hồn thành cơng việc giao - Đề nghị lãnh đạo Công ty : Khen thưởng, kỷ luật, nâng lương, nâng bậc quyền lợi khác tập thể cá nhân thuộc phòng quản lý 2.3 Phân tích đặc điểm mơ hình cấu tổ chức máy cơng ty theo thuộc tính 2.3.1 Chun mơn hóa cơng việc Chun mơn hóa cơng việc thể mức độ phân chia nhiệm vụ thành cơng việc mang tính độc lập tương đối để trao cho cá nhân, nhằm mục đích tăng suất cho doanh nghiệp Cơng ty có phó giám đốc, người quản lý chức chun mơn Các phó giám đốc chịu trách nhiệm quản lý trưởng phòng thuộc cấp mình, phòng ban bố trí chun mơn hóa, giúp việc phát huy tối đa lực chun mơn phòng ban Sự chun mơn hóa cơng ty có ưu điểm phân chia nhiệm vụ phức tạp công ty thành hoạt động đơn giản chuyên 23 mơn, chúng mang tính độc lập tương đối giao chúng cho phận công ty Sự chun mơn hóa giúp giảm bớt gánh nặng cho giám đốc cơng ty, việc giám đốc có khả quản lý hết phận cơng ty có, nhiên tính hiệu lại khơng cao, nhiều thời gian, thủ tục phức tạp Chính vậy, việc xây dựng tổ chức có tính phân cấp giúp cho việc giám sát lãnh đạo giám đốc diễn dễ dàng, nhẹ nhàng đạt hiệu cao Tính chun mơn hóa giúp cho cơng ty hoạt động hiệu với phòng ban chức thực công việc chuyên môn khác nhau, tạo điều kiện cho nhân viên cơng ty lựa chọn cho họ cơng việc vị trí phù hợp với lực chun mơn 2.3.2 Phân chia tổ chức thành phận Việc phân chia tổ chức thành phận giúp cho việc quản lý dễ dàng hiệu Công ty phân chia thành phòng ban chịu trách nhiệm mảng chun mơn khác như: phòng Tài chính, phòng Kinh doanh, phòng Kế tốn, phòng Dự án, Phân xưởng, phòng Hàng Việc phân chia tổ chức phận chuyên môn riêng biệt giúp phát huy ưu chuyên môn ngành nghề, phận cơng ty phát huy sức mạnh Q trình đào tạo nhân viên đơn giản hóa, phận có kế hoạch đào tạo nâng cao trình độ cho nhân viên cách chuyên sâu cụ thể, phát huy tính đặc thù phận Tạo điều kiện cho việc kiểm tra phận giám đốc dễ dàng chặt chẽ Tuy nhiên thuộc tính có nhược điểm định: Sự phân chia phòng ban riêng biệt làm cho phối hợp phòng ban khơng chặt chẽ Sự chun mơn hóa mơ tình kiểu trực tuyến làm hạn chế việc phát triển đội ngũ cán quản lý chung cho cơng ty, phó giám đốc trưởng phòng giỏi lĩnh vực chun mơn lại bị hạn chế lực quản lý chung công ty họ chịu trách nhiệm chức 24 Bên cạnh đó, q trình phối hợp phòng ban, phận gặp nhiều khó khăn tình trạng đổ lỗi, trách nhiệm vấn đề thực mục tiêu chung tổ chức cho cấp lãnh đạo cao cấp 2.3.3 Mối quan hệ quyền hạn trách nhiệm Cơ cấu tổ chức công ty sử dụng ba loại quyền hạn: trực tuyến, chức tham mưu Mối quan hệ quyền hạn trực tuyến cấp cấp trải dài từ giám đốc công ty phòng ban phận chuyên trách Quyền hạn công ty sử dụng theo nguyên lý thứ bậc, phận trực tiếp nhận nhiệm vụ sau báo cáo cho cấp trực tuyến Mối quan hệ quyền hạn chức phó giám đốc nhận ủy quyền chức từ giám đốc công ty, thực nhiệm vụ như: hỗ trợ, giám sát dự án tong ty,… Quyền hạn tham mưu sử dụng đa phần phận cấu, nhiên bật tham mưu phó giám đốc với giám đốc công ty Việc tham mưu giúp cho giám đốc định rõ ràng, cụ thể phù hợp với phận thi hành Tuy nhiên thuộc tính gặp hạn chế định Đó là: việc sử dụng quyền hạn tham công ty chưa cao, chưa phổ biến; việc phó giám đốc tham mưu cho giám đốc cần tồn diện nữa, phó giám đốc cần phải đưa giải pháp cho giám đốc lựa chọn giám đốc nhiều việc, giải pháp cần ngắn gọn, xúc tích, cụ thể dễ hiểu Cần khuyến khích việc sử dụng quyền hạn tham mưu để phổ biến trở thành thơng lệ công ty Quyền hạn trách nhiệm phó giám đốc cơng ty mờ nhạt, chưa trọng, quyền lực tập trung q nhiều giám đốc, phó giám đốc có quyền hạn lĩnh 25 vực Vì vậy, cần trao thêm quyền cho phó giám đốc để giám đốc san sẻ bớt cơng việc, giám đốc ôm nhiều công việc, dẫn đến tình trạng hiệu suất nhiệu cơng việc công ty chưa cao 2.3.4 Tập trung phi tập trung Tính chất tập trung cấu tổ chức công ty thể rõ Quyền lực tập trung ban giám đốc tập trung cao giám đốc công ty Với thuộc tính giúp cho cấp kiểm sốt dễ dàng hoạt động cấp dưới, ban giám đốc đưa sách hay điều động nguồn lực để nhiệm vụ thực dễ dàng Ưu điểm cấu thể quán đường lối sách hoạt động cơng ty Với mơ hình cấu kiểu trực tuyến cơng ty TNHH cơng nghệ thiết bị phòng cháy chữa cháy việc tập trung quyền lực vào ban giám đốc, lớn quyền lực giám đốc công ty hợp lý Tuy nhiên bên cạnh ưu điểm ln có hạn chế định Đó việc tập trung nhiều quyền lực vào ban giám đốc, cụ thể giám đốc công ty khiến cho họ ngày bận rộn, họ có q nhiều cơng việc bận bịu với định tác nghiệp, làm cho công việc căng thẳng dẫn tới hoạt động chiến lược công ty không trọng dễ bị phân tán 2.3.5 Tầm quản lý – cấp quản lý Số đơn vị công ty hợp lý Phạm vi hoạt động phó giám đốc hợp lý, việc phó giám đốc cần quản lý vài phòng ban chuyên sâu định giúp cho hoạt động công việc hiệu quả, tạo thuận lợi cho phó giám đốc việc quản lý, kiểm sốt, nâng cao chất lượng cơng việc Đặc tính giúp cho cơng việc phó giám đốc gặp khó khăn, công việc rõ ràng, không bị chồng chéo 2.3.6 Sự phối hợp phận, phân hệ cấu 26 Trong công ty, việc điều động nguồn lực để phối hợp hoạt động dễ dàng hiệu lại khơng cao, đơi lúc gặp nhiều khó khăn việc phối hợp phòng ban gây khó khăn cho cơng ty Một số tình trạng thực tế diễn khó khăn thống nhiệm vụ, có nhiều quan điểm khác đơi gây tranh cãi dẫn đến không thống quan điểm, việc trao đổi thơng tin hiệu quả… 2.4 Đánh giá mức độ hoàn thiện cấu tổ chức công ty TNHH công nghệ thiết bị phòng cháy chữa cháy Sơ đồ cấu cơng ty sử dụng có nhiều ưu điểm phù hợp với đặc điểm cơng ty, cơng ty có quy mơ khơng lớn, phận nhân viên khơng q đơng nên mơ hình kiểu trực tuyến tương đối phù hợp với hoạt động công ty Tuy nhiên bên cạnh nhiều hạn chế bất cập trình hoạt động công ty, cần phải khắc phục điểm yếu Để khắc phục nhược điểm tồn tại, cơng ty cần có điều chỉnh cấu tổ chức để hoạt động công ty đạt hiệu cao trông giai đoạn tới 27 28 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VÀ THIẾT BỊ PHỊNG CHÁY CHỮA CHÁY 3.1 Mục đích phương hướng hồn thiện cấu tổ chức cơng ty 3.1.1 Mục đích Mục đích việc hồn thiện cấu tổ chức quản lý để giúp cho công ty hoạt động hiệu hơn, giúp cho công tác quản lý, lãnh đạo ban giám đốc công ty dễ dàng, chặt chẽ đạt hiệu cao Bên cạnh đó, việc hồn thiện cấu quản lý hiệu giúp cho cơng ty thích nghi với mơi trường, đứng vững trước song gió, khả biến đổi khơng ngừng mơi trường kinh tế Giúp cho công ty đạt mục tiêu, chiến lược mà đề 3.1.2 Phương hướng hoàn thiện Để hoàn thiện cấu tổ chức cần phải tuân thủ nguyên tắc sau: - Thống lãnh đạo điều hành yêu cầu - Đảm bảo thực mục tiêu, chương trình, kế hoạch, dự án - Tổ chức máy, bố trí nhân viên phải tinh gọn - Quan hệ lãnh đạo, phối hợp phận phải rõ ràng - Trách nhiệm đôi với quyền hạn, quyền lợi - Lãnh đạo phải đôi với kiểm tra - Phạm vi nội dung lãnh đạo, đạo, kiểm tra phải rõ ràng - Hợp tác nhằm thực nhiệm vụ chung 29 - Mỗi người phải thấy rõ vị trí, nhieemh vụ, quyền hạn chịu tránh nhiệm trước thủ trưởng trực tiếp 3.2 Một số giải pháp góp phần hồn thiện cấu tổ chức quản lý cơng ty 3.2.1 Hồn thiện chế quản lý Hoàn thiện cấu tổ chức doanh nghiệp mang ý nghĩa lớn Việc hoàn thiện cấu tổ chức giúp cho máy quản lý gọn nhẹ, hoạt động nhịp nhàng, chi phí thấp đem lại hiệu cao cho doanh nghiệp mà đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng Hoàn thiện cấu tổ chức giúp hồn thiện q trình sản xuất, giúp tạo sản phẩm dịch vụ với chất lượng cao, sử dụng hiệu nguồn lực tổ chức, giúp tiết kiệm tối đa thời gian lao động Đối với cấu tổ chức công ty TNHH công nghệ thiết bị phòng cháy chữa cháy cần ý đến vấn đề sau: - Tăng cường việc ủy quyền quản lý phận cấu tổ chức, đặc biệt việc giám đốc ủy quyền cho cấp Việc ủy quyền giúp giảm bớt áp lực công việc cho giám đốc, đồng thời giúp nhân viên phát huy hết khả mình, làm cho cơng việc diễn dễ dàng đạt hiệu cao Khi ủy quyền cần nắm rõ nguyên tắc ủy quyền, cách thức ủy quyền cho hợp lý, hiệu - Xây dựng lại bảng mơ tả cơng việc phòng ban, để mơ tả xác nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm cá nhân - Mô tả mối quan hệ phòng ban, điều giúp cho việc phối hợp mục tiêu phòng ban đạt hiệu cao hơn, tránh tình trạng chồng chéo mâu thuẫn phối hợp làm việc phòng ban 3.2.2 Hồn thiện cơng tác tổ chức nhân công ty 30 * Trong khâu tuyển dụng nhân sự: - Hồn thiện cơng tác tuyển dụng sử dụng nhân sự: Việc làm giúp cho máy quản lý hoạt động thông suốt, việc tuyển nhân viên giỏi, có trình độ chun môn, kỹ tốt thúc đẩy công ty phát triển - Khi tiến hành tuyển chọn cần tâm đến yếu tố tuyển người, việc, có chất lượng tốt - Chế độ thi tuyển phải công khai, minh bạch, cơng đánh giá trình độ ứng viên để tuyển chọn họ vào vị trí phù hợp - Khi xếp công việc cho người cần phải xếp họ vào vị trí chun mơn họ, xếp người, việc, có hoạt động công ty đạt hiệu cao * Nâng cao công tác đào tạo nhân công ty Nhân yếu tố cốt lõi phát tiển công ty, việc đào tạo nâng cao trình độ chất lượng nhân yếu tố vơ cấp thiết có ý nghĩa quan trọng: - Chú trọng công tác đào tạo, nâng cao trình độ, lực chun mơn cho lực lượng lao động cán quản lý công ty; Xây dựng kế hoạch đào tạo cụ thể, tạo động lực tinh thần khích lệ để nhân viên nâng cao ý thức ham học hỏi, tích cực giao lưu để nâng cao trình độ chun mơn - Chú trọng đến việc đào tạo kiến thức, nâng cao trình độ cho cán cao cấp công ty, đặc biệt ban lãnh đạo, cụ thể giám đốc, phó giám đốc, trưởng phòng kinh doanh Họ đầu tàu công ty, nơi đưa sách đạo chiến lược cho phát triển tồn công ty, cần phải trọng đến cơng tác nâng cao trình độ chun mơn cho cấp 31 lãnh đạo * Xây dựng chế độ phát thưởng hệ thống danh mục đánh giá nhân viên: Việc xây dựng chế độ phát thưởng khích lệ tinh thần làm việc nhân viên, tạo cho họ động lực hứng khởi cơng việc, họ hồn thành tốt cơng việc họ trả cơng cách xứng đáng, phần thưởng Việc trao trưởng có tác dụng tốt việc tạo tâm lý thoải mái cho nhân viên công việc, bạn cố gắng bạn trả cơng xứng đáng Tuy nhiên thưởng phải có phạt, điều giúp cho q trình hoạt động nhân viên đạt hiệu Cần xây dựng chế độ thưởng phạt phân minh, tạo cơng tồn thể nhân viên công ty Bên cạnh việc trao trưởng hệ thống danh mục đánh giá nhân viên quan trọng Việc đánh giá giúp cho nhân viên thấy điểm mạnh điểm yếu để phát huy khắc phục chúng cách hiệu quả, giúp nhân viên nhìn nhận, đánh giá khả làm việc đến đâu để từ có chiến lược giúp họ thực tốt cơng việc 3.2.3 Xây dựng văn hóa lành mạnh cơng ty Văn hóa doanh nghiệp đóng vai trò lớn vào phát triển doanh nghiệp Xây dựng văn hóa lành mạnh cơng ty; Tăng cường tinh thần đoàn kết đội ngũ nhân viên công ty; Xây dựng tác phong làm việc hiệu quả, có quy định rõ ràng, tạo quán công việc, để công việc đạt hiệu cao; Xây dựng văn hóa giao lưu, trao đổi, tăng cường hiểu biết nhân viên cấp lãnh đạo với đội ngũ nhân viên cấp dưới, tạo khơng khí làm việc vui vẻ, thoải mái, điều giúp giảm căng thẳng khơng khí ngột ngạt làm việc; Tăng cường đoàn kết tồn thể nhân viên cơng ty nói chung đoàn kết phận 32 nói riêng góp phần làm cho máy cơng ty hoạt động hiệu 33 KẾT LUẬN Việc xây dựng cấu tổ chức có tầm quan trọng đặc biệt doanh nghiệp Đặc biệt thời đại cơng nghiệp hóa, đại hóa nay, với hội thách thức lớn khiến cho nhu cầu tầm quan trọng mô hình cấu tổ chức phù hợp tạo nhiều thuận lợi cho doanh nghiệp Một doanh nghiệp giỏi họ khơng có nhiều nhân viên giỏi, với cấu tổ chức quản lý phù hợp, hiệu phát huy nguồn nhân lực cách tốt Một doanh nghiệp thành công doanh nghiệp có cấu tổ chức tốt Một mơ hình tổ chức thích hợp giúp cho doanh nghiệp có khả lường trước tình xảy ra, không bị động trước thay đổi thị trường yếu tố tác động khác Việc xây dựng cấu tổ chức giúp cho máy quản lý doanh nghiệp hợp lý, hoạt động có hiệu quả, điều hành q trình kinh doanh giảm chi phí, hạ giá thành, nâng cao lực cạnh tranh sản phẩm, tạo điều kiện cho doanh nghiệp đứng vững phát triển chế cạnh tranh gay gắt thị trường Trong thời đại ngày nay, với phát triển khoa học – kỹ thuật việc đẩy mạnh công nghiệp hóa, đại hóa, mở cửa hội nhập quốc tế, vai trò tầm quan trọng cấu tổ chức ngày đề cao doanh nghiệp Các doanh nghiệp ngày bắt đầu trọng đến phát triển cấu tổ chức, coi khâu quan trọng cần thiết cho phát triển doanh nghiệp Việc lựa chọn mơ hình cấu tổ chức điều quan trọng tốn khó, phải lựa chọn mơ hình cấu cho phù hợp đưa doanh nghiệp phát triển hiệu Công ty TNHH công nghệ thiết bị phòng cháy chữa cháy cơng ty đà phát triển Với cố gắng nỗ lực tồn 34 thể cán cơng nhân viên công ty mong mục tiêu cơng ty đặt hồn thành tốt Trong giai đoạn nay, đứng trước kinh tế nhiều biến động, với mục tiêu phát triển bền vững, ổn định, lâu dài doanh nghiệp phải thực động, phải phải triển dựa tuân thủ theo quy tắc thị trường Do đó, cơng ty cần nâng cao chất lượng sản phẩm, mở rộng thị trường, nâng cao cơng nghệ q trình sản xuất tồn phát triển Qua trình tìm hiểu học hỏi, em mong kiến thức tiểu luận làm tài liệu tham khảo hữu ích cho ban giám đốc công ty 35 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO TS Trần Đăng Thịnh (Chủ biên) - ThS Nguyễn Thị Hồng - ThS Phan Thị Thanh Hiền, Giáo trình quản trị học bản, Nxb Đại học Quốc gia TP Hồ Chí Minh PGS.TS Nguyễn Ngọc Huyền, Giáo trình quản trị kinh doanh, Nxb Đại học Kinh tế Quốc dân năm 2003 Website: http://quantri.vn Website: https://voer.edu.vn Website: http://firtec.com.vn/ 36 ... hiểu mơ hình cấu tổ chức cơng ty số giải pháp giúp hồn thiện mơ hình cấu tổ chức Cơng ty TNHH cơng nghệ thiết bị phòng cháy chữa cháy CHƯƠNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ MƠ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC 1.1 Một số khái... PHÒNG CHÁY CHỮA CHÁY 2.1 Giới thiệu tổng quan công ty TNHH công nghệ thiết bị phòng cháy chữa cháy 2.1.1.Tên cơng ty: Tên cơng ty viết tiếng Việt: CƠNG TY TNHH CƠNG NGHỆ VÀ THIẾT BỊ PHÒNG CHÁY CHỮA... giao công nghệ lĩnh vực phòng cháy chữa cháy an tồn PCCC thiết bị bảo vệ 2.2 Cơ cấu tổ chức máy công ty TNHH công nghệ thiết bị phòng cháy chữa cháy 2.2.1 Sơ đồ tổ chức máy cơng ty Mơ hình tổ chức