MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục đích nghiên cứu. 1 3. Đối tượng nghiên cứu 1 4. Phạm vi nghiên cứu 1 5. Mục đích nghiên cứu đề tài: 2 6. Phương pháp nghiên cứu 2 7. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn 2 8. Cấu trúc đề tài 2 CHƯƠNG 1:KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY TỰ ĐỘNG HOÁ CƠ KHÍ VÀ MÔI TRƯỜNG SƠN TRÀ 3 1.1.Lịch sử hình thành và phát triển 3 1.1.1.Về cơ sở vật chất của công ty 5 1.1.2.Về nhân sự 5 1.1.3.Về trang thiết bị 5 1.1.4. Chức năng nhiệm vụ của Công ty 6 1.2.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 7 1.3. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban 8 CHƯƠNG 2.THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TỰ ĐỘNG HOÁ CƠ KHÍ VÀ MÔI TRƯỜNG SƠN TRÀ 11 2.1.Cơ cấu tổ chức văn phòng của Công ty 11 2.1.1. Trưởng phòng 11 2.1.2. Phó phòng 12 2.1.3. Văn thư lưu trữ 13 2.1.4. Nhân viên tạp vụ 13 2.1.5. Nhân viên bảo vệ 14 2.2. Đội ngũ cán bộ văn phòng 15 2.3.Chức năng nhiệm vụ của văn phòng công ty 15 CHƯƠNG 3.MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY TỰ ĐỘNG HÓA CƠ KHÍ MÔI TRƯỜNG SƠN TRÀ 18 3.1.Đánh giá chung: 18 3.2. Nhận xét, đánh giá 18 3.2.1.Ưu điểm: 18 3.2.2.Nhược điểm: 19 3.3.Một số giải pháp 19 3.3.1. Hoàn thiện về con người 19 3.3.2. Cơ sở vật chất 20 3.3.3. Một số giải pháp khác 20 KẾT LUẬN 21 TÀI LIỆU THAM KHẢO 22
LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan đề tài nghiên cứu em thời gian qua Những kết số liệu tiểu luận thực Cơng ty tự động hố - Cơ khí - Mơi truờng Sơn Trà, khơng chép nguồn khác Em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Nhà trường cam đoan Hà Nội, ngày 01 tháng 04 năm 2017 Sinh viên LỜI CẢM ƠN Kính thưa q thầy trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung khoa Quản trị văn phòng nói riêng Kính thưa Ban Giám Đốc cơng ty tự động hố Cơ khí - Mơi truờng Sơn Trà Em xin gửi lời tri ân đến quý thầy cô trường truyền đạt cho em kiến thức ngày hôm Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến thầy giáo - Thạc sĩ Nguyễn Đăng Việt thầy giành nhiều thời gian, cơng sức tận tình hướng dẫn giúp đỡ em hoàn thành tiểu luận Cuối em xin chúc quý thầy, cô trường Đại học Nội vụ Hà Nội, thầy giáo - Thạc sĩ Nguyễn Đăng Việt, Ban Giám đốc anh chị Công ty lời chúc sức khỏe, hạnh phúc thành đạt nghiệp Chúc cơng ty tự động hố - Cơ khí - Mơi truờng Sơn Trà ngày phát triển Xin chân thành cảm ơn.! Hà Nội, ngày 01 tháng 04 năm 2017 Sinh viên MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Cùng với hội nhập sâu, rộng đất nước ta vào kinh tế giới, công nghệ kỹ thuật thay đổi cách nhanh chóng, cạnh tranh ngày gay gắt thị trường, với những bất ổn kinh tế hữu nhiều khía cạnh khác nhau… Trong bối cảnh doanh nghiệp cần tạo cho khác biệt, lợi cạnh tranh, cần có kết hợp hồn hảo phận nội bộ, chiến lược công ty Do vậy, em chọn đề tài “Khảo sát đánh giá thực trạng cấu tổ chức máy quan Cơng ty tự động hố - Cơ khí - Mơi truờng Sơn Trà” qua đưa vài giải pháp mà cho hợp lý nhằm góp phần tạo lên máy cấu phù hợp Mục đích nghiên cứu Trên sở nghiên cứu lý luận chung, cấu tổ chức máy quản lý tổ chức, doanh nghiệp; nghiên cứu phân tích đánh giá thực trạng nhân tố ảnh hưởng đến cấu máy quản lý Công ty tự động hố - Cơ khí - Mơi truờng Sơn Trà, tiểu luận tập trung vào việc xác định rõ ưu điểm vướng mắc, cản trở, bất hợp lý cấu máy tổ chức từ đề xuất giải pháp góp phần hồn thiện cấu tổ chức theo hướng đổi nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý phát triển Công ty tự động hố - Cơ khí - Mơi truờng Sơn Trà Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu cấu tổ chức máy Công ty tự động hố Cơ khí - Mơi truờng Sơn Trà Gồm sơ đồ cấu chung Công ty, sơ đồ cấu phòng ban, chức năng, nhiệm vụ phòng ban, chức danh chủ chốt Phạm vi nghiên cứu Vì thời gian có hạn nên đề tài tập trung nghiên cứu cấu tỏ chức máy cơng ty tự động hố - Cơ khí - Mơi truờng Sơn Trà Mục đích nghiên cứu đề tài: Về lý thuyết, hệ thống hoá kiến thức cấu tổ chức tổ chức Về thực tiễn, áp dụng lý thuyết vào thực tiễn, so sánh đánh giá thực Công ty, tìm tồn đưa số giải pháp nhằm nâng cao hiệu tổ chức cấu văn phòng cơng ty Phương pháp nghiên cứu Việc nghiên cứu đề tài tiến hành phương pháp: - Phương pháp nghiên cứu tài liệu - Phương pháp điều tra, khảo sát Ý nghĩa lý luận thực tiễn Ý nghĩa thực tiễn: Làm rõ thực trạng cấu tổ chức công ty tự động hố - Cơ khí - Mơi truờng Sơn Trà Là tư liệu tham khảo ứng dụng vào thực tiễn, góp phần nâng cao hiệu cấu tổ chức công ty công ty tự động hố - Cơ khí - Mơi truờng Sơn Trà đơn vị doanh nghiệp khác Cấu trúc đề tài Nội dung tiểu luận gồm chương sau: Chương I- Khái quát cấu tổ chức hoạt động Công ty tự động hóa - Cơ khí - Mơi trường Sơn Trà Chương II- Thực trạng cấu tổ chức máy quản lý Cơng ty tự động hố - Cơ khí - Mơi truờng Sơn Trà Chương III- Một số giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý cuả Cơng ty tự động hố - Cơ khí - Mơi truờng Sơn Trà CHƯƠNG 1: KHÁI QT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY TỰ ĐỘNG HỐ CƠ KHÍ VÀ MƠI TRƯỜNG SƠN TRÀ 1.1.Lịch sử hình thành phát triển Cơng ty thành lập ngày 11/10/1999, theo luật doanh nghiệp Tên đầy đủ tiếng việt: Cơng ty tự động hố - Cơ khí - Mơi truờng Sơn Trà Theo điều lệ tổ chức hoạt động cơng ty phạm vi hoạt động công ty bao gồm: - Thư nhất: Hợp tác khoa học cơng nghệ với nước ngồi Cụ thể trao đổi, phân phối nghiên cứu đề tài khoa học, công nghệ, chuyển giao tài liệu, kết nghiên cứu, trao đổi tư liệu khoa học công nghệ - Thứ hai: Kinh doanh lĩnh vực khoa học công nghệ kỹ thuật Cụ thể nhập máy móc, thiết bị, dụng cụ vật tư phục vụ cho nghiên cứu khao học sản xuất Nhập phương tiện vận tải phụ tùng thay thế, xuất nhập ấn phẩm thông tin khoa học, công nghệ, thiết bị văn phòng, hàng cơng nghiệp tiêu dùng, dụng cụ khí, hàng may mặc hàng thủ công mỹ nghệ - Thứ ba: Dịch vụ tổ chức sản xuất Cụ thể thực dịch vụ khoa học kỹ thuật, nhận làm đại lí việc giới thiệu thiết bị, sản phẩm khoa học công nghệ thị trường Việt Nam, thực dịch vụ sở hữu công nghiệp, lắp ráp thiết bị điện tử, hạt nhân, xây lắp cơng trình khoa học kỹ thuật, dân dụng công nghiệp, kiểm định chất lượng sản phẩm kỹ thuật hạt nhân, tư vấn chuyển giao công nghệ cung ứng hợp tác lao động kỹ thuật theo qui định hành Nhà nước Cơng ty tự động hố - Cơ khí - Môi truờng Sơn Trà công ty trách nhiệm hữu hạn, có tư cách pháp nhân đầy đủ, hạch tốn kinh tế độc lập, có tài khoản tiền Việt Nam ngân hàng, có dấu riêng để giao dịch Hiện công ty tập trung đầu tư kinh doanh nhập máy móc thiết bị phục vụ cho nghiên cứu khoa học: Máy vi tính, máy in, thiết bị lạnh, thiết bị bảo vệ môi trường, đo lường kiểm nghiệm Khách hàng công ty tổng công ty, viện nghiên cứu, trường đại học, công ty trách nhiệm hữu hạn đóng địa bàn thành phố Hà Nội tỉnh lân cận Khách hàng cơng ty nước phát triển, có kỹ thuật, trình độ cơng nghệ tiên tiến mà sản phẩm tiếng khu vực giới, điển hình Nhật, Mỹ Hàn quốc - Tên cơng ty :Cơng ty TNHH Tự động hố, khí mơi trường Sơn Trà - Tên giao dịch đối ngoại : The Automation Mechanics and Environment Company Ltd - Tên viết tắt : AMECO - Trụ sở Công ty : Số 89, Phố Lương Đinh Của, Phường Kim Liên - Quận Đống Đa - Thành Phố Hà Nội - Điên thoại :84-4-6453535 Fax : 84-4-9717273 - Giấy phép thành lập : Số 3709 GP/TLDN UBND Thành phố Hà Nội cấp ngày 02/10/1999 - Số đăng ký kinh doanh : Số 043764 cấp ngày 7/10/1999 - Vốn điều lệ : 1.200.000.000 - Thời gian hoạt động : 18 năm - Mã số thuế : 010077 5593-1 - Tài khoản: 43111.02.00217 Ngân hàng TMCP Kỹ Thương Việt Nam (TECHCOM BANK) - Giấy phép nhập trực tiếp số :3104 Cơng ty tự động hố - Cơ khí - Môi truờng Sơn Trà công ty TNHH hai thành viên.Các thành viên chịu trách nhiệm khoản nợ nghĩa vụ tài sản khác công ty phạm vi số vốn cam kết góp vào công ty Công ty không phát hành cổ phiếu, có tư cách pháp nhân kể từ ngày cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh Công ty AMECO đại lý phân phối sản phẩm cho tập đồn hãng sản xuất thiết bị ,cơng nghệ tiên tiến giới Mỹ, Pháp, Nhật, Israel Là công ty thương mại ,dịch vụ nên AMECO có quy trình kinh doanh đặc thù Hầu hết hàng hố cơng ty nhập chủ yếu từ nước phần nước với hàng trăm mặt hàng khác Hàng hoá chủ yếu máy móc thiết bị tự động hố với cơng nghệ đại Do việc kinh doanh mặt hàng mang tính độc quyền cao nước Hàng hố cơng ty có thời gian sử dụng lâu dài, tồn kho lâu không sợ bị hỏng Đây thuận lợi cho công ty thời gian đầu thâm nhập làm quen thị trường 1.1.1.Về sở vật chất cơng ty - Trụ sở : Số 89, Phố Lương Đinh Của, Phường Kim Liên - Quận Đống Đa - Thành Phố Hà Nội - Điên thoại :84-4-6453535 Fax : 84-4-9717273 - Trung tâm Dịch vụ tích hợp hệ thống : Số Ngõ 31 Phố Phương Liệt, Thanh Xuân, Hà Nội Điện thoại : (04) 868 7104 ; Fax (04) 868 7589 - Hệ thống đại lý bán hàng : Đại lý bán hàng tỉnh thành phố lớn toàn quốc : Thành phố Hà nội, Thành phố Hồ Chí Minh, Thành phố Đà Nẵng 1.1.2.Về nhân Tổng số nhân viên : 35 người + Cử nhân : người + Kỹ Sư : 27 người Cơng ty tự động hố - Cơ khí - Mơi truờng Sơn Trà có nguồn nhân lực tương đối tốt ổn định (85% tổng số nhân viên đạt trình độ đại học đại học ), có kinh nghiệm thâm niên cơng việc Họ làm việc động, nhiệt tình, đào tạo quy từ trường đại học kỹ thuật với nhiều chuyên nghành khác ngành khí chế tạo máy, tự động hố, điện tử viễn thơng, nhiệt điện lạnh ôtô máy kéo , trường khối kinh tế : Đại học Ngoại thương, Đại học Tài Kế tốn ,Đại học ngoại ngữ, Đại học Bách khoa, Đại học Kinh tế Quốc dân 1.1.3.Về trang thiết bị Cơng ty tự động hố - Cơ khí - Môi truờng Sơn Trà tạo điều kiện làm việc tốt cho cán công nhân viên với trang thiết bị đại : - Hệ thống máy vi tính : Tất máy tính cơng ty có cấu hình cao với hình tinh thể lỏng hãng COMPACT, kết nối mạng INTERNET sử dụng đường truyền tốc độ cao ADSL thuận tiện cho khai thác ,quản lý thông tin từ đối tác khách hàng - Bàn ghế xoay nhiều tư phù hợp với kiểu văn phòng nhỏ gọn, máy điều hồ nhiệt độ HITACHI, bền, tốt tạo khơng khí làm việc thoải mái cho cán công nhân viên điều kiện thời tiết khắc nghiệt - Đồ dùng cho văn phòng đạt yêu cầu Máy Fax, máy Potocopy, máy in Laser hang CANON Điện thoại di động, máy tính xách tay đại hãng NOKIA, SONY ERISSON,… Ngồi ra,cơng ty cung mạnh dạn đầu tư, mua sắm nhiều phương tiện sang trọng,hiên đại xe TOYOTA ARTIS, FORD MONDEO phục vụ cho việc lại Giám đốc cán quan trọng khác công ty Tất trang thiết bị kể hỗ trợ đắc lực cho hoạt động sản xuất kinh doanh, đặc biệt hoạt động văn phòng doanh nghiệp 1.1.4 Chức nhiệm vụ Công ty Cơng ty tự động hố - Cơ khí - Mơi truờng Sơn Trà nhà tích hợp hệ thống, cung cấp giải pháp kỹ thuật cho khách hàng lĩnh vực Tự động hố,cơ khí mơi trường Cùng hợp tác đội ngũ chuyên gia đầu ngành nước chuyên gia hãng nước đầy kinh nghiệm lĩnh vực hoạt động SIEMENS Đức, METTER TORODOL Mỹ … Cơng ty tự động hố - Cơ khí - Mơi truờng Sơn Trà tiến hành dịch vụ tư vấn công nghệ, giải pháp kỹ thuật đồng (từ khâu lập dự toán ,đầu tư, mua sắm, đến vận hành thiết bị máy móc), tư vấn xây dựng dự án, thành lập nâng cấp dây chuyền sản xuất, phòng thí nghiệm lĩnh vực liên quan cho khách hàng nhà máy công nghiệp, sở nghiên cứu đào tạo Với khả Công ty tự động hố - Cơ khí - Mơi truờng Sơn Trà cung cấp nhiều loại máy móc, thiết bị tiên tiến phù hợp với thị trường nước đáp ứng nhu cầu ngày cao công đại hố cơng nghiệp hố nước ta Tuy thành lập hoạt động khoảng thời gian khơng lâu hàng hố dịch vụ mà công ty cung cấp chiếm lĩnh thị trường khơng nước (Hà nội ,Hải phòng,thành phố Hồ Chí Minh ,Thái Ngun ,Đà nẵng ) mà vươn quốc tế (Lào ,Campuchia…) 1.2.Cơ cấu tổ chức máy quản lý Công ty Để quản lý điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp phải tổ chức máy hoạt động riêng cho Cơng ty tự động hố - Cơ khí - Mơi truờng Sơn Trà cơng ty TNHH có dấu riêng ,có tư cách pháp nhân, mở tài khoản ngân hàng theo quy định pháp luật Việt Nam Bộ máy quản lý công ty tổ chức theo mô hình “trực tuyến chức 10 CHƯƠNG THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC VĂN PHỊNG CỦA CƠNG TY TỰ ĐỘNG HỐ CƠ KHÍ VÀ MƠI TRƯỜNG SƠN TRÀ 2.1.Cơ cấu tổ chức văn phòng Cơng ty Văn phòng Cơng ty tự động hố - Cơ khí - Mơi truờng Sơn Trà gồm có 07 người : - Trưởng phòng: 01 người - Phó phòng: 01 người - Nhân viên:05 người Văn phòng cơng ty tổ chức sau: Trưởng phòng Phó phòng Lễ tân Văn thư Lưu trữ Lái xe Nhân viên bảo vệ Tạp vụ 2.1.1 Trưởng phòng Giám sát, kiểm tra hoạt động văn phòng chung tồn cơng ty Đánh giá, báo cáo kết thực lên cấp nêu khó khăn, nhiệm hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ phòng phân công trước giám đốc công ty Kiểm tra, đôn đốc nhân viên phòng thực tốt 15 nhiệm vụ - Quản lý nhân nhân lực phòng Phân cơng cụ thể nhiệm vụ nhiệm vụ thường xuyên đột xuất cho nhân viên phòng theo lệnh giám đốc cơng ty - Tham gia làm thư ký hội đồng công ty thành lập : Tuyển dụng, nâng lương, khen thưởng , kỷ luật, bảo hộ lao động, khoa học kỹ thuật - Chịu trách nhiệm tham mưu, thực cơng tác thường xun đột xuất có liên quan đến việc cụ thể sau: + Tuyển dụng, hợp đồng lao động, bố trí lao động, chấm dứt HĐLĐ + Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, bảo hiểm thân thể + Giải chế độ sách người lao động + Trật tự trị an khu vực, trật tự nội vụ + Khen thưởng, kỷ luật phòng cơng ty + Hồ sơ cán công nhân viên + Xây dựng văn có tính pháp quy, quy chế công ty + Đối nội, đối ngoại + Cung cấp nhu yếu phục vụ công tác lãnh đạo cơng ty + Các cơng tác có tính đột xuất khác theo đạo giám đốc, phó giám đốc công ty - Quyền hạn: + Tham mưu cho lãnh đạo công ty lĩnh vực + Thừa lệnh giám đốc ký tên đóng dấu cơng ty loại văn giám đốc ủy quyền: giấy giới thiệu khám chũa bệnh, giấy công tác CBCNV khách, giấy giới thiệu công tác văn giải cơng việc hành 16 khác + Giải cho nhân viên nghỉ việc riêng ngày 2.1.2 Phó phòng Hỗ trợ Trưởng phòng quản lý nhân nhân lực phòng Phân cơng cụ thể nhiệm vụ nhiệm vụ thường xuyên đột xuất cho nhân viên phòng theo lệnh giám đốc công ty - Tham gia làm thư ký hội đồng công ty thành lập : Tuyển dụng, nâng lương, khen thưởng , kỷ luật, bảo hộ lao động, khoa học kỹ thuật - Chịu trách nhiệm tham mưu, thực công tác thường xuyên đột xuất có liên quan đến việc cụ thể sau: + Tuyển dụng, hợp đồng lao động, bố trí lao động, chấm dứt HĐLĐ + Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, bảo hiểm thân thể + Giải chế độ sách người lao động + Trật tự trị an khu vực, trật tự nội vụ + Khen thưởng, kỷ luật phòng công ty + Hồ sơ cán công nhân viên + Xây dựng văn có tính pháp quy, quy chế công ty + Đối nội, đối ngoại + Cung cấp nhu yếu phục vụ công tác lãnh đạo cơng ty + Các cơng tác có tính đột xuất khác theo đạo giám đốc, phó giám đốc cơng ty - Quyền hạn: + Tham mưu cho lãnh đạo công ty lĩnh vực 17 2.1.3 Văn thư - lưu trữ Chịu trách nhiệm tham mưu, thực công tác thường xuyên đột xuất có liên quan đến việc cụ thể sau: + Bảo hộ lao động, an toàn phòng chống cháy nổ + Chăm sóc sức khỏe cho người lao động, theo dõi, thực chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động tồn cơng ty + Đào tạo, bồi dưỡng kiến thức cho người lao động + Định mức lao động + Đánh máy, văn thư lưu trữ hồ sơ công văn công ty (trừ hồ sơ cá nhân, Bảo hiểm xã hội) + Công tác xuất nhập vật tư, nguyên liệu công ty + Các cơng tác có tính đột xuất khác theo đạo giám đốc, phó giám đốc, trưởng phòng + Thay mặt trưởng phòng giải cơng việc trưởng phòng trưởng phòng vắng ủy quyền + Công tác thủ quỹ tiền mặt công ty + Bảo quản sử dụng dấu công ty theo quy chế + Phân phát công văn công ty cấp + Mua sắm dung cụ, vật tư văn phòng phẩm phục vụ tồn cơng ty + Các cơng tác có tính đột xuất khác theo đạo giám đốc, phó giám đốc, trưởng phòng - Quyền hạn: + Tham mưu cho lãnh đạo công ty lĩnh vực 2.1.4 Nhân viên tạp vụ Chịu trách nhiệm tham mưu, thực công tác thường xuyên đột xuất có liên quan đến việc cụ thể sau: + Tạp vụ, phục vụ lãnh đạo công ty + Mua sắm nhu yếu phẩm phục vụ công tác hàng ngày ngày lễ công ty 18 + Phục vụ vệ sinh khu nhà văn phòng làm việc công ty + Phụ việc cho người nấu ăn + Các cơng tác có tính đột xuất khác theo đạo giám đốc, phó giám đốc, trưởng phòng tổ trưởng FacebookPinterestGoogle+TwitterEvernote 2.1.5 Nhân viên bảo vệ Chịu trách nhiệm tham mưu, thực công tác thường xuyên đột xuất có liên quan đến việc cụ thể sau: + Bảo vệ tài sản công ty tài sản người lao động địa phận cơng ty + Bảo đảm an ninh trị, trật tự trị an tồn cơng ty + Là lực lượng lực lượng xung kích phòng chống thiên tai hỏa hoạn + Hướng dẫn, kiểm tra khách CBCNV vào cổng Phối hợp phận trì thời gian làm việc + Bơm nước lên bể phục vụ sản xuất, vệ sinh cơng ty + Bảo quản dụng cụ phòng chống cháy nổ, thiên tai tài sản công cộng + Các cơng tác có tính đột xuất khác theo đạo giám đốc, phó giám đốc, trưởng phòng 19 Riêng tổ trưởng tổ bảo vệ còm thêm nhiệm vụ: + Quản lý nhân lực tổ, lên lịch, đôn đốc nhân viên thực nhiệm vụ trực bảo vệ Chịu trách nhiệm hoạt động tổ trước giám đốc trưởng phòng + Quản lý nhân lực thực theo luật nghĩa vụ quân tồn cơng ty + Lên kế hoạch dự trù mua sắm dụng cụ, thiết bị phòng chống cháy nổ thiên tai + Là cán chủ chốt lực lượng xung kích phòng chống cháy nổ, thiên tai - Quyền hạn: + Tham mưu cho lãnh đạo công ty lĩnh vực 2.2 Đội ngũ cán văn phòng ST T Họ Tên Giới tính Tuổi Chức danh Trình độ Ngơ Thị Th Hà Nữ 45 Trưởng phòng Thạc sĩ Nguyễn Huy Quỳnh Nam 40 Phó phòng Đại học Trần Thị Hạnh Nữ 32 Lễ tân Cao đẳng Đặng Thị Nga Nữ 25 Văn thư - Lưu trữ Cao đẳng Nguyễn Mai Nữ 36 Tạp vụ 20 Lao động phổ thơng Lê Văn Tính Nam 39 Bảo vệ Trần Xuân Quỳnh Nam 28 Lái xe Lao động phổ thông Lao động phổ thông 2.3.Chức nhiệm vụ văn phòng cơng ty Cơng ty tự động hố - Cơ khí - Mơi truờng Sơn Trà đơn vị kinh tế với quy mô nhỏ nên hoạt động kinh doanh công ty tập chung nơi đặt trụ sở Cũng tổ chức kinh tế khác Cơng ty tự động hố - Cơ khí - Mơi truờng Sơn Trà có văn phòng riêng Nó phận tổng hợp, giúp thủ trưởng, ban lãnh đạo thực chức nhiệm vụ điều hành cơng việc tồn cơng ty, trực tiếp thực nghiệp vụ hành (bố trí, xếp lịch làm việc hàng tần với giám đốc, hội đồng quản trị, thực báo cáo tháng, quý, năm, chuyển công văn đi, đến ) Văn phòng có hai chức là: * Tham mưu tổng hợp, xử lý thơng tin hành hỗ trợ Tồn thơng tin thu thập trì hệ thống văn phòng với mục đích xử lý chúng nhằm cung cấp thơng tin hữu ích Thông tin liệu xếp thành mẫu hình có ý nghĩa, lãnh đạo sử dụng để định, hoạch định kiểm soát hoạt động doanh nghiệp Sản phẩm văn phòng thơng tin Phần lớn hoạt động văn phòng liên quan tới việc thu thập thông tin Với chức tham mưu tổng hợp xử lý thơng tin hành hỗ trợ góp phần vào việc điều hành định kịp thời có hiệu cấp quản lý * Dịch vụ hỗ trợ : Đựơc thể hiên qua công việc phận cụ thể : + Nhóm dịch vụ có tính chun mơn cao : Kế tốn, tài vụ, thơng kê, kế hoạch 21 + Nhóm dịch vụ thuộc qúa trình xử lý thông tin, xử lý văn bản, viễn thông, in ấn + Nhóm dịch vụ thuộc cơng tác tổng hợp-hành nhân Mục đích ba nhóm cung cấp thơng tin hành hỗ trợ theo u cầu nhanh chóng, xác, kịp thời, chất lượng cao để cấp quản lý định Để thực tốt hai chức văn phòng doanh nghiệp phải đề nhiệm vụ sau : + Xây dựng chương trình cơng tác tháng, quý, năm, lịch làm việc hàng tuần doanh nghiệp thường xuyên đôn đốc nhắc nhở theo dõi thực chương trình 22 + Thu thập, xử lý thơng tin chuẩn bị văn để định quản lý theo giao phó thủ trưởng doanh nghiệp + Kiểm tra thể thức văn bản, biên tập văn bản, quản lý văn + Giữ nhiệm vụ cầu nội liên lạc với quan cấp trên, ngang cấp, cấp với công dân 23 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠNG TY TỰ ĐỘNG HĨA CƠ KHÍ MƠI TRƯỜNG SƠN TRÀ 3.1.Đánh giá chung: Cơng ty Tự động hố, khí mơi trường Sơn trà doanh nghiệp trẻ có quy mơ nhỏ.Tuy thành lập hoạt động năm cơng ty làm đáng ghi nhận Đặc biệt hiệu sản xuất kinh doanh hai năm gần đây, cho thấy nỗ lực toàn đội ngũ cán công nhân viên công ty Họ người trẻ đầy nhiệt huyết, ln tìm tòi sáng tạo, tìm kiếm thị trường lấy uy tín làm chuẩn cho hội Để đạt thành này, công ty không ngừng củng cố, xếp máy quản lý gọn nhẹ, đạt hiệu cao, lựa chọn đội ngũ nhân viên có tinh thần trách nhiệm, có nghiệp vụ chun mơn, dám nghĩ dám làm ;tổ cức sản xuất kinh doanh với trình độ tìm cách nâng cao chất lượng hàng hoá dịch vụ 3.2 Nhận xét, đánh giá 3.2.1.Ưu điểm: - Trong năm gần đời doanh nghiệp với nhiều hình thức, quy mơ lớn nhỏ khác số lượng doanh nghiệp thành công nhiều Sự thành công khởi đầu Cơng ty tự động hố - Cơ khí - Mơi truờng Sơn Trà hạn chế cho thấy phần lòng tâm, tinh thần hăng say, cơng việc cán nhân viên công ty - Với tinh thần lấy thành công doanh nghiệp làm thành công cho Tập thể cán cơng nhân viên cố gắng học hỏi, chau kinh nghiệm, kiến thức để ngày có máy làm việc chuyên nghiệp, hiệu hoà nhập vào phát triển chung tồn khối kinh tế - Cơng ty tổ chức theo cấu trực tuyến chức năng, cấu phù hợp với 24 đặc điểm quy mô doanh nghiệp vừa nhỏ Sự đơn giản gọn nhẹ cấu tổ chức điểm cần bước đầu Công ty tự động hố Cơ khí - Mơi truờng Sơn Trà thâm nhập vào thị trường Giám đốc người có quyền định cao đảm bảo hoạt động Công ty thồng từ xuống - Các cấp quản lý với ban lãnh đạo cơng ty liên hệ với cách nhanh chóng định kịp thời, tạo hội kinh doanh với doanh nghiệp khác - Nhân viên cấp nhanh chóng nắm bắt mệnh lệnh ban lãnh đạo công ty 3.2.2.Nhược điểm: - Các phó Giám đốc quản lý riêng phận chức nên phối hợp phòng ban tuyến chặt chẽ, dễ dàng lại tạo nên biên giới cứng nhắc, linh hoạt việc điều chỉnh phân cấp phân cơng nhiệm vụ phòng ban khác tuyến quan Công ty - Sự phối hợp phòng ban quan thiếu chặt chẽ - Cơ cấu tổ chức máy cồng kềnh, số phòng ban có chức tương đồng, chồng chéo lẫn nhau, chun mơn hố khơng sâu Việc thành lập số phòng quan Công ty nhằm đáp ứng yêu cầu đột xuất trước mắt mà chưa tính đến phức tạp quản lý điều hành Ví dụ: phòng tổ chức cán tham mưu cho Giám đốc Công ty cơng tác đào tạo, phòng Lao động tiền lương làm công tác đào tạo, chồng chéo nhiệm vụ dẫn đến nhiều thiếu thống công tác tham mưu cho việc đạo Giám đốc Vì ta gộp lại để làm gọn máy cấu 3.3.Một số giải pháp Bên cạnh lợi sẵn có nêu Cơng ty tự động hố - Cơ khí Mơi truờng Sơn Trà phải đương đầu với hàng loạt khó khăn vốn, thị trường, cơng nghệ… Dưới số giải pháp tham khảo góp phần hồn thiện 25 cấu tổ chức làm việc Công ty 3.3.1 Hồn thiện người - Khối lượng cơng việc công ty ngày tăng số lượng đòi hỏi chất lượng cao chuyên mơn nghiệp vụ cán chất lượng hàng hố Do với cấu đơn giản gọn nhẹ có phần q sức Điều ảnh hưởng tới sức khoẻ cán công nhân viên chất lượng công việc, nên tuyển thêm 01 cán hành để giảm thiểu áp lực - Tuy trình độ chung cơng ty chưa cao lắm, đặc thù hoạt động cơng ty ngồi trình độ chun mơn nghiệp vụ, cán nhân viên nói chung chưa có kinh nghiệm hoạt động thương mại, khả thương thuyết ký kết hợp đồng kinh tế nên nhiều lúng túng công việc liên quan nên cần tổ chức lớp bồi dưỡng trình độ chun mơn nhiều để trau dồi kiến thức học hỏi kinh nghiệm 3.3.2 Cơ sở vật chất - Mua thêm 01 máy Photo coppy đặt phòng Hành - Phòng hành cơng ty nên bố trí độc lập để phát huy tối đa nghiệp vụ phòng ( giao tiếp, đối ngoại…) 3.3.3 Một số giải pháp khác - Giám đốc nên cho phòng ban biết thêm vai trò quan trọng phòng hành chính.Tránh để phòng ban nghĩ phòng hành làm cơng việc vặt, khơng tên - Ban giám đốc cần tích cực kiểm tra chế độ giấc làm việc nhân viên tránh lãng phí thời gian ảnh làm hưởng tới hiệu kinh doanh - Chuẩn hóa quy trình, nghiệp vụ 26 KẾT LUẬN Trước thử thách hội kinh tế thị trường đầy biến động, Công ty tự động hố - Cơ khí - Mơi truờng Sơn Trà có bứơc khởi đầu thành cơng ,khẳng định vị lĩnh vực Tự động hố khí mơi trường Trong thời gian thực tập công ty em học tập nghiên cứu hoạt động văn phòng thấy văn phòng mặt doanh nghiệp Đó địa điểm giao tiếp, đối nội, đối ngoại, thực nghiệp vụ hành Các hoạt động văn phòng giúp lãnh đạo điều hành quản lý doanh nghiệp cách hiệu Sau thời gian nghiên cứu tham gia trực tiếp vào số cơng việc phòng hành Cơng ty tự động hố - Cơ khí - Mơi truờng Sơn Trà Em muốn tìm hiểu sâu biện pháp để nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Em mong thời gian làm luận văn tốt nghiệp tới, thầy, cô giúp đỡ hướng dẫn để em hồn thành bài tiểu luận Do thời gian viết báo cáo hạn chế nên tiểu luận khơng tránh khỏi thiếu xót Em mong có ý kiến nhận xét thầy cô để tiểu luận em đạt kết tốt Một lần em xin chân thành cảm ơn giúp đỡ hướng dẫn tận tình thầy khoaQuản trị Văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội anh chị Cơng ty tự động hố - Cơ khí - Mơi truờng Sơn Trà giúp em hoàn thành báo cáo Hà Nội, Ngày 01 tháng 04 năm 2017 27 Sinh viên 28 TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguồn internet AMECO.com.vn http://vinhuni.edu.vn/gioi-thieu/co-cau-to-chuc Lê Quang Hùng - Giáo trình Quản trị học, năm 2009 Các tài liệu lưu trữ Công ty tự động hố - Cơ khí - Mơi truờng Sơn Trà 29 ... thay đổi cách nhanh chóng, cạnh tranh ngày gay gắt thị trường, với những bất ổn kinh tế hữu nhiều khía cạnh khác nhau… Trong bối cảnh doanh nghiệp cần tạo cho khác biệt, lợi cạnh tranh, cần có kết... tranh lĩnh vực hoạt động doanh nghiệp Có nhiệm vụ cung ứng hàng hố, nghiên cứu thị trường, lập kế hoạch kinh doanh, đề biện pháp tiêu thụ hàng hoá, dịch vụ hợp lý, đảm bảo cho trình kinh doanh... cấp quản lý với ban lãnh đạo cơng ty liên hệ với cách nhanh chóng định kịp thời, tạo hội kinh doanh với doanh nghiệp khác - Nhân viên cấp nhanh chóng nắm bắt mệnh lệnh ban lãnh đạo cơng ty 3.2.2.Nhược