Khảo sát, đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức của văn phòng tại Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Hà Nội

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 3. Phương pháp nghiên cứu 2 4. Lịch sử nghiên cứu 2 5. Mục tiêu nghiên cứu 2 6. Giả thuyết khoa học 3 7. Ý nghĩa lỹ luận và thực tiễn của đề tài 3 8. Cấu trúc của đề tài: Gồm 3 chương: 3 Chương 1: KHÁI QUÁT TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN 4 1.1. Khái quát về Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Hà Nội 4 1.1.1 Chức năng 4 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 4 1.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy 6 Chương 2: THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG TẠI SỞ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN HÀ NỘI 10 2.1. Cơ sở lý luận chung về tổ chức của Bộ máy Văn phòng 10 2.1.1. Các khái niệm 10 2.1.2. Nguyên tắc 10 2.1.3. Những yêu cầu tổ chức bộ máy văn phòng 11 2.2. Thực trạng cơ cấu tổ chức hoạt động của văn phòng Sở Nông nghiệp và phát triển nông thôn Hà Nội. 13 2.2.1. Khảo sát bộ máy cơ cấu tổ chức văn phòng 13 2.2.1.1. Chức năng 13 2.2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 13 2.2.1.3. Cơ cấu tổ chức 14 2.2.2. Khảo sát về con người 16 2.2.3. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng 17 2.2.4. Mối quan hệ giữa các bộ phận 19 2.2.5. Bố trí các phòng ban 20 2.2.6. Hiện đại hóa bộ máy văn phòng 20 2.2.7. Nguyên tắc hoạt động 20 2.3 Nhận xét, đánh giá 21 2.3.1. Ưu điểm 21 2.3.2. Nhược điểm 21 2.3.3. Nguyên nhân 22 Chương 3. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU BỘ MÁY TỔ CHỨC VĂN PHÒNG 24 3.1. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo cơ quan về vai trò, vị trí của Văn phòng. 24 3.2. Bổ sung và thực hiện quy chế tập chung dân chủ 24 3.3. Tăng cường công tác kiểm tra 25 3.4. Chuẩn hóa đội ngũ cán bộ nhân viên 26 3.5. Tăng cường các biện pháp quản lý, nội quy, quy chế hoạt động của cơ quan 26 3.6. Ứng dụng công nghệ thông tin, đầu tư trang thiết bị văn phòng và cải tiến môi trường làm việc 27 3.7. Nâng cao vai trò, trách nhiệm của Văn phòng 27 KẾT LUẬN 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO 30

LỜI CAM ĐOAN Đề tài “Khảo sát, đánh giá thực trạng cấu tổ chức văn phòng Sở Nông nghiệp Phát triển nông thôn Hà Nội” thực Tôi xin cam đoan Tiểu luận thời gian qua Tôi xin chịu hồn tồn trách nhiệm với thơng tin sử dụng tập Hà Nội, ngày 08 tháng 04 năm 2017 Sinh viên LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài nghiên cứu này, em xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến thầy giáo Th Nguyễn Đăng Việt tận tình hướng dẫn em suốt trình học tập mơn Kỹ tổ chức kiểm tra quản trị văn phòng Em xin gửi lời cảm ơn Ban giám đốc, cô chú, anh chị “Sở Nông nghiệp Phát triển Nông thôn Hà Nội” tạo điều kiện thuận lợi, giúp đỡ em hoàn thành Tiểu luận Mặc dù nhận thức tầm quan trọng công tác nghiệp vụ nỗ lực với khả vốn có kiến thức nghiệp vụ Văn phòng học, em khơng thể tránh khỏi thiếu sót hạn chế q trình hồn thành tập Vì em mong có đóng góp ý kiến thầy giáo cán quan để tập lớn em hồn chỉnh hơn, để em có thêm kinh nghiệm công việc hành trang vững cho em trình làm việc sau Cuối cùng, em xin kính chúc Thầy, Cơ giáo dồi sức khỏe thành công nghiệp cao quý Đồng kính chúc Cơ, Chú, Anh, Chị Sở Nông nghiệp Phát triển Nông thôn Hà Nội dồi sức khỏe, đạt nhiều thành công tốt đẹp công việc Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài .1 Đối tượng phạm vi nghiên cứu .2 Phương pháp nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu Giả thuyết khoa học Ý nghĩa lỹ luận thực tiễn đề tài Cấu trúc đề tài: Gồm chương: Chương 1: KHÁI QUÁT TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN 1.1 Khái quát Sở Nông nghiệp Phát triển nông thôn Hà Nội 1.1.1 Chức 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 1.1.3 Cơ cấu tổ chức máy .6 Chương 2: THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHỊNG TẠI SỞ NƠNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN HÀ NỘI 10 2.1 Cơ sở lý luận chung tổ chức Bộ máy Văn phòng .10 2.1.1 Các khái niệm 10 2.1.2 Nguyên tắc 10 2.1.3 Những yêu cầu tổ chức máy văn phòng .11 2.2 Thực trạng cấu tổ chức hoạt động văn phòng Sở Nông nghiệp phát triển nông thôn Hà Nội 13 2.2.1 Khảo sát máy cấu tổ chức văn phòng 13 2.2.1.1 Chức 13 2.2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn .13 2.2.1.3 Cơ cấu tổ chức 14 2.2.2 Khảo sát người .16 2.2.3 Chức năng, nhiệm vụ văn phòng 17 2.2.4 Mối quan hệ phận 19 2.2.5 Bố trí phòng ban 20 2.2.6 Hiện đại hóa máy văn phòng 20 2.2.7 Nguyên tắc hoạt động .20 2.3 Nhận xét, đánh giá 21 2.3.1 Ưu điểm .21 2.3.2 Nhược điểm .21 2.3.3 Nguyên nhân .22 Chương GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU BỘ MÁY TỔ CHỨC VĂN PHÒNG 24 3.1 Nâng cao nhận thức lãnh đạo quan vai trò, vị trí Văn phòng 24 3.2 Bổ sung thực quy chế tập chung dân chủ 24 3.3 Tăng cường công tác kiểm tra 25 3.4 Chuẩn hóa đội ngũ cán nhân viên 26 3.5 Tăng cường biện pháp quản lý, nội quy, quy chế hoạt động quan .26 3.6 Ứng dụng công nghệ thông tin, đầu tư trang thiết bị văn phòng cải tiến mơi trường làm việc .27 3.7 Nâng cao vai trò, trách nhiệm Văn phòng .27 KẾT LUẬN 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO 30 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong xu tồn cầu hóa kinh tế tác động mạnh mẽ tới hoạt động trị ,văn hóa, xã hội sở, vùng miền quốc gia Thông tin kinh tế đại kịp thời đáp ứng để sở, tổ chức hoạt động sáng tạo nhằm đạt chất lượng, hiệu cao q trình Cơng nghiệp hóa – Hiện đại hóa đất nước Như vậy, vấn đề xúc mà loại hình sở: Cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp, xã phường, thị trấn, đơn vị lực lượng vũ trang phải giải nâng cao chất lượng hoạt động văn phòng, cơng tác thơng tin đơn vị Việc củng cố hồn thiện tổ chức hoạt động văn phòng để trợ giúp đắc lực cơng tác văn phòng nhiệm vụ then chốt quan đơn vị để bảo đảm, cung cấp đầy đủ, kịp thời thơng tin có chất lượng cho q trình quản lý Để thu thâp, xử lý, quản lý sử dụng thông tin tốt điều kiện nay, đơn vị sở phải tăng cường đầu tư trang thiết bị công nghệ đại, vừa phải thường xuyên bồi dưỡng kiến thức chun mơn nghiệp vụ văn phòng cho lãnh đạo văn phòng, cán cơng nhân viên văn phòng Một nhiệm vụ đặc biệt quan trọng văn phòng cấu tổ chức máy văn phòng nhằm mục đích đảm bảo thông tin chủ trương, đường lối Đảng, quản lý điều hành Nhà nước Các văn hình thành cơng tác lãnh đạo, đạo hoạt động ngành, đơn vị ngành phương tiện thiết yếu giúp cho hoạt động ngành, sở đạt hiệu cao Qua thực tiễn cơng tác văn phòng Sở Nơng nghiệp phát triển nông thôn Hà Nội, em chọn đề tài Tiểu luận “Khảo sát, đánh giá thực trạng cấu tổ chức văn phòng Sở Nông nghiệp Phát triển nông thôn Hà Nội” Vốn u thích cơng tác lâu xuất phát từ yêu cầu thực tiễn Là sinh viên chuyên ngành Quản trị Văn phòng, việc nghiên cứu “thực trạng cấu tổ chức văn phòng” có ích cho công việc sau Với lý chọn nội dung làm đề tài viết Tiểu luận Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu thực trạng cấu tổ chức văn phòng Phạm vi nghiên cứu đề tài: Ở “Sở Nông nghiệp phát triển nông thôn Hà Nội” Phương pháp nghiên cứu Bài tiểu luận sử dụng số phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp quan sát - Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế - Phương pháp thống kê - Phương pháp so sánh, tổng hợp - Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo - Nguồn từ mạng Internet Lịch sử nghiên cứu Viết thực trạng văn phòng cấu tổ chức văn phòng nói chung, đặc biệt Sở Nơng nghiệp phát triển nơng thơn Hà Nội nói riêng có tác phẩm: Nghiên cứu thực trạng giải pháp nhằm nâng cao trách nhiệm lãnh đạo văn phòng cấu tổ chức văn phòng Sở Nơng nghiệp phát triển nông thôn Hà Nội Đề tài Nguyễn Thị Thu Hằng thực gồm nội dung chính: - Chương 1: Một số lý luận trách nhiệm lãnh đạo văn phòng cấu tổ chức văn phòng - Chương 2: Thực trạng trách nhiệm lãnh đạo văn phòng cấu tổ chức Sở Nông nghiệp Phát triển nông thôn Hà Nội - Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu trách nhiệm lãnh đạo văn phòng cấu tổ chức Sở Nông nghiệp phát triển nông thôn Hà Nội Mục tiêu nghiên cứu - Mục tiêu: + Tìm hiểu chung thực trạng cấu tổ chức văn phòng + Phân tích, đánh giá thực trạng cấu tổ chức văn phòng Sở Nơng nghiệp phát triển nông thôn Hà Nội để thấy điểm mạnh, điểm yếu sở đề xuất số kiến nghị để nâng cao hiệu công tác Giả thuyết khoa học Nếu Sở Nông nghiệp phát triển nông thôn Hà Nội áp dụng giải pháp ứng dụng Công nghệ thông tin xây dựng cấu tổ chức văn phòng quan hoạt động hiệu Ý nghĩa lỹ luận thực tiễn đề tài - Đề tài nghiên cứu thực trạng cấu tổ chức văn phòng trở thành tư liệu nghiên cứu, tham khảo cho nghiên cứu công tác tổ chức, quản lý máy văn phòng Sở Nơng nghiệp phát triển nơng thơn Hà Nội nói riêng - Những giải pháp đề xuất nghiên cứu ứng dụng vào thực tiễn góp phần nâng cao hiệu công tác quản lý xây dựng cấu tổ chức Sở Nông nghiệp phát triển nông thôn Hà Nội Cấu trúc đề tài: Gồm chương: - Chương 1: Khái quát tổ chức hoạt động Sở Nông nghiệp phát triển nông thôn Hà Nội - Chương 2: Thực trạng cấu tổ chức văn phòng Sở Nơng nghiệp phát triển nông thôn Hà Nội - Chương 3: Giải pháp hồn thiện cấu tổ chức văn phòng Sở nông nghiệp phát triển nông thôn Hà Nội Chương 1: KHÁI QUÁT TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN 1.1.Khái quát Sở Nông nghiệp Phát triển nông thôn Hà Nội Ngày 01/8/2008 Sở Nông nghiệp Phát triển nông thôn (PTNT) Hà Nội thành lập sở hợp Sở là: Sở Nông nghiệp PTNT Hà Tây Sở Nông nghiệp PTNT Hà Nội cũ theo định số 20/2008/QĐ-UBND ngày 29/9/2008 UBND Thành phố Hà Nội 1.1.1 Chức Sở Nông nghiệp & PTNT Hà Nội quan chuyên môn thuộc UBND thành phố Hà Nội có chức tham mưu giúp UBND thành phố thực quản lý nhà nước (QLNN) nông nghiệp; lâm nghiệp; thủy sản; thủy lợi PTNT; phòng, chống lụt, bão; an tồn nơng sản, lâm sản, thủy sản trình sản xuất đến đưa thị trường; dịch vụ công thuộc ngành nông nghiệp PTNT thực số nhiệm vụ, quyền hạn theo ủy quyền Ủy ban nhân dân (UBND) thành phố Hà Nội theo quy định pháp luật Sở Nơng nghiệp & PTNT Hà Nội có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng theo quy định hành pháp luật; Sở Nông nghiệp & PTNT Hà Nội chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế hoạt động UBND thành phố; đồng thời chịu đạo, hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn nghiệp vụ Bộ Nông nghiệp & PTNT 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn  Trình ủy ban nhân dân thành phố: - Dự thảo định, thị; quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn, 05 năm hàng năm; chương trình, đề án, dự án nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ sản, thuỷ lợi phát triển nông thôn; quy hoạch phòng, chống giảm nhẹ thiên tai phù hợp với quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế - xã hội, mục tiêu quốc phòng, an ninh thành phố; chương trình, biện pháp tổ chức thực nhiệm vụ cải cách hành nhà nước lĩnh vực thuộc phạm vi QLNN giao; - Dự thảo văn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Chi cục trực thuộc; - Dự thảo văn quy phạm pháp luật quy định cụ thể điều kiện, tiêu chuẩn chức danh Trưởng, Phó tổ chức thuộc Sở; Trưởng, Phó phòng Nơng nghiệp Phát triển nông thôn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện; tham gia dự thảo quy định điều kiện, tiêu chuẩn, chức danh lãnh đạo phụ trách lĩnh vực nông nghiệp Phòng Kinh tế thuộc Uỷ ban nhân dân quận, thị xã, thành phố thuộc thành phố Hà Nội  Trình chủ tịch ủy ban nhân dân thành phố: - Dự thảo định thành lập, sáp nhập, giải thể đơn vị thuộc Sở theo quy định pháp luật; - Dự thảo định, thị thuộc thẩm quyền ban hành Chủ tịch Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội ; - Ban hành quy chế quản lý, phối hợp công tác chế độ thông tin báo cáo tổ chức ngành nông nghiệp phát triển nông thôn thành phố Hà Nội đặt địa bàn cấp huyện tương đương với Uỷ ban nhân dân cấp huyện; nhân viên kỹ thuật địa bàn cấp xã với Uỷ ban nhân dân cấp xã  Hướng dẫn tổ chức thực văn quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch phát triển, chương trình, đề án, dự án, tiêu chuẩn quốc gia, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, định mức kinh tế - kỹ thuật nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ sản, thuỷ lợi phát triển nông thôn phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật lĩnh vực thuộc phạm vi QLNN giao  Chịu trách nhiệm giúp UBND thành phố Hà Nội đạo, phát triển lĩnh vực: nông nghiệp (trồng trọt, chăn nuôi); lâm nghiệp; thủy lợi; thủy sản; phát triển nông thôn; chê biến thương mại nông sản, lâm sản, thủy sản nhiệm vụ khác theo quy định pháp luật  Tổ chức thực nhiệm vụ, xây dựng phương án quản lý, kiểm tra giúp UBND Bộ Nông nghiệp & PTNT Hà Nội lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý Sở: - Tổ chức thực công tác khuyến nông, ứng dụng tiến khoa học công nghệ vào sản xuất nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ sản - Xây dựng đạo thực biện pháp bảo vệ môi trường sản xuất nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ sản hoạt động phát triển nông thôn thành phố Hà Nội - Tổ chức thực chịu trách nhiệm đăng kiểm, đăng ký, cấp thu hồi giấy phép, chứng hành nghề thuộc phạm vi quản lý Sở theo quy định pháp luật phân công, uỷ quyền Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội hướng dẫn Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn - Xây dựng hệ thống thông tin, lưu trữ tư liệu nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ lợi phát triển nông thôn; tổ chức công tác thống kê diễn biến đất nông nghiệp, đất lâm nghiệp, diễn biến rừng, mặt nước nuôi trồng thuỷ sản theo quy định - Hướng dẫn, kiểm tra việc thực dự án xây dựng mơ hình phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ sản, thuỷ lợi phát triển nông thôn địa bàn thành phố Hà Nội; chịu trách nhiệm thực chương trình, dự án giao - Thực hợp tác quốc tế lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý Sở theo phân cấp Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội quy định pháp luật - Hướng dẫn, kiểm tra việc thực chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm đơn vị nghiệp trực thuộc đơn vị nghiệp công lập hoạt động lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ sản, thuỷ lợi phát triển nông thôn tỉnh theo quy định pháp luật; chịu trách nhiệm dịch vụ công Sở tổ chức thực - Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ Phòng Nơng nghiệp Phát triển nơng thơn kiểm tra việc thực quy chế quản lý, phối hợp công tác chế độ thông tin báo cáo tổ chức nông nghiệp phát triển nông thôn thành phố đặt địa bàn cấp huyện với Uỷ ban nhân dân cấp huyện; nhân viên kỹ thuật địa bàn xã với Uỷ ban nhân dân cấp xã liệu hết giá trị theo quy định Nhà nước - Phục vụ việc khai thác liệu - Thực việc thống kê, báo cáo định kỳ công tác văn thư – lưu trữ theo quy định - Xây dựng Quy chế Văn thư – Lưu trữ văn hướng dẫn tổ chức thực công tác văn thư – lưu trữ quan  Công tác thi đua – khen thưởng kỷ luật quan - Thực sách khen thưởng cho cán bộ, công nhân viên phục vụ quan theo quy định Nhà nước: tùy theo công trạng xét tặng huân chương, huy chương, danh hiệu vinh dự Nhà nước, Chính phủ, theo quy định pháp luật - Những cán bộ, công nhân viên quan vi phạm kỉ luật, vi phạm pháp luật tùy theo mức độ vi phạm bị xử lý kỉ luật, xử phạt hành chính, cảnh cáo, bị xử lý truy cứu trách nhiệm hình gây thiệt hại cho sức khỏe, tính mạng người khác, tài sản lợi ích quan, Nhà nước…thì phải bồi thường theo quy định Nhà nước  Quản lý trang thiết bị quan - Quản lý kho hàng, vật tư quan - Kiểm tra tình hình sử dụng quản lý tài sản toàn quan, định kỳ phòng ban kiểm kê tài sản - Lập sổ theo dõi tăng giảm tài sản trang thiết bị - Thực điều phối xe, theo dõi đầy đủ lịch trình nhật ký xe, theo định kỳ kiểm tra đánh giá trạng xe để có kế hoạch tu sửa, bảo dưỡng 21 - Bảo vệ an toàn tài sản trang thiết bị quan cán bộ, nhân viên quan, xử lý kịp thời tượng tiêu cực xảy - Kiểm sốt giữ gìn an ninh trật tự xung quanh khu vực làm việc quan - Tham gia bảo đảm an tồn phòng cháy chữa cháy có cố xảy 2.2.4 Mối quan hệ phận Khi xây dựng máy văn phòng Ban lãnh đạo quan trọng đến việc thiết lập mối quan hệ tổ chức phòng ban tồn quan nói chung, phận Văn phòng nói riêng Với mơ hình tổ chức văn phòng Trực tuyến – chức năng, quản lý theo chế độ thủ trưởng Chánh văn phòng định quản lý, điều hành thơng qua hình thức định, mệnh lệnh, thơng báo Căn Quyết định, thị Ban giám đốc dựa quyền hạn trách nhiệm điều khiển nhân viên triển khai thực Đây đặc trưng quan hệ điều khiển – phục tùng Các phòng có trách nhiệm phối hợp với Văn phòng việc cụ thể hóa – hướng dẫn cấp thực định Giam đốc Các nhân viên văn phòng phối hợp chung, hỗ trợ cơng việc mang tính vụ hành Tạo mối liên kết chặt chẽ, mật thiết mối quan hệ công việc xã hội nội quan, làm tăng hiệu hoạt động phòng 2.2.5 Bố trí phòng ban Trước đây, trang thiết bị Văn phòng Sở Nơng nghiệp Phát triển nơng thơn Hà Nội chưa đầy đủ Các phòng làm việc với diện tích nhỏ, hẹp… Ngoài ra, chưa nằm vững nguyên tắc tổ chức, bố trí khoa học phòng làm việc, nên xếp chưa hợp lý Với cách bố trí này, cán nhân viên nhiều thời gian cho việc di chuyển làm việc 2.2.6 Hiện đại hóa máy văn phòng Để theo kịp tiến trình đại hóa văn phòng, thực sách 22 cải cách hành cảu Nhà nước, phòng hành tổ chức bước đại hóa trang thiết bị đại, chưa đầy đủ song phục vụ tốt có hiệu việc xử lý, cung cấp thơng tin như: máy vi tính, máy in, máy fax điện thoại… ứng dụng công nghệ phần mềm vào quản lý phần mềm kế toán, kiểm tra giấc làm cán nhân viên 2.2.7 Nguyên tắc hoạt động Nghị định số 04/2015/NĐ-CP thực dân chủ hoạt động quan hành nhà nước đơn vị nghiệp cơng lập - Dân chủ nội quan, đơn vị bao gồm: trách nhiệm người đứng đầu quan, đơn vị cán bộ, công chức, viên chức việc thực dân chủ hoạt động nội quan, đơn vị; việc phải công khai để cán bộ, công chức, viên chức biết; việc cán bộ, công chức, viên chức tham gia ý kiến, người đứng đầu quan định; việc cán bộ, công chức, viên chức giám sát, kiểm tra; - Dân chủ quan hệ giải công việc với cơng dân, quan tổ chức có liên quan bao gồm: trách nhiệm người đứng đầu quan đơn vị cán bộ, công chức, viên chức quan hệ giải công việc với cơng dân, quan, tổ chức có liên quan; quan hệ người đứng đầu quan, đơn vị với quan cấp với quan cấp - Phát huy quyền làm chủ cán bộ, công chức, viên chức nâng cao trách nhiệm người đứng đầu quan, đơn vị - Góp phần xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức cơng bộc nhân dân, có đủ phẩm chất trị, phẩm chất đạo đức, lối sống, lực trình độ chun mơn, nghiệp vụ, làm việc có suất, chất lượng, hiệu quả, đáp ứng yêu cầu phát triển đổi đất nước - Phòng ngừa, ngăn chặn chống hành vi tham nhũng, lãng phí, quan liêu, phiền hà, sách nhiễu nhân dân 2.3 Nhận xét, đánh giá 23 2.3.1 Ưu điểm Lãnh đạo văn phòng trọng đến máy văn phòng, đáp ứng đầy đủ tính tinh gọn, tính hiệu lực tính linh hoạt xây dựng máy văn phòng quan, ưu điểm có tính định đến hiệu làm việc Văn phòng Bên cạnh đó, việc tổ chức lao động hợp lý với cấu nhân tinh giảm tối đa, tạo cán nhân viên linh hoạt xử lý công việc, tạo điều kiện cho cán bộ, nhân viên phát huy hết lực Việc giải mối quan hệ cán nhân viên Văn phòng nói riêng, Văn phòng với phận khác nói chung giám đốc Chánh văn phòng trọng Phối hợp xây dựng môi trường làm việc văn minh, lịch sự, gắn bó, tạo đồn kết quan Ngồi lãnh đạo Văn phòng trọng đến đào tạo nguồn nhân lực phòng, tăng cường chức phòng, tạo điều kiện hỗ trợ cho phận chức hoàn thành tốt nhiệm vụ, thúc đẩy hoạt động quan 2.3.2 Nhược điểm Bên cạnh mặt đạt được, tác động yếu tố khách quan chủ quan nên số mặt hạn chế Nhận thức đổi tổ chức máy văn phòng hạn chế, cấu tổ chức chưa hợp lý, chế hoạt động chưa khoa học, rời rạc, thiếu hẳn khâu kiểm tra, phối hợp hoạt động hành Văn phòng với hoạt động phòng khác, thực cách không đầy đủ, cán bộ, nhân viên tinh giảm tối đa làm cho việc bố trí nhân lực thường có chồng chéo chức năng, nhiệm vụ Ngồi ra, trình độ chun mơn cán nhân viên chưa đồng đều, đại hóa trang thiết bị văn phòng chưa đầu tư mức… yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu hoạt động văn phòng 2.3.3 Nguyên nhân a Nguyên nhân thành cơng 24 Cùng với sách đổi quản lý xếp lại quan Nhà nước Đó yếu tố tác động tích cực đến hoạt động Văn phòng, nâng vị trí, vai trò phòng nên tầm cao Cùng với quan tâm Lãnh đạo đơn vị, lãnh đạo phòng, giúp đỡ tổ chức đồn thể, cán nhân viên Văn phòng nỗ lực khắc phục khó khăn, phát huy mạnh, khơng ngừng xây dựng hồn thiện cấu tổ chức, bước nâng cao hiệu hoạt động phòng góp phần vào phát triển quan b Nguyên nhân tồn nhược điểm Nguyên nhân chủ quan lãnh đạo quan nhận thức tầm quan trọng, vị trí, vai trò văn phòng hoạt động quan chưa đầy đủ, thiếu kinh nghiệm thực tiễn việc tổ chức máy văn phòng Ý thức chấp hành nội quy, quy chế hoạt động quan chưa cao Quy mơ văn phòng gặp nhiều khó khăn, chưa có điều kiện mở rộng văn phòng, nguồn kinh phí đầu tư cho cơng tác quản lý, mua sắm trang thiết bị văn phòng eo hẹp nguyên nhân dẫn đến tồn việc tổ chức hoạt động Văn phòng Nguyên nhân khách quan thể chế giám sát, kiểm tra, tra…ở lĩnh vực tổ chức nhân hoạt động công vụ yếu kém, chậm thay đổi, sửa chữa bất cập, lạc hậu hệ thống thể chế Việt Nam Các văn pháp luật chủ trương sách Nhà nước nhiều chồng chéo, hay thay đổi, quan chưa kịp phân biệt loại hiệu lực, loại hết hiệu lực Còn nhiều bất cập chế quản lý điều hành nhà nước, chưa có định cụ thể thống cách tổ chức văn phòng hoạt động văn phòng 25 Tiểu kết Qua chương 2, tìm hiểu sở lý luận tổ chức máy Văn phòng Thực trạng cấu tổ chức hoạt động Văn phòng Đối với quan, hoạt động hiệu việc tăng cường xây dựng tổ chức cải cách máy văn phòng vô cần thiết Trên thấy rõ Bộ máy văn phòng Sở Nơng nghiệp phát triển nông thôn Hà nội, bên cạnh ưu điểm tồn hạn chế làm ảnh hưởng đến hoạt động máy văn phòng Sang chương đưa giải pháp hoàn thiện cấu máy tổ chức Văn phòng Sở để hoạt động có hiệu 26 27 Chương GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU BỘ MÁY TỔ CHỨC VĂN PHÒNG 3.1 Nâng cao nhận thức lãnh đạo quan vai trò, vị trí Văn phòng Văn phòng với vị trí “Trung tâm thần kinh” quan, nơi thu thập, xử lý tổng hợp thông tin quan, nơi soạn công văn, giấy tờ, tổ chức sử dụng hồ sơ, giao tiếp đối nội đối ngoại quan cung cấp dịch vụ hỗ trợ phận khác Với chức tham mưu văn phòng có nhiệm vụ cung cấp thơng tin, tham mưu tư vấn cho cấp lãnh đạo trình hoạch định tổ chức, định quản lý Bên cạnh đó, văn phòng cầu nối hoạt động phận tổ chức, tạo thông nhất, ăn khớp việc thực mục tiêu chung tổ chức Ngày nay, hoạt động hành văn phòng khơng ngừng mở rộng, nghiệp vụ văn phòng ngày gia tăng đóng vai trò quan trọng hoạt động doanh nghiệp, khẳng định phận thiếu quan Văn phòng có vị trí vai trò quan trọng nên, cần củng cố nâng cao nhận thức lãnh đạo quan, thấy tầm quan trọng văn phòng, qua thúc đẩy phát triển, nâng cao vai trò nhiệm vụ Văn phòng 3.2 Bổ sung thực quy chế tập chung dân chủ Quy chế tập trung dân chủ xem quy chế bản, tảng quan trọng tổ chức hoạt động cảu quan nhằm phát huy quyền làm chủ, tạo động lực mạnh mẽ để phát triển doanh nghiệp sở gắn bó chặt chẽ trách nhiệm lãnh đạo nhân viên Thực dân chủ quan phải đôi với nâng cao hiệu lực quản lý Nhà nước quan Nhà nước, khuyến khích tạo mơi trường làm việc thuận lợi cho hoạt động quản lý lãnh đạo chủ động, sáng tạo phù hợp với yêu cầu chế thị trường Người sử dụng lao động người lao động quan có nghĩa vụ 28 phải thực tốt nhiệm vụ giao, chấp hành nội quy quy chế quan đoàn thể, thực đầy đủ quyền dân chủ, giữ gìn kỉ luật, đấu tranh chống biểu tham nhũng, lợi dụng dân chủ gây đoàn kết nội bộ, nỗ lực phát triển lớn mạnh quan Tăng cường lãnh đạo tổ chức Đảng quan với toàn cán nhân viên thực đường lối, chủ trương sách Đảng, pháp luật Nhà nước nhằm phát triển quan hoạt động ngày hiệu Ban lãnh đạo quan phải lắng nghe ý kiến, phản ánh, phê bình cán bộ, nhân viên khơng có hành vi trù dập cán bộ, nhân viên đóng góp ý kiến, phê bình Cán nhân viên quan phải tự phê bình nghiêm túc, phát huy ưu điểm khắc phục nhược điểm để không ngừng tiến bộ, phải thẳng thắn phê bình, đấu tranh để xây dựng nội quan sạch, vững mạnh, kể góp ý kiến, phê bình Thủ trưởng quan; yêu cầu cán nhân viên có trách nhiệm đóng góp ý kiến vào việc xây dựng văn bản, đề án quan 3.3 Tăng cường công tác kiểm tra Tăng cường công tác kiểm tra nhằm kiểm tra, đánh giá thúc đẩy hoạt động văn phòng, từ rút kinh nghiệm để hồn thiện máy văn phòng quan Tùy theo cấp quản lý mà cấp áp dụng phương pháp kiểm tra riêng Kết kiểm tra cho phép nhà lãnh đạo, quản lý đánh giá mặt hình thức, mức độ hiệu quả, ngun nhân thành cơng khuyết điểm từ đưa biện pháp loại bỏ tồn - Thanh tra: Cấp phải tra định kì để theo dõi hoạt động máy Văn phòng - Kiểm tra ngân sách: Ngân sách công cụ cho việc kiểm tra, bao gồm việc phân tích số liệu, tỷ lệ phần trăm Nó cơng cụ thường sử dụng 29 cho kiểm tra toàn quan phận chun mơn có Văn phòng Để kiểm tra có hiệu cần phải tuân thủ nguyên tắc: + Nguyên tắc kiểm tra toàn diện + Nguyên tắc kiểm tra khách quan + Nguyên tắc kiểm tra kịp thời + Nguyên tắc kiểm tra cụ thể 3.4 Chuẩn hóa đội ngũ cán nhân viên Để nâng cao hiệu hoạt động văn phòng kiện tồn máy văn phòng, việc đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán quản lý, nhân viên văn phòng cần quan tâm mức nhằm xây dựng đội ngũ cán bộ, nhân viên có trình độ đạo đức, áp dụng nhiều hình thức đào tạo như: - Đối với cán chuyên môn đào tạo lại nhằm mở rộng kiến thức trình độ chun mơn, nâng cao trình độ hiểu biết trình độ học vấn - Có thể đào tạo nâng cao chất lượng cán hai hình thức: + Đào tạo chỗ: hình thức đào tạo vừa học vừa làm, người có trình độ hướng dẫn giúp đỡ người + Đào tạo quan: hình thức cử cán bộ, nhân viên học gửi đến quan khác học hỏi kinh nghiệm - Nâng cao nhận thức họ việc học tập nâng cao trình độ, xác định yêu cầu thực tế cá nhân Văn phòng nên thực số sách ưu đãi với cán nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ, tạo điều kiện cho họ phát triển lực cá nhân Ngoài ra, cần đưa tiêu chí tuyển dụng cụ thể, cơng khai để tuyển 30 chọn người có lực trình độ phù hợp với u cầu vị trí mà Văn phòng cần 3.5 Tăng cường biện pháp quản lý, nội quy, quy chế hoạt động quan Tăng cường biện pháp quản lý, nội quy, quy chế hoạt động quan biện pháp cần thiết đảm bảo hoạt động diễn theo kế hoạch, đạo lãnh đạo phải ý đến yêu cầu: - Mệnh lệnh điều hành phải thống nhất, phù hợp với thực tế truyền đạt kịp thời, xác - Thủ tục áp dụng trình điều hành phải rõ ràng, dễ áp dụng - Tránh vi phạm thẩm quyền - Xây dựng nội quy, quy chế theo nội dung pháp luật quy định theo tính chất cá biệt quan Để đảm bảo việc thực nội quy, quy chế hoạt động Văn phòng quan, Ban giám đốc lãnh đạo Phòng cần tuyên truyền, giáo dục nội quy, quy chế hoạt động, đôn đốc nhắc nhở việc thực Ngoài ra, thực việc động viên, khen thưởng, biểu dương người thực tốt nội quy, quy chế người có thành tích tốt cơng tác Đây tác động tích cực nhằm thúc đẩy cán bộ, nhân viên làm việc tích cực 3.6 Ứng dụng công nghệ thông tin, đầu tư trang thiết bị văn phòng cải tiến mơi trường làm việc Để tổ chức văn phòng hoạt động có hiệu việc lập kế hoạch đầu tư thêm trang thiết bị đại, cải tiến môi trường làm việc hướng tới nâng cao hiệu hoạt động văn phòng phận khác doanh nghiệp cần đáp ứng yêu cầu: - Phương tiện làm việc quan phải thích hợp với loại công 31 việc, sử dụng cách hiệu để góp phần giảm bớt cơng việc nặng nhọc quan - Xây dựng môi trường làm việc thuận lợi, có khả phát triển lực cá nhân Đáp ứng yêu cầu phương tiện làm việc bố trí theo trật tự logic, sử dụng máy móc hay cơng cụ để thay công việc tay chân tốn thời gian, ý yếu tố môi trường tác động đến tâm lý nhân viên - Đầu tư tiết kiệm: có nghĩa khơng phải thiết bị nhiều cơng việc quan luôn tốt Cần tránh xu phô trương, lãng phí Phải ý nâng cao xuất sử dụng thiết bị phận toàn quan - Luôn không ngừng đổi đại hóa thiết bị văn phòng, thay kịp thời thiệt bị lạc hậu 3.7 Nâng cao vai trò, trách nhiệm Văn phòng Cần có biện pháp tuyên truyền, giáo dục để cán công nhân viên công ty nhận thức đầy đủ vai trò, chức nhiệm vụ Văn phòng Chọn cán có lực, có đạo đức đáng tin cậy làm cơng tác văn phòng Có chế, sách đãi ngộ, động viên biểu dương cán bộ, nhân viên có thành tích cơng tác tốt Mặt khác có quy chế rõ ràng để xác định trách nhiệm, nhiệm vụ cán nahan viên toàn quan.Thực điều này, tức Văn phòng thực tốt chức năng, nhiệm vụ Tiểu kết Trên giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy Văn phòng Sở Văn phòng đóng vai trò “chiếc cầu nối” phận chức quan, đầu mối xử lý cung cấp thông tin quan, có nhiệm vụ đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động quan thông suốt Xuất phát từ tầm quan trọng hoạt động văn phòng quan nói riêng với kinh tế quốc dân nói chung, cần có nhận thức đầy đủ, 32 đắn tầm quan trọng vai trò văn phòng tổ chức máy văn phòng với quan Hi vọng giải pháp góp phần nâng cao chất lượng tổ chức máy văn phòng hoạt động hiệu KẾT LUẬN Qua trình học tập môn học trường khảo sát Sở Nông nghiệp Phát triển nông thôn Hà Nội, em nhận thức tầm quan trọng tổ chức máy Văn phòng quan Do nhận rõ trách nhiệm nên 33 Văn phòng Sở quan tâm đến cơng tác quản trị hành văn phòng nhằm bổ trợ cho đơn vị hồn thành tốt nhiệm vụ xây dựng máy văn phòng Hoạt động văn phòng hoạt động quan trọng diễn hàng ngày tất quan Nhà nước, doanh nghiệp Nó khơng đơn công việc soạn thảo, đánh máy, quản lý văn bản, đảm bảo sở vật chất phục vụ hoạt động quan, doanh nghiệp, mà nơi xử lý, tổng hợp chuyển tải thông tin nhằm phục vụ hoạt động quan Để hoạt động văn phòng đạt hiệu cao việc hồn thiện máy tổ chức văn phòng đóng vai trò định đến hiệu hoạt động văn phòng máy hoạt động tồn quan Hiện việc hoàn thiện máy tổ chức văn phòng Chính phủ, quan, doanh nghiệp trong, quan tâm có giải pháp hiệu quả, nhiều quan, doanh nghiệp dần hồn thiện tổ chức văn phòng mình, thích ứng với tình huống, ổn định phát triển, góp phần vào tăng trưởng kinh tế nước nhà đưa Việt Nam bước hội nhập vào kinh tế khu vực giới Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn hướng dẫn tận tình Thầy giáo Th Nguyễn Đăng Việt cô anh chị Sở Nông nghiệp phát triển Nông thôn Hà Nội tạo điều kiện thuận lợi giúp em hoàn thành Bài Tập lớn 34 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Giáo trình “Tổ chức quản lý văn phòng doanh nghiệp” trường Đại học Kinh tế, khoa hành doanh nghiệp, năm 2001 2.Tổ chức điều hành hoạt động cơng sở, NXB Chính trị quốc gia năm 1999 3.Quy chế thực dân chủ doanh nghiệp Nhà nước, NXB Thống kê, 4/2000 4.Quản trị hành chánh văn phòng, Nguyễn Hữu Thân, NXB Thống Kê 35 ... Sở Nông nghiệp Phát triển nông thông Hà Nội Sang chương 2, sâu vào thực trạng cấu tổ chức Văn phòng Sở Nơng nghiệp phát triển nông thông Hà Nội để thấy sở lý luận tổ chức máy văn phòng thực trạng. .. 1.1.3 Cơ cấu tổ chức máy .6 Chương 2: THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG TẠI SỞ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN HÀ NỘI 10 2.1 Cơ sở lý luận chung tổ chức Bộ máy Văn phòng ... cấu tổ chức văn phòng Sở Nông nghiệp phát triển nông thôn Hà Nội - Chương 3: Giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức văn phòng Sở nơng nghiệp phát triển nông thôn Hà Nội Chương 1: KHÁI QUÁT TỔ CHỨC VÀ