PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN CỦA CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP VÂN TRUNG

PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN CỦA CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP VÂN TRUNG

PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ

PHÂN QUYỀN CỦA CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP VÂN TRUNG

S

TÓM LƯỢC

Quản trị là hoạt động nhằm đạt được mục tiêu một cách có hiệu quả, bằng sự phối hợp các hoạt động của những người khác thông qua hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực trong tổ chức (Management Angelo Kinicki, Williams, Mc Graw Hill Irwin- New York 2006)

Tổ chức là quá trình xác định các công việc cần phải làm và những người làm các công việc đó, định rõ chức trách nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và cá nhân cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân này trong khi tiến hành công việc, nhằm thiết lập một môi trường thuận lợi cho hoạt động và đạt đến mục tiêu chung của

Phần thực tế: cụ thể hóa các tiêu chuẩn đánh giá thông qua các câu hỏi trong phiếu điều tra, gắn kết số liệu với các vấn đề, sử dụng các phương pháp thống kê để hỗ trợ cho việc xử lý thông tin thu thập được từ các phiếu điều tra trắc nghiệm có số lượng tương đối lớn Trên cơ sở đó, em sẽ đi sâu phân tích nhằm thấy rõ ảnh hưởng của các nhân tố môi trường tới cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty Từ đó đưa ra những

đề xuất, giải pháp thực sự hữu hiệu và khả thi nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành tốt chuyên đề tốt nghiệp này em đã nhận được rất nhiều sự giúp

đỡ từ phía thầy cô, các anh chị trong công ty TNHH thiết bị công nghiệp Vân Trung Lời đầu tiên cho em xin gửi tới nhà trường lời cảm ơn chân thành nhất vì đã cung cấp cho em những kiến thức về chuyên ngành Quản trị doanh nghiệp thương mại cũng như tạo điều kiện cho em được tiếp cận thực tế

Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới cô giáo Th.S Hoàng Thị Phi Yến Trong thời gian làm chuyên đề tốt nghiệp, em đã nhận được sự hướng dẫn tận tình, cô

đã giúp đỡ em rất nhiều trong trong việc bổ sung và hoàn thiện kiến thức còn thiếu để hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này một cách tốt nhất

Qua đây em cũng xin gửi lời cảm ơn tới quý công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung, đặc biệt là các anh, chị trong phòng Hành chính-nhân sự đã giúp

em tiếp cận với thực tế về tình hình hoạt động cũng như phát triển của công ty Trong thời gian thực tập tại Công ty, em đã được cung cấp những tài liệu quý báu giúp em hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này

Tuy nhiên, do thời gian, điều kiện có hạn và cách tiếp cận còn nhiều hạn chế về kiến thức cũng như kinh nghiệm cho nên khóa luận này cũng không tránh khỏi những khiếm khuyết, em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô để khóa luận tốt nghiệp của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn

Sinh viên Nguyễn Thị Hoa

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 6

CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN 10

1.1 Các khái niệm có liên quan 10

1.1.1 Khái niệm về cơ cấu tổ chức 10

1.1.2 Khái niệm về phân quyền 10

1.1.3 Sự cần thiết phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền 10

1.2 Nội dung cơ cấu tổ chức và phân quyền của doanh nghiệp 11

1.2.1 Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp 11

1.2.1.1 Đặc điểm của cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp 11

1.2.1.2 Các nguyên tắc tổ chức của doanh nghiệp 11

1.2.1.3 Một số mô hình cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp 12

1.2.2 Phân quyền trong doanh nghiệp 17

1.2.2.1 Nguyên tắc khi phân quyền 18

1.2.2.2 Các yêu cầu khi phân quyền 18

1.2.2.3 Quá trình phân quyền 18

1.2.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức và phân quyền 19

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN CỦA CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP VÂN TRUNG

23

2.1 Khái quát về doanh nghiệp 23

2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung 25

2.2.1 Đánh giá tổng quan ảnh hưởng của nhân tố môi trường tới tình hình cơ cấu tổ chức và phân quyền ở công ty 25

2.2.1.1 Ảnh hưởng của môi trường bên trong 25

2.2.1.2 Ảnh hưởng của môi trường bên ngoài 26

2.2.2 Phân tích kết quả dữ liệu thu thập được 28

2.2.2.1 Phân tích dữ liệu sơ cấp 28

2.2.2.2 Phân tích dữ liệu thứ cấp 33

2.3 Kết luận về thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung 37

2.3.1 Những thành công đạt được và nguyên nhân trong việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty 37

2.3.1.1 Những thành công 37

2.3.1.2 Nguyên nhân thành công 38

2.3.2 Những vấn đề còn tồn tại và nguyên nhân trong cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty 38

2.3.2.1 Những tồn tại 38

2.3.2.2 Nguyên nhân tồn tại 38

CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ VỚI THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN CỦA CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP VÂN TRUNG

40

3.1 Phương hướng hoạt động của công ty trong thời gian tới năm 2015 40

3.2 Quan điểm giải quyết thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung 40

3.3 Các đề xuất, kiến nghị về cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung 41

3.3.1 Hoàn thiện cơ cấu tổ chức trong công ty 41

3.3.2 Tái cơ cấu nhân viên trong công ty 43

3.3.3 Bồi dưỡng trình độ cán bộ công nhân viên 44

3.3.4 Hoàn thiện công tác phân quyền trong công ty 44

3.4 Một số kiến nghị khác 46

3.4.1 Ứng dụng công nghệ hiện đại vào quản lý 46

3.4.2 Sử dụng các biện pháp khích lệ, động viên nhân viên trong Công ty 47 3.4.3 Hoàn thiện công tác tổ chức nơi làm việc cho nhân viên 47

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 2.1: Cơ cấu lao động trong Công ty theo trình độ 26

Bảng 2.2: Tổng hợp kết quả khảo sát về thưc trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung 29

Bảng 2.2: Cơ cấu lao động của Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung qua một số năm từ 2010– 2012 34

Bảng 2.4: Cơ cấu lao động của công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung theo giới tính và phòng ban năm 2012 35

DANH MỤC HÌNH VẼ Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức trực tuyến 13

Sơ đồ 1.2: Cơ cấu tổ chức theo chức năng 14

Sơ đồ 1.3: Cơ cấu tổ chức theo ngành hàng kinh doanh 15

Sơ đồ 1.4: Cơ cấu tổ chức theo khu vực 15

Sơ đồ 1.5: Cơ cấu tổ chức theo định hướng khách hàng 16

Sơ đồ 1.6: Cơ cấu tổ chức theo ma trận 17

Sơ đồ 1.7: Mô hình tổ chức hỗn hợp 18

Sơ đồ 1.8: Mối quan hệ Cấu trúc-Chiến lược của A Chandler 21

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung 36

Sơ đồ 3.1: Cơ cấu tổ chức mới của Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung 44

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Một yêu cầu đặt ra là các doanh nghiệp muốn khẳng định vị trí của mình trên thương trường thì luôn phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức sao cho phù hợp với điều kiện thị trường Như vậy mới có thể góp phần không ngừng tăng năng suất lao động, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, vấn đề đặt ra cho các doanh nghiệp là làm sao xây dựng cho mình cơ cấu tổ chức và phân quyền hợp lý Bởi lẽ khi có một cơ cấu tổ chức quản lý hợp lý, phân quyền đúng đắn thì mới cho phép sử dụng tốt các nguồn lực, giúp cho việc ra các quyết định chính xác và tổ chức thực hiện có hiệu quả các quyết định đó, điều hoà phối hợp các hoạt động nhằm đạt được mục đích chung đề ra

Sau hơn 6 năm xây dựng và trưởng thành, hiện nay công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung đã cung cấp hơn 40 loại mặt hàng máy móc phục vụ cho sản xuất kinh doanh của nhiều doanh nghiệp Trong thời gian thực tập tại Công ty, em nhận thấy Công ty mặc dù đã có các phòng ban khá đầy đủ song sự phối hợp giữa các phòng ban còn lỏng lẻo, phân công nhiệm vụ chưa rõ ràng, hệ thống kiểm soát và đánh giá công việc chưa hoàn thiện, phần mềm quản lý lạc hậu, việc đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn của nhân viên chưa tốt…

Để đáp ứng được chiến lược kinh doanh, mục tiêu, nhiệm vụ hoạt động trong thời gian tới và khắc phục được những tồn tại hiện có, việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức

và phân quyền ở Công ty Thiết bị công nghiệp Vân Trung là tất yếu khách quan, là nhu cầu cấp bách Qua đó giúp Công ty nâng cao hiệu quả, sức cạnh tranh để phát triển mạnh hơn trong nền kinh tế thị trường, đồng thời hoàn thiện được quá trình sản xuất kinh doanh, tiết kiệm tối đa thời gian lao động và chi phí, sử dụng hiệu quả những nguồn lực

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu của đề tài

Đề tài hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại các công ty được rất nhiều sinh viên lựa chọn làm đề tài để thực hiện khóa luận tốt nghiệp, luận văn tốt nghiệp Sau đây em xin đưa ra một số đề tài như vậy:

Sinh viên Lê Đức Sơn- Lớp 41A1- Trường Đại học Thương Mại với đề tài luận

văn “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH Thương mại và Sản

xuất da Đại Lợi”, năm 2009

Sinh viên Tạ Thị Chinh- Lớp 42A1- Trường Đại học Thương Mại với đề tài luận

văn “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH Đầu tư Xây dựng và

Thương Mại Cường Giang”, năm 2010

Sinh viên Lê Thúy An- Lớp 43A4- Trường Đại học Thương Mại với đề tài luận văn

“Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty cổ phần Intimex trên địa bàn Hà Nội” năm 2011

Sinh viên Hoàng Thị Mai- Lớp 43A2- Trường Đại hoạc Thương Mại với đề tài

luận văn “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty cổ phần xây dựng

ALINE ” năm 2011

Sinh Viên Nguyễn Thị Mai Phương-Lớp 44A1-Trường Đại học Thương Mại

với khóa luận “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty Cổ Phần quốc tế

Đông Á” năm 2012

Sinh viên Phạm Thị Nhung - Lớp 44A2- Trường Đại học Thương Mại với đề tài

khóa luận “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH một thành

viên Nhật Linh”, năm 2012

Trong các luận văn và khóa luận trên đề cập tới nhiều góc độ khác nhau của công tác hoàn thiện co cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp thương mại nhưng chưa có đề tài tào trùng với đề tài khóa luận mà em đã lựa chọn Do chưa có công trình nghiên cứu nào liên quan đến cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung nên đề tài khóa luận “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung ” là hoàn toàn mới

3 Mục đích nghiên cứu

Đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền ở Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung Trên cơ sở đó đề xuất một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty Trách nhiệm hữu hạn thiết bị công nghiệp Vân Trung trong thời gian tới, định hướng đến năm 2015

4 Phạm vi nghiên cứu

Về thời gian: Đề tài nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty Trách nhiệm hữu hạn thiết bị công nghiệp Vân Trung trong những năm gần đây, tập trung vào 3 năm 2010, 2011, 2012 Dựa trên cơ sở đó, định hướng giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền ở công ty từ năm 2013 đến năm 2015

Về không gian: Đề tài được nghiên cứu công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung, địa chỉ: Số 1, ngõ 4A, Phú Diễn, Từ Liêm, Hà Nội

5 Phương pháp nghiên cứu

5.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

5.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp

- Phương pháp quan sát trực tiếp: Ghi lại có kiểm soát các sự kiện hoặc các hành vi

ứng xử của các nhà quản trị, các nhân viên làm việc trong đơn vị thực tập

- Phương pháp điều tra trắc nghiệm bằng bảng câu hỏi: Em đã xây dựng hai loại

phiếu điều tra trắc nghiệm: 5 phiếu cho đối tượng là nhà quản trị là giám đốc và các trưởng phòng vì họ là những người đứng đầu mỗi bộ phận và nắm quyền trong tổ chức

và 7 phiếu cho nhân viên vì họ là những người trực tiếp tham gia vào cơ cấu tổ chức và chịu sự phân quyền Sau đó gửi phiếu điều tra tới các đối tượng này trong Công ty để

thu thập được những thông tin cần thiết

- Phương pháp phỏng vấn: Có những vấn đề về cơ cấu tổ chức và phân quyền của

Công ty mà phiếu điều ta chưa thể làm rõ được, do vậy em đã tiến hành phỏng vấn chuyên sâu với nhà quản trị của công ty Để thực hiện công việc này em đã xây dựng những câu hỏi dài và phức tạp hơn nhằm có được đầy đủ hơn các dữ liệu về khách thể nghiên cứu Đối tượng được lựa chọn là Giám đốc vì Giám đốc chính là người nắm được tình hình cơ cấu tổ chức và phân quyền trong công ty một cách tổng quát nhất

5.1.2 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp

- Từ phía Công ty: báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, báo cáo tài chính, tình hình cơ cấu lao động

- Từ các công trình nghiên cứu trước: luận văn tốt nghiệp khóa 41, 42, 43 và 44 Khoa Quản trị doanh nghiệp- Đại học Thương mại

5.2 Phương pháp phân tích dữ liệu

5.2.1 Thống kê phân tích

Lập bảng thống kê số liệu, thống kê thông tin, sử dụng phương pháp phân tích kinh tế, phân tích thông tin để đánh giá sự thay đổi cũng như nguyên nhân của sự thay đổi đó và ảnh hưởng của nó tới khách thể nghiên cứu

5.2.2 So sánh đối chứng

Sử dụng phương pháp so sánh đối chứng để so sánh các chỉ tiêu về số tương đối

và tương đối giữa các năm sẽ được lập để thấy được sự khác biệt, sự thay đổi qua các năm

5.2.3 Phân tích tổng hợp

Trên cơ sở thu thập các số liệu, thông tin trên phiếu điều tra, kết quả phỏng vấn, quan sát trực tiếp Sau đó tổng hợp đánh giá và phân tích để thấy được từ tổng quan đến chi tiết về thực trạng về cơ cấu tổ chức và phân quyền ở công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung

6 Kết cấu đề tài

Ngoài phần tóm lược, lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, danh mục sơ

đồ, hình vẽ, danh mục từ viết tắt, danh mục tài liệu tham khảo và các phụ lục, nội dung của luận văn tốt nghiệp đề tài “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung” gồm ba chương như sau:

Chương 1: Một số vấn đề lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp

Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung

Chương 3: Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung

CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC

VÀ PHÂN QUYỀN 1.1 Các khái niệm có liên quan

1.1.1 Khái niệm về cơ cấu tổ chức

Tổ chức

Tổ chức là việc xác định những công việc cần làm và những người làm các công việc đó, xác định rõ trách nhiệm, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và cá nhân cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân này trong khi tiến hành công việc nhằm thiết lập môi trường thuận lợi cho mỗi các nhân, mỗi bộ phận nhằm đóng góp vào việc hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức

 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức là sự sắp xếp các bộ phận, các đơn vị trong một tổ chức thành một chỉnh thể thống nhất, với quan hệ về nhiệm vu và quyền hạn rõ ràng nhằm tạo nên một môi trường thuận lợi cho sự làm việc của mỗi cá nhân, mỗi bộ phận, hướng tới

mục tiêu chung của tổ chúc

1.1.2 Khái niệm về phân quyền

Phân quyền là quá trình chuyển giao nhiệm vụ và quyền hạn cho bộ phận hay cá

nhân trong tổ chức có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ đó

1.1.3 Sự cần thiết phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp

Do những áp lực từ môi trường cạnh tranh đòi hỏi cần thiết phải có sự thay đổi

để hoàn thiện tổ chức, bộ máy quản trị của doanh nghiệp Những áp lực cơ bản là:

- Tính đa dạng của sản phẩm, dịch vụ

- Chất lượng sản phẩm và chu trình giap hàng phải ngắn hơn

- Sự tiến bộ của khoa học kĩ thuật và công nghệ

- Nhu cầu tiêu dùng của xã hội ngày càng cao

- Những thay đổi về chính trị, xã hội

- Khuynh hướng toàn cầu hóa kinh doanh

Ngày nay quá trình toàn cầu hóa đang diễn ra một cách hết sức nhanh chóng và không một quốc gia nào có thể đứng ngoài xu hướng này được Việc toàn cầu hóa này

là cơ hội cho các doanh nghiệp nhưng đồng thời cũng là thách thức đối với các doanh nghiệp về khoa học công nghệ, vốn và nhất là về trình độ quản lý

Sự thay đổi thường xuyên của thị trường, sự phát triển của các đối thủ cạnh tranh bắt buộc doanh nghiệp phải có những cách nhìn mới, tư duy mới và biện pháp chiến lược sản xuất kinh doanh mới và thay đổi cả cách quản trị để thích nghi với môi

trường Để làm được điều đó các doanh nghiệp phải có sự hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động kinh doanh sao cho phù hợp

Hoàn thiện bộ máy theo hướng chuyên môn hóa có thể đáp ứng yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh trong môi trường ngày càng khắc nghiệt như hiện nay là nhiệm vụ của doanh nghiệp Trên cơ sở chiến lược kinh doanh, doanh nghiệp cần phải hoàn thiện bộ máy quản trị của mình để phát huy được vai trò, năng lực lãnh đạo và quản lý của bộ máy quản trị để thực hiện được những mục tiêu của chiến lược phát triển sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Bộ máy quản trị là lực lượng duy nhất có thể tiến hành nhiệm vụ quản trị Hoàn thiện bộ máy quản trị, làm cho bộ máy quản trị có hiệu lực hơn, hoàn thành nhiệm vụ quản trị phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh và mọi đặc điểm của doanh nghiệp

Như vậy doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì cần phải có bộ máy quản trị có hiệu quả

1.2 Nội dung cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp

1.2.1 Cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp

1.2.1.1 Đặc điểm của cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp

Cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp gồm có 3 đặc điểm sau:

 Tính tiêu chuẩn hóa

Đặc trưng này phản ánh mức độ ràng buộc các hoạt động, các hành vi của mỗi bộ phận

và cá nhân thông qua các chính sách và thủ tục, quy tắc hay các nội quy, quy chế Nếu mức độ ràng buộc cao và chặt chẽ thì tính tiêu chuẩn hóa cao sẽ tạo ra sức mạnh cho tổ chức

1.2.1.2 Các nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp

Để xây dựng một cơ cấu hợp lý, đáp ứng đầy đủ mọi yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh cần phải tuân thủ một số nguyên tắn sau đây:

Nguyên tắc cơ bản: Cơ cấu tổ chức phải đi theo và đáp ứng được yêu cầu của

chiến lược sản xuất kinh doanh Đây là nguyên tắc rất quan trọng và cơ bản trong việc

hình thành một mô hình bộ máy quản trị Nếu vi phạm nguyên tắc này sẽ dẫn tới sự suy giảm hoạt động của tổ chức, gây ra hiện tượng chồng chéo, trùng lặp hoặc bỏ trống các chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận và cá nhân trong tổ chức

Tính tối ưu: Phải đảm bảo giữa các khâu và các cấp đều được thiết lập các mối

quan hệ hợp lý, mang tính năng động cao, luôn đi sát và phục vụ cho mục đích đề ra của doanh nghiệp

Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị phải đảm bảo khả năng thích

ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong hệ thống cũng như ngoài hệ thống

Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị phải đảm bảo tính chính xác của

thông tin được sử dụng trong hệ thống nhờ đó đảm bảo được sự phối hợp nhịp nhàng giữa các hoạt động trong doanh nghiệp

Tính kinh tế: Cơ cấu tổ chức phải được tổ chức sao cho chi phí bỏ ra trong quá

trình xây dựng và sử dụng là thấp nhất nhưng phải đạt hiệu quả cao nhất

1.2.1.3 Một số mô hình cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp

Tùy theo đặc điểm, ưu, nhược điểm và các điều kiện áp dụng, mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn được mô hình tổ chức bộ máy quản trị thích hợp và đáp ứng được yêu cầu cho hoạt động sản xuất kinh doanh của mình

 Cơ cấu tổ chức trực tuyến

Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức trực tuyến

Đặc điểm: Đây là một trong những loại hình cơ cấu đầu tiên và là dạng của tổ

chức trong đó nhà quản trị là người đưa ra hầu hết các quyết định Nhà quản trị cố gắng giám sát mọi hoạt động trong tổ chức, việc hợp tác giữa các thành viên là dưới sự giám sát và chỉ đạo trực tiếp của nhà quản trị

Ưu điểm: Bộ máy gọn nhẹ, nhanh chóng, linh hoạt với chi phí quản lý thấp

Lãnh đạo doanh nghiệp

Lãnh đạo tuyến 1 Lãnh đạo tuyến 2 Lãnh đạo tuyến 3

Nhược điểm: Cơ cấu này đòi hỏi nhà lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện, tổng

hợp Cơ cấu này có mức chính thức hóa thấp nên các cá nhân không thể hiểu biết được một cách rõ rang trách nhiệm và nghĩa vụ của họ Kiểu cơ cấu này có thể làm cho bộ máy quản lý rơi vào tình trạng quá tải Do đó, cơ cấu này chỉ áp dụng đối với các doanh nghiệp quy mô nhỏ và việc quản lý không quá phức tạp

 Cơ cấu tổ chức theo chức năng

Đặc điểm: Cơ cấu này chia tổ chức thành các tuyến chức năng, mỗi tuyến là một bộ

phận đảm nhận thực hiện một hay một số chức năng, nhiệm vụ nào đó của tổ chức

Ưu điểm: Cơ cấu tổ chức này thúc đẩy chuyên môn hóa kỹ năng, tạo điều kiện

cho mỗi cá nhân phát huy đầy đủ năng lực, sở trường của mình đồng thời tích lũy được kiến thức và kinh nghiệm cho bản thân Giảm bớt gánh nặng quản lý cho người lãnh đạo chung những công việc quản lý được chuyên môn hóa một cách sâu sắc và thành thạo hơn, thu hút được chuyên gia vào công tác lãnh đạo Cơ cấu này còn giảm đi sự trùng lặp về nguồn lực và vấn đề phối hợp nội bộ trong lĩnh vực chuyên môn

Nhược điểm: Đối tượng quản lý phải chịu sự lãnh đạo của nhiều lãnh đạo khác

nhau, kiểu cơ cấu này làm suy yếu chế độ một thủ trưởng vì vậy dễ sinh ra tình trạng thiếu trách nhiệm rõ rang, thiếu kỉ luật chặt chẽ Mỗi cấp dưới sẽ chịu sự chỉ đạo của nhiều cấp trên, xảy ra mâu thuẫn giữa các cấp lãnh đạo Sự phối hợp hoạt động của người lãnh đạo chung với người lãnh đạo chức năng ngày càng khó khăn hơn khi khối lượng các vấn đề chuyên môn tăng lên Mô hình này phù hợp với tổ chức doanh nghiệp

có quy mô lớn, việc tổ chức phức tạp theo chức năng

Lãnh đạo doanh nghiệp

Lãnh đạo chức năng 1 Lãnh đạo chức năng 2

 Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp theo ngành hàng kinh doanh

Đặc điểm: Đây là cơ cấu tiêu biểu cho loại hình cơ cấu tổ chức hiện đại với những đặc

điểm cơ bản là chia doing nghiệp thành các nhánh mà mỗi nhánh sẽ đảm nhận toàn bộ hoạt động kinh doanh theo một ngành hàng hay một mặt hàng nhất định

Ưu điểm: Cơ cấu tổ chức theo ngành hàng, mặt hàng kinh doanh có thể dễ dàng

đổi mới và thích ứng với sự thay đổi của môi trường Cơ cấu này tạo cho giám đốc các

bộ phận có thể linh hoạt xử lý các tình huống kinh doanh Đảm bảo sự phối kết hợp và liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận trong doanh nghiêp

Nhược điểm: Trong nhiều hoạt động hay công việc có thể trùng lặp trong các bộ

phận khác nhau dẫn tới chi phí và giá thành tăng lên Không phát huy được đầy đủ năng lực, sở trường của nhân viên, khó thu hút được chuyên gia giỏi

 Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp theo khu vực

Đặc điểm: Cơ cấu tổ chức theo khu vực là một cơ chế phối hợp hữu hiệu để tập

chung các đơn vị khác nhau của công ty có sản phẩm và dịch vụ quan hệ với nhau Cơ

Lãnh đạo doanh nghiệp

Phụ trách ngành

hàng A

Phụ trách ngành hàng B

Phụ trách ngành hàng C

Tổng giám đốc

Giám đốc khu vực 1 Giám đốc khu vực 2 Giám đốc khu vực 3

cấu này phân chia doanh nghiệp thành các chi nhánh mà mỗi chi nhánh thực hiện hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp theo từng khu vực địa lý Đứng đầu mỗi chi nhánh

là giám đốc khu vực

Ưu điểm: Cơ cấu tổ chức theo khu vực làm giảm bớt phạm vi công việc cần phải

tiến hành trực tiếp của cấp quản trị, giúp cho họ có thêm điều kiện để đầu tư hoạt động chiến lược, tiết kiệm được chi phí đi lại cho nhân viên bán hàng, tạo dựng được các điều kiện thuận lợi do môi trường địa lý tự nhiên tạo ra nhất là các yếu tố đầu vào với chi phí thấp và ít rủi ro

Nhược điểm: Do mỗi khu vực có một giám đốc nên sẽ cần nhiều nhà quản trị

tổng hợp Công việc cũng có thể bị trùng lặp ở các khu vực khác nhau, phân tán nguồn lực và khó khăc ho việc kiểm soát hơn

 Cơ cấu tổ chức theo định hướng khách hàng

Đặc điểm: Cơ cấu tổ chức theo định hướng khách hàng chia doanh nghiệp thành

các nhánh mà mỗi nhánh là một bộ phận đảm nhận mọi hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm phục vụ một đối tượng khách hàng nào đó

Ưu điểm: Cơ cấu này cho phép toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp hướng vào

kết quả cuối cùng , cho phép và đòi hỏi nhà quản trị các bộ phận phải hoàn toàn chịu trách nhiệm đối với từng sản phẩm và dịch vụ Điều đó cho phép bộ phận quản trị cao nhất không phải bận tâm đến việc điều hành các sự việc hằng ngày mà có thể tập chung vào chiến lược dài hạn

Nhược điểm: Cơ cấu này tạo ra rất nhiều sự trùng lặp về các hoạt động chức

năng và sử dụng các nguồn lực, điều này sẽ dẫn tới việc lãng phí, gây ra tốn kém và giảm hiệu quả

 Cơ cấu tổ chức ma trận

Sơ đồ 1.6: Cơ cấu tổ chức theo ma trận

Đặc điểm: Nó có thể thỏa mãn được đồng thời 2 yêu cầu của môi trường kinh

doanh là đáp ứng các đòi hỏi về kỹ thuật và công nghệ cao, thỏa mãn được nhu cầu của khách hàng Đáp ứng được yêu cầu về trao đổi thông tin giữa các cá nhân, các nhóm, các khu vực mà từng cơ cấu tổ chức không đáp ứng được Cơ cấu ma trận có hai hệ thống cặp đôi (theo chức năng và theo mặt hàng, theo khu vực…) trong đó bao trùm lên về những mặt hàng cụ thể về một dự án hoặc một chương trình của doanh nghiệp

Ưu điểm: Có tính năng động cao, dễ di chuyển cán bộ có năng lực để thực hiện

các dự án khác nhau, sử dụng cán bộ có hiệu quả, tận dụng được cán bộ có chuyên môn cao Giảm bớt sự cồng kềnh cho các bộ máy quản lý của các dự án

Nhược điểm: Tồn tại song song hai tuyến chỉ đạo trực tuyến vì vậy dễ nảy sinh

mâu thuẫn trong việc thực hiện mệnh lệnh, có sự tranh chấp về quyền lực giữa các bộ phận và khó kiểm soát

Lãnh đạo tuyến 1

Lãnh đạo chức năng A

Lãnh đạo tuyến 2

Lãnh đạo chức năng BNgười lãnh đạo hệ thống

Đề

án 1

Đề

án 2

 Mô hình tổ chức hỗn hợp

Sơ đồ 1.7: Mô hình tổ chức hỗn hợp

Đặc điểm: Cấu trúc tổ chức hỗn hợp cho phép kết hợp các loại cấu trúc để khai

thác hiệu quả mọi nguồn lực trong tổ chức, tận dụng các ưu điểm và khắc phục những

hạn chế của các cấu trúc được kết hợp

Ưu điểm: Cho phép chuyên môn hóa một số cấu trúc tổ chức và rèn luyện cho

các nhà quản trị kỹ năng tổng hợp

Nhược điểm: Cấu trúc tổ chức trở nên phức tạp hơn, quyền lực và trách nhiệm

của các nhà quản trị có thể bị trùng lặp nhau, tạo ra sự xung đột và khó kiểm soát

1.2.2 Phân quyền trong doanh nghiệp

1.2.2.1 Nguyên tắc phân quyền

- Chức trách và quyền hạn rõ ràng: nhà quản trị khi giao chức trách quyền hạn cho

người dưới quyền mình, phải có quy định rõ ràng và được công bố công khai

- Không giao quyền vượt cấp: nhà quản trị khi trao quyền, chỉ có thể trao cho từng

cấp, không thể vượt cấp

- Đảm bảo khống chế có kết quả: nhà quản trị thông qua việc định ra các tiêu chuẩn

công tác, chế độ sát hạch, chế độ báo cáo và biện pháp giám sát, đôn đốc rõ ràng để nắm được kết quả công việc của người dưới quyền

PCT sản xuất PCT kỹ thuật PCT marketing PCT tài chính

Tổng giám đốc sản phẩm A Tổng giám đốc sản phẩm B

Giám đốc khu

vực 1

Giám đốc khu vực 2

Giám đốc khu vực 1

Giám đốc khu vực 2 Lãnh đạo doanh nghiệp

- Ứng biến quyền hành: nhà quản trị khi giao quyền cho cấp dưới cần phải phù hợp

với tính chất, quy mô, phương pháp kiểm soát của tổ chức cũng như khả năng của họ

1.2.2.2 Yêu cầu khi phân quyền

- Rộng rãi với cấp dưới, sẵn sàng cho họ cơ hội để tự khẳng định mình Tuy nhiên

sự rộng rãi này không được làm mất sự uy nghiêm của nhà quản trị

- Sẵn sàng giao cho nhà quản trị cấp dưới những quyền hạn nhất định, kể cả quyền

- Tin tưởng vào cấp dưới Cốt lõi của vấn đề phân quyền là "Cần phải tin vào nhân

viên của mình" Người lãnh đạo doanh nghiệp cần phải trao quyền quyết định cho các cấp càng thấp càng tốt để phát huy tính tự chủ của họ tránh trường hợp trao quyền rồi, vẫn không yên tâm, luôn nghi ngờ cấp dưới, thường xuyên can thiệp, ngăn cản việc

thực thi, tự chủ của cấp dưới được trao quyền

- Chấp nhận thất bại của cấp dưới Để khai thác được tối đa nguồn lực chất xám

trong doanh nghiệp, người lãnh đạo cần phải giao quyền tự quyết định giải quyết các vấn đề cho các cấp Họ phải học cách tự mình gỡ rối và nếm trải cả thành công lẫn thất

bại Và khi đó, nhà quản trị cần biết chấp nhận thất bại của người dưới quyền

- Biết cách kiểm tra, theo dõi tình hình thực hiện nhiệm vụ của cấp dưới Cơ cấu tổ

chức gắn con người với nhiệm vụ, vai trò và chỉ rõ cách thức những con người này kết hợp với nhau Tuy nhiên cơ cấu tổ chức không tự nó hàm chứa cơ chế động viên con người Vì thế cần có kiểm soát, mục đích là để cung cấp cho nhà quản trị một công cụ

để hướng nhân viên làm việc hướng đến mục tiêu của tổ chức, nhận rõ các phản hồi

giúp tổ chức và các thành viên của nó thực hiện tốt

1.2.2.3 Quá trình phân quyền trong doanh nghiệp

* Bước 1: Xác định mục tiêu phân quyền

Các mục tiêu chính của phân quyền trong doanh nghiệp:

- Cho phép nhà quản trị cấp cao dành nhiều thời gian hơn cho các quyết định mang tính chiến lược Các nhà quản trị cấp cao giao quyền hạn cho nhà quản trị trung gian,

và các nhà quản trị cơ sở, họ giảm được sự quá tải của thông tin, tập trung vào các quyết định chiến lược, do đó nâng cao hơn hiệu quả các quyết định của họ

- Tăng tính linh hoạt và thích ứng với các điều kiện địa phương của cơ cấu tổ chức Phân quyền sẽ nâng cao trách nhiệm của nhà quản trị cấp thấp hơn, nhà quản trị khu vực, cho họ được quyền quyết định một cách tức thời, nhanh chóng

- Giảm chi phí quản lý Khi các nhà quản trị cấp thấp hơn được giao quyền ra các quyết định quan trọng sẽ có ít nhà quản trị giám sát họ và nói với họ phải làm gì Ít nhà quản trị hơn kéo theo giảm chi phí quản lý

Như vậy phân quyền giúp nhà quản trị giảm nhẹ được công việc phải làm để tập trung vào những khâu then chốt, vừa kích thích tính tự chủ, sáng tạo và tinh thần trách nhiệm cấp dưới qua đó hoàn thành công việc trong phạm vi chức trách tốt hơn

* Bước 2: Tiến hành giao nhiệm vụ

Nhà quản trị tiến hành phân quyền chính là trao quyền cho người khác để họ thay mình thực hiện (giải quyết) các nhiệm vụ Do vậy khi giao quyền phải gắn với trách nhiệm và nghĩa vụ tương ứng

* Bước 3: Tiến hành giao quyền hạn cho người được giao nhiệm vụ

Mỗi nhà quản trị trong hệ thống tổ chức đều có quyền, trách nhiệm theo quy định và chỉ được sử dụng quyền hạn trong phạm vi chức trách của mình Sử dụng quyền lực phải tránh xu hướng lạm dụng hay né tránh quyền lực đều có thể hậu quả xấu

* Bước 4: Tiến hành kiểm tra theo dõi việc thưc hiện nhiệm vụ

Khi phân quyền cần tránh hai xu hướng: thứ nhất là tập trung quá nhiều vào cấp trên, dẫn đến mệt mỏi, công việc không chạy, hiệu quả thấp, và thứ hai là thiếu sự kiểm soát Nhà quản trị sẽ phải giám sát việc thực hiện nhiệm vụ của người được giao quyền

để đánh giá các hoạt động xem nó có được thực hiện một cách hiệu lực và hiệu quả hay không Nhờ đó thực hiện hành động sửa chữa để cải tiến sự thực hiện nếu nó không thực sự hữu hiệu

nghệ sẽ làm giảm thời gian thực hiện một nhiệm vụ cụ thể

1.2.3 Các nhân tố ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp

 Nhân tố chủ quan thuộc doanh nghiệp

- Chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp: Chiến lược của doanh nghiệp có thực hiện

thành công hay không phụ thuộc rất lớn vào tính hữu hiệu của cơ cấu tổ doanh nghiệp

Và khi chiến lược cơ bản của doanh nghiệp thay đổi theo thời gian hoạt động, cơ cấu tổ chức cũng phải thay đổi theo cho phù hợp với chiến lược Khi doanh nghiệp áp dụng một chiến lược mới, các vấn đề mới về quản trị xuất hiện và cơ cẩu tổ chức cũ trở nên không còn thích hợp nữa Lúc này buộc lòng doanh nghiệp phải thay đổi cơ cấu tổ

chức nếu không sẽ làm cho hiệu quả hoạt động giảm sút Cơ cấu tổ chức mới hình thành sẽ là phương tiện hữu hiệu để các nhà quản trị có thể phối hợp các hoạt động giữa những chức năng hay các bộ phận khác nhau nhằm khai thác đầy đủ các kỹ năng

và năng lực của họ Và kéo theo đó phạm vi quyền hạn của các thành viên trong tổ chức cũng sẽ thay đổi để tương thích với nhiệm vụ được giao phó

- Chức năng và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: Đây là cơ sở pháp lý,

là căn cứ quan trọng để từng tổ chức thiết kế cấu trúc tổ chức để đảm bảo thực hiện tốt nhất chức năng, nhiệm vụ của mình

Các hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp được thể hiện bằng những công việc, chức năng cụ thể Những công việc này đòi hỏi những kỹ năng chuyên môn, những phương tiện kỹ thuật, cách thức khác nhau trong việc sử dụng các nguồn lực cũng như phạm vi quyền hạn tương ứng để hoàn thành nhiệm vụ Cơ cấu tổ chức và phân quyền phải thể hiện được những sự khác nhau đó Một điều rõ ràng là một doanh nghiệp thương mại không thể giống một doanh nghiệp sản xuất hay doanh nghiệp dịch vụ về cơ cấu tổ chức và phân quyền

- Công nghệ của doanh nghiệp: Công nghệ của doanh nghiệp đòi hỏi hình thành

tương ứng một phương thức phân công nhiệm vụ, một phương thức kết hợp giữa các đơn vị thực hiện các nhiệm vụ Trong doanh nghiệp, công nghệ được sử dụng càng hiện đại bao nhiêu, thiết bị càng có xu hướng tự động hóa cao sẽ dẫn đến cấu trúc tổ chức càng giản đơn, tầm hạn của nhà quản trị cũng sẽ rộng hơn

- Quy mô của doanh nghiệp: Quy mô doanh nghiệp càng lớn, cấu trúc tổ chức càng

phức tạp, bởi vì quy mô lớn đòi hỏi tổ chức phải có nhiều cấp, nhiều bộ phận, đơn vị nên tạo ra nhiều mối quan hệ phức tạp trong tổ chức Và để có thể tập trung vào công tác chiến lược của công ty đòi hỏi nhà quản trị cấp cao lúc này phải tăng cường ủy nhiệm, ủy quyền cho nhà quản trị cấp dưới Việc làm này vừa có thể giảm áp lực cho nhà quản trị cấp cao lại vừa phát huy được tinh thần trách nhiệm của nhà quản trị cấp thấp hơn

- Con người và trang thiết bị: Với đội ngũ quản trị viên có trình độ, kinh nghiệm và

kiến thức thì trong cơ cấu tổ chức có thể giảm bớt đầu mối, giảm bớt các mối liên hệ,

các bộ phận quản trị với nhau

Với lực lượng lao động, nhân viên thừa hành có năng lực, có trình độ chuyên môn, ý thức kỷ luật cao…làm tăng khả năng làm việc độc lập, giảm việc hướng dẫn và kiểm soát Từ đó làm tăng tầm hạn quản trị của nhà quản trị, làm cho tổ chức ít có tầng

nấc trung gian

Với trang thiết bị quản trị hiện đại, đầy đủ sẽ đáp ứng tốt hơn các yêu cầu công việc, vì thế mà cấu trúc tổ chức quản lý sẽ đơn giản hơn Tuy nhiên việc đầu tư vào trang thiết bị, đổi mới và nâng cấp hệ thống cơ sở vật chất lại phụ thuộc vào khả năng tài chính của doanh nghiệp Do dó, khi đưa ra các quyết định này nhà quản trị phải tính

đến việc cân đối giữa chi phí quản lý bỏ ra và hiệu quả thu được

 Nhân tố khách quan bên ngoài doanh nghiệp

* Môi trường chung

- Môi trường kinh tế: Tính không chắc chắn ẩn chứa trong các mối quan hệ nhân quả

trên trị trường, môi trường cạnh tranh năng động và nền kinh tế toàn cầu thay đổi nhanh chóng là nguyên nhân chủ yếu gây ra các khó khăn cho sự tương thích của cơ cấu tổ chức với mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp Điều này buộc doanh nghiệp không ngừng hoàn thiện cơ cấu tổ chức của mình đồng thời tạo cho nó tính linh hoạt để thích nghi với hoàn cảnh

- Môi trường pháp luật: Sự hoàn thiện hệ thống văn bản pháp luật sẽ tạo ra môi

trường pháp lý bình đẳng cho các doanh nghiệp hoạt động, đảm bảo cho sự bình đẳng trước pháp luật cho mọi loại hình doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp phát triển, ổn định

cơ cấu tổ chức Ngược lại, nếu hệ thống pháp luật thiếu hoàn thiện, thường xuyên thay đổi buộc doanh nghiệp phải có sự điều chỉnh theo để phù hợp với pháp quy

- Môi trường chính trị- xã hội: chính trị xã hội ổn định, khuyến khích hợp tác phát

triển, chính sách kinh tế, đầu tư thông thoáng …tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh

nghiệp có thể đẩy mạnh sản xuất kinh doanh, mở rộng quy mô, hình thành cơ cấu tổ chức phù hợp để thúc đẩy sự phát triển.Và ngược lại khi môi trường chính trị xã hội bất

ổn, chứa đựng nhiều rủi ro hoạt động của doanh nghiệp bị giới hạn, quy mô bị co cụm lại

- Môi trường văn hóa: văn hóa, lối sống, phong tục tập quán…sẽ tác động hình

thành nên văn hóa tiêu dùng của từng vùng, quốc gia và hình thành văn hóa từng doanh nghiệp Văn hóa tiêu dùng ảnh hưởng tới khách hàng của doanh nghiệp buộc họ phải thích ứng, bao gồm cả việc lựa chọn mô hình tổ chức phù hợp với các đặc trưng riêng của các nhóm khách hàng tương ứng Và văn hóa doanh nghiệp tác động đến cách doanh nghiệp hoạt động, đến quan hệ, cách ứng xử với đối tượng bên ngoài, ảnh hưởng tới môi trường nội bộ Từ đó tác động tới cơ cấu tổ chức và phân quyền của doanh

nghiệp

* Môi trường đặc thù

- Khách hàng: là người quyết định đầu ra, nuôi sống doanh nghiệp Các yếu tố thuộc

về khách hàng như sức mua, nhu cầu, thị hiếu hay sự tín nhiệm của khách hàng là cơ

sở thông tin để ra quyết định trong hoạch định chiến lược, mục tiêu và tổ chức phục vụ…từ đó ảnh hưởng tới việc lựa chọn mô hình cơ cấu tổ chức thích hợp Ví dụ như với khách hàng của doanh nghiệp rất đa dạng thì nên chọn cơ cấu theo sản phẩm, nếu

ổn định thì có thể chọn mô hình chức năng…

Do vậy, cơ cấu tổ chức của cũng phải được thiết kế sao có thể hỗ trợ hữu hiệu cho việc đáp ứng ngày càng cao như cầu của khách hàng

- Người cung ứng: là nguồn cung cấp tài chính, lao động, hàng hóa, nguyên vật liệu,

thông tin…cho doanh nghiệp Các yếu tố như số lượng nhà cung ứng, chất lượng, giá

cả của họ sẽ quyết định tính thường xuyên, đều đặn của quá trình kinh doanh, chất lượng, giá cả, khả năng cạnh tranh của sản phẩm Do vậy, đó là cơ sở để ra các quyết định quản trị bao gồm cả về cơ cấu tổ chức và phân quyền

- Đối thủ cạnh tranh: là những doanh nghiệp thỏa mãn cùng một loại nhu cầu của

khách hàng, đó có thể là đối thủ trực tiếp hay gián tiếp, thực tế hay tiềm năng

Áp lực cạnh tranh ngày càng gia tăng, đòi hỏi các doanh nghiệp phải tập trung mọi cô gắng để đáp ứng một cách ngày càng đầy đủ và chính xác đòi hỏi của khách hàng Điều này dẫn đến các doanh nghiệp phải hình thành cho mình một cơ cấu tổ chức cho phép khai thác lợi thế cạnh tranh hiện tại trong khi lại cho phép nó phát triển các lợi thế mới

- Chính sách quản lý của Nhà nước về ngành, lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp: Tùy theo mục tiêu phát triển từng thời kỳ, Nhà nước sẽ có những chính sách

tương ứng cho từng ngành nghề để vừa phát triển nền kinh tế một cách mạnh mẽ, bền vững lại vừa hình thành cơ cấu kinh tế hợp lý, hài hòa Các chính quản lý của Nhà nước có thể tác động tới doanh nghiệp như một sự hỗ trợ tích cực, tạo ra động lực cho

sự phát triển sản xuất kinh doanh từ đó ảnh hưởng tới chiến lược hay nhu cầu mở rộng quy mô hoạt động làm thay đổi cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp Và ngược lại

Vậy, tóm lại các doanh nghiệp khi xây dựng cơ cấu tổ chức cho mình bên cạnh việc chịu ảnh hưởng của môi trường chính trị chung, thì còn phải quan tâm đến các chính sách quản lý riêng của Nhà nước về ngành nghề kinh doanh và lĩnh vực mình đang, sẽ tham gia hoạt động

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC

VÀ PHÂN QUYỀN CỦA CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP

VÂN TRUNG 2.1 Khái quát về doanh nghiệp

Tên doanh nghiệp: công ty TNHH thiết bị công nghiệp Vân Trung

Tên tiếng Anh: Van Trung Machinery Company Limited

Tên viết tắt: VMC

Địa điểm: Số 1, ngõ 4A, Phú Diễn, Từ Liêm, Hà Nội

Thành lập ngày 12/11/2006

Giám đốc: Dương Văn Oanh

Chức năng, nhiệm vụ của công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung

trong công ty

+ Xây dựng và thực hiện kế hoạch, không ngừng nâng cao hiệu quả sản xuất kinh

doanh thúc đẩy Công ty phát triển, đẩy mạnh đầu tư, áp dụng khoa học công nghệ tiên

tiến và công nghệ mới nhằm tạo ra những dịch vụ tốt nhất

+ Quản lý và sử dụng có hiệu quả nguồn vốn, ổn định tình hình tài chính nhằm thực

hiện chiến lược kinh doanh của công ty, đảm bảo có lãi

+ Ngoài ra, Công ty còn có nhiệm vụ thực hiện các nghĩa vụ đối với Nhà nước

Ngành nghề kinh doanh :

1 Tư vấn chuyển giao công nghệ, đào tạo dạy nghề

2 Sản xuất lắp đặt máy vi tính, phần mềm máy vi tính

3 Dịch vụ bảo trì và sửa chữa máy móc, thiết bị

4 Kinh doanh :

- Máy công cụ , phầm mềm máy CNC (gia công cơ khí )

- Dụng cụ đo chính xác trong ngành cơ khí

- Thiết bị đo đạc bằng tia Laser trong ngành xây dựng

- Tắckê – bulông – hóa chất liên kết trong ngành xây dựng

- Máy hàn hồ quang một chiều, xoay chiều, Máy hàn MIG - MAG, Máy hàn TIG

2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty

TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung

2.2.1 Đánh giá tổng quan ảnh hưởng của nhân tố môi trường tới tình hình cơ cấu

tổ chức và phân quyền ở công ty

2.2.1.1 Ảnh hưởng của môi trường bên trong

* Chiến lược và mục tiêu của Công ty:

Chiến lược đề ra mục tiêu cho Công ty trong những năm tới là phấn đấu đảm bảo sự ổn định trong mọi hoạt động nhằm cung cấp những sản phẩm và dịch vụ thỏa mãn nhu cầu của thị trường góp phần nhiều hơn nữa cho cộng đồng và sự phát triển

của đất nước

* Quy mô của doanh nghiệp: Đến nay, sau hơn 6 năm hoạt động Công ty TNHH Thiết

bị công nghiệp Vân Trung đã mở rộng quy mô ra gấp nhiều lần Công ty đã không chỉ hoạt động trong lĩnh vực thương mại mà đã mở rộng sang cung cấp dịch vụ Cùng với việc mở rộng quy mô hoạt động như vậy, cơ cấu tổ chức của công ty đã có rất nhiều thay đổi qua các thời kỳ Các phòng ban được thành lập, được chuyên môn hóa chức năng, cơ cấu tổ chức và phân quyền được thay đổi theo hướng mở rộng để thích nghi với thực tiễn sản xuất kinh doanh

* Con người

Bảng 2.1: Cơ cấu lao động trong Công ty theo trình độ

(Nguồn: Phòng hành chính-nhân sự)

Hiện nay trong công ty có 21 người có trình độ đại học và cao đẳng Ban giám đốc

và các trưởng phòng đều tốt nghiệp đại học chính quy Không những vậy, họ còn có bề dày kinh nghiệm trong công tác Bên cạnh đó là đội ngũ nhà quản trị trẻ, giàu nhiệt huyết và sáng tạo có thể đảm đương được nhiệm vụ của mình trong tổ chức Tuy nhiên các nhà quản trị này hầu như lại chỉ tập trung vào chức năng của phòng ban mình làm hạn chế tầm nhìn, giảm tính phối hợp giữa các bộ phận và tính linh hoạt của tổ chức kém

* Công nghệ của doanh nghiệp

Với việc hoạt động trên hai lĩnh vực là kinh doanh máy móc và cung cấp dịch vụ, Công

ty đã trang bị các loại thiết bị văn phòng, các phần mềm quản lý, các thiết bị sản xuất… Tuy nhiên các loại thiết bị này đã lạc hậu, chưa ứng dụng công nghệ hiện đại vào hoạt động quản lý, hệ thống máy tính chưa được tích hợp với các phần mềm quản lý hiện đại… Điều này ảnh hưởng không nhỏ tới cơ cấu tổ chức của công ty Đơn cử là phần mền quản lý siêu thị hiện nay đã lạc hậu, không đáp ứng được yêu cầu quản lý về số liệu như: trưng bày hàng hóa, quản lý nhập hàng, quản lý hàng tồn kho… theo xu hướng của bán lẻ hiện đại làm gia tăng công việc cho nhà quản lý và số nhân viên cần

để thực hiện các nghiệp vụ này cũng tăng lên đáng kể

3.2.2.2 Nhân tố bên ngoài

• Môi trường chung

* Môi trường kinh tế: Trong nền kinh tế luôn luôn phát triển, các doanh nghiệp đẩy

mạnh sản xuất hàng hoá là xu thế của các doanh nghiệp Việt Nam Năm 2012, mặc dù kinh tế Việt Nam đã có nhiều khởi sắc sau khủng hoảng song vẫn còn tiềm ẩn nhiều rủi

ro, đặt ra những thách thức không nhỏ cho Công ty Điều này càng đòi hỏi Công ty càng phải nhanh chóng hoàn thành một cơ cấu tổ chức lớn hơn nhưng vẫn hợp lý và

hữu hiệu

* Môi trường pháp luật: Hệ thống pháp luật Việt Nam ngày càng hoàn thiện và phù

hợp hơn, đảm bảo sự công bằng cho mọi loại hình doanh nghiệp, tạo ra môi trường

pháp lý giúp doanh nghiệp phát triển, ổn định về cơ cấu tổ chức

* Môi trường chính trị xã hội: Việt Nam là nước có nền chính trị xã hội ổn định, nhà

nước chủ trương giao cho các doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế quyền được tự hạch toán để phát huy tính tự chủ của mình, luôn khuyến khích sự hợp tác phát triển, các

chính sách kinh tế, đầu tư thông thoáng… Tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh

nghiệp có thể đẩy mạnh sản xuất kinh doanh, mở rộng quy mô

* Môi trường văn hóa: Trong thời gian hoạt động 6 năm từ 2006 Khi mà khách

hàng Việt Nam đã quen với việc lựa chọn sản phẩm trực tiếp, thị trường bán lẻ máy công nghiệp Việt Nam phát triển làm gia tăng đáng kể những đối thủ cạnh tranh thì cơ cấu tổ chức này lại chưa thể tạo ra được lợi thế cạnh tranh cho Công ty Và đến 20010 Công ty quyết định đưa thêm hình thức bán hàng qua mạng để tạo sự thuận lợi cho

khách hàng

• Môi trường đặc thù