PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN CỦA CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP VÂN TRUNG

PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN CỦA CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP VÂN TRUNG

1 PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN CỦA CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP VÂN TRUNG S 2 TÓM LƯỢC Quản trị là hoạt động nhằm đạt được mục tiêu một cách có hiệu quả, bằng sự phối hợp các hoạt động của những người khác thông qua hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực trong tổ chức. (Management Angelo Kinicki, Williams, Mc Graw Hill Irwin- New York 2006). Tổ chức là quá trình xác định các công việc cần phải làm và những người làm các công việc đó, định rõ chức trách nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và cá nhân cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân này trong khi tiến hành công việc, nhằm thiết lập một môi trường thuận lợi cho hoạt động và đạt đến mục tiêu chung của tổ chức. Với luận văn “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty TNHH thiết bị công nghiệp Vân Trung” em đã đưa vào 2 phần: Phần lý luận: Liên quan đến cơ cấu tổ chức và phân quyền và phân tích thực trạng tại Công ty, em đã nêu ra được vấn đề tồn tại của Công ty và đưa ra được những giải pháp như: xác định rõ ràng chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban, bố trí và sử dụng hợp lý lao động theo đúng chuyên môn, tăng cường phối hợp hoạt động giữa ban lãnh đạo và các phòng ban trong công ty… Phần thực tế: cụ thể hóa các tiêu chuẩn đánh giá thông qua các câu hỏi trong phiếu điều tra, gắn kết số liệu với các vấn đề, sử dụng các phương pháp thống kê để hỗ trợ cho việc xử lý thông tin thu thập được từ các phiếu điều tra trắc nghiệm có số lượng tương đối lớn. Trên cơ sở đó, em sẽ đi sâu phân tích nhằm thấy rõ ảnh hưởng của các nhân tố môi trường tới cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty. Từ đó đưa ra những đề xuất, giải pháp thực sự hữu hiệu và khả thi nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty. 3 4 LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành tốt chuyên đề tốt nghiệp này em đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ từ phía thầy cô, các anh chị trong công ty TNHH thiết bị công nghiệp Vân Trung. Lời đầu tiên cho em xin gửi tới nhà trường lời cảm ơn chân thành nhất vì đã cung cấp cho em những kiến thức về chuyên ngành Quản trị doanh nghiệp thương mại cũng như tạo điều kiện cho em được tiếp cận thực tế. Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới cô giáo Th.S Hoàng Thị Phi Yến. Trong thời gian làm chuyên đề tốt nghiệp, em đã nhận được sự hướng dẫn tận tình, cô đã giúp đỡ em rất nhiều trong trong việc bổ sung và hoàn thiện kiến thức còn thiếu để hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này một cách tốt nhất. Qua đây em cũng xin gửi lời cảm ơn tới quý công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung, đặc biệt là các anh, chị trong phòng Hành chính-nhân sự đã giúp em tiếp cận với thực tế về tình hình hoạt động cũng như phát triển của công ty. Trong thời gian thực tập tại Công ty, em đã được cung cấp những tài liệu quý báu giúp em hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này. Tuy nhiên, do thời gian, điều kiện có hạn và cách tiếp cận còn nhiều hạn chế về kiến thức cũng như kinh nghiệm cho nên khóa luận này cũng không tránh khỏi những khiếm khuyết, em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô để khóa luận tốt nghiệp của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành c ảm ơn Sinh viên Nguyễn Thị Hoa 5 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 6 CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN 10 1.1 Các khái niệm có liên quan 10 1.1.1 Khái niệm về cơ cấu tổ chức 10 1.1.2 Khái niệm về phân quyền 10 1.1.3 Sự cần thiết phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền 10 1.2 Nội dung cơ cấu tổ chức và phân quyền của doanh nghiệp 11 1.2.1 Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp 11 1.2.1.1 Đặc điểm của cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp 11 1.2.1.2 Các nguyên tắc tổ chức của doanh nghiệp 11 1.2.1.3 Một số mô hình cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp 12 1.2.2 Phân quyền trong doanh nghiệp 17 1.2.2.1 Nguyên tắc khi phân quyền 18 1.2.2.2 Các yêu cầu khi phân quyền 18 1.2.2.3 Quá trình phân quyền 18 1.2.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức và phân quyền 19 CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN CỦA CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP VÂN TRUNG 23 2.1 Khái quát về doanh nghiệp 23 2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung 25 2.2.1 Đánh giá tổng quan ảnh hưởng của nhân tố môi trường tới tình hình cơ cấu tổ chức và phân quyền ở công ty 25 2.2.1.1 Ảnh hưởng của môi trường bên trong 25 2.2.1.2 Ảnh hưởng của môi trường bên ngoài 26 2.2.2 Phân tích kết quả dữ liệu thu thập được 28 6 2.2.2.1 Phân tích dữ liệu sơ cấp 28 2.2.2.2 Phân tích dữ liệu thứ cấp 33 2.3 Kết luận về thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung 37 2.3.1 Những thành công đạt được và nguyên nhân trong việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty 37 2.3.1.1 Những thành công 37 2.3.1.2 Nguyên nhân thành công 38 2.3.2 Những vấn đề còn tồn tại và nguyên nhân trong cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty 38 2.3.2.1 Những tồn tại 38 2.3.2.2 Nguyên nhân tồn tại 38 CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ VỚI THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN CỦA CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP VÂN TRUNG 40 3.1 Phương hướng hoạt động của công ty trong thời gian tới năm 2015 40 3.2 Quan điểm giải quyết thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung 40 3.3 Các đề xuất, kiến nghị về cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung 41 3.3.1 Hoàn thiện cơ cấu tổ chức trong công ty 41 3.3.2 Tái cơ cấu nhân viên trong công ty 43 3.3.3 Bồi dưỡng trình độ cán bộ công nhân viên 44 3.3.4 Hoàn thiện công tác phân quyền trong công ty 44 3.4 Một số kiến nghị khác 46 3.4.1 Ứng dụng công nghệ hiện đại vào quản lý 46 7 3.4.2 Sử dụng các biện pháp khích lệ, động viên nhân viên trong Công ty 47 3.4.3 Hoàn thiện công tác tổ chức nơi làm việc cho nhân viên 47 8 DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1: Cơ cấu lao động trong Công ty theo trình độ 26 Bảng 2.2: Tổng hợp kết quả khảo sát về thưc trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung 29 Bảng 2.2: Cơ cấu lao động của Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung qua một số năm từ 2010– 2012 34 Bảng 2.4: Cơ cấu lao động của công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung theo giới tính và phòng ban năm 2012 35 DANH MỤC HÌNH VẼ Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức trực tuyến 13 Sơ đồ 1.2: Cơ cấu tổ chức theo chức năng 14 Sơ đồ 1.3: Cơ cấu tổ chức theo ngành hàng kinh doanh 15 Sơ đồ 1.4: Cơ cấu tổ chức theo khu vực 15 Sơ đồ 1.5: Cơ cấu tổ chức theo định hướng khách hàng 16 Sơ đồ 1.6: Cơ cấu tổ chức theo ma trận 17 Sơ đồ 1.7: Mô hình tổ chức hỗn hợp 18 Sơ đồ 1.8: Mối quan hệ Cấu trúc-Chiến lược của A. Chandler 21 Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung 36 Sơ đồ 3.1: Cơ cấu tổ chức mới của Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung 44 9 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Một yêu cầu đặt ra là các doanh nghiệp muốn khẳng định vị trí của mình trên thương trường thì luôn phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức sao cho phù hợp với điều kiện thị trường. Như vậy mới có thể góp phần không ngừng tăng năng suất lao động, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, vấn đề đặt ra cho các doanh nghiệp là làm sao xây dựng cho mình cơ cấu tổ chức và phân quyền hợp lý. Bởi lẽ khi có một cơ cấu tổ chức quản lý hợp lý, phân quyền đúng đắn thì mới cho phép sử dụng tốt các nguồn lực, giúp cho việc ra các quyết định chính xác và tổ chức thực hiện có hiệu quả các quyết định đó, điều hoà phối hợp các hoạt động nhằm đạt được mục đích chung đề ra. Sau hơn 6 năm xây dựng và trưởng thành, hiện nay công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung đã cung cấp hơn 40 loại mặt hàng máy móc phục vụ cho sản xuất kinh doanh của nhiều doanh nghiệp. Trong thời gian thực tập tại Công ty, em nhận thấy Công ty mặc dù đã có các phòng ban khá đầy đủ song sự phối hợp giữa các phòng ban còn lỏng lẻo, phân công nhiệm vụ chưa rõ ràng, hệ thống kiểm soát và đánh giá công việc chưa hoàn thiện, phần mềm quản lý lạc hậu, việc đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn của nhân viên chưa tốt… Để đáp ứng được chiến lược kinh doanh, mục tiêu, nhiệm vụ hoạt động trong thời gian tới và khắc phục được những tồn tại hiện có, việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền ở Công ty Thiết bị công nghiệp Vân Trung là tất yếu khách quan, là nhu cầu cấp bách. Qua đó giúp Công ty nâng cao hiệu quả, sức cạnh tranh để phát triển mạnh hơn trong nền kinh tế thị trường, đồng thời hoàn thiện được quá trình sản xuất kinh doanh, tiết kiệm tối đa thời gian lao động và chi phí, sử dụng hiệu quả những nguồn lực. 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu của đề tài Đề tài hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại các công ty được rất nhiều sinh viên lựa chọn làm đề tài để thực hiện khóa luận tốt nghiệp, luận văn tốt nghiệp. Sau đây em xin đưa ra một số đề tài như vậy: Sinh viên Lê Đức Sơn- Lớp 41A1- Trường Đại học Thương Mại với đề tài luận văn “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH Thương mại và Sản xuất da Đại Lợi”, năm 2009. 10 Sinh viên Tạ Thị Chinh- Lớp 42A1- Trường Đại học Thương Mại với đề tài luận văn “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH Đầu tư Xây dựng và Thương Mại Cường Giang”, năm 2010. Sinh viên Lê Thúy An- Lớp 43A4- Trường Đại học Thương Mại với đề tài luận văn “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty cổ phần Intimex trên địa bàn Hà Nội” năm 2011. Sinh viên Hoàng Thị Mai- Lớp 43A2- Trường Đại hoạc Thương Mại với đề tài luận văn “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty cổ phần xây dựng ALINE ” năm 2011 Sinh Viên Nguyễn Thị Mai Phương-Lớp 44A1-Trường Đại học Thương Mại với khóa luận “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty Cổ Phần quốc tế Đông Á” năm 2012. Sinh viên Phạm Thị Nhung - Lớp 44A2- Trường Đại học Thương Mại với đề tài khóa luận “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH một thành viên Nhật Linh”, năm 2012. Trong các luận văn và khóa luận trên đề cập tới nhiều góc độ khác nhau của công tác hoàn thiện co cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp thương mại nhưng chưa có đề tài tào trùng với đề tài khóa luận mà em đã lựa chọn. Do chưa có công trình nghiên cứu nào liên quan đến cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung nên đề tài khóa luận “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung ” là hoàn toàn mới. 3. Mục đích nghiên cứu Đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền ở Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung. Trên cơ sở đó đề xuất một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty Trách nhiệm hữu hạn thiết bị công nghiệp Vân Trung trong thời gian tới, định hướng đến năm 2015. 4. Phạm vi nghiên cứu Về thời gian: Đề tài nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty Trách nhiệm hữu hạn thiết bị công nghiệp Vân Trung trong những năm gần đây, tập trung vào 3 năm 2010, 2011, 2012. Dựa trên cơ sở đó, định hướng giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền ở công ty từ năm 2013 đến năm 2015. Về không gian: Đề tài được nghiên cứu công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung, địa chỉ: Số 1, ngõ 4A, Phú Diễn, Từ Liêm, Hà Nội. [...]... liệu tham khảo và các phụ lục, nội dung của luận văn tốt nghiệp đề tài “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung gồm ba chương như sau: Chương 1: Một số vấn đề lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung Chương 3:... đủ và chính xác hơn về cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung, em đã tiến hành phỏng vấn trực tiếp Ông Nguyễn Đình Phát- Phó giám đốc Công ty Kết quả được tổng hợp như sau: Ông Phát cho biết mô hình tổ chức của Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung hiện nay là mô hình công ty TNHH, cơ cấu tổ chức là sự kết hợp mô hình 34 trực tuyến -chức năng Tuy nhiên cơ cấu. .. nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung 12 CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN 1.1 Các khái niệm có liên quan 1.1.1 Khái niệm về cơ cấu tổ chức Tổ chức Tổ chức là việc xác định những công việc cần làm và những người làm các công việc đó, xác định rõ trách nhiệm, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và cá nhân cũng... quả khảo sát về thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung ta thấy công ty đang vi phạm nguyên tắc Chức trách và quyền hạn phải rõ ràng” và “Ứng biến quyền hành” trong phân quyền nhưng mức độ vi phạm thấp Mặc dù sự phân công nhiệm vụ được đánh giá tương đối cao với 3/5 nhà quản trị cho là khá và tốt song lại chưa có sự rõ ràng về phạm vi quyền hạn, chưa... phiếu dành cho nhà quản trị và 7 phiếu dành cho đối tượng là nhân viên Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung Kết quả tổng hợp các phiếu điều tra này như sau: Bảng 2.2: Tổng hợp kết quả khảo sát về thưc trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung Mức độ Tiêu chí Số phiếu Tỉ lệ Ghi chú 1.Tính hữu hiệu của Hữu hiệu 2/5 40 cơ cấu tổ chức Trì trệ 3/5 60 Đủ 3/5... đổi cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp Và ngược lại Vậy, tóm lại các doanh nghiệp khi xây dựng cơ cấu tổ chức cho mình bên cạnh việc chịu ảnh hưởng của môi trường chính trị chung, thì còn phải quan tâm đến các chính sách quản lý riêng của Nhà nước về ngành nghề kinh doanh và lĩnh vực mình đang, sẽ tham gia hoạt động 25 CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN CỦA CÔNG TY TNHH. .. QUYỀN CỦA CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP VÂN TRUNG 2.1 Khái quát về doanh nghiệp Tên doanh nghiệp: công ty TNHH thiết bị công nghiệp Vân Trung Tên tiếng Anh: Van Trung Machinery Company Limited Tên viết tắt: VMC Địa điểm: Số 1, ngõ 4A, Phú Diễn, Từ Liêm, Hà Nội Thành lập ngày 12/11/2006 Giám đốc: Dương Văn Oanh Chức năng, nhiệm vụ của công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung - Chức năng: Kinh doanh... doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì cần phải có bộ máy quản trị có hiệu quả 1.2 Nội dung cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp 1.2.1 Cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp 1.2.1.1 Đặc điểm của cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp gồm có 3 đặc điểm sau:  Tính tập trung Đặc trưng này phản ánh mức độ tập chung hay phân tán quyền lực của tổ chức hay bộ phận  Tính... công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung 2.2.1 Đánh giá tổng quan ảnh hưởng của nhân tố môi trường tới tình hình cơ cấu tổ chức và phân quyền ở công ty 2.2.1.1 Ảnh hưởng của môi trường bên trong * Chiến lược và mục tiêu của Công ty: Chiến lược đề ra mục tiêu cho Công ty trong những năm tới là phấn đấu đảm bảo sự ổn định trong mọi hoạt động nhằm cung cấp những sản phẩm và dịch vụ thỏa mãn nhu cầu của. .. thấy được sự khác biệt, sự thay đổi qua các năm 5.2.3 Phân tích tổng hợp 11 Trên cơ sở thu thập các số liệu, thông tin trên phiếu điều tra, kết quả phỏng vấn, quan sát trực tiếp Sau đó tổng hợp đánh giá và phân tích để thấy được từ tổng quan đến chi tiết về thực trạng về cơ cấu tổ chức và phân quyền ở công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung 6 Kết cấu đề tài Ngoài phần tóm lược, lời cảm ơn, mục lục, . đến cơ cấu tổ chức và phân quyền 19 CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN CỦA CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP VÂN TRUNG. cơ bản về cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty TNHH Thiết