Với khối văn phòng công ty: hiện tại đang được trang bị hệ thống máy tính khá hiện đại, mỗi nhân viên đều có máy tính cá nhân để làm việc. Nhưng thực tế cho thấy, ngoài việc phục vụ các chức năng cơ bản nhất như lưu trữ thông tin, soạn thảo văn bản, nhận-gửi e.mail…thì hệ thống này không được dùng vào mục đích quản lý nào khác. Có chăng ở bộ phận kế toán đang sử dụng một số phần mềm kế toán, hay ở bộ phận thông tin- tin học đang duy trì hoạt động của công ty.
Với bộ phận bán hàng: phần mềm quản lý siêu thị đã lạc hậu, không đáp ứng được yêu cầu quản lý số liệu về: trưng bày hàng hóa, quản lý nhập hàng, quản lý hàng tồn kho, quản lý các chương trình khuyến mại…theo xu hướng hiện đại. Việc đưa các phần mềm hiện đại vào phục vụ công tác quản lý sẽ tạo ra rất nhiều thuận lợi cho hoạt động của công ty, tạo ra sự linh hoạt nhưng vẫn duy trì được kiểm soát cho tổ chức, hình thành hệ thống thông tin quản lý hiệu quả, giảm tải công việc cho nhà quản trị và nhân viên mà vẫn hoàn thành tốt nhiệm vụ.
Tuy nhiên để có thể phát huy được hiệu quả của việc ứng dụng công nghệ mới vào quản lý cần phải:
- Xác định mục tiêu, nhu cầu để đưa ra các tiêu chí lựa chọn công nghệ thích hợp, lựa chọn nhà cung ứng tốt nhất.
- Thực hiện quá trình chuyển giao công nghệ hiệu quả để có thể phát huy được vai trò và tác dụng của nó trong thực tế.
- Đào tạo, hướng dẫn cán bộ nhân viên để họ có thể tiếp cận và sử dụng tốt công nghệ mới.
3.4.2 Sử dụng các biện pháp khích lệ, động viên nhân viên trong Công ty
Chúng ta biết rằng, nhân viên của một số phòng ban như phòng kinh doanh, phòng kho vận phải làm thêm giờ do đặc thù công việc. Do đó, nhà quản trị phải tìm ra những động lực để tác động mạnh mẽ đến người lao động giúp họ phát huy hết những khả năng làm việc.
Tuy nhiên, có thể nhận thấy rằng, chính sách đãi ngộ ở Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung còn nhiều bất cập, chưa khuyến khích được người lao động
49 hăng say làm việc, cống hiến hết mình cho Công ty. Vì vậy, Công ty cần có các chính sách đãi ngộ nhân sự hợp lý, cần đổi mới chính sách tiền lương, các chính sách khen thưởng đối với người lao động giỏi. Bên cạnh đó, ban lãnh đạo công ty cần quan tâm tới đời sống của nhân viên, biết được những khó khăn mà họ gặp phải, từ đó có những phương án giải quyết hiệu quả.
3.4.3 Hoàn thiện công tác tổ chức nơi làm việc cho nhân viên
Nơi làm việc và điều kiện làm việc sẽ tác động trực tiếp đến hiệu quả làm việc của nhân viên. Nhận thấy trong công tác tổ chức phòng ban của công ty còn một số vấn đề như: Diện tích các phòng ban nhỏ hẹp, bố trí chưa thưc sự hợp lý do đó ảnh hưởng tới hiệu quả làm việc của các phòng ban.
Bầu không khí tâm lý làm việc là yếu tố rất quan trọng ảnh hưởng tới kết quả lao động của nhân viên. Lãnh đạo công ty cần quan tâm hơn tới vấn đề này. Tình hình thực hiện kỷ luật lao động và nội quy lao động của Công ty cũng chưa thực sự tốt, vẫn còn tình trạng nhân viên đi làm không đúng giờ. Chính vì vậy Công ty cần có các biện pháp giải quyết vấn đề này như:
- Xây dựng nội quy, quy chế lao động , phổ biến rộng rãi cho mọi đối tượng trong Công ty, áp dụng các hình thức bắt buộc thực hiện các quy định đề ra. Có hình thức khen thưởng và khích lệ những cá nhân hay đơn vị thực hiện tốt, Khiển trách, kỷ luật những người vi phạm để tạo sự công bằng .
- Có biện pháp tổ chức lao động một cách khoa học nhằm hợp lý hóa lao động. - Sử dụng các biện pháp hành chính, giáo dục, nâng cao tinh thần trách nhiệm trong công tác quản lý để nhân viên trong Công ty tận dụng tối đa thời gian có thể của mình cho công việc.
50
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Bộ môn Nguyên lý Quản trị, Bài giảng Quản trị học (2010), trường Đại học Thương Mại.
2. Bộ môn Tin học, Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý (2010), trường Đại học Thương Mại.
3. Tạ Thị Chinh, Luận văn tốt nghiệp, Lớp 41A1- trường Đại học Thương Mại (2009)
4. Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung, Báo cáo kết quả kinh doanh (2009, 2010).
5. Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung, Tập san đặc biệt kỷ niệm 6 năm thành lập Công ty (2009).
6. PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp (2006), Quản trị học, NXB Thống kê, Hà Nội.
7. PGS.TS Lê Thế Giới, Quản trị chiến lược, NXB Thống kê, Hà Nội.
8. Jame H.Donnelly Jr, Jame L.Gibson và John M.Iranclevich (2001), Quản trị học căn bản, NXB Thống kê, Hà Nội.
9. TS Chu Hoàng Hà (2007), Bài giảng Quản trị học, Học viện Hàng không Việt
Nam.
10. TS Đoàn Thị Hoàng Hà và TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền (2006), Giáo trình
Quản trị học, NXB Tài Chính, Hà Nội.
11. Phạm Ngọc Phương, Luận văn tốt nghiệp, Lớp 42A2- trường Đại học Thương Mại (2010)
12. Lê Đức Sơn, Luận văn tốt nghiệp, Lớp 41A1- trường Đại học Thương Mại ( 2009)
13. PGS.TS Lê Văn Tâm, PGS.TS Ngô Kim Thanh (2006), Giáo trình Quản trị doanh nghiệp, NXB Đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội.
51
PHỤ LỤC 1
PHIẾU ĐIỀU TRA
(Dành cho đối tượng nhà quản trị)
Kính gửi: Ông (Bà): ………... Chức vụ công tác:………... Thưa Ông (Bà), cơ cấu tổ chức là phương tiện để nhà quản trị có thể phối hợp các hoạt động giữa những chức năng hay các bộ phận khác nhau nhằm khai thác đầy đủ các kỹ năng và năng lực của họ. Do đó, hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền là yếu tố không thể thiếu cho sự tồn tại và thành bại của doanh nghiệp.
Để có thêm dữ liệu, thông tin tin cậy và chính xác từ phía Ông (Bà) nhằm thực hiện đề tài “ Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung”, xin Ông (Bà) vui lòng giúp tôi hoàn thành các phiếu điều tra này.
1. Xin Ông (Bà) vui lòng cho biết cơ cấu tổ chức của công ty trên địa bàn Hà Nội hiện nay theo mô hình nào?
a. Mô hình tổ chức đơn giản b. Mô hình tổ chức chức năng
c. Mô hình tổ chức theo sản phẩ d. Mô hình tổ chức theo khu vực địa lý
e. Mô hình tổ chức định hướng khách hàng
f. Mô hình tổ chức ma trận g. Mô hình tổ chức hỗn hợp 2. Xin Ông (Bà) đánh giá số lượng phòng ban hiện nay?
a.Nhiều b.Đủ c.Thiếu 3. Xin Ông (Bà) vui lòng cho biết đánh giá của mình về tính hữu hiệu của cơ cấu tổ chức của công ty hiện nay?
a.Rất hữu hiệu b.Hữu hiệu
c.Trì trệ d.Rất trì trệ
4. Theo đánh giá của Ông (Bà) cơ cấu tổ chức có thích hợp với chiến lược tổng thể của công ty?
a.Thích hợp b.Chưa thích hợp
52 5. Xin Ông( Bà) cho biết đánh giá về tính chuyên môn hóa của các bộ phân chức năng?
a.Cao b.Bình thường c.Thấp
d.Ý kiến khác:………
6. Theo đánh giá của Ông (Bà) cơ chế phối hợp của các chức năng trong công ty?
a.Tốt b.Khá
c.Trung bình d.Kém
e.Ý kiến khác:………
7. Xin Ông (Bà) cho biết việc phân công nhiệm vụ cho các phòng ban được thực hiện như thế nào?
a.Tốt b.Khá
c.Trung bình d.Kém
8. Xin Ông (Bà) đánh giá về hệ thống các tiêu chuẩn công việc, chế độ sát hạch, báo cáo của công ty hiện nay?
a.Rõ ràng, đầy đủ b.Thiếu rõ ràng, chưa đủ
c.Ý kiến khác:………...
15. Theo Ông (Bà) phạm vi quyền hạn trong công ty hiện nay?
a.Rõ ràng b.Chưa rõ ràng
c. Ý kiến khác:………..
16. Theo Ông (Bà) nhiệm vụ mình được giao có tương ứng với quyền hạn và trách nhiệm không?
a. Có b.Không
c.Ý kiến khác………....
17. Ông (Bà) có muốn gia tăng quyền hạn của mình lên không?
a.Có b.Không
18. Theo Ông (Bà) việc giao quyền ở công ty đã đảm bảo các yêu tố nào? (Có thể chọn một hoặc nhiều yếu tố)
a.Tín nhiệm có mức độ
b.Sử dụng người một cách tin cậy
c.Tín nhiệm lẫn nhau
53
a. Hài lòng b.Không hài lòng
20. Anh (chị) vui lòng cho biết tình trạng trang thiết bị của Công ty hiện nay
a. Tốt b. Không tốt
21. Theo Anh (chị) Công ty có cần bổ sung trang thiết bị hay không
a.Có b. Không
22. Anh (chị) đánh giá như thế nào về sự thân thiện của môi trường làm việc
a. Thân thiện b. Bình thường
23. Số giờ mà Anh (chị) phải làm thêm trong một tháng
a. Dưới 20 giờ Từ 40 đến 60 giờ
b. Từ 20 đến 39 giờ
Ý kiến khác: ... 24. Nguyên nhân nào khiến nhân viên trong công ty Anh (chị) phải làm thêm giờ
a. Do trình độ c. Do đặc thù công việc
b. Do thiếu nhân lực
Ý kiến khác: ... 25. Thu nhập từ làm thêm giờ của Anh (chị) trong một tháng
a. Dưới 600.000 VND c. 1.200.000 đến 1.800.000 VND
b. Từ 600.000 đến 1.170.000 VND
54
PHIẾU ĐIỀU TRA
(Dành cho đối tượng nhân viên)
Kính gửi: Anh (Chị) ………
Thưa Anh (Chị), cơ cấu tổ chức là phương tiện để các nhà quản trị có thể phối hợp các hoạt động giữa những chức năng hay các bộ phận khác nhau nhằm khai thác đầy đủ các kỹ năng và năng lực của họ. Do đó, hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền là yếu tố không thể thiếu cho sự tồn tại và thành bại của doanh nghiệp.
Để có thêm dữ liệu, thông tin tin cậy và chính xác từ phía Anh (Chị) nhằm thực hiện đề tài “ Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung”, xin Anh (Chị) vui lòng giúp tôi hoàn thành các phiếu điều tra này.
1. Xin Anh (Chị) vui lòng cho biết mình là nhân viên của ban nào?
a.Kỹ thuật d. Kế toán
b.Kinh doanh e.Hành chính-Nhân sự
c.Mua hàng f.Kho vận
2. Xin Anh (Chị) cho biết cơ cấu tổ chức ở công ty hiện nay theo mô hình nào?
a. Mô hình tổ chức đơn giản b. Mô hình tổ chức chức năng
c. Mô hình tổ chức theo sản phẩm d. Mô hình tổ chức theo khu vực địa lý
e. Mô hình tổ chức định hướng khách hàng
f. Mô hình tổ chức ma trận g. Mô hình tổ chức hỗn hợp
3. Theo đánh giá của Anh (Chị) sự phối hợp nhân viên trong phòng ban hiện nay?
a. Tốt b. Bình thường c. Kém d. Ý kiến khác:……… 4. Xin Anh (Chị) cho biết đánh giá về sự phối hợp của nhân viên phòng, ban mình làm việc với nhân viên phòng ban khác?
a. Tốt b. Bình thường c. Kém d. Ý kiến khác………. 5. Theo đánh giá của Anh (Chị) mối quan hệ giữa các phòng ban trong công ty?
a. Độc lập b.Phụ thuộc c. Hỗ trợ d. Ý kiến khác:………
6. Xin Anh( Chị) cho biết mức độ trao đổi thông tin giữa phòng, ban của anh chị và phòng ban khác?
55 d. Ý kiến khác:………. 7. Xin Anh (Chị) vui lòng cho biết mức độ chuyên môn hóa trong công việc của mình hiện nay?
a. Cao b. Bình thường c. Thấp
8. Theo Anh (Chị) sự phân công công việc hiện tại có phù hợp với khả năng làm việc của mình không?
a. Có b. Không
c. Ý kiến khác:………. 9. Theo Anh (chị) phạm vi quyền hạn của mình trong phòng ban?
a. Rõ ràng b.Chưa rõ ràng
c. Ý kiến khác:……….
10. Theo Anh (Chị) nhiệm vụ được giao có tương ứng với quyền hạn và trách nhiệm không?
a. Có b. Không
c.Ý kiến khác:……….. 11. Anh (Chị) có muốn quyền hạn của mình được tăng lên không?
a. Có b. Không
12. Xin Anh (Chị) đánh giá về hệ thống các tiêu chuẩn công việc, chế độ sát hạch, báo cáo của công ty hiện nay?
a.Rõ ràng, đầy đủ b.Thiếu rõ ràng, chưa đủ
c.Ý kiến khác:……….. 13. Theo Anh (Chị) việc giao quyền ở công ty đã đảm bảo các yêu tố nào?
a.Tín nhiệm có mức độ
b.Sử dụng người một cách tin cậy
c.Tín nhiệm lẫn nhau
14. Số giờ mà Anh (chị) phải làm thêm trong một tháng
a. Dưới 20 giờ c. Từ 40 đến 60 giờ
b. Từ 20 đến 39 giờ
Ý kiến khác: ... 15. Nguyên nhân nào khiến nhân viên trong công ty Anh (chị) phải làm thêm giờ
a. Do trình độ c. Do đặc thù công việc
b. Do thiếu nhân lực
Ý kiến khác: ... 16. Thu nhập từ làm thêm giờ của Anh (chị) trong một tháng
56
a. Dưới 600.000 VND c. 1.200.000 đến 1.800.000 VND
b. Từ 600.000 đến 1.170.000 VND
17. Sự hài lòng của Anh (chị) đối với điều kiện làm việc tại Công ty.
a. Hài lòng b.Không hài lòng
18. Sự hướng dẫn của cấp trên đối với công việc của Anh (Chị)
a. Thường xuyên b. Thỉnh thoảng
19. Sự hài lòng của Anh (chị) đối với điều kiện làm việc tại Công ty.
a. Hài lòng b.Không hài lòng
20. Anh (chị) vui lòng cho biết tình trạng trang thiết bị của Công ty hiện nay
a. Tốt b. Không tốt
21. Theo Anh (chị) Công ty có cần bổ sung trang thiết bị hay không
a.Có b. Không
22. Anh (chị) đánh giá như thế nào về sự thân thiện của môi trường làm việc
a. Thân thiện b. Bình thường
23. Nhu cầu tham gia khóa học của Anh (chị)
a. Thương mại điện tử c. Kỹ thuật
b. Marketing d. Ngoại ngữ
Ý kiến khác: ...
57
PHỤ LỤC 3
CÂU HỎI PHỎNG VẤN
Câu 1: Xin Ông (Bà) vui lòng cho biết cơ cấu tổ chức của công ty hiện nay đã hợp
lý chưa? Vì sao?
Câu 2: Xin Ông (Bà) vui lòng cho biết đánh giá của mình về số lượng phòng ban
hiện nay của công ty? Theo Ông (Bà) số lượng phòng ban hiện nay đã đầy đủ chưa? Nếu thiếu thì cần bổ sung thêm phòng ban nào? Nếu thừa thì cần loại bỏ phòng ban nào?
Câu 4: Ông (Bà) vui lòng cho biết đánh giá của mình về mức độ phối hợp cũng như
truyền thông giữa các phòng ban trong công ty hiện nay?
Câu 5: Theo Ông (Bà) các đơn vị, cá nhân trong công ty có cần tăng cường sự phối
hợp hay không? Nếu có thì nên tăng cường bằng cách nào?
Câu 6: Theo đánh giá của Ông (Bà) việc phân quyền hiện nay đã hợp lý chưa? Vì sao?
Câu 7: Xin Ông (Bà) cho biết việc phân công nhiệm vụ cho các phòng ban cũng như
nhân viên trong phòng ban đó được thực hiện như thế nào?
Câu 8: Xin Ông (Bà) hay cho biết những khó khăn mà công ty gặp phải khi tiến
hành phân quyền?
Câu 9: Ngoài công việc chuyên môn của mình, Ông (Bà) có phải đảm nhận công
việc khác không? Nếu có thì nó có ảnh hưởng đến công việc chuyên môn của Ông (Bà) như thế nào?
Câu 10: Xin Ông (Bà) cho biết: Công ty có thường xuyên kiểm tra sự phù hợp của
cơ cấu tổ chức và phân quyền hiện tại với sự thay đổi của môi trường bên trong và bên ngoài. Nếu có thì xin Ông (Bà) cho biết công ty đã điều chỉnh cơ cấu tổ chức và phân quyền như thế nào để phù hợp với những sự thay đổi đó?