• Khảo sát:
* Kết quả điều tra thông qua bảng câu hỏi
Để tìm hiểu cụ thể các vấn đề còn tồn tại của công ty trong cơ cấu tổ chức và phân quyền, em đã gửi đi 12 phiếu và thu lại 12 phiếu trong đó có 5 phiếu dành cho nhà quản trị và 7 phiếu dành cho đối tượng là nhân viên Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung. Kết quả tổng hợp các phiếu điều tra này như sau:
Bảng 2.2: Tổng hợp kết quả khảo sát về thưc trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung.
Tiêu chí Mức độ Số
phiếu Tỉ lệ Ghi chú
1.Tính hữu hiệu của cơ cấu tổ chức
Hữu hiệu 2/5 40
Trì trệ 3/5 60
2.Số lượng các phòng ban Đủ 3/5 60
Thiếu 2/5 40
3.Số lượng nhân viên trong phòng ban
Nhiều 1/7 14.2 Thiếu: Phòng kế toán, mua hàng
Nhiều: Phòng kinh doanh
Đủ 4/7 57.1 Thiếu 2/7 28.5 4.Hệ thống tiêu chuẩn sát hạch công việc Rõ ràng 5/12 41.6 Thiếu rõ ràng 7/12 58.3 5.Mong muốn gia tăng
quyền hạn Có 5/12 41.6 Phòng kinh doanh Không 7/12 58.3 6.Thích ứng với chiến lược tổng thể Thích hợp 4/5 80 Chưa thích hợp 1/5 20 7.Thiết kế chức năng Rõ ràng 4/7 60 Chức năng lập kế hoạch tài chính của phòng kế toán, chức năng tư vấn của phòng Kỹ thuật Thiếu rõ ràng 3/7 40
31 của các bộ phận Bình thường 3/5 60 của phòng kho vận,
phòng kinh doanh cao. Tính chuyên môn hóa của phòng kỹ thuật thấp. Thấp 1/5 20 9.Cơ chế phối hợp Tốt 1/5 20 Khá 2/5 40 Trung bình 2/5 40
10.Sự phối hợp nhân viên trong phòng ban
Tốt 3/7 42.9 Sự phối hợp trong nội bộ
Phòng kinh doanh chưa hiệu quả
Bình thường 4/7 57.1
11.Sự phối hợp nhân viên phòng khác
Tốt 2/7 28.5 Sự phối hợp giữa phòng
Kinh doanh với phòng Mua hàng chưa hiệu quả. Bình thường 2/7 28.5
Kém 3/7 42.8
12.Mối quan hệ giữa các phòng ban
Độc lập 1/7 14.3
Phụ thuộc 4/7 57.1
Hỗ trợ 2/7 28.5
13.Mức độ trao đổi thông tin
Thường xuyên 4/7 57.1 Sự trao đổi thông tin của phòng kinh doanh tới phòng mua hàng chưa tốt Thỉnh thoảng 3/7 42.8
14.Phân công nhiệm vụ
Tốt 1/5 20 Khá 2/5 40 Trung bình 2/5 40 15.Phạm vi quyền hạn Rõ ràng 2/12 16.6 Vi phạm nguyên tắc phân quyền Chưa rõ ràng 10/12 83.4 16.Tương ứng giữa nhiệm
vụ với quyền hạn và trách nhiệm
Có 7/12 60
Không 5/12 40
17.Sự phù hợp giữa công việc với khả năng
Có 9/12 75 Vi phạm nguyên tắc phân
quyền
Không 3/12 25
18.Mức độ đáp ứng các yêu cầu phân quyền
Tín nhiệm có mức độ 7/12 58.3 Sử dụng người một cách tin cậy 3/12 25
32 Tín nhiệm lẫn nhau 1/12 8.3 19.Sự hướng dẫn của cấp trên Thường xuyên 2/7 28.5 Thỉnh thoảng 5/7 72.4 20.Sự hài lòng với điều
kiện làm việc Hài lòng 6/12 50 Không hài lòng 6/12 50 21.Tình trạng trang thiết bị Tốt 8/12 66.6 Không tốt 4/12 44.4
22.Nhu cầu bổ sung trang thiết bị
Có 5/12 41.6 Bộ phận có nhu cầu bổ
sung trang thiết bị là phòng kinh doanh
Không 7/12 58.3
23.Đánh giá sự thân thiện của môi trường làm việc
Thân thiện 3/7 42.8
Bình thường 4/7 57.1 24.Số giờ phải làm thêm
trong 1 tháng
Dưới 20h 1/7 14.2 Bộ phận phải làm thêm giờ nhiều nhất là phòng Kĩ thuật, kinh doanh, kho vận.
20h-39h 5/7 57.1
40-60h 1/7 28.5
25.Nguyên nhân phải làm thêm giờ Do trình độ 4/12 41.6 Do đặc thù công việc 7/12 58.4 Do thiếu nhân lực 1/12 8.3 26. Thu nhập từ làm thêm giờ (VND) Dưới 600.000 1/7 14.2 600.000 - 1.170.000 4/7 57.1 1.200.000- 1.800.000 2/7 28.5 27.Nhu cầu tham gia khóa
học Thương mại điện tử 2/12 16.6 Marketing 2/12 16.6 Kỹ thuật 5/12 41.7 Không có nhu cầu 3/12 25
33
* Nhận xét về cơ cấu tổ chức:
- Đặc điểm của cơ cấu tổ chức: Qua kết quả thống kê cho thấy đa số nhà quản
trị và nhân viên đều cho rằng cơ cấu tổ chức của Công ty hiện nay là chưa hợp lý, chưa mang tính hữu hiệu. Trong khi tỷ lệ đánh giá sự đầy đủ các phòng ban cũng chỉ là 60% và 40% còn lại cho rằng còn thiếu, thì ngay trong sự sắp xếp nhân lực trong các phòng ban cũng bất hợp lý. Qua phiếu điều tra, nhà quản trị và nhân viên phòng Kế toán và phòng Mua hàng cho rằng phòng ban mà họ làm việc còn thiếu nhân lực.
Có tới 41.6% đối tượng được điều tra cho rằng hệ thống tiêu chuẩn công việc, chế độ sát hạch, báo cáo là thiếu đẩy đủ rõ ràng, gần 60% có mong muồn gia tăng quyền hạn đó là phòng kinh doanh và phòng mua hàng đó là do phần nhiều quyết định kinh doanh phải chờ sự phê duyệt của cấp trên chính vì vậy đã ảnh hưởng đến cơ hội kinh doanh và chất lượng dịch vụ mà công ty cung cấp. Điều này chứng tỏ tính tập trung của cơ cấu tổ chức Công ty khá cao trong khi đó tính tiêu chuẩn hóa lại thấp.
- Mức độ đáp ứng yêu cầu chiến lược: Một số chức năng chưa được thiết kế rõ
ràng vì trên thực tế ở phòng Kế toán không có bộ phận chuyên trách chức năng về tài chính, phòng Kỹ thuật chưa có bộ phận chuyên trách về tư vấn. Cơ cấu tổ chức chưa đáp ứng được yêu cầu đặt ra bởi chiến lược của Công ty. Mức độ đánh giá của nhà quản trị về tính chuyên môn hóa các chức năng và của nhân viên về tính chuyên môn hóa của công việc cũng chỉ dừng lại ở mức bình thường là chủ yếu. Trong đó tính chuyên môn hóa của phòng Kỹ thuật rất thấp vì họ phải tham gia vào cả hoạt động của phòng Kinh doanh và phòng Mua hàng như: Trợ giúp các phòng ban này tư vấn và hướng dẫn khách hàng và nhân viên mua hàng lựa chọn sản phẩm phù hợp với nhu cầu tiêu dùng và kinh doanh. điều này sẽ làm cho các chức năng này khó tạo ra được các giá trị cá biệt của mình để góp phần thực hiện chiến lược của Công ty.
- Tính tối ưu và tin cậy: Cơ cấu tổ chức của Công ty chưa hình thành được một cơ chế phối hợp tốt, sự phối hợp nhân viên trong nội bộ các phòng ban và với phòng ban khác chưa thật hài hòa, hiệu quả tạo ra trở ngại ảnh hưởng tới mức độ truyền thông giữa các phòng ban chức năng của công ty. Nhìn vào bảng kết quả khảo sát ta có thể thấy, sự phối hợp trong nội bộ Phòng kinh doanh chưa tốt, trong đó, bộ phận Marketing phối hợp với bộ phận bán hàng chưa hiệu quả và sự phối hợp giữa bộ phận bán hàng của phòng Kinh doanh với phòng Mua hàng còn yếu kém gây khó khăn cho công tác lập kế hoạch mua hàng.
- Tính kinh tế: Từ các bảng kết quả trên ta nhận thấy: thứ nhất cơ cấu tổ chức
34 ban, khó khăn trong việc truyền thông… Và đây đều là nhân tố làm phát sinh chi phí quản lý, giảm tính kinh tế của cơ cấu tổ chức Công ty. Hơn nữa, cơ cấu này chưa góp phần trong phần tạo ra lợi thế cạnh tranh cho công ty, làm ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh, lợi nhuận.
- Tính linh hoạt: Tuy là các chức năng của công ty được coi là phụ thuộc nhau
nhưng lại chưa có sự kết hợp chặt chẽ. Điều này sẽ gây khó khăn cho việc phối hợp khi có những sự thay đổi trong chiếc lược, làm giảm tốc độ phản ứng thích nghi với sự biến động của môi trường kinh doanh, đẫn đến giảm lợi thế cạnh tranh của công ty.
*Nhận xét về thực trạng phân quyền:
- Mức độ đáp ứng các nguyên tắc phân quyền: Căn cứ vào bảng kết quả khảo
sát về thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung ta thấy công ty đang vi phạm nguyên tắc “Chức trách và quyền hạn phải rõ ràng” và “Ứng biến quyền hành” trong phân quyền nhưng mức độ vi phạm thấp. Mặc dù sự phân công nhiệm vụ được đánh giá tương đối cao với 3/5 nhà quản trị cho là khá và tốt song lại chưa có sự rõ ràng về phạm vi quyền hạn, chưa thể hiện sự ứng biến trong phân quyền để quyền hạn và trách nhiệm tương ứng với nhiệm vụ riêng của từng phòng ban, đơn vị.
-Mức độ đáp ứng các yêu cầu phân quyền: Theo kết quả thì sự tín nhiệm có
mức độ trong giao quyền ở Công ty được đánh giá là đảm bảo cao nhất chiếm 58.3%. Nhà quản trị sẵn sàng cho nhân viên cơ hội để tự khẳng định mình bằng cách trao cho họ những quyền hạn nhất định trong công việc. Trong khi đó việc sử dụng người một cách tin cậy là 25%. Các nhà quản trị của công ty đã trao một số quyền quyết định cho cấp dưới để phát huy tính tự chủ của họ. Sự tín nhiệm lẫn nhau chỉ có 8.3% và số đối tượng được hỏi có mong muốn gia tăng quyền hạn lên tới 41.6%. Điều này thể hiện mức độ tập trung quyền lực ở công ty còn khá cao, nhà quản trị cấp cao chưa thực sự tin tưởng, sẵn sàng giao quyền cho người cấp dưới.
Kết quả phỏng vấn
Để thu thập được những thông tin một cách đầy đủ và chính xác hơn về cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung, em đã tiến hành phỏng vấn trực tiếp Ông Nguyễn Đình Phát- Phó giám đốc Công ty. Kết quả được tổng hợp như sau:
Ông Phát cho biết mô hình tổ chức của Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung hiện nay là mô hình công ty TNHH, cơ cấu tổ chức là sự kết hợp mô hình
35 trực tuyến-chức năng. Tuy nhiên cơ cấu còn nhiều điểm chưa hợp lý, gây ra các cản trở cho công tác quản lý, ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh của Công ty.
Hiện nay, số lượng phòng ban tương đối đầy đủ, nhân viên trong Công ty cũng khá lớn. Song lại chưa có sự sắp xếp hợp lý. Mức độ chuyên môn hóa chức năng của Công ty chưa cao, có một số bộ phận phải kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ cùng lúc điển hình như phòng Kỹ thuật, nhân viên không thể tập trung vào công việc chuyên môn vì phải hỗ trợ hoạt động cho những bộ phận khác để nâng cao hiệu quả lao động, phát huy được tính năng động, sáng tạo. Sự phối hợp giữa các phòng ban lại không tốt. Các bộ phận trong công ty có mối quan hệ phụ thuộc, hỗ trợ nhau nhưng vấn đề hợp tác còn hạn chế, thả lỏng. Do dó mức độ truyền thông giữa các phòng ban còn kém, thời gian xử lý thông tin thường chậm, chưa phát phát huy được tính linh hoạt của cơ cấu tổ chức.
Việc phân quyền hiện nay ở Công ty cũng chưa thực sự hợp lý. Quyền hành vẫn tập trung lớn vào nhà quản trị cấp cao, mức độ phân quyền cho cấp dưới còn hạn chế. Sự phân quyền còn thiếu rõ ràng, không xác định rõ phạm vi quyền hạn, chưa có sự tương thích cần thiết giữa quyền hạn, trách nhiệm với nhiệm vụ được giao.
Một bất cập cũng rất đáng quan tâm đó là hệ thống các tiêu chuẩn công việc, chế độ sát hạch, báo cáo của công ty hiện nay còn chưa đầy đủ và thiếu rõ ràng. Điều này làm cho việc kiểm tra, kiểm soát quá trình thực hiện nhiệm vụ rất khó khăn, việc đánh giá mức độ hoàn thành công việc bị thiếu đi các căn cứ, tiêu chuẩn. Hơn nữa, với đặc thù kinh doanh ngành nghề là kinh doanh mặt hàng công nghệ đòi hỏi nhân viên phải liên tục cập nhật thông tin, nâng cao hiểu biết.