Bảng 2.3: Cơ cấu lao động của Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung qua một số năm từ 2010– 2012
Chỉ tiêu
Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Số lượng (người) Tỷ lệ (%) Số lượng (người) Tỷ lệ (%) Số lượng (người) Tỷ lệ (%) Lao động trực tiếp 11 52.3 14 53.84 20 60.6 Lao động gián tiếp 10 47.7 12 46.1 13 39.4
Tổng số lao động 21 100 26 100 33 100
(Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự)
Qua bảng số liệu trên ta thấy rằng, cơ cấu lao động của Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung có sự biến động theo chiều hướng tăng số lao động trực tiếp
36 nhanh hơn tăng số lao động gián tiếp. Lao động trực tiếp năm 2010 là 11 người (chiếm 52.3%) đến năm 2011 là 14 người (chiếm 61.58%) trong tổng số lao động. Lao động gián tiếp tăng chậm hơn từ 10 người năm 2010 (chiếm 48.7%) đến năm 2012 tăng lên 20 người (chiếm 60.6%).
Nguyên nhân của sự thay đổi trên là do có thêm nhiều đơn đặt hàng của khách hàng, bên cạnh các hợp đồng đã ký kết đều đặn với khách hàng, Công ty đã ký thêm được một số hợp đồng mới mà chủ yếu vẫn là khách hàng quen thuộc của công ty. Đặc biệt, năm 2012 Công ty đã cung cấp thêm dịch vụ tư vấn khách hàng vì vậy mà Công ty đã tiến hành tuyển thêm lao động nhằm đáp ứng kịp thời đơn đặt hàng và nhu cầu của khách hàng.
Bảng 2.4: Cơ cấu lao động của công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung theo giới tính và phòng ban năm 2012
Các phòng ban Tổng số (người) Giới tính Nam Nữ Số lượng (người) Tỷ lệ (%) Số lượng (người) Tỷ lệ (%) Ban giám đốc 2 2 100 0 0
Phòng kinh doanh, Marketing 9 7 77.7 2 22.3
Phòng hành chính, nhân sự 5 1 20 4 80 Phòng kế toán 4 0 0 4 100 Phòng Mua hàng 3 2 66.6 1 33.3 Phòng Kĩ thuật 7 7 100 0 0 Phòng kho vận 3 2 66.6 1 33.3 Tổng 33 22 67 11 33 (Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự)
Ta thấy, phân theo giới tính có lao động nam chiếm tỷ số lượng là 22 người (67%) trong tổng số 33 người trong Công ty, lớn hơn số lao động nữ. Điều này cũng hoàn toàn phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty bởi công việc chủ yếu của công ty liên quan tới máy móc hay những công việc thường xuyên phải di chuyển mà lao động nam là người có sức khỏe hơn và sức chịu đựng được hơn cả. Điển hình ta có thể thấy ngay tại phòng kinh doanh, chiếm đa số là nhân viên phát triển thị trường, thường xuyên phải đi lại để tìm kiếm thông tin, đối tác, khách hàng nên số lượng lao động nam chiếm tới 7 người (chiếm 77.7 %) trong tổng số 9 người trong phòng.
37
* Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung
(Nguồn: Phòng hành chính-Nhân sự)
- Giám đốc: là người điều hành các hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty, là người bảo vệ quyền lợi cho cán bộ, công nhân viên, đồng thời chỉ đạo các hoạt động nhân sự, phụ trách chung về vấn đề đối nội, đối ngoại nhằm thực hiện chức năng tổ chức bộ máy, tổ chức cán bộ, chỉ đạo thực hiện các kế hoạch ngắn hạn, trung hạn, dài hạn theo phương hướng kế hoạch đề ra, chịu trách nhiệm về thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình, đồng thời kiểm tra các hoạt động tài chính kế toán của công ty.
- Phó Giám đốc: là người dưới quyền Giám đốc, có thể thay mặt Giám đốc điều hành công ty, có quyền quyết định khi có sự ủy nhiệm của Giám đốc.
- Phòng Kinh doanh: có nhiệm vụ lập kế hoạch kinh doanh, marketing và chịu trách nhiệm triển khai các hoạt động kinh doanh, marketing của công ty như:
+ Tham mưu cho Giám đốc công tác kinh doanh, mua bán sản phẩm,… thu thập thông tin kinh tế đề xuất cho Giám đốc về giá trị những mặt hàng mới.
+ Xây dựng các phương án ngắn hạn, trung hạn và dài hạn, ra các quyết định kinh doanh trình Giám đốc phê duyệt.
+ Thực hiện đàm phán, giao dịch ký kết hợp đồng với khách hàng, theo dõi đôn đốc việc thực hiện hợp đồng, làm thủ tục tiếp nhận hàng hóa đúng thời hạn và địa điểm quy định trong hợp đồng.
+ Tìm kiếm bạn hàng, các đối tác các nhà cũng ứng tin cậy. Củng cố uy tín với khách hàng để họ hàng để họ làm ăn lâu dài với công ty.
Phó giám đốc Phòng Kho Vận Giám đốc Phòng kĩ thuật Phòng Kinh Doanh Phòng Mua Hàng Phòng Kế Toán Phòng Hành Chính Nhân Sự
38 +Bộ phận Marketing: có nhiệm vụ tiếp cận thị trường, tìm kiếm khách hàng tiêu thụ các sản phẩm do công ty sản xuất và kinh doanh từ đó lên kế hoạch và báo cáo cho giám đốc về kế hoạch sản xuất và tiêu thụ của công ty, xem xét các yêu cầu của khách hàng, tổ chức hội thảo, theo dõi và đo lường, kiểm soát sản phẩm không phù hợp.
- Phòng Mua hàng: có nhiệm vụ lập kế hoạch và thực hiện mua hàng nội địa và hàng nhập khẩu, đánh giá nhà cung cấp, xử lý sản phẩm không phù hợp.
- Phòng Kế toán: có nhiệm vụ theo dõi quản lý về tài chính, thông kê kế toán, giá cả và hoạch toán tài chính của công ty theo đúng tiến độ kế toán của Nhà nước. Lập kế hoạch tài chính, thực hiện hạch toán kinh doanh, thông kê quyết toán, phân tích lãi, lỗ. Tổ chức xây dựng thực hiện nghiêm chỉnh chế độ sổ sách, chứng từ, kịp thời phát hiện ngăn chặn hành vi tham ô, lãm phí và vi phạm chế độ tài chính kế toán.
- Phòng Hành chính – Nhân sự: có nhiệm vụ giúp giám đốc ra quyết định, quy định nội quy, quy chế về lao động tổ chức tiền lương, tổ chức nhân sự và giải quyết các vấn đề chính sách xã hội và các vấn đề hành chính như giúp ban lãnh đạo quản lý lao động, xem xét xây dựng chính sách phúc lợi và môi trường làm việc cho nhân viên được tốt hơn, làm lương cho nhân viên, xây dựng và hoàn thiện mô hình sản xuất kinh doanh, lựa chọn, bố trí, sắp xếp lao động theo quyết định của giám đốc.
- Phòng kĩ thuật: có nhiệm vụ quản lý thiết bị, kiểm soát, sửa chữa, bảo trì máy móc, thiết bị cho khách hàng và cơ sở hạ tầng của công ty.
- Phòng Kho vận: thực hiện các nhiệm vụ quản lý kho, quản lý tài sản kho hàng về mặt số lượng và chất lượng, thực hiện các thủ tục xuất nhập kho các thiết bị phục vụ cho sản xuất và sản phẩm bán cho khách hàng.
* Phân quyền
Về hình thức phân quyền: trong Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung
quyền hành được phân theo chức năng. Họ có quyền đưa ra các quyết định về hoạt động của phòng ban mình theo sự ủy quyền của Giám đốc. Trong cơ cấu tổ chức hiện tại của Công ty, cơ bản đã xác lập được mối quan hệ báo cáo giữa những con người, nhiệm vụ và chức năng ở tất cả các cấp. Các phòng trong Công ty theo từng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao đã chủ động tham mưu cho Giám đốc trong việc vận hành cơ cấu tổ chức để thực hiện các chiến lược của Công ty.
Về các yêu cầu phân quyền: mức độ đảm bảo hiện tại của Công ty còn hạn chế. Sự
phân quyền chưa thực sự rõ ràng, hợp lý, quyền hành vẫn tập trung lớn vào cấp trên, mức độ phân quyền cho cấp dưới còn hạn chế. Phạm vi quyết định của các nhà quản trị trung gian là không lớn, chưa tương ứng với chức năng, nhiệm vụ của họ, của bộ phận
39 họ quản lý. Thêm vào đó, khả năng tác nghiệp độc lập của các nhân viên trong khối là không đồng đều và điều này cũng là một phần nguyên nhân cho việc giới hạn phạm vi quyền hành của họ, kiểm soát, đánh giá cấp dưới làm việc và nhân viên cũng thiếu đi các căn cứ, hướng dẫn trong khi thừa hành.
Và cuối cùng, việc đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn của nhân viên trong công ty cũng chưa được chú trọng.
2.3 Kết luận về thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty TNHH
Thiết bị công nghiệp Vân Trung
2.3.1 Những thành tựu đạt được và nguyên nhân trong việc hoàn thiện cơ cấu tổ
chức và phân quyền
2.3.1.1. Những thành công
* Cơ cấu tổ chức góp phần tạo ra được động lực cho sự phát triển của Công ty
Cơ cấu tổ chức hiện tại là sự kết hợp của mô hình tổ chức trực tuyến và chức năng, giúp cho Công ty vừa tạo ra sự thống nhất chỉ huy, lại vừa chuyên môn hóa các chức năng. Với một công ty hoạt động trên nhiều lĩnh vực, kinh doanh đa lĩnh vực như Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung, mô hình này tạo điều kiện cho Công ty cùng lúc có thể tập trung đẩy mạnh được các mũi nhọn của mình và tạo sự phát triển hài hòa, phân bổ nguồn lực một cách hợp lý hơn.
* Hình thành hệ thống các phòng ban chức năng tương đối đầy đủ
Về cơ bản, hệ thống các phòng ban tương đối đầy đủ, chức năng, nhiệm vụ của mỗi phòng ban được xác định khá rõ ràng. Hơn nữa, để phù hợp với yêu cầu thực tiễn, Công ty cũng đã có nhiều thay đổi để hình thành cơ cấu gọn nhẹ, hiệu quả hơn như: sáp nhập phòng kinh doanh và phòng marketing hình thành phòng kinh doanh.
Nhân sự của Công ty cũng đã được bố trí, sắp xếp, điều động cho phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy mới của các đơn vị và các phòng ban Công ty.
* Không giao quyền vượt cấp, cơ bản xác lập được mối quan hệ báo cáo giữa những con người, nhiệm vụ và chức năng ở tất cả các cấp.
Mỗi thành viên trong Công ty, tương ứng với vị trí của mình trong cơ cấu tổ chức được giao phần quyền hạn nhất định. Quyền hành được trao cho từng cấp, từ cấp quản lý trung gian là các trưởng phòng tới nhân viên trong từng bộ phận, không hề có sự giao vượt cấp.
2.3.1.2. Nguyên nhân thành công
Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung đạt được những thành công như trên là do những nguyên nhân sau:
40 - Sự đóng góp sức lực và trí tuệ của những đồng chí lãnh đạo Công ty. Hiện nay, Ban lãnh đạo của Công ty là những người có kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm tổ chức quản lý.
- Công ty đã xây dựng được một đội ngũ các bộ giỏi về chuyên môn nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học. Để có đội ngũ cán bộ giỏi, Công ty đã không ngừng quan tâm đến công tác đào tạo cán bộ.
2.3.2 Tồn tại và nguyên nhân
2.3.2.1 Những tồn tại
Hiện nay Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung là một công ty đang phát triển. Tuy với một cơ cấu lao động như vậy Công ty lại chưa xây dựng được cho mình một cơ cấu tổ chức hợp lý, một cơ chế phối hợp hiệu quả để phát huy hiệu quả. Và điều này được thể hiện cụ thể qua một số điểm như sau:
* Chức năng các bộ phận không rõ ràng, cụ thể: Trong khi có những chức năng
quan trọng chưa có bộ phận chuyên trách lại có sự trùng lặp chức năng giữa các bộ phận với nhau. Cụ thể là phòng Kỹ thuật phải trợ giúp phòng Kinh doanh và phòng Mua hàng trong việc tư vấn kỹ thuật trong khi đó thiết kế chức năng của phòng Kỹ thuật lại không có nội dung này.
* Vấn đề trong phối hợp các chức năng, bộ phận: Cơ cấu tổ chức của Công ty tương đối đơn giản, số cấp trung gian ít song do gặp vấn đề ở cơ chế phối hợp nên mức độ truyền thông trong công ty thấp, tính linh hoạt không cao. Cơ cấu tổ chức chưa gắn con người với nhiệm vụ, vai trò, chưa chỉ rõ cách thức các bộ phận, cá nhân kết hợp với nhau.
* Trong việc ủy quyền, phân chia quyền hạn cho cấp dưới: Ban lãnh đạo chưa thực
sự tin tưởng giao quyền cho các phòng ban mà lại tập trung quá nhiều vào Giám đốc. Giám đốc ngoài việc quản trị Công ty còn phải kiêm nhiệm người quản lý siêu thị.
2.3.2.2 Nguyên nhân
* Thiếu sự quan tâm đúng mức tới cơ cấu tổ chức và phân quyền
Các thế hệ lãnh đạo Công ty đã không có sự quan tâm đúng mức, chưa xây dựng một kế hoạch lâu dài để định hướng phát triển cho cơ cấu tổ chức, chưa đánh giá đúng tầm quan trọng của nó trong quá trình quản trị công ty. Những nhà quản trị cấp cao vẫn giao quyền chỉ trên cơ sở sự tín nhiệm có mức độ, thiếu đi sự tin tưởng và rộng rãi với cấp dưới còn làm gia tăng sự không phù hợp giữa trách nhiệm và phạm vi quyền hạn.
41 Đội ngũ nhân viên không đồng đều về trình độ chuyên môn, khả năng làm việc, khả năng tác nghiệp độc lập không cao, cộng với hệ thống tiêu chuẩn công việc thiếu rõ ràng, đầy đủ đẫn đến việc cần nhiều hơn sự hướng dẫn, quản lý, kiểm soát của nhà quản trị trung gian, phạm vi giao quyền thu hẹp và ngay nhân viên cũng không thích có sự đổi mới bởi họ đã quen với cơ chế cũ.
42
CHƯƠNG 3:ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ VỚI THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ
CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN CỦA CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP
VÂN TRUNG
3.1 Phương hướng hoạt động của công ty trong thời gian tới năm 2015
Công ty thực hiện mục tiêu chính trong thời gian tới là vừa duy trì sự phát triển ổn định, đồng thời xử lý những tồn tại nhằm tạo lập môi trường kinh doanh lành mạnh, an toàn, nâng cao hiệu quả cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Công ty sẽ vẫn tập trung phát triển theo những định hướng chính: Kinh doanh thương mại và các hoạt động kinh doanh dịch vụ. Tập trung ưu tiên đầu tư các dự án đang là lợi thế nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh.
* Kinh doanh thương mại: Đảm bảo sự phát triển ổn định lĩnh vực kinh doanh này vì đây vốn là thế mạnh truyền thống của Công ty, nâng cao toàn diện chất lượng hoạt động thương mại, đặc biệt nâng cao tính chuyên nghiệp trong kinh doanh hàng máy móc thiết bị phục vụ sản xuất công nghiệp hiện đang được ưa chuộng. Chú trọng nâng cao hơn nữa hiệu quả các hoạt động kinh doanh thương mại bằng cách đổi mới phương thức kinh doanh sao cho phù hợp với tình hình phát triển của thị trường.
Đa dạng hóa thị trường và mặt hàng nhập vào, tăng cường bán ra các mặt hàng có hàm lượng giá trị gia tăng đồng thời tập trung xây dựng thêm các mặt hàng chủ lực mới. Phát triển hệ thống trung tâm phân phối hàng hóa là định hướng kinh doanh chủ yếu của Công ty nhằm đưa các sản phẩm của công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung đến gần hơn với các doanh nghiệp trong nước.
* Hoạt động kinh doanh dịch vụ: Công ty sẽ khai thác những lợi thế thương mại có sẵn và lợi thế về vị trí địa lý do Công ty quản lý. Tập trung vào việc xây cung cấp dịch vụ sửa chữa và tư vấn…là những lĩnh vực đầu tư đang được xem là “nóng” với nguồn lợi nhuận hấp dẫn hiện nay.
3.2 Quan điểm giải quyết thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty
TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung
Trên cơ sở mục tiêu chiến lược đề ra, cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty trong những năm tiếp theo sẽ thay đổi theo hướng như sau:
- Mô hình cơ cấu tổ chức tổng quát như hiện nay được Công ty lựa chọn áp dụng trong thời gian tới, tức là chia Công ty thành hai khối: Khối quản lý và khối kinh
43 doanh. Tuy nhiên, tùy theo yêu cầu của thực tiễn quản lý mà có sự tổ chức lại các tiểu