Thiết bị công nghiệp Vân Trung.
3.3.1 Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty
Cơ cấu tổ chức phải đi theo chiến lược, đây là một điều rất quan trọng mà hiện nay Công ty chưa làm được. Do đó trong lần tái cấu trúc sắp tới nhất thiết Công ty phải căn cứ vào các yêu cầu của chiến lược của mình để xây dựng một cấu trúc tổ chức khoa học và phù hợp.
Chiến lược Công ty trong thời gian tới là phát triển sản xuất kinh doanh như đã đề cập ở trên. Mục tiêu là đảm bảo ổn định về tài chính. Nhưng với cơ cấu hiện tại thì Giám đốc phải đảm nhiệm quá nhiều việc, dẫn đến vừa gia tăng áp lực công việc cho ban lãnh đạo, cho cán bộ và nhân viên khối ban quản lý lại vừa không kiểm soát được tình hình hoạt động của các đơn vị. Chính vì vậy, trong thời gian tới Công ty nên thành lập bộ phận chuyên trách về tài chính. phòng Tài chính-Kế toán thay cho phòng Kế toán trước đây. Phòng Tài chính-Kế toán sẽ:
44 - Lập kế hoạch thu, chi tài chính hàng năm của Công ty tham mưu cho Giám đốc phê duyệt để làm cơ sở thực hiện.
- Chủ trì thực hiện nhiệm vụ thu và chi, kiểm tra việc chi tiêu các khoản tiền vốn, sử dụng vật tư, theo dõi đối chiếu công nợ.
- Xây dựng kế hoạch quản lý, khai thác và phát triển vốn của Công ty, chủ trì tham mưu trong việc tạo nguồn vốn, quản lý, phân bổ, điều chuyển vốn và hoàn trả vốn vay, lãi vay trong toàn Công ty.
- Tham mưu giúp Giám đốc phân bổ chỉ tiêu kế hoạch tài chính cho đơn vị trực thuộc.
- Triển khai công tác nghiệp vụ kế toán tài vụ trong toàn Công ty.
- Trực tiếp thực hiện các chế độ, chính sách tài chính, kế toán, thống kê, công tác quản lý thu chi tài chính của cơ quan Văn phòng Công ty, thực hiện thanh toán tiền lương và các chế độ khác cho nhân viên khối Văn phòng theo phê duyệt của Giám đốc. - Lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế theo quy định chế độ tài chính hiện hành của Nhà nước phản ánh trung thực kết quả hoạt động của Công ty.
- Phân tích tình hình tài chính, cân đối nguồn vốn, công nợ trong Công ty và báo cáo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Giám đốc.
- Chủ trì xây dựng, soạn thảo các văn bản có liên quan đến công tác tài chính, kế toán, các quy định về quản lý chi tiêu tài chính trình Giám đốc phê duyệt.
- Chủ trì làm việc với các cơ quan thuế, kiểm toán, thanh tra tài chính.
- Lập hồ sơ vay vốn trung hạn, ngắn hạn Ngân hàng, lập kế hoạch và quy định huy động vốn từ các nguồn khác phục vụ cho hoạt động công ích và SX-TM-DV. Chủ trì trong công tác giao dịch với các tổ chức tài chính có liên quan.
- Chủ trì hướng dẫn công tác hạch toán nghiệp vụ kế toán tài chính trong toàn Công ty theo quy định của pháp luật hiện hành, kiểm tra việc thực hiện chế độ hạch toán kế toán, quản lý tài chính và các chế độ chính sách khác liên quan đến công tác tài chính, kế toán.
Tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ cho hệ công tác kế toán và hướng dẫn các đơn vị thực hiện nghiêm chỉnh các quy định của cấp trên về công tác tài chính kế toán.
45 - Kiểm tra định kỳ về công tác kế toán, thực hiện chế độ chính sách, kỷ luật thu chi tài chính, kế toán vốn và các loại tài sản khác trong toàn công ty nhằm thực hiện đúng các chế độ chính sách của Nhà nước đã quy định.
- Chủ trì phối hợp các phòng ban thực hiện công tác nghiệm thu thanh quyết toán theo đúng quy định.
- Là đầu mối phối hợp với các phòng, ban tham mưu, đơn vị thành viên trong việc mua sắm, thanh lý, nhượng bán.. tài sản của Công ty.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi Lãnh đạo yêu cầu.
Và sau đây em xin đưa ra sơ đồ cơ cấu tổ chức mới của Công ty:
Sơ đồ 3.1: Cơ cấu tổ chức mới của Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung
3.3.2 Tái cơ cấu nhân viên trong Công ty
Để kết luận nhân sự của từng bộ phận trong Công ty là ít hay nhiều thì phải căn cứ vào thực tế nhiệm vụ, khối lượng công việc mà nó đảm nhiệm. Và thực tế tại Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung theo kết quả điều tra, phân tích đã chỉ ra rằng có những phòng ban có quá đông nhân viên dẫn đến tình trạng nhân viên nhàn rỗi, không có việc làm trong khi đó lại có phòng ban quá ít người dẫn đến áp lực công việc lớn, hiệu quả không cao, dẫn đến ách tắc công việc. Do vậy để khai thác và phát huy tối đa năng lực làm việc của nhân viên nhằm đạt hiệu quả cao trong công việc, cơ cấu lao động trong Công ty cần đảm bảo:
Phó giám đốc Phòng Kho Vận Giám đốc Phòng kĩ thuật Phòng Kinh Doanh Phòng Mua Hàng Phòng Tài chính, Kế toán Phòng Hành Chính Nhân Sự
46 - Đúng số lượng, chất lượng: căn cứ vào chức năng nhiệm vụ, khối lượng công việc cụ thể của từng phòng ban để từ đó bố trí nhân sự đáp ứng được yêu cầu đặt ra. Nếu cần thiết phải tiến hành tuyển dụng hay sa thải nhân viên tránh trường hợp điều chuyển những nhân viên không có năng lực phù hợp với yêu cầu công việc giữa các phòng ban.
- Đúng người, đúng việc: trên cơ sở năng lực, sở trường và nguyện vọng của mỗi cá nhân trong Công ty để bố trí sắp xếp nhằm làm gia tăng nâng suất lao động và động lực làm việc cho nhân viên.
- Đúng thời hạn, đảm bảo tính mềm dẻo và linh hoạt: tùy theo nhu cầu trong từng thời điểm mà tiến hành sắp xếp nhân sự cho hợp lý.
3.3.3 Bồi dưỡng trình độ cán bộ công nhân viên
Do đặc thù công việc là lĩnh vực kinh doanh máy móc, mà các nhân viên phòng Kinh doanh và phòng Mua hàng phần nhiều là tốt nghiệp chuyên ngành kinh tế chính vì vậy Công ty cần bồi dưỡng thêm kiến thức về kỹ thuật liên quan đến mặt hàng mà công ty đang kinh doanh nhằm tư vấn giúp khách hàng để họ có được những lựa chọn phù hợp nhất để giảm bớt khối lượng công việc cho phòng Kỹ thuật. Ngoài ra, Công ty mới đưa hình thức bán hàng trực tuyến vào hoạt động nên cũng cần đào tạo thêm kiến thức về thương mại điện tử nhằm đưa loại hình kinh doanh này phát triển.
Trong công tác đào tạo cần có kế hoạch cụ thể, rõ ràng. Công ty cần kết hợp chặt chẽ giữa đào tạo và tuyển dụng nhằm giảm chi phí đào tạo.
Trong vấn đề bồi dưỡng, Công ty nên mở các khóa đào tạo nâng cao tay nghề về chuyên môn, nghiệp vụ, giúp họ tiếp cận nhanh chóng với khoa học công nghệ. Như vậy, nếu công ty thực hiện tốt những vấn đề nêu trên, sẽ nâng cao được chất lượng lao động, tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh, tiết kiệm được chi phí đào tạo, tạo năng lực cạnh tranh với những Công ty khác. Đồng thời, Công ty sẽ giúp cho người lao động ổn định trình độ, gắn bó lâu dài với Công ty.
3.3.4 Hoàn thiện công tác phân quyền trong Công ty
Hiện nay, công tác phân quyền trong Công ty còn nhiều vấn đề vì vậy đã gây một số ảnh hưởng: Việc phân quyền cho cấp dưới chưa rõ ràng kiến cho việc nắm bắt thông tin giữa các phòng ban còn chậm trễ và thiếu chính xác. Chính vì vậy, Công ty
47 cần phải xây dựng một hệ thống thông tin hợp lý, cần quy định chế độ báo cáo định kỳ, thường xuyên, chặt chẽ và đầy đủ về tình hình thực hiện kế hoạch giữa các phòng ban.
Phân định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty, thực hiện chuyên môn hóa trong công việc nhưng phải đảm bảo công việc thực hiện thông suốt qua các bộ phận.
Trong công tác phân quyền, cần tạo sự liên hệ mật thiết với nhau giữa các cấp và các bộ phận nhằm tạo 1 ê kíp làm việc nhịp nhàng. Do đó công ty cần:
- Xây dựng qua hệ giữa lãnh đạo và nhân viên, phải tạo được sự chân thành, cởi mở, cấp dưới tuân thủ chỉ thị của câp trên, cấp trên tôn trọng và lắng nghe ý kiến của cấp dưới.
- Lãnh đạo là tấm gương để cấp dưới noi theo, thân thiện với nhân viên mọi lúc, mọi nơi để tạo sự thoải mái trong công việc cho nhân viên.
- Trong phân công nhiệm vụ và giao quyền cho cấp dưới phải dựa trên cơ sở phân công khoa học, hợp lý.
Hiện nay tại Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung, Ban lãnh đạo Công ty, trong phân quyền mới chỉ dừng lại ở việc dựa trên sự tín nhiệm có mức độ mà chưa thực tin tưởng để giao quyền cho cấp thấp hơn. Quyền lực đang tập trung quá lớn vào nhà quản trị cấp cao, điều này dẫn đến tình trạng áp lực công việc cao cho cấp trên trong khi cấp dưới lại không phát huy được tính sáng tạo, nâng cao tinh thần trách nhiệm, giảm tính chủ động trong công việc. Từ đó làm ách tắc, làm giảm hiệu quả trong công việc. Do vậy, ban lãnh đạo Công ty nên:
- Rộng rãi với cấp dưới, không nên quá khắt khe mà sẵn sàng cho họ cơ hội để tự khẳng định. Tuy nhiên, rộng rãi không đồng nghĩa với dễ dãi, nhà quản trị vẫn phải giữ được sự uy nghiêm của mình. Cấp dưới tôn trọng sự chỉ đạo cấp trên đồng thời nhà quản trị cũng phải biết lắng nghe, tôn trọng ý kiến của người dưới quyền.
- Phân phối quyền ra quyết định trong tổ chức trên cơ sở sự tin tưởng vào cấp dưới. Ban Tổng giám đốc của Công ty giao bớt quyền hành để Giám đốc các Ban có quyền đưa ra nhiều hơn các quyết định trong phạm vi quyền hạn rõ ràng, nhằm tăng sự chủ động và tinh thần trách nhiệm của họ. Và nhất định tránh trưởng hợp giao quyền rồi vẫn thường xuyên can thiệp, ngăn cản việc thực thi, tự chủ của cấp dưới được trao quyền.
48 - Biết cách kiểm tra, theo dõi tình hình thực hiện nhiệm vụ của cấp dưới để tránh xu hướng hoặc là lạm dụng quyền lực hoặc là tránh né quyền lực, đều có thể dẫn đến các hậu quả xấu.
3.4 Một số kiến nghị khác
3.4.1 Ứng dụng công nghệ hiện đại vào quản lý
Với khối văn phòng công ty: hiện tại đang được trang bị hệ thống máy tính khá hiện đại, mỗi nhân viên đều có máy tính cá nhân để làm việc. Nhưng thực tế cho thấy, ngoài việc phục vụ các chức năng cơ bản nhất như lưu trữ thông tin, soạn thảo văn bản, nhận-gửi e.mail…thì hệ thống này không được dùng vào mục đích quản lý nào khác. Có chăng ở bộ phận kế toán đang sử dụng một số phần mềm kế toán, hay ở bộ phận thông tin- tin học đang duy trì hoạt động của công ty.
Với bộ phận bán hàng: phần mềm quản lý siêu thị đã lạc hậu, không đáp ứng được yêu cầu quản lý số liệu về: trưng bày hàng hóa, quản lý nhập hàng, quản lý hàng tồn kho, quản lý các chương trình khuyến mại…theo xu hướng hiện đại. Việc đưa các phần mềm hiện đại vào phục vụ công tác quản lý sẽ tạo ra rất nhiều thuận lợi cho hoạt động của công ty, tạo ra sự linh hoạt nhưng vẫn duy trì được kiểm soát cho tổ chức, hình thành hệ thống thông tin quản lý hiệu quả, giảm tải công việc cho nhà quản trị và nhân viên mà vẫn hoàn thành tốt nhiệm vụ.
Tuy nhiên để có thể phát huy được hiệu quả của việc ứng dụng công nghệ mới vào quản lý cần phải:
- Xác định mục tiêu, nhu cầu để đưa ra các tiêu chí lựa chọn công nghệ thích hợp, lựa chọn nhà cung ứng tốt nhất.
- Thực hiện quá trình chuyển giao công nghệ hiệu quả để có thể phát huy được vai trò và tác dụng của nó trong thực tế.
- Đào tạo, hướng dẫn cán bộ nhân viên để họ có thể tiếp cận và sử dụng tốt công nghệ mới.
3.4.2 Sử dụng các biện pháp khích lệ, động viên nhân viên trong Công ty
Chúng ta biết rằng, nhân viên của một số phòng ban như phòng kinh doanh, phòng kho vận phải làm thêm giờ do đặc thù công việc. Do đó, nhà quản trị phải tìm ra những động lực để tác động mạnh mẽ đến người lao động giúp họ phát huy hết những khả năng làm việc.
Tuy nhiên, có thể nhận thấy rằng, chính sách đãi ngộ ở Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung còn nhiều bất cập, chưa khuyến khích được người lao động
49 hăng say làm việc, cống hiến hết mình cho Công ty. Vì vậy, Công ty cần có các chính sách đãi ngộ nhân sự hợp lý, cần đổi mới chính sách tiền lương, các chính sách khen thưởng đối với người lao động giỏi. Bên cạnh đó, ban lãnh đạo công ty cần quan tâm tới đời sống của nhân viên, biết được những khó khăn mà họ gặp phải, từ đó có những phương án giải quyết hiệu quả.
3.4.3 Hoàn thiện công tác tổ chức nơi làm việc cho nhân viên
Nơi làm việc và điều kiện làm việc sẽ tác động trực tiếp đến hiệu quả làm việc của nhân viên. Nhận thấy trong công tác tổ chức phòng ban của công ty còn một số vấn đề như: Diện tích các phòng ban nhỏ hẹp, bố trí chưa thưc sự hợp lý do đó ảnh hưởng tới hiệu quả làm việc của các phòng ban.
Bầu không khí tâm lý làm việc là yếu tố rất quan trọng ảnh hưởng tới kết quả lao động của nhân viên. Lãnh đạo công ty cần quan tâm hơn tới vấn đề này. Tình hình thực hiện kỷ luật lao động và nội quy lao động của Công ty cũng chưa thực sự tốt, vẫn còn tình trạng nhân viên đi làm không đúng giờ. Chính vì vậy Công ty cần có các biện pháp giải quyết vấn đề này như:
- Xây dựng nội quy, quy chế lao động , phổ biến rộng rãi cho mọi đối tượng trong Công ty, áp dụng các hình thức bắt buộc thực hiện các quy định đề ra. Có hình thức khen thưởng và khích lệ những cá nhân hay đơn vị thực hiện tốt, Khiển trách, kỷ luật những người vi phạm để tạo sự công bằng .
- Có biện pháp tổ chức lao động một cách khoa học nhằm hợp lý hóa lao động. - Sử dụng các biện pháp hành chính, giáo dục, nâng cao tinh thần trách nhiệm trong công tác quản lý để nhân viên trong Công ty tận dụng tối đa thời gian có thể của mình cho công việc.
50
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Bộ môn Nguyên lý Quản trị, Bài giảng Quản trị học (2010), trường Đại học Thương Mại.
2. Bộ môn Tin học, Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý (2010), trường Đại học Thương Mại.
3. Tạ Thị Chinh, Luận văn tốt nghiệp, Lớp 41A1- trường Đại học Thương Mại (2009)
4. Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung, Báo cáo kết quả kinh doanh (2009, 2010).
5. Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung, Tập san đặc biệt kỷ niệm 6 năm thành lập Công ty (2009).
6. PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp (2006), Quản trị học, NXB Thống kê, Hà Nội.
7. PGS.TS Lê Thế Giới, Quản trị chiến lược, NXB Thống kê, Hà Nội.
8. Jame H.Donnelly Jr, Jame L.Gibson và John M.Iranclevich (2001), Quản trị học căn bản, NXB Thống kê, Hà Nội.
9. TS Chu Hoàng Hà (2007), Bài giảng Quản trị học, Học viện Hàng không Việt
Nam.
10. TS Đoàn Thị Hoàng Hà và TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền (2006), Giáo trình
Quản trị học, NXB Tài Chính, Hà Nội.
11. Phạm Ngọc Phương, Luận văn tốt nghiệp, Lớp 42A2- trường Đại học Thương