THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN UBND THÀNH PHỐ TUYÊN QUANG

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN 2 CHƯƠNG I. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG UBND THÀNH PHỐ TUYÊN QUANG 3 2. Lịch sử nghiên cứu đề tài 4 3. Mục đích nghiên cứu 5 4. Đối tượng nghiên cứu và khách thể nghiên cứu 5 5. Giới hạn và phạm vi nghiên cứu 5 6. Mục tiêu nghiên cứu 5 7. Cơ sở phương pháp luận 5 8. Giả thuyết khoa học 5 9. Ý nghĩa lí luận và ý nghĩa thực tiễn 6 10. Cấu trúc của đề tài 6 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN UBND THÀNH PHỐ TUYÊN QUANG 7 I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN,CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND THÀNH PHỐ TUYÊN QUANG 7 II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG UBND THÀNH PHỐ TUYÊN QUANG 10 III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CỦA VĂN PHÒNG UBND THÀNH PHỐ TUYÊN QUANG 13 CHƯƠNG 3. NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP 23 I. NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ NHỮNG ƯU, NHƯỢC ĐIỂM TRONG CƠ CẤU TỔ CHỨC VĂN PHÒNG TẠI UBND THÀNH PHỐ TUYÊN QUANG 23 II. NHỮNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TỪ NHỮNG HẠN CHẾ NÊU TRÊN 27 KẾT LUẬN 30 PHẦN PHỤ LỤC 31

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN 2

CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG UBND THÀNH PHỐ TUYÊN QUANG 3

2 Lịch sử nghiên cứu đề tài 4

3 Mục đích nghiên cứu 5

4 Đối tượng nghiên cứu và khách thể nghiên cứu 5

5 Giới hạn và phạm vi nghiên cứu 5

6 Mục tiêu nghiên cứu 5

7 Cơ sở phương pháp luận 5

8 Giả thuyết khoa học 5

9 Ý nghĩa lí luận và ý nghĩa thực tiễn 6

10 Cấu trúc của đề tài 6

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN UBND THÀNH PHỐ TUYÊN QUANG 7

I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN,CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND THÀNH PHỐ TUYÊN QUANG 7

II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG UBND THÀNH PHỐ TUYÊN QUANG 10

III KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CỦA VĂN PHÒNG UBND THÀNH PHỐ TUYÊN QUANG 13

CHƯƠNG 3 NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP 23

I NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ NHỮNG ƯU, NHƯỢC ĐIỂM TRONG CƠ CẤU TỔ CHỨC VĂN PHÒNG TẠI UBND THÀNH PHỐ TUYÊN QUANG 23

II NHỮNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TỪ NHỮNG HẠN CHẾ NÊU TRÊN 27

KẾT LUẬN 30

PHẦN PHỤ LỤC 31

LỜI CẢM ƠN

Đất nước ta đang trong quá trình đổi mới toàn diện Mục tiêu xây dựngmột nền hành chính trong sạch, có đủ năng lực, sử dụng đúng quyền lực và từngbước hiện đại hóa để quản lý có hiệu lực và hiệu quả công việc của nhà nước,thúc đẩy xã hội phát triển lành mạnh đúng hướng, phục vụ đắc lực đời sốngnhân dân, xây dựng nếp sống và làm việc theo pháp luật Ngày nay nhu cầu pháttriển mới, thời cuộc mới đòi hỏi phải xây dựng một bộ máy nhà nước thật sự thểhiện các quan điểm cơ bản của Đảng ta về một nhà nước của dân, do dân và vìdân, đáp ứng các nhu cầu kinh tế thị trường, định hướng XHCN và các nhu cầucủa sự phát triển, các nhu cầu hội nhập quốc tế Thành phố Tuyên Quang làtrung tâm văn hóa kinh tế xã hội của tỉnh Tuyên Quang Với xu hướng hội nhậpchung của cả nước thành phố Tuyên Quang đã và đang tiến những bước dàitrong quá trình hội nhập kinh tế quốc tế Để tạo ra một hệ thống quản lý nhànước thống nhất từ trongquá trình hoạt động của bộ máy hành chính Nhà nướcchúng ta luôn đổi mới đáp ứng nhu cầu của sự phát triển Các cấp chính quyềnphải nâng cao năng lực làm việc năng động, sáng tạo và làm tốt công tác củamình

Quá trình làm công trình nghiên cứu này, tôi đã gặp phải không ít khókhăn và trở ngại Nhưng nhờ sự giúp đỡ và hướng dẫn của các thầy cô trong

tổ chuyên môn đã giúp em hoàn thành xong công trình nghiên của mình

Qua công trình nghiên cứu này em xin gửi lời cảm ơn :

Cảm ơn thầy Ths Vi Tiến Cường - giảng viên trường Đại hoc Nội Vụ

Hà Nội , đã tận tình hướng dẫn,truyền đạt lại kinh nghiệm để em hoàn thànhtốt công trình nghiên cứu này

Cảm ơn UBND thành phố Tuyên Quang đã tạo điều kiện giúp em trongviệc tìm hiểu các luận cứ thực tế để hoàn thành công trình nghiên cứu này

Cảm ơn Trung tâm thư viện trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã giúp emtrong việc tìm hiểu các nguồn tài liệu để hoàn thành công trình nghiên cứu

Cảm ơn sự góp ý, chỉ bảo tận tình của các anh chị cán bộ UBND thànhphố Tuyên Quang trong suốt quá trình nghiên cứu

CHƯƠNG I

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG

UBND THÀNH PHỐ TUYÊN QUANG

1 Lý do chọn đề tài

Việt nam đang trong tiến trình xây dựng và phát triển nền kinh tế hànghoá nhiều thành phần vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lí của Nhànước, theo định hướng xã hội chủ nghĩa Sự nghiệp đổi mới đã và đang manglại những thành tựu to lớn về: chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, an ninh quốcphòng, trật tự an toàn xã hội, đang tạo ra những tiền đề mới, đưa Việt Nambước sang thời kì phát triển mới - thời kì công nghiệp hoá, hiện đại hoá

Từ khi tiến hành công cuộc đổi mới đến nay thực tế Việt Nam đã giànhđược những thành tựu đáng kể về kinh tế, văn hoá, xã hội, về quản lí Nhà nước,

về trình độ của mỗi cán bộ viên chức, nhưng trước những xu thế thách thức củathời đại mới đòi hỏi việc đổi mới trong các cơ quan, đơn vị đặc biệt là trong các

cơ quan Văn phòng là một bộ máy giúp việc cho cơ quan, tổ chức có chức năng

đảm bảo thông tin phục vụ cho cơ quan, lãnh đạo

Quản trị văn phòng được hiểu là vận dụng những phương pháp khoa học

để quản trị, để tổ chức, điều hành hoạt động hành chính văn phòng của các cơquan nhằm đạt được hiệu quả cao trong việc thực hiện nhiệm vụ và mục tiêu đãđịnh

Quản trị văn phòng là một công tác quan trọng đối với bất kỳ một cơ quannào, nó ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của cơ quan Công tác này nếu đượcthực hiện tốt sẽ thúc đẩy sự tiến bộ trên nhiều mặt của tổ chức và ngược lại, nếuthực hiện không hiệu quả có thể tác động tiêu cực đến quá trình phát triển

Với phương châm học đi đôi với hành, lý luận gắn liền với thực tiễn,nhằm trang bị cho sinh viên những kiến thức và kỹ năng trong quá trình tổchức và thực hiện những hoạt động quản lý điều hành của cơ quan tổ chứcquản lí Nhà nước cần phải được đẩy mạnh hơn nữa Bước sang thời kì côngnghiệp hoá, hiện đại, hoá công tác văn phòng của cả nước đã phát triển vươnlên theo sự chuyển đổi của nền kinh tế nước nhà Tại UBND thành phố Tuyên

Quang công tác Quản trị văn phòng cũng đã tiến hành đổi mới, nâng cao chấtlượng và hiệu quả hoạt động nhằm đáp ứng nhu cầu tồn tại và phát triển Thực

tế cho thấy công tác Quản trị văn phòng tại UBND thành phố đã có bướctrưởng thành trong cơ chế mới, góp phần xứng đáng vào sự nghiệp xây dựngTuyên Quang giàu đẹp trong những năm vừa qua Tuy nhiên, bên cạnh những

ưu điểm, tiến bộ và những việc đã làm được, bộ máy làm công tác Quản trịvăn phòng của Ủy ban nhân dân thành phố Tuyên Quang còn bộc lộ nhiều bấtcập trước những yêu cầu, nhiệm vụ mới Để hoàn thành được những yêu cầu,nhiệm vụ mới đó cần phải sắp xếp tổ chức bộ máy một cách tinh thông, gọnnhẹ và một đội ngũ cán bộ đáp ứng được yêu cầu của thời kì mới Một độingũ cán bộ được đào tạo đến nơi đến chốn để có đủ bản lĩnh, sức khoẻ, phẩmchất, năng lực và có tính thích ứng cao đủ đáp ứng đòi hỏi của nền kinh tếhiện đại Chính đội ngũ cán bộ đó là nhân tố quyết định sự thành công haythất bại của mọi hoạt động, quyết định sự phát triển kinh tế xã hội Do vậy,việc hoàn thiện xây dựng tổ chức bộ máy nhằm nâng cao năng lực của độingũ làm công tác công tác Quản trị văn phòng của Ủy ban nhân dân thành phốTuyên Quang được đặt ra là hết sức cấp bách

Là một sinh viên ngành Quản trị văn phòng, em đã nhận thức được tầmquan trọng của văn phòng đối với hoạt động của các cơ quan, đơn vị nóichung và của UBND thành phố Tuyên Quang nói riêng, em mạnh dạn đi sâuvào tìm hiểu hoạt động công tác văn phòng với đề tài: “Cơ cấu tổ chức của

Văn phòng UBND thành phố Tuyên Quang”.

2 Lịch sử nghiên cứu đề tài

Là một vấn đề mang tính cấp thiết đối với các cơ quan hành chính Nhànước - Công tác Văn phòng là một đề tài thu hút sự quan tâm của giới nghiêncứu khoa học Có rất nhiều đề tài liên quan tới vấn đề này, tiêu biểu như sau:

- “Công tác văn phòng với việc nâng cao hiệu quả hoạt động của Sở Kếhoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình”, (doan.edu.vn)

- “Tình hình công tác văn thư của văn phòng Hội đồng nhân dân, Ủyban nhân dân thành phố Tuyên Quang”, (doan.edu.vn)

- “Công tác văn thư – Lưu trữ và Quản trị văn phòng của văn phòngUBND huyện Vĩnh Tường”, (luanvan.com).

Các nghiên cứu trên đã nhìn nhận được tầm quan trọng và cấp thiết củacông tác văn phòng Tuy nhiên, chưa từng có một đề tài nghiên cứu nào đi sâutìm hiểu về công tác văn phòng tại UBND thành phố Tuyên Quang

3 Mục đích nghiên cứu

- Đề ra một số giải pháp nhằm nâng cao công tác Văn phòng tại Vănphòng UBND thành phố Tuyên Quang

4 Đối tượng nghiên cứu và khách thể nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND Thànhphố Tuyên Quang

- Khách thể nghiên cứu: Tại UBND thành phố Tuyên Quang

5 Giới hạn và phạm vi nghiên cứu

- Thời gian: từ khi có luật cải cách về cơ cấu hành chính trên cả nước

- Không gian: Tại UBND thành phố Tuyên Quang

6 Mục tiêu nghiên cứu

- Nghiên cứu cơ sở lí luận về công tác văn phòng tại UBND thành phốTuyên Quang

- Khảo sát, đánh giá thực trạng về Cơ cấu tổ chức của Văn phòngUBND thành phố Tuyên Quang

- Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao kĩ năng trong công tác vănphòng tại UBND thành phố Tuyên Quang

7 Cơ sở phương pháp luận

Đề tài nghiên cứu và giải quyết vấn đề dựa trên các lí thuyết liên quan

để làm luận cứ chứng minh và kết hợp một số phương pháp nghiên cứu đặcthù với ngành Quản trị văn phòng và ngành thông tin thư viện như: tìm hiểutài liệu; phỏng vấn; thực nghiệm,

8 Giả thuyết khoa học

- Nếu vận dụng tốt các kĩ năng trong công tác văn phòng thì việc điềuhành và quản lí sẽ dễ dàng hơn, tiết kiệm được thời gian làm việc và hiệu quả

công việc sẽ cao hơn.

9 Ý nghĩa lí luận và ý nghĩa thực tiễn

- Về mặt lí luận: Đề tài đã góp phần làm giàu cho hệ thống các cơ sở líluận liên quan đến việc nghiên cứu công tác văn phòng của các cơ quan hànhchính

- Về mặt thực tiễn: Đề tài là cơ sở để UBND thành phố Tuyên Quangứng dụng vào công tác văn phòng nói riêng và các cơ quan đơn vị hành chínhtrong cả nước nói chung

10 Cấu trúc của đề tài

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG

ỦY BAN NHÂN DÂN UBND THÀNH PHỐ TUYÊN QUANG

I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN,CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND THÀNH PHỐ TUYÊN QUANG

1 Vị trí, vai trò của UBND thành phố Tuyên Quang

UBND thành phố Tuyên Quang là cơ quan chấp hành của HĐND, cơquan hành chính nhà nước tại địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùngcấp và cơ quan nhà nước cấp trên

UBND thành phố Tuyên Quang chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp,luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùngcấp nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội,củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách phát triển khác trênđịa bàn Thành phố Tuyên Quang UBND thành phố Tuyên Quang thực hiệnchức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản

lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương đến địa phương

2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND thành phố Tuyên Quang

- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn thành phố ; dự toánthu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình;quyết toán ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phươngtrong trường hợp cần thiết trình HĐND thành phố quyết định và báo cáoUBND, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;

- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, hướng dẫn, kiểm tra UBNDcác phường xây dựng và thực hiện ngân sách, kiểm tra Nghị quyết của HĐNDcác phường về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của pháp luật;

- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội trên địa bàn các các phường;

- Xây dựng, trình UBND thành phố thông qua các chương trình khuyếnkhích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp ở địa phương và tổ chức thực hiện cácchương trình đó;

- Chỉ đạo UBND các xã, phường thực hiện các biện pháp chuyển dịch cơcấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác lâmsản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thủy sản;

- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ giađình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của phápluật;

- Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của UBND các phường;

- Xây dựng quy hoạch thủy lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trìnhthủy lợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thủy nông trên địa bàn thành phố theoquy định của pháp luật;

- Tham gia với UBND thành phố trong việc xây dựng quy hoạch, kếhoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn thành phố ;

- Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp cáccác phường;

- Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống, sảnxuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu, phát triển cơ sở chế biến nông, lâm,thủy sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của UBND thành phố;

- Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch thịtrấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn thành phố ; quản lý việc thực hiện quyhoạch xây dựng đã được phê duyệt;

- Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng

cơ sở theo sự phân cấp;

- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thựchiện pháp luật về xây dựng, tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lýđất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;

- Quản lý việc khai thác, sản xuât, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phâncấp của UBND thành phố

- Xây dựng và phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểmtra việc chấp hành quy định của nhà nước về hoạt động thương mại và dịch vụ,

du lịch trên địa bàn thành phố ;

- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạtđộng thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;

- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hóa, giáo dục, thôngtin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn thành phố và tổ chức thựchiện sau khi được cấp trên phê duyệt;

- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổcập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề, tổchức các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hóa giáo dục trên địabàn; chỉ đạo việc xóa mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên,quy chế thi cử;

- Quản lý các công trình công cộng được phân cấp, hướng dẫn các phongtrào về văn hóa - thông tin, thể dục thể thao; bảo vệ và phát huy các giá trị ditích lịch sử - văn hóa, và danh lam thắng cảnh do địa phương quản lý;

- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khỏe nhân dân; phòng, chống dịchbệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi, thực hiện chínhsách dân số kế hoach hóa gia đình;

- Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hànhnghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;

- Tổ chức chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động,

tổ chức phong trào xóa đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện nhânđạo

- Thực hiện các biện pháp hướng dẫn tiến bộ khoa học – công nghệ phục

vụ sản xuất và đời sống ở địa phương;

- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường, phòng, chống, khắc phục hậu quảthiên tai, bão lụt;

- Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường vàchất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm hàng hóa trên địa bàn thànhphố; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại địaphương

- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang

và quốc phòng toàn dân; thực hiện xây dựng kế hoạch khu vực phòng thủ thànhphố; quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo xây dựng lực lượng dân quân tự

vệ, công tác tập huấn dân quân tự vệ;

- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự, quyết định việc nhậpngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trườnghợp theo quy định của pháp luật;

- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xâydựng lực lượng công an nhân dân thành phố vững mạnh, bảo vệ bí mật nhànước; thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội vàcác hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;

- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý

hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương

- Tuyên truyên, phổ biến chính sách pháp luật về dân tộc, tôn giáo

- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hôi và đại biêu HĐNDtheo quy định của pháp luật;

- Quản lý công tác tổ chức biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấpcủa UBND cấp trên;

- Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính thành phố ;

- Thực hiện các Nghị quyết của HĐND về quy hoạch tổng thể xây dựng

và phát triển đô thị của thành phố trên cơ sở quy hoạch chung;

- Quản lý các cơ sở văn hóa – thông tin, thể dục thể thao của thị xã, thànhphố thuộc thành phố , bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hóa,danh lam thắng cảnh do thành phố quản lý

3 Cơ cấu tổ chức của UBND thành phố Tuyên Quang

* Sơ đồ cơ cấu tổ chưc của UBND thành phố Tuyên Quang ( phụ lục 1).

II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG UBND THÀNH PHỐ TUYÊN QUANG

Văn phòng HĐND và UBND thành phố Tuyên Quang

* Chức năng của văn phòng HĐND và UBND thành phố Tuyên Quang

Văn phòng HĐND và UBND thành phố Tuyên Quang là cơ quanchuyên môn trực thuộc UBND thành phố Tuyên Quang, chịu sự quản lý về tổchức, biên chế và công tác của UBND thành phố Tuyên Quang, đồng thờichịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của vănphòng HĐND, văn phòng UBND thành phố Hà Nội.

Chức năng tham mưu tổng hợp: Đây là chức năng nghiên cứu, đề xuấttham mưu tổng hợp cho lãnh đạo điều hành công việc có hiệu quả Chức năngnày được thể hiện thông quan việc xây dựng chương trình làm việc choUBND; Chuẩn bị báo cáo về hoạt động chuẩn bị đề án…; Tham gia ý kiến vềnội dung và hình thức trong quá trình soạn thảo văn bản; Tổ chức thống nhấtban hành văn bản của cơ quan, tổ chức quản lý công tác Văn thư – Lưu trữ,…

-Chức năng Hành chính quản trị: Là chức năng cung ứng những điềukiện về cư sở vật chất phục vụ cho quá trình hoạt động của UBND thành phốnhằm đạt được mục tiêu đề ra hoàn thành nhiệm vụ đạt hiệu quả cao mà Cơquan Nhà nước quản lý cấp trên giao cho

* Nhiệm vụ, quyền hạn, lề lối làm việc của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Tuyên Quang:

Nhiệm vụ:

Xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch công tác tuần, quý, năm củaThường trực HĐND, UBND thành phố; Chương trình các kỳ họp của HĐND,UBND thành phố Phối hợp với các đơn vị chuẩn bị nội dung các kỳ họp củaHĐND và UBND thành phố Tổ chức phục vụ các kỳ họp của Đoàn đại biểuQuốc hội, HĐND Thành phố , HĐND thành phố;

Thu thập xử lý thông tin, phối hợp với các phòng ban, ngành, UBNDphường chuẩn bị các báo cáo phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành củaUBND thành phố theo quy định của pháp luật Thực hiện công tác thông tinbáo cáo định kỳ, đột xuất theo quy định và theo sự chỉ đạo của Thường trựcHĐND, UBND thành phố;

Giúp UBND thành phố theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện cácvăn bản, chỉ đạo của UBND thành phố tại các phòng, ban, ngành, UBND

Trình UBND thành phố chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện côngtác cải cách Hành chính Nhà nước thuộc phạm vi quản lý của văn phòng;

Tổ chức việc tiếp dân, tiếp nhận đơn thư dân nguyện, khiếu nại, tố cáocủa tổ chức công dân gửi đến UBND thành phố, tham mưu đề xuất chuyểncác phòng, ban, ngành và UBND thành phố; Thực hiện công tác lưu trữ tàiliệu, văn bản của Thường trực HĐND, UBND thành phố ;

Tổ chức, phục vụ các Hội nghị, phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách doThường trực HĐND, UBND thành phố chủ trì và các hoạt động khác củaThường trực HĐND, UBND thành phố , đảm bảo đầy đủ điều kiện làm việc,phương tiện, cơ sở vật chất phục vụ hoạt động của Thường trực HĐND, lãnhđạo UBND thành phố Quản lý tài sản, trang thiết bị làm việc của cơ quanHĐND, UBND và các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND thành phố ;

Giúp HĐND, UBND thành phố đảm bảo mối quan hệ công tác củaThành ủy, Ủy ban Mật trận Tổ quốc và các đoàn thể Nhân dân thành phố, cácđơn vị trong và ngoài Thành phố, các quan hệ đối nội, đối ngoại Thườngxuyên giữ mối quan hệ phối hợp công tác với Văn phòng Thành ủy để đảmbảo phục vụ có hiệu quả các hoạt động chung của lãnh đạo thành phố ;

Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND, UBND thành phốgiao

* Quyền hạn:

Tổ chức công bố, truyền đạt các Quyết định, chỉ thị của UBND thànhphố và các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan Nhà nước có thẩmquyền;

Triệu tập các cuộc họp để phổ biến, triển khai các nhiệm vụ công tác doVăn phòng quản lý có liên quan đến cơ quan, đơn vị trực thuộc UBND thànhphố ;

Được tham dự các cuộc họp của HĐND, UBND thành phố, UBND các

xã phường có liên quan đến các chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng;

Kiểm tra, đôn đốc các phòng, ban chuyên môn, cơ quan thuộc UBNDthành phố và UBND các phường thực hiện chương trình, kế hoạch công táccủa UBND thành phố; Thực hiện ý kiến chỉ đạo, giao nhiệm vụ của Thườngtrực HĐND, lãnh đạo UBND thành phố ;

Giải quyết các đơn thư dân nguyện, khiếu nại, tố cáo của công dân theoQuy định của Pháp luật;

* Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND và UBND thành phố (Phụ lục 2)

III KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CỦA VĂN PHÒNG UBND THÀNH PHỐ TUYÊN QUANG

1 Khảo sát về tổ chức văn phòng UBND Thành phố Tuyên Quang 1.1 Chức năng

Văn phòng có vai trò, vị trí đặc biệt quan trọng đối với UBND thành phốTuyên Quang Nhìn chung các công tác hành chính văn phòng được thực hiệntương đối tốt đặc biệt là công tác tham mưu, tổng hợp Hàng năm văn phòng đãtham mưu hàng trăm kế hoạch, báo cáo và các văn bản chỉ đạo nhằm tìm kiếmcác phương án tối ưu phục vụ cho quá trình quản lý của cơ quan Văn phòng đãtổng hợp xử lý thông tin về tình hình hoạt động của cơ quan, nghiên cứu đề xuấtvới lãnh đạo cách giải quyết và xử lý Tham mưu trong việc xây dựng bộ máycủa văn phòng, xây dựng các quy chế hoạt động của cơ quan… Tiêu biểu là việcxây dựng các quy chế sau: Quy chế làm việc, quy chế hoạt động của UBNDthành phố, quy chế công tác văn thư lưu trữ, mỗi phòng ban đều có quy chế hoạtđộng riêng của mình

Bên cạnh việc hoàn thành tốt chức năng tham mưu, tổng hợp của Vănphòng UBND thành phố , thì vẫn còn không ít những khó khăn hạn chế Một sốcán bộ trong Văn phòng vẫn chưa được đào tạo đúng với chuyên môn, nghiệp

vụ của mình, phân công chức năng còn chồng chéo, trùng lặp Điều này ảnhhưởng lớn đến việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp của văn phòng

Chức năng giúp việc và đảm bảo hậu cần văn phòng UBND thành phốcũng không thể thiếu, đây là chức năng giúp cho cơ quan đảm bảo đầy đủ cácphương tiện cơ sở vật chất, tài chính và các trang thiết bị phục vụ tốt cho cáchoạt động của UBND thành phố

Văn phòng có vị trí vai trò hết sức quan trọng đối với UBND thành phốTuyên Quang Nhìn chung công tác tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảohậu cần đã được văn phòng thực hiện tương đối tốt, Văn phòng luôn thực hiệntốt nhiệm vụ được giao Văn phòng giúp hoạt động của UBND được triển khainhịp nhàng từ cấp chỉ đạo, điều hành tới cơ sở

Chức năng giúp việc và đảm bảo hậu cần: là trợ giúp, giúp đỡ cho lãnhđạo trong công tác quản lý điều hành hoạt động hành chính của cơ quan; Tronghoạt động của cơ quan không thể thiếu được các yếu tố về cơ sở vật chất như:Nhà cửa, trang thiết bị, phương tiện làm việc, điều kiện làm việc, do vậy vănphòng phải đáp ứng đầy đủ kịp thời mọi lúc mọi nơi

2 Giúp Thường trực HĐND và UBND thành phố Tuyên Quang theo dõi,đôn đốc các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố Tuyên Quang, UBNDcác xã, thị trấn trong việc chuẩn bị các báo cáo, đề án (bao gồm dự thảo văn bảnquy phạm pháp luật, các dự án kinh tế - xã hội, quốc phòng, an ninh và các dự ánkhác) và tham gia ý kiến về nội dung trong quá trình soạn thảo các đề án đó đểUBND thành phố Tuyên Quang xem xét quyết định;

3 Đảm bảo việc thu thập, cung cấp thông tin, xử lý thông tin được thườngxuyên, kịp thời, chính xác phục vụ cho công tác Thường trực HĐND, UBND

thành phố Tuyên Quang và chỉ đạo điều hành của UBND thành phố TuyênQuang, Chủ tịch UBND thành phố Tuyên Quang và thực hiện chế độ thông tinbáo cáo lên cơ quan Nhà nước cấp trên theo quy định của pháp luật;

4 Phối hợp với Thanh tra thành phố Tuyên Quang giúp Thường trựcHĐND và UBND thành phố Tuyên Quang trong việc tổ chức tiếp nhận và giảiquyết đơn thư khiếu nại, tố cáo theo quy định của pháp luật;

5 Chuẩn bị nội dung và phục vụ các phiên họp của HĐND và UBNDthành phố Tuyên Quang; các cuộc họp và làm việc của Chủ tịch, các Phó Chủ tịchUBND thành phố Tuyên Quang với các cơ quan, đơn vị tổ chức và công dân;

6 Phối hợp với các cơ quan chức năng, phổ biến và tập huấn triển khaithực hiện các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước cấp trên, của UBNDthành phố, Chủ tịch UBND thành phố đến các ngành, các cấp và theo dõi, đônđốc, kiểm tra các ngành, các cấp trong thành phố thực hiện những văn bản quyphạm pháp luật đó;

7 Quản lý về mặt hành chính bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hànhchính; áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2000;

8 Quản lý, thống nhất việc ban hành văn bản của HĐND và UBND thànhphố đảm bảo đúng chủ trương, đường lối của Đảng và các quy định của pháp luật;

9 Quản lý con dấu của thường trực HĐND và UBND thành phố, tổ chứcquản lý công tác văn thư, lưu trữ, hành chính của Thường trực HĐND và UBNDthành phố; thực hiện thống nhất chỉ đạo công tác tin học hóa quản lý hành chínhNhà nước đối với các phòng, ban và các xã, thị trấn trong thành phố;

10 Quản lý, tổ chức đội ngũ cán bộ công chức, kinh phí, tài sản, vật tư,hàng hóa được giao theo đúng quy định của Nhà nước; đảm bảo các điều kiện vềvật chất, kỹ thuật cho các hoạt động của Thường trực HĐND, UBND thành phố;

11 Quản lý các hoạt động của Nhà khách và Hội trường UBND thành phố;

12 Thực hiện những nhiệm vụ và lĩnh vực công tác khác được Thườngtrực HĐND và UBND thành phố giao

1.3 Cơ cấu tổ chức và nhiệm vụ, quyền hạn của các bộ phận thuộc văn phòng UBND Thành phố Tuyên Quang

* Văn phòng được tổ chức, làm việc theo chế độ thủ trưởng, cơ cấu tổ chứcvăn phòng gồm:

1 Chánh Văn phòng và các Phó Chánh Văn phòng;

2 Các chuyên viên được phân công tổng hợp và theo dõi các lĩnh vực kinh

tế, văn hóa – xã hội, an ninh, quốc phòng;

3 Các bộ phận trực thuộc Văn phòng;

- Bộ phận tổng hợp;

- Bộ phận hành chính – quản trị, kế toán – tài vụ;

- Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính;

4 Biên chế hành chính của Văn phòng do UBND thành phố quyết địnhtrong tổng biên chế hành chính của thành phố được UBND tỉnh giao

*Nhiệm vụ và quyền hạn của Chánh Văn phòng và các Phó Chánh Vănphòng

1 Chánh Văn phòng

1.1 Chánh Văn phòng là thủ trưởng cơ quan Văn phòng, là người quản lý

và điều hành mọi hoạt động của Văn phòng và chịu trách nhiệm trước thường trựcHĐND, UBND thành phố và Chủ tịch UBND thành phố trong việc thực hiệnnhiệm vụ của Văn phòng quy định tại Điều 2 của Quy định này;

1.2 Đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Quy chế làm việc của Thường trựcHĐND và UBND thành phố;

1.3 Chánh Văn phòng được thừa lệnh Chủ tịch UBND thành phố ký cácbáo cáo nhanh, hàng tháng, hàng quý, đột xuất, các thông báo, công văn thôngbáo ý kiến chỉ đạo công việc của UBND thành phố, giấy mời họp của UBNDthành phố gửi đến các cấp, các ngành trong thành phố, sao các văn bản, và kýgiấy giới thiệu cho Thủ trưởng các ngành đi công tác trong và ngoài thành phố;

1.4 Tổ chức thực hiện các chế độ chính sách của Đảng và Nhà nước(Trung ương và địa phương) trong cơ quan Văn phòng;

1.5 Chủ tài khoản của Văn phòng

2 Các Phó Chánh Văn phòng

2.1 Giúp việc Chánh Văn phòng, chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng