MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT A.LỜI MỞ ĐẦU1 B. PHẦN NỘI DUNG4 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC4 1.1: Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức4 1.1.1: Lịch sử hình thành4 1.1.2:Chức năng của UBND quận Tây Hồ5 1.1.3:Nhiệm vụ quyền hạn của UBND quận Tây Hồ6 1.1.4: Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ6 1.2: Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của phòng lưu trữ thuộc văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ7 1.2.1:Chức năng của văn phòng UBND quận Tây Hồ7 1.2.2: Nhiệm vụ của văn phòng UBND quận Tây Hồ7 1.2.3: Quyền hạn của văn phòng UBND quận Tây Hồ8 1.2.4: Cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND quận Tây Hồ9 1.3:Nhiệm vụ bộ phận lưu trữ tại văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ10 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HĐND & UBND QUẬN TÂY HỒ12 2.1: Hoạt động quản lý12 2.1.1: Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lý công tác thi đua khen thưởng trong hoạt động lưu trữ12 2.1.2: Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ12 2.1.2.1: Lãnh đạo chỉ đạo công tác lưu trữ của cơ quan.12 2.1.2.2: Nơi làm việc của phòng lưu trữ.13 2.1.3: Công tác xây dựng và ban hành văn bản.14 2.2: Hoạt động quản lý14 2.2.1:Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ14 2.2.2: Xác định giá trị tài liệu15 2.2.3: Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ16 2.2.4: Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ17 2.2.5: Công tác thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ18 2.2.6: Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ19 2.2.7: Hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ20 CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI VĂN PHÒNG HĐND & UBND QUẬN TÂY HỒ21 3.1: Báo cáo tóm tắt công việc trong quá trình thực tập và kết quả đã đạt được21 3.2: Nhận xét, đánh giá công tác lưu trữ của Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ21 3.2.1: Ưu điểm21 3.2.2: Nhược điểm22 3.3: Giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại Văn phòng HĐND & UBND Quận Tây Hồ22 3.4: Một số đề xuất, khuyến nghị đối với Văn phòng HĐND&UBND Quận Tây Hồ24 3.4.1: Nâng cao chất lượng, phòng làm việc và các trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ24 3.4.2: Tăng cường đầu tư cho yếu tố con người25 4.5: Một số đề xuất, khuyến nghị đối với Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội25 C. KẾT LUẬN28 D. PHỤ LỤC
Trang 1MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
A.LỜI MỞ ĐẦU 1
B PHẦN NỘI DUNG 4
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 4
1.1: Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức 4
1.1.1: Lịch sử hình thành 4
1.1.2:Chức năng của UBND quận Tây Hồ 5
1.1.3:Nhiệm vụ quyền hạn của UBND quận Tây Hồ 6
1.1.4: Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ 6
1.2: Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của phòng lưu trữ thuộc văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ 7
1.2.1:Chức năng của văn phòng UBND quận Tây Hồ 7
1.2.2: Nhiệm vụ của văn phòng UBND quận Tây Hồ 7
1.2.3: Quyền hạn của văn phòng UBND quận Tây Hồ 8
1.2.4: Cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND quận Tây Hồ 9
1.3:Nhiệm vụ bộ phận lưu trữ tại văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ 10 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HĐND & UBND QUẬN TÂY HỒ 12
2.1: Hoạt động quản lý 12
2.1.1: Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lý công tác thi đua khen thưởng trong hoạt động lưu trữ 12
2.1.2: Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ 12
2.1.2.1: Lãnh đạo chỉ đạo công tác lưu trữ của cơ quan 12
2.1.2.2: Nơi làm việc của phòng lưu trữ 13
2.1.3: Công tác xây dựng và ban hành văn bản 14
2.2: Hoạt động quản lý 14
2.2.1:Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 14
2.2.2: Xác định giá trị tài liệu 15
2.2.3: Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ 16
2.2.4: Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 17
2.2.5: Công tác thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 18
2.2.6: Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 19
2.2.7: Hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ 20
CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI VĂN PHÒNG HĐND & UBND QUẬN TÂY HỒ 21
Trang 23.1: Báo cáo tóm tắt công việc trong quá trình thực tập và kết quả đã đạt được 213.2: Nhận xét, đánh giá công tác lưu trữ của Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ 213.2.1: Ưu điểm 213.2.2: Nhược điểm 223.3: Giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại Văn phòng HĐND
& UBND Quận Tây Hồ 223.4: Một số đề xuất, khuyến nghị đối với Văn phòng HĐND&UBND Quận Tây Hồ 243.4.1: Nâng cao chất lượng, phòng làm việc và các trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ 243.4.2: Tăng cường đầu tư cho yếu tố con người 254.5: Một số đề xuất, khuyến nghị đối với Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội25
C KẾT LUẬN 28
D PHỤ LỤC
Trang 4A.LỜI MỞ ĐẦU
Trong công cuộc xây dựng đất nước tiến tới thời đại công nghiệp hóa,hiệnđại hóa, việc trao đổi thông tin trở thành một nhu cầu tất yếu của con người trênmọi phương tiện khác nhau: Văn bản, sách báo, tạp chí, mạng điện tử…đặc biệtviệc trao đổi thông tin bằng văn bản ngày càng phát triển hơn, trở thành mộtphương tiện quan trọng không thể thiếu trong hoạt động quản lý của các cơquan, tổ chức nhà nước nói chung và các tổ chức, đơn vị doanh nghiệp nói riêngnhưng để có nguồn thông tin đáng tin cậy, giá trị phải nói đến là tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ được coi là di sản quý báu của quốc gia không thể thiếutrong các hoạt động của các cơ quan Đảng Nhà nước, các tổ chức chính trị -xãhội, tổ chức xã hội nghề nghiệp,…Làm tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần giảiquyết công việc của mỗi cơ quan đơn vị một cách nhanh chóng, chính xác Sự rađời của công tác lưu trữ đối với công tác văn phòng là khâu nghiệp vụ vô cùngquan trọng, nó là sự tập trung, thống nhất phản ánh bộ mặt kết quả đạt được của
cơ quan tổ chức Chính vì vậy, công tác lưu trữ ngày càng phát triển, được coitrọng trong xã hội
Công tác lưu trữ là một mắt xích không thể thiếu trong hoạt động quản lý,
có một vai trò vô cùng quan trọng, được xác định là một ngành khoa học vàđược đánh giá ngang tầm với các ngành khoa học khác Nhận biết tầm quantrọng của ngành văn thư - lưu trữ đối với xã hội, trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
đã không ngừng đẩy mạnh công tác đào tạo cán bộ văn thư - lưu trữ có trình độchuyên môn vững vàng cả về lý luận và thực tiễn
Một nhà triết học đã từng nói: “Lý thuyết chỉ là màu xám còn cây đời mãimãi xanh tươi” Đúng vậy, lý thuyết mãi mãi chỉ là một cái gì đó được tồn tạitrên trang giấy, qua những bài giảng nếu như nó không được đồng hành cùng vớithực tế Vì vậy mà trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã thực hiện phương châmgiáo dục: “Học đi đôi với hành, lý thuyết gắn liền với thực tiễn” nhằm rèn luyện
kỹ năng nghề nghiệp cho sinh viên Nhà trường đã tổ chức cho sinh viên đi thựctập tại cơ quan giúp sinh viên có điều kiện thực tế, vận dụng lý luận vào thựctiễn, giúp sinh viên củng cố kiến thức, tìm hiểu và nâng cao trình độ chuyên
Trang 5môn nghiệp vụ, hiểu được vị trí vai trò công việc của mình để hoàn thiện bảnthân và có được nhiều tri thức giúp có một hành trang tốt sau khi ra trường cũngchính là dịp để các sinh viên tập dượt và rèn luyện đạo đức, tác phong nghềnghiệp của một cán bộ văn thư lưu trữ trong tương lai Được sự quan tâm giớithiệu của nhà trường cũng như sự giúp đỡ của UBND quận Tây Hồ đã tạo điềukiện giúp đỡ em được tìm hiểu và được trực tiếp tiếp xúc với công việc tạiphòng lưu trữ thuộc văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ.
Quận Tây Hồ là một trong những quận đi đầu thực hiện chủ trương cảicách nền hành chính nhà nước, quận đã áp dụng mô hình một cửa và đạt đượcnhững thành công nhất định.Hằng ngày, Văn phòng UBND quận phải tiếp nhận
và xử lý rất nhiều văn bản đến cũng như ban hành văn bản đi.Vì vậy, một quytrình quản lý và xử lý văn bản có hiệu quả sẽ góp phần nâng cao hiệu quả quản
lý Nhà nước trên địa bàn quận Vậy nên tài liệu lưu trữ được coi là di sản củaQuốc gia nói chung và của UBND quận nói riêng, làm tốt công tác lưu trữ sẽgiúp cơ quan, đơn vị giải quyết công việc một cách nhanh chóng và chính xáccao Thời gian thực tập tại cơ quan kéo dài trong 2 tháng từ ngày 10/1/2017 đếnngày 10/3/2017, đợt thực tập này giúp cho sinh viên không những được tiếp cậnthực tế mà còn xâm nhập thực tế để học hỏi kiến thức bổ sung cho phần lý luậnnghiệp vụ chuyên môn, bước đầu làm quen với một môi trường mới – môitrường làm việc trong một cơ quan – văn hóa công sở, rèn luyện tác phong làmviệc, quan hệ ứng xử, giao tiếp đồng thời rút ra được nhiều bài học kinh nghiệmtrong quá trình làm việc Trong khoảng thời gian được khảo sát, làm việc thực tếbản thân em đã tiếp cận trực tiếp với công việc, nỗ lực cố gắng học hỏi kinhnghiệm làm việc cũng như rèn luyện kỹ năng nghiệp vụ lưu trữ
Tuy nhiên, trong quá trình thực tập việc áp dụng lý thuyết vào thực tiễncòn rất nhiều hạn chế, kinh nghiệm chưa nhiều, đây là kết quả đánh giá bướctrưởng thành của bản thân sau 4 năm học tập và rèn luyện tại trường.Trong thờigian thực tập cũng như bản báo cáo thực tập còn nhiều thiếu xót và không tránhkhỏi những hạn chế nhất định Vì vậy, em rất mong nhận được sự giúp đỡ,những ý kiến đóng góp, nhận xét từ quý thầy cô và các cán bộ đơn vị thực tập để
Trang 6bài báo cáo của em được hoàn chỉnh hơn, giúp em có thêm nhiều kinh nghiệmquý báu trong công việc và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho những bước đi tiếptheo trong tương lai.
Qua bài báo cáo thực tập, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy
cô trong trường Đại học Nội vụ Hà Nội, khoa Văn thư – lưu trữ đã giảng dạy,giúp đỡ và truyền đạt tới chúng em những kiến thức vững chắc về công tácnghiệp vụ Em xin chân thành cảm ơn lãnh đạo UBND quận Tây Hồ, các anh chịtrong văn phòng HĐND & UBND quận đã tạo mọi điều kiện giúp đỡ em, giúp
em có thêm niềm tin và lòng say mê nghề nghiệp cũng như nhận biết được phẩmchất và trách nhiệm của một người cán bộ để em hoàn thiện được đợt thực tậpnày
Em xin chân thành cảm ơn
Hà Nội, ngày 08 tháng 03 năm 2017
Sv Nguyễn Thị Phương Hoa
Trang 7B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 1.1: Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức
1.1.1: Lịch sử hình thành
Quận Tây Hồ là một quận nằm ở phía bắc nội thành thủ đô Hà Nội Phíađông giáp quận Long Biên; phía tây giáp quận Bắc Từ Liêm; phía nam giápquận Ba Đình; phía bắc giáp huyện Đông Anh
Thực hiện đường lối đổi mới của Đảng, từ những năm 1990 của thế kỉ
XX, cùng với nhịp độ phát triển kinh tế, tốc độ đô thị hóa trên địa bàn Hà nộidiễn ra càng ngày càng nhanh Để đáp ứng yêu cầu xây dựng, phát triển thủ đôtrong thời kì công nghiệp hóa – hiện đại hóa, Đảng và Nhà nước đã chủ động
mở rộng nội thành thành phố Hà nội Quận được thành lập theo Nghị định số69/CP ngày 28/ 10/ 1995 của Chính phủ Việt Nam, trên cơ sở tách 3 phường:Bưởi, Thụy Khuê, Yên Phụ thuộc quận Ba Đình và 5 xã: Tứ Liên, Nhật Tân,Quảng An, Xuân La, Phú Thượng thuộc huyện Từ Liêm.Và được xác định làtrung tâm dịch vụ – du lịch - văn hóa, vùng có cảnh quan thiên nhiên của HàNội Tổ chức bộ máy của quận chính thức đi vào hoạt động từ tháng 01/1996
Theo định hướng phát triển của thủ đô Hà Nội đến năm 2020, toàn bộ
Trang 8quận Tây Hồ thuộc khu vực phát triển của Thành phố trung tâm,có điều kiện đặcbiệt thuận lợi thu hút các nguồn lực vốn tài chính, nguồn nhân lực và khoa họccông nghệ để thúc đẩy nhanh sự phát triển kinh tế – xã hội của quận nói riêng vàcủa Hà Nội nói chung.
Tây Hồ có điều kiện môi trường thiên nhiên ưu đãi, nổi bật với hồTây rộng khoảng 526 ha được coi là "lá phổi của Thành phố" Từ xa xưa, hồTây đã giữ một vị trí quan trọng về du lịch nhờ vào vị trí và giao thông thuậnlợi
Tây Hồ là quận lớn thứ 4 về diện tích đất tự nhiên sau quận HàĐông, Long Biên và Hoàng Mai) Quận có khoảng 2.401 ha trong tổng số hơn17.878 ha (chiếm 13,4%) diện tích đất khu vực nội thành Hà Nội
1.1.2:Chức năng của UBND quận Tây Hồ
UBND là cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa phương, quản lý phạm vilãnh thổ của quận theo Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị quyết của HĐND quận
và cơ quan cấp trên trong các lĩnh vực: Kinh tế, Chính trị, An ninh – xã hội,Quốc phòng Cụ thể là:
- Phát triển Kinh tế, Công nghiệp, Nông nghiệp, Lâm nghiệp, Thươngnghiệp, Văn hóa, Xã hội, Giáo dục, Y tế và Dịch vụ;
- Về thu chi ngân sách của địa phương;
- Về tuyên truyền Giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật
- Về phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước của các tổ chức vàcông dân, bảo vệ các quyền tự do dân chủ của nhân dân;
- Về công tác thi hành án, giải quyết đơn khiếu nại
UBND quận Tây Hồ do HĐND cùng cấp bầu ra, là cơ quan chấp hànhcủa HĐND, là cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệmtrước HĐND cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên
UBND quận Tây Hồ thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địaphương, góp phần đảmbảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hànhchính Nhà nước từ Trung ương đến cơ sở, đại diện cho ý chí nguyện vọng vàquyền làm chủ của nhân dân địa phương
Trang 91.1.3:Nhiệm vụ quyền hạn của UBND quận Tây Hồ
UBND quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thểlãnh đạo, cá nhân phụ trách UBND quận Tây Hồ có nhiệm vụ chỉ đạo điều hànhcác nhiệm vụ, Chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm đã đề ra, quản lý chỉđạo, hướng dẫn các phường trong hoạt động quản lý Nhà nước UBND quậnTây Hồ thực hiện nhiệm vụ của mình theo Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày
26 tháng 11 năm 2003, cụ thể là:
Xây dựng chương trình, công tác hàng năm của UBND quận, các biệnpháp thực hiện nghị quyết của HĐND quận về kinh tế xã hội, an ninh, quốcphòng, thông qua các báo cáo của UBND quận trước khi trình HĐND quận
Xây dựng quy chế làm việc của UBND quận, công tác tổ chức bộ máy vàthực hiện chế độ quản lý cán bộ theo phân cấp và quy định của Nhà nước Bổnhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với các tập thể, cá nhân do UBNDquận trực tiếp quản lý
Kết luận những vụ khiếu nại, tố cáo có liên quan tới cán bộ chủ chốt doUBND quản lý hoặc những vụ việc phức tạp theo quy định của Luật Khiếu nại
1.1.4: Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ
Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ gồm có: 01 Chủ tịch, 03 PhóChủ tịch và 12 phòng ban tham mưu, giúp việc
Bộ máy của UBND quận là toàn bộ hệ thống các phòng, ban được tổ chứctheo cơ cấu trực tuyến, nhìn chung rất phong phú về các lĩnh vực hoạt động phùhợp với yêu cầu cũng như chức năng của Uỷ ban, mỗi một thành viên củaUBND quận Tây Hồ chịu trách nhiệm cá nhân về lĩnh vực quản lý của mìnhtrước HĐND, UBND và Chủ tịch UBND quận, cùng với các thành viên khácchịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của UBND quận trước Thành uỷ HĐND
Trang 10& UBND TP, Quận uỷ, HĐND quận và cấp trên.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây Hồ (phụ lục 1)
1.2: Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của phòng lưu trữ thuộc văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ
Văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ là cơ quan chuyên môn trựcthuộc UBND quận Tây Hồ dưới sự chỉ đạo quản lý về tổ chức biên chế và côngtác của UBND quận, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra hướng dẫn về chuyênmôn nghiệp vụ của văn phòng HĐND, văn phòng UBND Thành phố Hà Nội.Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ chung của UBND quận, Văn phòng có các chứcnăng, nhiệm vụ riêng để hoạt động
1.2.1:Chức năng của văn phòng UBND quận Tây Hồ
Văn phòng UBND quận Tây Hồ có 2 chức năng chính: chức năng thammưu tổng hợp và chức năng Hành chính Quản trị Cụ thể như sau:
+ Chức năng tham mưu tổng hợp: Văn phòng có chức năng tham mưutổng hợp cho Uỷ ban nhân dân về hoạt động của UBND; tham mưu giúp UBNDquận về công tác dân tộc; tham mưu cho Chủ tịch UBND và các Phó Chủ tịchUBND quận về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND và các Phó Chủ tịchUBND quận; cung UBND và các cơ quan Nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ
sở vật chất, kỹ thuật cho HĐND&UBND quận
+ Chức năng hành chính quản trị: Văn phòng vừa đề xuất, vừa trực tiếpthực hiện các công việc sau khi Thủ trưởng phê duyệt Văn phòng đảm bảo đủđiều kiện về cơ sở vật chất phục vụ cho quá trình hoạt động của quận Trực tiếpmua sắm, quản lý, tổ chức các trang thiết bị, kinh phí của văn phòng và cơ quan
1.2.2: Nhiệm vụ của văn phòng UBND quận Tây Hồ
+ Xây dựng chương trình làm viêc, kế hoạch công tác tuần, tháng, nămcủa Thường trực HĐND&UBND quận; phối hợp với các đơn vị chuẩn bị nộidung các kỳ họp của HĐND&UBND Tổ chức phục vụ các hoạt động của Đoànđại biểu Quốc hội, HĐND Thành phố, HĐND quận
+ Thu thập, xử lý thông tin, phối hợp với các phòng, ban ngành UBNDphường chuẩn bị các báo cáo phục vụ cho công tác chỉ đạo, điề hành của UBND
Trang 11quận theo quy định của pháp luật Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳđột xuất theo quy định và theo sự chỉ đạo của Thường trực HĐND&UBNDquận.
+ Giúp UBND quận theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiên, các vănbản, ý kiến chỉ đạo của UBND quận tại các phòng, ban, ngành, UBND cácphường
+Tham mưu giúp UBND quận về công tác dân tộc trên địa bàn quận
+Phối hợp thực hiện Nội vụ tham mưu giúp UBND quận tổ chức thựchiện Quyết định số 181/2003/QĐ-TTg ngày 24/9/2003 của thủ tướng chính phủ
về việc ban hành quy chế thực hiện cơ chế “một cửa” tại cơ quan hành chínhNhà nước ở địa phương Điều hành hoạt động của bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trảkết quả giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa’ tại UBND quận
+Trình UBND quận chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công táccải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi quản lý của văn phòng
+Tổ chức việc tiếp nhận đơn thư dân nguyện, khiếu nại, tố cáo của tổchức, công dân gửi đến UBND quận, tham mưu đề xuất chuyển các phòng ban,ngành và UBND các phường xem xét, giải quyết
+Quản lý việc tiếp nhận văn bản gửi đến và ban hành văn bản của Thườngtrực HĐND, UBND quận; thực hiện công tác lưu trữ tài liệu, văn bản củaThường trực HĐND, UBND quận
+Tổ chức, phục vụ các hội nghị, phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách doThường trực HĐND, UBND quận chủ trì và các hoạt động khác của Thườngtrực HĐND, UBND; đảm bảo đầy đủ điều kiện làm việc, phương tiện, cơ sở vậtchất phục vụ hoạt động của Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND quận Quản lýtài sản, trang thiết bị làm việc của cơ quan và hoạt động chung của lãnh đạoquận
+Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND, UBND quận giao
1.2.3: Quyền hạn của văn phòng UBND quận Tây Hồ
+Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của UBND quận và
các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước có thẩm quyền
Trang 12+Triệu tập các cuộc họp để phổ biến, triển khai các nghiệp vụ công tác do văn phòng quản lý có liên quan đến cơ quan đơn vị trưc thuộc UBNDquận.
+Được tham dự các cuộc họp của UBND quận, UBND phường có liênquan đến chức năng nhiệm vụ của văn phòng
+Kiểm tra, đôn đốc các phòng ban chuyên môn, cơ quan thuộc UBNDquận và UBND phường thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của UBNDquận; thực hiện ý kiến chỉ đạo, giao nhiệm vụ của Thường trực HĐND, lãnh đạoUBND quận; giải quyết đơn thư dân nguyện, khiếu nại, tố cáo của công dân theoquy định của pháp luật
1.2.4: Cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND quận Tây Hồ
Lãnh đạo văn phòng UBND quận Tây Hồ gồm 1 chánh văn phòng và 3phó chánh văn phòng phụ trách quản lý các lĩnh vực quan trọng trong hoạt độngcủa văn phòng
+Chánh văn phòng HĐND và UBND Quận là người đứng đầu, lãnh đạo,điều hành toàn diện hoạt động của Văn phòng; các công việc cụ thể cảu Chánhvăn phòng HĐND & UBND Quận Tây Hồ bao gồm:
Bố trí, sắp xếp đội ngũ cán bộ công chức và nhân viên văn phòng HĐND
& UBND quận có đủ năng lực, trình độ chuyên môn để phục vụ tốt công tác chỉđạo, điều hành của Thường trực HĐND và lãnh đạo UBND quận;
Trực tiếp chỉ đạo, điều hành các công việc: tổ chức bộ máy, cán bộ; tàichính; tham mưu tổng hợp; thi đua khen thưởng; công tác phối hợp với vănphòng Quận ủy; thực hiện quy chế dân chủ trong cơ quan
Chỉ đạo việc theo dõi, tổng hợp và báo cáo tình hình trên địa bàn quận,phục vụ công tác điều hành của Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND quận Truyềnđạt các Nghị quyết, quyết định, chỉ thị, thể chế hóa các ý kiến chỉ đạo củaThường trực HĐND và lãnh đạo UBND quận.Chỉ đạo chuẩn bị đầy đủ nội quyphục vụ cuộc họp thường xuyên, đột xuất của UBND quận;
Đôn đốc thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác của UBND quận,các văn bản chỉ đạo của Chủ tịch và Phó chủ tịch UBND quận; giúp UBND
Trang 13quận theo dõi, đôn đốc việc thực hiện Quy chế làm việc của UBND quận;
Ký các văn bản theo sự ủy nhiệm của lãnh đạo UBND quận Có tráchnhiệm kiểm tra, ký “nháy” vào các văn bản của UBND quận ban hành do cácphòng, ban, ngành soạn thảo, trước khi trình ký các đồng chí lãnh đạo UBNDquận;
Là chủ tài khoản của Văn phòng HĐND & UBND quận;
Chủ trì các cuộc họp, giao ban toàn thể Văn phòng để kiểm điểm, đánhgiá kết quả công tác của đơn vị theo từng tháng, quý, năm
+ Các phó chánh văn phòng HĐND, UBND quận chịu trách nhiệm trướcChánh văn phòng về các phần việc được phân công Theo dõi, đôn đốc các cơquan, đơn vị thực hiện ý kiến chỉ đạo của Thường trực HĐND, UBND quận liênquan đến lĩnh vực công tác được phân công, kịp thời phát hiện và đề xuất nhữngvấn đề cần chỉ đạo, giải quyết
Khi giải quyết các công việc có liên quan đến các lĩnh vực khác hoặc vượtquá thẩm quyền thì trao đổi với các Phó VP phụ trách vấn đề liên quan, báo cáoCVP, xin ý kiến chỉ đạo của CT, PCT UBND quận
Tham mưu cho CVP trong việc thực hiện nhiệm vụ, kế hoạch công táccủa VP như: sắp xếp bộ máy, bố trí cán bộ, chế độ chính sách, chế độ làm việc,sinh hoạt, học tập của VP, chỉ đạo, điều hành, kiểm tra, đánh giá kết quả đạtđược của các bộ phận, cán bộ, công chức VP được phân công phụ trách
Sơ đồ cơ cấu tổ chức Văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ ( phụ lục 2 )
1.3:Nhiệm vụ bộ phận lưu trữ tại văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ
UBND quận Tây Hồ là một cơ quan hành chính Nhà nước cấp quận, hằngngày phải ban hành, tiếp nhận và xử lý một số lượng văn bản rất lớn Tại vănphòng UBND quận có bộ phận văn thư -lưu trữ chuyên trách giúp chánh vănphòng tổ chức thực hiện và quản lý công tác văn thư -lưu trữ đối với các phòng,ban chuyên môn; các tổ chức đoàn thể thuộc quận và đối với UBND các phườngđồng thời thu thập, chỉnh lý, bảo quản và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu
Trang 14trữ của kho lưu trữ lịch sử quận; thực hiện các nhiệm vụ của lưu trữ hiện hànhtại văn phòng HĐND, UBND quận Cụ thể bộ phận lưu trữ có nhiệm vụ:
-Sắp xếp, tập hợp, chỉnh lý, phân loại, lập danh mục hồ sơ, tài liệu và lưugiữ các loại tài liệu của UBND quận đảm bảo an toàn
-Thống kê đầy đủ các loại tài liệu lưu giữ đảm bảo rõ ràng, chính xácbằng sổ thống kê và máy tính, phục vụ tra cứu nhanh chóng, hiệu quả
-Hàng năm hướng dẫn và tổ chức tiếp nhận hồ sơ của các đơn vị để đưavào lưu trữ; tham mưu việc hủy tài liệu đã hết giá trị sử dụng theo đúng quyđịnh
Trang 15
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI
VĂN PHÒNG HĐND & UBND QUẬN TÂY HỒ 2.1: Hoạt động quản lý
2.1.1: Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản
lý công tác thi đua khen thưởng trong hoạt động lưu trữ
Sự ra đời của công tác lưu trữ đối với công tác văn phòng là khâu nghiệp
vụ quan trọng, nó là sự tập trung, thống nhất phản ánh bộ mặt, kết quả đạt đượccủa cơ quan Vì thế mà cán bộ lưu trữ đã từng bước chuyên môn hóa nghiệp vụcủa mình, đưa công tác lưu trữ ngày càng ổn định hơn Cán bộ lưu trữ là cán bộ
có trình độ chuyên môn lâu năm nên công việc được giải quyết rất nhanh chóng,đạt hiệu quả cao Thấy rõ được tầm quan trọng của công tác lưu trữ nên cán bộlưu trữ của UBND Quận Tây Hồ luôn làm tốt nhiệm vụ được giao, không đểxảy ra sai xót gì hoặc vi phạm các quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ
Hiện nay, UBND quận có 01 biên chế cán bộ lưu trữ giúp Chánh vănphòng và UBND quận thực hiện quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trong quátrình hoạt động của UBND, thực hiện chế độ thống kê, báo cáo định kỳ, đột xuất
về tình hình công tác lưu trữ của quận
Hằng năm, Quận vẫn cử cán bộ làm công tác lưu trữ tham gia các lớp đàotạo chuyên sâu về nghiệp vụ để đáp ứng ngày càng cao về nhu cầu công việccũng như nâng cao trình độ chuyên môn
Cán bộ lưu trữ luôn chấp hành đầy đủ nội quy cũng như đạo đức nghềnghiệp cùng với tinh thần trách nhiệm cao và nghiệp vụ chuyên môn vững vàng,Lãnh đạo văn phòng hằng năm cũng có những chính sách khen thưởng độngviên với những cán bộ làm tốt Bên cạnh đó, lãnh đạo quản lý cũng điều hànhđôn đốc nhắc nhở nhân viên cũng có những biện pháp kỉ luật nghiêm khắc vớinhững cán bộ công chức làm sai quy định
2.1.2: Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ
2.1.2.1: Lãnh đạo chỉ đạo công tác lưu trữ của cơ quan.
Phòng lưu trữ UBND quận làm việc dưới sự lãnh đạo của Văn phòng ủyban nên nhận được nhiều sự quan tâm của rất nhiều lãnh đạo, hơn nữa lãnh đạo
Trang 16văn phòng cũng thường xuyên đôn đốc để tạo điều kiện cán bộ làm công tác lưutrữ và bồi dưỡng nhiều kiến thức cần thiết để nâng cao trình độ nghiệp vụ Đểthực hiện Chỉ thị số 726/TTg về tăng cường chỉ đạo công tác lưu trữ trong thờigian tới và công văn số 66/NVĐP ngày 11/3/1995 của Cục Lưu trữ Nhà nước,UBND quận đã hướng dẫn nội dung kiểm tra, rà soát văn bản của các phòng,ban, ngành, hội đoàn thể trong toàn quận vào các dịp cuối năm.
2.1.2.2: Nơi làm việc của phòng lưu trữ.
Phòng lưu trữ được đặt ở tầng 4 với diện tích với diện tích là 40m2 gồmhai dãy giá đựng hồ sơ tài liệu, mỗi giá cao khoảng 2,5 mét bằng sắt dài 5 mét
để đựng hộp tài liệu của từng năm Trong kho được bố trí máy điều hòa, quạtmáy, ánh sáng vừa đủ và các trang thiết bị khác nh hộp đựng tài liệu cặp 3 giây,
sổ sách để bảo quản tốt tài liệu Cán bộ chuyên trách có ý thức, tinh thần cao đốivới công tác lưu trữ UBND quận đã bố trí 4 kho lưu trữ với diện tích 140m2, 11bình chữa cháy, 5 điều hòa và 8 hệ thống báo cháy tự động Công tác bảo quảnđược thực hiện tốt, thường xuyên vệ sinh kho lưu trữ, luôn đảm bảo an toàn bímật hồ sơ, tài liệu
Kho lưu trữ thuộc văn phòng HĐND-UBND quận quản lý Thực hiện chỉ
thị 726/TTg ngày 04/9/1997 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tácvăn thư lưu trữ UBND quận Tây Hồ đã củng cố và tăng cường tổ chức lưu trữtrong thời gian tới
Kho lưu trữ của Văn phòng ở tầng 4, có một nhân viên lưu trữ tốt nghiệpHọc viện Hành chính làm lưu trữ Kho lưu trữ có nhiệm vụ thu thập tài liệu đểchỉnh lý và bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu của cơ quan, mà trong hoạt độngquản lý của UBND quận tài liệu khai thác khá phức tạp và ngày càng nhiều, nênkho lưu trữ phải làm tốt từng khâu để đảm bảo tài liệu đạt hiệu quả khi khingười khai thác cần sử dụng Trong hoạt động của cơ quan, nếu không có lưu trữthì tài liệu sản sinh ra sẽ nằm rải rác ở các phòng, ban và chỉ tập trung ở khâuvăn thư Các văn bản không được bảo quản, tài liệu không được lập hồ sơ dẫnđến bị mất mát, thất lạc và ảnh hưởng rất lớn đến việc bảo quản tài liệu và phục
vụ nghiên cứu sử dụng
Trang 17Tuy nhiên, tại các phòng, ban chuyên môn, đơn vị sự nghiệp và cácphường thuộc quận đa phần không có kho lưu trữ tài liệu riêng biệt Tài liệu lưutrữ của các đơn vị được lưu trữ theo phương pháp thủ công, được lưu vào cáccặp, hộp giấy hoặc lưu trong tủ sắt và chưa được chỉnh lý.
Việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của UBND quận được thực hiệnthường xuyên và hiệu quả, năm 2014 đã có 30 lượt cán bộ, công chức khai thác
50 hồ sơ, tài liệu phục vụ công tác chuyên môn và đều được thực hiện đúng quytrình công tác, có phiếu đăng ký khai thác tài liệu xác nhận của Thủ trưởng đơn
vị và lãnh đạo Văn phòng HĐND&UBND quận
Đặc biệt ban lãnh đạo đã tạo điều kiện tốt về cơ sở vật chất cũng nhưtrang thiết bị vốn đã bị hạn chế để phục vụ cho công tác lưu trữ ngày càng tốthơn Nhưng bên cạnh đó cũng còn có một số hạn chế, phòng lưu trữ trực thuộcVăn phòng HĐND-UBND quận nên có một số công việc còn mang tính bị động
và ngân sách còn khó khăn như chưa xây dựng được phòng kho theo đúng quyđịnh của Cục lưu trữ Nhà nước, trang thiết bị trong kho chưa đầy đủ, cán bộ lưutrữ không đúng chuyên ngành, còn kém về mặt kĩ năng
2.1.3: Công tác xây dựng và ban hành văn bản.
Ngay từ đầu năm 2014, UBND quận đã ban hành Kế hoạch số UBND ngày 05/3/2013 về công tác lưu trữ, theo đó đã phân công trách nhiệm cụthể cho từng phòng, ban chuyên môn và UBND các phường, các đơn vị sựnghiệp thuộc quận thực hiện công tác lưu trữ theo quy định của pháp luật, đồngthời đã tổ chức triển khai kế hoạch gắn với Hội nghị triển khai kế hoạch cải cáchhành chính, thành phần gồm cán bộ chủ chốt và các công chức, viên chức làmcông tác lưu trữ của quận, phường
54/KH-Văn phòng HĐND&UBND quận tham mưu ban hành Quy chế khai thác
và sử dụng kho lưu trữ tại UBND quận Ngày 04/10/2013, UBND quận Tây Hồ
đã ban hành Quyết định số 2958/QĐ-UBND về việc thành lập Hội đồng xácđịnh giá trị tài liệu và tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định của Luật lưu trữ
2.2: Hoạt động quản lý
2.2.1:Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ
Cán bộ lưu trữ cơ quan là người có trách nhiệm lập kế hoạch thu thập hồ
sơ, tài liệu và chuẩn bị về văn phòng phẩm và các thứ cần thiết khác để tiếp
Trang 18nhận hồ sơ, tài liệu.
Khi nhận hồ sơ, tài liệu phải có biên bản bàn giao nộp hồ sơ và mục lục
hồ sơ nộp lưu
Trong kho lưu trữ hiện tại có 113 giá sắt đựng tài liệu tương đương 654mtài liệu lưu trữ Bộ phận Lưu trữ được bố trí ở vị trí thoáng mát, rất thuận lợi chocông tác bảo quản và lưu trữ hồ sơ tài liệu ở cơ quan, hệ thống phòng cháy chữacháy của kho lưu trữ luôn được đảm bảo an toàn tuyệt đối
Công tác giao nhận tài liệu vào lưu trữ tại UBND Quận Tây Hồ được thựchiện hiện theo đúng quy định của Nhà nước và quy định của UBND quận
Đối với hồ sơ đã nộp vào lưu trữ cơ quan đến thời hạn giao nộp vào lưutrữ cơ quan những cán bộ công chức cần giữ lại để tham khảo, giải quyết côngviệc thì vẫn làm thủ tục giao nộp vào lưu trữ cơ quan nhưng sau đó làm thủ tụccho mượn hồ sơ để được giữ tài liệu
Việc giao nộp tài liệu được tiến hành bằng văn bản giao nhận giữa cán bộlưu trữ và các đơn vị nộp tài liệu Đa phần tài liệu mà cán bộ lưu trữ nhận đượccòn ở tình trạng bó gói, rời lẻ và không đầy đủ Vì vậy, mà việc thu thập bổ sungtài liệu vào kho luôn được cán bộ lưu trữ thực hiện nhằm đảm bảo đủ tài liệu đểlập hồ sơ, phục vụ nhu cầu tìm kiếm nghiêm cứu của độc giả
2.2.2: Xác định giá trị tài liệu
Hiện nay khối lượng tài liệu được hình thành trong hoạt động của cơ quanđang tăng lên nhanh chóng, vì loại hình tài liệu ngày càng đa dạng.Vì thế việcxác định giá trị tài liệu càng trở nên cấp thiết và nặng nề hơn
Xác định giá trị tài liệu là loại bỏ những văn bản không còn giá trị sửdụng để tiêu hủy và chọn những tài liệu có giá trị vào bảo quản
Chánh văn phòng là người chịu trách nhiệm tổ chức việc xác định giá trịtài liệu theo quy định hiện hành Cán bộ lưu trữ cơ quan phối hợp với Trưởngphòng chuyên môn trong việc quy định thời gian lưu trữ của các loại tài liệu, hồ
sơ lưu trữ trong kho
Hội đồng xác định giá trị tài liệu cơ quan có nhiệm vụ xem xét toàn bộ tàiliệu hết giá trị cần tiêu hủy, tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo đúng quy
Trang 19định của Cục văn thư lưu trữ nhà nước.
Khối tài liệu được sản sinh ra đã có không ít những văn bản, tài liệu cónội dung trùng thừa, giống nhau về thể thức, nội dung công việc…gây cản trởcho công tác chỉnh lý tài liệu sau này
Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu thì phải lựa chọn những tài liệu cógiá trị thực tiễn và giá trị lịch sử, còn đối với tài liệu hết giá trị, tài liệu hỏng vàtài liệu trùng thừa cơ quan đã tiến hành lập biên bản và có mục lục thống kênhững tài liệu loại Đồng thời việc tiêu hủy tài liệu cũng được Hội đồng xác địnhgiá trị xem xét và đề nghị đồng ý cho tiêu hủy tài liệu bằng văn bản
Bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ là một biện pháp có liên quan tới việc xácđịnh nguồn tài liệu thuộc thành phần phông lưu trữ đó là lựa chọn, chuẩn bị vàchuyển giao tài liệu vào phòng kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã đượcnhà nước quy định Việc bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ được thực hiện theocông việc song song với văn thư nên tài liệu ở văn thư chuyển đến lưu trữ chưabiên mục trong ngoài và được lưu trữ thu về hàng tháng để chỉnh lý làm như vậytài liệu không bị ứ đọng nhiều, những công việc được giải quyết ngay tạo điềukiện tốt cho người đến tra tìm tài liệu nhưng ngược lại nó cũng có mặt hạn chếnhất định như nhiểu hồ sơ còn thiếu không kiểm được tài liệu để bổ sung dẫnđến tình trạng hồ sơ còn bỏ lỡ mà nguồn tài liệu được bổ sung ở ủy ban chủ yếu
là các phòng, ban và các đơn vị có liên quan
2.2.3: Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Trong những năm qua, công tác quản lý tài liệu lưu trữ đã được UBNDquận quan tâm, triển khai thực hiện nghiêm túc Tài liệu lưu trữ đã được thuthập, bảo quản, sắp xếp một cách khoa học, hợp lý, có thứ tự và ngăn nắp;
Ngày 30/8/2006, UBND quận đã ban hành quyết định số UBND về việc ban hành danh mục hồ các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu
1023/QĐ-và thành phần tài liệu thuộc diện nộp 1023/QĐ-vào lưu trữ UBND quận Tây Hồ
Ngày 22/12/2011, Văn phòng HĐND&UBND quận có Công văn 181/VP
về việc khỏa sát tài liệu lưu trữ,theo đó Văn phòng HĐND&UBND quận đã mờiTrung tâm Lưu trữ Quốc gia III phối hợp với Bộ phận Lưu trữ thuộc Văn phòng