MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT A.LỜI MỞ ĐẦU1 B. PHẦN NỘI DUNG4 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC4 1.1: Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức4 1.1.1: Lịch sử hình thành4 1.1.2:Chức năng của UBND quận Tây Hồ5 1.1.3:Nhiệm vụ quyền hạn của UBND quận Tây Hồ6 1.1.4: Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ6 1.2: Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của phòng lưu trữ thuộc văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ7 1.2.1:Chức năng của văn phòng UBND quận Tây Hồ7 1.2.2: Nhiệm vụ của văn phòng UBND quận Tây Hồ7 1.2.3: Quyền hạn của văn phòng UBND quận Tây Hồ8 1.2.4: Cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND quận Tây Hồ9 1.3:Nhiệm vụ bộ phận lưu trữ tại văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ10 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HĐND & UBND QUẬN TÂY HỒ12 2.1: Hoạt động quản lý12 2.1.1: Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lý công tác thi đua khen thưởng trong hoạt động lưu trữ12 2.1.2: Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ12 2.1.2.1: Lãnh đạo chỉ đạo công tác lưu trữ của cơ quan.12 2.1.2.2: Nơi làm việc của phòng lưu trữ.13 2.1.3: Công tác xây dựng và ban hành văn bản.14 2.2: Hoạt động quản lý14 2.2.1:Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ14 2.2.2: Xác định giá trị tài liệu15 2.2.3: Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ16 2.2.4: Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ17 2.2.5: Công tác thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ18 2.2.6: Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ19 2.2.7: Hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ20 CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI VĂN PHÒNG HĐND & UBND QUẬN TÂY HỒ21 3.1: Báo cáo tóm tắt công việc trong quá trình thực tập và kết quả đã đạt được21 3.2: Nhận xét, đánh giá công tác lưu trữ của Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ21 3.2.1: Ưu điểm21 3.2.2: Nhược điểm22 3.3: Giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại Văn phòng HĐND & UBND Quận Tây Hồ22 3.4: Một số đề xuất, khuyến nghị đối với Văn phòng HĐND&UBND Quận Tây Hồ24 3.4.1: Nâng cao chất lượng, phòng làm việc và các trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ24 3.4.2: Tăng cường đầu tư cho yếu tố con người25 4.5: Một số đề xuất, khuyến nghị đối với Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội25 C. KẾT LUẬN28 D. PHỤ LỤC
MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT A.LỜI MỞ ĐẦU B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 1.1: Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan, tổ chức 1.1.1: Lịch sử hình thành .4 1.1.2:Chức UBND quận Tây Hồ 1.1.3:Nhiệm vụ quyền hạn UBND quận Tây Hồ 1.1.4: Cơ cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ 1.2: Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phòng lưu trữ thuộc văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ 1.2.1:Chức văn phòng UBND quận Tây Hồ 1.2.2: Nhiệm vụ văn phòng UBND quận Tây Hồ 1.2.3: Quyền hạn văn phòng UBND quận Tây Hồ .8 1.2.4: Cơ cấu tổ chức văn phòng UBND quận Tây Hồ 1.3:Nhiệm vụ phận lưu trữ văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ 10 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HĐND & UBND QUẬN TÂY HỒ 12 2.1: Hoạt động quản lý 12 2.1.1: Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lý công tác thi đua khen thưởng hoạt động lưu trữ 12 2.1.2: Tổ chức đạo công tác lưu trữ 12 2.1.2.1: Lãnh đạo đạo công tác lưu trữ quan 12 2.1.2.2: Nơi làm việc phòng lưu trữ 13 2.1.3: Công tác xây dựng ban hành văn 14 2.2: Hoạt động quản lý 14 2.2.1:Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 14 2.2.2: Xác định giá trị tài liệu 15 2.2.3: Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ .16 2.2.4: Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 17 2.2.5: Công tác thống kê xây dựng cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 18 2.2.6: Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 19 2.2.7: Hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ 20 CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI VĂN PHÒNG HĐND & UBND QUẬN TÂY HỒ 21 3.1: Báo cáo tóm tắt cơng việc trình thực tập kết đạt 21 3.2: Nhận xét, đánh giá cơng tác lưu trữ Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ 21 3.2.1: Ưu điểm 21 3.2.2: Nhược điểm .22 3.3: Giải pháp nâng cao chất lượng cơng tác lưu trữ Văn phòng HĐND & UBND Quận Tây Hồ .22 3.4: Một số đề xuất, khuyến nghị Văn phòng HĐND&UBND Quận Tây Hồ .24 3.4.1: Nâng cao chất lượng, phòng làm việc trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ 24 3.4.2: Tăng cường đầu tư cho yếu tố người 25 4.5: Một số đề xuất, khuyến nghị Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 25 C KẾT LUẬN 28 D PHỤ LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT 01 02 03 04 05 Viết tắt CT PCT HĐND & UBND CVP VTLT Nghĩa Chủ tịch Phó chủ tịch Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân Chánh văn phòng Văn thư lưu trữ A.LỜI MỞ ĐẦU Trong công xây dựng đất nước tiến tới thời đại cơng nghiệp hóa,hiện đại hóa, việc trao đổi thông tin trở thành nhu cầu tất yếu người phương tiện khác nhau: Văn bản, sách báo, tạp chí, mạng điện tử…đặc biệt việc trao đổi thông tin văn ngày phát triển hơn, trở thành phương tiện quan trọng thiếu hoạt động quản lý quan, tổ chức nhà nước nói chung tổ chức, đơn vị doanh nghiệp nói riêng để có nguồn thơng tin đáng tin cậy, giá trị phải nói đến tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ coi di sản quý báu quốc gia thiếu hoạt động quan Đảng Nhà nước, tổ chức trị -xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp,…Làm tốt công tác lưu trữ góp phần giải cơng việc quan đơn vị cách nhanh chóng, xác Sự đời công tác lưu trữ cơng tác văn phòng khâu nghiệp vụ vơ quan trọng, tập trung, thống phản ánh mặt kết đạt quan tổ chức Chính vậy, cơng tác lưu trữ ngày phát triển, coi trọng xã hội Công tác lưu trữ mắt xích khơng thể thiếu hoạt động quản lý, có vai trò vơ quan trọng, xác định ngành khoa học đánh giá ngang tầm với ngành khoa học khác Nhận biết tầm quan trọng ngành văn thư - lưu trữ xã hội, trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội không ngừng đẩy mạnh công tác đào tạo cán văn thư - lưu trữ có trình độ chun mơn vững vàng lý luận thực tiễn Một nhà triết học nói: “Lý thuyết màu xám đời mãi xanh tươi” Đúng vậy, lý thuyết mãi tồn trang giấy, qua giảng khơng đồng hành với thực tế Vì mà trường Đại học Nội vụ Hà Nội thực phương châm giáo dục: “Học đôi với hành, lý thuyết gắn liền với thực tiễn” nhằm rèn luyện kỹ nghề nghiệp cho sinh viên Nhà trường tổ chức cho sinh viên thực tập quan giúp sinh viên có điều kiện thực tế, vận dụng lý luận vào thực tiễn, giúp sinh viên củng cố kiến thức, tìm hiểu nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ, hiểu vị trí vai trò cơng việc để hồn thiện thân có nhiều tri thức giúp có hành trang tốt sau trường dịp để sinh viên tập dượt rèn luyện đạo đức, tác phong nghề nghiệp cán văn thư lưu trữ tương lai Được quan tâm giới thiệu nhà trường giúp đỡ UBND quận Tây Hồ tạo điều kiện giúp đỡ em tìm hiểu trực tiếp tiếp xúc với cơng việc phòng lưu trữ thuộc văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ Quận Tây Hồ quận đầu thực chủ trương cải cách hành nhà nước, quận áp dụng mơ hình cửa đạt thành cơng định.Hằng ngày, Văn phòng UBND quận phải tiếp nhận xử lý nhiều văn đến ban hành văn đi.Vì vậy, quy trình quản lý xử lý văn có hiệu góp phần nâng cao hiệu quản lý Nhà nước địa bàn quận Vậy nên tài liệu lưu trữ coi di sản Quốc gia nói chung UBND quận nói riêng, làm tốt công tác lưu trữ giúp quan, đơn vị giải cơng việc cách nhanh chóng xác cao Thời gian thực tập quan kéo dài tháng từ ngày 10/1/2017 đến ngày 10/3/2017, đợt thực tập giúp cho sinh viên tiếp cận thực tế mà xâm nhập thực tế để học hỏi kiến thức bổ sung cho phần lý luận nghiệp vụ chuyên môn, bước đầu làm quen với môi trường – môi trường làm việc quan – văn hóa cơng sở, rèn luyện tác phong làm việc, quan hệ ứng xử, giao tiếp đồng thời rút nhiều học kinh nghiệm trình làm việc Trong khoảng thời gian khảo sát, làm việc thực tế thân em tiếp cận trực tiếp với công việc, nỗ lực cố gắng học hỏi kinh nghiệm làm việc rèn luyện kỹ nghiệp vụ lưu trữ Tuy nhiên, trình thực tập việc áp dụng lý thuyết vào thực tiễn nhiều hạn chế, kinh nghiệm chưa nhiều, kết đánh giá bước trưởng thành thân sau năm học tập rèn luyện trường.Trong thời gian thực tập báo cáo thực tập nhiều thiếu xót khơng tránh khỏi hạn chế định Vì vậy, em mong nhận giúp đỡ, ý kiến đóng góp, nhận xét từ q thầy cán đơn vị thực tập để báo cáo em hoàn chỉnh hơn, giúp em có thêm nhiều kinh nghiệm q báu cơng việc tạo điều kiện thuận lợi cho bước tương lai Qua báo cáo thực tập, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy cô trường Đại học Nội vụ Hà Nội, khoa Văn thư – lưu trữ giảng dạy, giúp đỡ truyền đạt tới chúng em kiến thức vững công tác nghiệp vụ Em xin chân thành cảm ơn lãnh đạo UBND quận Tây Hồ, anh chị văn phòng HĐND & UBND quận tạo điều kiện giúp đỡ em, giúp em có thêm niềm tin lòng say mê nghề nghiệp nhận biết phẩm chất trách nhiệm người cán để em hoàn thiện đợt thực tập Em xin chân thành cảm ơn Hà Nội, ngày 08 tháng 03 năm 2017 Sv Nguyễn Thị Phương Hoa B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 1.1: Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan, tổ chức 1.1.1: Lịch sử hình thành Quận Tây Hồ quận nằm phía bắc nội thành thủ Hà Nội Phía đơng giáp quận Long Biên; phía tây giáp quận Bắc Từ Liêm; phía nam giáp quận Ba Đình; phía bắc giáp huyện Đơng Anh Thực đường lối đổi Đảng, từ năm 1990 kỉ XX, với nhịp độ phát triển kinh tế, tốc độ thị hóa địa bàn Hà nội diễn ngày nhanh Để đáp ứng yêu cầu xây dựng, phát triển thủ đô thời kì cơng nghiệp hóa – đại hóa, Đảng Nhà nước chủ động mở rộng nội thành thành phố Hà nội Quận thành lập theo Nghị định số 69/CP ngày 28/ 10/ 1995 Chính phủ Việt Nam, sở tách phường: Bưởi, Thụy Khuê, Yên Phụ thuộc quận Ba Đình xã: Tứ Liên, Nhật Tân, Quảng An, Xuân La, Phú Thượng thuộc huyện Từ Liêm.Và xác định trung tâm dịch vụ – du lịch - văn hóa, vùng có cảnh quan thiên nhiên Hà Nội Tổ chức máy quận thức vào hoạt động từ tháng 01/1996 Theo định hướng phát triển thủ đô Hà Nội đến năm 2020, toàn quận Tây Hồ thuộc khu vực phát triển Thành phố trung tâm,có điều kiện đặc biệt thuận lợi thu hút nguồn lực vốn tài chính, nguồn nhân lực khoa học công nghệ để thúc đẩy nhanh phát triển kinh tế – xã hội quận nói riêng Hà Nội nói chung Tây Hồ có điều kiện môi trường thiên nhiên ưu đãi, bật với hồ Tây rộng khoảng 526 coi "lá phổi Thành phố" Từ xa xưa, hồ Tây giữ vị trí quan trọng du lịch nhờ vào vị trí giao thơng thuận lợi Tây Hồ quận lớn thứ diện tích đất tự nhiên sau quận Hà Đơng, Long Biên Hồng Mai) Quận có khoảng 2.401 tổng số 17.878 (chiếm 13,4%) diện tích đất khu vực nội thành Hà Nội 1.1.2:Chức UBND quận Tây Hồ UBND quan Hành Nhà nước địa phương, quản lý phạm vi lãnh thổ quận theo Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị HĐND quận quan cấp lĩnh vực: Kinh tế, Chính trị, An ninh – xã hội, Quốc phòng Cụ thể là: - Phát triển Kinh tế, Công nghiệp, Nông nghiệp, Lâm nghiệp, Thương nghiệp, Văn hóa, Xã hội, Giáo dục, Y tế Dịch vụ; - Về thu chi ngân sách địa phương; - Về tuyên truyền Giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật - Về phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước tổ chức công dân, bảo vệ quyền tự dân chủ nhân dân; - Về công tác thi hành án, giải đơn khiếu nại UBND quận Tây Hồ HĐND cấp bầu ra, quan chấp hành HĐND, quan Hành Nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cấp quan nhà nước cấp UBND quận Tây Hồ thực chức quản lý Nhà nước địa phương, góp phần đảmbảo đạo, quản lý thống máy hành Nhà nước từ Trung ương đến sở, đại diện cho ý chí nguyện vọng quyền làm chủ nhân dân địa phương 1.1.3:Nhiệm vụ quyền hạn UBND quận Tây Hồ UBND quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách UBND quận Tây Hồ có nhiệm vụ đạo điều hành nhiệm vụ, Chương trình cơng tác tuần, tháng, q, năm đề ra, quản lý đạo, hướng dẫn phường hoạt động quản lý Nhà nước UBND quận Tây Hồ thực nhiệm vụ theo Luật Tổ chức HĐND UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003, cụ thể là: Xây dựng chương trình, cơng tác hàng năm UBND quận, biện pháp thực nghị HĐND quận kinh tế xã hội, an ninh, quốc phòng, thơng qua báo cáo UBND quận trước trình HĐND quận Xây dựng quy chế làm việc UBND quận, công tác tổ chức máy thực chế độ quản lý cán theo phân cấp quy định Nhà nước Bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật tập thể, cá nhân UBND quận trực tiếp quản lý Kết luận vụ khiếu nại, tố cáo có liên quan tới cán chủ chốt UBND quản lý vụ việc phức tạp theo quy định Luật Khiếu nại tố cáo Kiểm điểm, đánh giá công tác đạo, điều hành tập thể cá nhân thành viên UBND quận hàng năm Giải vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền UBND quận 1.1.4: Cơ cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ Cơ cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ gồm có: 01 Chủ tịch, 03 Phó Chủ tịch 12 phòng ban tham mưu, giúp việc Bộ máy UBND quận toàn hệ thống phòng, ban tổ chức theo cấu trực tuyến, nhìn chung phong phú lĩnh vực hoạt động phù hợp với yêu cầu chức Uỷ ban, thành viên UBND quận Tây Hồ chịu trách nhiệm cá nhân lĩnh vực quản lý trước HĐND, UBND Chủ tịch UBND quận, với thành viên khác chịu trách nhiệm tập thể hoạt động UBND quận trước Thành uỷ HĐND & UBND TP, Quận uỷ, HĐND quận cấp Sơ đồ cấu tổ chức UBND Quận Tây Hồ (phụ lục 1) 1.2: Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phòng lưu trữ thuộc văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ Văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ quan chuyên môn trực thuộc UBND quận Tây Hồ đạo quản lý tổ chức biên chế công tác UBND quận, đồng thời chịu đạo, kiểm tra hướng dẫn chun mơn nghiệp vụ văn phòng HĐND, văn phòng UBND Thành phố Hà Nội Trên sở chức năng, nhiệm vụ chung UBND quận, Văn phòng có chức năng, nhiệm vụ riêng để hoạt động 1.2.1:Chức văn phòng UBND quận Tây Hồ Văn phòng UBND quận Tây Hồ có chức chính: chức tham mưu tổng hợp chức Hành Quản trị Cụ thể sau: + Chức tham mưu tổng hợp: Văn phòng có chức tham mưu tổng hợp cho Uỷ ban nhân dân hoạt động UBND; tham mưu giúp UBND quận công tác dân tộc; tham mưu cho Chủ tịch UBND Phó Chủ tịch UBND quận đạo, điều hành Chủ tịch UBND Phó Chủ tịch UBND quận; cung UBND quan Nhà nước địa phương; đảm bảo sở vật chất, kỹ thuật cho HĐND&UBND quận + Chức hành quản trị: Văn phòng vừa đề xuất, vừa trực tiếp thực công việc sau Thủ trưởng phê duyệt Văn phòng đảm bảo đủ điều kiện sở vật chất phục vụ cho trình hoạt động quận Trực tiếp mua sắm, quản lý, tổ chức trang thiết bị, kinh phí văn phòng quan 1.2.2: Nhiệm vụ văn phòng UBND quận Tây Hồ + Xây dựng chương trình làm viêc, kế hoạch công tác tuần, tháng, năm Thường trực HĐND&UBND quận; phối hợp với đơn vị chuẩn bị nội dung kỳ họp HĐND&UBND Tổ chức phục vụ hoạt động Đoàn đại biểu Quốc hội, HĐND Thành phố, HĐND quận + Thu thập, xử lý thông tin, phối hợp với phòng, ban ngành UBND phường chuẩn bị báo cáo phục vụ cho công tác đạo, điề hành UBND CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI VĂN PHÒNG HĐND & UBND QUẬN TÂY HỒ 3.1: Báo cáo tóm tắt cơng việc trình thực tập kết đạt Sau thời gian thực tập Văn phòng UBND quận Tây Hồ em phân cơng đến thực tập phòng lưu trữ, tiếp cận thực tế, áp dụng lý thuyết sách vào với công việc cụ thể cho em hiểu rõ công việc mà em theo học Với thời gian thực tập văn phòng UBND quận, cán bảo tận tình cho em tiếp cận với nghiệp vụ: +Lưu, xếp hồ sơ lập danh mục hồ sơ +Tham gia chỉnh lý khối tài liệu năm 2015 -2016 +Tra tìm tài liệu phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu dộc giả +Đánh máy văn giúp cán lưu trữ +Vệ sinh kho lưu trữ tài liệu kho lưu trữ Ngồi số cơng việc nhân viên văn phòng như: trực điện thoại, photo văn tài liệu Được thực nội dung chủ yếu công tác lưu trữ qua giúp đỡ , hướng dẫn cán chun mơn, em có hội học hỏi nhiều điều bổ ích, bổ sung thêm kiến thức lý thuyết kinh nghiệm thực tế công việc đạo đức nghề nghiệp cán làm cơng tác văn thư – lưu trữ Qua đó, em tự nhận thấy thân nhiều thiếu sót, ban đầu bỡ ngỡ với cơng việc văn phòng 3.2: Nhận xét, đánh giá công tác lưu trữ Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ 3.2.1: Ưu điểm +Công tác lưu trữ quận Tây Hồ thực quy trình ISO quy định pháp luật, khơng tình trạng văn ban hành sai thể thức kỹ thuật trình bày +Kinh phí dành cho việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng UBND quận quan tâm đầu tư thích đáng, tài liệu tồn đọng chỉnh lý hàng năm 21 +Công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ đảm bảo chất lượng nội dung, phù hợp với đối tượng, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ lưu trữ +Hồ sơ, tài liệu thu hầu hết chỉnh lý kịp thời để đưa vào khai thác, sử dụng +Tăng cường đổi cách thức quản lý tài liệu thông qua việc ứng dụng CNTT vào công tác quản lý, sử dụng, khai thác bảo quản tài liệu +Công tác lưu trữ UBND quận quan tâm triển khai thực hiện, đồng thời với việc áp dụng ISO 9001:2008 nên công tác lưu trữ thực có bản, quy định, khơng tình trạng văn ban hành sai thể thức kỹ thuật trình bày 3.2.2: Nhược điểm +Cơng tác thu nộp tài liệu kho lưu trữ quận phòng, ban thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ chưa thực đầy đủ, thường xuyên, số tài liệu bị thất lạc, +Công tác tham mưu quan chuyên mơn chưa kịp thời +Một số thủ trưởng đơn vị chưa thực quan tâm đến công tác lưu trữ +Cơng tác kiểm tra lưu trữ chưa thường xuyên +Chế độ phụ cấp độc hại cho công chức, viên chức làm công tác lưu trữ chưa áp dụng đồng tất đơn vị việc phân cơng, bố trí cán làm cơng tác lưu trữ trước chưa ổn định, hầu hết cán kiêm nhiệm, cán làm công tác lưu trữ chưa có chun ngành đào tạo phù hợp, khơng chuyên môn nên chất lượng hiệu công việc chưa cao +Công tác tập huấn hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ tổ chức chưa thực chất lượng +Chưa khai thác hiệu ứng dụng CNTT vào công tác lưu trữ 3.3: Giải pháp nâng cao chất lượng cơng tác lưu trữ Văn phòng HĐND & UBND Quận Tây Hồ Cùng với thành tựu ngành công nghệ khác công nghệ sinh học, công nghệ vũ trụ tuyệt vời công nghệ thông tin với 22 thành tựu kỳ diệu, đưa người đến tầm cao xích lại gần hơn, hoạt động Văn phòng nói chung phòng lưu trữ nói riêng khơng nằm ngồi chuyển biến Nó làm thay đổi bản, hầu hết cơng việc người có trợ giúp máy vi tính phương tiện kỹ thuật đại khác Hiện đại hóa cơng tác lưu trữ ngẫu nhiên mà quan, tổ chức quan tâm mà xuất phát từ yêu cầu đòi hỏi thực tế khách quan Do quan, tổ chức không ngừng đầu tư để bước đại hóa cơng tác văn phòng nói chung cơng tác lưu trữ nói riêng nhằm nâng cao chất lượng hoạt động công tác lưu trữ đáp ứng yêu cầu quản lý, điều hành quan, tổ chức Công tác lưu trữ xác định mặt hoạt động máy quản lý nhà nước nói chung quan quản lý hành nói riêng Đây nội dung quan trọng chiếm phần lớn trình hoạt động Văn phòng Do thực tiễn ngày phát triển phong phú đa dạng, tài liệu với tư cách cơng cụ cho lĩnh vực xã hội khối lượng văn quan ngày tăng lên Trong hồn cảnh dùng phương pháp thủ cơng khơng xử lý thơng tin công việc cách kịp thời hiệu Nâng cao hiệu công tác lưu trữ mà em muốn đề cập đến đại hóa thiết bị ứng dụng công nghệ thông tin Công tác lưu trữ Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ quan tâm đầu tư sở vật chất, phương tiện đại việc sử dụng chúng lại chưa đem lại hiệu cao, đặc biệt việc trang bị máy móc – khí để tự động hóa cơng tác lưu trữ Năm 2016, UBND quận xây dựng phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ nhiên thời gian sử dụng lâu số nội dung phần mềm khơng phù hợp với yêu cầu thực tế công việc đòi hỏi phải nâng cấp phần mềm Ngoài việc xây dựng hoàn thiện phần mềm quản lý, UBND quận Tây Hồ nên thay thiết bị máy vi tính cũ thay máy phận 23 tổng hợp, xử lý thông tin phận văn thư – lưu trữ, tiến tới trang bị cho cán thực cơng tác tổng hợp máy vi tính nhằm phục vụ cho việc triển khai kết nối mạng diện rộng (WAN) mạng INTERNET quận Phòng lưu trữ có số lượng lưu trữ năm lớn, việc lưu trữ ổ cứng máy tính thuận tiện xảy số cố khiến cho liệu ổ cứng bị hết Do để giảm thiểu việc bị liệu, văn phòng bước tiến hành đầu tư trang bị cho phận lưu trữ ổ CD-RW lắp máy vi tính có tính ghi liệu đĩa CD Như giảm thiểu giá tủ đựng hồ sơ, tiết kiệm không gian, đồng thời việc bảo quản văn tài liệu tránh mát nâng cao tuổi thọ sử dụng Để đảm bảo cho công tác lưu trữ tiến hành thống khoa học, UBND quận với Văn phòng nên nghiên cứu xây dựng quy trình cho nội dung công tác lưu trữ -Quy trình phân loại tài liệu -Quy trình lập danh mục hồ sơ -Quy trình thống kê tài liệu -Quy trình xác định giá trị tài liệu -Quy trình chỉnh lý tài liệu Mỗi nội dung cần có bước cụ thể dựa ứng dụng công nghệ thông tin khoa học kỹ thuật Việc xây dựng quy trình giúp cho công tác lưu trữ vào hoạt động có nề nếp, từ nâng cao nhận thức đắn công tác lưu trữ cho cán nhân viên quan 3.4: Một số đề xuất, khuyến nghị Văn phòng HĐND&UBND Quận Tây Hồ 3.4.1: Nâng cao chất lượng, phòng làm việc trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ Để cơng tác lưu trữ đạt hiệu cao Thủ trưởng quan phải quan tâm đến việc bổ sung, sửa chữa trang thiết bị văn phòng, tăng cường đầu tư loại máy móc đại Cần trọng việc bảo quản tài liệu 24 qua việc sử dụng phương tiện cất giữ bảo vệ tài liệu, chống mối mọt, côn trùng tài liệu hại khác Nên bố trí kho lưu trữ phòng khác tránh ánh nắng mặt trời chiếu thẳng vào tài liệu Tách phòng đọc riêng, khơng để độc giả ngồi đọc kho lưu trữ để đảm bảo tính bí mật tài liệu lưu trữ Cần có phần mềm đại để phù hợp với khối lượng công việc tương đối lớn tình xác cao, tránh tình trạng phần mềm thường xun có vấn đề Bố trí phòng làm việc cách khoa học hơn, lãnh đạo văn phòng phải gần phong ban để tiện theo dõi, kiểm tra giao dịch 3.4.2: Tăng cường đầu tư cho yếu tố người Cần phải thường xuyên cử cán đào tạo thêm, đào tạo lại, tập huấn, tham gia buổi thuyết trình, tổ chức cơng tác để học hỏi mơ hình, kinh nghiệm từ bên ngồi áp dụng cho quan thấy phù hợp Việc cử cán tập huấn vừa nâng cao trình độ cho thân, vừa mang kiến thức giúp đỡ cán khác quan Đây chiến lược lâu dài vừa tiết kiệm công đào tạo lại mang hiệu cao Việc bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ, chuyên môn cho cán công chức cần phải làm thường xun, có chương trình kế hoạch cụ thể, cần có quan tâm đánh giá, khen thưởng kỷ luật cán công chức Tổ chức kiểm tra giám sát đánh giá việc thực nghiệp vụ chuyên môn cán Công tác cần thực với quy định nhà nước, mặt khác cần có nghiên cứu đề xuất giải pháp nhằm tạo điều kiện mặt vật chất tinh thần cho đội ngũ cán làm việc phòng lưu trữ nói riêng tồn quan nói chung 4.5: Một số đề xuất, khuyến nghị Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Trước thực tế đợt thực tập em xin có số đề xuất với nhà trường để nâng cao hiệu đợt thực tập sau: Nhà trường thường xuyên mở đợt tìm hiểu thực tế nhằm giúp sinh 25 viên tiếp xúc với mơi trường bên ngồi nhiều hơn, trau kinh nghiệm, khả thực công việc tạo thuận lợi cho sinh viên sau trường không bị bỡ ngỡ Nâng cao chất lượng giảng dạy nhà trường, thực phương châm “học đôi với hành”, “lý thuyết gắn liền với thực tế” em mong nhà trường thường xuyên tạo điều kiện hội thực tế để sinh viên hình dung phần nội dung học, cọ xát với thực tế thơng qua xác định tầm quan trọng môn học mà nhà trường cố gắng truyền đạt từ chúng em xác định cơng việc tương lai Nên thay đổi chương trình đào tạo, đưa nhiều thực hành vào trình học, thay đổi số lượng môn học, ưu tiên môn quan trọng phục vụ cho trình làm việc sinh viên sau Giảm tải môn phụ đại cương (Ví dụ Văn phòng HĐND-UBND quận mà em thự0c tập kiến thức mà em áp dụng soạn thảo Văn Bản, Văn thư, Lưu trữ, kiến thức mà em đào tạo nhiều lý thuyết, mà thực tập cần phải thời gian dài để làm quen Nên có phối hợp theo dõi Nhà trường quan q trình thực tập Cần có quan hệ mật thiết hai bên không trình thực tập mà nhu cầu cơng việc sau này, uy tín nhà trường chất lượng thực tập sinh viên tốt quan nhận sinh viên thực tập vào làm việc, vừa tạo công việc cho sinh viên lại nâng cao uy tín nhà trường, qua nhu cầu sinh viên vào trường học nhiều Vì tư tưởng sinh viên ln mong muốn học trường mà dễ xin việc Trong trình học nên cho sinh viên tiếp xúc với phần mềm thông dụng sử dụng quan nhà nước Việc sử dụng trang thiết bị văn phòng quan trọng, nhà trường nên đầu tư trang thiết bị đại mà quan nhà nước hay dùng như: máy scan, máy photo, máy Fax, máy hút bụi, máy điều hoà, máy huỷ tài liệu để sinh viên làm tiếp cận nhanh với môi trường làm việc 26 Nhà trường nên trọng đào tạo chuyên sâu tiếng anh, làm việc ngoại ngữ sở điều kiện để quan nhận vào làm việc, ngoại ngữ có vai trò quan trọng q trình giao tiếp hội thảo chuyến công tác nước 27 C KẾT LUẬN Sau hai tháng thực tập Văn phòng HĐND &UBND Quận Tây Hồ, thời gian khơng phải dài có ý nghĩa thực với thân em,để lại lòng em nhiều ấn tượng sâu sắc, giúp em có thêm niềm tin trưởng thành Qua thực tế phòng Lưu trữ em nắm rõ cấu, tổ chức, chức năng, nhiệm vụ Ủy ban văn phòng HĐND & UBND Em tiếp xúc với đội ngũ cán trẻ trung, động, nhiệt huyết với cơng việc, có đầy đủ lực chun mơn, nghiệp vụ Được giúp đỡ, bảo thầy cô trường, thầy cô khoa Văn thư – Lưu trữ Bên cạnh đó, khơng thể khơng nhắc tới nhắc nhở, bảo ban giúp đỡ cán UBND quận Tây Hồ, đặc biệt chị làm việc phòng Lưu trữ nơi em thực tập giúp em hoàn thành tốt đợt thực tập Từ nói đợt thực tập giúp em hiểu sâu chuyên ngành theo học Em tiếp cận sử dụng thiết bị văn phòng đại giúp ích việc quản lý, thực khâu nghiệp vụ nhanh chóng, xác Ngồi em học hỏi thêm cơng việc bên ngồi chun ngành như: tiếp khách, đãi khách, cách giao tiếp nơi cơng sở, có thêm kinh nghiệm việc giải tình huống, Từ đây, em nhận thấy tầm quan trọng đợt thực tập, giúp em nhiều việc hình dung cơng việc tương lai Trong thời gian làm báo cáo thân em cố gắng kinh nghiệm thực tế, kiến thức thân nhiều hạn chế nên báo cáo khơng tránh khỏi thiếu xót, cách nhìn nhận đánh giá vấn đề góc độ định đồng thời chưa thể nhìn sâu để có nhận xét nhìn nhận bao quát đắn Kính mong cán văn phòng HĐND & UBND Quận Tây Hồ, thầy giáo bạn đóng góp ý kiến để báo cáo cách nhìn nhận, nghiệp vụ thân em hồn thiện Qua đây,cho em gửi lời cảm ơn chân thành đến tồn thể Ban giám hiệu,các thầy giáo trường nói chung, khoa Văn thư – lưu trữ nói riêng tạo điều kiện thuận lợi cho em có mơi trường học tốt, hồn 28 thành tốt phần tiếp thu lớp làm tảng cho đợt thực tập Em xin bày tỏ lời cảm ơn chân thành đến cấp lãnh đạo ban ngành, toàn thể cán bộ, anh chị Văn phòng HĐND& UBND quận Tây Hồ đặc biệt chị phòng lưu trữ tiếp nhận em tạo điều kiện giúp đỡ em trình thực tập, hết lòng giúp đỡ, tạo điều kiện tốt để em hồn thành xuất sắc đợt thực tập hoàn thành báo cáo Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Nguyễn Thị Phương Hoa 29 D PHỤ LỤC Phụ lục 1: Sơ đồ cấu tổ chức UBND Quận Tây Hồ Chủ Tịch PCT Văn Xã PCT Kinh Tế PCT Đơ Thị Văn phòng Phòng TC - KH Phòng quản lí thị Phòng kinh tế quận Phòng TNMT h Phòng LĐTBXH Phòng Y Tế Phòng Văn hóa Phòng GD- ĐT Phòng Nội Thanh tra Phòng Tư Vụ nhà nước Pháp Phụ lục 2: Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ: Chánh Văn phòng Phó Chánh Văn phòng Bộ phận chun viên tham mưu, tổng hợp Bộ phận Bộ phận tiếp tiếp dân nhận hồ sơ trả kết Phó Chánh Văn phòng Bộ phận cơng nghệ thơng tin Bộ phận kế tốn, thủ quỹ Bộ phận văn thưlưu trữ Bộ phận hành chính, quản trị, phục vụ Hình ảnh bảo quản tài liệu bên kho lưu trữ UBND Quận Tây Hồ Hình ảnh Mục lục Hồ sơ – cơng cụ tra tìm tài liệu Phần mềm Quản lý lưu trữ ứng dụng công tác lưu trữ ... QUẢ THỰC TẬP TẠI VĂN PHÒNG HĐND & UBND QUẬN TÂY HỒ 3.1: Báo cáo tóm tắt cơng việc trình thực tập kết đạt Sau thời gian thực tập Văn phòng UBND quận Tây Hồ em phân công đến thực tập phòng lưu trữ, ... phận, cán bộ, công chức VP phân công phụ trách Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng HĐND &UBND quận Tây Hồ ( phụ lục ) 1.3:Nhiệm vụ phận lưu trữ văn phòng HĐND &UBND quận Tây Hồ UBND quận Tây Hồ quan hành... phòng UBND quận Tây Hồ Lãnh đạo văn phòng UBND quận Tây Hồ gồm chánh văn phòng phó chánh văn phòng phụ trách quản lý lĩnh vực quan trọng hoạt động văn phòng +Chánh văn phòng HĐND UBND Quận người