Quản lý công tác Lưu trữ tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhândân quận Tây Hồ

3. Đối tượng nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu của đề tài: Đề tài tập trung nghiên cứu và tìm hiểu về tổ chức lưu trữ trong Văn phòng HĐNDUBND Quận Tây Hồ nói riêng và cơ quan hành chính nói chung. Phạm vi nghiên cứu: Tìm hiểu về công tác lưu trữ tại phòng Lưu trữ trực thuộc văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ. 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu: Mục tiêu nghiên cứu làtìm hiểu về tổ chức lưu trữ tại UBND Quận Tây Hồ, qua đó đưa ra các nhận xét, đánh giá và đề xuất các giải pháp cho UBND Quận Tây Hồ. Qua bài báo cáo thực tập này nhằm nâng cao kiến thức cho sinh viên có các nền tảng kiến thức vững chắc về lĩnh vực công tác lưu trữ của cơ quan hành chính Nhà nước. Từ đó cung cấp một số thông tin về thực trạng hiện nay của các quy trình và cách thức thực hiện công việc trong lưu trữ ở một số cơ quan hành chính cụ thể giúp cho sinh viên nắm bắt được tình hình cụ thể để tránh bỡ ngỡ sau khi ra trường. 5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng Trong quá trình thực hiện đề tài nghiên cứu, bài báo cáo đã sử dụng phương pháp luận biện chứng, đồng thời đối chiếu với các quy định hiện hành của Nhà nước về lĩnh vực lưu trữ. Ngoài ra, bài báo cáo còn sử dụng các phương pháp sau: + Phương pháp nghiên cứu tài liệu; + Phương pháp đánh giá khảo sát và quan sát thực tế thực trạng về triển khai và thực hiện văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính Nhà nước; + Phương pháp so sánh đối chiếu về việc triển khai và thực hiện văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính Nhà nước; + Phương pháp phân tích tổng hợp để đưa ra các nhận xét, đánh giá và các kết luận, biện pháp thực hiện văn hóa công sở ở các cơ quan hành chính Nhà nước. 6. Cấu trúc của đề tài Đề tài thực tập: “Quản lý công tác Lưu trữ tại Văn phòng Hội dồng nhân dân Ủy ban nhândân quận Tây Hồ” được em chia làm 03 chương: CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ. CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ.

BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đề tài này là do em nghiên cứu và được sự hướng dẫn

cuả Thầy Nguyễn Mạnh Cường và Cán bộ Phòng Lưu trữ Trần Thu Huyền Văn phòng HĐNH&UBND quận Tây Hồ Nội dung của đề tài, kết quả nghiêncứu là trung thực và chưa công bố bằng bất cứ hình thức nào trước đây Cácthông tin phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá do chính em thu thập từcác nguồn khác nhau có ghi rõ trong phần tài liệu tham khảo Em hoàn toànchịu chịu trách nhiệm về tính xác thực và nguyên bản của đề tài.

-Hà Nội, ngày 07 tháng 08 năm 2016

Sinh viên

Phạm Thị Yến

LỜI CẢM ƠN

Em xin gởi lời cảm ơn chân thành và sự tri ân sâu sắc đối với các thầy côcủa trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đặc biệt là Thầy Nguyễn Mạnh Cường vàcác thầy cô khác trong trường đã tạo giúp em trau dồi kiến thức, hướng dẫn emtrong bài báo cáo thực tập này Và em cũng xin chân thành cảm ơn các cán bộVăn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ đã tạo điều kiện cho em trong suốtquá trình thực tập.

Trong quá trình thực tập, cũng như là trong quá trình làm bài báo cáothực tập, khó tránh khỏi sai sót, rất mong các Thầy, Cô và các anh chị cán bộUBND quận Tây Hồ bỏ qua Đồng thời do trình độ lý luận cũng như kinhnghiệm thực tiễn còn hạn chế nên bài báo cáo không thể tránh khỏi những thiếusót, em rất mong nhận được ý kiến đóng góp từ quý thầy cô và UBND để emhọc thêm được nhiều kinh nghiệm làm hành trang cho công việc sau này

Em xin chân thành cảm ơn!

LỜI MỞ ĐẦU

“Công tác Văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh

đạo lắm được tình hình Cán bộ Văn phòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽgiải quyết công việc không đúng…cho nên phải luôn nêu cao tinh thần tráchnhiệm, năng lực công tác và giữ bí mật” Trong tình hình hiện nay câu nói củaChủ tịch Hồ Chí Minh lúc sinh thời có ý nghĩa hơn bao giờ hết, đó vừa là lờicăn dặn sâu sắc, vừa là kim chỉ nam trong thực hiện nhiệm vụ của cán bộ Vănphòng

Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu được đối với bất cứ một cơquan, tổ chức nào Văn phòng còn là nơi cung cấp và lưu trữ nguồn thông tinquan trọng và tin cậy nhất, thường xuyên nhất phục vụ cho Lãnh đạo chỉ đạo,quản lý, điều hành các công việc của cơ quan Vì vậy Trường Đại Học Nội vụ

Hà Nội đã và đang đào tạo đội ngũ cán bộ Quản trị Văn phòng với chuyên môn

và nghiệp vụ vững chắc, chuyên nghiệp để đáp ứng những nhu cầu tất yếu củađất nước và nghiệp vụ Văn phòng đã trở thành một ngành khoa học và cả vềchiều rộng lẫn chiều sâu

Văn thư - Lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tácthường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý Hành chính nhà nước.Trong các cơ quan, đơn vị công tác Văn thư - Lưu trữ luôn được quan tâm bởi

đó là công tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành chính thông qua các văn bản,tài liệu

Công tác lưu trữ là một nghiệp vụ quan trọng không thể thiếu của riêngvăn phòng mà của cả cơ quan, tổ chức nói chung Làm tốt công tác Lưu trữ sẽđảm bảo cung cấp thông tin giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảmbảo bí mật cho mỗi cơ quan Công tác lưu trữ là nghiệp vụ quan trọng để lưugiữ, bảo quản tài liệu để đưa vào tổ chức khai thác sử dụng Ngoài ra còn gópphần quan trọng vào công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, giữ gìn bí mật anninh quốc gia Điều đó được chứng minh bằng những tư liệu lịch sử, các hìnhảnh, bản đồ, phim ảnh… đã phản ánh sự thật về lịch sử qua 2 thời kỳ khángchiến chống thực dân Pháp và đế quốc Mỹ xâm lược Đây là cơ sở cung cấp

những thông tin cần thiết, quan trọng làm tư liệu lịch sử, là một trong những vũkhí quan trọng trong việc bảo vệ Tổ quốc trong thời kì hiện nay

Được sự quan tâm, giúp đỡ của Lãnh đạo UBND quận Tây Hồ em đã cóthời gian thực tập tại đây Vì vậy, đợt thực tâp này là cơ hội để em vận dụngkiến thức được học của mình đối chiếu với thực tế tình hình công tác Vănphòng của UBND quận Tây Hồ, nhằm củng cố lại kiến thức đã học, kết hợp vớithực tiễn công tác văn phòng nhằm nâng cao năng lực vận dụng lý luận vào thựctiễn, rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp Do địa điểm phòng thực tập và quá trìnhtiếp xúc với công việc còn hạn chế chỉ trong không gian bộ phận Lưu trữ nên

em xin chọn đề tài em tìm hiểu được nhiều nhất làm chuyên đề bài báo cáo thực

tập của em Em xin chọn đề tài: “Quản lý công tác Lưu trữ tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ” để nghiên cứu.

1.Lý do chọn đề tài:

Từ những ngày đầu nước ta giành lại được độc lập, Chủ tịch Hồ ChíMinh đã chỉ rõ “ tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiện thiếtquốc gia” và đánh giá “ tài liệu lưu trữ là tài sản quý báu có tác dụng trong việcnghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạchcông tác và phương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa,cũng như khoa học kỹ thuật Do đó, việc lưu trữ công văn, tài liệu là một côngtác hết sức quan trọng" Chính vì tầm quan trọng của lưu trữ mang lại mà các cơquan hành chính nhà nước đã hết sức quan tâm đến công tác lưu trữ của cơ quanmình Mỗi cơ quan đều thực hiện những chức năng nhiệm vụ riêng của mình vàngoài ra thỳ họ đều phải thực hiện công tác lưu trữ cho cơ quan Bên cạnh côngtác soạn thảo văn bản có liên quan, công tác lưu trữ các văn bản cũng được chútrọng nhằm triển khai có kết quả các nhiệm vụ được đề ra, góp phần thúc đẩycông việc trong cơ quan

Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ là một đơn vị hành chínhtrong đó công tác lưu trữ được xác định là nhiệm vụ cơ bản, thực hiện tốt công

tác này sẽ đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ của đơn vị đề ra và góp phần đáng

kể vào kết quả của sự quản lý, điều hành của UBND Quận Tây Hồ

2 Lịch sử nghiên cứu

Lịch sử nghiên cứu về công tác lưu trữ này bắt nguồn từ nhu cầu thiết yếu

về việc bảo quản, khai thác sử dụng các tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ lịch sử

là tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, vănhóa, giáo dục, khoa học và công nghệ được hình thành trong các thời kì lịch sửphát triển ; qua hoạt động của các cơ quan, tổ chức; của các nhân vật lịch sử tiêubiểu; do các cơ quan, tổ chức và cá nhân lưu giữ; là bản chính, bản gốc, bảnthảo viết tay hoặc có bút tích của các nhân vật tiêu biểu Tài liệu quý là nhữngtài liệu lịch sử chứa thông tin về các sự kiện, biến cố và hiện tượng đặc biệt của

tự nhiên, đời sống xã hội và tư duy; có ý nghĩa nền tảng đối với quản lí nhànước, kinh tế, quốc phòng, an ninh, trật tự an toàn xã hội, trong quan hệ đốingoại, nghiên cứu khoa học, lịch sử và không thể bổ khuyết được nếu bị mấthoặc hư hỏng – xét về ý nghĩa pháp lí và bút tích của chúng Tài liệu hiếm lànhững tài liệu lịch sử có giá trị đặc biệt và chỉ có duy nhất một bản, không cóbản thứ hai giống nó về nội dung thông tin, phương thức ghi tin và các đặc điểm

3 Đối tượng nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu của đề tài:

Đề tài tập trung nghiên cứu và tìm hiểu về tổ chức lưu trữ trong Vănphòng HĐND&UBND Quận Tây Hồ nói riêng và cơ quan hành chính nóichung.

Phạm vi nghiên cứu: Tìm hiểu về công tác lưu trữ tại phòng Lưu trữ trựcthuộc văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu:

Mục tiêu nghiên cứu là tìm hiểu về tổ chức lưu trữ tại UBND Quận Tây Hồ,

qua đó đưa ra các nhận xét, đánh giá và đề xuất các giải pháp cho UBND QuậnTây Hồ

Qua bài báo cáo thực tập này nhằm nâng cao kiến thức cho sinh viên có cácnền tảng kiến thức vững chắc về lĩnh vực công tác lưu trữ của cơ quan hànhchính Nhà nước Từ đó cung cấp một số thông tin về thực trạng hiện nay củacác quy trình và cách thức thực hiện công việc trong lưu trữ ở một số cơ quanhành chính cụ thể giúp cho sinh viên nắm bắt được tình hình cụ thể để tránh bỡngỡ sau khi ra trường

5 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng

Trong quá trình thực hiện đề tài nghiên cứu, bài báo cáo đã sử dụngphương pháp luận biện chứng, đồng thời đối chiếu với các quy định hiện hànhcủa Nhà nước về lĩnh vực lưu trữ Ngoài ra, bài báo cáo còn sử dụng cácphương pháp sau:

+ Phương pháp nghiên cứu tài liệu;

+ Phương pháp đánh giá khảo sát và quan sát thực tế thực trạng về triểnkhai và thực hiện văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính Nhà nước;

+ Phương pháp so sánh đối chiếu về việc triển khai và thực hiện văn hóacông sở tại các cơ quan hành chính Nhà nước;

+ Phương pháp phân tích tổng hợp để đưa ra các nhận xét, đánh giá vàcác kết luận, biện pháp thực hiện văn hóa công sở ở các cơ quan hành chínhNhà nước

6 Cấu trúc của đề tài

Đề tài thực tập: “Quản lý công tác Lưu trữ tại Văn phòng Hội dồng nhân dân& Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ” được em chia làm 03 chương:

- CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN.

- CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ.

- CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ

VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ.

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây Hồ:

1.1 Chức năng, nhiệm vụ của UBND Quận Tây Hồ:

1.1.1 Chức năng của UBND Quận Tây Hồ:

- UBND quận Tây Hồ là Cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa phương,quản lý phạm vi lãnh thổ của Quận theo Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị quyếtcủa HĐND Quận và Cơ quan cấp trên trong các lĩnh vực: Kinh tế, Chính trị, Anninh, Xã hội, Quốc phòng,…cụ thể là:

- Về phát triển kinh tế, công nghiệp, lâm nghiệp, thương nghiệp, văn hoá,giáo dục dịch vụ y tế, công nghiệp môi trường,…

- Về thu chi ngân sách của địa phương trên địa bàn Quận theo quy địnhcủa pháp luật đồng thời phối hợp với các cơ quan hữu quan đảm bảo việc thuđúng, thu đủ và thu kịp thời các loại thuế cũng như các loại thu khác;

- Về tuyên truyền Giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành pháp luật,cùng với các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐNDcùng cấp;

- Đảm bảo an ninh, chính trị, trật tự an toàn xã hội: thực hiện nhiệm vụxây dựng lực lượng vũ trang nhân dân và xây dựng lực lượng quốc phòng toàndân, thực hiện chế độ nghĩa vụ quân sự

UBND Quận Tây Hồ thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địaphương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy Hànhchính Nhà nước từ Trung ương đến cơ sở, đại diện cho ý chí, nguyện vọng vàquyền làm chủ của nhân dân địa phương…

1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Quận Tây Hồ:

UBND quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thểlãnh đạo, cá nhân phụ trách UBND quận Tây Hồ có nhiệm vụ chỉ đạo điềuhành thực hiện các nhiệm vụ, Chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm đã

đề ra, quản lý chỉ đạo, hướng dẫn các Phường trong hoạt động quản lý Nhà

nước UBND quận Tây Hồ thực hiện nhiệm vụ của mình Theo Luật Tổ chứcHĐND và UBND ngày 26/11/2003 cụ thể là:

- Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển Kinh tế, Xã hội, An ninh,quốc phòng, Quốc phòng dài hạn và hàng năm của Quận Xây dựng kế hoạchđầu tư và xây dựng các công trình trọng điểm của Quận trình HĐND cùng cấpthông qua, quyết định, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch

- Xây dựng chương trình, công tác hàng năm của UBND Quận, các biệnpháp thực hiện Nghị Quyết của HĐND Quận về Kinh tế, Xã hội, An ninh, Quốcphòng, Thông qua các báo cáo của UBND quận trước khi trình HĐND quận

- Xây dựng quy chế làm việc của UBND quận, công tác tổ chức bộ máy

và thực hiện chế độ quản lý cán bộ theo phân cấp và quy định của Nhà nước Bổnhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với các tập thể, cá nhân do UBNDquận trực tiếp quản lý…

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây Hồ:

Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân Quận Tây Hồ gồm có: 01 Chủ tịch,

03 Phó chủ tịch và 12 phòng,6 ban chuyên môn Mỗi thành viên của Uỷ bannhân dân Quận chịu trách nhiệm cá nhân về công việc được phân công trướcHội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân và Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Quận; cùngcác thành viên khác chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của Uỷ ban nhân dânQuận trước Thành uỷ, Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân Thành phố, Quận

uỷ, Hội đồng nhân dân Quận Tây Hồ và các Cơ quan Nhà nước cấp trên

Sơ đồ cơ cấu của tổ chức của UBND quận Tây Hồ: Phụ lục 01

Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ gồm có: 01 Chủ Tịch, 03Phó Chủ tịch và 12 phòng, 6 ban tham mưu giúp việc

Chủ tịch UBND Quận : Đỗ Anh Tuấn

Phó chủ tịch phụ trách Văn xã : Phạm Xuân Tài

Phó chủ tịch phụ trách Đất đai : Nguyễn Lê Hoàng

Phó chủ tịch phụ trách Kinh tế : Nguyễn Đình Khuyến

Các phân công nhiệm vụ của các Đồng chí lãnh đạo ứng với chứcdanh dựa theo Quyết định số 07/2011/QĐ-UBND ngày 05/7/2011, ban hànhQuy chế làm việc của UBND quận Tây Hồ nhiệm kỳ 2011-2016.

 Chủ tịch UBND quận

- Chủ tịch Uỷ ban nhân dân là người đứng đầu, lãnh đạo, quản lý, điềuhành và chịu trách nhiệm toàn diện các mặt hoạt động của Uỷ ban nhân dânQuận trước Uỷ ban nhân dân Thành phố Hà Nội, Quận uỷ và Hội đồng nhândân Quận và thực hiện các nhiệm vụ theo Quy chế làm việc của Uỷ ban nhândân quận Tây Hồ

- Chỉ đạo chung việc xây dựng chương trình, kế hoạch và thực hiệncác nhiệm vụ, chỉ tiêu phát triển kinh tế - xã hội của Quận; Chỉ đạo chung côngtác lập dự toán ngân sách, bổ sung ngân sách cho các đơn vị, Uỷ ban nhân dâncác Phường để thực hiện các nhiệm vụ phát sinh…

 Phó chủ tịch phụ trách Kinh tế của UBND

Có trách nhiệm chủ trì phối hợp hoạt động chung của UBND quận khichủ tịch UBND quận đi vắng hoặc được chủ tịch uỷ quyền Thay mặt chủ tịchđiều hành công việc và ký các văn bản thuộc thẩm quyền của chủ tịch khi chủtịch đi vắng hoặc được uỷ quyền

Trực tiếp phụ trách các đơn vị: Phòng Tài chính - Kế hoạch, phòngKinh tế, Văn phòng HĐND&UBNDQuận, Ban Quản lý dự án xây dựng hạ tầng

kỹ thuật xung quanh Hồ Tây, Ban quản lý chợ; Thống kê, Chi cục thuế, Khobạc, Đội quản lý thị trường số 11, Trạm thú y phường Tứ Liên, Nhật Tân,

 Phó chủ tịch phụ trách Văn xã của UBND

- Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch và tập thể Uỷ ban nhân dân quận,Hội đồng nhân dân Quận về công tác quản lý Nhà nước trên các lĩnh vực: Y tế,Giáo dục - Đào tạo, Văn hoá - Thông tin, Thể dục - Thể thao, Lao động Thươngbinh và Xã hội, Đào tạo nghề, Dân số - Kế hoạch hoá gia đình, phòng chống tệnạn xã hội, Bảo hiểm xã hội, Công tác tôn giáo và các vấn đề xã hội khác;

- Trực tiếp phụ trách quản lý các đơn vị: Phòng Văn hóa - Thông tin,Phòng Giáo dục - Đào tạo, Phòng Y tế, Phòng Lao động Thương binh và Xãhội, Trung tâm y tế, Trung tâm Dân số - Kế hoạch hoá gia đình, Trung tâm Thểdục - thể thao, Trung tâm Văn hoá, Trung tâm dạy nghề, Hội Chữ thập đỏ;phường Thụy Khuê, phường Bưởi.

 Phó chủ tịch phụ trách Đất đai của UBND

- Trực tiếp phụ trách các lĩnh vực công tác: quản lý đất đai, Tàinguyên môi trường, quản lý trật tự xây dựng, giao thông vận tải; công tác giảiphóng mặt bằng để thực hiện các dự án đầu tư xây dựng trên địa bàn quận ( trừcác dự án do UBND quận làm chủ đầu tư, dự án xây dựng hạ tầng kỹ thuật xungquanh Hồ Tây, Dự án xây dựng tuyến đường Văn Cao - Hồ Tây và dự án nângcấp, cải tạo đường Lạc Long Quân), Tiếp dân và giải quyết đơn thư khiếu nại -

tố cáo có liên quan đến các lĩnh vực công tác được phân công phụ trách;

- Trực tiếp phụ trách quản lý các đơn vị: Phường Phú Thượng, YênPhụ, Phòng Tài nguyên và Môi trường, Thanh tra xây dựng, BQL dự ánquận.Thanh tra Giao thông vận tải, Điện lực Tây Hồ, Thanh tra xây dựng

 Các Uỷ viên UBND

Giúp việc cho đồng chí Chủ tịch còn có 05 uỷ viên Uỷ ban nhân dân gồm:

- Đ/c Nguyễn Anh Tuấn – Uỷ viên UBND quận phụ trách Công an;

- Đ/c Nguyễn Văn Kha – Uỷ viên UBND quận phụ trách Quân sự;

- Đ/c Lê Trung Đức – Uỷ viên UBND quận phụ trách Văn phòng UBND quận;

HĐND Đ/c Phan Tuấn Ngọc – Uỷ viên UBND quận phụ trách Thanh tra;

- Đ/c Nguyễn Thanh Tịnh – Uỷ viên UBND quận phụ trách Nội vụ

 Các phòng ban chuyên môn thuộc quận

Giúp việc cho Chủ tịch và các phó chủ tịch Uỷ ban nhân dân quận có

12 phòng, 6 ban chuyên môn trực thuộc Uỷ ban nhân dân quận, thực hiện chứcnăng nhiệm vụ theo quy hoạt động của Uỷ ban nhân dân 12 phòng, 6 banchuyên môn của Uỷ ban nhân dân quận gồm:

- 12 phòng chuyên môn của UBND quận Tây Hồ:

 Văn phòng HĐND-UBND quận;

 Phòng Nội vụ;

 Phòng Thanh tra;

 Phòng Lao động Thương binh và Xã hội;

 Phòng Văn hoá Thông tin - Thể dục thể thao

 Phòng Tài nguyên và Môi trường

- 06 ban chuyên môn của UBND quận Tây Hồ:

+ Ban QLDA XDHTKT Hồ Tây;

+ Ban quản lý dự án quận;

+ Ban quản lý chợ quận;

+ Ban quản lý Hồ Tây;

+ Ban BT-GPMB;

+ Ban chỉ huy quân sự quận

2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí hoạt động công tác hành chính văn phòng:

2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng:

Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, tổ chức, giúp việccho thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo, quản lý điều hành Văn phòng

có trách nhiệm thu thập, xử lý , tổng hợp thông tin cho hoạt động điều hành củalãnh đạo, đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơquan, tổ chức

Việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp của Văn phòng HĐND UBND quận Tây Hồ đã được quy định tại Quyết định số 28/2010/QĐ-UBNDngày 26/10/2010 của UBND quận Tây Hồ Trong thời gian qua, Văn phòngHĐND - UBND quận Tây Hồ đã tham mưu cho lãnh đạo UBND trong việc giảiquyết các văn bản đến cơ quan, góp ý kiến cho lãnh đạo giải quyết các vấn đềđưa ra trong các văn bản đến cơ quan Khi các văn bản đến cơ quan đều đượcchuyển đến văn thư cơ quan, sau đó văn thư trình lên Chánh văn phòng cho ýkiến đề xuất, sau đó chuyển lên lãnh đạo UBND Văn phòng còn tham mưu cholãnh đạo UBND về việc ban hành các văn bản quản lý hoặc giao dịch củaUBND Văn phòng tham gia góp ý về hình thức, thể thức văn bản, trực tiếpsoạn thảo văn bản cho lãnh đạo Văn phòng tham mưu cho lãnh đạo UBNDquận xây dựng các quy chế hoạt động của cơ quan, các đơn vị thuộc UBNDquận như: Quy chế làm việc của các phòng ban trực thuộc UBND quận, Quychế hoạt động, làm việc của UBND các phường, Quy chế hoạt động và làm việccủa đơn vị “một cửa”, quy định về việc cấp phép xây dựng, quy định về côngtác văn thư lưu trữ, quy định về nếp sống văn hoá công sở Ngoài ra, Vănphòng HĐND -UBND quận còn tham mưu cho lãnh đạo UBND trong việc tổchức phòng làm việc, tổ chức hội họp, bài trí khuôn viên UBND Trong thờigian thực tập tại UBND quận Tây Hồ, em thấy Văn phòng HĐND & UBNDthực hiện chức năng tham mưu tổng hơp tốt, giúp cho lãnh đạo UBND giảiquyết các công việc đạt hiệu quả cao, và giúp lãnh đạo UBND quản lý, điềuhành hoạt động của UBND được tốt hơn…

-2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ:

2.1.1.1 Chức năng của Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ:

- Văn phòng HĐND và UBND quận là cơ quan chuyên môn thuộcUBND quận, có chức năng tham mưu tổng hợp cho HĐND và UBND về hoạtđộng của HĐND, UBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hànhcủa chủ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của

HĐND, UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất,

kỹ thuật cho hoạt động của HĐND - UBND

- Văn phòng HĐND - UBND có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng;chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND quận đồngthời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Vănphòng UBND thành phố

2.1.1.2 Nhiệm vụ của Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ:

Đối với chức năng là cơ quan chuyên môn của UBND:

1 Trình UBND quận chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàngtháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của UBND quận Đôn đốc, kiểm tra cácphòng, ban chuyên môn, UBND cấp phường việc thực hiện chương trình, kếhoạch công tác của UBND và Chủ tịch UBND quận sau khi phê duyệt; theo dõi,đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp giữa các phòng chuyên môn, UBNDphường theo quy định pháp luật;

2 Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo,chỉ đạo, điều hành của UBND và Chủ tịch UBND và thực hiện công tác thôngtin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy định của pháp luật;

3 Trình UBND quận quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, cácchương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng UBND quận;

4 Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công Chủ tịchUBND quận; theo dõi, đôn đốc các phòng, ban chuyên môn, UBND phườngsoạn thảo, chuẩn bị các đề án được phân công phụ trách;

5 Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của cácphòng, ban chuyên môn, UBND phường trước khi trình UBND và Chủ tịchUBND quận xem xét, quyết định;

6 Giúp UBND và Chủ tịch UBND quận giữ mối quan hệ phối hợp côngtác với Quận ủy, Thường trực Quận ủy, Thường trực HĐND, UBMTTQ quận,các đoàn thể nhân dân cấp quận, và các cơ quan tổ chức của Trung ương, củathành phố đóng trên địa phường;

7 Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của UBND quận;các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có liên quan.Giúp UBND quận phối hợp với các cơ quan chức năng theo dõi, đôn đốc, kiểmtra việc thực hiện các văn bản đó tại các phòng chuyên môn, Ủy ban nhân dâncác phường;

8 Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của UBND, Chủ tịchUBND quận; công tác công văn, giấy tờ, văn thư, hành chính, lưu trữ, tin họchóa hành chính nhà nước của UBND quận;

9 Trình UBND quận chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công táccải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng UBND…

Đối với việc tổ chức phục vụ cho hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND và đại biểu HĐND quận, Văn phòng HĐND và UBND quận có nhiệm vụ sau đây:

1 Tham mưu xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch hoạt động hàngtháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của HĐND, Thường trực HDND, Ban củaHĐND; tổ chức phục vụ việc thực hiện chưởng trình, kế hoạch đã được phê duyệt;

2 Tham mưu, phục vụ Thường trực HĐND fđiều hành công việc chungcủa HĐND; điều hòa, phối hợp hoạt động các Ban của HĐND; bảo đảm việcthực hiện quy chế hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND,nội quy kỳ họp HĐND; giúp Thường trực HĐND giữ mối liên hệ với Tổ đạibiểu và đại biểu HĐND; phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐNDtrong hoạt động đối ngoại;

3 Giúp Thường trực HĐND xây dựng chương trình, tổ chức phục vụ kỳhọp HĐND, cuộc họp của Thường trực HĐND và Ban của HĐND; đôn đốc cơquan, tổ chức hữu quan chuẩn bị tài liệu phục vụ kỳ họp HĐND, cuộc họp củaThường trực HĐND, cuộc họp Ban của HĐND;

4 Giúp Thường trực HĐND, Ban của HĐND xây dựng báo cáo côngtác; phục vụ Ban của HĐND thẩm tra các đề án, báo cáo, dự thảo nghị quyết;

giúp Thư ký kỳ họp HĐND hoàn chỉnh Nghị quyết cảu HĐND; giúp Thườngtrực HĐND hoàn thiện các nghị quyết của HĐND;

5 Phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND và đại biểuHĐND trong hoạt động giám sát; theo dõi, đôn đốc cơ quan, tổ chức và kiếnnghị của công dân;

6 Phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND và đại biểuHĐND tiếp công dân; theo dõi, đôn đốc việc giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiếnnghị của công dân;

7 Phối hợp với cơ quan, tổ chức hữu quan phục vụ đại biểu HĐND tiếpxúc cử tri; giúp Thường trực HĐND tổng hợp ý kiến, kiến nghị của cử tri và gửi

cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xem xét giải quyết;

8 Phục vụ Thường trực HĐND tổ chức lấy ý kiến đống góp và dự ánLuật, dự án Pháp lệnh và các văn bản khác theo yêu cầu của Thường trựcHĐND Thành phố;

9 Phục vụ Thường trực HĐND trong công tác bầu cử đại biểu Quốc hội

và bầu cử đại biểu HĐND các cấp; phê chuẩn kết quả bầu Chủ tịch; Phó Chủtịch HĐND phường…

2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ:

Văn phòng UBND Quận Tây Hồ làm nhiệm vụ tham mưu trực tiếpcho UBND Quận Đồng thời, Văn phòng cũng là đầu mối quan hệ công tác giữaUBND Quận với các đoàn thể, các phòng, ban chức năng và UBND các Phườngthuộc Quận Văn phòng có trách nhiệm phục tùng sự chỉ đạo của UBND Quậntrên cơ sở chức năng, nhiệm vụ được phân công

Cơ cấu tổ chức của Văn phòng gồm có: 01 Chánh Văn Phòng, 02 PhóVăn phòng và các bộ phận chuyên môn

- Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ: Phụ lục 02

2.1.2 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc cá vị trí trong Văn phòng Quận Tây Hồ:

Căn cứ vào nhu cầu và tình hình thực tế về nguồn nhân sự trong Vănphòng, Văn phòng HĐND – UBND Quận đã hệ thống cụ thể các vị trí việc làmcần có Từ đó xác định rõ các vị trí bằng các bản mô tả công việc cụ thể dochính Văn phòng soạn thảo.

 BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA CHÁNH VĂN PHÒNG UBND QUẬN TÂY HỒ:

I Thông tin chức vụ.

- Chức danh: Chánh văn phòng

- Bộ phận: Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ

- Quản lý trực tiếp: Chủ tịch UBND Quận Tây Hồ

về toàn bộ kết quả hoạt động của Văn phòng; Trực tiếp phụ trách các công việc:

Tổ chức bộ máy và cán bộ; kế toán – thủ quỹ; ứng dụng phát triển công nghệthông tin vào công tác quản lý nhà nước tại UBND quận Tây Hồ

- Bố trí sắp xếp cán bộ, công chức và nhân viên văn phòng có đủ nănglực, trình độ chuyên môn để phục vụ tôt công tác chỉ đạo, điều hành củaThường trực Hội đồng nhân dân và lãnh đạo Uỷ ban nhân dân quận;

- Chỉ đạo việc theo dõi, tổng hợp và báo cáo tình hình trên địa bànquận, phục vụ công tác điều hành của lãnh đạo Hội đồng nhân dân và Uỷ bannhân dân Truyền đạt các Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, các ý kiến chỉ đạoTrường trực HĐND và UBND quận;

- Chỉ đạo chuẩn bị đầy đủ nội dung phục vụ các cuộc họp thườngxuyên, đột xuất của HĐND, UBND quận, hoạt động của đoàn Đại biểu Quốchội, đoàn đại biểu HĐND Thành phố;

- Ký các văn bản theo sự uỷ nhiệm của Thường trực HĐND, lãnh đạoUBND quận…

IV Quyền hạn:

- Thừa lệnh UBND quận ký các văn bản hành chính để truyền đạt ý kiênchỉ đạo, giải quyết công việc của Chủ tịch và các Phó chủ tịch UBND quận Kýthừa ủy quyền Chủ tịch UBND quận các văn bản trong một số lĩnh vực do Chủtịch UBND quận giao

 BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA PHÓ VĂN PHÒNG TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ:

I Thông tin chức vụ:

- Chức danh: Phó văn phòng

- Bộ phận: Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ

- Quản lý trực tiếp: Chánh Văn phòng của UBND Quận Tây Hồ

- Mã số công việc:

- Mức lương: Hưởng theo hệ số và phụ cấp trách nhiệm

- Số lượng người: 01

II Các nhiệm vụ:

- Trực tiếp phụ trách các công việc: Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quảgiải quyết thủ tục hành chính tại bộ phận “một cửa”, Cải cách hành chính vàứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý nhà nước tại UBND quận;

- Giúp Chánh văn phòng chỉ đạo điều hành chuyên viên các bộ phận:tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính, trung tâm côngnghệ thông tin;

- Theo dõi, tổng hợp và phối hợp cùng các phòng, ban liên quan để đềxuất với UBND quận các biện pháp đẩy mạnh công tác cải cách hành chính tạiUBND quận;

- Tổng hợp các văn bản tài liệu, báo cáo phục vụ hoạt động chỉ đạođiều hành của Thường trực HĐND, Chủ tịch UBND quận theo sự chỉ đạo, giaonhiệm vụ của Chánh văn phòng;

- Chủ trì các cuộc họp giao ban và họp kiểm điểm đánh giá chất lượng chuyênviên của các bộ phận: Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hànhchính, trung tâm công nghệ thông tin…

 BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA BỘ PHẬN CHUYÊN VIÊN:

I Thông tin chức vụ:

- Chức danh: Chuyên viên

- Bộ phận: Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ

- Quản lý trực tiếp: Lãnh đạo của Văn phòng của UBND Quận Tây Hồ

bị đầy đủ tài liệu, nội dung phục vụ các cuộc họp của Thường trực HĐND, lãnh

đạo UBND quận theo lịch công tác tuần và Chương trình công tác trọng tâmtháng của UBND quận.

+ Chuẩn bị đầy đủ nội dung, tài liệu phục vụ các cuộc họp

+ Phối hợp với MTTQ quận chuẩn bị đầy đủ cá nội dung phục vụ Hộinghị tiếp xúc giữa Đại biểu Quốc hội Thành phố Hà Nội, đơn vị Bầu cử số 1,Đại biểu HĐND Thành phố, đơn vị Bầu cử số 5 ứng cử tại quận với cử tri quậnTây Hồ…

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA BỘ PHẬN TIẾP NHẬN HỒ SƠ:

I Thông tin chức vụ:

- Chức danh: Chuyên viên

- Bộ phận: Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ

- Quản lý trực tiếp: Lãnh đạo của Văn phòng của UBND Quận Tây Hồ

- Mã số công việc:

- Mức lương: Hưởng theo hệ số và phụ cấp trách nhiệm

- Số lượng người: 03

II Các nhiệm vụ:

- Tiếp nhận hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính của công dân, tổ chức

và thẩm định tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ; chuyển hồ sơ hợp pháp, hợp lệđến các phòng chuyên môn thụ lý giải quyết; Tiếp nhận kết quả giải quyết từ cácphòng chuyên môn và trả kết quả cho công dân, tổ chức theo đúng thời gian quyđịnh;

- Các trách nhiệm đôn đốc các phòng, ban bên thụ lý, giải quyết hồ

sơ, đảm bảo đúng thời gian quy định và cập nhật thông tin vào phần mềm quản

lý hồ sơ hành chính tại bộ phận “một cửa”;

- Báo cáo tình hình hoạt động và đề xuất biện pháp cải cách thủ tụchành chính tại Bộ phận “một cửa” với lãnh đạo Văn phòng

 BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA BỘ PHẬN CHUYÊN VIÊN TIẾP DÂN:

I Thông tin chức vụ:

- Chức danh: Chuyên viên

- Bộ phận: Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ

- Quản lý trực tiếp: Lãnh đạo của Văn phòng của UBND Quận Tây Hồ

- Mã số công việc:

- Mức lương: Hưởng theo hệ số và phụ cấp trách nhiệm

- Số lượng người:01

II Các nhiệm vụ:

- Thường trực tiếp hướng dẫn cho công dân đến kiến nghị, khiếu nại,

tố cáo với UBND quận theo đúng quy định của Nhà nước;

- Tiếp nhận, phân loại các đơn thư kiến nghị, khiếu nại, tố cáo củacông dân thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND quận, báo cáo Phó Vănphòng phụ trách, tham mưu cho UBND quận giao nhiệm vụ cho các phòng, banchức năng giải quyết, xử lý đơn thư thuộc thẩm quyền;

- Chuẩn bị nội dung và báo cáo Phó Văn phòng phụ trách để bố trílịch cho đồng chí Chủ tịch, các đồng chí Phú Chủ tịch UBND quận tiếp côngdân theo quy định;

- Theo dõi, đôn đốc kết quả trả lời các đơn thư kiến nghị của công dântại các đơn vị phòng, ban, UBND các phường

 BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA BỘ PHẬN VĂN THƯ – LƯU TRỮ:

I Thông tin chức vụ:

- Chức danh: Chuyên viên

- Bộ phận: Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ

- Quản lý trực tiếp: Lãnh đạo của Văn phòng của UBND Quận Tây Hồ

- Mã số công việc:

- Mức lương: Hưởng theo hệ số và phụ cấp trách nhiệm

- Số lượng người:03

II Các nhiệm vụ:

+ Văn thư là một bộ phận của Văn phòng được xây dựng, sắp xếp, bốtrí theo sự chỉ đạo của lãnh đạo văn phòng Bộ phận văn thư của UBND quậnTây Hồ được tổ chức theo mô hình khép kín, phòng văn thư được bố trí nằmtách biệt so với các phòng ban chuyên môn khác, phòng làm việc được trang bịđầy đủ các trang thiết bị làm việc cho cán bộ văn thư, và phòng văn thư củaUBND quận Tây Hồ có 2 nhân viên làm việc, một nhân viên quản lý văn bản đi,

và một nhân viên quản lý văn bản đến của cơ quan

+ Thực hiện chức năng quản lý, tiếp nhận và phát hành văn bản, giấymời họp, hội nghị của HĐND, UBND quận và Văn phòng;

- Đối với văn bản đến, cần kiểm tra chặt chẽ nơi gửi, nơi nhận nếu làvăn bản khẩn, hoả tốc thì Văn thư phải chuyển ngay đến lãnh đạo Văn phòng để

xử lý kịp thời Đối với văn bản mật, văn bản gửi đích danh đến Thường trựcHĐND huyện, lãnh đạo UBND quận thì văn thư chuyển đến đúng địa chỉ nơinhận;

- Trình ký văn bản kịp thời và chính xác cho lãnh đạo;

- Quản lý và sử dụng con dấu;

- Sắp xếp, chỉnh lý, phân loại, lập danh mục hồ sơ, tài liệu lưu trữđúng quy định;

- Là thủ quỹ của cơ quan Văn phòng, có trách nhiệm phối hợp chặtchẽ với cán bộ kế toán quản lý quỹ tiền mặt, chi trả các loại, kinh phí, chế độkịp thời, đúng quy định;

- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do lãnh đạo UBND quận và lãnh đạo Vănphòng phân công

 BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA BỘ PHẬN HÀNH CHÍNH – QUẢN TRỊ PHỤC VỤ:

I Thông tin chức vụ:

- Chức danh: Chuyên viên

- Bộ phận: Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ

- Quản lý trực tiếp: Lãnh đạo của Văn phòng của UBND Quận Tây Hồ

- Công tác thu-chi tài chính qua tài khoản Văn phòng được thực hiện theođúng quy định của Luật ngân sách Nhà nước.

- Đảm bảo phương tiện và cơ sở vật chất phục vụ tốt các hoạt động củaThường trực HĐND, UBND quận

- Thực hiện kiểm kê tài sản được trang cấp cho các đơn vị thuộc quận và

tổ chức thanh lý số tài sản hư hỏng, không còn giá trị sử dụng Mua mới vàtrang cấp bổ sung thay thế kịp thời tài sản hư hỏng, thiếu tại các đơn vị

- Duy trì hoạt động thông tin, liên lạc của cơ quan và đảm bảo vệ sinh nội

cụ sạch sẽ ngăn nắp

- Xây dựng đề án, kế hoạch phòng cháy, chữa cháy, đảm bảo an toàn, anninh trật tự tại trụ sở quận, săp xếp chấn chỉnh việc trông giữ các phương tiệncủa cán bộ công chức

 BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA BỘ PHẬN KẾ TOÁN – THỦ QUỸ:

I Thông tin chức vụ:

- Chức danh: Chuyên viên

- Bộ phận: Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ

- Quản lý trực tiếp: Lãnh đạo của Văn phòng của UBND Quận Tây Hồ

- Mã số công việc:

- Mức lương: Hưởng theo hệ số và phụ cấp trách nhiệm

- Số lượng người: 02

II Các nhiệm vụ:

- Lập dự toán kinh phí ngân sách hàng năm của HĐND, UBND quận,các phòng, ban, ngành thuộc quỹ lương Văn phòng HĐND&UBND quận quản

lý, trình UBND quận, HĐND quận phê duyệt;

- Hướng dẫn các đơn vị làm các thủ tục tạm ứng, hoàn ứng và thanhquyết toán theo quy định của Nhà nước Kịp thời phát hiện các trường hợp chisai, hóa đơn không hợp lệ trả lại các đơn vị;

- Hoàn trả chứng từ chi lương hàng tháng đúng quy định, đmả bảo cấplương qua tài khoản cho cán bộ, công chức, nhân viên trong cơ quan vào ngày

10 hàng tháng;

- Thực hiện đối chiếu sổ sách và kiểm quỹ vào ngày 30 hàng tháng, cóbiên bản kiểm quỹ theo đúng quy định;

Thực hiện quản lý tài sản, định kỳ kiểm kê báo cáo theo quy định;

- Báo cáo việc cấp phát kinh phí, thu, chi của Văn phòng cho ChánhVăn phòng vào ngày 03 hàng tháng

3 Công tác Văn thư- Lưu trữ của Văn phòng HĐND&UBND Quận Tây Hồ

3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của UBND Quận Tây Hồ về công tác Văn thư- Lưu trữ

Ủy ban Nhân dân quận Tây Hồ thực hiện quản lý công tác Văn Lưu trữ theo quy định của Chính phủ, các Bộ Ngoài ra Ủy ban nhân dân quậnTây Hồ còn thực hiện theo quy định của cơ quan cấp trên và đồng thời banhành, thực hiện theo các văn bản sau:

thư Quy chế mẫu Công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức thuộcthành phố Hà Nội

(Chi tiết xem phụ lục)

- Quyết định 1479/QĐ-UB ngày 14 tháng 11 năm 1998 của Ủy bannhân dân quận Tây Hồ về việc ban hành quy định về công tác Văn thư- Lưu trữcủa UBND quận Tây Hồ

(Chi tiết xem phụ lục)

- Báo cáo số 15/BC-UBND ngày 19 tháng 1 năm 2016 của UBNDquận Tây Hồ về Tổng kết công tác năm 2015 và phương hướng nhiệm vụ công

tác Văn thư – Lưu trữ năm 2016 (Chi tiết xem phần phụ lục)

- Kế hoạch số 45/KH-UBND ngày 29 tháng 1 năm 2016 của UBND

quận Tây Hồ về công tác văn thư lưu trữ năm 2016 (Chi tiết xem phần phụ lục)

- Quyết định số 1023/QĐ-UBND ngày 30 tháng 8 năm 2016 củaUBND quận Tây Hồ về việc ban hành danh mục các cơ quan thuộc nguồn nộplưu tài liệu và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ UBND quận

Tây Hồ (Chi tiết xem phần phụ lục)

- Quyết định số 56/QĐ-UBND ngày 10 tháng 01 năm 2012 củaUBND quận Tây Hồ về việc ban hành hệ thống tài liệu quản lý chất lượng theo

tiêu chuẩn ISO 9001:2008 của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ (Chi tiết xem phần phụ lục)

3.2 Công tác Xây dựng Chương trình – Kế hoạch công tác của UBND quận Tây Hồ

- Chương trình công tác năm: Chậm nhất vào ngày 31/10 hàng năm đơn

vị trực thuộc UBND gửi Văn phòng danh mục các đề án, văn phòng tổng hợp,

dự kiến chương trình công tác năm sau của UBND Quận và gửi các đơn vị cóliên quan tham gia góp ý Sau 7 ngày làm việc đơn vị có trách nhiệm tham gia ýkiến và gửi lại văn phòng hoàn chỉnh sau đó trình lãnh đạo xem xét vào phiênhọp thường kỳ cuối năm

- Chương trình công tác quý: Được cụ thể hóa chương trình công tácnăm, được quy định thưc hiện trong từng quý Sau đó văn phòng tổng hợp, xâydựng chương trình cho quý sau

- Chương trình công tác tháng: Được cụ thể hóa chương trình công tácquý và những việc bổ sung công tác tháng sau đó gửi văn phòng , văn phòngtổng hợp và phân chia theo từng lĩnh vực

- Chương trình công tác tuần: Được cụ thể hóa chương trình công táctháng, văn phòng tổng hợp các báo cáo và lập chương trình công tác tuần sau

3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND quận Tây Hồ

3.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lýcủa cơ quan

Văn bản do các phòng, ban chuyên môn, các đơn vị trực thuộc soạn phảituân thủ theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005của Bộ Nội vụ và Văn phòng chính phủ về thể thức trình bày văn bản và Thông

tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức

và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Thủ trưởng các đơn vị soạn thảo văn bản ký nháy vào dòng cuối cùng củanội dung văn bản và chịu trách nhiệm về nội dung và tính pháp lý của các vănbản đó

3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBNDquận Tây Hồ

Tại Văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ thể thức và kỹ thuật trìnhbày văn bản được thực hiện theo Nghị định số 09/2010/NĐ-CP và Thông tư số01/2011/ TT-BNV nên việc soạn thảo văn bản đúng theo quy định

- Thể thức văn bản: Văn bản của UBND ban hành đầy đủ 9 thành phầnthể thức bắt buộc, ngoài ra còn một số thể thức bổ sung như: Dấu chỉ mức độmật, khẩn

- Kỹ thuật trình bày văn bản: Văn phòng sử dụng trong các văn bảnmang ngôn ngữ hành chính, đúng theo yêu cầu về văn phong của văn bản hànhchính

- Chuyên viên Văn phòng HĐND & UBND quận có trách nhiệm kiểm tra

về thể thức và nội dung các văn bản do các phòng, ban chuyên môn trình ký cácđồng chí lãnh đạo UBND quận Đối với các văn bản đạt yêu cầu, chuyên viên

văn phòng trình lãnh đạo văn phòng xem xét trong vòng 01 ngày kể từ ngàynhận được văn bản do các đơn vị chuyển đến Chánh văn phòng ký nháy vàobên phải quyền hạn, chức vụ người ký và trình Lãnh đạo UBND quận ký banhành.

Đối với các văn bản không phù hợp về nội dung hoặc sai thể thức trìnhbày cần phải chỉnh sửa, lãnh đạo văn phòng cho ý kiến vào phiếu xử lý văn bản

đi , chuyên viên văn phòng sẽ chuyển lại văn bản kèm theo phiếu xử lý cho đơn

vị soạn thảo để hoàn thiện (thời gian tối đa trả lại văn bản là 02 ngày kể từ ngàynhận)

3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý củaUBND quận Tây Hồ So sánh với quy định hiện hành, nhận xét, đánh giá

Quy trình soạn thảo văn bản của UBND Quận Tây Hồ

 Chuẩn bị soạn thảo

Đây là bước quan trọng để giúp cho việc soạn thảo văn bản được thuậnlợi và chất lượng

 Phân công soạn thảo: căn cứ vào tính chất, nội dung văn bản cần soạn

thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị cá nhân soạn thảohoặc chủ trì soạn thảo

 Đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo:

+ Xác định mục đích, tính chất, nội dung vấn đề của văn bản

+ Xác định tên loại, và trích yêu nội dung văn bản

+ Thu thập thông tin phân tích, lựa chọn thông tin cần thiết có liên quanđến văn bản, thông tin phải pháp lý với thực tế từ các nguồn khác nhauhay các phương pháp khác nhau, thông tin cần thu thập đầy đủ và chínhxác

+Xây dựng đề cương: xây dựng đề cương văn bản nhằm giúp viết vănbàn được thuận lợi

Xây dựng dự thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức văn bản theoquy định của nhà nước

 Viết bản thảo: trên cơ sở đã xây dựng, cá nhân hoặc chủ trì tiến hành

soạn thảo phải phù hợp với thể thức nội dung văn bản…, sau khi soạnthảo xong phải tiến hành kiểm tra lỗi chính tả,kỹ thuật trình bày, mụcđích đạt được của văn bản

 Xin ý kiến góp ý cho bản thảo: văn bản có tính chat quan trọng, nội dung

phức tạp có thể đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chức, việc thamkhảo ý kiến

 Tổng hợp ý kiến ( nếu có) và hoàn chỉnh dự thảo:

 Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ xung bản thảo đã trình duyệt

Lãnh đạo phụ trách trực tiếp ( Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch)Chánh văn phòng duyệt thể thức và ký văn bản

Nếu là văn bản có tính chất quan trọng, nội dung phức tạp cónhiều vấn đề cần trình kèm theo hồ sơ trình ký

a) Đánh máy nhân bản

Nhân bản đúng số lượng quy địnhĐánh máy đúng nguyên bản thể thứ nội dung văn bảnGiữ nội dung bí mật của văn bản thực hiến đánh máy nhân bảnđúng thời gian quy định

b) Kiểm tra văn bản trước khi ban hành

Chánh văn phòng và thủ trưởng cơ quan có tránh nhiệm kiểmtra chịu trách nhiệm về nội dung văn bản

c) Ký , hoàn thiện thể thức trước khi ban hành

Sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, các bộ văn thư hoàn thiện, làm cácthủ tục ban hành:

+ Ghi số ngày, tháng, năm ban hành văn bản

+ Nhân bản theo số lượng nơi gửi, nơi nhận

+ Đóng dấu

+ Làm thủ tục ban hành

+ Lưu văn bản theo quy định hiện hành (01bản lưu văn thư, 01 bản lưu tạiđơn vị soạn thảo).

So sánh với quy định hiện hành:

Quy trình soạn thảo văn bản quản lý của UBND quận Tây Hồ so với quyđịnh Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính Phủ ban hành về công tác vănthư là hoàn toàn đúng về quy trình

Qua tìm hiểu Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ta có thể thấy quy trình soạnthảo văn bản phổ biến gồm có 7 bước cụ thể như sau:

+ B1: Xác định mục đích, giới hạn của văn bản, đối tượng giải quyết vàthực hiện văn bản;

+ B2: Chọn thể loại văn bản;

+ B3: Thu thập và xử lý thông tin;

+ B4: Xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo;

+ B5: Duyệt bản thảo;

+ B6: Nhân bản văn bản;

+ B7: Hoàn thiện văn bản để ban hành

Chính vì các bước trên đã tạo thuận lợi cho UBND quận Tây Hồ thựchiện việc soạn thảo được chính xác về nội dung và thể thức của văn bản theođúng quy định của Nhà nước quy định

3.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản

3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi; văn bảnđến; lập hồ sơ hiện hành của UBND quận Tây Hồ

UBND Quận Tây Hồ đã ban hành quy trình xử lý văn bản đi đến (Chi tiết xem phần phụ lục)

3.4.1.1 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi của UBND quậnTây Hồ

Việc tổ chức và quản lý văn bản đi ở UBND Quận Tây Hồ được tuân thủtheo trình tự sau:

- Bước 1: Phân công soạn thảo văn bản

- Bước 2: Soạn thảo văn bản

- Bước 3: Kiểm tra

- Bước 4: Phê duyệt;

- Bước 5: Gửi văn bản đi;

- Bước 6: Chuyển giao văn bản;

- Bước 7: Sắp xếp, bảo quản và sử dụng bản lưu

* Sơ đồ hóa quá trình tổ chức và quản lý văn bản đi

STT TRÁCH NHIỆM TRÌNH TỰ CÔNG VIỆC Tài liệu/ Biểu

8 Văn thư/ cán bộ

được phân công

Sổ bàn giao công văn

9 Văn thư

Kiểm tra phê duyệt

Kiểm tra thể thức VB, chữ

ký của người có thẩm quyền

và đăng ký văn bản đi

Gửi văn bản đi

Lưu hồ sơ

3.4.1.2 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến của UBND quận Tây Hồ:

STT Trách nhiệm Trình tự công việc Tài liệu/Biểu mẫu

Đề xuất chuyển Lãnh đạo UBND xử lý theo

lĩnh vực được phân công

Đăng ký văn bản đến

Ý kiến chỉ đạo giải quyết

5 Văn thư Chương trình

phần mềm Quản

lý văn bản đi đến

và phần mềmnhận văn bản

a Tiếp nhận văn bản đến

Văn thư là đầu mối tiếp nhận văn bản, đơn thư gửi đến UBND quận

- Đối với các văn bản “mật”, văn bản gửi đích danh tên phòng, cá nhânvăn thư sẽ chuyển thẳng vào hộp thư của phòng đó

- Đối với các đơn thư khiếu nại, tố cáo thì văn thư sẽ chuyển thẳng đến bộphận Tiếp dân

- Đối với các loại công văn khác thì văn thư bóc bì, phân loại, ghi vàoPhiếu xử lý văn bản đếnvà kẹp phiếu vào văn bản để chuyển tới LĐVP cho ýkiến

b Ý kiến đề xuất của Lãnh đạo Văn phòng

Các văn bản do văn thư chuyển đến, lãnh đạo văn phòng xem xét nhữngvăn bản thuộc phạm vi, tẩm quyền được phân cấp và đề xuất chuyenr cho Chủtịch hoặc các Phó chủ tịch theo lĩnh vực công việc được phân công phụ tráchngay trong ngày làm việc

Lưu Hồ sơ Theo dõi, giải quyết công việc Cập nhật ý kiến chỉ đạo và chuyển cho các đơn vị liên quan

d Xem xét, cho ý kiến giải quyết

Căn cứ nội dung văn bản đến, lãnh đạo UBND quận xem xét và ghi ýkiến chỉ đạo, phân công phòng ban, đơn vị thực hiện vào Phiếu xử lý văn bảnđến

đ Cập nhật ý kiến xử lý của Lãnh đạo UBND quận.

- Tính đến thời điểm hiện tại, các đơn vị nhận được tổng số văn bản đi,đến cụ thể như sau:

+ Tại bộ phận Văn thư của UBND quận đã tiếp nhận 5725 văn bản đến,tham mưu phát hành 5904 văn bản đi, cụ thể: văn bản QPPL là 05 văn bản và

+ Tại UBND phường Nhật Tân: văn bản đi: 956; tiếp nhận 724 văn bảnđến

+ Tại UBND phường Phú Thượng: văn bản đi: 1312; tiếp nhận 1231 vănbản đến gồm văn bản của Thành phố và quận;

+ Tại UBND phường Quảng An: văn bản đi: 616 tiếp nhận 2854 văn bảnđến

+ Tại UBND phường Xuân La: văn bản đi: 788; tiếp nhận 1169 văn bảnđến

3.4.1.3 Quy trình quản lý và lập hồ sơ hiện hành của UBND quận TâyHồ

- Lập danh mục hồ sơ

Vào tháng 12 hàng nâm, các chuyên viên/ phòng/ đơn vị căn cứ vào chứcnăng, nhiệm vụ được giao và dự kiến các công việc sẽ triển khai trong năm tiếptheo để xác định danh mục những hồ sơ cần lập trong năm và báo cáo Thủtrưởng đơn vị để được trang bị cặp và hồ sơ

Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm cung cấp đủ cặp và hồ sơ cho các cán

bộ, chuyen viên tự ghi tên nhóm hồ sơ lên gáy cặp, tên hồ sơ lên bìa hồ sơ

- Mở hồ sơ

Căn cứ vào bản danh mục hồ sơ, các cán bộ/ chuyên viên ghi tên hồ sovào bìa hồ sơ (tên hồ sơ là tên của vấn đề hoặc công việc cụ thể mà cán bộ cótrách nhiệm theo dõi hoặc giải quyết) Mỗi hồ sơ dung một tờ bìa, bên ngoài ghi

rõ số ký hiệu và tiêu đề hồ sơ

- Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ

Trong quá trình giải quyết công việc, nếu nhận được hoặc soạn thảo hayban hành một văn bản có liên quan đến vấn đề hoặc công việc gì thì cán bộ/chuyên viên đưa chúng vào trong bìa hoặc cặp, hộp của hồ sơ đó Công việc này

sẽ kết thúc khi vấn đề được giải quyết xong

- Sắp xếp các văn bản trong hồ sơ

+ Cuối năm, hoặc sau khi kết thúc công việc, các cán bộ/ chuyên viên cótrách nhiệm kiểm tra lại các tài liệu có trong hồ sơ, nếu thấy thiếu tài liệu thì cầnphải sưu tầm cho đày đủ.

+ Các tài liệu cần được sắp xếp theo một trật tự nhất định Thông thườngtài liệu được sắp xếp theo: thời gian; theo trình tự giải quyết công việc; theo địa

dư, theo ten dự án, tên người…

- Kết thúc và biên mục hồ sơ

+ Tất cả các hồ sơ cần được biên mục để phục vụ tra tìm

+ Biên mục gồm các công việc:

 Thống kê các văn bản có trong hồ sơ vào tờ mục lục để cố định các tàiliệu đó, tránh thất lạc và phục vụ việc tra tìm nhanh gọn, chính xác

 Viết chứng từ kết thúc để mô tả khái quát tình hình tài liệu có trong hồ sơđó

 Ghi đầy đủ thông tin cần thiết ở ngoài bìa hồ sơ

- Giao nộp hồ sơ vào kho lưu trữ của cơ quan

+ Hồ sơ đã giải quyết xong, sau khi kết thúc để lại nơi làm việc của cánbộ/ chuyên viên/ đơn vị một năm phục vụ nhu cầu tra cứu hiện hành

+ Từ ngày 02 tháng 01 đến ngày 30 tháng 6 hàng năm, các đơn vị căn cứvào Quyết định số 1023/QĐ-UBND ngày 30/8/2006 của UBND quận ban hànhdanh mục các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và thành phần tài liệu thuộcdiện nộp vào lưu trữ cơ quan có trách nhiệm nộp toàn bộ hờ sơ tài liệu đã giairquyết xong vào kho lưu trữ UBND quận (bằng văn bản) qua Văn phòng HĐND

& UBND quận và được sự chấp thuận bằng văn bản của UBND quận

+ Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc haychuyển công tác đều phải bàn giao lại hồ sơ tài liệu cho đơn vị hay người kếnhiệm

3.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan, đơn vị

Từ năm 2013, UBND quận đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượngtheo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào thực hiện nhiệm vụ chuyên môn, 100% cácphòng, ban chuyên môn phải xây dựng các quy trình thực hiện nhiệm vụ chuyênmôn gắn với lập hồ sơ hiện hành, công tác quản lý văn bản đi đến theo quy trìnhkiểm soát hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008, theo đó công tác văn thư tạiquận và phường được thực hiện nghiêm túc, đảm bảo đúng quy định, tất cả cáctài liệu văn bản do UBND quận ban hành và văn bản đến đều thông qua bộ phậnvăn thư, được cập nhật phần mềm quản lý văn bản đi- đến, được theo dõi và xử

lý, hệ thống sổ sách được đảm bảo quản lý và cập nhật đầy đủ

3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan, tổ chức

- Tính đến thời điểm hiện tại UBND quận Tây Hồ chưa ban hành đượcQuy chế công tác Văn thư- Lưu trữ của cơ quan Vì thế Công tác tổ chức lưu trữđược thực hiện dựa theo các văn bản quản lý Lưu trữ của Nhà nước Đồng thờithực hiện văn bản chỉ đạo của Trung ương và Thành phố ngày từ đầu năm 2016UBND quận Tây Hồ đã ban hành Kế hoạch số 45/KH-UBND ngày 29 tháng 01năm 2016 về Công tác văn thư, lưu trữ năm 2016 Kế hoạch đó đã vạch ra tráchnhiệm cụ thể cho từng phòng, ban chuyên môn trong quận; UBND các phường;các phòng, ban, đơn vị sự nghiệp thuộc quận và các trường Mầm non, tiểu học,trung THCS công lập thuộc quận thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo quyđịnh của pháp luật

- Hiện nay UBND quận đã bố trí 01 Cán bộ làm công tác Lưu trữ Bộphận Lưu trữ văn phòng đi vào hoạt động từ cuối năm 1996 khi đó, tài liệu, hồ

sơ được bảo, lưu trữ trong tủ sắt và chỉ có cán bộ kiêm nhiệm làm công tác lưutrữ Đến năm 2004 kho lưu trữ quận được bố trí trên tầng 4 trụ sở UBND quậngồm 04 kho lưu trữ với diện tích 140m2, 11 bình chữa cháy, 05 điều hoà và 08

hệ thống báo cháy tự động Công tác bảo quản được thực hiện tốt, thường xuyên

vệ sinh kho lưu trữ, luôn được đảm bảo an toàn bí mật hồ sơ, tài liệu Ngoài ra,

hàng năm cơ quan có hợp đồng với Trung tâm xử lý côn trùng tổ chức xông trừmối, mọt trong kho lưu trữ nhằm ngăn chặn ảnh hưởng nghiêm trọng đến hồ sơ,tài liệu trong kho.

Việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của UBND quận được thực hiệnthường xuyên và hiệu quả, năm 2015 đã có 50 lượt cán bộ, công chức khai thác

125 hồ sơ, tài liệu phục vụ công tác chuyên môn và đều được thực hiện đúngquy trình công tác, có phiếu đăng ký khai thác tài liệu xác nhận của Thủ trưởngđơn vị và lãnh đạo Văn phòng HĐND & UBND quận Các đối tượng khai tháctài liệu chủ yếu là cán bộ cơ quan nên ý thức bảo quản tài liệu cũng được đảmbảo

Tuy nhiên tại các phòng, ban chuyên môn, đơn vị sự nghiệp và cácphường thuộc quận đa phần không có kho lưu trữ tài liệu riêng biệt, tài liệu lưutrữ của các đơn vị được lưu trữ theo phương pháp thủ công, lưu vào các cặp,hộp giấy hoặc lưu trong tủ sắt và chưa được chỉnh lý

UBND các phường và các trường học thuộc quận cũng đã bố trí kho lưutrữ tài liệu nhưng hầu hết không đảm bảo diện tích và tài liệu cũng chưa đượcchỉnh lý đầy đủ theo quy định Tại các phòng, ban chuyên môn và đơn vị sựnghiệp khác đã bố trí tủ hồ sơ lưu trữ tài liệu

4 Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong UBND quận Tây Hồ.

4.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng.

Trang thiết bị văn phòng là những trang thiết bị, máy móc sử dụng phục

vụ cho công việc của nhân viên văn phòng nói riêng và của toàn cơ quan nóichung Một số trang thiết bị văn phòng thường dùng: Máy vi tính, máy in, Fax,Điện thoại, Photocopy, Scan, máy cắt hủy tài liệu, … giúp điều hành và quản lýcông việc dễ dàng, tiết kiệm được thời gian làm việc nhưng đem lại hiệu quả