Công tác văn thư tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã Vinh Thanh

Về bản thân, là một cán bộ văn phòng trong tương lai, tôi muốn mìnhlàm tốt và thành thạo tất cả các công việc chuyên môn nghiệp vụ, đồng thờiqua đó rèn luyện cho mình được tác phong, kỹ

LỜI NÓI ĐẦU

Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnhvực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắnliền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền với việc soạn thảo, ban hành và tổchức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư – lưu trữ nói chung Do

đó vai trò của công tác văn thư – lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chínhnhà nước là rất quan trọng

Ngày nay cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vựcđều được hiện đại hóa, nền hành chính nhà nước cũng có sự phát triển để phùhợp Với vai trò quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ trong lĩnh vực quản

lý hành chính, Đảng và nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang có những chủtrương chính sách ngày càng hiện đại công tác này, nhằm phục vụ tốt nhấtcho hoạt động quản lý nhà nước trong mỗi cơ quan

Thực hiện phương châm “Học đi đôi với hành, lý thuyết đi đôi với thựctiễn” nhằm giúp cán bộ văn phòng trong tương lai, nắm vững lý thuyết đãđược học để vận dụng vào thực tế Nhận thức được điều này mỗi sinh viênTrường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn Hà Nội nói chung và đối vớimỗi sinh viên Ngành Lưu trữ học và Quản Trị Văn Phòng nói riêng cần có sựquan tâm đúng mức tầm quan trọng của lý luận và thực tiễn

Về bản thân, là một cán bộ văn phòng trong tương lai, tôi muốn mìnhlàm tốt và thành thạo tất cả các công việc chuyên môn nghiệp vụ, đồng thờiqua đó rèn luyện cho mình được tác phong, kỹ năng làm việc và phẩm chấtđạo đức của một người cán bộ làm việc trong cơ quan hành chính Nhà nước.Đây cũng là dịp để tôi học hỏi và phát huy hết những khả năng của mình mà

có lẽ trong quá trình học tập tôi chưa nhận thấy được điều đó

Để củng cố thêm kinh nghiệm thực tế cho sinh viên, được sự quan tâmgiới thiệu của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội và sựgiúp đỡ của lãnh đạo Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã Vinh Thanh,tôi đã được tiếp nhận thực tập tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban

nhân dân xã Vinh Thanh kể từ ngày 19/5/2014 đến hết ngày 11/7/2014 Trongquá trình thực tập, tôi đã được tìm hiểu về hoạt động, chức năng, nhiệm vụcủa Cơ quan, cũng như trực tiếp thực hiện một số công việc được giao từ đórút ra được rất nhiều điều bổ ích cho bản thân mình Dưới đây là bản Báo cáoquá trình thực tập, tìm hiểu thực tế tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủyban nhân dân xã Vinh Thanh.

Trong quá trình thực hiện chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếusót Rất mong nhận được những ý kiến đóng góp chân thành của các cán bộhướng dẫn cũng như của quý cơ quan nơi tôi thực tập, để giúp tôi có một bàiBáo cáo được hoàn chỉnh hơn

Cuối cùng, tôi xin gửi lời chúc, lời cảm ơn sâu sắc nhất tới Lãnh đạo cơquan, các cán bộ trong cơ quan cùng thầy, cô giáo đã giúp tôi hoàn thànhxong Báo cáo thực tập tốt nghiệp ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng

Tôi xin chân thành cảm ơn./

Phần I CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

I Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Vinh Thanh.

1.1 Giới thiệu khái quát tình hình, đặc điểm xã Vinh Thanh.

Vinh Thanh là một xã ven biển của huyện Phú Vang, có vị trí địa lý:+ Phía Bắc giáp với Vinh Xuân

+ Phía Nam giáp với Vinh An

+ Phía Tây giáp với phá tam giang

+ Phía Đông giáp với biển đông.

Tổng diện tích tự nhiên 1056,92 ha Trong đó:

+ Đất nông nghiệp là 374,25 ha chiếm 35,41%

+ Đất phi nông nghiệp 628,53 ha chiếm 59,46%

+ Đất chưa sử dụng 51,14 ha chiếm 4,83%

Vinh Thanh chủ yếu là đất cát pha, độ phì nhiêu, năng suất cây trồngkhông cao và chịu sụ ảnh hưởng của hạn hán, lũ lụt thất thường

Nhìn chung địa hình thuận lợi về mặt giao thông đường bộ, đường thủy

và phát triển được nhiều loại ngành nghề, đặc biệt là phát triển các loại hìnhthương mại, dịch vụ, du lịch

Toàn xã có 2.148 hộ, với 10.410 nhân khẩu

Trong đó:

+ 37% hộ gia đình sống chủ yếu thu nhập từ nông nghiệp

+ 63% hộ gia đình sống bằng thu nhập từ thương mại, dịch vụ và tiểuthủ công nghiệp

Vinh Thanh là một xã phát triển kinh tế theo hướng thương mại, dịch

vụ, du lịch, tiểu thủ công nghiệp, nông – lâm – ngư nghiệp, tỷ lệ hộ nghèongày càng giảm nên đời sống nhân dân ngày càng ổn định

Toàn xã có 6 thôn, có 1 bãi tắm, có cầu Trường Hà nối liền tỉnh lộ 18,quốc lộ 49B đi qua địa bàn Các công trình phúc lợi như điện, đường, trường,trạm, chợ búa ngày càng được đầu tư, nâng cấp Tạo điều kiện cho nhân dânphát triển kinh tế, an sinh xã hội, không ngừng nâng cao đời sống vật chất vàtinh thần

1.2 Vị trí, chức năng của ủy ban nhân dân xã.

Ủy ban nhân dân xã Vinh Thanh do Hội đồng nhân dân xã bầu ra, là cơquan chấp hành của Hội đồng nhân dân xã, cơ quan hành chính nhà nước ởđịa phương, chịu trách nhiệm thi hành Hiến pháp, Luật, các văn bản của cơquan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp

Nhằm đảm bảo thực hiện các chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội,củng cố quốc phòng an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn xãVinh Thanh.

Ủy ban nhân dân xã Vinh Thanh thực hiện chức năng quản lý nhà nướctrên tất cả các lĩnh vực kinh tế - xã hội, an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hộitrên địa bà xã, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máyhành chính nhà nước ở địa phương

1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn hoạt động của Ủy ban nhân dân xã Vinh Thanh.

1.3.1 Trong lĩnh Vực kinh tế.

Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồngnhân dân xã phê chuẩn ban hành Nghị quyết, trên cơ sở Nghị quyết của Hộiđồng nhân dân, Ủy ban nhân dân xã tổ chức thực hiện kế hoạch đó;

Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn, dự toán thu, chi ngânsách địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; dự toánđiều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toánngân sách địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báocáo ủy ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;

Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan nhànước cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn xã và báocáo về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật;

Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụcác nhu cầu công ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình côngcộng, đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nướctheo quy định của pháp luật;

Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng cáccông trình kết cấu hạ tầng của xã trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện Việcquản lý các khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát và bảođảm sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật

Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề ánkhuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để pháttriển sản xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng,vật nuôi trong sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ cácbệnh dịch đối với cây trồng và vật nuôi;

Tổ chức việc xây dựng các công trình thủy lợi nhỏ; thực hiện việc tu

bổ, bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng; chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bãolụt; ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều,bảo vệ rừng tại địa phương;

Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theoquy định của pháp luật;

Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề truyềnthống ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công nghệ đểphát triển các ngành, nghề mới

Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xãtheo phân cấp;

Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểmdân cư nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện phápluật về xây dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luậtquy định;

Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giaothông và các công trình xây dựng cơ bản khác ở địa phương theo quy địnhcủa pháp luật;

Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đườnggiao thông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật

1.3.2 Trong lĩnh vực văn hóa – xã hội.

Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phốihợp với trường học huy động trẻ em vào lớp 1 đúng độ tuổi;

Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫugiáo, trường mầm non ở địa phương, phối hợp với ủy ban nhân dân cấp trênquản lý trường tiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn;

Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hóa giađình được giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống các dịchbệnh;

Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hóa, thể dục thểthao; tổ chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tíchlịch sử - văn hóa và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định củapháp luật;

Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đìnhliệt sĩ những người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật;

Tổ chức thực hiện các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dângiúp đỡ các gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côikhông nơi nương tựa; tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đốitượng chính sách ở địa phương theo quy định của pháp luật;

Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; quy hoạch, quản lý nghĩa địa

ở địa phương

1.3.3 Trong lĩnh vực quốc phòng - an ninh và nội chính.

Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xâydựng làng xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương;

Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch;đăng ký, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng,huấn luyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương;

Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xâydựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực hiệnbiện pháp phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi viphạm pháp luật khác ở địa phương;

Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại củangười nước ngoài ở địa phương

Tổ chức, hướng dẫn và bảo đảm thực hiện chính sách dân tộc, chínhsách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của nhân dân ở địa phươngtheo quy định của pháp luật

Tổ chức tuyên truyền giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm phápluật và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật;

Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dântheo thẩm quyền;

Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việcthi hành án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết định về

xử lý vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật

1.4 Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân xã Vinh Thanh.

Cơ cấu Tổ chức của Ủy ban nhân dân xã Vinh Thanh gồm 1 Chủ tịch, 2Phó Chủ tịch và 2 Ủy viên (Trưởng Công an xã và Xã đội trưởng)

Cán bộ chuyên trách: gồm Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân

xã Vinh Thanh

Các ban ngành trực thuộc gồm: Trưởng công an, Chỉ huy trưởng Quân

sự, Văn phòng - thống kê, Kế toán - ngân sách, Địa chính - xây dựng, Tưpháp - hộ tịch, Văn hóa - xã hội

1.5 Chức năng nhiệm vụ của các công chức trong ủy ban nhân dân xã Vinh Thanh.

1.5.1 Chức năng nhiệm vụ của công chức Trưởng công an xã.

Tổ chức lực lượng công an xã nắm chắt tình hình an ninh trật tự trênđịa bàn, tham mưu đề xuất với Đảng uỷ, Uỷ ban nhân dân xã và cơ quan công

an cấp trên về chủ trương, kế hoạch, biện pháp bảo đảm an ninh trật tự trênđịa bàn và thực hiện sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt

Phối hợp với các cơ quan, đoàn thể tuyên truyền phổ biến pháp luật liênquan tới an ninh trật tự cho nhân dân hướng dẫn tổ chức quần chúng làm côngtác an ninh trật tự trên địa bàn quản lý

Tổ chức phòng ngừa, đấu tranh phòng chống tội phạm, các tệ nạn xãhội và các vi phạm pháp luật khác trên địa bàn theo quy định của pháp luật vàtheo hướng dẫn của công an cấp trên

Thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý cư trú, chứng minhnhân dân và các giấy tờ đi lại khác

Tổ chức nhiệm vụ phòng cháy, chữa cháy, giữ trật tự công cộng và antoàn giao thông, quản lý vũ khí, chất nổ dễ cháy, quản lý hộ khẩu, kiểm tracác quy định về an ninh trật tự trên địa bàn theo từng người

Xử lý người có hành vi vi phạm pháp luật theo quy định tổ chức việcquản lý, giáo dục đào tạo trên địa bàn theo quy định của pháp luật

Chỉ đạo việc bảo vệ hiện trường, bắt người phạm tội quả tang, tổ chứcbắt người có lệnh truy nã, người có lệnh truy tìm hành chính theo quy định

của pháp luật, tiếp nhận và dẫn giải người bị bắt lên công an cấp trên, cấp cứungười bị nạn.

Tuần tra bảo vệ mục tiêu quan trọng về chính trị, kinh tế, an ninh, Quốcphòng ở địa bàn theo hướng dẫn của công an cấp trên

Xây dựng nội bộ lực lượng công an xã trong sạch, vững mạnh và thựchiện một số nhiệm vụ khác do Đảng uỷ, Uỷ ban nhân dân xã, công an cấp trêngiao

1.5.2 Chức năng nhiệm vụ của công chức Chỉ huy trưởng Quân sự.

Tham mưu đề xuất với Đảng uỷ, chính quyền xã về chủ trương, biệnpháp lãnh đạo, chỉ đạo và trực tiếp tổ chức thực hiện nhiệm vụ Quốc phòng,quân sự, xây dựng lực lượng dân quân, lực lượng dự bị động viên

Xây dựng kế hoạch xây dựng lực lượng, giáo dục chính trị và pháp luật,huấn luyện quân sự, hoạt động chiến đấu, trị an của lực lượng dân quân, xâydựng kế hoạch tuyển chọn và gọi công dân nhập ngũ, huy động lực lượng dự

bị động viên và kế hoạch khác liên quan tới nhiệm vụ quân sự, quốc phòngtrên địa bàn

Phối hợp với lực lượng quân đội trên địa bàn, huấn luyện quân dự bịtheo quy định của Ban chỉ huy quân sự huyện

Tổ chức thực hiện đăng ký, quản lý công dân trong độ tuổi nghĩa vụquân sự, quân nhân dự bị và dân quân theo quy định của pháp luật, thực hiệncông tác động viên, gọi thanh niên nhập ngũ

Chỉ đạo dân quân phối hợp với công an và lực lượng khác thườngxuyên hoạt động bảo vệ an ninh trật tự, sẵn sàng chiến đấu phục vụ và tổ chứckhắc phục thiên tai, sơ tán, cứu hộ, cứu nạn

Phối hợp với các đoàn thể trong xã giáo dục toàn dân ý thức Quốcphòng, quân sự và các văn bản liên quan tới Quốc phòng, quân sự

Có kế hoạch phối hợp với các tổ chức kinh tế, văn hoá, xã hội, thựchiện nền Quốc phòng gắn với nền an ninh nhân dân, thế trận Quốc phòng toàndân gắn với thế trận an ninh nhân dân

Thực hiện chính sách hậu phương quân đội, các tiêu chuẩn, chế độ,chính sách cho dân quân tự vệ, quân nhân dự bị theo quy định.

Tổ chức thực hiện nghiêm túc chế độ quản lý sử dụng, bảo quản vũ khítrang bị sẵn sàng chiến đấu, quản lý công trình Quốc phòng theo phân cấp,thực hiện chế độ kiểm tra, báo cáo, sơ kết, tổng kết công tác Quốc phòng,quân sự ở xã

1.5.3 Chức năng nhiệm vụ của công chức Văn phòng - thống kê.

Giúp Uỷ ban nhân dân xã xây dựng chương trình công tác, lịch làmviệc và theo dõi việc thực hiện chương trình, lịch làm việc đó, tổng hợp báocáo tình hình kinh tế-xã hội, tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân trong chỉ đạothực hiện

Giúp Uỷ ban nhân dân xã dự thảo văn bản trình cấp có thẩm quyền làmbáo cáo gởi lên cấp trên

Quản lý công văn, sổ sách, giấy tờ, quản lý việc lập hồ sơ lưu trữ, biểnbáo thống kê, theo dõi biến động số lượng, chất lượng cán bộ công chức xã

Giúp Uỷ ban nhân dân xã tổ chức kỳ họp, tổ chức tiếp dân, tiếp khách,nhận đơn thư khiếu nại của nhân dân chuyến đến Hội đồng nhân dân và Uỷban nhân dân hoặc lên cấp có thẩm quyền giải quyết

Đảm bảo điều kiện vật chất phục vụ cho các kỳ họp của Hội đồng nhândân, cho công việc của Uỷ ban nhân dân

Giúp Uỷ ban nhân dân về công tác thi đua khen thưởng ở xã

Nhận và trả kết quả trong giao dịch công việc giữa Uỷ ban nhân dânvới cơ quan, tổ chức và công dân theo cơ chế "một cửa"

1.5.4 Chức năng nhiệm vụ của công chức Địa chính – Nông nghiệp -Xây dựng và môi trường.

Lập sổ địa chính đối với chủ sử dụng đất hợp pháp, lập sổ mục kê toàn

bộ đất của xã

Giúp Uỷ ban nhân dân xã hướng dẫn thủ tục, thẩm tra để xác nhận việc

tổ chức, hộ gia đình đăng ký đất ban đầu, thực hiện các quyền công dân liênquan tới đất trên địa bàn xã theo quy định của pháp luật Sau khi hoàn thành

tốt các thủ tục thì có trách nhiệm chỉnh lý sự biến động đất đai trên sổ và bản

đồ địa chính đã được phê duyệt

Thẩm tra, lập văn bản để Uỷ ban nhân dân xã trình Uỷ ban nhân dâncấp trên quyết định về giao đất, thu hồi đất, cho thuê đất, chuyển mục đích sửdụng đất, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đối với hộ gia đình, cá nhân

Bảo quản hồ sơ, sổ Địa chính, tài liệu về đất đai của xã

Tham mưu Uỷ ban nhân dân xã quản lý công tác xây dựng, giám sát về

kỹ thuật trong việc xây dựng các công trình phúc lợi ở địa phương

Tuyên truyền, giải thích, hoà giải tranh chấp về đất đai, tiếp nhận đơnthư khiếu nại, tố cáo của dân về đất đai để giúp Uỷ ban nhân dân cấp có thẩmquyền giải quyết, thường xuyên kiểm tra nhằm phát hiện các trường hợp viphạm đất đai để kiến nghị Uỷ ban nhân dân xã xử lý

Tham gia tuyên truyền, phổ biến về chính sách pháp luật đất đai

1.5.5 Chức năng nhiệm vụ của công chức Kế toán ngân sách.

Xây dựng dự toán thu, chi ngân sách trình cấp trên có thẩm quyền phêduyệt, giúp Uỷ ban nhân dân trong việc tổ chức thực hiện dự toán thu, chingân sách quyết toán ngân sách, kiểm tra hoạt động tài chính khác của xã

Thực hiện việc quản lý các dự án đầu tư xây dựng cơ bản, tài sản côngtại xã theo quy định

Tham mưu cho Uỷ ban nhân dân trong khai thác nguồn thu, thực hiệncác hoạt động tài chính ngân sách đúng quy định của pháp luật

Kiểm tra các hoạt động tài chính ngân sách theo đúng quy định, tổchức thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan tài chính cấp trên

Thực hiện chi tiền theo lệnh chuẩn chi, thực hiện theo quy định vềquản lý tiền mặt và giao dịch đối với kho bạc Nhà nước về xuất nhập quỹ.

Báo cáo quyết toán ngân sách hằng năm và trình Hội đồng nhân dân

xã phê duyệt

Thực hiện báo cáo tài chính, ngân sách đúng quy định của pháp luật

1.5.6 Chức năng nhiệm vụ của công chức Tư pháp - Hộ tịch.

Giúp Uỷ ban nhân dân xã soạn thảo, ban hành các văn bản quản lý theoquy định của pháp luật, tham mưu Uỷ ban nhân dân xã phổ biến giáo dụcpháp luật cho nhân dân

Giúp Uỷ ban nhân dân xã thực hiện trợ giúp pháp lý cho người nghèo

và đối tượng chính sách, quản lý tủ sách pháp luật, tổ chức phục vụ nhân dânnghiên cứu pháp luật, phối hợp hướng dẫn hoạt động đối với tổ hoà giải

Thực hiện việc đăng ký và quản lý hộ tịch theo các nhiệm vụ cụ thểđược phân cấp quản lý và đúng thẩm quyền được giao

Phối hợp với công chức Địa chính xã giúp Uỷ ban nhân dân chứng thựchợp đồng, văn bản thực hiện quyền của người sử dụng đất theo Thông tư liên

bộ số 04/2006/TTLB-BTP, BTNMT ngày 13/6/2006 của Bộ Tư pháp và BộTài nguyên môi trường

Thực hiện việc chứng thực theo thẩm quyền đối với các công việcthuộc nhiệm vụ được pháp luật quy định

Giúp Uỷ ban nhân dân xã về công tác thi hành án theo nhiệm vụ cụ thểđược phân cấp

Thực hiện các nhiệm vụ Tư pháp khác theo quy định của pháp luật

1.5.7 Chức năng nhiệm vụ của công chức Văn hoá - Xã hội.

Giúp Uỷ ban nhân dân cấp xã trong việc thông tin tuyên truyền, giáodục về đường lối, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước, tình hìnhkinh tế - chính trị ở địa phương và đấu tranh chống âm mưu, tuyên truyền pháhoại của địch; báo cáo thông tin về dư luận quần chúng và tình hình môitrường văn hoá ở địa phương lên Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã

Giúp Uỷ ban nhân dân trong việc tổ chức các hoạt động thể dục thểthao, văn hoá văn nghệ quần chúng, các câu lạc bộ, lễ hội truyền thống, bảo

vệ các di tích cơ sở văn hoá, danh lam thắng cảnh ở địa phương, điểm vuichơi giải trí và xây dựng nếp sống văn minh, gia đình văn hoá, ngăn chặn việctruyền bá tư tưởng phản động, đồi truỵ dưới hình thức văn hoá nghệ thuật vàcác tệ nạn xã hội khác ở địa phương

Hướng dẫn, kiểm tra đối với tổ chức và công dân chấp hành pháp luậttrong hoạt động văn hoá thông tin, thể dục thể thao

Lập chương trình, kế hoạch công tác văn hoá, văn nghệ, thông tin tuyêntruyền, thể dục thể thao, công tác lao động thương binh xã hội, trình Uỷ bannhân dân cấp xã và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch đó được phêduyệt

Thống kê dân số, lao động, tình hình việc làm, ngành nghề trên địa bàn,nắm số lượng và tình hình các đối tượng hưởng chính sách lao động, thươngbinh và xã hội

Hướng dẫn và nhận hồ sơ của người xin học nghề tìm việc làm, ngườiđược hưởng chính sách ưu đãi, chính sách xã hội, trình Uỷ ban nhân dân xãgiải quyết theo từng người

Theo dõi và đôn đốc việc thực hiện chi trả trợ cấp cho người hưởngchính sách lao động, thương binh và xã hội

Phối hợp với các đoàn thể trong việc chăm sóc, giúp đỡ các đối tượngchính sách

Theo dõi thực hiện chương trình xoá đói giảm nghèo

1.6 Chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng Ủy ban nhân dân

xã Vinh Thanh.

1.6.1 Chức năng.

Văn phòng ủy ban nhân dân xã có chức năng tham mưu đáp ứng nhucầu lãnh đạo, quản lý điều hành của thủ trưởng cơ quan và bảo đảm điều kiệnvật chất kĩ thuật cho cơ quan hoạt động, chức năng của văn phòng được thểhiện ở hai loại công tác sau:

Công tác tham mưu tổng hợp: Văn phòng nghiên cứu đề xuất ý kiếnnhững vấn đề thuộc về công tác tổ chức công việc, điều hành bộ máy để thựchiện chức năng, nhiệm vụ chung của cơ quan.

Công tác quản trị, hậu cần: Đảm bảo điều kiện vật chất kĩ thuật cho cơquan hoạt động Văn phòng vừa là đơn vị nghiên cứu, đề xuất ý kiến với lãnhđạo vừa là đơn vị trực tiếp thực hiện công việc sau khi lãnh đạo có ý kiến phêduyệt Văn phòng phải mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ tài sản,kinh phí, trang thiết bị kĩ thuật của cơ quan Hai loại công tác tham mưu tổnghợp và công tác bảo đảm điều kiện vật chất kĩ thuật có môi quan hệ chặt chẽvới nhau và đều nhằm đáp ứng nhu cầu của công tác lãnh đạo, chỉ đạo của thủtrưởng cơ quan

Có thể nói Văn phòng Ủy ban nhân dân xã có quan hệ chặt chẽ với hoạtđộng của ủy ban nhân dân xã, ở góc độ đảm bảo, phục vụ Văn phòng ủy bannhân dân xã là đơn vị trực tiếp thực hiện rất nhiều loại công việc thuộc chứcnăng, nhệm vụ của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã Thông quavăn phòng công tác thông tin tổng hợp, hành chính, quản trị,…của Hội đồngnhân dân và Ủy ban nhân dân xã được thực hiện

1.6.2 Nhiệm vụ.

Xây dựng chương trình, kế hoạch và báo cáo thực hiện chương trình, kếhoạch công tác thường kỳ của cơ quan và của Văn phòng Tổ chức họp giaoban và xếp lịch công tác tuần của cơ quan

Thu thập thông tin, xử lý và cung cấp thông tin kịp thời đáp ứng nhucầu lãnh đạo quản lý, điều hành của thủ trưởng cơ quan

Theo dõi tiến độ thực hiện, chuẩn bị đề án; thẩm tra các đề án, cácquyết định quản lý trước khi thủ trưởng cơ quan ban hành; kiểm tra về thủ tụcchuẩn bị đề án; bảo đảm các văn bản của cơ quan ban hành hoặc trình cấp trênban hành được thống nhất

Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị chuẩn bị tổ chức các cuộc hộinghị, hội thảo, cuộc họp, cuộc làm việc của lãnh đạo cơ quan; tổ chức việc ghibiên bản các cuộc họp cuộc làm việc đó

Giúp thủ trưởng quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, công tác lưu trữ ởcác đơn vị thuộc cơ quan; trực tiếp thực hiện công tác hành chính văn thư, lưutrữ của cơ quan.

Quản lý tài sản, kinh phí thuộc tài khoản văn phòng; bảo đảm cơ sở vậtchất, trang thiết bị kĩ thuật và phương tiện làm việc của cơ quan

Quản lý tổ chức, biên chế cán bộ, nhân viên thuộc biên chế Văn phòng.Phụ trách công tác thống kê

1.6.3 Cơ cấu tổ chức văn phòng Ủy ban nhân dân xã Vinh Thanh.

Văn phòng do Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện Phú Vang quyết định,

bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỉ luật theo quy định của pháp luật

Cơ cấu tổ chức của văn phòng Ủy ban nhân dân xã gồm 03 người,trong đó cả 3 đều là công chức Văn phòng - thống kê và được phân công tráchnhiệm cụ thể như sau:

01 đồng chí trưởng bộ phận “văn phòng một cửa” chịu trách nhiệmchung, phụ trách nội dung, chương trình tổ chức các hội nghị, các cuộc họp

Ủy ban nhân dân xã; soạn thảo văn bản đi; trình chủ tịch xử lý công văn đến;tiếp nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo; tiếp nhận hồ sơ hợp đồng các loại … bảoquản và sử dụng con dấu của Ủy ban nhân dân xã

01 công chức văn phòng thống kê phụ trách công tác văn thư tiếp nhậncông văn đi, đến; lưu hồ sơ của các tổ chức, công dân đến giao dịch; trình ký,thu lệ phí hành chính, quyết toán theo quy định của nhà nước và cấp phát vănbản hội nghị

01 công chức văn phòng thống kê phụ trách công tác quản lý tài sảnmáy móc văn phòng, đánh máy và in ấn văn bản, chuyển giao công văn đi;đôn đốc cán bộ tạp vụ trong cơ quan, trà nước, hội họp

II Cách bố trí nơi làm việc, tổ chức lao động và trang thiết bị văn phòng 2.1 Cách bố trí nơi làm việc và tổ chức lao động.

Mô hình tổ chức văn phòng của cơ quan Ủy ban nhân dân xã VinhThanh được bố trí theo kiểu văn phòng hiện đại (mặt bằng mở), hầu hết côngchức tiếp dân đều tập trung tại bộ phận để tiếp công dân điều này dễ dàng cho

nhân dân khi đến giao dịch không mất thời gian phải đi tìm phòng của côngchức xử lý công việc liên quan đến vấn đề mà công dân đến giao dịch, chính

sự sắp xếp theo mô hình một cửa này đã giải quyết được nhanh chóng hồ sơcho nhân dân, được nhân dân đồng tình ủng hộ cao, mặc khác chính mô hìnhnày đã thu hút được nhân dân ở các địa phương khác đến giao dịch

Ưu điểm của mô hình văn phòng hiện đại tạo điều kiện cho môi trườnglàm việc tốt, giúp cán bộ làm việc có hiệu quả hơn, một văn phòng hiện đại sẽthoáng mát và đẹp đẽ hơn, văn phòng được bố trí và làm việc có khoa họchơn

Trong văn phòng có sự sắp xếp, phân công công việc cụ thể, việc sắpxếp chỗ ngồi cho cán bộ hợp lý, dễ dàng tiếp cận để giải quyết công việc hàngngày cho nhân dân cũng như thuận tiện để giải quyết công việc của cơ quan

Công chức văn phòng Ủy ban nhân dân xã được phân công theo đúngchức năng, nhiệm vụ phù hợp với năng lực và trình độ chuyên môn của mỗingười

Chủ tịch và các Phó Chủ tịch được bố trí ở các phòng chuyên biệt, tạomôi trường làm việc yên tĩnh, chủ động

Đối với “Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả” được bố trí một phòng làmviệc gồm 04 bộ phận: Văn phòng - thống kê, Tư pháp - hộ tịch, Địa chính -xây dựng và chính sách xã hội 04 bộ phận này gồm 06 công chức làm việctheo chuyên môn của mỗi người phụ trách, được trang bị các phương tiện làmviệc và bố trí chỗ ngồi theo thứ tự từng bộ phận Giữa bàn làm việc của cáccông chức có ô kính ngăn cách với những cơ quan, cá nhân giao dịch Vớiyêu cầu nhiệm vụ hiện nay, khối lượng công việc nhiều, số lượng cán bộ côngchức tăng thêm, cơ bản đảm bảo thực hiện nhiệm vụ

2.2 Trang thiết bị văn phòng của Ủy ban nhân dân xã Vinh Thanh.

Trong những năm qua được sự quan tâm đầu tư đúng mức về trangthiết bị, máy móc, dụng cụ phục vụ cho công tác Văn phòng Phòng làm việccủa bộ phận một cửa (trong đó có Bộ phận Văn phòng) đã được trang bị ngàycàng đầy đủ, đảm bảo cho hoạt động của cơ quan có hiệu quả cao

Trang thiết bị tại văn phòng được bố trí gồm quạt, hệ thống đèn chiếusáng, điện thoại để bàn, tủ đựng tài liệu, bàn làm việc, ghế xoay, máy vi tính,máy in, máy phô tô coppy, văn phòng phẩm … phục vụ cho hoạt động của cơquan được kịp thời Đặc biệt, là việc bố trí tăng số lượng hệ thống máy vitính, máy in tại các ngành, ban và được nối mạng nội bộ, mạng Lan góp phầnnâng cao hiệu quả làm việc ngành, giảm áp lực cho giải quyết công việc của

bộ phận văn phòng Tuy nhiên vì kinh phí của cơ quan còn hạn hẹp nên một

số thiết bị phục vụ cho hoạt động của công văn Văn thư lưu trữ và quản trịvăn phòng chưa đáp ứng như máy scan, điều hòa nhiệt độ, giá để tài liệu, …Mỗi trang thiết bị đều có những tính năng, công dụng riêng giúp cho cán bộ,

công chức thực hiện công việc của mình được nhanh chóng, chuẩn xác, nângcao hiệu quả và năng suất lao động Một số trang thiết bị cụ thể như sau:

Trong công tác văn thư, máy vi tính được dùng để soạn thảo văn bản,quản lý thông tin, xử lý số liệu, đăng ký công văn đi – đến, … Máy vi tính ởvăn phòng được cài đặt các phần mềm như Winword, Access, Excel, … hỗtrợ cho công tác của các cán bộ, công chức trong văn phòng Đặt biệt là phầnmềm “Quản lý và điều hành văn bản” cũng được cài đặt trong máy vi tính của

bộ phận văn phòng giúp cho việc cập nhật văn bản đi – đến và lưu trữ côngvăn được thuận lợi , nhanh chóng hơn

* Máy in.

Là một thiết bị hỗ trợ cho máy vi tính, có đầu nối với máy vi tính dùng

để in các văn bản từ máy tính chuyển sang bằng các câu lệnh

* Máy photo coppy.

Là thiết bị hỗ trợ cho cán bộ trong việc sao chép một văn bản thànhnhiều bản một cách nhanh chóng và dễ dàng, giúp tiết kiệm được thời giancủa cán bộ khi phải đưa ra ngoài để sao chụp văn bản

* Các loại tủ đựng tài liệu.

Được làm từ các nguyên liệu như gỗ, nhôm, inox, … dùng để đựng cácloại hồ sơ giấy tờ được lưu tại bộ phận văn phòng

* Mạng internet, mạng Lan.

Với sự bùng nổ của thông tin hiện nay, việc sử dụng internet là rất cầnthiết và thông dụng Hầu hết các văn phòng hiện nay đều đã kết nối mạnginternet và mạng Lan để phục vụ cho việc tra cứu thông tin, xử lý dữ liệu, sửdụng các phần mềm trực tuyến và đường truyền nội bộ.

Trong công tác văn thư, internet được sử dụng khá phổ biến Nó giúpcho việc tra tìm các thông tin, đặc biệt là sử dụng phần mềm Quản lý và điềuhành văn bản, sử dụng email, …

Cơ quan đã ứng dụng triệt để một số phần mềm trên máy vi tính đểphục vụ cho công tác chuyên môn như ứng dụng phần mềm Winword phục

vụ công tác soạn thảo văn bản, phần mềm PowerPoint phục vụ cho công tácsoạn thảo và trình chiếu thông tin, phần mềm Excel phục vụ mục đích tínhtoán…

Đa số trang thiết bị, vật chất của cơ quan được sử dụng đúng mục đích,phát huy có hiệu quả các tính năng, của thiết bị

III Tổ chức và quản lý công văn giấy tờ của Ủy ban nhân dân xã.

Ủy ban nhân dân xã Vinh Thanh là một đơn vị hoạt động về hoạt độngquản lý nhà nước cấp cơ sở, với tổng số cán bộ Văn phòng - thống kê là 3biên chế Trong đó có 01 biên chế làm công tác Văn thư – lưu trữ với sự bố trínày phù hợp với quy mô và tính chất hoạt động của ủy ban nhân dân xã, đảmbảo tính chặt chẽ trong công tác văn thư và quản lý văn bản của cơ quan

Trong quá trình hoạt động lãnh đạo Ủy ban nhân dân xã thường xuyênquan tâm , chỉ đạo ban hành các văn bản quản lý và hướng dẫn nghiệp vụ của

cơ quan, mua sắm các trang thiết bị đáp ứng công việc hàng ngày, nhằm đưacông tác văn thư ngày một đi vào hoạt động có nề nếp và hiệu quả, phục vụđắc lực cho hoạt động của cơ quan

Hàng năm Đảng uỷ, Ủy ban nhân dân xã luôn quan tâm trong việc cử cán

bộ, công chức tham gia các lớp tập huấn do huyện, tỉnh tổ chức nhằm nângcao chất lượng, trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, công chức của Ủyban nhân dân xã để đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ ngày càng cao của công việc

Hiện nay, bộ máy cán bộ Ủy ban nhân dân xã càng được trẻ hoá, cơ bản

có trình độ chuyên môn đạt chuẩn Với phương châm “đúng người, đúngviệc”, Ủy ban nhân dân xã đã từng bước hoàn thiện và sắp xếp, luân chuyểncác chức danh theo đúng vị trí đã quy định, điều này đã giúp cho công tácđiều hành và quản lý cũng như thực hiện công tác chuyên môn ngày càng đạthiệu quả cao

Nhìn chung việc quản lí, chỉ đạo công tác Văn thư của Ủy ban nhân dân

xã Vinh Thanh đã được tổ chức thực hiện tốt Tuy nhiên để công tác Văn thư

cơ quan được vận hành tốt hơn thì cần có sự kiểm tra, đôn đốc và chỉ đạo vềnghiệp vụ cho cán bộ văn thư, cũng như cán bộ, công chức trong cơ quannhiều hơn

Công tác Văn thư của Ủy ban nhân dân xã Vinh Thanh: Tất cả công vănđến và công văn đi của các ban, ngành, đơn vị gửi đến đều phải đăng ký thốngnhất ở bộ phận văn thư Cán bộ văn thư chỉ trình lãnh đạo những công văn đãđăng ký và chịu trách nhiệm với những công văn đi và đến đã đăng ký tại Bộphận Văn thư

- Đối với công văn đến: Cán bộ văn thư có nhiệm vụ bóc bì (trừ bì cóđóng dấu Mật (A), Tối mật (B), Tuyệt mật (C) và bì gửi đích danh hoặc ghirõ: “Chỉ người có tên trên bì mới được bóc” phải chuyển cả bì), làm thủ tụcđăng ký tất cả công văn đến (kể cả công văn không được bóc bì), sau đóchuyển cho đồng chí trưởng Văn phòng trình lãnh đạo xin ý kiến Đối vớiđơn, thư, khiếu nại, tố cáo… người có trách nhiệm bóc bì phải giữ lại bì vàđính kèm vào thư

- Đối với công văn đi: Cán bộ văn thư có nhiệm vụ kiểm tra thể thứcvăn bản, đăng ký vào sổ công văn đi, đóng dấu và lưu một bản chính cùng cácphụ lục kèm thư (nếu có), gửi công văn theo địa chỉ đăng ký Ngoài một bảnlưu tại cán bộ văn thư, cán bộ soạn thảo phải lưu một bản chính ở hồ sơ côngviệc Công văn đi phải được chuyển kịp thời trong ngày Những văn bản cóđóng dấu “ Khẩn”, “Thượng khẩn”, “Hỏa tốc” phải được chuyển ngay sau khiđăng ký và phải bảo đảm thời hạn đến người nhận, nơi nhận ghi trên phong

bì Số đăng ký công văn đến và số đăng ký công văn đi được đánh liên tụctheo thứ tự từ số 01 cho công văn đầu tiên của ngày làm việc đầu năm và kếtthúc bằng số của công văn cuối cùng của ngày làm việc cuối năm.

IV Soạn thảo và ban hành văn bản của Ủy ban nhân dân xã.

Việc soạn thảo và ban hành văn bản tại Ủy ban nhân dân xã VinhThanh được thực hiện theo đúng các quy trình thủ tục ban hành một văn bản

do Nhà nước quy định Văn bản được ban hành đảm bảo đúng quy định, cóđầy đủ thể thức, có hiệu lực pháp lý cao, giúp giải quyết công việc một cáchnhanh chóng, đảm bảo đúng quy định của Nhà nước Cụ thể quy trình soạnthảo văn bản của Văn phòng như sau:

4.1 Văn bản của Ủy ban nhân dân xã ban hành.

Bước 1: Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần ban hành, lãnh đạo

cơ quan giao theo chức năng, nhiệm vụ của từng tổ chức, cá nhân phụ tráchlĩnh vực liên quan soạn thảo văn bản

Bước 2: Trình đồng chí trưởng văn phòng kiểm tra, nội dung và thểthức văn bản

Bước 3: Trình lãnh đạo Ủy ban nhân dân xã ký, phê duyệt

Bước 4: Sau khi lãnh đạo ký duyệt, cán bộ văn thư lấy số và đăng kývào sổ văn bản đi; nhân bản văn bản theo đúng số lượng

Bước 5: Văn thư đóng dấu vào văn bản, làm các thủ tục phát hành, banhành văn bản một cách nhanh chóng và kịp thời

Bước 6: Văn thư đóng dấu bản gốc và lưu trữ theo đúng quy định

4.2 Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày.

Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ vănthư kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu pháthiện có sai sót thì kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giảiquyết

Thể thức trình bày một văn bản của cơ quan UBND xã Vinh Thanh nhưsau:

- Văn bản được trình bày trên khổ giấy A4

- Định lề trang: Lề trên cách mép trên 20-25mm

Lề dưới cách mép dưới 20-25mm

Lề trái cách mép trái 30-35mm

Lề phải cách mép phải 15-20mm

* Quốc hiệu: UBND xã trình bày ở phía trên, bên phải trang giấy như sau:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Dòng chữ trên: "Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam " được trình bày

bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm

Dòng chữ dưới: "Độc lập - Tự do - Hạnh phúc" được trình bày bằng chữ

in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; chữ cái đầu của cáccụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch ngang nhỏ; phía dưới có dòng

kẻ ngang, nét lớn, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ

* Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản:

UỶ BAN NHÂN DÂN

XÃ VINH THANH

Được trình bày ở phía bên trái trang giấy, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; phía dưới có đường kẻ ngang, nét lớn, có độ dàibằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ

* Số, ký hiệu của văn bản: Nằm dưới tên cơ quan ban hành văn bản, từ "số"

được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểuchữ đứng Cụ thể như sau:

Số: 56/QĐ-UBND (đối với văn bản hành chính)

Số: 387/2005/QĐ-UBND (đối với văn bản quy phạm pháp luật)

* Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản:

Địa danh ghi tên xã; ngày tháng năm ban hành văn bản là ngày, tháng,năm văn bản được ban hành Được trình bày trên một dòng với số, ký hiệuvăn bản, viết bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, nghiêng; chữ cái đầu của địadanh viết hoa, sau địa danh có dấu phẩy; địa danh, ngày tháng năm được đặtcanh giữa dưới quốc hiệu

Ví dụ: Vinh Thanh, ngày 15 tháng 7 năm 2014

* Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Đối với văn bản có tên loại thì UBND xã trình bày như sau: Tên loạighi bằng chữ in hoa, đứng, đậm, cỡ chữ 14; trích yếu nội dung văn bản đượcđặt canh giữa ngay dưới tên loại văn bản bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểuchữ đứng, đậm, bên dưới trích yếu nội dung có đường kẻ ngang nét liền, có

độ dài bằng 1/3 đến ½ độ dài của dòng chữ

QUYẾT ĐỊNH

Về việc Kiện toàn Ban chỉ đạo quỹ Đền ơn đáp nghĩa năm 2013

Đối với văn bản không có tên loại:

Số: 56/UBND-VP

V/v Giải quyết khiếu nại đất đai trên địa bàn xã.

* Nội dung của văn bản: Được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14.

* Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.

Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ "TM." Vào trước têntập thể lãnh đạo, được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng,đậm; họ tên người ký ghi bằng chữ in thường, kiểu chữ 14 đứng, đậm, đượcđặt canh giữa so với quyền hạn, chức vụ người ký

TM UỶ BAN NHÂN DÂN

* Nơi nhận: Từ "nơi nhận" được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu

chữ nghiêng, đậm Còn phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân

nhận văn bản được trình bày chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng, sau tên

mỗi cơ quan nhận văn bản có dấu chấm phẩy.cụ thể như sau:

4.3 Quản lý văn bản đến và đi.

4.3.1 Quản lý văn bản đến.

Ủy ban nhân dân xã Vinh Thanh hiện đang thực hiện đăng ký văn bảnđến bằng việc thực hiện theo cách truyền thống là đăng ký vào sổ đăng ký vănbản đến Văn bản đến sau khi có ý kiến chỉ đạo, phân phối của lãnh đạo thìcán bộ văn thư sẽ chuyển giao văn bản cho cán bộ phụ trách triển khai thựchiện

4.3.1.1 Nguyên tắc giải quyết văn bản đến.

Mọi văn bản đến từ các nguồn khác nhau và đến từ mọi hình thức (bưuđiện, qua mạng internet,…) đều phải thông qua văn thư ủy ban đăng ký vào

sổ và quản lý thống nhất, sau đó văn bản được chuyển giao cho thủ trưởng cơquan xem xét và giải quyết Khi tiếp nhận,chuyển giao văn bản phải ký nhận

rõ ràng, đảm bảo nhanh chóng, chính xác, thống nhất và giữ gìn bí mật theoquy định của nhà nước

4.3.1.2 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến

Việc quản lý văn bản đến của Ủy ban nhân dân xã được thực hiện theođúng quy định của nhà nước Quy trình giải quyết văn bản đến như sau:

* Tiếp nhận văn bản đến.

Văn thư tiếp nhận công văn, kiểm tra xem văn bản đó có phải gửi cho

cơ quan mình không, nếu không phải trả lại cho nhân viên bưu điện Đối

chiếu số lượng văn bản ghi ngoài bì với thành phần tương ứng của văn bảnlấy trong phong bì.

Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹnhoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn so với thời gian ghi trên bì (đối với

bì văn bản có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ) phải báo cáo ngay cho Chủ tịchhoặc Phó chủ tịch ủy ban nhân dân xã biết, trong trường hợp cần thiết phải lậpbiên bản với người đưa văn bản tới ủy ban nhân dân xã để làm bằng chứngcho quá trình theo dõi và xử lý

* Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến.

Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lýnhư sau:

+ Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng,các đoàn thể trong cơ quan, tổ chức và các bì văn bản gửi cho đích danhngười nhận Đối với những bì văn bản gửi cho đích danh người nhận, nếu làvăn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan thì cá nhân nhận văn bản

có trách nhiệm chuyển cho văn thư ủy ban nhân dân xã tiếp tục đăng ký

+ Loại được bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại trừ những bì vănbản có đóng dấu “Mật”

+ Đối với bì văn bản mật: việc bóc bì được thực hiện theo quy định tạiThông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công

an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm

2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành bảo vệ bí mật nhà nước

Khi bóc bì văn bản cán bộ văn thư cơ quan đã thực hiện:

Những bì có đóng dấu mức độ khẩn được bóc trước để giải quyết kịpthời;

Đối với đơn thư, khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm trahoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thìcần giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng;

Bóc bì cẩn thận nên không có tình trạng làm rách văn bản ở trong bì;

Đối chiếu số, ký hiệu ngoài bì với số, ký hiệu trong văn bản nếu pháthiện sai sót thì thông báo đến cơ quan gửi văn bản;

Trường hợp văn bản có kèm theo phiếu gửi thì đối chiếu văn bản trong

bì với phiếu gửi, khi nhận xong ký xác nhận vào phiếu gửi

* Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến

Để tạo điều kiện cho việc quản lý văn bản được chặt chẽ, tất cả cáccông văn đến của Ủy ban nhân dân xã đều được đăng ký tập trung tại văn thư

ủy ban nhân dân xã, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy địnhcủa pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan như các hóa đơn, chứng từ kếtoán,…

Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư ủy ban nhân dân xãđều phải đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến để xác nhận rằng văn bản đãqua bộ phận văn thư đăng ký

Đối với những văn bản không thuộc diện đăng ký tại văn thư ủy bannhân dân xã thì không đóng dấu đến mà được chuyển cho cá nhân có tráchnhiệm theo dõi, giải quyết

Dấu đến của ủy ban nhân dân xã được đóng rõ ràng, ngay ngắn, dấuđến được đóng ngay trang đầu góc trái dưới số và ký hiệu văn bản Đối vớicác loại công văn hành chính thông thường thì được đóng dưới phần tríchyếu

Mẫu dấu đến của Ủy ban nhân dân xã Vinh Thanh

ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ VINH THANH ĐẾN

Số: ………

Ngày: ………

Chuyển: ………

* Đăng ký công văn đến.

Mọi văn bản đến cơ quan đều phải qua văn thư đăng ký vào sổ Đối vớicác văn bản không bóc bì thì đăng ký phần nội dung ghi ngoài phong bì Khivào sổ văn thư ghi chính xác đầy đủ nội dung các yếu tố thông tin trên văn

bản Bao gồm: ghi lại những thông tin cơ quan của văn bản, tài liệu; đòi hỏi

không trùng lặp, không bỏ sót, mỗi văn bản chỉ đăng kí một lần

Ở Ủy ban nhân dân xã Vinh Thanh, do số lượng văn bản đến khôngquá nhiều nên Sổ đăng ký công văn đến được sử dụng chung một sổ cho tất cả

các loại hình văn bản (Quyết định, báo cáo, chỉ thị, công văn,…) Tuy trong

cùng một số nhưng vẫn tách riêng từng loại Văn bản đến ngày nào thì tiến

hành đăng ký vào sổ ngày ấy

Mẫu sổ đăng ký công văn đến

Ngày

đến Số đến

Tác giả văn bản

Số, kí hiệu VB

Ngày tháng VB

Tên loại và trích yếu nội dung VB

Nơi nhận người nhận

-Kí nhận Ghi

phận nào giải quyết

Chuyển giao văn bản đến: Văn thư căn cứ vào ý kiến phân phối củalãnh đạo để tiến hành phân phối văn bản đến

* Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết công văn đến.

Trong quá trình những cán bộ, công chức được phân công giải quyếtcác công văn mà Chủ tịch hoặc các Phó Chủ tịch ủy ban giao cho, văn thư có

nhiệm vụ theo dõi tiến độ giải quyết công việc, nếu có vấn đề đột xuất xảy ra,

báo cho cấp trên biết để kịp thời xử lý

Riêng đối với các văn bản có đóng dấu thu hồi thì phải theo dõi đểtiến hành thu hồi đúng thời gian quy định

Nhìn chung công tác quản lý công văn đến ở Ủy ban nhân dân xãVinh Thanh được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước, đảm bảo kịp

chéo trong công tác giải quyết công văn đến, góp phần đảm bảo cho các vănbản đến cơ quan phát huy được tối đa ý nghĩa tác dụng trong việc cung cấpthông tin phục vụ cho việc quản lý Nhà nước

* Thành phần công văn đến hàng năm:

Công văn đến hàng năm mà ủy ban nhân dân xã tiếp nhận chủ yếu làvăn bản từ Ủy ban nhân dân huyện Phú Vang, các phòng chuyên môn thuộc

Ủy ban nhân dân huyện (Phòng Nội vụ, Phòng Tài chính, Phòng Nông nghiệp

và Phát triển nông thôn, …) gửi về để chỉ đạo thực hiện công việc Ngoài racòn có các cơ quan ban ngành gửi để phối hợp thực hiện công việc, của các tổchức đoàn thể, …

Văn bản gửi đến cơ quan bao gồm rất nhiều loại như Quyết định, báocáo, chỉ thị, công văn hướng dẫn, …chủ yếu là văn đến của các cơ quan cấptrên

4.3.2 Quản lý văn bản đi.

4.3.2.1 Nguyên tắc giải quyết văn bản đi:

Tất cả các văn bản đi của cơ quan phải được đăng ký vào sổ quản lývăn bản đi ở bộ phận văn thư và phải được kiểm tra về nội dung và hình thứctrước khi gửi đi Văn thư cơ quan chỉ đóng dấu và phát hành công văn đi khivăn bản đó được soạn thảo theo đúng trình tự và thể thức mà nhà nước quyđịnh

4.3.2.2 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi.

Quá trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi ở Văn phòng Ủy bannhân dân xã Vinh Thanh bao gồm các khâu nghiệp vụ sau:

+ Soạn thảo văn bản;

+ Trình duyệt sửa chữa bổ sung văn bản;

+ Đánh máy văn bản;

+ Kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật và trình ký văn bản;

+ Vào sổ đăng ký công văn đi;

+ Đóng dấu;

+ Quản lý, lưu vưn bản đi;

+ Ban hành và kiểm tra việc thực hiện văn bản.

Mẫu sổ đăng ký văn bản đi của Ủy ban nhân dân xã Vinh Thanh

Số, ký hiệu

văn bản

Ngày,thángvăn bản

Tên loại

và tríchyếu nộidung vănbản

Ngườiký

Nơinhậnvăn bản

Đơn vị,ngườinhậnbản lưu

Sốlượngbản

Ghi chú

* Quản lý bản lưu văn bản đi.

Để phục vụ mục đích giải quyết công việc hàng ngày và phục vụ mục

đích lâu dài, các văn bản đi của cơ quan phải được lưu giữ lại 02 bản: một bản

lưu ở văn thư, một bản giao cho đơn vị soạn thảo, các bản lưu này phải được

sắp xếp một cách khoa học, dễ tra tìm

Công tác quản lý bản lưu tại Ủy ban nhân dân xã Vinh Thanh được tiến

hành như sau:

Sau khi mỗi văn bản được ban hành ngoài số văn bản chuyển theo ý

kiến phân phối, cán bộ văn thư đều lưu lại 02 bản; 01 bản để lưu vào hồ sơ

công việc của cán bộ chuyên môn đã soạn thảo ra văn bản, 01 bản lưu ở cán

bộ văn thư Hai bản này được đảm bảo đầy đủ về thể thức và nội dung

Công tác sắp xếp bản lưu được tiến hành: Văn bản nào hình thành trước

sắp xếp xuống dưới, văn bản nào hình thành sau sắp lên trên, việc sắp xếp này

tạo điều kiện cho việc tra tìm dễ dàng, nhanh chóng khi cần thiết

Qua khảo sát tôi thấy việc quản lý văn bản đi của Ủy ban nhân dân xã

Vinh Thanh được tiến hành tốt, đảm bảo hình thức, kĩ thuật trình bày

4.3.3 Ưu điểm, tồn tại của công tác quản lý văn bản đi và văn bản đến.

* Ưu điểm.

Được sự quan tâm, chỉ đạo của Đảng ủy, Hội đồng nhân dân, Ủy bannhân dân xã nên công tác quản lý văn bản từng bước được cải thiện.

Trong hoạt động của cơ quan công tác quản lý văn bản được tổ chứctốt, đúng quy định của nhà nước, công tác quản lý văn bản được tổ chức tốt ởtất cả các khâu như đánh máy, in văn bản, trình ký, đóng dấu, chuyển giaovăn bản,

Việc đăng ký văn bản được cán bộ văn thư đăng ký vào sổ đúng yêucầu, biểu mẫu quy định

Công chức văn phòng thống kê của Ủy ban nhân dân xã được đào tạotrình độ cao đẳng Quản trị văn phòng nên thông thạo các khâu nghiệp vụ củacông tác văn thư do đó thực hiện theo đúng quy định của nhà nước

Ủy ban nhân dân xã thường xuyên cử cán bộ văn thư tham gia các lớpbồi dưỡng về nghiệp vụ công tác Văn thư do cấp trên tổ chức

Phòng làm việc của cán bộ văn thư thoáng mát, có đủ các phương tiệnphục vụ cho công tác văn thư đảm bảo nhanh chóng, kịp thời như máy vi tính,máy phô tô,

+ Không sử dụng Sổ chuyển giao công văn đến khi chuyển giao vănbản cho các bộ phận giải quyết theo sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan Điềunày đã làm cho việc kiểm tra không được thực hiện tốt, tình trạng thất lạc vănbản dễ xảy ra

+ Theo quy định của Nhà nước, khi chuyển giao văn bản cho các bộphận khác phải sao y bản chính nhưng văn thư cũng chưa thực hiện theo quy

định này Đó là khi chuyển giao, văn thư chỉ photo các văn bản đến đó đến bộphận chuyên môn giải quyết, còn bản chính được lưu vào hồ sơ công văn đến.

+ Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ chưa được cơ quan thực hiện,hầu hết tài liệu còn nằm ở các ban, ngành tình trạng tài liệu bó gói, chất đống

4.4 Bảo quản và sử dụng con dấu.

Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Vinh Thanh đã sử dụng các loại dấusau: Dấu của Ủy ban nhân dân xã; dấu của Hội đồng nhân dân xã; dấu chứcdanh - họ tên; dấu khẩn; dấu đến; dấu mật

Ủy ban nhân dân xã Vinh Thanh chỉ có cán bộ Văn phòng Thống kêmới được giữ con dấu và đóng dấu, những người không có phận sự thì khôngđược tùy tiện đóng dấu, nếu cán bộ Văn phòng Thống kê đi vắng thì ủy quyềnchìa khoá dấu cho văn thư đảm trách công tác đóng dấu và con dấu được cấtgiữ ở cơ quan, không được mang con dấu về nhà

V Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ.

Lập hồ sơ hiện hành là khâu cuối cùng trong các nội dung của công tácvăn thư là móc xích nối liền giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ, làmtốt công tác lập hồ sơ sẽ tạo tiền đề rất lớn cho công tác lưu trữ Tuy thời gianthực tập tại ủy ban nhân dân xã Vinh Thanh không dài nhưng nhìn chung cán

bộ làm công tác Văn thư ở Văn phòng ủy ban nhân dân xã Vinh Thanh đã tiếnhành hướng dẫn lập hồ sơ công việc cho các ban ngành hoặc cá nhân tuỳthuộc vào lĩnh vực hoạt động của từng ban ngành hoặc cá nhân đó và banngành nào thì tự lập hồ sơ công việc riêng cho ban ngành hoặc cá nhân đó,sau đó chuyển cho Văn thư tập hợp

Hồ sơ công việc của Văn phòng UBND xã Vinh Thanh được chia làm

03 mảng:

+ Mảng kinh tế

+ Mảng văn hóa – xã hội

+ Mảng An ninh – quốc phòng, Nội chính

Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Vinh Thanh đã tiến hành nộp lưu theođúng quy định Nhà nước Nhưng hiện nay ủy ban nhân dân chưa có kho lưutrữ nên công tác lưu trữ hồ sơ được thực hiện ở Bộ phận Văn phòng.

Phần II CÔNG TÁC LƯU TRỮ

I Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ của ủy ban nhân dân xã.

Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác địnhgiá trị tài liệu, bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu và tiêu hủy tài liệu hết giátrị Tài liệu lưu trữ là những tài liệu đã kết thúc công việc ở văn thư cơ quan,

là những tài liệu được lập hồ sơ và tập trung bảo quản tại kho lưu trữ của cơquan

Công tác lưu trữ và bảo quản tốt tài liệu là việc làm rất cần thiết đối vớimỗi cơ quan, đơn vị Vì vậy, tại Văn phòng ủy ban nhân dân xã Vinh Thanh,công tác lưu trữ tài liệu của cơ quan được thực hiện ở Văn phòng cơ quan, tất

cả các loại tài liệu cần lưu trữ đều được tổ chức thực hiện ở Văn phòng ủy bannhân dân xã

Thực hiện Pháp lệnh lưu trữ quốc gia số 34/2011/PL-UBTVQH do Ủyban thường vụ Quốc hội ban hành vào ngày 04/4/2001 Những năm gần đâycông tác lưu trữ cũng được quan tâm chú trọng và đã có nhiều tiến bộ hơntrước Hiện nay cơ quan chưa bố trí được phòng lưu trữ riêng, giá tủ đựng tàiliệu cũng thiếu thốn nên công tác lưu trữ của cơ quan cũng gặp nhiều khókhăn, mặc khác trình độ của cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ còn hạn chếchưa thành thạo và cũng chưa nắm được nghiệp vụ của công tác lưu trữ từ đólàm cho công tác lưu trữ của cơ quan cũng không có tiến bộ Từ thực trạngtrên cho thấy nếu cơ quan không bố trí cán bộ lưu trữ chuyên trách sẽ ảnhhưởng rất lớn đến quá trình bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan

để phục vụ cho quá trình công tác của lãnh đạo

II Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu được bảo quản ở lưu trữ

cơ quan.

Ủy ban nhân dân xã Vinh Thanh là cơ quan quản lý nhà nước ở địaphương nên thành phần tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của

cơ quan cụ thể như sau:

- Các tài liệu hướng dẫn chỉ đạo của các cơ quan cấp trên ban hành