chức khoa học tài liệu.
3.1 Công tác phân loại tài liệu lưu trữ tại Ủy ban nhân dân xã.
Phân loại tài liệu là căn cứ vào những đặc trưng phổ biến của việc hình thành tài liệu để phân chia chúng ra các khối hoặc các đơn vị chi tiết lớn, nhỏ khác nhau với mục đích quản lý và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó.
Căn cứ vào thực tế của tài liệu trong phông và phân loại tài liệu, Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Vinh Thanh đã lựa chọn phương án phân loại "Thời gian- mặt hoạt động". Theo phương án này tài liệu trong phông trước hết được phân nhóm theo thời gian sau đó phân chia tiếp theo mặt hoạt động.
Tài liệu trong phông được chia thành 03 khối: + Khối an ninh – quốc phòng và nội chính + Khối VH-XH
+ Khối kinh tế.
3.2 Công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ tại Ủy ban nhân dân xã.
Xác định giá trị tài liệu là công việc lựa chọn, đánh giá tài liệu dựa trên những nguyên tắc, phương pháp, những tiêu chuẩn nhất định để nghiên cứu và quy định thời hạn bảo quản của từng tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, các cá nhân nổi tiếng theo giá trị của chúng về các mặt kinh tế, chính trị, khoa học … để từ đó lựa chọn, bổ sung những tài liệu có giá trị cho phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.
Nhìn chung việc thống kê tài liệu hết giá trị ở Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Vinh Thanh thực hiện theo đúng quy định nhà nước. Trong quá trình chỉnh lý, tài liệu hết giá trị đã loại ra được tập hợp thành các nhóm theo
phương án phân loại và được thống kê thành danh mục tài liệu và hết giá trị theo mẫu.
Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Vinh Thanh đã sử dụng danh mục tài liệu loại trong quá trình thống kê tài liệu hết giá trị.
3.3 Tình hình tổ chức khoa học tài liệu.
Tài liệu trong kho lưu trữ cơ bản được phân loại sơ bộ theo từng năm và lập thành các hồ sơ để trong cặp ba dây.
Công tác xác định giá trị tài liệu cũng được tiến hành từ đó xác định thời hạn bảo quản cho tài liệu; đồng thời tiến hành xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy, tháng 4 năm 2014 Ủy ban nhân dân xã đã tiến hành họp hội đồng xác định giá trị tài liệu và đã lập biên bản tiêu hủy một số tài liệu hết giá trị.
Hàng năm, việc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan cũng được thực hiện ở một số bộ phận, ban ngành như Văn phòng thống kê, Tư pháp hộ tịch…