III. Kết luận và đề xuất
3.2 xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược
Kinh phí hoạt động còn hạn chế nên chưa được đáp ứng được việc mua sắm các trang thiết bị bảo quản tài liệu.
Chưa bố trí được kho lưu trữ và các trang thiết bị bảo quản và sử dụng tài liệu.
Trang thiết bị tuy có trang bị nhưng chưa được hiện đại hóa và đôi lúc gặp trục trặc kỹ thuật nên chưa đáp ứng công việc được giao.
Công tác đăng ký văn bản đi, đến và quản lý hồ sơ, tài liệu đang được thực hiện bằng thủ công nên hiệu quả công việc chưa cao.
3.2 Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhữngnhược điểm. nhược điểm.
3.2.1 Đối với Ủy ban nhân dân xã Vinh Thanh.
Qua quá trình thực tập, nghiên cứu, khảo sát tình hình thực tế tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Vinh Thanh tôi đã tiếp thu và học hỏi được rất nhiều kinh nghiệm cho bản thân nhằm tạo hành trang vững chắc cho công việc sau này của mình, tuy nhiên bên cạnh đó tôi cũng xin có một số kiến nghị như sau:
Lãnh đạo cơ quan cần quan tâm hơn nữa trong việc tăng cường đầu tư cung cấp, xây dựng kho lưu trữ, trang thiết bị, máy móc phục vụ công tác lưu trữ như máy vi tính, máy hút bụi, máy điều hòa, quạt ánh sáng, giá hộp và thiết bị phòng cháy chữa cháy.
Điều chỉnh một số khâu nghiệp vụ còn chưa được thực hiện hoàn chỉnh để đảm bảo thống nhất với quy định của nhà nước và nâng cao hiệu quả hoạt động chung của cơ quan.
Khi lập hồ sơ cần phải ghi mục lục văn bản, đầy đủ các thông tin cần thiết để tạo điều kiện thuận lợi cho quản lý và tra tìm.
văn bản đi-đến, công tác lưu trữ.
Ngoài quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân xã có đề cập đến công tác văn thư – lưu trữ, vẫn cần ban hành quy chế văn thư – lưu trữ riêng, để đảm bảo cho công tác văn thư – lưu trữ này càng hoàn thiện, đạt hiệu quả cao.
3.2.2 Đối với Trường Đại học Khoa học - xã hội và nhân văn Hà nội.
Qua quá trình học tập tại Trường Đại học Khoa học - Xã hội và nhân văn – Đại học Quốc Gia Hà Nội về ngành Lưu tữ học và Quản Trị Văn Phòng đã giúp cho tôi nhìn nhận được vai trò quan trọng của công tác này, tạo được tiền đề cho công việc của cán bộ Văn Phòng trong tương lai. Nhìn chung kiến thức chuyên ngành qua quá trình đào tạo đáp ứng được yêu cầu thực tế công việc. Phản ảnh chính xác sự quan tâm của Ban Giám hiệu nhà trường và quý thầy cô giáo trong công tác giảng dạy. Song bên cạnh đó vẫn còn những vẫn đề chưa hợp lý như:
Trong quá trình đào tạo sinh viên chủ yếu tiếp cận với lý thuyết mà chưa được thực hành như công tác Văn phòng. Vì thế đề nghị nhà trưòng có sự liên hệ với các cơ quan tạo điều kiện cho sinh viên thường xuyên đi thực tế để tìm hiểu thêm về công việc.
Và đặc biệt một yếu tố hết sức quan trọng mà không những sinh viên, phụ huynh, nhà trường và xã hội rất quan tâm đó là vấn đề công việc của sinh viên sau khi ra trường. Do đó kính mong Ban Giám hiệu nhà trường có những biện pháp linh hoạt, năng động trong việc hợp tác với các cơ quan đơn vị nhằm một mặt cung cấp nguồn nhân lực cho xã hội một cách kịp thời mặt khác sinh viên sau khi ra trường nhanh chóng có được việc làm ổn định.
Trên đây là một số nhận xét, đánh giá và kiến nghị mà tôi rút ra được trong thời gian thực tập tại Văn phòng ủy ban nhân dân xã Vinh Thanh. Hy vọng những kiến nghị mang tính cá nhân này sẽ giúp cho trường Đại học Khoa học – Xã hội và Nhân văn – Đại học quốc gia Hà Nội ngày càng phát triển và luôn là sự lựa chọn đáng tin cậy cho sinh viên và phụ huynh.
LỜI CẢM ƠN
Qua thời gian đào tạo tại Trường Đại học Khoa hoc xã hội và Nhân văn – Đại học quốc Gia Hà Nội với những kiến thức đã học cùng sự dìu dắt, hướng dẫn tận tình của các thầy cô giáo nên tôi đã trang bị được cho mình những kiến thức cơ bản để trở thành một cán bộ văn phòng trong tương lai có đủ phẩm chất và năng lực làm việc nhân đây tôi xin gửi lời chân thành cảm ơn đến quý thầy cô giáo Trường Đại học Khoa hoc xã hội và Nhân văn – Đại học quốc Gia Hà Nội.
Đồng thời được sự đồng ý của lãnh đạo Ủy ban nhân dân xã Vinh Thanh tôi được đến thực tập tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã. Với thời gian thực tập gần 2 tháng vừa qua, nhờ sự hướng dẫn tận tình của các cán bộ trong Văn phòng đã giúp tôi tiếp cận được với thực tế công việc; đồng thời đã giúp tôi xây dựng và hoàn thành được bài báo cáo thực tập này. Với lý do trên tôi xin gửi lời cảm ơn đến lãnh đạo cơ quan cũng như các cán bộ, công chức làm việc trong Ủy ban nhân dân xã, đặc biệt là các chú, các anh, chị tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Vinh Thanh.
Mặc dù trong quá trình thực tập tôi rất cố gắng song do thời gian thực tập có hạn cộng với bước đầu tiếp xúc với thực tế công việc còn bỡ ngỡ nên tôi còn gặp nhiều khó khăn trong công việc về chuyên môn nghiệp vụ của mình. Qua bản báo cáo này mong các thầy cô giáo Trường Đại học Khoa hoc xã hội và Nhân văn – Đại học quốc Gia Hà Nội, cũng như các chú, các anh, chị cán bộ Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Vinh Thanh giúp đỡ, góp ý nhiệt tình để bài báo cáo của tôi được hoàn thiện hơn.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1/Nghị định 110 về công tác văn thư và nghị định 111 về công tác lưu trữ. 2/sổ đăng ký công văn đi đến của cơ quan.
3/các loại văn bản do cơ quan ban hành. 4/Tài liệu tập huấn công tác văn thư lưu trữ.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
BẢN KIỂM ĐIỂM CÁ NHÂN
Họ và tên: Nguyễn Thị Hằng Ngày sinh: 01/09/1988
Hiện đang học lớp: LT3-TTH – Niên khóa: QH -2013 -X Ngành: Lưu trữ học và Quản trị văn phòng.
Trong thời gian từ ngày: 19/5/2014 đến ngày 11/7/2014, tôi đã tham gia thực tập tại Văn Phòng Ủy ban nhân dân xã Vinh Thanh. Qua đợt thực tập này, bản thân tôi đã có một bước chuyển biến về nhận thức và rút ra nhiều kinh nghiệm quý báu. Nay tôi xin tự đánh giá, kiểm điểm kết quả thực tập của bản thân mình như sau:
* Những việc đã làm được.
Trong thời gian thực tập luôn tuân thủ nội quy, quy chế thực tập của Ủy ban nhân dân xã và chấp hành đúng nội quy cơ quan, luôn cố gắng rèn luyện cho mình tác phong của một cán bộ văn phòng.
Thực hiện tốt công tác thực tập, bản thân luôn cố gắng học hỏi, nghiên cứu tư liệu để hoàn thành bài viết, luôn tham gia thực hiện các nghiệp vụ: Đóng dấu, đăng ký văn bản đi - đến, phân loại chỉnh lý tài liệu.
Tôn trọng, nhiệt tình, hòa đồng với mọi người.
* Nguyên nhân của kết quả đạt được.
Qua thời gian thực tập dưới sự hướng dẫn tận tình của lãnh đạo cơ quan cùng với các chú, các anh, các chị trong bộ phận văn phòng của Ủy ban nhân dân xã đã giúp em nắm được nghiệp vụ văn thư lưu trữ, đã truyền đạt rất nhiều kinh nghiệm để em hoàn thiện được tác phong của mình.
* Những mặt còn hạn chế.
Lần đầu tiếp xúc với môi trường làm việc nên có phần bỡ ngỡ, lúng túng nên tiến độ thực hiện công việc của tôi còn chậm, thiếu kinh nghiệm khi
giải quyết công việc.
Trên đây là bản tự kiểm điểm của bản thân. Trong quá trình thực tập tại Ủy ban nhân dân xã Vinh Thanh, mặc dù đã cố gắng thực hiện tốt công tác thực tập theo đúng quy định của nhà trường và cơ quan nhưng không tránh khỏi những sai sót, em kính mong ban lãnh đạo cơ quan và thầy , cô cũng như các anh, chị nhận xét góp ý, để em hiểu biết thêm trong quá trình công tác sau này.
Cuối cùng em xin gửi đến tập thể cán bộ văn phòng và toàn thể cán bộ, công chức Ủy ban nhân dân xã Vinh Thanh. Cùng quý thầy cô Trường Đại học Khoa hoc xã hội và Nhân văn – Đại học quốc Gia Hà Nội lời chúc sức khoẻ và lời cảm ơn chân thành nhất.
Huế, ngày 21 tháng 7 năm 2014
Sinh viên
NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN ĐƠN VỊ THỰC TẬP ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU ...1
PHẦN 1 ...3
CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG ...3
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của ủy ban nhân dân xã Vinh Thanh ...3
1.1 Giới thiệu khái quát tình hình, đặc điểm xã Vinh Thanh ...3
1.2 Vị Trí, chức năng của UBND xã ...3
1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn hoạt động của UBND xã ...5
1.3.1 Lĩnh vực Kinh tế ...5
1.3.2 Lĩnh vực Văn hóa – Xã hội ...6
1.3.3 Lĩnh vực Quốc phòng – An ninh và Nội chính ...7
1.4 Cơ cấu tổ chức của UBND xã ...8
1.5 Chức năng, nhiệm vụ của các công chức trong UBND xã Vinh Thanh ...8
1.5.1 Chức năng, nhiệm vụ của công chức Trưởng Công an xã ...8
1.5.2 Chức năng, nhiệm vụ của công chức Chỉ huy trưởng Quân sự . .9 1.5.3 Chức năng, nhiệm vụ của công chức Văn phòng – Thống kê . .10 1.5.4 Chức năng, nhiệm vụ của công chức Địa chính – Xây dựng, Nông nghiệp – Môi trường ...11
1.5.5 Chức năng, nhiệm vụ của công chức Kế toán – Ngân sách ...11
1.5.6 Chức năng, nhiệm vụ của công chức Tư pháp – Hộ tịch ...12
1.5.7 Chức năng, nhiệm vụ của công chức Văn hóa – Xã hội ...13
1.6 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND xã ...14
1.6.1 Chức năng ...14
1.6.2 Nhiệm vụ ...14
1.6.3 Cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND xã Vinh Thanh ...15
2.1 Cách bố trí nơi làm việc và tổ chức lao động ...16
2.2 Trang thiết bị văn phòng của UBND xã Vinh Thanh ...17
III. Tổ chức và quản lý công văn giấy tờ của UBND xã ...19
IV. Soạn thảo và ban hành văn bản của UBND xã ...21
4.1 Văn bản của UBND xã ban hành ...21
4.2 Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản ...21
4.3 Quản lý văn bản đến và đi ...24
4.3.1 Quản lý văn bản đến ...24
4.3.1.1 Nguyên tắc giải quyết văn bản đến ...24
4.3.1.2 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến ...24
4.3.2 Quản lý văn bản đi ...28
4.3.2.1 Nguyên tắc giải quyết văn bản đi ...28
4.3.2.2 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi ...28
4.3.3 Ưu điểm, tồn tại của công tác văn bản đi và đến ...30
4.4 Bảo quản và sử dụng con dấu ...31
V. Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ ...31
PHẦN II ...33
CÔNG TÁC LƯU TRỮ ...33
I. Chỉ đạo công tác lưu trữ của UBND xã ...33
II. Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu được bảo quản ở lưu trữ cơ quan ...33
III. Công tác phân loại, xác định giá trị, bổ sung, thống kê tài liệu, tổ chức khoa học tài liệu ...34
3.1 Công tác phân loại tài lưu trữ tại UBND xã ...34
3.2 Công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ tại UBND xã ...34
3.3 Tình hình tổ chức khoa học tài liệu ...35
IV. Công tác bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu ...35
4.1 Tình hình bảo quản tài liệu ...35
4.3 Tình hình ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ ...36
4.4 Các ưu điểm, hạn chế về công tác lưu trữ ...37
PHẦN III ...38
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT ...38
I. Kết quả cụ thể những công việc đã làm và những mặt hạn chế ...38
1.1 Về công tác văn phòng ...38
1.2 Về công tác văn thư ...38
1.3 Về công tác lưu trữ ...39
II. Kết quả cụ thể của sinh viên tring quá trình thực tập ...39
2.1 Kết quả đạt được ...39
2.2 Những mặt hạn chế ...39
2.2.1 Đối với công tác văn phòng ...39
2.2.2 Đối với công tác văn thư ...40
2.2.3 Đối với công tác lưu trữ ...40
III. Kết luận và đề xuất ...40
3.1 Nhận xét đánh giá chung về ưu điểm, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng ...40
3.1.1 Về ưu điểm ...41
3.1.2 Về nhược điểm ...42
3.2 Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm ...42
3.2.1 Đối với UBND xã Vinh Thanh ...42
3.2.2 Đối với trường Đại học Khoa học – Xã hội và Nhân văn Hà Nội ...43
LỜI CẢM ƠN ...44
Phụ lục 1
Sơ đồ tổ chức bộ máy của cơ quan
CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH Khối kinh tế
PHÓ CHỦ TỊCH Khối văn hóa xã hội
Địa chính – Xây dựng, nông nghiệp – Môi
trường Y tế - Dân số Văn hóa thông tin Thương binh – Xã hội Kế toán – Ngân sách Ban Công an Ban Quân sự Tư pháp – Hộ tịch Văn phòng thống kê
Phụ lục 2
Sơ đồ bố trí nơi làm việc của văn phòng cơ quan
Phụ lục 3
Sơ đồ mô hình tối ưu nơi làm việc của văn phòng và văn thư cơ quan Cổng vào Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Địa chính xây dựng Văn phòng thống kê Tư pháp
hộ tịch Thương binhvà xã hội
Trưởng bộ phận văn phòng
Phụ lục 4:
LỊCH SỬ ĐƠN VỊ HÌNH THÀNH PHÔNG VÀ LỊCH SỬ PHÔNG ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ VINH THANH
1. Lịch sử đơn vị hình thành phông.
Vinh Thanh là một xã ven biển của huyện Phú Vang, phía Bắc giáp với Vinh Xuân, phía Nam giáp với Vinh An, phía Tây giáp với phá tam giang và phía Đông giáp với biển đông. Trước đây trong thời kỳ kháng chiến chống Mỹ có tên gọi là xã Vinh Thanh. Đến năm 1975 quê hương được giải phóng
CỔNG VÀO BỘ PHẬN TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ Địa chính – Xây dựng Văn phòng – Thống kê Tư pháp – Hộ tịch Lao động – Thương binh và Xã hội Bộ phận soạn thảo, ban hành và quản lý trang thiết bị văn phòng Phòng lãnh đạo Trưởng bộ phận văn phòng
vẫn tiếp tục mang tên xã Vinh Thanh thuộc huyện Phú Vang và hoạt động cho đến nay.
Ủy ban nhân dân xã Vinh Thanh là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương có chức năng quản lý Nhà nước do Hội đồng nhân dân xã bầu ra, là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân xã, chịu trách nhiệm thi hành Hiến pháp, Luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp. Nhằm đảm bảo thực hiện các chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn xã Vinh Thanh.
Về nhiệm vụ và quyền hạn: Ủy ban nhân dân xã thực hiện tại các Điều 111 đến 117 của Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003.
Ủy ban nhân dân xã làm việc theo chế độ tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách. Tổ chức bộ máy làm việc của Ủy ban nhân dân xã gồm 01 chủ tịch, 02 phó chủ tịch và 02 ủy viên. Đồng thời có các ban ngành trực thuộc ủy ban