IV. Soạn thảo và ban hành văn bản của UBND xã
4.3.2.2 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi
Quá trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi ở Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Vinh Thanh bao gồm các khâu nghiệp vụ sau:
+ Soạn thảo văn bản;
+ Trình duyệt sửa chữa bổ sung văn bản; + Đánh máy văn bản;
+ Kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật và trình ký văn bản; + Vào sổ đăng ký công văn đi;
+ Đóng dấu;
+ Ban hành và kiểm tra việc thực hiện văn bản.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đi của Ủy ban nhân dân xã Vinh Thanh.
Số, ký hiệu văn bản Ngày, tháng văn bản Tên loại và trích yếu nội dung văn bản Người ký Nơi nhận văn bản Đơn vị, người nhận bản lưu Số lượng bản Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
* Quản lý bản lưu văn bản đi.
Để phục vụ mục đích giải quyết công việc hàng ngày và phục vụ mục đích lâu dài, các văn bản đi của cơ quan phải được lưu giữ lại 02 bản: một bản lưu ở văn thư, một bản giao cho đơn vị soạn thảo, các bản lưu này phải được sắp xếp một cách khoa học, dễ tra tìm.
Công tác quản lý bản lưu tại Ủy ban nhân dân xã Vinh Thanh được tiến hành như sau:
Sau khi mỗi văn bản được ban hành ngoài số văn bản chuyển theo ý kiến phân phối, cán bộ văn thư đều lưu lại 02 bản; 01 bản để lưu vào hồ sơ công việc của cán bộ chuyên môn đã soạn thảo ra văn bản, 01 bản lưu ở cán bộ văn thư. Hai bản này được đảm bảo đầy đủ về thể thức và nội dung.
Công tác sắp xếp bản lưu được tiến hành: Văn bản nào hình thành trước sắp xếp xuống dưới, văn bản nào hình thành sau sắp lên trên, việc sắp xếp này tạo điều kiện cho việc tra tìm dễ dàng, nhanh chóng khi cần thiết.
Qua khảo sát tôi thấy việc quản lý văn bản đi của Ủy ban nhân dân xã Vinh Thanh được tiến hành tốt, đảm bảo hình thức, kĩ thuật trình bày.
4.3.3 Ưu điểm, tồn tại của công tác quản lý văn bản đi và văn bản đến. * Ưu điểm.
Được sự quan tâm, chỉ đạo của Đảng ủy, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân xã nên công tác quản lý văn bản từng bước được cải thiện.
Trong hoạt động của cơ quan công tác quản lý văn bản được tổ chức tốt, đúng quy định của nhà nước, công tác quản lý văn bản được tổ chức tốt ở tất cả các khâu như đánh máy, in văn bản, trình ký, đóng dấu, chuyển giao văn bản,...
Việc đăng ký văn bản được cán bộ văn thư đăng ký vào sổ đúng yêu cầu, biểu mẫu quy định.
Công chức văn phòng thống kê của Ủy ban nhân dân xã được đào tạo trình độ cao đẳng Quản trị văn phòng nên thông thạo các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư do đó thực hiện theo đúng quy định của nhà nước.
Ủy ban nhân dân xã thường xuyên cử cán bộ văn thư tham gia các lớp bồi dưỡng về nghiệp vụ công tác Văn thư do cấp trên tổ chức.
Phòng làm việc của cán bộ văn thư thoáng mát, có đủ các phương tiện phục vụ cho công tác văn thư đảm bảo nhanh chóng, kịp thời như máy vi tính, máy phô tô,...
* Hạn chế.
Bên cạnh những ưu điểm vẫn còn tồn tại một số hạn chế gây khó khăn cho việc tra tìm khi cần thiết như sau:
+ Chưa xây dựng quy chế văn thư lưu trữ của cơ quan, đây là một hạn chế lớn của cơ quan.
+ Việc quản lý, đăng ký quản lý công văn đôi khi còn lỏng lẻo, vẫn còn tình trạng cán bộ nhận công văn trực tiếp không chuyển về bộ phận văn thư đăng ký, đến nhiều ngày sau mới đưa đến văn thư đăng ký.
+ Không sử dụng Sổ chuyển giao công văn đến khi chuyển giao văn bản cho các bộ phận giải quyết theo sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan. Điều này đã làm cho việc kiểm tra không được thực hiện tốt, tình trạng thất lạc văn bản dễ xảy ra.
+ Theo quy định của Nhà nước, khi chuyển giao văn bản cho các bộ phận khác phải sao y bản chính nhưng văn thư cũng chưa thực hiện theo quy định này. Đó là khi chuyển giao, văn thư chỉ photo các văn bản đến đó đến bộ phận chuyên môn giải quyết, còn bản chính được lưu vào hồ sơ công văn đến.
+ Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ chưa được cơ quan thực hiện, hầu hết tài liệu còn nằm ở các ban, ngành tình trạng tài liệu bó gói, chất đống.
4.4 Bảo quản và sử dụng con dấu.
Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Vinh Thanh đã sử dụng các loại dấu sau: Dấu của Ủy ban nhân dân xã; dấu của Hội đồng nhân dân xã; dấu chức danh - họ tên; dấu khẩn; dấu đến; dấu mật.
Ủy ban nhân dân xã Vinh Thanh chỉ có cán bộ Văn phòng Thống kê mới được giữ con dấu và đóng dấu, những người không có phận sự thì không được tùy tiện đóng dấu, nếu cán bộ Văn phòng Thống kê đi vắng thì ủy quyền chìa khoá dấu cho văn thư đảm trách công tác đóng dấu và con dấu được cất giữ ở cơ quan, không được mang con dấu về nhà.
V.Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ.
Lập hồ sơ hiện hành là khâu cuối cùng trong các nội dung của công tác văn thư là móc xích nối liền giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ, làm tốt công tác lập hồ sơ sẽ tạo tiền đề rất lớn cho công tác lưu trữ. Tuy thời gian thực tập tại ủy ban nhân dân xã Vinh Thanh không dài nhưng nhìn chung cán bộ làm công tác Văn thư ở Văn phòng ủy ban nhân dân xã Vinh Thanh đã tiến hành hướng dẫn lập hồ sơ công việc cho các ban ngành hoặc cá nhân tuỳ thuộc vào lĩnh vực hoạt động của từng ban ngành hoặc cá nhân đó và ban ngành nào thì tự lập hồ sơ công việc riêng cho ban ngành hoặc cá nhân đó, sau đó chuyển cho Văn thư tập hợp.
Hồ sơ công việc của Văn phòng UBND xã Vinh Thanh được chia làm 03 mảng:
+ Mảng kinh tế
+ Mảng văn hóa – xã hội
+ Mảng An ninh – quốc phòng, Nội chính
Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Vinh Thanh đã tiến hành nộp lưu theo đúng quy định Nhà nước. Nhưng hiện nay ủy ban nhân dân chưa có kho lưu trữ nên công tác lưu trữ hồ sơ được thực hiện ở Bộ phận Văn phòng.
Phần II
CÔNG TÁC LƯU TRỮ
I. Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ của ủy ban nhân dân xã.
Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu và tiêu hủy tài liệu hết giá
trị. Tài liệu lưu trữ là những tài liệu đã kết thúc công việc ở văn thư cơ quan, là những tài liệu được lập hồ sơ và tập trung bảo quản tại kho lưu trữ của cơ quan.
Công tác lưu trữ và bảo quản tốt tài liệu là việc làm rất cần thiết đối với mỗi cơ quan, đơn vị. Vì vậy, tại Văn phòng ủy ban nhân dân xã Vinh Thanh, công tác lưu trữ tài liệu của cơ quan được thực hiện ở Văn phòng cơ quan, tất cả các loại tài liệu cần lưu trữ đều được tổ chức thực hiện ở Văn phòng ủy ban nhân dân xã.
Thực hiện Pháp lệnh lưu trữ quốc gia số 34/2011/PL-UBTVQH do Ủy ban thường vụ Quốc hội ban hành vào ngày 04/4/2001. Những năm gần đây công tác lưu trữ cũng được quan tâm chú trọng và đã có nhiều tiến bộ hơn trước. Hiện nay cơ quan chưa bố trí được phòng lưu trữ riêng, giá tủ đựng tài liệu cũng thiếu thốn nên công tác lưu trữ của cơ quan cũng gặp nhiều khó khăn, mặc khác trình độ của cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ còn hạn chế chưa thành thạo và cũng chưa nắm được nghiệp vụ của công tác lưu trữ từ đó làm cho công tác lưu trữ của cơ quan cũng không có tiến bộ. Từ thực trạng trên cho thấy nếu cơ quan không bố trí cán bộ lưu trữ chuyên trách sẽ ảnh hưởng rất lớn đến quá trình bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan để phục vụ cho quá trình công tác của lãnh đạo.
II. Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu được bảo quản ở lưu trữcơ quan. cơ quan.
Ủy ban nhân dân xã Vinh Thanh là cơ quan quản lý nhà nước ở địa phương nên thành phần tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan cụ thể như sau:
- Các tài liệu hướng dẫn chỉ đạo của các cơ quan cấp trên ban hành. - Các kế hoạch, chương trình, đề án về những vấn đề phát triển kinh tế xã hội, quốc phòng an ninh,…
- Các báo cáo về tình hình hoạt động của cơ quan.
- Tài liệu về việc quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, báo cáo tình hình số lượng, chất lượng cán bộ công chức, hồ sơ thi đua khen thưởng, đánh giá cán bộ,…
- Hồ sơ về các kỳ họp Hội đồng nhân dân xã. - Hồ sơ tài liệu của các đoàn thể.
III. Công tác phân loại, xác định giá trị, bổ sung, thống kê tài liệu – tổchức khoa học tài liệu. chức khoa học tài liệu.
3.1 Công tác phân loại tài liệu lưu trữ tại Ủy ban nhân dân xã.
Phân loại tài liệu là căn cứ vào những đặc trưng phổ biến của việc hình thành tài liệu để phân chia chúng ra các khối hoặc các đơn vị chi tiết lớn, nhỏ khác nhau với mục đích quản lý và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó.
Căn cứ vào thực tế của tài liệu trong phông và phân loại tài liệu, Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Vinh Thanh đã lựa chọn phương án phân loại "Thời gian- mặt hoạt động". Theo phương án này tài liệu trong phông trước hết được phân nhóm theo thời gian sau đó phân chia tiếp theo mặt hoạt động.
Tài liệu trong phông được chia thành 03 khối: + Khối an ninh – quốc phòng và nội chính + Khối VH-XH
+ Khối kinh tế.
3.2 Công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ tại Ủy ban nhân dân xã.
Xác định giá trị tài liệu là công việc lựa chọn, đánh giá tài liệu dựa trên những nguyên tắc, phương pháp, những tiêu chuẩn nhất định để nghiên cứu và quy định thời hạn bảo quản của từng tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, các cá nhân nổi tiếng theo giá trị của chúng về các mặt kinh tế, chính trị, khoa học … để từ đó lựa chọn, bổ sung những tài liệu có giá trị cho phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.
Nhìn chung việc thống kê tài liệu hết giá trị ở Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Vinh Thanh thực hiện theo đúng quy định nhà nước. Trong quá trình chỉnh lý, tài liệu hết giá trị đã loại ra được tập hợp thành các nhóm theo
phương án phân loại và được thống kê thành danh mục tài liệu và hết giá trị theo mẫu.
Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Vinh Thanh đã sử dụng danh mục tài liệu loại trong quá trình thống kê tài liệu hết giá trị.
3.3 Tình hình tổ chức khoa học tài liệu.
Tài liệu trong kho lưu trữ cơ bản được phân loại sơ bộ theo từng năm và lập thành các hồ sơ để trong cặp ba dây.
Công tác xác định giá trị tài liệu cũng được tiến hành từ đó xác định thời hạn bảo quản cho tài liệu; đồng thời tiến hành xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy, tháng 4 năm 2014 Ủy ban nhân dân xã đã tiến hành họp hội đồng xác định giá trị tài liệu và đã lập biên bản tiêu hủy một số tài liệu hết giá trị.
Hàng năm, việc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan cũng được thực hiện ở một số bộ phận, ban ngành như Văn phòng thống kê, Tư pháp hộ tịch…
IV. Công tác bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu.4.1 Tình hình bảo quản tài liệu. 4.1 Tình hình bảo quản tài liệu.
Tài liệu lưu trữ là sản phẩm phản ánh trực tiếp hoạt động của các cơ quan, chứa đựng nhiều bí mật quốc gia; mặt khác vì chúng là những tài liệu gốc, nếu bị hư hỏng, mất mát hoặc thất lạc thì không làm lại được và có thể gây nên những tổn thất lớn. Vì vậy, chúng cần được bảo quản tốt tại các phòng kho lưu trữ.
Bảo quản tài liệu lưu trữ là công tác tổ chức và thực hiện các biện pháp nhằm kéo dài tuổi thọ của tài liệu nhằm phục vụ tốt nhất cho việc sử dụng chúng.
Bảo quản tài liệu lưu trữ có vị trí và vai trò rất quan trọng trong nghiệp vụ công tác Lưu trữ, nếu tài liệu không được bảo quản tốt sẽ dẫn đến hệ quả là không có tài liệu lưu trữ để nghiên cứu, phục vụ hoạt động của con người. Vì mục đích cuối cùng của việc lưu trữ tài liệu là nhằm đưa ra để con người khai thác sử dụng vào những hoạt động của thực tiễn chứ không phải là bảo quản cho tốt là được, trong bảo quản nếu lơ là một khâu nghiệp vụ thôi thì sẽ
mất đi những tài liệu có giá trị. Chính vì tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ như thế nên Quốc hội đã ban hành Luật Lưu trữ để quy định trách nhiệm cũng như các yêu cầu của công tác lưu trữ.
4.2 Công tác tổ chức và sử dụng tài liệu.
Công tác sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình cung cấp thông tin từ tài liệu lưu trữ cho cơ quan, các ban, ngành, cá nhân có liên quan giải quyết công việc theo nhiệm vụ được giao. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là một trong những công tác quan trọng nhất và là mục tiêu cuối cùng của công tác Lưu trữ, nhằm biến các thông tin cũ thành tư liệu bổ ích để phục vụ yêu cầu công việc hiện tại.
Công tác tổ chức sử dụng tài liệu luôn được lãnh đạo cơ quan quan tâm chú trọng nhằm phục vụ cho sự chỉ đạo điều hành của cơ quan, nhờ có tài liệu lưu trữ mà sinh viên thực tập có tư liệu để nghiên cứu tra tìm để hoàn thành báo cáo thực tập Tốt nghiệp. Tài liệu lưu trữ còn có tác dụng phục vụ cho việc xây dựng chủ trương, xây dựng đề án, kế hoạch phát triển kinh tế, văn hóa xã hội, củng cố an ninh quốc phòng, giải quyết chế độ chính sách cho đối tượng người có công, góp phần thực hiện tốt nhiệm vụ của cơ quan Nhà nước cấp trên.
Việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ được cơ quan tổ chức dưới nhiều hình thức như: Sử dụng tài liệu tại phòng đọc, công bố, giới thiệu tài liệu, cấp bản sao và chứng thực tài liệu lưu trữ. Tất cả tài liệu khi tổ chức cá nhân có nhu cầu nghiên cứu khai thác đều được cán bộ Văn thư - Lưu trữ vào sổ đăng ký và giao nhận đầy đủ.
4.3 Tình hình ứng dụng tin học vào công tác Lưu trữ:
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Lưu trữ là một trong những nhiệm vụ, yêu cầu bắt buộc cho công tác Lưu trữ trong thời đại ngày nay.
Hiểu được tầm quan trọng của công tác Lưu trữ là thế nhưng hiện nay cơ quan ủy ban nhân dân xã không đủ kinh phí để trang cấp máy vi tính hay các phương tiện hiện đại khác vào trong công tác Lưu trữ vì số máy vi tính
phục vụ cho cán bộ, công chức chuyên môn làm việc cũng chưa đáp ứng được yêu cầu, bộ phận 2 công chức sử dụng chung một máy vi tính.
Chính vì khó khăn đó nên Ủy ban nhân dân xã chưa ứng dụng công