4.1 Tình hình bảo quản tài liệu.
Tài liệu lưu trữ là sản phẩm phản ánh trực tiếp hoạt động của các cơ quan, chứa đựng nhiều bí mật quốc gia; mặt khác vì chúng là những tài liệu gốc, nếu bị hư hỏng, mất mát hoặc thất lạc thì không làm lại được và có thể gây nên những tổn thất lớn. Vì vậy, chúng cần được bảo quản tốt tại các phòng kho lưu trữ.
Bảo quản tài liệu lưu trữ là công tác tổ chức và thực hiện các biện pháp nhằm kéo dài tuổi thọ của tài liệu nhằm phục vụ tốt nhất cho việc sử dụng chúng.
Bảo quản tài liệu lưu trữ có vị trí và vai trò rất quan trọng trong nghiệp vụ công tác Lưu trữ, nếu tài liệu không được bảo quản tốt sẽ dẫn đến hệ quả là không có tài liệu lưu trữ để nghiên cứu, phục vụ hoạt động của con người. Vì mục đích cuối cùng của việc lưu trữ tài liệu là nhằm đưa ra để con người khai thác sử dụng vào những hoạt động của thực tiễn chứ không phải là bảo quản cho tốt là được, trong bảo quản nếu lơ là một khâu nghiệp vụ thôi thì sẽ
mất đi những tài liệu có giá trị. Chính vì tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ như thế nên Quốc hội đã ban hành Luật Lưu trữ để quy định trách nhiệm cũng như các yêu cầu của công tác lưu trữ.
4.2 Công tác tổ chức và sử dụng tài liệu.
Công tác sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình cung cấp thông tin từ tài liệu lưu trữ cho cơ quan, các ban, ngành, cá nhân có liên quan giải quyết công việc theo nhiệm vụ được giao. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là một trong những công tác quan trọng nhất và là mục tiêu cuối cùng của công tác Lưu trữ, nhằm biến các thông tin cũ thành tư liệu bổ ích để phục vụ yêu cầu công việc hiện tại.
Công tác tổ chức sử dụng tài liệu luôn được lãnh đạo cơ quan quan tâm chú trọng nhằm phục vụ cho sự chỉ đạo điều hành của cơ quan, nhờ có tài liệu lưu trữ mà sinh viên thực tập có tư liệu để nghiên cứu tra tìm để hoàn thành báo cáo thực tập Tốt nghiệp. Tài liệu lưu trữ còn có tác dụng phục vụ cho việc xây dựng chủ trương, xây dựng đề án, kế hoạch phát triển kinh tế, văn hóa xã hội, củng cố an ninh quốc phòng, giải quyết chế độ chính sách cho đối tượng người có công, góp phần thực hiện tốt nhiệm vụ của cơ quan Nhà nước cấp trên.
Việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ được cơ quan tổ chức dưới nhiều hình thức như: Sử dụng tài liệu tại phòng đọc, công bố, giới thiệu tài liệu, cấp bản sao và chứng thực tài liệu lưu trữ. Tất cả tài liệu khi tổ chức cá nhân có nhu cầu nghiên cứu khai thác đều được cán bộ Văn thư - Lưu trữ vào sổ đăng ký và giao nhận đầy đủ.
4.3 Tình hình ứng dụng tin học vào công tác Lưu trữ:
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Lưu trữ là một trong những nhiệm vụ, yêu cầu bắt buộc cho công tác Lưu trữ trong thời đại ngày nay.
Hiểu được tầm quan trọng của công tác Lưu trữ là thế nhưng hiện nay cơ quan ủy ban nhân dân xã không đủ kinh phí để trang cấp máy vi tính hay các phương tiện hiện đại khác vào trong công tác Lưu trữ vì số máy vi tính
phục vụ cho cán bộ, công chức chuyên môn làm việc cũng chưa đáp ứng được yêu cầu, bộ phận 2 công chức sử dụng chung một máy vi tính.
Chính vì khó khăn đó nên Ủy ban nhân dân xã chưa ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác Lưu trữ.
4.4 Các ưu điểm, hạn chế về công tác Lưu trữ.
- Ưu điểm: Tuy Ủy ban nhâ dân xã chưa có kho lưu trữ riêng nhưng cán bộ văn thư vẫn tiến hành công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu theo quy định của nhà nước.
- Nhược điểm:
Chưa có kho lưu trữ và cán bộ chuyên trách lưu trữ.
Lãnh đạo cơ quan chưa hiểu hết ý nghĩa của công tác Lưu trữ nên công tác này chưa được quan tâm đúng mức.
Thiếu các trang thiết bị như giá tủ, hộp đựng tài liệu,…dễ dẫn đến tình trạng tài liệu bị ẩm mốc hay côn trùng phá hoại tài liệu.
Chưa thu hồi được tài liệu đến thời hạn nộp lưu về Lưu trữ, tài liệu vẫn bị phân tán nằm rải rác ở các phòng, ban chuyên môn.
Cán bộ lưu trữ chưa tiến hành được các khâu nghiệp vụ như phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý tài liệu. Vì vậy phần lớn tài liệu vẫn ở trong tình trạng bó gói lộn xộn gây khó khăn cho việc tra tìm, khai thác sử dụng khi cần thiết.
Phần III
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT