Lập hồ sơ hiện hành là khâu cuối cùng trong các nội dung của công tác văn thư là móc xích nối liền giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ, làm tốt công tác lập hồ sơ sẽ tạo tiền đề rất lớn cho công tác lưu trữ. Tuy thời gian thực tập tại ủy ban nhân dân xã Vinh Thanh không dài nhưng nhìn chung cán bộ làm công tác Văn thư ở Văn phòng ủy ban nhân dân xã Vinh Thanh đã tiến hành hướng dẫn lập hồ sơ công việc cho các ban ngành hoặc cá nhân tuỳ thuộc vào lĩnh vực hoạt động của từng ban ngành hoặc cá nhân đó và ban ngành nào thì tự lập hồ sơ công việc riêng cho ban ngành hoặc cá nhân đó, sau đó chuyển cho Văn thư tập hợp.
Hồ sơ công việc của Văn phòng UBND xã Vinh Thanh được chia làm 03 mảng:
+ Mảng kinh tế
+ Mảng văn hóa – xã hội
+ Mảng An ninh – quốc phòng, Nội chính
Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Vinh Thanh đã tiến hành nộp lưu theo đúng quy định Nhà nước. Nhưng hiện nay ủy ban nhân dân chưa có kho lưu trữ nên công tác lưu trữ hồ sơ được thực hiện ở Bộ phận Văn phòng.
Phần II
CÔNG TÁC LƯU TRỮ
I. Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ của ủy ban nhân dân xã.
Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu và tiêu hủy tài liệu hết giá
trị. Tài liệu lưu trữ là những tài liệu đã kết thúc công việc ở văn thư cơ quan, là những tài liệu được lập hồ sơ và tập trung bảo quản tại kho lưu trữ của cơ quan.
Công tác lưu trữ và bảo quản tốt tài liệu là việc làm rất cần thiết đối với mỗi cơ quan, đơn vị. Vì vậy, tại Văn phòng ủy ban nhân dân xã Vinh Thanh, công tác lưu trữ tài liệu của cơ quan được thực hiện ở Văn phòng cơ quan, tất cả các loại tài liệu cần lưu trữ đều được tổ chức thực hiện ở Văn phòng ủy ban nhân dân xã.
Thực hiện Pháp lệnh lưu trữ quốc gia số 34/2011/PL-UBTVQH do Ủy ban thường vụ Quốc hội ban hành vào ngày 04/4/2001. Những năm gần đây công tác lưu trữ cũng được quan tâm chú trọng và đã có nhiều tiến bộ hơn trước. Hiện nay cơ quan chưa bố trí được phòng lưu trữ riêng, giá tủ đựng tài liệu cũng thiếu thốn nên công tác lưu trữ của cơ quan cũng gặp nhiều khó khăn, mặc khác trình độ của cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ còn hạn chế chưa thành thạo và cũng chưa nắm được nghiệp vụ của công tác lưu trữ từ đó làm cho công tác lưu trữ của cơ quan cũng không có tiến bộ. Từ thực trạng trên cho thấy nếu cơ quan không bố trí cán bộ lưu trữ chuyên trách sẽ ảnh hưởng rất lớn đến quá trình bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan để phục vụ cho quá trình công tác của lãnh đạo.
II. Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu được bảo quản ở lưu trữcơ quan. cơ quan.
Ủy ban nhân dân xã Vinh Thanh là cơ quan quản lý nhà nước ở địa phương nên thành phần tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan cụ thể như sau:
- Các tài liệu hướng dẫn chỉ đạo của các cơ quan cấp trên ban hành. - Các kế hoạch, chương trình, đề án về những vấn đề phát triển kinh tế xã hội, quốc phòng an ninh,…
- Các báo cáo về tình hình hoạt động của cơ quan.
- Tài liệu về việc quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, báo cáo tình hình số lượng, chất lượng cán bộ công chức, hồ sơ thi đua khen thưởng, đánh giá cán bộ,…
- Hồ sơ về các kỳ họp Hội đồng nhân dân xã. - Hồ sơ tài liệu của các đoàn thể.
III. Công tác phân loại, xác định giá trị, bổ sung, thống kê tài liệu – tổchức khoa học tài liệu. chức khoa học tài liệu.
3.1 Công tác phân loại tài liệu lưu trữ tại Ủy ban nhân dân xã.
Phân loại tài liệu là căn cứ vào những đặc trưng phổ biến của việc hình thành tài liệu để phân chia chúng ra các khối hoặc các đơn vị chi tiết lớn, nhỏ khác nhau với mục đích quản lý và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó.
Căn cứ vào thực tế của tài liệu trong phông và phân loại tài liệu, Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Vinh Thanh đã lựa chọn phương án phân loại "Thời gian- mặt hoạt động". Theo phương án này tài liệu trong phông trước hết được phân nhóm theo thời gian sau đó phân chia tiếp theo mặt hoạt động.
Tài liệu trong phông được chia thành 03 khối: + Khối an ninh – quốc phòng và nội chính + Khối VH-XH
+ Khối kinh tế.
3.2 Công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ tại Ủy ban nhân dân xã.
Xác định giá trị tài liệu là công việc lựa chọn, đánh giá tài liệu dựa trên những nguyên tắc, phương pháp, những tiêu chuẩn nhất định để nghiên cứu và quy định thời hạn bảo quản của từng tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, các cá nhân nổi tiếng theo giá trị của chúng về các mặt kinh tế, chính trị, khoa học … để từ đó lựa chọn, bổ sung những tài liệu có giá trị cho phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.
Nhìn chung việc thống kê tài liệu hết giá trị ở Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Vinh Thanh thực hiện theo đúng quy định nhà nước. Trong quá trình chỉnh lý, tài liệu hết giá trị đã loại ra được tập hợp thành các nhóm theo
phương án phân loại và được thống kê thành danh mục tài liệu và hết giá trị theo mẫu.
Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Vinh Thanh đã sử dụng danh mục tài liệu loại trong quá trình thống kê tài liệu hết giá trị.
3.3 Tình hình tổ chức khoa học tài liệu.
Tài liệu trong kho lưu trữ cơ bản được phân loại sơ bộ theo từng năm và lập thành các hồ sơ để trong cặp ba dây.
Công tác xác định giá trị tài liệu cũng được tiến hành từ đó xác định thời hạn bảo quản cho tài liệu; đồng thời tiến hành xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy, tháng 4 năm 2014 Ủy ban nhân dân xã đã tiến hành họp hội đồng xác định giá trị tài liệu và đã lập biên bản tiêu hủy một số tài liệu hết giá trị.
Hàng năm, việc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan cũng được thực hiện ở một số bộ phận, ban ngành như Văn phòng thống kê, Tư pháp hộ tịch…
IV. Công tác bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu.4.1 Tình hình bảo quản tài liệu. 4.1 Tình hình bảo quản tài liệu.
Tài liệu lưu trữ là sản phẩm phản ánh trực tiếp hoạt động của các cơ quan, chứa đựng nhiều bí mật quốc gia; mặt khác vì chúng là những tài liệu gốc, nếu bị hư hỏng, mất mát hoặc thất lạc thì không làm lại được và có thể gây nên những tổn thất lớn. Vì vậy, chúng cần được bảo quản tốt tại các phòng kho lưu trữ.
Bảo quản tài liệu lưu trữ là công tác tổ chức và thực hiện các biện pháp nhằm kéo dài tuổi thọ của tài liệu nhằm phục vụ tốt nhất cho việc sử dụng chúng.
Bảo quản tài liệu lưu trữ có vị trí và vai trò rất quan trọng trong nghiệp vụ công tác Lưu trữ, nếu tài liệu không được bảo quản tốt sẽ dẫn đến hệ quả là không có tài liệu lưu trữ để nghiên cứu, phục vụ hoạt động của con người. Vì mục đích cuối cùng của việc lưu trữ tài liệu là nhằm đưa ra để con người khai thác sử dụng vào những hoạt động của thực tiễn chứ không phải là bảo quản cho tốt là được, trong bảo quản nếu lơ là một khâu nghiệp vụ thôi thì sẽ
mất đi những tài liệu có giá trị. Chính vì tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ như thế nên Quốc hội đã ban hành Luật Lưu trữ để quy định trách nhiệm cũng như các yêu cầu của công tác lưu trữ.
4.2 Công tác tổ chức và sử dụng tài liệu.
Công tác sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình cung cấp thông tin từ tài liệu lưu trữ cho cơ quan, các ban, ngành, cá nhân có liên quan giải quyết công việc theo nhiệm vụ được giao. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là một trong những công tác quan trọng nhất và là mục tiêu cuối cùng của công tác Lưu trữ, nhằm biến các thông tin cũ thành tư liệu bổ ích để phục vụ yêu cầu công việc hiện tại.
Công tác tổ chức sử dụng tài liệu luôn được lãnh đạo cơ quan quan tâm chú trọng nhằm phục vụ cho sự chỉ đạo điều hành của cơ quan, nhờ có tài liệu lưu trữ mà sinh viên thực tập có tư liệu để nghiên cứu tra tìm để hoàn thành báo cáo thực tập Tốt nghiệp. Tài liệu lưu trữ còn có tác dụng phục vụ cho việc xây dựng chủ trương, xây dựng đề án, kế hoạch phát triển kinh tế, văn hóa xã hội, củng cố an ninh quốc phòng, giải quyết chế độ chính sách cho đối tượng người có công, góp phần thực hiện tốt nhiệm vụ của cơ quan Nhà nước cấp trên.
Việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ được cơ quan tổ chức dưới nhiều hình thức như: Sử dụng tài liệu tại phòng đọc, công bố, giới thiệu tài liệu, cấp bản sao và chứng thực tài liệu lưu trữ. Tất cả tài liệu khi tổ chức cá nhân có nhu cầu nghiên cứu khai thác đều được cán bộ Văn thư - Lưu trữ vào sổ đăng ký và giao nhận đầy đủ.
4.3 Tình hình ứng dụng tin học vào công tác Lưu trữ:
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Lưu trữ là một trong những nhiệm vụ, yêu cầu bắt buộc cho công tác Lưu trữ trong thời đại ngày nay.
Hiểu được tầm quan trọng của công tác Lưu trữ là thế nhưng hiện nay cơ quan ủy ban nhân dân xã không đủ kinh phí để trang cấp máy vi tính hay các phương tiện hiện đại khác vào trong công tác Lưu trữ vì số máy vi tính
phục vụ cho cán bộ, công chức chuyên môn làm việc cũng chưa đáp ứng được yêu cầu, bộ phận 2 công chức sử dụng chung một máy vi tính.
Chính vì khó khăn đó nên Ủy ban nhân dân xã chưa ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác Lưu trữ.
4.4 Các ưu điểm, hạn chế về công tác Lưu trữ.
- Ưu điểm: Tuy Ủy ban nhâ dân xã chưa có kho lưu trữ riêng nhưng cán bộ văn thư vẫn tiến hành công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu theo quy định của nhà nước.
- Nhược điểm:
Chưa có kho lưu trữ và cán bộ chuyên trách lưu trữ.
Lãnh đạo cơ quan chưa hiểu hết ý nghĩa của công tác Lưu trữ nên công tác này chưa được quan tâm đúng mức.
Thiếu các trang thiết bị như giá tủ, hộp đựng tài liệu,…dễ dẫn đến tình trạng tài liệu bị ẩm mốc hay côn trùng phá hoại tài liệu.
Chưa thu hồi được tài liệu đến thời hạn nộp lưu về Lưu trữ, tài liệu vẫn bị phân tán nằm rải rác ở các phòng, ban chuyên môn.
Cán bộ lưu trữ chưa tiến hành được các khâu nghiệp vụ như phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý tài liệu. Vì vậy phần lớn tài liệu vẫn ở trong tình trạng bó gói lộn xộn gây khó khăn cho việc tra tìm, khai thác sử dụng khi cần thiết.
Phần III
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT
I. Kết quả cụ thể những công việc đã làm và những mặt hạn chế.
Trong thời gian thực tập tại Văn phòng của Ủy ban nhân dân xã Vinh Thanh tôi được các cán bộ trong Văn phòng phân công làm những công việc về công tác Văn phòng, Văn thư, Lưu trữ, thong qua nghiên cứu, tìm hiểu tôi đã thu được một số kết quả tốt trong việc thực tập của mình như sau:
1.1 Về công tác Văn phòng.
Hoạt động của toàn cơ quan được quy định cụ thể tại Quy chế hoạt động làm việc của Ủy ban nhân dân xã đã đề ra.
Các cán bộ, công chức ngày càng được nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, giải quyết công việc theo đúng chuyên môn và yêu cầu của cấp trên; các trang thiết bị ngày càng được trang bị đầy đủ, áp dụng nhiều chương trình công nghệ thông tin phù hợp vào các lĩnh vực công việc để giải quyết công việc của cơ quan ngày càng được thuận lợi và nhanh chóng.
1.2 Về công tác Văn thư.
Tuy chưa ban hành riêng quy chế Văn thư - Lưu trữ, nhưng Ủy ban nhân dân xã đã thiết lập được quy trình soạn thảo, phê duyệt, ban hành văn bản theo đúng quy định của nhà nước. Hàng năm ủy ban nhân dân xã đã tạo điều kiện cho cán bộ, công chức trong cơ quan tham gia các lớp bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cũng như tham gia các buổi hội thảo về Văn thư, Lưu trữ do cấp trên tổ chức.
Trang thiết bị của cơ quan ngày càng được hiện đại, đầy đủ góp phần đáp ứng các nhu cầu của công tác Văn thư; việc tổ chức và quản lý công văn giấy tờ của cơ quan tương đối chặc chẽ, đặc biệt đã sử dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý công văn đi, công văn đến.
1.3 Công tác lưu trữ.
Tuy chưa xây dựng được kho lưu trữ cho cơ quan, nhưng công tác lưu trữ của cơ quan vẫn được tiến hành hàng năm.
II. Kết quả cụ thể của sinh viên trong quá trình Thực tập. 2.1 Kết quả đạt đươc.
Trong quá trình thực tập tại Ủy ban nhân dân xã Vinh Thanh tôi đã tham gia làm một số công việc tại Bộ phận Văn phòng cụ thể như sau:
* Đối với công tác Văn phòng, tôi đã tìm hiểu và nắm được một số công việc như: nắm được quy chế làm việc và lịch giao ban; cơ cấu tổ chức nhân sự, tham gia phục vụ tiếp khách, lễ tân trong một số cuộc họp, hội nghị của Ủy ban nhân dân xã.
* Đối với công tác Văn thư, bên cạnh việc tìm hiểu quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân xã thì tôi đã làm được một số công việc cụ thể sau: thực hiện các nghiệp vụ văn thư như bóc bì công văn, bỏ văn bản vào bì,... ngoài ra tôi còn thiết lập được quy trình xử lý công văn đi – công văn đến, soạn thảo một số văn bản do cơ quan ban hành…
* Đối với công tác lưu trữ, tôi đã nghiên cứu tìm hiểu và soạn được bảng lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông của Ủy ban nhân dân xã Vinh Thanh; thành lập được phương án phân loại tài liệu tại Ủy ban nhân dân xã…
2.2 Những mặt hạn chế.
Quá trình thực tập tại Văn phòng của Ủy ban nhân dân xã Vinh Thanh đã tạo điều kiện cho tôi hiểu sâu sắc hơn về nghiệp vụ công tác Văn thư - Lưu trữ. Từ đó giúp tôi hiểu và quý trọng hơn công việc của mình sau này, nhưng bên cạnh kết quả cụ thể những công việc đã đạt được thì tôi cũng đã rút ra được những mặt còn hạn chế như sau:
2.2.1 Đối với công tác văn phòng.
Do trong một số buổi họp, hội nghị các bộ phận chuyên môn không thông báo cho Bộ phận Văn phòng về địa điểm họp nên dễ dẫn đến tình trạng chồng chéo trong việc bố trí thời gian và địa điểm họp.
2.2.2. Đối với công tác Văn thư.
Một số cán bộ chuyên môn nhiều khi nhận trực tiếp văn bản nhưng không chuyển cho bộ phận Văn thư đăng ký, quản lý nên dẫn đến việc quản