MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT A.LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 3 2. Mục tiêu của đề tài 3 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 4 4. Nguồn tài liệu tham khảo 4 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 4 6. Phương pháp nghiên cứu 4 7. Bố cục của đề tài 4 NỘI DUNG BÀI BÁO CÁO 5 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HĐNDUBND HUYỆN VĂN CHẤN 5 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của HĐNDUBND huyện Văn Chấn 6 1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan. 18 1.2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 18 1.2.2 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 19 1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả các vị trí trong văn phòng 23 PHẦN II. TÌM HIỂU CÔNG TÁC LƯU TRỮ 30 2.1 Tìm hiểu chung về công tác lưu trữ 30 2.2 Thực trạng công tác lưu trữ tại cơ quan 34 2.3 Tình hình thực hiện các khâu nghiệp vụ 39 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 45 3.1 Đánh giá chung 45 3.3.1 Ưu điểm 45 3.3.2 Nhược điểm 46 3.2. Đề xuất, kiến nghị 47 KẾT LUẬN 50 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT MỤC LỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT A.LỜI NÓI ĐẦU 1 Lý chọn đề tài .3 Mục tiêu đề tài 3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu .5 Nguồn tài liệu tham khảo 5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu .5 Phương pháp nghiên cứu Bố cục đề tài NỘI DUNG BÀI BÁO CÁO .6 PHẦN I .6 KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HĐND-UBND HUYỆN VĂN CHẤN 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức HĐND&UBND huyện Văn Chấn 1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng quan .20 1.2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng 20 1.2.2 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng .21 1.2.3 Xác định vị trí việc làm xây dựng mô tả vị trí văn phòng 24 PHẦN II .32 TÌM HIỂU CÔNG TÁC LƯU TRỮ 32 Trần Thị Huệ Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.1 Tìm hiểu chung công tác lưu trữ .32 2.2 Thực trạng công tác lưu trữ quan 36 2.3 Tình hình thực khâu nghiệp vụ .41 PHẦN III 47 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 47 3.1 Đánh giá chung 47 3.3.1 Ưu điểm 47 3.3.2 Nhược điểm 48 3.2 Đề xuất, kiến nghị 49 KẾT LUẬN 53 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC Trần Thị Huệ Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT HĐND: Hội đồng nhân dân UBND:Ủy ban nhân dân QĐ : Quyết định Trần Thị Huệ Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội A.LỜI NÓI ĐẦU Ngay từ ngày đầu nước nhà giành độc lập, Hồ Chí Minh Chủ tịch Chính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa ký Thông đạt số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 công tác công văn, giấy tờ, Người rõ "Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt phương diện kiến thiết quốc gia" đánh giá "Tài liệu lưu trữ tài sản qúy báu, có tác dụng lớn việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch công tác phương châm sách mặt trị, kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật Do đó, việc lưu trữ công văn, tài liệu công tác quan trọng" Xác định ý nghĩa to lớn tầm quan trọng công tác lưu trữ xã hội nghiệp xây dựng, bảo vệ Tổ quốc, ngày 17 tháng năm 2007, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 1229/QĐ-TTg Ngày truyền thống ngành Lưu trữ Việt Nam lấy ngày 03 tháng 01 hàng năm “Ngày Lưu trữ Việt Nam” Đối với quan, tổ chức công tác lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng Tuy quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng có đặc điểm chung trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Bởi gốc, chính, xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý cao Việc soạn thảo, ban hành văn quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quan trọng nhiều Do đó, quan, tổ chức thành lập công tác lưu trữ tất yếu hình thành "huyết mạch" trọng hoạt động quan, tổ chức Công tác lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Nhận thức tầm quan trọng công tác văn phòng nay, kết hợp Trần Thị Huệ Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội với chương trình đào tạo ngành Quản trị văn phòng với đợt thực tập thực tế.Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội tổ chức cho sinh viên năm bậc đại học có sinh viên Khoa Quản trị văn phòng thực tế quan, đơn vị Mục đích nhằm trang bị cho sinh viên kiến thức bổ ích để đánh giá bước trưởng thành sinh viên sau năm học tập trường Được đồng ý HĐND&UBND huyện Văn Chấn, theo phân công khoa Quản trị văn phòng – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tôi thực tập HĐND&UBND huyện Văn Chấn từ ngày 04/01/2016 đến ngày 11/03/2016 dựa nội dung khoa yêu cầu thời gian kiến tập quan bước đầu gặp không khó khăn trải nghiệm thực tế, kiến thức thực tế hạn chế Song bên cạnh khó khăn gặp phải Quý quan tạo điều kiện tốt để hoàn thành đợt thực tập lần Ngoài có giúp đỡ nhiệt tình đồng chí Chánh văn phòng, Phó chánh văn phòng, cán nhân viên Văn phòng HĐND&UBND Đặc biệt cho gửi lời cám ơn chân thành đến cán lưu trữ Hà Thị Minh Hiếu người trực tiếp hướng dẫn cung cấp thông tin để hoàn thành tốt nội dung thực tập Bài báo cáo viết sở thực tiễn mà thời gian kiến tập tìm hiểu quan sát song việc áp dụng lý thuyết học vào công tác thực tiễn nhiều hạn chế, kết đánh dấu bước thân sau năm theo học trường Trong thời gian thực tập báo cáo thực tập không tránh khỏi thiếu xót hạn chế Bản thân mong nhận đóng góp, nhận xét Nhà trường, thầy cô giáo Khoa Quản trị văn phòng anh (chị) cán Văn phòng HĐND&UBND huyện Văn Chấn để báo cáo hoàn chỉnh hơn, giúp có thêm nhiều kinh nghiệm học tập công việc để tạo điều kiện thuận lợi cho bước tương lai Tôi xin chân thành cảm ơn./ Trần Thị Huệ Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lý chọn đề tài Tài liệu lưu trữ vừa có ý nghĩa quan trọng nghiên cứu lịch sử vừa có ý nghĩa thực tiễn Điều Đảng Nhà nước ta ghi nhận nêu rõ Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia, Hội đồng Nhà nước công bố ngày 11 tháng 12 năm 1982 khẳng định lại Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia Uỷ ban Thường vụ Quốc hội thông qua ngày 04 tháng năm 2001: “Tài liệu lưu trữ Quốc gia di sản dân tộc, có giá trị đặc biệt nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa” Tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, đơn vị, tổ chức cá nhân, đưa vào bảo quản phòng, kho lưu trữ Công tác lưu trữ có hai nhiệm vụ bảo quản an toàn, lâu dài phát huy giá trị tài liệu thông qua công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu Để làm tốt nhiệm vụ trên, quan lưu trữ cần chủ động giới thiệu, công bố tài liệu lưu trữ để đưa thông tin giá trị tới đối tượng có nhu cầu khai thác sử dụng HĐND&UBND huyện Văn Chấn quan hành nhà nước, hàng năm quan phát sinh nhiều văn khác với văn từ quan, đơn vị khác thuộc quản lý huyện từ quan khác.với số lượng tài liệu khoảng…./năm việc đảm bảo tốt công tác lưu trữ giúp khai thác , sử dụng tài liệu đạt hiệu cao Dựa vấn đề thực tiễn công tác lưu trữ HĐND&UBND nên định chọn đề tài “ Tìm hiểu công tác lưu trữ Văn phòng HĐND&UBND huyện Văn Chấn” Mục tiêu đề tài Đề tài báo cáo nghiên cứu nhằm đạt mục đích sau: - Tìm hiểu vấn đề công tác lưu trữ - Phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động lưu trữ Kho lưu trữ Trần Thị Huệ Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội HĐND&UBND huyện, thấy rõ ưu điểm hạn chế nhằm đưa vấn đề cần nghiên cứu giải công tác lưu trữ Trần Thị Huệ Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu khóa luận lý thuyết lưu trữ thực tiễn hoạt động lưu trữ Kho lưu trữ HĐND&UBND huyện bao gồm: - Nghiên cứu lịch sử hình thành - Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ HĐND&UBND đặc biệt công tác lưu trữ - Thực trạng hoạt động Văn phòng HĐND&UBND công tác lưu trữ - Đánh giá hiệu hoạt động lưu trữ HĐND&UBND ưu điểm, hạn chế nguyên nhân hạn chế Trên sở đưa số kiến nghị nhằm hoàn thiện nâng cao hiệu hoạt động công tác lưu trữ Nguồn tài liệu tham khảo Sử dụng nguồn tài liệu quan cung cấp, báo cáo cán lưu trữ, kết trình thực tập quan nguồn internet Lịch sử vấn đề nghiên cứu Vấn đề công tác lưu trữ vấn đề, đề tài nhà nghiên cứu, tác giả quan tâm Ở cấp Nhà nước, có đề tài cấp Nhà nước, đồng thời tổ chức buổi Hội thảo nghiên cứu khoa học khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Phương pháp nghiên cứu Thực đề tài nghiên cứu khoa học này, sử dụng số phương pháp nghiên cứu : phương pháp phân tích, tổng hợp, đánh giá so sánh, phương pháp điều tra xã hội học, vấn, quan sát, phương pháp thống kê, toán học… phương pháp vật biện chứng vật lịch sử Chủ nghĩa Mác – Lênin Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, nội dung báo cáo gồm 02 phần: Phần 1: Khảo sát công tác văn phòng HĐND&UBND huyện Văn Chấn Trần Thị Huệ Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần 2: Tìm hiểu công tác lưu trữ HĐND&UBND huyện Văn Chấn Phần 3: Kết luận NỘI DUNG BÀI BÁO CÁO PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HĐND-UBND HUYỆN VĂN CHẤN Địa chỉ: xã Sơn Thịnh, huyện Văn Chấn, tỉnh Yên Bái Trần Thị Huệ Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức HĐND&UBND huyện Văn Chấn Ngày 12 tháng năm 1991, tỉnh Yên Bái tái lập từ tỉnh Hoàng Liên Sơn; chuyển huyện Bảo Yên Văn Bàn tỉnh Lào Cai quản lý Khi tách ra, tỉnh Yên Bái có đơn vị hành gồm thị xã Yên Bái huyện: Lục Yên, Mù Cang Chải, Trạm Tấu, Trấn Yên, Văn Bàn, Văn Chấn, Yên Bình Huyện Văn Chấn huyện miền núi, tổng diện tích tự nhiên 120.758,5 ha, chiếm 17% diện tích toàn tỉnh Huyện nằm phía Tây Nam tỉnh Yên Bái, phía Bắc giáp huyện Mù Cang Chải, phía Đông giáp huyện Văn Yên Trấn Yên, phía Tây giáp huyện Trạm Tấu, phía Nam giáp tỉnh Sơn La Văn Chấn cách trung tâm trị – kinh tế – văn hoá tỉnh 72 km; cách thị xã Nghĩa Lộ 10 km; cách Hà Nội 200 km, có đường quốc lộ 32 chạy dọc theo chiều dài huyện, cửa ngõ vào thị xã Nghĩa Lộ, huyện Trạm Tấu, Mù Cang Chải, huyện Phù Yên, Bắc Yên tỉnh Sơn La tỉnh Lai Châu Đường quốc lộ 37 chạy qua xã, điều kiện thuận lợi cho giao lưu phát triển kinh tế với huyện tỉnh tỉnh Sơn La, Phú Thọ, Lai Châu Huyện Văn Chấn, có 31 đơn vị hành cấp xã, thị trấn (03 thị trấn 28 xã) Xã Sơn Thịnh đồng thời huyện lỵ Dân số 150.191 người, gồm 18 dân tộc anh em sinh sống: Kinh, Thái, Tày, Mường, Dao, H'Mông, Nùng, Hoa, Khơ Mú, Phù Lá, Bố Y Trong dân tộc Kinh chiếm 34,3%, Thái chiếm 23,4%, Tày chiếm 17,1%, Dao chiếm 9%, Mông chiếm 7,1%, Mường chiếm 7%, dân tộc khác chiếm 2,1%, chia thành vùng cư trú; vùng đại đa số dân tộc Tày;vùng đồng đa số đồng bào Thái, đồng bào Kinh Mường; vùng cao chủ yếu dân tộc Dao, H'Mông Mật độ dân số 121 người/km2 Là huyện miền núi, địa danh lịch sử lâu đời, có vị trí địa lí thuận lợi, điều kiện tự nhiên đa dạng, truyền thống văn hóa phong phú, giàu sắc Văn Chấn có cánh đồng Mường Lò nôi văn hoá vùng Tây Bắc, nhiều cảnh đẹp hang Thẳm Han, Thẳm Thoóng, Thẳm Lé; suối nước nóng Bản Bon, Bản Hốc, khu du lịch sinh thái Suối Giàng với văn hoá truyền thống Trần Thị Huệ Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Việc nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử nhìn chung theo quy định Nhà nước Ngoài ra, hàng năm UBND huyện có kế hoạch nộp lưu tài liệu năm quan, đơn vị • Công tác xác định giá trị tài liệu Công tác xác định giá trị tiến hành giai đoạn (đối với tài liệu lập hồ sơ): +Thứ xác định giá trị tài liệu lưu trữ hành + Thứ hai lưu trữ cố định Song song với việc thành lập Kho Lưu trữ, Hội đồng xác định giá trị tài liệu Kho lưu trữ UBND huyện Văn Chấn lập thành phần Hội đồng gồm: Thủ trưởng quan (Chánh Văn phòng), cán chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ cán phận có tài liệu chỉnh lý UBND huyện ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ, sở việc xác định giá trị trình chỉnh lý xác hiệu Nhìn chung công tác xác định giá trị tài liệu Kho lưu trữ UBND huyện tiến hành nghiệp vụ Tuy nhiên, việc xác định giá trị cho hồ sơ chưa có thời hạn cụ thể, dừng lại mức: Vĩnh viễn, lâu dài tạm thời Trong đó, việc bảo quản với thời hạn lâu dài chưa quy định năm cho hồ sơ, tạm thời năm loại bỏ hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời Ngoài ra, trình chỉnh lý tài liệu số tài liệu giá trị, bao hàm, trùng thừa, hết giá trị thống kê lập danh mục đề nghị Trung tâm lưu trữ tỉnh thẩm tra cho ý kiến tiêu hủy theo quy định điều 12 Nghị định 111/2004/NĐ-CP Chính phủ • Công tác chỉnh lý tài liệu Tài liệu lưu trữ quan chỉnh lý kịp thời hoàn chỉnh; kết thúc năm công tác, cán lưu trữ tiến hành thu thập hồ sơ, tài liệu từ phận, cá nhân sở tổ chức phân loại dựa phương án lựa chọn Tại UBND huyện Văn Chấn, phương án chọn để phân loại tài liệu lưu trữ Trần Thị Huệ 42 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Văn phòng HĐND UBND huyện Văn Chấn phương án Thời gian - Mặt hoạt động Với phương án phân loại áp dụng trình hoạt động cấu tổ chức UBND huyện thay đổi, chức nhiệm vụ đơn vị, tổ chức không rõ ràng, chồng chéo lẫn Cho nên phương án phương án phân loại tối ưu nhất, phản ánh lịch sử đơn vị hình thành phông theo mặt hoạt động có khả tập trung thành hệ thống tài liệu mặt công tác đơn vị hình thành phông Phương án thống dùng để phân loại Phông lưu trữ UBND huyện, nhiên hàng năm bổ sung số mặt hoạt động phát sinh năm Nhìn chung, việc phân loại tài liệu lưu trữ cán lưu trữ chuyên trách đảm nhận Sau thu thập tài liệu hồ sơ, tài liệu từ phận quan chưa lập hồ sơ, nộp vào lưu trữ cán lưu trữ tổ chức hoàn chỉnh (đối với tài liệu lập hồ sơ) lập hồ sơ theo phương án chọn • Công tác thống kê tài liệu Công tác Thống kê công việc diễn thường xuyên Kho lưu trữ bao gồm : + Thống kê tài liệu + Phương tiện bảo quản + Công cụ tra cứu Kho lưu trữ UBND huyện Văn Chấn tài liệu lưu trữ thống kê chủ yếu mục lục hồ sơ (đối với tài liệu lập hồ sơ), cặp ba dây (đối với tài liệu chưa lập hồ sơ) Mục lục hồ sơ lập theo năm theo Phông lưu trữ cụ thể Tài liệu sau chỉnh lý hệ thống hóa, thống kê, bỏ vào hộp xếp gọn gàng ngăn nắp theo tiêu chí đế giúp cho việc tra cứu thuận tiện nhanh chóng Tại Kho lưu trữ UBND huyện xây dựng sổ đăng ký mục lục hồ sơ, phương tiện thống kê khác chưa xây dựng Trần Thị Huệ 43 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội • Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Bảo quản tài liệu lưu trữ toàn công việc thực nhằm đảm bảo giữ gìn trạng thái vật lý Công tác bảo quản lưu trữ bao gồm hai nội dung chính: Bảo quản không hư hỏng, mát tài liệu lưu trữ bảo quản an toàn thông tin tài liệu lưu trữ Bảo quản an toàn không hư hỏng, mát tài liệu lưu trữ cần ý đến kho tàng, trang thiết bị, điều kiện ổn định, đáp ứng yêu cầu công tác bảo quản cho loại hình tài liệu khác thực biện pháp tu bổ, phục chế, bảo hiểm nhằm kéo dài tuổi thọ tài liệu Bảo quản an toàn thông tin tài liệu cần ý đến ý thức, trách nhiệm trình độ làm công tác lưu trữ; ý đến loại đối tượng độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu hình thức công bố, giới thiệu khai thác, sử dụng tài liệu Ngoài ra, phòng ngừa, phòng hỏng, phục chế tài liệu lưu trữ phòng gian bảo mật Công tác quy định cụ thể Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia Nguyên nhân gây hại đến tài liệu lưu trữ có nhiều yếu tố khách quan tự nhiên như: Nhiệt độ, ánh sáng, bụi mốc, côn trùng, bão lụt… Và yếu tố chủ quan người như: Chiến tranh, thiếu trách nhiệm nhân viên lưu trữ người sử dụng tài liệu lưu trữ Công tác bảo quẩn Kho lưu trữ UBND huyện Văn Chấn bố trí 01 phòng trụ sở làm việc UBND huyện làm Kho lưu trữ, với diện tích Kho 30m2 trang bị đầy đủ giá, tủ, hộp để đựng tài liệu (7 giá di động , tủ trưng bày tư liệu cặp ba dây), bình chữa cháy, máy điều hòa, quạt thong gió… đảm bảo cho việc bảo quản tài liệu Tuy phòng kho chưa trang bị máy hút bụi… cán lưu trữ có kiểm tra,vệ sinh kho tàng thường xuyên nhằm tránh cho tài liệu bị mối mọt, chuột gặm nhấm, mà tài liệu bảo quản tương đối tốt Hàng năm, quan hợp đồng với Trung tâm côn trùng tổ chức xông trừ mối kho lưu trữ, cửa sổ cửa Kho lưu trữ làm cửa kính màu, Trần Thị Huệ 44 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có rèm kéo cẩn thận, tránh tác động ánh nắng mặt trời chiếu trực tiếp vào tài liệu • Công tác tổ chức nghiên cứu sử dụng tài liệu Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ toàn công tác nhằm bảo đảm cung cấp cho quan Nhà nước xã hội thong tin cần thiết phục vục cho mục đích trị, kinh tế, tuyên truyền, giáo dục, văn hoá, quân phục vụ cho quyền lợi đáng công dân Kho Lưu trữ UBND huyện Văn Chấn xây dựng quy chế sử dụng tài liệu nội quy mượn tài liệu Kho Lưu trữ Trong có quy định rõ trách nhiệm quyền người cung cấp tài liệu người sử dụng tài liệu Có nhiều loại hình tổ chức sử dụng tài liệu, yêu cầu độc giả việc sử dụng tài liệu Kho lưu trữ huyện không đáng kể nên chưa áp dụng hình thức tổ chức sử dụng lý thuyết học Hình thức tổ chức sử dụng chủ yếu là: Tài liệu thường cung cấp dạng Photocopy y chính, không cho mượn chính, trường hợp cần để làm việc đem công chứng phải làm phiếu mượn tài liệu nêu mục đích mượn tài liệu, tài liệu cần mượn thời gian sử dụng, có ý kiến phê duyệt Lãnh đạo Văn phòng cán lưu trữ cung cấp Thực tế Kho lưu trữ UBND huyện Văn Chấn xây dựng công cụ tra cứu mục lục hồ sơ Kho lưu trữ UBND huyện cung cấp tài liệu cho 150 lượt người, số lượng tài liệu đưa sử dụng 400 văn số hồ sơ Nhìn chung công tác tổ chức sử dụng tài liệu Kho lưu trữ UBND huyện Văn Chấn dần vào nề nếp, chưa xây dựng công cụ tra cứu khoa học chưa bố trí trang thiết bị đầy đủ cho công tác này, với lòng nhiệt tình, tận tụy phục vụ cán lưu trữ, nên công tác tổ chức tra cứu tài liệu nhanh Để đảm bảo công tác khai thác, sử dụng tài liệu có hiệu cao cần nghiên cứu nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ xã hội; phân loại đối tượng độc giả; nghiên cứu xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu áp Trần Thị Huệ 45 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội dụng biện pháp, tổ chức nhiều hình thức khai thác, sử dụng tài liệu đạt hiệu cao Điều đòi hỏi nhà nước cần có quy định cụ thể khai thác, sử dụng tài liệu; trình độ cán lưu trữ việc ứng dụng khoa học đại vào công tác lưu trữ • Ứng dụng công nghệ thông tin lưu trữ • Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 công tác lưu trữ Trần Thị Huệ 46 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 3.1 Đánh giá chung Nhìn chung công tác Văn thư – lưu trữ văn phòng trường ĐHBK Hà nội thực tốt chức năng, nhiệm vụ giao Mối quan hệ văn phòng thủ trưởng quan, ban chuyên môn thiết lập tốt Việc thực thẩm quyền, uỷ quyền quản lý có nhiều tiến bộ, hoạt động văn thư lưu trữ văn phòng có xu hướng vào nề nếp Cán văn thư lưu trữ văn phòng nhiệt tình công tác, thuận tiện cho việc cụ thể hoá công việc tổ chức thực nhiệm vụ Thực chủ trương rà soát văn ban hành có tác dụng tích cực giúp loại bớt văn ban hành sai quy định, văn hết hiệu lực, văn cần sử đổi bổ sung, văn hiệu lực thi hành Qua công tác rà soát giúp hệ thống hoá văn ban hành từ trước đến đưa vào lưu trữ Các phòng ban, đơn vị có trách nhiệm xếp lại văn bản, bước thực quy chế nộp lưu bảo quản tài liệu lưu trữ theo quy định 3.3.1 Ưu điểm - Qua việc áp dụng máy móc, công nghệ - thông tin nên công tác lưu trữ quan giải cách nhanh chóng, kịp thời; đảm bảo cho văn bản, giấy tờ quan bảo quản tố Nhờ mà tiết kiệm thời gian công sức mang lại hiệu công việc cao - Cán Lưu trữ người có chuyên môn cao, có kinh nghiệm nên quy trình nghiệp vụ tiếp nhận, xử lý, chuyển giao văn thực xác, đảm bảo bí mật nhà nước - Công tác Lưu trữ quan trọng , văn giấy tờ xử lý văn thư lưu lưu trữ - Phòng làm việc cán Lưu trữ bố trí khoa học, ngăn lắp, thoáng mát, đầy đủ trang thiết bị cần thiết phục vụ cho công việc quan - Được quan tâm lãnh đạo nên công tác lưu trữ đôn đốc, Trần Thị Huệ 47 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đảm bảo cho công việc hiệu 3.3.2 Nhược điểm Do HĐND&UBND nơi tiếp nhận, xử lý nhiều văn nên công tác văn thư nhiều lúc chưa đáp ứng nhu cầu giải văn dẫn đến việc tài liệu phải để đến ngày hôm sau - Diện tích Kho lưu trữ nhỏ hẹp dẫn đến hồ sơ, tài liệu thiếu chỗ chứa, nhiều tài liệu để kho - Phương tiện máy móc bảo quản tài liệu chưa đáp ứng dẫn đến nhiều tài liệu bị hư hỏng theo thời gian - Do chưa có phần mền hỗ trợ công tác lưu trữ, sử dụng phương pháp thủ công nên việc lưu văn chưa thống dẫn đến số giấy tờ có từ nhiều năm trước bị thất lạc - Số lượng Công báo chưa sử lý - Số tài liệu trùng thừa nhiều - Việc quản lý văn nhiều tồn tại, quy định nộp tài liệu vào lưu trữ cuối năm nhiều phòng ban chưa thực tốt, văn nằm rải rác phòng ban chức Khi cần tra tìm nhiều thời gian - Việc bố trí văn phòng hợp lý, nhiên chưa thực cách toàn diện chế độ bảo mật tài liệu Công tác nộp hồ sơ phòng chưa tiến hành cách triệt để thực tế chung hầu hết đơn vị quan Nhà nước Khi văn bản, tài liệu giải xong phòng không tiến hành tiến nộp vào lưu trữ quan Đây vấn đề tồn lớn ngành lưu trữ nói chung Kho lưu trữ huyện nói riêng 3.3.3 Nguyên nhân Trong trình thực tập thực tế quan nhận thấy hạn chế nối xuất phát từ số nguyên nhân sau: - Do vị trí địa lý HĐND&UBND huyện tỉnh vùng cao, địa hình chủ yếu đồi núi nên công tác di chuyển để thực công tác gặp nhiều khó khăn Trần Thị Huệ 48 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Cũng huyện vùng cao nên việc cập nhập, ứng dụng trang thiết bị công nghệ thông tin hạn chế 3.2 Đề xuất, kiến nghị Tôi xin đưa số đề xuất với quan sau: - Để công tác Lưu trữ hoạt động cách có hiệu nhằm thực mục tiêu chung đơn vị theo xu hướng công cải cách hành Chúng ta cần quan tâm mức đến công tác để phát huy tối đa hiệu Để làm điều trước hết cần đổi nhận thức vai trò công tác Lưu trữ hoạt động quản lý quan - Phải đảm bảo đầy đủ kịp thời nguồn thông tin phục vụ trước hết hàng ngày cho cán lãnh đạo chuyên môn - Lãnh đạo tăng cường kiểm tra công tác hành văn phòng, công tác văn thư - lưu trữ - Các cán Lưu trữ cần nâng cao ý thức, trách nhiệm với công việc, khả chủ động việc xử lý giải tình đột xuất - Cần thường xuyên họp để đánh giá lực, phẩm chất làm việc cán bộ, nhân viên văn phòng - Khen thưởng cán bộ, nhân viên có thành tích cao, hoàn thành xuất sắc công việc, đồng thời phê bình cán bộ, nhân viên hoàn thành chưa tốt nhiệm vụ giao - Lãnh đạo văn phòng cần cho ý kiến cho ý kiến đạo cán Lưu trữ dọn dẹp, xếp tài liệu khoa học, hợp lý để phục vụ cho công tác tra tìm - Lãnh đạo Văn phòng thường xuyên đôn đốc, nhắc nhở cán Lưu trữ dọn dẹp vệ sinh, xếp phòng làm việc cách khoa học để tạo nên môi trường làm việc thoáng mát chuyên nghiệp - Mở lớp bồi dưỡng nghiệp vụ, cử quan học để nâng cao trình độ, kỹ làm việc đạo đức nghề nghiệp - Đầu tư xây dựng Kho lưu trữ thoáng mát, đủ diện tích xếp tài liệu, sắm trang thiết bị bảo quản tài liệu không bị hư Trần Thị Huệ 49 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Cần thành lập Hội đồng thẩm định giá trị tài liệu, loại bỏ tài liệu trùng thừa, hết giá trị để tiết kiệm diện tích kho - Cần nhanh chóng đưa áp dụng công nghệ thông tin, số phầm mềm để thực công tác lưu trữ - Bổ sung thêm số trang thiết bị như: máy hút bụi, thiết bị chống ẩm, chống mối,mọt… cho kho lưu trữ Trên sở nhận thấy số vấn đề tồn xin đưa số kiên nghị sau: - Do ảnh hưởng chế độ quan liêu bao cấp, đội ngũ cán đào tạo nghiệp vụ chuyên môn lại nhạy bén công việc không nắm bắt thông tin cách nhanh Vì để khắc phục tình trạng quan nên tăng cường việc đào tạo bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán Lưu trữ có ý thức trách nhiệm cao hơn, có lực công việc - Đào tạo đội ngũ cán trẻ, thường xuyên cử cán Lưu trữ học chuyên môn để ngày nắm vững nghiệp vụ trình giải công việc có khoa học đạt hiệu cao nhất, nhanh - Để nâng cao hiệu làm việc công tác lưu trữ, lãnh đạo trường nên có quy định việc đặt quy chế làm việc đơn vị trực thuộc, đồng thời qua thời kỳ phải kiểm tra xem xét tình hình bổ sung sửa đổi cho phù hợp với tình hình thực tế - Giáo dục ý thức kỷ luật tính tích cực lao động cho cán nhân viên lưu trữ - Cần quan tâm đến môi trường làm việc như: ánh sáng, màu sắc, điều kiện làm việc Đảm bảo thoải mái làm việc cho nhân viên để họ phát huy khả công việc - Hiện đại hoá công tác lưu trữ: Nâng cao hiệu hoạt động công tác lưu trữ đề cập đến thực cải tiến quy trình nghiệp vụ mà phải thay đổi thiết bị, có máy tính điện tử Nhu cầu Trần Thị Huệ 50 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ứng dụng máy tính vào công tác văn phòng mức độ cấp thiết đòi hỏi khách quan việc xử lý thông tin lượng văn nhiều Ngoài tài liệu phục vụ gắn liền với hoạt động quan có nhiều trước loại hình tài liệu công nghệ khác Ngay với cán có chuyên môn trình độ cao ghi nhớ xử lý tất hồ sơ tài liệu - Chúng ta cần thiết bị xử lý thông tin tổng hợp, xác nhanh chóng Vì máy tính công cụ làm hỗ trợ đắc lực công việc Chúng ta phủ nhận vai trò tin học hoạt động quản lý Việc áp dụng vào công tác lưu trữ hoàn toàn phù hợp cần thiết - Cần bố trí thêm máy tính đại yêu cầu đặt xây dựng chương trình cài đặt hệ thống máy tính quan Trình tự đơn giản thuận tiện thao tác nhập tin tìm kiếm nhanh chóng tài liệu hạn chế sai sót Chúng ta biết khả tin học mang lại cho công tác lưu trữ lớn Nếu việc thực nội dung cụ thể công tác văn thư lưu trữ gắn liền với việc sử dụng phương tiện kỹ thuật văn phòng đại theo yêu cầu đại hoá công tác lưu trữ trở thành tiền đề cho công tác quản lý hoạt động chung quan Trên số kiến nghị giải pháp em mạnh dạn nêu lên Nếu chưa đạt Nhà trường mong muốn em xin bổ khuyết để rút kinh nghiệm, mục tiêu giúp em bước đường tác nghiệp trường Trần Thị Huệ 51 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trần Thị Huệ 52 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Sau kết thúc thời gian kiến tập quan, giúp đỡ nhiệt tình từ quý quan đồng chí lãnh đạo đội ngũ nhân viên quan giúp có hội cọ sát trải nhiệm thực tế, giúp học hỏi, trau thêm nhiều kiến thức không kỹ chuyên môn, nghiệp vụ mà ứng sử theo văn hóa công sở, giao tiếp ngày Qua thời gian thực tập giúp thân rút nhiều kinh nhiệm có thêm định hướng đắn cho tương lai Cuối xin cảm ơn đến Khoa quản trị văn phòng – Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội tạo điều kiện cho thực tế quan Đồng thời, gửi lời cám ơn đến tập thể cán lãnh đạo, nhân viên Văn phòng HĐND&UBND huyện Văn Chấn tiếp nhận hỗ trợ thời gian kiến tập để hoàn thành kỳ kiến tập lần Bài báo cáo nhiều thiếu sót mong góp ý thầy cô để báo cáo hoàn thiện hơn./ Sinh viên Trần Thị Huệ Trần Thị Huệ 53 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội TÀI LIỆU THAM KHẢO SGK Nghiệp vụ văn phòng PGS - TS Nguyễn Hữu Tri – NXB Thống kê Hà nội năm 2001 Những vấn đề văn học PGS - TS Nguyễn Hữu Tri – NXB Thống kê Hà nội Công tác văn thư – lưu trữ Chủ biên Dương Văn Khảm - NXB Chính trị quốc gia Hà nội Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 Bộ Nội vụ Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức… Môn học công bố tài liệu văn kiện Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội ấn hành, 1981 Lí luận thực tiễn công tác lưu trữ (viết chung) Nxb Đại học Giáo dục chuyên nghiệp, 1990 Từ điển lưu trữ Việt Nam (viết chung) Cục Lưu trữ Nhà nước xuất bản, 1992 Văn Lưu trữ học đại cương (viết chung) Nxb Giáo dục, 1996, tái bản: 1997 10 Nghiệp vụ công tác văn thư (viết chung) Nxb Lao động Xã hội, 2001 Trần Thị Huệ Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC PHỤ LỤC SỐ 01 SƠ ĐỒ BỘ MÁY TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG HĐND&UBND HUYỆN VĂN CHẤN Chánh văn phòng Phó Chánh văn phòng Phó Chánh văn phòng Văn thư Lưu trữ Phục vụ Bảo vệ Lái xe Khối VHXH Khối KTXH Khối Nội Khối Nông Lâm nghiệp Trần Thị Huệ Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC SỐ 02 CĂN CỨ VÀO SỔ ĐĂNG KÍ VĂN BẢN ĐI, THỐNG KÊ CÁC HÌNH THỨC VĂN BẢN VÀ SỐ LƯỢNG BAN HÀNH VĂN BẢN TRONG NĂM TRỞ LẠI ĐÂY Văn Quyết định nhân QĐ tổ chức cán QĐ XDCB 2011 858 2012 1371 2013 1829 2014 1620 2015 2678 0 1430 1396 539 580 598 616 576 Quyết định khác Công văn 390 503 295 368 547 624 640 664 685 619 Văn QPPL Thông báo 0 144 129 162 173 158 Kế hoạch Báo cáo 96 115 115 112 103 179 286 339 220 267 Giấy mời 181 202 172 163 151 Tờ trình 213 178 186 178 264 VB văn phòng Chỉ thị 41 35 40 62 80 12 16 13 14 18 Công điện 10 Trần Thị Huệ Lớp: Quản trị Văn phòng K1A