Tìm hiểu công tác lưu trữ tại UBND huyện Nông Cống

MỤC LỤCLỜI CAM ĐOANLỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮTPHẦN MỞ ĐẦU11. Lí do chọn đề tài12. Lịch sử nghiên cứu vấn đề13. Mục tiêu nghiên cứu24. Đối tượng nghiên cứu25. Phạm vi nghiên cứu26. Phương pháp nghiên cứu27. Bố cục đề tài2Chương 1. KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ HUYỆN NÔNG CỐNG31.1. Một số lí luận về công tác lưu trữ31.1.1. Khái niệm31.1.2. Vai trò của công tác lưu trữ31.1.3. Ý nghĩa, chức năng, nội dung và tính chất của công tác lưu trữ41.2. Vài nét về huyện Nông Cống51.2.1. Khái quát về huyện51.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện61.2.3. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện6Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN NÔNG CỐNG82.1. Tình hình chung của công tác lưu trữ tại UBND huyện Nông Cống82.1.1. Cán bộ làm công tác lưu trữ82.1.2. Công tác lưu trữ tại UBND huyện Nông Cống92.2. Tình hình các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ tại UBND huyện Nông Cống.102.2.1. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ102.2.2. Thu thập và bổ sung tài liệu112.2.3. Chỉnh lí tài liệu122.2.4 Thống kê và công cụ tra tìm tài liệu132.2.5. Bảo quản tài liệu.152.2.6. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.162.3. Nhận xét ưu điểm và nhược điểm của công tác lưu trữ tại UBND huyện Nông Cống.182.3.1. Ưu điểm.182.3.2. Nhược điểm19Chương 3. MỘT SỐ BIỆN PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN NÔNG CỐNG203.1. Phát huy những ưu điểm của công tác lưu trữ tại UBND huyện Nông Cống203.2. Khắc phục những nhược điểm của công tác lưu trưc tại UBND huyện Nông Cống213.3. Một số kiến nghị22KẾT LUẬN23DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO24

LỜI CAM ĐOAN Bài tiểu luận môn Phương pháp luận nghiên cứu khoa học với đề tài : “Tìm hiểu cơng tác lưu trữ UBND huyện Nơng Cống ” Tôi xin cam đoan tiểu luận thực thời gian qua Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có không trung thực thông tin sử dụng tiểu luận LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành tiểu luận nhận giúp đỡ TS Bùi Thị Ánh Vân Nhân đây, xin bày tỏ lòng biết ơn TS ,vì hướng dẫn, giúp đỡ tận tình tơi q trình làm tiểu luận Bài tiểu luận tơi nhiều thiếu sót hận chế q trình làm tơi gặp nhiều khó khăn trình độ nghiên cứu hạn chế , khơng có nhiều thời gian để khảo sát thực tế chưa có trình độ chuyên môn Công tác Lưu trữ dù cố gắng nhiều tiểu luận chưa tốt Vì vậy, tơi mong nhận ý kiến đóng góp giúp đỡ TS Bùi Thị Ánh Vân tiểu luận tơi hồn thiện Tơi xin chân thành cảm ơn ! DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT UBND Ủy ban nhân dân HĐND Hội đồng nhân dân VTLT Văn thư – Lưu trữ MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lí chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu vấn đề Mục tiêu nghiên cứu .2 Đối tượng nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu .2 Phương pháp nghiên cứu .2 Bố cục đề tài Chương KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ HUYỆN NÔNG CỐNG 1.1 Một số lí luận cơng tác lưu trữ 1.1.1 Khái niệm 1.1.2 Vai trò của công tác lưu trữ 1.1.3 Ý nghĩa, chức năng, nôi dung tnh chất của công tác lưu trữ .4 1.2 Vài nét huyện Nông Cống 1.2.1 Khái quát huyện 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện 1.2.3 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN NÔNG CỐNG 2.1 Tình hình chung của cơng tác lưu trữ UBND huyện Nông Cống 2.1.1 Cán làm công tác lưu trữ 2.1.2 Công tác lưu trữ UBND huyện Nông Cống 2.2 Tình hình khâu nghiệp vụ của cơng tác lưu trữ UBND huyện Nông Cống 10 2.2.1 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ 10 2.2.2 Thu thập bổ sung tài liệu 11 2.2.3 Chỉnh lí tài liệu .12 2.2.4 Thống kê cơng cụ tra tìm tài liệu .13 2.2.5 Bảo quản tài liệu 15 2.2.6 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 16 2.3 Nhận xét ưu điểm nhược điểm của công tác lưu trữ UBND huyện Nông Cống 18 2.3.1 Ưu điểm 18 2.3.2 Nhược điểm 19 Chương 21 MỘT SỐ BIỆN PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN NÔNG CỐNG 21 3.1 Phát huy ưu điểm của công tác lưu trữ UBND huyện Nông Cống 21 3.2 Khăc phục nhược điểm của công tác lưu trưc UBND huy ên Nông Cống 22 3.3 Môt số kiên nghị 23 KẾT LUẬN 24 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .25 PHẦN MỞ ĐẦU Lí chọn đề tài Là sinh viên học chun ngành VTLT tơi có nhiều điều kiện để nghiên cứu học tập,biết tầm quan trọng Công tác Lưu trữ quan hành nói chung UBND huyện Nơng Cống nói riêng Đồng thời xuất phát từ thực tế, tình hình Cơng tác Lưu trữ trọng đòi hỏi hàng đầu quan hành “ Cơng tác Lưu trữ lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao gồm tất vấn đề lý luận thực tiễn pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu Lưu trữ phục vụ Công tác quản lý, nghiên cứu khoa học cá nhân ” Công tác Lưu rữ đời có vai trò đặc biệt quan trọng đời sống xã hội, lưu giữ đầy đủ hồ sơ, tài liệu, hoạt động quan Trong thời đại , công tác lưu trữ góp phần khơng nhỏ thúc đẩy phát triển công đổi đất nước Là nhân tố đảm bảo cho phát triển kinh tế – xã hội Đối với UBND huyện Nông Cống việc thực Cống tác Lưu trữ góp phần thúc đẩy hoạt động hành ngày phát triển nâng cao hiệu Việc tìm hiểu vấn đề sẽ giúp cho thấy tầm quan cơng tác lưu trữ,cũng hiểu tình hình hoạt động nhiệm vụ địa phương cơng tác lưu trữ nói chung UBND huyện Nơng Cống nói riêng Vì lí nên tơi chọn đề tài “ Tìm hiểu Cơng tác Lưu trữ UBND huyện Nông Cống ” để làm đề tài tiểu luận môn Phương pháp nghiên cứu khoa học Lịch sử nghiên cứu vấn đề Trong q trình làm đề tài tiểu luận tơi tìm tòi số tài liệu tham khảo, có hướng tiếp cận để hỗ trợ cho làm : Cuốn Giáo trình Lưu trữ trường Cao đẳng Văn thư – Lưu trữ : Cuốn giáo trình giúp bạn đọc nắm nội dung công tác lưu trữ, khâu nghiệp vụ củ công tác lưu trữ cần phải làm Cuốn Lịch sử truyền thống quan UBND huyện Nơng Cống; Vai trò Cơng tác Lưu trữ rong hành Nhà nước tác giả TS Lã Thị Duyên – Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước: Hiểu rõ vai trò lưu trữ hành quan Nhà nước Báo cáo thống kê số 02/2010/BC-NV phòng Nội vụ báo cáo thực tập anh/chị khóa Những tài liệu gợi ý có giát trị để tơi tham khảo giúp cho tơi hồn thành tiểu luận Mục tiêu nghiên cứu - Tìm hiểu sở lí luận cơng tác lưu trữ - Tình hình thực trạng cơng tác lưu trữ UBND huyện Nông Cống,những ưu, nhược điểm công tác Giải pháp để nâng cao hiệu công tác lưu trữ huyện Nông Cống Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu đề tài tiểu luận : “ Tìm hiểu cơng tác lưu trữ UBND huyện Nơng Cống ” Phạm vi nghiên cứu - Thời gian : Giai đoạn 2007-2010 - Không gian: Tại UBND huyện Nông Cống Phương pháp nghiên cứu - Nghiên cứu tài liệu - Phương pháp quan sát - Phương pháp thu thập thông tin: nghiên cứu tài liệu tham khảo, nguồn internet - Điều tra bảng hỏi Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu,kết luận,tài liệu tham khảo đề tài gồm có chương Chương Khái quát công tác lưu trữ huyện Nông Cống Chương Thực trạng công tác lưu trữ UBND huyện Nông Cống Chương Một số giải pháp để nâng cao hiệu công tác lưu trữ UBND huyện Nông Cống Chương KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ HUYỆN NÔNG CỐNG 1.1 Một số lí luận cơng tác lưu trữ 1.1.1 Khái niệm “ Công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao gồm tất vấn đề lý luận, thực tiễn pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản tổ chức khai thá, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý nghiên cứu khoa học nhu cầu cá nhân ” [ 1;Tr.17] Công tác lưu trữ thực hai nhiệm vụ: - Thực nhiệm vụ quản lí nhà nước lưu trữ; - Thực nhiệm vụ nghiệp lưu trữ thu thập,bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo quản bảo vệ an toàn tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 1.1.2 Vai trò cơng tác lưu trữ Cơng tác lưu trữ có vai trò quan trọng trọng việc xây dựng thể chế hành nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực hệ thống thể chế hành Vai trò quan trọng tài liệu lưu trữ thể định hướng nội dung, xác định nhu cầu phát hành văn quản lí nhà nước Trong trình xây dựng văn bản, cần phải nghiên cứu pháp luật liên quan đến nội dung văn giai đoạn trước, nhằm đánh giá thành công, thất bại loại văn Làm tốt cơng tác lưu trữ góp phần thúc đẩy cơng tác văn thư hành chính, văn phòng đạt hiệu cao, nâng cao hiệu hoạt động hành nhà nước, thúc đẩy nhanh q trình thực cơng cải cách hành Thực tốt cơng tác lưu trữ góp phần thực hành phát triển, hướng tới phục vụ nhân dân ngày mở rộng quyền công dân; Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng nghiên cứu khoa học quản lý, ngày nâng cao trình độ quản lý nhà nước; Với vai trò to lớn mình, cơng tác lưu trữ góp phần tạo cơng cụ có hiệu quả, xây dựng hành đại Phục vụ cung cấp thơng tin góp phần đẩm bảo cho hoạt động xã hội 1.1.3 Ý nghĩa, chức năng, nội dung tính chất cơng tác lưu trữ • Ý nghĩa - Ý nghĩa thực tiễn : Phục vụ cho việc thực chủ trương, sách, kế hoạch phát triển kinh tế quan - Ý nghĩa lịch sử: Gắn liền phản ánh cách trung thực trình hoạt động người,cơ quan…trong tiến trình lịch sử • Chức Cơng tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước với chức bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu Công tác lưu trữ giúp Nhà nước bảo quản hồn chỉnh an tồn phơng lưu trữ Quốc gia Tổ chức sử dụng tài liệu phơng lưu trữ quốc gia để góp phần thực tốt đường lối Đảng Nhà nước • Nội dung: Công tác lưu trữu gồm nội dung sau: - Hoạt động nghiệp vụ : Thực quy trình nghiệp vụ lưu trữ như: thu thập, bổ sung tài liệu, bảo quản an toàn tài liệu,tổ chức sử dụng tài liệu có hiệu quả… - Hoạt động quản lí: Soạn thảo, ban hành văn quy phạm pháp luật để quản lí Nhà nước - Tổ chức nghiên cứu khoa học, đào tạo cán lưu trữ, hợp tác quốc tế lưu trữ • Tính chất : Tính chất cơng tác lưu trữu gồm tính chất : - Tính chất khoa học : Trong cơng tác lưu trữ tính chất khoa học thể rõ nét qua việc thực nghiên cứu tìm quy luật hoạt động xã hội phản ánh vào tài liệu lưu trữ; xây dựng hệ thống lý luận lưu trữ để thực nội dung chuyên môn công tác lưu trữ Khoa học lưu trữ phải tìm tòi đặc điểm cụ thể loại hình tài liệu lưu trữ đề xác cách tổ chức khoa học cho loại hình tài liệu Để quản lý thống lĩnh vực nghiệp vụ lưu trữ, cơng tác tiêu ch̉n hóa trơng lưu trữ phải nghiên cứu cách đầy đủ Khoa hộc nghiên cứu kế thừa kết nghiên cứu khoa học ngành khác để áp dụng hữu hiệu vào quay trình nghiệp vụ lưu trữ - Tính chất mật : Các nguyên tắc chế độ công tác lưu trữ phải thể đày đủ tính chất bảo vệ nội dung mật tài liệu, cán lưu trữ phải người có trách nhiệm, ý thức kỉ luật, chấp hành nghiên chỉnh quy chế bảo mật tài liệu lưu trữ Đảng Nhà nước 1.2 Vài nét huyện Nông Cống 1.2.1 Khái quát huyện Huyện Nông Cống huyện nằm phía Nam tỉnh Thanh Hóa cách thành phố 28km theo quốc lộ 45 nối liền quốc lộ 1A với đường Hồ Chí Minh Huyện có 33 đơn vị hành gồm 32 xã thị trấn, dân số 300.000 người tính đến năm 2009, diện tích đất tự nhiên 28.710 đồi núi chiếm 37% diện tích huyện Vùng đất Nông Cống kết kiến tạo núi Nưa, kết cấu địa hình Huyện có sông lớn sông Yên sông Thị Long chảy qua sông nhỏ, không đồng có tiềm đất đai Người dân huyện sống chủ yếu bằng nghề nông nghiệp điều kiện tự nhiên không thuận lợi tình hình sản xuất gặp nhiều khó khăn, hay bị lũ lụt, bão thu thập chưa cao, số hộ nghèo dân cư huyện nhiều Tuy nhiên năm trở lại cô gắng nổ lực nhân dân nên đời sống kinh tế vật chất cải thiện phát triển hơn, thu nhập người dân tăng lên có thay đổi nhiều địa bàn huyện Hiện địa bàn huyện phát triển có nhiều doanh nghiệp, xí nghiệp to nhỏ : nhà máy giấy Lam Sơn, nhà máy đường Nông Cống, công ty mỏ Secpentin, cơng ty may Trường Thắng… Nhìn chung tất lĩnh vực kinh tế, văn hóa – xã hội, giáo dục… huyện phát triển có bước phát triển tốt cho hồ sơ Bảng thời hạn bảo quản tài liệu loại công cụ xác định giá trị tài liệu Nó giúp cho việc xác định tài liệu cách xác, thống tránh việc hủy tài liệu cách tùy tiện Xác định thời hạn bảo quản cho tài liệu công việc khó khăn , vậy,cần phải có bảng thời hạn bảo quản để dẫn Hiện tại, UBND huyện Nơng Cống thực sử dụng bảng thời hạn bảo quản để xác định giá trị tài liệu Bảng thời hạn bảo quản huyện xây dựng dựa vào bảng thời hạn bảo quản mẫu Việc lập bảng thời hạn bảo quản sẽ giúp cho cơng việc cán lưu trữ hồn thành tốt Bảng thời hạn bảo quản mẫu: STT Tên hồ sơ, tài liệu Thời hạn bảo quản Tài liệu quy Ghi hoạch, kế hoạch, thống kê Chương trình, kế Vĩnh viễn hoạch, báo cáo cơng tác dài hạn, hàng năm đơn vị ( Nguồn: Báo cáo thực tập, khóa 2007-2010) Sau cán lưu trữ huyện xác định giá trị tài liệu tài liệu loại sẽ trình lên lên cấp quan xem xét đưa định tiêu hủy tài liệu Việc tiêu hủy tài liệu loại phải lập biên có chúng kiến đại diện cán lưu trữ quan 2.2.2 Thu thập bổ sung tài liệu Thu thập bổ sung tài liệu trình thực biện pháp liên quan đến việc xác định nguồn từ lựa chọn chuyển giao vào kho lưu trữ theo quy định Nhà nước Thu thập bổ sung tài liệu nhằm đảm bảo đưa vào kho lưu trữ tài liệu thật có giá trị để phục vụ cho việc nghiên cứu khai thác sử dụng tài 11 liệu công tác lưu trữ Kho lưu trữ UBND huyện thu thập tương đối đầy đủ tài liệu bảo quản đưa vào sử dụng Và công tác thu thậptài liệu huyện tiến hành vào cuối năm; Theo báo cáo thống kê số 02/2010 phòng Nội vụ huyện tính đến năm 2009 tổng số hồ sơ có khoảng 1140 hồ sơ với diện tích kho lưu trữ 22m2 Tài liệu nộp huyện có loại: Tài liệu quản lí hành Nhà nước, tổ chức máy quan, tài liệu văn hóa-xã hội… chủ yếu đợn vị quan như: phòng tài chính, phòng Tài ngun-mơi trường, phòng lao động – Thương binh xã hội… hồ sơ nhân cán quan UBND huyện Nông Cống thực công tác thu thập bổ sung tài liệu với nội dung : - Xác định quan, cá nhân thuộc nguồn thu thập, bổ sung tài liệu - Xác định loại tài liệu có giá trị cần phải nộp lưu, bổ sung vào lưu trữ huyện - Thực thủ tục giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ huyện Cán làm công tác lưu trữ huyện giao nhận hồ sơ, tài liệu cần phải kiểm tra kĩ nội dung, số lượng tài liệu tài liệu giao nhận phải lập thành biên 2.2.3 Chỉnh lí tài liệu Chỉnh lí tài liệu việc tổng hợp quy trình : chỉnh sửa hoàn thiện văn bản, phục hồi lập hồ sơ mới, xác định giá trị… công tác lưu trữ Theo báo cáo thống kê số 02/2010 phòng Nội vụ năm 2009 số mét tài liệu kho lưu trữ UBND huyện 50m có khoảng 1140 hồ sơ Trong đó, hồ sơ chỉnh 650 hồ sơ Còn tài liệu đến hạn chưa nộp lưu trữ 70 mét chưa có kho để đựng tài liệu Trong công tác lưu trữ việc chỉnh lí tài liệu cơng việc quan trọng quy trình thứ cơng tác lưu trữ Cơng tác chỉnh lí phải tn theo quy định Nhà nước thực thông qua văn pháp lí Do đó, cơng tác chỉnh 12 lí UBND huyện Nơng Cống thực thơng qua Quyết định số 128/QĐ_VTLTNN ban hành quy trình “ chỉnh lí tài liệu giấy ” theo TCVN ISO 9001:2000 ngày 01/6/2009 Cục VTLT Nhà nước Tài liệu chỉnh lí quan chỉnh lí kịp thời hồn chỉnh,kết thúc năm công tác cán lưu trữ tiến hành thu thập hồ sơ, tài liệu từ phận, cá nhân dựa vào để tổ chức phân loại phương án lựa chọn Sau tài liệu từ đơn vị, cá nhân giao nộp vào lưu trữ huyện , tài liệu xếp chủ yếu theo thời gian, tên loại văn bản, số xếp theo hồ sơ cơng việc Cơng tác chỉnh lí khoa học tài liệu UBND huyện Nơng Cống quan tâm nhiều, vậy, UBND trang bị đầy đủ có phòng lưu trữ riêng Ngồi UBND huyện tiến hành phương án phân loại tài liệu phương án thời gian – mặt hoạt động Văn phòng HĐND UBND huyện Cơng việc chỉnh lí tài liệu UBND huyện Nông Cống tiến hành nội dung sau : - Giao nhận tài liệu - Vận chuyển tài liệu địa điểm chỉnh lí - Soạn văn hướng dẫn chỉnh lí - Phân loại tài liệu - Sửa hồ sơ để hoàn thiện hồ sơ vào kho lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu 2.2.4 Thống kê công cụ tra tìm tài liệu Cơng tác thống kê công việc diễn thường xuyên kho lưu trữ gồm có: thống kê tài liệu, phương tiện bảo quản, công cụ tra cứu Số liệu thống kê giúp cho UBND huyện Nơng Cống quản lí lưu trữ, chỉnh lí, xác định giá trị tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phù hợp với nhu cầu chung xã hội; Công tác lưu trữ UBND hyện Nông Cống vào số liệu thống kê để lập kế hoạch bảo quản tài liệu phạm vi quản lí Tại kho lưu trữ huyện xây dựng sổ đăng kí mục lục hồ sơ phương tiện thống kê khác huyện dần xây dựng áp dụng 13 Vì vậy,gây khó khăn cho việc tra tìm tài liệu quan, ảnh hưởng đến chất lượng công việc cán lưu trữ Nên tài liệu lưu trữ quản lí tra tìm UBND huyện chủ yếu mục lục hồ sơ Mục lục hồ sơ loại hình cơng cụ tra tìm chủ yếu lưu trữ có tính thơng dụng, độ an tồn cao vừa cơng cụ tra tìm tài liệu vừa công cụ thống kê tài liệu lưu trữ Mục lục hồ sơ dùng để : - Giới thiệu cho độc giả thành phần nội dung tài liệu lưu trữ dẫn địa hồ sơ; - Thống kê số lượng hồ sơ có lưu trữ; - Hướng dẫn cán lưu trữ xếp hồ sơ lên giá theo trật tự khoa học; - Cố định phương án phân loại tài liệu phông phông lưu trữ chỉnh lí Mục lục hồ sơ lập để thống kê hồ sơ phông lưu trữ, phận tài liệu phông lưu trữ ( tài liệu năm, đơn vị tổ chức quan…) Mẫu mục lục hồ sơ: Cặp hộp số Hồ sơ số Tiêu đề hồ sơ Ngày tháng Số tờ Ghi (5) (6) 10 bắt đầu (1) (2) (3) kết thúc (4) 93 370 Tập lưu 22/01 đến thị UBND 18/11/2002 huyện Nông Cống năm 2002 ( Nguồn : Báo cáo thực tập, khóa 2007-2010) 14 2.2.5 Bảo quản tài liệu Tài liệu lưu trữ gồm nhiều loại khác nhau, bảo quản kho lưu trữ quan theo thời hạn khác Cơng tác bảo quản tài liệu có ý nghĩa quan trọng lưu trữ Việc đưa tài liệu vào bảo quản cơng việc khó, cán làm công tác lưu trữ phải đảm bảo an toàn cho tài liệu tránh khỏi yếu tố tự nhiên mơi trường bên ngồi như: nhiệt độ, độ ẩm bụi bẩn… phải giữ gìn tài liệu cẩn thận để đảm bảo giá trị tài liệu; Hệ thống trang thiết bị yếu tố định đến chất lượng bảo quản tài liệu lưu trữ Để bảo quản tốt tài liệu UBND huyện Nông Cống trang bị tương đối thiết bị dành riêng cho lưu trữ tài liệu giá, tủ,hòm đựng tài liệu… Cán lưu trữ tiến hành sử dụng biện pháp khoa học kĩ thuật, ghim tài liệu chỉnh lí vào sổ để riêng nơi Đối với tài liệu hư hỏng cán lưu trữ phải áp dụng biện pháp tu bổ phục hồi tài liệu Hiện tại, kho lưu trữ UBND huyện Nơng Cống có đày đủ loại tủ, hòm giá đựng tài liệu Kho lưu trữ huyện có diện tích 22m 2, chiều dài giá 50m.Trong kho có loại tủ riêng biệt theo kích cỡ khác để đựng loại tài liệu lưu trữ : tủ đựng hồ sơ, tủ đựng can,bản đồ, tủ đựng ảnh….Hòm đựng tài liệu phương tiện bảo quản cần thiết cho việc bảo quản vận chuyển tài liệu Hòm làm bằng gỗ hay kim loại phải đảm bảo yếu tố chống ẩm mốc, mối, chuột…và đặc biệt hòm phải chắn, chịu lực để thuận tiện cho việc di chuyển tài liệu Tuy nhiên, kho lưu trữ UBND huyện Nông Cống việc bảo quản tài liệu nhiều hạn chế gặp nhiều khó khăn thiếu trang thiết bị chưa đáp ứng đầy đủ nhu cầu việc bảo quản tài liệu Trang thiết bị thiếu UBND huyện : hệ thống báo cháy tự động, quạt thơng gió, máy hút ẩm… Do thiếu trang thiết bị nên tài liệu số năm bị hao mục mối, chuột phá hoại Một số tài liệu năm 1990 trở trước bị mờ bị 15 nhàu nát chất lượng giấy, mực điều kiện tự nhiên bảo quản khơng tốt gây Hiện tại, kho lưu trữ huyện chư cố định hẳn mà phải di chuyển lại nhiều lần khiên cho việc tổ chức quản lí bảo quản tài liệu cán làm cơng tác lưu trữ gặp nhiều khó khăn Trong điều kiện thiếu trang thiết bị số hạn chế việc bảo quản tài liệu lưu trữ UBND huyện Nơng Cống cố gắng khắc phục, tận dụng khả năng, biện pháp để bảo quản tài liệu cách tốt Tài liệu lưu trữ vệ sinh sẽ thường xun, để nơi khơ thống… Việc thực kiểm tra công tác lưu trữ huyện tiến hành thường xuyên đạo cấp Công tác lưu trữ UBND huyện Nông Cống quan tâm trọng nhiều Hằng năm, huyện tổ chức khóa tập luyện nghiệp vụ cơng tác lưu trữ Vì vậy, mà cơng tác bảo quản tài liệu có chuyển biến đem lại kết cao khả quan năm trước 2.2.6 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ “Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ công tác quan trọng mục tiêu cuối công tác lưu trữ”.[1;Tr.254] Nó đòi hỏi người cán làm lưu trữ phải nắm thành phần nội dung tài liệu lưu trữ, phải biết phân tích, tổng hợp so sánh xử lý nguồn thông tin để giải vấn đề nhằm sử dụng cách có hiệu tài liệu lưu trữ Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ cách hợp lí nhằm mục đích phục vụ cho phát triển xã hội, mang lại lợi ích thiết thực cho kho lưu trữ, thế, việc tổ chức sử dụng tài liệu tiêu chuẩn quan trọng đánh giá hiệu công tác lưu trữ Để sử dụng lưu trữ sử dụng có hiệu quả, lưu trữ UBND huyện Nông Cống vận dụng hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ sau: - Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phòng đọc - Sử dụng tài liệu lưu trữ để viết phục vụ ngày lễ lớn địa 16 phương, kỳ họp… Việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phòng đọc hình thức tổ chức chủ yếu áp dụng phổ biến lưu trữ quan nói chung UBND huyện Nơng Cống nói riêng Sử dụng tài liệu phòng đọc huyện giúp cho người đọc trực tiếp sử dụng tài liệu lưu trữ, lúc nghiên cứu nhiều tài liệu cần thiết, phòng đọc độc giả giới thiệu nhiều loại tài liệu có liên quan đến chủ đề nghiên cứu họ… Tại UBND huyện Nơng Cống quy mơ phòng đọc chưa lớn số lượng tài liệu lưu trữu chưa nhiều khơng có nhiều đọc giả nên phòng đọc huyện tổ chức đơn giản Phòng đọc đặt nơi n tĩnh, thống mát….và có tương đối đầy đủ thiết bị cần thiết cho độc : bàn ghế, có điều hòa, giá đựng tài liệu, tủ thẻ tài liệu tra cứu bổ trợ; Việc sử dụng tài liệu lưu trữ để viết lưu trữ huyện thực phổ biến Nội dung báo giới thiệu kiện lịch sử địa phương, hoạt động khoa học, văn hóa- xã hội Các báo thơng báo tài liệu lưu trữ có giá trị phát Các báo huyện viết hình thức khác như: nghiên cứu, giới thiệu tài liệu… Theo báo cáo thống kê năm 2010 năm 2009 số lượng người đến khai thác tài liệu kho lưu trữ 210 lượt người Trong tài liệu đưa phục vụ khai thác 56 hồ sơ với 251 văn Để thác sử dụng tài liệu nhiều UBND huyện Nống Cống bước phát triển khâu sử dụng tài liệu ngày nâng cao có hiệu quả; Trong trình độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu kho lưu trữ huyện phải ý đồng ý cán lãnh UBND huyện Việc phục vụ, giới thiệu cho độc giả tra tìm tài liệu án lưu trữ ghi chép đầy đủ vào sổ quản lý tài liệu lưu trữ… Tài liệu sau độc giả tìm xong có nhu cầu sử dụng sẽ 17 cán lưu trữ ghi chép photocopy ại quan Để tránh tính trạng tài liệu đồng thời đáp ứng nhu cầu nhanh chóng độc giả Vì vậy, việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ cầu nối lưu trữ với xã hội, với nhân dân.Thơng qua hình thức phong phú sử dụng tài liệu lưu trữ, quan, tổ chức cơng dân nói chung UBND huyện Nơng Cống nói riêng thấy tầm quan trọng kho lưu trữ.Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ động lực mạnh mẽ để thúc đẩy công tác nghiệp vụ lưu trữ phát triển Từ đó, quan có biện pháp thiết thực , đẩy mạnh việc tổ chức sử dụng tài liệu 2.3 Nhận xét ưu điểm nhược điểm công tác lưu trữ UBND huyện Nông Cống 2.3.1 Ưu điểm Nhìn chung cơng tác lưu trữ UBND huyện Nông Cống trọng quan tâm Việc thực tuyển dụng cán làm công tác lưu trữ thực kì , nghiêm chỉnh với quy định quan Nếu không chọn kĩ cán sẽ gây ảnh hưởng lớn đến công tác lưu trữ quan , làm cho quan chậm phát triển Và cán làm công tác lưu trữ làm tốt công việc giao mình, có ngun tắc làm việc cố gắng tiếp thu học việc tổ chức tài liệu cho khoa học để thuận lợi cho việc tra tìm tài liệu,để phát huy cơng tác lưu trữ huyện vào hoạt động nề nếp Trong năm trở lại công tác lưu trữ huyện ngày phát triển , thể việc hằng năm UBND huyện tổ chức buổi huấn luyện công tác lưu trữ cho cán để có thêm hiểu biết , kinh nghiệm trình độ lực làm việc Hồ sơ tài liệu nhìn chung cán lưu trữ xếp trật tự gọn gàng, vệ sinh sẽ thuận tiện cho việc độc giả tra tìm tài liệu sử dụng UBND huyện biết áp dụng việc sử dụng bảng thời hạn bảo quản mẫu mục lục hồ sơ để thuận tiện cho công tác lưu trữ;và tài liệu huyện thu thập tương đối đầy đủ; Tài liệu sau chỉnh lí xong đánh số bổ vào cặp hộp, 18 sau đặt lên giá để bảo quản Các hồ sơ bảo đảm bí mật cơng tác lưu trữ Các quy trình nghiệp vụ thức theo thứ tự thực theo quy định Nhà nước Về sở vật chất UBND huyện tương đối đầy đủ trang thiết bị để phục vục cho khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ tốt hơn… 2.3.2 Nhược điểm Công tác lưu trữ UBND huyện quan tâm trọng hơn,hằng năm bồi dưỡng công tác nghiệp vụ cho cán làm công tác lưu trữ, nhiều hạn chế gặp nhiều khó khăn cơng tác lưu trữ huyện Một số đơn vị, tổ chức vướng mắc, khó khăn, gặp nhiều lỗi việc thực số quy trình nghiệp vụ Lưu trữ huyện xây dựng sổ đăng kí mục lục hồ sơ; Kho lưu trữ huyện với quy mô nhỏ nên tài liệu chưa phong phú mà tài liệu chủ yếu hồ sơ phòng ban cá nhân quan huyện Vì mà phòng đọc lưu trữ huyện chưa có nhiều độc giả đến xem sử dụng tài liệu Và điều kiện kinh tế chưa được ổn định nên trang thiết bị kho lưu trữ có thiết bị đơn giản thiếu như: quạt thơng gió, thiết bị báo cháy tự động, máy hút ẩm…điều làm ảnh hưởng lớn đến chất lượng tài liệu làm cản trở cho công việc cán làm công tác lưu trữ Kho lưu trữ phải di chuyển nhiều nên gây khó khăn cho việc quản lí bảo quản tài liệu  Tiểu kết Trên thực trạng công tác lưu trữu UBND huyện Nông Cống , khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ huyện gồm : xác định giá trị tài liệu,thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ, chỉnh lí tài liệu, thống kê cơng cụ tra tìm tài liệu, bảo quản tài liệu tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Qua thực trạng tình hình cơng tác lưu trưc UBND huyện Nơng Cống thấy cơng tác lưu trưc quan tâm trọng, nâng cao ngày phát triển Bên cạnh tồn nhược điểm cần 19 giải công tác lưu trữ tốt phát triển 20 Chương MỘT SỐ BIỆN PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN NÔNG CỐNG 3.1 Phát huy ưu điểm công tác lưu trữ UBND huyện Nông Cống Hiện nay, công tác lưu trữ UBND huyện Nông Cống trọng quan tâm Việc thực tuyển dụng cán làm công tác lưu trữ yếu tố quan trọng hàng đầu thực kĩ , nghiêm chỉnh với quy định quan.Vì UBND huyện tiến hành bổ sung thêm cán làm công tác văn thư – lưu trữ để ngày hoàn thiện hơn.Và cán làm công tác lưu trữ phải làm tốt cơng việc giao mình, để phát huy cơng tác lưu trữ huyện vào hoạt động nề nếp Trong năm trở lại công tác lưu trữ huyện ngày phát triển , thể việc hằng năm UBND huyện tổ chức buổi huấn luyện công tác lưu trữ cho cán để có thêm hiểu biết , kinh nghiệm trình độ lực làm việc mình.Cán lưu trữ khơng ngừng học hỏi, trau dồi kiến thức chun mơn để hồn thành tốt cơng tác Và UBND huyện biết áp dụng khoa học kĩ thuật, áp dụng việc sử dụng bảng thời hạn bảo quản vào công tác lưu trữ Hiện tại, UBND huyện cố gắng tìm tòi phát huy thuận lợi cho công tác lưu trữ; Hồ sơ tài liệu cán lưu trữ xếp trật tự gọn gàng, vệ sinh sẽ thuận tiện cho việc độc giả tra tìm tài liệu sử dụng Việc thu thập bổ sung tài liệu cán lưu trữ vào danh mục quan thuộc nộp lưu tài liệu vào lưu trữ huyện để tiến hành thu thập tài liệu đến thời hạn nộp lưu; Tài liệu sau chỉnh lí xong đánh số bổ vào cặp hộp, sau đặt lên giá để bảo quản Các hồ sơ bảo đảm bí mật cơng tác lưu trữ Cần phát huy làm tốt cơng tác chỉnh lí bảo quản tài liệu; Về sở vật chất UBND huyện tương đối đầy đủ trang thiết bị để phục vục cho khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ tốt Thường xuyên kiểm tra thiết bị để đảm bảo cho cơng tác ngày phát triển 21 Nhìn chúng cơng tác lưu trữ UBND hun Nơng Cống ổn định phát triển mặt Để cho công tác lưu trữ ngày tốt cán quan cần phải phát huy ưu điểm, mạnh có quan 3.2 Khắc phục nhược điểm công tác lưu trưc UBND huyện Nông Cống Bên cạnh mặt tích cực cần phát huy ưu điểm cơng tác lưu trữ UBND huyện cần hạn chế mặt tiêu cực, nhược điểm công tác lưu trữ để hồn thiện cơng tác lưu trữ cách hiệu Công tác lưu trữ UBND huyện hằng năm bồi dưỡng công tác nghiệp vụ cho cán làm công tác lưu trữ, nhiều hạn chế gặp nhiều khó khăn việc tuyển dụng cán Vì vậy, lãnh đạo UBND huyện cần quan tâm sát đến công tác lưu trữ quan Tạo điều kiện cho cán lưu trữ tập huấn Trung ương chuyên môn nghiệp vụ; Kho lưu trữ huyện với quy mô nhỏ nên tài liệu chưa phong phú mà tài liệu chủ yếu hồ sơ phòng ban cá nhân quan huyện Vì UBND huyện nên đầu tư xây dựng kho lưu trữ rộng hơn, quy mô hơn; Đối với công tác sử dụng tài liệu UBND huyện cần bố trí phòng đọc theo hình thức cách hợp lí để thu hút đọc giả khai thác sử dụng tài liệu nhiều , phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Phải nhanh chóng xây dựng hồn thiện hệ thống văn quản lí cơng tác lưu trữ UBND huyện UBND huyện Nông Cống cần phải đầu tư kinh phí để trang bị thêm thiết bị thiếu như: hệ thống báo cháy tự động,quạt thơng gió, máy hút ẩm… thiết bị cần thiết cho kho lưu trữ Cần tìm hiểu áp dụng nhiều ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ điều khiến cho công tác nghiệp vụ cán lưu trữ thực dễ dàng, nhanh chóng xác hơn; 22 Lãnh đạo quan cần có kiểm tra, rà sốt, đơn đốc thường xun cơng tác lưu trữ để vào nề nếp hoạt động có hiệu Như vậy, khắc phục hạn chế cơng tác lưu trưc UBND huyện Nơng Cống sẽ phát triển cách tồn diện ngày nâng cao có hiệu 3.3 Một số kiến nghị Để công tác lưu trữ UBND huyện Nơng Cống thực có hiệu quả, nâng cao ưu điểm nhằm hạn chế khuyết điểm có số kiến nghị : - Công tác lưu trữ quan hành đặc biệt quan trọng mối quan tâm hàng đầu xã hội Vì thế, UBND huyện cần phải xây dựng cho hình thức tun truyền, phổ biến thật có giá trị hiệu cho công tác lưu trữ, để giúp cho cán chuyên môn bổ sung thêm kiến thức - Nhanh chóng xây dựng trang thiết bị cần thiết, bổ trợ cho công việc lưu trữ - Nên đầu tư kinh phí thời gian để tiến hành thực chỉnh lí tài liệu lưu trữ thường xuyên; - Cần áp dụng nhiều công nghệ thông tin vào công việc để tiến hành cách nhanh chóng, xác hiệu cao cho công tác lưu trữ  Tiểu kết Đây số biện pháp kiến nghị để nâng cao hiệu công tác lưu trữ UBND huyện Nống Cống Để đạt kết cao ngày phát triển cơng tác lưu trữ UBND huyện Nơng Cống cần có biện pháp thích hợp nhằm hạn chế nhược điểm phát huy tối đa ưu điểm quan công tác lưu trữ 23 KẾT LUẬN Như vậy, công tác lưu trữ hành nhà nước quan trọng cần thiết cho công đổi đất nước Thông qua vài khái quát công tác lưu trữ huyện Nơng Cống Từ ta tìm hiểu sâu cơng tác lưu trữ nói chung huyện Nơng Cống nói riêng, góp phần cho phát triển công tác lưu trữ quốc gia quan Nhà nước Thực trạng công tác lưu trữu UBND huyện Nông Cống , khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ UBND huyện Nơng Cống thấy cơng tác lưu trữ quan tâm trọng, nâng cao ngày phát triển,nó đòi hỏi khách quan việc quản lí, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ cho đời sống xã hội đặc biệt cơng tác lưu trữ mắt xích thiếu hoạt động máy Nhà nước; Có thể dễ dàng thấy, năm qua quan tâm Nhà nước, cấp quyền địa phương nên công tác lưu trữ UBND huyện Nơng Cống có bước phát triển mạnh mẽ Các tài liệu lưu trữ kho lưu trữ huyện ngày nhiều hơn, biết đến đưa khai thác sử dụng nhiều Bên cạnh tồn nhược điểm cần giải công tác lưu trữ tốt phát triển Để đạt kết cao ngày phát triển công tác lưu trữ UBND huyện Nơng Cống cần có biện pháp thích hợp nhằm nâng cao hiệu công tác lưu trữ, hạn chế nhược điểm phát huy tối đa ưu điểm quan công tác lưu trữ 24 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình lưu trữ Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, NXB Giao thông vận tải, Hà Nội- năm 2009 Báo cáo thống kê số 02/BC-NV năm 2010 Phòng Nội vụ, trưởng phòng Trần Văn Đơng Hồng Như Đức Cuốn lịch sử truyền thống quan UBND huyện Nông Cống Lã Thị Dun Vai trò cơng tác lưu trữ hành Nhà nước- Cục Văn thư- Lưu trữ Nhà nước Nghị định số 111/2004/NĐ-CP Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia Quyết định số 128/QĐ-VTLT ban hành quy trình “chỉnh lí tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001:2000 ngày 01/06/2009 Cục Văn thư – Lư trữ Nhà nước 25 ... TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN NÔNG CỐNG 2.1 Tình hình chung của cơng tác lưu trữ UBND huyện Nông Cống 2.1.1 Cán làm công tác lưu trữ 2.1.2 Công tác lưu trữ. .. cơng tác lưu trữ huyện Nông Cống Chương Thực trạng công tác lưu trữ UBND huyện Nông Cống Chương Một số giải pháp để nâng cao hiệu công tác lưu trữ UBND huyện Nông Cống Chương KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC... TẠI UBND HUYỆN NÔNG CỐNG 3.1 Phát huy ưu điểm công tác lưu trữ UBND huyện Nông Cống Hiện nay, công tác lưu trữ UBND huyện Nông Cống trọng quan tâm Việc thực tuyển dụng cán làm công tác lưu trữ