Tìm hiểu công tác lưu trữ tại UBND huyện Nông Cống

MỤC LỤCLỜI CAM ĐOANLỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮTPHẦN MỞ ĐẦU11. Lí do chọn đề tài12. Lịch sử nghiên cứu vấn đề13. Mục tiêu nghiên cứu24. Đối tượng nghiên cứu25. Phạm vi nghiên cứu26. Phương pháp nghiên cứu27. Bố cục đề tài2Chương 1. KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ HUYỆN NÔNG CỐNG31.1. Một số lí luận về công tác lưu trữ31.1.1. Khái niệm31.1.2. Vai trò của công tác lưu trữ31.1.3. Ý nghĩa, chức năng, nội dung và tính chất của công tác lưu trữ41.2. Vài nét về huyện Nông Cống51.2.1. Khái quát về huyện51.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện61.2.3. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện6Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN NÔNG CỐNG82.1. Tình hình chung của công tác lưu trữ tại UBND huyện Nông Cống82.1.1. Cán bộ làm công tác lưu trữ82.1.2. Công tác lưu trữ tại UBND huyện Nông Cống92.2. Tình hình các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ tại UBND huyện Nông Cống.102.2.1. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ102.2.2. Thu thập và bổ sung tài liệu112.2.3. Chỉnh lí tài liệu122.2.4 Thống kê và công cụ tra tìm tài liệu132.2.5. Bảo quản tài liệu.152.2.6. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.162.3. Nhận xét ưu điểm và nhược điểm của công tác lưu trữ tại UBND huyện Nông Cống.182.3.1. Ưu điểm.182.3.2. Nhược điểm19Chương 3. MỘT SỐ BIỆN PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN NÔNG CỐNG203.1. Phát huy những ưu điểm của công tác lưu trữ tại UBND huyện Nông Cống203.2. Khắc phục những nhược điểm của công tác lưu trưc tại UBND huyện Nông Cống213.3. Một số kiến nghị22KẾT LUẬN23DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO24

LỜI CAM ĐOAN

Bài tiểu luận môn Phương pháp luận nghiên cứu khoa học của tôi với đềtài : “Tìm hiểu công tác lưu trữ tại UBND huyện Nông Cống ” Tôi xin camđoan đây là bài tiểu luận của tôi đã thực hiện trong thời gian qua Tôi xin chịuhoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong bàitiểu luận này

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành bài tiểu luận này tôi đã nhận được sự giúp đỡ của TS BùiThị Ánh Vân Nhân đây, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn của mình đối với TS ,vì cô

đã hướng dẫn, giúp đỡ tận tình tôi trong quá trình làm bài tiểu luận

Bài tiểu luận của tôi đang còn khá là nhiều thiếu sót và hận chế vì trongquá trình làm bài tôi gặp cũng nhiều khó khăn do trình độ nghiên cứu còn hạnchế , không có nhiều thời gian để đi khảo sát thực tế và chưa có trình độ chuyênmôn về Công tác Lưu trữ dù cũng đã cố gắng nhiều nhưng bài tiểu luận củatôi cũng chưa được tốt Vì vậy, tôi rất mong nhận được ý kiến đóng góp và sựgiúp đỡ của TS Bùi Thị Ánh Vân để cho bài tiểu luận của tôi được hoàn thiệnhơn

Tôi xin chân thành cảm ơn !

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

UBND Ủy ban nhân dân

HĐND Hội đồng nhân dân

VTLT Văn thư – Lưu trữ

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN 1

LỜI CẢM ƠN 2

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT 3

MỤC LỤC 4

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lí do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 1

3 Mục tiêu nghiên cứu 2

4 Đối tượng nghiên cứu 2

5 Phạm vi nghiên cứu 2

6 Phương pháp nghiên cứu 2

7 Bố cục đề tài 2

Chương 1 3

KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ HUYỆN NÔNG CỐNG 3

1.1 Một số lí luận về công tác lưu trữ 3

1.1.1 Khái niệm 3

1.1.2 Vai trò của công tác lưu trữ 3

1.1.3 Ý nghĩa, chức năng, n i dung và tnh chất của công tác lưu trữ ô 4

1.2 Vài nét về huyện Nông Cống 5

1.2.1 Khái quát về huyện 5

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện 6

1.2.3 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện 6

Chương 2 8

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ 8

TẠI UBND HUYỆN NÔNG CỐNG 8

2.1 Tình hình chung của công tác lưu trữ tại UBND huyện Nông Cống 8

2.1.1 Cán bộ làm công tác lưu trữ 8

2.1.2 Công tác lưu trữ tại UBND huyện Nông Cống 9

2.2 Tình hình các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ tại UBND huyện Nông Cống 10

2.2.1 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ 10

2.2.2 Thu thập và bổ sung tài liệu 11

2.2.3 Chỉnh lí tài liệu 12

2.2.4 Thống kê và công cụ tra tìm tài liệu 13

2.2.5 Bảo quản tài liệu 15

2.2.6 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 16

2.3 Nhận xét ưu điểm và nhược điểm của công tác lưu trữ tại UBND huyện Nông Cống 18

2.3.1 Ưu điểm 18

2.3.2 Nhược điểm 19

Chương 3 21

MỘT SỐ BIỆN PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN NÔNG CỐNG 21

3.1 Phát huy những ưu điểm của công tác lưu trữ tại UBND huyện Nông Cống 21

3.2 Khăc phục những nhược điểm của công tác lưu trưc tại UBND huy n Nông Cống ê 22

3.3 M t số kiên nghị ô 23

KẾT LUẬN 24

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 25

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lí do chọn đề tài

Là sinh viên học chuyên ngành VTLT tôi có nhiều điều kiện để nghiêncứu và học tập,biết được tầm quan trọng của Công tác Lưu trữ đối với mỗi cơquan hành chính nói chung và UBND huyện Nông Cống nói riêng Đồng thờixuất phát từ thực tế, tình hình Công tác Lưu trữ đang được chú trọng và đòi hỏihàng đầu trong mỗi cơ quan hành chính

“ Công tác Lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao gồmtất cả những vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoahọc tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu Lưu trữ phục vụCông tác quản lý, nghiên cứu khoa học và của cá nhân ” Công tác Lưu rữ ra đời

có vai trò đặc biệt rất quan trọng đối với đời sống xã hội, lưu giữ đầy đủ mọi hồ

sơ, tài liệu, hoạt động của cơ quan

Trong thời đại hiện nay , công tác lưu trữ góp phần không nhỏ thúc đẩyphát triển trong công cuộc đổi mới đất nước Là một nhân tố đảm bảo cho sựphát triển kinh tế – xã hội

Đối với UBND huyện Nông Cống việc thực hiện Cống tác Lưu trữ gópphần thúc đẩy hoạt động nền hành chính ngày càng phát triển và nâng cao hiệuquả Việc tìm hiểu vấn đề này sẽ giúp cho chúng ta thấy được tầm quan trongcủa công tác lưu trữ,cũng như hiểu hơn được về tình hình hoạt động và nhiệm

vụ của địa phương đối với công tác lưu trữ nói chung và UBND huyện NôngCống nói riêng

Vì những lí do trên nên tôi đã chọn đề tài “ Tìm hiểu Công tác Lưu trữ tạiUBND huyện Nông Cống ” để làm đề tài bài tiểu luận môn Phương pháp nghiêncứu khoa học

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Trong quá trình làm đề tài của bài tiểu luận tôi đã tìm tòi được một số tàiliệu tham khảo, có những hướng tiếp cận để hỗ trợ cho bài làm của mình như :

Cuốn Giáo trình Lưu trữ của trường Cao đẳng Văn thư – Lưu trữ : Cuốn giáo

trình giúp bạn đọc nắm được nội dung của công tác lưu trữ, các khâu nghiệp vụ

củ công tác lưu trữ cần phải làm

Cuốn Lịch sử truyền thống cơ quan UBND huyện Nông Cống; Vai trò

của Công tác Lưu trữ rong nền hành chính Nhà nước của tác giả TS Lã Thị Duyên – Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước: Hiểu rõ hơn về vai trò của lưu trữ

trong nền hành chính đối với mỗi cơ quan Nhà nước

Báo cáo thống kê số 02/2010/BC-NV của phòng Nội vụ và báo cáo thực tập của anh/chị khóa trên.

Những tài liệu trên là những gợi ý có giát trị để tôi tham khảo và giúp chotôi hoàn thành bài tiểu luận này

3 Mục tiêu nghiên cứu

- Tìm hiểu cơ sở lí luận của công tác lưu trữ

- Tình hình thực trạng công tác lưu trữ tại UBND huyện NôngCống,những ưu, nhược điểm của công tác

Giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tại huyện Nông Cống

4 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài tiểu luận là : “ Tìm hiểu công tác lưu trữ

tại UBND huyện Nông Cống ”

5 Phạm vi nghiên cứu

- Thời gian : Giai đoạn 2007-2010

- Không gian: Tại UBND huyện Nông Cống

6 Phương pháp nghiên cứu

- Nghiên cứu tài liệu

Ngoài phần mở đầu,kết luận,tài liệu tham khảo thì đề tài gồm có 3 chương

Chương 1 Khái quát về công tác lưu trữ và huyện Nông Cống

Chương 2 Thực trạng công tác lưu trữ tại UBND huyện Nông Cống Chương 3 Một số giải pháp để nâng cao hiệu quả của công tác lưu trữ tại UBND huyện Nông Cống.

Công tác lưu trữ thực hiện hai nhiệm vụ:

- Thực hiện các nhiệm vụ quản lí nhà nước về lưu trữ;

- Thực hiện các nhiệm vụ sự nghiệp lưu trữ như thu thập,bổ sung tài liệulưu trữ, bảo quản bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

1.1.2 Vai trò của công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ có vai trò quan trọng trọng đối với việc xây dựng thể chếhành chính nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực của hệthống thể chế hành chính Vai trò quan trọng của tài liệu lưu trữ thể hiện ngaykhi định hướng nội dung, xác định nhu cầu phát hành văn bản quản lí nhà nước.Trong quá trình xây dựng một văn bản, cần phải nghiên cứu pháp luật liên quanđến nội dung văn bản của giai đoạn trước, nhằm đánh giá những thành công,thất bại của từng loại văn bản

Làm tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy công tác văn thư và hànhchính, văn phòng đạt hiệu quả cao, nâng cao hiệu quả hoạt động của nền hànhchính nhà nước, thúc đẩy nhanh quá trình thực hiện công cuộc cải cách hànhchính

Thực hiện tốt công tác lưu trữ góp phần thực hiện một nền hành chínhphát triển, hướng tới phục vụ nhân dân và ngày càng mở rộng quyền công dân;

Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng trong nghiên cứu khoa học quản lý,ngày càng nâng cao trình độ quản lý nhà nước;

Với vai trò to lớn của mình, công tác lưu trữ góp phần tạo ra một nền

công cụ có hiệu quả, xây dựng được một nền hành chính hiện đại Phục vụ vàcung cấp thông tin góp phần đẩm bảo cho các hoạt động của xã hội.

1.1.3 Ý nghĩa, chức năng, nội dung và tính chất của công tác lưu trữ

- Ý nghĩa thực tiễn : Phục vụ cho việc thực hiện chủ trương, chính sách,

kế hoạch phát triển kinh tế của cơ quan

- Ý nghĩa lịch sử: Gắn liền và phản ánh một cách trung thực trong quátrình hoạt động của con người,cơ quan…trong tiến trình lịch sử

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước với các chứcnăng bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu Công tác lưu trữ giúp Nhà nước bảoquản hoàn chỉnh và an toàn phông lưu trữ Quốc gia Tổ chức sử dụng tài liệuphông lưu trữ quốc gia để góp phần thực hiện tốt các đường lối của Đảng vàNhà nước

Công tác lưu trữu gồm những nội dung cơ bản sau:

- Hoạt động nghiệp vụ : Thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ như:thu thập, bổ sung tài liệu, bảo quản an toàn tài liệu,tổ chức sử dụng tài liệu cóhiệu quả…

- Hoạt động quản lí: Soạn thảo, ban hành các văn bản quy phạm pháp luật

Để quản lý thống nhất các lĩnh vực nghiệp vụ lưu trữ, công tác tiêu chuẩnhóa trông lưu trữ cũng phải nghiên cứu một cách đầy đủ Khoa hộc nghiên cứu

kế thừa các kết quả nghiên cứu khoa học của các ngành khác để áp dụng hữuhiệu vào các quay trình nghiệp vụ lưu trữ

1.2 Vài nét về huyện Nông Cống

1.2.1 Khái quát về huyện

Huyện Nông Cống là một huyện nằm ở phía Nam tỉnh Thanh Hóa và cáchthành phố 28km theo quốc lộ 45 nối liền quốc lộ 1A với đường Hồ Chí Minh.Huyện có 33 đơn vị hành chính gồm 32 xã và 1 thị trấn, dân số là 300.000 ngườitính đến năm 2009, diện tích đất tự nhiên là 28.710 ha trong đó đồi núi chiếm37% diện tích của cả huyện

Vùng đất Nông Cống là kết quả của kiến tạo núi Nưa, các kết cấu địahình Huyện có 2 con sông lớn là sông Yên và sông Thị Long chảy qua và cáccon sông nhỏ, không đồng đều và có tiềm năng về đất đai

Người dân của huyện sống chủ yếu bằng nghề nông nghiệp nhưng điềukiện tự nhiên ở đây không mấy thuận lợi cho nên tình hình sản xuất gặp nhiềukhó khăn, hay bị lũ lụt, bão thu thập chưa được cao, số hộ nghèo dân cư củahuyện đang còn nhiều Tuy nhiên những năm trở lại đây do cô gắng nổ lực củanhân dân nên đời sống kinh tế vật chất được cải thiện và phát triển hơn, thu nhậpcủa người dân tăng lên và có thay đổi nhiều trên địa bàn huyện

Hiện nay trên địa bàn huyện cũng đã phát triển và có nhiều doanh nghiệp,

xí nghiệp to nhỏ như : nhà máy giấy Lam Sơn, nhà máy đường Nông Cống,công ty mỏ Secpentin, công ty may Trường Thắng…

Nhìn chung thì trên tất cả các lĩnh vực kinh tế, văn hóa – xã hội, giáodục… của huyện đang phát triển và có những bước phát triển tốt

- Về kinh tế-xã hội:

Tốc độ tăng trưởng đô thị hóa khá nhanh, bộ mặt đô thị luôn được đầu tư

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện

UBND huyện Nông cống là cơ quan hành chính cấp huyện, có tráchnhiệm tổ chức thực hiện các nhiệm vụ quy định của Pháp luật và các nhiệm vụcủa cơ quan nhà nước cấp trên Về chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện cũngnhư các cơ quan cấp huyện khác đều thông qua Luật tổ chức HDDND và UBND

đã được Quốc hội nước CHXHCNVN khóa XI, kì họp thứ 4 vào ngày26/11/2003 với các nội dung cơ bản sau :

- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐNDcùng cấp thông qua để trình UBND tỉnh phê duyệt

- Tham gia với UBND tỉnh trong việc xây dụng quy hoạch, kế hoạch pháttriển nông nghiệp, công nghiệp… trên địa bàn huyện

- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND theoviệc chấp hành quy định của nhà nước về hoạt động thương mại và du lịch củahuyện

- Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ để phục

vụ sản xuất và đời sống nhân dân

- Tuyên truyền giáo dục, phổ biến chính sách pháp luật về dân tộc và giáodục

- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định của pháp luật

- Thực hiện các biện pháp để quản lí dân cư trên địa bàn huyện…

1.2.3 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện

UBND huyện Nông cống do HĐND bầu ra gồm :

Chủ tịch,3 phó chủ tịch ( phó chủ tịch phụ trác kinh tế, phó chủ tịch phụtrách văn hóa – xã hội, phó chủ tịch phụ trách nông nghiệp )

Và có các phòng ban như : văn phòng HĐND, phòng Nội vụ, phòng Tưpháp, phòng Tài chính, phòng Tài nguyên – Môi trường, phòng Lao động –Thương binh và xã hội, phòng Y tế, phòng Văn hóa và thông tin…một số cơquan cấp huyện như : Công an huyện, Chi cục thuế, ban chỉ huy Quân sự …

Với mỗi phòng ban thì có chức năn, quyền hạn , nhiệm vụ riêng:

- Văn phòng HĐND và UBDN: Là nơi lưu giữ hồ sơ của UBND huyện ,

đảm bảo cơ sở vật chất, kĩ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND;

- Phòng Nội vụ: UBND huyện thực hiện chức năng quản lí trên các lĩnhvực như: tổ chức biên chế các cơ quan hành chính, cải cách hành chính;chínhquyền địa phương…

- Phòng Tư pháp: gồm 01 cán bộ Tư pháp quản lý về tình hình đăng kí kếthôn,khai sinh, khai tử của huyện;

- Phòng tài chính: gồm 01 kế toán ngân sách và 01 thủ quỹ thực hiện việcthu,chi ngân sách của huyện

- Công an huyện: gồm có 12 đồng chí trong đó, 01 đồng chí Trưởng công

an , 01 đồng chí công an phụ trách hộ khẩu, 01 đồng chí công an phụ trách hình

sự và 09 đồng chí công an viên đảm bảo an ninh chính trị;

- Ban chỉ huy Quân sự: thực hiện công tác tuyển quân và tham mưu choĐảng ủy và UBND xã hoàn thành nhiệm vụ được giao…

Ngoài ra UBND còn có các hội như : Hội Khuyến học, hội Chữ thập đỏ,hội Bảo trợ người khuyết tật…

 Tiểu kết :

Trên đây là một vài khái quát về công tác lưu trữ và huyện Nông Cống

Từ đó ta tìm hiểu sâu về công tác lưu trữ nói chung và huyện Nông Cống nóiriêng, góp phần cho sự phát triển công tác lưu trữ quốc gia và các cơ quan Nhànước

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN NÔNG CỐNG 2.1 Tình hình chung của công tác lưu trữ tại UBND huyện Nông Cống

2.1.1 Cán bộ làm công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ có ý nghĩa và vai trò rất quan trọng trong mỗi cơ quan tổchức nó có liên quan tới những giấy tờ, tổ chức tài liệu, bảo quản lưu giữ tài liệunhằm phục vụ nhu cầu chung của xã hội Vì vậy, việc thực hiện công tác lưu trữluôn là vấn đề đặt lên hàng đầu của mỗi cơ quan hành chính Nên việc tuyểndụng cán bộ làmcông tác lưu trữ cũng hết sức quan trọng và phải bảo đảm đượccác yêu cầu:

các thao tác phải nhanh nhẹn, nắm vững được lý thuyết…

quan, quy định của Nhà nước, không vì mục đích, lợi nhuận của bản thân…

tắc làm việc…

Từ những yêu cầu về việc tuyển dụng cán bộ thì việc tuyển dụng cán bộlàm công tác lưu trữ không phải dễ dàng phải hết thức thận trọng và chú ý, xemxét kĩ lưỡng trước khi chọn Việc tuyển dụng cán bộ của UBND huyện NôngCống phải tuân theo quy định của Nhà nước và phải phù hợp với điều kiện của

cơ quan

Cán bộ làm công tác lưu trữ phải trau dồi nền tảng kiến thức chuyênngành và kiến thức tổng hợp để có thể hiểu và nhận ra được giá trị của tài liệu Cán bộ phải là những người được đào tạo cơ bản và bản thân họ phải có khảnăng nhận thức tự học hỏi, rèn luyện trong quá trình làm việc Có như vậy thìcông tác lưu trữ mới phát triển tốt, việc bảo quản và khai thác sử dụng mới đạthiệu quả cao và an toàn

Hiện tại cán bộ làm công tác lưu trữ của UBND huyện là : 01 người và

cán bộ làm công tác văn thư 02 người.

2.1.2 Công tác lưu trữ tại UBND huyện Nông Cống

Công tác lưu trữ ra đời đòi hỏi khách quan của việc quản lí, bảo quản và

tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội Công tác lưu trữ ban hành các vănbản để quản lí Nhà nước về công tác lưu trữ, tổ chức kiểm tra thực hiện các quyđịnh của cơ quan Nhà nước về công tác lưu trữ Công tác lưu trữ ở huyện NôngCống đã tự trang bị cho mình khả năng chủ động công việc nắm bắt và phục vụcác nhu cầu của xã hội

Công tác lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với mỗi cơ quan nói chung

và với huyện Nông Cống nói riêng Vì vậy, để thực hiện tốt việc quản lí, chỉ đạocông tác lưu trữ ở cơ quan mà UBND huyện cũng đã vận dụng và được thựchiện thông qua các văn bản pháp lý của Nhà nước như : Pháp lệnh lưu trữ quốcgia ngày 4/4/2001, Nghị định số 111/2004/NĐ-CP của Chính phủ quy định thihành một số điều của pháp lệnh Lưu trữ quốc gia, Chỉ thị số 26/CT-CT ngày22/10/2004 của chủ tịch UBND tỉnh Thanh Hóa về việc thực hiện Nghị định110/2004/NĐ-CP về công tác VTLT… Đây là nhưng căn cứ pháp lí then chốtquan trọng để công tác lưu trữ của UBND huyện đi vào nề nếp, hoạt động cóhiệu quả và ngày càng phát triển

Đối với công tác lưu trữ của UBND huyện Nông Cống cũng đã thực hiệncác quy trình nghiệp vụ : Phân loại, thu thập và bổ sung tài liệu, xác định giá trịcủa tài liệu, chỉnh lý, thống kê, công cụ tra cứu, bảo quản và tổ chức sử dụnghiệu quả tài liệu lưu trữ

Mỗi quy trình nghiệp vụ có những đặc thù riêng, nên khoa học lưu trữphải tìm tòi, phát huy những đặc điểm cụ thể của từng loại tài liệu và phải đề rađược một cách chính xác về việc tổ chức khoa học cho mỗi loại tài liệu;

Về hoạt động quản lí: UBND huyệ cũng đã soạn thảo, ban hành các vănbản quy phạm pháp luật để quản lí nhà nước về lưu trữ, tổ chức kiểm tra và thựchiện các quy định của nhà nước về lưu trữ Theo báo cáo thống kê số 02/2010của phòng Nội vụ thì năm 2009 UBND huyện đã ban hành 3444 văn bản đi và

1834 văn bản đến;

Về tổ chức nghiên cứu khoa học: Công tác lưu trữ của huyện cũng đượcthể hiện nổi bật qua các quy luật hoạt động của xã hội, được thực hiện các nộidung chuyên môn của lưu trữ như : phân loại, xác định giá trị , thu thập và bổsung tài liệu.

Để quản lí thống nhất được các lĩnh vực trong lưu trữ thì công tác tiêuchuẩn hóa cũng phải được nghiên cứu một cách đầy đủ có hiệu quả về kho tàng,bảo quản an toàn cho từng loại tài liệu

Hiện nay, công tác lưu trữ của UBND huyện cũng đang được chú trọng vàquan tâm hơn và huyện cũng đang trang bị cho mình được khả năng chủ độngtrong việc nắm bắt tình hình để phục vụ các nhu cầu của xã hội Tuy nhiên ,công tác lưu trữ của huyện vẫn chưa có phương án cụ thể, hợp lí cho việc phânloại tài liệu Phông lưu trữ của UBND huyện

2.2 Tình hình các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ tại UBND huyện Nông Cống.

Tình hình các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ tại huyện Nông Cốngđược thể hiện rõ ở các nội dung sau :

2.2.1 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ

“ Xác định giá trị tài liệu lưu trữ là dựa trên nhưng nguyên tắc tiểu chuẩn

và phương pháp của lưu trữ học để quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tàiliệu’’

Xác định giá trị tài liệu lưu trữ là một trong những công việc vô cùngquan trọng và có ý nghĩa đối với công tác lưu trữ Vì không phải tài liệu nàocũng có giá trị như nhau, mỗi loại tài liệu khác nhau thì giá trị của nó cũng khácnhau Việc xác định giá trị tài liệu chủ yếu là để tìm ra những tài liệu thật sự cógiá trị để bảo quản và đưa và sử dụng tài liệu

Xác định giá trị tài liệu lưu trữ có liên quan chặt chẽ tới việc thu thập và

bổ sung tài liệu vào lưu trữ huyện Cán bộ lưu trữ thực hiện việc xác định tài liệucủa UBND huyện thông qua các thời kì, các năm Việc xác định giá trị tài liệugóp phần làm tối ưu thành phần của phông lưu trữ quốc gia, tạo điều kiện thuậnlợi cho việc bổ sung, khai thác sử dụng tài liệu và hoàn thiện các nhóm tài liệu