báo cáo thực tập tình hình công tác lưu trữ tại ubnd huyện an lão - bình định

Tổ chức lưu trữ cơ quan :* Kho lưu trữ tài liệu huyện An Lão trực thuộc Văn phòng HĐND và UBNDhuyện được thành lập theo Quyết định số 110/QĐ-UB ngày 13/5/1992 của UBNDhuyện An Lão.. - UB

Tình hình công tác Lưu trữ tại

UBND huyện An Lão - Bình Định

MỤC LỤC

Lời nói đầu Lời cảm ơn Bản tự kiểm điểm Nhận xét của cơ quan

Chương II: Kết quả khảo sát công tác lưu trữ tại UBND huyện 10

An Lão, tỉnh Bình Định.

3 Tình hình thực hiện các nội dung nghiệp vụ 11

4 Nhận xét những ưu nhược điểm tồn tại trong công tác Lưu trữ của cơ quan, biện pháp khắc phục 14

II Công tác chỉnh lý tài liệu. 16

Phụ lục IV: Bảng kê tài liệu loại 37

LỜI NÓI ĐẦU

Công tác Lưu trữ là công tác nghiệp vụ quan trọng và không thể thiếu tronghình thành và phát triển của một đơn vị nó ghi nhận các hoạt động của các cơ quanĐảng và Nhà nước Là nghiệp vụ quan trọng để giữ gìn, bảo quản thông tin lâu dài,nhằm mục đích phục vụ cho sự lãnh đạo của Đảng và Nhà nước ta trên nhiều lĩnhvực chính trị, kinh tế, văn hóa - xã hội

Công tác Lưu trữ góp phần quan trọng vào công cuộc xây dựng và bảo vệ

Tổ quốc, giữ gìn bí mật và an ninh quốc gia Điều đó được chứng minh bằngnhững cứ liệu lịch sử, các tài liệu khoa học lưu trữ, các hình ảnh sinh động về phimảnh đã phản ánh sự thật về lịch sử qua 2 thời kỳ kháng chiến chống thực dânPháp và đế quốc Mỹ xâm lược là cơ sở cung cấp những thông tin cần thiết, quantrọng làm tư liệu lịch sử, là những bài học từ lịch sử qúi báu để giáo dục truyềnthống cho thế hệ hôm nay cũng như mai sau

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác Lưu trữ của Đảng và Nhà nướctrong yêu cầu hiện nay, kết hợp lý luận chương trình đào tạo ngành Lưu trữ với cácđợt thực tập thực tế.Vì vậy đợt thực tế này tôi cố gắng vận dụng kiến thức củamình đối chiếu thực tế tình hình công tác Lưu trữ tại UBND huyện An Lão - BìnhĐịnh, nhằm củng cố cho tôi kiến thức đã học, kết hợp với thực tiển công tác màcác thế hệ đi trước đã đúc kết nhằm nâng cao năng lực vận dụng lý luận vào thựctiễn, rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp

Được sự chấp thuận của lãnh đạo UBND huyện An Lão Em đã được tiếpnhận vào cơ quan và thực tập tại phòng lưu trữ, UBND huyện An Lão từ ngày 27/5– 19/8/2010

Trong thời gian thực tập, viết báo cáo, mặc dù có nhiều cố gắng nhưngkhông sao tránh khỏi những thiếu sót, rất mong sự đóng góp qúi báu của Thầy, Cô

giáo Khoa Lưu trữ trường trung câp văn thư lưu trư TWII và các cô, chú, anh, chịvăn phòng HĐND và UBND huyện An Lão để báo cáo thực tập hoàn chỉnh

Qua đây em xin cảm ơn quý cô, chú, anh chị rất nhiều trong công việc đã hếtlòng truyền đạt cho em những kiến thức quý báo liên quan đến nghiệp vụ của mìnhnhư: chỉnh lý, sửa chữa bổ sung tài liệu , tra cứu tài liệu…

Đồng thời qua đây em cũng xin cảm ơn đến cô Nguyễn Thị Hường(GVHD) và cô Trần Thị Hường (NVLT của văn phòng UB) và cảm ơn tất cả mọingười trong văn phòng HĐND và UBND huyện An Lão đã nhiệt tình giúp đỡ emtrong suốt thời gian thực tập tại đây

Trong quá trình thực tập tại UBND huyện An Lão em đã học hỏi đượcnhiều kinh nghiệm quý báo từ anh chị trong cơ quan và đây cũng là cơ hội để em

áp dụng những kiến thức đã được học đem áp dụng vào công việc thực tế của emsau này

Em xin kính chúc các cô, chú, anh, chị thật nhiều sức khỏe và hạnh phúc.Đặc biệt là quý thầy cô khoa lưu trữ trường trung cấp văn thư lưu trữ TW II lờichúc sức khỏe và lời cảm ơn sâu sắc nhất

Em xin chân thành cảm ơn!

HỌC SINH THỰC TẬP Phạm Thị Bích Phượng

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

và tiếp thu, chấp hành tốt yêu cầu của cán bộ chuyên môn.

Đến nay, đợt thực tập kết thúc, bản thân tôi cũng đã đúc kết được nhữngkinh nghiệm quý báu, thấy được tầm quan trọng của công tác lưu trữ trong hoạtđộng của cơ quan, tôi đã tích lũy được những kỷ năng nghiệp vụ, điều này sẽ giúpích rất nhiều trong công tác chuyên môn nghiệp vụ của bản thân sau này

Trong quá trình thực tập, bản thân nhận thấy có những ưu, khuyết điểm sau:

Trong quá trình thực tập, do khối lượng công việc nhiều nên bản thân khôngtránh khỏi những sai sót trong việc lập hồ sơ và xác định giá trị tài liệu Việc sắpxếp công việc đôi khi thiếu khoa học Mặt khác, bản thân chưa làm hết các quytrình nghiệp vụ về lưu trữ như: Thống kê và lập mục lục hồ sơ, xây dựng công cụtra cứu

Một lần nữa, tôi xin chân thành cảm ơn lãnh đạo và tập thể cán bộ, côngchức Văn phòng HĐND và UBND huyện An Lão đã tạo mọi điều kiện giúp tôihoàn thành chương trình thực tập và bản báo cáo thực tập ngành nghề

An Lão, ngày 19 tháng 8 năm 2010

Phạm Thị Bích Phượng

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN

 

NỘI DUNG BÁO CÁO

Chương I

KHẢO SÁT VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI

UBND HUYỆN AN LÃO

1

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức UBND huyện An Lão :

Theo Quyết định số 12/2004/QĐ-UBND ngày 20/7/2004 của UBND huyện

An Lão về ban hành quy chế làm việc của UBND huyện An Lão: chức năng,nhiệm vụ của UBND huyện được quy định cụ thể như sau:

1.1 Chức năng:

UBND huyện do HĐND huyện bầu ra, là cơ quan chấp hành của HĐND, cơquan hành chính Nhà nước cao nhất ở địa phương chịu trách nhiệm chấp hànhHiến pháp, Luật, Pháp lệnh, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghịquyết của HĐND cùng cấp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nướctheo Hiến pháp, Luật, và chịu sự chỉ đạo thống nhất của UBND tỉnh; đồng thời báocáo hoạt động của mình trước HĐND huyện

1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn:

UBND huyện thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình bằng những văn bảnquản lý; tổ chức chỉ đạo các Phòng, Ban thuộc huyện thực hiện nhiệm vụ theo từnglĩnh vực chuyên môn UBND huyện vừa thực hiện chức năng quản lý hành chính,vừa thực hiện chức năng quản lý Kinh tế - Xã hội trên địa bàn huyện Cụ thể là:

- Quản lý Nhà nước ở địa phương trong các lĩnh vực nông nghiệp, lâmnghiệp, ngư nghiệp, công nghiệp, thương mại, dịch vụ, văn hóa, giáo dục, y tế,khoa học, công nghệ và môi trường, thể dục thể thao, báo chí, phát thanh, truyềnhình và các lĩnh vực xã hội khác, quản lý Nhà nước về đất đai, các nguồn tàinguyên thiên nhiên khác, quản lý việc thực hiện tiêu chuẩn đo lường chất lượngsản phẩm hàng hóa

- Tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, Luật,Pháp lệnh, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐNDcùng cấp trong các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị

vũ trang nhân dân và công dân trong huyện

- Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ xâydựng lực lượng vũ trang và xây dựng quốc phòng toàn dân; thực hiện chế độ nghĩa

vụ quân sự, quản lý hộ khẩu, hộ tịch ở địa phương, quản lý việc cư trú, đi lạicủa người nước ngoài ở địa phương

- Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổchức xã hội, bảo vệ tính mạng, tài sản cũng như các quyền và lợi ích hợp pháp củacông dân; chống tham nhũng, chống buôn lậu, làm hàng giả và các tệ nạn xã hộikhác

- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động tiền lương, quy hoạch đào tạođội ngũ viên chức Nhà nước và cán bộ cấp xã, bảo hiểm xã hội theo sự phân cấp

- Tổ chức và chỉ đạo công tác thi hành án ở địa phương, giải quyết khiếu nại,

tố cáo của công dân theo quy định của pháp luật

- Tổ chức thực hiện việc thu, chi ngân sách của địa phương theo quy địnhcủa pháp luật, phối hợp với các cơ quan hữu quan để bảo đảm thu đúng, thu đủ, thukịp thời các loại thuế và các khoản thu khác ở địa phương

- Quản lý địa giới hành chính, xây dựng chính quyền nhân dân, tổ chức quản

lý việc lập Hội quần chúng theo phạm vi thẩm quyền

- Phối hợp với thường trực HĐND và các Ban của HĐND chuẩn bị nội dungcác kỳ họp HĐND huyện, xây dựng đề án trình HĐND huyện xét và quyết định

1.3 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện:

Gồm có 7 thành viên (Chủ tịch, các Phó chủ tịch và ủy viên UB) Trong đó:

- Chủ tịch UBND huyện chỉ đạo điều hành chung và Khối Nội chính

- Phó chủ tịch UBND huyện phụ trách kinh tế, nông nghiệp

- Phó chủ tịch UBND huyện phụ trách Văn hóa - Xã hội.

- Ủy viên UB: Trưởng Công an huyện

- Ủy viên UB: Chỉ huy trưởng Cơ quan Quân sự huyện

- Ủy viên UB: Trưởng phòng Nông nghiệp& Phát triển nông thôn huyện

- Ủy viên UB: Chánh Văn phòng HĐND và UBND huyện

Kết quả bầu các thành viên UBND huyện phải được Chủ tịch UBND tỉnhtrực tiếp phê chuẩn Mỗi thành viên UBND chịu trách nhiệm cá nhân về phần côngtác của mình trước HĐND, UBND và cùng với các thành viên khác chịu tráchnhiệm tập thể về hoạt động của UBND trước HĐND cấp mình và trước cơ quanNhà nước cấp trên

- Các Phòng, Ban trực thuộc UBND huyện có 12 đơn vị hành chính: Vănphòng HĐND và UBND huyện, Phòng Nội vụ, Phòng Lao động – Thương binh &

xã hội, Phòng Nông nghiệp& Phát triển nông thôn, Phòng Tài nguyên-Môi trường,Phòng Tài chính-Kế hoạch, Phòng Văn hóa thông tin, Thanh tra, Phòng Tư pháp,Phòng Giáo dục& Đào tạo, Phòng Y tế, Phòng Công thương Ngoài các Phòng,Ban trực thuộc như đã nêu trên UBND huyện còn có 2 bộ phận chuyên môn hoạtđộng theo chế độ chuyên viên được ghép vào tổ chức của Phòng Nội vụ huyện màkhông hình thành Phòng, Ban đó là: Bộ phận Tôn giáo, Bộ phận Thi đua-Khenthưởng

Các Phòng, Ban chịu sự chỉ đạo của UBND huyện về tổ chức, biên chế vàcông tác chuyên môn; tham mưu đề xuất những vấn đề quan trọng liên quan đếnlợi ích của địa phương thông qua ngành dọc và UBND huyện về lĩnh vực hoạtđộng của ngành

Các cơ quan thuộc các ngành: Công an, Quân sự vừa chịu sự quản lý củaUBND huyện về quản lý Nhà nước thuộc thẩm quyền ở địa phương, vừa chịu sựchỉ đạo về chuyên môn nghiệp vụ theo ngành dọc từ trên xuống

Các cơ quan Tư pháp như: Tòa án, Viện Kiểm sát là những cơ quan độc lậpthực hiện chức năng xét xử và giám sát việc thi hành Pháp luật cũng có mối quan

hệ chặt chẽ với UBND huyện nhằm phối hợp, kiểm tra thường xuyên việc thực

hiện pháp luật, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa, giữ nghiêm kỷ luật, kỷcương

Đội ngũ cán bộ các Phòng, Ban trực thuộc UBND huyện có 160 cán bộ viênchức Trong đó 65% số cán bộ đã có trình độ Đại học và Cao đẳng trở lên, 28% cótrình độ Trung cấp, 7% có trình độ sơ cấp

Với đội ngũ cán bộ có trình độ như đã nêu trên, cộng thêm những kinhnghiệm và lòng nhiệt huyết của mỗi người, dưới sự lãnh đạo của các cấp ủy Đảng,UBND huyện An Lão đã làm tốt công tác quản lý Nhà nước ở địa phương, khắcphục những khó khăn mang tính chất đặc thù của huyện vùng cao, đưa địa phươngngày một đổi mới tiến bộ

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY

UBND HUYỆN AN LÃO

HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN

ỦY BAN NHÂN DÂN

KẾ HOẠCH

PHÒNG

NÔNG NGHIỆP

VÀ PTNT

Phòn

g NỘI VỤ

PHßNG TµI NGUY£N

-MT

PHÒNG CÔNG THƯƠNG

Thanh tra

PHÒNG GIÁO DỤC

phßng

t ph¸p

PHÒNG LĐ-TB

VÀ XH PHÒNG

Y TẾ

§µi

truyÒn thanh -truyÒn h×nh

1 Tổ chức lưu trữ cơ quan :

* Kho lưu trữ tài liệu huyện An Lão trực thuộc Văn phòng HĐND và UBNDhuyện được thành lập theo Quyết định số 110/QĐ-UB ngày 13/5/1992 của UBNDhuyện An Lão

- Về biên chế: Bố trí 01 cán bộ nữ có trình độ Đại học chuyên ngành Lưu trữhọc và Quản trị Văn phòng làm chuyên trách công tác lưu trữ

- UBND huyện có sự quan tâm đưa đi đào tạo Đại học Lưu trữ và Quản trịvăn phòng (hệ tại chức) cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ, đồng thời đưa đitham dự các lớp tập huấn về ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ.Tuy nhiên việc ứng dụng thực tế vào cơ quan vẫn còn hạn chế, bởi vì điều kiệnkinh phí có hạn nên trang bị máy vi tính chưa đầy đủ

- Bộ phận lưu trữ được bố trí 2 phòng với diện tích 40 m2, vừa dùng làm kho lưutrữ vừa là phòng đọc và nơi cán bộ lưu trữ làm việc Các thiết bị chuyên dùng choviệc bảo quản tài liệu lưu trữ chưa được trang bị đầy đủ (chỉ mới trang bị các thiết

bị như : giá, tủ, cặp 3 dây, bìa hồ sơ Còn dụng cụ bảo quản tài liệu máy hút bụi,máy điều hòa chưa trang bị )

2.Tình hình tài liệu được bảo quản ở kho lưu trữ cơ quan :

UBND huyện An Lão là cơ quan hành chính Nhà nước quản lý chỉ đạochung về mọi mặt Kinh tế, Chính trị trên địa bàn toàn huyện, nên trong quá trìnhhoạt động đã sản sinh ra một khối tài liệu rất lớn đó là tài liệu quản lý Nhà nước(tài liệu hành chính), một số ít tài liệu khoa học kỹ thuật của các công trình xâydựng cơ bản, không có tài liệu nghe nhìn

Hiện nay, số lượng tài liệu hiện đang lưu trữ tại kho lưu trữ huyện bao gồm

31 mét giá, tương đương với 3.280 hồ sơ/đơn vị bảo quản Đa số tài liệu đã đượcchỉnh lý hoàn chỉnh, lên danh mục hồ sơ và đã được bỏ vào hộp và đưa lên giá

Về số lượng phông lưu trữ: Hiện nay Kho lưu trữ UBND huyện An Lãođang bảo quản 13 phông lưu trữ trong đó có 01 phông lưu trữ của HĐND và

UBND huyện An Lão (phông mở) và 12 phông lưu trữ của các cơ quan, các xãthuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ huyện đã được chỉnh lý hoàn chỉnh

Về thành phần tài liệu Phông lưu trữ UBND huyện An Lão:

- Là phông lưu trữ mở, tài liệu của phông này chủ yếu là các văn bản sảnsinh trong quá trình hoạt động của UBND huyện Khối tài liệu này được hìnhthành từ tháng 8/1981 cho đến nay

- Thành phần tài liệu của phông gồm: Tài liệu về chỉ đạo, lãnh đạo củaChính phủ, các Bộ - Ngành Trung ương, HĐND, UBND và các Sở - Ngành tỉnhgửi đến; tài liệu của HĐND và UBND huyện sản sinh trong quá trình hoạt động;tài liệu của các Phòng, Ban huyện và HĐND, UBND các xã gửi lên

- Thực trạng vật lý của tài liệu Trong khối tài liệu này thì tài liệu từ năm

1990 trở về trước do được sản xuất trên chất liệu giấy rơm độ bền thấp nên số tàiliệu này chữ mờ khó đọc và rất dễ bị rách, Còn khối lượng tài liệu từ năm 1990 trở

về sau tài liệu được sản xuất trên chất liệu giấy tốt độ bền cao, kỹ thuật hiện đạinên tài liệu trình bày thẩm mỹ, đúng thể thức bảo đảm cho việc lưu trữ lâu dài vềsau

Tình hình tài liệu từ năm 1981 đến 1990 bị thất lạc, mất mát nhiều Nguyênnhân: Do UBND huyện chưa có sự quan tâm đúng mức đến công tác lưu trữ như:chưa bố trí cán bộ làm chuyên trách công tác lưu trữ, chưa có sự quan tâm chỉ đạo

về công tác lưu trữ đến cán bộ trong cơ quan, mặt khác nhận thức về tầm quantrọng của tài liệu lưu trữ chưa đúng đắn

Khối tài liệu từ 1991 đến nay còn tương đối đầy đủ

Tóm lại: Nhìn chung tài liệu trong Kho lưu trữ UBND huyện được bảoquản tương đối tốt Tài liệu đã được tiến hành các biện pháp nghiệp vụ, cụ thể như:

Đã chỉnh lý hoàn chỉnh khối tài liệu từ năm 1981 đến 2005

3 Tình hình thực hiện các nội dung nghiệp vụ.

3.1 Công tác thu thập bổ sung:

- Về công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan được quan tâm và tổ chức

thường xuyên, hàng năm cứ vào quý I của năm sau, cán bộ lưu trữ tổ chức thu thập

hồ sơ, tài liệu từ các phòng lãnh đạo HĐND, UBND, Văn phòng và các bộ phậntham mưu giúp việc Nhìn chung, tài liệu được thu về từ các phòng, bộ phận đãđược lập hồ sơ theo sự việc, vấn đề

Tuy nhiên, công tác lập hồ sơ chưa đáp ứng được yêu cầu như: tài liệu chưađược sắp xếp khoa học, chưa biên mục hồ sơ và thành phần tài liệu của nhiều hồ sơcòn thiếu nhưng không tìm được tài liệu bổ sung và vẫn còn tình trạng giữ lâu tàiliệu ở các bộ phận

- UBND huyện hàng năm đã ban hành các danh mục cơ quan là nguồn nộplưu tài liệu vào Kho Lưu trữ huyện Đây là một trong những cơ sở pháp lý quantrọng để tổ chức thực hiện công tác thu thập, bổ sung tài liệu ở huyện

Nguồn bổ sung tài liệu ở đây chủ yếu: HĐND huyện, lãnh đạo UBNDhuyện, các cá nhân, bộ phận thuộc Văn phòng và các đơn vị có liên quan Đối vớicác phông thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ huyện bao gồm các Phông lưu trữ:Phòng Giáo dục, Phòng Y tế, Phòng TC-KH, Phòng Tài nguyên-Môi trường,Thanh tra huyện, Viện kiểm sát nhân dân huyện, Bảo hiểm xã hội huyện, PhòngNội vụ Lao động xã hội và các xã: An Tân, An Dũng, An Vinh, An Trung, AnQuang Nội dung cơ bản tài liệu của từng phông trên cơ sở lịch sử đơn vị hìnhthành phông và lịch sử phông và dựa theo chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan,đơn vị trên cơ sở phương án phân loại được xác định, đã tổ chức chỉnh lý hoànchỉnh Đa số tài liệu của các cơ quan, các xã thuộc nguồn nộp

Khi tiếp nhận tài liệu lưu trữ từ các cơ quan, đơn vị, cán bộ lưu trữ lập biênbản giao nhận tài liệu, có sự ký giao nhận giữa cơ quan và Kho lưu trữ huyện trên

cơ sở danh mục hồ sơ nộp lưu do cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu lập Việcnộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử nhìn chung đúng theo quy định của Nhà nước

Ngoài ra, hàng năm UBND huyện có kế hoạch nộp lưu tài liệu của các nămtiếp theo đối với các cơ quan, đơn vị

3.2 Công tác xác định giá trị tài liệu:

Công tác xác định giá trị được tiến hành ở 2 giai đoạn (đối với tài liệu đãđược lập hồ sơ): thứ nhất là xác định giá trị tài liệu tại lưu trữ hiện hành và thứ hai

UBND huyện cũng đã ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ, trên

cơ sở đó việc xác định giá trị trong quá trình chỉnh lý được chính xác và hiệu quảhơn

Nhìn chung công tác xác định giá trị tài liệu của Kho lưu trữ UBND huyện

đã tiến hành đúng nghiệp vụ Tuy nhiên, việc xác định giá trị cho từng hồ sơ chưa

có thời hạn cụ thể, chỉ mới dừng lại ở 3 mức: Vĩnh viễn, lâu dài và tạm thời Trongkhi đó, việc bảo quản với thời hạn lâu dài chưa quy định là bao nhiêu năm chotừng hồ sơ, hoặc tạm thời là bao nhiêu năm có thể loại bỏ đối với những hồ sơ cóthời hạn bảo quản tạm thời

Ngoài ra, trong quá trình chỉnh lý tài liệu một số tài liệu không có giá trị,bao hàm, trùng thừa, hết giá trị đã được thống kê và lập danh mục đề nghị Trungtâm lưu trữ tỉnh thẩm tra và cho ý kiến tiêu hủy theo quy định tại điều 12 của Nghịđịnh 111/2004/NĐ-CP của Chính phủ

3.3 Công tác chỉnh lý tài liệu.

Tài liệu lưu trữ của cơ quan đã được chỉnh lý kịp thời và hoàn chỉnh; kếtthúc mỗi năm công tác, cán bộ lưu trữ tiến hành thu thập hồ sơ, tài liệu từ các bộphận, cá nhân trên cơ sở đó tổ chức phân loại dựa trên phương án đã lựa chọn

Tại UBND huyện An Lão, phương án được chọn để phân loại tài liệu lưu trữ

ở Văn phòng HĐND và UBND huyện An Lão là phương án Thời gian - Mặt hoạt

động Với phương án phân loại này được áp dụng bởi vì trong quá trình hoạt động

cơ cấu tổ chức của UBND huyện có thể thay đổi, hơn nữa chức năng nhiệm vụ củacác đơn vị , tổ chức không rõ ràng, chồng chéo lẫn nhau Cho nên phương án này

là phương án phân loại tối ưu nhất, phản ánh lịch sử đơn vị hình thành phông theotừng mặt hoạt động và có khả năng tập trung thành hệ thống tài liệu về từng mặtcông tác của đơn vị hình thành phông Phương án này thống nhất dùng để phânloại Phông lưu trữ của UBND huyện, tuy nhiên hàng năm cũng có thể bổ sung một

số mặt hoạt động phát sinh trong năm

Nhìn chung, việc phân loại tài liệu lưu trữ do cán bộ lưu trữ chuyên tráchđảm nhận Sau khi thu thập tài liệu hồ sơ, tài liệu từ các bộ phận trong cơ quan đãhoặc chưa được lập hồ sơ, khi nộp vào lưu trữ mới được cán bộ lưu trữ tổ chứchoàn chỉnh (đối với những tài liệu đã lập hồ sơ) hoặc lập mới hồ sơ theo phương án

đã chọn

3.4 Công tác thống kê trong lưu trữ:

Công tác Thống kê là công việc diễn ra thường xuyên ở Kho lưu trữ baogồm : thống kê tài liệu, phương tiện bảo quản, công cụ tra cứu

Kho lưu trữ UBND huyện An Lão tài liệu lưu trữ được thống kê chủ yếubằng mục lục hồ sơ (đối với tài liệu đã được lập hồ sơ), và cặp ba dây (đối với tàiliệu chưa được lập hồ sơ) mục lục hồ sơ được lập theo năm theo từng Phông lưutrữ cụ thể Tài liệu sau khi chỉnh lý được hệ thống hóa, thống kê, bỏ vào hộp sắpxếp gọn gàng ngăn nắp theo tiêu chí đế ra giúp cho việc tra cứu được thuận tiệnnhanh chóng

Tại Kho lưu trữ UBND huyện mới chỉ xây dựng được sổ đăng ký mục lục

hồ sơ, còn các phương tiện thống kê khác chưa xây dựng được

3.5 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ:

UBND huyện An Lão đã bố trí 01 phòng trong trụ sở làm việc của UBNDhuyện làm Kho lưu trữ, với diện tích Kho là 30m2 và đã được trang bị đầy đủ giá,

tủ, hộp để đựng tài liệu (6 giá đôi đựng tài liệu với chiều dài 64m, 1 tủ trưng bày tư

liệu và cặp ba dây), bình chữa cháy… đảm bảo cho việc bảo quản tài liệu Tuyphòng kho chưa được trang bị máy điều hòáy hút bụi nhưng cán bộ lưu trữ có sựkiểm tra,vệ sinh kho tàng thường xuyên nhằm tránh cho tài liệu bị mối mọt, chuộtgặm nhấm, vì vậy mà tài liệu được bảo quản tương đối tốt

Hàng năm, cơ quan hợp đồng với Trung tâm côn trùng tổ chức xông trừ mốitrong kho lưu trữ, ngoài ra cửa sổ và cửa chính Kho lưu trữ được làm bằng cửakính màu, có rèm và được kéo cẩn thận, tránh tác động của ánh nắng mặt trời chiếutrực tiếp vào tài liệu

3.6- Công tác tổ chức nghiên cứu sử dụng tài liệu:

- Kho Lưu trữ UBND huyện An Lão đã xây dựng được quy chế về sử dụngtài liệu và nội quy mượn tài liệu tại Kho Lưu trữ Trong đó có quy định rõ tráchnhiệm, và quyền của người cung cấp tài liệu và người sử dụng tài liệu

Có rất nhiều loại hình tổ chức sử dụng tài liệu, nhưng do yêu cầu của độc giảđối với việc sử dụng tài liệu của Kho lưu trữ huyện không đáng kể nên chưa ápdụng các hình thức tổ chức sử dụng như lý thuyết đã học Hình thức tổ chức sửdụng chủ yếu là: Tài liệu thường được cung cấp dưới dạng Photocopy hoặc sao ybản chính, không cho mượn bản chính, trường hợp cần bản chính để làm việc hoặcđem đi công chứng thì phải làm phiếu mượn tài liệu trong đó nêu mục đích mượntài liệu, các tài liệu cần mượn và thời gian sử dụng, có ý kiến phê duyệt của Lãnhđạo Văn phòng thì cán bộ lưu trữ mới cung cấp

Thực tế ở Kho lưu trữ UBND huyện An Lão chỉ mới xây dựng được công cụtra cứu là mục lục hồ sơ Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào tra tìm tài liệulưu trữ tại Kho lưu trữ huyện chưa thực hiện

Trong 2 năm 2008, 2009 Kho lưu trữ UBND huyện đã cung cấp tài liệu cho

394 lượt người, số lượng tài liệu đưa ra sử dụng là 400 văn bản và một số hồ sơ

Nhìn chung công tác tổ chức sử dụng tài liệu của Kho lưu trữ UBND huyện

An Lão đã dần đi vào nề nếp, tuy chưa xây dựng được các công cụ tra cứu khoahọc và chưa bố trí các trang thiết bị đầy đủ cho công tác này, nhưng với lòng nhiệt

tình, tận tụy phục vụ của cán bộ lưu trữ, nên công tác tổ chức tra cứu tài liệu đượcnhanh chóng

- Công tác tổ chức sử dụng tài liệu ở kho lưu trữ UBND huyện An Lão cònđơn giản vì ở đây chưa có phòng đọc riêng, số lượng độc giả khai thác sử dụngkhông nhiều, chủ yếu phục vụ yêu cầu lãnh đạo của cấp ủy, các cán bộ làm côngtác nghiên cứu tổng hợp, lấy tư liệu lịch sử hoặc muốn tham khảo mới có yêu cầu

4 Nhận xét ưu nhược điểm tồn tại trong công tác lưu trữ của

cơ quan, những biện pháp khắc phục:

* Về ưu điểm:

- Nhận thức về vai trò vị trí, tầm quan trọng của công tác Lưu trữ của cấp

ủy Đảng, chính quyền địa phương và Lãnh đạo Văn phòng có bước chuyển biến rõrệt Việc củng cố, kiện toàn tổ chức làm công tác lưu trữ ở huyện đã được tổ chứcthống nhất và đi vào hoạt động có nề nếp

- Cơ sở vật chất trang bị ban đầu còn thiếu thốn nhưng huyện cũng đã quantâm chỉ đạo thực hiện tốt công tác lưu trữ trong thời gian qua, đã tiến hành thựchiện những khâu nghiệp vụ như: Thu thập, chỉnh lý tài liệu, bảo quản, tổ chức sửdụng tài liệu về cơ bản đáp ứng kịp thời việc tra cứu và sử dụng tài liệu cho hoạtđộng quản lý của UBND huyện cũng như các nhu cầu về sử dụng tài liệu lưu trữcủa cán bộ và nhân dân trong huyện

- Đầu tư trang bị trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ, đầu tư kinh phí xâydựng Kho lưu trữ chuyên dụng để đảm bảo về kho tàng phục vụ yêu cầu cơ bảncho công tác thu thập tài liệu của các phòng ban trong những năm tiếp

- Đội ngũ cán bộ Lưu trữ đã được Văn phòng quan tâm đưa bồi dưỡngnghiệp vụ chuyên môn: Tin học Văn phòng, tập huấn về công tác Lưu trữ nhằmtừng bước đưa công tác Lưu trữ đi vào hoạt động nề nếp từng bước được nâng lên

về nhận thức lý luận và trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đáp ứng yêu cầu, nhất làlòng yêu nghề, tinh thần trách nhiệm trong công việc và vượt khó vươn lên củatừng cán bộ

- Đầu tư xây dựng trang thiết bị ngày càng được coi trọng, đã mua sắm cácphương tiện, trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ, đã xây dựng các quy chế

về xử lý công tác quản lý Lưu trữ theo đúng quy định của Nhà nước đúng theo quy

định của Cục Văn thư-Lưu trữ Nhà nước

*Hạn chế.

- Việc thu thập và bổ sung tài liệu thực hiện chưa triệt để, giao nộp tài liệugiữa cán bộ lưu trữ và các bộ phận khác chưa chặt chẽ (chỉ có biên bản giao nộp,còn thiếu sổ nhập tài liệu ); tài liệu giao nộp phần lớn chưa được lập hồ sơ hoặc

lập hồ sơ nhưng chưa đạt yêu cầu về chất lượng.

- Công tác phân loại tiến hành chậm và hạn chế,

- Công tác xác định giá trị tài liệu còn mang tính chung chung (Ví dụ thờihạn bảo quản lâu dài và tạm thời chưa quy định thời gian cụ thể lâu dài là 10 nămhay 20 - 30 năm; hoặc tạm thời là 1 năm 3 năm hay 5 năm)

- Việc xây dựng các hệ thống công cụ tra cứu cũng như công cụ để thống

kê tài liệu lưu trữ chưa đầy đủ, vì vậy mà rất khó khăn khi có yêu cầu tra cứu sửdụng tài liệu hoặc thống kê số lượng hồ sơ, tài liệu hiện có trong kho

- Chưa có quy định và hình thức tổ chức sử dụng tài liệu thích hợp, vẫn còntình trạng cho mượn tài liệu đôi lúc cầm ra khỏi kho một cách tùy tiện;

- Việc hiện đại hóa công tác lưu trữ, nhất là ứng dụng công nghệ thông tintrong tra tìm tài liệu chưa thực hiện

- Về điều kiện vật chất và phương tiện làm việc của Kho lưu còn thiếu, chưađáp ứng với yêu cầu hiện nay, nhất là các trang thiết bị phục vụ cho công tác bảoquản tài liệu lưu trữ như: Hộp đựng tài liệu, máy điều hòa nhiệt độ, máy hút bụi,máy hút ẩm, dụng cụ phòng cháy chữa cháy chưa được trang bị

- Giải pháp

* Trên cơ sở tổng kết thực tiễn và hệ thống hóa các quy định của pháp luậthiện hành, UBND huyện cần ban hành văn bản quy định riêng về quy chế hoạt

động công tác lưu trữ đảm bảo là nền tảng, là cơ sở pháp lý cho việc quản lý vàphát huy hiệu quả công tác lưu trữ Trước mắt cần phải tổ chức thực hiện các biệnpháp đồng bộ mang tính định hướng sau đây:

- Tăng cường các biện pháp cần thiết và những quy định cụ thể để thực hiệnnghiêm túc Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia, Chị thị 726-TTg của Thủ tướng Chínhphủ về tăng cường công tác lưu trữ trong thời gian tới, Nghị định 111/2004/NĐ-CPcủa Chính phủ về quy định chi tiết một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia,Quyết định số 1570/QĐ-UB của UBND tỉnh Bình Định và các văn bản hướng dẫnkhác về công tác Lưu trữ

- Trước mắt cần chỉ đạo xây dựng kế hoạch và hướng dẫn chỉnh lý tài liệutrước khi nộp lưu, đồng thời thực hiện nghiêm việc thu nộp tài liệu của các cơ quanthuộc diện nộp lưu hồ sơ vào Kho lưu trữ huyện theo đúng quy định

- Từng bước củng cố, kiện toàn về tổ chức và cán bộ lưu trữ về chất lượng

và trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác lưu trữ Nâng cao chấtlượng đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ có đầy đủ năng lực nghiệp vụ lưu trữ.Đồng thời, thường xuyên mở lớp tập huấn, đưa đi đào tạo chính quy một số đồngchí có khả năng phát triển để có nguồn cán bộ kế cận sau này

- Quan tâm đầu tư cơ sở vật chất đáp ứng yêu cầu cơ bản cho công tác lưutrữ bảo đảm các điều kiện hoạt động, đầu tư kinh phí chỉnh lý tài liệu tích đống,nghiên cứu xây dựng hệ thống các công cụ để xác định giá trị tài liệu và tra tìm tàiliệu, chủ động tổ chức các hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, nhanhchóng đưa công tác tin học hóa vào áp dụng cho lĩnh vực này để phù hợp với yêucầu hiện nay Đồng thời trang bị các thiết bị chuyên dùng như: hộp đựng tài liệu,máy hút bụi, máy điều hòa nhiệt độ, dụng cụ phòng cháy chữa cháy để bảo quản

an toàn tài liệu

II Công tác chỉnh lý tài liệu

Trong quá trình thực tập, bản thân tôi cùng với cán bộ Lưu trữ chỉnh lý mộtnăm tài liệu (năm 2006) của phông lưu trữ UBND huyện.Căn cứ vào phương án

phân loại, bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, bảng thời hạn bảo quản tài liệulưu trữ tại Kho lưu trữ huyện là bản kê những tài liệu chủ yếu của UBND huyệncần bảo quản vĩnh viễn và lâu dài, bản kê những tài liệu không có giá trị và tài liệukhông thuộc phông (của cơ quan đã được biên soạn ) bản thân đã trực tiếp tham giachỉnh lý hoàn chỉnh khối tài liệu năm 2006 Việc phân loại tài liệu theo các trình tựsau:

Trên cơ sở tài liệu của năm 2006 phân tài liệu ra thành nhóm lớn (nhóm cơbản) sau đó phân chia tài liệu trong nhóm lớn thành các nhóm vừa và từ nhóm vừaphân thành các nhóm nhỏ cuối cùng là nhóm nhỏ nhất/đơn vị bảo quản

Ví dụ: Tài liệu khối văn hóa-xã hội được phân như sau:

VI- Khối Văn xã: (Nhóm lớn)

1 Tài liệu chung về khối văn xã.(Nhóm vừa)

2 Chương trình, kế hoạch, báo cáo (Nhóm vừa)

3 Tài liệu về Văn hóa thông tin: (Nhóm vừa)

3.1- Tài liệu chung

3.2- Chương trình, kế hoạch, báo cáo

3.3- Văn hóa - nghệ thuật

3.4- Phát thanh - truyền hình

3.5- Tuyên truyền - cổ động

3.6- Các tài liệu khác

4 Tài liệu về thể dục thể thao (Nhóm vừa)

5 Tài liệu về Giáo dục: (Nhóm vừa)

5.1- Tài liệu chung

5.2- Chương trình, kế hoạch, báo cáo

5.3- Quy hoạch về giáo dục

5.4- Điều tra về giáo dục

5.5- Đề án, dự án về giáo dục (kể cả về xây dựng cơ sở vật chất)

6 Tài liệu về Y tế-dân số-CTĐ: (Nhóm vừa)

6.1- Tài liệu chung

6.2- Chương trình, kế hoạch, báo cáo.

6.3- Quy hoạch, điều tra về y tế

8 Tài liệu về Lao động - Thương binh - Xã hội: (Nhóm vừa)

8.1- Tài liệu chung

8.2- Chương trình, kế hoạch, báo cáo

8.3- Chế độ, chính sách, đền ơn đáp nghĩa

8.4- Lao động công ích, Xóa đói giảm nghèo8.5- Giải quyết việc làm

8.6- Trợ cấp xã hội, trợ cấp khó khăn

8.7- Bảo hiểm xã hội

- Tiến hành lập hồ sơ đối với những tài liệu chưa được lập hồ sơ:

Trong phạm vi các nhóm nhỏ, căn cứ vào bản hướng dẫn phân loại, lập hồ

sơ và bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, tiến hành lập hồ sơ kết hợp với xácđịnh giá trị và định thời hạn bảo quản cho hồ sơ

Trong quá trình sắp xếp văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ, đã xem xét loại rakhỏi hồ sơ những văn bản, tài liệu hết giá trị Đối với tài liệu hết giá trị phải viếttiêu đề tóm tắt để thống kê thành danh mục tài liệu hết giá trị Tài liệu trùng thừa

và tài liệu bị bao hàm thuộc hồ sơ nào phải được sắp xếp ở cuối hồ sơ đó và chỉloại ra khỏi hồ sơ sau khi đã kiểm tra Có những hồ sơ nhiều văn bản, tài liệu quádày, ta có thể phân chia ra nhiều đơn vị bảo quản một cách hợp lý

- Chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ:

Tài liệu sau khi đã được lập hồ sơ, căn cứ bản hướng dẫn phân loại, lập hồ

sơ và bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, tiến hành kiểm tra toàn bộ hồ sơ của phông; chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ kết hợp với xác định giá trị và định thời gian

bảo quản đối với những hồ sơ được lập nhưng chưa đạt yêu cầu Hồ sơ sau khi hoàn thiện được để trong tờ bìa tạm và ghi tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản, thời gian sớm nhất và muộn nhất của tài liệu có trong hồ sơ trên tấm thẻ tạm Ví dụ: Hồ

sơ về các chính sách đối với đồng bào dân tộc thiểu số, Thời gian từ 18/3/2006 - 15/12/2006, Thời hạn bảo quản: Lâu dài

- Hệ thống hóa hồ sơ:

Sắp xếp các thẻ tạm trong phạm vi mỗi nhóm nhỏ; sắp xếp các nhóm nhỏtrong từng nhóm vừa, các nhóm vừa trong mỗi nhóm lớn và các nhóm lớn trongphông theo phương án phân loại và đánh số thứ tự tạm thời lên thẻ tạm

Sắp xếp toàn bộ hồ sơ (đơn vị bảo quản) theo số thứ tự tạm thời của thẻ tạm,khi hệ thống hóa hồ sơ thì kết hợp kiểm tra và tiến hành chỉnh sửa đối với những

hồ sơ được lập trùng lặp, hoặc việc xác định giá trị cho hồ sơ, tài liệu chưa chínhxác hoặc không thống nhất

-Biên mục hồ sơ:

+ Đánh số tờ bằng bút chì đen bên góc phải phía trên của tài liệu bằng sốẢrập từ tờ đầu tiên của hồ sơ cho đến tờ cuối cùng Số lượng tờ của hồ sơ phảiđược bổ sung vào thẻ tạm của hồ sơ đó

+ Viết mục lục văn bản: Ghi các thông tin về từng văn bản có trong hồ sơ

như: số thứ tự, số ký hiệu văn bản, ngày tháng ban hành, tác giả văn bản, trích yếunội dung, tờ số theo mẫu sau:

Tácgiảvănbản

Trích yếu nội dung văn

+ Viết chứng từ kết thúc: Ghi số lượng tờ tài liệu trong hồ sơ và những đặc

điểm của tài liệu trong hồ sơ, phần này được in sẵn trong bìa hồ sơ

Việc đánh số tờ, viết mục lục văn bản và chứng từ kết thúc được áp dụng đốivới những hồ sơ bản quản vĩnh viễn và lâu dài

+ Viết bìa hồ sơ: Căn cứ vào những thông tin tại thẻ tạm, tiến hành ghi các

thông tin: Tên phông, tên kho lưu trữ; tiêu đề hồ sơ, thời gian bắt đầu và kết thúc,

số lượng tờ, số phông, số mục lục, số hồ sơ và thời hạn bảo quản lên tờ bìa đã được

in sẵn Yêu cầu về chữ viết trên bìa hồ sơ phải viết rõ ràng, sạch đẹp và đúng chính

tả, mực để viết bìa hồ sơ dùng loại mực đen, bền màu

- Thống kê, kiểm tra và làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị:

+ Tài liệu hết giá trị trong quá trình phân loại phải được tập hợp thành các nhómtheo phương án phân loại và được thống kê thành danh mục tài liệu hết giá trị

Tài liệu hết giá trị phải được Hội đồng xác định giá trị tài của cơ quan thẩmđịnh và lập hồ sơ đề nghị tiêu hủy trình cấp có thẩm quyền (Trung tâm lưu trữ tỉnhcho ý kiến) và UBND huyện ra quyết định tiêu hủy Hồ sơ đề nghị tiêu hủy gồm:Danh mục tài liệu kèm theo bản thuyết minh tài liệu loại; Biên bản họp Hội đồngxác định giá trị tài liệu, văn bản thẩm định của Hội đồng xác định giá trị tài liệu,biên bản tiêu hủy tài liệu

- Xây dựng công cụ quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu:

+ Viết lời nói đầu, trong đó giới thiệu tóm tắt về lịch sử đơn vị hình thànhphông và lịch sử phông; phương án phân loại tài liệu và kết cấu của mục lục hồ sơ

+ Viết bảng chỉ dẫn mục mục, bản chữ viết tắt trong mục lục

+ Đánh máy và in bản thống kê hồ sơ của tài liệu

CÁC PHỤ LỤC PHỤ LỤC I

LỊCH SỬ ĐƠN VỊ HÌNH THÀNH PHÔNG

VÀ LỊCH SỬ PHÔNG