MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu của đề tài 1 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 1 4. Nguồn tài liệu tham khảo 2 5. Lịch sử nghiên cứu 2 6. Phương pháp nghiên cứu 2 7. Bố cục của đề tài 3 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN VĂN CHẤN 4 1.1 Chức năng, nhiêm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Văn Chấn 4 1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của HĐND huyện 4 1.1.2 Chức năng, nhiêm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện 8 1.2 Tình hình tổ chức quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND huyện Văn Chấn 13 1.2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng HĐNDUBND huyện 13 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐNDUBND huyện 13 1.2.3 Vị trí làm việc và bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng 17 1.2.3.1 Cơ sở pháp lý 17 1.2.3.2 Bản mô tả công việc của vị trí việc làm trong văn phòng 18 Phần II. TỔ CHỨC LƯU TRỮ 24 2.1 Khái quát chung vềcông tác lưu trữ 24 2.1.1 Khái niệm của công tác lưu trữ 24 2.1.2 Tính chất của công tác lưu trữ 24 2.1.3 Mục đích, ý nghĩa của công tác lưu trữ 26 2.2 Thực trạng công tác lưu trữ tại UBND huyện Văn Chấn 27 2.1.1 Tổ chức lưu trữ 27 2.2.2 Tình hình tài liệu tại kho 30 2.2.3 Tình hình thực hiện các nội dung nghiệp vụ 31 2.2.3.1 Công tác thu thập, bổ sung 31 2.2.3.2 Công tác xác định giá trị tài liệu 32 2.2.3.3 Công tác chỉnh lý 33 2.2.3.4 Công tác thống kê, tra cứu tài liệu trong lưu trữ 36 2.2.3.5 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 37 2.2.3.6 Công tác tổ chức nghiên cứu sử dụng tài liệu 38 2.3 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ 38 Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 39 3.1 Đánh giá chung 39 3.1.1 Ưu điểm của công tác lưu trữ của UBND huyện Văn Chấn 39 3.1.2 Nhược điểm của công tác lưu trữ của UBND huyện Văn Chấn 39 3.3.3 Nguyên nhân tồn tại một số hạn chế trong công tác lưu trữ tại UBND huyện Văn Chấn 40 3.2 Đề xuất, kiến nghị 40 LỜI CẢM ƠN 42 PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT MỤC LỤC PHỤ LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Mục tiêu đề tài .1 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Nguồn tài liệu tham khảo Lịch sử nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Bố cục đề tài Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN VĂN CHẤN .4 1.1Chức năng, nhiêm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND huyện Văn Chấn 1.1.1Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức HĐND huyện 1.1.2Chức năng, nhiêm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND huyện 1.2Tình hình tổ chức quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng UBND huyện Văn Chấn 12 1.2.1Tổ chức hoạt động văn phòng HĐND&UBND huyện 12 1.2.2Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng HĐND&UBND huyện .13 1.2.3Vị trí làm việc mô tả công việc vị trí văn phòng 17 1.2.3.1Cơ sở pháp lý 17 1.2.3.2 Bản mô tả công việc vị trí việc làm văn phòng 17 Phần II 23 TỔ CHỨC LƯU TRỮ .24 2.1 Khái quát chung vềcông tác lưu trữ .24 2.1.1 Khái niệm công tác lưu trữ 24 Lê Thị Thu Hương Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.1.2 Tính chất công tác lưu trữ 24 2.1.3 Mục đích, ý nghĩa công tác lưu trữ .26 2.2 Thực trạng công tác lưu trữ UBND huyện Văn Chấn 27 2.1.1Tổ chức lưu trữ 27 2.2.2 Tình hình tài liệu kho 29 2.2.3 Tình hình thực nội dung nghiệp vụ 31 2.2.3.1 Công tác thu thập, bổ sung .31 2.2.3.2 Công tác xác định giá trị tài liệu 32 2.2.3.3 Công tác chỉnh lý 33 2.2.3.4 Công tác thống kê, tra cứu tài liệu lưu trữ .36 2.2.3.5 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 37 2.2.3.6 Công tác tổ chức nghiên cứu sử dụng tài liệu 37 2.3 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ 38 Phần III 38 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 38 3.1 Đánh giá chung 38 3.1.1 Ưu điểm công tác lưu trữ UBND huyện Văn Chấn 38 3.1.2 Nhược điểm công tác lưu trữ UBND huyện Văn Chấn 39 3.3.3 Nguyên nhân tồn số hạn chế công tác lưu trữ UBND huyện Văn Chấn 39 3.2 Đề xuất, kiến nghị 40 LỜI CẢM ƠN 41 PHỤ LỤC 42 PHỤ LỤC Lê Thị Thu Hương Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT UBND: Ủy ban nhân dân HĐND: Hội đồng nhân dân VTLT: Văn thư-lưu trữ QĐ: Quyết định VTVL: Vị trí việc làm Lê Thị Thu Hương Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Lý chọn đề tài Văn thư-lưu trữ công tác có ý nghĩa quan trọng trình hoạt động quan, tổ chức Là lĩnh vực quản lý Hành Nhà nước, nhằm đảm bảo cho việc quản lý điều hành quan thường xuyên liên tục Công tác lưu trữ quan có liên quan trực tiếp đến công văn, giấy tờ, việc làm tốt công tác đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng, xác, giải công việc thuận lợi góp phần quan trọng việc bảo đảm giữ gìn bí mật quốc gia nói chung bí mật quan nói riêng Điều phản ánh cách chân thực thông qua tài liệu sản sinh thời kỳ lịch sử quan trọng dân tộc, thước phim tài liệu, tư liệu lịch sử chưa đầy đủ Nhận thức tầm quan trọng công tác lưu trữ giai đoạn thời gian thực tập Văn phòng HĐND&UBND huyện Văn Chấn, tiếp xúc trực tiếp đến văn giấy tờ công tác chỉnh lý tài liệu Do đó, báo cáo thực tập tốt nghiệp xin giới thiệu tổ chức lưu trữ với chủ đề: “ Thực trạng biện pháp hoàn thiện công tác lưu trữ UBND huyện Văn Chấn” Mục tiêu đề tài Mục tiêu trọng tâm đề tài thực tập tốt nghiệp là: - Tìm hiểu vấn đề công tác lưu trữ - Phân tích, đánh giá thực trạng tổ chức lưu trữ UBND huyện Văn Chấn để thấy rõ ưu điểm hạn chế công tác sở đưa đề xuất, giải pháp cao hiệu công tác lưu trữ Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu báo cáo tốt nghiệp lý thuyết công tác lưu trữ thực tiến hoạt độn g lưu trữ UBND huyện Văn Chấn gồm: - Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiên vụ UBND huyện Văn Chấn Lê Thị Thu Hương Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng HĐND&UBND huyện Văn Chấn - Thực trạng hoạt động công tác lưu trữ UBND huyên Văn Chấn - Ưu điểm, nhược điểm công tác văn thư, sở đưa kiến nghị đề xuất phương án tối ưu nâng cao hoạt động lưu trữ cho quan Nguồn tài liệu tham khảo - Giáo trình Lưu trữ Trường Cao đẳng Nội Vụ Hà Nội, Nhà xuất Giao thông vận tải, Hà Nội – 2009; - Luật số 01/2011/QH13 Quốc hội ngày 11/11/2011 Luật Lưu trữ; - Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; - Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội Vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan - Quyết định số 63/QĐ-UBND ngày 10 tháng năm 2010 UBND huyện Văn Chấn qquy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn văn phòng HĐND&UBND huyện Văn Chấn Lịch sử nghiên cứu - Báo cáo thực tập tốt nghiệp công tác văn thư-lưu trữ sinh viên Nguyễn Thị Lan- Đại học khoa học xã hội nhân văn - Bài báo cáo thực tập: Công tác lưu trữ UBND huyện An LãoGVHD Nguyễn Thị Hường - Bài báo cáo thực tập: Thực trạng công tác văn thư- lưu trữ quản trị văn phòng UBND huyện Vĩnh tường sinh viên Nguyễn Thị Thơm Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp điều tra, khảo sát - Phương pháp quan sát - Phương pháp đối thoại, vấn - Phương pháp thống kê -Phương pháp phân tích, tổng hợp Lê Thị Thu Hương Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Bố cục đề tài Gồm phần Phần I: Khảo sát công tác văn phòng UBND huyện Văn Chấn Phần II: Tìm hiểu công tác lưu trữ UBND huyện Văn Chấn Phần III: Kết luận đề xuất kiến nghị công tác lưu trữ UBND huyện Văn Chấn Lê Thị Thu Hương Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN VĂN CHẤN UBND huyện Văn Chấn thành lập năm 1997 đặt trụ sở trung tâm xã Sơn thịnh với phát triển đến UBND huyện có 13 quan chuyên môn đơn vị nghiệp Với đội ngũ cán lãnh đạo, nhân viên có trình độ cao, chuyên môn giỏi góp phần vào phát triển quan đáp ứng nhu cầu công việc hàng ngày 1.1 Chức năng, nhiêm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND huyện Văn Chấn 1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức HĐND huyện - Chức + Hội đồng nhân dân quan quyền lực nhà nước địa phương, đại diện cho ý chí, nguyện vọng quyền làm chủ nhân dân, nhân dân địa phương bầu ra, chịu trách nhiệm trước nhân dân địa phương quan nhà Lê Thị Thu Hương Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nước cấp + Hội đồng nhân dân định chủ trương, biện pháp quan trọng để phát huy tiềm địa phương, xây dựng phát triển địa phương kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh, không ngừng cải thiện đời sống vật chất tinh thần nhân dân địa phương, làm tròn nghĩa vụ địa phương nước + Hội đồng nhân dân thực quyền giám sát hoạt động Thường trực Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân, Toà án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân cấp; giám sát việc thực nghị Hội đồng nhân dân; - Nhiệm vụ quyền hạn + Trong lĩnh vực kinh tế, Hội đồng nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Quyết định kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm; chủ trương, biện pháp xây dựng phát triển kinh tế hợp tác xã kinh tế hộ gia đình địa phương; Quyết định biện pháp bảo đảm thực chương trình khuyến nông, khuyến lâm, khuyến ngư, khuyến công biện pháp phát huy tiềm thành phần kinh tế địa phương, bảo đảm quyền tự chủ sản xuất, kinh doanh sở kinh tế; Quyết định quy hoạch, kế hoạch phát triển mạng lưới giao thông, thuỷ lợi biện pháp bảo vệ đê điều, công trình thuỷ lợi, bảo vệ rừng theo quy định pháp luật; + Trong lĩnh vực giáo dục, y tế,văn hoá, thông tin, thể dục thể thao, xã hội đời sống, Hội đồng nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Quyết định biện pháp điều kiện cần thiết để xây dựng phát triển mạng lưới giáo dục mầm non, giáo dục phổ thông địa bàn theo quy hoạch chung; Lê Thị Thu Hương Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Quyết định biện pháp giữ gìn, bảo quản, trùng tu phát huy giá trị công trình văn hoá, nghệ thuật, di tích lịch sử - văn hoá ; Quyết định biện pháp phòng, chống tệ nạn xã hội địa phương; + Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên môi trường, Hội đồng nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Quyết định biện pháp ứng dụng tiến khoa học, công nghệ, phát huy sáng kiến cải tiến kỹ thuật để phát triển sản xuất, kinh doanh đời sống nhân dân địa phương; Quyết định biện pháp quản lý sử dụng đất đai, rừng núi, sông hồ, nguồn nước, tài nguyên lòng đất, nguồn lợi vùng biển địa phương theo quy định pháp luật; Quyết định biện pháp bảo vệ cải thiện môi trường; phòng, chống khắc phục hậu thiên tai, bão lụt địa phương; + Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, Hội đồng nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Quyết định biện pháp thực nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang nhân dân quốc phòng toàn dân; bảo đảm thực chế độ nghĩa vụ quân sự, xây dựng lực lượng dự bị động viên, thực nhiệm vụ hậu cần chỗ, sách hậu phương quân đội sách lực lượng vũ trang nhân dân địa phương; Quyết định biện pháp thực nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội + Trong việc thực sách dân tộc sách tôn giáo, Hội đồng nhân dân huyện có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Quyết định nhiệm vụ thực chương trình, dự án phát triển kinh tế - xã hội tỉnh vùng đồng bào dân tộc thiểu số, vùng sâu, vùng xa vùng nhiều khó khăn; Quyết định biện pháp bảo đảm việc thực sách dân tộc, sách tôn giáo theo quy định pháp luật Lê Thị Thu Hương Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Trong lĩnh vực thi hành pháp luật, Hội đồng nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Quyết định biện pháp bảo đảm việc thi hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị địa phương; Quyết định biện pháp bảo hộ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, quyền lợi ích hợp pháp khác công dân; Quyết định biện pháp bảo vệ tài sản, lợi ích Nhà nước; bảo hộ tài sản quan, tổ chức, cá nhân địa phương; + Trong lĩnh vực xây dựng quyền địa phương quản lý địa giới hành chính, Hội đồng nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Uỷ viên thường trực Hội đồng nhân dân, Chủ tịch, Phó Chủ tịch thành viên khác Uỷ ban nhân dân, Trưởng Ban thành viên khác Ban Hội đồng nhân dân, Hội thẩm nhân dân Toà án nhân dân cấp; Bỏ phiếu tín nhiệm người giữ chức vụ Hội đồng nhân dân bầu; Bãi bỏ phần toàn định, thị trái pháp luật Uỷ ban nhân dân cấp, nghị trái pháp luật Hội đồng nhân dân cấp xã; - Cơ cấu tổ chức Thường trực HĐND huyện Văn Chấn khoá X - Nhiệm kỳ 2011 – 2016 TT Họ tên Cao Văn Khải Chức vụ Chủ tịch HĐND huyện văn chấn Phó chủ tịch HĐND huyện Văn Chấn Số điện thoại 0293.874.050 0293.874.044 Phó chủ tịch HĐND huyện Văn Chấn 0293.505.315 Các ban HĐND huyện văn chấn khoá x - nhiệm kỳ 2011-2016 Ban Pháp chế Lê Thị Thu Hương Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Tình trạng vật lý tài liệu: khối tài liệu có tài liệu từ năn 1962 sản xuất chất liệu giấy rơm, độ bền dễ bị rách, hư hỏng Cũng thời gian lâu nên khối tài liệu bị mát, thất lạc nhiều Còn khối tài liệu từ 1990 sau sản xuất chất liệu có độ bền cao, kỹ thuật đại nên tài liệu có tính thẩm mỹ cao, thể thức đảm bảo cho công tác lưu trữ lâu dài sau -Do điều kiện sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác bảo quản tài liệu nhiều hạn chế nên ước tính số lượng tài liệu bị hư hỏng : 20 mét giá 2.2.3 Tình hình thực nội dung nghiệp vụ 2.2.3.1 Công tác thu thập, bổ sung - Về công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ quan quan tâm tổ chức thường xuyên hàng năm Cán lưu trữ tổ chức thu thập hồ sơ , tài liệu từ phòng lãnh đạo HĐND, UBND, văn phòng phận tham mưu giúp việc - UBND huyện Văn Chấn hàng năm ban hành danh mục quan nguồn nộp lưu tài liệu kho lưu trữ huyện Đây sở pháp lý quan trọng để tổ chức thực công tác thu thập, bổ sung tài liệu cho kho lưu trữ - Nguồn bổ sung tài liệu chủ yếu: HĐND huyện, Lãnh đạo UBND huyện, cá nhân , phận thuộc văn phòng đơn vị có liên quan Đối với phông thuộc nguồn nộp lưu lưu trữ huyện bao gồm phông lưu trữ: Thanh tra huyện, Viện kiểm sát nhân dân huyện, Bảo hiểm xã hội huyện, phòng Nội vụ, lao động xã hội 31 xã, trị trấn Nội dung tài liệu phông sở lịch sử đơn vị hình thành phông lịch sử phông dựa theo chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị Trên sở phương án phân loại xác định tổ chức chỉnh lý, đa số tài liệu quan, xã thị trấn thuộc nguồn nộp lưu - Khi tiếp nhân tài liệu lưu trữ từ quan, đơn vị cán lưu lập biên giao nhận tài liệu, có ký giao quan người quản lý kho lưu Lê Thị Thu Hương 31 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trữ huyện sở danh mục hồ sơ nộp lưu quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu lập Việc nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lích sử nhìn chung theo quy định nhà nước, theo tiêu chuẩn tài liệu phải đủ năm tuổi - Hàng năm UBND huyện có kế hoạch nộp lưu năm quan, đơn vị - Tóm lại, việc mở hồn sơ, thu thập văn đưa vào hồ sơ UBND huyện triển khai thực hiện, cán công chức chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ, đưa văn hình thành có liên quan đến công việc giải vào bìa hồ sơ Các văn hồ sơ xếp theo trình tự hợp lý 2.2.3.2 Công tác xác định giá trị tài liệu - Theo Quyết định số 136/QĐ-UBND ngày 18 tháng năm 2014 UBND huyện Văn Chấn ban hành danh mục thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động UBND huyện Công tác xác định giá trị tài liệu tiến hành giai đoạn tài liệu lập hồ sơ + Thứ nhất: Xác định giá trị tài liệu lưu trữ hành + Thứ hai: Xác định giá trị tài liệu lưu trữ cố định -Theo Quyết định số 793/QĐ-UBND ngày 15/10/2015 việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu huyên Theo Quyết định thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm: Thủ trưởng quan ( chánh văn phòng), cán chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ cán phận tài liệu chỉnh lý.UBND huyện xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành hoạt động UBND cấp huyện - Năm 2013, UBND huyện Văn Chấn ban hành Quyết định thành lập Đoàn kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị; hướng dẫn thu thập tài liệu, hồ sơ vào lưu trữ lịch sử tỉnh Yên bái lưu trữ quan; đăng ký quan, đơn vị thuộc Danh mục nguồn thành lập hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh - Nhìn chung công tác xác định giá trị tài liệu kho lưu trữ UBND Lê Thị Thu Hương 32 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội huyện tiến hành nghiệp vụ Việc xác định giá trị tài liệu dừng mức: + Tài liệu có giá trị vĩnh viến hình thành từ năm 2005 trở trước giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Yên Bái, số mét giá tài liệu nộp lưu vào lưu trữ Lịch sử khoảng 2,5 m bao gồm loại văn như: Chỉ thị, Hướng dẫn, Quy định, Quy chế, Quyết định UBND huyện tài liệu kỳ họp HĐND huyện; sổ công văn hàng năm HĐND UBND huyện + Tài liệu có thời hạn bảo quản 50 năm chỉnh lý để lưu lại Lưu trữ quan (kho lưu trữ huyện) bao gồm lại như: Công văn, Tờ trình, Báo cáo, Kế hoạch UBND huyện văn khác HĐND huyện + Tài liệu có thời hạn bảo quản tạm thời: bao gồm báo cáo tuần, giấy mời - Đối với văn đến: phân loại thành 16 nhóm tài liệu, sau kết thức công tác chỉnh lý lưu trữ kho huyện - Đối với tài liệu loại bỏ bao gồm văn đến văn tài liệu phô tô, trùng thừa, dấu, số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản; tài liệu có tính chất tham khảo, hồ sơ nguyên tắc hết thời hạn thi hành sau kết thúc đợt chình lý thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu để tiêu hủy tài liệu theo quy định điều 12 Nghị định 111/2004/ NĐ-CP Chính phủ 2.2.3.3 Công tác chỉnh lý - Kết thúc năm công tác, cán lưu trữ tiến hành thu thập hồ sơ , tài liệu từ phận, nhân tổ chức phân loại để tiến hành chỉnh lý kịp thời hoàn chỉnh + Tại UBND huyện Văn Chấn, phương án chọn để phân loại tài liệu lưu trữ Văn phòng HĐND&UBND phương án thời gian-mặt hoạt động Phương án sử dụng dựa theo chức năng, nhiệm vụ mặt hoạt động quan, phương án tối ưu phản ánh lịch sử đơn vị hình thành phông Phương án thống dùng để phân loại phông lưu trữ UBND huyện Bên cạnh đó, tài liệu thuộc mảng HĐND phân loại theo nhiệm kỳ Lê Thị Thu Hương 33 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Việc phân loại tài liệu lưu trữ cán lưu trữ chuyên trách đảm nhận, sau thu thập tài liệu hồ sơ, tài liệu từ phận quan chưa lập hồ sơ nộp vào lưu trữ cán lưu trữ tổ chức hoàn chỉnh lập hồ sơ theo phương án chọn Tình hình chỉnh lý tài liệu tồn đọng quan năm 2015 - Năm 2015, UBND huyện Văn Chấn tiến hành đợt chỉnh lý tài liệu tồn kho với khối lượng lớn 158,5m Lịch sử tài liệu tồn kho từ năm 1962 đến hình thành 03 phông Phông huyện Văn Chấn, tỉnh Nghĩa Lộ (giai đoạn 1962-1975); Phông huyện Văn Chấn, tỉnh Hoàng Liên Sơn (giai đoạn 1976- 1991); Phông huyện Văn Chấn, tỉnh Yên Bái (giai đoạn từ tháng 9/197 - Công tác đạo điều hành UBND huyện: UBND huyện Văn chấn ban hành số văn đạo thực việc chỉnh lý tài liệu tồn đọng kho lưu trữ + Kế hoạch số 100/KH-UBND ngày 23/10/2013 UBND huyện Văn Chấn thu nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh yên bái + Ban hành Kế hoách hướng dẫn giải tài liệu tồn đọng quan chuyên môn, đơn vị nghiệp thuộc huyện + Năm 2013, UBND huyện lập danh sách đăng ký quan, đơn vị thuộc danh mục nguồn thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh Yên Bái + Năm 2015: UBND huyện tiếp tục ban hành kế hoạch số 26/ KH- UBND ngày 27/3/2015 chỉnh lý tài liệu HĐND, UBND huyện giai đoạn 1964-2014; Quyết định số 97/QĐ –UBND ngày 27/3/2015 UBND huyện việc thành lập tổ thu thập chỉnh lý tài liệu; Quyết định số 793/QĐ-UBND ngày 15/10/2015 việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu huyện ban hành Lịch sử đơn vị hình thành phông lịch sử phông; hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ hướng dẫn xác định giá trị tài liệu - Quá trình thực chỉnh lý tài liệu tồn đọng + Sau ban hành kế hoạch, hướng dẫn chỉnh lý tài liệu tồn đọng kho Lê Thị Thu Hương 34 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lưu trữ huyện; thành lập tồ chỉnh lý gồm 15 cán bộ, công chức 13 phòng chuyên môn thuộc huyện UBND huyện có công văn số 154/UBND-NC, ngày 20/4/2015 việc đề xuất phối hợp thực công tác thu thập chỉnh lý tài liệu lưu trữ với Chi cục Văn thư-Lưu trữ sở Nội vụ tỉnh Yên Bái, đề nghị Chi cục VTLT tỉnh cử cán chuyện môn hướng dẫn nghiệp vụ cho tổ chỉnh lý huyện + Ngày 19, 20 tháng năm 2015, Chi cục VTLT- sở Nội vụ trực tiếp hướng dẫn chỉnh lý tài liệu, phân loại hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, xếp tài liệu, lập công cụ tra cứu Căn hướng dẫn Tổ thu thập chỉnh lý tài liệu huyện ban hành Kế hoạch số 01/KH-TTTCLTL ngày 22 tháng năm 2015 việc phân công nhiệm vụ thành viên tổ thu thập chỉnh lý tài liệu, cụ thể sau: Chia tổ chỉnh lý thành 03 nhóm, nhóm gồm 05 người thực chỉnh lý 03 phông lưu trữ năm 1964 đến 2014 Mỗi nhóm cử người làm nhóm trưởng nhận bàn giao phông tài liệu thực chỉnh lý Thời gian thực chỉnh lý ngày 01/7/2015 đến 30/8/2015 • Nhóm 1: Thực việc chỉnh lý tài liệu phông Huyện Văn Chấn, tỉnh Nghĩa Lộ ( 1964-1975) chỉnh lý tài liệu từ năm 2000 đến 2007 phông Huyện Văn Chấn, tỉnh Yên Bái; • Nhóm 2: Thực chỉnh lý tài liệu phông Huyện Văn Chấn , tỉnh Hoàng Liên Sơn (1976-8/1991) chỉnh lý tài liệu từ năm 2008 đến 2014 phông Huyên Văn Chấn, tỉnh Yên Bái; • Nhóm 3: Thực chỉnh lý tài liệu phông Huyện Văn Chấn , tỉnh Yên Bái (9/1991-1999) + Tổ chỉnh lý tài liệu huyện tiến hành chỉnh lý tài liệu theo phương án lựa chọn “ Thời gian- mặt hoạt động”; hồ sơ, tài liệu phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ; xác định thời hạn bảo quản; hồ sơ hoàn thiện hệ thống hóa; có mục lục hồ sơ, sở liệu tra cứu Danh mục tài liệu hết giá trị; đến chỉnh lý hoàn chỉnh 03 phông: Phông UBND huyện Văn Chấn, tỉnh Nghĩa Lộ từ 05/01/1966 đến 15/7/1972, Phông UBND huyện Văn Chấn, tỉnh Hoàng Liên Sơn từ năm 1976 đến tháng 9/1991, Phông Lê Thị Thu Hương 35 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội UBND huyện Văn Chấn, tỉnh Yên Bái từ tháng 10/1991 đến tháng 12/2005 Ngoài ra, phông hồ sơ, tài liệu HĐND huyện: Phông HĐND huyện Văn Chấn, tỉnh Hoàng Liên Sơn từ 07/10/1986 đến 03/8/1991 Phông HĐND huyện Văn Chấn, tỉnh Yên Bái từ 31/1/1992 đến 22/4/2004 + UBND huyện bố trí điều kiện sở vật chất, trang thiết bị, văn phòng phẩm cần thiết để phục vụ cho công tác chỉnh lý tài liệu kho lưu trữ huyện Trong thời gian tới UBND huyện tiếp tục triển khai quan đơn vị hoàn thiện mục lục hồ sơ công việc lưu trữ đơn vị theo quy định - Kết đạt được: Cùng với quan tâm, phối hợp Chi cục VTLTSở Nội vụ tỉnh Yên Bái, UBND huyên đạo quan chuyên môn tham mưu xây dựng kế hoạch, hướng dẫn giải tài liệu tồn đọng Tổ chỉnh lý nêu cao tinh thần, trách nhiệm với nhiêm vụ giao thực tốt việc chỉnh lý đạt kết cao Tuy nhiên, cán bộ, công chức tổ chỉnh lý cán kiêm nhiêm, chuyên môn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ; mặt khác thành viên tổ vừa phải hoàn thành nhiệm vụ quan, đơn vị vừa tham gia tổ chỉnh lý nên ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng công việc 2.2.3.4 Công tác thống kê, tra cứu tài liệu lưu trữ - Công tác thống kê công việc diễn thường xuyên Kho lưu trữ gồm công việc: thống kê tài liệu, phương tiện bảo quản công cụ tra cứu - Kho lưu trữ UBND huyện Văn Chấn tài liệu lưu trữ thống kê phương pháp sau: +Mục lục hồ sơ với tài liệu lập hồ sơ + Cặp ba dây với tài liệu chưa lập hồ sơ - Hầu tài liệu lưu trữ kho chỉnh lý hoàn chỉnh nên phương pháp thống kê mục lục hồ sơ.Mục lục hồ sơ lập theo năm theo phông lưu trữ cụ thể Tài liệu sau chỉnh lý hệ thống hóa, thống kê, bỏ vào hộp xếp gọn gàng ngăn nắp theo tiêu chí đề giúp cho việc tra cứu thuận tiện - Ở kho lưu trữ UBND huyện xây dựng sổ đăng ký mục lục Lê Thị Thu Hương 36 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hồ sơ phương tiện thống kê khác chưa xây dựng - Việc lập hệ thống công cụ thống kê, tra tìm tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý tra tìm tài liệu cách nhanh chóng theo nhu cầu độc giả Tuy nhiên áp dụng công cụ tra cứu truyền thống nên việc tra tìm chưa nhanh chóng 2.2.3.5 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ - UBND huyện bố trí 01 phòng trụ sở làm việc để làm kho lưu trữ với diện tích 30m2 trang bị đầy đủ giá, tủ, hộp để đựng tài liệu Trang thiết bị bảo quản hầu hết đầy đủ: điều hòa, máy hút ẩm, bình chữa cháy, máy thông gió, quạt phương tiện ánh sáng - Hàng năm quan có phối hợp với trung tâm diệt côn trùng để làm kho lưu trữ - Công tác bảo quản kho lưu trữ UBND huyện trọng quan tâm hầu hết văn bản, tài liệu kho có giá trị bảo quản tương đối đồng đều, có giá trị pháp lý độ tin cậy cao - Tuy nhiên, công tác bảo quản kho lưu trữ huyện gặp không khó khăn số nguyên nhân: + Nhiều tài liệu có độ tuổi cao từ năm 1962, giấy mỏng nên bị hư hỏng không + Do quan có kinh phí hạn hẹp không mua hộp đựng hồ sơ theo tiêu chuẩn Cục lưu trưc nhà nước, hầu hết sử dụng cặp dây nên việc bảo quản tài liệu chưa đảm bảo + Kho lưu trữ không cố định, nhỏ hẹp, kho tạm thời phòng làm việc trước cán nên trình xếp chuyển kho qua lại làm hỏng tài liệu 2.2.3.6 Công tác tổ chức nghiên cứu sử dụng tài liệu - Kho lưu trữ UBND huyện xây dựng quy chế sử dụng tài liệu nội quy mượn tài liệu kho lưu trữ Trong có quy định rõ ràng trách nhiệm quyền người cung cấp tài liệu người sử dụng tài liệu - Việc sử dụng tài liệu độc giả UBND huyện chủ yếu phục vụ Lê Thị Thu Hương 37 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cho công việc nên tài liệu thường cung cấp dạng phôtôcoppy y chính, không cho mượn ảnh hưởng đến bí mật nhà nước Trong trường hợp cần để làm việc phải làm phiếu mượn tài liệu nêu rõ mục đích mượn tài liệu, tài liệu cần mượn thời gian sử dụng, có ý kiến phê duyệt lãnh đạo văn phòng cán lưu trữ cung cấp - Hàng năm, Kho lưu trữ UBND huyện phục vụ 150 lượt bạn đọc, việc lưu tài liệu lưu trữ thực quy định Giúp cho việc khai thác, tra cứu, sử dụng tài liệu đạt hiệu - Công tác tổ chức sử dụng tài liệu kho lưu trữ UBND huyện văn chấn dần vào nề nếp, với việc xây dựng công cụ tra cứu khoa học lòng nhiệt tình, tận tụy phục vụ cán lưu trữ công tác tổ chức sử dụng tài liệu đạt hiệu cao 2.3 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ - Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ UBND huyện Văn Chấn quan tâm bước xây dựng - Hiện tại, UBND huyện Văn Chấn sử dụng phần mền tác nghiệp vào công tác lưu trữ để thống kê, tra tìm tài liệu - Tuy nhiên, mô hình hoạt động UBND huyện nhỏ với số khó khăn kinh tế nguồn lực nên huyện chưa ứng dụng công nghệ thông tin đại vào công tác lưu trữ Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 3.1 Đánh giá chung 3.1.1 Ưu điểm công tác lưu trữ UBND huyện Văn Chấn - Nhận thức vai trò, vị trí, tầm quan trọng công tác lưu trữ quan tâm cấp Ủy Đảng, quyền địa phương lãnh đạo văn phòng có bước chuyển biến rõ rệt Việc củng cố kiện toàn tổ chức làm công tác văn thư huyện tổ chức thống vào hoạt động có nề nếp - Cán bộLưu trữ người có chuyên môn cao, có kinh nghiệm đạo đức nghề nghiệp nên quy trình nghiệp vụ tiếp nhận, xử lý, chuyển giao Lê Thị Thu Hương 38 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội văn thực xác, đảm bảo bí mật nhà nước - Công tác Văn thư- lưu trữ quan trọng , văn giấy tờ xử lý lưu lưu trữ Nhờ mà việc tra tìm tài liệu thuận lợi dễ dàng - Qua việc áp dụng công nghê- thông tin vào công tác lưu trữ phần mền tác nghiệp tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý , thống kê tra tìm tài liệu lưu trữ; đảm bảo cho văn bản, giấy tờ quan lưu thông Nhờ mà tiết kiệm thời gian công sức mang lại hiệu công việc cao - Phòng làm việc cán Lưu trữ bố trí khoa học, ngăn lắp, thoáng mát, đầy đủ trang thiết bị cần thiết phục vụ cho công việc quan - Cùng với quan tâm, phối hợp Chi cục VTLT- sở Nội vụ tỉnh Yên Bái, UBND đạo quan chuyên môn tham mưu, xây dựng kế hoạch, hướng dẫn việc thực giải tài liệu tồn đọng 3.1.2 Nhược điểm công tác lưu trữ UBND huyện Văn Chấn - Diện tích Kho lưu trữ nhỏ hẹp dẫn đến hồ sơ, tài liệu thiếu chỗ chứa, nhiều tài liệu để kho - Phương tiện máy móc bảo quản tài liệu chưa đáp ứng dẫn đến nhiều tài liệu bị hư hỏng theo thời gian - Công tác chỉnh lý tài liệu tồn kho gặp nhiều khó khăn nhân lực chủ yếu cán kiêm nhiệm, chuyên môn nghiệp vụ công tác lưu trữ Mặt khác, thành viên tổ chỉnh lý vừa phải đảm bảo hoàn thành công việc chuyên môn vừa thực chỉnh lý tài liệu nên chất lượng công việc bị ảnh hưởng 3.3.3 Nguyên nhân tồn số hạn chế công tác lưu trữ UBND huyện Văn Chấn - Do Văn Chấn huyện nghèo thuộc miền núi, điều kiện sở vật chất UBND huyên chưa đầu tư đáp ứng cho công việc nên công tác lưu trữ tồn số hạn chế - nhân lực làm công tác lưu trữ UBND hạn chế chủ yếu kiêm Lê Thị Thu Hương 39 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhiệm, cán chưa đầu tư học lớp nghiệp vụ 3.2 Đề xuất, kiến nghị - Để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm công tác lưu trữ quan , xin đưa số giải pháp, đề xuất với quan sau: + Tổ chức tốt việc triển khai văn hành quy định công tác văn thư lưu trữ Tiếp tục thực rà soát văn ban hành công tác văn thư, lưu trữ để sửa đổi, bổ xung cho phù hợp với quy định hành + Đầu tư xây dựng Kho lưu trữ phòng đọc thoáng mát, đủ diện tích xếp tài liệu cố định không di chuyển đảm bảo tài liệu không bị hư hỏng + Đầu tư mua sắm thêm trang thiết bị bảo quản tài liệu tu sửa lại thiết bị hư hòng kho lưu trữ + Đầu tư áp dụng công nghệ thông tin đại vào công tác lưu trữ cua quan, đơn vị, tạo điều kiện thuận lợi cho trình tìm kiếm tài liệu phục vụ công tác chuyên môn nghiên cứu huyện + Lãnh đạo tăng cường kiểm tra công tác hành văn phòng, công tác văn thư-lưu trữ Coi trọng công tác tự kiểm tra quan, đơn vị UBND huyện cần giao cho văn phòng HĐND&UBND huyện phối hợp với phòng nội vụ huyện thành lập đoàn kiểm tra kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị hàng năm + Nâng cao nghiệp vụ cho cán lưu trữ: Mở lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho cán làm văn thư, lưu trữ quan, đơn vị huyện + Các cán bộ, nhân viên văn phòng cần nâng cao ý thức, trách nhiệm với công việc, khả chủ động việc xử lý giải tình đột xuất + Cần thường xuyên họp chi để đánh giá lực, phẩm chất làm việc cán bộ, nhân viên văn phòng Khen thưởng cán bộ, nhân viên có thành tích cao, hoàn thành xuất sắc công việc, đồng thời phê bình cán bộ, Lê Thị Thu Hương 40 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhân viên hoàn thành chưa tốt nhiệm vụ giao + Lãnh đạo văn phòng cần cho ý kiến cho ý kiến đạo cán lưu trữ dọn dẹp, xếp tài liệu khoa học, hợp lý để phục vụ cho công tác tra tìm - Kiến nghị: + Đề nghị Chi cục VTLT- Sở Nội vụ đề nghị UBND tỉnh quan tâm đầu tư trang thiết bị đại công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ UBND huyện Văn Chấn + Đề nghị Chi cục VTLT- Sở Nội vụ đề nghị UBND tỉnh hỗ trợ kinh phí, hướng dẫn nghiệp vụ, giải đáp vướng mắc cho huyện để thực chỉnh lý tài liệu tồn đọng, giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ Lịch sử tỉnh LỜI CẢM ƠN Trên toàn thực trạng công tác lưu trữ UBND huyện văn chấn mà qua tháng thực tập tìm hiểu Qua đó, khẳng định tầm quan trọng thiết yếu thiếu công tác văn thư, lưu trữ hoạt động hành Trải qua năm học tập rèn luyện giảng đường trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, thân số đông sinh viên trường thầy cô tận tình giảng dạy, truyền đạt kiến thức với hướng dẫn nhiệt tình cán bộ, nhân viên Văn phòng HĐND&UBND huyện Văn Chấn Nhờ mà học hỏi nhiều điều chuyên môn nghiệp vụ, kĩ làm việc đạo đức nghề nghiệp Không vậy, tiếp xúc trực tiếp với môi trường làm việc công sở, truyền đạt nghệ thuật giao tiếp Lê Thị Thu Hương 41 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ứng xử Tôi cảm thấy yêu nghề hơn, có nhìn vĩ mô sống môi trường làm việc chuyên nghiệp Qua đây, xin bày tỏ lời cảm ơn chân thành đến Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, thầy cô Khoa Quản trị văn phòng tạo điều kiện cho trải nghiệm thực tế Xin bày tỏ lời cảm ơn đến UBND huyện Văn Chấn lần tiếp nhận thực tập quan Xin cảm ơn đến lãnh đạo Văn phòng HĐND&UBND huyện Văn Chấn anh Vũ Quốc Đông anh, chị cán bộ, nhân viên văn phòng nhiệt tình giúp đỡ thời gian học hỏi quan Xin dành lời cảm ơn đặc biệt đến chị Hà Thị Minh Hiếu-cán Lưu trữ hướng dẫn, dạy cho không kiến thức chuyên môn mà tác phong làm việc, cách ứng xử giao tiếp.Nhờ mà hoàn thành thời gian thực tập báo cáo thành công Do thời gian kiến thức nhiều hạn chế nên báo cáo không tránh khỏi sai xót hạn chế, mong nhận nhận xét, góp ý Nhà trường thầy cô Khoa Quản trị văn phòng để báo cáo kiến tập hoàn chỉnh Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng 06 năm 2015 Sinh viên Lê Thị Thu Hương PHỤ LỤC PHỤ LỤC 01 Sơ đồ máy tổ chức Văn phòng HĐND&UBND huyện Văn Chấn Lê Thị Thu Hương 42 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Ghi chú: Chỉ mối quan hệ đạo PHỤ LỤC 02 Căn vào sổ đăng ký văn đi, thống kê hình thức văn số lượng ban hành văn năm trở lại đây: Văn QĐ nhân 2010 708 Lê Thị Thu Hương 2011 858 2012 1371 43 2013 1829 2014 1620 2015 2676 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội QĐ tổ chức 0 0 1430 1396 cán QĐ XDCB QĐ khác Công văn VB QPPL Thông báo Kế hoạch Báo cáo Giấy mời Tờ trình VB VP Chỉ thị Công điện 713 418 657 156 100 170 188 190 51 15 539 390 624 144 96 179 181 213 41 12 580 503 640 129 115 286 202 178 35 16 598 295 664 162 115 339 172 186 40 13 616 368 685 173 112 220 163 178 62 14 575 547 619 158 103 267 151 126 80 18 18 Lê Thị Thu Hương 44 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 03 Kho lưu trữ UBND huyện Văn Chấn Lê Thị Thu Hương 45 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A