Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác lưu trữ tại UBND huyện văn chấn

MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu của đề tài 1 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 1 4. Nguồn tài liệu tham khảo 2 5. Lịch sử nghiên cứu 2 6. Phương pháp nghiên cứu 2 7. Bố cục của đề tài 3 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN VĂN CHẤN 4 1.1 Chức năng, nhiêm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Văn Chấn 4 1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của HĐND huyện 4 1.1.2 Chức năng, nhiêm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện 8 1.2 Tình hình tổ chức quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND huyện Văn Chấn 13 1.2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng HĐNDUBND huyện 13 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐNDUBND huyện 13 1.2.3 Vị trí làm việc và bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng 17 1.2.3.1 Cơ sở pháp lý 17 1.2.3.2 Bản mô tả công việc của vị trí việc làm trong văn phòng 18 Phần II. TỔ CHỨC LƯU TRỮ 24 2.1 Khái quát chung vềcông tác lưu trữ 24 2.1.1 Khái niệm của công tác lưu trữ 24 2.1.2 Tính chất của công tác lưu trữ 24 2.1.3 Mục đích, ý nghĩa của công tác lưu trữ 26 2.2 Thực trạng công tác lưu trữ tại UBND huyện Văn Chấn 27 2.1.1 Tổ chức lưu trữ 27 2.2.2 Tình hình tài liệu tại kho 30 2.2.3 Tình hình thực hiện các nội dung nghiệp vụ 31 2.2.3.1 Công tác thu thập, bổ sung 31 2.2.3.2 Công tác xác định giá trị tài liệu 32 2.2.3.3 Công tác chỉnh lý 33 2.2.3.4 Công tác thống kê, tra cứu tài liệu trong lưu trữ 36 2.2.3.5 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 37 2.2.3.6 Công tác tổ chức nghiên cứu sử dụng tài liệu 38 2.3 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ 38 Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 39 3.1 Đánh giá chung 39 3.1.1 Ưu điểm của công tác lưu trữ của UBND huyện Văn Chấn 39 3.1.2 Nhược điểm của công tác lưu trữ của UBND huyện Văn Chấn 39 3.3.3 Nguyên nhân tồn tại một số hạn chế trong công tác lưu trữ tại UBND huyện Văn Chấn 40 3.2 Đề xuất, kiến nghị 40 LỜI CẢM ƠN 42 PHỤ LỤC

MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

MỤC LỤC 1

PHỤ LỤC 2

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT 3

LỜI NÓI ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu của đề tài 1

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 1

4 Nguồn tài liệu tham khảo 2

5 Lịch sử nghiên cứu 2

6 Phương pháp nghiên cứu 2

7 Bố cục của đề tài 3

Phần I 4

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN VĂN CHẤN 4

1.1Chức năng, nhiêm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Văn Chấn 4

1.1.1Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của HĐND huyện 4

1.1.2Chức năng, nhiêm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện 8

1.2Tình hình tổ chức quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND huyện Văn Chấn 12

1.2.1Tổ chức và hoạt động của văn phòng HĐND&UBND huyện 12

1.2.2Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND&UBND huyện 13

1.2.3Vị trí làm việc và bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng 17

1.2.3.1Cơ sở pháp lý 17

1.2.3.2 Bản mô tả công việc của vị trí việc làm trong văn phòng 17

Phần II 23

TỔ CHỨC LƯU TRỮ 24

2.1 Khái quát chung vềcông tác lưu trữ 24

2.1.1 Khái niệm của công tác lưu trữ 24

2.1.2 Tính chất của công tác lưu trữ 24

2.1.3 Mục đích, ý nghĩa của công tác lưu trữ 26

2.2 Thực trạng công tác lưu trữ tại UBND huyện Văn Chấn 27

2.1.1Tổ chức lưu trữ 27

2.2.2 Tình hình tài liệu tại kho 29

2.2.3 Tình hình thực hiện các nội dung nghiệp vụ 31

2.2.3.1 Công tác thu thập, bổ sung 31

2.2.3.2 Công tác xác định giá trị tài liệu 32

2.2.3.3 Công tác chỉnh lý 33

2.2.3.4 Công tác thống kê, tra cứu tài liệu trong lưu trữ 36

2.2.3.5 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 37

2.2.3.6 Công tác tổ chức nghiên cứu sử dụng tài liệu 37

2.3 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ 38

Phần III 38

KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 38

3.1 Đánh giá chung 38

3.1.1 Ưu điểm của công tác lưu trữ của UBND huyện Văn Chấn 38

3.1.2 Nhược điểm của công tác lưu trữ của UBND huyện Văn Chấn 39

3.3.3 Nguyên nhân tồn tại một số hạn chế trong công tác lưu trữ tại UBND huyện Văn Chấn 39

3.2 Đề xuất, kiến nghị 40

LỜI CẢM ƠN 41

PHỤ LỤC 42 PHỤ LỤC

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

UBND: Ủy ban nhân dânHĐND: Hội đồng nhân dânVTLT: Văn thư-lưu trữQĐ: Quyết định

VTVL: Vị trí việc làm

LỜI NÓI ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Văn thư-lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng trong quá trình hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức Là một trong những lĩnh vực quản lý Hành chính Nhà nước, nhằm đảm bảo cho việc quản lý và điều hành cơ quan được thường xuyên và liên tục

Công tác lưu trữ trong cơ quan có liên quan trực tiếp đến công văn, giấy

tờ, việc làm tốt công tác này sẽ đảm bảo cung cấp thông tin được nhanh chóng, chính xác, giải quyết công việc được thuận lợi và góp phần quan trọng trong việc bảo đảm giữ gìn bí mật quốc gia nói chung và bí mật cơ quan nói riêng Điều này được phản ánh một cách chân thực thông qua những tài liệu được sản sinh trong các thời kỳ lịch sử quan trọng của dân tộc, những thước phim tài liệu, những tư liệu lịch sử mặc dù có thể chưa được đầy đủ

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác lưu trữ trong giai đoạn hiện nay cũng như trong thời gian thực tập tại Văn phòng HĐND&UBND huyện Văn Chấn, tôi đã được tiếp xúc trực tiếp đến văn bản giấy tờ và công tác chỉnh lý tài liệu Do đó, báo cáo thực tập tốt nghiệp tôi xin giới thiệu về tổ chức lưu trữ với chủ đề: “ Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác lưu trữ tại UBND huyện Văn Chấn”

2 Mục tiêu của đề tài

Mục tiêu trọng tâm của đề tài thực tập tốt nghiệp này là:

- Tìm hiểu những vấn đề cơ bản về công tác lưu trữ

- Phân tích, đánh giá thực trạng tổ chức lưu trữ tại UBND huyện Văn Chấn để thấy rõ nhưng ưu điểm và hạn chế của công tác này trên cơ sở đó đưa ra

đề xuất, giải pháp năng cao hiệu quả công tác lưu trữ

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của báo cáo tốt nghiệp là lý thuyết về công tác lưu trữ và thực tiến hoạt độn g lưu trữ tại UBND huyện Văn Chấn gồm:

- Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiên vụ của UBND huyện Văn Chấn

- Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng HĐND&UBND huyện Văn Chấn.

- Thực trạng hoạt động công tác lưu trữ của UBND huyên Văn Chấn

- Ưu điểm, nhược điểm của công tác văn thư, trên cơ sở đó đưa ra kiến nghị đề xuất phương án tối ưu nâng cao hoạt động lưu trữ cho cơ quan

4 Nguồn tài liệu tham khảo

- Giáo trình Lưu trữ của Trường Cao đẳng Nội Vụ Hà Nội, Nhà xuất bản Giao thông vận tải, Hà Nội – 2009;

- Luật số 01/2011/QH13 của Quốc hội ngày 11/11/2011 Luật Lưu trữ;

- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

- Quyết định số 63/QĐ-UBND ngày 10 tháng 5 năm 2010 của UBND huyện Văn Chấn qquy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng HĐND&UBND huyện Văn Chấn

5 Lịch sử nghiên cứu

- Báo cáo thực tập tốt nghiệp công tác văn thư-lưu trữ của sinh viên

Nguyễn Thị Lan- Đại học khoa học xã hội và nhân văn

- Bài báo cáo thực tập: Công tác lưu trữ của UBND huyện An Lão-

GVHD Nguyễn Thị Hường

- Bài báo cáo thực tập: Thực trạng công tác văn thư- lưu trữ và quản trị

văn phòng của UBND huyện Vĩnh tường của sinh viên Nguyễn Thị Thơm

6 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp điều tra, khảo sát

- Phương pháp quan sát

- Phương pháp đối thoại, phỏng vấn

- Phương pháp thống kê

-Phương pháp phân tích, tổng hợp

7 Bố cục của đề tài

Gồm 3 phần

Phần I: Khảo sát công tác văn phòng của UBND huyện Văn Chấn

Phần II: Tìm hiểu về công tác lưu trữ của UBND huyện Văn Chấn

Phần III: Kết luận và đề xuất kiến nghị về công tác lưu trữ của UBND huyện Văn Chấn

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN

VĂN CHẤN

UBND huyện Văn Chấn được thành lập năm 1997 đặt trụ sở tại trung tâm

xã Sơn thịnh cùng với sự phát triển đến nay UBND huyện đã có 13 cơ quan chuyên môn và 9 đơn vị sự nghiệp

Với đội ngũ cán bộ lãnh đạo, nhân viên có trình độ cao, chuyên môn giỏi

đã góp phần vào sự phát triển của cơ quan và đáp ứng nhu cầu công việc hàng ngày

1.1 Chức năng, nhiêm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Văn Chấn

1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của HĐND huyện

- Chức năng

+ Hội đồng nhân dân là cơ quan quyền lực nhà nước ở địa phương, đại diện cho ý chí, nguyện vọng và quyền làm chủ của nhân dân, do nhân dân địa phương bầu ra, chịu trách nhiệm trước nhân dân địa phương và cơ quan nhà

nước cấp trên.

+ Hội đồng nhân dân quyết định những chủ trương, biện pháp quan trọng

để phát huy tiềm năng của địa phương, xây dựng và phát triển địa phương về kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh, không ngừng cải thiện đời sống vật chất và tinh thần của nhân dân địa phương, làm tròn nghĩa vụ của địa phương đối với cả nước

+ Hội đồng nhân dân thực hiện quyền giám sát đối với hoạt động của Thường trực Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân, Toà án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân cùng cấp; giám sát việc thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân;

2 Quyết định biện pháp bảo đảm thực hiện chương trình khuyến nông, khuyến lâm, khuyến ngư, khuyến công và biện pháp phát huy mọi tiềm năng của các thành phần kinh tế ở địa phương, bảo đảm quyền tự chủ sản xuất, kinh doanh của các cơ sở kinh tế;

3 Quyết định quy hoạch, kế hoạch phát triển mạng lưới giao thông, thuỷ lợi và biện pháp bảo vệ đê điều, công trình thuỷ lợi, bảo vệ rừng theo quy định của pháp luật;

+ Trong lĩnh vực giáo dục, y tế,văn hoá, thông tin, thể dục thể thao, xã hội và đời sống, Hội đồng nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Quyết định các biện pháp và điều kiện cần thiết để xây dựng và phát triển mạng lưới giáo dục mầm non, giáo dục phổ thông trên địa bàn theo quy hoạch chung;

2 Quyết định biện pháp giữ gìn, bảo quản, trùng tu và phát huy giá trị các công trình văn hoá, nghệ thuật, di tích lịch sử - văn hoá ;

3 Quyết định biện pháp phòng, chống tệ nạn xã hội ở địa phương;

+ Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, Hội đồng nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Quyết định biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ, phát huy sáng kiến cải tiến kỹ thuật để phát triển sản xuất, kinh doanh và đời sống của nhân dân ở địa phương;

2 Quyết định biện pháp quản lý và sử dụng đất đai, rừng núi, sông hồ, nguồn nước, tài nguyên trong lòng đất, nguồn lợi ở vùng biển tại địa phương theo quy định của pháp luật;

3 Quyết định biện pháp bảo vệ và cải thiện môi trường; phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt ở địa phương;

+ Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, Hội đồng

nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Quyết định biện pháp thực hiện nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang nhân dân và quốc phòng toàn dân; bảo đảm thực hiện chế độ nghĩa vụ quân sự, xây dựng lực lượng dự bị động viên, thực hiện nhiệm vụ hậu cần tại chỗ, chính sách hậu phương quân đội và chính sách đối với các lực lượng vũ trang nhân dân ở địa phương;

2 Quyết định biện pháp thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội

+ Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Hội

đồng nhân dân huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Quyết định các nhiệm vụ thực hiện chương trình, dự án phát triển kinh

tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc thiểu số, vùng sâu, vùng xa và vùng con nhiều khó khăn;

2 Quyết định biện pháp bảo đảm việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo theo quy định của pháp luật

+ Trong lĩnh vực thi hành pháp luật, Hội đồng nhân dân huyện thực hiện

những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Quyết định biện pháp bảo đảm việc thi hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của mình ở địa phương;

2 Quyết định biện pháp bảo hộ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, các quyền và lợi ích hợp pháp khác của công dân;

3 Quyết định biện pháp bảo vệ tài sản, lợi ích của Nhà nước; bảo hộ tài sản của cơ quan, tổ chức, cá nhân ở địa phương;

+ Trong lĩnh vực xây dựng chính quyền địa phương và quản lý địa giới

hành chính, Hội đồng nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Uỷ viên thường trực Hội đồng nhân dân, Chủ tịch, Phó Chủ tịch và các thành viên khác của Uỷ ban nhân dân, Trưởng Ban và các thành viên khác của các Ban của Hội đồng nhân dân, Hội thẩm nhân dân của Toà án nhân dân cùng cấp;

2 Bỏ phiếu tín nhiệm đối với người giữ chức vụ do Hội đồng nhân dân bầu;

3 Bãi bỏ một phần hoặc toàn bộ quyết định, chỉ thị trái pháp luật của Uỷ ban nhân dân cùng cấp, nghị quyết trái pháp luật của Hội đồng nhân dân cấp xã;

- Cơ cấu tổ chức

Thường trực HĐND huyện Văn Chấn khoá X - Nhiệm kỳ 2011 – 2016

1 Cao Văn Khải Chủ tịch HĐND huyện văn chấn 0293.874.050

2 Phó chủ tịch HĐND huyện Văn Chấn 0293.874.044

3 Phó chủ tịch HĐND huyện Văn Chấn 0293.505.315

Các ban của HĐND huyện văn chấn khoá x - nhiệm kỳ 2011-2016

TT Họ và tên Chức vụ,đơn vị công tác

1 Hà Thị Thanh Uyển Chủ nhiệm UBKT Huyện ủy-Trưởng ban

2 Nguyễn Ngọc Chiến Chủ tịch Hội nông dân huyện-Thành viên

3 Phạm Thị Thanh An Phó chủ tịch HĐND TTNT Nghĩa Lộ-Thành

viên

4 Hứa Văn Giáp Phó chủ tịch UBND xã Cát Thịnh-Thành viên

Ban kinh tế-xã hội

1 Sa Quang Phụng Phó bí thư TT Huyện ủy

2 Nguyễn Tuấn Anh Trưởng banQLĐA ĐT&XD

3 Lê Quang Minh Trưởng phòng GD&ĐT

4 Hà Thị Hoàn Chủ nhiệm HTX DV Phù Nham

5 Hoàng Thị Hạnh Cán bộ trung tâm y tế

1.1.2 Chức năng, nhiêm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện

- Chức năng

+ Ủy ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân ,cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương ,chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên

+ Ủy ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp ,luật,các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp nhằm đảm bảo thực hiện chủ chương ,biện pháp phát triển kinh tế -xã hội

+ Ủy ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở đia phương ,góp phần đảm bảo sự chỉ đạo,quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương tới cơ sở

- Nhiệm vụ và quyền hạn

+ Trong lĩnh vực kinh tế

1.Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế-xã hội hàng năm trình lên Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;

2 Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn;dự toán thu ,chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình;

3.Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Ủy ban nhân dân xã,thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết của Hội đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của pháp luật;

+ Trong lĩnh vực nông nghiệp,lâm nghiệp và đất đai.

1.Xây dựng ,trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chương trình khuyết khich phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp ở địa phương và tổ chức thực hiện các chương trình đó;

2.Chỉ đạo Ủy ban nhân dân xã, thị chấn thực hiện các biện pháp chuyển dịch cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng,trồng rừng khai thác lâm sản;

3.Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Ủy ban nhân dân xã, thị trấn

+ Trong lĩnh vực công nghiệp ,tiểu thủ công nghiệp.

1 Tham gia với Ủy ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;

2.Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ ở các xã,thị trấn;

3.Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các cơ sở sản xuất sản phẩm

có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biến nông , lâm sản và cơ

sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Ủy ban nhân dân tỉnh

+ Trong lĩnh vực giao thông vận tải.

1.Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng thị trấn,điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện;quản lý việc thực hiện quy hoạch xây dựng đã được duyệt

2.Quản lý, khai thác việc thực hiện các công trình giao thông và kết cấu

hạ tầng cơ sở theo sự phân cấp;

3.Quản lý việc xây dựng ,cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xây dựng; tổ chức việc thực hiện các chính sách về nhà ở;

+ Trong lĩnh vực thương mại

1.Xây dựng phát triên mạng lưới thương mại,dịch vụ và tiến hành kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại,dịch vụ trên địa bàn huyện;

2.Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt động thương mại ,dịch vụ trên địa bàn;

3.Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại,dịch vụ

+ Trong lĩnh vực giáo dục,y tế, xã hội,văn hóa thông tin và thể dục thể

thao.

1 Xây dựng các chương trình , đề án phát triển văn hóa,giáo dục , thông tin, thể dục thể thao, y tế trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khi có thẩm quyền phê duyệt ;

2 Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập giáo dục , quản lý các trường tiểu học ,trung học cơ sở,trường dạy nghề;tổ chức các trường mầm non;

3 Quản lý các công trình công cộng được phân cấp;hướng dẫn các phong trào về văn hóa;bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử-văn hóa do địa phương quản lý;

+ Trong lĩnh vực khoa học công nghệ , tài nguyên môi trường

1.Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;

2.Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống,khắc phục hậu quả thiên tai,bão lũ;

3.Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và chất lượng sản phẩm;kiểm tra chất lượng sản phẩm và hoàng hóa trên địa bàn huyện

+ Trong lĩnh vực quốc phòng ,an ninh và trật tự,an toàn xã hội

1.Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang

và quốc phòng toàn diện; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ;

2.Tổ chức đăng kí ,khám tuyển nghĩa vụ quân sự;quyết định việc nhập ngũ,giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường hợp vi phạm theo quy định của pháp luật;

3.Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự,an toàn xã hội, xây dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh,bảo vệ bí mật nhà nước;

4.Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản

lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;

+ Trong việc thực hiện chính sách dân tộc.

1.Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn giáo

2.Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình,kế hoạch, dự án phát triển kinh tế-xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc thiểu số,vùng sâu, vùng xa, vùng khó khăn đặc biệt;

3.Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng,tôn giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng,tôn giáo để làm trái những quy định của pháp luật và chính sách của Nhà nước ;

+ Trong việc thi hành pháp luật.

1.Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền ,giáo dục pháp luật,kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;

2.Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Ủy ban nhân dân xã,thị trấn thực hiện các biện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị -xã hội, tổ chức xã hội,

tổ chức kinh tế;

3.Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;

+ Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính.

1.Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo quy định của pháp luật;

2.Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ,quyền hạn cụ thể của cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Ủy ban nhân dân cấp trên;

3.Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp của Ủy ban nhân dân cấp trên;

- Cơ cấu tổ chức

Thường trực UBND huyện Văn Chấn

TT Họ và tên Chức vụ Điện thoại

1 Hồ Đức Hợp Chủ tịch UBND 0293.874.045

2 Đặng Duy Hiển Phó chủ tịch UBND 0293.877.886

3 Vũ Lê Thành Anh Phó chủ tịch UBND

4 Nông Ích Chân Phó chủ tịch UBND

Ủy viên UBND huyện Văn Chấn

1 Hoàng Trọng Thắng Trưởng phòng Nội Vụ 0293874748

2 Vũ Quốc Đông Chánh Văn phòng

4 Hoàng Trọng Huy Chánh Thanh tra huyện 0293874056

1.2 Tình hình tổ chức quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND huyện Văn Chấn

1.2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng HĐND&UBND huyện

- Văn phòng HĐND&UBND huyện tổ chức và hoạt động theo chế độ thủ

trưởng, chấp hành Quy chế làm việc của thường trực UBND huyện, chịu sự chỉ đạo trực tiếp, toàn diện của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện Phối hợp với lãnh đạo các phòng, Ban ngành huyện, tổ chức Chính trị, tổ chức chính trị -

xã hội, UBND các xã - thị trấn trong việc thực hiện đường lối, chủ trương của Đảng, chính sách - Pháp luật của Nhà nước, Nghị quyết của HĐND huyện, Quyết định, Chỉ thị của UBND và của Chủ tịch UBND huyện

- Tổ chức việc thu thập thông tin, tổng hợp tình hình hoạt động các lĩnh vực kinh tế- xã hội, an ninh quốc phòng… trên địa bàn huyện Trên cơ sở tổng hợp tình hình, tham mưu đề xuất với Thường trực Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân huyện những nội dung, những vấn đề cần quan tâm trong công tác kiểm tra giám sát của Hội đồng nhân dân huyện và công tác chỉ đạo điều hành của Uỷ ban nhân dân huyện

- Tổ chức các điều kiện cần thiết để đảm bảo thực hiện các chương trình công tác thao kế hoạch và các nhiệm vụ phát sinh đột xuất của Thường trực Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân huyện

- Tổ chức các hoạt động hội chữ thập đỏ, đối nội, đối ngoại của Trường trực Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân huyện

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND&UBND huyện

Căn cứ vào Quy định tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND&UBND huyện Văn Chấn (Ban hành kèm theo Quyết định số 63/QĐ-UBND ngày 10 tháng 5 năm 2010 của UBND huyện) quy định như sau:

- Vị trí,chức năng

+ Văn phòng HĐND và UBND huyện Văn Chấn là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, tham mưu, tổng hợp giúp việc của HĐND và UBND huyện thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của HĐND và UBND theo luật tổ chức HĐND-UBND và theo quy định của pháp luật

+ Văn phòng chịu sự chỉ đạo,quản lý về tổ chức,biên chế và công tác của HĐND, UBND huyện; đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về

chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội và HĐND tỉnh,Văn phòng UBND tỉnh,Ban Dân tộc tỉnh.

+ Văn phòng có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, được dự toán kinh phí để hoạt động và được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước theo quy định

- Nhiêm vụ và quyền hạn

1.Thực hiện nhiệm vụ tham mưu tổng hợp cho UBND huyện về hoạt động của UBND huyện, tham mưu giúp việc cho UBND huyện về công tác dân tộc; tổ chức việc thu thập, tổng hợp và cung cấp thông tin phục vụ xử lý, chỉ đạo, điều hành của UBND huyện, Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND huyện;

2 Tham mưu cho UBND huyện và Chủ tịch UBND huyện xây dựng chương trình làm việc hàng năm, hàng quý, tháng, lịch làm việc hàng tuần, kế hoạch công tác, báo cáo sơ kết, tổng kết hoạt động, báo cáo kiểm điểm công tác chỉ đạo, điều hành của UBND huyện và các báo cáo khác của UBND huyện theo

sự chỉ đạo của Chủ tịch UBND huyện

3 Trực tiếp tham mưu giúp UBND huyện tổ chức thực hiện các chương trình, dự án và các chính sách đối với vùng dân tộc

4 Chuẩn bị các dự thảo báo cáo trình HĐND-UBND; biên tập và quản lý

hồ sơ các kỳ họp, phiên họp HĐND-UBND; thẩm định tính pháp lý của các văn bản trước khi trình UBND huyện ký, phê duyệt, ban hành văn bản

5 Tham mưu giúp HĐND-UBND, Chủ tịch UBND huyện chuẩn bị nội dung các kỳ họp HĐND-UBND huyện và các điều kiện kỹ thuật, cơ sở vật chất, các vấn đề liên quan đến kỳ họp để HĐND-UBND huyện xem xét, quyết định;

6 Theo dõi, kiểm tra đôn đốc các cơ quan chuyện môn thuộc UBND huyện quản lý trong việc chuẩn bị các đề án Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của các phòng, ban và UBND các xã, trị trấn trước khi trình UBND, Chủ tịch UBND huyện xem xét, quyết định

7 Xây dựng, trình UBND huyện thông qua và giúp UBND huyện kiểm tra, đôn đốc, tổng kết việc thực hiện Quy chế làm việc của UBND huyện; giúp UBND, Chủ tịch UBND huyện tổ chức thực hiện Quy chế phối hợp công tác

giữa UBND huyện với Thường trực Huyện ủy, Hội đồng nhân dân, Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, các đoàn thể nhân dân cùng cấp, các tổ chức kinh tế-chính trị xã hội trên địa bàn huyện, các

sở, ban ngành của tỉnh;

8 Trình UBND huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác cải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng HĐND và UBND huyện; tham mưu cho Chủ tịch UBND huyện tổ chức thực hiện Quyết định 181/2003/QĐ-TTg ngày 24 tháng 9 năm 2003 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Quy chế thực hiện cơ chế “một cửa” tại cơ quan hành chính nhà nước

11 Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của HĐND-UBND, Chủ tịch UBND huyện, đảm bảo đúng các chủ chương, đường lối của Đảng, pháp luật của Nhà nước

12 Quản lý tổ chức, bộ máy, biên chế, thực hiện các chế độ, khen thưởng,

kỉ luật và đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với các cán bộ, công chức, viên chức và người lao động thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng theo quy định của pháp luật và sự phân công của UBND huyện;

13 Đảm bảo thực hiện tốt công tác báo cáo định kỳ, đột xuất tình hình thực hiện các nhiệm vụ được giao với thường trực HĐND-UBND cấp trên;

14 Tham mưu giúp UBND huyện ban hành quy định những vấn đề về chế độ tiếp nhận, xử lý, phân phối, giải quyết và theo dõi giải quyết công văn, giấy tờ, quy trình soạn thảo văn bản, từ khâu soạn thảo, trình duyệt ký văn bản đến khâu in ấn văn bản, chế độ hồ sơ, bảo quản, khai thác hồ sơ lưu trữ của UBND huyện 15 Thực hiện tốt và bảo đảm các điều kiện làm việc và các hoạt

động của HĐND, UBND, Chủ tịch và Phó chủ tịch của UBND huyện và của Văn phòng;

16 Phối hợp với cơ quan Tranh tra huyện và các cơ quan chức năng tham mưu cho UBND huyện thực hiện công tác tranh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố các của công dân và thực hiện nghiêm túc việc phòng, chống tham nhũng, lãng phí theo quy định của pháp luật

17 Đảm bảo công tác tổ chức đối ngoại cho HĐND-UBND huyện, tham mưu các trình tự, thủ tục tiếp nhận các đoàn nước ngoài đến liên hệ công tác, các thủ tục xuất nhập cảnh cho lãnh đạo khi đi công tác ở nước ngoài

18 Thực hiện, giải quyết một số công việc cụ thể khác do HĐND, UBND, Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND huyện giao

- Cơ cấu tổ chức bộ máy của Văn phòng HĐND-UBND huyện Văn Chấn

Danh sách cán bộ lãnh đạo và nhân viên trong Văn phòng HĐND&UBND huyện Văn Chấn:

phòng

Phụ trách tổ tổng hợp

Nguyễn Xuân Chiến Phó Chánh văn

phòng

Phụ trách tổ hành chính, phục vụ,tổ lái xe,tổ bảo vệ

VH-XH

Hoàng Việt Hưng Tổng hợp khối

NôngLâm nghiệp

Hợp đồng

Nguyến Văn Đức Tổng hợp khối

KT-XHNguyễn Thu Giang Tổng hợp khối

Nội chính

Hợp đồng

Tổ lái

xe

Tạ Diên Thọ Cán bộ Lái xe: 21c-

1648Nguyễn Như Nam Cán bộ Lái xe: 21c-

2459Nguyễn Thanh Long Cán bộ Lái xe: 21c

- Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và ủy ban nhân dân ngày 26/11/2003;

Căn cứ nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;

- Căn cứ nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh;

- Nghị định 36/2013/NĐ-CP về vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức,

vị trí việc làm được phân làm 3 loại: Vị trí việc làm do một người đảm nhận; vị trí việc làm do nhiều người đảm nhận; vị trí việc làm kiêm nhiệm

1.2.3.2 Bản mô tả công việc của vị trí việc làm trong văn phòng

Tên VTVL: Chánh văn phòng

a Đơn vị công tác: Văn phòng HĐND&UBND huyện Văn Chấn

b Quản lý trực tiếp: Chủ tịch UBND huyện

c Quản lý chức năng: Văn phòng HĐND và UBND huyện

d Nhiệm vụ: Phụ trách chung, chịu trách hiệm trước Huyện ủy; HĐND, UBND huyện về mọi mặt công tác của Văn phòng, đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn về chuyện môn, nghiệp vụ của Văn phòng đoàn Đại biểu Quốc hội

và HĐND tỉnh Yên Bái, Văn phòng UBND tỉnh Trực tiếp phụ trách các nhiệm

vụ sau:

- Phụ trách công tác tổ chức cán bộ, công tác thi đua khen thưởng; công tác cải cách hành chính của cơ quan Quản lý bộ phận “một của” và công tác tiếp công dân; tham mưu cho Chủ tịch UBND theo dõi, đôn đốc công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo

- Trực tiếp tham mưu giúp việc cho Chủ tịch UBND huyện, chịu trách nhiệm thẩm định các văn bản thuộc lĩnh vực do Chủ tịch UBND phụ trách

- Tham gia dự họp và báo cáo các hoạt động trong tuần, nhiệm vụ tuần tiếp theo với Thường trực Huyện ủy, Trường trực HĐND, UBND huyện; xử lý các văn bản chuyển đi, chuyển đến; Được thừa lệnh Chủ tịch HĐND, Chủ tịch UBND ký một số văn bản (giấy mời, công văn, thông báo…); tổ chức, bố trí chương trình công tác, chương trình làm việc cho khách đến làm việc với Thường trực HĐND, UBND huyện

- Làm chủ tài khoản của Văn phòng

đ Trình độ chuyên môn: Đại học

e Yêu cầu năng lực

- Năng lực cốt lõi: Hiểu biết về nghành, lĩnh vực thuộc chức năng nhiệm

vụ, hiểu biết về kinh tế, xã hội của địa phương

- Năng lực quản lý: Tổ chức chỉ đạo, điều hành

- Năng lực chuyên môn: Đại học

f Điều kiện làm việc: Chỗ làm việc đảm bảo tiêu chuẩn về phòng làm

việc theo quy định của chính phủ.Trang thiết bị như bàn làm việc, tủ đựng tài liệu, máy vi tính và các phần mềm ứng dụng.

- Các điều kiện khác (nếu có)

* Phó chánh văn phòng 02 đồng chí

Tên VTVL: Phó Chánh văn phòng

a Đơn vị công tác: Văn phòng HĐND và UBND huyện

b Quản lý trực tiếp: Chánh văn phòng

c Quản lý chức năng: Văn phòng HĐND&UBND huyện

d Nhiệm vụ:

- Nhiệm vụ của đồng chí: Hoàng Thị Lý

+ Giúp đồng chí Chánh văn phòng trong công tác tham mưu tổng hợp chung phục vụ cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo của Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND huyện

+ Được thừa lệnh Chủ tịch HĐND, Chủ tịch UBND ký một số văn bản khi Chánh văn phòng đi vắng ( giấy mời, công văn đôn đốc, thông báo…) trong lĩnh vực được phân công phụ trách

+Trực tiếp tham mưu, giúp việc Thường trực HĐND huyện.Trực tiếp tham mưu, tổng hợp lĩnh vực Nội chính, Tài chính, XDCB.Trực tiếp tham mưu, tổng hợp giúp đồng chí Chánh văn phòng thuộc lĩnh vực đồng chí Chủ tịch UBND huyện phụ trách

- Nhiệm vụ của đồng chí: Nguyễn Xuân Chiến

+ Phụ trách công tác hành chính, phục vụ, tổ chức đón tiếp khách Chịu trách nhiệm chuẩn bị, bố chí phương tiện và các điều kiện đảm bảo cho hoạt động của Thường trực HĐND, UBND huyện Đảm bảo các điều kiện về cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan

+ Theo dõi, quản lý tài sản, thiết bị làm việc, trụ sở của cơ quan; phối hợp thực hiện các nhiệm vụ chung của Văn phòng khi thường trực HĐND, Lãnh đạo UBND huyện và Chánh văn phòng phân công

+ Được thừa lệnh Chủ tịch HĐND, Chủ tịch UBND ký một số văn bản

khi Chánh văn phòng đi vắng ( giấy mời, công văn đôn đốc, thông báo,…) trong lĩnh vực được phân công phụ trách.

+ Trực tiếp tham mưu, tổng hợp lĩnh vực: Giao thông, kế hoạch, công nghiệp,thương mại, dịch vụ, khoa học công nghệ, tài nguyên, môi trường, thu ngân sách; tổng hợp theo dõi công tác xử lý vi phạm hành chính, giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị của tổ chức thuộc lĩnh vực được giao nhiệm vụ

+ Trực tiếp tham mưu, tổng hợp, giúp việc đồng chí Vũ Lê Thành Phó chủ tịch Thường trực HĐND huyện

Anh-đ Trình độ chuyên môn: Đại học

e Yêu cầu năng lực: Năng lực cốt lõi: Hiểu biết về nghành, lĩnh vực thuộc chức năng nhiệm vụ, hiểu biết về kinh tế, xã hội của địa phương; có khả năng phối hợp công tác với các cơ quan liên quan trong thực hiện nhiệm vụ

- Năng lực quản lý: Tổ chức thực hiện, tham mưu chỉ đạo, điều hành Năng lực chuyên môn tốt, đáp ứng được vị trí việc làm

f Điều kiện làm việc: Chỗ làm việc đảm bảo tiêu chuẩn về phòng làm việc theo quy định của chính phủ;trang thiết bị như bàn làm việc, tủ đựng tài liệu, máy vi tính và các phần mềm ứng dụng

* Công chức, viên chức và nhân viên

Tổ tổng hợp: Gồm 02 đồng chí

Tên VTVL: Chuyên viên tổng hợp lĩnh vực Văn hóa-Xã hội

a Đơn vị công tác: Văn phòng HĐND&UBND huyện

b Quản lý trực tiếp: Chánh văn phòng

c Quản lý chức năng: Văn phòng HĐND&UBND huyện

+ Trực tiếp tham mưu, tổng hợp, giúp việc đồng chí Phó chủ tịch UBND huyện phụ trách lĩnh vực Văn hóa xã hội Thực hiện các nhiệm vụ khác khi Thường trực HĐND, Lãnh đạo UBND và lãnh đạo Văn phòng phân công

- Nhiệm vụcủa đồng chí: Hoàng Việt Hưng toornh hợp lĩnh vực Nông lâm nghiệp

+ Tham mưu, tổng hợp lĩnh vực Nông- Lâm nghiệp, công tác phòng chống bão lũ, phòng cháy chữa cháy rừng; tổng hợp theo dõi công tác xử lý vi phạm hành chính, giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị của tổ chức thuộc lĩnh vực được giao nhiệm vụ

+ Tham mưu tổng hợp, giúp việc cho Lãnh đạo UBND huyện ( Phụ trách lĩnh vực Nông- Lâm nghiệp) Thực hiện các nhiệm vụ khác khi Thường trực HĐND, Lãnh đạo UBND và lãnh đạo Văn phòng phân công

đ Trình độ chuyên môn: Đại học

e Yêu cần năng lực: