A. PHẦN MỞ ĐẦU Việt Nam đang trên đà phát triển theo con đương công nghiệp hóa, hiện đại hóa, việc đào tạo đội ngũ tri thức trẻ là một trong những chủ trương được quan tâm hàng đầu của nhà nước ta. Đặc biệt là đào tạo đội ngũ cán bộ hành chính cho các Bệnh viện, các tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội, v.v…. Công tác Văn thư lưu trữ có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả quản lý và hoạt động của Bệnh viện và góp phần giải quyết công việc của Bệnh viện được chính xác, chất lượng, đúng quy định hạn chế được việc quan liêu giấy tờ. Nắm bắt được tầm quan trọng của công tác Văn thư lưu trữ trong những năm qua Đảng và Nhà nước ta không ngừng cải cách nền hành chính để phù hợp với sự phát triển của xã hội. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là một trong những trường đào tạo cán bộ trình độ cao đẳng, trung cấp chuyên nghiệp hệ chính quy, chuyên ngành văn thư lưu trữ, Quản trị văn phòng, Quản trị nhân lực, thư ký… nhằm cung cấp nhân lực cho các Bệnh viện, tổ chức, doanh nghiệp, công ty. Để đáp ứng được chuyên môn, ngoài việc dạy và học, nhà trường còn tổ chức, bố trí cho sinh viên đi thực tập để trau dồi thêm kinh nghiệm. Với phương châm "Học đi đôi với hành, lý luận gắn liền với thực tiễn" nhằm giúp cán bộ Văn thư lưu trữ trong tương lai nắm vững được kiến thức lý thuyết đã được học vào thực tế. Chính vì vậy, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức cho sinh viên đi thực tập tại các Bệnh viện, tổ chức, công ty, doanh nghiệp, nhằm nâng cao nghiệp vụ sau khi ra trường công tác. Là một sinh viên của lớp Đại học Lưu trữ K14A (hệ liên thông), sau hai năm học tập, rèn luyện và đã có được những kiến thức chuyên môn nghiệp vụ tại trường, sinh viên đã có những kỹ năng cơ bản về chuyên môn nghiệp vụ.Trong xã hội bây giờ việc học lý thuyết ở trên lớp phải được áp dụng vào thực tế để sinh viên áp dụng vào thực tế những kiến thức mình đã được rèn luyện trên lớp để lấy được những kinh nghiệm thực tế. Hiểu được tầm quan trọng đó trường Đại học Nội vụ Hà Nội và khoa Văn thư lưu trữ đã thực hiên kế hoạch tổ chức cho sinh viên đi thực tập tại các Bệnh viện. Đây là cơ hội cho sinh viên làm quen với công việc, áp dụng những kiến thức đã học vào thực tế. Và đây cũng là dịp để sinh viên tập duyệt và rèn luyện đạo đức, tác phong nghề nghiệp của một người cán bộ Văn thư lưu trữ trong tương lai. Được sự giúp đỡ của nhà trường, cùng với sự tận tình của các anh chị cán bộ tại Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Thu Cúc đã giúp em hiểu hơn về các nghiệp vụ Văn thư lưu trữ.
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ LƯU TRỮ
Trang 2MỤC LỤC
Trang 3A PHẦN MỞ ĐẦU
Việt Nam đang trên đà phát triển theo con đương công nghiệp hóa, hiệnđại hóa, việc đào tạo đội ngũ tri thức trẻ là một trong những chủ trương đượcquan tâm hàng đầu của nhà nước ta Đặc biệt là đào tạo đội ngũ cán bộ hànhchính cho các Bệnh viện, các tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội, v.v… Công tácVăn thư lưu trữ có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả quản lý và hoạt động củaBệnh viện và góp phần giải quyết công việc của Bệnh viện được chính xác, chấtlượng, đúng quy định hạn chế được việc quan liêu giấy tờ Nắm bắt được tầmquan trọng của công tác Văn thư lưu trữ trong những năm qua Đảng và Nhànước ta không ngừng cải cách nền hành chính để phù hợp với sự phát triển của
xã hội
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là một trong những trường đào tạo cán bộtrình độ cao đẳng, trung cấp chuyên nghiệp hệ chính quy, chuyên ngành văn thưlưu trữ, Quản trị văn phòng, Quản trị nhân lực, thư ký… nhằm cung cấp nhânlực cho các Bệnh viện, tổ chức, doanh nghiệp, công ty Để đáp ứng được chuyênmôn, ngoài việc dạy và học, nhà trường còn tổ chức, bố trí cho sinh viên đi thựctập để trau dồi thêm kinh nghiệm
Với phương châm "Học đi đôi với hành, lý luận gắn liền với thực tiễn"nhằm giúp cán bộ Văn thư lưu trữ trong tương lai nắm vững được kiến thức lýthuyết đã được học vào thực tế Chính vì vậy, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đã tổ chức cho sinh viên đi thực tập tại các Bệnh viện, tổ chức, công ty, doanhnghiệp, nhằm nâng cao nghiệp vụ sau khi ra trường công tác Là một sinh viêncủa lớp Đại học Lưu trữ K14A (hệ liên thông), sau hai năm học tập, rèn luyện và
đã có được những kiến thức chuyên môn nghiệp vụ tại trường, sinh viên đã cónhững kỹ năng cơ bản về chuyên môn nghiệp vụ.Trong xã hội bây giờ việc học
lý thuyết ở trên lớp phải được áp dụng vào thực tế để sinh viên áp dụng vào thực
tế những kiến thức mình đã được rèn luyện trên lớp để lấy được những kinhnghiệm thực tế Hiểu được tầm quan trọng đó trường Đại học Nội vụ Hà Nội vàkhoa Văn thư lưu trữ đã thực hiên kế hoạch tổ chức cho sinh viên đi thực tập tạicác Bệnh viện Đây là cơ hội cho sinh viên làm quen với công việc, áp dụng
Trang 4những kiến thức đã học vào thực tế Và đây cũng là dịp để sinh viên tập duyệt vàrèn luyện đạo đức, tác phong nghề nghiệp của một người cán bộ Văn thư lưu trữtrong tương lai Được sự giúp đỡ của nhà trường, cùng với sự tận tình của cácanh chị cán bộ tại Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Thu Cúc đã giúp em hiểu hơn vềcác nghiệp vụ Văn thư lưu trữ.
Trong thời gian thực tập tại Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Thu Cúc (gọi tắt
là “Bệnh viện”) từ ngày 02/2/2017 đến ngày 01/3/2017 đã giúp em làm quenđược với công việc và học hỏi được nhiều kinh nghiệm để hoàn thiện kỹ năngnghề nghiệp cho bản thân, đồng thời giúp em hoàn thành bài báo cáo thực tập tốtnghiệp của mình Bài báo cáo tốt nghiệp là kết quả đầu tiên, và cũng là nguồnđộng viên, cổ vũ cho sự nghiệp của em sau này Em xin cảm ơn Trường Đại họcNội vụ Hà Nội đã trang bị cho em những kiến thức cơ bản và kỹ năng nghiệp vụtrong công tác Văn thư lưu trữ Và cũng xin chân thành cảm ơn Bệnh viện Đakhoa Quốc tế Thu Cúc đã giúp em hoàn thành tốt quá trình thực tập của mình
Mặc dù đã nhận thức tầm quan trọng trong công tác thực tập của mình,song bản báo cáo thực tập của em cũng không tránh khỏi những sai sót Kínhmong các thầy giáo, cô giáo và cùng các cán bộ tại Bệnh viện Đa khoa Quốc tếThu Cúc đóng góp ý kiến để em rút ra kinh nghiệm để làm việc sau này
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 01 tháng 3 năm 2017
Sinh viên
Trần Thị Nga
Trang 5B PHẦN NỘI DUNG
C CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ BỆNH VIỆN ĐA KHOA QUỐC TẾ THU CÚC 1.1 Lịch sử hình hành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Thu Cúc
1.1.1 Lịch sử hình thành Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Thu Cúc
Chính thức thành lập và đi vào hoạt động từ tháng 8 năm 2011, Bệnh viện
Đa khoa Quốc tế Thu Cúc (thuộc tập đoàn Zinnia Corp) là một bệnh viện ngoàicông lập được đánh giá cao về cả chất lượng khám chữa bệnh lẫn dịch vụ kháchhàng Bệnh viện có tổng diện tích sử dụng là khoảng 5.500 m2 với hệ thốngtrang thiết bị y tế chuyên dụng tiên tiến thế hệ mới nhất cùng đội ngũ bác sĩ giỏichuyên môn, giàu y đức
Chất lượng khám chữa bệnh luôn là tiêu chí được chú trọng hàng đầu tạiBệnh viện Thu Cúc Bên cạnh việc đầu tư vào cơ sở vật chất, thiết bị y tế phục
vụ cho quá trình khám chữa bệnh, Bệnh viện Thu Cúc còn quy tụ đội ngũ cácbác sĩ giỏi trong và ngoài nước Hầu hết bác sĩ tại đây đều là những người đãtừng cống hiến lâu năm tại các bệnh viện công hàng đầu trên cả nước Đối vớibác sĩ nước ngoài, không thể không kể đến đội ngũ 14 bác sĩ chuyên khoa ungthư hàng đầu Singapore như Phó chủ tịch Hiệp hội Ung thư Singapore, TrưởngKhoa Ung thư Bệnh viện Quốc gia Singapore hợp tác điều trị ung thư ngay tạiBệnh viện Thu Cúc
Không chỉ chú trọng chất lượng khám chữa bệnh, Bệnh viện Thu Cúc cònhướng tới phát triển dịch vụ khách hàng, mang đến cho khách hàng khám chữabệnh trải nghiệm phong cách phục vụ thân thiện, hoàn hảo, chu đáo, tận tình,biến quá trình thăm khám và nằm điều trị bệnh của khách hàng trở thành khoảngthời gian nghỉ dưỡng thực sự
Để trở thành đơn vị đứng đầu trong hệ thông các bệnh viện ngoài cônglập, Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Thu Cúc đã mạnh dạn đầu tư những trang thiết
bị y khoa hiện đại hiếm có tại Việt Nam và theo đuổi những phương pháp tầm
Trang 6soát, điều trị bệnh lý tiên tiến trên thế giới Trong đó phải kể đến hệ thống phòng
mổ vô khuẩn một chiều được đánh giá là hiện đại nhất hiện nay; Máy chụp cắtlớp CT64 dãy giúp tầm soát bệnh lý tim mạch, tầm soát ung thư nhanh chóng,chính xác; Máy đo loãng xương theo tiêu chuẩn quốc tế, Hệ thống siêu âm màu4D….và rất nhiều trang thiết bị hiện đại khác
Là một bệnh viện đa khoa, với sự kết hợp của đội ngũ bác sỹ giỏi theotừng chuyên khoa, và sự đầu tư đúng đắn của Bệnh viện, trong thời gian qua,Khoa khám bệnh, đơn vị chẩn đoán hình ảnh, đơn vị Phẫu thuật thẩm mỹ vàcông nghệ cao, Khoa Ngoại, Răng- Hàm - Mặt, Sản phụ khoa, điều trị…thườngxuyên có những đột phá trong ứng dụng phương pháp mới vào quá trình điều trịcho bệnh nhân nhằm mang lại hiệu quả cao nhất trong công tác khám, tầm soátbệnh lý và điều trị cho người dân Đầu năm 2014, Khoa Ung bướu, phòng khámchuyên gia Singapore đặt tại Bệnh viện Thu Cúc ra đời đã mở thêm một conđường mới thể hiện quyết tâm của Bệnh viện trong việc chinh phục những cănbệnh thế kỷ, mang lại cuộc sống bình an, lâu dài, và mạnh khỏe cho mọi người
Bệnh viện Thu Cúc cũng đặc biệt chú trọng vào việc xây dựng một môitrường văn hóa dịch vụ y tế khoa học, thân thiện và giàu tính nhân văn Ngoàichuyên môn, mỗi thành viên tại Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Thu Cúc liên tụcđược trau dồi về văn hóa dịch vụ, tự bản thân cảm nhận và giữ gìn môi trường y
tế văn minh, thấu hiểu và tôn trọng từng nhu cầu, mong muốn của người bệnh
Điều đáng nói hơn cả là mọi chi phí khám chữa bệnh tại đây đều phù hợpvới mọi người dân, và được niêm yết giá công khai tại bệnh viện theo quy địnhcủa ngành y tế
Với phương châm “Bệnh viện Thu Cúc - Chăm sóc sức khỏe trọn đời chobạn”, Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Thu Cúc chắc chắn sẽ nhanh chóng trở thànhđịa chỉ chăm sóc sức khỏe tin cậy của người dân Thủ đô Hà Nội và các tỉnhthành khu vực phía Bắc
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Thu Cúc
1.1.2.1 Cấp cứu - Khám bệnh - Chữa bệnh:
a Tiếp nhận tất cả các trường hợp người bệnh từ ngoài vào hoặc các bệnh viện
Trang 7khác chuyển đến để cấp cứu, khám bệnh, chữa bệnh nội trú và ngoại trú.
b Tổ chức khám sức khỏe và chứng nhận sức khỏe theo quy định của Nhà nước
c Có trách nhiệm giải quyết toàn bộ bệnh tật từ các nơi chuyển đến cũng như tạiđịa phương nơi bệnh viện đóng Tổ chức khám giám định sức khỏe khi hội đồnggiám định y khoa trung ương hoặc tỉnh, thành phố trưng cầu; khám giám địnhpháp y khi Bệnh viện bảo vệ pháp luật trưng cầu
1.1.2.3 Nghiên cứu khoa học về y học:
a Tổ chức thực hiện các đề tài nghiên cứu về y học và ứng dụng những tiến bộ
kỹ thuật y học ở cấp Nhà nước, cấp Bộ, cấp Cơ sở, chú trọng nghiên cứu y học
cổ truyền kết hợp với y học hiện đại và các phương pháp chữa bệnh không dùngthuốc - Kết hợp với các bệnh viện chuyên khoa đầu ngành để phát triển kỹ thuậtcủa bệnh viện
b Nghiên cứu dịch tể học cộng đồng trong công tác chăm sóc sức khỏe ban đầu
…
1.1.2.4 Quản lý kinh tế trong bệnh viện:
a Có kế hoạch sử dụng hiệu quả cao ngân sách của Tập đoàn
b Thực hiện nghiêm chỉnh các quy định của Nhà nước về thu, chi ngân sách củabệnh viện Từng bước hạch toán chi phí khám bệnh, chữa bệnh
c Tạo thêm nguồn kinh phí từ các dịch vụ y tế: Viện phí, bảo hiểm y tế, đầu tưcủa nước ngoài và các tổ chức kinh tế khác
1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Thu Cúc
Để tồn tại và hoạt động được thì bất kỳ một Bệnh viện, tổ chức nào cũngđều phải có cơ cấu tổ chức nhất định Cơ cấu tổ chức là kết cấu bên trong cùngvới mối quan hệ giữa các bộ phận trong tổ chức Đây là yếu tố cấu thành trongkhông gian của tổ chức để thực hiện chức năng, nhiệm vụ nhất định
Trang 8Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Thu Cúc là một Chi nhánh thuộc Tập đoànZinnia, có cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn rõ ràng.
Cơ cấu các phòng ban thuộc Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Thu Cúc:
* Ban lãnh đạo của Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Thu Cúc (thuộc Tập đoàn Zinnia): 01 Chủ tịch Chủ tịch HĐQT, 01 Giám đốc điều hành, 01 Giám
đốc chuyên môn, và các Khoa/Phòng/Ban chuyên môn, các Khoa/Phòng/Banchức năng
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Thu Cúc (phụ lục 01)
1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức Bộ phận Văn thư và lưu trữ Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Thu Cúc
1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
Căn cứ khối lượng công việc, quy định về cơ cấu tổ chức của Bệnh viện
Đa khoa Quốc tế Thu Cúc, thành lập bộ phận Văn thư, lưu trữ của Bệnh viện.Công tác văn thư, lưu trữ của Bệnh viện bố trí nhân sự làm chuyên trách từngcông việc hoặc kiêm nhiệm các công việc thuộc lĩnh vực văn thư, lưu trữ, cụ thể:phụ trách văn thư; phụ trách lưu trữ
1.2.1.1 Văn thư Bệnh viện có những nhiệm vụ cụ thể sau:
a) Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
b) Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân sau khi có ý kiến củangười có Giám đốc chuyên môn/Giám đốc điều hành
c) Trưởng Phòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm theo dõi, đônđốc việc giải quyết văn bản đến
d) Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, kýban hành
đ) Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng;đóng dấu mức độ khẩn, mật
e) Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát vănbản đi
g) Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu
Trang 9h) Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấpgiấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức.
i) Bảo quản, sử dụng con dấu của Bệnh viện và các loại con dấu khác
k) Áp dụng các thành tựu khoa học, công nghệ thông tin vào công tác văn thư,lưu trữ Bệnh viện
1.2.1.2 Lưu trữ Bệnh viện có những nhiệm vụ cụ thể sau:
a) Hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức trong Bệnh viện lập hồ sơ và chuẩn
bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ hiện hành
b) Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành
c) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu
d) Bảo đảm bí mật, an toàn hồ sơ, tài liệu
đ) Phục vụ việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ
e) Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào lưu trữ lịch sửtheo quy định và thực hiện các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị
1.2.1.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Bộ phận Văn thư và Lưu trữ (phụ lục số 02)
Trưởng bộ phận: Nguyễn Thị Hồng Cẩm
Nhân viên Văn thư: Trần Thị Phương Lan
Nhân viên Lưu trữ: Nguyễn Thị Ánh
- Tham mưu, giúp việc cho Lãnh đạo Bệnh viện về các hoạt động của Bộphận Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, báo cáo sơ kết, tổng kết cáchoạt động của Bộ phận theo sự chỉ đạo của Giám đốc
- Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các phòng, ban, ngành thuộc Bệnh việnthực hiện đúng quy chế Văn thư lưu trữ
- Tổng kết, báo cáo tình hình công tác Văn thư và lưu trữ cho lãnh đạoBệnh viện Giải quyết một số công việc khác do Chủ tịch HĐQT, các Giám đốcgiao cho
Trang 10CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ CỦA
BỆNH VIỆN ĐA KHOA QUỐC TẾ THU CÚC 2.1 HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CỦA BỆNH VIỆN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ
2.1.1 Hoạt động Quản lý về công tác Văn thư
Có thể nói công tác văn thư ngày càng trở nên quan trọng đối với hoạtđộng của mỗi cơ quan Nó là sợi dây kết nối giữa các đơn vị, cơ quan cấp trên,cấp dưới, ngang cấp ngày càng có được quan hệ gắn bó hơn để giải quyết côngviệc một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác đảm bảo thông tin cho mọi hoạtđộng nâng cao chất lượng công tác, giảm tệ nạn quan liêu giấy tờ, giữ gìn bí mậtcủa cơ quan
Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Thu Cúc thuộc Tập đoàn Zinnia đơn vị cóchức năng giúp Chủ tịch HĐQT, Giám đốc Quản lý về công tác văn thư lưu trữ,
vì vậy việc nắm bắt các văn bản hướng dẫn chỉ đạo về công tác văn thư luônđược cập nhật hàng ngày để phục vụ tốt cho công tác quản lý mọi hoạt động củaBệnh viện Một số văn bản của Nhà nước hướng dẫn về Công tác Văn thư Lưutrữ đã được Bệnh viện sử dụng để làm căn cứ, các văn bản đó là:
- Thông tư số 01/2011/ TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướngdẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
- Nghị định số 08/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi,
bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2001
về quản lý và sử dụng con dấu;
- Nghị định số 161/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 của Chính phủ về quyđịnh chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật ban hành văn bản quyphạm pháp luật và luật sửa đổi bổ sung một số điều của luật ban hành văn bảnquy phạm pháp luật;
- Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 về việc hướng dẫnquản lý văn bản đi, đến;
- Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2004 về quản lý và sử dụng con dấu;
Trang 11Trưởng phòng Hành chính là người bao quát chung toàn bộ các công việccủa văn phòng trong đó bao gồm việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư củaBệnh viện Vì vậy trách nhiệm của người lãnh đạo vô cùng lớn, để có thể chỉđạo tất cả các công việc trong văn phòng đòi hỏi người lãnh đạo phải có sự kiênnhẫn, có khả năng ứng phó và giải quyết được các tình huống xảy ra.
Trong công tác văn thư cũng vậy Trưởng phòng Hành chính/Giám đốc làngười chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc kiểm tra, giám sát và chỉ đạo giảiquyết các văn bản đi và văn bản đến
Đối với văn bản đến khi cán bộ văn thư trình văn bản lên Giámđốc/Trưởng phòng Hành chính thì Giám đốc cho ý kiến chỉ đạo, giải quyết,Giám đốc/Trưởng phòng có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc các đơn vị, cá nhângiải quyết văn bản đến theo thời hạn đã được quy định
Đối với văn bản đi khi cán bộ văn thư trình văn bản lên Trưởng phòngHành chính thì lãnh đạo phải xem xét, kiểm tra văn bản có đúng về thể thứccũng như nội dung đúng hay không, nếu phát hiện sai sót thì giao cho người cótrách nhiệm sửa chữa lai, nếu đúng về thể thức và nội dung thì chuyển Lãnh đạo
ký quyết định ban hành
Nhìn chung người Ban Lãnh đạo Bệnh viện có trách nhiệm rất lớn trongcông tác văn thư vì họ là người xem xét cho ý kiến chỉ đạo trực tiếp, nếu có saisót họ là người đầu tiên bị kỷ luật trước lãnh đạo
Hiện tại Bệnh viện đã áp dụng các văn bản của Nhà nước vào việc quản lýcông tác Văn thư của cơ quan cụ thể như sau:
2.1.1.1 Tổ chức bộ phận phụ trách, tham mưu cho lãnh đạo Bệnh viện vềcông tác Văn thư
- Điều 29, NĐ 110: “ Căn cứ vào khối lượng công việc, các cơ quan, tổchức phải thành lập phòng, tổ văn thư hoặc bố trí người làm Văn thư”
Văn bản thành lập phải nêu rõ:
+ Chức năng của Bộ phận văn thư: Tổ chức thực hiện công tác hành chínhvăn thư của Bệnh viện
+ Nhiệm vụ của cán bộ văn thư: Tham mưu cho Giám đốc về việc tổ chức
Trang 12thực hiện công tác văn thư của Bệnh viện; Giúp người đứng đầu Bệnh viện phổbiến, tập huấn cho cán bộ viên chức trong Bệnh viện phương pháp soạn thảo vănbản & phương pháp quản lý Văn bản, tài liệu & lập hồ sơ.
+ Quản lý văn bản đi, đến của Bệnh viện
+ Hướng dẫn thành lập DMHS cho Khoa/Phòng/Ban
+ Tham mưu giúp thủ trưởng cơ quan & Trưởng phòng hành chính quyđịnh & ban hành kế hoạch giao nộp HS, tài liệu vào LTCQ
+ Tổ chức tốt quá trình cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý
+ Quản lý, sử dụng con dấu đúng quy định
+ Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ nhân viên khi đi công tác+ Ứng dung CNTT trong công tác Văn thư
+ Giúp lãnh đạo Bệnh viện soạn thảo & ban hành các văn bản quy định vềquy chế thực hiện công tác Văn thư trong Bệnh viện
2.1.1.2 Tuyển chọn & bố trí cán bộ Văn thư chuyên trách
- Công tác tuyển dụng: Căn cứ vào tính chất & mức độ phức tạp của côngviệc mà bố trí cán bộ văn thư chuyên trách
- Căn cứ vào quy mô của Bệnh viện: Bố trí CB Văn thư chuyên trách cótrình độ Đại học, Cao Đẳng chuyên ngành Văn thư lưu trữ, Lưu trữ học
2.1.1.3 Ban hành các Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về thực hiện công tácVăn thư
- Bệnh viện cần ban hành các Văn bản chỉ đạo hướng dẫn về công tác Vănthư, như quy định, quy chế, hướng dẫn trên các Vb QPPL như Pháp lệnh LTQG,
NĐ 58, NĐ 110, NĐ 31, NĐ 09, TTLT 55, TT 07, TT 01, công văn 425, côngvăn 139 & quy định của cơ quan cấp trên, nếu có
- Xây dựng quy chế công tác Văn thư trong Bệnh viện năm 2015 (đã banhành và thực hiện)
* Cách thức: - Căn cứ vào VB QPPL của Nhà nước gồm các nghành luật
có liên quan & các VB về việc thực hiện công tác Văn thư, các quy định của cơquan cấp trên, nếu có
- Soạn thảo quy chế, gửi dự thảo, gửi lên trình Trưởng phòng Hành chính
Trang 13* Mục đích: - Gửi dự thảo lên các đơn vị có liên quan, xin ý kiến đónggóp
- Mở lớp bồi dưỡng, mời các chuyên gia đến tập huấn
- Cử cán bộ nhân viên đi tham dự lớp tập huấn
* Nội dung hưỡng dẫn:
- Tùy theo tình hình thực tế của Bệnh viện mà hướng dẫn cho CBNVthẩm quyền ban hành của VB từng Khoa/Phòng/Ban
- Phương pháp STVB ( thẩm quyền ban hành, kỹ thuật soạn thảo, thể thứctrình bày), phương pháp quản lý Văn bản
- Phương pháp lập HS (phương pháp xây dựng DMHS, Phương pháp lập
Trang 142.1.2 Quản lý về công tác Lưu trữ:
Quản lý công tác lưu trữ là tổng thể các hoạt động và biện pháp của nhànước và của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân có tài liệu triển khaithực hiện và áp dụng trên cơ sở khoa học và cơ sở pháp lý nhằm bảo quản antoàn và khai thác có hiệu quả TLLT
Công tác văn thư là sợi dây kết nối giữa các cơ quan, đơn vị thì công táclưu trữ giúp sự kết nối đó bền chặt hơn, hai khâu nghiệp vụ này tác động lẫnnhau để hoạt động quản ký nhà nước được hoàn thiện hơn Các văn bản hướngdẫn nghiệp vụ đó là:
Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 về luật lưu trữ;
Công văn số 298/VTLT-NVTW ngày 08/5/2013 của cục Văn thư và lưutrữ Nhà nước về việc báo cáo tình tình hình công tác văn thư lưu trữ;
Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/20142 của Bộ Nội vụ hướngdẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
Quyết định sô 310/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 12 năm 2012 của cụcVăn thư và lưu trữ Nhà nước Ban hành Quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệulưu trữ;
Thông tư số 10/2012/TT-BNV ngày 14/12/2012 của Bộ Nội vụ quy địnhmức kinh tế kỹ thuật xử lý tài liệu hết giá trị;
Nghị định số 01/2013 ngày 03/11/2013 của Chính phủ quy định chi tiếtthi hành một sổ điều của Luật lưu trữ
Hoạt động hành chính chủ yếu của Bệnh viện đều thông qua các văn bản,tài liệu Vì vậy công tác lưu trữ cần phải được chú trọng phát triển hơn Tráchnhiệm của lãnh đạo Bệnh viện cũng như trách nhiệm của lãnh đạo Tập đoàntrong công tác lưu trữ của Bệnh viện được thể hiện thông qua sự điều hành,hướng dẫn, chỉ đạo về các nghiệp vụ lưu trữ
Lãnh đạo Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Thu Cúc có trách nhiệm chỉ đạoTrưởng Phòng Hành chính trong việc tham mưu lập kế hoạch hàng năm để thựchiện tốt công tác quản lý và hoạt động văn thư lưu trữ
Chánh văn phòng tham mưu cho lãnh đạo Bệnh viện trong việc chỉ đạokiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu
Trang 15trữ hiện hành của Bệnh viện.
Trưởng phòng Hành chính trực tiếp kiểm tra, giám sát các hoạt động củacông tác lưu trữ của Bệnh viện, chịu trách nhiệm báo cáo trước lãnh đạo Bệnhviện, lãnh đạo Bệnh viện cho ý kiến chỉ đạo
2.1 HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ CỦA BỆNH VIỆN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ
2.1.1 Công tác Văn thư
Trong hoạt động quản lý Nhà nước nói chung và trong doanh nghiệp nóiriêng thì công tác Văn thư lưu trữ đóng vai trò vô cùng quan trọng, đây là hoạtđộng đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho công việc lãnh đạo, quản lýđiều hành công việc của Bệnh viện
Hầu hết các văn bản đi đến của Bệnh viện đều phải thông qua bộ phậnvăn thư để văn thư trình ký, đóng dấu, vào sổ và phát hành Như vậy công tácvăn thư đảm bảo cho công việc của Bệnh viện đạt hiệu quả cao hơn và nhanhhơn
2.1.1.1 Soạn thảo văn bản
Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Thu Cúc là đơn vị thực hiện chuyên môn củaTập Đoàn Zinnia, nên việc soạn thảo văn bản chủ yếu theo chức năng, nhiệm vụđược giao của các Khoa/Phòng/Đơn vị và các cán bộ chuyên môn về y tế củaBệnh viện Văn bản thuộc lĩnh vực của Khoa/Phòng/Đơn vị nào thìKhoa/Phòng/Đơn vị đó soạn thảo Trình tự các bước tiến hành soạn thảo theoQuy chế Văn thư lưu trữ đã được ban hành và áp dụng tại Bệnh viện, văn bảnnhìn chung tương đối tốt
Qua khảo sát thực tế, quy trình soạn thảo văn bản tại công ty được thựchiện theo đúng các bước sau: Khi cán bộ, chuyên viên các Khoa/Phòng/Đơn vịđược phân công giải quyết của một văn bản đến, căn cứ vào yêu cầu giải quyếttừng văn bản cần phải soạn thảo một văn bản mới để xử lý, giải quyết hoặc traođổi, cán bộ chuyên vien đó tiến hành soạn thảo một văn bản mới trên máy tính,sau đó đưa Lãnh đạo Phòng ký nháy duyệt nội dung văn bản, chuyển phòngHành chính để kiểm tra thể thức văn bản và trình ký lãnh đạo Bệnh viện Sau khi
Trang 16văn bản được ký chính thức, văn thư chịu trách nhiệm đăng ký số, vào sổ côngvăn đi, nhân bản, đóng dấu rồi chuyển theo nơi nhận được ghi trong văn bản.
Theo Thẩm quyền ban hành văn bản, Bệnh viện được phép ban hành cácloại văn bản sau: Quyết định, Thông báo, Tờ trình, Công văn , Quy chế, Quyđịnh, Chỉ thị, Điều lệ, Hợp đồng kinh tế, Hợp đồng lao động, Biên bản, Báo cáo
Tất cả các văn bản đều được đánh số theo dõi chung vào sổ công văn đi
cụ thể của văn thư như sau:
- Năm 2014 ban hành 869 văn bản
- Năm 2015 ban hành 1213 văn bản
- Năm 2016 ban hành 1532 văn bản
Nhìn chung công tác soạn thảo văn bản của Bệnh viện tương đối chặt chẽ,
nề nếp, đảm bảo đúng thẩm quyền ban hành về thể thức văn bản Tuy nhiên theoQuy chế văn thư của Bệnh viện như hiện nay thì cũng còn nhiều hạn chế về trình
độ nhận thức và hiểu biết về tầm quan trọng của công tác Văn thư Nhiều CBNVmới thì chưa được nghe hướng dẫn mặc dù Cán bộ Văn thư đã chuyển văn bảnđến để đọc và nếu có thắc mắc sẽ hỏi lại Cán bộ Văn thư nhưng trên thực tế cácCBNV vẫn tự thực hiện viện soạn thảo văn bản mà không theo Quy chế Văn thư
và lưu trữ mà cơ quan đã ban hành, dẫn đến việc các văn bản không thống nhất,khó khăn cho bộ phận Lưu trữ sau này và khó khăn cho công việc tra tìm vàkhai thác sử dụng tài liệu của Bệnh viện.Việc soạn thảo và ban hành văn bản cónơi, có lúc chưa thực hiện đúng trình tự, thủ tục luật định hoặc quy trình Việc
sử dụng hình thức văn bản có nơi, có lúc tùy tiện, không phù hợp các quy địnhcủa pháp luật hiện hành Thể thức kỹ thuật trình bày văn bản vẫn còn nhiềukhiếm khuyết và chưa thống nhất vận dụng theo hướng dẫn tại Thông tư số 01của Bộ Nội vụ và Quy chế Văn thư của Bệnh viện chẳng những làm giảm hiệulực của văn bản ban hành mà còn gây không ít khó khăn khi tiếp nhận và giảiquyết văn bản Việc quản lý văn bản đi, văn bản đến trên thực tế còn có nhữngtồn tại như sổ đăng ký không thống nhất; việc tiếp nhận, đăng ký, trình chuyểngiao và giải quyết văn bản đến có nơi Văn bản đi không lưu đầy đủ; bản lưuchưa đầy đủ thể thức (không được đóng dấu; bản lưu không được sắp xếp theo
Trang 17thứ tự đăng ký mà theo cơ cấu tổ chức trong cơ quan hoặc theo vấn đề nêu đãgây không ít khó khăn cho việc tìm kiếm văn bản khi cần đến).
2.1.1.2 Quản lý văn bản đi - đến
Công văn đi – đên đều tập trung tại đầu mối là Bộ phận văn thư của Bệnhviện Hiện nay vẫn đang quản lý bằng sổ theo dõi văn bản đi – đến
Việc quản lý công văn đi được Văn thư cơ quan thực hiện theo quy trìnhchặt chẽ: văn thư tiếp nhận tài liệu, văn bản từ các phòng ban xem xét thể thức,tính hợp pháp của văn bản Sau khi đã hoàn tất về thể thức văn bản Trưởngphòng Hành chính chuyển cho Lãnh đạo phê duyệt, sau đó chuyển văn bản chovăn thư đăng ký số, ngày tháng, năm ban hành văn bản, vào sổ văn bản đi, nhânbản, đóng dấu Bản chính lưu tại văn thư, 01 bản chính chuyển bộ phận soạnthảo văn bản, còn lại chuyển tiếp đến theo nơi nhận văn bản
Công văn đến: được gửi qua nhiều hình thức: gửi trực tiếp, gửi tay, gửiqua bưu điện, fax,… từ các cơ quan cấp trên, cấp dưới, ngang cấp,… Nhiệm vụcủa Văn thư là tiếp nhận công văn, phân loại, đóng dâu công văn đến đối với tất
cả các loại tài liệu công văn đến chỉ trừ công văn gửi đích danh trong phong bì
và công văn đến có đóng dấu mật Sau đó chuyển cho Trợ lý Giám đốc Bệnhviện hoặc Phó Giám đốc phụ trách từng mảng để căn cứ, chức năng, nhiệm vụcủa các Phòng/Ban/Đơn vị cho ý kiến xử lý
Tất cả các công văn, tài liệu gửi đến Bệnh viện đều được theo dõi chungtại sổ đăng ký công văn đến
- Năm 2014 tiếp nhận 359 văn bản
- Năm 2015 tiếp nhận 890 văn bản
- Năm 2016 tiếp nhận 1020 văn bản
Nhìn chung công tác quản lý văn bản được thực hiện theo quy trình tươngđối chặt chẽ; đạt kết quả tốt, giúp lãnh đâọ Bệnh viện cập nhật thông tin kịp thời,đầy đủ; hoàn thành được nhiệm vụ quản lý công văn giấy tờ, tạo điều kiện thuậnlợi chho các lưu trữ và phục vụ tốt cho việc tra tìm tài liệu của Bệnh viện
2.1.1.3 Quản lý và sử dụng con dấu
Văn thư cơ quan là người trực tiếp quản lý con dấu và phải chịu trách