Công tác lưu trữ tại bệnh viện tâm thần đà nẵng thực trạng và giải pháp

SỞ Y TẾ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG BỆNH VIỆN TÂM THẦN ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CẤP CƠ SỞ Tên đề tài: CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN TÂM THẦN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG : THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP Người thực hiện: Phan Thị Tuyết Đà Nẵng, tháng 10 năm 2016 MỤC LỤC ĐẶT VẤN ĐỀ ………………………………………… Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN…………………………………… Chương ĐỐI TƯỢNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 16 Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ BỆNH VIỆN 17 Đặc điểm chung Bệnh viện Tâm thần Đà Nẵng …… 17 Thành phần, nội dung tài liệu hình thành hoạt động 18 bệnh viện Chương Thực trạng công tác lưu trữ Bệnh viện …………… 19 Nguyên nhân hạn chế 20 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ 26 CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN Chương KIẾN NGHỊ TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC 29 ĐẶT VẤN ĐỀ Cơng tác lưu trữ có vai trị quan trọng tất lĩnh vực đời sống xã hội Vì vậy, Đảng nhà nước ta, đặc biệt Chủ tịch Hồ Chí Minh ln đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ Ngay từ ngày đầu nước nhà giành độc lập, Hồ Chí Minh, Chủ tịch Chính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hịa ký Thơng đạt số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 công tác cơng văn, giấy tờ, Người rõ "tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt phương diện kiến thiết quốc gia" đánh giá "tài liệu lưu trữ tài sản quý báu, có tác dụng lớn việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch cơng tác phương châm sách mặt trị, kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật Do đó, việc lưu trữ cơng văn, tài liệu công tác quan trọng" Đối với quan, tổ chức, bên cạnh công tác văn thư, cơng tác lưu trữ có vai trị đặc biệt quan trọng Tuy quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng có đặc điểm chung trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Bởi gốc, chính, xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý cao Việc soạn thảo, ban hành văn quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ cịn quan trọng nhiều Do đó, quan, tổ chức thành lập, công tác văn thư, lưu trữ tất yếu hình thành "huyết mạch" trọng hoạt động quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Thực trạng công tác lưu trữ bệnh viện nhiều tồn tại: khơng có kho lưu trữ hành chính, trang thiết bị bảo quản tài liệu chưa đảm bảo, tài liệu chưa quản lý tập trung thống nhất, khoa/phòng tự quản lý bảo quản Nhìn chung tài liệu các khoa/phịng tình trạng cịn bó gói, tích đống chưa phân loại, chỉnh lý, lập hồ sơ, tài liệu chưa có tác động nghiệp vụ lưu trữ Do có nhu cầu tra cứu, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ khơng cịn tài liệu gặp nhiều khó khăn việc tra tìm tài liệu Vì vậy, để đánh giá thực trạng công tác lưu trữ bệnh viện, tìm nguyên nhân đề giải pháp hợp lý nhằm hoàn thiện nâng cao chất lượng công tác lưu trữ vấn đề cấp bách để bảo vệ bảo quản an tồn tài liệu có giá trị hình thành bệnh viện Xuất phát từ lý trên, định chọn đề tài nghiên cứu “Công tác lưu trữ Bệnh viện Tâm thần Đà Nẵng: thực trạng giải pháp” Thông qua việc nghiên cứu lý luận, pháp lý công tác lưu trữ; khảo sát, đánh giá tình hình thực tế cơng tác lưu trữ; nghiên cứu đề xuất giải pháp tối ưu nhằm nâng cao hiệu công tác lưu trữ bệnh viện Qua đây, mong muốn góp phần làm rõ nhận thức cơng tác lưu trữ hoạt động bệnh viện Chương TỔNG QUAN TÀI LIỆU 1.1 Khái niệm tài liệu lưu trữ 1.1.1 Tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ chính, gốc tài liệu có giá trị lựa chọn từ tồn khối tài liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức cá nhân, bảo quản kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho mục đích trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử… tồn xã hội Tài liệu lưu trữ chính, gốc tài liệu in giấy, phim, ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm vật mang tin khác, trường hợp khơng cịn chính, gốc thay hợp pháp Tài liệu lưu trữ có đặc điểm sau: - Nội dung tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin khứ, phản ánh hoạt động thành tựu lao động sáng tạo người qua thời kỳ lịch sử khác nhau, ghi lại kiện tượng, biến cố lịch sử, hoạt động quan, tổ chức, cống hiến to lớn anh hùng dân tộc, nhà khoa học văn hóa tiếng - Tài liệu lưu trữ có tính xác cao Tài liệu lưu trữ gần sinh đồng thời với kiện, tượng, nên thông tin phản ánh có tính chân thực cao Tài liệu lưu trữ chính, gốc tài liệu Trường hợp khơng có chính, gốc dùng có giá trị thay Tài liệu lưu trữ văn phải có đầy đủ yếu tố thuộc thể thức văn theo quy định hành nhà nước Trong tài liệu lưu trữ có chứng thể hiện, đảm bảo độ chân thực cao thơng tin như: bút tích tác giả, chữ ký người có thẩm quyền, dấu xác nhận quan, tổ chức, thời gian sản sinh tài liệu… Chính tài liệu lưu trữ ln ln người khai thác sử dụng - Tài liệu lưu trữ thơng thường có đến hai Đặc điểm khác với xuất phẩm sách, báo, tạp chí Vì tài liệu lưu trữ phải bảo quản chặt chẽ, để hư hỏng, mát khơng thay - Tài liệu lưu trữ Nhà nước thống quản lý Nó đăng ký, bảo quản nghiên cứu, sử dụng theo quy định pháp luật Các loại tài liệu lưu trữ: Tài liệu hành chính: văn có nội dung phản ánh hoạt động quản lý nhà nước mặt trị, kinh tế, văn hóa, qn sự… Tài liệu hành có nhiều thể loại phụ thuộc vào giai đoạn lịch sử quốc gia, dân tộc Ở Việt Nam, thời Phong kiến tài liệu hành loại: luật, lệ, lệnh, sắc, chiếu, chỉ, dụ, cáo, sách, biểu, sớ… thời Pháp thuộc sắc luật, sắc lệnh, nghị định, công văn… ngày tài liệu hành hệ thống văn bảo quản lý nhà nước như: hiến pháp, luật, pháp lệnh, nghị định, nghị quyết, định, thông tư, tờ trình, kế hoạch, báo cáo, cơng văn… Đây loại hình tài liệu chiếm tỷ lệ lớn lưu trữ Tài liệu khoa học - kỹ thuât: loại tài liệu có nội dung phản ánh hoạt động nghiên cứu khoa học; phát minh sáng chế; thiết kế, xây dựng cơng trình xây dựng bản; thiết kế chế tạo loại sản phẩm công nghiệp; điều tra, khảo sát tài nguyên thiên nhiên địa chất, khống sản, khí tượng, thuỷ văn trắc địa, đồ… Tài liệu khoa học kỹ thuật có nhiều loại như: tài liệu pháp lý, thuyết minh cơng trình, báo khảo sát, báo cáo nghiên cứu khả thi, dự toán, toán, hồ sơ thầu, vẽ thiết kế kỹ thuật, vẽ thiết kế thi cơng, hồn cơng; vẽ tổng thể cơng trình, vẽ chi tiết cơng trình; loại sơ đồ, biểu đồ tính tốn; loại đồ, trắc địa… Tài liệu nghe nhìn: tài liệu phản ánh hoạt động trị, kinh tế, văn hóa xã hội hoạt động phong phú khác cách ghi tái lại kiện, tượng âm hình ảnh Loại tài liệu chuyển tải, tái kiện, tượng cách hấp dẫn sinh động, thu hút ý người Hiện nay, khối tài liệu chiếm vị trí quan trọng Phơng Lưu trữ quốc gia Việt Nam Tài liệu nghe nhìn bao gồm loại: băng, đĩa ghi âm, ghi hình; ảnh, cuộn phim (âm dương bản) thể loại khác như: phim hoạt hình, phim truyện, phim tư liệu, phim thời sự… Tài liệu điện tử: loại tài liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân sử dụng máy vi tính q trình sản sinh lưu trữ tài liệu Tài liệu điện tử hay gọi tài liệu đọc máy, liệu dạng đặc biệt đọc sử dụng máy vi tính Như vậy, tài liệu lưu trữ điện tử bao gồm file liệu sở liệu, thư điện tử, điện tín dạng văn dạng mã hóa số thơng tin Ngồi bốn loại hình tài liệu chủ yếu trên, tài liệu lưu trữ cịn có tài liệu phản ánh hoạt động sáng tác văn học, nghệ thuật nhà văn, nhà thơ, nghệ sĩ, hoạt động trị, khoa học… Loại tài liệu chủ yếu thảo tác phẩm văn học - nghệ thuật, khoa học; thư từ trao đổi tài liệu tiểu sử nhà văn, nhà thơ, nghệ sĩ tiếng, nhà hoạt động trị, hoạt động khoa học; phác thảo hoạ sĩ… Tài liệu lưu trữ dù loại hình đóng vai trị quan trọng việc cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý quan, tổ chức, cá nhân đồng thời góp phần phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hóa, khoa học lịch sử… q trình xây dựng phát triển đất nước 1.1.2 Công tác lưu trữ Công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động nhà nước bao gồm tất vấn đề lý luận, thực tiễn pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử nhu cầu đáng khác quan, tổ chức, cá nhân Cơng tác lưu trữ đời địi hỏi khách quan việc quản lý, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội Vì vậy, cơng tác lưu trữ tổ chức tất quốc gia giới hoạt động nhà nước quan tâm Công tác lưu trữ bao gồm vấn đề sau: Nghiên cứu, triển khai thực biện pháp quản lý nhà nước lưu trữ; Thực nghiệp vụ lưu trữ; Nghiên cứu khoa học lưu trữ 1.2 Nhiệm vụ công tác lưu trữ 1.2.1 Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Tổ chức khoa học tài liệu tổng hợp khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ liên quan đến việc phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý xếp tài liệu cách khoa học phục vụ thuận lợi, nhanh chóng, xác cho cơng tác tra tìm tài liệu Nội dung tổ chức khoa học tài liệu gồm: thu thập, bổ sung tài liệu; phân loại tài liệu; xác định giá trị tài liệu; chỉnh lý tài liệu; tổ chức cơng cụ tra tìm tài liệu số công tác bổ trợ khác ngành khoa học, kỹ thuật, tin học có liên quan Tổ chức khoa học tài liệu cần thực lưu trữ quốc gia, lưu trữ quan lưu trữ cá nhân, gia đình, dịng họ Để tổ chức khoa học tài liệu địi hỏi phải có cán có trình độ chuyên môn cao, điều kiện làm việc tốt trang thiết bị phục vụ cho việc thực quy trình nghiệp vụ phải đầy đủ, khoa học đại Tổ chức khoa học tài liệu vào quy định, hướng dẫn cụ thể nhà nước cơng tác lưu trữ Từ việc tổ chức khoa học tài liệu thống lưu trữ hành tảng để tổ chức khoa học tài liệu toàn Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam 1.2.2 Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ Một nội dung công tác lưu trữ bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ Đây điều kiện để thực mục đích công tác lưu trữ, lẽ tài liệu lưu trữ khơng bảo quản an tồn khơng thể tổ chức khai thác sử dụng có hiệu Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ bao gồm hai nội dung chính: Bảo quản khơng hư hỏng, mát tài liệu lưu trữ bảo quản an tồn thơng tin tài liệu lưu trữ Bảo quản an tồn khơng hư hỏng, mát tài liệu lưu trữ cần ý đến kho tàng, trang thiết bị, điều kiện ổn định, đáp ứng yêu cầu cơng tác bảo quản cho loại hình tài liệu khác thực biện pháp tu bổ, phục chế, bảo hiểm nhằm kéo dài tuổi thọ tài liệu Bảo quản an tồn thơng tin tài liệu cần ý đến ý thức, trách nhiệm trình độ làm cơng tác lưu trữ; ý đến loại đối tượng độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu hình thức công bố, giới thiệu khai thác, sử dụng tài liệu Trong thời đại tồn cầu hố nay, cần nhìn nhận cơng tác lưu trữ khía cạnh phục vụ nhu cầu thơng tin xã hội, song việc bảo quản an tồn thơng tin tài liệu lưu trữ cần ý đến tính mật tài liệu lưu trữ 1.2.3 Tổ chức khai thác sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ Mục đích cuối cơng tác lưu trữ đưa tài liệu lưu trữ thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu hoạt động xã hội Vì vậy, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu có hiệu nội dung công tác lưu trữ Dựa vào kết công tác khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ thực tiễn người ta đánh giá cách khách quan, xác đóng góp ngành lưu trữ vai trị, vị trí, ý nghĩa cơng tác lưu trữ Để đảm bảo công tác khai thác, sử dụng tài liệu có hiệu cao cần nghiên cứu nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ xã hội; phân loại đối tượng độc giả; nghiên cứu xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu áp dụng biện pháp, tổ chức nhiều hình thức khai thác, sử dụng tài liệu đạt hiệu cao Điều địi hỏi nhà nước cần có quy định cụ thể khai thác, sử dụng tài liệu; trình độ cán lưu trữ việc ứng dụng khoa học đại vào công tác lưu trữ 1.3 Nội dung công tác lưu trữ Nhiệm vụ công tác lưu trữ tổ chức khoa học tài liệu; bảo quản an toàn tài liệu tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ Để thực mục đích nhiệm vụ cơng tác lưu trữ đặt ra, nội dung cụ thể công tác lưu trữ sau: 1.3.1 Tổ chức máy nhân làm công tác lưu trữ 1.3.1.1 Tổ chức phận làm công tác lưu trữ quan, tổ chức Trong quốc gia, quan, tổ chức, để thực hiệu nhiệm vụ có tính dài hạn cần phải có phân chun trách làm cơng tác Cơng tác lưu trữ mặt hoạt động bản, nhiệm vụ quan trọng tất quan, tổ chức Vì vậy, để thực tốt công tác lưu trữ, quan, tổ chức cần có phận chuyên trách làm công tác lưu trữ Bộ phận lưu trữ quan có trách nhiệm tư vấn, tham mưu cho lãnh đạo quan việc: - Xây dựng kế hoạch phát triển ngắn hạn, dài hạn công tác lưu trữ; - Soạn thảo văn đạo nghiệp vụ lưu trữ quan; - Thực nghiệp vụ lưu trữ cụ thể như: thu thập tài liệu, phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ, tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu tài liệu quan; tư vấn cho lãnh đạo việc đầu tư trang thiết bị, kho tàng cho việc bảo quản tài liệu lưu trữ; làm báo cáo tổng kết công tác lưu trữ quan đóng góp cơng tác lưu trữ phát triển quan, ngành… Đối với quan có quy mơ nhỏ quan cấp địa phương phận làm cơng tác lưu trữ thường bố trí trực thuộc văn phòng quan, tổ chức Dù quan cơng tác lưu trữ gắn bó mật thiết với cơng tác văn thư, cơng tác văn phòng quan Văn phòng đầu mối thu thập thông tin quan, nơi tập trung tồn cơng văn giấy tờ đến quan, nên nhiệm vụ văn phịng phải tổ chức cơng tác lưu trữ để lưu trữ tổ chức khoa học khối lượng công văn giấy tờ Hơn nữa, văn phịng có chức xử lý thông tin tổng hợp để phục vụ cho công tác quản lý lãnh đạo Lưu trữ phận gìn giữ xử lý thơng tin khứ, nguồn tin quan trọng cơng tác quản lý lãnh đạo Vì vậy, công tác lưu trữ nội dung cơng tác văn phịng Nếu quan có tổ chức phận làm cơng tác lưu trữ độc lập với cơng tác văn phịng q trình bệnh án tài liệu có lưu trữ, thay sổ tra tìm truyền thống Nguyên nhân chưa ứng dụng cơng nghệ thơng tin công tác lưu trữ theo kinh phí đầu tư sở vật chất bệnh viện hạn hẹp 3.4 Nguyên nhân hạn chế - Không có kho tàng, trang thiết bị để bảo quản tài liệu lưu trữ phần nghiệp vụ khác khó triển khai thực - Ý thức tuân thủ pháp luật công tác lưu trữ lãnh đạo cán bệnh viện chưa cao, chưa nhận thức đầy đủ vị trí, ý nghĩa tầm quan trọng công tác lưu trữ - Phần lớn tài liệu cịn bó gói, tích đống chưa phân loại, chỉnh lý, lập hồ sơ, chưa có danh mục hồ sơ, chưa xác định tài liệu cần đưa vào lưu trữ Vì vậy, cần có phương án phân loại, chỉnh lý tài liệu thống xác định giá trị thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành bệnh viện - Bố trí cán lưu trữ chưa bồi dưỡng trình độ chuyên mơn lưu trữ, cịn kiêm nhiệm nhiều việc Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VÀ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG BỆNH VIỆN Qua khảo sát thực trạng công tác lưu trữ bệnh viện, thấy việc tổ chức công tác lưu trữ bệnh viện nhiều tồn tại, chưa đáp ứng yêu cầu theo quy định: Tài liệu chưa quản lý tập trung thống nhất, bố trí cán chưa đáp ứng yêu cầu, tài liệu cịn bó gói, tích đống chưa phân loại, chỉnh lý, lập hồ sơ, chưa có danh mục hồ sơ, thiết bị chưa trang bị đầy đủ, thiếu đồng bộ, tất vấn đề cần phải khắc phục thời gian sớm nhằm bảo vệ bảo quản an tồn tài liệu có giá trị hình thành bệnh viện Dựa vào kết nghiên cứu, đề xuất giải pháp sau đây: 4.1 Nâng cao nhận thức lãnh đạo, cán bộ, nhân viên, nhân viên bệnh viện công tác lưu trữ 4.1.1 Đối với ban lãnh đạo Bệnh viện Cần có biện pháp tuyên truyền, giáo dục tới toàn thể cán bộ, nhân viên bệnh viện ý thức trách nhiệm việc giữ gìn, bảo vệ tài liệu, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ Lãnh đạo bệnh viện cần coi nhiệm vụ trị cán bộ, nhân viên; nên đưa vào tiêu chuẩn nâng lương cho cán bộ, nhân viên tiêu chuẩn bình xét hoàn thành nhiệm vụ hàng năm để bắt buộc cán bộ, nhân viên làm tốt công việc 4.1.2 Đối với Trưởng phịng Hành Trưởng phịng Hành phải cụ thể hoá quy định pháp luật, văn hướng dẫn công tác lưu trữ cho phù hợp với bệnh viện; tham mưu cho lãnh đạo bệnh viện xây dựng quy chế công tác lưu trữ; ban hành danh mục hồ sơ cho toàn quan; cần đưa chế tài xử lý đơn vị, cá nhân không làm tốt công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào quy chế làm việc Bệnh viện; hàng năm phải có hướng dẫn, kiểm tra việc thực quy định công tác 4.1.3 Đối với cán làm công tác lưu trữ Tham mưu cho lãnh đạo Phịng trình Giám đốc ban hành quy định công tác lưu trữ quan theo quy định; Hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức quan, tổ chức lập hồ sơ chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ hành; Không ngừng trau dồi kiến thức chuyên môn nghiệp vụ; cập nhật văn công tác lưu trữ để thực tốt khâu nghiệp vụ 4.1.4 Đối với cán chuyên môn Cán chuyên môn phải thấy trách nhiệm, nghĩa vụ việc giữ gìn, bảo vệ tài liệu, lập hồ sơ phần việc có liên quan giao nộp hồ sơ vào lưu trữ theo định kỳ 4.2 Tổ chức kho tàng, trang thiết bị cho công tác lưu trữ Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng Muốn giữ gìn tài liệu lâu dài, vĩnh viễn để phục vụ mục đích sử dụng khác cần có kho tàng, trang thiết bị biện pháp bảo quản an toàn tài liệu khỏi phá hoại tự nhiên người gây Đặc biệt, vị trí địa lý nước ta lại nằm khu vực nhiệt đới có gió mùa, yếu tố nắng, mưa, vi sinh vật, côn trùng tác động phá hoại tài liệu lưu trữ lớn Nếu biện pháp bảo quản tốt tài liệu lưu trữ bị mát, hư hỏng Thực tế bệnh viện chưa có kho tàng nghĩa để bảo quản tài liệu, việc bố trí kho tàng đầu tư trang thiết bị cho công tác lưu trữ việc làm cấp bách thiết thực để quản lý thống tài liệu lưu trữ Để bảo quản tốt tài liệu lưu trữ, kho bảo quản tài liệu phải bảo đảm yêu cầu chung kho lưu trữ chuyên dụng theo Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 Bộ Nội vụ 4.3 Bố trí cán lưu trữ Tạo điều kiện cho cán lưu trữ tham gia lớp bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ để cập nhật quy định, kiến thức văn thư lưu trữ Khi có khó lưu trữ, cần bố trí cán làm cơng tác lưu trữ ổn định hơn; bớt kiêm nhiệm nhiều việc để tập trung vào công tác 4.4 Nâng cao chất lượng công tác thu thập, bổ sung hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan Muốn làm tốt công tác thu thập, bổ sung, theo cần phải thực việc sau: Xác định nguồn tài liệu cần thu thập, bổ sung; Xác định thành phần nội dung tài liệu cần thu thập, bổ sung; Có biện pháp để đơn vị¸ cá nhân giao nộp tài liệu đầy đủ, hạn 4.5 Nâng cao hiệu tính xác việc xác định giá trị tài liệu phông lưu trữ bệnh viện Qua nghiên cứu thực tế tài liệu khoa/phòng văn nhà nước; Căn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức khoa/phòng; Căn vào thực tế tài liệu; Căn vào Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 06 năm 2011 Bộ Nội vụ việc Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức; Trên sở lý luận xác định giá trị tài liệu nguyên tắc, phuơng pháp, tiêu chuẩn, thời hạn bảo quản tài liệu hình thành hoạt động khoa/phịng gồm có mức: 1) Bảo quản vĩnh viễn; 2) Bảo quản có thời hạn với mức: Từ 20 năm trở lên; Từ 10 đến 15 năm; Từ năm trở xuống Chúng mạnh dạn xây dựng bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến khoa/phịng để tham khảo (xem phụ lục 1) Hiện chúng tơi cịn tiếp tục xây dựng danh mục thành phần hồ sơ để khoa phòng cán viên chức bệnh viện tham khảo thu thập hồ sơ tài liệu cách đầy đủ trình giải công việc Trong phạm vi thời gian nghiên cứu năm, chắn danh mục hồ sơ thiếu cần bổ sung Hy vọng nghiên cứu sau tiếp tục nghiên cứu để bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động bệnh viện hoàn thiện Chương KIẾN NGHỊ Để khắc phục tồn tại, hạn chế nêu trên, nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ vào nề nếp đạt hiệu quả, kính đề nghị lãnh đạo bệnh viện cần quan tâm đạo thực số nội dung sau: Thứ nhất, nâng cao nhận thức lãnh đạo, cán bộ, viên chức, nhân viên bệnh viện công tác bảo quản, giao nộp, giữ gìn tài liệu thuộc quan; Thứ hai, cần quan tâm đầu tư kinh phí xây dựng kho lưu trữ Bệnh viện (tối thiểu 30m2), trang bị đầy đủ thiết bị để bảo quản hồ sơ, tài liệu bệnh viện (trước mắt chưa có kho, trang bị cho khoa, phòng giá sắt, kẹp dây để tài liệu gọn gàng, có hệ thống giúp cho việc tra tìm, thu thập tài liệu sau); Thứ ba, bố trí viên chức làm cơng tác văn thư, lưu trữ hạn chế kiêm nhiệm; bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán lưu trữ để hoàn thành tốt nhiệm vụ giao; Thứ tư, nâng cao chất lượng công tác thu thập, bổ sung hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan; Thứ năm, nâng cao việc xác định giá trị tài liệu phông lưu trữ bệnh viện (đề xuất bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động bệnh viện) Thứ sáu, khoa, phịng cần đơn đốc, hướng dẫn cán xếp, chỉnh lý hồ sơ tài liệu theo quy định pháp luật nhằm chuẩn bị tài liệu nộp lưu vào lưu trữ quan có kho lưu trữ Trên kết bước đầu trình nghiên cứu Hy vọng với quan tâm lãnh đạo bệnh viện, lãnh đạo khoa phịng, cơng tác lưu trữ bệnh viện tổ chức tốt Những tài liệu có giá trị hình thành hoạt động bệnh viện giữ lại để nghiên cứu sử dụng chúng có hiệu phục vụ cho nhiệm vụ trước mắt lâu dài sau./ TÀI LIỆU THAM KHẢO Để thực đề tài này, sử dụng nguồn tài liệu sau: - Các văn quy phạm pháp luật công tác văn thư lưu trữ: + Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 Luật lưu trữ + Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 Bộ Nội vụ Hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử cấp + Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 Quy định việc sử dụng tài liệu Phòng đọc Lưu trữ lịch sử; + Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 Quy định việc sử dụng tài liệu Phòng đọc Lưu trữ lịch sử ; + Thông tư liên tịch số 01/2014/TTLT-BNV-BXD ngày 21 tháng năm 2014 Bộ Nội vụ Bộ Xây dựng hướng dẫn thành phần tài liệu dự án, cơng trình xây dựng nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử + Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật lưu trữ; + Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 Bộ Nội vụ hướng dẫn Kho Lưu trữ chuyên dụng + Công văn số 2959/BNV-VTLTNN ngày 17 tháng năm 2012 Bộ Nội vụ việc hướng dẫn triển khai thi hành Luật Lưu trữ + Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 06 năm 2011 Bộ Nội vụ việc Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức - Tập giảng văn thư, lưu trữ Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng UBND thành phố phê duyệt - Website Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước; - Các thông tin từ phiếu khảo sát vấn trực tiếp, gián tiếp số cán quản lý, cán làm công tác văn thư, lưu trữ Phụ lục1 BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN HỒ SƠ, TÀI LIỆU HÌNH THÀNH PHỔ BIẾN TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA BỆNH VIỆN TT Tên nhóm hồ sơ, tài liệu I Tài liệu cơng tác hành tổng hợp Tài liệu chung cơng tác hành (hồ sơ ngun tắc) Hồ sơ kỷ niệm ngày lễ lớn bệnh viện: kỷ niệm năm, 10 năm, 20 năm, 30 năm thành lập bệnh viện Hồ sơ tổ chức ngày thầy thuốc Việt Nam, ngày lễ, tết năm Hồ sơ hội nghị tổng kết, sơ kết công tác bệnh viện: - Tổng kết năm - Sơ kết tháng, quý Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác định kỳ bệnh viện: - Dài hạn, hàng năm - tháng, tháng - Quý, tháng Sổ ghi biên họp giao ban Hồ sơ cải cách hành bệnh viện Hồ sơ kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Hồ sơ tổ chức thực hoạt động nghiệp vụ lưu trữ (thu thập, bảo quản, chỉnh lý, khai thác sử dụng ) Hồ sơ quản lý sử dụng dấu Tập lưu văn bệnh viện: - Quyết định, quy định, quy chế, hướng dẫn - Văn khác Sổ đăng ký văn Sổ đăng ký văn đến Tài liệu công tác tổ chức, cán Tài liệu chung công tác tổ chức, cán (hồ sơ nguyên tắc) 10 11 12 13 II 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 Thời hạn bảo quản Theo hiệu lực văn Vĩnh viễn 10 năm Vĩnh viễn năm Vĩnh viễn 20 năm năm năm 20 năm 20 năm 20 năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm Vĩnh viễn 20 năm Theo hiệu lực văn Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế tổ chức hoạt động bệnh viện Vĩnh viễn Hồ sơ xây dựng đề án, quy hoạch phát triển bệnh viện Vĩnh viễn Hồ sơ thành lập bệnh viện, đổi tên, thay đổi chức năng, nhiệm vụ, quyền Vĩnh viễn hạn cấu tổ chức bệnh viện Tài liệu thành lập, đổi tên, sáp nhập, chia tách, thay đổi chức năng, Vĩnh viễn nhiệm vụ quyền hạn khoa/phịng Kế hoạch, báo cáo cơng tác tổ chức, cán bộ: - Dài hạn, hàng năm Vĩnh viễn - tháng, tháng 20 năm - Quý, tháng năm Hồ sơ xây dựng thực tiêu biên chế Vĩnh viễn Báo cáo thống kê danh sách, số lượng, chất lượng cán Vĩnh viễn Hồ sơ việc thi tuyển, thi nâng ngạch, kiểm tra chuyển ngạch hàng năm: - Báo cáo kết quả, danh sách trúng tuyển Vĩnh viễn - Hồ sơ dự thi, thi, tài liệu tổ chức thi 10 năm Hồ sơ quy hoạch cán 20 năm 70 năm 70 năm Vĩnh viễn 70 năm Vĩnh viễn 10 năm 20 năm 70 năm 33 34 Hồ sơ bổ nhiệm, đề bạt, điều động, luân chuyển cán Hồ sơ kỷ luật cán Hồ sơ gốc cán Hồ sơ nghỉ hưu, sức, việc cán Kế hoạch, báo cáo công tác đào tạo, bồi dưỡng cán Hồ sơ tổ chức lớp bồi dưỡng cán bệnh viện Hồ sơ cơng tác bảo vệ trị nội bệnh viện Hồ sơ đóng bảo hiểm xã hội, làm sổ bảo hiểm xã hội cho cán Tài liệu lao động tiền lương Kế hoạch, báo cáo công tác lao động, tiền lương: - Dài hạn, hàng năm - tháng, tháng - Quý, tháng Hồ sơ xây dựng định mức, quản lý lao động bệnh viện Hợp đồng lao động vụ việc 35 36 37 IV 38 Hồ sơ phụ cấp tiền lương cán Hồ sơ nâng lương cán Hồ sơ trợ cấp cán Tài liệu thi đua khen thưởng Tài liệu chung công tác thi đua, khen thưởng (hồ sơ nguyên tắc) Vĩnh viễn 20 năm năm 39 Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế hướng dẫn thi đua, khen thưởng bệnh viện Hồ sơ hội nghị bình xét, cơng nhận danh hiệu thi đua Kế hoạch, báo cáo công tác thi đua, khen thưởng: - Dài hạn, hàng năm - tháng, tháng - Quý, tháng Hồ sơ tổ chức thực phong trào thi đua Hồ sơ khen thưởng cho tập thể, cá nhân: - Các hình thức khen thưởng Chủ tịch nước Thủ tướng Chính phủ - Các hình thức khen thưởng Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh tương đương - Các hình thức khen thưởng Giám đốc Bệnh viện, Sở Y tế Tài liệu công tác nghiên cứu khoa học Tài liệu chung công tác nghiên cứu khoa học (hồ sơ nguyên tắc) 24 25 26 27 28 29 30 31 III 32 40 41 42 43 V 44 45 46 47 48 49 Hồ sơ xây dựng quy chế hoạt động khoa học công nghệ bệnh viện Hồ sơ hội nghị, hội thảo khoa học bệnh viện tổ chức Kế hoạch, báo cáo công tác nghiên cứu khoa học, công nghệ: - Dài hạn, hàng năm - tháng, tháng - Quý, tháng Hồ sơ hoạt động Hội đồng khoa học đào tạo Hồ sơ chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học: - Cấp nhà nước - Cấp bộ, ngành - Cấp sở Vĩnh viễn 20 năm năm Vĩnh viễn năm sau chấm dứt HĐ Theo hiệu lực văn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm năm 10 năm Vĩnh viễn 20 năm 10 năm Theo hiệu lực văn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm Hồ sơ sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, quy trình cơng nghệ giải pháp hữu ích cơng nhận: - Cấp nhà nước - Cấp bộ, ngành - Cấp sở 51 Báo cáo khoa học chuyên đề bệnh viện thực để tham gia hội thảo khoa học 52 Hồ sơ biên soạn, nghiệm thu đề cương giảng, giáo trình, tài liệu VI Tài liệu cơng tác kế hoạch tài 53 Tài liệu chung cơng tác kế hoạch tài (hồ sơ nguyên tắc) 50 Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế chi tiêu nội bệnh viện Kế hoạch, báo cáo cơng tác tài chính, kế tốn: - Dài hạn, hàng năm - tháng, tháng 56 - Quý, tháng 57 Hồ sơ ngân sách nhà nước giao hàng năm 58 Kế hoạch, báo cáo tài tốn: - Hàng năm - Tháng, quý, tháng, tháng 59 Báo cáo kiểm kê, đánh giá lại tài sản cố định 60 Hồ sơ, tài liệu chuyển nhượng, bàn giao, lý tài sản cố định: - Nhà đất - Tài sản khác 61 Hồ sơ kiểm tra, tra tài chính: - Vụ việc nghiêm trọng - Vụ việc khác 62 Hồ sơ kiểm toán: - Vụ việc nghiêm trọng - Vụ việc khác 63 Sổ sách kế toán: - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết 64 Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho VII Tài liệu xây dựng 65 Tập văn chung xây dựng (hồ sơ nguyên tắc) 54 55 Kế hoạch, báo cáo công tác đầu tư xây dựng bản: - Dài hạn, hàng năm - tháng, tháng - Quý, tháng 67 Hồ sơ xây dựng cơng trình 68 Hồ sơ sửa chữa nhỏ cơng trình VIII Tài liệu cơng tác quản trị-vật tư 69 Tập văn chung công tác quản trị-vật tư (hồ sơ nguyên tắc) Vĩnh viễn Vĩnh viễn 10 năm 20 năm Vĩnh viễn Theo hiệu lực văn Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm 20 năm Vĩnh viễn 20 năm Vĩnh viễn 10 năm Vĩnh viễn 10 năm 20 năm 10 năm 10 năm Theo hiệu lực văn 66 70 Hồ sơ sử dụng nhà, đất Vĩnh viễn 20 năm năm Vĩnh viễn 20 năm Theo hiệu lực văn Vĩnh viễn 71 Kế hoạch, báo cáo công tác mua sắm tài sản trang thiết bị-vật tư: - Dài hạn, hàng năm - tháng, tháng - Quý, tháng Vĩnh viễn 20 năm năm 72 73 74 75 76 77 78 79 Hồ sơ kiểm kê tài sản Hồ sơ lý tài sản Hồ sơ sửa chữa tài sản trang thiết bị y tế, văn phịng Hồ sơ cơng tác quốc phịng tồn dân, dân qn tự vệ Hồ sơ an tồn lao động, phịng chống cháy, nổ, thiên tai Hồ sơ công tác bảo vệ, trật tự Hồ sơ y tế, sức khỏe, vệ sinh phịng bệnh Hồ sơ sử dụng, vận hành tơ, máy móc, thiết bị bệnh viện IX 80 Tài liệu hợp tác quốc tế Tập văn chung hợp tác quốc tế (hồ sơ nguyên tắc) 81 Kế hoạch, báo cáo công tác hợp tác quốc tế: - Dài hạn, hàng năm Vĩnh viễn - tháng, tháng 20 năm - Quý, tháng năm Hồ sơ hợp tác đào tạo, bồi dưỡng với với bệnh viện, quan có Vĩnh viễn chức nước Hồ sơ đoàn ra: - Ký kết hợp tác Vĩnh viễn - Hội thảo, triển lóm, học tập, khảo sát 20 năm Hồ sơ đoàn ra: - Ký kết hợp tác Vĩnh viễn - Hội thảo, triển lãm, học tập, khảo sát 20 năm Thư, điện, thiếp chúc mừng quan, tổ chức nước ngồi: - Quan trọng Vĩnh viễn - Thơng thường 20 năm Tài liệu tra giải khiếu nại, tố cáo Tập văn chung công tác tra, giải khiếu nại, tố cáo (hồ sơ Theo hiệu nguyên tắc) lực văn Hồ sơ xây dựng quy chế, hướng dẫn tra, giải khiếu nại, tố cáo Vĩnh viễn bệnh viện Kế hoạch, báo cáo công tác thanh, giải khiếu nại, tố cáo: - Dài hạn, hàng năm Vĩnh viễn - tháng, tháng 20 năm - Quý, tháng năm Báo cáo cơng tác phịng chống tham nhũng: - Hàng năm 20 năm - Tháng, quý, tháng năm Hồ sơ tra vụ việc: - Vụ việc nghiêm trọng Vĩnh viễn - Vụ việc khác 15 năm Hồ sơ giải vụ việc khiếu nại, tố cáo: - Vụ việc nghiêm trọng Vĩnh viễn - Vụ việc khác 15 năm 82 83 84 85 X 86 87 88 89 90 91 10 năm năm năm 10 năm 10 năm 10 năm 10 năm Theo tuổi thọ thiết bị Theo hiệu lực văn 92 93 XI 94 95 96 97 98 99 100 XII 101 102 103 104 105 XIII 106 107 108 109 110 XIV 111 Tài liệu hoạt động tổ chức Thanh tra nhân dân: - Báo cáo năm - Báo cáo quý, tháng Tài liệu tổ chức Đảng Tập văn chung đạo, hướng dẫn tổ chức Đảng cấp (hồ sơ nguyên tắc) Hồ sơ Đại hội Chương trình, kế hoạch báo cáo công tác: - Tổng kết năm, nhiệm kỳ - Tháng, quý, tháng Hồ sơ tổ chức thực vận động lớn, thị, nghị Trung ương cấp uỷ Đảng Tài liệu đánh giá, xếp loại tổ chức sở Đảng, Đảng viên Hồ sơ Đảng viên Sổ sách (đăng ký Đảng viên, Đảng phí, ghi biên bản) Tài liệu tổ chức Cơng đồn Tập văn chung đạo, hướng dẫn tổ chức Cơng đồn cấp (hồ sơ nguyên tắc) Hồ sơ Đại hội Chương trình, kế hoạch báo cáo công tác: - Tổng kết năm, nhiệm kỳ - Tháng, quý, tháng Hồ sơ tổ chức thực vận động lớn, nghị Cơng đồn cấp Cơng đồn sở Sổ sách Tài liệu tổ chức Đoàn niên Tập văn chung đạo, hướng dẫn tổ chức Đoàn cấp (hồ sơ nguyên tắc) Hồ sơ Đại hội Chương trình, kế hoạch báo cáo cơng tác: - Tổng kết năm, nhiệm kỳ - Tháng, quý, tháng Hồ sơ tổ chức thực vận động lớn, nghị Đảng, Nhà nước, Đoàn niên Sổ sách Tài liệu công tác đào tạo liên tục Tài liệu chung công tác đào tạo (hồ sơ nguyên tắc) 20 năm năm Theo hiệu lực văn Vĩnh viễn Vĩnh viễn 10 năm Vĩnh viễn 70 năm 70 năm 20 năm Theo hiệu lực văn Vĩnh viễn Vĩnh viễn 10 năm Vĩnh viễn 20 năm Theo hiệu lực văn Vĩnh viễn Vĩnh viễn 10 năm Vĩnh viễn 20 năm 112 Hồ sơ mở lớp đào tạo tập huấn 113 Hồ sơ mục tiêu, nội dung, chương trình đào tạo Theo hiệu lực văn Vĩnh viễn Vĩnh viễn 114 Hồ sơ hệ thống đề cương, giáo trình, tài liệu học tập phục vụ đào tạo Vĩnh viễn 20 năm 115 Kế hoạch đào tạo năm Vĩnh viễn 116 Sổ sách giáo vụ: sổ lên lớp, sổ nhật ký giảng dạy, sổ cấp chứng Vĩnh viễn 117 Hồ sơ liên kết đào tạo với trường đại học, cao đẳng quan chức ngồi nước XV Tài liệu chun mơn nghiệp vụ (các khoa cận lâm sàng phịng chun mơn) Theo hiệu 118 Tập văn chuyên môn nghiệp vụ (hồ sơ nguyên tắc) lực văn Vĩnh viễn 119 Hồ sơ xây dựng, ban hành văn quản lý chuyên môn nghiệp vụ 120 Hồ sơ hội nghị chuyên môn nghiệp vụ bệnh viện tổ chức 121 Kế hoạch, báo cáo chuyên môn nghiệp vụ bệnh viện - Hàng năm - Tháng, quý, sáu, tháng 122 Kế hoạch, báo cáo chuyên môn nghiệp vụ khoa, phòng - Hàng năm - Tháng, quý, sáu tháng 123 Hồ sơ quản lý, tổ chức thực hoạt động chuyên môn nghiệp vụ - Văn đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo năm - Kế hoạch, báo cáo tháng, quý, công văn trao đổi Vĩnh viễn 124 Hồ sơ xây dựng, quản lý tổ chức thực chương trình mục tiêu, dự án chuyên môn 125 Hồ sơ đạo điểm chuyên môn nghiệp vụ Vĩnh viễn 126 Hồ sơ kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm Vĩnh viễn 10 năm Vĩnh viễn 10 năm Vĩnh viễn 127 Hồ sơ giải vụ việc hoạt động quản lý chuyên môn nghiệp vụ - Vụ việc quan trọng - Vụ việc khác 128 Báo cáo phân tích, thống kê chuyên đề 129 Sổ sách quản lý chuyên môn nghiệp vụ 130 Công văn trao đổi chuyên môn nghiệp vụ Vĩnh viễn 20 năm Vĩnh viễn 20 năm 10 năm Phụ lục PHIẾU ĐIỀU TRA I VĂN BẢN QUẢN LÝ LƯU TRỮ Quy chế, quy trình nghiệp vụ lưu trữ: có  khơng  Hướng dẫn lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ: có  khơng  Bảng thời hạn bảo quản: có  khơng  Nội quy ra, vào kho lưu trữ có  không  Quy chế khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ có  khơng  II TỔ CHỨC CÁN BỘ Tổ chức có - Bộ phận Văn thư, Lưu trữ: thành lập  chưa thành lập  Thực trạng đội ngũ cán công chức, viên chức - Đã bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ  - Chưa bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ  III NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ Thu thập, bổ sung: - Tổng số mét giá tài có: ………………… , đó: + Tài liệu hành chính: …….…… mét giá; + Tài liệu chuyên môn: ………… mét giá + Tài liệu KHKT: ……………… mét giá + Tài liệu khác………… ………… mét giá - Tổng số mét giá tài liệu dự kiến năm 2016: …… mét (…… Hồ sơ) Chỉnh lý tài liệu - Tài liệu chỉnh lý hoàn chỉnh …… mét giá, gồm ….… hồ sơ (đvbq); - Tài liệu chỉnh lý sơ ……… mét giá, gồm……… hồ sơ (đvbq); - Tài liệu chưa chỉnh lý …………mét giá Bảo quản tài liệu - Ước tính số lượng tài liệu bị hư hỏng: ……mét giá Tổ chức sử dụng tài liệu - Đối tượng khai thác, sử dụng:  Nhà nghiên cứu  Sinh viên  Người nước  Cán CC, VC Học sinh  Nhân dân  Khác: …………………… - Mục đích khai thác:  Cơng tác quản lý  Nghiên cứu khoa học  Điều tra, xác minh  Viết Lịch sử  Mục đích cá nhân  Mục đích khác: ………… - Số lượt độc giả bình quân hàng năm (tính từ 2010 đến 2015):… lượt người; - Số lượng hồ sơ phục vụ bình quân hàng năm (tính từ 2010 đến 2015): ………… hồ sơ (đvbq); - Số lượng cung cấp cho độc giả bình qn hàng năm (tính từ 2010 đến 2015): …… … trang/năm - Số lượng chứng thực cấp cho độc giả bình qn hàng năm (tính từ 2010 đến 2015): …… … bản/năm III CƠ SỞ VẬT CHẤT Hệ thống kho lưu trữ (Kho tạm) - Cải tạo từ nhà làm việc: □ Tận dụng phòng làm việc □ - Diện tích kho bảo quản …… m2 ; sức chứa ………mét giá - Diện tích phịng đọc …… m2; ……… chỗ ngồi; - Diện tích phịng làm việc cán lưu trữ ……… m2 Trang thiết bị - Trang thiết bị bảo quản:  Giá gỗ: … tủ gỗ …………cái kẹp dây …  Giá sắt: …… tủ sắt …………cái hộp đựng hồ sơ  Máy điều hoà: ……  Máy hút ẩm: ……  Thiết bị báo cháy tự động:  Thiết bị chữa cháy bán tự động:  Bình cứu hoả: ……  Nhiệt kế, ẩm kế: …… - Trang thiết bị tổ chức sử dụng:  Máy tính: ……  Máy photocopy: ……  Máy scan thông thường: ……  Khác: ………………… NGƯỜI LẬP PHIẾU ĐIỀU TRA LÃNH ĐẠO KHOA/PHÒNG Câu hỏi vấn cán nhân viên Hồ sơ khoa/phòng lưu trữ nào? Ai thu thập tài liệu? Thời hạn nộp tài liệu? ………………………………………………………… Cán giữ tài liệu lại bao lâu? ………………………………………… Thời hạn bảo quản tài liệu bao lâu? ………………………………… Hiện tại, tài liệu khoa/phòng quản lý? Theo anh chị, tài liệu thuộc sở hữu ai? …………………………………  Của Bệnh viện  Của Phòng/ khoa sản sinh tài liệu  Của người làm (người giải công việc) Theo anh/chị, tài liệu nên bảo quản, quản lý nào?  Tập trung vào kho lưu trữ bệnh viện ………………………………………  Tập trung khoa/phòng …………………………………………………  Người giải công việc lưu giữ ………………………………………  Khác………………………… Đã tổ chức tiêu hủy tài liệu chưa?  Nếu chưa?Vì sao?  Nếu có, cho biết cách thức tiêu hủy, quy trình tiêu hủy:…………………… …………………………………………………………………………… Tài liệu xếp chỉnh lý chưa? …………………………………… ... bệnh viện Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG BỆNH VIỆN 3.1 Đặc điểm chung Bệnh viện Tâm thần Đà Nẵng Bệnh viện Tâm thần Đà Nẵng Bệnh viện chuyên khoa lĩnh vực Tâm thần, thành lập theo... thành bệnh viện Xuất phát từ lý trên, định chọn đề tài nghiên cứu ? ?Công tác lưu trữ Bệnh viện Tâm thần Đà Nẵng: thực trạng giải pháp? ?? Thông qua việc nghiên cứu lý luận, pháp lý công tác lưu trữ; ... hình thực tế công tác lưu trữ; nghiên cứu đề xuất giải pháp tối ưu nhằm nâng cao hiệu công tác lưu trữ bệnh viện Qua đây, tơi mong muốn góp phần làm rõ nhận thức công tác lưu trữ hoạt động bệnh viện