Công tác lưu chiểu tại thư viện quốc gia việt nam thực trạng và giải pháp

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA THÔNG TIN – THƢ VIỆN  LÊ THỊ THU HƢƠNG CÔNG TÁC LƢU CHIỂU TẠI THƢ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH: THÔNG TIN – THƢ VIỆN Hệ đào tạo: Chính quy Khóa học : QH - 2009 - X ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA THÔNG TIN – THƢ VIỆN  LÊ THỊ THU HƢƠNG CÔNG TÁC LƢU CHIỂU TẠI THƢ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP Giáo viên hƣớng dẫn: Th.s Nguyễn Thị Thúy Hạnh KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH: THƠNG TIN – THƢ VIỆN Hệ đào tạo: Chính quy Khóa học : QH - 2009 - X LỜI CẢM ƠN Em xin gửi lời chân thành cảm ơn tới thầy giáo, cô giáo Khoa Thông tin – Thư viện dạy dỗ, bảo giúp đỡ em suốt năm học tập, nghiên cứu Trường Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới cô giáo ThS Nguyễn Thị Thúy Hạnh – người tận tình bảo hướng dẫn em hồn thành Khóa luận tốt nghiệp Em xin trân trọng cảm ơn Ban giám đốc cán làm việc Thư viện Quốc gia Việt Nam giúp đỡ nhiệt tình tạo điều kiện thuận lợi cho em suốt q trình hồn thành Khóa luận Tuy nhiên q trình nghiên cứu kiến thức, kinh nghiệm thời gian hạn chế nên khóa luận khơng tránh khỏi nhiều thiếu sót, mong q thầy bạn đóng góp ý kiến để khóa luận em hồn thiện Xin chân trọng cảm ơn! Hà Nội, ngày 15 tháng năm 2013 Sinh viên Lê Thị Thu Hương DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT CSDL Cơ sở liệu CNTT Cơng nghệ thơng tin CHXHCNVN Cộng hịa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam ĐP Địa phương KHXH Khoa học xã hội KH&CN Khoa học công nghệ NDT Người dùng tin NXB Nhà xuất ThS Thạc sĩ TMQGVN Thư mục quốc gia Việt Nam TM Thư mục TVCC Thư viện công cộng TVQGVN Thư viện Quốc gia Việt Nam TW Trung ương UB Uỷ ban VTL Vốn tài liệu VN Việt Nam MỤC LỤC Lời nói đầu…… …………………………………… ……………… ………… 1 Tính cấp thiết đề tài…………………………………………………… … Mục đích, đối tượng phương pháp nghiên cứu……………… ………… ….2 2.1 Mục đích nghiên cứu……………… …………………………………… ……2 2.2 Đối tượng phạm vi nghiên cứu………………… …………………….….…2 2.3 Phương pháp nghiên cứu……………………… ………………………….… 2.4 Đóng góp mặt lý luận thực tiễn… ……………………… ……… ……2 2.5 Cấu trúc khóa luận …… ………….……………………………… …… Chƣơng Thƣ viện Quốc gia Việt Nam với công tác lƣu chiểu xuất phẩm 1.1 Khái quát Thư viện Quốc gia Việt Nam………………………… …… ….4 1.1.1 Quá trình hình thành phát triển……………………………… …… ……4 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Thư viện Quốc gia Việt Nam…….…6 1.1.3 Cơ cấu tổ chức đội ngũ cán Thư viện Quốc gia Việt Nam… … 1.1.4 Nguồn lục thông tin Thư viện Quốc gia Việt Nam ………….… …… …7 1.1.5 Cơ sở vật chất hạ tầng công nghệ thông tin Thư viện Quốc gia Việt Nam …………………… ………………………………………………………… ….12 1.1.6 Hình thức phương thức phục vụ độc giả Thư viện Quốc gia Việt Nam ………………………………… …………………………………………… ….13 1.2 Những vấn đề lý luận sở pháp lý công tác lưu chiểu xuất phẩm……………………………… …………………………………………… 14 1.2.1 Lịch sử hình thành văn pháp lý công tác lưu chiểu… … … 14 1.2.2 Nội dung công tác lưu chiểu …………………………………………….… 20 1.2.3 Ý nghĩa công tác lưu chiểu……………………………… ………… 22 Chƣơng Thực trạng công tác lƣu chiểu Thƣ viện Quốc gia Việt Nam 2.1 Chức năng, nhiệm vụ nhân phòng lưu chiểu………………….…… 25 2.1.1 Chức nhiệm vụ…………………… ……………… ………… …25 2.1.2 Nhân phòng lưu chiểu……………………… ………………… … 25 2.2 Thu thập xử lý xuất phẩm lưu chiểu ……………………… …… … 28 2.2.1 Xử lý kỹ thuật sách lưu chiểu ………………… ……… …………30 2.2.2 Xử lý kỹ thuật báo, tạp chí lưu chiểu …………………………… ……….35 2.2.3 Xử lý kỹ thuật ấn phẩm lưu chiểu khác………………… ……… ……42 2.3 Biên soạn xuất Thư mục Quốc gia ……………… …… ……… ….45 2.4 Công tác tổ chức bảo quản tài liệu thuộc kho lưu chiểu Thư viện Quốc gia Việt Nam …………… ……………………………………………………… ….50 Chƣơng Nhận xét, kiến nghị số giải pháp nhằm nâng cao công tác lƣu chiểu Thƣ viện Quốc gia Việt Nam 3.1 Nhận xét ……………………………… …………………….…………… …55 3.1.1 Thành tựu……………………………………… ……………………… …55 3.1.2 Nhược điểm ……………………………………………… …………… …56 3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác lưu chiểu Thư viện Quốc gia Việt Nam ……………………………………… …………… ……………… 57 3.2.1 Nhóm giải pháp cơng tác thu nhận xuất phẩm lưu chiểu… ….57 3.2.2 Nhóm giải pháp xử lý kỹ thuật , biên soạn TMQG…… …………… …60 3.2.3 Một số giải pháp khác cho công tác bảo quản lưu chiểu……… ……… ….61 KẾT LUẬN ……………… ………………………………………………… ….65 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO LỜI NÓI ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Sự phát triển công nghệ thông tin truyền thông làm khối lượng thơng tin gia tăng nhanh chóng thời gian gần Trong đó, loại hình tài liệu nói chung ấn phẩm văn hóa nói riêng đóng vai trị quan trọng khơng thể thiếu sống hàng ngày người Xuất phẩm dân tộc gương phản ánh đầy đủ sống xã hội đất nước lĩnh vực trị, kinh tế, văn hóa, giáo dục, khoa học - kỹ thuật … mà Đảng Nhà nước ta coi trọng việc thu nhận, bảo quản lâu dài giá trị văn hóa cho hệ mai sau nghiên cứu, học tập kế thừa hay, đẹp, tinh túy từ sách vở, báo chí lưu truyền lại Thu nhận xuất phẩm lưu chiểu sở để chứng minh xây dựng tàng trữ xuất phẩm dân tộc để truyền lại cho hệ mai sau; sở tiến hành thống kê toàn xuất phẩm đất nước, biên soạn thư mục quốc gia, cung cấp thông tin kịp thời sản phẩm trí tuệ dân tộc, phản ánh tranh tồn cảnh tình hình xuất phẩm đất nước giúp cho thư viện bổ sung tài liệu đầy đủ, phù hợp tạo sở để trao đổi thông tin, tài liệu với nước khác Ở Việt Nam vấn đề thu nhận xuất phẩm đất nước Đảng Nhà nước giao cho thư viện Quốc gia Việt Nam: Thư viện có nhiệm vụ thu nhận, tàng trữ đầy đủ, bảo quản lâu dài toàn xuất phẩm đất nước Thư viện trung tâm đầu não hệ thống thư viện nước, nơi cung cấp tài liệu, tri thức phong phú nhất, đáp ứng nhu cầu hầu hết người dùng tin, tiêu biểu cho văn hóa dân tộc Việt Nam Công tác thực thông qua chế độ lưu chiểu với bề dày lịch sử gần kỷ, Nghị định năm 1922 tồn quyền Pháp Đơng Dương ban hành luật lưu chiểu yêu cầu nhà xuất (sách, báo, tạp chí… ) phải nộp Thư viện xuất văn hóa phẩm phục vụ cho mục đích cai quản kiểm sốt thơng tin tất lĩnh vực kinh tế xã hội nước nói riêng khu vực Đơng Dương nói chung Sau nước giới ban hành luật lưu chiểu xuất phẩm để quản lý hoạt động xuất nước Mặc dù thời gian hoạt động thư viện đạt nhiều thành tựu, nhiên so với yêu cầu xã hội công tác lưu chiểu Thư viện Quốc gia Việt Nam gặp nhiều hạn chế cần khắc phục để hoàn thiện Xuất phát từ tầm quan trọng việc tàng trữ đời đời xuất phẩm dân tộc, để sâu nghiên cứu công tác lưu chiểu ấn phẩm TVQGVN, chọn đề tài “Công tác lưu chiểu Thư viện Quốc gia Việt Nam- Thực trạng giải pháp” làm đề tài Khóa luận tốt nghiệp Mục đích, đối tƣợng phƣơng pháp nghiên cứu 2.1 Mục đích nghiên cứu Tìm hiểu khảo sát hoạt động cơng tác lưu chiểu TVQGVN Trên sở thấy ưu điểm mặt hạn chế công tác lưu chiểu, để đưa phương hướng giải pháp nhằm nâng cao hiệu lưu chiểu xuất phẩm phục vụ thông tin 2.2 Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: công tác lưu chiểu xuất phẩm, thực trạng giải pháp - Phạm vi nghiên cứu: vấn đề tổ chức công tác lưu chiểu TVQGVN 2.3 Phƣơng pháp nghiên cứu - Phương pháp phân tích tổng hợp - Phương pháp điều tra, vấn - Phương pháp thống kê, so sánh đánh giá - Phương pháp quan sát thực tế - Phương pháp hỏi ý kiến chuyên gia 2.4 Đóng góp mặt lý luận thực tiễn - Giới thiệu khái quát TVQGVN - Phản ánh cách khách quan thực trạng hoạt động công tác lưu chiểu tài liệu TVQGVN - Đưa nhận xét, đánh giá đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác lưu chiểu Thư viện 2.5 Cấu trúc khóa luận Ngồi phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo Khóa luận gồm phần sau: Chương Khái quát Thư viện Quốc gia Việt Nam với công tác lưu chiểu xuất phẩm Chương Thực trạng công tác lưu chiểu Thư viện Quốc gia Việt Nam Chương Nhận xét, kiến nghị giải pháp nâng cao hiệu công tác lưu chiểu xuất phẩm Thư viện Quốc gia Việt Nam CHƢƠNG THƢ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM VỚI CÔNG TÁC LƢU CHIỂU XUẤT BẢN PHẨM 1.1 Khái quát Thƣ viện Quốc Gia Việt Nam 1.1.1 Quá trình hình thành phát triển Địa chỉ: Số 31 - Tràng Thi - Hoàn Kiếm - Hà Nội Thƣ viện Quốc gia Việt Nam (tên giao dịch quốc tế: National Library of Vietnam - NLV) Thư viện Quốc gia Việt Nam thư viện công cộng Nhà nước lớn trực thuộc Bộ Văn Hóa – Thơng tin có kho sách đầy đủ toàn hệ thống thư viện công cộng Việt Nam Thư viện Quốc gia thư viện có lịch sử phát triển lâu năm nước ta Tiền thân Thư viện Quốc gia Việt Nam thư viện Đông Dương mà sau gọi thư viện Trung Ương thành lập theo Nghị định ngày 29/11/1917 toàn quyền Pháp Sau thời gian chuẩn bị, thư viện mở cửa phục vụ bạn đọc vào ngày 1/9/1919 Lúc kho sách thư viện có 5000 tập hợp từ giáo đoàn Bắc Kỳ, báo chí thống chủ nghĩa thực dân chiếm vị trí chủ yếu, báo chí tiếng Việt phần lớn công cụ thực dân Pháp tay sai dân, xây dựng đất nước thời kỳ mới, tình hình phát triển kinh tế xã hội, nộp TVQG phần thư viện sưu tầm Toàn số sách thu nhận lưu chiểu TVQG đánh số thứ tự đăng ký cá biệt liên tục, số đăng ký cá biệt (số lưu chiểu) thể vị trí tài liệu kho ngăn giá cụ thể Điều thuận tiện cho công tác bảo quản, kiểm kê nhanh chóng, xác Ngun tắc xếp tổ chức theo chuẩn chung (từ xuống dưới, từ trái qua phải) Như toàn kho lưu chiểu lưu trữ TVQG bao gồm 289.394 tên sách (6665 sách tạm chiếm, kháng chiến 282.729 tên sách từ 1954 đến nay) Kho ấn phẩm định kỳ: Với báo, tạp chí việc xếp, bảo quản tương tự kho sách Tuy nhiên loại hình tài liệu khơng có số đăng ký cá biệt nên tiêu chí tổ chức, xếp kho có khác Kho báo, tạp chí bao gồm: + Kho báo, tạp chí xuất TW + Kho báo, tạp chí xuất Địa phương Trong kho: báo tạp chí xếp theo tên báo tạp chí kết hợp với số phát hành ngày tháng phát hành báo, tạp chí Để thuận cho việc xếp kiểm kê, giá khoang có phiếu dẫn Ví dụ: Khoang báo Trung ương, khoang báo Trung ương lại chia làm khoang báo nhỏ riêng biệt có ghi tên cụ thể: báo Quân đội nhân dân, báo lao động, báo phụ nữ Đối với khoang báo địa phương, tạp chí TW tạp chí địa phương phân chia tương tự khoang báo TW Nhìn chung việc tổ chức xếp kho báo hoàn toàn hợp lý mang lại hiệu cao cho công tác tổ chức kho tài liệu lưu chiểu thư viện Kho ấn phẩm đặc biệt: Bao gồm tranh, ảnh; sách nhạc; đồ; CD ROM; băng đĩa ấn phẩm đặc biệt TVQG quy định chữ viết tắt ghi ký hiệu xếp sau: + Giá xếp tranh, ảnh: ký hiệu T + Giá xếp sách nhạc : Ký hiệu A + Giá xếp đồ: Ký hiệu BD + Giá xếp CDROM: Ký hiệu CD + Giá xếp băng đĩa: Ký hiệu BV Khi xếp lên giá loại ấn phẩm đặc biệt xếp theo số đăng ký cá biệt riêng loại ấn phẩm Ví dụ: T1 đến T1234 Đối với luận án tiến sỹ: có nên TVQG không lưu trữ bảo - quản kho lưu chiểu mà đưa phục vụ bạn đọc thường xuyên TVQG không bảo quản kho lưu chiểu loại hình tài liệu cũng thư viện quan tâm bảo quản cẩn thận để phục vụ lâu dài cho NDT Tuy nhiên vấn đề cấp thiết cần quan tâm khắc phục liên quan đến diện tích kho tàng là: hấu hết báo, tạp chí, tranh ảnh, đồ khổ lớn xếp giá, kích cỡ giá phải gập đơi, ảnh hưởng tới tính ngun vẹn tuổi thọ báo chí Ngồi với loại hình tài liệu đĩa CD ROM chưa có chỗ chứa đựng để bảo quản đĩa không bị chầy xước đảm bảo số lượng Một số giá gỗ chứa tài liệu bị hư hỏng, mối mọt không đảm bảo u cầu Diện tích kho tàng cịn chật hẹp, khơng đảm bảo cho việc bảo quản tài liệu lưu chiểu, nhiều tài liệu kho xếp chồng lên chưa buộc bó  Cơng tác bảo quản tài liệu kho lưu chiểu TVQGVN Công tác vấn đề nhức nhối phòng lưu chiểu nay, kho tàng lưu trữ cịn chật hẹp giá kệ chưa thay hoàn toàn phương pháp bảo quản chưa hợp lý nên tài liệu kho bị hư hại mối mọt nhiều, tài liệu có tuổi thọ lâu đời Tuy nhiên với cố gắng nỗ lực phòng, kho lưu chiểu đầu tư thêm nhiều thiết bị đại như: quạt gió, hệ thống điều hịa, bình chống cháy nổ, rèm cửa… cơi nới kho tàng, thuê người phung thuốc diệt côn trùng, gián, chuột theo định kỳ hàng năm, kết hợp với việc tổ chức kho khoa học cải thiện tình trạng hư hại tài liệu cách đáng kể Phòng lưu chiểu đặt quy định chung sau: Khi tiếp xúc với tài liệu, tay phải rửa sạch, đảm bảo tài liệu khơng bị dính bụi bẩn; - Tài liệu phải cất giữ giá, khơng đặt đất, khơng đặt giá; - Sử dụng ken tài liệu đầy đủ để tài liệu không bị đổ, chồng lên nhau; - Không để tài liệu ngồi kho khơng đảm bảo tác nhân xâm hại tài liệu; - Không để tài liệu dựa vào tường hay giá bị ẩm ướt; Đảm bảo khơng gian thích hợp để di chuyển tài liệu, khơng q chật hẹp dễ bị xô đẩy, vướng mắc; - Tránh để thức ăn, đồ uống kho; - Chống nắng tối đa cho tài liệu kho; - Đối với tài liệu điện tử phải bảo vệ; có hộp để giữ đĩa, không cầm tay trực tiếp vào đĩa, khơng dán nhãn dán băng dính mặt đĩa Với cố gắng phòng quan tâm giúp đỡ ban lãnh đao TVQG vấn đề tổ chức bảo quản kho lưu chiểu đạt nhiều thành tựu CHƢƠNG NHẬN XÉT, KIẾN NGHỊ VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC LƢU CHIỂU TẠI THƢ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM 3.1 Nhận xét 3.1.1 Thành tựu Trải qua 95 năm năm xây dựng phát triển, TVQG ln đóng vai trị Thư viện nịng cốt, đầu thư viện nước Trong nhiệm vụ nhà nước giao phó, nói cơng tác lưu chiểu xuất phẩm nhiệm vụ thư viện Nhận thức tầm quan trọng công tác lưu chiểu văn hóa phẩm phịng lưu chiểu với thư viện nỗ lực khơng ngừng hồn thành xuất sắc vai trị việc thu nhận, tổ chức bảo quản tài liệu lưu chiểu Hiện TVQG tổ chức, lưu trữ bảo quản kho lưu chiểu xuất phẩm toàn dân tộc với số lượng 305,104 tên sách, 900 tên báo, tạp chí với hàng triệu số xuất phẩm khác Trong nhiều năm liền, phòng TVQG trao tặng danh hiệu phòng tiên tiến xuất sắc cán lao động giỏi Nhìn chung trải qua thời kỳ, cơng tác bảo quản Thư viện nói chung, kho tài liệu lưu chiểu nói riêng có đổi đáng kể hiệu So với năm trước đây, sở vật chất trang thiết bị dùng cho việc bảo quản tài liệu trang bị đại Thư viện áp dụng biện pháp bảo quản tiên tiến, đưa quy định nghiêm ngặt để chống lại tác nhân gây hư hại cho kho tàng văn hóa quý giá dân tộc Đảng Nhà nước quan tâm tới chế độ lưu chiểu nhiều hơn, thời gian gần ban hành số luật lưu chiểu như: Ngày 3/12/ 2004 Quốc hội nước CHXHCNVN thông qua luật xuất năm 2004 gồm chương 46 điều điều 27 quy định cụ thể việc lưu chiểu xuất phẩm cho TVQGVN Ngày 29/12/2006 Bộ văn hóa – Thơng tin ban hành Quyết định số 102/2006/QĐ – BVHTT quy chế lưu chiểu xuất phẩm Luật số 19/2012/QH13 Quốc hội: Luật xuất bao gồm chương, Điều 28 quy định thời hạn nộp lưu chiểu nộp lưu chiểu xuất phẩm điện tử 3.1.2 Nhược điểm: Hiện việc xếp, bảo quản sưu tập vô giá xuất phẩm lưu chiểu chưa đạt yêu cầu Nhiều giá tài liệu phải xếp thành hai lớp, gập đôi gập ba tài liệu báo, tài liệu khổ to kệ chứa tài liệu chưa đủ tiêu chuẩn Điều kiện môi trường kho chưa đảm bảo (nóng, ẩm), mùa đơng ẩm, kho chưa thống khí điều kiện cho nấm mốc, vi sinh vật phát triển ảnh hưởng đến chất lượng tài liệu kho Đặc biệt tài liệu nghe nhìn, vật mang tin đại từ khâu thu nhận quy trình bảo quản cần xem xét có kế hoạch tốt thời gian tới Diện tích kho lưu chiểu chật chội Đặc thù kho lưu chiểu tài liệu kho lưu giữ “đời đời” không lý nên cần có kế hoạch dự trù lâu dài Trên thực tế, TVQGVN chưa có kho thiết kế riêng cho mục đích Về nhân đảm nhận cơng tác bảo quản không bảo đảm: không đào tạo công tác đào tạo cách bản, công việc không chuyên biệt phải đảm nhiệm nhiều cơng tác khác thuộc phịng Khó khăn hạn chế khâu thu nhận văn hóa phẩm: + Một số sách có giá thành cao NXB chốn nộp nộp thiếu + Sự quản lý Nhà nước NXB chưa nghiêm, tồn nhiều sở in sách lậu khiến cho việc thu thập xuất phẩm lãnh thổ Quốc gia cịn gặp nhiều khó khăn + Đối với ấn phẩm định kỳ xảy tượng nộp thiếu số, gây khó khăn cho việc xếp quản lý ấn phẩm định kỳ + Nộp lưu chiểu sách, báo không thời hạn quy định điều gây ảnh hưởng lớn đến công tác biên soạn TMQG + Những tài liệu xuất theo phương thức liên doanh, liên kết NXB Nam Bắc có tượng du trách nhiệm cho khơng tự giác nộp lưu chiểu TVQG gửi giấy địi nộp Vì địi hỏi lãnh đạo TVQG cần phải nhìn nhận đúng, có kế hoạch trình báo thực trạng với lãnh đạo cấp đầu tư nhiều kho tàng phương diện bảo quản, người, kinh phí để mảng cơng tác hoàn thiện thời gian tới 3.2 Một số giải pháp kiến nghị nhằm nâng cao hiệu công tác lưu chiểu Thư viện Quốc gia Việt Nam Xuất phát từ thực tế công tác lưu chiểu xuất phẩm TVQGVN nay, sau sâu tìm hiểu, phân tích, đánh giá hoạt động lưu chiểu xuất phẩm TVQGVN tham khảo số đề tài hoạt động lưu chiểu anh, chị trước Có thể khẳng định hoạt động có ý nghĩa quan trọng văn hóa nước nhà Sau em xin mạnh dạn đưa số giải pháp công tác lưu chiểu xuất phẩm 3.2.1 Một số giải pháp công tác thu nhận xuất phẩm lưu chiểu - Xây dựng hoàn thiện văn bảo pháp luật lưu chiểu xuất phẩm Cho tới toàn lãnh thổ Việt Nam có 20 văn quy phạm pháp luật ban hành dạng: Luật, Sắc lệnh, Thông tư, Chỉ thị, Nghị định, trực tiếp có liên quan tới lưu chiểu văn hóa phẩm Tuy nhiên thực tế chưa có văn quy phạm pháp luật nào, quy định cụ thể chi tiết thể lệ lưu chiểu văn hóa phẩm khơng thực nói lên tầm quan trọng, ý nghĩa hoạt động lưu chiểu xuất phẩm nước ta Hiện quy định lưu chiểu xuất phẩm xuất khiêm tốn điều khoản nhỏ luật xuất Điều thấy vấn đề lưu chiểu nước ta chưa quan tâm cách xác đáng việc kiểm duyệt, thu nhận, bảo tồn văn hóa dân tộc Mặt khác cho thấy công tác lưu chiểu biến đổi qua thời kỳ, nhiều quan xuất chưa nghiêm chỉnh thi hành chế độ lưu chiểu văn hóa phẩm theo luật định, thư viện phải thường xuyên nhắc nhở Vì vấn đề thu nhận lưu chiểu văn hóa phẩm cần phải cụ thể hóa văn pháp luật phủ, quy định rõ chế độ lưu chiểu xuất phẩm nước ta Luật lưu chiểu cần phấn nhấn mạnh rõ mục đích, ý nghĩa, vai trị cơng tác lưu chiểu văn hóa phẩm khẳng định cần phải thực cách triệt để, có hiệu theo quy định pháp luật Ngoài TVQG cần nâng cao tầm nhận thức việc nộp xuất phẩm lưu chiểu: Cần có biện pháp tuyên truyền văn pháp luật lưu chiểu, tổ chức tốt công tác giáo dục ý thức pháp luật, nâng cao nhận thức, ý nghĩa xã hội công tác lưu chiểu Làm cho công dân hiểu chất, tầm quan trọng công tác xuất lưu chiểu xuất phẩm dân tộc, tuyên truyền cho người dân thông qua số phương pháp sau: Tuyên truyền phương tiện thông tin đại chúng: báo, đài cần đưa tin tức, hình ảnh, ý nghĩa tầm quan trọng hoạt động để người hiểu  Có hoạt động đề cập đến luật lưu chiểu, tuyên truyền ý nghĩa tầm quan trọng công tác lưu chiểu xuất phẩm văn hóa nước nhà  Thư viện quốc gia cần có báo, chương trình phát Truyền hình cho mục đích  Thường xuyên tổ chức lớp giới thiệu thư viện mục đích hoạt động lưu chiểu cho độc giả ngồi nước  Có thể tuyên truyền việc phát tờ rơi, apphich, băng rôn… nơi công cộng  Tuyên truyền website, mạng thơng tin đại chúng Nhìn chung, Thư viện cần có kế hoạch phổ biến định kỳ thường xuyên tuyên truyền ý nghĩa tầm quan trọng hoạt động lưu chiểu xuất phẩm, để tất người dân biết hiểu hoạt động Ngoài cần thu hút quan tâm Đảng Nhà nước ban ngành cấp trên, để hoạt động lưu chiểu ngày hoàn thiện Bên cạnh TVQG cần ý áp dụng biện pháp tích cực để thu nhận xuất phẩm lưu chiểu có hiệu quả: Cần ý thu thập luận án tiến sĩ nguời Việt Nam bảo vệ  nước, người nước ngồi bảo vệ Việt Nam Bộ văn hóa Thơng tin, Cục báo chí, Cục xuất cần thường xuyên nhắc  nhở, kiểm tra, giám sát, tăng cường pháp chế chế độ lưu chiểu văn hóa phẩm quan NXB nước Cần định tổ chức theo định kỳ họp mặt với đại diện NXB,  trao đổi đưa phương hướng hoạt động, thực chế độ lưu chiểu theo luật quy định Việc thu thập tài liệu lưu chiểu thư viện phải bảo đảm yêu cầu sau đây: + Phù hợp với mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ thư viện, nhu cầu người sử dụng + Thực thường xuyên, đầy đủ hình thức bổ sung tài liệu, bảo đảm phát triển vốn tài liệu lưu chiểu thư viện + Các tài liệu điện tử thu thập vào thư viện phải đáp ứng tiêu chuẩn liệu thơng tin đầu vào, bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn khả truy cập, để gìn giữ lưu truyền cho hệ mai sau Việc xử lý tài liệu sau lựa chọn đưa vào lưu chiểu thư viện phải bảo đảm yêu cầu sau: + Được mô tả, phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ thư viện; + Được phản ánh máy tra cứu thư viện để phục vụ cho việc quản lý, tra cứu sử dụng + Có nội dung sáng, lành mạnh - Đưa sách nhà nước công tác lưu chiểu xuất phẩm + Khuyến khích, huy động tạo điều kiện để quan, tổ chức, cá nhân tham gia tự giác nộp xuất phẩm TVQGVN + Đầu tư phát triển công tác lưu chiểu tài liệu sở ứng dụng thành tựu khoa học, kỹ thuật, công nghệ chủ yếu công nghệ tự động hóa, tin học hóa dựa cơng nghệ thông tin truyền thông + Ngân sách nhà nước phải giữ vai trò chủ yếu tổng nguồn lực đầu tư cho công tác lưu chiểu thư viện + Tạo điều kiện cho thư viện phát triển hợp tác quốc tế theo quy định pháp luật, trao đổi thông tin TMQG với nước khác 3.2.2 Giải pháp xử lý kỹ thuật, biên soạn Thư mục Quốc gia Phòng lưu chiểu cần thống modul quản lý xuất phẩm lưu chiểu Hiện việc xử lý, quản lý liệu phận lưu chiểu TVQGVN, chưa thống với quy trình lưu thơng chung tồn hệ thống Tồn khâu: bổ sung, biên mục, lưu thông, sử dụng phần mềm ILIB, vấn đề xử lý phận lưu chiểu lại không thống theo chuẩn chung Trên thực tế phịng lưu chiểu chia làm hai tổ: tổ xử lý luận án, báo, tạp chí tổ xử lý sách, nhiên phòng chưa thống việc sử dụng phần mềm Đối với sách, luận án xử lý nhập phần mềm CDS/ISIS cịn báo tạp chí đượi xử lý nhập liệu phần mềm Ilib Việc sử dụng không thống phần mềm thư viện gây nên khó khăn cho việc kiểm sốt nguồn tài liệu thống kê số lượng tài liệu lưu chiểu Vì cần hồn thiện phân hệ lưu chiểu phần mềm Ilib TVQGVN Phân hệ lưu chiểu phần mềm Ilib cần đảm bảo chức sau: + Nhập, quản lý liệu theo chuẩn chung toàn hệ thống + Thống kê, báo cáo theo số lưu chiểu , số đăng ký cá biệt, môn loại + Thực tốt việc rút liệu để in TMQG, in nhãn, in số lưu chiểu + Đảm bảo liệu nhập, quản lý phận lưu chiểu phải lưu thông sử dụng công đoạn xử lý chi tiết sau Việc thống sử dụng phần mềm đảm bảo cho việc thống kê kiểm soát nguồn tài liệu nhập vào thư viện, cán phịng lưu chiểu giúp đỡ cơng việc phịng Ngồi chất lượng biên soạn thư mục Quốc gia cần quan tâm nâng cao Các thư mục Quốc gia đánh giá cao tính thực tiễn chúng cơng cụ tốt để theo dõi cung cấp thông tin tài liệu cho bạn đọc Để công tác biên soạn thư mục Quốc gia thuộc phòng lưu chiểu ngày hoàn thiện tốt thư viện cần đầu tư thêm kinh phí nguồn nhân lực nhằm nâng cao chất lượng hoạt động thời gian tới + Ngoài biên soạn thư mục Quốc gia năm, tháng biên soạn thư mục Quốc gia tuần để đảm bảo cung cấp thơng tin nhanh chóng đầy đủ đáp ứng nhu cầu bạn đọc + Nâng cao nghiệp vụ biên soạn thư mục Quốc gia cho cán phụ trách công việc này, đảm bảo biên soạn thư mục thời hạn + Phấn đấu hoàn thành TMQG, in gửi thư mục Quốc gia tháng, năm đặn hạn cho phòng tin học để cập nhật lên website Thư viện, đồng thời gửi TMQG tới NXB, quan quản lý xuất nước nhằm nâng cao hiệu công tác xuất bản, thúc đẩy trách nhiệm nghĩa vụ nộp văn hóa phẩm 3.2.3 Một số giải pháp khác cho công tác bảo quản Để công tác bảo quản nói chung cơng tác bảo quản kho tài liệu lưu chiểu n riêng TVQGVN hồn thiện có hiệu nữa, bên cạnh việc triển khai yếu tố bảo quản vấn đề kinh phí nhân lực để thực cơng tác bảo quản quan trọng, trước tiên cần vạch nguồn đầu tư khai thác Ngân sách tổ chức, ban lãnh đạo thành lập TVQGVN Tài trợ đóng góp tổ chức, cá nhân nước nước Các nguồn tài hợp pháp khác - Tăng cường đầu tư kinh phí để tổ chức bảo quản tốt kho tàng văn hóa dân tộc Đây vấn đề cấp bách không quan tâm lãnh đạo, công nhân viên Thư viện Quốc gia mà cần quan tâm đạo đầu tư kinh phí từ nhà nước + Đầu tư kinh phí mua thiết bị chống ẩm mốc, chống mói mọt, hệ thống điều hòa thay hệ thống điều hịa cũ, hỏng, đầu tư thêm camera + Có kế hoạch mở rộng kho tàng, mở rộng kho lưu chiểu + Đầu tư kinh phí mua giá kệ, hộp chân không đựng loại băng đĩa chống chầy xước… - Xây dựng đội ngũ cán Bên cạnh việc đầu tư kho tàng trang thiết bị đại đội ngũ nguồn nhân lực cần nâng cao chun mơn nghiệp vụ có chất lượng như: + Cán lưu chiểu phải nắm vững luật lệ lưu chiểu, sách xuất bản, xây dựng văn bản, công văn, trao đổi thư từ với quan quản lý xuất nước, cần phải có đề xuất với ban lãnh đạo cấp nhằm hoàn thiện công tác lưu chiểu + Nắm vững tất khâu công tác lưu chiểu, lập kế hoạch công tác phịng hợp lý thường xun kiểm tra đơn đốc thực Thường xuyên giúp đỡ công việc để hoàn thành tốt nhiệm vụ giao, xây dựng tính đồn kết cán phịng với đồng nghiệp quan + Để tránh xảy trạng nhầm lẫn thiếu sót tiến hành thu nhận lưu chiểu tài liệu NXB, cán lưu chiểu cần linh hoạt động với nhiều cách tiếp cận khác Phải tạo cho tính chủ động cơng việc như: thường xuyên chủ động liên hệ với phận thu nhận Cục xuất bản, Vụ báo chí, cửa hàng bán sách báo lớn để kịp thời nắm bắt thơng tin tìm hiểu ngun nhân phương hướng giải gặp vấn đề, nhằm thu nhận đầy đủ ấn phẩm lưu chiểu đáp ứng nhu cầu NDT Ví dụ: Nếu trường hợp thư viện không thu đủ tài liệu NXB nộp số nguyên nhân khác tài liệu bị thiếu cán lưu chiểu vào nhu cầu độc giả mà bổ sung thêm vào thư viện + Người cán lưu chiểu cần phải có tính tự giác cao cơng việc, tâm huyết với nghề Là người trực tiếp thu nhận nguồn tài liệu bảo quản đời đời cho đất nước cho dân tộc người cán lưu chiểu cần phải có tâm có trách nhiệm cao cơng việc + Riêng cán xử lý kỹ thuật: phải có trình độ chun mơn, nắm vững nghiệp vụ thư viện, thư mục để xử lý hình thức, thư mục Quốc gia đảm bảo sản phẩm mặt nội dung hình thức Phải có tinh thần trách nhiệm cao cơng việc giao, khâu xử lý hình thức đầu vào chu trình đường tài liệu tài liệu xử lý sai ảnh hưởng tới chu trình + Đối với cán tổ chức kho bảo quản vốn tài liệu: phải đào tạo bản, nắm vững chuyên môn công tác bảo quản tài liệu Là người có tinh thần tỉ mỉ, cẩn thận cơng việc, cần có ý thức trách nhiệm cao, khả thực tiễn vững vàng, có sức khỏe thể lực tốt liêm khiết + Cần mở lớp tập huấn nhận dạng nguyên nhân gây hủy hoại tài liệu phương pháp xử lý tài liệu kho cho cán phụ trách kho lưu chiểu Ngoài cần thường xun chăm lo bồi dưỡng trình độ trị, hiểu biết pháp luật, vốn kiến thức văn hóa, chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, phù hợp với công việc chuyên trách để mang lại hiệu hoạt động cao - Đảm bảo điều kiện bảo quản + Đảm bảo nhiệt độ độ ẩm kho: mùa hè ánh nắng thường chói chang thư viện cần trang bị thêm rèm cửa thiết bị chiếu sáng tốt việc bảo quản tài liệu, tránh tình trạng tài liệu bị khơ, rịn gây hư hại Ngồi cần đầu tư thêm điều hòa để điều chỉnh nhiệt độ kho Về mùa đơng phải có thiết bị chiếu sáng thích hợp, đầu tư thêm lị sưởi để đảm bảo nhiệt độ bảo quản + Lưu thông không khí tốt: việc trì mức độ ổn định tốt nhiệt độ độ ẩm cần thiết công tác bảo quản hệ thống quạt thông gió cần trang bị thêm cho hệ kho tàng + Đầu tư hệ thống bình cứu hỏa kho để đề phòng xẩy hỏa hoạn + Giữa giá kệ phải đảm bảo độ thơng thống, khoảng cách giá đảm bảo tiêu chuẩn, tạo thuận lợi cho khơng khí điều hịa tốt KẾT LUẬN Khóa luận công tác lưu chiểu thư viện Quốc gia Việt Nam kết học tập, nghiên cứu Trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn với thời gian thực tập TVQGVN Khóa luận điểm qua trình hình thành phát triển TVQGVN, sâu vào khảo sát, đánh giá mặt ưu nhược điểm công tác lưu chiểu TVQGVN, Với giúp đỡ quan tổ chức ban lãnh đạo, phòng lưu chiểu thuộc TVQG cố gắng tâm huyết với nghề đảm bảo thu nhận tất xuất phẩm nước, gìn giữ di sản văn hóa nước nhà lưu truyền cho hệ mai sau Qua nhiều năm xây dựng phát triển ngày Thư viện Quốc gia Việt Nam đạt nhiều thành tựu to lớn Thư viện trang bị hạ tầng sở trang thiết bị kỹ thuật đại, nguồn thông tin phong phú đa dạng, phục vụ NDT cách hiệu quản tốt Xây dựng đội ngũ vững mạnh chuyên môn nghiệp vụ tư tưởng trị Thư viện bước tin học hóa tất khâu xử lý tài liệu, số hóa tài liệu quý để phục vụ độc giả, đáp ứng tối đa nhu cầu bạn đọc Từ đó, góp phần to lớn vào nghiệp đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao cho đất nước Tuy nhiên, bên cạnh thành tựu thư viện cịn gặp phải khó khăn hạn chế cần khắc phục Thư viện Quốc gia Việt Nam thư viện đứng đầu nước, thư viện đầu việc đào tạo nhân tài, nơi gìn giữ di sản văn hóa dân tộc việc gìn giữ tài liệu thuộc phịng lưu chiểu TVQG cần quan tâm nữa, đầu tư đảm bảo số lượng chất lượng tài liệu tốt DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Đỗ Thị Thu Hiền Nghiên cứu công tác lưu chiểu xuất phẩm giai đoạn 20002010 Thư viện Quốc gia VN: Luận văn thạc sĩ Thông tin-Thư viện - Trường Đại học Văn hóa Hà Nội, 20011 Khóa luận: Tìm hiểu hoạt động lưu chiểu Thư viện Quốc gia Việt Nam Tác giả Chu Khánh Vân Thực trạng giải pháp nâng cao hiệu hoạt động lưu chiểu TVQGVN Nguyễn Thị Hảo Tìm hiểu cơng tác xử lý tài liệu Trung tâm thông tin thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội Tác giả Phạm Quỳnh Trang Từ điển trực tuyến: http://vi.wikipedia.org/w/index.php?title=Th%E1%BB%83_lo%E1%BA%A1i:Th %C6%B0_m%E1%BB%A5c_h%E1%BB%8Dc&action=edit&redlink=1 Trang Web Thư viện Quốc gia Việt Nam: http://nlv.gov.vn Lê Văn Viết Cẩm nang nghề thư viện ... quát Thư viện Quốc gia Việt Nam với công tác lưu chiểu xuất phẩm Chương Thực trạng công tác lưu chiểu Thư viện Quốc gia Việt Nam Chương Nhận xét, kiến nghị giải pháp nâng cao hiệu công tác lưu chiểu. .. Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác lưu chiểu Thư viện Quốc gia Việt Nam ……………………………………… …………… ……………… 57 3.2.1 Nhóm giải pháp công tác thu nhận xuất phẩm lưu chiểu? ?? ….57 3.2.2 Nhóm giải pháp. .. tồn hệ thống thư viện cơng cộng Việt Nam Thư viện Quốc gia thư viện có lịch sử phát triển lâu năm nước ta Tiền thân Thư viện Quốc gia Việt Nam thư viện Đông Dương mà sau gọi thư viện Trung Ương