Công tác lưu trữ ở Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh - thực trạng và giải pháp

MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Cơng tác văn thư - lưu trữ chiếm vị trí quan trọng hoạt động quản lý hành Nhà nước việc cải cách hành quốc gia Cơng tác lưu trữ nước ta từ lâu Đảng, Nhà nước, ngành, cấp quan tâm; từ nhiều văn quy phạm pháp luật văn hướng dẫn cụ thể ban hành Do đó, cơng tác lưu trữ có nhiều tiến bộ, có hệ thống lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, phận quan trọng thành phần Phông lưu trữ tài liệu Quốc gia Việt Nam Ngay từ tháng 12-1955, Ban Bí thư Trung ương Đảng lao động Việt Nam Thông tri sè 079-TT/TW việc gửi giấy tờ Đảng [36; 24,28] Sau loạt văn công tác văn thư lưu- trữ quan Đảng tiếp tục ban hành Ngày 8-9-1959, Ban Bí thư Trung ương Thơng tri sè 259 TT/TW số điểm công tác lưu trữ công văn, tài liệu [36; 32,36]; Về nhiệm vụ chế độ công tác văn thư, lưu trữ công văn tài liệu mật Văn phòng Trung ương Đảng quy định Công văn số 171VP/TW ngày 1-10-1968 [36;79,93] Ngày 6- 4-1971, Văn phòng Trung ương lại ban hành Quy định chế độ sưu tầm, tập trung quản lý tài liệu lưu trữ cấp Đảng [36;110.119] Năm 1977, Văn phòng Trung ương quy định thể thức công văn giấy tờ quan Đảng Ngày 239-1987, Ban Bí thư Trung ương Đảng Quyết định số 20- QĐ/TW việc thành lập Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt nam Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh thuộc Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam Cục lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng đạo, hướng dẫn nghiệp vụ tổ chức nép lưu tài liệu vào kho lưu trữ lịch sử Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh trung tâm đào tạo trị lớn nước Theo Quyết định số 149/QĐ-TW ngày 02-8-2005 Ban Chấp hành Trung ương Nghị định 48/2006/NĐ- CP ngày 17 -5-2006 “Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh đơn vị nghiệp trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương Đảng Chính phủ, đặt đạo trực tiếp, thường xuyên Bộ Chính trị, Ban Bí thư; trung tâm quốc gia đào tạo, bồi dưỡng cán lãnh đạo, quản lý chủ chốt trung, cao cấp, cán khoa học lý luận trị Đảng, Nhà nước đồn thể trị- xã hội; trung tâm quốc gia nghiên cứu khoa học lý luận Mác-Lê nin tư tưởng Hồ Chí Minh, nghiên cứu đường lối, sách Đảng Nhà nước, nghiên cứu khoa học trị” [4;1] Học viện bao gồm Trung tâm Học viện Học viện Chính trị trực thuộc: Học viện Chính trị khu vực I Hà Nội, Học viện Chính trị khu vực II Thành phố Hồ Chí Minh, Học viện Chính trị khu vực III thành phố Đà Nẵng, Học viện Chính trị khu vực VI thành phố Cần Thơ Học viện Báo chí Tuyên truyền[phụ lục: 01] Thực chức năng, nhiệm vụ mà Ban chấp hành Trung ương Đảng Bộ Chính trị giao, Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh ban hành nhiều loại văn có gía trị phản ánh chức năng, nhiệm vụ Học viện Những tài liệu cần tổ chức khoa học để phục vụ hoạt động giảng dạy, nghiên cứu khoa học quản lý hành đạt chất lượng hiệu cao Trong năm qua, nhờ đạo Ban Giám đốc, Văn Phòng Học viện, với nỗ lực phấn đấu cán lưu trữ phịng Hành Văn phịng Học viện, công tác lưu trữ Học viện tổ chức, bước đầu vào nề nếp Tuy nhiên, cịn có mặt hạn chế cơng tác quản lý tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, Học viện khu vực chưa tổ phòng lưu trữ nên chưa đáp ứng yêu cầu phục vụ học tập giảng dạy, nghiên cứu khoa học Học viện giai đoạn Chính lý trên, chọn đề tài "Công tác lưu trữ Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh - thực trạng giải pháp" cho luận văn thạc sĩ lưu trữ, chuyên ngành Lưu trữ học tư liệu học Mục tiêu đề tài Trên sở khảo sát, phân tích thực trạng cơng tác lưu trữ Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh rót kết hạn chế công tác lưu trữ Trên sở đó, đề xuất giải pháp, kiến nghị với mục tiêu đưa cơng tác lưu trữ hồn thiện bước, góp phần cải tiến, nâng cao chất lượng, hiệu công tác lưu trữ Trung tâm Học viện; mặt khác để làm tài liệu tham khảo cơng tác lưu trữ Học viện Chính trị khu vực Phạm vi đối tượng nghiên cứu đề tài - Phạm vi Luận văn giới hạn việc nghiên cứu, khảo sát công tác lưu trữ trung tâm Học viện giai đoạn từ năm 1955 - 2006 vì: Học viện thành lập từ năm 1949, tài liệu trước năm 1955 khơng cịn tài liệu nào, tài liệu từ năm 1955 đến năm 1977 cịn lại khơng đáng kể Tài liệu từ năm 1977 chủ yếu tài liệu Văn phòng, Ban Giám đốc Còn tài liệu đơn vị trực thuộc thiếu nhiều, có đơn vị khơng cịn tài liệu Năm 2007, Học viện sáp nhập với Học viện Hành đổi tên thành Học viện Chính trị- Hành quốc gia Hồ Chí Minh, đề tài nghiên cứu đến năm 2006 - Đối tượng nghiên cứu: Công tác lưu trữ Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh Nhiệm vụ nghiên cứu - Tóm lược q trình hình thành phát triển, chức năng, nhiệm vụ, tổ chức máy Trên khảo sát thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh - Tiến hành khảo sát, nghiên cứu công tác lưu trữ Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh - Nhận xét kết hạn chế công tác lưu trữ Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh từ nêu giải pháp kiến nghị công tác lưu trữ Học viện Lịch sử nghiên cứu vấn đề Trong trình thực Luận văn, chúng tơi tìm hiểu khái qt cơng trình nghiên cứu vấn thành nhóm sau: + Nhóm thứ khố luận tốt nghiệp sinh viên Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn (Hà Nội), bảo quản Phòng Tư liệu Khoa cụ thể như: Quản Tố Trinh, “Tổ chức khoa học tài liệu Trung tâm Thơng tin tư liệu địa Tổng cục Địa chính”, năm 2001; Nguyễn Thị Nga; “Tổ chức khoa học tài liệu Tỉnh uỷ Nghệ An”, năm 2002; Dương Thị Quế, “Tổ chức khoa học tài liệu Trường Đại học khoa học hội Nhân văn Hà Nội”, năm 2002 Các tác giả nghiên cứu tổ chức khoa học tài liệu loại hình tài liệu: tài liệu hành chính, tài liệu nghe nhìn tài liệu khoa học kỹ thuật quan quản lý Nhà nước quan chuyên ngành (Tổng cục Địa chính), quan Đảng (Tỉnh uỷ), quan nghiệp (Trường Đại học) - Nhóm thứ hai luận văn thạc sĩ trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn Đại học quốc gia Hà Nội như: Hà Văn Huề, “xác định giải pháp nâng cao hiệu tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương”, năm 2002; Đỗ Thị Huấn, “tổ chức khoa học tài liệu Ban Kinh tế Trung ương Đảng cộng sản Việt Nam”, năm 1998 Đây cơng trình nghiên cứu chuyên sâu tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ quan, quan điểm so sánh, vận dụng lý luận vào thực tiễn để nhận xét đưa giải pháp, kiến nghị thích hợp cho loại quan - Nhóm thứ ba tài liệu Học viện bao gồm: Quyết định công tác lưu trữ Giám đốc Học viện; hướng dẫn, báo cáo quý năm; số viết văn quản lý nhà nước, tài liệu chỉnh lý phông lưu trữ Học viện đợt I,II Văn phịng Học viện Về cơng tác lưu trữ Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh từ trước đến chưa có đề tài nghiên cứu chuyên sâu đề cập tổ chức quản lý tổ chức thực nghiệp vụ lưu trữ Học viện Đây tài liệu tham khảo để xây dựng đề cương đề tài Vì vậy, đề tài luận văn mà chúng tơi chọn hồn tồn khơng có trùng lặp với cơng trình nghiên cứu có từ trước Các nguồn tài liệu tham khảo - Pháp Lệnh Lưu trữ quốc gia sè 34/2001/PL- UBTVQH Uỷ Ban Thường vụ Quốc hội ngày 04- 4-2001 - Các Nghị định số110/2004/NĐ- CP, số111/2004/NĐ- CP công tác văn thư- lưu trữ, năm 2004 - Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP Bộ Nội Vụ-Văn phịng Chính phủ, Thơng tư số 21/2005/TT-BNV hướng dẫn văn bản, chức nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức văn thư-lưu trữ - Đào Xuân Chúc-Nguyễn Văn Hàm- Vương Đình Quyền- Nguyễn Văn Thâm “Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ”, Đại học Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội 1990 - Các Quyết định Bộ Chính trị, Nghị định Chính phủ chức năng, nhiệm vụ tổ chức máy Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh Kho lưu trữ Học viện - Các Quyết định, Quy chế Học viện công tác văn thư lưu trữ - Các báo cáo tổng kết năm học phương hướng, nhiệm vụ Học viện năm 2004, 2005, 2006 - Các đề tài nghiên cứu khoa học, luận văn cácViện Học viện: + Đề tài nghiên cứu cấp đổi tổ chức hoạt động hành Nhà nước khoa Nhà nước Pháp luật, năm 1997 + Đề tài tiềm lực chức nhiệm vụ tổ chức máy biên chế đơn vị Học viện Vụ Tổ chức cán bộ, năm 2004 - Các luận văn cao học Khoa lưu trữ học- Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn Hà Nội Phương pháp nghiên cứu Để tiến hành nghiên cứu đề tài sử dụng số phương pháp sau: - Phương pháp luận chủ nghĩa Mác-Lê nin chủ nghĩa vật biện chứng chủ nghĩa vật lịch sử để làm rõ mối quan hệ lý luận thực tiễn công tác lưu trữ Học viện; - Phương pháp luận lưu trữ: Vận dụng nguyên tắc tính đảng, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện tổng hợp xem xét thành phần, nội dung tài liệu; sở lý luận vào việc xác định giá trị, thu thập, bổ sung, phân loại xây dựng công cụ tra cứu đề xuất giải pháp công tác lưu trữ Học viện - Phương pháp hệ thống: Phương pháp hệ thống vận dụng vào việc tìm hiểu trình hình thành phát triển Học viện qua thời kỳ lịch sử Các tài liệu phân tích theo hệ thống mà chúng xuất tồn Chúng xếp theo hệ thống sở trình tự thời gian hình thành phát triển Học viện từ năm 1949 đến năm 2006 Phương pháp hệ thống thể việc xác định, phân loại tài liệu chức năng, nhiệm vụ, tổ chức máy Học viện qua giai đoạn phát triển đất nước Phương pháp hệ thống sử dụng để xác định giá trị tài liệu, để nghiên cứu hệ thống văn quản lý chung công tác lưu trữ, hệ thống văn quản lý Học viện - Phương pháp phân tích chức năng: Căn vào chức năng, nhiệm vụ Học viện qua giai đoạn khác nhau, ứng với giai đoạn có chức nhiệm vụ để chia tài liệu qua gia đoạn, để chọn phương án phân loại phù hợp - Phương pháp khảo sát thực tế: Luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu tư liệu, điều tra, khảo sát, phân tích tổng hợp, so sánh, đối chiếu với thực tế công tác lưu trữ Học viện Đóng góp đề tài: - Từ kết nghiên cứu, khảo sát thực tiễn công tác lưu trữ Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh, rót kết hạn chế, từ đề xuất số giải pháp kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác lưu trữ Học viện - Mặt khác kết nghiên cứu góp phần cải tiến, nâng cao chất lượng công tác lưu trữ Trung tâm Học viện tài liệu tham khảo cho Học viện khu vực việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 9.Bè cục luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận phần nội dung luận văn gồm chương: Chương 1: Chức năng, nhiệm vụ, tổ chức máy thành phần, nội dung, ý nghĩa tài liệu lưu trữ Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh Chương 3: Mét số giải pháp kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng cơng tác lưu trữ Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh Chương CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ THÀNH PHẦN, NỘI DUNG, Ý NGHĨ TÀI LIỆU LƯU TRỮ Ở HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH 1.1 QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH Trường Đảng Trung ương, tiền thân Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh ngày trung tâm đào tạo, bồi dưỡng cán Đảng thành lập từ năm 1949 Nhưng thực tế, nghiệp đào tạo cán phục vụ cách mạng lãnh tụ Nguyễn Ái Quốc mở đầu đặt móng Người từ Liên Xô Quảng Châu (Trung Quốc) vào tháng 12 năm 1924 Trong điều kiện khó khăn gian khổ thời kỳ hoạt động bí mật, chưa có điều kiện mở trường, líp tập trung, Đảng ta ln ln trọng việc giáo dục, huấn luyện đào tạo cán phục vụ cho nghiệp giải phóng dân téc Hội nghị Trung ương lần thứ đồng chí Nguyễn Ái Quốc chủ trì, họp tháng 5-1941 rõ: Việc đào tạo cán trở thành công tác gấp rút, bỏ qua Tất cấp huy Đảng phải đặc biệt ý cơng tác Qn triệt chủ trương đó, thời gian ngắn, Đảng tổ chức hàng chục líp huấn luyện, thu hót 300 niên ưu tó vào học Tồn nghiệp Đảng Dân téc Những líp huấn luyện coi trường Đảng học viên líp hạt giống đỏ, với cơng phu chăm sóc, vun trồng Chủ tịch Hồ Chí Minh Đảng nảy nở thành khu rừng đại ngàn cách mạng, đem lại thắng lợi vĩ đại cho cách mạng qua kháng chiến chống Pháp, chống Mỹ dân téc ta Sau đất nước thống nhất, nước bước vào thời kỳ độ lên chủ nghĩa xã hội, đặt cho nghiệp đào tạo bồi dưỡng cán Đảng nhiệm vụ khẩn trương, nặng nề với quy mô lớn Theo Quyết định Trung ương Đảng từ tháng 7-1977 trường đào tạo cán mang tên trường Đảng cao cấp Nguyễn Ái Quốc mở thêm sở hai thành phố Hồ Chí Minh Ngày 02-10-1978, Ban Bí thư thị số 54CT/TW nhiệm vụ trường Đảng cao cấp Nguyễn Ái Quốc giai đoạn nêu rõ trường “là công cụ quan trọng Đảng mặt trận tư tưởng lý luận” có hai nhiệm vụ bản, đào tạo, bồi dưỡng cán cao cấp trung cấp lý luận trị, hai nghiên cứu lý luận nhằm làm tốt việc giảng dạy đồng thời góp phần vào cơng tác lý luận chung Đảng Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VI (12-1986) đề đường lối đổi đất nước, đồng thời mở thời kỳ giáo dục, đào tạo nghiên khoa học hệ thống trường Đảng Tháng 7-1987 Bộ Chính trị Quyết định chuyển trường Đảng cao cấp Nguyễn Ái Quốc thành “Học viện khoa học xã hội mang tên Nguyễn Ái Quốc” Với tinh thần đổi tư lý luận, khoa mơn giảng dạy rà sốt vấn đề lý luận thực tiễn thuộc phạm vi môn học, trước hết nhằm đổi bước nội dung giáo trình giảng phục vụ nâng cao chất lượng đào tạo hệ dài hạn hệ cán lý luận Cuối tháng năm 1987 hợp Trường Chính trị đặc biệt vào Học viện Nguyễn Ái Quốc Tháng 10 năm 1990, hợp trường Nguyễn Ái Quốc 10 vào Học viện Nguyễn Ái Quốc Ngày 10/3/1993, Bé Chính trị Quyết định số 61/ QĐ-TW việc xếp lại trường Đảng Trung ương chuyển thành Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh trực thuộc Trung ương Đảng Chính phủ Việc thay đổi không đơn việc đổi tên gọi Học viện mà bước chuyển quan trọng quy mô lớn cấu tổ chức hệ thống trường Đảng 10 lý tài liệu Bộ phận lưu trữ quan nhanh chóng, kịp thời, đáp ứng yêu cầu nay, hồ sơ đưa vào lưu trữ quan có giá trị - Công tác chỉnh lý phải tiến hành đồng bộ, có kế hoạch nhằm thực khâu phân loại, xác định giá trị tài liệu cách thống - Các tài liệu sau hệ thống hoá cần phải thống kê mục lục cách thống cho đơn vị phơng - Cấp kinh phí để chỉnh lý khối tài liệu giai đoạn 1997-2006 để đưa vào khai thác, sử dụng 3.4 NHÓM GIẢI PHÁP VỀ TỔ CHỨC VIỆC KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Ở HỌC VIỆN 3.4.1 Ban hành văn qui định tổ chức khai thác, sử dụng tài liệulưu trữ Học viện đơn vị trực thuộc Nhà nước có số quy định mang tính nguyên tắc vấn đề Để có sở pháp lý cho việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Học viện cần ban hành văn qui định cụ thể phân cấp tránh tình trạng khai thác, sử dụng nay: - Về thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng loại tài liệu thuộc thẩm quyền lãnh đạo Văn phòng, loại tài liệu Giám đốc cho phép - Danh mục tài liệu thuộc diện sử dụng rộng rãi - Danh mục tài liệu lưu trữ thuộc diện hạn chế khai thác - Đưa tài liệu trưng bày, triển lãm - Qui định kinh phí cho độc giả đến khai thác tài liệu lưu trữ - Người nước đến khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 3.4.2 Tăng cường hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ kho lưu trữ Học viện Muốn đạt hiệu tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phải áp dụng nhiều hình thức, sử dụng tài liệu lưu trữ Học viện 86 dùng hình thức truyền thống cần áp dụng công nghệ đại Đầu tư sở vật chất vào công tác khai thác sử dụng tài liệu, có nghĩa Học viện phải đầu tư kính phí để tổ chức thực có hiệu cơng việc sau: - Hồn thiện công cụ tra cứu tự động - Ứng dông tin học cơng tác tra tìm tài liệu - Tăng cường việc giới thiệu, thông báo tài liệu lưu trữ kho Học viện( có thu lệ phí) - Trưng bày triển lãm tài liệu lưu trữ có giá trị 3.4.3 Hồn thiện cơng cụ tra cứu tài liệu lưu trữ Để phục vụ tra tìm tài liệu nhanh chóng kịp thời, xác thơng tin có tài liệu lưu trữ hệ thống công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ Học viện phải nghiên cứu, xây dựng hoàn chỉnh Ở Học viện áp dụng hai hình thức: mục lục hồ sơ thẻ chuyên đề Còn việc áp dụng hệ thống công nghệ thông tin tra tìm chưa áp dơng - Mục lục hồ sơ cần hoàn thiện theo tiêu chuẩn Cục Lưu trữ Nhà nước qui định Quyết định số 72- QĐ/KHKT ngày 02-8-1997 - Biên soạn sách dẫn kho lưu trữ - Nhập sở liệu để phục vụ công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ mạng Học viện 3.5 NHĨM GIẢI PHÁP VỀ HIỆN ĐẠI HỐ CƠ SỞ VẬT CHẤT- KỸ THUẬT TRONG CÔNG TÁC LƯU TRỮ 3.5.1 Đầu tư sở vật chất- kỹ thuật vào công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Cơ sở vật chất-kỹ thuật công tác lưu trữ thực chất phương tiện phục vụ cho việc giữ gìn, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, phải áp dụng biện pháp khoa học kỹ thuật để có điều kiện tốt đảm bảo an tồn kéo dài tuổi thọ tài liệu Nó phải dùa yêu cầu chủ 87 yếu cho mét kho lưu trữu, là: yêu cầu xây dựng kho lưu trữ địa điểm để xây kho cần phải ý đến điều kiện ngoại cảnh để đảm bảo an toàn tài liệu, yêu cầu thiết kế, độ Èm, nhiệt độ, ánh sáng kho lưu trữ, thiết kế máy móc để trì độ Èm, trang thiết bị phòng cháy, nổ Nếu kho lưu trữ cải tạo từ phịng làm việc phải chọn ngơi nhà đáp ứng đến mức tối đa yêu cầu bảo vệ, bảo quản an tồn tài liệu lưu trữ Bố trí kho tầng nhà A4 không xa cầu thang để thuận tiện cho việc vận chuyển tài liệu kho có cố xảy cháy, nổ cơng tác chữa cháy đáp ứng kịp thời Thực nội dung yêu cầu thài công tác bảo quản tài liệu phịng ngõa, bảo quản tồn vẹn tài liệu lưu trữ cách hiệu quả, phục vụ tốt nhu cầu cơng tác lưu trữ Vì sở vật chất- kỷ thuật khâu thiếu cơng tác lưu trữ, có ý nghĩa định cho đại kho lưu trữ Hiện nay, hai kho lưu trữ Học viện đặt tầng tầng không thuận lợi cho việc vận chuyển trang thiết bị tài liệu vào kho việc tổ chức sử dụng tài liệu Vì đề nghị lãnh đạo Văn phòng cho chuyển kho tầng xuống tầng nhà A4; đề nghị có dự án xây nhà điều hành Ban Giám đốc lãnh đạo Văn phòng Học viện ý xếp cho phận lưu trữ khu giành riêng cho kho lưu trữ với trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ Hiện đề nghị Học viện trang cấp máy hót bụi, máy hót Èm, đặt bình cứu hỏa cho hai kho máy móc thiết bị chuyên dùng cần thiết cho mét kho lưu trữ Trang bị đồng gía, cặp đựng tài liệu để bước đại hoá tác tác sở vật chất- kỹ thuật góp phần quan trọng vào việc nâng cao chất lượng công tác lưu trữ Học viện đáp ứng tốt yêu cầu đối tượng dùng 88 tin Góp phần quan trọng cho việc đưa công tác lưu trữ Học viện vào nề nếp phát triển với đơn vị khác Học viện đồng thời theo kịp công tác lưu trữ quan ban Đảng nói riêng đạt u cầu thời đại cơng tác lưu trữ nói chung 3.5.2 Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ Công nghệ tin học ứng dụng vào quy trình nghiệp vụ cơng tác lưu trữ để lập hồ sơ liệu Tuỳ theo đặc điểm phông lưu trữ cầu nhà quản lý mà lùa chọn xây dựng loại sở liệu riêng biệt điều quan trọng Học viện thực quy trình phân tích hệ thống thiết kế hệ thống, quy trình bao gồm: - Đối với kho lưu trữ Học viện vấn đề quan trọng việc đưa mục lục hồ sơ lưu trữ vào máy để phục vụ tốt cho công tác quản lý, khai thác, sử dụng, phân loại giá trị tài liệu trình quản lý - Để phục tốt công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học hoạt động khác Học viện cần có quy định, quy chế phương tiện để khai thác có kết tài liệu lưu trữ - Chọn phần mền ứng dụng phù hợp Khi lùa chọn phần mền phải ý đến nhứng yếu tố theo yêu cầu đặt hoạt động Học viện Theo để xây dựng triển khai hiệu phần mền dùng chung cơng tác lưu trữ nên tổ chức thực sau: Thực nghiêm túc giai đoạn xây dựng phần mền dùng chung: Lập giải pháp khả thi Thẩm định giải pháp khả thi(những đơn vị qua giai đoạn chuyển sang giai đoạn sau) Xây dựng phần mềm Kiểm tra nghiệm thu 89 Triển khai thử nghiệm(thu thập thông tin phản hồi từ phía người sử dụng, hiệu chỉnh phần mền) Triển khai diện rộng(thu thập thông tin phản hồi hiệu chỉnh phần mềm) Trong giai đoạn cần có tham gia phối hợp chặt chẽ quan như: quan quản lý đề án; đối tác xây dựng phần mềm; quan, tổ chức chọn làm đơn vị triển khai thí nghiệm Hiện nay, phát triển nhanh chóng kỷ thuật công nghệ thông tin hỗ trợ đắc lực cho nhu cầu truyền tin khai thác thông tin liệu nhân loại Trong đó, hệ thống thơng tin điện tử Internet người quan tâm sử dụng nhiều nhờ tính ưu việt phần mền ứng dụng quản lý, số hoá tài liệu Tuy nhiên, dễ dàng nhận thấy, việc quản lý cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ điện tử chứa đựng rủi ro như: sở liệu bị xố, thơng tin bị chỉnh sửa Chính cần thiết kế hệ thống tránh tình trạng xâm nhập trái phép, thực chế độ quản lý tài liệu điện tử phận tổng thể hồ sơ tài liệu, thông tin quan cần có khn khổ chiến lược tài liệu lưu trữ điện tử Tổ chức tiêu chuẩn quốc tế(ISO) thức ban hành tiêu chuẩn quốc tế công tác văn thư ISO 15489, tiêu chuẩn đưa chuẩn mực để quan, tổ chức sử dụng nhằm đánh giá thực tiễn hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử Các tài liệu diẹn tử phải lập hồ sơ xác định giá trị, thời gian bảo quản cho hồ sơ, loại tài liệu Nhưng đặc điểm khác tài liệu giấy, hồ sơ tài liệu điện tử lập cách tự động bán tự động quản lý siêu liệu (có thể hiểu đặc điểm để nhận biết hồ sơ) Vấn đề triển khai thực hiện, để công tác có hiệu cần có quan tâm lãnh đạo Học viện, thủ trưởng đơn vị chủ ý nâng cáo y thức cán bộ- công nhân viên quản lý, bảo vệ tài liệu lưu trữ điện tử cách dựng quy chế quản lý tài liệu điện tử đơn vị, phân cấp cách cụ thể trách nhiệm quyền hạn xử lý, tiếp cận hồ sơ, tài liệu điện tử 90 Các tài liệu điện tử cá nhân phải lập hồ sơ công việc cách rõ ràng hỗ trợ phần mền ứng dụng( ví dụ phần mền hồ sơ công việc) Một yếu tố định chất lượng, hiều việc ứng dụng công nghệ thông tin vào bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu điện tử hỗ trợ đắc lực phối hợp chặt chẽ cán tin học Học viện Để công tác bảo quản, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử Ýt tốn kém, công việc cần phải lập hồ sơ, tài liệu hình thành xử lý công việc cá nhân phải phân loại quản lý thống hệ thống sở liệu Tuyệt đối khơng tự ý xố thay đổi thông tin tài liệu, hàng năm tiến hành đánh giá, xử lý chất lượng chống xâm nhập tác nhân gây hại Các hồ sơ, tài liệu điện tử đến hạn nép lưu chuyển giao đầy đủ cho phận phụ trách lưu trữ phân loại, lập mã số điện tử bảo quản hệ thống lưu trữ điện tử Như vậy, giảm cơng đoạn tốn số hố tài liệu giấy sang tài liệu điện tử Đầu tư kinh phí thích đáng cho việc xây dựng Phơng lưu trữ Học viện trước mắt để thực mục tiêu sau: Một là, xây dựng kho lưu trữ tài liệu đại với trang thiết bị bảo quản giữ gìn tài liệu tốt, dễ thấy, dễ lấy, dễ tìm khai thác tài liệu Hai là, đào tạo, bồi dưỡng đội ngò cán có trình độ quản lý nghiệp vụ cao cơng tác lưu trữ, có kỹ sử dụng kỹ thuật đại công tác lưu trữ Ba là, chi phí cho việc chỉnh lý tài liệu tồn đọng để lập hồ sơ đưa liệu vào máy phục vụ cho việc khai thác, sử dụng PHẦN KIẾN NGHỊ 91 Qua khảo sát, nghiên cứu thực tiễn công tác quản lý nghiệp vụ công tác lưu trữ Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh, chúng tơi có số kiến nghị sau: Một là, Học viện có ban hành Quy chế công tác văn thư-lưu trữ Học viện cần có văn đạo, hướng dẫn riêng cơng tác lưu trữ tồn Học viện Văn phịng Học viện cần đơn đốc, hướng dẫn Học viện Chính trị khu vực làm tốt cơng tác lưu trữ để tài liệu nép vào Phông lưu trữ Học viện Hai là, Cán văn thư- lưu trữ phải bổ túc lý luận phương pháp công tác văn thư- lưu trữ Ba là, Ở Văn thư quan tài liệu phải lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu giao nép vào kho lưu trữ quan Bốn là, Các trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ cần bổ sung thêm: máy scan, máy phô tô loại mới, đưa công nghệ thông tin đại vào công tác lưu trữ Học viện đáp ứng yêu người đến khai thác Năm là, Cần quy định việc thu thập tài liệu Vụ, Viện, phòng Bộ phận lưu trữ thời gian tới Phòng Hành Văn phịng Học viện điều bắt buộc cần lên kế hoạch để tiến hành thời gian ngắn Sáu là, Kho lưu trữ luận văn, luận án Viện Thông tin khoa học nên tập trung kho lưu trữ tài liệu hành Phịng Hành Văn phịng Học viện, để phục vụ cho công tác nghiên cứu độc giả đến khai thác, sử dụng hai loại tài liệu nói Trên giải pháp sáu kiến nghị đưa cho vấn đề đặt công tác lưu trữ Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh Chúng tơi mong rằng, giải pháp kiến nghị hướng gợi mở thiết thực lãnh đạo Học viện cho phép áp dông vào công tác lưu trữ Học viện đưa công tác lưu trữ ngày phát triển hoàn thiện 92 KẾT LUẬN Bản luận văn trình bày tồn kết nghiên cứu chúng tơi “ Cơng tác lưu trữ Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh- Thực trạng giải pháp” Kết luận văn là: Trước hết, dùa vào việc nghiên cứu tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, tổ chức máy Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh Đây trung tâm quốc gia đào tạo, bồi dưỡng cán lãnh đạo, quản lý chủ chốt, trung, cao cấp, cán khoa học lý luận trị Đảng, Nhà nước đồn thể trị-xã hội; trung tâm quốc gia nghiên cứu khoa học lý luận MácLênin tư tưởng Hồ Chí Minh, nghiên cứu đường lối, sách Đảng Nhà nước, nghiên cứu khoa học trị Từ giới thiệu thành phần, nội dung, ý nghĩa tài liệu lưu trữ Học viện từ năm 1955 đến năm 2006 Khối tài liệu có ý nghĩa quan trọng việc nghiên cứu vấn đề lịch sử xây dựng phát triển Học viện 55 năm qua Nghiên cứu khối lượng tài liệu cịn có tác dụng thiết thực lớn phục vụ việc đào tạo, bồi dưỡng, nghiên cứu khoa học, hoạt động quản lý hành Trung tâm Học viện Qua khảo sát công tác lưu trữ Học viện, cho thấy việc tổ chức quản lý tổ chức thực nghiệp vụ lưu trữ Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh bao gồm nội dung phân loại, xác định giá trị bổ sung tài liệu vào lưu trữ Học viện, biên mục thống kê xây dựng công cụ tra cứu với việc ứng dụng tin học vào công tác Mặc dầu việc chỉnh lý khoa học lập hồ sơ tài liệu hạn chế giai đoạn 1955 -1997, Học viện lập mục lục hồ sơ để phục vụ tra tìm, khai thác Trong q trình chỉnh lý phơng Học viện lưu trữ nghiên cứu, khảo sát tài liệu thực tế để lùa chọn, xây dựng phương án phân loại phù hợp, đảm bảo tính khoa học cao Đồng thời việc xác định giá trị thực đầy đủ cho 93 tất hồ sơ tài liệu lập khôi phục, chỉnh lý với thời hạn bảo quản rõ ràng, cụ thể Dùa vào kết nghiên cứu, khảo sát trên, chóng tơi nhận thấy kết thu công tác lưu trữ Học viện thời gian qua tốt Những thành tựu kết nhiều yếu tố: quan tâm đạo thường xuyên Ban cán Đảng, Ban Giám đốc Đảng uỷ Học viện; Văn phòng Học viện ;Viện Thông tin khoa học; ý thức tự giác, trách nhiệm cao đội ngò cán Bộ phận lưu trữ Những học kinh nghiệm cần tiếp tục phát huy hoạt động Học viện thời gian tới có ý nghĩa lớn hoạt động lưu trữ hệ thống Học viện Điều khẳng định rằng: Nếu lãnh đạo quan hiểu tầm quan trọng thực quan tâm đến cơng tác lưu trữ chất lượng hoạt động công tác đạt hiệu cao Tuy nhiên, hạn chế nhận thức, nhiều lãnh đạo đơn vị học viện cán chuyên viên quan chưa hiểu rõ tầm quan trọng công tác lưu trữ nên chưa nhiệt tình ủng hộ, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác hoạt động; Vụ, Viện cán thư ký kiêm làm công tác lưu trữ, khơng có cán chun trách nên gặp nhiều khó khăn viện thực khâu nghiệp vụ lưu trữ, chưa có quy định cụ thể mang tính chất pháp quy cơng tác lưu trữ, chưa có biện pháp tích cực để cán chuyên viên quan thực nghiêm túc việc lập hồ sơ nép hồ sơ vào phận lưu trữ Những khó khăn nguyên nhân khơng Ýt vấn đề cịn tồn công tác lưu trữ Học viện Cụ thể như: công tác thu thập tài liệu chưa đạt kết cao, thành phần, số lượng thu từ đơn vị Ýt, chưa đầy đủ, tài liệu chưa chỉnh lý Thêm vào , cơng tác xác định giá trị tài liệu nhằm lùa chọn tài liệu có giá trị, góp phần tối ưu hố thành phần tài liệu phông chưa đạt kết thể tài liệu loại chỉnh lý đợt I, đợt II, tỷ lệ tài liệu giữ lại lớn Ngồi việc 94 lãng phí kho tàng, cơng sức, tiền chi phí cho cơng tác bảo quản tài liệu cịn gây thêm khó khăn tra tìm cơng cụ tra cứu thủ cơng như: mục lục hồ sơ, thẻ chuyên đề Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động tổ chức, khai thác, tra tìm tài liệu lưu trữ chưa đạt yêu cầu so với công việc thực tế, dừng lại tài liệu lưu trữ hành Những tồn làm giảm đáng kể lực hiệu công tác chung quan Cuối cùng, với mong muốn tiếp tục phát huy ưu điểm giảm dần mặt hạn chế công tác lưu trữ Học viện Chính trị quốc gia, chúng tơi nghiên cứu đưa giải pháp, sáu kiến nghị cho vấn đề Trong tập trung cụ thể vào số nội dung chế độ, sách, khâu nghiệp vụ tổ chức phân loại, xác định giá trị, thu thập, thống kê xây dựng công cụ tra cứu, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ Những giải pháp đưa luận văn vừa có tính trước mắt vừa có tính lâu dài Để tổ chức thực giải pháp kiến nghị cần có phối hợp lãnh đạo Văn phòng Học viện Vụ, Viện, đơn vị Học viện đóng vai trò quan trọng Mặc dù giải pháp, kiến nghị chúng tơi chưa đầy đủ, tồn diện để giải tất vấn đề đặt Học viện, tin với ý kiến mang tính gợi mở vậy, Học viện thực chắn công tác lưu trữ quan có kết tốt đẹp thời gian tới 95 96 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Bé Chính trị: Quyết định 07/QĐ-TW tháng 10-1996 sát nhập viện Mác lê nin tư tưởng Hồ Chí Minh, kho lưu trữ Học viện Bộ Chính trị Ban Chấp hành trung ương: Quyết định 61/QĐ-TW ngày 10-3-1993 chức nhiệm vụ tổ chức máy Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh, kho lưu trữ Học viện Bộ Chính trị Ban Chấp hành Trung ương: Quyết định 67/QĐ-TW ngày 22-10-1999 chức nhiệm vụ tổ chức máy Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh, kho lưu trữ Học viện Bộ Chính trị Ban Chấp hành Trung ương: Quyết định 149/QĐ-TW ngày 02 -8-2005 chức nhiệm vụ tổ chức máy Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh, Văn phịng Học viện Bộ Chính trị: Quyết định 52-NQ/TW ngày 30-7-2005 đổi mới, nâng cao chất lượng đào tạo, bồi dưỡng cán nghiên cứu khoa học Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh, Văn phịng Học viện Ban Bí thư Trung ương Đảng: Thơng tri 259-TT/TW ngày 8-9-1959 công tác lưu trữ công văn, tài liệu, kho lưu trữ Học viện Ban Bí thư Trung ương Đảng: Quyết định số 20-QĐ/TW ngày 23-91987 Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, kho lưu trữ Học viện Bộ Nội vụ- Văn phịng Chính phủ: Thơng tư 55/2005/TTLT-BNVVPCP ngày 6-5-2005 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, kho lưu trữ Học viện Bộ Nội vụ: Thông tư 21/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 01- 02-2005 hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức tổ chức văn thư, lưu trữ bộ, quan nganh bộ, quan thuộc Chính phủ Uỷ ban nhân dân, kho lưu trữ Học viện 97 10 Chính phủ: Nghị định 44/CP ngày 22-6-1993 chức nhiệm vụ tổ chức máy Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh, kho lưu trữ Học viện 11 Chính phủ: Nghị định 48/2006/NĐ-CP ngày 17-5-2006 chức nhiệm vụ tổ chức máy Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh, kho lưu trữ Học viện 12 Chính phủ: Nghị định 110/2004/NĐ- CP ngày 08- 4-2004 công tác văn thư, kho lưu trữ Học viện 13 Chính phủ: Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08-4-2004 Quy định chi tiết số điều Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia, kho lưu trữ Học viện 14 Cục lưu trữ Văn phịng Trung ương Đảng: Cơng tác lưu trữ công tác văn thư hệ thống tổ chức Đảng Đồn TNCS Hồ Chí Minh, Hà Nội, năm 1990,tr.7-157 15 Cục lưu trữ Trung ương Đảng: Hướng dẫn số 42/CV-LT ngày 02-71990 xác định giá trị tài liệu Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, kho lưu trữ Học viện 16 Đào Xuân Chúc- Nguyễn Văn Hàm- Vương Đình Quyền- Nguyễn Văn Thâm(1990), Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ, Nxb Đại học giáo dục chuyên nghiệp 17 Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh: Báo cáo năm tổng kết năm học 2002-2003 phương hướng nhiệm vụ năm học 2003-2004, Văn phòng Học viện, năm 2003 18 Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh: Báo cáo năm tổng kết năm học 2004-2005 phương hướng nhiệm vụ năm học 2005-2006, Văn phòng Học viện, năm 2004 19 Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh: Quyết định số 214/QCHVCTQG ngày 19-5-2005 ban hành Quy chế trình ký văn 98 20 Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh: Quyết định số 562/QCHVCTQG ngày 17-9-2003 làm việc Ban Giám đốc Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh 21 Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh: Quy chế tiêu chuẩn nghiệp vụ, nhiệm vụ chế độ công tác cán cơng chức Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh ngày 01-3-2001 Giám đốc Học viện 22 Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh: Quy chế cơng tác văn thư, lưu trữ ban hành theo định số 270/2002/QĐ-HVCTQG ngày 27-52002 Giám đốc Học viện 23 Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh: 75 năm Đảng cộng sản Việt Nam, NXB Lý luận trị, Hà Nội, năm 2005 37 Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh: 55 năm xây dựng trưởng thành(1949-2004), NXB Lý luận trị, Hà Nội, năm 2004 24 Hà Văn Huề” Xác định giải pháp nâng cao hiệu tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương” Luận văn thạc sĩ Trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn, năm 2002 25 Đỗ Thị Huấn” Tổ chức khoa học tài liệu Ban kinh tế Trung ương Đảng cộng sản Việt Nam”, luận án thạc sĩ Trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn, năm 1998 26 Khoa Nhà nước pháp luật Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh “Cơ cấu tổ chức máy Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh”, đề tài tiềm lực, năm 1997 27 Lịch sử hình thành phơng lịch sử phơng Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh 28 Nguyễn Văn Sáu “Thời kỳ vấn đề đặt việc xác định tiêu chuẩn chức danh cán Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh”( Báo cáo đề dẫn), Văn phòng Học viện, năm 2004 29 Pháp lệnh lưu trữ quốc gia sè 34/2001/PL-UBTVQH10 ngày 04 tháng năm 2001 99 30 Pháp lệnh công chức, NXb Chính trị quốc gia, Hà Nội,năm 2006 31 Thủ tưởng Chính phủ: Nghị định số 527-TTg ngày 2-11-1957 việc ban hành Điều lệ quy định chế độ chung công văn, giấy tờ quan 32 Thủ tướng Chính phủ: Chỉ thị 726/TTg ngày 04-9-1997 tăng cường đạo công tác lưu trữ thời gian tới phạm vi Tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương 33 Thủ tướng Chính phủ: Chỉ thị 05 /2007/CT-TTg ngày 02 -3-2007 tăng cường bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ 33 Văn kiện Hội nghị lần Ban Chấp hành TW khoá X, NXb Chính trị quốc gia, năm 2007 34 Vụ Tổ chức cán bộ-Học viện CT quốc gia Hồ Chí Minh“Chức năng, nhiệm vụ, tổ chức máy biên chế đơn vị Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh”, đề tài tiềm lực khoa học, năm 1998 35.Văn phịng Trung ương Đảng: Cơng văn số 1203 /VPTW ngày 064-1971 ban hành "Bản thời hạn bảo quản mẫu tài liệu Đảng" 36 Văn phòng Trung ương Đảng: Một số văn Kiện Đảng Chính phủ cơng tác văn thư cơng tác lưu trữ, Hà Nội -1977, 58 37.Văn Phòng Học viện: Hướng dẫn thể thức văn bản, năm 2005 38 Văn phòng Học viện: Tài liệu học tập líp Bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư- lưu trữ, năm 2005 100 ... Hồ Chí Minh - Tiến hành khảo sát, nghiên cứu công tác lưu trữ Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh - Nhận xét kết hạn chế công tác lưu trữ Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh từ nêu giải. .. lý khoa học - Vô Hợp tác Quốc tế - Văn phịng Học viện - Thanh tra Ngồi Trung tâm Học viện cịn có Học viện Chính trị trực thuộc Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh: - Học viện Chính trị khu... trữ Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh Chương 2: Thực trạng cơng tác lưu trữ Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh Chương 3: Mét số giải pháp kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu