Nâng cao hiệu quả công tác Lưu trữ tại UBND xã Yên Thọ

MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Chương 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND XÃ YÊN THỌ 5 1.1. Những lý luận chung về công tác lưu trữ 5 1.1.1. Khái niệm về công tác lưu trữ 5 1.1.2. Vai trò, ý nghĩa của công tác lưu trữ 5 1.1.3. Nội dung của công tác lưu trữ 5 1.1.3.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ. 6 1.1.3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ. 7 1.1.3.3. Xác định giá trị tài liệu. 8 1.1.3.4. Thống kê và kiểm tra tài liệu. 10 1.1.3.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ. 10 1.1.3.6. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. 11 1.2. Khái quát về UBND xã Yên Thọ 12 1.2.1. Lịch sử hình thành UBND xã Yên Thọ 12 1.2.2. Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân xã Yên Thọ 13 1.2.2.1. Cơ cấu tổ chức: 13 1.2.2.2. Chức năng của UBND xã Yên Thọ 13 1.2.2.3. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Yên Thọ 13 Tiểu kết 17 Chương 2. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI UBND XÃ YÊN THỌ 18 2.1. Tổ chức lưu trữ tại UBND xã Yên Thọ 18 2.2. Tình hình tài liệu lưu trữ của UBND xã Yên Thọ 18 2.2.1. Loại hình tài liệu lưu trữ tại UBND xã : 18 2.2.2. Đặc điểm của tài liệu lưu trữ UBND xã 20 2.2.2.1. Tài liệu lưu trữ UBND xã chứa đựng những thông tin quá khứ 20 2.2.2.2. Tài liệu lưu trữ UBND xã có tính chính xác cao 20 2.2.2.3. Tài liệu lưu trữ UBND xã do Nhà nước thống nhất quản lý 20 2.2.3. Tình hình thực hiện các nội dung nghiệp vụ lưu trữ 21 2.3. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại UBND xã Yên Thọ 21 2.3.1. Chuẩn bị chỉnh lý 21 2.3.2. Thực hiện chỉnh lý 22 2.3.3. Lập hồ sơ cho tài liệu ở nhóm nhỏ cuối cùng. 22 2.3.4. Xác định giá trị tài liệu 22 2.3.5. Biên mục hồ sơ (đơn vị bảo quản) 22 2.3.6. Hệ thống hoá và đánh số lưu trữ cho hồ sơ (đơn vị bảo quản) 23 2.3.7. Đưa tài liệu vào cặp (hộp), xếp lên giá bảo quản. 23 Tiểu kết 24 Chương 3. MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND XÃ YÊN THỌ 25 3.1. Đánh giá thực trạng công tác lưu trữ tại Ủy ban nhân dân xã Yên Thọ. 25 3.1.1. Ưu điểm 25 3.1.2. Nhược điểm 25 3.2. Giải pháp 26 3.2.1. Nâng cao trình độ chuyên môn của Cán bộ Lưu trữ tại UBND xã Yên Thọ 26 3.2.2. Trang bị đầy đủ cơ sở vật chất, kỹ thuật phục vụ công tác lưu trữ 27 Tiểu kết 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO 30 PHỤ LỤC

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

Chương 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND XÃ YÊN THỌ 5

1.1 Những lý luận chung về công tác lưu trữ 5

1.1.1 Khái niệm về công tác lưu trữ 5

1.1.2 Vai trò, ý nghĩa của công tác lưu trữ 5

1.1.3 Nội dung của công tác lưu trữ 5

1.1.3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 6

1.1.3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ 7

1.1.3.3 Xác định giá trị tài liệu 8

1.1.3.4 Thống kê và kiểm tra tài liệu 10

1.1.3.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ 10

1.1.3.6 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 11

1.2 Khái quát về UBND xã Yên Thọ 12

1.2.1 Lịch sử hình thành UBND xã Yên Thọ 12

1.2.2 Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân xã Yên Thọ 13

1.2.2.1 Cơ cấu tổ chức: 13

1.2.2.2 Chức năng của UBND xã Yên Thọ 13

1.2.2.3 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Yên Thọ 13

Tiểu kết 17

Chương 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI UBND XÃ YÊN THỌ 18

2.1 Tổ chức lưu trữ tại UBND xã Yên Thọ 18

2.2 Tình hình tài liệu lưu trữ của UBND xã Yên Thọ 18

2.2.1 Loại hình tài liệu lưu trữ tại UBND xã : 18

2.2.2 Đặc điểm của tài liệu lưu trữ UBND xã 20

2.2.2.1 Tài liệu lưu trữ UBND xã chứa đựng những thông tin quá khứ 20

2.2.2.2 Tài liệu lưu trữ UBND xã có tính chính xác cao 20

2.2.2.3 Tài liệu lưu trữ UBND xã do Nhà nước thống nhất quản lý 20

2.2.3 Tình hình thực hiện các nội dung nghiệp vụ lưu trữ 21

2.3 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại UBND xã Yên Thọ 21

2.3.1 Chuẩn bị chỉnh lý 21

2.3.2 Thực hiện chỉnh lý 22

2.3.3 Lập hồ sơ cho tài liệu ở nhóm nhỏ cuối cùng 22

2.3.4 Xác định giá trị tài liệu 22

2.3.5 Biên mục hồ sơ (đơn vị bảo quản) 22

2.3.6 Hệ thống hoá và đánh số lưu trữ cho hồ sơ (đơn vị bảo quản) 23

2.3.7 Đưa tài liệu vào cặp (hộp), xếp lên giá bảo quản 23

Tiểu kết 24

Chương 3 MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND XÃ YÊN THỌ 25

3.1 Đánh giá thực trạng công tác lưu trữ tại Ủy ban nhân dân xã Yên Thọ 25

3.1.1 Ưu điểm 25

3.1.2 Nhược điểm 25

3.2 Giải pháp 26

3.2.1 Nâng cao trình độ chuyên môn của Cán bộ Lưu trữ tại UBND xã Yên Thọ 26

3.2.2 Trang bị đầy đủ cơ sở vật chất, kỹ thuật phục vụ công tác lưu trữ 27

Tiểu kết 29

TÀI LIỆU THAM KHẢO 30 PHỤ LỤC

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Cuộc cách mạng khoa học công nghệ với những thành tựu thần kỳ cùngvới xu thế toàn cầu hoá kinh tế đang tác động mạnh mẽ tới hoạt động chính trị,văn hoá, xã hội ở từng cơ sở, từng vùng miền của mỗi quốc gia Thông tin trongnền kinh tế hiện đại đã kịp thời đáp ứng để mỗi cơ sở, tổ chức hoạt động sángtạo nhằm đạt được chất lượng, hiệu quả cao trong quá trình CNH, HĐH đấtnước Như vậy một trong các vấn đề bức xúc mà từng loại hình cơ sở: Cơ quan,đơn vị, doanh nghiệp, xã, phường, các đơn vị lực lượng vũ trang phải giải quyết

là nâng cao chất lượng hoạt động văn phòng, công tác thông tin ở đơn vị mình.Việc củng cố hoàn thiện tổ chức và hoạt động văn phòng để trợ giúp đắc lực vềcông tác thông tin cho quản lý đang trở thành nhu cầu bức thiết của xã hội Nềnkinh tế Việt Nam đang phát triển từng bước hội nhập nền kinh tế tri thức, côngtác văn phòng đang là nhiệm vụ then chốt của các cơ quan, đơn vị để bảo đảm,cung cấp đầy đủ kịp thời thông tin có chất lượng cho quá trình quản lý Để cóthể thu nhận, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin tốt nhất trong điều kiện hiệnnay, các đơn vị cơ sở phải tăng cường đầu tư trang thiết bị công nghệ hiện đại,vừa phải thường xuyên bồi dưỡng kiến thức chuyên môn về nghiệp vụ vănphòng cho mỗi cán bộ nhân viên của văn phòng Một trong những nhiệm vụ cơbản và đặc biệt quan trọng của văn phòng đó là công tác Lưu trữ

Trong tất cả các công tác Hành chính Văn phòng thì Công tác Lưu trữ làmột công tác rất quan trọng và không thể thiếu của một cơ quan tổ chức nàonhất là đối với các cơ quan Hành chính Nhà nước Hoà vào xu thế công nghiệphóa - hiện đại hóa, cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện những năm gần đây nghiệp

vụ công tác Lưu trữ có những bước phát triển phong phú và đa dạng đáp ứngyêu cầu của nền cải cách hành chính Một trong những công việc của các cơquan hành chính nhà nước là công tác Hành chính văn phòng mà cụ thể hơn nữa

là công tác lưu trữ Đây là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những vănbản, giấy tờ có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, cánhân để làm bằng chứng và tra cứu thông tin quá khứ khi cần thiết Chính vì thế

mà công tác lưu trữ đặc biệt quan trọng.

- Công tác lưu trữ có vai trò quan trọng đối với việc xây dựng thể chếhành chính nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực của hệthống thể chế hành chính - Làm tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy công tácvăn thư và hành chính văn phòng đạt hiệu quả; nâng cao hiệu quả hoạt động củanền hành chính nhà nước, thúc đẩy nhanh quá trình thực hiện công cuộc cải cáchhành chính - Tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng trong việc bảo vệ pháp luật,bảo vệ thể chế nền hành chính nhà nước và quyền lợi chính đáng của công dân,góp phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa - Thực hiện tốt công tác lưu trữgóp phần thực hiện một nền hành chính phát triển, hiện đại-nền hành chínhhướng tới phục vụ nhân dân và ngày càng mở rộng quyền công dân - Tài liệulưu trữ có ý nghĩa quan trọng trong nghiên cứu khoa học quản lý, ngày càngnâng cao trình độ quản lý nhà nước - Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin

có liên quan đến cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và các bí mật Quốc gia Từ đó,

có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm chocác hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt Nhờ đó góp phầnnâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng côngcuộc cải cách hành chính hiện nay Thiết nghĩ mỗi cơ quan hành chính nhànước,cũng như các cơ quan, đơn vị nhỏ ở mỗi địa phương cần phải có một nhậnthức đúng đắn về vị trí và vai trò của công tác lưu trữ để có thể đưa ra nhữngbiện pháp phù hợp nhằm đưa công tác lưu trữ tại cơ quan, đơn vị mình đi vào nềnếp và góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý

Thực trạng công tác lưu trữ trong các cơ quan Hành chính Nhà nước nóichung và tại UBND địa phương nói riêng hiện nay đang còn nhiều bất cập, cần

có những phương hướng giải pháp đưa ra để nâng cao hiệu quả chất lượng côngtác lưu trữ Chính vì lý do trên, tôi quyết định chọn đề tài “Nâng cao hiệu quảcông tác Lưu trữ tại UBND xã Yên Thọ” làm đề tài nghiên cứu khoa học

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

Đối tượng nghiên cứu: Nâng cao hiệu quả công tác Lưu trữ tại UBND xãYên Thọ

Phạm vi nghiên cứu: Tại UBND xã Yên Thọ.

3 Mục đích nghiên cứu

Trình bày, đánh giá thực trạng và tình hình công tác lưu trữ tại UBND xãYên Thọ, đồng thời đưa ra những giải pháp giúp công tác lưu trữ được hiệu quảhơn

- Xác định ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác lưu trữ

- Khảo sát tình hình thực trạng

- Điều tra công tác lưu trữ

- Đưa ra những giải pháp nhằm giúp công tác lưu trữ được hiệu quả hơn

4 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Vấn đề, đề tài nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ luôn là vấn đề, đề tàiđược nhiều tác giả quan tâm Ở nhiều địa phương còn tổ chức các buổi Hội thảonghiên cứu khoa học về nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ

Tại UBND xã Yên Thọ chưa có công trình nghiên cứu nào chuyên biệtnghiên cứu một cách có hệ thống về nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ Do đó,đây là một đề tài mới mẻ, là công trình nghiên cứu đầu về vấn đề này

5 Phương pháp nghiên cứu

Để hoàn thành đề tài này tôi đã sử dụng một số phương pháp như:

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: kế thừa những thông tin, tài liệu đã có

- Phương pháp phân tích và tổng hợp: là phương pháp được tôi sử dụngtrong suốt quá trình làm đề tài

- Phương pháp điều tra khảo sát, phỏng vấn trực tiếp các cán bộ làm việctại UBND xã Yên Thọ

6 Đóng góp của đề tài

Qua quá trình tìm hiểu, tôi đã giới thiệu một cách hệ thống ,khoa học vềcông tác Lưu trữ tại UBND xã Yên Thọ Đồng thời, giới thiệu vài nét về sự hìnhthành và phát triển của UBND xã Yên Thọ

Nêu ra những mặt mạnh mặt yếu trong công tác Lưu trữ tại UBND xã YênThọ

Đề tài là nguồn tham khảo cho học sinh, sinh viên ngành Văn phòng, thư

kí, lưu trữ và các ngành khác.

7 Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục đề tàigồm cac chương và mục sau:

Chương 1

LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ

UBND XÃ YÊN THỌ 1.1 Những lý luận chung về công tác lưu trữ

1.1.1 Khái niệm về công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất

cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa

học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ côngtác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân

1.1.2 Vai trò, ý nghĩa của công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và

tổ chức sử dụng tài liệu Nhà nước ta luôn coi công tác này là một ngành hoạtđộng không thể thiếu trong bộ máy quản lý nhà nước Ngày nay, đứng trướcnhững yêu cầu mới của nền kinh tế, công tác lưu trữ có vai trò quan trọng ở hầuhết các cơ quan, đơn vị góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, độ tin cậy của

hệ thống thể chế hành chính nhà nước

- Làm cơ sở thông tin phục vụ cho việc hoạch định và ra quyết định ở mọicấp trong công ty

- Làm chứng liệu cho các quyết định và hoạt động đã thực hiện

- Góp phần tối ưu hiệu suất hoạt động của văn phòng (bằng các số liệucập nhật, các báo cáo diễn biến mới nhất )

- Chia sẻ thông tin trong nội bộ và với các mối quan hệ liên kết, đối tác

- Cung cấp số liệu thống kê cho cơ quan quản lý

- Làm nguồn tham khảo cho các chương trình nghiên cứu, phát triển

- Đáp ứng yêu cầu về lưu trữ theo quy định của pháp luật

1.1.3 Nội dung của công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ bao gồm 3 tính chất:

- Tính khoa học:

Tính chất khoa học của công tác lưu trữ được thể hiện nổi bật qua việcnghiên cứu tìm ra các quy luật hoạt động xã hội được phản ánh và tài liệu lưu

trữ để thực hiện các nội dung chuyên môn của công tác lưu trữ như phân loại,xác định giá trị, bổ sung và thu thập tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu tài liệukhoa học, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ…

Khoa học lưu trữ phải nghiên cứu khoa học của các ngành khác để ápdụng hữu hiệu vào các khâu nghiệp vụ lưu trữ

-Tính cơ mật:

Về lý thuyết, tài liệu lưu trữ chủ yếu có giá trị lịch sử Tài liệu này phảiđược sử dụng rộng rãi, phục vụ nghiên cứu lịch sử, giúp cho mọi hoạt động xãhội Tuy nhiên, một số tài liệu lưu trữ vẫn còn chứa đựng nhiều nội dung thuộc

về bí mật quốc gia, do đó kẻ thù tìm mọi thủ đoạn, âm mưu để đánh cắp các bímật quốc gia trong tài liệu lưu trữ.Vì vậy cần phải chấp hành nghiêm chỉnh cácquy chế bảo mật tài liệu lưu trữ của Đảng và Nhà nước

- Tính chất xã hội:

Tài liệu lưu trữ ngoài việc phục vụ việc nghiên cứu lịch sử còn phục vụcho các nhu cầu khác của đời sống xã hội như: hoạt động chính trị, hoạt độngquản lý nhà nước, hoạt động ngoại giao, hoạt động truy bắt tội phạm và nhiềuhoạt động khác trong xã hội Công tác lưu trữ cần nghiên cứu ra những hìnhthức phục vụ công tác khai thác và sử dụng tài liệu để đáp ứng được những nhucầu đó của xã hội

1.1.3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ.

Công tác thu thập:

Thu thập tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việcxác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Phông lưu trữ cơquan và Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vàocác kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định

Theo quy định của pháp luật hiện hành về công tác lưu trữ, thu thập tàiliệu được tiến hành ở hai giai đoạn của tài liệu:

Giai đoạn 1: Xác định nguồn và thành phần tài liệu cần thu thập vào lưutrữ cơ quan từ văn thư cơ quan và từ các phòng, ban, đơn vị trực thuộc cơ quan

Giai đoạn 2: Xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Quốcgia Việt Nam và thực hiện các biện pháp tiến hành thu thập về các Trung tâmlưu trữ quốc gia.

Bổ sung tài liệu lưu trữ:

Bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp liên quan đến việcxác định những tài liệu cần bổ sung hàng năm và những tài liệu còn thiếu để tiếnhành tìm kiếm và bổ sung nhằm hoàn thiện phông lưu trữ cơ quan và Phông Lưutrữ Quốc gia Việt Nam theo những quy định hiện hành của Nhà nước

Giai đoạn 1: Dựa vào nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện phải nộplưu vào phông lưu trữ cơ quan hoặc phông lưu trữ quốc gia qua quá trình thuthập để xem xét về mức độ hoàn thiện của phông lưu trữ Trên cơ sở đó, cán bộlưu trữ có thể đề xuất các biện pháp bổ sung thêm nguồn và thành phần tài liệucần nộp lưu

Giai đoạn 2: Sau khi xem xét mức độ hoàn chỉnh của phông cũng như củacác hồ sơ thuộc phông, cán bộ lưu trữ cần tiến hành tìm kiếm, sưu tầm những tàiliệu còn thiếu

Thu thập, bổ sung tài liệu đều nhằm mục đích hoàn chỉnh Phông Lưu trữQuốc gia Việt Nam cần được thực hiện một cách nghiêm chỉnh theo quy địnhcủa nhà nước

Để thực hiện nghiệp vụ bổ sung tài liệu, phải đảm bảo yêu cầu:

- Bổ sung tài liệu phải tiến hành thường xuyên, có tính thiết thực kịp thời,đặc biệt là khả năng sử dụng kịp tời trong thực tế

- Khi bổ sung tài liệu cần chú ý đến khả năng sử dụng chúng trong phạm

vi rộng, trong điều kiện áp dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại

1.1.3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ.

Chính lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoahọc, tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; xác định giátrị tài liệu; hệ thống hoá các hồ sơ tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối vớiphông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý

Nội dung:

Đây là nội dung quan trọng được tiến hành sau khi hoàn tất các bướcchuẩn bị chỉnh lý Thực hiện chỉnh lý gồm những bước cơ bản sau:

Bước 1: Phân loại tài liệu

Bước 2: Khôi phục hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ

Bước 3: Biên mục phiếu tin

Bước 4: Hệ thống hóa hồ sơ

Bước 5: Biên mục hồ sơ

Bước 6: Vệ sinh tài liệu

Bước 7: Thống kê, kiểm tra tài liệu và làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giátrị

Bước 8: Đánh số chính thức; vào bìa, hộp, cặp; viết, dán nhãn hộp và sắpxếp tài liệu lên giá, tủ

Bước 9: Xây dựng công cụ quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu

Bước 10: Kiểm tra và tổng kết công tác chỉnh lý

1.1.3.3 Xác định giá trị tài liệu.

Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, phương

pháp và tiêu chuẩn nhất định để nghiên cứu và quy định thời hạn bảo quản chotừng loại tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan theo giá trị củachúng về các mặt như: chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học và các giá trị khác,

từ đó lựa chọn để bổ sung những tài liệu có giá trị cho phông tài liệu quốc gia

Việt Nam

Nguyên tắc chính trị:

Bản chất của nguyên tắc này được thể hiện ở chỗ việc tổ chức và lựachọn, bảo quản các tài liệu trước hết phải xuất phát từ lợi ích của giai cấp và giátrị của tài liệu là giá trị phục vụ cho giai cấp lãnh đạo (cầm quyền), song khôngnên nhìn nhận giá trị tài liệu một cách cứng nhắc và máy móc

Nguyên tắc chính trị được coi là nguyên tắc xuyên suốt trong toàn bộ quátrình nghiên cứu xác định giá trị đối với các loại tài liệu, vì nguyên tắc này chiphối và tác động trực tiếp đến quá trình nhận thức của con người (nó không mâuthuẫn với tính khách quan của khoa học nói chung)

Nguyên tắc lịch sử:

Trong nhận thức khoa học nói chung, nguyên tắc lịch sử đòi hỏi khi xemxét mọi hoạt động, mọi quá trình của đời sống hiện thực cần đặt chúng trongmối liên hệ lịch sử và trong sự phát triển của chúng Quan điểm lịch sử khôngcho phép chúng ta hiện đại hoá các tài liệu trong khi đánh giá giá trị của chúng

và nhất thiết phải đặt chúng trong bối cảnh lịch sử mà chúng xuất hiện để xácđịnh giá trị của chúng cho thích hợp nhất

Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp:

Tài liệu lưu trữ không chỉ là một sản phẩm lịch sử của một giai cấp, màchúng còn là sản phẩm tổng hợp của nhiều mối quan hệ vốn có trong hiện thực.Mỗi tài liệu được sản sinh ra không chỉ được sử dụng trong một lĩnh vực duynhất hoặc cho một mục đích duy nhất và không chỉ mang một chức năng duynhất Từ đó giá trị của tài liệu phải được xem xét dưới nhiều góc độ theo nhiềumối quan hệ khác nhau (hay nói cách khác là phải toàn diện và tổng hợp)

Tiêu chuẩn:

Từ những nguyên tắc các các phương pháp phân tích ở trên trongXĐGTTL mang tính định hướng thì chúng ta còn nghiên cứu xây dựng nên cáctiêu chuẩn được sử dụng như những thước đo cụ thể để XĐGT cho tài liệu Tiêuchuẩn chính là thước đo để đánh giá (đo lường) một đối tượng nào đó

- Tiêu chuẩn về ý nghĩa nội dung của tài liệu

-Tiêu chuẩn về sự lặp lại thông tin trong tài liệu

-Tiêu chuẩn về hiệu lực pháp lý của tài liệu

-Tiêu chuẩn tình trạng vật lý của tài liệu

-Tiêu chuẩn về ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và đặc điểm bề ngoài của tàiliệu

- Tiêu chuẩn về mức độ hoàn chỉnh và khối lượng của phông

- Tiêu chuẩn về Tác giả tài liệu

- Tiêu chuẩn về thời gian và địa điểm hình thành tài liệu

- Tiêu chuẩn ý nghĩa của cơ quan hình thành phông tài liệu

1.1.3.4 Thống kê và kiểm tra tài liệu.

Thống kê tài liệu lưu trữ là xác định thành phần, số lượng tài liệu theo cácđơn vị thống kê đã quy định và được thể hiện trên các loại sổ sách thống kê

Thống kê tài liệu lưu trữ để nắm được số lượng tài liệu hiện có, thànhphần và chất lượng tài liệu, cố định việc tổ chức sắp xếp tài liệu trong kho lưutrữ theo các phương án phân loại, phương án hệ thống hóa tài liệu và bảo đảmkhả năng tra tìm tài liệu nhanh chóng, thuận lợi

Nội dung:

Cũng giống như các lĩnh vực khoa học khác, thống kê và kiểm tra tài liệulưu trữ đòi hỏi cụ thể và chính xác

Đối tượng thống kê

-Thống kê tài liệu lưu trữ

- Thống kê các công cụ tra cứu khoa học

- Thống kê các phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ

- Thống kê đội ngũ cán bộ lưu trữ

Đơn vị thống kê:

- Phông lưu trữ: Kho có nhiều phông

- Hồ sơ, đơn vị bảo quản: Tài liệu đã được chỉnh lý, lập hồ sơ

- Cặp, bó, mét đối với tài liệu đang rời lẻ, lộn xộn

- Từng văn bản: đối với tài liệu có giá trị, đặc biệt, quý, hiếm

Phương pháp thống kê

- Sổ nhập tài liệu lưu trữ

- Sổ thống kê phông lưu trữ

- Mục lục hồ sơ

- Sổ đăng ký mục lục hồ sơ

- Sổ xuất tài liệu lưu trữ

- Báo cáo thống kê tổng hợp

1.1.3.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ.

Bảo quản tài liệu lưu trữ là quá trình áp dụng các biện pháp khoa học kỹthuật nhằm bảo đảm an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ (tài liệu lưu

trữ dưới đây gọi tắt là tài liệu).

Nội dung:

Bảo quản tài liệu bao gồm các lĩnh vực:

- Kho bảo quản

- Trang thiết bị bảo quản

- Tổ chức tài liệu trong kho

- Thực hiện các biện pháp, kỹ thuật bảo quản

1.1.3.6 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.

Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ quantrọng, mang tính chất chiến lược của mọi cơ quan lưu trữ

Nội dung:

Thực hiện Điều 21 Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia đã quy định là “Tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử được khai thác, sử dụng rộng rãi cho yêu cầu nghiên cứu của toàn xã hội”; thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02.3.2007 của

Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưutrữ, trên cơ sở nguồn tài liệu hiện đang được bảo quản tại Trung tâm, đáp ứngmục đích và nhu cầu khai thác của mọi đối tượng, công tác tổ chức khai thác tàiliệu lưu trữ tại Trung tâm cho đến nay đã được triển khai với nhiều hình thứcnhư:

- Phục vụ sử dụng tài liệu tại phòng đọc;

- Công bố giới thiệu tài liệu trên các phương tiện thông tin đại chúng;

- Biên soạn và xuất bản sách;

- Tổ chức triển lãm, trưng bày tài liệu;

- Thông báo nội dung tài liệu lưu trữ;

- Cung cấp bản sao và chứng thực lưu trữ;

- Làm phim tuyên truyền giới thiệu về công tác lưu trữ và tài liệu lưutrữ…

1.2 Khái quát về UBND xã Yên Thọ

Yên Thọ là một xã thuộc huyện Ý Yên, Nam Định Là xã thuộc vùngđồng chiêm trũng Xã có diện tích tự nhiên là 538,2 ha, trong đó diện tích đấtnông nghiệp là 427,82 ha, toàn xã có 5192 nhân khẩu

Xã nằm về phía Tây bắc huyện Ý Yên, địa giới hành chính với các xã YênThành, Yên Nghĩa, Yên Phương của huyện Ý Yên và các xã Thanh Hải, ThanhNguyên của huyện Thanh Liêm (Hà Nam) Phía Tây nam xã giáp dòng sôngĐáy, bên kia sông là đất Ninh Bình

Xã được phân thành các thôn (làng) như: Bình Hạ, Bình Thượng, BìnhThọ, Bình Lương, Đông Hưng, Doanh Trại và Thanh Bình (Kinh Thanh)

1.2.1 Lịch sử hình thành UBND xã Yên Thọ

(phụ lục 1) – Hình ảnh giới thiệu Ủy ban Nhân dân xã Yên Thọ

Vượt qua bao khó khăn, gian khổ, mất mát, hy sinh, với tất cả tinh thần,nghị lực và nhiệt tình cách mạng Đảng bộ và nhân dân Ý Yên nói chung và YênThọ nói riêng đã lập nhiều thành tích trong chiến đấu và xây dựng, góp phầnxứng đáng vào thắng lợi chung của dân tộc Với tinh thần giàu truyền thốngcách mạng, cũng như bao miền quê khác của miền Bắc, sau khi đất nước ta hoàntoàn độc lập, nhân dân Yên Thọ nhanh chóng ổn định tình hình chính trị xã hội,củng cố chính quyền và các đoàn thể quần chúng Ủy ban nhân dân xã Yên Thọđược hình thành dưới sự lãnh đạo của Đảng bộ Yên Thọ Với những thành tíchxuất sắc đó cho đến nay xã cùng một số xã khác trong huyện đã được Nhà nướcphong tặng danh hiệu Anh hùng lực lượng vũ trang thời kỳ kháng chiến chốngPháp Vinh dự cao quý này là nguồn cổ vũ, tiếp thêm sức mạnh để Đảng bộ vànhân dân Ý Yên không ngừng phấn đấu vươn lên, xây dựng thành công chủnghĩa xã hội trên quê hương Yên Thọ yêu dấu

1.2.2 Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân xã Yên Thọ

1.2.2.1 Cơ cấu tổ chức:

(phụ lục 02) - Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND xã Yên Thọ

1.2.2.2 Chức năng của UBND xã Yên Thọ

Ủy ban nhân dân xã Yên Thọ do Hội đồng nhân dân xã bầu, là cơ quanchấp hành của hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương,chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, các văn bản của cơ quan nhà nướccấp trên và nghị quyết của hội đồng nhân dân cùng cấp

Ủy ban nhân dân là cơ quan chấp hành của cơ quan quyền lực nhà nước ởđịa phương

Với tư cách là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, Ủy ban nhândân xã là cơ quan thực hiện chức năng quản lí hành chính nhà nước, chấp hànhnghị quyết của hội đồng nhân dân cùng cấp cũng như các văn bản của cơ quannhà nước cấp trên

Ủy ban nhân dân chỉ có một chức năng duy nhất là quản lí nhà nước, vìquản lí nhà nước là hoạt động chủ yếu, bao trùm lên toàn bộ hoạt động của ủyban nhân dân Trên cơ sở đảm bảo tính thống nhất của pháp luật, Ủy ban nhândân có quyền ban hành các cơ chế, chính sách phù hợp với thực tế của địaphương mình, tạo điều kiện thuận lợi khuyến khích các thành phần kinh tế pháttriển và thu hút đầu tư nước ngoài

1.2.2.3 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Yên Thọ

- Trong lĩnh vực kinh tế:

Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồngnhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân huyện phê duyệt; tổchức thực hiện kế hoạch đó

Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngânsách địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; dự toánđiều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toánngân sách địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo

Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;

Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ cácnhu cầu công ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình công cộng,đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quyđịnh của pháp luật;

Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng cáccông trình kết cấu hạ tầng của xã trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện

- Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và tiểu thủcông nghiệp:

Tổ chức việc xây dựng các chương trình, kế hoạch, đề án khuyến khíchphát triển, công trình thuỷ lợi nhỏ; thực hiện việc tu bổ, bảo vệ đê điều, bảo vệrừng; phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt; ngăn chặn kịp thờinhững hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều tại địa phương;

Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theo quyđịnh của pháp luật;

Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề truyềnthống ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công nghệ để pháttriển các ngành, nghề mới

- Trong lĩnh lực xây dựng, giao thông vận tải:

Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã theophân cấp

Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm dân

cư nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật vềxây dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định;

Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giaothông và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của phápluật;

Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giaothông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật

- Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá và thể dục thể thao:

Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phối hợpvới trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi; tổ chức thực hiện cáclớp bổ túc văn hoá, thực hiện xoá mù chữ cho những người trong độ tuổi;

Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫugiáo, trường mầm non ở địa phương; phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp trênquản lý trường tiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn;

Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hoá giađình được giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống các dịch bệnh;

Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá, thể dục thể thao

Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ cácgia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nươngtựa; tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chính sách ở địaphương theo quy định của pháp luật;

Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; quy hoạch, quản lý nghĩa địa ởđịa phương

- Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi hànhpháp luật ở địa phương:

Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xây dựnglàng xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương;

Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng

ký, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấnluyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương;

Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xâydựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh

Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại củangười nước ngoài ở địa phương

- Trong việc thi hành pháp luật:

Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm phápluật và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật

Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân