Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1, Lý do chọn đề tài: 1 2, Đối tượng và phạm vi nghiên cứu. 2 3,Giả thuyết nghiên cứu: 2 4, Mục tiêu nghiên cứu: 2 5, Lịch sử nghiên cứu. 2 6, Phương pháp nghiên cứu: 4 7, Mục đích nghiên cứu: 4 8, Cấu trúc của đề tài 4 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ HUYỆN SÓC SƠN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ 5 1.1. Cơ sở lý luận về công tác lưu trữ. 5 1.1.1. Khái niệm công tác lưu trữ và giá trị tài liệu lưu trữ. 5 1.1.2. Vị trí, ý nghĩa của công tác lưu trữ 6 1.1.3. Nội dung của công tác lưu trữ 7 1.2 Khái quát về huyện Sóc Sơn 10 1.2.1. Quá trình hình thành và phát triển huyện Sóc Sơn 10 1.2.2. Chức năng. Nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của huyện Sóc Sơn 11 1.2.3 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Sóc Sơn 11 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN SÓC SƠN 13 2.1 : Tổ chức quản lí công tác lưu trữ 13 2.1.1: Tổ chức bộ phận quản lí công tác lưu trữ 13 2.1.2: Bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ 14 2.1.3 : Tổ chức kho tàng, trang thiết bị cho công tác lưu trữ 14 2.1.4:Ban hành quy chế về công tác lưu trữ 15 2.1.5:Công tác kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ 15 2.2 Nghiệp vụ lưu trữ tại Huyện Sóc Sơn 16 2.2.1 Thu thập vào bổ sung tài liệu vào lưu trữ UBND Huyện Sóc Sơn Quản lý công văn đi 16 2.2.2 Phân loại tài liệu 17 2.2.3 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ 18 2.2.4 Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ: 18 2.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ 19 2.2.6 Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ. 19 2.2.7 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ 20 2.3. Đánh giá về công tác lưu trữ tại UBND Huyện Sóc Sơn 20 2.3.1. Ưu điểm 20 2.3.2. Hạn chế 21 Chương 3. CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN SÓC SƠN 23 3.1: Chú trọng việc xây dựng kế hoạch chỉ đạo thực hiện công tác lưu trữ. 23 3.2: Nâng cao chất lượng đội ngũ viên chức trong công tác lưu trữ 23 3.3: Tăng cường trang thiết bị, cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ: 23 3.4: Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ. 24 3.5: Chú trọng công tác kiểm tra giám sát công tác lưu trữ 24 KẾT LUẬN 26 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 27 PHỤ LỤC 28
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu khoa học độc lập riêng Các số liệu sử dụng phân tích luận án có nguồn gốc rõ ràng, công bố theo quy định Các kết nghiên cứu luận án tự tìm hiểu, phân tích cách trung thực, khách quan phù hợp với thực tiễn Việt Nam Các kết chưa công bố nghiên cứu khác LỜI CẢM ƠN Trên thực tế thành công mà không gắn liền với hỗ trợ, giúp đỡ dù hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp người khác Trong suốt thời gian từ bắt đầu học tập giảng đường đại học đến nay,tôi nhận nhiều quan tâm, giúp đỡ quý Thầy Cô Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, xin gửi đến cô LÊ THỊ HIỀN với tri thức tâm huyết để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho suốt thời gian học tập trường Và đặc biệt, học kỳ này, Khoa tổ chức cho tiếp cận với môn học mà theo hữu ích sinh viên tất sinh viên thuộc chuyên ngành Lưu Trữ Học khác Đó môn học Phương Pháp Luận Nghiên Cứu Tôi xin chân thành cảm ơn TSKH LÊ THỊ HIỀN tận tâm hướng dẫn qua buổi học lớp buổi nói chuyện, thảo luận lĩnh vực sáng tạo nghiên cứu khoa học Nếu lời hướng dẫn, dạy bảo cô nghĩ thu hoạch khó hoàn thiện Một lần xin chân thành cảm ơn cô Bài thu hoạch thực khoảng thời gian gần tuần Bước đầu vào thực tế, tìm hiểu lĩnh vực sáng tạo nghiên cứu khoa học,kiến thức hạn chế nhiều bỡ ngỡ Do vậy, không tránh khỏi thiếu sót điều chắn, mong nhận ý kiến đóng góp quý báu Cô để kiến thức lĩnh vực hoàn thiện DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt UBND CNVC TSKH VHXH TBXH XHCN Tên cụm từ viết tắt Ủy ban nhân dân Công nhân viên chức Tiến sĩ khoa học Văn hóa xã hội Thương binh xã hội Xã hội chủ nghĩa MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU .1 1, Lý chọn đề tài: 2, Đối tượng phạm vi nghiên cứu 3,Giả thuyết nghiên cứu: .2 4, Mục tiêu nghiên cứu: 5, Lịch sử nghiên cứu 6, Phương pháp nghiên cứu: 7, Mục đích nghiên cứu: 8, Cấu trúc đề tài .4 CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ HUYỆN SÓC SƠN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ 1.1 Cơ sở lý luận công tác lưu trữ .5 1.1.1 Khái niệm công tác lưu trữ giá trị tài liệu lưu trữ .5 1.1.2 Vị trí, ý nghĩa công tác lưu trữ .6 1.1.3 Nội dung công tác lưu trữ 1.2 Khái quát huyện Sóc Sơn 10 1.2.1 Quá trình hình thành phát triển huyện Sóc Sơn 10 1.2.2 Chức Nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm huyện Sóc Sơn .11 1.2.3 Cơ cấu tổ chức UBND huyện Sóc Sơn 11 Chương .13 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN SÓC SƠN 13 2.1 : Tổ chức quản lí công tác lưu trữ 13 2.1.1: Tổ chức phận quản lí công tác lưu trữ 13 2.1.2: Bố trí cán làm công tác lưu trữ .14 2.1.3 : Tổ chức kho tàng, trang thiết bị cho công tác lưu trữ .14 2.1.4:Ban hành quy chế công tác lưu trữ 15 2.1.5:Công tác kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ .15 2.2 Nghiệp vụ lưu trữ Huyện Sóc Sơn 16 2.2.1 Thu thập vào bổ sung tài liệu vào lưu trữ UBND Huyện Sóc Sơn Quản lý công văn 16 2.2.2 Phân loại tài liệu 17 2.2.3 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ 18 2.2.4 Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ: 18 2.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ .19 2.2.6 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 19 2.2.7 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ 20 2.3 Đánh giá công tác lưu trữ UBND Huyện Sóc Sơn 20 2.3.1 Ưu điểm .20 2.3.2 Hạn chế 21 Chương 23 CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN SÓC SƠN 23 3.1: Chú trọng việc xây dựng kế hoạch đạo thực công tác lưu trữ 23 3.2: Nâng cao chất lượng đội ngũ viên chức công tác lưu trữ 23 3.3: Tăng cường trang thiết bị, sở vật chất cho công tác lưu trữ: 23 3.4: Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ 24 3.5: Chú trọng công tác kiểm tra giám sát công tác lưu trữ 24 KẾT LUẬN .27 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .28 PHỤ LỤC 29 MỞ ĐẦU 1, Lý chọn đề tài: Trong thời kì công nghiệp hóa, đại hóa, hội nhập quốc tế thông tin đóng vai trò quan trọng cho phát triển người xã hội Thế giới vận động phát triển không ngừng Nhu cầu ghi lại lịch sử, hiểu biết thêm khám phá tương lai tồn xã hội Tài liệu nguồn thông tin thiếu nhằm phục vụ hoạt động xã hội người Thông tin tiếp nhận, truyền phương tiện khác Nhưng văn bản, giấy tờ thông dụng Công tác lưu trữ huyện Sóc Sơn sử dụng để làm công tác cất trữ, giữ gìn, bảo quản văn đến văn Văn công cụ quản lý nhà nước phổ biến quan, cấp ban ngành Là phương tiện để cấp, ngành thuộc lĩnh vực trao đổi thông tin, phục vụ hoạt động quan Công tác lưu trữ đảm bảo công tác giải văn cách hợp lý triệt để Mỗi quan điều hành thông suốt việc tổ chức hành quản lý Tại Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn nhiều giải pháp phương hướng nâng cao hiệu chất lượng công tác Văn Thư - Lưu Trữ đề xuất không mang lại hiệu cao, nhiều bất cập công tác Trình độ chuyên môn nghiệp vụ nhân viên chưa đáp ứng nhu cầu công tác Dẫn đến nhiều giải pháp hạn chế Nhận thấy tầm quan trọng công tác Lưu Trữ quản lý nhà nước, đặc biệt trình đổi đất nước vấn đề đảng nhà nước quan tâm Ngày 18 tháng 12 năm 1971 Bộ Trưởng Phủ Thủ Tướng ban hành định số 109/TB ciệc thành lập Trường Trung Cấp Văn Thư Lưu Trữ (nay trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội) Với nhiệm vụ đào tạo, bồi dưỡng huấn luyện cán chuyên nghiệp lĩnh vực văn thư, lưu trữ Hàng năm trường đào tạo hàng trăm cán có nghiệp vụ Văn Thư – Lưu Trữ làm việc nhiều lĩnh vực phục vụ nhu cầu ngày cao xã hội Là sinh viên khoa Văn Thư - Lưu Trữ việc nghiên cứu công tác lưu trữ huyện Sóc Sơn tạo điều kiện cho việc học tập nghiên cứu sau Để nhận thấy ưu điểm, nhược điểm tồn công tác Lưu trữ nói chung huyện Sóc Sơn nói riêng nhằm nâng cao hiệu quả, xóa giảm bất cập, cải thiện hoàn toàn phục vụ nhân dân tốt Với lí Đàm Ngọc Nam ĐH Lưu Trữ Học 14B chọn đề tài nghiên cứu: Nâng cao hiệu công tác lưu trữ UBND huyện Sóc Sơn 2, Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu Công tác lưu trữ UBND huyện Sóc Sơn Phạm vi nghiên cứu: Thời gian: 2014 – 2015 Không gian nghiên cứu: Khảo sát công tác lưu trữ UBND huyện Sóc Sơn Phạm vi nội dung: Công tác lưu trữ gồm: +) Thu giữ hồ sơ, văn bản, tài liệu +) Quản lý, xếp hồ sơ, văn bản, tài liệu 3,Giả thuyết nghiên cứu: Nếu giả thuyết lưu trữ thực cách khoa học UBND huyện Sóc Sơn thành công 4, Mục tiêu nghiên cứu: - Tìm hiểu sở lý luận sở thực tiễn công tác lưu trữ - Tìm hiểu thực trạng công tác lưu trữ huyện Sóc Sơn thời gian qua, phân tích nguyên nhân ưu điểm hạn chế công tác - Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động công tác lưu trữ huyện Sóc Sơn 5, Lịch sử nghiên cứu Công tác lưu trữ đời đòi hỏi khách quan việc quản lý, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội Vì vậy, công tác lưu trữ tổ chức tất quốc gia giới hoạt động nhà nước trọng.Cũng mà đề tài thu hút nhiều quan tâm nhà khoa học, nhà quản lý Đã có nhiều đề tài, công trình nghiên cứu khoa học liên quan đề cập đến vấn đề công tác lưu trữ Một số công trình công tác lưu trữ tiêu biểu như:PGS Vương Đình Quyền có cuốn: “Văn quản lý nhà nước côngtác công văn, giấy tờ thời phong kiến Việt Nam” nhà xuất Chínhtrị Quốc Gia Hà Nội ấn hành năm 2002 Tài liệu coi công trình lớn nhất, toàn diện nghiên cứu công tác lưu trữ thời phong kiến Thể rõ bước tiến văn minh, đại công tác lưu trữ Việt Nam “ Nghiên cứu đổi Công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Quốc Gia” TS Nguyễn Cảnh Đương – năm 2001 Tài liệu làm rõ đổi công tác tổ chức sử dụng tài liệu trung tâm lưu trữ quốc gia Đề xuất thủ tục khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phòng đọc trung tâm quốc gia Định hướng hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu theo hướng tự động hóa “ Hỏi đáp luật lưu trữ” (Tài liệu tham khảo phục vụ Hội thi tìm hiểu luật lưu trữ 2013) – Chi cục VTLT Sở Nội Vụ thành phố Hồ Chí Minh Tài liệu biên soạn nhằm đáp ứng nhu cầu tìm hiểu, giải đáp thắc mắc liên quan đến luật lưu trữ Công văn số 46/VTLTNN – NVTW ngày 21 tháng 01 năm 2014 Cục Văn Thư Lưu Trữ nhà nước hướng dẫn phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2015 quan tổ chức trung ương “ Nghiên cứu xác định tiêu chuẩn tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ nhà nước đăng kí bảo hộ” – Ths Phạm Thị Bích Khải năm 2015 –2018 Đề xuất tiêu chuẩn danh mục nguồn, thành phần tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ nhà nước kí bảo hộ “ Nghiên cứu sở khoa học bảo vệ tài liệu mộc bản” – Ths Nguyễn Thị Hà năm 2008 – 2010 Phân tích sở khoa học ảnh hưởng yếu tố nhiệt độ, độ ẩm tới trình bảo quản tài liệu, đề xuất giải pháp để bảo vệ tài liệu Thông tư LT số 01/2014/TTLT – BNV – BXD ngày 21 tháng năm 2014 Bộ Nội Vụ Bộ Xây Dựng hướng dẫn thành phần tài liệu dự án, công trình xây dựng nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử Công văn 254/VTLTNN – NVTW cục Văn thư – Lưu trữ nhà nước báo cáo năm thi hành luật lưu trữ Huyện Sóc Sơn - Hà Nội huyện đầu công tác lưu trữ Hà Nội Công tác lưu trữ ngày phát triển theo hướng đại mang lại hiệu tích cực Thông qua báo cáo phận quản lý công tác có nhìn tổng quát hơn, toàn diện hơn, cụ thể công tác lưu trữ huyện Sóc Sơn Những tài liệu gợi ý quý báu có giá trị tham khảo, kế thừa giúp tiến hành nghiên cứu đề tài: “ Nâng cao hiệu công tác lưu trữ UBND huyện Sóc Sơn - Hà Nội” 6, Phương pháp nghiên cứu: Để thực nghiên cứu thực phương pháp sau: Khảo sát thực tế, vấn trự tiếp câu hỏi, nghiên cứu tài liệu công tác lưu trữ 7, Mục đích nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu nhằm làm rõ lý luận khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ hành, thực trạng khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ huyện Sóc Sơn Từ đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ huyện Sóc Sơn Sử dụng phương pháp nghiên cứu bản: phương pháp phân tích, điều tra xã hội học, vấn, quan sát, phương pháp thống kê toán học…phương pháp vật biện chứng, chủ nghĩa Mác Lê nin.Trở thành tư liệu tham khảo nghiên cứu ngành khoa học khác 8, Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu kết luận, danh mục chữ viết tắt, danh mục tài liệu tham khảo đề tài chia làm chương: - CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ HUYỆN SÓC SƠN - CHƯƠNG :THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI HUYỆN SÓC SƠN - CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN SÓC SƠN CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ HUYỆN SÓC SƠN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ 1.1 Cơ sở lý luận công tác lưu trữ 1.1.1 Khái niệm công tác lưu trữ giá trị tài liệu lưu trữ Khái niệm công tác lưu trữ: Công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động bao gồm tất vấn đề lý luận, thực tiễn pháp chế liên quan tới tổ chức khoa học, bảo quản tổ chức khai thác sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý,công tác nghiên cứu khoa học, lịch sử nhu cầu đáng khác quan, tổ chức, cá nhân Khái niệm tài liệu lưu trữ: Tài liệu tài liệu có giá trị lựa chọn từ toàn khối tài liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức cá nhân bảo quản kho lưu trữ thác phục vụ cho mục đích trị,văn hóa, khoa học, lịch sử … toàn xã hội Giá trị tài liệu lưu trữ: Giá trị thực tiễn Giá trị thực tiễn tài liệu lưu trữ giá trị nội dung thong tin chứa đựng tài liệu Những thông tin phục vụ đắc lực cho hoạt động quản lý quan Giá trị thực tiễn tài liệu khôn giới hạn phạm vi thông tin công việc giải mà giá trị thực tiễn tài liệu thể việc sử dụng thông tin để kiểm tra, xtôi xét hoạt động nhà trường Như vậy, nói giá trị thực tiễn tài liệu giá trị hành tài liệu.Tài liệu lưu trữ huyện địa bàn thành phố có ý nghĩa to lớn, chứa đựng thông tin công tác giáo dục đào tạo, nghiên cứu khoa học, côn tác tổ chức cán bộ, tài … Tài liệu lưu trữ hình thành lĩnh vực phản ánh chân thực kết đào tạo, nghiên cứu khoa học, quản lý cán bộ, tài … Đây công cụ đắc lực để phường triển khai công tác học tập, giảng dạy, nghiên cứu khoa học, quản lý cán bộ, tài … hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng Đây văn bản, sở việc tổ chức kho tàng, trang thiết bị bảo quản tài liệu quan Trong vấn đề khảo sát việc tổ chức kho tàng cho công tác lưu trữ, trang thiết bị khác cho công tác bảo quản tài liệu nhóm nghiên cứu đề cập ởphần sau Kết đạt cho thấy việc xây dựng kho tàng phục vụ cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ lãnh đạo quan tâm Bằng chứng là: Huyện Sóc Sơn bố trí kho lưu trữ với diện tích 20m2 đặt tầng tòa nhà làm việc trang bị đầy đủ trang thiết bị gồm : hộp, cặp, tủ đựng tài liệu…Việc tổ chức kho tàng, trang thiết bị bảo quản tạo điều kiện bảo vệ an toàn tài liệu kéo dài tuổi thọ tài liệu, nhằm phục vụ tốt cho việc sử dụng chúng tương lai 2.1.4:Ban hành quy chế công tác lưu trữ Công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động quản lí nhà nước Để thực tốt công tác này, cần có hệ thống văn quy phạm pháp luật Đây yếu tố làm pháp lí cho việc thực nguyên tắc quản lí tập trung thống công tác lưu trữ toàn quốc.Để cụ thể hóa quy định nhà nước công tác văn thư,lưu trữ quan cần đưa công tác lưu trữ vào nề nếp hoạt động có hiệu Kết khảo sát cho thấy Huyện Sóc Sơn ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Điều thể quan tâm lãnh đạo Huyện việc quản lí công tác lưu trữ quan 2.1.5:Công tác kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ Công tác kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ huyện khâu quan trọng giúp lãnh đạo huyện nắm tình hình công tác lưu trữ quan Nhiệm vụ giao cho trưởng phòng Nội Vụ Huyện Sóc Sơn Mục đích công tác kiểm tra ,đánh giá kiểm tra việc thực quy định văn quy phạm pháp luật,các văn hướng dẫn quan chủ quản,các quy định Huyện công tác Thời gian kiểm tra đánh giá theo định kì đột xuất thường tổ chức tổng kết vào dịp cuối năm Nội dung công tác kiểm tra, đánh giá đơn vị thuộc huyện việc thực quy chế văn thư lưu trữ quan, kho tàng, trang thiết bị bảo quản 15 tài liệu việc thực nghiệp vụ lưu trữ theo quy định.Từ có đánh giá chuẩn xác để phát huye điểm tích cực khác phục tồn sai sót có xây dựng chế khen thưởng, kỉ luật thích đáng Phiếu yêu cầu người có nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ, trả tài liệu phải mang theo để làm Sau ký xác nhận vào phiếu yêu cầu,cán lưu trữ vào sổ đăng ký mượn tài liệu Người mượn phải có trách nhiệm bảo quản giữ tài liệu cẩn thận không làm quăn, rách, tài liệu.Sau sử dụng tài liệu mượn người mượn tài liệu trả tài liệu, cán lưu trữ tiến hành kiểm tra tài liệu lưu trữ xác nhận nguyên vẹn đầy đủ, sau vào sổ trả tài liệu để hoàn tất thủ tục Kết thúc trình, cán lưu trữ lại tiến hành vào sổ theo dõi việc mượn trả tài liệu 2.2 Nghiệp vụ lưu trữ Huyện Sóc Sơn 2.2.1 Thu thập vào bổ sung tài liệu vào lưu trữ UBND Huyện Sóc Sơn Quản lý công văn Thủ tục quản lý chuyển giao công văn văn thư bao gồm - Đánh máy in văn : Sau văn có chữ ký nháy lãnh đạo, văn thư có nhiệm vụ đánh máy in thành văn - Đóng dấu vào văn bản: Sau văn có đầy đủ chữ ký người có thẩm quyền, văn thư có nhiệm vụ đóng dấu vào văn theo quy định Nhà nước - Đăng ký vào sổ công văn đi: Tất văn gửi tập trung văn thư đăng ký vào sổ công văn theo hệ thống số ký hiệu văn Văn phòng Hệ thống số Văn phòng đăng ký theo số thứ tự từ đầu năm đến cuối năm cho tất loại văn Ký hiệu văn viết theo quy tắc: Tên quan - tên loại văn ngược lại Ví dụ: Quyết định số 29/QĐ-VP, Báo cáo số 31/BC-VP, Công văn số 22/VP-HC, v.v… Ngày tháng văn đăng ký theo quy định sau: ngày 10 tháng phải thêm số đằng trước để tránh giả mạo làm sai ngày văn 16 - Gửi công văn đi: Văn thư chuyển văn trực tiếp Có thể lập bảng thống kê công văn mà Văn phòng ban hành năm gần sau: Năm 2013: 228 Năm 2014: 2412 2.2.2 Phân loại tài liệu Tài liệu kho xếp theo loại hình, sau theo mặt hoạt động Cụ thể phương án tổ chức tài liệu Văn phòng kho lưu trũ - Tầng 1: Tài liệu lưu trữ huyện - Tầng 2: Tài liệu hành - Tầng 3: Tài liệu cá nhân Tài liệu phòng kho phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị, bổ sung thống kê theo nghiệp vụ Cục Văn thư Lưu trữ nhà - Về công tác phân loại tài liệu: Các cán vào đặc trưng phổ biến văn như: vấn đề, tên gọi, tác giả, quan giao dịch, thời gian địa dư, lấy đặc trưng làm chủ yếu để phân loại tài liệu - Về công tác lập hồ sơ: Các hồ sơ lập đảm bảo yêu cầu sau: + Phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị, tổ chức hình + Đảm bảo mối liên hệ khách quan văn + Các văn hồ sơ có giá trị + Hồ sơ biên mục đầy đủ xác - Về công tác xác định giá trị: Các cán Văn phòng dựa vào đề án nhằm đạt hiệu cao Các nguyên tắc để xác định tài liệu: + Nguyên tắc tính Đảng + Nguyên tắc lịch sử + Nguyên tắc toàn diện tổng hợp - Về công tác thống kê tài liệu: Các cán Văn phòng thống kê tài liệu dựa nguyên tắc sau: + Quản lý tập trung thống quan huyện + Công tác thống kê tài liệu dựa sở thống với công tác bảo 17 Qua nghiên cứu khảo sát, thấy Văn phòng lưu trữ huyện làm tốt công việc tổ chức khoa học tài liệu Việc chỉnh lý tài liệu thực cách khoa học 2.2.3 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ Tại huyện Sóc Sơn văn phòng văn thư huyện , công tác văn thư giữ vị trí quan trọng hoạt động huyện.Bộ phận hành Văn thư đầu mối giao dịch tất huyện , nơi tiếp nhận xử lý văn gửi đến quan Bộ phận Văn thư coi mặt huyện Sóc Son, nơi khách đến tiếp xúc liên hệ công tác Đối với huyện Sóc Sơn , công tác văn thư nội dung chủ yếu hoạt động Phòng Hành chính, nơi cung cấp thông tin cần thiết phục vụ đắc lực cho công tác quản lý quan.Trước phận Văn thư quan phải kiêm nhiệm công tác lưu trữ nên khối lượng công việc hàng ngày lớn, có nhiều quan đơn vị đến giao dịch ngày nhân phận Văn thư nên có hạn chế chất lượng công tác lập hồ sơ chưa cao Đây hạn chế lớn Văn phòng Lưu trữ Huyện Sóc Sơn Tuy nhiên chủ tịch huyện có điều chỉnh hợp lý nhân chuyên môn giúp cho công tác Văn thư tiến hành cách nhanh chóng, nguyên tắc,chính xác đạt hiệu cao Hiện nay, Phòng công tác lưu trữ đơn vị hành nghiệp quan trọng huyện Sóc Sơn nên ban hành công tác văn thư lưu trữ 2.2.4 Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ: -Tài liệu lưu trữ xếp phân loại thành nhóm hay tập hồ sơ theo tiêu chuẩn, thứ tự Trong khối, tài liệu xếp theo thứ tự từ ngoài, từ xuống theo trình hoạt động UBND Huyện Sóc Sơn theo vần a,b,c đảm bảo cho việc tìm kiếm tài liệu dễ dàng nhanh chóng Hồ sơ phòng lưu trữ bảo quản hộp chuyên dụng,bên hộp có dán nhãn ghi tên hộp, số hộp, hồ sơ số tới hồ sơ số Nhãn hộp hồ sơ đảm bảo cho việc tìm kiếm tài liệu diễn thuận lợi nhanh chóng 18 2.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ -Kho lưu trữ UBND huyện Sóc Sơn đặt tầng gồm có phòng với diện tích gần 35 mét vuông tòa nhà diện ,có môi trường sạch, địa chất ổn định,rất thuận lợi cho việc bảo quản tài liệu Kho bố trí cuối hành lang, nơi có người qua lại, vô yên tĩnh, điều kiện tốt cho việc nghiên cứu, khai thác sử dụng tài liệu Với diện tích 35 mét vuông, UBND huyện Sóc Sơn bố trí khoảng 22m vuông làm khu lưu trữ với hệ thống gồm tủ đựng kim loại xếp ngăn nắp từ trái qua phải Trong kho diện tích 22 mét vuông dành cho công tác lưu trữ,số lại khoảng 13 mét vuông dành làm nơi nghiên cứu tài liệu chỗ, bao gồm: hai bàn đọc bàn làm việc nhân viên lưu trữ Hệ thống cửa sổ cửa vào quay hướng Đông-Nam hướng khu nhà, tạo điều kiện thuận lợi cho việc lưu trữ Hệ thống quạt hai thông gió đảm bảo luồng không khí lưu thông kho ổn định mức độ cho phép Hệ thống điện, hệ thống phòng cháy chữa cháy kho lưu trữ kho lưu trữ đảm bảo theo quy định chuẩn bị tốt -UBND trọng hệ thống chống ẩm, mốc, mối mọt hay loại côn trùng gây hại khác nhằm kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ 2.2.6 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ - Về công tác sử dụng tài liệu lưu trữ, UBND huyện Sóc Sơn đặc biệt trọng Bởi tài liệu lưu trữ tài liệu vô quan trọng cần lưu trữ quan, công ty, Nó không mang thông tin quan trọng UBND huyện Sóc Sơn qua thời kỳ quan Chính việc khai thác sử dụng tài liệu khâu quan trọng tài liệu lưu trữ Nhận thức tầm quan trọng tài liệu lưu trữ, ban lãnh đạo huyện Sóc Sơn đưa nhiều nội quy cho việc sử dụng nhằm đảm bảo giữ an toàn, tránh thất thoát tài liệu lưu trữ - Người mượn phải viết phiếu yêu cầu sử dụng hồ sơ tài liệu, điền đầy đủ thông tin phải có xác nhận cho phép Cán làm công việc lưu trữ 19 huyện chủ tịch huyện.sau có đồng ý ban lãnh đạo huyện Sóc Sơn, người có nhu cầu sử dụng tài liệu phải đăng ký mượn tài liệu kho lưu trữ Cán lưu trữ tiến hành xtôi xét phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu, hợp lệ cán lưu trữ ký tên ghi mã số mượn tài liệu vào 2.2.7 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ - UBND huyện Sóc Sơn có đầu tư cho kho số thiết bị máy tính có kết nối mạng Internet, máy hút ẩm - Hồ sơ tài liệu lưu trữ lưu giấy tờ lưu máy tính để quản lý cho dễ để đề phòng trường hợp liệu máy 2.3 Đánh giá công tác lưu trữ UBND Huyện Sóc Sơn 2.3.1 Ưu điểm Lãnh đạo UBND huyện Sóc Sơn đánh giá đung vai trò công tác lưu trữ; triển khai tương đối đầy đủ văn quy định, hướng nước Bộ phận lưu trữ áp dụng văn quy phạm pháp luật văn hướng dẫn UBND thành phố đảm bảo pháp lý triển khai hoạt động lưu trữ Cán lưu trữ kiêm nhiệm nhiều công việc khác khắc phục khó khăn để thực tương đối tốt số nội dung công tác lưu trữ như: quy trình soạn thảo ban hành văn bản; lập sổ theo dõi, đăng ký, quản lý văn đi, văn đến; công tác quản lý sử dụng dấu Bước đầu thực số khâu nghiệp vụ công tác lập hồ sơ công việc Trình độ công chức, viên chức làm công tác lưu trữ UBND huyện có nhiều chuyển biến tích cực, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ Công tác tập huấn nghiệp vụ lưu trữ cho công chức, viên chức trọng Nhận thức vị trí, vai trò tầm quan trọng công tác lưu trữ nâng cao, góp phần phục vụ kịp thời cho công tác đạo, điều hành thực thi công vụ UBND huyện.Công tác hướng dẫn lập hồ sơ công việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lịch sử lưu trữ, lưu trữ quan đạo thường xuyên phận lưu trữ UBND huyện trọng Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ ngày quan tâm trang bị tương đối đầy đủ Đặc biệt đầu tư, cải tạo, nâng cấp phòng, kho lưu trữ, mua sắm phương 20 tiện bảo quản hồ sơ, tài liệu 2.3.2 Hạn chế Bên cạnh ưu điểm đạt được, trình triển khai thực nhiệm vụ, công tác lưu trữ UBND huyện Sóc Sơn số tồn Tình trạng không lập hồ sơ công việc có lập hồ sơ chưa đáp ứng yêu cầu diễn Phần lớn cán bộ, công chức, viên chức chưa hình thành thói quen lập hồ sơ công việc phân công, theo dõi giải quyết, chưa giao nộp hạn hồ sơ, tài liệu giá trị vào lưu trữ quan Tình trạng tài liệu bó gói, tích đống UBND huyện nhiều chưa giải triệt để, nguy tài liệu lưu trữ bị hư hỏng, xuống cấp ngày cao; số tài liệu không bảo vệ, bảo quản, bị mối, mọt, côn trùng phá hoại, khả phục hồi Thể thức kỹ thuật trình bày số văn sai sót; sổ quản lý văn đi, văn đến chưa ghi đầy đủ thông tin văn bản, ký nhận văn chưa thực quy trình chuyển giao quản lý văn đến theo theo quy định Cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ bước đầu cải thiện nhiên chưa đáp ứng yêu cầu đại hóa công tác văn thư Việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư nhiều hạn chế Công tác quản lý công văn sai sót, có văn đánh máy, có văn viết tay Việc sử dụng dấu chưa quy định dẫn đến tượng “biến” văn giá trị thành văn có giá trị 2.3.3 Nguyên nhân hạn chế Nhận thức số cán bộ, công chức, viên chức công tác lưu trữ tầm quan trọng tài liệu lưu trữ chưa đúng, chưa đầy đủ, dẫn đến việc đạo, hướng dẫn, thực nhiệm vụ lưu trữ UBND huyện hạn chế Công tác thu thập, chỉnh lý tài liệu chưa quan tâm thực nhiều Việc xây dựng kế hoạch tổ chức thu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 21 chưa tiến hành chỉnh lý xác định giá trị tài liệu lưu trữ Một số cán làm công tác lưu trữ chưa bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ; số cán lưu trữ chủ yếu làm kiệm nhiệm Việc hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra lập hồ sơ theo danh mục gặp nhiều khó khăn không nhận hợp tác tích cực từ cán bộ, công chức, viên chức Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin bắt đầu hình thành nên chưa có ứng dụng nhiều công tác lưu trữ Với vấn đề trên, thấy bên cạnh mặt ưu điểm công tác huyện, có mặt hạn chế cần khắc phục Có công tác lưu trữ huyện có bước tiến triển Chúng ta biết thêm nhiều nguyên nhân từ giúp huyện biết khắc phục phần nguyên nhân này, để công tác lưu trữ ngày tốt 22 Chương CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN SÓC SƠN 3.1: Chú trọng việc xây dựng kế hoạch đạo thực công tác lưu trữ - Theo quy định Luật Lưu trữ văn hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ, hàng năm, người giao giải quyết, theo dõi công việc quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc giao, thống kê Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Lưu trữ quan có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, tài liệu lập Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc phải người đứng đầu quan, tổ chức đồng ý phải lập Danh mục hồ sơ Như vậy, định kỳ hàng năm, đơn vị, cá nhân quan tổ chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan - Hồ sơ, tài liệu hình thành đơn vị, cá nhân tự quản lý phòng làm việc, gây khó khăn cho việc bảo quản, quản lý thống tài liệu lưu trữ quan, có nhiều tài liệu có giá trị 3.2: Nâng cao chất lượng đội ngũ viên chức công tác lưu trữ - Thứ nhất, huyện cần quán triệt quy định pháp luật, văn hướng dẫn Bộ Nội vụ, Sở Nội vụ UBND huyện công tác văn thư, lưu trữ nhằm tiếp tục nâng cao hiểu biết, nhận thức ý thức trách nhiệm toàn thể công chức, viên chức quan, đơn vị công tác văn thư, - Thứ hai, cần bố trí công chức làm công tác văn thư, lưu trữ, đáp ứng tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ theo quy định pháp luật - Thứ bả, tổ chức lớp bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ quy định pháp luật, văn hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ công chức, viên chức 3.3: Tăng cường trang thiết bị, sở vật chất cho công tác lưu trữ: 23 - Thứ nhất, cần mẫu hóa văn hành nhằm hạn chế sai sót thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; quy định rõ trình tự loại văn lưu trữ theo quy định - Thứ hai, tăng cường công tác quản lý, sử dụng dấu đơn vị, đảm bảo thực quy định Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu; Nghị định số 31/2009/NĐ - CP ngày 01/4/2009 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP Thông tư số 21/2012/TT-BCA ngày 13/4/2012 Bộ Công an quy định dấu quan, tổ chức chức danh Nhà nước - Thứ ba, thực trình tự quản lý văn văn đến theo quy định Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ việc quản lý văn bản, lập hồ sơ lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ - Tăng cường thêm máy móc tăng cường công tác lưu trữ Xây dựng kho lưu trữ để bảo quản tốt tài liệu lưu trữ 3.4: Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ - Thứ nhất, cần lập hồ sơ điện tử, tạo tiền đề tiến tới triển khai số hóa văn bản, tài liệu lưu trữ quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, phục vụ hoạt động khai thác, tra cứu tài liệu lưu trữ nhanh chóng, hiệu quả, - Thứ hai, tiếp tục đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ đơn vị Nghiêm túc tổ chức thực Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 Thủ tướng Chính phủ việc tăng cường sử dụng văn điện tử hoạt động quan nhà nước; quy định chế độ bắt buộc sử dụng văn điện tử hoạt động đạo, điều hành Lãnh đạo trao đổi chuyên môn nội đơn vị nên hạn chế việc sử dụng văn giấy 3.5: Chú trọng công tác kiểm tra giám sát công tác lưu trữ Ngoài ra, tăng cường công tác hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ đơn vị quản lý cấp trực tiếp Báo cáo kịp thời có biện pháp chấn chỉnh đơn vị có 24 tượng vi phạm chế độ, quy định công tác văn thư, lưu 25 Với giải pháp trên, hy vọng phần giúp huyện làm công tác lưu trữ thật tốt nữa, nâng cao kết quả, thành tích đạt Quyết tâm đầu công tác lưu trữ Từ phục vụ tốt lợi ích cho nhân 26 KẾT LUẬN Với tư cách hoạt động thể chức xã hội Nhà Nước, công tác lưu trữ có vai trò vô quan trọng, chiếm vị trí không nhỏ phát triển kinh tế - xã hội Ngày cần có lưu giữ bảo quản thông tin, tài liệu để phục vụ xã hộ tốt Nhiệm vụ lưu trữ thiếu vậy, quan trọng không Riêng vấn đề lưu trữ nói chung hay công tác lưu trữ cần thiết cho cac quan, ban ngành Không có quan văn phòng chịu trách nhiệm lưu trữ Vì công tác lưu trữ quan nhà nước quan tư nhân quan trọng Qua việc nghiên cứu về: “ Nâng cao chất lượng công tác lưu trữ Huyện Sóc Sơn năm 2014 – 2015 ” giúp cho hiểu thêm kiến thức lưu trữ nói chung, công tác lưu trữ nói riêng phận quan, ban ngành quản lý từ Trung Ương đến địa phương để thấy quan trọng công tác lưu trữ quan trọng giúp nhóm biết thêm tranh toàn cảnh công tác lưu trữ Nhà Nước ta huyện Sóc Sơn Nó giúp cho việc so sánh đánh giá có nhìn toàn diện lĩnh vực Với thực trạng đòi hỏi tình hình mới,vấn đề đổi nâng cao hiệu công tác lưu trữ đặt nhu cầu phát triển Việt Nam Để giải thực trạng tồn cần có tâm huyết, trí tuệ sáng suốt cộng với nhiệt tình cán CNVC ngành Văn Thư – Lưu Trữ nói chung ngành Lưu trữ 27 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1,Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm, Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ,(1990) Nxb Đại học Giáo dục 2,Sở NộiVụ thành phố Hồ Chí Minh Hỏi đáp luật lưu trữ (Tài liệu tham khảo phục vụ Hội thi tìm hiểu luật lưu trữ 2013) 3, Nguyễn Cảnh Đương (2001) Nghiên cứu đổi Công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Quốc Gia 4, Vương Đình Quyền (2002) Văn quản lý nhà nước công tác công văn, giấy tờ thời phong kiến Việt Nam - Nxb Chính trị Quốc Gia Hà Nội Đề tài: Nâng cao hiệu công tác lưu trữ UBND huyện Sóc Sơn 28 PHỤ LỤC ( sơ đồ 1) 29