Nâng cao hiệu quả công tác Lưu trữ tại Công ty Cổ phần Vật tư Nông nghiệp Hà Nội - Thực trạng và giải pháp

nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác lưu trữ của công ty Cổ phần vật tư Nông nghiệp Hà Nội nói riêng và các cơ quan đơn vị khác nói chung, góp phần thúc đẩy nền cải cách hành chính của nước ta hiện nay

Khóa luận tốt nghiệp BẢNG CHỮ VIẾT TẮT VIẾT TẮT GIẢI THÍCH PL Pháp lệnh UBTVQH Uỷ ban thường vụ quốc hội VTNN Vật tư Nông nghiệp QĐ Quyết định UB Uỷ ban VB Văn CP Cổ phần CNTT Công nghệ thông tin VT – LT Văn thư – lưu trữ LỜI MỞ ĐẦU ˜™ Trong trình hoạt động người, việc trao đổi thông tin trở thành nhu cầu thiếu Thông tin người trao đổi với nhiều phương tiện, cơng cụ quan trọng hoạt động quản lý điều hành xã hội Văn cách thể trao đổi thông tin Nó 1 Khóa luận tốt nghiệp sử dụng để ghi chép kiện, tượng, truyền đạt thị, mệnh lệnh, để truy cứu trách nhiệm… Chính thế, người ngày nhận rõ vai trò văn Họ biết giữ lại văn bản, giấy tờ quan trọng để sử dụng cần thiết văn trở thành tài sản quý báu để lưu truyền cho đời sau Xã hội ngày phát triển, nhu cầu trao đổi thơng tin người ngày cao hình thức văn ngày phong phú Tuy nhiên, não người có giới hạn, họ nhớ thông tin ghi chép lại Vì thế, người nghĩ cách lưu giữ văn bản, giấy tờ để phục vụ cho hoạt động xã hội Cơng tác lưu trữ đời nhằm đáp ứng nhu cầu cấp bách Hiện nay, nhà nước ta ngày quan tâm tới công tác Rất nhiều văn quy phạm pháp luật nội dung ban hành tiêu biểu Pháp lệnh lưu trữ Quốc Gia số 34 năm 2001 Nhưng thực tế, công tác lưu trữ số quan đơn vị lại không coi trọng, bộ, ban, ngành, hay nhiều địa phương việc lưu trữ chưa tổ chức thống theo quy định Nhà nước Chính tính cấp thiết đó, em có dịp sâu vào thực tế tìm hiểu thực trạng cơng tác lưu trữ Công ty Cổ phần Vật tư Nông nghiệp Hà Nội Qua quan sát trải nghiệm thực tế em nhận thấy công tác lưu trữ không đơn giản đem cất tài liệu vào kho mà q trình nghiên cứu kỹ lưỡng, đánh giá cách thận trọng tỷ mỉ Đó cơng việc địi hỏi tính logíc tính khoa học cao Vì vậy, em mạnh dạn lựa chọn đề tài: “Nâng cao hiệu công tác Lưu trữ Công ty Cổ phần Vật tư Nông nghiệp Hà Nội - Thực trạng giải pháp” cho khố luận tốt nghiệp với mong muốn góp phần nâng cao hiệu công tác lưu trữ quan tổ chức đặc biệt công ty Cổ phần vật tư Nông nghiệp Hà Nội Với đối tượng nghiên cứu công ty Cổ phần vật tư Nông nghiệp Hà Nội, mục đích em thực đề tài là: Trên sở khảo sát tình hình thực tế việc thực cơng tác lưu trữ công ty việc tuyển dụng, 2 Khóa luận tốt nghiệp sử dụng, quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng cán lưu trữ công ty Đồng thời, thu thập tài liệu, số liệu công tác lưu trữ, lực xử lý công việc cán lưu trữ, từ rút điểm mạnh, điểm yếu công tác lưu trữ đơn vị; sở đề số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác lưu trữ công ty Cổ phần vật tư Nơng nghiệp Hà Nội nói riêng quan đơn vị khác nói chung, góp phần thúc đẩy cải cách hành nước ta Trong trình thực đề tài, thân em sử dụng hệ thống phương pháp nghiên cứu như: phương pháp thống kê, so sánh, phương pháp phân tích, tổng hợp, phương pháp quan sát để hồn thành khố luận Khố luận em trình bày gồm ba chương: - Chương I: Lý luận chung công tác lưu trữ - Chương II: Thực trạng công tác lưu trữ công ty Cổ phần vật tư Nông nghiệp Hà Nội - Chương III: Một số đề xuất nhằm nâng cao công tác lưu trữ công ty Cổ phần vật tư Nông nghiệp Hà Nội Do khoảng thời gian tìm hiểu có hạn em cố gắng rèn luyện kỹ cho thân học hỏi nhiều kinh nghiệm từ thực tế Đồng thời em nhận thấy cịn nhiều khiếm khuyết cơng việc Vì mà q trình thực tế khố luận khơng thể tránh khỏi thiếu sót, hạn chế Em mong nhận góp ý, nhận xét q thầy q nhà trường để khố luận em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! CHƯƠNG I LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ 1.1 SỰ CẦN THIẾT CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ 3 Khóa luận tốt nghiệp Cơng tác lưu trữ đời đòi hỏi khách quan việc bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu Nhà nước ta coi công tác này, ngành hoạt động công tác quản lý nhà nước đồng thời mắt xích thiếu máy quản lý Ngày nay, u cầu cơng tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội, công tác lưu trữ cần xem xét từ yêu cầu bảo đảm thông tin cho hoạt động quản lý, thông tin tài liệu lưu trữ loại thông tin có tính dự báo cao, dạng thơng tin cấp một, thực tiễn kiểm nghiệm, có độ tin cậy cao nguồn gốc hình thành, đặc trưng pháp lý, tính chất làm chứng lịch sử tài liệu lưu trữ quy định Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia số: 34/2001/PL-UBTVQH10 khẳng định: “Tài liệu lưu trữ quốc gia di sản dân tộc, có giá trị đặc biệt nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa” Việc lưu giữ lại tài liệu có ý nghĩa vô to lớn tất lĩnh vực đời sống xã hội: Chính trị, kinh tế, văn hố, khoa học v v Về trị, sử dụng cơng cụ sắc bén để đấu tranh chống lại giai cấp, lực thù địch, bảo vệ sống bình yên cho nhân dân lao động Hơn nữa, cịn góp phần bảo vệ toàn vẹn lãnh thổ Quốc gia, khẳng định quyền tự dân chủ, quyền mưu cầu hạnh phúc nhân dân, chứng tố cáo tội ác kẻ thù vạch trần chất xấu xa lực thù địch Về kinh tế, tài liệu lưu trữ cung cấp cách đầy đủ, xác thơng tin, số liệu điều tra mặt đời sống xã hội, thiên nhiên, mơi trường sở giúp quan hoạch định chiến lược phát triển kinh tế phù hợp với vùng, miền, hay vùng địa lý Từ điều tiết kinh tế theo hướng có lợi cho đất nước, góp phần xây dựng đất nước ngày phát triển phồn vinh Về văn hố, Tài liệu lưu trữ ln phản ánh cách trực tiếp thành lao động, sáng tạo vật chất tinh thần người qua thời kỳ khác nhau, góp phần khơng nhỏ việc bảo tồn phát huy 4 Khóa luận tốt nghiệp tinh hoa văn hố dân tộc phục vụ lợi ích nhân dân lao động công xây dựng xã hội chủ nghĩa Khơng cịn góp phần quan trọng việc giáo dục truyền thống cách mạng, nâng cao lòng tự hào dân tộc, xây dựng người – Con người xã hội Chủ nghĩa Về khoa học, tài liệu lưu trữ có vai trị quan trọng việc nghiên cứu khoa học tự nhiên, khoa học xã hội, khoa học lịch sử Chúng góp phần giải thích vận động quy luật tự nhiên, góp phần hồn thiện cơng trình nghiên cứu khoa học hệ trước, giúp hệ sau ngày phát triển tảng có Trong hoạt động quản lý hàng ngày quan tổ chức, coi cơng cụ để phục vụ cho trình hoạt động phát triển quan, cung cấp thơng tin giúp quan đề chủ trương sách, chương trình, kế hoạch để phát triển doanh nghiệp sở Pháp luật Khơng thế, tài liệu lưu trữ nguồn sử liệu quan trọng quý giá, phản ánh toàn cảnh tranh trình quản lý nhà nước, thước đo trình độ quản lý thời kỳ lịch sử quốc gia Với ý nghĩa đó, tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng ghi lại truyền bá cho hệ mai sau truyền thống văn hoá quản lý, kinh nghiệm quản lý nhà nước, từ phát huy, kế thừa giá trị tốt để nâng cao trình độ quản lý Qua tài liệu lưu trữ, giúp người tìm chân giá trị quản lý nhằm rút ngắn thời gian, tiết kiệm tiền của, thúc đẩy nhanh phát triển khoa học quản lý ứng dụng thành công, nâng cao hiệu quản lý nhà nước Với ý nghĩa, vai trị to lớn mình, đặc biệt tiềm thông tin khứ thông tin dự báo tài liệu lưu trữ, tổ chức tốt công tác lưu trữ góp phần tạo cơng vụ có hiệu quả, góp phần xây dựng hành đại Quan tâm làm tốt cơng tác lưu trữ, phục vụ cung cấp kịp thời thông tin góp phần bảo đảm cho hoạt động hành nhà nước thơng suốt Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công 5 Khóa luận tốt nghiệp việc cách có hệ thống, để kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý: suất, chất lượng, hiệu mục tiêu, yêu cầu cải cách hành nhà nước Vì vậy, khẳng định rằng: Tài liệu lưu trữ di sản văn hoá đặc biệt dân tộc nói chung với tổ chức nói riêng Cùng với di sản văn hố khác mà người để lại từ đời qua đời khác di khảo cổ, vật bảo tàng, cơng trình kiến trúc, điêu khắc, hội họa, tài liệu lưu trữ để lại cho xã hội loài người văn tự có giá trị Sự xuất hiên loại văn tự trở thành tiêu chí đánh giá trình độ văn minh dân tộc giới Một dân tộc xuất chữ viết sớm, có nhiều văn tự lưu giữ thể dân tộc có văn hố lâu đời Tài liệu lưu trữ bảo quản từ hệ qua hệ khác nguồn thông tin vô tận để người sử dụng Bởi thế, lịch sử phát triển xã hội, người ngày trọng đến công tác lưu trữ thông tin Công tác đời đòi hỏi khách quan việc quản lý, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội Vì thế, cơng tác lưu trữ mắt xích khơng thể thiếu hoạt động máy Nhà nước 1.2 NỘI DUNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ LƯU TRỮ 1.2.1 Một số khái niệm lưu trữ Lưu trữ thuật ngữ có nguồn gốc từ tiếng Hy Lạp “Arch”, dùng để nơi làm việc quyền Về sau dùng để nhà bảo quản tài liệu Hiểu theo nghĩa rộng “lưu trữ” có nghĩa lưu lại, giữ lại Đối với cơng văn giấy tờ lưu trữ có nghĩa việc lựa chọn lưu giữ lại văn giấy tờ quan, đoàn thể, cá nhân để làm chứng tra cứu cần thiết Nó khâu cuối q trình xử lý thơng tin văn bản, tất văn đến qua xử lý, bảo lưu văn hồ sơ tài liệu liên quan phải chuyển vào lưu trữ qua chọn lọc Khái niệm cơng tác lưu trữ hiểu sau: “Công tác lưu trữ lĩnh vực quản lý Nhà nước bao gồm tất vấn đề lý luận, thực tiễn, pháp chế liên quan đến việc tổ 6 Khóa luận tốt nghiệp chức khoa học tài liệu, bảo quản tài liệu lưu trữ, tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học nhu cầu đáng cơng dân” Cơng tác lưu trữ đời địi hỏi khách quan việc quản lý, bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ xã hội Cơng tác lưu trữ có vai trị quan trọng quan tổ chức Tầm quan trọng nằm tầm quan trọng tài liệu mà lưu trữ Tài liệu lưu trữ tài liệu hình thành trình hoạt động qua , đồn thể, xí nghiệp (gọi chung quan, tổ chức) cá nhân, có ý nghĩa phương diện kinh tế, trị, văn hố - xã hội, khoa học cơng nghệ ý nghĩa khác được tập trung bảo quản hệ thống phòng kho lưu trữ Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin khứ, chúng phản ánh cách trung thực thành đấu tranh, lao động sáng tạo người qua nhiều giai đoạn lịch sử khác nhau; nêu cao gương anh dũng công đấu tranh giành quyền tự cho dân tộc Trong hoạt động hàng ngày quan, đơn vị, tài liệu lưu trữ phản thành lao động tập thể cán bộ, nhân viên quan; nêu cao gương lao động xuất sắc, có đóng góp to lớn cho hoạt động quan nói riêng hoạt động máy quản lý nói chung Tài liệu lưu trữ có tính xác cao, tài liệu lưu trữ gốc, có giá trị Chúng mang chứng thể độ chân thật cao như: Bút tích tác giả, chữ ký người có thẩm quyền, dấu quan, địa danh, ngày tháng năm làm tài liệu … Việc lựa chọn gốc, để lưu trữ nhằm khẳng định giá trị thông tin tài liệu, giúp cho việc nghiên cứu, biên soạn kiện, tượng lịch sử trung thực, xác Tài liệu lưu trữ sản phẩm phản ánh trực tiếp hoạt động quan, chứa đựng nhiều bí mật Quốc gia Mặt khác, chúng tài liệu gốc, hư hại mát khó làm lại Chính vậy, chúng 7 Khóa luận tốt nghiệp nhà nước thống quản lý Chúng đăng ký, bảo quản khai thác sử dụng theo quy định thống nhà nước Vì vậy, cơng tác lưu trữ khơng đơn đem cất tài liệu lên q trình bao gồm nghiệp vụ từ phân loại hồ sơ, xác định giá trị hồ sơ, thu thập bổ xung hồ sơ tài liệu, thống kê, chỉnh lý, bảo quản, đến tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Đó cơng việc địi hỏi tính logic tính khoa học cao Chính thế, khơng phải ngành học thơng thường mà nâng lên trở thành môn khoa học tổng hợp nghiên cứu vấn đề lý luận, pháp lý phương pháp nghiệp vụ cơng tác lưu trữ Đó lưu trữ học Lưu trữ học môn khoa học thuộc phạm trù khoa học xã hội Nó địi hỏi phải xây dựng dựa sở phương pháp luận chủ nghĩa Mác-Lênin, nghĩa phải biết vận dụng đắn nguyên tắc chủ nghĩa vật biện chứng chủ nghĩa vật lịch sử nghiên cứu lý luận giải vấn đề thực tiễn công tác lưu trữ Việt Nam Nó có mối quan hệ vơ mật thiết với nhiều ngành khoa học khác như: văn kiện học, sử liệu học, thông tin học, ngôn ngữ học 1.2.2 Tính chất Cơng tác lưu trữ bao gồm tính chất sau: - Tính chất khoa học: Tài liệu lưu trữ chứa đựng khối lượng thông tin lớn nhiều mặt Để đảm bảo an toàn tổ chức sử dụng có hiệu quả, địi hỏi khâu nghiệp vụ lưu trữ phân loại, xác định giá trị, bổ xung xây dựng công cụ tra cứu phải tiến hành theo phương pháp khoa học có hệ thống lý luận riêng Tính khoa học công tác lưu trữ thể qua việc nghiên cứu sở lý luận phương pháp khoa học để thực nội dung chuyên môn công tác lưu trữ như: thu thập, bổ sung tài liệu, phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu, chỉnh lý tài liệu, bảo 8 Khóa luận tốt nghiệp quản tài liệu, khai thác sử dụng tài liệu ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ Mỗi nghiệp vụ tổ chức thực theo phương pháp khoa học Trong nội dung cụ thể lại có quy trình nghiệp vụ định như: quy trình, thủ tục tiêu huỷ tài liệu thuộc nội dung nghiệp vụ xác định giá trị tài liệu; quy trình tu bổ tài liệu, quy trình khử nấm mốc… thuộc nội dung nghiệp vụ bảo quản tài liệu; … Đối với loại hình tài liệu, nghiệp vụ lại có quy trình mang tính đặc thù khác Khoa học lưu trữ phải nghiên cứu, tìm tịi, phát điểm khác biệt đề cách xác cách tổ chức khoa học cho loại hình tài liệu Khoa học lưu trữ phải nghiên cứu, kế thừa kết nghiên cứu khoa học ngành khác để áp dụng vào khâu nghiệp vụ lưu trữ Những thành tựu ngành toán học, hoá học, sinh học, tin học, thông tin học… nghiên cứu ứng dụng việc tổ chức khoa học, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ tổ chức khai thác, sử dụng hiệu tài liệu lưu trữ Để quản lý thống nghiệp vụ lưu trữ, công tác tiêu chuẩn hóa cơng tác lưu trữ cần nghiên cứu cách đầy đủ Các tiêu chuẩn kho tàng, điều kiện bảo quản an toàn cho loại hình tài liệu, tiêu chuẩn trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ như: giá đựng tài liệu; cặp, hộp bảo quản tài liệu; bìa hồ sơ, tiêu chuẩn quy trình nghiệp vụ lưu trữ… vấn đề đặt cho công tác tiêu chuẩn hóa ngành lưu trữ - Tính chất mật: Tài liệu lưu trữ chính, gốc tài liệu Nội dung thông tin tài liệu lưu có độ chân thực cao so với loại hình thơng tin khác Vì chính, gốc tài liệu nên tài liệu lưu trữ có giá trị minh chứng lịch sử để tái dựng lại kiện lịch sử làm chứng việc xác minh vấn đề, vật, tượng 9 Khóa luận tốt nghiệp Tài liệu lưu trữ chứa đựng nhiều bí mật Nhà nước, đảm bảo an tồn tuyệt đối tài liệu lưu trữ không để lọt vào tay kẻ thù nhiệm vụ nặng nề đòi hỏi nghiêm khắc công tác lưu trữ Về lý thuyết, tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin khứ lưu lại, giữ lại để phục vụ cho việc nghiên cứu lịch sử hoạt động khác, yêu cầu đáng quan, tổ chức cá nhân Như vậy, tài liệu lưu trữ cần đưa phục vụ nhu cầu tất người Có nhiều tài liệu lưu trữ mà nội dung chứa đựng thông tin bí mật quốc gia, bí mật quan bí mật cá nhân, lực đối lập ln tìm cách để khai thác bí mật tài liệu lưu trữ Một số tài liệu khơng hạn chế sử dụng với đối tượng độc giả lại hạn chế sử dụng với đối tượng độc giả khác nên phải thể đầy đủ nguyên tắc, chế độ để bảo vệ nội dung mật tài liệu lưu trữ Độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu cần hiểu biết định tính mật công tác lưu trữ Những nội dung thông tin khai thác tài liệu lưu trữ quốc gia phục vụ cho mục đích đáng cá nhân song không làm ảnh hưởng đến lợi ích quốc gia, lợi ích quan lợi ích cá nhân khác Điều địi hỏi ý thức trách nhiệm công dân quốc gia, trình độ cán lưu trữ độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu Cán lưu trữ phải có quan điểm, đạo đức trị đắn, giác ngộ quyền lợi giai cấp, dân tộc, quyền lợi đáng quan, cá nhân có tài liệu lưu trữ, ln cảnh giác với âm mưu, thủ đoạn lực thù địch, có ý thức tổ chức kỷ luật, trách nhiệm cao, chấp hành nghiêm chỉnh quy chế bảo mật tài liệu lưu trữ quốc gia - Tính chất xã hội: Tài liệu lưu trữ việc phục vụ việc nghiên cứu lịch sử phục vụ cho nhu cầu khác đời sống xã hội như: hoạt động trị, hoạt động quản lý nhà nước, hoạt động ngoại giao, hoạt động truy bắt tội phạm nhiều 10 10 Khóa luận tốt nghiệp phải tự nhiên mà có mà phải ngun nhân tác động Chính thế, để có thành cơng nguyên nhân chủ yếu sau: Do tính cấp thiết kho lưu trữ quan tổ chức nên thời gian gần doanh nghiệp ngày quan tâm tới công tác lưu trữ doanh nghiệp Do nhận thức tầm quan trọng tài liệu lưu trữ nên cơng ty có trang bị tốt cho việc lưu trữ sở vật chất địa điểm kho lưu trữ Do quan tâm ban lãnh đạo công ty tổ chức cho cán lưu trữ tập huấn thêm nghiệp vụ nhằm nâng cao trình độ tầm nhận thức cán công nhân viên với công tác lưu trữ Trong năm gần đây, Nhà nước ta ngày quan tâm tới công tác lưu trữ việc số văn pháp luật quy định công tác lưu trữ cách cụ thể rõ ràng Nhờ quan tâm, giúp đỡ quan tổ chức cấp tạo điều kiện cho cán công nhân viên công ty học tập thêm chuyên môn nghiệp vụ nhằm nâng cao hiệu lưu trữ quan, đơn vị Không công ty phát hướng dẫn việc thực công tác văn thư – lưu trữ quy định Nhà nước vấn đề này, nhờ mà công tác lưu trữ công ty Cổ phần vật tư Nơng nghiệp Hà Nội ngày hồn thiện Bên cạnh cịn số mặt hạn chế nên công tác lưu trữ công ty cịn có nhiều điều bất cập Ngun nhân chủ yếu đội ngũ cán công nhân viên làm cơng tác lưu trữ cịn ít, trình độ chun mơn nghiệp vụ cán làm công tác lưu trữ chưa cao theo kịp yêu cầu cấp thiết mà xã hội đề Ngồi cịn trình độ tiếp cận áp dụng công nghệ thông tin vào cơng tác lưu trữ cịn yếu nên chưa phát huy hết vai trị vào cơng việc 50 50 Khóa luận tốt nghiệp Khơng thế, số nhân viên cịn có tư tưởng sai lệch công tác nên họ nhiệt huyết với cơng việc Phần lớn họ nghĩ rằng: công việc cơng việc đơn điệu khơng có khoa học cả, đơi chẳng cần cấp làm Hơn nữa, cơng việc khơng có nhiều đãi ngộ, so với mức độ phát triển chế thị trường hay mức lương họ nhận thấp Xét cách tổng thể, công việc không phù hợp với người trẻ tuổi, lớp trẻ hay họ thường thích cơng việc có tính chất động, sáng tạo công việc pahỉ suốt ngày ngồi phịng Chính ngun nhân nên hầu hết không muốn làm công tác lưu trữ họ thấy cơng việc nhàm chán khơng có thăng tiến nghề nghiệp nên phần lớn cán trẻ cơng ty có trình độ chun mơn, có khả bắt kịp với phát triển xã hội chuyển sang công việc khác công ty khác tốt Những người cịn lại cơng ty có tuổi chưa có trình độ chun mơn cao Hơn nguồn kinh phí cơng ty cịn có nhiều hạn chế nên chưa có đãi ngộ xứng đáng cho cán làm công tác lưu trữ, tiền lương thấp nên việc chảy máu chất xám diễn công ty Không thế, nguồn kinh phí cơng ty có hạn nên việc trang bị thêm số máy móc đại phục vụ cho cơng tác lưu trữ cịn gặp nhiều khó khăn Tuy nhiên với tảng đạt chắn tương lai, công ty Cổ phần cịn ngày thành cơng phát triển đường 51 51 Khóa luận tốt nghiệp CHƯƠNG III MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ NÔNG NGHIỆP HÀ NỘI 3.1 PHƯƠNG HƯỚNG NHIỆM VỤ CỦA LÃNH ĐẠO CÔNG TY VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG THỜI GIAN TỚI Để thực có hiệu cơng tác văn thư – lưu trữ, Công ty đề phương hướng nhằm hồn thiện cơng tác cơng ty đồng thời nâng cao hiệu cơng tác lưu trữ công ty Ban lãnh đạo công ty rõ nhiệm vụ công tác thời gian tới sau: Thứ nhất: Tiếp tục tuyên truyền tầm quan trọng công tác lưu trữ tới cán làm cơng tác Đây nhiệm vụ quan trọng cấp thiết Việc tuyên truyền giúp cho cán lưu trữ có nhận thức đăn công tác lưu trữ, giúp họ thấy tầm quan trọng cơng tác từ họ có ý thức công viêc, hiệu công việc cao Tuyên truyền thường xuyên giúp cho họ hiểu sâu tính chất vai trị cơng tác quan tổ chức, giúp họ thêm u cơng việc hơn, có say mê cơng việc Việc tuyên truyền sâu rộng công ty không giúp cán làm công tác nà nhận thức công tác lưu trữ mà tất công nhân viên cơng ty biết tính chất cơng tác, từ họ có ý thức việc sử dụng tài liệu lưu trữ cơng ty, đồng thời 52 52 Khóa luận tốt nghiệp họ hiểu thơng cảm với người trực tiếp làm công việc này, tạo gắn kết phòng ban Thứ hai: Nâng cao nhận thức sâu sắc quy định Nhà nước công tác Nhà nước ta nêu rõ, cơng tác lưu trữ có vai trị vơ quan trọng tổ chức nói riêng với tồn đât nước nói chung Chính thế, muốn làm tốt cơng tác này, phải có nhận thức cách đắn Bởi hiểu sâu sắc ta làm việc tốt hơn, thêm yêu công việc có ý thức tốt cơng việc Nhận thức cách sâu sắc công việc giúp cho cán lưu trữ có sáng tạo cơng việc, nhờ cơng việc hồn thành tốt Thứ ba: Chấn chỉnh tác phong làm việc nâng cao trình độ chun mơn cán cơng nhân viên cơng ty Ngồi việc nâng cao nhận thức người công tác lưu trữ, ban lãnh đạo công ty Cổ phần vật tư Nông nghiệp Hà Nội trọng tới việc chấn chỉnh tác phong làm việc nâng cao trình độ cán bộ, nhân viên cơng ty Đây điều kiện để hồ vào với xu phát triển xã hội ngày Xã hội ngày phát triển biến động khơng ngừng người phải ln ln biến động khơng muốn bị tụt hậu so với giới Tác phong làm việc cần phải thay đổi để phù hợp với chế thị trường Là nhân viên thời đại mới, cần phải có óc quan sát, xếp cách hợp lý, linh hoạt cơng việc, yếu tố kết hợp với trình độ chun mơn cao làm nên người thời đại mới, thời đại kinh tế thị trường Thứ tư: Thực tốt nghiệp vụ công tác lưu trữ; Tiếp tục chỉnh lý bổ xung hồ sơ tài liệu tồn đọng Ngồi việc cần phải nâng cao, chấn chỉnh việc trì tốt cơng tác vấn đề trọng tâm cần thiết Thứ năm: Thường xuyên kiểm tra, đôn đốc thực quản lý công tác lưu trữ theo quy định pháp luật 3.2 MỘT SỐ ĐỀ XUẤT VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ 3.2.1 Đổi nhận thức công tác văn thư lưu trữ công ty Cổ phần Vật tư nông nghiệp Hà Nội Phục vụ yêu cầu cải cách hành 53 53 Khóa luận tốt nghiệp Trong giai đoạn nay, việc đổi nhận thức công tác văn thư - lưu trữ nói chung cơng tác lưu trữ nói riêng yêu cầu cấp bách đất nước ngày phát triển tham gia vào nhiều tổ chức kinh tế mang tầm khu vự giới như: ASEAN, WTO đội ngũ cán cần phải nhanh nhạy nắm bắt thông tin cách nhanh chóng, đầy đủ xác phục vụ cho q trình lãnh đạo góp phần vào công xây dựng đất nước dân giàu - nước mạnh - xã hội công bằng, dân chủ, văn minh Xã hội ngày phát triển vận động khơng ngừng, mà người cần phải thay đổi để theo kịp với thời đại khơng muốn trở nên lỗi thời tụt hậu so với người khác Chính mà điều cần phải đổi nhận thức đội ngũ cán bộ, nhân viên công tác lưu trữ để tiến tới cải cách hành đất nước Khi có nhận thức hiểu rõ tầm quan trọng cơng tác có phương hướng xây dựng hợp lý, củng cố để khắc phục hạn chế làm công tác ngày tốt phục vụ cho việc quản lý, phát triển kinh tế đơn vị nói riêng đất nước nói chung Hiện cịn khơng cán nhân viên hiểu chưa ý nghĩa cơng tác lưu trữ cho công việc vô nhàm chán, vô vị không cần cấp làm Đó quan niệm sai lầm thực không phù hợp với cải cách hành Vì mà trước áp lực mới, yêu cầu công tác quản lý Nhà nước xã hội địi hỏi cơng tác lưu trữ cần xem xét tồn diện hơn, tránh nhìn thiếu khách quan, phía Có cơng tác phát huy tốt vai trị Muốn vậy, cần phải thường xuyên đào tạo cán lưu trữ tư tưởng tiến bộ, cần phải khẳng định cơng việc vừa mang tính khoa học vừa có logíc, địi hỏi người cán lưu trữ phải có tố chất niềm say mê công việc Cần loại bỏ quan niệm sai lầm cho công việc không cần qua lớp học làm Bởi cơng việc 54 54 Khóa luận tốt nghiệp có đặc trưng riêng Nếu ta khơng tìm hiểu nghiên cứu kỹ lưỡng khơng thể tìm thấy điểm hay thú vị công việc mà ta làm Từ lý lẽ ta khẳng định rằng, muốn đổi nhận thức công tác lưu trữ cần coi trọng tói chất lượng đào tạo bồi dưỡng chuyên môn, nhà nước ta cần phải có thêm nhiều sách để đào tạo nên cán lưu trữ giỏi tương lai 3.2.2 Nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cán lưu trữ công ty Công tác vô quan trọng Điểm qua vai trò tài liệu lưu trữ, khơng có vai trị quan trọng việc cải cách hành chính, việc nâng cao đời sống xã hội mà công ty hay doanh nghiệp tài liệu lưu trữ có vai trị vô quan trong phát triển công ty Vì Việc nâng cao trình độ chun mơn đội ngũ cán cơng nhân viên việc nâng cao hiệu công tác lưu trữ doanh nghiệp Thực trạng cho thấy công ty Cổ phần vật tư Nông nghiệp Hà Nội thiếu nguồn nhân lực phục vụ công tác lưu trữ Cán chuyên trách cho công việc có người dẫn đến tình trạng cơng việc nhiều mà nguồn nhân lực thiếu, người phải chịu nhiều áp lực công việc dễ gây mệt mỏi từ làm giảm khả hồn thành cơng việc cán cơng nhân viên Số lượng cán có trình độ chun mơn cao, có tư tưởng nhận thức tốt, có khả bắt kịp với thời đại công ty khơng có Chính lẽ đó, muốn nâng cao cơng tác tổ chức xây dựng đội ngũ cán nhân viên tốt chuyên môn nghiệp vụ lãnh đạo công ty cần quan tâm tới công tác đào tạo cho cán đồng thời cần phải có sách cụ thể tăng lương có chế độ đãi ngộ đặc biệt để giữ lại cơng ty cán trẻ tuổi nhiệt huyết có trình độ chun mơn cao, tránh tình trạng chảy máu chất xám gây ảnh hưởng không tốt tời phát triển công ty Nên tuyển chọn thêm vài nhân viên trẻ làm cơng tác lưu trữ ban đầu họ khơng có kinh nghiệm họ phải có bầu nhiệt huyết có trình độ 55 55 Khóa luận tốt nghiệp chun mơn cao, có khả bắt kịp với phát triển thị trường để củng cố thêm vào đội ngũ cán lưu trữ công ty Bên cạnh đó, cần phải nâng cao hiểu biết kiến thức CNTT cách cử nhân viên học thêm ứng dụng công nghệ thông tin công tác đồng thời tạo điều kiện cho họ tìm tịi học hỏi mới, khuyến khích sáng tạo cơng việc để ứng dụng sử dụng thành thạo công nghệ mới, phục vụ tốt cho công việc thời đại mới, tránh lạc hậu, lúng túng triển khai thực Nhanh nhạy nắm bắt thông tin để cung cấp cách nhanh xác, kịp thời để tránh trường hợp thơng tin cung cấp khơng cịn phù hợp với thực tiễn Để nâng cao hiệu làm việc cán công nhân viên công ty, lãnh đạo công ty nên đặt số quy chế nhằm khuyến khích nhân viên làm việc hăng say đồng thời qua kỳ kiểm tra xem xét tình hình có khen thưởng phù hợp Khơng thế, cịn cần phải có buổi họp chun mơn nhằm nâng cao trình độ chun mơn cán công nhân viên hiệu công tác lưu trữ 3.2.3 Tăng cường sở vật chất phương tiện, trang thiết bị công tác lưu trữ công ty Để đánh giá chất lượng, hiệu văn phòng người ta vào nhiều yếu tố có hệ thống trang thiết bị quan, văn phòng thật đại cần có thiết bị tiên tiến đáp ứng u cầu cơng việc cách tốt Nhìn chung điều kiện sở vật chất công ty Cổ phần Vật tư nông nghiệp Hà Nội đầy đủ số lượng chất lượng số máy cịn lạc hậu, chưa đáp ứng đủ tiêu chuẩn công tác lưu trữ Vì thế, để nâng cao cơng tác này, lãnh đạo công ty cần đầu tư số trang thiết bị máy tính có nối mạng internet, máy hút ẩm để đảm bảo việc lưu trữ đựơc tốt Cần trọng tới biện pháp chống ẩm mốc, cháy 56 56 Khóa luận tốt nghiệp nổ, có biện pháp để ngăn chặn phá hoại côn trùng gây hại cho tài liệu Cần phải trọng tới việc bảo quản tài liệu Doanh nghiệp nên mua thêm số thuốc trừ mối mọt số côn trùng gián, chuột để bảo quản tài liệu cách tốt Trong tương lai, với phát triển công ty, kho lưu trữ không đáp ứng nhu cầu lưu trữ thực tế, cần phải có phương hướng cụ thể để bố trí cho phù hợp, vừa tiết kiệm diện tích lại vừa có điều kiện tốt cho công tác lưu trữ Thực tế cho thấy, công ty sử dụng giá để đựng bảo quản tài liệu chưa hợp lý Với đặc thù công ty cổ phần, khối lượng tài liệu không nhiều, đồng thời đơn vị chuyên nghiên cứu nơi chuyên bảo quản tài liệu, việc sử dụng giá để bảo quản tài liệu gây tốn nhiều diện tích đồng thời lại làm cho cơng tác bảo quản gặp nhiều khó khăn Bảo quản giá, nên tiếp xúc với môi trường bên cao hơn, tiếp xúc với tác nhân gây hư hại tài liệu nhiều hơn, tài liệu dễ bị hư hỏng Hơn nữa, đơn vị chuyên nghiên cứu nên công tác lưu trữ dù trọng đến đâu tránh tác nhân gây hại cho tài liệu Hiện nay, công ty, họ thường sử dụng tủ chuyên dụng để bảo quản tài liệu Tủ làm kim loại hay sắt Tài liệu phân loại, xắp xếp bảo quản ngăn tuỳ theo xắp xếp cơng ty Trong ngăn tủ cơng ty có biện pháp bảo quản riêng cho ngăn cho phù hợp với tính chất tài liệu tủ.Ví dụ dùng túi hút ẩm vôi sống hay silicagel đặt ngăn tủ để có điều kiện tốt cho tài liệu Hơn nữa, sử dụng tử đựng tài liệu ngăn chặn tốt tác nhân gây hại ẩm, mốc hay bụi bẩn, đồng thời ngăn chặn xâm nhập loài gặm nhấm chuột hay laọi côn trùng gây hại nhậy cánh bạc hay gián Từ cơng tác lưu trữ có hiệu cao Khơng thế, sử dụng tủ đựng tài liệu giúp tiết kiệm nhiều diện tích đặc thù cơng ty 57 57 Khóa luận tốt nghiệp khơng phải cơng ty có diện tích lớn để xây dựng hẳn kho lưu trữ theo tiêu chuẩn mà Nhà nước ta quy định Vì việc bảo quản tài liệu tủ chuyên dụng phù hợp với đơn vị nay, đặc biệt cơng ty Từ thiết nghĩ, để phù hợp với chế thị trường nay, phù hợp với quy mô phát triển công ty, ban lãnh đạo công ty nên xem xét đổi sử dụng tủ kim loại để bảo quản tài liệu góp phần nâng cao hiệu công tác lưu trữ thực tế công ty 3.2.4 Tổ chức tốt công tác văn thư tạo điều kiện làm tốt khâu nghiệp vụ lưu trữ Công tác văn thư lưu trữ thực chất hai khái niệm khác lại có mối quan hệ chặt chẽ với Chính vậy, hai công tác gọi thành để mối quan hệ mật thiết chúng Trong hoạt động văn phịng, hai cơng tác hoạt động bổ xung hỗ trợ cho Nếu công tác công tác văn thư thực hiệu tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Tài liệu hoàn thiện từ khâu văn thư giảm tải bớt cho công tác lưu trữ giúp công tác lưu trữ tiến hành thuận lợi đỡ nhiều thời gian tiền bạc hay công sức Ví dụ cơng tác lập hồ sơ nộp hồ sơ lưu trữ tiến hành công tác văn thư cách cẩn thận kỹ lưỡng chuyển sang phận lưu trữ, tài liệu không cần phải xắp xếp hay kiểm tra lại từ tiết kiệm nhiều thời gian đồng thời giảm bớt khâu công tác lưu trữ giúp công tác lưu trữ bớt rườm rà, dễ gây nhàm chán Bởi vậy, ăn khớp hai yếu tố văn thư lưu trữ mang lại hiệu cao công việc Thực tế cho thấy, công tác văn thư công ty Cổ phần vật tư Nơng nghiệp Hà Nội cịn có hạn chế chưa đáp ứng yêu cầu nghiệp đổi mới, cơng nghiệp hố, đại hố đất nước Các nghiệp vụ soạn thảo văn bản, tổ chức xử lý văn đi, văn đến hay công tác lập hồ sơ lưu trữ hành nhiều vướng mắc nhiều hạn chế chưa giả Vì cơng tác văn thư cơng ty Cổ phần vật tư 58 58 Khóa luận tốt nghiệp Nơng nghiệp Hà Nội cần có thêm nhiều quy chế, quy định rõ ràng chuyên môn nghiệp vụ tác phong làm việc nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư nói riêng cơng tác văn thư – lưu trữ nói chung Cụ thể, cơng tác văn thư công ty Cổ phần vật tư Nông nghiệp Hà Nội cần ý hoàn thiện khâu như: - Hồn thiện cơng tác soạn thảo văn bản, ban hành xử lý văn - Đổi công tác quản lý văn đến, văn - Nâng cao công tác lập hồ sơ, nộp hồ sơ vào lưu trữ 3.2.4.1 Hồn thiện cơng tác soạn thảo văn bản, ban hành xử lý văn Trong trình cải cách hành chính, cơng tác soạn thảo văn bản, ban hành xử lý văn công tác Nhà nước ta quan tâm trọng Sự tiêu chuẩn hố cơng tác soạn thảo văn giúp cho việc truyền đạt thông tin cần nêu văn cách dễ dàng đồng thời củng cố nghiêm minh văn pháp luật Nhà nước Vì vậy, Nhà nước ta ngày trọng tới công tác Có nhiều văn quy định rõ công tác này, tiêu biểu thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 Bộ nội vụ văn phòng phủ Chính vậy, cần xây dựng chuẩn hố quy trình soạn thảo ban hành, xử lý văn bản; phải có quy chế, quy định rõ ràng công tác này, cần đầy đủ khâu, bước công tác Đặc biệt cần vào quy định Nhà nước hướng dẫn việc thực công tác Cụ thể sau: Khi soạn thảo văn cần ý tới cỡ chữ, font chữ thực tế văn ban hành cơng ty có văn bị sai vi phạm số lỗi như: ban hành định sau dấu chấm phẩy đến cuối sử dụng dấu phẩy thực tế, có văn sử dụng dấu chấm, sai so với quy định Cần có quy định rõ ràng thẩm quyền photo văn bản, hạn chế dùng văn nói việc soạn thảo văn bản, văn phải trình bày hai mặt tờ giấy có đảm bảo đầy đủ tính hiệu lực tính pháp lý văn ban hành 59 59 Khóa luận tốt nghiệp Vẫn có tình trạng văn đưa tới phịng văn thư để ký đóng dấu mà chưa có chữ ký nháy người có thẩm quyền, trách nhiệm Vì vậy, để khắc phục tình trạng này, nhân viên văn thư khơng đóng dấu văn chưa có chữ ký cấp trên, cần tuân thủ bước theo quy định Nhà nước Cũng cần phải có quy định rõ trách nhiệm cho người có thẩm quyền để ban hành văn khơng bị sai thẩm quyền ký để quy trách nhiệm cụ thể xác cho người Vì có trường hợp lợi dụng điều để làm điều trái pháp luật lợi ích thân gây hiệu nghiêm trọng 3.2.4.2 Đổi công tác quản lý văn đến, văn văn phịng cơng ty Cổ phần vật tư Nơng nghiệp Hà Nội Thế kỷ XXI với việc bùng nổ thơng tin dẫn đến q tải bị chìm giới thơng tin, nguồn lực thơng tin vô quan trọng vượt lên nguồn lực khác Khi thơng tin nhiều đặt vấn đề sử dụng quản lý cho thích hợp, có hiệu Thơng tin văn có vai trị quan trọng hoạt động tồn cơng ty Chính việc tiếp nhận, xử lý, bảo quản sử dụng phục vụ cho hoạt động Nhà nước thời đại ngày nhiệm vụ hành đầu công tác văn thư Công tác quản lý văn văn đến cần phải trọng quan tâm Các văn vừa hay vừa đến cần phải vào sổ tránh tình trạng để lâu dẫn đến tình trạng qn khơng vào sổ tài liệu làm mát hay thất lạc văn bản, nhiều đến vàn số lại không nhớ văn gửi tới hay gửi từ để ghi vào sổ cho xác Đối với văn mang tính chất đọc để biết khơng cần thiết phải y gây nhiều thời gian, tiền mà thơng báo qua họp hay dán lên bảng tin để người cơng ty đọc Đối với phong ban chịu trách nhiệm trực tiếp photo lại để tham khảo Cần có sụ quản lý loại văn văn đến ngày từ khâu văn thư để giảm tải cho công tác lưu trữ Các văn đến cần vàn sổ cẩn thận, xắp xếp phân loại tuỳ theo mức độ mật để bảo quản phịng 60 60 Khóa luận tốt nghiệp đến đợt chuyển vào kho lưu trữ Các tài liệu phòng văn thư cần phải xắp xếp cách khoa học hơn, cần phân loại lưu riêng tài liệu tài liệu đến để tránh nhầm lẫn hay thất Trong q trình bảo quản phòng cần phải ý tới công tác bảo quản hồ sơ tránh để ẩm mốc gây khó khăn cho việc lưu trữ sau 3.2.4.3 Nâng cao công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ Công tác lập hồ sơ việc vơ quan trọng có ý nghĩa thiết thực hoạt động quan Vì vậy, cơng ty cần phải có quy định rõ ràng, chế tài cụ thể việc lập hồ sơ vào lưu trữ cơng ty Những tài liệu có liên quan đến hay tài liệu chủng loại nên xếp với để tìm dễ dàng Ví dụ như: định xắp xếp thành danh mục riêng, công văn riêng để tránh nhầm lẫn, lại dễ tìm, dễ bảo quản Khi tiến hành lập hồ sơ cần phân loại cẩn thận tránh trường hợp văn có giá trị cần lưu trữ để sử dụng lại không cho vào lưu trữ, cịn tài liệu huỷ bỏ lại lưu trữ Việc lập hồ sơ tài liệu để đem vào nộp lưu cần phải tiến hành theo quy định Nhà nước Trong công tác lập hồ sơ lưu trữ nên phân loại xắp xếp lại hồ sơ rõ ràng, xác định rõ giá trị tài liệu nộp lưu phân loại riêng để công tác phân loại xác định giá trị tài liệu khâu lưu trữ sau giảm tải dễ dàng 3.2.5 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ Công nghệ thông tin với thành tựu kỳ diệu công nghệ tin học, máy tính cơng nghệ truyền thơng cho cơng tác văn phịng có thay đổi Đưa người sang kỷ nguyên với trang thiết bị đại Nhưng thực tế cơng ty cịn chưa khai thác hết giá trị công nghệ thông tin thời kỳ nay, điều gây nhiều hạn chế cho công tác lưu trữ Muốn ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lãnh đạo cơng ty nên thay máy vi tính đại đặt phịng lưu trữ Có thể sử dụng 61 61 Khóa luận tốt nghiệp phần mềm chuyên dụng cho quản lý để công việc quản lý dễ dàng có trình tự khoa học Hồ sơ tài liệu đồng thời lưu máy tính để quản lý cho dễ lưu ngồi giấy tờ để phịng trường hợp liệu máy Nên sử dụng chương trình lập trình sẵn máy tính vào công tác lưu trữ để giảm bớt gánh nặng cho công tác lưu trữ đồng thời làm cho việc tìm kiếm kiểm tra tài liệu lưu trữ dễ dàng Việc lưu trữ dùng film, băng từ, đĩa từ lưu trữ thông tin với trữ lượng lớn hàng triệu lần Do khơng cần chép, nhân in văn phát hành theo kiểu thủ công qua đường bưu điện trước Với việc xuất đĩa cứng, đĩa quang, xử lý ghi nhận đọc thông tin lưu trữ phận quang học lưu trữ thông tin với khối lượng lớn Bằng cách vừa tìm kiếm thông tin, vừa trao đổi với đối tác thơng tin cần thiết, chi phí lúc dầu bỏ lớn lợi ích mà mang lại lại vơ to lớn, vừa tiết kiệm thời gian, vừa tiết kiệm công sức 3.2.6 Tăng cường đôn đốc kiểm tra công tác lưu trữ Lãnh đạo cơng ty cần quan tâm, sát tình hình hoạt động cơng tác lưu trữ để động viên kịp thời đội ngũ cán công nhân viên, khơng mà cịn để nâng cao hiệu cơng việc, tránh tình trạng trì trệ máy hoạt động Phát sai sót kịp thời để nhắc nhở, khắc phục tránh gây hậu nhiêm trọng hay xảy hậu quy trách nhiệm đến người có liên quan tránh tình trạng đùn đẩy, trốn tránh trách nhiệm, kiên xử lý hành vi mắc phải nhiều lần theo quy định Nhà nước Thường xuyên đôn đốc, kiểm tra công tác lưu trữ phát sáng kiến cách làm hay cán bộ, nhân viên để kịp thời động viên, khen thưởng giúp họ hăng say với công việc Đồng thời giải thích cho 62 62 Khóa luận tốt nghiệp người hiểu tôn trọng quy định cơng tác lưu trữ, tạo tình cảm tốt đẹp cấp cấp Cần có kiểm tra định kỳ hay đột xuất để nắm rõ tất tài liệu nằm kho KẾT LUẬN Bác Hồ nói “Học phải đôi với hành”, lý thuyết đôi với thực tế Thật vậy, lý tuyết ghế nhà trường tảng, sở vững để bước vào ngưỡng cửa đời người Thế ta khơng thể áp đặt tồn chúng vào cơng việc mình, lý thuyết nhỏ bé mà sống lại có nhiều điều mà sách khơng có Chính việc áp dụng lý thuyết học vào cơng việc phải có sáng tạo, linh hoạt kinh nghiệm nghề nghiệp Vì trải nhiệm thực tế học quý báu mà cần phải coi trọng Trong khoảng thời gian tìm hiểu thực tế Cơng ty Cổ phần Vật tư Nông nghiệp Hà Nội, nhờ giúp đỡ tận tình lãnh đạo Cơng ty, đặc biệt Lê Duy Lộc, em có khoảng thời gian vơ hữu ích cho thân để tiếp xúc với thực tế công việc củng cố thêm kiến thức chuyên môn đào tạo suốt thời gian học tập ghế Nhà trường Sau trình tìm hiểu thực tế, em ý thức được: Tìm hiểu kiến thức thực tế nội 63 63 Khóa luận tốt nghiệp dung học tập vơ cần thiết có ý nghĩa thiết thực việc củng cố chuyên môn, bồi dưỡng kỹ nghiệp vụ chuẩn bị hành trang tạo điều kiện cho sinh viên có hội va chạm thực tế, củng cố thêm kinh nghiệm chun mơn, củng cố lịng tin, nhiệt huyết đam mê với nghề để tâm phấn đấu ước vọng nghề nghiệp tương lai Quá trình mang đến cho sinh viên hội khẳng định thân, mở hội nghề nghiệp tự tin bước đường lập nghiệp Khơng cịn giúp em trau dồi thêm nhiều kinh nghiệm quý báu, vừa ôn lại kiến thức tích lũy cịn ngồi ghế nhà trường, vừa phát huy, khơi dậy tiềm nhà quản trị văn phòng tương lai, giúp em tự tin đứng trước cánh cửa để hịa nhập với mơi trường làm việc cơng sở Do cịn thiếu kinh nghiệm thời gian nên khoá luận em khơng tránh khỏi thiếu sót Vì em mong nhận giúp đỡ, góp ý, bảo thầy giáo để khố luận ngày hoàn thiện Qua đây, cho phép em lần nữa, tất lòng biết ơn chân thành mình, gửi tới Ban Lãnh đạo tồn thể cán nhân viên Công ty Cổ phần vật tư Nông nghiệp Hà Nội lời cảm ơn lời chúc sức khoẻ trân trọng Chúc Công ty ngày thành công đường phát triển góp phần nâng cao vị cơng ty thị trường nước Đặc biệt, xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới trưởng phòng Tổ chức Hành cơng ty, Lê Duy Lộc bác Nguyễn Thị Chi - cán phòng văn thư lưu trữ tận tình hướng dẫn giúp đỡ em suốt trình thực tập nghiên cứu công ty Cảm ơn Ban Giám hiệu Trường Đại Học Thành Đô, đặc biệt cô giáo Trần Thị Thu Hương tạo điều kiện hướng dẫn, giúp đỡ em suốt q trình thực tập hồn thành khoá luận Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, Tháng năm 2010 64 64 ... theo đạo ban giám đốc công ty 2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ NƠNG NGHIỆP HÀ NỘI Trình tự công tác lưu trữ Công ty Cổ phần Vật tư Nông nghiệp Hà Nội bao gồm bước khái... TÁC LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ NÔNG NGHIỆP HÀ NỘI 2.3.1 Ưu điểm Trước hết cần phải khẳng định công ty Cổ phần vật tư Nông nghiệp Hà Nội thành công việc tổ chức công tác lưu trữ công ty. .. đề tài: ? ?Nâng cao hiệu công tác Lưu trữ Công ty Cổ phần Vật tư Nông nghiệp Hà Nội - Thực trạng giải pháp? ?? cho khoá luận tốt nghiệp với mong muốn góp phần nâng cao hiệu cơng tác lưu trữ quan tổ