Nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tại ủy ban nhân dân huyện bình xuyên, tỉnh vĩnh phúc

BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƢ – LƢU TRỮ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN BÌNH XUN, TỈNH VĨNH PHÚC Khố luận tốt nghiệp ngành : LƯU TRỮ HỌC Người hướng dẫn : ThS PHẠM THỊ HỒNG QUYÊN Sinh viên thực : PHÙNG NGỌC ANH Mã số sinh viên : 1405LTHC003 Khoá : 2014 – 2018 Lớp : ĐH LTH 14C HÀ NỘI - 2018 MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG VIẾT TẮT A PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu vấn đề Mục tiêu nghiên cứu 4 Đối tượng phạm vi nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Kết cấu khóa luận Chƣơng 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI UBND HUYỆN BÌNH XUYÊN, TỈNH VĨnh phúc 1.1.Cơ sở lý luận 1.1.1 Khái niệm công tác lưu trữ 1.1.2 Tính chất cơng tác lưu trữ 10 1.1.3 Nội dung công tác lưu trữ 11 1.2 Cơ sở thực tiễn công tác lưu trữ UBND huyện Binh Xuyên tỉnh Vĩnh Phúc 15 1.2.1 Khái quát chung UBND huyện Bình Xuyên tỉnh Vĩnh Phúc 15 1.2.2 Điều kiện thành lập phông lưu trữ UBND huyện Bình Xuyên tỉnh Vĩnh Phúc 19 1.2.3 Thành phần, nội dung ý nghĩa tài liệu lưu trữ UBND huyện Bình Xuyên tỉnh Vĩnh Phúc 21 Chƣơng 2: THỰC TRẠNG CƠNG TÁC LƢU TRỮ TẠI UBND HUYỆN BÌNH XUYÊN TỈNH VĨNH PHÚC 29 2.1 Tình hình tổ chức quản lý cơng tác lưu trữ UBND huyện Bình Xun 29 2.1.1 Tổ chức phận làm công tác lưu trữ 29 2.1.2 Bố trí nhân làm cơng tác lưu trữ 30 2.1.3 Xây dựng văn đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ 30 2.1.4 Tổ chức nghiên cứu khoa học ứng dụng thành tựu KHCN hoạt động lưu trữ 32 2.1.5 Đào tạo bồi dưỡng nhân làm văn thư, lưu trữ; tập huấn cho cán bộ, nhân viên quan công tác lưu trữ 32 2.1.6 Quản lý công tác thi đua khen thưởng công tác văn thư, lưu trữ 34 2.1.7 Thanh tra, kiểm tra xử lý vi phạm quy chế cơng tác văn thư, lưu trữ UBND huyện Bình Xuyên 34 2.2 Tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ UBND huyện Bình Xuyên tỉnh Vĩnh Phúc 35 2.2.1 Thu thập tài liệu vào lưu trữ 35 2.2.2 Xác định giá trị tài liệu 40 2.2.3 Chỉnh lý khoa học tài liệu 43 2.2.4 Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu 46 2.2.5 Bảo quản TLLT 46 2.2.6 Tổ chức khai thác sử dụng TLLT 48 2.2.7 Thống kê công tác lưu trữ 51 Chƣơng 3: NHẬN XÉT VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI UBND HUYỆN BÌNH XUYÊN, TỈNH VĨNH PHÚC 53 3.1 Nhận xét công tác lưu trữ UBND huyện Bình Xuyên tỉnh Vĩnh Phúc 53 3.1.1 Ưu điểm 53 Nhìn chung cơng tác lưu trữ UBND huyện Bình Xun năm qua đạt hiệu cách rõ rệt: 53 3.1.2 Hạn chế 54 3.1.3 Nguyên nhân dẫn tới hạn chế 56 3.2 Một số đề xuất nâng cao hiệu công tác lưu trữ UBND huyện Bình Xuyên tỉnh Vĩnh Phúc 57 3.2.1 UBND huyện cần rà soát, xây dựng hoàn thiện văn đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ 57 3.2.2 Nâng cao trình độ lực cho đội ngũ cán lưu trữ 58 3.2.3 Đẩy mạnh tổ chức công tác tuyên truyền, giới thiệu công tác lưu trữ 59 3.2.4 Tăng cường kiểm tra nâng cao hoạt động nghiệp vụ kho lưu trữ UBND huyện Bình Xuyên 60 3.2.5 Đầu tư sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ 63 PHẦN KẾT LUẬN 65 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 67 PHẦN PHỤ LỤC 69 DANH MỤC BẢNG VIẾT TẮT HĐND Hội đồng nhân dân UBND Ủy ban nhân dân TLLT Tài liệu lưu trữ PLTĐCSVN Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam A PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Tài liệu lưu trữ tài liệu có giá trị, lựa chọn từ tồn khối tài liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức cá nhân, bảo quản kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho mục đích tồn xã hội Để đem tài liệu lưu trữ khai thác sử dụng có hiệu cần đến công tác lưu trữ đạt kết tiến Công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất vấn đề lý luận, thực tiễn pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học nhu cầu cá nhân Do vậy, công tác lưu trữ thiếu hoạt động máy Nhà nước Đối với địa phương, tổ chức quản lý công tác lưu trữ ngày củng cố nhằm đáp ứng yêu cầu thực tiễn đề Ở số quan, đơn vị biết đến tầm quan trọng công tác lưu trữ tồn nhiều hạn chế nên quan tâm tới công tác lưu trữ chưa tốt Trong năm qua, quan tâm ban lãnh đạo UBND huyện Bình Xuyên ban lãnh đạo Văn phịng UBND, cơng tác lưu trữ UBND huyện Bình Xuyên dần vào nề nếp góp phần tích cực vào việc thực chức năng, nhiệm vụ Văn phòng Tuy nhiên qua trình khảo sát, tơi nhận thấy cơng tác lưu trữ Văn phịng UBND huyện Bình Xun cịn tồn hạn chế định gây ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu hoạt động quan Để sâu tìm hiểu, làm rõ nguyên nhân vấn đề, đồng thời góp phần nâng cao hiệu công tác lưu trữ, định chọn đề tài: “ Nâng cao hiệu công tác lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Bình Xuyên, tỉnh Vĩnh Phúc” làm đề tài cho khóa luận tốt nghiệp Lịch sử nghiên cứu vấn đề Đối với quan, tổ chức, công tác lưu trữ có vai trị đặc biệt quan trọng Tuy quan có tổ chức, quản lý cơng tác văn thư – lưu trữ riêng có đặc điểm chung trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Đề tài nghiên cứu công tác lưu trữ UBND cấp huyện đề tài lại thu hút nhiều quan tâm nhà lãnh đạo, nhà khoa học nhà quản lý Qua khảo sát thực tế nguồn tài liệu, em tìm hiểu tổng kết số sách tham khảo, đề tài khoa học, luận văn Thạc sỹ,…có liên quan đến đề tài Cụ thể là: Nhóm cơng trình sách chuyên khảo: -Giáo trình: “Lý luận thực tiễn cơng tác lưu trữ” nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm, nhà xuất Đại học Giáo dục chuyên nghiệp, xuất năm 1990 - Giáo trình: “Lý luận phương pháp công tác lưu trữ” GVC.TS.Chu Thị Hậu làm chủ biên, xuất năm 2016 Cuốn sách có nội dung thiết thực, phong phú kết hợp lý luận hoạt động thực tiễn, cung cấp cho người đọc thông tin cần thiết việc nghiên cứu, tham khảo vận dụng công tác lưu trữ cách đắn, có chất lượng hiệu Nhóm cơng trình đề tài nghiên cứu cấp ngành, cấp Nhà nước: - Đề tài: “ Cơ sở khoa học để tổ chức quản lý nhà nước công tác lưu trữ”, TS.Dương Văn Khảm làm chủ nhiệm năm 2001 Trong đề tài nhóm tác giả trình bày lịch sử phát triển ngành Lưu trữ Việt Nam tổ chức lưu trữ Nhà nước từ năm 1945 đến năm 2000, mơ hình tổ chức lưu trữ số quốc gia giới Trên sở tác giả đưa mơ hình tổ chức ngành Lưu trữ Việt Nam bao gồm: hệ thống quan quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia, quan, kho quản lý tài liệu PLT ĐCSVN, hệ thống quan song trùng trực thuộc Đảng Nhà nước, hệ thống quan, kho quản lý, bảo quản tài liệu Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam - “Cơ sở lý luận thực tiễn tổ chức kho lưu trữ Việt Nam” tác giả Vương Đình Quyền chủ trì nghiên cứu Cơng trình khái qt thực trạng công tác lưu trữ cấp đề xuất dự án xây dựng hệ thống quan lưu trữ Việt Nam bao gồm lưu trữ huyện Nhóm cơng trình luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp chuyên ngành Lưu trữ học Quản trị văn phòng trường Đại học Khoa học xã hội nhân văn: - Luận văn thạc sỹ tác giả Phạm Diệu Linh: “Các giải pháp nâng cao hiệu công tác lưu trữ cấp huyện thành phố Hà Nội”, năm 2009 - Luận văn Thạc sỹ tác giả Trần Văn Quang “Tổ chức quản lý lưu trữ cấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh”, Trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn, năm 2014 - Luận văn thạc sỹ tác giả Kim Thị Huyền Trang: “Nghiên cứu đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ quan quyền Nhà nước cấp huyện thuộc tỉnh Sơn La”, năm 2014 - Luận văn thạc sỹ tác giả Trần Thị Mai: “Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ UBND cấp huyện phục vụ công tác quản lý nhà nước địa phương”, năm 2015 - Khóa luận tốt nghiệp tác giả Đỗ Vũ Kim Anh: “Công tác lưu trữ quận thành phố Hà Nội thực trạng giải pháp”, năm 2013 Khóa luận tốt nghiệp tác giả Hồng Lan Nhi: “Cơng tác văn thư lưu trữ văn phịng HĐND-UBND huyện Quảng Bình, tỉnh Hà Giang”, năm 2017 Trên số cơng trình nghiên cứu cơng tác lưu trữ Các cơng trình viết nêu thực trạng tổ chức, quản lý công tác lưu trữ, đồng thời đưa giải pháp nâng cao hiệu tổ chức công tác lưu trữ quan nhà nước Qua tìm hiểu cơng trình nghiên cứu trên, tơi học tập cách tiếp cận, phương pháp nghiên cứu để từ nghiên cứu, thực đề tài khóa luận Các viết nêu thực trạng quản lý công tác lưu trữ, đồng thời đưa giải pháp nâng cao hiệu tổ chức công tác lưu trữ quan nhà nước Tuy nhiên nâng cao hiệu công tác lưu trữ UBND huyện Bình Xuyên, tỉnh Vĩnh Phúc theo khảo sát cá nhân em chưa có đề tài nghiên cứu viết vấn đề này, nắm bắt tình hình thực tế em tiến hành nghiên cứu đề tài: “Nâng cao hiệu công tác lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Bình Xuyên, tỉnh Vĩnh Phúc” Mục tiêu nghiên cứu Đề tài thực dựa mục tiêu nghiên cứu: - Một là, khảo sát đánh giá thực tế công tác lưu trữ UBND huyện Bình Xuyên, tỉnh Vĩnh Phúc - Hai là, đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác lưu trữ UBND huyện Bình Xuyên, tỉnh Vĩnh Phúc Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng: Công tác lưu trữ - Phạm vi nghiên cứu: + Phạm vi khơng gian: UBND huyện Bình Xun, tỉnh Vĩnh Phúc + Phạm vi thời gian: Khóa luận tập trung chủ yếu nghiên cứu thực trạng công tác lưu trữ tại UBND huyện Bình Xuyên, tỉnh Vĩnh Phúc từ năm 2007 đến Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực mục tiêu nghiên cứu đề tài đặt ra, thực nhiệm vụ bản: + Thứ nhất, khái quát sở lý luận thực tiễn công tác lưu trữ + Thứ hai, tìm hiểu thực trạng cơng tác lưu trữ UBND huyện Bình Xuyên tỉnh Vĩnh Phúc + Thứ ba, nghiên cứu đề xuất số giải pháp nâng cao hiệu công tác lưu trữ UBND huyện Bình Xuyên tỉnh Vĩnh Phúc Phƣơng pháp nghiên cứu Trong q trình thực đề tài, tơi sử dụng số phương pháp nghiên cứu chung khoa học như: phương pháp so sánh, phương pháp phân tích, phương pháp vấn,… - Phương pháp phân tích tổng hợp thực tiễn: Trên sở thông tin thu thập tiến hành phân tích thực trạng cơng tác lưu trữ UBND huyện Bình Xun tỉnh Vĩnh Phúc Từ đưa nhận xét, đánh giá công tác lưu trữ cách khách quan đầy đủ - Phương pháp vấn: Thu thập thông tin trực tiếp thực tế cơng tác lưu trữ UBND huyện Bình Xun, tỉnh Vĩnh Phúc nhằm bổ sung làm rõ thông tin, liệu thu thập - Phương pháp điều tra, khảo sát: Tiến hành điều tra khảo sát cán lưu trữ phòng ban UBND huyện Bình Xuyên tỉnh Vĩnh Phúc - Phương pháp phân tích tổng hợp lý thuyết: Dùng phương pháp để nghiên cứu tài liệu, lý luận khác để phân tích, tìm hiểu sâu định nghĩa công tác lưu trữ - Phương pháp so sánh: Từ văn ban hành UBND huyện Bình Xun, tỉnh Vĩnh Phúc tơi đánh giá, so sánh chúng với quy định Nhà nước hành Việc so sánh giúp ta nhận ưu điểm hạn chế thiếu xót cịn tồn cách ban hành văn bản, cách xử lý nghiệp vụ - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Để phục vụ cho đề tài nghiên cứu nghiên cứu viết, nghiên cứu sinh viên khóa trước, viết đăng tạp chí chung lĩnh vực nghiên cứu để có thêm hiểu công chức, viên chức chưa nhận thức tầm quan trọng công tác thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ nên tự ý giữ lại tài liệu sau hồn thành cơng việc nhằm sử dụng cần thiết - Việc xác định giá trị tài liệu chưa xác gây khó khăn cho cán lưu trữ thu tài liệu, cán lưu trữ trình độ chun mơn nghiệp vụ hạn chế dẫn tới việc chưa cập nhật kịp thời văn mới, yêu cầu mới, điều chỉnh Nhà nước quy định - Chưa ưu tiên đầu tư kinh phí cho hoạt động đào tạo, bồi dưỡng cán bộ; chưa đầu tư chỉnh lý tài liệu lưu trữ hàng năm dẫn đến tài liệu nhiều năm tình trạng tồn đọng, tích đống khơng khai thác sử dụng có hiệu - Văn phịng HĐND & UBND huyện chưa có tham mưu, tư vấn kịp thời cho lãnh đạo việc ban hành quy định cụ thể giải vấn đề bất cập công tác lưu trữ phục vụ quản nhà nước UBND huyện - Việc bố trí cán phụ trách cơng tác lưu trữ UBND huyện cịn kiêm nhiệm nhiều cơng việc khác chiếm hết số lượng thời gian họ nên việc nghiên cứu văn bản, biểu mẫu tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu dẫn đến hiệu công việc chưa cao 3.2 Một số đề xuất nâng cao hiệu cơng tác lƣu trữ UBND huyện Bình Xun tỉnh Vĩnh Phúc Qua thực tế khảo sát công tác lưu trữ , sở lý luận chuyên môn trang bị, tơi có số đề xuất nhằm nâng cao hiệu công tác lưu trữ quan sau: 3.2.1 UBND huyện cần rà soát, xây dựng hoàn thiện văn đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ - Căn Luật lưu trữ, văn quy phạm pháp luật, văn đạo Bộ Nội vụ, văn hướng dẫn nghiệp vụ Cục Văn thư Lưu trữ 57 Nhà nước; văn đạo tỉnh, huyện lĩnh vực công tác lưu trữ Tổ chức rà soát văn quản lý ban hành xét thấy khơng cịn phù hợp với quy định hành sửa đổi, bổ sung, thay ban hành văn đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ - Xây dựng hệ thống chế tài thi đua khen thưởng kỷ luật thành điều khoản làm sở pháp lý đánh giá tập thể, cá nhân có thành tích, ý thức trách nhiệm việc thực tốt công tác lưu trữ - Cần xây dựng lại quy chế công tác văn thư – lưu trữ UBND huyện Bình Xuyên phù hợp với điều kiện thực tiễn quan Quy chế công tác văn thư – lưu trữ cần đảm bảo yếu tố sau: + Phù hợp với quy định Nhà nước điều kiện thực tế quan + Đảm bảo đầy đủ yếu tố thể thức, nội dung ngắn gọn, tránh rườm rà, xúc tích + Xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn công tác lưu trữ UBND huyện để công tác lưu trữ ngày thực tốt - Việc giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ UBND huyện công việc bắt buộc thực theo định kỳ tất đơn vị cá nhân Bởi UBND huyện Bình Xuyên cần nghiên cứu ban hành Danh mục tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ UBND huyện, đồng thời đề chế tài xử phạt nghiêm khắc văn để thực thu thập tài liệu cách hiệu quả, thống 3.2.2 Nâng cao trình độ lực cho đội ngũ cán lưu trữ Cần nâng cao trình độ, chun mơn nghiệp vụ cho cán lưu trữ quan việc làm cần thiết Bởi vậy, UBND huyện Bình Xuyên cần mở nhiều lớp bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ, tập huấn đào tạo, mời chuyên gia đầu ngành, sở đào tạo uy tín phối hợp giảng dạy, hợp tác công tác lưu trữ nhằm hoàn thiện, nâng cao chất lượng cán làm công tác 58 lưu trữ để đáp ứng yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ Cần bố trí thêm cán làm cơng tác lưu trữ UBND huyện Bình Xuyên cần nâng cao trình độ chun mơn để cán lưu trữ hồn thành tốt công việc giao đạt kết tốt Đây việc làm cấp thiết cần quan tâm sâu sắc ban lãnh đạo quan Đối với tuyển dụng cán làm công tác lưu trữ phải tuyển dụng theo quy định Nhà nước như: Quyết định số 13/QĐ- BTCCBCP Ban tổ chức – Cán Chính phủ ngày 04 tháng 11 năm 2011 việc ban hành Quy định nội dung hình thức thi tuyển cơng chức ngành lưu trữ; Thông tư số 13/2014/TT- BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 Bộ Nội vụ quy định mã số tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ tuyển dụng người đào tạo công tác lưu trữ trường đào tạo chuyên môn như: Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn Hà Nội, Trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn Thành phố Hồ Chí Minh Thực nghiêm túc, đầy đủ chế độ hỗ trợ phụ cấp độc hại Nhà nước dành cho cán lưu trữ Cần có hình thức khen thưởng xứng đáng, khuyến khích cho cán lưu trữ; xử lý triệt để trường hợp vi phạm nội quy, quy chế quan Nhà nước quy định 3.2.3 Đẩy mạnh tổ chức công tác tuyên truyền, giới thiệu công tác lưu trữ - UBND huyện Bình Xuyên nên thường xuyên tổ chức lớp tập huấn, buổi nói chuyện chuyên đề, giao lưu, trao đổi kinh nghiệm tầm quan trọng quy định pháp luật hành văn thư – lưu trữ Tổ chức giao lưu lồng ghép với thi tìm hiểu pháp luật văn thư – lưu trữ, thi soạn thảo văn giỏi, đánh máy nhanh,lập hồ sơ giỏi… nhằm khuyến khích tinh thần làm việc tăng vốn hiểu biết cán bộ, công chức UBND huyện 59 - Lãnh đạo UBND huyện Bình Xuyên cần tổ chức công tác tuyên truyền rộng rãi, giới thiệu công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ đến với độc giả phương tiện truyền thông đại chúng, mạng nội bộ, website UBND huyện; tổ chức buổi nói chuyện chun đề cơng tác lưu trữ mời giảng viên trường có chun mơn cơng tác lưu trữ : Trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn Hà Nội, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đây biện pháp nâng cao tính chủ động lưu trữ quan Muốn làm tốt công tác đòi hỏi cán lưu trữ phải nắm bắt nhanh nhiệm vụ quan, đơn vị 3.2.4 Tăng cường kiểm tra nâng cao hoạt động nghiệp vụ kho lưu trữ UBND huyện Bình Xuyên Tăng cường kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ phòng, ban thuộc UBND huyện, tập trung kiểm tra việc triển khai thực quy định pháp luật công tác lưu trữ Cần tiến hành kiểm tra định kỳ hay đột xuất để nắm tình trạng cơng tác lưu trữ Để khâu nghiệp vụ lưu trữ thực tốt trước hết tài liệu cần thu thập bổ sung cách đầy đủ vào kho lưu trữ UBND huyện a,Thu thập tài liệu vào lưu trữ Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ nhiệm vụ quan trọng cần phải thực thường xuyên, liên tục lưu trữ để hoàn chỉnh thành phần tài liệu phơng lưu trữ, từ tạo điều kiện tốt cho việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Để khắc phục thực trạng thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ UBND huyện Bình Xun phân tích chương 2, thời gian tới lưu trữ UBND huyện cần có biện pháp kiên triệt để việc thu thập, bổ sung tài liệu có giá trị phục vụ quản lý hành nhà nước đại phương đến hạn nộp lưu tồn đọng phòng, ban: - Nâng cao tinh thần trách nhiệm việc thu thập, bổ sung tài liệu 60 lưu trữ từ lãnh đạo UBND huyện, lãnh đạo phòng, ban đến cán bộ, cơng chức chun mơn Trong đó, Văn phòng HĐND & UBND huyện cần chủ động việc lập kế hoạch thu thập tài liệu đơn vị; yêu cầu đơn vị lập danh mục tài liệu nộp lưu gửi lưu trữ, kiểm tra thành phần tài liệu nộp chất lượng hồ sơ nộp vào lưu trữ - Kiên xử lý đơn vị, cá nhân không nghiêm túc thực quy định việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan áp dụng hình thức khen thưởng phù hợp cho cán thực quy định Khi xét khen thưởng cuối năm cho chuyên viên cần phải xây dựng thêm tiêu chuẩn lập hồ sơ công việc làm tiêu chí bình xét Việc thu thập đầy đủ hồ sơ tài liệu giúp UBND huyện có phơng lưu trữ hồn chỉnh, chất lượng Từ tạo thuận lợi cho cơng tác lưu trữ để thực khâu nghiệp vụ như: Phân loại khoa học, xác định giá trị tài liệu, đảm bảo chất lượng hồ sơ công việc bảo quản an toàn kéo dài tuổi thọ cho tài liệu lưu trữ đồng thời phát huy giá trị tài liệu lưu trữ thông qua công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu b, Xác định giá trị tài liệu: Là khâu nghiệp vụ có tính chất quan trọng công tác lưu trữ, ảnh hưởng trực tiếp đến số phận tài liệu Kết sau xác định giá trị tài liệu bao gồm khối tài liệu có giá trị đưa vào bảo quản khối tài liệu hết giá trị đưa tiêu hủy Hiện UBND huyện chưa xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu lập Danh mục hồ sơ Vì cần nhanh chóng nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản lập Danh mục hồ sơ cho quan Đây công cụ quan trọng cho việc xác định giá trị tài liệu thuận lợi, nhanh chóng, xác c, Chỉnh lý tài liệu: Trong trường hợp khối lượng tài liệu Ủy ban nhiều mà chưa chỉnh lý cán văn thư, lưu trữ cần phải xin ý kiến đạo lãnh đạo UBND huyện để tổ chức chỉnh lý Sau đồng 61 ý lãnh đạo, cán văn thư, lưu trữ tiến hành chỉnh lý theo cách: - Cách 1: Hợp đồng với quan chuyên môn lưu trữ (Chi Cục Văn thư Lưu trữ) hợp đồng với Công ty chỉnh lý tài liệu để thực ký hợp đồng chỉnh lý tài liệu Cán lưu trữ quan đóng vai trị người kiểm tra, giao, nhận nghiệm thu tài liệu chỉnh lý - Cách 2: Cán lưu trữ trực tiếp đứng tổ chức chỉnh lý Cho dù áp dụng cách tài liệu UBND phải lập thành hồ sơ hồn chỉnh Hồ sơ xếp lên bìa, hộp, cặp, giá phải đảm bảo nguyên tắc “dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy” Trong trình chỉnh lý tránh loại huỷ tài liệu cách tuỳ tiện Tất quy trình nghiệp vụ chỉnh lý phải thực theo quy trình theo hướng dẫn Cơng văn 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành Đối với trường hợp lập hồ sơ chưa hoàn chỉnh, chưa số lượng: Cán lưu trữ cần khảo sát lại toàn hồ sơ, tài liệu, sau dựa vào phương án phân loại để tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ d, Thống kê công tác lưu trữ : UBND huyện Bình Xuyên thực báo cáo thống kê định kỳ hàng năm công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ sơ sài, thiếu số liệu thống kê số nội dung như: Thu thập loại hủy tài liệu, nghiên cứu khoa học cơng tác lưu trữ,… Chính cần phải bổ sung kịp thời để thống kê cách đầy đủ toàn diện khía cạnh cơng tác lưu trữ tài liệu lưu trữ e, Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ: Tại UBND huyện Bình Xuyên có 01 cơng cụ tra cứu tài liệu mục lục hồ sơ Để đáp ứng nhu cầu đại hóa ngày nay, ngồi mục lục hồ sơ UBND huyện Bình Xuyên cần xây dựng thêm công cụ tra cứu tài liệu đại phần mềm tra cứu tài liệu điện tử để thuận tiện việc khai thác, sử 62 dụng tài liệu độc giả làm phong phú công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ f, Bảo quản tài liệu lưu trữ: Việc bảo quản TLLT UBND huyện Bình Xuyên thực tương đối tốt Để hạn chế việc làm tài liệu lưu trữ, cán lưu trữ cần số hóa tài liệu, thực việc bảo quản giúp độc giả tiếp xúc trực tiếp với tài liệu lưu trữ cách nhanh chóng; tránh việc làm nhàu, rách tài liệu Muốn thực số hố quan cần phải có trang thiết bị số hóa, tài liệu hành đưa vào số hóa phải lập hồ sơ g,Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: Trong thời gian tới kho lưu trữ UBND huyện cần bố trí thêm phịng đọc tài liệu lưu trữ để đa dạng hình thức sử dụng tài liệu Bố trí phịng đọc làm sau: Phịng đọc cần có đủ diện tích, ánh sáng…đáp ứng nhu cầu độc giả đến phịng đọc; Tạo khơng khí thoải mái, phục vụ chu đáo, nhiệt tình có người đến khai thác sử dụng; Tổ chức giới thiệu loại tài liệu chính, có có giá trị để độc giả tìm tài kiếm tài liệu Bên cạnh cần xây dựng nội quy, quy định phòng đọc, phổ biến quy định Nhà nước quan việc khai thác, sử dụng tài liệu 3.2.5 Đầu tư sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ Đầu tư sở vật chất cho hoạt động văn thư, lưu trữ máy tính, máy fax, máy photocopy, máy scan; trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ, nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ cấp, ngành quan tâm đầu tư Các tài liệu lưu trữ có giá trị phục vụ quản lý nhà nước UBND huyện Bình Xun đa dạng loại hình, ngồi khối lượng lớn tài liệu hành cịn có phận quan trọng tài liệu khoa học công nghệ, tài liệu nghe nhìn tài liệu điện tử Mỗi loại hình tài liệu lại có đặc thù riêng kích thước, vật mang tin, phương pháp ghi tin cách thức khai thác đòi hỏi phải trang bị trang thiết bị khai thác sử dụng tài liệu phù hợp 63 Ngồi bàn có kích thước nhỏ để phục vụ cho việc khai thác tài liệu hành khổ giấy A4, cần trang bị thêm bàn có kích thước lớn để phục vụ khai thác tài liệu khoa học công nghệ, vẽ, đồ khổ giấy A3, A2, A1 A0 Đặc thù vật mang tin phương pháp ghi tin tài liệu nghe nhìn tài liệu điện tử địi hỏi phải có thiết bị chuyên dụng khai thác, sử dụng Bởi UBND huyện Bình Xuyên cần vào vật liệu ghi tin phương pháp ghi tin đặc thù hai loại hình tài liệu để trang bị máy chiếu, máy phát khai thác tài liệu phim, ghi âm, trang bị máy tính điện tử với phần mềm chuyên dụng để khai thác tài liệu điện tử cho phù hợp hiệu 64 PHẦN KẾT LUẬN Cơng tác lưu trữ có vai trò quan trọng tất lĩnh vực đời sống xã hội Đối với quan, tổ chức, công tác lưu trữ phận thiếu hoạt động quan, tổ chức Thực tế cho thấy quan dù lớn hay nhỏ, quan khoa học kỹ thuật hay quan hành nhà nước, thực chức năng, nhiệm vụ nhiều cần đến tài liệu lưu trữ dùng làm để giải công việc cụ thể tìm thơng tin cần thiết đáng tin cậy để phục vụ cho việc nghiên cứu tình hình, tổng kết, đúc rút kinh nghiệm cơng tác, vạch chủ trương, sách, đề định quản lý Trong suốt trình hình thành phát triển, UBND huyện Bình Xuyên sản sinh khối lượng khơng nhỏ tài liệu lưu trữ có giá trị phục vụ hoạt động quản lý Nhà nước địa phương Đây khối tài liệu quan trọng cần tổ chức lưu trữ khoa học, bảo quản tốt để phục vụ cho công tác khai thác sử dụng sau Bởi lẽ thông tin tài liệu lưu trữ loại thơng tin có tính dự báo, dạng thông tin cấp một, thực tiễn kiểm nghiệm, có độ tin cậy cao nguồn gốc hình thành, đặc trưng pháp lý tính chất làm chứng lịch sử tài liệu lưu trữ quy định Qua thời gian khảo sát UBND huyện Bình Xun, nhìn chung cơng tác lưu trữ UBND huyện thực vào nề nếp Tổ chức phận lưu trữ UBND huyện bước đầu quan tâm trọng; việc đạo, xây dựng, ban hành hướng dẫn thực văn công tác lưu trữ lãnh đạo UBND huyện Bình Xun quan tâm thực cách có hiệu Tuy nhiên, kết thực nghiệp vụ cịn chưa tốt Có nhiều ngun nhân dẫn đến chất lượng cơng tác lưu trữ UBND huyện Bình Xun cịn tồn hạn chế tơi phân tích Nguyên nhân lãnh đạo quan chưa thực quan tâm đến công 65 tác quản lý hoạt động nghiệp vụ lưu trữ, cán lưu trữ chưa tham mưa kịp thời cho lãnh đạo chun mơn phụ trách Trên sở phân tích, lý giải nguyên nhân dẫn tới hạn chế, đề xuất số giải pháp áp dụng vào thực tiễn quan như: Ban hành đầy đủ văn liên quan đến công tác lưu trữ; tăng cường sở vật chất, trang thiết bị theo tiêu chuẩn ngành; bố trí phịng kho lưu trữ đủ trang thiết bị, vật dụng để bảo quản tài liệu; tăng cường công tác kiểm tra, đạo xử lý vi phạm pháp luật công tác lưu trữ; có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán làm công tác lưu trữ,… để phần hồn thiện nâng cao hiệu cơng tác lưu trữ UBND huyện Bình Xuyên 66 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Ban Tổ chức - Cán Chính phủ (1998), Thơng tư số 40/1998/TTTCCP ngày 24/01/1998 hướng dẫn tổ chức lưu trữ quan nhà nước cấp Bộ Nội vụ (2010), Thông tư số 02/2010/TT- BNV ngày 28/4/2010 Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức tổ chức văn thư lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ , quan thuộc Chính phủ UBND cấp Bộ Nội vụ (2008), Thông tư số 04/2008/TT- BNV ngày 04/6/2008 Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ thuộc UBND cấp tỉnh, cấp huyện Chính phủ (2008), Nghị định số 14/2008/NĐ- CP ngày 04/02/2008 Quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990), Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học Giáo dục chuyên nghiệp Phạm Diệu Linh (2009), Các giải pháp nâng cao hiệu công tác lưu trữ cấp huyện thành phố Hà Nội, Luận văn thạc sĩ Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị Văn phòng- Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Trần Thị Mai (2015), Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ UBND cấp quận phục vụ công tác quản lý nhà nước địa phương, Luận văn thạc sĩ Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị Văn phòng- Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Trần Văn Quang (2014), Tổ chức quản lý lưu trữ cấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, Luận văn thạc sĩ Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị Văn phòng- Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn 67 Quốc hội (2011), Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 10 Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội (2009), Giáo trình Lưu trữ, NXB Giao thông vận tải, Hà Nội 11 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (2016), Giáo trình lý luận phương pháp công tác lưu trữ, NXB Lao động, Hà Nội 12 Một số website: - Website: www.luutru.gov.vn - Website: www.thuvienphapluat.vn 68 PHẦN PHỤ LỤC Phụ lục I: Quyết định 337/QĐ- UBND ngày 26 tháng 01 năm 2015 ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ huyện Bình Xuyên Phụ lục II: Quyết định số 3065 ngày 11 tháng 11 năm 2016 ban hành Quy chế làm việc Ủy ban nhân huyện Bình Xuyên nhiệm kỳ 20162021 Phụ lục III: Kế hoạch số 33/KH- UBND ngày 05 tháng 02 năm 2016 Công tác văn thư, lưu trữ năm 2016 Phụ lục IV: Kế hoạch số 28/KH- UBND ngày 06 tháng 02 năm 2018 Công tác văn thư, lưu trữ năm 2018 Phụ lục V: Công văn số 1102/UBND- NV ngày 18 tháng 10 năm 2016 việc cử cán công chức tham gia lớp bồi dưỡng nghiệp vụ công tác thu, nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Phụ lục VI: Hình ảnh hộp để hồ sơ UBND huyện Bình Xuyên Phụ lục VII: Hình ảnh giá để tài liệu UBND huyện Bình Xuyên Phụ lục VIII: Hình ảnh tài liệu sau chỉnh lý xếp lên giá UBND huyện Bình Xuyên Phụ lục IX: Nghị định số 36/1998/NĐ- CP ngày 09 tháng năm 1998 Chính phủ việc chia huyện Tam Đảo thuộc tỉnh Vĩnh Phúc thành huyện Tam Dương huyện Bình Xuyên 10 Phụ lục X: Báo cáo số 140/BC- UBND ngày 19 tháng năm 2016 tình hình thực hướng dẫn số 822/HD- VTLTNN ngày 26/8/2015 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước 11 Phụ lục XI: Báo cáo số 175/BC- UBND ngày 29 tháng năm 2015 tình hình thực cơng tác văn thư – lưu trữ UBND huyện Bình Xuyên năm 2015 12 Phụ lục XII: Quyết định số 103/QĐ- CT ngày 09 tháng 01 năm 69 2015 UBND huyện Bình Xuyên việc ban hành danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu lưu trữ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu trữ huyện Bình Xuyên 13 Phụ lục XIII: Quyết định số 3787/QĐ- CT ngày 28 tháng năm 2012 UBND huyện Bình Xuyên việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị 14 Phụ lục IX: Mục lục hồ sơ UBND huyện Bình Xuyên 70 ... trạng quản lý công tác lưu trữ, đồng thời đưa giải pháp nâng cao hiệu tổ chức công tác lưu trữ quan nhà nước Tuy nhiên nâng cao hiệu công tác lưu trữ UBND huyện Bình Xuyên, tỉnh Vĩnh Phúc theo khảo... sát đánh giá thực tế công tác lưu trữ UBND huyện Bình Xuyên, tỉnh Vĩnh Phúc - Hai là, đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác lưu trữ UBND huyện Bình Xuyên, tỉnh Vĩnh Phúc Đối tƣợng phạm... đến hiệu hoạt động quan Để sâu tìm hiểu, làm rõ nguyên nhân vấn đề, đồng thời góp phần nâng cao hiệu công tác lưu trữ, định chọn đề tài: “ Nâng cao hiệu công tác lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Bình