LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI“Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân quận Ba Đình”. pptx

Nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại UBND quận Ba Đình là yêu cầĩnấpư bách trong nỗ lực đẩy mạnh cải cách hành chính, rà soát lại hệ thống các văn bản hành chính để không ngừng nâng ca

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP

hiệu quả công tác văn thư tại Uỷ ban

nhân dân quận Ba Đình”

LỜI CẢM ƠN

Ông cha ta thường nói học phải đi đôi với hành, để phát triển toàn diện con

người không những phải thường xuyên trau dồi, tích luỹ kiến thức, nâng cao hiểu

biết của mình, mà còn cần phải có vốn kinh nghiệm, và những hiểu biết qua quá

trình hoạt động và thự tiễn làm việc của bản thân Do đó việc kết hợp giữa lý thuyết

với thực tế là điều vô cùng quan trọng

Hai tháng thực tập từ (02/3/2010 – 02/5/2010) tại phòng Văn thư thuộc Văn

phòng Uỷ ban nhân dân quận Ba Đình, với đề tài “Một số giải pháp nâng cao hiệu

quả công tác Văn thư tại Uỷ ban nhân dân quận Ba Đình” , không phải là thời gian

dài nhưng dưới sự hướng dẫn nhiệt tình của các anh, các chị trong bộ phận văn thư

đặc biệt là chị Nguyễn Thu Hà và chị Nguyễn Thuận Linh, tôi đã học được rất

nhiều điều bổ ích, tích luỹ được nhiều kinh nghiệm và nắm bắt được những khâu cơ

bản của nghiệp vụ văn thư Tôi dã có thể trang bị cho mình những kỹ năng cần thiết

của nghiệp vụ văn thư cho công việc sau này

Để hoàn thành báo cáo thực tập đúng giời gian quy định, tôi còn nhận được

sự giúp đỡ nhiệt tình của các thầy, cô và cơ quan thực tập Vì vậy nhân dịp này tôi

xin bày tỏ lòng cảm ơn chân thành nhất tới các thầy cô giáo đang giảng dạy trong

Học viện mà trực tiếp là cô Nguyễn Anh Thư - Trưởng đoàn thực tập số 21; thầy

giáo Nguyễn Hữu Luận - giảng viên hướng đoàn thực tập; đã sát cánh cùng chúng

tôi trong quá trình thực tập Tiếp đó tôi xin gửi lời cảm ơn tới các cô, các chú lãnh

đạo Văn phòng HĐND – UBND quận, cùng với các anh, chị đang công tác tại

phòng Văn thư đã giúp tôi hoàn thành chương trình thực tập của mình

Trong thời gian thực tập cũng như trong quá trình viết báo cáo, mặc dù đã có

sự chuẩn bị từ trước xong tôi vẫn gặp phải nhiều khó khăn nhất định, một phần do

kiến thức còn hạn chế cộng với đây là lần đầu tiên được trực tiếp làm việc nên

không tránh khỏi ngỡ ngàng Những thiếu xót này, tôi rất mong được sự cảm thông,

quan tâm, giúp đỡ của các cô, các chú lãnh đạo Văn phòng và các anh, chị trong

phòng Văn thư UBND quận Ba Đình cùng với các thầy, cô hướng dẫn đoàn thực

tập số 21 để tôi hoàn thành bản báo cáo này

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Comment [T1]: Cỡ chứ 16 Comment [T2]: Ngoặc kép

Comment [T3]: Viết hoa

Comment [T4]: Viết hoa Comment [T5]: Nếu mà có phải đưa cho các anh chị đọc thì bỏ đoạn cám ơn trực tiếp

Comment [T6]: Những thiếu sót Comment [T7]: Bỏ

Bảng kế hoạch thực tập chi tiết

Thời gian: Từ ngày 2/3/2010 – 2/5/2010 Địa điểm thực tập: Phòng Văn thư - UBND quận Ba Đình

Tuần 1

từ ngày 02/3 - 07/03

- Đến UBND quận Ba Đình giao giấy giới thiệu thực tập của Học viện, làm quen vơi các, phòng, ban thuộc UBND quận

- Tham gia lễ ra quân đoàn thực tập tại Học viện Hành Chính

- Nhận phòng, ban được phân công thực tập

- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của

bộ phận Văn thư thuộc Văn phòng UBND quận

Tuần 4

từ ngày 22/3 – 28/3

- Nhận tài liệu tại bộ phận Văn thư của Văn phòng

về tình hình quản lý công tác văn thư nói chung Sắp xếp và phân loại tài liệu

- Quan sát cán bộ côn chức làm việc

- Thu thập tài liệu, tổng hợp nhiên cứu

- Bắt đầu viết báo cáo sơ lược

- Được giao nhiệm vụ vào sổ văn bản đến, scan những tài liệu đã được lãnh đạo cho ý kiến chỉ đạo lên mạng nội bộ của UBND quận Ba Đình

Tuần 5

từ ngày 29/3 – 04/4

- Tìm hiểu quy trình tiếp nhận văn bản đến và chuyển văn bản đi, quy trình sử dụng con dấu trong UBND Quận

- Tìm hiểu về nơi lưu trữ tài liệu, học cách sắp xếp văn bản theo các năm, biết cách tìm kiếm tài liệu của các năm trước đã được lưu

- Tổng kế, đánh giá, rút ra nhận xét

- Viết báo cáo chi tiết nộp cho giao viên hướng dẫn chỉnh sửa

Tuần 8

từ ngày 19/4 – 02/5

- Tổng kết và viết báo cáo hoàn chỉnh

- Nộp cho giảng viên hướng dẫn chỉnh sửa, hoàn

- thiện

- Gặp Chánh Văn phòng báo cáo kết quả thực tập,

đề nghị ký xác nhận và nhận xét đánh giá quá tình thực tập

- Tổ chức liên hoan chia tay đơn vị thực tập

- Nộp báo cáo thực tập cho giảng viên hướng dẫn chấm

A PHẦN MỞ ĐẦU

Công tác văn thư là một trong những khâu không thể thiếu trong nghiệp vụ hành

chính của bất kỳ cơ quan nào, là phần quan trọng trong hoạt động quản lý, nó ảnh

hưởng không nhỏ đến tính kịp thời, tính nhanh nhạy và chính xác cũng như hiệu

quả hoạt động của bộ máy quản lý Do đó việc quản lý công tác văn thư trong các

cơ quan nhà nước là điều rất cần thiết Trong thời buổi hội nhập kinh tế quốc tế,

đẩy mạnh ứng dụng khoa học công nghệ, quản lý công tác văn thư cần được tăng

cường và triệt để áp dựng các biện pháp quản lý mới nhằm nâng cao hiệu quả hoạt

động cung ứng dịch vụ công trong cơ quan nhà nước nói chung và UBND quận Ba

Đình nói riêng

1 Lý do lựa chọn đề tài

Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành

công việc của các cơ quan, tổ chức, là cơ sở để triển khai phổ biến công việc,

lưu trữ thông tin và tài liệu của một cơ quan Thông qua việc tiếp nhận văn bản

đến và chuyển văn bản đi, đóng dấu văn bản…, công việc trong cơ quan sẽ diễn

ra theo một quy trình hợp lý, đảm bảo tính hiệu quả cao Là khâu trung gian kết

nối giữa các đơn vị, các bộ phận trong và ngoài UBND, bộ phận văn thư trở

thành trung tâm gắn kết, liên hệ, phối hợp trong công việc, là đầu mối đầu tiên

tiếp nhận văn bản, xử lý, sàng lọc thông tin, giúp cho ban lãnh đạo giải quyết

công việc nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm thời gian, đảm bảo giải quyết đúng

thẩm quyền

Hoạt động văn thư là rất phức tạp, nó đòi hỏi người làm văn thư phải có tinh

thầnh, trách nhiệm cao, phải cẩn thận và tỷ mỷ trong công việc Hàng năm với

số lượng văn bản đến và đi lớn cùng với những nhiệm vụ chuyên môn khác,

quản lý nhà nước về công tác văn thư là hết sức cần thiết và phải được coi trọng

Trong thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước như hiện nay cùng với

chủ trương đẩy mạnh cải cách hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin trong

hoạt động của cơ quan, đặc biệt là trong hệ thống văn bản quản lý hành chính

nhà nước, công tác văn thư lưu trữ trở thành một trong những yêu cầu có tính

cẩn thiết Đứng trước thách thức của thời đại mới, với sự phát triển và đi lên

của đất nước, dưới sự chỉ đạo của ban lãnh đạo UBND Quận Ba Đình, quản lý

Comment [T8]: Bỏ

Comment [T9]: Bỏ

Comment [T10]: Bỏ

công tác văn thư không ngừng được tăng cường, áp dụng những biện pháp mới

nhằm hoàn thiện về mọi mặt công tác quản lý sao cho vừa đảm bảo tính khoa

học, tính hiệu quả, vừa nâng cao cao năng lực và trình độ chuyên môn của đội

ngũ cán bộ, công nhân, viên chức làm công tác văn thư

Nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại UBND quận Ba Đình là yêu cầĩnấpư

bách trong nỗ lực đẩy mạnh cải cách hành chính, rà soát lại hệ thống các văn

bản hành chính để không ngừng nâng cao và phát huy tinh thần phục vụ nhà

nước, phục vụ nhân dân của các cán bộ, công nhân viên đang làm việc tại

UBND quận nói chung và phòng văn thư thuộc UBND quận Ba Đình nói riêng

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư, là sinh viên Học viện

Hành chính trong quá trình thực tập tại bộ phận văn thư thuộc UBND quận Ba

Đình tôi đã quyết định lựa chọn đề tài “Một số giải pháp nâng cao hiệu quả

công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân quận Ba Đình”

2 Mục đích, phương pháp nghiên cứu

2.1 Mục đích nghiên cứu

• Hiểu rõ vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư; đặc điểm, nội dung công

tác văn thư;

• Biết cách thực hiện các thao tác nghệp vụ của công tác văn thư: tổ chức,

quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ, văn bản

mật; biết cách tổ chức lao động khoa học trong công tác văn thư;…

• Phản ánh thực trạng công tác văn thư tại Văn phòng UBND quận Ba

Đình

• Thấy được điểm mạnh, điểm yếu trong cơ cấu hoạt động của phòngVăn

thư tại UBND quận Ba Đinh để tìm ra giải pháp thiết thực, phù hợp với

tình hình hoạt động của UBND nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của

công tác văn thư

2.2 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài được nghiên cứu trên cơ sở những nguyên lý cơ bản của Chủ nghĩa

Mác – Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh, những quy định của Nhà nước về công tác

văn thư và thực tiễn công cuộc đẩy mạnh cải cách hành chính nước ta hiện nay

Comment [T11]: Bỏ

Comment [T12]: Gộp vào 1 ý

Bên cạnh đó trong bài báo cáo này tôi còn sử dụng một số phương pháp nghiên cứu

3 Phạm vi và giới hạn nghiên cứu

Do thời gian có hạn, trong phạm vi bài báo cáo này tôi chỉ nghiên cứu trên cơ sở

thực tiễn hoạt động quản lý tại bộ phận văn thư thuộc Văn phòng UBND quận Ba

Đình và một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại UBND quận

Ba Đình

4 Những công việc đã thực hiện được trong thời gian thực tập

Hai tháng thực tập đã kết thúc, tuy chỉ được tìm hiểu thực tế hoạt động văn

thư tại Văn phòng UBND quận Ba Đình trong thời gian ngắn nhưng đây cũng là

khoảng thời gian quý báu tôi đã học hỏi được rất nhiều điều bổ ích phục vụ cho

cuộc sống cũng như công việc trong tương lai Dưới sự hướng dẫn nhiệt tình của

các anh, các chị ở bộ phận văn thư, trong thời gia qua tôi đã làm được một số công

việc cơ bản của nghiệp vụ văn thư như: biết cách photo tài liệu; thực hành đăng ký

văn bản đến, văn bản đi theo cách truyền thống (vào sổ) và theo cách hiện đại (đăng

ký bằng máy tính); nhận và gửi văn bản cùng các giấy tờ có liên quan từ các phòng,

ban bên trong và ngoài UBND; sắp xếp giấy tờ, văn bản đi, văn bản đến theo đúng

số thứ tự đăng ký; cách tìm văn bản đã đưa vào kho lưu trữ; hiểu rõ về cơ cấu tổ

chức, chức năng nhiệm vụ của UBND quận Ba Đình cũng như cơ cấu tổ chức, chức

năng nhiệm vụ của Văn phòng UBND và chức năng nhiệm vụ của phòng văn thư;

hoàn thành kế hoạch thực tập trong 2 tháng; hoàn thành báo cáo thực tập đúng hạn

5 Bố cục của bài báo cáo

Để tài “Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn thư tại

Uỷ ban nhân dân quận Ba Đình” ngoài phần mở đầu và phần kết luận, bài báo

cáo bao gồm 4 chương:

Comment [T13]: Nên bỏ phần này, có thể lồng phần này vào phần lý do lựa chọn với 1, 2 câu nhằm thể hiện phạm vi đề tài của mình ^^

Comment [T14]: Bỏ

Comment [T15]: Bỏ phần này, phần này thích hợp khi làm khóa luận hơn vì quy mô khóa luận lớn hơn

• Chương I: Tổng quan về Uỷ ban nhân dân quận Ba Đình và Văn phòng

• Chương IV: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt

động công tác văn thư tại UBND quận Ba Đình

B PHẦN NỘI DUNG

Chương I: Tổng quan về Uỷ ban nhân dân quận Ba Đình và Văn phòng

Uỷ ban

I Tổng quan về quận Ba Đình và Uỷ ban nhân dân quận Ba Đình

1 Khái quát chung về quận Ba Đình

Khu vực Ba Đình được Hội đồng Chính phủ ký quyết định thành lập số

78/CP ngày 31 tháng 5 năm 1961

Ba Đình là một trong những quận trung tâm của thủ đô Hà Nội, có diện tích

9,29 km2, là Trung tâm Hành chính – chính trị Quốc gia, có trụ sở các cơ quan lãnh

đạo cao nhất của Đảng, Nhà nước, Chính phủ, sứ quán và đoàn ngoại giao quốc tế;

là nơi thường xuyên diễn ra các sự kiện trọng đại, các hoạt động đối nội, đối ngoại

của Đảng và Nhà nước;

Về vị trí địa lý : Phía bắc giáp quận Tây Hồ, phía đông giáp quận Hoàn

Kiếm, phía nam giáp quận Đống Đa, phía tây giáp quận Cầu Giấy; là một trong 29

quận, huyện của thành phố Hà Nội Quận Ba Đình được chia thành 14 phường là:

Cống Vị, Đội Cấn, Điện Biên, Giảng Võ, Ngọc Khánh, Ngọc Hà, Kim Mã, Nguyễn

Trung Trực, Phúc Xá, Quán Thánh, Thành Công, Trúc Bạch, Liễu Giai, Vĩnh Phúc

Về dân số: Ba Đình có dân số gần 300.000 người, mật dộ dân số khoảng

24.703 người/km2 Dân số đông, mật độ dân số cao làm cho vấn đề lao động, môi

trường, phòng chống tệ nạn xã hội gặp nhiều khó khăn

Về tình kinh tế - xã hội: Từ chỗ cơ cấu kinh tế yếu kém, sản xuất gặp nhiều

khó khăn, đời sống người dân bấp bênh, quận đã tập trung chỉ đạo tìm ra hướng đi

thích hợp với tinh thần: Đổi mới nhanh chóng, ổn định tình hình, hiệu quả kinh tế -

xã hội cao hơn Bằng những giải pháp cụ thể thúc đẩy kinh tế phát triển, cơ cấu hợp

lý, thu hút được nhiều lao động, nộp nhân sách Nhà nước tăng bình quân hàng năm

12,95 % Cơ cấu kinh tế quận đã có nhiều đổi mới theo chiều hướng tích cực,

thương mại đạt 37,74%, dịch vụ và du lịch đạt 17,53%, công nghiệp đạt 25% Cùng

với phát triển sản xuát, một số ngành nghề mới phát triển mạnh như: dầu khí, du

lịch, điện tử, truyền tải điện Đa số người lao động có việc làm và thu nhập ổn định,

đời sống được cải thiện và nâng lên

Comment [T16]: Viết đầy đủ UBND

Comment [T17]: Nên chia thành các phần:

- Vị trí địa lý

- Tình hình kinh tế

- Tình hình văn hóa – xã hội

Ở trên là kinh tế - xã hội thì ở dưới không nên viết là văn hóa – xã hội nữa

Trong phần văn hóa – xã hội lại chia thành các ý nhở: Về văn hóa, về giáo dục, về y tế…v v cho cân đối và tương xứng về ý ^^

Comment [T18]: Nên lồng vào phần trên khi giới thiệu diện tích đảm bảo sự logic

Trên lĩnh vực văn hóa – xã hội: các hoạt động xã hội được triển khai thực hiện rộng khắp với hình thức đa dạng, nội dung phong phú như: ngày 14/3/2010 đoàn Thanh niên quận Ba Đình tổ chức phong trào “ ngày chủ nhật xanh” hưởng ứng tháng Thanh niên của Thành đoàn Hà Nội; tổ chức hội trại “ Cháu ngoan Bác Hồ” tại trường THCS Thăng Long nhân kỷ niệm ngày thành lập đoàn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh; tổ chức diễn đàn “Đảng với thanh niên, thanh niên với Đảng”; tổ chức hội nghị triển khai công tác hiến máu tình nguyện… Trong đó có nhiều hoạt động đạt chất lượng cao

Trong lĩnh vực giáo dục: Ba Đình là quận đầu tiên trong cả nước đạt phổ cập giáo dục tiểu học và THCS, xóa xong lớp học ca 3, phòng học cấp 4 Công tác xã hội hóa giáo dục được thực hiện tốt từ cơ sở với những mô hình trường bán công, dân lập, tư thục Hiên nay, quận có 8 trường chuẩn quốc gia, 100% giáo viên đều đạt vượt chuẩn

Trong công tác bảo vệ, chăm sóc và nâng cao sức khoẻ ban đầu cho nhân dân phát triển mạnh, 13/14 phường đạt chuẩn quốc gia về y tế

Song song với việc phát triển kinh tế xã hội, quận còn tập trung phát triển đô thị đổi mớii quản lý và xây dựng nếp sống văn hóa, kỷ cương, giữ gìn đô thị sáng - xanh - sạch - đẹp Nhờ định hướng đúng đắn, trong mấy năm vừa qua, bộ mặt đô thị của Ba Đình được cải thiện nhiều hơn Ba Đình là quận đầu tiên được Nhà nước tặng thưởng Huân chương Lao động hạng ba, danh hiệu Anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân Ba Đình cũng là quận đi tiên phong thực hiện cải cách hành chính với cơ chế 1 cửa tất cả các phường thuộc quận

Về di tích lịch sử: Ba Đình tự hào là quận có nhiều di tích văn hoá, lịch sử truyền thống của dân tộc như: đền Quán Thánh - một trong “Thăng Long tứ trấn”, cùng với đền Voi Phục (trấn giữ phía Tây kinh thành Thăng Long); Cột cờ Hà Nội, chùa Một Cột, và đặc biệt, còn có quần thể di tích liên quan đến cuộc đời và sự nghiệp của Chủ tịch Hồ Chí Minh

2 Lịch sử hình thành và phát triển của Uỷ ban nhân dân quận Ba Đình,

UBND quận Ba Đình từ khi thành lập đã nhận được sự lãnh đạo, chỉ dạo sát sao của Đảng, chính quyền và sự giúp đỡ của các sở, ban, ngành thành phố Hà Nội Trải qua gần 50 năm hoạt động, hệ thống cơ quan Đảng, chính quyền và đoàn thể UBND quận vừa xây dựng, kiện toàn bộ máy vừa thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình trong công tác lãnh đạo, tổ chức bộ máy chính quyền nhà nước ở địa bàn quận trên các lĩnh vực: kinh tế, văn hoá, xã hội, chính trị, an ninh quốc phong, dân rộc, tôn giáo, tài nguyên môi trường…

3 Chức năng, nhiệm vụ của Uỷ ban nhân dân Quận Ba Đình

Theo Hiến pháp năm 1992 sửa đổi bổ sung năm 2002, UBND quận Ba Đình

là cơ quan chấp hành của HĐND quận, đồng thời là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và cơ quan nhà nươc cấp trên UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND cung cấp nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy quản lý nhà nước từ trung ương tới cơ sở

Theo quy định của Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân số 11/2003/QH11 ngày 26 tháng 11 năm 2003, UBND quận có nhiệm vụ và quyền hạn sau:

3.1 Trong lĩnh vực kinh tế:

- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm;

- Lập dự toán thu - chi ngân sách nhà nước trên địa bàn quận; dự toán thu, chi ngân sách quận;

- Tổ chức thực hiện ngân sách quận; hướng dẫn, kiểm tra UBND các phường xây dựng và thực hiện ngân sách;

- Phê chuẩn kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội của các phường

3.2 Trong lĩnh vự nông, lâm, ngư nghiêp, thuỷ lợi, đất đai:

- Xây dựng chương trình khuyến khích phát triển nông, lâm, ngư nghiệp trên địa bàn quận;

- Chỉ đạo UBND các phường thực hiện các biện pháp chuyển dịch cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp;

- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia đình, giải quyết các tranh chấp đất đai theo quy định của pháp luật;

- Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của UBND các phường trên địa bàn quận;

3.3 Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp:

- Tham gia xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn quận;

- Tổ chức thực hiện, xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống, sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biến nông, lâm thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của UBND Thành phố

3.4 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải:

- Xét duyệt quy hoạch xây dựng các phường, điểm dân cư trên địa bàn quận;

- Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng cơ

sở theo sự phân cấp;

- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kểm tra việc thực hiện pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý đất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu của nhà nước trên địa bàn quận;

3.5 Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ, du lịch:

- Xây dựng, phát triển thương mại dịch vụ, du lịch, kiểm tra việc chấp hành quy định của nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du lịch trên địa bàn quận;

- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt động thương mại, dịch vụ và du lịch tên địa bàn;

3.6 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục

- Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong trào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá – thông tin, thể dục thể thao; bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng cảnh do quận quản lý;

- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế, quản lý các trung tâm y tế, trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số kế hoạch hoá gia đình

- Tổ chức chỉ đạo dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động; tổ chức thực hiện phong trào xoá đói giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện, nhân đạo

3.7 Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên, môi trường:

- Thực hiện biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ sản xuất và đời sống nhân dâửctên địa bàn quận;

- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường;

- Tổ chức thực hiện và kiểm tra các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và chất lượng sản phẩm; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng trê địa bàn quận

3.8 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội:

- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang và quốc phòng toàn dân;

- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự, quyết định việc nhập ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường hợp vi phạm theo quy định của pháp luật;

- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ gữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây dựng lực lượng công an nhân dân quận vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước; thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và hành vi vi phạm pháp luật khác trên địa bàn quận;

- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý

hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở quận;

- Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an ninh, trật tự, an toàn xã hội

3.9 Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo:

- Tuyên truyên, giáo dục, phổ biến, chính sách pháp luật về dân tộc và tôn giáo;

- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế hoạch,

dự án phát triển kinh tế - xã hội đối với đồng bào dân tộc thiểu số;

- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của công dân sống trên địa bàn quận;

- Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng, tôn giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp luật

và chính sách của nhà nước theo quy định của pháp luật

3.10 Trong việc thi hành pháp luật:

- Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên tuyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;

- Tổ chức thực hiện và chỉ đạo UBND các phường thực hiện biện pháp bảo

vệ tài sản nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, bảo

vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, cá quyền và lợi ích hợp pháp khác của công dân;

- Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn quận;

- Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định;

- Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước; tổ

chức tiếp dân, giải quết kịp thời kiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;

3.11 Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính:

- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân theo quy định của pháp luật;

- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp mình theo hướng dẫn của UBND cấp trên;

- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp của UBND cấp trên;

- Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của quận

4 Cơ cấu tổ chức Uỷ ban nhân dân quận Ba Đình

4.1 Cơ cấu tổ chức các phòng ban chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân quận Ba Đình

Phòng Thống kê Phòng Tài nguyên Môi trường

Đỗ Viết

Bình

Phó chủ

tịch UBND

Đặng Văn Tường

Phó chủ

tịch UBND

Bùi Văn Thông

Phó chủ

tịch UBND

Nguyễn

Thế Công

4.2 Cơ cấu tổ chức các phường trực thuộc Uỷ ban nhân dân quận Ba Đình

Chú thích: mối quan hệ trực thuộc cấp trên với cấp dưới

mối quan hệ phối hợp hai chiều

4.3 Cơ cấu thành viên

UBND quận Ba Đình bao gồm: 1 chủ tịch, 4 phó chủ tịch, 4 uỷ viên

UBND phường Liễu Giai

UBND Phường Quán Thánh UBND Phường Đội Cấn

UBND Phường Cống Vị

UBND Phường Nguyễn Trung Trực

UBND Phường Thành Công

UBND Phường Trúc Bạch UBND Phường Vĩnh Phúc

UBND Phường Giảng Võ UBND Phường Ngọc Hà UBND Kim Mã

UBND Phường Điện Biên

- 01 chủ tich phụ trách chung,

- 01 phó chủ tịch chịu trách nhiệm về chính trị - kinh tế,

- 01 phó chủ tịch chịu trách nhiệm về văn hoá – xã hội,

- 01 phó chủ tịch phụ trách lĩnh vực an ninh - quốc phòng

- 01 phó chủ tịch phụ trách lĩnh vực quản lý đô thị,

- 01 uỷ viên phụ trách Văn phòng,

- 01 uỷ viên phụ trách Thanh tra,

- 01 uỷ viên phụ trách quân sự,

- 01 uỷ viên phụ trách công an

Các phòng ban thuộc UBND có 1 truởng phòng, từ 1-2 phó trưởng phòng và một số chuyên viên cán sự Biên chế của các phòng do UBND quận quy định trên

cơ sở tổng biên chế quản lý Nhà nước của UBND quận được UBND Thành phố giao hằng năm

II Vài nét về Văn phòng Uỷ ban nhân dân quận Ba Đình

1 Khái niệm văn phòng

Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp của cơ quan, đơn vị, là nơi thu thập,

xử lý thông tin, hỗ trợ hoạt động quản lý, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ, hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan

2 Chức năng, nhiệm vụ văn phòng HĐND – UBND quận Ba Đình

- Tham mưu cho Thường trực HĐND , UBND quận xây dựng chương trình

công tác năm, quý, tháng, tuần, theo dõi, đôn đốc các phòng, ban, ngành UBND các phường trong quá trình thực hiện

- Giúp UBND và Chủ tịch UBND Quận tổ chức các hoạt động chỉ đạo, điều

hành; giúp Chủ tịch UBND quận điều hành, phối hợp hoạt động của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận và UBND các phường

- Chủ trì, phối hợp với cá cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận soạn thảo

các báo cáo sơ kết, tổng kết hoạt động, báo cáo kiểm điểm công tác chỉ đạo, điều hành của HĐND, UBND quận và các báo cáo khác theo sự chỉ đạo điều hành của Thường trực HĐND, Chủ tịch UBND quận

- Dự thảo các văn bản do Thường trực HĐND, UBND quận trực tiếp giao;

tham gia ý kiến về nội dung và thẩm tra thể thức văn bản do các đơn vị dự thảo trước khi trình Thường trực HĐND, UBND quận xem xét, quyết định

- Thu thập, xử lý, cung cấp thông tin phục vụ hoạt động của HĐND, UBND

quận

- Quản lý bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ hành chính của UBND quận giúp

HĐND, UBND quận tiếp nhận công dân, tiép nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo

và những yêu cầu của các tổ chức, cá nhân

- Tổ chức mối quan hệ công tác giữa UBND quận với Thường trực Quận uỷ,

Thường trực HĐND, Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc và các cơ quan, đoàn thể thuộc quận Giúp UBND quận kiểm tra đôn đốc việc thực hiện quy chế làm việc của UBND

- Tổ chức công bố các văn bản quy phạm pháp luật của HĐND UBND quận

và theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Quản lý việc ban hành văn bản của HĐND, UBND quận; thực hiện chế độ bảo mật, phát ngôn, đưa tin, chuyển giao tài liệu theo quy định của pháp luật

- Đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND, UBND

quận Quản lý cán bộ, công chức thuộc văn phòng, quản lý tài sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất của HĐND, UBND quận và Văn phòng theo quy định Đảm bảo an ninh trật tự trong cơ quan

- Thực hiện nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND, UBND Qquận giao cho

2 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Uỷ ban nhân dân quận Ba Đình

Chú thích:

mối quan hệ phụ thuộc cấp trên với cấp dưới mối quan hệ ngang cấp

Bộ phận hành chính - quản trị

Chánh văn phòng Nguyễn Trung Dũng

Phó văn phòng Nguyến Dân Huy

Phó văn phòng Phạm Văn Hưng

Bộ phận

chuyên viên

tổng hợp

Bộ phận tiếp nhận và trả

hồ sơ hành chính

Bộ phận công nghệ thông tin

Cán bộ văn thư Cán bộ lưu trữ Cán bộ hành chính - quản trị

Cán bộ kế toán

Cán bộ thủ kho - thủ quỹ Nhân viên lái xe Nhân viên giao thông

công tác văn hoá – xã hội

Chuyên viên tổng hợp giúp

Thường trực HĐND quận

Comment [T19]: Mũi tên 2 chiều bị dính vào nhau không nhìn rõ mày ơi ☺

3 Chế độ làm việc và trách nhiệm của ban lãnh đạo Văn phòng Uỷ ban nhân dân quận Ba Đình

3.1 Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân quận Ba Đình

Chánh văn phòng là thủ trưởng cơ quan, lãnh đạo, điều hành toàn diện các hoạt động của Văn phòng và chịu trách nhiệm cá nhân trước HĐND, UBND quận về công tác của Văn phòng

- Tổ chức thực hiện các nghị quyết, quyết định, chỉ thị, chỉ đạo của cơ quan

cấp trên Tham mưu giúp UBND quận xây dựng nhiệm vụ trọng tâm và các chương trình, kê hoạch công tác tuần, tháng, quý, năm; chỉ đạo công tác tổng hợp tình hình hoạt động, điều hành của UBND quận Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của Văn phòng

- Tham dự các cuộc họp của HĐND, UBND quận, các buổi làm việc của

Thường trực HĐND, Chủ tịch, phó chủ tịch UBND quận Khi được Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND quận uỷ quyền, chủ trì cuộc họp với các đơn vị

để giải quyết một số công việc của UBND quận

- Điều hoà phối hơp công tác giữa các Phó văn phòng, các bộ phận, các cán bộ

công chức văn phòng để đảm bảo mọi hoạt động trong văn phòng được thống nhất, hiệu quả

- Chịu trách nhiệm về công tác tổ chức cán bộ, đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán

bộ, công chức Văn phòng, công tác đảm bảo an ninh trật tự trong cơ quan, bảo vệ bí mật thông tin, tài liệu Làm chủ tài khoản và quản lý công tác thu - chi ngân sách của Văn phòng

3.2 Các phó văn phòng Uỷ ban nhân dân quận Ba Đình

- Chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng về các phần việc được phân công

Theo dõi, đôn đốc các cơ quan, đơn vị thực hiện ý kiến chỉ đạo của của Thường trực HĐND, UBND quận liên quan đến lĩnh vực công tác được phân công, kịp thời phát hiện và đề xuất những vấn đề cần chỉ đạo, giải quyết

- Trực tiếp làm việc với Thường trực HĐND quận uỷ quyền, trong phạm vi

trách nhiệm được phân công, chủ trì cuộc họp với các đơn vị để giải quyết một số công việc của UBND quận

- Chịu trách nhiệm trong công tác thẩm tra độc lập của Văn phòng về nội

dung, thể thức các văn bản thuộc lĩnh vực mình phụ trách do các cơ quan,

đơn vị trình UBND quận; chịu trách nhiệm kiểm tra lần cuối và ký tắt vào

các văn bản do chuyên viên văn phòng soạn thảo trước khi trình Chủ tịch,

Phó chủ tịch UBND quận ký ban hành

- Khi giải quyết các công việc có liên quan đến các lĩnh vực khác hoặc vượt

quá thẩm quyền thì trao đổi với các Phó văn phòng phụ trách vấn đề liên

quan, báo cáo chánh Văn phòng, xin ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch, Phó chủ

tịch UBND quận

- Tham mưu với Chánh văn phòng trong việc thực hiện nhiệm vụ, kế hoạch

công tác của Văn phòng như: sắp xếp bộ máy, bố trí cán bộ, chế đọ chính

sách, chế độ làm việc, sinh hoạt, học tập của Văn phòng Chỉ đạo, điều hành,

kiểm tra, đánh giá kết quả công tác của các bộ phận, cán bộ, công chức Văn

phòng được phân công phụ trách

4 Ý nghĩa tổ chức khoa học công tác văn phòng

Văn phòng trong một cơ quan, tổ chức là tiền đề, nền tảng tham mưu, tư vấn

cho các lãnh đạo, nhà quản lý đưa ra những quyết định giải quết công việc đúng

đắn, có hiệu quả Nó cùng với các phòng ban khác trong cơ quan là cánh tay đắc

lực của các nhà lãnh đạo trong phạm vi quyền hạn và trách nhiệm dược phân công

Tuy nhiên muốn Văn phòng làm việc có hiệu quả và phát huy hết khả năng của

mình thì cần phải tổ chức khoa học công tác Văn phòng Tổ chức khoa học công

tác Văn phòng có ý nghĩa to lớn nhất là trong thời kỳ cải cách thủ tục hành chính,

đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin như:

- Tạo tiền phát triển cho mỗi cơ quan, đơn vị;

- Giảm bớt thời gian lãng phí, ách tắc trong tiếp nhận và truyền tải thông tin

phục vụ hoạt động của cơ quan, đơn vị;

- Tăng khả năng sử dụng nguồn lực của cơ quan, đơn vị;

- Nâng cao năng suất lao động;

- Tiết kiệm chi phí cho công tác Văn phòng

Comment [T20]: Đưa phần này vào ngay sau phần khái niệm văn phòng

Chương II Thực trạng tổ chức và hoạt động công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân quận Ba Đình

I Lý luận chung về công tác văn thư

1 Khái niệm và đặc điểm của công tác văn thư

1.1 Khái niệm

Văn thư là khái niệm cùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo

và ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức

1.2 Đặc điểm của công tác văn thư

Một là: Công tác văn thư mang tính nghiệp vụ kỹ thuật Để làm tốt công tác này đòi hỏi phải nắm vững lý luận và phương pháp nghiệp vụ có liên quan như kỹ thuật soạn thảo văn bản, lập hồ sơ… bằng phương pháp truyền thống và ứng dụng công nghệ thông tin

Hai là: Công tác văn thư mang tính chính trị cao Những nôi dung của công tác văn thư đều nhằm phục vụ hoạt động quản lý, tức là việc ban hành các chủ trương, chính sách, các chương trình, kế hoạch công tác, tổ chức điều hành thực hiện các nhiệm vụ chính trị của Đảng và Nhà nước nói chung, của từng cơ quan nói riêng

Ba là: Công tác văn thư liên quan đến nhiều cán bộ, viên chức trong cơ quan,

tổ chức Phần lớn cán bộ, viên chức trong công việc hàng ngày của mình ít hay nhiều đều làm những việc liên quan đến văn bản, tứ là làm một phần việc của công tác văn thư

Bốn là: Công tác văn thư không phải là một ngành hay một lĩnh vực hoạt dộng riêng biệt của nhà nước hay các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội mà là những công việc cụ thể liên quan đến văn bản và gắn liền với hoạt động quản lý trong từng cơ quan tổ chức

2 Vai trò của công tác văn thư

- Công tác văn thư đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời chính xác những thông

tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị

- Thực hiện tốt công tác văn thư góp phần giải quyết công việc của cơ quan nhanh chóng chính xác, nâng cao chất lượng, đúng chính sách, chế độ, giữ gìn bí

mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được bệnh quan liêu, giấy tờ, giảm bớt những

giấy tờ không cần thiết

- Công tác văn thư phải đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cứ về những hoạt

động của cơ quan Nội dung của các văn bản phản ánh hoạt động của cơ quan cũng

như hoạt động của các cá nhân giữ những trách nhiệm khác nhau trong cơ quan

Nếu trong quá trình hoạt động của các cơ quan văn bản giữ gìn đầy đủ, nội dung

văn ban chính xác thì sẽ phản ánh trung thực các hoạt động của cơ quan khi cần

thiết

- Công tác văn thư đảm bảo gĩư gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm

tốt công tác lưu trữ Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên kho tài liệu lưu trữ quốc

gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị từ văn thư được nộp vào lưu trữ cơ quan Trong

quá trình hoạt động của mìmh các cơ quan cần phải tổ chức lập hồ sơ và nộp hồ sơ

vào lưu trữ cơ quan

3 Quy định của nhà nước về công tác văn thư

Công tác văn thư là một bộ phận giúp việc cho lãnh đạo điều hành quản lý

công việc Trong mỗi cơ quan lại có hình thức tổ chức bộ phận văn thư khác nhau

Để thống nhất quản lý nhà nước về công tác văn thư, nâng cao hiệu quả hoạt động

của văn thư trong các cơ quan đặc biệt là cơ quan nhà nước, Chính phủ đã ban hành

nhiều văn bản pháp quy quy định cụ thể về công tác văn thư như Nghị định số

110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004; công văn số 425/VTLTNN-NVTW… Nội dung

quy định về công tác văn thư bao gồm quản lý văn bản đến, quản lý văn bản đi,

quản lý và sử dụng con dấu, lập và quản lý hồ sơ

3.1 Quản lý văn bản đến

Văn bản đến là tất cả các văn bản kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến cơ quan,

tổ chức

Theo quy định của nhà nước, văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được

tập trung tại văn thư cơ quan, tổ chức làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký Cán bộ văn

thư sau khi tiếp nhận văn bản phải tiến hành phân loại sơ bộ và bóc bì văn bản đối

với loại văn bản được bóc bì theo đứng quy định của nhà nước Tất cả văn bản đến

thuộc diện đăng ký tại văn thư đều phải đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến Sau

khi được đóng dấu đến, văn bản được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở

Comment [T21]: Bổ sung thêm 1 số văn bản khác nữa Phần này tí tao gửi cho mày

Comment [T22]: Cả 3 vần đề trong 3.1, 3.2, 3.3, 3.4 đều không nên nêu cụ thể thành 1 phần riêng mà nên ghép vào phần thực trạng của UBND quận BĐ ở dưới theo trình tự: Giới thiệu về quy định chung >> sau đó đưa ra thực trạng thực hiện quy định đó ntn

dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính Mẫu sổ đăng ký văn bản đến được thực hiện theo mẫu hướng dẫn tại công văn 425/VTLTNN-NVTW, đăng ký văn bản bằng máy vi tính thông qua phần mềm quản lý văn bản

Sau khi đăng ký văn bản đến được gắn phiếu xử lý và kịp thời trình cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết Khi người có ý kiến giải quyết của người có thẩm quyền, văn bản được chuyển trở lại

bộ phận văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn bản đến Cán bộ văn thư

có trách nhiệm chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân giải quyết căn cứ vào ý kiến của người có thẩm quyền Việc chuyển giao văn bản đến phải đảm bảo nhanh chóng, đúng đối tượng Các đơn vị, cá nhân nhận được văn bản đến từ cán bộ văn thư có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức

3.2 Quản lý văn bản đi

Văn bản đi là tất cả các văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành

Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP và công văn số 425/VTLTNN-NVTW, trước khi phát hành, văn bản đi phải được cán bộ văn thư kiểm tra về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày, ghi số và ngày, tháng của văn bản Tất cả văn bản đi của

cơ quan, tổ chức đều được đánh số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do văn thư thống nhất quản lý Số văn bản được đánh bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm

Văn bản đi sau khi lấy số sẽ được đóng dấu và nhân bản theo đúng số lượng

và thời gian quy định

Văn bản đi phải được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đi trên máy vi tính Căn cứ vào tổng số và số lượng văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp Sau khi hoàn thành thủ tục văn thư, văn bản đi được chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký hoặc chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo thông qua hình thức fax hay chuyển quan mạng thông tin nhanh hoặc chuyển theo đường bưu điện…