II. Thực trạng tổ chức vàho ạt động công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân quận Ba Đình
4. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của Uỷ ban nhân dân quận Ba Đình
dân quận Ba Đình
Công nghệ thông tin một lĩnh vực khoa học rộng lớn chuyên nghiên cứu về
các khả năng và phương pháp thu thập, lưu trữ, truyền và xử lý thông tin một cách tựđộng dựa trên các phương tiện kỹ thuật như: Máy tính điện tử, điện thoại, máy fax, liên lạc vô tuyến,...
Công nghệ thông tin có tác dụng rất to lớn trên nhiều ngành, lĩnh vực. Ngay từ khi cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật bùng nổ, công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ và hiện nay nó trở thành bộ phận không thể thiếu trong bất cứ hoạt động nào nhất là trong hoạt động quản lý nói chung và công tác văn thư nói riêng. Việc
ứng dụng công ngệ thông tin hiện nay đang được Đảng và nhà nước quan tâm, chú trọng. Chính phủđã ban hành Nghi định số 112/2001/NĐ-TTg ngảy 27/5/2001 với nội dung quan trọng là đẩy mạnh tin học hoá quản lý hành chính nhà nước ( đề án 112), sau đó đã nhanh chóng được triển khai trên quy mô toàn quốc. Mặc dù còn nhiều bất cập, thiếu xót trong quá trình quản lý, thực hiện xong đề án 112 đã ảnh hưởng rất lớn đến tư tưởng đổi mới cách thức quản lý của cơ quan nhà nước thông qua việc sử dụng hệ thống máy tính và mạng máy tính.
Công tác văn thư có chức đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của UBND quận. Cho nên việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của công tác văn thư là việc làm tất yếu để tiến tới tin học hoá công tác hành chính văn phòng.
Uỷ ban nhân quân quận Ba Đình là một trong những đơn vịđầu tiên triển khai việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý nhà nước trên địa bàn Thành phố Hà Nội. Việc sử dụng máy tính và hệ thống mạng máy tính được áp dụng từ lâu trong hboạt động của UBND quận.
Việc ứng dụng tin học hoá trong công tác văn thư nói riêng và hoạt động của UBND quận nói chung cho phép tựđộng hoá các khâu như soạn thảo và ban hành văn bản, tra tìm và cung cấp thông tin văn bản. Do đó góp phần cung cấp thông tin
Comment [T26]: Thiếu: trong hoạt động văn thư của…
nhanh chóng, kịp thời, chính xác hỗ trợ đắc lực cho lãnh đạo cơ, quan nâng cao chất lượng cung cấp dịch vụ công cho nhân dân và xã hội. Mặc dù chỉ mới sử dụng phầnm mềm quản lý văn bản trong 2 năm từ 2008 – 2010 xong toàn bộ nhân viên văn thư, cũng như cán bộ, công chức, chuyên viên hiện đang làm việc trong UBND quận đều đã được hướng dẫn, tham gia các lớp đào tạo ngắn hạn và sử dụng thành thạo hệ thống phần mềm quản lý nội bộ
Nhờ việc ứng dụng cộng nghệ thông tin kết hợp với chủ trương cải cách thủ
tục hành chính theo đề án 30 của Chính phủ, giờđây hoạt động của phòng văn thư
quận đã trở nên chuyên nghiệp hơn rất nhiều, các văn bản đến và đi được làm thủ
tục đăng ký nhanh chóng, tránh tình trạng nhầm lẫn, thất lạc, và công khai hoá trên mạng nội bộ của UBND một cách nhanh chóng chính xác, sau khi đã có ý kiền chỉ đạo, giải quyết của ban lãnh đạo và các phòng, ban chuyên môn. Việc gửi và nhân văn bản thông qua mạng giúp cho lãnh đạo và nhân viên giải quyết công việc hanh chóng, thuận tiện, dễ theo dõi công việc.
Ở UBND quận Ba Đình, văn bản đến và đi hàng ngày ngoài việc đăng ký vào sổ theo cách thức truyền thống, nhân viên văn thư còn phải tiến hành đăng ký văn bản trên máy tính. Mỗi nhân viên văn thưđều được trang bị máy vi tinh riêng có nối mạng Internet phục vụ cho việc thực hiện chuyên môn nghiệp vụ Như vậỵ
việc ứng dụng công nghệ thông tin trong phòng văn thư không những giúp nhân viên văn thư nâng cao hiệu quả làm việc mà còn giúp lãnh đạo kiểm tra, giá sát quá trình tác nghiệp của đội ngũ nhân viênn thư tai UBND quận.
5.Cơ sở vật chất kỹ thuật và trang thiết bị
Cơ sở vật chất, kỹ thuật và trang thiết bị công tác văn thư là một trong những yếu tố quan trọng bảo đảm năng suất, chất lượng công tác văn thưđồng thpì là một trong những yếu tố giúp nhân viên văn thư hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.
Trong điều kiện khoa học kỹ thuật phát triển, các tiến bộ khoa học ứng dụng rộng rãi trong công tác văn thưđặc biện là ứng dụng tiến bộ công nghệ thông tin thì việc bố trí trang thiết bị phải gắn với hiện đại hoá công tác văn thư
Phòng văn thư của UBND quận Ba Đình là bộ phần trung gian thúc đẩy phối hợp trong công việc giữa các đơn vị, cá nhân trong và ngoài UBND quận. Do vậy phòng làm việc của nhân viên văn thư luôn được trang bịđầy đủ trang thiết bị, cơ
Comment [T28]: Thêm: phục vụ công tác văn thư
sở vật chất đảm bảo công việc tiến hành nhanh chóng, thuận tiện. Trong phòng có bàn ghế, tủđể văn bản. Ngoài ra còn có vật tư văn phòng phẩm như máy giập gim, kẹp gim, bút bi, mực dấu, giấy A4, thước kể, hồ dán, băng dính, bìa màu dùng để in sổ đăng ký văn bản đến và văn bản đi, cặp họp văn phòng được sắp xếp theo tên các lãnh đạo và để ngay ngắn trong những ô trình lãnh đạo. Để phục vun cho việc sao lưu tài liệu, phòng văn thư còn được trang bị 3 máy photo trong đó có máy photo siêu tốc, máy photo vi tính và máy photo thông thường được sử dụng một các hợp lý và được đặt ở một phòng riêng bên cạnh phòng văn thư. Bàn làm việc của nhân viên văn thưđược giao trách nhiệm tiếp nhận văn bản đến được nối với máy scan tài liệu nhắm đưa thông tin từ những văn bản nhận được lên mạng nội bộ
UBND sau khi làm thủ tục đăng ký văn bản đến. Phía bàn làm việc của nhan viên văn thưđược giao trách nhiệm quản lý văn bản đi va đóng đáu văn bản đựơc trang bị máy in. Còn trên bàn làm việc của nhân viên chuyển giao văn bản đi được trang bị máy fax. Ngoài ra trong phòng còn được tran gbị máy điện thoại để thuận tiện cho việc liên lạc. Chỗ ngồi của các nhân viên văn thưđều được trang bị máy vi tính có kết nối mạng Internet và mạng nội bộ của UBND.
Tất cả trang thiết bị và bàn làm việc trong phòng văn thưđều được bố trí hợp lý, khoa học.
Chương III: Đánh giá về công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân quận Ba Đình I. Ưu điểm