II. Thực trạng tổ chức vàho ạt động công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân quận Ba Đình
2. Hình thức tổ chức và biên chế công tác văn thư tại UBND quận Ba
Đình
2.1. Hình thức tổ chức phòng văn thư tại UBND quận Ba Đình
Là cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn, hàng ngày, UBND quận Ba
Đình nhận được rất nhiều văn bản từ bên ngoài gửi đến đồng thời cũng phát hành một số lượng không nhỏ văn bản đi. Căn cứ vào khối lượng công việc UBND quận Ba Đình tổ chức văn thư theo hình thức tập trung. Tất cả văn bản đến và văn bản đi, tổ chức quản lý, đóng dấu, lập hồ sơ và sao lưu tài liệu đều tập trung tại bộ phận văn thư. Nhân viên phụ trách văn bản đến Nhân viên phụ trách văn bản đi Văn thư Nhân viên phụ trách chuyển giao văn bản Comment [T23]: Ghép vào phần 2
Phòng Văn thư được bố trí độc lập với phòng lưu trữ và các phòng ban chuyên môn khác nhằm đảm bảo giải quyết công việc thống nhất, không thông qua các bộ phận trung gian, không ồn ào, tài liệu được bảo vệ an toàn tuyệt đối, nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên văn thư trong UBND quận. Phòng văn thư của UBND quận Ba Đình, trực thuộc khối Văn phòng, chịu sự chỉđạo trực tiếp của Chánh văn phòng và các Phó văn phòng.
Do chức năng và nhiệm vụ đặc biệt của phòng trong mọi hoạt động của UBND quận, phòng Văn thư được bố trí ngay ở tầng 1, gần lối ra vào thuận tiện cho việc giao tiếp, nhận tài liệu, giấy tờ từ bên ngoài chuyển đến đồng thời cũng thuận lợi cho các cá nhân, đơn vị trong UBND đến làm thủ tục đăng ký văn bản,
đóng dấu, tìm tài liệu.
Tổ chức văn thư tập trung là hình thức được sử dụng phổ biến hiên nay. Hình thức tập trung đảm bảo quyết định chỉđạo của lãnh đạo, kế hoạch làm việc của các phòng ban trong UBND rút ngắn thời gian ban hành vì không phải mất nhiều thời gian đi lại nếu bộ phận văn thưđược tổ chức phân tán. Bên cạnh đó việc tiếp nhận văn bản đến và làm thủ tục đăng ký văn bản, trình lãnh đạo cho ý kiến xử
lý sẽđược tiến hành nhanh hơn, có hiệu quản hơn nhất là đối với cơ quan có khối lượng công việc nhiều như UBND quận Ba Đình.
2.2. Biên chế công tác văn thư trong UBND quận Ba Đình
Phòng Văn thư tại UBND quận, là phòng chuyên môn đặt đưới sự chỉđạo trực tiếp của Chánh văn phòng. Do đó, tổ chức nhân sự phòng Văn thư nằm trong cơ cấu tổ chức nhân sự khối Văn phòng UBND.
Thứ nhất vế số lượng: Văn phòng UBND quận Ba Đình tính đến thời điểm tháng 3/2010 có tất cả 37 cán bộ, công chức, nhân viên, trong đó có 1 Chủ tịch, 4 Phó chủ tịch, 1 Chánh văn phòng và 2 Phó văn phòng. Số cán bộ, công chức thuộc biên chế chiếm 30%, còn lại là nhân viên hợp đồng.
Thứ hai về trình độ học vấn, đại đa số cán bộ, công chức, chuyên viên, nhân viên trong khối Văn phòng đều có trình độ từ cao đẳng, đại học trở lên, được đào tạo theo đúng chuyên ngành và một bộ phận nhỏđang đi học hoàn thiện, bổ sung
Riêng đối với tổ chức nhân sự làm công tác văn thư của UBND tính đến năm 2010 có 3 người. trong đó 1 người phụ trách quản lý văn bản đến chịu; 1 người phụ
trách quản lý văn bản đi và 1 người đẩm nhận nhiệm vụ chyển văn bản đi đến các phường, đơn vị sự nghiệp, tổ chức, cá nhân đóng trên địa bàn quận. Tất cả những người làm công tác văn thư trong UBND quận đều xếp vào ngạch nhân viên. Phần lớn có trình độ trung học văn thư, đại học tại chức về nghiệp vụ văn thư, được đào tạo chương trình tin học nhắn hạn, có khă năng thực hiện nghiệp vụ văn thư thành thạo, có độ tuổi từ 25 đến 35 tuổi. Nhân viên văn thư làm việc tại UBND quận thường xuyên được bồi dưỡng kiến thức quản lý hành chính nhà nước, hiểu rõ về tổ
chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ, mối quan hệ công tác và hiểu về thủ tục hành chính, có khả năng triển khai các văn bản nhướng dẫn nghiệp vụ văn thư.