động công tác văn thư tại UBND quận BĐ
Comment [T33]: Phần 1 và 2 nên gộp thành 1 ý là: Đẩy mạnh bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho cán bộ, công chức làm công tác văn thư ( Có nói đến chế độ lương thưởng, sự quan tâm của đơn vị )
Đẩy mạnh công tác kiểm tra đánh giá trình độ chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp của nhân viên văn thư theo quý để bố trí đúng người, đúng việc, đúng trình độ chuyên môn nghiệp vụ
Đẩy mạnh việc phân công trách nhiệm cho từng cá nhân, quy trách nhiệm từ lãnh dạo cho đến nhân viên trách tình trạng đùn đẩy công việc, trách nhiệm tập thể trong hoạt động văn thư.
2. Tăng cường chính sách đãi ngộ nâng cao đời sống cho nhân viên làm công tác văn thư công tác văn thư
Để góp phần chung vào sự nghiệp đổi mới đất nước, lãnh đạo Văn phòng UBND quận cần phải quan tâm hơn nữa đến công tác văn thư. Sự quan tâm về vật chất cũng như tinh thần cho nhân viên văn thư sẽ là nguồn động viên rất lớn cho họ
hoàn thnàh xuất sắc nhiệm vụđược giao.
Nhân viên văn thư là những người đi sớm, về muộn của UBND quận. Hơn nữa do tính chất công việc của mình họ có trách nhiệm rất lớn tới công tác quản lý và hiệu quả quản lý của UBND quận. Do đó nên có chếđộ đại ngộ xứng
đáng về cuộc sống vật chất cũng như tinh thần, tạo cho họ nguồn động lực để thực hiện tốt hơn công việc của mình.
Đồng thời phải xây dựng cơ chế thi đua, khen thưởng đểđộng kích thích tính năng động tích cực và nâng cao hiệu quả công tác văn thư, cũng như áp dụng cơ chế kỷ luật đối với những hành vi vi phạm quy định nhà nước về công tác văn thư của nhân viên làm công tác văn thư.
3. Tăng cường đầu tư hệ thống trang thiết bị theo hướng hiện đại hoá phục vụ
công tác văn thư
Văn phòng UBND quận hàng ngày luôn nhận và chuyển giao văn bản ở
nhiều nơi. Do đó số lượng văn bản và hồ sơ rất lớn cần phải được bảo quản ở
nhưng cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư còn hạn chế, chưa có tính thống nhất. Hiện nay các trang hiết bị phục vụ cho hoạt động của công tác văn thư đã
được sử dụng từ lâu. Vì vậy Văn phòng UBND quận cần phải có kế hoạch thay thế
hoặc bổ sung những thiết bị, vật dụng cần thiết.
Comment [T34]: Gộp 3, 4, 6 thành phần: Tăng cường hiện đại hóa công tác văn thư
UBND quận cần phải tăng cường ngân sách đầu tư trang thiết bị phục vụ
hoạt động của công tác văn thư. Đầu tư phải chú trọng đến chất lượng và hiệu quả
chứ không phải đầu tư một cách bừa bãi, tuỳ tiện.
Thực tế cho thây hiện nay, hệ thống máy tính tại phòng văn thưđã quá cũ. Trong quá trình làm việc thường xuyên xảy ra tình trạng treo máy, mất mạng hay
đường link kết nối với máy in, máy scan bị gián đoạn, máy tính hoạt động rất chậm. Thỉnh thoảng xảy ra sự cố, nhân viên văn thư không biết khắc phục nên phải chờ
người có chuyên môn về vi tính xử lý làm công việc giảm tiến độ.
4. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động văn thư
HIện nay, công nghệ thông tin đang phát triển mạnh mẽ và tác động sâu sắc đến mọi mặt cuộc sống. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động văn thư là điều tất yếu. Nó cho phép nâng cao năng suất lao động của nhân viên văn thư lên nhiều lần đồng thời giải phóng sức lao động của nhân viên văn thư.
Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng cho cán bộ, lãnh đạo, giúp lãnh đạo ra quyết định đúng đắn, kịp thới, chính xác. Hiện nay máy vi tính đâng được sử dụng phổ biến trong công tác văn thư như soạn thảo văn bản, đằn ký, lập hồ sơ công văn giấy tờđến việc tra cứu, nghiên cứu tài liệu góp phần tạo ra tạo ra hệ thống thông tin liên hoàn, đồng bộ, tạo ra sự liên kết nhịp nhàng giữa phòng văn thư với các phòng ban chuyên môn khác.
5. Thường xuyên kiểm tra hoàn chỉnh công tác văn thư tại UBND quận
Để đảm bảo cho công tác văn thư được thực hiện tốt ngoài những biện pháp kể trên, Văn phòng UBND quận phải thường xuyên tiến hành kiểm tra số văn bản được chuyển đến, số văn bản ban hành và tài liệu lưu trữ xem có đúng quy định hay không. Nếu không đúng phải kịp thời chỉnh sửa cho phù hợp. Thông qua công tác kiểm tra hoạt động văn thư nói riêng và hoạt đọng các phòng ban chuyên môn nói chung, nhận viên văn thư sẽ rút ra được những hạn chế để từđó có giải pháp khắc phục kịp thời.
6. Đẩy mạnh hơn nữa việc áp dụng tiêu chuẩn ISO trong tổ chức và hoạt
động văn thư
Comment [T35]: Gộp phần 5,7 vào thành: Đẩy manh hoạt động kiểm tra, giám sát công tác văn thư
ISO là tên viết tắt của tổ chức quốc tế về tiêu chuẩn hoá được thành lập năm 1946 và chính thức hoạt động vào ngày 23/2/1947 nhằm mục đích xác định các tiêu chuẩn về sản xuất, thương mại, thông tin. ISO 9001:2000 là tiêiu chuẩn mới nhất về hệ thống quản lý chất lượng được ban hành vào tháng 12/2000.
Là phương pháp làm việc khoa học, một quy trình công nghệ quản lý mới, việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO trong hoạt động văn thư nói riêng việc cung ứng dịch vụ hành chính nói chung là điều rất cần thiết.
Áp dụng ISO 9001: 2000 trong UBND quận Ba Đình là việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng trong UBND quận dựa trêm những nguyên tắc quản lý chất lượng cơ bản nhằm tạo ra một phương pháp làm việc khoa học, mang tính hệ thống, đảm bảo chất lượng cung ứng dịch vụ công của UBND quận nhằm thoả mãn các yêu càu của nhân dân, yêu cầu của pháp luật và yêu cầu riêng của UBND quận.
Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 trong hoạt động công tác văn thư
góp phần nâng cao hiệu quả công việc của nhân viên văn thư, giúp nhân viên văn thư hạn chế những sai xót trong quá trình làm việc, cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác cho hoạt động quản lý của lãnh đạo, đồng thời giải phóng người lãnh đạo khỏi công việc sự vụ lặp đi lặp lại hàng ngày. Mặt khác nó góp phần không nhỏ trong viẹc nâng cao chất lượng dịch vụ hành chính của UBND quận Ba
Đình.
7. Tăng cường chấp hành nghiêm chỉnh những quy định của nhà nước về
công tác văn thư tại UBND quận Ba Đình.
Quy định của nhà nước về công tác văn thư bao gồm các văn bản pháp lý có nội dung yêu cầu nhân viên văn thư phải thực hiện nghiêm chỉnh nhằm đảm bảo tính thống nhất trong hoạt động quản lý nhà nước về công tác văn thư. Về cơ bản các quy địng của nhà nước đối với công ác văn thư bao gồm Nghịđịnh số 58/2001/ NĐ-CP ngày 42/8/2001 của Chính phủ vè quản lý và sử dụng con dấu; Nghịđịnh 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính Phủ quy định về công tác văn thư; Công văn 425/VTLTNN- NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư lưu rữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến; Thông tư liên tịch số
ohủ hướng đãn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản…Ngoài ra còn có Quy
