HỘP SỐ 01
Từ hồ sơ số : 01
Trong kho ngoài diện tích 22m2 dành cho công tác lưu trữ, số diện tích còn lại khoảng 13m2 được dành làm nơi nghiên cứu tài liệu tại chỗ, bao gồm: hai bàn đọc và một bàn làm việc của nhân viên lưu trữ. Đây cũng chính là nơi dùng để thực hiện các công tác khác như: Công tác xác định giá trị tài liệu, công tác chỉnh lý tài liệu và phân loại tài liệu...
Kho được thiết kế với một cửa đi và hai cửa sổ đều quay về phía Đông nam (theo hướng chính của kho) đều có rèm che. Cửa kho gồm hai cánh được mở từ trong ra ngoài có khoá chống trộm chắc chắn, bên ngoài có thêm song sắt bảo vệ để đảm bảo an toàn tuyệt đối cho kho lưu trữ, ngoài ra còn có đệm cao su khít để cách nhiệt và hơi ẩm đảm bảo điều kiện tốt nhất cho kho. Hệ thống hai cửa sổ được thiết kế với hai lớp: trong kính ngoài chớp đảm bảo sự thông thoáng và ánh sáng trong kho. Ngoài hệ thống gồm hai cửa sổ kho còn được bố trí thêm hai chiếc quạt thông gió (cụ thể được biểu diễn ở hình 2.4) tạo sự đối lưu khí trong kho làm cho kho luôn có độ thoáng thích hợp. Hệ thống đèn điện trong kho bao gồm: một cầu giao làm bằng cáp chì; hệ thống cụm bốn đèn huỳnh quang mỗi cụm gồm hai bóng đều có công tắc riêng biệt, có chụp thủy tinh dày và lưới sắt bảo vệ tránh làm nóng và gây cháy trong kho; hai ổ cắm điện đều có nắp; một quạt trần và một máy điều hoà nhiệt độ được bố trí phía gần bàn đọc để điều tiết nhiệt độ trong phòng. Bên ngoài kho cũng được bố trí một bóng đèn compắc và một cầu giao điện toàn kho để đề phòng những trường hợp cấp bách. Trong và ngoài kho đều được bố trí một nhiệt kế và một ẩm kế để đo và so sánh nhiệt độ, độ ẩm trong và ngoài kho sao cho nhiệt độ và độ ẩm trong kho luôn giữ ở mức quy định: Với nhiệt độ là 18oC - 22oC, và độ ẩm trương đối là 45% -
55%. Đặc biệt công ty còn sử dụng hoá chất hút ẩm bằng silicagel để chống ẩm cho các hộp đựng tài liệu. Hệ thống phòng cháy chữa cháy ở trong kho cũng rất được coi trọng bao gồm một chuông báo cháy đặt tại kho và bốn bình xịt cứu hoả. Do tài liệu trong kho đều là tài liệu giấy nên công ty chỉ trang bị trong kho hai loại bình cứu hoả là bình bột Tetraclorua cacbon và bình CO2 để đảm bảo không làm hư hại tài liệu đến mức tối đa khi chữa cháy. Ngoài ra, công ty còn thường xuyên hút bụi trong kho và có rất nhiều các biện pháp khác nhau để chống lại các loại nấm mốc, mối mọt hay các loại côn trùng gây hại: Sử dụng các loại thuốc diệt mối, mọt hay gián.... để đảm bảo điều kiện tốt nhất cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.
Công tác chỉnh lý tài liệu cũng được công ty đặc biệt chú trọng. Công tác này thường được tổ chức làm định kỳ hoặc có thể tiến hành đột xuất nếu cần thiết. Ngoài mục đích kiểm tra các văn bản tài liệu để phát hiện ra các văn bản bị mối mọt, hư hỏng hay hết thời hạn lưu trữ thì công tác chỉnh lý lại tài liệu còn nhằm nâng cao hơn nữa sự chính xác của tài liệu lưu trữ. Trước khi tiến hành chỉnh lý tài liệu, cán bộ lưu trữ phải dùng chổi lông chuyên dụng phủi sạch bụi bẩn và làm vệ sinh sơ bộ cho tài liệu, sau đó tiến hành nghiên cứu mục lục tài liệu để nắm được những thông tin sơ bộ của tài liệu hay hiện trạng của tài liệu, cuối cùng tập hợp các thông tin lại và viết một báo cáo kết quả khảo sát lên lãnh đạo kèm theo một đề cương biên soạn về kế hoạch chỉnh lý tài liệu bao gồm các nội dung sau:
- Tên khối, nhóm tài liệu cần chỉnh lý
- Tình trạng của tài liệu cần chỉnh lý: thiếu, sai, hư hỏng.... - Phương pháp chỉnh lý: bổ xung, làm mới, phục chế... - Thời gian chỉnh lý: 2 ngày, 3 ngày, 1 tuần...
Sau khi được sự đồng ý và thông qua của Ban lãnh đạo công ty, cán bộ lưu trữ bắt đầu công tác chỉnh lý của mình. Nguyên tắc khi chỉnh lý đó là chỉnh lý từng nhóm hay từng tập hồ sơ và không làm sáo trộn và hư hỏng tài liệu đã được phân loại. Đối với những tài liệu có những tài liệu bổ xung hỗ trợ thì phải đánh
dấu lại và kẹp chung với tài liệu chính. Đối với những văn bản đã bị hư hại qua thời gian dài cần có các biện pháp phục chế lại để sử dụng. Nếu không phục chế được thì phải sao thành một bản khác có công chứng để đảm bảo giữ nguyên giá trị tài liệu. Những văn bản đã hết hạn lưu trữ sẽ được phân loại riêng và được tiêu huỷ theo đúng quy định của Pháp luật. Việc tiêu huỷ tài liệu phải được lập thành văn bản. Kết thúc công tác chỉnh lý cán bộ lưu trữ phải đánh lại mục lục hồ sơ rồi mới đưa vào lưu trữ tiếp. Công tác chỉnh lý tài liệu cũng phải được lập thành biên bản để làm căn cứ sau này.
Công tác xác định giá trị tài liệu và công tác chỉnh lý tài liệu của đều được tiến hành tại kho lưu trữ công ty.
Hình 2.6 Kho lưu trữ công ty Cổ phần Vật tư Nông nghiệp Hà Nội.
Nhận thức rõ tầm quan trọng của công tác lưu trữ, cũng như để đảm bảo việc quản lý lưu trữ tài liệu được dễ dàng và tạo thuận lợi cho việc tra cứu và kiểm tra lài liệu sau này, sau khi tiến hành lưu tài liệu trong kho cán bộ lưu trữ tiến hành lập sổ hồ sơ lưu trữ. Sổ hồ sơ lưu trữ có tác dụng lưu lại vị trí của từng hồ sơ tài liệu đề phòng trường hợp tài liệu bị mất mát lại, thất lạc không rõ nguyên nhân đồng thời phục vụ cho công tác kiểm tra việc lưu trữ tài liệu sau này. Sổ hồ sơ lưu trữ thể hiện các thông tin như: Số hồ sơ, tên hồ sơ và tổng số văn bản trong hồ sơ. Sổ hồ sơ lưu trữ cũng được lập theo cách xắp xếp bố trí của kho lưu trữ để thuận tiện hơn cho việc quản lý. Mỗi kệ tương ứng với mỗi phòng
ban sẽ có một sổ hồ sơ lưu trữ riêng để dễ dàng cho việc theo dõi. Sổ hồ sơ lưu trữ sẽ do cán bộ lưu trữ giữ và kiểm tra. Sổ hồ sơ lưu trữ có mẫu như sau:
Mẫu 2.7: Sổ hồ sơ lưu trữ
HỒ SƠ CÔNG NHÂN VIÊN
HỘP SỐ:...
Từ hồ sơ số... đến hồ sơ số...
Số hồ sơ Tên hồ sơ
Số văn bản trong
hồ sơ Ghi chú
01 Bà Đỗ Thị Viện 12
... ... ...
Về công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, công ty cũng đặc biệt chú trọng. Bởi Tài liệu lưu trữ là những tài liệu vô cùng quan trọng cần được lưu trữ của mỗi công ty, doanh nghiệp. Nó không chỉ mang những thông tin quan trọng của công ty qua các thời kỳ mà nó còn mang tính chất bảo mật của mỗi công ty. Chính vì vậy việc khai thác sử dụng tài liệu là một khâu rất quan trọng. Nhận thức được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ, ban lãnh đạo công ty Cổ phần vật tư Nông nghiệp Hà Nội đã ra rất nhiều nội quy cho việc sử dụng này nhằm đảm bảo giữ an toàn, cẩn mật cho những thông tin của doanh nghiệp, tránh thất thoát, hay để lộ thông tin ra bên ngoài gây ảnh hưởng không tốt tới sự phát triển của công ty. Nội quy của kho lưu trữ có quy định rõ: “Người muốn sử dụng tài liệu trong kho lưu trữ công ty phải là cán bộ công nhân viên của công ty, có nhu cầu chính