- Tên Chức vụ
3.2.5Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ
TÁC LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ NÔNG NGHIỆP HÀ NỘ
3.2.5Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ
Công nghệ thông tin với những thành tựu kỳ diệu của công nghệ tin học, máy tính và công nghệ truyền thông đã là cho công tác văn phòng có những thay đổi cơ bản. Đưa con người sang một kỷ nguyên mới với các trang thiết bị hiện đại. Nhưng thực tế công ty còn chưa khai thác hết giá trị của công nghệ thông tin trong thời kỳ hiện nay, điều đó gây rất nhiều hạn chế cho công tác lưu trữ.
Muốn ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác này lãnh đạo công ty nên thay một máy vi tính hiện đại hơn đặt ở phòng lưu trữ. Có thể sử dụng những
phần mềm chuyên dụng cho quản lý để công việc quản lý được dễ dàng và có trình tự khoa học hơn.
Hồ sơ tài liệu đồng thời có thể được lưu trên máy tính để quản lý cho dễ những vẫn có thể lưu ngoài trên giấy tờ để phòng trường hợp mất dữ liệu trong máy.
Nên sử dụng những chương trình đã được lập trình sẵn trên máy tính vào công tác lưu trữ để giảm bớt gánh nặng cho công tác lưu trữ đồng thời làm cho việc tìm kiếm cũng như kiểm tra tài liệu lưu trữ được dễ dàng hơn.
Việc lưu trữ có thể dùng các film, băng từ, đĩa từ... có thể lưu trữ thông tin với trữ lượng rất lớn hơn hàng triệu lần. Do đó không cần sao chép, nhân in văn bản và phát hành theo kiểu thủ công qua đường bưu điện như trước đây. Với việc xuất hiện các đĩa cứng, nhất là đĩa quang, xử lý ghi nhận và đọc các thông tin lưu trữ bằng bộ phận quang học đã lưu trữ thông tin với khối lượng rất lớn. Bằng cách này có thể vừa tìm kiếm thông tin, vừa trao đổi với đối tác những thông tin cần thiết, có thể chi phí lúc dầu bỏ ra là khá lớn nhưng những lợi ích mà nó mang lại lại vô cùng to lớn, vừa tiết kiệm thời gian, vừa tiết kiệm được công sức.