THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ NÔNG NGHIỆP HÀ NỘI.
2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ NÔNG NGHIỆP HÀ NỘ
TƯ NÔNG NGHIỆP HÀ NỘI
Trình tự công tác lưu trữ của Công ty Cổ phần Vật tư Nông nghiệp Hà Nội bao gồm 5 bước cơ bản và có thể được khái quát bằng sơ đồ sau:
Bước1:
Bước 2:
Bước 3:
Bước 4:
Bước 5:
Sơ đồ 2.2: Trình tự công tác lưu trữ của công ty CP VTNN Hà Nội.
Bước đầu tiên của công tác lưu trữ đó là việc thu thập và tiếp nhận hồ sơ. Thông thường cứ khoảng 1 năm/lần, những tài liệu từ các phòng ban sẽ được chọn lọc và chuyển về kho lưu trữ của công ty. Trước khi tài liệu được chuyển sang kho lưu trữ, mỗi phòng ban sẽ phải tự tập hợp các tài liệu của mình lập
Thu thập và tiếp nhận hồ sơ
Xác định giá trị hồ sơ tài liệu
Chỉnh lý hồ sơ tài liệu
Khai thác sử dụng hồ sơ tài liệu Bảo quản hồ sơ tài
thành hồ sơ tài liệu, bên ngoài có ghi rõ số lượng tài liệu và tên các tài liệu nộp lưu. Các tài liệu trong hồ sơ phải được xắp xếp theo trình tự thời gian và theo vần a, b, c....Khi tiếp nhận hồ sơ tài liệu từ các phòng ban khác, cán bộ phụ trách công việc lưu trữ sẽ lập một biên bản giao nhận để chứng minh việc tiếp nhận hồ sơ. Biên bản bao gồm đầy đủ các thông tin về tài liệu như: tên tài liệu, số lượng tài liệu, hay chất lượng của tài liệu,... và phải có xác nhận giữa đại diện của phòng ban giao nộp tài liệu với đại diện của đơn vị nhận tài liệu là cán bộ phòng văn thư – lưu trữ. Các văn bản sau khi được chuyển về kho lưu trữ của công ty trước hết sẽ được làm vệ sinh sơ bộ, sau đó được đưa vào kiểm tra và xác định giá trị. Công tác này đảm bảo tài liệu sẽ được phân loại một cách chi tiết hơn và rõ ràng hơn. Những văn bản có tính chất quan trọng hay còn gọi là những văn bản mật sẽ được phân loại riêng và được lưu trữ trong tủ lưu trữ hồ sơ mật để đảm bảo an toàn và tính quan trọng của hồ sơ. Đối với những tài liệu có giá trị khác sẽ được phân loại và lưu trữ tại kho lưu trữ của công ty. Còn đối với những tài liệu không còn giá trị sẽ được đem đi tiêu huỷ theo đúng quy định của pháp luật. Vì vậy, công việc này đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn cao và sự hiểu biết rộng mới có thể thẩm định một cách chính xác giá trị của tài liệu đem đi lưu trữ. Khi xác định giá trị của tài liệu, cán bộ thực hiện công tác thẩm định cần căn cứ vào một số các tiêu chuẩn như sau:
- Căn cứ vào ý nghĩa, nội dung của tài liệu; - Căn cứ vào tác giả của văn bản;
- Căn cứ vào tiêu chuẩn trùng lặp thông tin;
- Căn cứ vào thời điểm, địa điểm hình thành tài liệu;
- Căn cứ vào mức độ hoàn chỉnh và chất lượng của văn bản; - Căn cứ vào hiệu lực pháp lý của văn bản;
- Căn cứ vào tình trạng vật lý của văn bản;
Tám tiêu chuẩn này luôn được kết hợp với nhau nhuần nhuyễn, trong quá trình xác định giá trị tài liệu, tám tiêu chuẩn này bổ xung và hỗ trợ cho nhau góp phần nâng cao hiệu quả xác định giá trị tài liệu một cách chính xác nhất. Do tính
chất quan trọng của công tác thẩm tra xác định giá trị tài liệu nên công ty đã thành lập một Hội đồng xác định giá trị hồ sơ, tài liệu bao gồm:
- Ông Nguyễn Minh Toàn, Giám đốc – Chủ tịch Hội đồng;
- Ông Lê Duy Lộc, Trưởng phòng Tổ chức – Hành chính - Uỷ viên; - Bà Nguyễn Thị Kha, Trưởng phòng Kế toán - Uỷ viên;
- Bà Nguyễn Thị Chi, cán bộ văn thư lưu trữ - Uỷ viên.
Kết quả xác định giá trị hồ sơ tài liệu sẽ được lập thành biên bản để thống nhất trong toàn công ty. Kết thúc công tác, tài liệu lưu trữ sẽ được xắp xếp và phân loại thành từng nhóm hay từng tập hồ sơ theo các tiêu chuẩn thứ tự được ưu tiên như sau: theo trình tự thời gian, theo số văn bản, theo tác giả văn bản, theo tên hay nội dung văn bản. Sự phân chia các nhóm chi tiết đến mức nào là phụ thuộc vào nội dung của khối tài liệu đó. Sau khi phân loại xong, cán bộ lưu trữ phải tiến hành đánh mục lục hồ sơ tài liệu để tiện cho việc quản lý văn bản và tra tìm văn bản sau này. Mục lục hồ sơ phải soạn thảo theo mẫu quy định (mẫu được trình bày bên dưới), được in sẵn đính kèm với mỗi hồ sơ và được bố trí ở ngay trang đầu mỗi hồ sơ.
Mẫu 2.3: Mục lục hồ sơ tài liệu:
STT Số VB Ngày tháng VB Tác giả VB Trích yếu nội dung VB (Tên
VB) Ghi chú
12 2
Hoàn tất công tác, hồ sơ sẽ được đóng bìa cẩn thận và được đưa vào kho để tiến hành lưu trữ.
Kho lưu trữ của công ty (trực thuộc sự quản lý của phòng văn thư - lưu trữ), được đặt tại tầng 2 gồm có 1 phòng duy nhất quay mặt về phía Đông nam với diện tích gần 35m2 trên toà nhà chính diện, có môi trường trong sạch, địa chất ổn định, rất thuận lợi cho việc bảo quản tài liệu. Chiều cao tính từ sàn kho đến trần kho là 3m, có hệ thống chống nóng gồm 2 lớp: dưới được ốp bằng các tấm cách nhiệt, trên có mái che cao 1m50 đảm bảo cho kho luôn mát mẻ vào mùa hè. Tường kho dày 22cm có khả năng chống nóng tốt được sơn bằng sơn
chống ẩm tránh ngấm nước vào mùa mưa. Hệ thống thoát nước thẳng từ trên mái xuống đất đảm bảo nước mưa không bị đọng lâu ngày. Kho được bố trí ở cuối hành lang nơi có ít người qua lại, yên tĩnh là điều kiện tốt cho việc nghiên cứu, khai thác và sử dụng tài liệu. Với diện tích 35m2, công ty đã bố trí dành khoảng 22m2 làm khu lưu trữ với hệ thống gồm 5 giá đựng tài liệu, các giá được xắp xếp theo thứ tự từ trái qua phải như sau:
- Giá 1: Phòng Kế toán; - Giá 2: Phòng Kinh doanh;
- Giá 3: Phòng Tổ chức – Hành chính tổng hợp; - Giá 4: Phòng Văn Thư – Lưu trữ;
- Giá 5: Phòng Kỹ thuật và Quản lý chất lượng sản phẩm.
Và được bố trí như hình 2.4 (Trình bày bên dưới). Mỗi giá gồm 5 khoang, chiều dài mỗi giá là 2m40, cao 2m00, rộng 0,4m. Lối đi giữa mỗi giá là 0,6m; khoảng cách giữa các giá đến tường là 0,6m. Khoảng cách cuối giá đến mặt sàn là 0,2m. Trong kho được sắp xếp tiện lợi và ngăn nắp bố trí phù hợp, thuận tiện cho việc tra tìm và nghiên cứu được dễ dàng. Ngoài ra trong kho còn có một tủ sắt dùng để lưu trữ và bảo quản những tài liệu mật và những tài liệu quan trọng của công ty. Tủ có khoá rất chắc chắn nhằm đảm bảo độ an toàn cẩn mật của tài liệu. Những tài liệu này chỉ được nghiên cứu khi có sự đồng ý của giám đốc công ty. Tủ lưu tài liệu mật 3 Giá 4: P. Văn thư 3 Giá 2: P. Kinh doanh Giá 5: P. Kỹ thuật Giá 1: P.Kế toán Giá 3: P. Tổ chức -Hành chính 4 Bàn đọc Bàn đọc 2 Bàn NV 1 2
Sơ đồ 2.4: Phòng lưu trữ Công ty Cổ phần Vật tư Nông nghiệp Hà Nội
Ghi chú:
1 : Cửa ra vào 3 : Quạt thông gió
2 : Cửa sổ 4: Máy điều hoà
Do công ty có sự chuyển đổi từ doanh nghiệp Nhà nước thành công ty Cổ phần, nên tài liệu trong mỗi kệ được phân chia thành 2 khối:
- Khối tài liệu hình thành trước năm 2004.
- Khối tài liệu được hình thành từ năm 2004 đến nay.
Trong mỗi khối, tài liệu được xắp xếp theo thứ tự từ trong ra ngoài, từ trên xuống dưới theo quá trình hoạt động của công ty và theo vần a, b, c... đảm bảo cho việc tìm kiếm được dễ dàng và nhanh chóng. Hồ sơ trong phòng lưu trữ được bảo quản trong các hộp chuyên dụng, bên ngoài hộp có dán nhãn ghi tên hộp, số hộp, bắt đầu từ hồ sơ số bao nhiêu đến hồ sơ số bao nhiêu. Nhãn của mỗi hộp hồ sơ đảm bảo cho việc tìm kiếm hồ sơ được diễn ra thuận lợi và nhanh chóng nhất.
Mẫu 2.5: Nhãn bên ngoài hộp hồ sơ