- Tên Chức vụ
2.3 ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ NÔNG NGHIỆP HÀ NỘ
TƯ NÔNG NGHIỆP HÀ NỘI
2.3.1 Ưu điểm
Trước hết cần phải khẳng định rằng công ty Cổ phần vật tư Nông nghiệp Hà Nội đã rất thành công trong việc tổ chức công tác lưu trữ tại công ty. Xây dựng một hệ thống làm việc khá chuyên nghiệp và có hiệu quả cao. Tiếp thu và thực hiện nghiêm túc Pháp lệnh lưu trữ do Nhà nước đề ra.
Đội ngũ công tác trong công ty có nhiều kinh nghiệm, đã được tham gia tập huấn các lớp huấn luyện nghiệp vụ khi công ty bắt đầu bước vào Cổ phần hoá. Trình tự công tác lưu trữ hợp logíc, phù hợp với thực tế công ty, cách quản lý hồ sơ lưu trữ trong kho cũng được thực hiện rất tốt, đúng trình tự, đảm bảo cho công tác lưu trữ được diễn ra một cách hợp lý và nhanh chóng.
Các nội quy đối với việc lưu trữ cũng rất chặt chẽ giúp lãnh đạo có thể kiểm tra giám sát công tác này một cách dễ dàng, kịp thời phát hiện ra những sai sót để khắc phục, xử lý đồng thời cũng phát hiện ra những cách làm cũng như những phương pháp hay trong công việc để kịp thời động viên và khen thưởng.
Công tác xác định giá trị tài liệu được lãnh đạo công ty rất chú trọng và quan tâm. Công ty đã thành lập một hội đồng xác định giá trị tài liệu nhằm xác định một cách chính xác nhất giá trị của từng loại tài liệu được đem vào lưu trữ, những tài liệu nào được coi là mật, những tài liệu nào thì được lưu trữ lại, từ đó nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác lưu trữ hiện nay tại thực tế công ty.
Ban lãnh đạo cũng như toàn thể nhân viên trong công ty đều đã nhận thức được tầm quan trọng của công tác lưu trữ, từ đó mỗi cá nhân đều cố gắng thực hiện tốt công tác lưu trữ để ngày mọt hoàn thiện hơn công tác này của mình.
Cách bố trí kho lưu trữ khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác nghiên cứu tài liệu của cán bộ công nhân viên trong công ty. Kho được bố trí
trên tầng hai ở cuối hành lang ngay cạnh phòng văn thư, lưu trữ đã tạo thành một khu riêng biệt vừa ít người đi lại lại vừa đảm bảo tính chất quan trọng của kho lưu trữ cơ quan. Các giá, kệ bàn làm việc trong kho được xắp xếp hợp lý thuận tiện cho việc tra cứu. Vị trí bàn làm việc của nhân viên lưu trữ nằm ngay sát cửa ra vào và quay mặt vào trong phòng tạo điều kiện cho cán bộ lưu trữ có thể vừa quan sát được mọi người trong phòng lại vừa có thể quan sát được người ra vào kho lưu trữ. Hệ thống cửa sổ, cửa ra vào đều được quay về hướng Đông nam - là hướng chính của khu nhà là một điều kiện rất thuận lợi cho công tác lưu trữ tài liệu do đặc điểm của hướng này là mùa hè thì mát mà mùa đông thì ấm, lại không phải chịu ánh nắng gay gắt của mùa hè. Hệ thống quạt 2 thông gió đảm bảo luồng không khi lưu thông trong kho luôn được ổn định ở mức độ cho phép. Hệ thống điện, hệ thống phòng cháy chữa cháy trong và ngoài kho lưu trữ cũng được đảm bảo đúng theo quy định và có sự chuẩn bị rất tốt.
Công ty đã rất chú trọng và có nhiều biện pháp để chống ẩm, chống mối mọt, hay các loại côn trùng gây hại khác nhằm nâng cao hơn nữa tuổi thọ của hồ sơ lưu trữ.
Trong kho tài liệu lưu trữ được xắp xếp bố trí gọn gàng, ngăn nắp tạo thuận lợi cho việc tìm kiếm và tra cứu một cách dễ dàng. Tài liệu được xắp xếp theo từng phòng rồi được chia nhỏ theo các năm hoạt động, cách xắp xếp này giúp cho người có nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ có thể tìm thấy tài liệu mà mình cần một cách dễ dàng và nhanh chóng.
Có thể nói rằng công tác lưu trữ của công ty Cổ phần Vật tư Nông nghiệp Hà Nội đã đặt thêm nhiều viên gạch mới bồi đắp cho Công tác lưu trữ của nước nhà. Ban lãnh đạo công ty Cổ phần vật tu Nông nghiệp Hà Nội đang phấn đấu dần trở thành một đơn vị kiểu mẫu trong công tác lưu trữ toàn Thành Phố.
2.3.2 Hạn chế
Nhìn chung, công tác lưu trữ tại công ty Cổ phần vật tư Nông nghiệp Hà Nội đều có những nét vô cùng nổi bật. Nhưng xét trên nhiều phương diện, công
tác lưu trữ của công ty Cổ phần vật tư Nông nghiệp Hà Nội vẫn còn nhiều điểm vướng mắc và hạn chế.
Đội ngũ cán bộ công nhân viên tuy giàu kinh nghiệm, được đi học những lớp bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ nhưng đều là những cán bộ lớp trước, điều này đã gây rất nhiều hạn chế cho việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ. Toàn bộ công tác lưu trữ hiện tại đều được theo dõi trên giấy tờ gây rất nhiều khó khăn cho việc thống kê sau này.
Khi lập hồ sơ văn bản, cán bộ lưu trữ không có thói quen đánh số tờ trên văn bản dẫn đến tình trạng nhiều văn bản cũ nhưng còn giá trị của công ty đã bị mất hay thất lạc đồng thời cũng gây rất nhiều khó khăn cho việc tìm kiếm tài liệu. Trong mỗi tập hồ sơ lưu trữ cũng không có tờ kết thúc ghi tóm tắt về tình trạng vật lý, số lượng tài liệu cũng như những chỗ khó đọc trong các văn bản của mỗi hồ sơ, tài liệu khiến người đọc cũng như công tác chỉnh lý tài liệu sau này gặp nhiều khó khăn và làm mất nhiều thời gian cho việc tìm kiếm, nghiên cứu.
Không những thế, trong công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ, Hội đồng xác định giá trị tài liệu đều là những người trong công ty, không có các chuyên viên cấp cao hơn tham gia vào công tác này nên việc thẩm tra và xác định giá trị tài liệu còn nhiều thiếu sót và còn nhiều điểm bất cập. Tài liệu lưu trữ trong kho chỉ được phân loại theo trình tự thời gian, theo số văn bản, theo tác giả văn bản hay theo nội dung văn bản, mà không được phân loại theo tên loại văn bản như: công văn, quyết định, nghị quyết.... Điều này cũng gây rất nhiều khó khăn cho việc tìm kiếm và sử dụng tài liệu.
Trang thiết bị trong kho tuy đủ về số lượng nhưng chất lượng một số máy còn lạc hậu, gây ảnh hưởng tới chất lượng công việc và khả năng lao động. Các kệ giá tuy đạt tiêu chuẩn về lưu trữ những đối với thực tế công ty lại không phù hợp. Do đặc điểm công ty là công ty cổ phần, không có cán bộ chuyên trách làm công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ cũng không nhiều, điều kiện bảo quản của công ty tuy được chú trọng song vẫn còn nhiều điểm hạn chế. Tài liệu được bảo quản
trên các giá, kệ trong kho nên sự tiếp xúc với tài liệu với môi trường bên ngoài là khá lớn, dễ bị bụi bẩn, ẩm thấp, nấm mốc.... Điều kiện bảo quản trong kho lưu trữ nhìn chung là tốt, có đầy đủ các phương tiện như: máy điều hoà, quạt thông gió, máy đo nhiệt độ, độ ẩm... nhưng vẫn không đảm bảo cho tài liệu được ở trong môi trường tiêu chuẩn 24/24 giờ. Nên hiện tượng tài liệu bị ẩm mốc hay bị mối mọt, bị mục nát, bị nhoè đặc biệt là những tài liệu cũ vẫn còn khá nhiều. Thực tế đã có rất nhiều những tài liệu cũ đã không còn có thể sử dụng được buộc phải sao chép lại và sử dụng tiếp.
Vị trí kho được đặt tại tầng hai ở cuối hành lang là nơi thoáng mát và yên tĩnh rất tốt cho việc nghiên cứu và bảo quản tài liệu nhưng lại được bố trí khá xa so với cầu thang. Nên nếu xảy ra hoả hoạn thì việc di rời tài liệu khỏi phòng lưu trữ sẽ gặp không ít khó khăn. Điều này gây rất nhiều bất lợi cho việc bảo quản tài liệu lưu trữ.
Hơn nữa, sau mỗi lần chỉnh lý lại tài liệu lưu trữ cán bộ lưu trữ không có những báo cáo tổng kết ghi chép lại những công việc mình đã làm cũng như những kinh nghiệm trong quá trình chỉnh lý tài liệu, có chỗ nào khó khăn, thuận lợi, có chỗ nào khó giải quyết hay những vấn đề phát sinh, từ đó không rút được kinh nghiệm cho những lần chỉnh lý sau. Dẫn đến tình trạng những lần chỉnh lý sau vẫn lặp lại những sai lầm cũng như mắc phải những khó khăn của những lần chỉnh lý trước. Điều này gây lãng phí rất nhiều thời gian, công sức cũng như tiền bạc của công ty.
Văn phòng có sử dụng máy tính nhưng lại không được sử dụng vào đúng mục đích công việc gây lãng phí nhiều tiền của của công ty. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ cũng như việc thu thập các thông tin trên mạng còn rất hạn chế chưa đáp ứng được yêu cầu thực tế của công việc.