THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ NÔNG NGHIỆP HÀ NỘI.
2.1.2 Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của các phòng ban công ty Cổ phần vật tư Nông nghiệp Hà Nộ
phần vật tư Nông nghiệp Hà Nội
Tổ chức của công ty Cổ phần vật tư Nông nghiệp Hà Nội bao gồm 05 phòng chức năng. Đó là các phòng sau:
* Phòng kinh doanh
Cơ cấu tổ chức nhân sự của phòng kinh doanh gồm 6 người: 01 trưởng phòng, 01 Phó phòng và 04 nhân viên.
Chức năng nhiệm vụ của phòng là:
- Lập các Kế hoạch kinh doanh và giúp Giám đốc trực tiếp triển khai công tác sản xuất kinh doanh tại công ty;
- Thiết lập và giao dịch trực tiếp với hệ thống khách hàng và hệ thống nhà phân phối;
- Thực hiện hoạt động bán hàng tới các khách hàng nhằm mang lại lợi nhuận lớn nhất cho doanh nghiệp;
- Xây dựng hệ thống marketing, đẩy mạnh việc tiêu thụ sản phẩm;
- Đồng thời, phối hợp với các phòng chức năng có liên quan nhằm mang đến các dịch vụ đầy đủ nhất cho khách hàng.
* Phòng Kế toán
Cơ cấu tổ chức nhân sự phòng kế toàn gồm 5 người: 1 trưởng phòng, 1 Phó phòng và 3 nhân viên.
Chức năng nhiệm vụ của phòng là:
- Tham mưu và giúp Giám đốc quản lý tài sản, tiền mặt của công ty;
- Cập nhật sổ sách, chứng từ kế toán, lập báo cáo tài chính và hạch toán kết quả sản xuất kinh doanh của công ty theo đúng pháp luật của Nhà nước quy định;
- Thường xuyên kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính của công ty; việc nộp, thanh toán, kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn;
- Phát hiện và ngăn chặn kịp thời những hiện tượng lãng phí, vi phạm chế độ quy định của công ty;
- Đồng thời, kết hợp với những bộ phận khác tạo nên hệ thống mạng lưới thông tin quản lý năng động, hữu hiệu.
* Tổ chức hành chính tổng hợp
Cơ cấu tổ chức nhân sự phòng tổ chức hành chính tổng hợp gồm 12 người: 1 trưởng phòng, 1 Phó phòng và 10 nhân viên.
Chức năng nhiệm vụ của phòng là:
- Giúp Giám đốc quản lý và tổ chức tuyển dụng cán bộ công nhân viên trong công ty;
- Xác định nhu cầu nguồn nhân lực cần có trong công ty;
- Xây dựng quy hoạch đội ngũ cán bộ trong công ty sao cho phù hợp; - Kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, biên chế cho công nhân viên của công ty; - Tổ chức các hoạt động hành chính của công ty phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn công ty;
- Đồng thời, tổ chức các hoạt động nghỉ dưỡng cho cán bộ công nhân viên trong công ty theo tiêu chuẩn công ty đề ra.
* Phòng kỹ thuật và quản lý chất lượng sản phẩm
Cơ cấu tổ chức của phòng kỹ thuật và quản lý chất lượng sản phẩm gồm 3 người: 1 trưởng phòng và 2 nhân viên.
Chức năng nhiệm vụ của phòng là:
- Giúp Giám đốc quản lý về kỹ thuật, các khâu sản xuất và chất lượng sản phẩm, vật tư hàng hoá;
- Nghiên cứu, ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật mới vào sản xuất và xác định chất lượng sản phẩm;
- Quản lý, cung ứng vật tư kỹ thuật phục vụ sản xuất cho các đơn vị trực thuộc theo kế hoạch của công ty đề ra;
- Kiểm tra, giám sát chất lượng của sản phẩm trước khi đưa ra thị trường; - Tư vấn, lập báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, thiết kế kỹ thuật phục vụ cho sản xuất;
- Đồng thời, kết hợp với phòng kinh doanh nghiên cứu xác định được những sản phẩm tốt theo yêu cầu của thị trường.
* Phòng văn thư - lưu trữ
Cơ cấu tổ chức của phòng văn thư lưu trữ gồm 2 người kiêm cả công tác văn thư và công tác lưu trữ.
Chức năng nhiệm vụ của phòng là:
- Giúp lãnh đạo soạn thảo ban hành các văn bản trong và ngoài công ty; - Có nhiệm vụ tiếp nhận, phân loại và xử lý các văn bản đi và văn bản đến của công ty;
- Quản lý, lưu trữ các văn bản, tài liệu của công ty theo đúng quy định; - Xắp xếp và bảo quản các hồ sơ tài liệu trong kho lưu trữ của công ty một cách khoa học và hợp logic;
- Tìm hiểu, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào công tác lưu trữ;
- Tổ chức việc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ trong kho lưu trữ của công ty sao cho phù hợp và đúng theo quy định của công ty đề ra;
- Chủ động thực hiện các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ theo sự chỉ đạo của ban giám đốc công ty.