- Tên Chức vụ
3.2.3Tăng cường cơ sở vật chất phương tiện, trang thiết bị trong công tác lưu trữ tại công ty
TÁC LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ NÔNG NGHIỆP HÀ NỘ
3.2.3Tăng cường cơ sở vật chất phương tiện, trang thiết bị trong công tác lưu trữ tại công ty
3.2.3 Tăng cường cơ sở vật chất phương tiện, trang thiết bị trong công tác lưu trữ tại công ty lưu trữ tại công ty
Để đánh giá chất lượng, hiệu quả của một văn phòng người ta căn cứ vào nhiều yếu tố trong đó có hệ thống trang thiết bị của cơ quan, một văn phòng thật sự hiện đại thì cần có những thiết bị tiên tiến đáp ứng yêu cầu của công việc một cách tốt nhất.
Nhìn chung điều kiện cơ sở vật chất của công ty Cổ phần Vật tư nông nghiệp Hà Nội đã khá đầy đủ về số lượng thế nhưng về chất lượng thì một số máy còn khá lạc hậu, chưa đáp ứng đủ những tiêu chuẩn trong công tác lưu trữ. Vì thế, để nâng cao hơn nữa công tác này, lãnh đạo công ty cần đầu tư mới một số trang thiết bị như máy tính có nối mạng internet, máy hút ẩm để đảm bảo việc lưu trữ đựơc tốt hơn. Cần chú trọng hơn tới các biện pháp chống ẩm mốc, cháy
nổ, và có các biện pháp để ngăn chặn sự phá hoại của các côn trùng gây hại cho tài liệu. Cần phải chú trọng hơn nữa tới việc bảo quản tài liệu. Doanh nghiệp nên mua thêm một số thuốc trừ mối mọt và một số côn trùng như gián, chuột để bảo quản tài liệu một cách tốt hơn.
Trong tương lai, với sự phát triển của công ty, kho lưu trữ sẽ không đáp ứng được nhu cầu lưu trữ của thực tế, chính vì thế cần phải có những phương hướng cụ thể để có thể bố trí sao cho phù hợp, vừa tiết kiệm được diện tích lại vừa có thể có những điều kiện tốt nhất cho công tác lưu trữ. Thực tế cho thấy, công ty sử dụng giá để đựng bảo quản tài liệu là chưa hợp lý. Với đặc thù là một công ty cổ phần, khối lượng tài liệu không nhiều, đồng thời cũng không phải là đơn vị chuyên nghiên cứu hay là nơi chuyên bảo quản tài liệu, việc sử dụng các giá để bảo quản tài liệu gây tốn rất nhiều diện tích đồng thời lại làm cho công tác bảo quản gặp nhiều khó khăn hơn. Bảo quản trên giá, nên sự tiếp xúc với môi trường bên ngoài sẽ cao hơn, sự tiếp xúc với những tác nhân gây hư hại tài liệu sẽ nhiều hơn, vì vậy tài liệu sẽ dễ bị hư hỏng hơn. Hơn nữa, do không phải là đơn vị chuyên nghiên cứu nên công tác lưu trữ dù được chú trọng đến đâu nhưng vẫn không thể tránh được những tác nhân gây hại cho tài liệu đó.
Hiện nay, ở các công ty, họ thường sử dụng các tủ chuyên dụng để bảo quản tài liệu. Tủ có thể làm bằng kim loại hay bằng sắt....Tài liệu cũng sẽ được phân loại, xắp xếp và được bảo quản trong từng ngăn tuỳ theo sự xắp xếp của mỗi công ty. Trong mỗi ngăn tủ công ty có thể có những biện pháp bảo quản riêng cho từng ngăn sao cho phù hợp với tính chất của tài liệu trong tủ.Ví dụ như có thể dùng các túi hút ẩm bằng vôi sống hay bằng silicagel đặt trong từng ngăn tủ để có điều kiện tốt hơn cho tài liệu... Hơn nữa, sử dụng các tử đựng tài liệu sẽ ngăn chặn được tốt hơn những tác nhân gây hại như ẩm, mốc hay bụi bẩn, đồng thời ngăn chặn được sự xâm nhập của các loài gặm nhấm như chuột... hay các laọi côn trùng gây hại như nhậy cánh bạc hay gián....Từ đó công tác lưu trữ sẽ có hiệu quả cao hơn. Không những thế, sử dụng các tủ đựng tài liệu sẽ giúp tiết kiệm được rất nhiều diện tích bởi do đặc thù các công ty hiện nay
không phải công ty nào cũng có thể có những diện tích lớn để xây dựng hẳn một